С 8 августа 2015 года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Изменения внесены постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Разберемся, что поменяется в работе бухгалтера.

Письменное решение — основание для направления в командировку

Чиновники уже второй раз за последнее время уточняют наименование и порядок оформления документа, который нужен для . Теперь это письменное решение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). То есть появилось прилагательное «письменное».

На практике решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить по унифицированной форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля. Образец приведен ниже (образец 1).

Образец 1 Приказ о направлении в командировку

Примечание . При использовании личного или арендованного автомобиля нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору об использовании личного имущества работника в служебных целях либо договор аренды

В Положении о командировках нет прямого указания, что необходимо оформить письменное разрешение работодателя на проезд на попутном транспорте. Роструд рекомендует установить порядок пользования попутным транспортом в локальном нормативном акте компании (письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1).

Служебная записка

Если работник ездил в командировку на автомобиле, по возвращении из командировки он должен составить (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). В ней нужно указать фактический срок пребывания в командировке. Такие рекомендации давали раньше и специалисты Роструда (письма от 15.05.2015 № 1168-6-1 и от 10.04.2015 № 831-6-1). Образец служебной записки приведен ниже (образец 2).

Образец 2

Документы, прилагаемые к служебной записке

К служебной записке работник должен приложить документы, подтверждающие срок пребывания в командировке. Их перечень будет зависеть от обстоятельств проезда и проживания в командировке (см. таблицу ниже).

* Документ, подтверждающий оказание услуг по проживанию в месте командирования (например, договор аренды квартиры у частного лица), должен содержать сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства РФ от 25.04.97 № 490.

Если нет документов на проезд и проживание

В служебной записке работник может объяснить причину отсутствия у него документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание. В этом случае подтвердить фактический срок пребывания в командировке можно письмом принимающей компании (абз. 4 п. 7 Положения о командировках). В письме принимающем компании должны быть указаны начальная и конечная даты срока.

Фрагмент служебной записки смотрите ниже(образец 3).

Образец 3

Журналы регистрации командированных работников теперь необязательны

Отменен пункт 8 Положения о командировках. Этим пунктом на Минтруд России возлагалась обязанность утвердить формы журналов учета командированных работников и порядок их заполнения.

Формы журналов учета, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (далее — приказ № 739н), не отменены и пока продолжают действовать.

Можно не вести…

• журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации по форме, приведенной в приложении № 2 к приказу № 739н;
• журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы по форме, приведенной в приложении № 3 к приказу № 739н.

Вместе с тем работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.

…но хранить обязательно

Действующее законодательство обязывает работодателей хранить журналы учета командированных работников в течение установленного срока. То есть просто выбросить их за ненадобностью нельзя.

Журналы учета командированных по РФ работников нужно хранить в течение 5 лет. Журналы учета работников, выбывающих в зарубежные командировки, нужно хранить в течение 10 лет (п. «з» и примечание 2 к п. «з» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Журналы отменят в ближайшем будущем

Очевидно, что изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, приведут к необходимости отмены Порядка и форм учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденных приказом № 739н. Такой вывод можно сделать из абзаца 10 пояснительной записки к проекту постановления Правительства РФ, размещенного на официальном портале по адресу: http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=36877 .

Сентябрь 2015 г.

1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками

2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году.

3. Какими документами оформляется служебная командировка.

Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись. Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях. При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам. С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье.

Что признается служебной командировкой

Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации. Поэтому к командировкам относятся, в том числе, следующие служебные поездки работников:

• поездка в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
• поездка из обособленного подразделения, в котором работает сотрудник, в головную организацию;
• поездки дистанционных работников и надомников в головную организацию.

Как следует из самого определения, в служебные командировки могут направляться только сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры. Например, поездка, в которую направляется исполнитель по гражданско-правовому договору, не является служебной командировкой. Также командировками не признаются служебные поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, или работа которых осуществляется в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

! Обратите внимание: При направлении сотрудника в служебную командировку необходимо учитывать ограничения, установленные Трудовым кодексом:

• Нельзя направлять в командировки работников, даже при наличии их согласия, относящихся к следующим категориям (ст. 259, 268 ТК РФ):
  • беременные женщины;
  • работники в возрасте до 18 лет.

• Можно направлять в командировки только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний работников из следующих категорий (ст. 259, 264 ТК РФ):
  • женщины, имеющие детей до трех лет;
  • работники, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
  • работники, имеющие детей-инвалидов;
  • работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Если указанные работники откажутся от командировки, работодатель не вправе командировать их в принудительном порядке. В противном случае работодателя ждет административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Для юридических лиц наказание довольно существенное – штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей. Поэтому выгоднее знать нормы трудового права и не нарушать их.

Документальное оформление служебной командировки

Итак, если поездка сотрудника соответствует рассмотренным критериям служебной командировки, ее необходимо оформить надлежащим образом, чтобы выплаты сотруднику и расходы, связанные с такой поездкой, были обоснованы. Порядок документального оформления служебных командировок, как правило, устанавливается в соответствующем локальном акте, например, в Положении о служебных командировках. Работодатель вправе самостоятельно определять количество и формы необходимых документов в зависимости от масштабов деятельности, организационной структуры и других факторов. Рассмотрим документы, которые обычно используются при оформлении служебных командировок.

1. Служебное задание

С 8 января 2015 года составлять служебное задание для направления работника в служебную командировку и отчет о его выполнении не обязательно (пп. б п. 2 Изменений, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Однако если работодатель все-таки решил продолжать использование данного документа, это необходимо прописать в локальном акте, где также устанавливается форма служебного задания: унифицированная (№ Т-10а) или самостоятельно разработанная.

Использовать служебное задание для направления в командировку может быть удобно в организациях с большим количеством структурных подразделений и разветвленной иерархией. Руководитель структурного подразделения составляет служебное задание для направления в командировку подчиненного ему сотрудника, в котором обосновывается необходимость командировки: основание, цель, место назначения, срок. Затем на основании этого документа руководитель организации принимает окончательное решение и издает приказ о направлении в командировку.

Очевидно, что небольшим организациям намного удобнее обходится без оформления служебного задания, поскольку вся информация, содержащаяся в нем, присутствует также и в других документах (например, в приказе о направлении работника в командировку), а сокращение «бумажной работы» позволит ускорить процедуру оформления служебных командировок.

3. Подтверждение фактического срока пребывания в командировке

До изменений в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, вступивших в силу 8 января 2015 года, документом, подтверждающим фактический срок нахождения сотрудника в командировке, было командировочное удостоверение (форма № Т-10). Командировочное удостоверение сотрудник представлял по возвращении из командировки с проставленными отметками о времени прибытия в пункты назначения и убытия из них.

Теперь оформлять командировочное удостоверение не требуется, а фактический срок нахождения сотрудника в командировке подтверждают (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки):

• проездные документы (авиа-, ж/д- билеты и т.д.), или
• служебная записка с приложенными оправдательными документами (путевой лист, кассовые чеки, квитанции и т.д.) – в случае .

Срок служебной командировки рассчитывается как период со дня выезда сотрудника в командировку по день приезда их нее. При этом днем выезда является день отправления транспортного средства (автобуса, поезда, самолета и т.д.) от места постоянной работы сотрудника, а днем приезда – день прибытия транспортного средства. День отъезда в командировку (прибытия из командировки) определяется по времени отправления транспортного средства: до 24:00 часов включительно – текущие сутки, а после 00:00 часов – следующие сутки (абз. 2 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Пример .

Работник едет в командировку на поезде, который отправляется 25 февраля в 23:58. В этом случае первым днем командировки будет 25 февраля, то есть за весь этот день (полный) работнику полагается выплата суточных.

! Обратите внимание: Если место отправления транспортного средства (аэропорт, станция, пристань) находится за пределами населенного пункта, где расположена командирующая организация, то для определения срока служебной командировки, необходимо также учесть время, которое требуется сотруднику, чтобы добраться до аэропорта, станции или пристани (абз. 3 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Пример.

Работник отправляется в командировку на самолете, который вылетает 5 марта в 00:30, при этом аэропорт находится за пределами населенного пункта, в котором расположена командирующая организация (место постоянной работы сотрудника). Чтобы добраться до аэропорта, сотрудник выезжает 4 марта в 23:00. В данном случае днем начала командировки является 4 марта, даже несмотря на то, что в билете указана дата 5 марта.

4. Продление срока служебной командировки

В некоторых случаях может возникнуть необходимость продлить первоначально установленный срок служебной командировки. Процедура продления срока командировки законодательно не регламентирована, поэтому работодатели могут самостоятельно ее разработать и закрепить в локальном акте о командировках. В общем случае продление срока служебной командировки включает в себя следующие действия:

• Запрос согласия на продление срока командировки у сотрудников, которые могут быть направлены в служебные командировки только с их письменного согласия;
• Издание приказа о продлении срока служебной командировки (в произвольной форме) с указанием причины такого продления и новой даты окончания командировки;
• Перечисление работнику денежных средств на оплату дополнительных командировочных расходов, связанных с увеличением срока командировки;
• Уведомление работника о продлении срока служебной командировки (например, направление скана приказа о продлении командировки по электронной почте).

5. Отражение служебных командировок в табеле учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, в том числе и тех, кто направлен в служебные командировки. На основании приказа о направлении в служебную командировку дни командировки отмечаются в табеле буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Продолжительность отработанного времени в дни командировки не указывается.

! Обратите внимание: Если дни командировки приходятся на выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле учета рабочего времени такие дни должны отмечаться кодом «РВ» или «03» (Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1). Либо указываются два кода «РВ» и «К» или «06» и «03» (Письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291). Главное, чтобы данные табеля учета рабочего времени позволяли правильно рассчитать оплату труда командированного сотрудника: выплаты за рабочие дни командировки в размере среднего заработка (ст. 167 ТК РФ), а также за соответствующие дни командировки (ст. 153 ТК РФ).

6. Ведение журнала учета командированных сотрудников

Работодатели должны вести учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, в специальном журнале. Форма журнала и Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки, утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н в соответствии с п. 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. До тех пор пока такие журналы официально не отменены (как, например, командировочное удостоверение), лучше не пренебрегать их ведением, поскольку при проверке Трудовой инспекцией отсутствие журнала регистрации командированных сотрудников может повлечь административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

7. Отчет о выполненном в служебной командировке задании

Как уже говорилось в этой статье, с 8 января 2015 года оформлять служебное задание и отчет о его выполнении не обязательно. Однако отсутствие необходимости представлять письменный отчет о выполненном в командировке задании не освобождает работника от выполнения своих трудовых обязанностей в период командировки. Поэтому за работодателем сохраняется право:

• требовать от работника выполнения в командировке служебного поручения;
• требовать представления результатов выполненной работы, если это предусмотрено служебным поручением. Например, если сотрудник головной организации командирован в обособленное подразделение для проведения процедур внутреннего контроля, то работодатель вправе требовать от него предоставления результатов такого контроля;
• привлекать работника к дисциплинарной ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него в период командировки трудовых обязанностей.

Кроме того, работодатель может предусмотреть оформление отчета о выполненном в командировке задании в локальном акте о командировках, а также самостоятельно разработать форму такого отчета.

С внесением изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации») с 2015 года процедура документального оформления служебных командировок в большей степени регламентируется самим работодателем. Указанные изменения заметно упростили оформление командировок, но, вместе с тем, поставили работодателя перед непростым выбором: какие документы действительно необходимы при оформлении командировок, а без каких вполне можно обойтись? С ответом на этот вопрос Вы, наверняка, уже определились, прочитав статью. А в рассмотрим, какие выплаты положены командированному сотруднику и какие расходы можно отнести к «командировочным». Не пропустите!

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

1. Трудовой кодекс РФ
2. Кодекс об административных правонарушениях РФ
3. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»
4. Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»
5. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
6. Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1
7. Письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе

♦ Рубрика: , .

Менеджеры часто ездят в командировки, поэтому вопрос о командировочных расходах для коммерческого отдела актуален всегда. Все, что нужно знать о командировочных расходах, а также какие изменения в этом вопросе ожидаются в 2016 году – подробно в нашей статье.

В этой статье вы прочитаете:

• Какие изменения командировочные расходы претерпят в 2016-м году
• Как рассчитать суточные командировочные расходы
• Как производится оплата командировочных расходов
• Как устанавливается сумма командировочных расходов
• Какими документами командировочные расходы регламентируются

Командировочные расходы: изменения в 2016 году

По инициативе Министерства финансов РФ, предлагается лишить рядовых сотрудников суточных денежных средств по командировочным расходам. Ведомство предлагает такие изменения командировочных расходов с начала 2016-го года.

Лучшая статья месяца

Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.

Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.

Эксперты единогласно утверждают, что подобные изменения командировочных расходов приведут только к негативу. Ведь сотрудники не будут ездить в командировки, начнут отказываться. Это приведет к негативным последствиям для репутации компаний.

Но представители Министерства утверждают – благодаря этому решению удастся повысить общую прибыль организаций, с которых производится уплата налогов в федеральный бюджет, что благоприятно скажется на экономике страны.

Стоит учитывать, что изменения командировочных расходов, по инициативе Минфина, предполагают отмену данных выплат лишь для поездок внутри страны, а суточные при заграничных командировках сохранятся.

l&g t;

Что входит в командировочные расходы

Чтобы лучше понимать ситуацию, следует разобраться – чем является командировка по служебной необходимости. Этот термин, в соответствии с ТК РФ, предполагает определенный выезд работника за пределы места проживания – для решения служебных задач.

В соответствии с положениями законодательства, суточные командировочные расходы в 2016-м году будут включать:

– затраты на проезд к месту командировки, покупка билетов в обратную сторону;

– расходы на аренду жилья на месте командировки;

– выплата суточных – карманных денег работнику, которые ему нужны для различных нужд, в том числе для оплаты услуг связи;

– оформление разных документов.

Командировочные оплачиваются лишь для компенсации целевых издержек, а также должны подтверждаться соответствующими документами – включая чеки, специальные документы и пр.

Размер суточных командировочных расходов в каждой организации определяется согласно своим нормам – с учетом принятых норм на предприятии, значимости командировки, статуса сотрудника и множества прочих критериев.

Какая сумма командировочных расходов установлена на 2015 год

В российской практике установлен максимальный размер суточных командировочных в 2015-м году на уровне 700 рублей. Однако актуальным данное правило следует считать лишь для государственных компаний, выплачивающих для сотрудников командировочные из бюджетных средств. У частных организаций обычно есть право самостоятельно определять размер командировочных, которые оказываются выше установленных законом для муниципальных.

Для заграничных командировочных расходов сумма в сутки не должна быть более 2,5 тысяч рублей. Однако это также регламентируется лишь для государственных предприятий. У частных компаний есть право самостоятельно выбирать нужную сумму.

Но при определении собственных суточных сумм нужно учесть – если суммы будут выше установленных законом, потребуется уплата налога 13% на деньги свыше указанной суммы.

Законодательство не ограничивает минимальный размер командировочных расходов в 2016-м году. Но всё же бухгалтеры должны учитывать определенные ориентиры, основой сегодня становятся средние показатели следующего характера:

– суточные при командировках внутри своего региона равны 200-300 рублей;

– в другие регионы страны – 500 рублей;

– поездка заграницу по минимуму для предприятия обойдется в 1 тыс. рублей;

Как и ранее, для нормы возмещения командировочных расходов 2016-го года необходимо корректно оформить соответствующие документы. Без этого не удастся получить все полагающиеся средства.

Какие документы требовать для отчета за командировочные расходы

Руководителю сначала нужно опубликовать приказ, с прописыванием и обоснованием в нем необходимости командировочной поездки для сотрудника. Затем будет определен размер причитающихся суточных, прочих расходов, которые могут возникнуть в рамках поездки. Далее сотруднику будет выдано специальное командировочное удостоверение – с его помощью работник сможет документально подтвердить свое нахождение на работе. По завершении командировки сотрудник должен предоставить пакет документов:

– чеки на покупки;

– документы, которые удостоверяют расходы определенного характера, указанные в отчете.

Однако бухгалтерии необходимо понимание, что в гостинице с 3-разовым питанием могут не оплачиваться излишества сверх нормы – ведь ему и так предоставлены деньги на еду.

Если говорить о суточных командировочных расходах 2016 для зарубежных поездок, то здесь существуют некоторые отличия. К примеру, для возмещения затрат на аренду жилья необходимо предоставление загранпаспорта с отметкой о пересечении границы дважды.

• Директор по производству: обязанности и требования к должности

Как рассчитать командировочные расходы

Установлен порядок расчета законодательством, производится таким образом:

• определение суммы, начисляемой сотруднику как зарплату за последний год до поездки в командировку;
• вычет из рассчитанной суммы разных выплат, не входящих в основной размер зарплаты – отпускные, больничные и пр;
• корректировка сумм, которые сотрудник получил в виде разных премий;
• вычисление числа дней, отработанных сотрудником по факту – вычитая из всего числа рабочего времени часов отсутствия по разным причинам;
• полученная в итоге сумма заработка делится на число дней, в течение которых сотрудник был на рабочем месте. Исходя из этой цифры получается результат, начисляющийся работнику как командировочные выплаты.

Оплата командировочных расходов, облагаемых НДС

Оплата транспортных расходов. Затраты на проезд к месту командировки и в обратном направлении, к месту постоянной работы, возмещаются в размере стоимости проезда транспортом общего назначения (за исключением такси), в том числе уплату страховых платежей, по государственному обязательному страхованию, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов, также за использование постельных принадлежностей.

Возмещение расходов по найму жилого помещения. Оплата расходов по найму жилого помещения в полном размере производится сотруднику согласно подтверждающим документам. Не включаются размеры данной оплаты в доходы работника, следовательно, не производится начисление налогов с них. Не происходит начисление с данных сумм ЕСН и страховых взносов в Пенсионный фонд. Можно уменьшить свою налогооблагаемую базу на размер трат по оплате жилья.

Если сотрудник документально не смог подтвердить свои траты на оплату жилья, тогда предполагается возмещение денег по нормативам. Не предполагается обложение «нормативных» выплат в данном случае НДФЛ, не начисляются на них ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд.

Нужно также учесть, что не входят в число затрат по найму жилого помещения расходы за пользование саунами, мини-барами и другие соответствующие траты. Если они не были отдельно выделены в счете.

Суммы за питание и прочие личные услуги, которые включены в счета по найму жилья, подлежат оплате в счет суточных.

Расходы по найму жилья возмещаются в пределах установленных норм за каждые сутки без зачета перерасхода в отдельные командировочные дни, и по этой стране, и в других государствах.

Сотрудник при отправке в страны СНГ может сам выбирать для себя жилье, поскольку законодательно не ограничен выбор отеля, компания не должна производить возмещение расходов, которые связаны с наймом жилья, если цена данных услуг не была отдельно выделена в счете гостиницы.

Возмещение прочих расходов. При выдаче в качестве аванса дорожных и банковских чеков в зарубежной валюте с целью оплаты затрат, которые связаны с заграничным командированием, предполагается возмещение для работника комиссионных, которые удержаны при их обмене за наличную валюту.

У сотрудника есть право возмещения и прочих расходов, которые не включены в доход, облагаемый подоходным налогом, если связаны с выполнением задания работодателя.

Вместо суточных возмещение питания. Некоторые компании не производят выплату для сотрудников в командировке суточных, однако положениями внутреннего положения закрепляют собственную обязанность возмещать расходы по питанию работнику во время служебных поездок в полной сумме. Такую практику обычно используют «западные» компании.

В таких ситуациях, вероятнее всего, налоговики не разрешат учет суммы расходов на возмещение стоимости питания работника в командировке, при налогообложении прибыли. Также они данную сумму расценят как доход, который подлежит уплате НДФЛ.

По налогу на прибыль вряд ли удастся оспорить претензии со стороны налоговиков. Поскольку компания добровольно решила возместить расходы на питание сотрудника в командировке, хотя такая обязанность законодательно не устанавливается.

В случае с НДФЛ предполагается другая ситуация – с направлением сотрудников в командировку по инициативе работодателя. Соответственно, именно он должен нести затраты на питание в кафе-ресторанах в силу выполнения трудовых обязанностей. Поэтому под определение «дохода» по статье 41 НК РФ возмещение расходов на питание не подпадает.

Какие делать проводки по бухучету командировочных расходов

Командировка по России. Выдача командировочных для сотрудника под отчет из кассы. Аванс, предоставленный сотруднику, отражается проводкой в учете.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 – наличные средства, которые выданы сотруднику с целью оплаты командировочных затрат.

ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 51 – перечисление денежных средств на специальный карточный счет.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 – учет суммы аванса, который работнику выдан с целью оплаты командировочных издержек.

У сотрудника после возвращения из командировки есть 3 дня для отчета о потраченных финансовых средствах. Он должен предоставить отчет с пакетом документов, которые подтверждают затраты. Также необходим отчет о выполнении командировочного задания.

Итак, ситуация после отчета будет следующей: или сотрудник останется должен организации, или будет перерасход. В частности, предположим – потрачено сотрудником меньше средств, чем предполагалось до командировки. У него в таком случае будут 3 рабочих дня для возврата остатка – наличными в кассу компании.

Посмотрим теперь, как указанные операции будут отображены в учете бухгалтерией:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 – наличные деньги предоставлены сотруднику с целью оплаты командировочных трат.

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 71 – сдан авансовый отчет;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71 – получение неизрасходованных средств от сотрудника.

Если противоположный случай, в частности, во время командировки было потрачено больше предоставленного аванса, то ситуация складывается иначе. Ведь закон не закрепляет срок, за который нужно погашение компанией задолженности перед сотрудником. Поэтому такой порядок нужно закрепить во внутреннем документе компании. В этом случае будет гораздо проще рассчитаться с сотрудником. Можно перечислить средства на личный банковский счет сотруднику.

Если планируете компенсацию через зарплатную карту, нужно помнить – необходимо проверить, что в договоре с банком прописана возможность начисления на карту не только заработной платы, но также прочих выплат.

Работника направили в загранкомандировку. Аванс для иностранной командировки может выдаваться и в рублях, и в зарубежной валюте. Однако нужно помнить – работник может оплатить рублями затраты лишь в данной валюте.

Если планируете выдачу аванса в иностранной валюте, его нужно перечислить в безналичном порядке.

Для удобства можно выдать сотруднику корпоративную карточку в рублях и иностранной валюте. Либо деньги будут переведены ему в иностранной валюте для иностранных расходов в безналичном порядке. Здесь достаточно отправить средства на личный счет сотрудника, с оформлением справки о валютной операции.

Для принятия к учету средств в иностранной валюте, следует для начала их пересчитать в рубли, сделав запись о рублевой оценке в учете. Осуществляется пересчет лишь по курсу ЦБ РФ на дату операции. Понимается под данной датой день, когда ушли деньги с валютного счета компании. Всё зафиксировано в банковской выплате.

В частности, рассмотрим ситуацию – работник отправляется в продолжительную командировку, в течение которой курс валюты претерпел изменения.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 52 – перечислено на командировочные расходы сотрудника.

Вырос курс евро. Возникшая курсовая разница отражается следующей записью:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы» – отражение курсовой разницы.

Записывается сумма утвержденных расходов проводкой:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 71 – отражение расходов подотчетного лица.

Как минимизировать командировочные расходы

1. Определите стратегические принципы организации командировок

Основное – получение максимальной отдачи за счет нахождения сотрудников в командировках. Должны устанавливаться следующие приоритеты – эффективная работа во время поездки, с быстрым возвращением в офис. Поэтому более предпочтительны авиаперелеты, а не железнодорожные поездки, несмотря на больший размер трат. При поездке в поезде стоит покупать лишь билеты в купе, чтобы обеспечить комфорт для сотрудников.

Нужно заранее определить основные планы сотрудников компании во время командировки, делая их по возможности насыщеннее. Маршрут следует рассчитывать таким образом, чтобы каждый работник за время поездки обеспечил выполнение максимума работы. Компания может помочь сотруднику, делая его командировку эффективнее, если обеспечит не только корпоративную сотовую связь, но также мобильный Интернет.

Другое важное обстоятельства – не должны пострадать рабочие процессы, пока сотрудник будет находиться в командировке. Поэтому следует максимально безболезненно выстраивать взаимодействие, установив «график отсутствий» на страницах корпоративного портала.

2. Ведите виртуальные переговоры

Если потребности в физическом присутствии сотрудника во время переговоров нет, можно воспользоваться вариантом с виртуальными переговорами. Для этого сегодня доступны разные эффективные технологии. Теперь участие в командировках не будет зависеть от государственных границ, стоимости авиаперелетов, расстояний и пр.

3. Назначьте ответственного

Отвечает за организацию командировок в компании офис-менеджер. Ему предстоит заниматься планированием поездок, подбором времени отправления, заказом наиболее экономичных билетов, гостиниц, оформлением виз.

При этом не отстраняется от процесса подготовки и сам сотрудник. Если планируется командировка в другую страну либо в очень отдаленный регион страны, сотрудник сам может выяснить прогнозируемую погоду, с изучением местных особенностей, подготовкой плана перемещений, карт и пр.

Благодаря этому будет лучше представлять ситуацию, комфортнее ощущая себя непосредственно на месте.

Главное для планирования командировки – по возможности раньше сообщить офис-менеджеру о планируемой поездке, с оформлением заявки. Подаваться заявка может через корпоративный электронный портал компании.

Оптимально будет подавать заявку за 2 недели до поездки. Порой из-за разных форс-мажоров приходится оформлять заявку за пару дней до поездки.

В таком случае несомненное преимущество заключается в наличии человека, который владеет всеми нужными контактами и соответствующей информацией – для быстрой и качественной подготовки поездки.

Определите лимит расходов на командировку

Андрей Медведев , генеральный директор, «Промышленные силовые машины», Москва

Действуют в нашей организации такие лимиты для командировки по территории страны. Суточные командировочные расходы устанавливаются на отметке 1500 рублей, с оплатой отеля максимум 5 тыс. рублей в сутки.

Практика подтверждает, что это средние издержки тарифы, которых достаточно менеджерам для комфортных ощущений, не выходя за разумные рамки.

С учетом данной информации и числа необходимых деловых поездок, и формируется бюджет нашей компании на командировочные поездки. Мы не урезаем количество командировочных поездок – количество, достаточное для нашей деятельности. Потратили в 2012-м году для проведения командировок 0.2% годового оборота организации в 1.6 миллиарда рублей.

4. Контролируйте расходы и отчетность

Руководителю нужно обеспечивать контроль поездок работников, обоснованности трат. Сотрудникам необходимо осознавать список обязательных документов для отчета о своей командировке. В положении о командировках нужно закрепить, где указываются лимиты поездок, также общий порядок их оформления.

Введите стандарты доступного сервиса

Юлия Кутина , исполнительный директор, Ассоциация бизнес-туризма, Москва

Тревел-политика является обязательным условием эффективного управления корпоративными поездками. Обычно в каждой компании закреплена документально статья уровня суточных, варьироваться который может в зависимости от должности специалиста и направления деловой поездки.

Рекомендую идти дальше и в тревел-политике фиксировать допустимые лимиты затрат на деловые поездки, жестко регламентируя верхнюю границу цены в отеле, класс гостиницы, размер представительских затрат и прочее. Подобные стандарты должны быть едиными для всех уровней, чтобы избежать проблемы демотивации.

Снижаем расходы на командировку руководителя

Ян Заяц, заместитель генерального директора по развитию корпоративного бизнеса, Travel Management Consulting

Современный бизнес сложно представить без командировок, несмотря на развитые телекоммуникации. Благодаря оптимальному распределению ресурсов удается снизить тревел-бюджет.

Следует, в первую очередь, сформировать регламент деловых поездок. Полезным он будет даже при условии, если сотрудники в поездки отправляются лишь несколько раз в год. Необходимо закрепить в документе правила проживания, планирования тревел-бюджета.

Допустимые затраты нередко зависят от должности специалиста. У топ-менеджеров есть возможность полета в самолетах класса премиум, проживая в 5-звездочных гостиницах. Для средних менеджеров действуют более экономичные варианты.

Может быть и другой вариант – устанавливая ограничения на бюджет поездки, и уже с учетом этой суммы будут определяться условия проживания и пр.

Информация об авторе и компании

Андрей Медведев , генеральный директор, «Промышленные силовые машины», Москва. Окончил Ярославский государственный университет им. П. Г. Демидова (факультеты информатики и вычислительной техники и экономический). Работал в ТД «Автодизель» ведущим специалистом отдела продаж и заместителем начальника отдела маркетинга. Один из инициаторов создания в 2005 году инжиниринговой группы «Промышленные силовые машины». ГК «Промышленные силовые машины» специализируется на инжиниринге и производстве специального оборудования на базе дизельных двигателей. Основана в 2005 году. Штат - 300 сотрудников. Официальный сайт -www.powerunit.ru.

Юлия Кутина, исполнительный директор, Ассоциация бизнес-туризма, Москва. Ассоциация бизнес-туризма - независимое объединение корпоративных покупателей тревел-услуг. Партнер Ассоциации корпоративных управляющих деловыми поездками (ACTE) и немецкой Ассоциации бизнес-туризма (VDR). Сотрудничает с ведущими поставщиками бизнес-тревел-услуг. Официальный сайт -www.businesstravelrussia.ru

Ян Заяц , заместитель генерального директора по развитию корпоративного бизнеса, Travel Management Consulting. Travel Management Consulting (TMC) – один из лидеров российского рынка делового туризма. Компания предлагает своим клиентам профессиональное решение комплекса задач, связанных с организацией бизнес туров и деловых поездок.

Вопросы оформления командировки в 2015 году стали актуальными после того, как отменили командировочные удостоверения. Как применять новые правила в работе, читайте в этой статье.

Из статьи вы узнаете:

• Как оформить командировку в 2015 году
• Как оформить приказ о направлении в командировку
• В каком документе прописать цель командировки
• Как составить служебную записку о сроках командировки
• Как заполнять журнал выбывших и прибывших в командировку

Приказ о направлении в командировку

Основанием для командировки является решение руководителя. Но как его оформить, в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 не сказано. Поэтому достаточно составить приказ о направлении в командировку или распоряжение директора. Обязательной формы на этой случай нет, поэтому можно разработать свой приказ о направлении в командировку или использовать унифицированную форму Т-9. Только свой бланк надо обязательно утвердить в учетной политике.

По общему правилу, даты билетов должны совпадать с датами в приказе о направлении в командировку. Если сотрудник не успевает выполнить задание, надо издать новый приказ о продлении сроков командировки. Ведь именно приказы, а не билеты являются основанием для учета рабочего времени в табеле.

При составлении приказа о направлении в командировку важно обратить внимание на опасный реквизит – цель командировки. Цель командировки раньше надо было детализировать в служебном задании. Этот документ отменили, но цель поездки важна, чтобы подтвердить деловой характер командировки. Поэтому в приказе о командировке безопаснее заполнить цель командировки - для чего сотрудник едет в другой город, а не оставлять этот реквизит пустым.

Приказ о направлении в командировку образец

Оформление командировки. Документы

Список документов, которыми теперь надо оформлять командировки, зависит от транспорта, на котором сотрудник отправляется в деловую поездку.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется:

• при поездке на личном, служебном, попутном транспорте, автомобиле заказчика и в других случаях, когда нет проездных документов – на основании служебной записки;
• в иных случаях – на основании проездных документов.

Работник в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет (как заполнить авансовый отчет смотрите ниже) об израсходованных суммах и приложить к нему:

• документы, подтверждающие командировочные расходы , связанные с командировкой (наем жилья, проезд и т.п.);
• документы, подтверждающие использование личного или служебного транспорта для поездки (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.);
• служебную записку о сроках командировки.

Как заполнить авансовый отчет (фрагмент)

В авансовом отчете надо перечислить все документы, подтверждающие затраты на поездку. Если один и тот же расход (например, бензин) подтверждает сразу несколько документов, их можно привести через запятую.

Суточные при командировках в 2015 году подтверждать не требуется. Так считает и Минфин (письмо от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741). Поэтому в авансовом отчете можно не ссылаться на какие-то документы. А чтобы определить размер выплат, достаточно число дней поездки умножить на норму суточных.

Важно

Сотрудник должен отчитаться за командировку в течение трех рабочих дней после выхода на работу. Если позже, то фонды могут потребовать взносы с неподтвержденных подотчетных (письмо Минтруда России от 12.12.14 № 17-3/В-609).

В авансовом отчете не обязательно ссылаться на служебную записку. Служебная записка на командировку (образец мы показали ниже) подтверждает период поездки, но не сами расходы. Поэтому ее можно лишь приложить к авансовому отчету, а ссылаться на нее на оборотной стороне отчета необязательно.

Служебная записка на командировку

Утвержденной формы служебной записки нет в постановлении № 749. Поэтому компания может сама разработать бланк служебной записки. Важно только определить в документе фактический срок пребывания сотрудника в командировке. Можно включить и другие сведения. Например, данные о машине.

Служебная записка на командировку. Образец

При возвращении из поездки на личном транспорте работник должен составить служебную записку на командировку. Именно так надо назвать документ. Иначе возможны споры с подтверждением расходов. Ведь проверяющие обычно запрашивают документы, установленные законодательством.

Служебную записку работник представляет вместе с подтверждающими документами (путевые листы, чеки и т.п.). Эти бумаги можно перечислить в записке, а приложить их достаточно только к авансовому отчету.

Совет по оформлению служебной записки

В служебную записку на командировку стоит включить не только дату, но и время начала и окончания поездки. Это необходимо, чтобы правильно посчитать сумму суточных. Например, если работник вернулся за полночь, то суточные надо заплатить еще за один день.

Цель командировки можно уточнить в приказе, для чего сотрудник едет в командировку. Раньше цель командировки надо было определять в служебном задании. Теперь этот документ отменили. Но цель поездки важна, чтобы подтвердить деловой характер командировки. Поэтому в приказе о направлении в командировку безопаснее записать, для чего сотрудник едет в другой город - проведение переговоров, закупка товара и т. п. В унифицированной форме приказа Т-9 есть специальная строка, которая так и называется «Цель». Если же компания использует свой бланк приказа, то в нем безопаснее сохранить этот реквизит.

Журнал выбывших и прибывших в командировку

С 8 августа 2015 года заполнять журнал учета командированных работников компании больше не обязаны. Новый порядок установлен постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Теперь компания вправе сама решать, нужны ей эти документы или нет. Как заполнить журналы - компания тоже решает сама. Формы документов утвердил приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н. При этом в журналах есть графы, которые необходимо заполнять только на основании командировочных удостоверений. Так как командировочные удостоверения отменили , эти графы можно оставить пустыми или поставить в них прочерки (см. образец).

Журнал выбывших и прибывших в командировку образец заполнения

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Особенности направления работников в служебные командировки перечислены в Положении «Об особенностях направления работников в служебные командировки», которое утверждено постановлением правительства от 13.10.08 №749.

Из этой статьи Вы узнаете:

2. Какие документы нужно оформить для командировки сотрудника в 2015 году.

Обратите внимание, что с 8 января 2015 года постановлением Правительства РФ от 29.12.14 № 1595, отменены служебные удостоверения и служебные задания. Таким образом, при подготовке документов для отправки сотрудника в командировку использовать эти документы больше не нужно.

При направлении сотрудника в командировку работодатель обязан гарантировать работнику:

1. место работы;
2. средний заработок;
3. компенсацию расходов, которые связаны со служебной командировкой.

Такие обязанности работодателя установлены статьей 167 ТК РФ. Кроме того, в соответствии со статьей 168 ТК РФ, в случае направления в служебную командировку компания обязана возмещать работнику: расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства, а также иные расходы, произведенные работником, с разрешения или ведома работодателя.

Обратите внимание, что все гарантии и компенсации, которые связаны с направлением сотрудника в командировку и установлены Трудовым кодексом, действуют только в отношении сотрудников компании, которые заключили с работодателем трудовой договор.

Какими документами правильно оформить служебную командировку

Раньше, чтобы направить сотрудника в командировку нужно было пользоваться формами документов, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1. На сегодняшний день это постановление еще действует, но брать оттуда формы первичных документов не обязательно. Компания может их разработать сама. Мы же будем ссылаться на унифицированные формы. А использовать ли Вам их или разработать свои - решать Вам.

Обратите внимание, что с 8 января 2015 года служебное задание отменено постановлением Правительства РФ от 29.12.14 № 1595. Поэтому в 2015 году больше не нужно его оформлять.

Для того, чтобы направить сотрудника в командировку сначала нужно оформить «Приказ о направлении работника в командировку» по форме Т-9а. Строку, в которой содержится служебное задание нужно исключить.

Затем необходимо зафиксировать факт выбытия сотрудника в журнале учета командированных сотрудников. Он утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н. В этом журнале выбытия нужно заполнить: ФИО командированного работника, наименование организации, в которую командируется сотрудник, пункт назначения. Обратите внимание, что в связи с тем, что с 8 января 2015 года отменены командировочные удостоверения, то в строке о командировочном удостоверении нужно поставить прочерк.

Затем необходимо заполнить табель учета рабочего времени по формам Т-12 и Т-13. Дни командировки, в которые сотрудник отсутствует на рабочем месте, нужно заполнить кодом К. Если сотрудник в командировке трудился в свой выходной день, то в табеле учета рабочего времени нужно проставить сразу два кода: К и РВ . В соответствии со статьей 153 ТК РФ, работа в выходной день оплачивается в двойном размере.

После возвращения работника из командировки, бухгалтеру нужно составить авансовый отчет (форма АО-1) о суммах, которые были потрачены работником. Работник должен предоставить документы, которые подтверждают понесенные им расходы. Такими документами могут быть: чеки, приходные ордера, квитанции, договоры и т.д. Все это нужно приложить к авансовому отчету.

Какими документами подтвердить расходы и время фактического пребывания работника в командировке

После отмены командировочных удостоверений расходы, а также время фактического пребывания сотрудника в командировке нужно подтверждать проездными документами. Они должны быть предоставлены самим работником.

Если работник передвигался к месту командировки и обратно к месту работы на личном транспорте, то он должен составить служебную записку. В ней отражается фактический срок пребывания его в командировке. Служебная записка заполняется в произвольной форме. К ней сотрудник должен приложить документы, которые будут подтверждать использование им личного транспорта (квитанции, чеки, счета и т. д.). Служебная записка также прикладывается к авансовому отчету.

Итак, командировку сотрудника в 2015 году нужно оформить следующими документами:

1. Приказом о направлении сотрудника в командировку;
2. заполнить журнал учета командированных сотрудников;
3. заполнить табель учета рабочего времени;
4. составить авансовый отчет;
5. принять у сотрудника служебную записку (если он едет к месту командировки и обратно на личном транспорте).

Енвд