Режим работы службы приема и размещения. Служба приема и размещения: общая характеристика. Особенности регистрации иностранных туристов

Основным функциональным подразделением в обслуживании клиентов каждого гостиничного предприятия есть служба приема и размещения. В процессе обслуживания клиенты больше взаимодействуют с персоналом этой службы - получают информацию об отеле, бронируют места (при условии отсутствия службы бронирования как отдельной структурной звена). Обеспечивается поселения, оплата услуг, услуги во время пребывания в отеле. Эта служба корректирует также работу других служб, связанных с непосредственным обслуживанием клиентов (бронирование, обслуживание номерного фонда, общественного питания), анализирует заполняемость номеров за текущие сутки, контролирует оплату клиентами услуг отеля, обеспечивает ведение технической документации, связанной с обслуживанием гостей, и др.

Персонал службы приема и размещения, одновременно со службой бронирования, в первую очередь контактируют с клиентами, поэтому от их профессионализма зависит первое впечатление об отеле в целом. В этой связи:

1. Служба приема и размещения (круглосуточно) должна располагаться в непосредственной близости от входа в отель. В случае значительных размеров вестибюля, его планирование и интерьер имеют сориентировать гостей в направлении стойки рецепции.

2. Рецепция должна иметь оригинальное, эстетически привлекательное оформление с элементами светового, необходимое техническое (телефон, факс, компьютер) и информационное обеспечение (рекламные буклеты, прайсы, визитки и т.д.).

3. Стойка рецепции должна быть чистой, техническая документация - упорядоченной, без лишних предметов.

4. Обслуживающий персонал должен иметь безупречный внешний вид и поведение, оперативно обеспечивать процесс приема и поселение гостей.

Службу приема и размещения возглавляет главный администратор (менеджер службы приема и размещения). Ему подчинены

дежурные администраторы, портье, кассир службы приема и размещения. В небольших гостиницах значительную часть функций может выполнять один специалист - дежурный администратор, который подчиняется непосредственно генеральному директору. В крупных гостиницах со значительным потоком туристов и большим персоналом в каждой категории специалистов могут выделяться несколько сотрудников по отдельным направлениям (например, в группе портье - по приему клиентов, отъезда, портье, ответственный за ключи).

Главный администратор. Кроме функции управления службой приема и размещения, функциональные обязанности главного администратора касаются контроля за качеством обслуживания в отеле, постоянного совершенствования деятельности службы с целью улучшения обслуживания гостей.

В технологическом процессе главный администратор:

Руководит сбытом номеров;

Осуществляет балансовые расчеты затрат гостей в отеле;

Предоставляет информацию о работе различных служб в гостинице;

Решает конфликтные ситуации, возникающие между обслуживающим персоналом и клиентами гостиницы.

В управлении процессом сбыта номеров главный администратор должен обладать информацией об их заполнения, уточнять заказ, прежде всего коллективные на ближайший месяц, выявлять особые случаи в приеме гостей, анализировать список гостей, в том числе VIP-гостей и постоянных клиентов. Он должен быть заинтересован в сбыте всех номеров, связанных с постоянным режимом бронирования мест, распродажи дефицита и управления процентными доходами. Распродажа дефицита касается демонстративного выделения преимуществ незанятого номера (места расположения, осмотра территории из окон, интерьера, оборудования и др.), Побуждая клиента к его покупке. Другой метод, управления процентным доходом, связанный с продажей незанятых номеров по льготным тарифам.

Главный администратор должен также обеспечить рентабельность гостиничного предприятия через достижение оптимальной среднесуточной цены номера, определяемая делением вырученной суммы за сутки от продажи всех номеров на количество проданных.

Балансовые расчеты затрат гостей в отеле обеспечивают заведения постоянное размещение, своевременное поступление средств, достаточное для выполнения финансовых обязательств по ипотечным кредитов и выплаты зарплаты работникам. Главный администратор должен обладать информацией о внесении авансовой платы клиентом, перечень всех расходов гостей услуги, поступающие от различных служб и отделов. Оптимизировать балансовые расчеты помогает использование автоматизированных систем управления, передают информацию, полученную в пунктах продажи, в офис главного администратора. Расходы гостей, зафиксированные в различных торговых точках отеля, поступают непосредственно на счет гостей, которые оплачивают их при выезде из отеля. Определенные расходы передаются в "городской гроссбух" (это касается гостей из фирм, для которых открыт кредит). Гостям, которые пользуются кредитом, компании оплачивают счет в срок (в течение ЗО дней, или в льготный период - до 60 дней), чаще всего, как показывает опыт, не позднее 15-20 дней. Итак, поступления информации о балансовых счетах клиентов в главного администратора обеспечивает финансовый контроль доходной части деятельности заведения размещения.

В отдельных отелях США и Западной Европы использования автоматизированных телекоммуникационных систем управления помогает осуществлять дистанционный контроль счетов. По этой системе гость имеет возможность проверить свои расходы через телеэкран, установленный в номере, в то же время эта система побуждает клиента к оплате расходов. Сумма расходов может быть перенесена на кредитную карточку, а копию счета присылают клиенту или на счет фирмы клиента. В отелях, которые не используют такой системы, счет подают клиенту в номер в последний вечер его пребывания в отеле, что позволяет клиенту проверить все свои расходы до отъезда.

Администратор выполняет функции важного информационного источника, предлагает услуги, предоставляющих различные службы в отеле - услуги службы приема и размещения (доставку почты, факсов, информации внешнего характера), о местном туристический колорит, коммунальную инфраструктуру и др.

Обязанность главного администратора касается решения конфликтных ситуаций, возникающих между клиентами и обслуживающим персоналом, оказания психологической помощи клиентам в решении проблем личного характера. Большой аспект проявления гостеприимства главного администратора к известным людям, постоянных клиентов отеля - его личная встреча во время прибытия и отъезда гостей.

Кроме профессионального знания психологии, главный администратор должен быть авторитетной личностью в отеле, безупречно знать нормативную документацию, технологию приема и обслуживания гостей, владеть 2-3 иностранными языками, знать категории и прейскуранты цен на номера и услуги, владеть практическими знаниями обеспечения безопасности в гостиницах.

Дежурный администратор службы приема и размещения выполняет функции непосредственного представителя главного администратора в этой службе, корректирует ее работу, постоянно находится во взаимодействии с клиентами, а после окончания смены отчитывается о работе главному администратору. Дежурный администратор работает посменно, одновременно в небольших и средних гостиницах на смене работает один, в крупных гостиничных комплексах - два очередных администраторы. В процессе работы ему подчиняются работники рецепции - портье, кассир, паспортист.

Основные профессионально-квалификационные и личные требования к должности дежурного администратора:

Иметь профессиональную подготовку в специализированных учебных учреждениях и стажировку в гостиничном заведении не менее года;

Знать нормативную документацию по приему и обслуживанию гостей;

В совершенстве владеть двумя-тремя иностранными языками;

Иметь практические знания по обеспечению безопасности в отеле

Безупречно выглядеть и вести себя;

Вести непринужденный диалог с подчиненными и клиентами. Основные функциональные обязанности дежурного администратора:

Обеспечивать подготовку номера к поселению и выполнения других подготовительных мероприятий согласно пожеланиям клиента перед прибытием в отель;

Анализировать состояние занятости номерного фонда, прогнозировать по его заполнению;

Подбирать номера для бронирования;

Контролировать фиксации в электронном виде таблицы или отдельного журнала заполнения номеров;

Проверять документы при регистрации, выявление срока их действия, а также информацию о гостях, которые уезжают, прежде всего оплату клиентами услуг;

Постоянно сотрудничать со смежными службами с целью эффективного процесса обслуживания клиентов;

Отвечать за сохранность ключей от номеров, оборудования службы приема и размещения;

Доставлять почту и посылки тем, кто проживает в отеле

Толерантно сотрудничать с клиентами

Решать вопросы эксплуатации гостиничного предприятия в ночное и утреннее время - период отсутствия высшего руководства;

Принимать меры, направленные на ликвидацию конфликтных ситуаций.

Портье - работник службы приема и размещения, который выполняет обязанности по устойчивой рецепции. Его основные функции - оформление необходимой документации при регистрации и отъезда клиентов, предоставление информации об отеле, структурные звенья и услуги, ведение картотеки занятости номеров, расчет гостей, бронирование номеров. Объем обязанностей портье зависит от размеров отеля и его функциональной структуры. В структуре управленческой иерархии портье подчинен дежурному администратору.

Для должности портье важное значение имеют индивидуальные физические особенности - возраст, медицинские характеристики, коммуникабельность. Профессионально-квалификационные требования касаются профессиональной подготовки в специализированном учебном заведении, необходимости иметь опыт работы, знать технологическую документацию, иностранные языки, психологию общения.

Кассир службы приема и размещения работает в рецепции рядом с портье и обеспечивает операции по приему, хранению и сдаче по кассовому отчету денег в бухгалтерию, а также возвращает деньги клиентам, которые уезжают из отеля раньше установленного срока. Кроме этого, кассир обязан:

Внести полную сумму в счет клиента;

Получить оплату от клиента во время отъезда;

Согласовать оплату счетов кредитными карточками и чеками с бухгалтерией;

Отвечать за денежную сумму, которая находится в обращении, в течение смены.

Профессионально-квалификационные требования к должности кассира службы приема и размещения касаются необходимости иметь квалификационные знания, знать правила приема и обслуживания клиентов, прейскуранты цен на номера и места и систему расчетов при бронировании и оплате проживания, владеть информацией о дополнительных услугах, уметь использовать технические средства в работе, прежде всего телекоммуникационные. Операции со значительными денежными счетами обусловливают необходимость ведения расчетной документации. В структуре управления должность кассира подчинена очередном администратору по технологии обслуживания и главному бухгалтеру по технологической документации денежных счетов.

Технология обслуживания гостей службой приема и размещения. Приветствие персоналом гостей во время прибытия в отель - важный момент обнаружения гостеприимства и начала процесса регистрации клиентов.

Дежурный администратор должен выяснить регистрационный статус клиента, подчеркнуть особенностях дополнительных услуг отеля. В европейских отелях распространен опыт встречи известных гостей (политиков, банкиров, деятелей культуры, спорта и др.) Владельцем заведения или уполномоченными лицами администрации. Подобную внимание желательно уделять постоянным клиентам заведения.

Согласно процедуре, процесс регистрации условно можно разделить на несколько этапов: передреестрацийний; оформление учетной записи; определение номера и тарифов; оплата гостиничных услуг; выдача ключей от номера, сопровождение гостя в номер (рис. 6.1):

Рис. 6.1. Последовательность процесса заполнения технологической документации в гостиницах (см. Приложение Б)

Этап передреестрации связан с клиентами, которые забронировали номера в отеле. Если клиент забронировал номер, внесена запись в Журнале регистрации заявок на бронирование номеров (мест) (форма № 7-Г, приложение Б), это является информационной основой регистрации и упрощает ее процесс. Клиент, который резервировал номер, предоставляет необходимую информацию для процесса регистрации, поэтому во избежание ожидания клиента и повышения эффективности работы рецепции, в частности в пиковый период, дежурный администратор или портье могут упростить регистрацию, а гости - не заполнять анкеты проживающего регистрационной карточки. Нужные данные в названные документы могут вносить служащие рецепции, используя информацию, полученную на этапе пред-регистрации, а во время прибытия клиента он только проверяет и удостоверяет своей подписью правильность информации.

Кроме заполнению форм первичной технологической документации (анкеты проживающего регистрационной карточки для категории гостей с забронированными номерами), персонал рецепции предварительно определяет номер для поселения, тарифы, оформляет бухгалтерские бланки клиента, а также в соответствии с заказом согласовывает условия предоставления дополнительных услуг другими службами отеля.

Широкая предрегистрационных деятельность службы приема и размещения должна регламентироваться также индивидуальным подходом каждого заведения размещения, обусловлено вероятностью аннулирования или изменения условий бронирования. В этой ситуации важна роль принадлежит оперативности работы службы рецепции. Обычно передреестрацийний этап касается только выполнения основных подготовительных мероприятий - заполнение регистрационной документации, подготовки номеров и определение тарифов; другие функции служба рецепции заранее согласовывает с другими службами и активизирует работу по подготовке до прибытия клиента и подтверждения его намерений воспользоваться услугами.

Использование в гостиницах компьютеризированных систем существенно активизирует предрегистрационных подготовку поселения клиента. Лишь отдельные (неавтоматизированные или полуавтоматизированный) гостиницы обеспечивают процесс регистрации механическим (ручным) способом. Особенно оживляет предрегистрационных работу службы приема и размещения применения телекоммуникационных систем (Интернета) и автоматизированных систем управления. Использование комплекса предрегистрационных мероприятий в ведущих гостиничных корпорациях способствовало распространению опыта регистрации клиента непосредственно в номере, минуя этот процесс в рецепции.

Оформление регистрации гостей в гостиницах имеет определенные особенности для категории клиентов с предрегистрационных статусом и гостей, прибывающих в гостиницу без резервирования номеров. Клиенты без регистрационного статуса, граждане Украины, должны заполнить анкету проживающего (форма № 1-Г, приложение В) на основе документа, подтверждающего личность. ее заполняют в одном экземпляре на основании паспорта, свидетельства о рождении, водительских прав и других документов подтверждения личности. После этого анкету и документ подтверждения личности передают дежурному администратору для регистрации в журнале учета граждан, проживающих в гостинице (форма № 5-Г, приложение Б). После регистрации документ возвращают владельцу, анкету вносят в картотеку. Анкету проживающего хранят в службе приема и размещения в период проживания клиента в гостинице и в течение месяца с момента его выбытия из гостиницы, после этого - передают в архив и сохраняют в течение года, а затем уничтожают (согласно акту). В картотеке анкеты систематизируют в алфавитном порядке. В рецепции принято использовать две картотеки - одну для лиц, проживающих в гостинице, вторую - для тех, кто выбыл.

Например, Наталья Львовна Шварц прибыла в гостиницу "Транд-Отель" 10 сентября 2009 в 11 час. Клиентка предварительно зарезервировала номер 207 категории "люкс". Оплачено в этот же день наличными за двое суток пребывания в отеле - до 12 ч 12 сентября 2009 в сумме +1772 грн. В течение срока пребывания в отеле клиентке предоставлены дополнительные услуги по стирке белья, массажного кабинета, проката фена с дополнительной оплатой; 12 сентября 2009 она выбыла из отеля.

Иностранные граждане или лица без гражданства заполняют регистрационную карточку (форма № 2-Г, приложение В) на основе паспорта или иного документа, удостоверяющего их личность. ее передают очередном администратору вместе с документом для регистрации. Регистрационная карточка отражает информацию о клиенте украинском и английском языках. В гостиницах эту карточку сохраняют два года, после чего вместе с журналом учета иностранцев, проживающих в гостинице (форма № 6-Г, приложение Б), уничтожают (согласно акту).

Например, Мишель Анри прибыл в отель "Днестр" 13 мая 2009 в 7 ч 45 мин. После предъявления паспорта, визы и данных о регистрации на него оформили регистрационную карточку, предоставили номер 306 категории "люкс", и он оплатил свое пребывание в отеле в 20 мая 2009 наличными - 4 880 грн. Дополнительными услугами отеля в течение пребывания клиент не пользовался. 20 мая 2009 в 19 час Мишель Анри выбыл из отеля.

Журнал учета иностранцев, проживающих в гостинице, заполняет дежурный администратор на основе Регистрационной карточки, паспорта и визы в одном экземпляре по форме, утвержденной МВД Украины. Журнал после окончательного заполнения передают на хранение в архив гостиницы.

Для гостей, которые поселяются в соответствии с забронированных номеров, учетная запись в анкету проживающего и Журнал учета граждан, проживающих в гостинице, подтверждает информация, полученная во время бронирования.

В гостиницах с использованием неавтоматизированных систем регистрации при регистрации клиенты заполняют анкету, Регистрационную карточку. Фамилия вносят в журнал учета гостей. Отели, где применяют автоматизированные системы, информацию, необходимую для регистрации, получают в устной форме, вносят в электронном варианте в анкету и Регистрационную карточку и печатает.

В Анкете и Регистрационной карточке указаны: фамилия, имя и отчество; Дата рождения; место рождения; серия, номер паспорта, когда и кем выдан; адрес постоянного места жительства; цель приезда; длительность проживания. Дежурный администратор называет идентификационный код и код ДКУД, название отеля, номер комнаты, дату прибытия и отъезда. В Регистрационной карточке информацию заполняются на украинском и английском языках. После заполнения анкеты проживающего Регистрационной карточки клиент обязательно должен их подписать.

Определение номера и тарифов - весомый этап, который может существенно повлиять на выбор клиентом отеля, срока его пребывания. Номер и тариф должны соответствовать ожиданиям клиента. Если пожелания клиента трудно удовлетворить, дежурный администратор должен использовать альтернативные варианты - другие номера, аналогичные по размерам, планированием, мебелью, обеспечением оборудованием, но другое место в гостинице, с другой обзорностью, назвать положительные преимущества тех номеров, убедить клиента в целесообразности размещения именно здесь.

Важный фактор влияния на выбор клиентом номера связан Со снижением тарифов. Коммерчески обоснованное снижение тарифов на отдельные номера одинаковой вместимости, но разных по размерам, по состоянию мебели, обеспечением оборудования, расположением, как показывает международный опыт, убедительно влияет на выбор клиента. В этом случае дежурный администратор и портье обязательно должны владеть всей информацией, в частности текущей, о состоянии каждого номера. Актуальная проблема в гостиничном бизнесе касается сотрудничества отдельных служб и категорий персонала, прежде всего службы бронирования, приема и размещения, обслуживания номерного фонда. Агент по бронированию, дежурный администратор и дежурный на этаже или горничная должны постоянно обмениваться информацией простоя номеров. Полную информацию о любом изменении дежурный на этаже срочно передает в службу бронирования и службу приема и размещения. Дежурный администратор должен индивидуально перед началом и в конце смены регулярно посещать незанятые номера и тщательно интересоваться их состоянием. Кроме личного изучения состояния номеров, он использует механические и компьютеризированные системы связи со службой обслуживания номерного фонда, бронирование, технической службой.

Определяя номер, дежурный администратор или портье (за существование заметных недостатков в материально-техническом обеспечении номера) обязательно должен сообщить об этом клиента. Несоответствие номера его статуса может повлечь трудности, сбои в работе службы приема и размещения, ухудшение качества обслуживания, в конце концов, потерю имиджа отелем.

В некомпьютеризованих гостиницах применяют механические системы связи, связанные с устным сообщением, письменным связью или связью пневмопочты. В устной форме связь осуществляют внутренним телефоном, именно он обеспечивает быструю передачу информации и непосредственно вербальный контакт персонала отеля. Недостаток этой связи - отсутствие подтверждающего свидетельства связи. В случае несоответствия номера своему статусу трудно подтвердить невыполнение обязанностей персоналом.

Письменный связь по сравнению с устным, обеспечивает подтверждение информации, но теряется много времени на формулировку и личную доставку отчета.

Традиционным, но наименее типичным способом передачи информации в гостиницах остается пневмопочта. Эта связь не требует обязательного присутствия получателя информации на месте, она может поступать в процессе выполнения других задач персоналом служб обслуживания.

Компьютеризированная система определения состояния номеров эффективна, ее используют почти во всех заведениях размещения. Доступность телекоммуникационных систем управления и связи приводит оперативный обмен информацией между службами и персоналом. Дежурный администратор и дежурный на этажах, горничные имеют быстрый доступ к информации о состоянии номеров, отображается на мониторе компьютера. Информацию об увольнении клиентом номера вводит в компьютер дежурный администратор, а горничная с монитора в своем отделе узнает о необходимости уборки в номере. После уборки она сообщает дежурного на этаже о готовности номера к приему новых гостей, и вводит эту информацию в компьютер. Дежурный администратор, агент по бронированию, получив информацию, используют ее в дальнейшей работе.

Отсутствие информации простоя номеров - самая главная проблема служб приема и размещения, бронирования, обслуживания номеров и технической службы. Она возникает в связи с несвоевременным внесением информации в систему связи отеля персоналом служб. В процессе поселения гостей дежурный администратор должен быть уверенным в возможности поселения в тот или иной номер.

Еще одна проблема в определении статуса номера при регистрации касается клиентов, желающих продлить срок пребывания в номере больше срока, указанного в анкете проживающего или регистрационной карточке. Служба бронирования зарезервировала этот номер для другого клиента, и он прибывает четко в срок. В то же время предыдущий клиент отказывается покидать номер и перейти в предложенный дежурным администратором. Решение этой проблемы связано с тщательным изучением службой приема и размещения намерений клиента при регистрации, вниманием к клиенту в процессе его пребывания в гостинице. Постоянный контроль за состоянием номеров этой службой играет важную роль в налаживании эффективной работы отеля.

Дежурный администратор после определения категории номера выясняет с клиентом размер платы за услуги проживания в течение суток в номере - тарифы. В случае бронирования клиентом номера в гостинице, тариф можно выяснять на этом этапе гостиничного цикла обслуживания.

Профессиональный долг дежурного администратора и портье касается четкого знания системы тарифов и их изменения в течение года. Отдельные гостиницы разработали графики сезонной смены тарифов. Об изменении тарифов гостиницы должны заранее уведомлять клиентов и отображать тарифную политику в маркетинговых исследованиях. Уровень тарифов зависит от количества гостей в номере, обслуживание, расположение номера, его характеристики и др. Тарифы можно определять согласно социальной категорией гостей. Отель должен предоставлять льготы тем категориям клиентов, для которых они предусмотрены в порядке и на условиях, определенных действующим законодательством. Так, проживание в гостинице детей в возрасте до 5 лет (вместе с родителями в одном номере) не оплачивается.

Отели устанавливают плату только за услуги, определенные клиентом при регистрации. Без согласования с гостем отель не имеет права предоставлять дополнительные услуги. Клиент может отказаться от оплаты таких услуг, а в случае их оплаты отель должен вернуть оплаченную сумму.

Если клиент желает поселиться в номер на два и больше места с оплатой стоимости номера, отель обязан определить тариф и предоставить такую услугу. Отели должны также предоставлять гостям без дополнительной оплаты услуги по вызову скорой помощи, доставки в номер корреспонденции, пробуждение в ночное время, предоставление необходимого инвентаря в зависимости от категории отеля. Быстрое определение тарифа на услуги службой приема и размещения с учетом общепринятых требований и особенностей ценовой политики гостиницы с эффектом удовлетворение клиента - признак профессионализма менеджеров и обслуживающего персонала.

Согласно "Правил пользования гостиницами и аналогичными средствами размещения и предоставления гостиничных услуг", утвержденных Приказом Государственной туристической администрации Украины от 16 марта 2004, гостиницы обязаны предоставлять клиенту необходимую объективную, доступную и своевременную информацию об услугах . Именно на этапе регистрации клиента в понятной и наглядной форме его информируют и размещают в рецепции в удобном для обозрения месте. Она включает:

Нормативные документы, согласно которым нужно предоставлять гостиничные услуги;

Правила пользования гостиницами и аналогичными средствами размещения и предоставления гостиничных услуг;

Свидетельство о присвоении гостинице категории;

Копию сертификата на услуги, которые должны иметь обязательную сертификацию;

Копию лицензии, если тот или иной вид деятельности подлежит лицензированию;

Прейскурант на номера (места);

Перечень основных услуг, введенных в цену номера (места); перечень и цену дополнительных услуг, предоставляемых за дополнительную плату;

Информацию о форме и порядке оплаты услуг;

Информацию о работе предприятий общественного питания, торговли, связи, бытового обслуживания и других, расположенных в гостинице; если они отсутствуют - информацию о расположении и режиме работы ближайших к гостинице предприятий питания, связи и бытового обслуживания;

Информацию об органах, которые защищают права потребителей.

После определения тарифа клиент передоплачуе услуги согласовывает с дежурным администратором или портье. Предоплата зачисляют в оплату гостиничных услуг при окончательном расчете, когда клиент выбывает из отеля. Отели могут принимать полную предоплату услуг, а также посуточную или почасовую согласно принятым порядком в заведении гостеприимства. Заведение размещения должен определить перечень основных услуг, которые входят в цену номера (места).

Гостиничные услуги оплачивают в соответствии с единого расчетного времени - 12 часов текущих суток по местному времени. Одновременно, с учетом местных особенностей гостиницы могут менять единый расчетный время. В случае проживания в гостинице менее суток, а также раннего заезда или позднего отъезда отель самостоятельно определяет размер оплаты за предоставление услуг.

Оплата гостиничных услуг. Оплату принимает кассир службы приема и размещения. Он подчинен одновременно дежурному администратору и финансовому менеджеру. Поскольку кассир - представитель двух служб и последний служащий, которому общается клиент во время выбытия из гостиницы, поэтому очень важно, чтобы его впечатления были положительные.

Обязанности кассира такие:

Запись всех счетов в журнале регистрации сразу после оплаты счетов;

Регистрация изменения в распределении номеров в связи с сообщением портье;

Оформление отъезда клиента и регистрация всех полученных оплат;

Обработка наличности;

Быстрое информирование дежурного администратора или портье об отъезде клиента;

Информирование клиентов об их счета;

Предоставление клиентам сейфов для хранения ценностей. Открытие счета клиента. После регистрации клиента кассир

службы приема и размещения открывает счет по пользованию номером. После открытия счета на нем проставляют порядковый номер личной карточки для сохранения порядковой последовательности ведения картотеки. При использовании компьютеризированной системы порядковый номер проставляется автоматически.

Кассир службы приема и размещения отвечает за внесение каких-либо оплаты за номер в Счет клиента (форма № 4-Г, приложение Б). Единственное исключение составляют клиенты, которые останавливаются на неполные сутки. Регистрацию оплаты для них вносят в отдельный список, отмечая фамилия, имя, отчество клиента, номер комнаты, номер анкеты и размер оплаты. Все записи клиентов должны быть проштампованы с названием времени на момент получения оплаты.

Внесение клиентом авансовой оплаты. После регистрации клиент должен оплатить номер заранее. Портье регистрирует эту операцию и направляет клиента к кассиру для обслуживания оплаты. Если на время выбытия клиент желает продлить срок пребывания, он должен внести предоплату, а также выяснить проблемы, связанные с расходами, возникающими по этой причине.

Регистрация изменения номеров. Если в счета клиента возникают изменения, кассир или портье должен их зарегистрировать. Изменения могут возникать в случае:

Ошибочного определения стоимости номера;

Оплаты номера в связи с выездом одного или нескольких клиентов, если один или несколько из группы остаются в номере;

Перехода клиента из одного номера в другой;

Поселение другого клиента в номер;

Исправление в написании фамилии, имени, отчества;

Срочных отъездов, неожиданных для кассира службы приема и размещения, например, членов авиаекипажу.

Отметки об изменениях в счета осуществляют в двух экземплярах: в первом (белого цвета) регистрируют простые изменения (пункты 1, 2, 5, 6), его заполняет портье и сразу передает кассиру. Если клиент желает перейти в другой номер (пункт 3), портье должен сообщить об этом носильщика багажа, оператора телефонной связи, прачечную и горничную. Второй экземпляр (желтого цвета) остается у портье для внесения исправлений регистрационных анкет или внесения в файл при наличии компьютерной системы в управлении процессом приема и размещения. Во избежание сбоев в работе все изменения необходимо вносить после их появления. Незаполненные номера должны вноситься в баланс службы приема и размещения. Каждое утро дежурный администратор анализирует изменения в регистрации, тарифы на номера за предыдущие сутки для проверки правильности их оформления. Если возникают отклонения в порядке оформления, об этом нужно сообщить главного администратора.

Оформление отъезда и запись оплаты клиента. Основные контакты клиента с кассиром службы приема и размещения происходят в период оформления расчета перед отъездом, что должно осуществляться быстро, не вызывая недовольство у клиента. Это один из главных этапов в гостиничном цикле обслуживания, должен продемонстрировать уровень гостеприимства заведения размещения. Технология оформления отъезда клиента связана с такими действиями кассира:

1. Если клиент сообщает об отъезде, необходимо узнать номер проживания.

2. Получить личные данные о клиенте и проверить его анкету (при наличии компьютерной системы - проверить файл).

3. Проверить получение клиентом дополнительных услуг в гостинице, прежде всего непосредственно перед отъездом (например, клиенты перед отъездом часто посещают ресторан и счет еще не поступил в рецепцию и не внесен в Счет клиента).

4. Назвать сумму оплаты.

5. Принять оплату согласно Счетом, зарегистрировать ее, указать время регистрации в Журнале учета граждан, проживающих в гостинице, Анкете проживающего или регистрационной карточке.

Кассир службы приема и размещения обеспечивает перевод денежного счета одного клиента на счет другого без письменного разрешения главного бухгалтера или его помощника. Технология перевода счета осуществляют следующим образом. Например, клиент 1.1. Иванченко, номер 335, просит перевести его Счет на Счет клиента П. П. Петренко, номер 725. В этом случае кассир должен сообщить клиента П. П. Петренко о необходимости обратиться в рецепцию и собственноручно заверить в Анкете клиента 1.1. Иванченко свое разрешение на перевод счета.

Работа кассира с наличными. Кассир службы приема и размещения отвечает за сохранность денежной суммы на рецепции, в том числе за сейф. Перед началом смены он должен забрать из специального сейфа для хранения денег имеющуюся сумму (в этом сейфе вместе могут храниться деньги и ценные вещи клиентов). Ключи от сейфа содержатся в двух экземплярах: один у кассира, второй у заместителя директора по обслуживанию.

При получении денежной суммы в начале смены кассир подписывает квитанцию, передает главному директору, а также должен использовать инструкцию, которую разрабатывает финансовый менеджер по использованию наличными. Денежную сумму у кассира может проверять в любой момент финансовый менеджер, другой уполномоченный финансово-экономической службы или внешние инспекторы.

По окончании смены кассир должен на основе квитанции подсчитать баланс наличности за смену. Конверт с квитанциями и полученной наличными сохраняется с другой имеющейся денежной суммой. Кассир также предусмотреть на следующий день достаточное количество банкнот разного номинала во избежание трудностей при работе с клиентами.

При отсутствии кассира из весомых причин (болезнь, отпуск или др.), Денежную сумму, находящегося в его распоряжении, передают главному кассиру согласно акту о приеме денег. Для каждого кассира определенный личный код (файл в компьютере), который позволяет идентифицировать доступ к счетам и лишает ответственности за ошибки другой персонал службы.

По окончании смены кассир должен сверить счета клиентов данным чеков кассовых аппаратов. Все счета должны быть аккуратно упакованы и оставлены для проверки ночном аудитору. На анкеты, регистрационные карточки клиентов, выбывших ставят печати, отмечая время отъезда, и передают портье - это основное средство информации об увольнении номеров для службы приема и размещения.

Обязанность кассира - предоставить сейф для хранения ценных вещей. Он обязан это оформить, соблюдать регламентированной процедуры передачи или получения драгоценностей, а также должным образом контролировать наличие ключей.

В работе кассира службы приема и размещения важная роль принадлежит ответственному ведению первичной технической документации дежурным администратором. Составлена в соответствии с реальным положением номерного фонда Ведомость движения номеров в гостинице (форма № 9-Г, приложение Б) способствует получению кассиром необходимой информации, связанной с оплатой за услуги. ее заполняет дежурный администратор ежедневно по состоянию на 9 часов и использует для оперативного учета уволенных и заселения номеров, ремонтных работ в номерах.

Независимо от выбора формы оплаты услуг клиентом, кассир должен выписать Счет (форма № 4-Г, приложение Б) в трех экземплярах, если же в отеле используют компьютеризированную систему обработки данных - в двух. Первый выдают клиенту, второй вместе с кассовым отчетом (форма № 8-Г, приложение Б) в течение дня - в бухгалтерию, третий оставляют у кассира и хранят до выбытия клиента из гостиницы.

Кассовый отчет заполняет кассир (портье, который осуществляет расчет) по данным, использованными за отчетный период расчетов в одном экземпляре. В графе "Вид платежа" (форма № 4-Г) перечисляют услуги отеля, предоставленные клиентам за отчетный период. Форму ежедневно передают в бухгалтерию вместе с другими экземплярами счетов контрольной кассовой лентой и контрольной лентой терминала кредитных карточек (если используется механизированный расчет).

Визитка (форма № 3-Г, приложение Б) дает право гостям, которые проживают в гостинице, на получение ключей от номеров и на обслуживание службами отеля. На ней указаны обязательные данные о клиенте - фамилия, имя, отчество, номер комнаты и срок пребывания, другие необходимые данные могут быть внесены дополнительно по решению администрации отеля. Визитку заполняет администратор на основе анкет или Регистрационной карточки. В визитке отражена информация на украинском и английском языках.

Счет заполняют при оформлении расчетов с клиентами на основные и дополнительные услуги, полученные в гостинице. Форму документов используют любого обработки документов (электронной, ручной) и при любом вида расчета (наличного, безналичного). Счет выписывается в двух экземплярах. Первый выдают проживающему, второй - в бухгалтерию. В графе "Услуга" перечисляют основные и дополнительные услуги, предоставляемые клиенту в отчетный период, и налог на эти услуги. Сумму к оплате рассчитывают ежесуточно согласно перечню фактически полученных услуг, в том числе сумму НДС и всего к оплате. Счет является формой первичных документов строгой отчетности.

Среди методов расчета в гостиницах используют: наличные; пластиковые карточки; дорожные чеки; автоматизированную систему Интернет. Решение о методе расчета принимает администрация отеля.

Использование пластиковых карт. В соответствии с темпами внедрения пластиковых карточек в финансовых расчетах Украины в последние годы занимает ведущие позиции в Европе. На современном этапе широко практикуют получение по пластиковым карточкам заработной платы, стипендий, в том числе расчетов за товары и услуги. В гостиницах высокой категории в Украине внедрение расчетов пластиковыми карточками становится обычным явлением.

Применение кредитных пластиковых карт в гостиницах вызывает необходимость подтверждения их платежеспособности. С целью обеспечения финансовой безопасности деятельности гостиниц разработан четкий порядок обслуживания клиентов, которые оплачивают услуги кредитной пластиковой карточкой. Прежде инструкцию оплаты кредитными карточками должен разработать планово-экономический отдел и довести ее до сведения служб, отдельных работников, которые принимают расчеты таким способом. Надо, чтобы финансово-экономическая служба тесно сотрудничала с банками для получения комплексной информации об использовании электронных средств в расчетах. В службе приема и размещения методами расчета пластиковыми карточками должны в совершенстве владеть кассир, дежурный администратор и портье.

При расчете кредитной картой кассир проверяет срок ее действия. Если карточка просрочена, клиент рассчитывается по-другому. Кроме проверки срока действия, кассир должен убедиться, что карта принадлежит именно этому клиенту. Карточку проверяют через компьютерных систему или по телефону с банком-эмитентом.

После подтверждения дееспособности кредитной карты кассир записывает данные карточки на квитанции, одновременно отмечая срок ее действия. Эти записи подтверждают факт соблюдения инструкции обслуживания электронных карт в отеле.

Персонал, обеспечивая обслуживание кредитных карт в гостиницах, обязан учитывать ограничения в максимальной сумме расходов по кредитной карте, которую отель может принимать от его владельца без специального разрешения финансовых учреждений. Если сумма на счете близка или выше пределы ограничений (Floor limits), персонал службы приема и размещения должен связаться с финансовой компанией, обслуживающей кредитные карты, для корректировки дальнейших совместных действий. В отдельных случаях наложения крупного штрафа в отель за неполучение дополнительного разрешения влечет за собой потерю заведением гостеприимства не только суммы, превышающей предел ограничений, но и значительной суммы в пределы ограничений.

Государственный комитет строительства, архитектуры и жилищной политики Украины утвердил формы документов первичного учета и Инструкции о порядке ведения документооборота при предоставлении гостиничных услуг.

Основной учетный документ эксплуатации номерного фонда - суточная карта движения номеров и мест отеля.

Счет на оплату гостиничных услуг составляют в двух экземплярах: первый для гостей, второй для бухгалтерии отеля.

Отчет о проживании по безналичному расчету в отели предоставляют в двух экземплярах: первый вместе с картой на бронь номеров передают в бухгалтерию для составления счета на оплату, второй оставляют в расчетной части.

Отдельной формой расчета может быть кредит по гостевой кредитной картой, предварительно определен на определенную сумму, между отелем и клиентом. Если сумма оплаты услуг клиентом больше от предварительно определенной, отель должен уточнить прогнозируемый расчет с клиентом по кредитной карте до отъезда. Если клиент уезжает раньше запланированного срока, его кредит приостанавливают.

В системе безналичной формы расчета услуги в отдельных отелях могут оплачиваться вследствие увеличения кредита гостям на основе кредитного соглашения, "прямых обязательств" (векселей). Если платежеспособность клиента высокая, он должен заполнить заявку на кредит и передать ее очередном администратору на хранение. Во время отъезда клиент знакомится с суммой счета, после его одобрения подписывает счет и заявление об обязательном хранения в архиве.

Использование кассовых чеков. Другой безналичной формой оплаты услуг гостиницы могут быть кассовые чеки. их банки оценивают как эквивалент расчета наличными. Отели, где принимают расчет чеками, должны подтвердить личность владельца чеков. Кассир службы приема и размещения или дежурный администратор сопоставляет фотографию и подпись клиента на чеках с его внешностью и подписью. Если возникает сомнение в принадлежности кассового чека, чек проверяет банковское учреждение.

Для обеспечения подтверждения чека, гостиницы принимают расчеты чеками в период работы банков. Чаще всего такую оплату используют за основные услуги, дополнительные услуги оплачиваются наличными или кредитными карточками.

Во избежание финансовых потерь в процессе работы с чеками персонал службы приема и размещения должен придерживаться следующих рекомендаций:

Персонал отеля подписывает чеки как свидетельство платежеспособности после окончательной проверки банковским учреждением;

Проставлять на чеках дату осуществления платежа;

Чеки выписывать на отель, а не на предъявителя.

Расчетные системы в Интернете. Расчеты за услуги гостиниц с использованием глобальной телекоммуникационной системы Интернет - явление, аналогичное использованию этой электронной системы в других отраслях общественно-экономической жизни.

Гостиничные услуги оплачивают в форме кредитных, дебетных схем и электронных денег. Кредитные расчеты по методам осуществления аналогичные использованию кредитных карт. Покупая услуги в отеле, клиент пересылает туда номер своей кредитной карты, с которой снимается оговоренная сумма.

Дебетная схема работает с использованием дебетовых карт. Расчет осуществляется через введение клиентом номера карты и PIN-кода в электронную коммуникационную сеть.

Система электронных денег аналогичная обращения наличных денег. Выделяют два типа цифровых наличных - наличные, хранящейся на смарт-картах и на жестком диске компьютера. Все расчеты осуществляют через банковские учреждения. В системе электронных денег запись на карточке или жестком диске приравнивают к определенной наличной суммы в одной из валют. Эта сумма может конвертироваться или передаваться непосредственно каналами связи между продавцом и потребителем.

Выдача ключей. Выдача ключей от номера завершает процесс регистрации гостей в гостиницах. Осуществляет этот процесс, как уже упоминалось, портье. Вместе с тем в его обязанности входит соблюдение строгого контроля за сохранностью ключей - весомого пункта обеспечения безопасности пребывания клиентов и их имущества, имиджа отеля,

В отдельных гостиницах после выдачи ключей, клиента в номер, с его согласия, может сопровождать посильный. Кроме помощи в переносе багажа, посыльный может дать общую информацию о номере и обслуживание в отеле - расположение, режим работы предприятий, осуществляющих дополнительные услуги, местный колорит поселения. По прибытии в номер посильный согласно пожеланиям гостей может инструктировать о функциональную структуру помещений номера, бытовую технику, нормы безопасности и др.

Ключевой момент в реализации гостиничного продукта службой приема и размещения при регистрации - предложение выбора номера. Обслуживающий персонал должен успешно предложить номер, одновременно создавая удовольствие у клиента. Для этого дежурный администратор и портье должны зовут гостиничный продукт и уметь его эффективно подать. Целесообразно предложить клиенту на выбор несколько номеров и помочь выбрать оптимальный вариант согласно его пожеланиям. После этого необходимо принять выбор, отметив преимуществах над альтернативными аналогами. Если клиент прибыл в номер, дежурный администратор или портье должен позвонить клиенту и поинтересоваться, он доволен.

В отдельных случаях служба приема и размещения отказывают в поселении клиента в отель. Это может связываться с:

Отсутствием мест или номера в гостинице согласно выбору клиента;

Непредвиденными обстоятельствами (пожар, природные стихии и др.);

Неадекватным поведением клиента;

Неплатежеспособностью клиента.

Если отель не может обеспечить поселение клиента из-за отсутствия номеров или форс-можорни обстоятельства, дежурный администратор должен сообщить об этом клиента, извиниться и предложить другой, ближайший с подобными условиями отель. После согласия дежурный администратор должен сконтактироваться с отелем и определить возможность удовлетворить условия клиента.

В таких ситуациях важная роль принадлежит сотрудничества между отелями. Гостиничные предприятия, в частности, расположенные вблизи и с подобной специализацией на рынке, возникают не только конкурентами, но и партнерами, решают общие проблемы. Каждый отель должен иметь тесное сотрудничество по меньшей мере с двумя-тремя подобными заведениями.

Основными функциями отдела приема и размещения являются регистрация приезжающих гостей, распределение номеров, поселение и выписка клиентов и оказание им многочисленных дополнительных услуг.

Процесс обслуживания гостей можно разбить на несколько этапов:

1) бронирование – предварительный заказ мест в гостинице;

2) прием, регистрация и размещение гостей;

3) предоставление услуг проживания;

4) предоставление дополнительных услуг;

5) окончательный расчет и оформление выезда.

Бронирование. К функциям службы бронирования относятся: прием заявок на бронирование номеров, их обработка, а также составление необходимой документации (графика заезда на каждый день, на неделю, на месяц, на квартал, на год). На базе имеющихся данных служба составляет картотеку гостей, ведет статистический учет и предоставляет данные отделу маркетинга для дальнейшего анализа.

Прием заявок может осуществляться в устной форме, по телефону, по телеграфу, по телексу, по почте, по электронной системе бронирования.

Каждая заявка должна содержать следующие реквизиты:

Дата, день и время заезда;

Дата, день и примерное время отъезда;

Услуги в номере (наличие ванны, душа, телевизора, холодильника и т.д.);

Услуги по питанию (только завтрак, полупансион, полный пансион);

Цена (при указании цены следует точно определить, за что платит клиент: имеется ли в виду цена за номер, за один день пребывания, за каждого проживающего и т.д.);

Кто будет оплачивать (фамилия);

Вид оплаты (наличный или безналичный, расчет через фирму, кредитной картой);

Особые пожелания (заранее забронировать стол в ресторане, трансферт, животное в номере и т.д.).

Обработка заявок. После получения заявки заполняется специальный бланк, после чего клиенту направляется получение заявки или отказ. При этом на заявку, полученную в устной форме или по телефону, направляется подтверждение в письменной форме в течение одного дня. На заявку, полученную по телексу или по телеграфу, ответ дается в течение нескольких часов, соответственно по телексу или по телеграфу. На заявку, присланную по почте, ответ дается в письменном виде, и она отсылается по почте в течение одного - двух дней. После подтверждения каждая заявка вносится в электронную систему бронирования. Если в бронировании произошли какие-либо изменения, или заявка была аннулирована, то это фиксируется работниками службы, для чего также используются специальные бланки. Для удобства и более четкой работы бланки используются разного цвета (например: заявка на бронирование - белого цвета, изменения в бронировании - розового, аннуляция - зеленого или разного размера).

В своей деятельности гостиничные предприятия очень часто используют гарантированное бронирование услуг размещения, которое предполагает ответственность гостиницы за сохранение свободного номера для гостя до определенного времени после предполагаемой даты его прибытия. В свою очередь гость берет на себя обязательство оплаты зарезервированного номера даже в случае его неиспользования, если не была осуществлена процедура отмены брони.

Обычно гарантированное бронирование обеспечивается после предоплаты услуг размещения, которая осуществляется следующими способами:

· полная предварительная оплата услуг;

· оплата услуг кредитной картой (гостиница блокирует на банковском счете гостя определенный депозит, обычно в размере оплаты за одну ночь пребывания);

· авансовый депозит, предполагающий внесение клиентом определенного размера денежных средств (стоимость одних суток проживания) перед своим пребыванием;

· гарантия туристских агентов. В данном случае гарантом бронирования выступает туристское агентство, которое в случае срыва брони несет ответственность за покрытие расходов;

· туристский ваучер, который свидетельствует о предоплате клиентом услуг размещения турагенству.

При заполнении бланков должно быть четко указано, кто и по чьей просьбе вносил соответствующие изменения или аннулировал заявку. Все изменения и аннуляции немедленно вносятся в электронную систему бронирования, а гостю сообщается, что желаемые изменения в бронировании были произведены.

К функциям службы бронирования относится также ведение картотеки гостей . На каждого гостя после его пребывания в гостинице заполняется специальная карточка. Информация о госте собирается со всех служб гостиницы, имевших с ним контакт: этажные службы, ресторана, службы приема и т.д. Затем эта информация обобщается и заносится в карточку, которая хранится в архиве гостиницы. При повторном заезде клиента служба бронирования дает указания всем службам гостиницы о его предпочтениях и особых пожеланиях. Это значительно повышает качество обслуживания, так как дает возможность гостю почувствовать себя в привычной обстановке.

Вся документация, подготовленная службой бронирования, направляется в службу приема для дальнейшей работы с ней.

Р егистрация. Прибыв в гостиницу, гость должен зарегистрироваться. Стандартная требуемая при регистрации информация обычно одинакова в гостиницах всех типов. Полный адрес вклю-чает такие данные, как почтовый индекс, адрес места жительства, так как во многих странах есть города с одинаковыми названиями. Коммерческие гостиницы часто просят сообщить название и юри-дический адрес организации. Очень важна для регист-рации ожидаемая дата отъезда гостя. Двойной проверкой планов отъезда гостя служба приема и размещения гарантируют точность в будущей готовности номера к приему новых гостей.

Длительность процесса зависит от того, забронировал гость номер или нет. Поселение по брони в гостиницах, где организован автоматизированный учет, занимает несколько минут, т.к. практически вся необходимая информация указана в предварительной заявке. Администратор повторно подтверждает заказ на размещение, гость подпи-сывает карту регистрации, согласуется метод оплаты и выбирается номер.

Процесс регистрации без предварительного заказа длится несколько дольше. Информация, которая была бы получена администратором в результате бронирования, должна теперь быть получена непосред-ственно от самого клиента и проверена. Если запрос гостя не может быть выполнен в точности - администратор предлагает альтернативные вари-анты размещения.

При регистрации клиенту выписывается счет на проживание, включающий в себя тариф номера, умноженный на количество суток проживания, оплату за услуги бронирования, оплату дополнительных услуг, которые гость заказывает при регистрации и т.д.

В ыписка клиента. Расчет и выписка уезжающих гостей производятся у стойки гостиничной кассы. В кассе начисляют все расходы гостя на его счет. В кассу из службы бронирования поступают сведения о том, как будет происходить оплата (ваучер, наличные, кредитная карточка)

На карточке-счете гостя фиксируются все счета, выставляемые ему за пользование различными услугами гостиницы за время пребывания гостя в отеле. На основе этих данных при выписке гостю предъявляют к оплате счет, обычно включающий плату за проживание, завтрак (если он не включен), питание в ресторане (если не оплачено на месте), телефон, кабельное телевидение (платные каналы), дополнительные услуги.

Выписка клиента фиксируется с немедленным оповещением других служб гостиницы (информационной, телефонной и хозяйственной). После уборки номера и подготовки его к заселению хозяйственная служба информирует об этом службу размещения.

От того, как примут гостя и как быстро будут выполнены необходимые формальности во многом зависит первое, самое сильное впечатление от гостиницы в целом. В связи с этим к службе приема предъявляются следующие требования:

Служба приема должна быть расположена в непосредственной близости от входа в гостиницу. В случае большой площади гостиничного вестибюля характер интерьера должен сориентировать гостя в направлении расположения стойки службы приема;
Стойка службы приема должна быть чистой, на ней не должно быть беспорядочно разбросанных бумаг и ненужных предметов;
Сотрудники службы приема должны иметь безупречный внешний вид и вести себя соответствующим образом. С гостями необходимо разговаривать только стоя. Нельзя заставлять гостей ждать;
Работники службы приема должны досконально владеть всей информацией об отеле (достоинства и недостатки каждого номера, цены, расположение и часы работы всех служб отеля), достопримечательности города и способы передвижения по нему, расписание работы транспорта, театров, музеев и т.п.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Организационная структура службы приема и размещения. Операционный процесс обслуживания. Порядок бронирования мест и номеров в гостинице, регистрации и размещения гостей. Технология и организация службы приема и размещения на примере гостиницы "Жасмин".

курсовая работа , добавлен 12.05.2015

Основные цели, стратегии и функции службы приема и размещения гостиницы. Правилам предоставления гостиничных услуг. Особенности регистрации и организации питания иностранных гостей. Исследование особенностей обслуживания иностранных туристов в отеле.

курсовая работа , добавлен 14.06.2014

Этика и этикет работников службы приема и размещения, стандарты обслуживания работников данной службы. Технологические процессы регистрации и размещения туристских групп в гостинице с предварительным бронированием и без предварительного бронирования.

курсовая работа , добавлен 17.12.2015

Главные функции и задачи службы приема и размещения гостей. Служба бронирования и ее обязанности. Порядок регистрации и размещения гостей. Служба обслуживания, безопасности и эксплуатации номерного фонда. Отдел маркетинга и связей с общественностью.

курсовая работа , добавлен 14.09.2010

Рассмотрение деятельности подразделения приема и размещения гостиницы. Изучение порядка регистрации и размещения гостей. Особенности регистрации туристских групп, иностранных туристов. Описание правил расчета оплаты за проживание. Оказание перечня услуг.

реферат , добавлен 25.06.2015

Особенности приема и размещения туристских групп и индивидуальных туристов. Требования к персоналу службы приема и размещения. Типы конфликтов, характерные для данной службы, их профилактика. Организация обслуживания в службе приема и размещения.

курсовая работа , добавлен 09.03.2012

Требования к организации службы приёма в гостинице, правила для персонала. Технологические процессы, оборудование и эксплуатационная документация службы приёма и размещения отеля. Правила регистрации заезда и выезда различных контингентов гостей в отеле.

контрольная работа , добавлен 10.11.2010

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Подобные документы

Анализ деятельности службы приема и размещения отеля "Украина" как его структурного подразделения, рекомендации по совершенствованию его работы. Взаимодействие службы приема и размещения с другими подразделениями. Факторы, влияющие на работу сотрудников.

курсовая работа , добавлен 20.12.2015

курсовая работа , добавлен 09.03.2012

Анализ деятельности службы приема и размещения в гостинице "Ярославская", особенности ее структуры, основные функции и задачи. Общая характеристика гостиничной фирмы "Ярославская". Организация работы персонала службы приема и размещения в гостинице.

курсовая работа , добавлен 24.03.2015

Структура, функции и задачи службы приема и размещения в гостиницах. Анализ основных показателей эффективности деятельности гостиницы "Атлантик" г. Выборг. Организация работы службы приема и размещения в гостинице и способы ее совершенствования.

дипломная работа , добавлен 19.11.2015

курсовая работа , добавлен 17.12.2015

курсовая работа , добавлен 14.09.2010

курсовая работа , добавлен 12.05.2015

Введение 3

1. Организация и технология работы службы приема и размещения

1.1. Организационная структура службы 4

1.2. Операционный процесс обслуживания 4

1.3. Функции службы приема и размещения 6

1.4. Порядок бронирования мест и номеров в гостинице 7

1.5. Порядок регистрации и размещения гостей 14

1.6. Особенности регистрации туристских групп 17

1.7. Особенности регистрации иностранных граждан 18

1.8. Документация, необходимая для учета использования номерного фонда 20

1.9. Виды расчетов с проживающими 21

1.10. Правила расчета оплаты за проживание 23

1.11. Автоматизированная отработка данных в службе приема и размещения 24

2. Организация и технология работы службы приема и размещения в ГП НО «Гостиница «Октябрьская» корпус «Волжский откос»

2.1. Общие сведения о гостинице 28

2.2. Техническая оснащенность службы приема и размещения 28

2.3. Структура службы гостиницы «Волжский откос» 29

2.4. Бронирование номеров 29

2.5. Порядок регистрации и размещения гостей 30

2.6. Документация, необходимая для учета использования номерного фонда 30

2.7. Правила расчета оплаты за проживание 31

Заключение 32

Библиография 33

Приложение

Введение.

В экономике современной России туризм занимает важное место. Одной из приоритетных задач Федеральной целевой программы «Развитие туризма в Российской Федерации» является становление в России современного высокоэффективного и конкурентоспособного туристского комплекса.

Для успешного решения всего многообразия задач по обслуживанию гостей персоналу, работающему в сфере туризма и гостеприимства, необходимо овладеть профессиональными знаниями и постоянно их совершенствовать.

Гостеприимство не может существовать без удовлетворения первичных потребностей человека, таких как: сон, питание, отдых. В этой связи наиболее логичным является следующее определение гостиницы:

Гостиница – это предприятие, предоставляющее людям, находящимся вне дома, услуги, важнейшими из которых являются услуги размещения и питания.

Сущность предоставления услуги размещения состоит в том, что с одной стороны предоставляются специальные помещения для проживания, а с другой – услуги, которые выполняются служащими, поэтому важным звеном в создании впечатления клиентов является персонал гостиницы. А так как, гость, в первую очередь, контактирует со службой приема и размещения, то необходимо иметь хороших работников в этой службе.

Основными функциями службы приема считаются: бронирование мест в гостинице, регистрация и размещение туристов, оформление расчетов при выезде гостя, предоставление различной информации. Для того чтобы стать высококвалифицированным менеджером гостиничного и туристического бизнеса, необходимо четко знать эти функции.

Основной целью работы автора является изучение организации и технологий работы службы приема и размещения гостей. Для этого необходимо выполнить ряд задач. Во-первых, изучить деятельность службы приема и размещения, во-вторых, изучить организационную структуру службы, в-третьих, изучить документы, с которыми работают сотрудники СПиР.

Организация и технология работы службы приема и размещения.

1.1 Организационная структура службы.

Организационная структура гостиничного предприятия определяется назначением гостиницы, ее категорией, размером номерного фонда, местоположением, спецификой гостей и другими факторами. Она является отражением полномочий и обязанностей, возложенных на каждого ее работника.

Состав службы: заместитель директора (менеджер) по размещению, служба администраторов, портье, операторы механизированного расчета, работники паспортного и справочного столов, швейцары, носильщики, служба безопасности и др.

Примерная схема службы приема и размещения.

1.2 Операционный процесс обслуживания.

Процесс обслуживания гостей в гостиницах всех категорий можно представить в виде следующих этапов:

предварительный заказ мест в гостинице (бронирование); прием, регистрация и размещение гостей; предоставление услуг проживания и питания (уборка номера); предоставление дополнительных услуг проживающим; окончательный расчет и оформление выезда.

Предварительный заказ мест, регистрация при поселении, расчет за проживание и оказанные услуги, оформление выезда происходит в службе приема и размещения, где работают дежурный администратор, портье, кассир (оператор механизированного расчета) и паспортистка. Во многих гостиницах РФ эта служба имеет английское название «Reception».

Услуги проживающим может оказывать персонал гостиницы (сервисное и номерное обслуживание) и персонал других предприятий (предприятия торговли, парикмахерская, медпункт и др.), расположенных в гостинице.

Согласно «Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ» №490 «исполнитель должен обеспечить круглосуточное оформление потребителей, прибывающих в гостиницу и убывающих из нее». Поэтому работа службы приема и размещения имеет сменный характер. Соответственно выбранному режиму работы смен определяется число работников службы.

В гостинице существуют различные графики работы. Существует схема работы персонала сутки через трое, этот график работы имеет ряд преимуществ: экономится время на передачу смены, портье имеет возможность изучить гостей, что играет не последнюю роль в деле безопасности. Но в целом эта модель признана нецелесообразной, что связано с большой ответственностью и эмоциональным напряжением сотрудников. Стандарты обслуживания требуют встречать гостя и это тяжело физически. За рубежом и во многих российских гостиницах рабочая смена составляет 8 часов: дневная смена с 7 до 15 часов, вечерняя с 15 до 23 часов, ночная с 23 до 7 часов. Часто используют не стыкующееся расписание, которое предполагает задержку на работе до 15:30, а выход вечерней смены на 30 минут раньше, т.е. в 14:30. Таким образом, сотрудники дневной и вечерней смен работают целый час совместно. Такой прием работы создает возможность плавного перехода от одной смены к другой, иначе это называется «бесшовным сервисом». В период смены, когда работают две смены одновременно, очень эффективен. у сдающих появляется возможность в полном объеме передать информацию как устно, так и письменно в журнале передачи смены. Иногда может потребоваться дополнительная рабочая смена с 6 до 14 часов, чтобы разгрузить дневную смену, если планируется массовый въезд или выезд гостей.

В крупных гостиницах с западным стилем руководства в состав дневной и вечерней смены входит старший администратор (начальник смены), регистратор, кассир, консьерж, оператор телефонной связи, рабочее место телефонистки может находиться в отельном помещении.

Ночная смена формируется из дежурного администратора, одного или нескольких ночных аудитов и операторов.

1.3 Функции службы приема и размещения.

Служба приема и размещения является первым подразделением, с которым знакомиться гость, приезжая в гостиницу. Впечатления, полученные от этого знакомства, во многом формируют отзывы гостей о качестве обслуживания в целом.

Основными функциями службы являются:

распределение номеров и учет свободных мест в гостинице; приветствие гостя и выполнение необходимых формальностей при заезде и выезде; выписка счетов и производство расчета с гостями.

Должностные обязанности работников службы приема, а также навыки и знания, требуемые для их выполнения, определены профессиональным стандартом. (Приложение 1)

Начиная работу, администратор должен просмотреть журнал с записями предыдущей смены. В этот журнал записывается информация о том, что произошло за смену, о потребностях гостей, обратившихся в службу в этот период времени, но не удовлетворенных по каким-либо причинам. Перед началом работы необходимо также просмотреть информацию о наличии свободных мест и заявки на текущие сутки. На основании документов, о которых речь пойдет в следующих разделах, администратор ведет учет использования номерного фонда.

Служба приема и размещения должна обеспечивать максимальную загрузку гостиницы, не допуская необоснованных простоев.

При регистрации и оформлении выезда производятся расчеты за проживание в гостинице и дополнительные услуги. При выписке проверяют счет гостя, уточняют все его расходы за время проживания и принимают оплату. Очень важен контроль за выездом, чтобы не допустить отъезда гостей, которые не заплатили по счету.

Портье отвечает за хранение и выдачу ключей от номеров проживающим по предъявлении визитной карточки. Кроме того, в службу приема и размещения часто обращаются гости, чтобы получить какую-либо информацию или иную услугу.

Оператор механизированного расчета (кассир) контролирует своевременную оплату всех видов услуг, получает оплату за проживание при наличном расчете и составляет кассовые расчеты для бухгалтерии.

Работник паспортного стола проверяет данные паспорта, правильность их занесения в регистрационную карточку, контролирует срок действия виз, выписывает пропуска на основании паспортных данных.

Отчетность

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Подобные документы

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Подобные документы

Вам также может понравиться