Суточные командировочные расходы включают проживание, проезд, питание и другие затраты, отраженные в коллективном договоре. Для снижения налогооблагаемой базы суточные не должны превышать 700 рублей при поездках по России, 2 500 рублей при выезде за границу.

Суточные командировочные расходы: виды особенности

Практически все организации при необходимости направляют своих работников в командировки. При этом компания гарантирует своему сотруднику – сохранение его основного места работы, должность занимаемую им, средний заработок и возмещение всех затрат, имевших место во время поездки. Согласно ТК РФ ст. 168 подобные траты – командировочные расходы.

Командировочные расходы в полном объеме возмещаются организацией. Затраты на поездку по служебным нуждам включают:

• Суточные – расходы на основные личные потребности (поиск жилья, питание).
• Проездные – возмещение затрат на проезд (но только не такси), оформление билетов, постельные принадлежности во время поездки.
• Наем – аренда помещения для проживания, бронирование.
• Другие затраты – разговоры по телефону по служебной необходимости, интернет, телеграфные, банковские и почтовые услуги.

Перечисленные расходы отражены в коллективном соглашении компании, предприятия. Данный договор используется при льготном налогообложении (доходы минус затраты).

• питание;
• услуги, предоставляемые на платной основе, при отеле, по месту проживания сотрудника;
• пользование услугами других фирм, указанных в соглашении.

Перечисленные в локальном документе командировочные расходы подтверждаются работниками документально.

Командировочная отчетность: обязательная документация

Оплата поездок по служебной необходимости осуществляется на основании определенного комплекта бумаг.

До отправки сотрудника в поездку предприятие оформляет:

• служебный план;
• приказ на организацию служебной поездки;
• командировочный лист с отметкой о времени отбывания сотрудника.

По окончанию поездки, работник предоставляет в бухгалтерию организации на протяжении 3-х дней следующую отчетность:

Для подтверждения расходов во время командировки необходимо предоставить определенный перечень документов, чтобы при превышении выданного аванса сотруднику компании были возмещены его затраты, предусмотренные коллективным договором.

Командировочные расходы в бухгалтерии

При исчислении суммы подлежащей к выплате для начала определяются с основным показателем – продолжительностью нахождения работника в поездке. При этом время начала командировки – сутки отправления к месту назначения (с учетом поездки до станции, вокзала либо аэропорта). Соответственно, окончание поездки – день, когда работник приступил к основной работе.
С учетом продолжительности командировки, определяется количество суток, которые сотрудник должен был отработать за данный период времени на постоянном месте.

Согласно ТК РФ командировочные оплачиваются с учетом средней зарплаты, которая рассчитывается исходя из официальной оплаты труда за предшествующий год, которая может оказаться ниже фактического материального вознаграждения.

Предприятие по закону вправе восстановить утраченную сумму заработной платы, основываясь на внутренних бумагах компании, коллективном договоре. То есть сотруднику гарантируется обязательный средний заработок, а доплата осуществляется на основании локальных актов организации. Зачастую работодатели выплачивают максимально возможные командировочные, ведь ущемлять права командируемого не вправе никто.

Оплата выходных: суточные

Если сотрудник во время командировки в праздничные, выходные дни отдыхает, тогда средняя оплата труда за ним не сохраняется. Если ему на основании приказа приходится выполнять свои служебные обязанности, тогда ему положено возмещение в 2-х кратном размере либо однократном, но с дополнительным отгулом. Время нахождения в дороге также оплачивается в двойном размере.

Относительно суточных, то они определяются на основании локальных актов компании. Если их размер превышает 700 рублей при поездках по России и 2 500 рублей при выезде за границу, тогда они подлежат налогообложению.

Затраты подтвержденные документально на проживание, проезд возвращаются полностью, если чеков нет – возмещаются по нормальной либо номинальной стоимости. Также оплачиваются дополнительные траты, связанные с выполнением поставленных перед работником задач. Возмещение расходов подобного типа не относится к доходам, поэтому налогообложению не подлежат.

Личные затраты, представленные в отдельных счетах оплачиваются из суточных. Предприятие может по собственной инициативе возместить работнику такие расходы, но только при условии удержания НДФЛ.
Оплата командировочных затрат, за исключением ситуаций, предусмотренных законодательством, не облагаются пенсионными отчислениями, ЕСН. Работодатель может вычесть данную сумму из налогооблагаемых доходов.

Загранкомандировка: расчет и оформление

Каждое предприятия размер суточных устанавливает самостоятельно, госучреждения на основании нормативных актов. Норма – 2 500 рублей применяют только для снижения налогообложения. Превышение этой планки влечет увеличение налога на доходы физлиц для сотрудника, и невозможности снизить базу по налогу на доходы для компании.

При определении размера суточных нужно разделить время нахождения гражданина на территории РФ и за границей. Компенсация для каждого срока начисляет отдельно, ведь в пределах нашего государства выплаты осуществляются в рублевом эквиваленте, а за пределами – в валюте страны, куда был командирован работник.

Для точного определения периодов используется отметки в загранпаспорте. При этом сутки отъезда за границу относятся к нормам суточных, предусмотренных для иностранных поездок, а в день приезда – действуют российские нормы. Если при переезде за границу не проставляются отметки в загранпаспорте, то используется информация их проездных билетов. Если сотрудник за одни сутки посещает несколько стран, применяется официальная норма суточных для поездок в пункт назначения.

Отдельно учитываются командировки с продолжительностью не более 24-х часов, при которых день отъезда и въезда идентичны. При наличии подобных обстоятельств используется 1/2 установленной суточной нормы для иностранных государств.

Не следует забывать и про разницу в курсе при определении суточных для соблюдения установленного норматива. Так как ЦБ России при учете движений в валюте иностранной страны регламентирует устанавливать ее рублевый эквивалент на момент выдачи средств и время предоставления авансовой отчетности. На момент выплат пересчитанная сумма должна быть ниже 2 500 рублей, а при приезде и предоставлении необходимых бумаг – ее превышать.

Дополнительно предприятие возмещает сотруднику такие затраты, как:

• оформление визы, заграничного паспорта;
• оформление страховки при выезде за границу;
• переговоры по телефону;
• комиссии за получение денег по чекам, обмен валюты;
• перевоз багажа в пределах 30 кг;
• другие согласованные с вышестоящим руководством затраты.

При возвращении из командировки на протяжении 10 дней необходимо представить подробный отчет, к которому должны прилагаться следующие документы: чеки, копии страниц загранпаспорта с отметками таможни, точный отчет. Остаток подотчетных материальных средств возвращаются в кассу организации или перерасход выданного аванса возмещается работнику.

Командировочные суточные расходы устанавливаются предприятием самостоятельно. Но в целях снижения налогообложения не могут превышать 700 рублей при местных поездках и 2 500 рублей при выездах за рубеж. Для возмещения выплат предоставляется финансовая отчетность, на основании которой сотруднику возмещаются средства, затраченные на служебные цели.

Вконтакте

В производственных целях руководство хозяйствующего субъекта может направлять своих сотрудников со служебными заданиями в командировки. В ходе их выполнения работники осуществляют определенные затраты. В соответствии с действующим законодательством им положены суточные при командировках в 2018 году, а также возмещение документально подтвержденных расходов, осуществленных в таких поездках (проезд, услуги и т.д.)

Суточные при командировках в 2018 году – что изменилось

Суточные при командировках в 2018 году будут продолжать действовать, так как законодательные акты с их отменой так и не были приняты. Тем не менее, начиная со следующего года, вступает в этой сфере достаточно важное новшество.

До 1 января 2017 года ограничение по размере суточных, установленных в НК РФ, действовали только при исчислении НДФЛ у работника. При исчислении взносов освобождалась вся сумма суточных, определенных в соответствии с размерами, закрепленными в локальных актах организации.

Внимание! С начала же 2017 года вступают изменения в НК РФ в п. 3 ст. 217 НК РФ, в соответствии с которыми обложение взносами сумм доходов работников переходит под юрисдикцию ИФНС. В соответствии с этим применение лимитов суточных теперь станет распространяться и на исчисление взносов в ПФР, ФОМС, ФСС.

Это означает, что при выплате работникам суточных в размерах превышающих 700 р. (для России) и 2500 р. (для заграничных командировок) в расчете на одного сотрудника за каждый день командировки, нужно будет с сумм превышения платить взносы по действующим ставкам (ПФР - 26%, ФОМС - 5,1%, ФСС - 2,9 %).

Например: Иванов П.Б. в январе 2018 года был в командировке в г. Самаре для приобретения нового оборудования. Поездка длилась 5 дней. В соответствии с правилами ООО «Столица» ему были начислены суточные из размера 1000 рублей за стуки. Общая сумма составила 5000 рублей. Для целей исчисления взносов с суммы превышения были начислены отчисления:

(5*1000 - 5*700)*34%=510 р.

В 2016 году такого начисления делать не надо было.

Данное правило распространяется и на компенсацию документально подтвержденных расходов при однодневных поездках. Здесь также при превышении расходов сверх действующих лимитов потребуется исчислить обязательные страховые взносы на данную разницу.

Важно! В отношении же взносов при страховании от НС (так называемый «травматизм») данные нововведения не действуют, так как контроль за их исчислением остается у ФСС. Поэтому исчислять и уплачивать отчисления с разницы между установленным лимитом в НК РФ и действующим на предприятии не надо будет.

Размер суточных в 2018 году

Суточные при командировках в 2018 году определяются каждым хозяйствующим субъектом самостоятельно. Существующие лимиты, определенные в НК РФ, остаются действующими в отношении налогообложения НДФЛ и взносов на зарплату.

В настоящее время существуют следующие нормы суточных:

• Для командировок внутри страны - в сумме 700 р. в сутки на каждого сотрудника;
• Для заграничных поездок - в сумме 2500 р. в сутки на одного работника.

Если локальные нормативы выше данных лимитов, то компания с суммы разницы между ними должна как налоговый агент перечислять НДФЛ и исчислять и уплачивать взносы на обязательное страхование в соответствии с действующими ставками.

Важно! Для целей бухгалтерского учета действуют нормативы, установленные предприятием самостоятельно в его положениях. Так, например, размер суточных для командировки может быть установлен в таком ЛНА, как “Положение о командировках” с разбивкой по должностям.

При исчислении суммы суточных имеет значение количество дней периода, в течение которых сотрудник находился в служебной поездке. Ее началом считается день отбытия командируемого.

В настоящее время для подтверждения данного периода необязательно оформлять командировочное удостоверение, достаточно посмотреть дату на соответствующем документе (например, на билете на поезд, самолет, автобус).

Если на основании этого бланка можно определить время отбытия, то даже если человек уехал в конце суток (до 24-00 часов), то они полностью принимаются к учету. В аналогичном порядке определяется и день завершения служебной поездки. Если работник возвращается на основании билета в 0-01 часов, то это уже будут являться последующими сутками, и сотруднику полагаются суточные за весь такой день.

Внимание! Также нельзя забывать, что на дни служебной . Они также включаются в состав командировки, как и дни вынужденного простоя, периода нетрудоспособности во время поездки.

Руководство на основании письменного распоряжения имеет право отозвать своего сотрудника из командировки. В этом случае оно обязательно должно в приказе отразить причину этого. В командировку при этом включаются только дни фактического нахождения работника в поездке. Если ему были ранее выданы суммы, которые из-за отзыва он не потратил, он должен их вернуть.

Когда администрация принимает решение о новой командировке, все бланки необходимо составлять заново.

Суточные в 2018 году по России

Суточные при командировках в 2018 году будут продолжать действовать несмотря на неоднократные попытки исключить данную статью из сумм расходов при налогообложении прибыли. В основном это связано с попыткой увеличить поступление налогов в бюджет.

Напомним, что законодатели хотели убрать расходы в виде суммы суточных, заменив их строго определенным перечнем командировочных расходов, которые обязательно должны были бы иметь документальное подтверждение. Для предприятия это грозило увеличением налоговой нагрузки.

В настоящее время размер суточных определяется каждым хозяйствующим субъектом самостоятельно. То есть, предприятиям разрешается устанавливать размер суточных в фиксированных суммах.

При этом не было принято и никаких ограничений по данным нормативам и на региональном уровне. Проекты законов рассматривали и такое нововведение по установлению нормативов в зависимости от места назначения командировки (региона).

Внимание! Суточные при командировках в 2018 году определяются исходя из количества дней поездки, определяемых на основании подтверждающих документов и утвержденных предприятием нормативов данных расходов в день на одного сотрудника.

Суточные при командировках за границу

Если работник едет в заграничную поездку, то на выдаваемые суточные при командировках в 2018 году действуют сразу несколько законодательных актов. Кроме общепринятого Постановления № 749, для компаний бюджетной сферы необходимо еще принимать во внимание Постановление № 812 от 26 декабря 2005 года.

Оно устанавливает максимальную сумму суточных в долларах США для каждой иностранной страны. Несмотря на то, что для коммерческих предприятий это постановление не является обязательным, ответственные лица также могут использовать его.

Максимальная сумма суточных для поездок за границу законодательно не ограничена, и может быть установлена в каждом предприятии самостоятельно. Однако для целей начисления социальных взносов необходимо использовать норму в 2500 р. Если размер выплаты работнику больше этой нормы, то сумму свыше необходимо будет начислить НДФЛ и удержать его с сотрудника, а также рассчитать полный объем социальных взносов.

При расчете положенных суточных необходимо разделить весь маршрут на время нахождения сотрудника на территории России, и дни за границей в другом государстве. Все дело в том, что для каждого периода размер суточных необходимо считать отдельно, при этом выплаты за дни нахождения на территории страны выполняются в рублях, а за границей - в валюте принимающего государства.

Внимание! Для точного определения этих дней используются таможенные штампы в загранпаспорте. При этом день выезда из страны включается в срок пребывания за границей, а день возвращения - в срок нахождения в России. Если при пересечении границы не проставлялись штампы (к примеру, при поездках в страны СНГ), то даты определяются по проездным билетам.

Бухгалтеру, который занимается расчетом и выдачей суточных необходимо помнить про курсовые разницы, поскольку Центробанк обязывает рассчитывать рублевый эквивалент выплаты в момент выдачи и сдачи авансового отчета - при выдаче сумма может быть меньше 2500 рублей при пересчете в национальную валюту, а в момент подачи документов больше, или наоборот.

Суточные при однодневной командировке

Исходя из характера поездки и поставленных заданий, работодатель может принять решение о возвращении сотрудника назад к месту работы в тот же день, в которой он выехал. Такая поездка будет называться командировка на один день. Однако согласно закону, суточные при таких однодневных выездах работнику не положены.

Однако Верховный арбитражный суд и Министерство Финансов при использовании положений ТК РФ установили, что компания имеет право компенсировать работнику его расходы, понесенные в однодневных поездках, сюда относятся:

• проезд;
• оплата обедов;
• оплата телефонной прочей связи;
• и другие затраты, которые сотрудник может понести во время командировки.

Однако на все компенсируемые затраты необходимо предоставить оправдательные документы (чеки, билеты, накладные и т. д.).

Все подтвержденные и компенсированные расходы в полном размере без ограничений (естественно, если они обоснованы), могут вноситься в расходы, уменьшающие базу при расчете налога на прибыль.

Важно! Если работник не смог предоставить документы, но администрация все же приняла решение об их компенсации, то в установленных пределах (700 рублей по России и 2500 рублей за границей) оплаченные расходы не считаются доходом работника. Если же была компенсирована сумма больше этой, то с превышения необходимо будет заплатить налог НДФЛ и отчисления в фонды.

Для работников, у которых установлен разъездной характер работы, однодневная поездка не может считаться командировкой.

Внимание! Если работник едет на один день в зарубежную командировку, то суточные ему должны быть выплачены, но их сумма ограничена 50% от обычного размера.

Документы для подтверждения суточных

В 2015 году законом было разрешено не оформлять для командировки служебное задание. Тогда для того, чтобы подтвердить общую продолжительность командировки необходимо использовать проездные билеты, документы о заселении в гостиницу и иные бланки.

Все они, совместно с , после возвращения должны передаваться в бухгалтерию. Если таких документов нет, то в принимающей компании можно запросить копию приказа или служебную записку с отметками ответственных лиц и оттиском печати.

С 2016 года вступило в действие положение об использовании командированным лицом своего личного транспорта с целью прибытия на место командировки и убытия из него. В качестве подтверждения в этом случае используется служебная записка от него с приложенной к ней путевым листом и чеками по ГСМ.

А вот предоставлять документы, подтверждающие цели расходования, да и вообще факт расходования полученных суточных сотрудник не обязан. Работодатель обязан их выплатить в установленном размере по закону, а вот как и на что работник их потратит - его личное дело.

Отправленному в командировку сотруднику, помимо оплаты времени, проведенного в ней, положена компенсация потраченных им средств на проживание в другом городе. При этом в 2019 году в суточные нормы при командировках были внесены некоторые коррективы. Далее детально рассмотрим порядок расчета и оплаты суточных при командировках по России и за границу.

Определение и классификация суточных в командировке, их правовая база

Суточными издержками в командировке является материальная нагрузка на бюджет работника, обусловленная его временным пребыванием в другом городе. Наниматель обязан возместить их в определенном законе размере. Кроме того, на период пребывание работника в командировке его заработная плата сохраняется в обычном объеме.

Обратите внимание – практика показывает, что суточные будут выплачены работнику только в том случае, когда он находился в другом городе более суток. То есть, в случае необходимости искать место для ночевки.

Суточные расходы делятся на такие категории:

• Обустройство сотрудника на новом месте, то есть поиск и оплата жилья (отеля, хостела или съемной квартиры);
• Питание в столовых или кафе, а также приобретение продуктов в магазинах (для компенсирования обязательно наличие чеков);
• Перемещение посредством общественного транспорта. Возмещению подлежат затраты на проезд до места командировки и возвращение обратно, а также передвижение в границах города (при наличии чеков);
• Проведение деловых обедов и иных, необходимых для компании, мероприятий;

Допускаются также иные расходы, если руководитель сочтет, что они были обусловлены исполнением субъектом своих должностных обязанностей.

Определить сумму суточных, подлежащих компенсированию сотруднику, помогают установленные на государственном уровне лимиты. Так, начиная с 2017 года, они претерпели определенные изменения, о которых каждый руководитель, если направляет подчиненных в командировки, должен знать.

Изменения в суточных при командировках в 2019 году

Главные корректировки суточных коснулись заграничных деловых поездок:

1. Во-первых, с 2017 года контроль расчетных данных перешел от внебюджетных образований к налоговым инстанциям.
2. Во-вторых, страховые отчисления будут считаться из превышающей законодательный лимит суммы суточных (речь о котором идет ниже). Так, руководитель компании может самостоятельно определять объем суточных в командировках для своих подчиненных, при этом он может превышать норму, зафиксированную в НК РФ. Однако, это должно отражаться в местном регламентирующем нормативе (коллективное соглашение, распоряжение о командировочных поездках и т.д.).
3. Также изменения коснулись базы исчислений. Теперь для расчета суточной нормы расходов не принимаются во внимание страховые отчисления по .

Размер суточных при командировке в 2019 году и налогообложение

Законодатель не ограничивает максимально возможный объем суточных расходов любого сотрудника. Наниматель имеет право, исходя из собственного желания, определить объем выплат подчиненным за пребывание в командировке в 2019 году. Помимо этого, сумма возмещаемых средств может отличаться для рядового служащего и начальника отдельного подразделения.

Помимо этого, основываясь на ПП РФ №729 от 02.10.2002 г., суточная норма финансовых средств при командировке в коммерческом хозяйствующем субъекте не должна быть меньше, чем в государственных организациях.

В 2019 году принят ряд ограничений для отчислений налоговых сумм и взносов. Исходя из ст. 217 НК РФ, в 2019 году от налогового бремени освобождены следующие размеры суточных расходов:

• Деловая поездка в пределах России – 700 руб.;
• Деловая поездка за границу – 2500 руб.

То есть, если распоряжением руководителя организации постановлено, что суточная норма расходов для конкретного подчиненного в командировке по РФ составит 1200 руб., то налоговые отчисления следует делать с разницы (1200 – 700 = 500 руб.).

Изменить лимиты расхода финансовых средств подчиненными руководитель может в любое удобное для него время. Однако, как показывает практика, наиболее удачным периодом для принятия подобного решения, является начало года.

Порядок расчета количества дней в командировке

Чтобы можно было грамотно определить количество дней командировки, сотрудник по факту своего возвращения обратно должен предоставить документы, подтверждающие ее продолжительность и наличие расходов. В первую очередь, такими бумагами являются проездные билеты.

Именно исходя из дат, указанных в проездных билетах, фиксируется количество дней, которые сотрудник провел в командировке:

• Если деловая поездка осуществлялась в пределах России, то доказательством служит дата билета или обращения в транспортную службу.
• Если работник, по нуждам компании, уезжал за рубеж, то его отбытие и прибытие фиксирует таможенная служба.

Также для поездки в командировку подчиненный может использовать свой автомобиль. В этом случае выплата финансовой компенсации полагается, если субъектом предоставлены такие документы:

• Путевой лист;
• Квитанции, чеки или любые иные бумаги, которые бы удостоверяли, что автомобиль, использованный в интересах организации, следовал по требуемому маршруту.

Порядок осуществления компенсационных выплат при командировке

Компенсация затраченных в деловой поездке средств осуществляется сотруднику, возвратившемуся из-за рубежа либо из другого российского города, куда его командировали.

Денежные средства компенсируются не только за рабочие будни. Суточные в выходные дни в командировке также оплачиваются. Помимо этого, компенсации подлежат также праздничные дни, периоды пребывания в дороге, а также необходимые и/или вынужденные остановки.

Когда периодичность командировки составляет не более одного дня и выезд за границы страны не предполагается, работнику не предусматривается компенсация его затрат. Впрочем, руководитель вправе возместить расходы, совершенные в однодневной командировке. Он должен зафиксировать это в местных нормативных документах, детально определив порядок однодневных поездок.

Порядок возмещения командировочных издержек при длительном отъезде подразумевает следующие этапы:

1. Руководитель организации ставит подчиненного в известность о существующих в текущем году лимитах командировочных расходов.
2. Субъект, находясь в отъезде, расходует финансовые средства, не превышая установленный лимит.
3. После своего возвращения работник предоставляет руководителю и/или в бухгалтерию предприятия соответствующие бумаги, которые бы подтверждали все его траты (билеты на проезд, чеки, квитанции).
4. Законодательно определенный размер суточных затрат в командировке умножается на число дней, которые сотрудник провел в деловой поездке. Полученная сумма является средствами к возмещению.
5. Указанные средства компенсации выплачиваются с ближайшей заработной платой.

Приведенный алгоритм действий является стандартным и может служить образцом для любых организаций. Он может несколько отличаться в зависимости от правил, закрепленных локальными регулирующими данный процесс документами.

Суточные при однодневной командировке

Отвечая на вопрос, что считать суточными расходами в командировке, требующими возмещения, многие эксперты подразумевают затраченные на командировку средства при условии пребывания субъекта в другом месте более суток. Однако, ни трудовое, ни налоговое законодательство не устанавливает ограничения относительно продолжительности одной командировки. Так, сотрудник может отправиться в деловую поездку даже на один день. При этом, отчитываться за нее придется по тем же требованиям, что и при длительном отъезде.

Руководитель возмещает все затраты, имеющие место в подобной командировке (проезд или питание), однако, лимит издержек должен быть заранее оговорен и соблюден сотрудником. При этом, суточные на однодневные поездки заранее не выплачиваются. Соответственно, сотруднику положено только возмещение фактически затраченных средств.

Хотя сотруднику не положены суточные за однодневную поездку, руководитель, вместо возмещения расходов, может предложить и согласовать с подчиненным вариант, при котором субъекту выдается фиксированная сумма денег. Указанная сумма будет соответствовать лимиту и член коллектива сможет осуществить поездку в пределах выданных средств.

Деловые поездки сотрудников государственных учреждений регулируются ПП РФ №729. В положении определяются нормы по расходам на день для командировок в пределах страны. Так, объем суточных выплат на одного государственного сотрудника в подобных командировках составляет 100 руб.

Порядок выдачи средств сотрудникам бюджетных организаций регулируется ПП РФ №812 в редакции от 29.12.2016 г.

Суточные при командировке за границу

В соответствии со ст. 217 НК РФ, норма суточных издержек для гражданина, направляющегося в командировку за границу, составляет 2500 руб. Если руководитель установит верхний предел трат выше обозначенной законом суммы, с дополнительных средств будет удержан НДФЛ и страховые взносы.

Помимо этого, нюансом заграничной командировки является заблаговременная выдача средств либо в иностранной, либо в отечественной валюте. Кроме того, поскольку такая поездка состоит из двух этапов (первый — передвижение сотрудника по территории РФ, а второй – пересечение границы страны), можно одновременно выдать как рубли, так и иностранные деньги.

Также компания может предоставить субъекту средства в рублях с тем, чтобы сотрудник обменял эти деньги на иностранную валюту уже в момент нахождения за рубежом. Чтобы подтвердить данную операцию, работнику потребуется предъявить своему работодателю квитанцию из обменного пункта или банка.

Все расходы, осуществленные в валюте, подлежат возмещению в рублевом эквиваленте, исходя из текущего курса ЦФ РФ на момент возвращения субъекта в Россию.

Примеры расчета суточных при командировках

Пример 1. Тарасов И.Г. на 14 дней был направлен в деловую поездку в пределах РФ. Дата отъезда, зафиксированная в билете на поезд – 01.09.2017, 14:00. Обратно Тарасов прибыл 14.09.2017 в 18:00. Объем суточных средств на предприятии составляет 670 руб. (что не превышает предельной границы в 700 руб.).

Расчет суточных заключается в следующем: 670 * 14 = 9380 руб.

Пример 2. Комаров Л.Д. отправляется в командировку в границах России на 14 дней. Норма суточных на предприятии является 950 руб., что на 250 руб. превышает установленный в законе лимит. Расчет суточных будет иметь следующий вид:

1. 950 – 700 = 250 руб.
2. Удерживается НДФЛ: 250 – 13% = 33 руб.
3. Определяется размер суточных: (700 + 217) * 14 = 12 838 руб.
4. Определяется НДФЛ, подлежащий перечислению в бюджет: 33 * 14 = 462 руб.

Пример 3. Дронин С.В. поехал в командировку за рубеж на 10 дней (с 01.10.2017 по 10.10.2017). Так, 01.10 и 10.10 средства были истрачены Дрониным в пределах России. Оставшиеся 8 дней он пробыл за границей. Нормативным актом предприятия установлены следующие значения суточных:

• деловые поездки по РФ – 900 руб.;
• зарубежные поездки – 4100 руб.

Суточные составят:

1. 900 * 2 = 1800 руб.;
2. 4100 * 8 = 32 800 руб.

Налог на прибыль будет исчисляться исходя из общей суммы, то есть 1800 + 32 800 = 34 600 руб.

Необлагаемые налогами средства составят:

• 700 * 2 = 1400 руб.;
• 2500 * 8 = 20 000 руб.

Налогооблагаемые средства составят:

• 1800 – 1400 = 400 руб.;
• 32 800 – 20.000 = 12 800 руб.

Удерживаемый НДФЛ рассчитывается так: (400 + 12 800) * 13 % = 1716 руб.

Таким образом, суточные при командировках в 2019 году претерпели определенные изменения. Теперь порядок их расчета регулируется постановлениями налоговых органов, а не внебюджетных фондов. Руководителям компаний рекомендуется чаще сверяться с поправками в законодательных актах во избежание неверного исчисления лимита суточных расходов для командировок своих подчиненных.

Суточные при командировке – это денежные средства, которые работодатель платит сотруднику для личных расходов; работник не должен отчитываться по ним. Общая сумма суточных зависит от продолжительности командировки и места назначения. В статье рассмотрен порядок и примеры расчета суточных при командировке в 2019 году.

Нормы суточных

Размер суточных за один день командировки может быть любым. Сумма оговаривается в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Если характер деятельности сотрудника подразумевает регулярные командировки, то таблица с суточными, в зависимости от места, может быть приложена к трудовому договору.

Налоговым Кодексом определено, что суточные до 700 рублей для внутренних поездок и 2500 рублей для заграничных не облагаются НДФЛ.

Если сотрудник отправляется в командировку в местность, откуда есть возможность ежедневно возвращаться домой, то суточные ему не оплачиваются. Целесообразность таких поездок определяет руководитель.

Расчет количества дней в командировке для суточных

Суточные выплачиваются сотруднику за каждый день командировки, включая выходные и праздничные дни, а также вынужденные задержки (не по вине сотрудника). Сотрудник имеет право на суточные, если во время командировки он был на больничном листе. Началом отчета продолжительности командировки считается день выезда. Например, если сотрудник вылетает из своего города в 23.55 10 апреля, то именно этот день и будет считаться началом командировки, и за него работодатель обязан заплатить суточные.

Дата прибытия считается аналогичным образом. Например, сотрудник закончил свою работу 10 апреля и выехал в тот же день поездом в свой населенный пункт. Поезд прибывает в 00.05 11 апреля. Этот день еще считается периодом командировки и за него положены суточные. Также необходимо учитывать время, необходимое на дорогу с аэропорта, пристани, вокзала, если они находятся за пределами города. Такой порядок расчета утвержден Постановлением правительства РФ №749 от 13.10.2008 года.

Расчет при заграничной командировке

Расчет суточных при командировке за границу имеет ряд особенностей. Ее длительность считается таким же образом. При этом:

1. за период, когда сотрудник находился на территории страны, суточные выплачиваются по норме для внутренних командировок (в том числе за период, необходимый для прибытия в аэропорт);
2. за период, когда сотрудник находился на территории другой страны, суточные ему должны выплатить по нормам для заграничной командировки и в местной валюте.

Суточные в день прибытия в другую страну считаются по нормативам для заграничной командировки. В день, когда сотрудник вернулся в страну, суточные он получает по нормам для внутренней командировки. Даты пересечения границы проверяются по отметке в паспорте. В командировках в страны СНГ, при пересечении границ которых не ставится отметка в паспорте, даты отъезда и приезда считаются по проездным документам.

Если в период командировки сотрудник переезжает с одной страны в другую, то за день пересечения границы производится по норме страны прибытия.

Обратите внимание — как рассчитываются суточные в командировках по странам СНГ:

Как посчитать суточные при командировке (примеры)

Обратите внимание

Если выезд или приезд попадает на выходной день, то оплата производится в увеличенном размере, так как законодательством четко установлены дни работы и отдыха. Однако зачастую работодатели забывают о таких моментах, что является нарушением прав по ТК. Подробнее читайте в этой

Сотрудник направлен в командировку в Германию. Самолет вылетает в 00.30 04 апреля. Для того чтобы добраться до аэропорта, который находится за чертой города, и пройти регистрацию, ему необходимо выехать автомобилем не позже 22.00. Командировка заканчивается 10 апреля, а самолет из Франции вылетает 10 апреля в 23.00 и прилетает 11 апреля. Коллективным договором, предусмотрено, что суточные при командировках по РФ составляют 750 рублей, заграницу – 2500 рублей. Расчет командировочных будет выглядеть следующим образом:

1. Начало командировки – 03 апреля. За этот день сотрудник получит – 750 рублей.
2. С 4 по 10 апреля суточные считаются по 2500 за день: 8 дней *2500 = 20000 рублей (эти средства должны быть выплачены в евро).
3. Последний день командировки – 11 апреля. За этот день сотруднику положено 750 рублей командировочных.

Например, была запланирована аналогичная командировка, но в связи с плохими погодными условиями вылет самолета был задержан на сутки. Фактически самолет вылетел в 23.00 11 апреля и прилетел 12 апреля. В такой ситуации сотруднику должны заплатить за 10 и 11 апреля по 2500 рублей суточных, а за 12 апреля – 750 рублей.

Налогообложение суточных

С первого января текущего года вступили в силу изменения Налогового Кодекса. Если ранее суммы свыше 750 и 2500 рублей для внутренней и заграничной командировки соответственно облагались только НДФЛ, то теперь с них необходимо уплатить еще и страховые взносы.

Юрист проконсультирует вас в комментариях к статье

Командировка — служебная поездка сотрудника по просьбе работодателя. Чтобы выполнить поручение, устанавливается специальный срок. Именно столько должен находиться работник в период служебного отпуска. Если он направляется в служебную поездку, рабочее место и средний ежедневный заработок за ним сохраняется. Все выплаты по поездке возмещаются сотруднику в полном объеме. Деньги, как правило, выдаются из расчета заработной платы и количества потраченных средств на коммунальные и транспортные услуги. В бюджетных организациях существует полный список командировочных расходов. Каждый сотрудник, вне зависимости от своего статуса и положения, должен его придерживаться.

Нормы возмещения командировочных расходов в России в 2018 году

Командировочные затраты оплачиваются только в том случае, если они были потрачены на конечный результат. Для этого необходимо предоставить следующий список подтверждающих документов:

• Чеки;
• Специальные документы о наличии потраченных денег.

Согласно законодательным нормам, размер суточных расходов в каждой организации разный. Список для расчета нормы следующий:

• Значимость текущего служебного отъезда;
• Полученные законодательные нормы в организации;
• Текущий статус и должность сотрудника компании.

Какой орган устанавливает нормы возмещения командировочных расходов?

Гласит, что в случае выплаты компенсаций на командировочные затраты как внутри Российской Федерации, так и вне, подобные суммы налогообложению не подлежат. На данный момент нет таких норм, которые бы обязывали выплачивать суточный социальный налог. Поэтому документ по налогообложению предприятием не оформляется. Исходя из этого, пункт номер 6, в котором сделан четкий вывод, не утрачивает свою силу (письмо Президиума ВАС РФ от 14 марта 2006 года). Он позволяет точно дать понять, что все выплаты, которые были установлены внутри организации для командировок, не облагаются налогом.

Порядок возмещения командировочных расходов

Только локальными актами, внутренними соглашениями и договором можно определить как порядок, так и размер выплат, которые касаются командировочных поездок сотрудников. В связи с этим учитывается:

• Список исполняемых сотрудником работ;
• Занимаемая должность;
• Текущая профессия.

Нормативный акт, который был утвержден законодателем, гласит, что возмещаемые затраты на служебную поездку и командировку совпадают между собой. Особенность этого заключается в том, что затраты по найму жилья и по транспорту оплачиваются на месте. Эта норма была определена для человека, который проживает временно в другом городе или другой стране. Согласно Трудовому законодательству определяется минимальная выплата по расходам, которые финансируются Федеральным бюджетом. При этом другие предприятия могут рассмотреть самостоятельный размер и количество денежных выплат сотруднику, который направляется в служебную поездку. Но только при условии, что определенные в организации выплаты должны быть не меньше минимального размера.

Заявление на возмещение командировочных расходов

Как правило, документ пишется в произвольной форме в электронном виде или от руки. Во втором случае человек, который составил заявление, должен поставить свою подпись и дату формирования. Сам бланк состоит из заголовка, содержания и подведения итогов:

• В заголовке указывается кому было адресовано письмо;
• В содержании прописывается излагаемая суть;
• По итогу ставится время и дата составления письма. Сотрудник должен расписаться.

Заявление заполняется следующим образом:

• Строчка кому — пишется наименование должности адресату, будь то генеральный директор или руководитель. Рядом с этим наименование компании и инициалы;
• Строчка от кого — указывается должность и фамилия, а также инициалы работника;
• В самом заявлении пишется — Заявление на командировку, а далее его тело;
• В конце ставится роспись и дата человека, который направляется в служебную поездку. Рядом прописывается фамилия, а также инициалы.

Приказ о возмещении командировочных расходов

Во время служебной поездки сотрудник может потратить денежные средства сверх выданной нормы. В таком случае оформляется приказ о возмещении командировочных затрат. В этом документе должны быть отражены следующие данные:

• Фамилия, имя и отчество сотрудника;
• Дата командировки по текущей службе;
• Место направления;
• Должность;
• Причина компенсации текущих затрат;
• Ответственная исполняющая приказ сторона.

Вписываются в отдельный документ по индивидуальному случаю, где представлен приказ о том, что необходимо возместить недостающие расходы.

Открытие бизнеса