Оформлять командировку нужно в следующем порядке:

1. Принять решение о направлении работника в командировку и проверить возможность ее оформления.
2. Оформить документы для направления работника в командировку и выдать (перечислить) денежные средства на командировочные расходы.
3. Произвести окончательный расчет с работником по возвращении его из командировки.

Необходимо учитывать, что определенные особенности имеет оформление командировки руководителя организации.

Работодатель вправе направлять работников в командировки как по России, так и за рубеж, при этом загранкомандировка оформляется в общем порядке.

Принятие решения о направлении работника в командировку и проверка возможности ее оформления

Прежде чем оформить направление работника в командировку, необходимо проверить, не относится ли он к категории работников, которых работодатель не вправе направлять в командировку или которые могут отказаться от нее. Работодатель вправе направлять в командировку только работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателем (в т. ч. совместителей, иностранных работников), за исключением отдельных категорий граждан. Если в отношении работника законодательством установлен запрет на направление в командировку, работодатель не вправе командировать его даже при наличии его согласия.

Подтверждение: ст. 166, ч. 2 ст. 287, ч. 8 ст. 11 Трудового кодекса РФ, п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-04/1/844 от 19 декабря 2006 г.

Работодатель вправе в определенных случаях привлекать работника к дисциплинарной ответственности за отказ ехать в командировку.

Следует иметь в виду, что служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками.

Подтверждение: ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, абз. 3 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работники направляются в командировку на основании письменного решения работодателя (абз. 2 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.), которое, как правило, оформляется в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

Оформление документов для направления работника в командировку и выдача (перечисление) денежных средств на командировочные расходы

При направлении работника, с которым заключен трудовой договор, в командировку нужно оформить приказ (распоряжение) руководителя о направлении работника в командировку.

С 8 января 2015 года работодатели не обязаны оформлять служебное задание и командировочное удостоверение работникам, которые направляются в командировку, поскольку требование об оформлении указанных документов отменено (п. 2 Постановления Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 г.). Вместе с тем работодатели могут продолжать оформление служебных заданий и командировочных удостоверений (см. образцы в конце статьи ) работникам (например, по унифицированным формам), если приняли решение и далее использовать эти формы, что отражено в учетной политике организации.

С 8 августа 2015 года работодатели также не обязаны вести журналы учета командированных работников, поскольку отменена норма, согласно которой на Минтруд России возлагалась обязанность по утверждению форм этих журналов и порядка и их заполнения (п. 3 Изменений, утв. Постановлением Правительства РФ № 771 от 29 июля 2015 г.). Сами формы указанных журналов и порядок их оформления, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития России № 739н от 11 сентября 2009 г., отменены с 19 октября 2015 года (Приказ Минтруда России № 646н от 17 сентября 2015 г.).

Вместе с тем работодатели могут продолжать вести журналы учета работников, прибывающих и выбывающих в командировку, если приняли соответствующее решение. Если работодатель принял решение вести такие журналы, можно сделать их в свободной (самостоятельно утвержденной) форме.

Следует учесть, что при направлении работника в командировку в Республику Крым в период, когда изменилась его административно-территориальная принадлежность, не нужно переоформлять командировочные документы, поскольку для командировок по России и странам СНГ (в т. ч. по Украине) оформляется одинаковый пакет документов.

Вывод: изменение административно-территориального статуса территории командирования в данном случае не является основанием для внесения в документы каких-либо изменений.

Период нахождения работника в командировке необходимо отметить в табеле учета рабочего времени.

Подтверждение: ч. 4 ст. 91, ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3, 7, 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работнику, который направлен в командировку, предоставляются предусмотренные трудовым законодательством гарантии, а именно:

• сохранение места работы (должности);
• сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке;
• возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов по проезду, найму жилья, суточных и др.).

Кроме того, перед направлением в командировку работодатель выдает (перечисляет) командируемому работнику денежные средства на командировочные расходы (аванс).

Указанные гарантии распространяются и на совместителей (как внутренних, так и внешних). При этом совместителю средний заработок за время нахождения его в командировке нужно сохранять только у того работодателя, который направил его в командировку. Если же работник направлен в командировку одновременно как по основному месту работы, так и по совместительству, средний заработок нужно сохранять у обоих работодателей. Возмещение расходов по командировке в этом случае распределяется между работодателями по соглашению между ними.

Подтверждение: ч. 1 ст. 168, ч. 2 ст. 287 Трудового кодекса РФ, п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Срок командировки

Срок командировки работодатель определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

Предварительный (расчетный) срок, на который работник направляется в командировку, нужно указать в приказе о направлении работника в командировку, который подписывает руководитель организации (или уполномоченное им на это лицо) или индивидуальный предприниматель.

Максимальный срок нахождения работника в командировке (как по России, так и в загранкомандировке) законодательством не установлен. Исключение - иностранные работники. В отношении них определение максимального срока нахождения в командировке имеет свои особенности (п. 6 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г., приложение к Приказу Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.).

Подтверждение: п. 1, 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-06/1/304 от 28 апреля 2010 г.

При этом трудовое законодательство не предусматривает какого-либо разделения командировок на краткосрочные и длительные (письмо Минздравсоцразвития России № 924-12 от 16 марта 2010 г.). Однако работодатель в своем локальном нормативном акте (например, в Положении о служебных командировках) может определить продолжительность краткосрочных и длительных командировок, в частности, в целях установления сроков хранения командировочных документов (ч. 2 ст. 5, ст. 8 Трудового кодекса РФ).

При необходимости можно изменить срок командировки работника (сократить или продлить первоначально установленный ее срок). Трудовое законодательство не регулирует вопрос изменения срока командировки, однако и не содержит каких-либо запретов или ограничений на такие действия работодателя.

Подтверждение: ст. 166 Трудового кодекса РФ, Положение, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма Минфина России № 03-04-06/4-5 от 14 января 2013 г., № 03-04-06-01/244 от 22 сентября 2009 г.

Сокращение срока командировки

Необходимость сокращения срока командировки может возникнуть, в частности, по следующим причинам:

• работник досрочно выполнил служебное поручение;
• работодателю требуется немедленное присутствие работника на работе по производственной необходимости (отзыв из командировки);
• возникли семейные обстоятельства или иные уважительные причины, по которым требуется немедленное возвращение работника (например, в связи со смертью близкого родственника).

Для сокращения срока командировки работника необходимо издать соответствующий приказ. Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, он составляется в свободной форме. В этом приказе необходимо указать:

• причину изменения срока командировки;
• новый срок командировки (количество дней, на которое она сокращается);

Основанием для издания приказа является служебная записка непосредственного руководителя командированного работника о необходимости изменения срока командировки, согласованная с руководителем организации (индивидуальным предпринимателем), и другие документы в зависимости от причины отзыва (например, приказ, который обосновывает производственную необходимость немедленного присутствия работника на работе).

По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним об отзыве из командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа об изменении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу.

Продление срока командировки

Необходимость продления срока командировки может возникнуть, в частности, по следующим причинам:

• невозможность выполнения служебного поручения в установленные сроки (в силу форс-мажорных обстоятельств, когда для выполнения задания требуется дополнительное время, и др.);
• выполнение работником дополнительного служебного поручения;
• временная нетрудоспособность работника в период командировки;
• вынужденная остановка (задержка) в пути (например, по метеоусловиям, из-за поломки транспортного средства, сбоя в движении транспортных средств и т.п.);
• невозможность выезда из места командирования в связи с отсутствием билетов.

Подтверждение: п. 9, 25 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Для продления срока командировки работника нужно издать соответствующий приказ. Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, он составляется в свободной форме. В приказе необходимо указать:

• фамилию, имя, отчество командированного работника;
• должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
• реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
• причину продления командировки;
• новый срок командировки (количество дней, на которое она продлевается);
• поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 Трудового кодекса РФ).

Основанием для издания приказа является служебная записка непосредственного руководителя командированного работника о необходимости продления срока командировки, согласованная с руководителем организации (индивидуальным предпринимателем), а также листок нетрудоспособности, заявление работника и другие документы (в зависимости от причины продления).

По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним о продлении срока командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа о продлении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу. Следует учесть, что если работник относится к категориям, которые можно направлять в командировку только с их письменного согласия, при необходимости продления командировки до издания приказа нужно повторно запросить согласие работника на командировку. Если невозможно сразу оформить согласие письменно, оно оформляется по возвращении работника из командировки.

Поскольку об изменении (продлении, сокращении) срока командировки издается отдельный приказ, в котором учитываются все нюансы такого продления (сокращения), нет необходимости вносить изменения (исправления) в ранее составленные командировочные документы (приказ о направлении работника в командировку и т.д.).

Подтверждение: ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ.

Также при необходимости работодатель может:

• отозвать работника из командировки (сократить ее срок, установленный первоначально);
• отменить командировку работника (отказаться от направления работника в командировку) в ситуации, когда она документально оформлена, но работник еще не выехал к месту командирования.

Трудовое законодательство не регулирует указанные вопросы, однако и не содержит каких-либо запретов или ограничений на такие действия работодателя.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, которые представляет работник после возвращения из командировки.

Если работник едет к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном или личном транспорте (в т. ч. по доверенности), то фактический срок пребывания в командировке указывается в служебной записке. Служебная записка оформляется на основании и с приложением оправдательных документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и т.п.). Ее работник представляет работодателю после возвращения из командировки. Данные правила применяются и в ситуации, когда работник добирается к месту командирования транспортом лица, которое оказывает автотранспортные услуги на основании соответствующего договора, но не оформляет проездные документы (билеты).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок своего пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. Например, при проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается договором об оказании гостиничных услуг, оформленным в соответствии с Правилами, утв. Постановлением Правительства РФ № 1085 от 9 октября 2015 г.

Если у работника нет ни проездных документов, ни документов по проживанию, то фактический срок пребывания в месте командирования он подтверждает иными документами, содержащими подтверждение принимающей стороной (организацией либо должностным лицом) срока прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командирования). Например, это может быть служебная записка и (или) письмо принимающей стороны. В служебной записке о сроке пребывания в месте командирования должностное лицо организации, куда был направлен работник, должно поставить отметку и свою подпись, которые подтвердят даты прибытия работника в место командирования и убытия из него.

Подтверждение: п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма ФНС России № СД-4-3/20427 от 24 ноября 2015 г., Роструда № 2450-6-1 от 19 октября 2015 г.

Окончательный расчет с работником по возвращении его из командировки

При возвращении из командировки нужно произвести окончательный расчет с работником по оформленному авансовому отчету.

Дооформлять командировочное удостоверение и отчет о выполненной в командировке работе (оборотную сторону служебного задания) не нужно, поскольку требование об оформлении указанных документов отменено (п. 2 Постановления Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 г.).

К авансовому отчету работника потребуется приложить документы, подтверждающие командировочные расходы, которые заявлены в авансовом отчете (например, документы, подтверждающие расходы на проезд, наем жилья и др.).

Если документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, организация должна обеспечить их построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Сделать это может как сторонний профессиональный переводчик, так и специалист организации, на которого возложена обязанность по переводу (даже при отсутствии у него специального образования (диплома)) (письма Минфина России № 03-03-06/1/202 от 20 апреля 2012 г., № 03-03-06/1/725 от 3 ноября 2009 г.).

При этом допускается не переводить слова, которые являются зарегистрированным товарным знаком. Например, это может быть наименование авиакомпании (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.). Кроме того, можно оставить без перевода слова, которые не имеют существенного значения (например, правила авиаперевозки) (письма Минфина России № 03-03-07/6 от 24 марта 2010 г., № 03-03-05/57 от 22 марта 2010 г.).

При переводе на русский язык реквизитов электронного билета также существуют свои особенности.

Авансовый отчет вместе со всеми подтверждающими документами работник должен представить работодателю в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки. Указанный срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. При этом если работник вернулся из командировки в выходной (праздничный) день, то трехдневный срок нужно отсчитывать с первого рабочего дня, следующего за днем возвращения.

Подтверждение: п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций, п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., Указания по применению и заполнению формы № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-10, № Т-10а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (образец формы Т-10а)

Командировочное удостоверение (образец формы Т-10)

Порядок оформления командировок значительно упростился. Рассказываем, как сделать всё правильно по новым требованиям.

Из статьи вы узнаете:

Командировки в 2017 году

Прежде всего, еще раз напомним о тех изменениях, которые были внесены в 2015 году в правила оформления командировок. Так Постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 года № 1595 было отменено обязательно требование по оформлению:

служебного задания;

командировочного удостоверения.

В настоящее время данные документы работодатель оформляет только в том случае, если это предусмотрено Положением о командировках . Соответственно, документальное оформление поездок упрощено. Фактически единственным документом, которым в обязательном порядке надо оформить при направлении сотрудника в поездку, будет соответствующий приказ.

Скачайте документы по теме:

Для оформления командировки следует издать приказ. Служебное задание на командировку – 2017, а также командировочное удостоверение, по общему правилу, оформлять не надо. Между тем, если организация не намерена отказываться от использования этих документов, она может продолжать их применять, закрепив соответствующее условие в Положении о командировках.

Оплата командировок 2017 производится по правилам, установленным:

• статьей 168 Трудового кодекса РФ;
• Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Поэтому для расчета командировки, надо учитывать данные правовые нормы.

Отметим, что для работников бюджетных организаций и органов государственной власти установлен специальный порядок возмещения командировочных расходов. Так, для отдельных категорий государственных бюджетных учреждений действует порядок, утвержденный Постановлением Правительства РФ от 12.10.2013 N 916. Для региональных бюджетных учреждений действуют нормы, которые установлены нормативными актами субъектом РФ.

Оформление командировок

Итак, главным документом для оформления служебной командировки будет приказ организации. Именно в этом документа определяется:

период поездки;

место командирования.

В том случае, если организация продолжает использовать служебное задание и командировочное удостоверение, составлять эти документы можно по унифицированным формам № Т-10а.

Отметим, что на практике многие организации не отказались от составления таких заданий. В данном документе формулируются задачи, которые ставятся перед работником на время поездки. Также эта форма содержит графу, в которой работник составляет краткий отчет о выполненном задании. Такой порядок оформления очень удобен в практической работе. Кроме того, именно на такое задание можно сделать ссылку в приказе о направлении в командировку в графе «Основание». Напомним, что унифицированная форма приказа № Т-9 содержит такую строку, которую надо заполнить при издании приказа.

Также можно продолжать пользоваться унифицированной формой командировочного удостоверения, это форма № Т-10. Применение этого документа также удобно для контроля за пребыванием сотрудника в месте командировки. У работодателя имеется подтвержденная информация о том, в течение какого периода сотрудник находился в каждой командированной организации.

Здесь отметим, что поскольку командировочное удостоверение в 2017 году не является обязательным документом, у организации, куда командирован работник, нет обязанности вносить в него соответствующие записи. Между тем, отметим, что на практике проблем по этому поводу не возникает.

Приказ о командировке в 2017 году

Теперь остановимся подробнее на том, как надо оформить приказ на командировку. В настоящее время организации могут продолжать использовать унифицированную форму приказа № Т-9. Отметим, что использование на практике унифицированных форм довольно удобно и привычно. Такая форма содержит все необходимые реквизиты первичного учетного документа и работодателю остается только заполнить соответствующие графы формы.

Итак, в приказе на командировку 2017 надо указать:

1. фамилию, имя и отчество командированного работника;
2. его должность;
3. место командирования. Здесь следует вписать город (или страну), куда осуществляется поездка, а также наименование организации;
4. срок поездки в календарных днях;
5. период командировки. Следует указать дату начала и окончания поездки;
6. за счет какой организации осуществляется оплата расходов. Отметим, что, как правило, расходы принимает на себя организация-работодатель. Между тем не так редки ситуации, когда расходы возмещает именно принимающая организация;
7. основание. В этой графе указывается задание, если оно составляется в организации. Если оно не практикуется у работодателя, надо указать реквизиты документа, на основании которого происходит поездка. Это, например, может быть приглашение на участие в выставке, заявка заказчика и тому подобное.

Отдельно отметим, что не всегда удается однозначно определить организацию, куда сотрудник направляется в командировку. Например, сотрудник может быть направлен на участие в выставке, форуме, конференции, а организатор мероприятия может быть заранее не известен работодателю. В такой ситуации, когда нельзя определить организацию, куда направляется работник, следует указать только страну и город, а также мероприятие, для участия в котором сотрудник командирован (цель).

Приказ о направлении сотрудника в служебную командировку

При этом предприятие имеет право устанавливать любые размеры суточных. Их величину трудовое законодательство не ограничивает. Необходимо только, чтобы размеры установленных на предприятии суточных были закреплены локальными нормативными актами - положением о командировках или об оплате труда, в коллективном трудовом договоре и т. п. В составе расходов выплаченные за командировки суммы должны быть учтены только на ту дату, когда сотрудником будет представлен авансовый отчет по данной служебной поездке.

Следует учитывать, что выплата суточных предусмотрена только для тех случаев, когда сотрудник, отправившийся в такую поездку, не может ежедневно возвращаться к месту проживания. Поэтому при однодневных командировках, к месту работы, расположенном поблизости от основного, в расчете налога на прибыль квалифицировать выплаченные работнику суммы как командировочные расходы нельзя.

Положение о командировках: образец – 2017

Сразу отметим, что Положение не является обязательным локальным актом организации. Между тем, если в компании практикуется направление сотрудников в поездки, то в нем прописываются все принципиальные вопросы, связанные с командировками.

Отметим, что детальное урегулирование всех этих и других вопросов, связанных с командировками, позволит организации максимально упростить оформление поездок, а также избежать разногласий с сотрудниками. С Положением следует ознакомить всех работников, на которых оно будет распространяться, под подпись.

Такое положение каждая организация разрабатывает самостоятельно, учитывая собственные интересы и потребности Унифицированной формы такого документа нет. При разработке собственного локального акта вы можете использовать подготовленный нами Образец положения.

Скачать в.doc

Скачать в.doc

Декларация по УСН