Интернет открыл доселе невиданные возможности по обмену информацией. Совершенно не обязательно лететь на другой конец света, чтобы пожать руку будущему партнеру и обговорить детали дальнейшей работы. Все нюансы работы можно обсудить и через интернет. Однако некоторые вещи мы продолжаем делать по-старинке. И дело здесь не в нашей склонности к ретроградству, а в особенностях законодательства.
Произойти это может по нескольким причинам
Медицинские страховые компании, пенсионные фонды и т.д. приложения подписи требуются при сканировании входящих документов и уничтожении документа после процесса сканирования. Однако подпись не назначается создателем или отправителем документа, а человеком, который сгенерировал результат сканирования. Поэтому это не подпись, которая является доказательством действительности самого документа. Вместо этого это подпись, которая должна доказать оригинальность отсканированного документа с оригинальным документом.
Допустим, вы нашли отличного заказчика на свои услуги или покупателя продукции. Бухгалтерское оформление хозяйственных операций немыслимо без «первички». Но как провести обмен документами между организациями, если контрагенты находятся в разных городах и возможность личной встречи между ними отсутствует?
Сканированные документы
Первая идея, которая может прийти вам на ум – обмен документами по электронной почте или факсу в сканированном виде. К примеру, ООО «Ромашка» на e-mail (или факс) ООО «Василек» высылает скан договора с подписью и печатью. В ООО «Василек» договор распечатывают, подписывают, ставят печать, сканируют и высылают обратно на e-mail (факс) ООО «Ромашка». В итоге у обеих сторон в наличии договоры со своей оригинальной подписью и печатью и со сканированной подписью и печатью контрагента.
Можно ли предположить, что эти подписанные документы действительно верны оригиналу? Может ли этот подписанный документ использоваться, когда третье лицо, Например, автор документа, оригинальность, Например, для объявления согласия? При практическом сканировании подпись, тем не менее, часто не предоставляется лицом, взявшим исходный документ из конверта. В лучшем случае подпись дается лицом, которое проверяет отсканированные изображения с документами для наглядного удостоверения, что они основаны на бумаге, - не знают, какие бумажные документы были намеренно или случайно удалены из процесса сканирования.
Аналогичный «финт ушами» можно проделать не только для договоров, но и для других документов – накладных, актов. Покупателю можно отправить скан счета на оплату.
На самом деле такая ситуация на практике довольно распространенная. Здесь действует лозунг: «Лучше у нас будет хоть что-то, чем ничего». Ведь не каждый контрагент будет заморачиваться отсылками бумажных документов, если ему для учета они без надобности.
В этом отношении электронная подпись, созданная третьей стороной во время процесса сканирования, никогда не может обеспечить исходное значение оригинального документа - в лучшем случае это может сделать возможным проверить, что файл на момент проверки совпадает с подписанным файлом.
Приобретение сертификата электронной подписи и средств криптографической защиты
Тот факт, что различные изменения в документации могли иметь место между созданием досье и назначением подписи, допускается или игнорируется теми органами, которые по-прежнему требуют использования электронной подписи, Для доказательства соответствия, то есть для доказательства того, что содержимое файла изображения отсканированного документа не было изменено в течение периода между оцифровкой и экзаменом, однако, также была бы достаточной защита файлов. Требование для пост-подписи, несмотря на неограниченную действительность подписи.
Однако имеют ли сканы документов юридическую силу? Сомнительно. Давайте обратимся к законодательству.
Сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, кроме сделок, требующих нотариального удостоверения (п.1 ст.161 ГК).
Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п.2 ст.434 ГК).
Сертификаты и карточки подписей выдаются в течение ограниченного периода времени и, как правило, макс. 5 лет, после этого никакая дополнительная подпись не может быть создана с этой карточкой или с сертификатом. Кроме того, процедуры, используемые для получения подписи, могут быть «истекли» и впоследствии классифицированы как небезопасные. Тем не менее, применяется следующее: после того, как подпись была назначена, она остается действительной навсегда - сопоставимой с подписями, которые были сделаны.
Подписанный электронным способом договор не является недействительным только потому, что истек срок действия сертификата, подписанного одной из договаривающихся сторон. Тем не менее, приложения проверки подписи указывают пользователю, когда срок действия сертификата подписи истек. Уже в законе подписи обязательство закреплено для подписания документов, если вставленная хеширование или процедура шифрования классифицируются как небезопасные. Это требование, однако, не существует по юридическим причинам, поскольку юридически электронная подпись остается неизменной.
Сам по себе сканированный документ не может доказывать, что он действительно был подписан соответствующими лицами. Средством, признанным законодательно и позволяющим достоверно установить создателя электронного документа, является электронная цифровая подпись (закон от 06.04.2011г. №63-ФЗ «Об электронной подписи»).
А что же факс и электронная почта, могут ли они подтвердить отправителя? Чтобы факсимильный документ мог служить доказательством, нужна его идентификация. Как вы можете быть уверены, что факс, с которого прислан документ, действительно принадлежит вашему контрагенту? По электронной почте документы могут быть отправлены и неуполномоченным лицом.
Требование для пост-подписи существует по чисто техническим причинам и предназначено, в частности, для обеспечения того, чтобы подлинность оригинальной электронной подписи все еще действительна, даже если первоначально применяемые процедуры подписания классифицируются как небезопасные в то же время. В переносном выражении следующая подпись применяется рядом с существующей подписью с помощью подписи. С технической точки зрения во время пост-подписи создается подпись, которая также учитывает исходный объект подписи и оригинальную подпись.
При работе через интернет оперативность, безусловно, крайне важна. Однако оказывать услуги (отгружать товары) по договору, который в дальнейшем может быть оспорен, крайне рискованно. Денег можно так и не дождаться.
Однако если вы работаете с контрагентом длительное время, то вовсе не обязательно постоянно обмениваться только оригиналами бумажных документов. Вот один распространенный и удобный вариант, как организовать обмен документами между организациями:
Взгляд со стороны: как организовать электронный документооборот
Проверка подписи подписанных документов теперь должна выполняться в два этапа: во-первых, необходимо проверить правильность пост-подписи, а затем правильность исходной подписи. Подписи уже не требуются, если срок действия карты подписи истек: в этой ситуации подпись не может использоваться для создания любых дополнительных подписей, и при проверке подписи появляется сообщение, указывающее, что срок действия сертификата, используемого для подписи, истек - больше нет. Подписи требуются, если, например, Создание пост-подписи снова является очень сложным процессом.
1. Сначала вы заключаете договор в письменной форме, в виде одного документа, скрепленного оригиналами подписей и печатями. Это придется сделать через курьерскую службу или почту (см. далее).
2. В составленном договоре прописываете, что такие-то последующие документы при таких-то условиях стороны будут признавать имеющими юридическую силу.
Однако фактическое сокращение усилий возможно только в том случае, если только метод шифрования классифицируется как небезопасный. Это устраняет необходимость создания новой подписи для каждого отдельного подписанного объекта. Периоды, для которых в настоящее время известны как хешированные и зашифрованные процедуры, также классифицируются как безопасные для будущего, в настоящее время неизвестны. Раньше они обычно составляли от 5 до 15 лет. Однако нет никаких гарантий: как только хакер где-нибудь в мире преуспеет в «взломе» одного из используемых алгоритмов, и как только этот хак станет публичным, это может привести к очень кратковременной переоценке или недооценке прежнего безопасно классифицированный процедура.
3. В дальнейшем обмениваетесь документами по исполнение договора так, как договорились, например, по электронной почте или факсу.
Примеры формулировок, вносимых в договор
Бумажные документы в оригинале
Если вы пока не располагаете средствами, позволяющими наладить электронный документооборот, то обмен бумажными документами через почту или курьерские службы остается самым подходящим решением. Обмен документами происходит следующим образом:
На самом деле в мире есть много заинтересованных сторон, которые изо всех сил пытаются выявить пробелы в безопасности и взломать распространенное хэширование и криптоверы; включая исследователей, военных и разведывательных служб, охранных компаний и, что не менее важно, преступников. Строго говоря, манипуляции с подписью абсолютно мыслимы задолго до того, как она станет общеизвестной. Временная безопасность также создается все более мощным аппаратным и программным обеспечением, с помощью которого можно сломать ключ подписи в течение более короткого времени, если используемая длина ключа слишком мала.
Составляется документ (как правило, в программе, в том числе в бухгалтерской);
Распечатывается (обычно в 2 экз.), подписывается, ставится печать;
Документ упаковывается в конверт;
Письмо отправляется через почту или курьерскую службу;
Письмо приходит вашему контрагенту, он подписывает документ, ставит печать;
Один экземпляр документа отправляет вам обратно через почту или курьерскую службу;
В процессе сканирования оцифрованные документы не получают никакой ценности сами по себе, поскольку создатель подписи отличается от автора документа. Назначение подписи для исходящих документов усложняет и ограничивает процесс подачи базовых документов. В целом для распределения подписи требуются высокие инвестиции в подразделения создания подписей и интеграция этих компонентов в приобретение или.
Они проводят много времени, работая с написанием электронных писем, создавая и управляя документами, вычислениями и презентациями. Кроме того, файловые каталоги затрудняют управление и прямой доступ к документам. Это устраняет перерывы в средствах массовой информации и обеспечивает плавный обмен документами между любыми офисами и бизнес-приложениями. В всеобъемлющем документе перечислены конкретные обязательства, которые Украина уже получила. В нем также содержатся комментарии экспертов из Министерства экономики о рисках, которые могут возникнуть в ходе реализации Соглашения.
Вы получаете ваш подписанный экземпляр документа и храните его.
Очевидные минусы:
Если отправка почтой, то это очень долго, документы часто опаздывают;
Документы на почте часто теряются;
Расходы на: бумагу для распечатки документов, краску для принтера, конверты, рабочее время сотрудников на распечатку, запаковку, визиты на почту плюс сама стоимость отправки почтой или курьером.
От украинца Николай Бердник. Это был первый независимый от платформы обменный формат для электронных документов, который можно найти практически во всех сегментах рынка благодаря его преимуществам. Тем временем существуют многочисленные специальные версии, которые учитывают особые требования соответствующего сектора или области применения.
С тех пор он постоянно развивается. Определяет, как текст должен быть прочитан в каком порядке и на каком языке; Рассмотрение или отрицание разделителей Принцип «маркировки»: какие фрагменты текста и блоки принадлежат друг другу?
- Что не следует читать?
- Депозит структуры документа, чтение документа, дебаты.
Как правило, те, кто при словах «электронный документооборот» округляет глаза и заявляет: «ДОРОГО!», не подсчитывал, сколько денег уходит на бумажные отправки (отправить даже одно простенькое заказное письмо с одной-двумя бумажками через почту будет стоить более 30 руб.). Если в месяц у вас отправляется большое количество документов, то, скорее всего, электронный документооборот будет дешевле.
Единый рабочий процесс и соблюдение самых разных нарушений процесса являются важными элементами в компаниях, которые привержены качеству. Во многих отраслях обязательная документация и соблюдение обязательных указаний являются обязательными. Цифровое управление качеством помогает оптимизировать процессы в компании. Он поддерживает создание, рассмотрение и утверждение, публикацию и распространение документов по управлению качеством.
Аудитор получает документ и может прокомментировать его, отложить или передать его на утверждение. После окончательного утверждения ответственным лицом тестовые заметки дополняются в документе, документ заморожен, хранится в охраняемом законом архиве и затем передается издателю для публикации. Веб-портал открывается щелчком мыши. На этом удобном веб-портале пользователи могут загрузить предоставленные документы. Документ отображается, получатель может прочитать документ и подтвердить подтверждение на последней странице.
Однако если ваши контрагенты не собираются переходить на электронный обмен документами, то тут ничего не поделать – придется пыхтеть над бумажками. А может, стоит попытаться их убедить с помощью цифр?
Электронные документы
Теперь кратко поговорим о наиболее прогрессивном на сегодняшний день варианте обмена документами на расстоянии – путем использования электронных документов. Электронный документ может быть:
Это автоматически вводится в историю документа и, следовательно, является понятным. В повседневной жизни компании существует множество информации, которая должна быть обменена в результате ее деятельности. Фактически, мир электронного документооборота настолько развился за последние десятилетия, что в этой системе связи все больше форматов, документов, стандартов и протоколов совместимы.
Элемент цифровой трансформации компаний
Ежедневная жизнь компании связана с обменом большим количеством документов в разных форматах и каналах.
Улучшите отношения вашей компании с вашими деловыми партнерами
Электронный обмен документами должен рассматриваться не только как проект, но и как долгосрочная стратегия, которая принесет пользу вашей компании и позволит вам.Формализованным (атрибуты файла подлежат автоматической обработке, имеют строгий формат XML-файла – счета-фактуры);
Неформализованным, форма которого может быть любой.
Электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Он равнозначен бумажному документу и имеет юридическую силу. Через интернет документ мгновенно доставляется адресату. Отправить можно любой первичный бухгалтерский документ.
Таким образом, с информацией о порядке приема товаров вы узнаете, что вы должны получить счет-фактуру с полученными количествами вместо запрашиваемых в первом экземпляре. Этот автоматический процесс позволяет отклонять полученные счета без необходимости проконсультироваться с ними, т.е. если суммы неверны, отклоняется, сообщая об этой ситуации.
О подключении контрагентов
Таким образом, ваша компания откладывает ограничения на управление несколькими документами и фокусируется на обработке и внутреннем использовании информации. Что касается финансовой области, вы сразу же узнаете, сколько счетов вы должны платить и собирать, что позволит вам более гибко управлять вашими решениями о движении денежных средств, а также, зная статус полученных фактур, предлагать быстрые платежные скидки, которые облегчают вашу финансирование за пределами традиционных каналов кредитования.
Один из распространенных вопросов – обязательно ли работать через оператора электронного документооборота? Ответ – смотря чем обмениваетесь:
1. Прямой обмен документами с контрагентом. Если у обоих есть квалифицированная электронная подпись, то дополнительного соглашения для обмена заключать не потребуется. Документы с электронной подписью можно пересылать напрямую по электронной почте. Для подписания документов электронной подписью может быть использован программный продукт КриптоАРМ, который нужно установить и настроить своими силами.
2. Обмен через оператора. Этот вид обмена обязателен только для счетов-фактур. С остальными документами – по желанию. Плюсы работы через оператора: копии ваших электронных документов хранятся у оператора, что страхует вас от их потери, отправка документов возможная сразу из бухгалтерской программы (например, для отправки через Диадок в 1С создан специальный модуль).
Подготовка квалифицированного сертификата электронной подписи – в среднем 1000 руб. Годовая лицензия на право использования средств криптографической защиты информации (СКЗИ) – от 500 руб. Стоимость отправки документов – пример на картинке.
Детальную процедуру работы и подключения к оператору мы здесь не будем рассматривать, т.к. ваша первая задача – просмотреть предложения и сравнить тарифы, выбрав самый подходящий для вас вариант. Далее техподдержка оператора не позволит вам заблудиться))).
Подключение к электронному документообороту проходит 3 шага:
Подключение к оператору, подписание соглашения с оператором;
Приобретение сертификата подписи и лицензии на СКЗИ;
Подключение ваших контрагентов.
Заключать дополнительные соглашения с контрагентами для обмена документами через оператора не нужно.
Если вам нужна консультация по бухгалтерскому учету и налогообложению в вашем интернет-бизнесе, пишите мне на странице. Узнайте, чем я могу помочь интернет-предпринимателям, загляните на страницу.
2014-05-06T17:41:11+00:00 admin Интернет-магазин Инфобизнес Свой сайт Интернет открыл доселе невиданные возможности по обмену информацией. Совершенно не обязательно лететь на другой конец света, чтобы пожать руку будущему партнеру и обговорить детали дальнейшей работы. Все нюансы работы можно обсудить и через интернет. Однако некоторые вещи мы продолжаем делать по-старинке. И дело здесь не в нашей склонности к... admin [email protected] Administrator Бухгалтерские услуги для интернет-предпринимателейВ компаниях в 20-30 человек между менеджером и руководителем часто происходят такие диалоги:
- Роман, отвези клиенту договор.
- У меня проект горит и две встречи сегодня.
- Если не будет договора, не будет денег на зарплату.
- …
Менеджер выкрутится и отвезет договор клиенту, секретарь клиента его потеряет. Роман сделает еще один, но клиент откажется его подписывать, потому что принтер неровно распечатал текст.
Теперь представим, что договор нужно отправить в другой город. Менеджеру придется платить курьеру или ехать на почту самому. Больше звеньев - больше вероятность, что документы не дойдут до адресата.
Если Роман уволится, внутри компании договор не найдут, потому что только менеджер знал, где лежат документы по его проекту. Итог - невыполненные соглашения, невыплаченные деньги, просроченные задачи.
Решает эти проблемы. Документы хранятся в облаке, передаются контрагенту по клику и мгновенно.
Как работает электронный документооборот между организациями?
Это защищенная электронная почта для юридически значимых документов. Через электронный документооборот организации передают и получают:
- договоры;
- счета;
- счет-фактуры;
- акты.
Чтобы электронный документ имел такую же юридическую значимость, как бумага с подписью и печатью, его подписывают квалифицированной электронной подписью. Она же защищает документы от перехвата и подделки.
ФМС, суды и другие государственные структуры признают юридическую силу документов, отправленных через систему электронного документооборота (СЭД).
Зачем переходить на электронный обмен документами с контрагентами?
Это экономит деньги. Отправка одного пакета документов по почте стоит 50 рублей. Если у вас 50 контрагентов, в месяц на отправку уходит 2500 рублей. Плюс деньги на бензин, чтобы добраться до почты или транспортной компании. В системе ЭДО отправка одного документа стоит от 3 до 8 рублей. Экономия за год - 28 тысяч рублей.
Экономит время. Подчиненные не тратят рабочее время на сбор и отправку документов, а руководитель - на их подпись. Менеджер ведет проект, а не носится с бумагами.
Экономит место. Если вы каждую неделю обмениваетесь документами, то где-то в офисе стоят шкафы, забитые договорами и актами. Если освободить это место, можно поставить еще один рабочий стол, оборудовать маленький тренажерный зал для сотрудников или библиотеку.
Документы не теряются. Бухгалтер переложила их в другую папку, менеджер уволился, руководитель потерял среди других бумаг. С электронными документами этого не происходит: они хранятся в облаке, их легко найти по поиску.
Ошибки исправляются сразу. Форматный контроль в системе автоматически отправляет документы обратно и показывает, где вы ошиблись.
Без форс-мажоров. На отправку не влияют ни погода, ни сбой в работе транспортной компании, ни настроение работника почты. Документы всегда доходят до адресата.
Ваши клиенты, скорее всего, уже перешли на ЭДО. Чем крупнее компания, тем выгоднее для нее электронный документооборот. Если федеральная сеть будет выбирать поставщика, она отдаст предпочтение организации с ЭДО.
Внедрение электронного документооборота
Подключение состоит из 3 шагов:
- получить электронную подпись;
- зарегистрироваться в системе;
- добавить в систему своих контрагентов.
Транскрипт - от Такснет. Транскрипт:
- отправляет все виды документов: формализованные и неформализованные;
- сохранение копий документов: их можно найти и посмотреть в любое время;
- может интегрироваться с вашей информационной системой;
- интегрируется с 1С: не нужно переносить документы из одной системы в другую;
- работает в двух режимах: только просмотр или отправка и подписание;
- защищает данные: документы невозможно подделать и перехватить.
Сколько стоит электронный документооборот?
Наши тарифы учитывают потребности предпринимателей: кто-то отправляет в месяц 50 документов, а кто-то 1000. Вот сколько стоит отправлять документы через «Транскрипт»:
При подключении дарим 50 бесплатных отправок на 3 месяца.
Полезные инструменты
