Понятие «электронный документооборот » уже давно на слуху. Несмотря на то что говорят об организации электронного документооборота много, еще не все понимают суть процессов, происходящих в рамках ЭДО. В этой статье мы попытаемся простым языком донести всю важную информацию об автоматизированном процессе по работе с документами. Что следует сделать для начала обмена? Как построить работу с первичной документацией? Как сдавать отчетность в электронном виде? Ответы на самые актуальные и интересующие вопросы найдутся в серии наших статей.
Взгляд сверху: нужны ли перемены?
Безопасность через систему против мошенничества посредством цифрового сертификата, который гарантирует целостность и достоверность информации. Обеспечение полной безопасности и достоверности данных для различных участников процесса. Гарантия доставки коммерческих документов получателю. Бэкфофф для консультации по совершению сделок.
Архив электронных счетов-фактур на юридический срок, предусмотренный законом, с юридической и финансовой стоимостью. Обновление и точность данных. Более высокая скорость связи. Совершенствование документооборота внутри организации. Снижение затрат и административных ошибок. Замена бумаги экологически чистой электронной системой.
Взгляд со стороны: как организовать электронный документооборот
Бухучет неразрывно связан с оформлением множества документов. Несмотря на то что традиции бумажного документооборота насчитывают многие десятки лет, настало время перейти на организацию электронного документооборота.
Давайте посмотрим, как выглядит ситуация со стороны. Во многих организациях внутренние бизнес-процессы уже автоматизированы посредством частичного или полного внедрения информационных систем. Конечно, деятельность предприятия не ограничена одними лишь внутренними процессами. Существует и внешнее взаимодействие – с различными подрядчиками и поставщиками, иначе – контрагентами.
Логистика и электронный обмен информацией в автомобильных и пищевых компаниях. Карине Араухо Феррейра; Мария Рита Понтес Ассумпсао Алвес. Федеральный университет Сан-Карлос. В этой статье анализируются воздействия на логистику посредством электронного обмена информацией между компаниями, подчеркивая разницу этих воздействий в компаниях пищевой и автомобильной промышленности. Компании испытывают давление со стороны партнеров по внедрению этих технологий: автопроизводитель несет ответственность в автомобильной цепочке, а крупный ритейлер является распространителем в пищевой цепи.
Рассмотрим пример. Когда завершается та или иная хозяйственная операция, бухгалтер приступает к оформлению соответствующих документов. В их числе – акты выполненных работ. Бухгалтер вносит акты в учетную систему предприятия и в распечатанном виде высылает их контрагенту, оплачивая при этом почтовые или курьерские услуги. После того как акт поступает подрядчику, он его сканирует и вносит в систему. Что делает бухгалтер? Вручную проводит бумажный документ и включает его в архив. Удобна ли такая схема?
Кухонные комбайны наблюдали снижение ошибок и время цикла заказа, а также улучшали обзор инвентаря и планирование транспортировки для распределения продукции. В автомобильной промышленности последствия более значительны в отношении времени и стоимости обработки заказов с уменьшением уровней и стоимости инвентаря и транспортировки для снабжения. Результаты качественного исследования? тематические исследования.
Ключевые слова: логистика, информационные технологии, пищевая промышленность, автомобильная промышленность. В настоящем документе рассматривается влияние электронного обмена информацией на логистические показатели компаний, подчеркивая разницу этих воздействий в пищевой и автомобильной промышленности. Компании вынуждены своими партнерами внедрять эти информационные технологии: будь то сборщики автомобилей несут ответственность за автомобильную цепочку, а крупные розничные торговцы работают в качестве распространителей через пищевую цепочку.
Ситуация складывается противоречивая. Оптимизируются только внутренние бизнес-процессы, внешние остаются без изменений. Тем временем именно за счет упрощения внешних процессов можно сократить затраты – временные и финансовые. Так, на доставку бумажной документации тратятся дни и даже недели, тогда как передача электронных аналогов выполняется в кратчайшие сроки – всего лишь за несколько минут.
Поэтому отрасли пищевой промышленности стремятся сократить как ошибки, так и заказы на цикл, а также улучшить инвентаризацию и планирование перевозок при распределении своей продукции. сегмент является более значительным по затратам на обработку времени и порядка, с сокращением запасов и уровня транспорта «затраты на поставку». Представленные результаты имеют качественный исследовательский характер. тематические исследования.
Ошибки внедрения ЭДО
Ключевые слова: логистика, информационные технологии, пищевая промышленность, автомобилестроение. Управление операциями в условиях глобализации экономики побудило организации содействовать продуктивной реструктуризации, которая может быть подтверждена технологическими, организационными и коммерческими изменениями их деятельности. Одним из наиболее важных аспектов бизнес-решений является аутсорсинг задач перед прямой ответственностью организации. Этот аспект подразумевает управление продуктивным и коммерческим потоком, пронизанным сетью организаций, где управление цепочками поставок стало ключевой концепцией для понимания и применения, а также логистики - важной функцией для правильного управления.
О видах обмена
Допустим, вас привлекает организация электронного документооборота, и вы готовы присоединиться к электронному обмену документами со своим контрагентом. Можно выбрать любой из двух видов обмена.
- Вас интересует прямой обмен?
В таком случае сначала следует заключить соглашение с оператором и определить порядок выполнения процедуры. Когда обе стороны пользуются усиленной квалифицированной ЭП, соглашение не требуется. В других случаях без него не обойтись. Прямой обмен позволяет свести на нет оплату за передачу документов – их можно переслать бесплатно по e-mail. Но, к сожалению, не всю документацию можно отсылать таким образом. - Вы хотите отправлять и получать счета-фактуры (СФ) через оператора электронного документооборота (ЭДО СФ)?
Требуется лишь одноразовое подключение к сети оператора и присоединение к регламенту обмена, после чего вы можете беспрепятственно пользоваться функционалом сервиса. Благодаря широкому кругу своих возможностей – технологических, кадровых и правовых, оператор обеспечивает абсолютно легитимный обмен счетов-фактур и других документов в электронном виде.
Начинаем работать с ЭДО
Рассмотрим более подробно, как осуществляется процедура обмена. Для организации электронного документооборота вам нужно выполнить три простых действия:
Использование информации, способствуемой развитием информационных и коммуникационных технологий, играет основополагающую роль в организациях, что позволяет лучше воспринимать изменения, большую гибкость и гибкость в операциях. Цель этой работы - проанализировать влияние использования обмена информацией между коммерческими партнерами в логистической деятельности компаний автомобильной и пищевой промышленности. Деятельность, которая должна оцениваться под воздействием электронного обмена информацией и направленность этой работы, заключается в: управлении запасами, транспортировке и обработке заказов.
- Первым делом вы подключаетесь к своему оператору.
- Покупаете сертификат электронной подписи и средство криптографической защиты (СКЗИ).
- При помощи оператора вы подключаете к сервису своих контрагентов (если в этом есть необходимость).
Выполнением прочих организационных моментов занимаются операторы ЭДО СФ. Главная задача для них – обеспечить пользователям комфортные условия работы.
Эта область анализа определяется как основная деятельность интерфейса компании с ее деловыми партнерами и более подвержена влиянию, если обмен информацией происходит нелегко и точно. Исследования, проведенные в этой работе, носят качественный характер, и было проведено сравнение результатов, полученных с помощью исследовательских тематических исследований, проведенных в компаниях автомобильной промышленности и пищевой промышленности.
Наконец, приводятся окончательные соображения в работе, а затем библиографические ссылки. В настоящее время он считается одним из фундаментальных элементов конкурентной стратегии компаний. Совет по управлению цепочками поставок определяет логистику как часть управления цепочками поставок, которая эффективно и эффективно планирует, реализует и контролирует прямой и обратный поток и хранение продуктов, а также связанные с ними услуги и информацию, охватывая точка происхождения до точки потребления, чтобы соответствовать требованиям потребителя.
Посмотрите ролик и оцение удобство работы в веб-клиенте Synerdocs.
Прим. ред.
Как происходит подключение?
Прежде всего, вам необходимо связаться с оператором и обсудить два момента: сколько будет стоить подключение и в какие сроки оно будет выполнено. Только после этого с оператором подписывается соглашение.
Применение логистики как конкурентного ресурса основано на его управлении комплексным образом, рассматривая как систему, то есть набор взаимосвязанных компонентов, координирующихся в поиске общей цели. Эта система состоит из логистических каналов, которые расширяются вниз по течению и вверх по течению от компании. Интегрированное управление логистикой заботится о перемещении продуктов между тремя областями: снабжение, поддержка производства и физическое распределение, связывая компанию с ее клиентами и поставщиками.
Заштрихованная область на рисунке 1 представляет собой необходимость интеграции закупочных, производственных и маркетинговых операций компании, которые, с другой стороны, должны быть интегрированы с операциями поставщиков и клиентов. Они фильтруются в конкретные планы закупок и производства. Во время поставки продуктов и материалов начинается поток товаров с добавленной стоимостью, что приводит к передаче права собственности на готовые изделия клиентам. В этом процессе существуют два взаимосвязанных действия, поток материала и поток информации, которые должны координироваться, поскольку поток информации следует параллельным путям потока материалов.
Регламентом называется документ, где подробно описаны задачи, решаемые сервисом, правила его работы и важные правовые моменты.
Получение сертификата ЭП и СКЗИ
Сертификат выдается в любом Удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию Минкомсвязи РФ (перечень аккредитованных УЦ). Нередко подобными центрами являются и операторы ЭДО СФ. Они предоставляют сертификаты через свою партнерскую сеть.
Как работает электронный документооборот между организациями?
Эффективное управление потоком товаров для удовлетворения спроса требует планирования, программирования и контроля логистической системы. Управление деятельностью этой системы варьируется от компании к компании, в зависимости от ее организационной структуры и важности этой деятельности для ее деятельности.
Обеспечение юридической значимости обмена
Эта работа ограничивает его анализ использованием обмена информацией между непосредственными коммерческими партнерами, которые влияют на логистическую деятельность, выбирая три вида деятельности, которые считаются необходимыми с точки зрения нескольких исследованных авторов: транспорт, управление запасами и обработка заказов. Вопросом исследования, который проводит этот анализ, является: «Как электронный обмен информацией поддерживает координацию транспортных операций, управление запасами и обработку заказов»?
Несколько слов об электронной подписи (ЭП). Она представляет собой набор символов, записанный в определенном порядке. ЭП присоединяется к электронному документу и удостоверяет его подлинность. Существует три вида подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.
В Федеральном законе № 63 «Об электронной подписи» указано, что электронный документ , который заверен простой либо усиленной неквалифицированной ЭП, можно считать эквивалентным бумажному документу с реальной подписью.
В этом пункте обсуждаются основные аспекты этих трех видов деятельности. Запасы представляют собой крупнейшие инвестиции отдельных активов для большинства производителей, оптовых и розничных продавцов. Инвестиции в товарно-материальные запасы могут составлять более 20% активов производителя и более 50% всех активов оптовых и розничных продавцов. Однако они важны для управления логистикой, для баланса между спросом и предложением, обеспечивая доступность продуктов, необходимых промышленным клиентам, каналам сбыта и конечным потребителям.
Что касается документа с усиленной квалифицированной ЭП, то он считается аналогом бумажного документа с собственноручной подписью и печатью. Федеральная налоговая служба признает юридически сильными только те электронные документы, которые заверены квалифицированной подписью.
В для создания и проверки ЭП используется средство криптографической защиты информации (СКЗИ), которое представляет собой специальную программу для шифрования и расшифровки передаваемых данных.
Управление запасами охватывает два типа решений цепочки поставок: стратегические и тактические. Стратегические решения о запасах в цепочке поставок включают вопросы о том, где следует размещать акции, и какой подход следует принять для его контроля. На тактические и стратегические решения влияют стратегии и структура цепочки поставок, а также организационные аспекты ее функционирования. Стратегия отражает цели бизнеса компаний и их производственные стратегии для их достижения. Структура связана с физическими и географическими размерами цепочки поставок, определяя положение точки развязки, то есть точку в цепочке поставок, где продукт больше не производится для склада и производится для выполнения заказа объяснил.
О подключении контрагентов
Наладить организацию электронного документооборота можно только с теми контрагентами, кто подключен к сервису обмена. Конечно, подключены бывают далеко не все. Однако начать обмен электронными документами никогда не поздно. Иногда для принятия положительного решения в пользу ЭДО контрагентам требуется дополнительная мотивация. Со своей стороны, оператор ЭДО СФ готов предложить небольшой бонус в виде бесплатного или льготного обмена. Все вопросы по подключению контрагентов помогает решать непосредственно оператор ЭДО СФ, так как его заинтересованность в квалифицированной поддержке абонентов и подключении новых вполне очевидна.
Организационные аспекты касаются межорганизационных отношений. Они являются важными факторами для анализа взаимоотношений между компаниями: сила переговоров компаний, степень сложности взаимодействия между компаниями и степень вертикальной интеграции.
Бумажные документы в оригинале
Определение того, как много спросить, основано на подходах к определению экономической партии покупки, экономической партии продукции и точки снабжения, в то время как непрерывные или периодические методы обзора помогают решить, когда приказывать. Ванке указывает, какие факторы должны соблюдаться в местоположении инвентаризации и определять большую или меньшую степень централизации для контроля запасов: характеристики продукта, поведение спроса, уровень рыночного спроса, степень гибкости производственного процесса, доступ к информации в режиме реального времени и экономия за счет масштаба на транспорте.
Не имеет значения, услуги какого оператора ЭДО СФ использует ваш подрядчик. Вы можете быть подключены к разным операторам. На сегодняшний день многие ведущие компании внедряют и поддерживают технологию роуминга. Но учитывая тот факт, что пока технология пребывает в состоянии разработки, организовать взаимодействие с контрагентами возможно по-другому.
Наконец, стоит упомянуть, что совместные методы планирования и управления в цепочке поставок все чаще используются компаниями для эффективного управления запасами. По словам Назарио, на долю транспорта приходится в среднем 60% расходов на логистику компании, что составляет 4% и 25% от ее валовой выручки в зависимости от ее отрасли. Важное значение для снижения транспортных издержек имеет продвижение технологий и инициатив транспортного оборудования, таких как интермодальность и аутсорсинг этой деятельности для операторов логистики.
Пять видов транспорта - железнодорожный, автомобильный, водный, трубопроводный и воздушный. Относительная значимость каждого модала может быть измерена с точки зрения пробега, объема, дохода и характера состава транспорта. Существуют различия в характеристиках между модальностями, связанными с фиксированными и переменными издержками, скоростью, доступностью, надежностью, мощностью и частотой. Эти факторы учитываются при выборе модального использования, также в зависимости от характеристик уровня обслуживания, которое должно быть выполнено.
Один из вариантов – начать работу сразу с несколькими операторами ЭДО. Участникам обмена это не запрещено. Такой способ работы вы можете выбрать для себя, а можете предложить его своему партнеру (если это уместно).
Что делать, если вы и ваш контрагент используете разные сервисы, и ни один из вас не желает менять оператора? В такой ситуации оптимальным является второй вариант, когда вы вместе обращаетесь к своим операторам и предлагает им наладить обмен друг с другом.
Подведем итог
Давайте подведем итог. Прежде чем переходить на новый этап взаимодействия с контрагентами – обмен электронными документами, бухгалтеру следует помнить три детали. Первая – электронная подпись, желательно усиленная квалифицированная, которая наделяет документ юридической силой. Вторая деталь – оперативная и целостная доставка электронного документа, которую гарантирует оператор. Третья – чтобы начать пользоваться сервисом, необходимо присоединиться к регламенту, купить сертификат ЭП и СКЗИ. Остальные вопросы решит сам оператор.
Что нужно сделать компании, которая решила перейти на электронный документооборот. Каков алгоритм действий, с чего начать?
Первое, что нужно сделать - подумать, какие результаты компания хочет получить от . Сейчас существуют два направления работы. Это документооборот B2G, то есть между предприятиями и госорганами. И B2B, то есть обмен бумагами между предприятиями. Что касается B2G - тут речь идет о подключении к к необходимым госорганам для данного предприятия, в зависимости от специфики его деятельности. У нас все компании отчитываются перед налоговой инспекцией, .
Дальше все зависит от сферы деятельности - например, одна компания ведет торговлю алкогольной продукцией, другая, во время производства так или иначе оказывает воздействие на окружающую среду, третья фирма, занимающаяся страховыми услугами, рынком ценных бумаг и так далее. Надо смотреть, какие еще органы власти требуют отчетность. После того, как определен перечень ведомств, куда мы собираемся отчитываться, нужно смотреть на то, какие предложения может сделать оператор электронного документооборота. В зависимости от этого фирма выбирает соответствующий тарифный план. Далее заключается договор, оформляется необходимое количество электронных подписей, устанавливается необходимое программное обеспечение, проводятся семинары, обучающие работе с данным ПО. На этом собственно все - документооборот с госорганами имеет место быть.
- Расскажите подробнее про B2B?
Это, как я уже сказал, второй тип обмена цифровыми документами. Его организовывают между хозяйствующими субъектами. Здесь все зависит от конкретного предприятия. Какого-то общего рецепта начала пересылки документов тут не существует. Есть ситуации, когда предприятие банально обязано перейти на электронный документооборот со своими контрагентами просто для того, чтобы выжить.
В связи с вступлением в силу новой нормы с 1 января 2014 года всем без исключения пользователям ЭЦП необходимо будет обратиться в удостоверяющий центр для замены сертификатов ключей. Пока все виртуальные бумаги, подписанные действующим сертификатом, признаются документами, заверенными квалифицированной электронной подписью.
Например: одна из крупных торговых сетей не так давно начала работать со своими поставщиками, обмениваясь исключительно цифровыми бумагами. Таким образом, фермеру, чтобы поставить свою продукцию в эту сеть, необходимо переходить на электронный документооборот.
Преимущества ЭДО
А есть ли какая-то выгода от перехода на ЭДО для предприятий малого и среднего бизнеса? Создается впечатление, что пока реальную пользу «цифра» может принести только крупным организациям.
Для малого и среднего бизнеса переход на ЭДО сейчас сверхзадачей не является. Но присмотреться к нему, «пощупать», можно. Скорость документооборота - вот это будет преимущество. Но использование ЭДО - это не только взаимоотношения с контрагентами. Это и отношения с госорганами, и тут бизнесмены будут вынуждены переходить, вариантов нет.
Еще один очень важный момент, который должны помнить предприятия малого и среднего бизнеса - использование электронной подписи на торговых площадках, это способ для расширения бизнеса. С 2014-2015 годов 15 процентов госзаказа должно будет размещаться среди субъектов малого и среднего бизнеса. Сейчас происходит серьезная работа по привлечению этих компаний к выполнению госзаказа. И это реальный шанс расширить свое дело. Кто откажется получить контракт на 100-200 тыс. рублей с гарантированной оплатой?
Для малых компаний предусмотрены какие-то льготы при оплате услуг электронного документаоборота? Ведь многие организации не переходят на ЭДО еще из-за страха высоких тарифов.
Я сегодня на семинаре приводил пример: 995 рублей - полный комплекс услуг по документообороту с госорганами. Если посчитать стоимость проезда по Москве на общественном транспорте несколько раз в год в инстанции, куда нужно сдавать документы, да еще и в оба конца, то сумма расходов получится весьма близкая к стоимости, которую я озвучил.
Если бухгалтер не «дружит» с компьютером, возможно ли совершить ошибку? Вообще, насколько сложно работать с такими программами?
Существуют элементы форматного и логического контроля. Если нет злонамеренности при формировании документа, то промахнуться практически невозможно. Ну а если что-то делается специально или пользователь невнимателен - ни одна программа не застрахована, что человек вместо 1000 введет 1 000 000.
Цифровая подпись
Почему, по вашему мнению, переход на электронный документооборот пока не стал массовым? Что пугает компании?
А пугает ли на самом деле? Давайте посмотрим, у нас в 63-ем [Федеральный закон от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» - прим. ред.] законе сформулировано понятие о трех видах ЭЦП. Это простая, фактически это комбинация логина и пароля. Усиленная - это подпись с использованием криптозащиты. И электронная подпись квалифицированная, та, которая выдается аккредитованным удостоверяющим центром. 90 процентов людей в нашей стране пользуются логином и паролем. Либо в банкоматах, либо в соцсетях, либо в электронной почте. То есть можно сказать, что простой подписью пользуются практически все.
Такое количество ЭЦП, применяемых сегодня, неудобно ни для удостоверяющих центров, ни для информационных систем, ни для пользователей. Надеюсь, что в течение 2014-2015 годов у нас появится единообразие, и количество подписей сократится.
Что касается квалифицированной подписи, то она пока мало, где применяется. Но используется, например, на портале. И чем больше сервисов он сможет предоставлять, тем больше людей будут применять эту подпись. Ее применение ограничивает не столько боязнь людей, сколько отсутствие ресурсов, на которых ее можно использовать.
С корпоративным сектором все еще проще. Сейчас около половины предприятий пользуются системами электронной сдачи отчетности, и они все реализованы на электронной подписи. И в этих компаниях работают те же самые люди, которые вроде как боятся переходить на электронный документооборот. Так что этот страх, больше похож на миф, чем на реальность.
- Стоит ли ждать каких-то значимых изменений законодательства в области ЭДО?
Ведь многие сейчас говорят о несовершенстве правового поля в этой сфере… Я бы это не назвал несовершенством, это нормальный процесс становления законодательства. Фактически активному использованию электронной подписи у нас в России хорошо, если есть пять лет. Естественно, сформировать за такой период устоявшуюся нормативную базу с учетом развития технологий просто невозможно. Сейчас происходит планомерный процесс развития законодательства. Из того, что стоит ждать: это окончательное вступление 63-его закона об электронной подписи и отказа от 1-ого закона [Федеральный закон от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Эта норма утратила силу с 1 июля этого года - прим. ред.]. Закон, кстати, вполне адекватный, грамотный. Явных каких-то пробелов в нем не наблюдается. Он достаточно структурирован. Надеемся, что с его вводом снизится количество типов ЭЦП. Сейчас многие госорганы, информационные системы выдвигают свои требования к электронным подписям, не всегда находящиеся в русле законодательства.
Наличие такого количества ЭЦП неудобно ни для удостоверяющих центров, ни для информационных систем, ни для пользователей. Представьте, что у вас на брелке висит пять подписей, при этом надо помнить, что одна для налоговой инспекции, другая для торговой площадки, третья для Росреестра и так далее. Надеюсь, что в течение 2014-2015 годов у нас появится единообразие, и количество подписей сократится.
Полезные инструменты
