Отправка сотрудника в командировку и правильное начисление ему суточных за время пребывания в ней является важным аспектом бухгалтерской деятельности. Сумма суточных, период оплаты, необходимость (или отсутствие таковой) расчета на доходы работников, полученных в связи с командировкой, и страховых взносов – все это вопросы, требующие однозначных ответов, незнание которых может привести к большим неприятностям. Из данной статьи вы узнаете, какие особенности имеют суточные в 2016 году и на что в первую очередь следует обращать внимание при их начислении.

В статье рассматриваются следующие моменты, связанные с выплатой суточных командированному работнику:

• понятие суточных и особенности их начисления в 2016 году;
• суточные и НДФЛ – считать ли выданные за командировку суточные доходом, полученным работником и, соответственно, начислять ли на них НДФЛ, а если да, то когда это делать;
• суточные и страховые взносы – нужно ли начислять на сумму суточных такие же страховые взносы (пенсионные, медицинские), какие начисляются на заработную плату сотрудника.

Работодатель, отправляя сотрудника в служебную командировку, обязан сохранить ему средний заработок и компенсировать следующие затраты, связанные с поездкой (ТК РФ Ч.1, статья 168):

• расходы на проезд (авиа, ж/д и т.п. транспорт);
• расходы на проживание (затраты на гостиницу, хостел, гостевой дом и т.п.);
• расходы на различные нужды, возникшие в связи с пребыванием сотрудника не дома, то есть вне постоянного места жительства (на питание, на отдых и т.п.)

Расходы на иные нужды и называются «суточные».

Вопрос, что такое суточные в российском законодательстве освещен недостаточно четко.

Согласно Трудовому кодексу РФ суточные – это любые возникающие у работника расходы, связанные с тем, что он вынужден находиться вне места своего постоянного нахождения. Более подробного разъяснения нет.

Чуть более широкую трактовку понятия суточные можно вывести из Определения Верховного суда РФ (№КАС05-151 от 26.04.2005). Согласно Определению, работодатель может компенсировать расходы не только связанные с работой сотрудника не в своем городе и не на своем рабочем месте, но и те расходы, которые у него возникают в связи с тем, что ему приходиться жить не у себя дома, а в чужом месте.

Последний момент – «проживать не дома» – и связанные с ним нюансы, оказывающие существенное влияние на сотрудника, которого фирма отправила в командировку, рассмотрены в Трудовом Кодексе (ст. 168). Работник, выполняющий определенную работу по поручению фирмы и по этой причине вынужденный находится в чужом жилом помещении (снимать его, арендовать, оплачивать гостиничный номер) и не имеющий возможности вернуться в свое собственное жилье, имеет право на компенсацию. Организация, отправившая его в командировку, чье поручение он выполняет, обязана обеспечить ему не только приемлемые условия труда, но также и отдыха. В том числе она должна удовлетворить и его бытовые нужды (в том числе и в питании).

Суточные в нетипичной (однодневной) командировке

К любой командировке независимо от того, является она однодневной или многодневной, применяются одни и те же правила: работнику должна выплачиваться средняя заработная плата, он должен получить компенсацию всех расходов, связанных с его поездкой, а также любых других расходов, сделанных с ведома и разрешения работодателя. А вот суточные в этой ситуации являются исключением – их выплата работнику в случае отъезда его по служебным делам мене, чем на одни сутки, не полагается.

Эта ситуация обговаривается в Положении о командировках (пункт 11). В соответствии с этим Положением большинство работодателей предпочитает не выплачивать суточные, если работник выезжает по служебным делам менее чем на 24 часа и не ночует там, куда он выезжает, а возвращается для этого домой.

Однако по этому вопросу может быть и другое мнение. Так в Постановлении Верховного суда РФ №4357/12 от 11.09.2012 сказано, что выплата суточных не должна зависеть от продолжительности пребывания работника вне его места жительства. Соответственно, выплата суточных за менее, чем 24-часовую командировку возможна. Правда, суд, ориентируясь на статью Трудового Кодекса также проговорил, что такую выдачу денежных средств работнику нельзя в полной мере считать суточными, они должны относится к затратам (ТК РФ ст. 167 и 168 ТК РФ), включающим компенсацию иных расходов, возникающих по причине выезда работника в командировку в связи с производственными нуждами фирмы. Однако как бы они не назывались, суть их в бухгалтерском учете остается той же, что и у суточных: их выплата работнику может не сопровождаться начислением НДФЛ, если они не превышают определенные законодательством нормы выплат, которые может сделать организация при отсутствии документов, подтверждающих сделанные работником расходы. Эти нормы составляют:

• 700 руб. за выезды по России;
• 2500 руб. за выезды за пределы России.

Если же командированный сотрудник может предоставить документы, подтверждающие затраты в больших размерах, то их можно не только учесть полностью, но и не удерживать с них НДФЛ. Подробнее на эту тему можно почитать в письме Минфина России № 03-04-07/6189 (от 01.03.2013).

Суточные в пределах норм и НДФЛ

В 2016 году работодатель вправе заплатить сотруднику суточные в виде любой суммы, которую он сочтет подходящей (в соответствии с внутренними нормативными документами). Однако если эти выплаты превысят размеры, определенные законодательством, они будут считаться доходом работника и подпадут под требование начисления НДФЛ.

Максимальные размеры выплат, когда с суточных не нужно удерживать НДФЛ, определены в Налоговом кодексе РФ (статья 217, пункт 3) и в письме Министерства финансов России (№ 03-04-06/6394 от 04.03.2013г.):

• при командировках по России фирма, не начисляя НДФЛ, имеет право платить по 700 руб. в день;
• при нахождении работника за рубежом сумма, не облагаемая НДФЛ, намного выше. Она составляет- 2500 руб. в день. Ведь затраты на питание и иные бытовые расходы за пределами России намного выше, чем в пределах ее границ.

Никаких документов о видах расходов и потраченных на них сумм, произведенных в пределах определенных законодательством денежных показателей, не требуется. А вот для освобождения работника от налогообложения в случае выплаты ему суточных в суммах, больших, чем нормы, установленные законодательством РФ, подтверждение сделанных расходов является обязательным.

Сверхнормативные суточные и НДФЛ

Выдача суточных сверх определенных законодательством нормативов, которые согласно Налоговому Кодексу РФ составляют 700 руб. при поездках в пределах страны и 2500 руб. при работе за границей, облагаются НДФЛ. Но удерживать этот налог в момент выдачи средств организация не имеет права. Ведь неизвестно в каком объеме будут использованы деньги, полученные работником. Затраты его могут оказаться как меньше (если работник экономил или вернулся из поездки раньше запланированного срока), так и больше (например, в случае возникновения необходимости потратить дополнительные деньги на какие-то потребности организации или если ему придется задержаться в поездке).

Поскольку деньги, выдаваемые сотруднику, до их траты и предоставления данных об этом в авансовом отчете не являются полученной им экономической выгодой, то и начисление НДФЛ на них в момент выплаты неправомерно.

Потому последовательность действий в случае начисления НДФЛ, связанного с выплатой суточных, должна быть следующей:

• получение авансового отчета от работника, вернувшегося из командировки, и подсчет точной суммы дохода, подлежащего налогообложению;
• начисление НДФЛ;
• удержание НДФЛ, рассчитанного от суммы, выданной работнику в качестве дополнительного дохода.

Такой порядок начисления и удержания НДФЛ основывается на статьи 226 НК РФ.

Суточные и страховые взносы

Подсчет суточных, не превышающих нормативы (700 руб. в день в России и 2500 руб. в день за рубежом) – это та ситуация, когда суточные не облагаются страховыми взносами. При этом, чтобы не возникло проблем с налоговой, Пенсионным фондом и ФСС, фирме необходимо прописать правила их начисления в любом внутреннем нормативном документе компании (например, в коллективном трудовом договоре).

Что касается суточных, превышающих норматив, то на них страховые взносы начисляются. Однако однозначным это утверждение является только по отношению к обычным командировкам, длящимся более 24 часов. А вот по поводу однодневных командировок существует две противоположных мнения:

• да, взносы нужны – мнение ФСС РФ;
• нет, взносы не нужны – мнение ВАС РФ от 14.06.2013. Это утверждение основывается на том, что суточные, получаемые работником за пребывание в командировке, не являются его доходом. Они лишь компенсируют неудобства, доставляемые ему поручением фирмы. Соответственно, начисление на них взносов является неправомерным.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

В местных локальных актах также прописываются все суммы, которые выплачиваются сверх необходимого минимума.

Есть много вопросов, которые должны присутствовать в локальных Положениях о командировках:

1. Дополнительные нормативы, если их принятие не ухудшит положение командировочных сотрудников по сравнению с действующими нормативами.
2. Информация с правилами поведения индивидуально для тех, кто отправляется в командировки.
3. Необходимые , которые предоставляются после командировки.
4. Алгоритм взаимодействия между сотрудником и его руководителями.
5. Величина положенных выплат, порядок их перечисления.

Трудовой и коллективный договор могут содержать дополнительные положения, касающиеся командировок.

Общая схема оплаты командировочных

Основание для получения дополнительных выплат – перерасчёт сумм, которые были выделены ранее.

О конкретных днях, их оплате

Время по оплате суточных рассчитывают, опираясь на документы вместе с авансовым отчётом. В счёте гостиницы легко найти информацию по датам приезда и отъезда, периоду проживания. Такую же функцию выполняют проездные документы.

Суточных происходит по отдельным дням командировки. Это значит, что в расчёт берутся только дни, фактически проведённые в месте пребывания.

Что касается оплаты на среднем уровне, то она считается по графику времени работы. Заполняет такой график только принимающая сторона.

Рассчитываем средний заработок

В данном случае действия выполняются в последовательности, определённой нормативными актами:

• Итоговая величина по рассчитывается по предыдущим 12 месяцам, предшествующим командировке.
• Если есть отчисления, не входящие в заработную плату – их исключают из формулы. Это касается больничных листов, отпусков.
• По последним 12 месяцам определяют дни, которые были отработаны фактически. За исключением неявок на рабочее место.
• Заработная плата средней величины – результат деления показателя итогового заработка за один год на дни, отработанные за тот же период времени.

О суточных. Учёт рабочего времени

Когда сотрудник прибывает в место командировки, он подчиняется правилам внутреннего распорядка, действующим у принимающей стороны.

Когда сотрудник возвращается, он сдаёт табель учёта рабочего времени. Документ заполняется по месту командировки.

При этом учитывается индивидуальный график работы, составленный для сотрудника на основном месте.

Фиксированные суммы перечисляются таким сотрудникам за каждый день. Это одна из обязательных гарантий.

Для в итог по количеству дней включают следующую информацию:

1. Каждый день, пока сотрудник находился на рабочем месте. Не исключая выходные и праздники.
2. Все дни, которые работник был в месте прибытия.

Законодательство устанавливает минимально необходимый размер суточных выплат – он равен 700 рублям. При заграничных командировках выплаты увеличиваются до 2500 рублей.

Руководство на предприятии может выплатить суточные выше, чем установлено по нормам. Главное – чтобы размеры доплат были закреплены в локальных актах. По использованным суточным командировочные сотрудники не отчитываются.

Расходы. Как правильно возмещать?

Денежная предполагается только расходам в разумных пределах, при наличии документального подтверждения. Кроме того, возмещение выплачивается и на расходы, заранее не расписанные. В таком случае важно подтвердить возникшую в них необходимость.

Кассовые листы и чеки АЗС предъявляются в ситуации с использованием личного транспорта. Если в путешествиях командировочный сотрудник пользовался другими средствами передвижения, предъявляются соответствующие билеты.

Отдельная статья на оплату питания в перечнях расходов отсутствует. Подобные расходы относятся к группе так называемых «суточных».

Нет установленных нормативов и в отношении жилья, которое снимается во время командировки. Но есть одно условие, важное для данной группы расходов – экономическая выгода. Даже страховой сбор может быть принят к оплате. Хотя его нет в обязательных расходов, но это вложение учитывается при расчёте налоговых сборов. Что касается возмещения стоимости багажа – то это вопрос чисто индивидуального характера.

Каждый случай рассматривается индивидуально, с учётом производственной необходимости, экономической выгоды решения.

А у меня вопрос, какими образом оплачиваются командировочные в поездках зарубеж. Ведь там расходы на порядок больше и расчет по идее тоже должен быть другим. По работе часто приходится ездить в Польшу.

У нас на работе бывают поездки меньше суток, они не считаются командировкой. Это правильно или нет? Иногда работать в такие дни приходится больше часов, чем обычно, именно из-за дороги, но это никак не компенсируют, потом, мол, будете отпрашиваться пораньше и вас отпустят.

Я по профессии бухгалтер, поэтому могу сразу сказать что поездки меньше суток все равно считается командировочным днем, выплачиваются суточные за день, а также оплачиваются поездные билеты. Заработная плата за этот день оплачивается по среднему, а в табеле ставиться отметка об командировочном дне. «Отгулы» предоставляют только если человек был в командировки в выходной день. Поэтому, Лариса, ваша бухгалтерия нарушает инструкцию за что может быть спокойно оштрафована проверкой.