2.3. Язык и стиль официальных документов
Языком делового общения, используемым в делопроизводстве, является официально-деловой стиль. Деловой стиль – это функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления.
Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей, объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового общения по существу, являются юридические лица – организации, учреждения, предприятия, должностные лица, персонал организации. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и других факторов.
Условия делового общения формируют следующие свойства управленческой информации: официальный характер информации; адресность информации; повторяемость информации; тематическая ограниченность.
В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработаны такие языковые средства и способы выражения, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ним.
Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.
Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукцию, но не себестоимость).
Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например «конструкторат», «переорганизация», а также слов, относящихся к разговорной лексике, например «секретарша», «лаборантка».
Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова «представить» и «предоставить». (слово представить – имеет смысл: предъявить; сообщить; познакомить с кем либо; ходатойствовать о чем либо; составить; обнаружить; мысленно вообразить; изобразить, показать. Слово предоставить – имеет смысл: отдать в чье либо распоряжение; дать право, возможность сделать; осуществить что-либо; разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра.).
Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель – именно месяц, а не что иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию) и т. д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польза от использования», «следует учитывать следующие факты», «данное явление полностью проявляется в условиях» и т. д.).
Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.
Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением Правительства», «в порядке оказания материальной помощи», «в связи с тяжелым положением, сложившимся …»– постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол «допускать» («допустить») в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка.
Употребление языковых формул. Одной из особенностей деловой речи – широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи – следствие регламентации служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи.
Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко являются юридически значимыми компонентами текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность. Например:
«Гарантируем возврат кредита в сумме…… до……»;
«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет……»;
«Контроль за выполнением…… возлагается на……».
Владение деловым стилем – это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.
Употребление слов в однотипных падежных формах. Употребление однотипных падежных форм при имени существительным принято называть «нанизыванием падежей». Чаще всего, в текстах документов, используется последовательное подчинение слов в родительном, реже– в творительном падеже. Например:
«Предлагаем Вам варианты решений реконструкции (род. п.) систем отопления, вентиляции жилых и производственных зданий (род. п.)».
Широкое использование таких конструкций объясняется тем, что при наличии довольно распространенных предложений в деловой речи исключение предлогов позволяет сделать структуру предложения более прозрачной и легче воспринимаемой.
Ограниченное употребление глаголов в личной форме. Письменному деловому общению свойствен неличный (безличный) характер изложения текста, т. е. употребление глаголов в форме 1-го и 2-го лица ограничено, а глаголы в форме 3-го лица, как правило употребляются в неопределенно-личном значении. Например:
«Комиссией проведена проверка и установлено……»;
«Акт подписан членами комиссии и утвержден руководством».
Этим же объясняется и преобладание страдательных конструкций над формами действительного залога, например:
«Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам» (Вместо: «Проект предусматривает ….»);
«Московскими организациями будет поставлено энергетическое оборудование» (вместо «Московские организации поставят …»).
Построение предложений. Особенность делового стиля – преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или двусоставных, имеющих обособленные обороты. Например:
«Располагая достоверной информацией об имеющихся в ряде районов Саратова значительных по размерам пустующих площадях областного подчинения, незадействованных в связи с акционированием и резким сокращением штатной численности коллективов, считаем целесообразным использовать такие помещения под размещение структур Саратовского ОПС по решению Правительства Саратовской области».
Широкими возможностями сочетаемости обладают слова в литературной или разговорной речи, но в деловом стиле они, как правило, ограничены.
Например:
Ограниченная сочетаемость слов в деловой речи способствует типизации содержания, выражаемого в тексте, как бы приближает словосочетания к языковым формулам, что в конечном счете способствует адекватности восприятия текста документа.
Конструкции с отглагольным существительным. В деловой речи для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного со значением действия и полузнаменательного глагола вместо простой глагольной формы.
Например:
«оказать содействие», а не «посодействовать»;
«оказать помощь», а не «помочь»;
«произвести уборку», а не «убрать»;
«произвести ремонт», а не «отремонтировать».
Это явление называется «расщеплением сказуемого». Содержанием документа всегда является управленческое действие, направленное на конкретный объект, и в этих условиях словосочетание из отглагольного существительного и полузнаменательного глагола не только называет действие («произвести»), но и обозначает предмет этого действия («ремонт»), в то время как один глагол («отремонтировать») обозначает это не в столь явно выраженной форме.
Сокращенные слова. Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используются сокращения.
Различаются два основных вида сокращенных слов:
1) лексические сокращения (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или путем сочетания частей слов: СНГ, ОПС, зам., автокапремонт и др.;
2) графические сокращения – применяемые в письменной речи сокращенные обозначения слов: г-н, тчк, ж-д, экз. и др.
Аббревиатуры функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только на письме и при чтении расшифровываются, читаются полностью.
Различают следующие типы аббревиатур:
1) инициальные сокращения – сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие. Они в свою очередь подразделяются на:
а) буквенные (при чтении произносятся буквы) – МЧС, ЖСК, АКБ и т. д.;
б) звуковые (при чтении произносятся звуки) – ГОСТ, ГАИ, ТЭО, ТЭЦ, ДЭЗ и т. д.;
в) буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть звуками) – ГУВД, ТОО, НИОКР и т. д.;
2) слоговые сокращения – образованные из частей, слогов слов: зампред, главбух, завгар, Саржилстрой и т. д.;
3) частично сокращенные слова образованные из части или частей слов и полного слова– Мослесопарк, Москоллектор, хозрасчет, рембаза.
4) усечения: зам., зав., спец., пред.;
5) телескопические сокращения – образованные из начала и конца составляющих слов: рация (ра(ди-останция), бионика (био(логия и элекро(ника)
6) сокращения смешанного типа – ВНИИторгмаш, СаргорБТИ и т. д.
Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с большой буквы, если обозначают индивидуальные названия организаций, учреждений, предприятий. Родовые наименования пишутся со строчной буквы. Инициальные аббревиатуры независимо от того, являются ли они обозначением собственного имени или нарицательного, пишутся заглавными буквами. Звуковые аббревиатуры пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного, и срочными буквами, если образованы от нарицательного слова.
Первая часть аббревиатур смешанного типа, образованных частично из начальных букв и усеченных слов, пишется заглавными буквами, вторая часть – строчными, а аббревиатуры, образованные из усеченных слов (полных слов) и из начальных букв пишутся следующим образом: в первой части первая буква заглавная (если аббревиатура обозначает имя собственное), остальные – строчные; если аббревиатура обозначает нарицательное слово, все буквы первой части строчные, а буквы второй части – заглавные.
При употреблении графических сокращений следует помнить, что они не должны оканчиваться на гласную. Допускается употреблять только общепринятые графические сокращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях.
Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются.
Не допускается перегружать текст графическими сокращениями, не рекомендуется применять несколько графических сокращений в коротком тексте.
При включении в текст документа сокращения следует тщательно проанализировать: удобно ли такое сокращение для произношения, запоминания; не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия в той же области или с названием организации, фирмы, торговым наименованием и т. д.
Употребление прописных и строчных букв. В названиях органов при Президенте РФ с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные.
Все слова с прописной буквы пишутся в названиях органов исполнительной власти: Правительство Российской Федерации; Коллегия Правительства Российской Федерации; Правительство Саратовской области и т. д.
В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов управления Российской Федерации и субъектов Федерации в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: «правительство», «министерство», «государственный комитет».
Наименование федеральных органов исполнительной власти и их сокращенное наименование должно соответствовать Распоряжению от 6 августа 2004 года Администрации Президента Российской федерации № 1363 и Аппарата правительства Российской Федерации № 1001 и оформляться в соответствии с таблицей 1.
Таблица 1. Наименование федеральных органов исполнительной власти.
Названия органов судебной власти принято писать так:
Конституционный Суд Российской Федерации;
Верховный Суд Российской Федерации;
Высший Арбитражный Суд Российской Федерации.
Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей субъектов федерации в составе Российской Федерации.
Во всех остальных случаях слова «суд», «судья», государственный арбитр» пишутся со строчной буквы.
В названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской Федерации прописные буквы употребляются следующим образом:
Конституция Российской Федерации;
Декларация прав и свобод человека и гражданина;
Федеративный Договор;
Основы законодательства Российской Федерации;
Закон Российской Федерации «наименование закона»;
Кодекс российской федерации «наименование кодекса»;
Указ Президента Российской Федерации «наименование указа»;
распоряжение Президента Российской Федерации (Правительства Российской Федерации).
С прописной буквы пишутся названия должностей в системе государственной власти и управления Российской Федерации:
Президент Российской Федерации;
Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;
Советник Президента Российской Федерации;
Председатель Правительства Российской Федерации;
Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;
Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;
Председатель Конституционного Суда Российской Федерации;
Председатель Верховного Суда Российской Федерации;
Председатель Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
Министр (наименование министерства) Российской Федерации;
Председатель Государственного комитета Российской Федерации по (наименование комитета);
Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации.
Аналогично пишутся названия должностей в системе представительной, исполнительной и судебной власти субъектов Российской федерации.
Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей:
начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации;
начальник контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации;
генеральный директор Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации;
первый заместитель (заместитель) Министра (наименование министерства) Российской Федерации;
председатель Комитета Российской Федерации по (наименование комитета);
генеральный директор Российского (наименование) агентства;
глава администрации Саратовской области;
губернатор (наименование области);
мэр (наименование города);
премьер правительства Москвы;
председатель Военной коллегии Верховного Суда Российской Федерации;
член коллегии Генеральной прокуратуры Российской Федерации.
Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы.
С прописной буквы, в кавычках, пишутся такие наименования как: Герой Российской Федерации, Герой советского союза, Почетные звания Российской Федерации.
В особом стилистическом употреблении и с прописной буквы пишутся слова «Родина», «Отчизна», «Человек», «Отечество» и др.
В официальной и деловой корреспонденции рекомендуется употреблять полные и как исключение, сокращенные названия центральных органов исполнительной власти. Выбранный вариант полного или сокращенного написания названия центральных органов федеральной исполнительной власти следует использовать по всему документу.
Из книги Коммерческая деятельность автора Егорова Елена Николаевна55. Проведение официальных и неофициальных приемов В сфере предпринимательства принято проводить официальные и неофициальные приемы. Неофициальными приемами считаются деловые завтраки и обеды.Завтраки принято назначать с 8 часов утра. Они длятся примерно один или
Из книги Налоговое право автора Микидзе С Г51. Порядок истребования документов. Выемка документов и предметов Должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы посредством вручения этому лицу (его представителю)
Из книги Деловая переписка: учебное пособие автора Кирсанова Мария Владимировна3. Язык и стиль официальных писем Деловое письмо является одним из главных каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведется общение перед заключением договоров, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии,
Из книги Делопроизводство для секретаря автора Смирнова Елена ПетровнаРАЗДЕЛ 2 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30-2003 «УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ» Глава 1. Состав реквизитов документов В делопроизводстве
Из книги Руководство по обеспечению безопасности личности и предпринимательства автора Ливингстоун Нейл С7. Обеспечение безопасности должностных и официальных лиц Все большее количество известных и богатых людей и членов их семей становятся объектом угроз со стороны террористов, похитителей, недовольных сотрудников и сумасшедших. В результате этого как никогда раньше
Из книги Инфобизнес на полную мощность [Удвоение продаж] автора Парабеллум Андрей Алексеевич«Птичий язык» Мы не случайно запустили такие понятия, как «инфобизнес», «концепции инфобизнеса». Но одних слов мало, нужна методология обучения. Для этого необходим «птичий язык», характерный для вашей целевой аудитории. Если вы не можете ничего придумать сами,
Из книги Фотография как бизнес: с чего начать, как преуспеть автора Песочинский Дмитрий МихайловичГлава 17 Фотосъёмка официальных мероприятий Фотосъёмка официальных мероприятий требует от фотографа, признаем без лишней скромности, довольно высокой квалификации и профессионализма. От вас не требуется походить на Индиану Джонса или Лару Крофт; вам не придётся мокнуть
Из книги Все лучшее, что не купишь за деньги. Мир без политики, нищеты и войн автора Фреско Жак Из книги Идеальный слог. Что и как говорить, чтобы вас слушали автора Боумэн Алиса Из книги Геймшторминг. Игры, в которые играет бизнес автора Браун Санни1. Язык успеха Подумайте, прежде чем говорить, потому что ваши слова и влияние посеют в сознании другого человека семена успеха или неудачи. Наполеон Хилл Если бы красноречие выставлялось на торги на Нью-Йоркской фондовой бирже, то каждый аналитик с Уолл-стрит прикупил бы
Из книги Великолепная команда. Что нужно знать, делать и говорить для создания великолепной команды автора Миллер ДугласПопридержите язык Какой из органов чувств играет самую важную роль в общении? Наверное, вы уже поняли, что это не рот, а уши. Не умея внимательно слушать, мы не сможем никого и ни в чем убедить.Судите сами:? Только слушая другого человека, вы получаете о нем информацию,
Из книги Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы автора Сиббет ДэвидВизуальный язык В школе мы узнали, что для успешной жизни в социуме нужно научиться читать, писать и считать. И именно этому в основном посвящены первые семь лет государственного образования. В мире производства, где каждый рабочий функционирует как стандартный винтик
Из книги Достижение целей: Пошаговая система автора Аткинсон Мэрилин10. Ваш язык Присмотритесь к успешным командам (проектная она или нет – не имеет значение) и обратите внимание на то, как сотрудники в них соотносят себя с остальной частью коллектива. В слабых командах ее члены приписывают себя все незначительные победы, прославляя свое
Из книги Внутренняя сила лидера. Коучинг как метод управления персоналом автора Уитмор ДжонВизуальный язык Овладение эффективными методами и применение их в работе – основная тема этой книги. Другая тема – визуальный язык и его воздействие на мыслительные способности, когда вы начинаете работать и думать в этих категориях. На протяжении 38 лет мы с моими
Из книги автораЯзык действий Коучинговая коммуникация продуктивна, если по ее окончании клиент готов применять на практике приобретенные знания и навыки. После того как человек создал визуальный образ цели и детально представил результат, у него появляется естественное стремление
Из книги автораЯзык тела Нужно не только слушать, но и наблюдать за мимикой и жестами собеседника – не затем, чтобы делать ему замечания, но опять-таки затем, чтобы правильно сформулировать следующий вопрос. Заинтересованность собеседника в том направлении, которое принял разговор,
Составление служебных документов - трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих.
Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Документ на неприглядном, “бедно” сделанном бланке, напечатанный неразборчивым шрифтом, производит нежелательное впечатление о предприятии. По этой же причине резиновый штемпель с наименованием предприятия, оттиск которого проставляется на листе бумаги, вышел из деловой практики Запада и все меньше применяется в России.
Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина “документ” как “способ доказательства”.
Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю: “В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!”.
Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов!
Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.
Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.
Для составления документов, в том числе и деловых писем, требуются определенный уровень культуры, особые навыки. Но это умение деловому человеку необходимо развивать.
Кроме того, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в соответствии с требованиями государственных стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной и исполнительной власти Российской Федерации, но и на все организации независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности.
1. Оформление бланков управленческих документов.
При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел.
Бланк, в котором много места отводится под эмблему и наименование предприятия и мало для текста, неудобен в работе. Поэтому рекомендуется отводить под эмблему 1,5-2 см от границы верхнего поля.
Современный дизайн оформления бланка, “свой” фирменный стиль качественная бумага, полный набор сведений о предприятии. Правильное их расположение на листе особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера.
Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.
Бланк для внутренних документов (приказов, протоколов, решений);
Бланк для внешних документов (писем, факсов).
Бланк для внутренних документов содержит эмблему предприятия и наименование предприятия.
Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа - на иностранном. При продольном расположении реквизитов бланка сначала печатаются реквизиты на русском языке, а ниже - на иностранном.
Все бланки, как и документы, должны иметь поля.
левое - 20 мм (8 машинописных знаков или ударов),
верхнее - не менее 10 мм,
правое и нижнее - не менее 8 мм.
В целях экономии площади листа ряд фирм в верхней части бланка указывают только эмблему и наименование предприятия, а адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты располагают прямо на нижнем поле листа.
Границы отдельных реквизитов (например, “заголовок к тексту”, “адресат”) удобно обозначать уголками, чтобы избежать ошибок в их расположении при печатании.
Бланки часто используемых документов такие, как справки, акты приема работ по контракту и другие, могут содержать также части постоянного текста, которые при составлении документов дополняются переменной информацией.
2. Язык управленческого документа.
В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в значительной мере обеспечивается императивом - повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т. д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо - понятия определенные. Деловой язык - это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык.
Традиции и обычаи в документировании оказались очень живучими. И сейчас еще встречаются устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевые штампы, канцеляризмы ("коим образам", "прошу не отказать", "при этом направляем", "дана настоящая" и др.). При составлении документов нужно пользоваться официально-деловым стилем.
Литературный язык имеет много стилей, художественно-беллетристический, общественно-публицистический, научный, производственно-технический, исторический, официально-деловой и т. п., которые все время развиваются и находятся в постоянном взаимодействии.
«Под стилем... языка, - говорит известный филолог А. Н. Ефимов, - принято понимать исторически сложившуюся разновидность языка, отличающуюся как в отношении состава и характера объединения речевых средств, так и в смысле закономерности их употребления. Для каждого стиля существует характерное, типичное, а также запретное».
В каждой группе стилей есть свои разновидности. Так, художественно-беллетристический стиль включает прозаический и поэтический; общественно-публицистический - стили газетно-журнальный и литературно-критический. Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки, телеграфный стиль и т. д.
В каждой группе стилей есть свои разновидности. Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки, телеграфный стиль и т. д.
Тексты сложных документов (отчеты, обзоры, справки и др.) разделяют на части, разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами в соответствии с требованиями ГОСТ 1. 5-85 (Правила оформления машиночитаемых документов и машинограмм) . Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей, более высоких, например: 1. 1, 2. 1. 3. 2. 1 ит. д.
2.1. Отклонения от литературных норм в текстах документов.
Нередко в текстах документов по незнанию, невнимательности или небрежности допускаются различные отклонения. В результате, текст становится малопонятным, насыщенным словесными излишествами, архаизмами и канцеляризмам. Усложняют понимание текста малоизвестные слова иностранного происхождения, профессионализмы, неологизмы. Не украшают документы просторечия, диалектизмы. О наиболее типичных недостатках в тексте и пойдет речь далее.
3. Этикет делового письма.
Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами. В переписке можно выделить два основных вида документов: письма и факсы.
Письмо- как один из основных видов документов.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.
Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов экологии и т.п.
Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.
К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. «Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма»
В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).
При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (L/C - Letter of credit), в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг.
3.1. Особенности текста письма.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.
Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.
Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.
Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например:
“На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет”.
В зависимости от назначения письма и от того, на чем его автор желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок расположения логических частей текста.
Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем.
Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:
“Уважаемый Игорь Леонидович!”;
“Господин Зорин!”;
Затем уместны были бы слова благодарности:
“Мы были рады получить Ваше письмо”;
“Большое спасибо за факс от 04.06.95”;
В зависимости от темы письма используются следующие обороты:
Напоминание
Напоминаем Вам, что...
По истечении... срока предложение нашей фирмы теряет силу.
Пожалуйста, сообщите...
Просим оплатить в течение... банковских дней...
Встречают, как известно, по одежке. Поэтому "одежка" Вашего письма, т.е. конверт и бумага, должна быть безукоризненной. Иначе Ваше письмо рискует оказаться в корзине с макулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая для получателя информация. Особенно это актуально для таких писем, как представление компании, предложение продуктов, товаров, услуг и заявление о приеме на работу. Конверт должен быть плотным, непрозрачным, стандартного размера из белой бумаги. Адрес на конверте должен быть обязательно напечатан блоком или виден из прозрачного окошка. Здесь нет никаких ограничений и строгих правил. Иногда при объявлении о приеме на работу в некоторых странах требуется, чтобы сопроводительное письмо или резюме было написано от руки. В таком случае полезно и конверт надписать аккуратным и чётким почерком. Если Вы собираетесь запросить информацию, заказать товары, услуги, то и конверт, и бумага могут быть не самыми дорогими, но все-таки хорошего качества.
Бумага, если Вы не пользуетесь стандартным бланком вашей компании, тоже должна удовлетворять самым строгим требованиям: формат А4, белая, плотная, лист без дефектов и пятен. Особенно если Вы предлагаете сотрудничество, представляете свою компанию или нанимаетесь на работу. Подпись должна быть выполнена так, чтобы у получателя не возникло сомнений, что у Вас нет приличной авторучки или Вы недостаточно уверенно можете воспроизвести свою подпись. Авторучку лучше взять с чернилами.
Золотое правило
Ваше письмо с первого взгляда должно произвести солидное впечатление.
3.2. Архаизмы и канцеляризмы
Архаизмы - это устаревшие слова, выражения и грамматические формы, которые вышли из употребления.
К ним относятся: воспрещается (вместо запрещается), вышеизложенные (указанные выше), впредь (в дальнейшем), на предмет (для), посему (поэтому), по принадлежности (по назначению), при сем представляем (направляем, прилагаем), препроводительное (сопроводительное).
К архаизмам относятся и такие слова: благодарственный, благоволите сообщить, вешать, доверительный, начертать, отведать, страж и другие.
Канцеляризмы - это сложные, громоздкие слова и фразы с устойчивой архаической структурой и характерными канцелярскими союзами и союзными словами, а также сухие, выспренные казенные слова, например: возрастающее несоответствие росту производительности труда и имеющейся в наличии техники..., имеет место наличие нарушений техники безопасности производства горных выработок; на предмет приобщения к труду; выполнить плановое задание по линии всех показателей; надлежит разработать мероприятия по устранению имеющихся недостатков...; мы имеем на сегодняшний день в деле повышения квалификации; приветствие в адрес Петрова (вместо Петрову) и др.
Очень много канцеляризмов встречается в служебной переписке.
4. Официальный деловой стиль.
Языком делового общения является официально-деловой стиль - функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения.
Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей, объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового общения, по существу, являются юридические лица - организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и других факторов. Отношения между организациями устойчивы и регламентируются правовыми нормами, вследствие чего информационные потоки организации имеют «запрограммированный» характер, отвечающий потребностям организации и соответствующий ее месту в системе органов управления и организаций.
Специфика делового общения выражается и в том, что автором и адресатом документа почти всегда является организация вцелом - «коллективный субъект», несмотря на то, что в большинстве случаев документ подписывается одним лицом - руководителем организации. То же можно сказать и об адресате документа.
Другая важная характеристика документного общения - адресность информации. Управленческая информация не может быть информацией «вообще» (как, скажем, теле-, радио-, газетная информация и некоторые другие виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес. Более того, управленческий документ почти всегда «узко направлен», т. е. адресован конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников.
Существенный фактор делового общения - повторяемость управленческих действий и ситуаций, поскольку управленческая деятельность - это всегда «игра по правилам», что обусловливает использование одних и тех же языковых средств в сходных ситуациях.
Другая характерная особенность делового общения - тематическая ограниченность круга решаемых организацией задач. Функции учреждения поддаются описанию, классификации, регламентации. В результате круг вопросов, относительно которых создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер.
Следовательно, условия делового общения формируют следующие свойства управленческой информации:
· адресность информации;
· повторяемость информации;
Условия делового общения, кроме того, предъявляют и определенные требования к управленческой информации, от соблюдения которых зависит эффективность делового общения.
Одно из важнейших требований к управленческой информации обусловлено самой сущностью управленческой деятельности, которая заключается в принятии управленческих решений с целью воздействия управляющего органа на управляемые объекты. Принятие решений основано на получении, переработке и использовании информации. Следовательно, эффективность управленческой деятельности только в том случае является достаточно высокой, когда для принятия решений используется информация актуальная, информация новая, необходимая, важная для деятельности организации. Только получая актуальную информацию, орган управления может принимать оптимальные управленческие решения. Актуальность информации обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, обработки, доведения до заинтересованных подразделений и должностных лиц.
Актуальность информации связана с целым рядом других свойств управленческой информации, в частности:
· достоверность (объективность);
· убедительность (аргументированность);
· полнота (достаточность информации) и др.
Требование достоверности (объективности) означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.
Убедительность (аргументированность) информации вызвана необходимостью побудить адресата совершить (или не совершить) определенные действия; от того, насколько обоснован документ, будет зависеть и его исполнение.
Требование полноты предполагает, что документ должен содержать всю необходимую информацию для принятия обоснованного решения. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты или события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку.
В тексте документа должен использоваться определенный язык и стиль документа. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ней.
Основными особенностями официально-делового стиля являются:
· нейтральный тон изложения;
· точность и ясность изложения;
· лаконичность, краткость текста.
Нейтральный тон изложения - это норма официального делового общения, которая свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, их неличном характере, наличии определенной дистанции между ними. Кроме того, поскольку участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, фирм, т. е. от имени юридических, а не физических лиц, субъективный момент в текстах документов сводится к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).
Точность изложения необходима для обеспечения однозначности понимания текста документа и исключения Двусмысленностей. Адекватность восприятия текста автором документа и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. При этом скорость восприятия текста не имеет особого значения, поскольку текст документа - это письменный текст, рассчитанный на зрительное, а не слуховое восприятие, и при необходимости он может быть перечитан. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно.
Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, oговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др.
Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.
Лаконичность изложения текста - это экономное использование языковых средств, исключение речевой избыточности.
Рассмотренные особенности официально-делового стиля играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов их употребления в текстах документов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Составление управленческого документа является трудоемким процессом, требующего от составителя определенных знаний и навыков. Документы являются своеобразной визитной карточкой предприятия. Текст документа должен быть последовательным, лаконичным, убедительным и корректным. Информация, содержащаяся в документе, должна быть составленной в соответствии со всеми государственными стандартами. Официальные документы непременно должны содержать все необходимые реквизиты.
Язык документа выполняет стимулирующую функцию в управленческой деятельности, поэтому при составлении деловых документов необходимо пользоваться официально- деловым стилем, который имеет в своем составе стиль законодательно- распорядительных документов, деловой переписки и т.д.
Тексты сложных документов должны быть разделены на пункты, главы, подразделы, подпункты и т.д.
Письма и факсы являются основными видами управленческих документов.
Письма могут быть инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма- запросы, письма- извещения, письма-приглашения, письма- ответы. Они отличаются держанием и назначением. Текст письма обычно состоит из вводной части, в которой указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы и вводной, в которой формулируется его основная цель.
Условия делового общения формируют следующие свойства управленческой информации:
· официальный характер информации;
· адресность информации;
· повторяемость информации;
· тематическая ограниченность.
Корректное оформление управленческих документов с соблюдением рассмотренных в работе особенностей официально-делового стиля, требований к содержанию и оформлению деловых писем может способствовать достижению желаемых результатов деятельности организации, формированию достойного имиджа организации.
Список литературы
1. Документирование управленческой деятельности: курс лекций / О. И. Бондырева.- М.: Высшая школа, ИНФРА-М, 2006. - 474 с
2. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию. Учебно-метод. пособие. М., 1996. 68 с.
3. Составление и оформление служебных документов: Практ. Пособие / Под. ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЗАО Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 1999. 224 с.
4. Толковый словарь русского языка / под ред. С. И. Ожегова, Н. Ю. Шведовой. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 944 с.
6. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003")
Составление и оформление служебных документов: Практ. Пособие / Под. ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЗАО Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 1999. 224 с.
Толковый словарь русского языка / под ред. С. И. Ожегова, Н. Ю. Шведовой. - М.: ИНФРА-М, 2007. – 398с
Язык и стиль различных видов документов.
Специалисты по делопроизводству выделяют разные типы и виды документов.
По фактору адресации – внутренняя и внешняя деловая переписка. Документы, которыми обмениваются стороны, называются официальными письмами.
По сфере деятельности человека: управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др.
По факту доступности : открытого пользования, ограниченного доступа и конфиденциального характера.
По сроку исполнения : срочные, второстепенные, итоговые, периодические .
По критерию первичности: оригинал и копия.
По форме отправления: для почтовой переписки, электронной корреспонденции, факсового отправления.
Для всех документов существует единое правило: соблюдение правил оформления в соответствии с существующими ГОСТами и стандартами.
Мы рассмотрим же те документы, которые могут понадобиться вам сейчас.
Справка – документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение каких-либо фактов и событий. Наименование документа пишется в центре листа большими буквами. Основной текст излагается с использованием типовых моделей: «Дана (ФИО) в том, что …», интервалом ниже сообщается организация, для которой выдается справка или фраза «Справка дана по месту требования». Ниже подпись, включающая должность, личную подпись лица, выдавшего справку. Подпись заверяется печатью организации.
Заявление – внутренний служебный документ предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности.
Декану СПФ
проф. Спириной В.И.
студентки 1 курса ФИО,
проживающей по адресу:…,
Заявление.
Прошу освободить меня от занятий с 1 по 10 апреля для поездки домой по семейным обстоятельствам.
Дата ____________Подпись
Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.
Доверенность
Я, ФИО, паспортные данные: _______, проживающая по адресу: ________, доверяю ФИО, паспортные данные: _______, проживающей по адресу: ________, получить стипендию за октябрь 2006 г.
Дата ____________Подпись
В последнее время широкое распространение получили документы информационно-рекламного характера: товарное предложение, сообщения потенциальным потребителям о видах производимых товаров, резюме.
Требования к этим документам иные, чем к регламентированным деловым бумагам. Они должны быть запоминающимися, вызывать коммерческий интерес, поэтому в них используется языковые средства выразительности.
Обратите внимание на резюме – слово пришло из французского языка и означало «краткий вывод», например, на документах: «Согласен», «Не возражаю». В последнее время термин стал употребляться в значении: «Краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессию, личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность».
Резюме напоминает анкету, но к его составлению можно подходить творчески, т.к. не существует жестких правил. Главная задача – как можно больше выигрышно представить себя, именно ту информацию, которую важно отнести к выбранной работе: и образование, и опыт работы, и личные качества, и характеристика дополнительных навыков. Например, если вы хотите стать рекламным агентом, то их профессиональными качествами являются умение общаться с людьми, находчивость, знание основ психики; если вакансия – учитель начальных классов - то необходимыми качествами являются любовь к детям, отзывчивость, доброта, терпение …
Типовые резюме включают:
· персональные данные (ФИО, дата и место рождения, семейное положение);
· адрес и номер телефона для контакта;
· наименование вакансии;
· основной текст: перечень мест учебы, работы в хронологическом порядке с указанием официального названия организации, времени учебы или работы, наименования занимаемой должности;
· дополнительные сведения: опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная переподготовка;
· прочие сведения: сопутствующие знания и навыки: иностранный язык, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобилем…;
· интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой профессиональной деятельности;
· иная вспомогательная информация (на усмотрение соискателя);
· дата и подпись.
При оформлении учитывается следующее: слово «резюме» не пишется. Фамилию лучше писать печатными буквами для лучшей разборчивости. С нее и начинается оформление бумаги. Далее посредине - ФИО, у левой границы листа: домашний адрес, телефон; у правой адрес и название организации, в которой претендент учился или работал, служебный телефон. Дане под этими данными название вакансии точно с приведенным в источнике, далее информация о соискателе.
АНТОНОВА Белла Михайловна
родилась в г. Армавире 30.07.80 г.
Дом. адрес: Адрес института:
Тел.: Раб. тел.:
Учитель начальных классов.
Сведения об образовании и опыте работы – АГПУ, 3-й курс, социально-педагогический факультет, студентка ОЗО.
Закончила курсы кройки и шитья при ателье «Полет» в 2003г.
Руководила кружком «Умелые руки» при МСОШ № 23 с 2003-2006 гг.
Доп. сведения:
· Участвовала в конференции «Дети наше будущее» (г. Армавир, 2005г.)
· Проходила стажировку в …
· Закончила курсы повышение квалификации.
Прочие сведения:
· Читаю и перевожу со словарем с английского языка.
· Владею компьютером на уровне опытного пользователя.
· Имею водительские права на управлении автотранспортным средством категории С (личного автомобиля нет).
Интересы: увлекаюсь театром, шью для кукольного театра…
Вспомогательная информация: по характеру открытая, коммуникабельная, люблю детей…
Дата ______________Подпись
5 вопрос: Понятие «речевой этикет»
Речевым этикетом называют систему требований (правил, норм), которые разъясняют нам, каким образом следует устанавливать, поддерживать и прерывать контакт с другим человеком в определённой ситуации. Нормы речевого этикета весьма разнообразны, в каждой стране присутствуют свои особенности культуры общения.
Соблюдение правил речевого этикета поможет грамотно донести свои мысли до собеседника, быстрей достигнуть с ним взаимопонимания.
Овладение этикетом речевого общения требует получения знаний в области различных гуманитарных дисциплин: лингвистики, психологии, истории культуры и многих других. Для более успешного освоения навыков культуры общения используют такое понятие, как формулы речевого этикета.
Базовые формулы речевого этикета усваиваются в раннем возрасте, когда родители учат ребёнка здороваться, говорить спасибо, просить прощения за проделки. С возрастом человек узнаёт всё больше тонкостей в общении, осваивает различные стили речи и поведения. Умение правильно оценить ситуацию, завести и поддержать разговор с незнакомым человеком, грамотно изложить свои мысли, отличает человека высокой культуры, образованного и интеллигентного.
Формулы речевого этикета - это определённые слова, фразы и устойчивые выражения, применяемые для трёх стадий разговора:
начало разговора (приветствие/знакомство)
основная часть
заключительная часть разговора
Транскрипт
1 МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ Учреждение образования «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» Кафедра белорусского и русского языков ЯЗЫК И СТИЛЬ ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ Пособие по дисциплине «Делопроизводство» МИНСК 2007
2 УДК (07) ББК я 7 Я 41 Рекомендовано научно-методическим советом факультета предпринимательства и управления БГАТУ Протокол 6 от г. Составители: канд. филол. наук, доц. Е.П. Занкович; ст. преподаватель Т.М. Капустич Рецензенты: канд. филол. наук, доц. Н.Г. Слыхалова (БГАТУ); канд. филол. наук О.Е. Ефимчик (Юридический колледж БГУ) Пособие охватывает требования к языковому оформлению документов, в основном организационно-распорядительных. Основное внимание составителей акцентировано на следующих аспектах: особенности официально-делового стиля, типы текстов, используемых в документах, типичные ошибки в языке и стиле деловой документации, склонение имен и фамилий, информационность и убедительность документа и др. Предназначено для студентов дневной и заочной формы обучения всех факультетов в качестве дополнительного материала для аудиторной и самостоятельной работы. УДК (07) ББК я 7 2 БГАТУ, 2007
3 ВВЕДЕНИЕ Цель дисциплины «Делопроизводство» дать необходимые теоретические и практические навыки работы с документами. В результате изучения дисциплины студенты должны: знать основные принципы документооборота, регистрации документов, контроля их исполнения, правила оформления дел и порядок передач документов в архив; уметь составлять документы и организовывать их переработку и хранение; строить тексты машинописного и принтерного оформления; иметь представление о принципах работы секретаря-референта по бездокументному обслуживанию. Важное место в процессе изучения дисциплины «Делопроизводство» занимают вопросы, связанные со стилем деловых документов. Формулировки текста документа должны быть краткими, четкими, правильными в юридическом отношении. Язык служебных документов имеет особенности. Прежде всего, это касается лексических средств. Неправильно выбранное слово может исказить смысл документа, привести к двоякому толкованию, что негативно может отразиться не только на практической, но и на правовой оценке ситуации, фактов и т. д. Языковые средства, которые используются в текстах документов, многообразны, они фиксируют и передают различную информацию (экономическую, управленческую и т. д.). Тем самым вырабатываются типовые языковые ситуации, которые способствуют стандартизации текстов документов. Стандартизация во многом повышает информативность документов, сокращает текст, способствует эффективности документооборота в целом. Правильно, грамотно составить текст документа может каждый. Однако этому нужно учиться, оттачивать свои навыки на практике, и тогда документ будет лаконичным, точным, правильным в юридическом отношении. Данное учебно-методическое пособие наиболее полно раскрывает такие актуальные проблемы делопроизводства, как типичные ошибки в языке и стиле деловой документации, указывает наиболее распространенные лексические, морфологические, синтаксические и стилистические ошибки. 3
4 РАЗДЕЛ 1 Особенности официально-делового стиля Термин «официально-деловой стиль» обозначает особенности языка служебных и дипломатических документов. Официально-деловой стиль языка обслуживает канцелярскую, юридическую, административную сферы деятельности, реализуется преимущественно в монологической письменной речи: резолюции, указы, инструкции, кодексы, объявления, характеристики, уставы, распоряжения, протоколы, конвенции, акты и др. В отличие от других стилей здесь активно используются стандартные формы выражения, минимально представлены экспрессивные и индивидуально-авторские средства. Информация передается, в основном, от уполномоченного коллективом (учреждением, организацией, предприятием, министерством, государством и др.) лица или группы лиц. Документы требуют объективности, логичности, категоричности, однозначности вербальных формулировок, потому часто оформляются на соответствующих бланках или по установленной форме. Язык служебных документов имеет некоторые особенности: резкое, в сравнении с другими языковыми стилями, сужение диапазона используемых речевых средств; высокую степень частотности отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Рассмотрим эти особенности. 1. Необходимыми качествами документов являются полнота и своевременность информации, точность, лаконизм формулировок. Основная задача составителя документа предельно четко отразить сведения, имеющие или приобретающие правовую силу. Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо. Разу- 4
5 меется, это не означает, что стиль изложения в официальном тексте всегда должен быть абсолютно нейтральным. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т. д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов. 2. Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают другую важнейшую особенность деловой речи высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. В качестве простейшего примера можно указать на абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц. Тексты, в основе которых лежит «естественная» связная речь, разумеется, имеют более сложную грамматическую организацию. Однако и в этом случае воспроизводимость отдельных языковых единиц оказывается значительно более высокой, чем в других разновидностях речи. Главная причина этого явления сознательная установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения. Так, в документах, как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках). При использовании терминов (а в деловом языке они распространены очень широко) не допускается искажение их формы или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п. В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор объявляется, порицание выносится, оклад устанавливается и т. д. Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется 5
6 готовыми языковыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются, в частности, конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии) и т. п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации. Ту же роль играют так называемые канцеляризмы слова типа завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер), малоупотребительные в других стилях языка. Сопоставление деловых, научных, публицистических (газетных) и художественных текстов позволяет выделить и некоторые грамматические особенности официально-делового стиля: а) преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных полных). Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) определенно-личные: В целях... необходимо выделить...; В случае... придется сократить...; Приказываю...; Обращаем Ваше внимание... Из сложных предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкции типа...выполнили договорные условия, что позволяет... Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами (В порядке надзора,..; В связи с отказом...;...по причине недогрузки материалов) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными. Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны; б) использование предложений с большим числом слов, что обусловлено: распространенностью предложений; очень часты, например, конст- 6
7 рукции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (обычно форм родительного падежа): Назначение заместителя начальника цеха термообработки металла Т.Н. Николаева на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом предприятия; обилием предложений с однородными членами (их число даже в линейно записанных фразах может достигать двадцати и более); крайним случаем сложных перечислений являются рубрицированные построения типа...постановляет: 1. Определить... а)... б)... в)...; 2. Организовать... а)... б)... в)...; 3. Назначить..., причем каждая рубрика может быть любой сложности (включать однородные члены предложения, дополняться самостоятельными предложениями и т. д.); рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов. На размеры предложений в деловом языке не очень влияет даже наличие или отсутствие в них обособленных оборотов. При этом активно используются только причастные обороты и обособленные дополнения с мотивирующими отыменными предлогами. Деепричастные обороты встречаются редко, причем, обычно они представляют собой устойчивые конструкции типа исходя из...; принимая во внимание...; учитывая, что...; в) активное использование страдательных конструкций типа представляется возможность..., комиссией было обнаружено... и безличных форм, хотя в целом документ составляется, как правило, от третьего лица; г) использование нетипичных для других языковых стилей способов словоизменения, например, развитие форм множественного числа у отвлеченных существительных. Весьма специфичны такие способы управления, как закончить строительством, принять с хорошим качеством, передать по принадлежности и т. п. Несмотря на то, что подобные обороты встречаются в деловой речи довольно часто, по-видимому, их следует избегать, поскольку они не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления. Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает все 7
8 уровни языка и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящими как особый, функционально ориентированный тип языкового нормирования текстов, т. е. особый функциональный стиль. Общая схема стандартизации деловой речи в целом достаточно проста: типовая ситуация стандартизованная речевая манера. Однако языковые средства, используемые деловой речью, достаточно многообразны, причем они, отлично приспособлены для передачи весьма специфичной производственной, юридической, финансовой и административноуправленческой информации. Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Кроме того, использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация (точнее, терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом. Вопросы 1. Назовите все функциональные стили литературного языка и дайте им краткую сравнительную характеристику. 2. Укажите сферы употребления официально-делового стиля. 3. Перечислите основные требования к языку официально-делового стиля. 4. Охарактеризуйте грамматические особенности стиля документов. 5. Объясните значение понятия «стандартизация деловой речи». 8
9 Задания Задание 1. Определите стиль данного текста и охарактеризуйте его речевые особенности. ВЫСТУПИЛИ: Соколов П.И. О ликвидации недостатков и отклонений, выявленных в ходе проверки филиала «Прометей». ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Руководителям подразделений разработать мероприятия по устранению несоответствий, выявленных при проведении проверочного (внутреннего) аудита Шинкареву А.И. и Бондарю И.Н. провести актуализацию структуры филиала для сертификации основного производства, ввести схему в руководство по качеству. Задание 2. Укажите в тексте устойчивые языковые формулы (штампы). При приеме-передаче дел установлено: 1. Все расчеты производились верно, документы сформированы в дела в соответствии с номенклатурой. 2. Номенклатура дел ежегодно согласовывается с архивным отделом предприятия в установленные сроки. 3. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено. Комиссия рекомендует предоставить дополнительную организационную технику для упрощения работы с документами и произведения расчетов. Приложение: докладная записка о состоянии номенклатуры дел на 3 л. в 1 экз. 9
10 Задание 3. Укажите грамматические особенности официальноделового стиля на примере данного текста. Присутствует ли здесь частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов? ООО «Стройпром» ПОЛОЖЕНИЕ г. Минск УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор И.Н.Петров О службе документационного обеспечения управления Общие положения 1.1 Секретариат является самостоятельной функциональной службой, ответственной за установление единого порядка работы с документами в фирме. 1.2 В своей работе секретариат руководствуется приказами и указаниями руководства организации, методическими материалами архивных органов по работе с документами и настоящим Положением. 1.3 Наименование должностей работников секретариата устанавливается в соответствии со штатным расписанием организации. 1.4 Секретариат возглавляет секретарь-референт, который назначается и освобождается от занимаемой должности приказом Генерального директора организации. 1.5 Секретарь-референт должен иметь высшее образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по специальности в коммерческих структурах не менее одного года. Ответственность Работники секретариата несут ответственность за: 4.1 Необеспечение установленного порядка работы с документами в фирме. 4.2 Невыполнение плана работ, указаний и поручений руководства организации. 10
11 Задание 4. Выявите в тексте особенности деловой речи. Каким предложениям отдается предпочтение в служебных (деловых) письмах? Укажите языковые штампы. Уважаемые господа, С сожалением сообщаем Вам, что до настоящего времени мы не получили от Вас банковскую гарантию. В связи с этим мы хотели бы напомнить о Вашем письме от, в котором Вы просили нас изменить аккредитивную форму расчетов по причине возникших трудностей и дополнительных расходов, связанных с открытием аккредитива. Понимая Ваши трудности, наша фирма пошла Вам навстречу. Было подписано дополнение к контракту от во изменение первоначальной формы расчетов. В связи с задержкой в предоставлении Вами банковских гарантий, мы были вынуждены приостановить поставку запасных частей на предприятие. Мы просим Вас незамедлительно сообщить нам, когда будет предоставлена банковская гарантия и подтвердить согласие оплатить расходы по хранению запасных частей на арендованном складе. Ждем вашего ответа. 11
12 РАЗДЕЛ 2 Текст служебного документа. Способы изложения материала в документе Современный служебный документ это прежде всего письменный текст, зафиксированный средствами графики. По способу синтаксической организации речи, а также по виду ее пунктуационного и пространственно-графического оформления могут быть выделены такие типы текстов (или их участков в текстах смешанных форм): 1. Традиционная, линейная запись связной речи, которая представляет собой последовательность полностью синтаксически оформленных предложений, соответствующих по стилю изложения традиции служебной переписки. По проекту для выработки печатных бумаг комбинат должен обеспечиваться глиноземом очищенным с 12 %-ным содержанием МгОз. Ввиду того, что в выделении фондов на очищенный глинозем отказано, комбинат вынужден проводить технически сложные работы по комплексной переработке первичного сырья, что влечет значительный перерасход средств....в настоящее время производство печатных бумаг не обеспечено ни очищенным глиноземом (как требуется по проекту), ни глиноземом собственного производства. 2. Трафарет традиционная, линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией. Трафарет представляет собой вид формализованного текста: в нем заранее предусматриваются и типовая ситуация, в пределах которой будет использован служебный документ, и языковая форма, в которой эта ситуация отображается. Справка Выдана в том, что Справка дана для представления 12
13 3. Анкета. У анкеты есть сходство с трафаретом, но есть и отличия. Прежде всего, неодинаковая синтаксическая организация речи. Анкета это перечень заранее подготовленных вопросов. Вопрос и ответ два связанных по смыслу самостоятельных предложения. Они могут иметь одинаковую форму («Фамилия Петров, Имя Владимир, Отчество Николаевич, Год рождения 1968»), но это не обязательно («Служба в рядах Российской Армии не служил»). Содержание анкеты, как правило, оказывается более дробным, чем в трафарете. Текст анкеты располагается по вертикали. Фамилия Имя Отчество Год и место рождения и т. д. 4. Таблица это совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и заключенных в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей. Дата Время, мин Количество деталей, шт В одном документе допускается сочетать тексты разных типов. Традиционная запись связной речи может быть иллюстрирована табличным материалом, она может предварять анкету и т. д. Форма, в которой представляются тексты документов, определяется характером содержащейся в них информации. Формализованные типы текстов трафареты, анкеты, таблицы являются одним из главных средств унификации формы служебных документов. Унификация оправдана прежде всего с экономической точки зрения: составление унифицированного текста требует меньших затрат труда и времени. Составитель документа, работая по образцу, получает возможность сосредоточить внимание на важнейших, нестандартных аспектах информации. 13
14 Унифицированный текст воспринимается почти в десять раз интенсивнее, чем неунифицированный. Служебные документы имеют свою специфику в изложении материала. Принято выделять три вида текстов: повествование, описание, рассуждение. В повествовании рассказывается о событиях (фактах общественной жизни, поступках людей и т. д.) в той хронологической последовательности, в которой они происходили в реальной действительности. Повествование как тип изложения широко используется в таких служебных документах, как автобиография, некоторые виды протоколов и отчетов и т. д. В повествовании важно выделить узловые события, наиболее существенные факты и детали. При этом следует учитывать, что протяженность события во времени и степень его важности далеко не всегда находятся в прямой связи. Например, выступление на собрании может быть многословным, но малосодержательным и, напротив, лаконичным, но весьма емким по смыслу. Последовательность изложения в повествовании подчиняется хронологическому принципу. Отступление от этого принципа возможно, например, когда необходимо подчеркнуть зависимость разъединенных во времени, но внутренне связанных явлений. Однако такие отступления должны быть логически оправданными, мотивированными содержанием текста. В описании характеризуется явление (предмет, лицо, событие) путем перечисления его признаков, свойств, особенностей. Части текста, раскрывающие те или иные стороны предмета, являются элементами описания. Обычно описание включает и общую характеристику явления, которая конкретизируется и обосновывается элементами описания. Описательное изложение можно встретить практически в любом служебном документе отчете, акте, приказе, постановлении и т. д. В СПК «Дружба» проводилась работа по комплексной механизации полевых работ с круглосуточным использованием машинно-тракторного 14
15 парка. Было организовано и проведено широкое привлечение молодежи на курсы механизаторов (уже состоялось несколько выпусков), в результате чего были полностью укомплектованы механизированные звенья и обеспечена работа в две смены с использованием машин в загонах по часов в сутки. Была организована доставка горячего питания непосредственно на месте работы. Второй и третьей бригадам было выделено: тракторов Д-54 четыре В этом отрывке из отчета общее положение проводилась работа по комплексной механизации полевых работ конкретизируется перечислением принятых руководством мер. Работая над текстом, содержащим описание, следует обращать внимание на то, чтобы элементы описания раскрывали действительно важные признаки предмета. Элементы описания принято располагать в последовательности, которая сама указывает на степень важности перечисляемых признаков: в первую очередь обычно рассматривается то, что наиболее существенно в данный момент и в данных условиях. Например, рекомендуя работника на новую должность, прежде всего нужно отметить уровень его профессиональной подготовки, инициативность и самостоятельность в принятии решений и т. д. Такие же признаки, как личные склонности, увлечения и т. п., вполне могут быть или вообще оставлены без внимания, или рассматриваться в самую последнюю очередь. Однако, когда речь пойдет, например, о принятии в команду баскетболистов нового игрока, первыми вопросами, которые зададут тренеры этой команды, будут такие: каков возраст этого игрока? рост? вес? прыгучесть? быстрота реакции? темперамент? и т. д. Расположение сведений в порядке их важности позволяет читателю или слушателю быстрее составить общее представление о предмете. В тексте, называемом рассуждением, логически последовательный ряд определений, суждений и умозаключений раскрывает внутреннюю связь явлений и, как правило, доказывает определенное положение. В связи с неблагоприятными погодными условиями, размывом грунто- 15
16 вых дорог и временным недовыполнением плана основных рейсовых перевозок, автобаза в настоящий момент не располагает свободными автомашинами, которые могут быть выделены для организуемой вами экскурсии... Данное рассуждение построено на установлении причинноследственных связей между явлениями. Документы сложного состава, как правило, представляют собой тексты смешанных типов. В служебных документах повествование, описание и рассуждение очень часто дополняют друг друга. Поэтому составителю документов важно знать требования, предъявляемые к каждому типу изложения материала. В рассуждении обычно что-либо обосновывается, доказывается. Именно в рассуждении находит свое воплощение такая логическая форма мысли, как доказательство. Последовательность изложения материала в рассуждении обычно определяется структурой доказательства. Различают два основных вида доказательства: дедуктивное, в котором мысль развивается от общих суждений к частным выводам, и индуктивное, в котором мысль движется от отдельных фактов к обобщению. Аналогичным может быть и порядок изложения материала в рассуждении. Композиционная стройность документа определяется не только последовательностью изложения содержания и расположением материала. Во многом она зависит от характера и объема сведений, включаемых в документ. Служебный документ желательно посвящать одному вопросу. Независимо от того, простой документ или сложный, он не должен содержать тематически разнородных, логически не связанных между собой сведений. Документ должен быть компактным, по возможности кратким. Так, составитель документа обязан уметь лаконично изложить суть дела, не пересказывая во вступительной части общие положения. Например, неудачно такое начало служебного письма:...как не раз отмечалось в приказах Министерства и по Управлениям о 16
17 необходимости экономного расходования средств и повышения эффективности хозяйственной работы, директора хозяйств и ведущие специалисты несут личную ответственность за выполнение указаний вышестоящих организаций. Указывая Вам на допущенный по Вашей вине перерасход средств и обращая внимание на наличие крупных недостатков в организации работы хозяйства, предлагаю немедленно принять необходимые меры по следующим вопросам... Безусловно, любой руководитель хозяйства знает, что он несет личную ответственность за выполнение распоряжений руководства. При изложении содержания нельзя загромождать документ частностями, второстепенными деталями. Автор должен уметь выделить главное, привести решающие аргументы, подкрепляя свои соображения лишь самыми необходимыми, самыми важными фактами или цифрами. Документ не должен превращаться в таблицу или статистический справочник (цифры, перечни, списки и т. п. могут быть даны в приложении). Большое количество цифр, примеров, отступлений увеличивает объем основной части документа, усложняет его состав. В служебных документах часто используется рубрикация. Это членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой, а также использование заголовков, нумерации и т. д. Рубрикация является внешним выражением композиционной структуры текста. Степень сложности рубрикации зависит от содержания текста его объема, тематики и назначения. Простейшей рубрикой является абзац отступ вправо в начале первой строки каждой части текста. Словом «абзац» обозначается также часть текста между двумя такими отступами. Абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Разделение текста на абзацы позволяет читателю делать небольшие остановки перед дальнейшим чтением, мысленно возвращаться к прочитанному. 17
18 Абзац может состоять из одного предложения, если этому предложению придается особое значение, или из нескольких предложений, последовательно раскрывающих сложную мысль. Однако абзац всегда является внутренне замкнутой смысловой единицей. Абзацное членение текста нередко сочетается с нумерацией цифровым (а также буквенным) обозначением последовательности расположения составных частей текста. Нумерация подчеркивает необходимость самостоятельного рассмотрения каждого из нумеруемых элементов перечисления. В настоящее время используются две системы нумерации. Одна, традиционная, строится на использовании знаков разных типов римских и арабских цифр, прописных и строчных букв (в сочетании с абзацными отступами). Другая допускает применение только арабских цифр, расположенных в определенном порядке. Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры. В простейших случаях используются только однотипные знаки обычно арабские цифры или строчные буквы. Тексты сложного состава нередко требуют применения и абзацного членения, и нумерации. Так, римскими цифрами (заглавные буквы используются редко) обозначаются крупные части перечислений, дробимые на подразделы, которые, в свою очередь, обозначаются арабскими цифрами, и т. д. При использовании знаков разных типов система цифрового и буквенного обозначения должна строиться по нисходящей: I... II... III... IV)...2)...3)...4) а)...б)...в)...г)... Более крупные по сравнению с абзацами рубрики могут получать и словесные наименования часть, раздел, глава, параграф (обозначается знаком) и т. д., которые также нумеруются. При разделении текста на рубрики важно учитывать следующее: 18
19 1. Рубрики могут нумероваться лишь в том случае, если имеется, по крайней мере, два однородных элемента перечисления. Правильно Авторемонтный завод 2 просит выделит дополнительно 20 т топочного мазута Или: Авторемонтный завод 2 просит выделить дополнительно 20 т топочного мазута. Неправильно Авторемонтный завод 2 просит дополнительно выделить: 1. Мазут топочный 20 т 2. Однотипные средства нумерации (слова, цифры, буквы) могут применяться по отношению лишь к однотипным (по назначению, по месту в структуре текста) частям. Правильно Авторемонтный завод 2 просит выделить 20 т топочного мазута, в том числе 10 т в апреле. Или: Авторемонтный завод 2 просит выделить дополнительно 20 т топочного мазута, в том числе в апреле 10 т. Неправильно Авторемонтный завод 2 просит дополнительно выделить: 1) Мазут топочный 20 т; 2) В том числе в апреле 10 т. В настоящее время в научно-технических текстах, а также и в служебных документах внедряется цифровая система нумерации. В ее основе лежат следующие правила: 1) каждая составная часть текста, соответствующая понятиям части, раздела, главы, параграфа, пункта, подпункта (исключая абзацы), получает свой номер (номера обозначаются только арабскими цифрами, после каждой цифры ставится точка); 2) номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Таким образом, номера самых крупных частей текста (первая, высшая ступень деления) состоят из одной цифры. На второй ступени деления составные части получают номера из двух цифр, на третьей из трех и т. д. Использование этой системы нумерации позволяет не употреблять слов часть, раздел, глава, параграф и т. д. (или их сокращенных написаний). Допустим, текст состоит из трех разделов: 1, 2 и 3. Каждый из разделов 19
20 делится на главы. Главы первого раздела будут иметь номера, состоящие из двух цифр 1.1, 1.2, 1.3 (первая цифра обозначает номер раздела, вторая номер главы); главы второго раздела будут иметь номера 2.1, 2.2, 2.3. Если главы делятся на параграфы, то параграфы первого раздела первой главы будут иметь номера 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3; параграфы первого раздела второй главы номера 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3, а параграфы второго раздела второй главы номера 2.2.1, 2.2.2, и т. д. Этот принцип нумерации распространяется на все составные части и при последующем членении текста. Вопросы 1. Охарактеризуйте типы текстов служебных документов. 2. Чем характеризуется такой вид изложения материала в служебном документе, как повествование? 3. Чем отличается описание от повествования в служебном документе? 4. Охарактеризуйте такой вид изложения в служебном документе, как рассуждение? 5. Что такое рубрикация? Задания Задание 1. Проанализируйте текст. Отметьте случаи неправильного расположения материала в документе. Какие ошибки связаны с незнанием особенностей того или иного способа изложения? Отредактируйте документ. Акт Нами составлен нижеследующий акт обследования наличия специнвентаря, выданного бригаде II курса, работающей в д. Белово. После двухнедельного пребывания на месте работы имеется в наличии: курток (десантных) 16; брюк ватных 25; телогреек 4; сапог резиновых 18 пар. 20
21 Ответственность за сохранность выданной одежды, согласно расписке, несет бригадир Овчаренко Н.В. Им было получено на бригаду: курток 20; телогреек 5; брюк 25; сапог 25. Овчаренко Н.В. ссылается на отъезд пяти студентов и на то, что часть сапог была в якобы негодном состоянии. Овчаренко обязуется сдать полученное имущество полностью к 15 октября 2006 г. Зам. начальника хозяйственного отдела Дома студентов Подпись Сергеева Л.И. Бригадир Подпись Овчаренко Н. Задание 2. Проанализируйте служебное письмо с точки зрения целостности его содержания и композиции. Какие вопросы требуют самостоятельного рассмотрения? Какие части письма могут быть сокращены без ущерба для убедительности, доказательности документа в целом? Отредактируйте документ. Главе местной администрации Павлову А.П. В настоящее время завод реально располагает возможностями для строительства двух крупнопанельных 9-этажных 72-квартирных домов-башен по типовым проектам. Вопрос о строительстве двух жилкооперативов положительно решен со стороны Министерства и городских организаций. Выделены необходимые фонды, намечены подрядные организации. В профкоме уже имеется более 200 заявлений рабочих и служащих завода с просьбой об их включении в состав жилкооператива. Среди подавших заявления имеется значительное число многосемейных и нуждающихся в улучшении жилищнобытовых условий. Подавляющее большинство из них являются работниками завода. Коллектив завода взял обязательство участвовать в строительстве зданий. Однако начало строительства задерживается по вине городских организаций, 21
22 так как выделенные для застройки земельные участки не отвечают необходимым требованиям. Они расположены на расстоянии 4-х км от завода и не имеют подъездных путей. Сооружение дорог с твердым покрытием в район застройки городом не запланировано. Мы не раз обращались об изменении района застройки, однако решение об этом до сих пор не принято. Просим также обратить внимание на то, что решение администрации о ликвидации временной железнодорожной ветки, проходящей через территорию заводского поселка, до сих пор не выполнено. Хотя решение предусматривает срок сноса до г., его осуществлению препятствуют некоторые работники отделения дороги. Поэтому просим обязать «Центртрансстрой» снять железнодорожные пути или перенести их за территорию поселка. Коллектив завода надеется, что данные вопросы будут положительно решены Вами в самое ближайшее время. Председатель профкома [Подпись] Задание 3. Составьте различные типы текстов служебных документов. Задание 4. Укажите терминологический смысл слов, называющих различные виды служебных документов. К какой сфере административно-хозяйственной работы они относятся? Абонемент, аккредитив, анкета, аттестат, бюллетень, ведомость, грамота, декларация, декрет, диаграмма, директива, доверенность, заключение, заявка, извещение, инструкция, квитанция, кодекс, коммюнике, контракт, лицензия, меморандум, накладная, наряд, нота, облигация, ордер, отчет, патент, петиция, поручение, предписание, представление, прейскурант, протокол, расписка, реестр, резолюция, сертификат, смета, статут, тариф, указ, ультиматум, формуляр, ходатайство, циркуляр. 22
23 РАЗДЕЛ 3 Язык служебных документов К языку служебных документов предъявляются особые требования: нейтральность; унификация (трафаретизация), типизация речевых средств и стандартизация терминов; сужение диапазона используемых речевых средств; повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Не зная элементарных правил, при составлении документов работники аппарата управления тратят на этот процесс значительную часть рабочего времени и допускают притом немало ошибок. Наиболее часто встречаются структурные ошибки, возникающие из-за отсутствия разработанных типовых форм. 3.1 Лексические ошибки Большинство ошибок, которые встречаются в деловой документации, можно систематизировать. Основная масса ошибок в документах относится к лексическим. 1. Неоправданное употребление иностранных слов. Часто в деловой язык попадают слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Например: срок выполнения может быть пролонгирован вместо продлен; репрезентовать вместо представить. Заимствование иностранных слов закономерный путь обогащения всякого языка. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами, тесно связанными между собой: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления. 2. Неоправданное употребление устаревших слов и словосочетаний, а также неологизмов. Возникновение новых слов и утрата языком устаре- 23
24 лых явление закономерное: новые понятия требуют своего языкового воплощения; напротив, ряд явлений уходит в прошлое, некоторые понятия утрачивают свою актуальность, свое общественное значение. Основное условие правильного использования неологизмов и устарелых слов оправданность их употребления в данном контексте. В официально-деловых текстах нельзя употреблять архаичные канцеляризмы: на ваше благоусмотрение, прилагаю при сем, вышепоименованный нарушитель, по получении таковых, настоящая дана, довожу до Вашего сведения, сего дня и под. Неуместны в них и многие новые профессионализмы, особенно в тех случаях, когда мысль может быть выражена словами общелитературного употребления или с помощью «узаконенных» терминов. Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков. Заимствование слов, присущее всем языкам. Овладение новыми понятиями часто сопровождается усвоением их иноязычных названий, обозначений. Заимствование иноязычных слов происходит на протяжении всей истории развития языка. 3. Употребление плеоназмов. Одной из причин плеоназмов (в переводе с греческого излишество) является неправильное употребление иностранных слов. Часто встречаются выражения: промышленная индустрия (в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»); форсировать строительство ускоренными темпами («форсировать» означает «вести ускоренными темпами»); потерпеть полное фиаско («фиаско» и есть «полное поражение»). Когда мы говорим «в апреле» нужно ли добавлять «месяце», когда говорим «150 рублей» нужно ли добавлять «денег» (или «денежных средств»)? Тем не менее можно указать не один случай, когда оценка правильности (неправильности) словоупотребления требует осторожности. Например, неправильно: прейскурант цен (прейскурант и есть «перечень цен»); однако допустимы выражения типа прейскурант розничных цен, прейскурант местных цен, в рамках которых понятие цены конкретизируется и получает форму развернутого словосочетания. 24
25 4. Лексическим изъяном является и тавтология смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляется в условиях. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной и затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание. 5. Использование слов-паронимов. Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся конкретным смыслам: гарантийный гарантированный; поместить разместить; проводить производить; оплатить заплатить и т. д. Часто составители документов путают значение слов «командированный» и «командировочный». Слово «командированный» образовано от глагола «командировать» и имеет значение «лицо, посланное в командировку». Однако часто вместо слова «командированный» употребляется слово «командировочный». Слово «командировочный» образовано от имени существительного «командировка» и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием: «командировочное удостоверение», «получить командировочные». Слово «командировочный» не может относиться к человеку, это ошибка. Иногда составители документов путают многозначные глаголы представить и предоставить. Глагол представить имеет значения: предъявить, сообщить (представить список необходимого оборудования, представить документы); познакомить с кем-либо (представить коллективу нового сотрудника). Глагол предоставить имеет значение: отдать в чьелибо распоряжение, пользование (предоставить транспортные средства); дать право, возможность сделать что-либо (предоставить отпуск, предоставить слово). 6. Ошибки в употреблении слов-синонимов. Синонимами называются слова с одинаковым или очень близким значением: возвести построить. Слова-синонимы редко бывают полностью тождественны одно другому. Сравним синонимичные глаголы «построить» и «возвести». Глагол по- 25
26 строить может употребляться в любом контексте и в сочетании с любым именем существительным, когда речь идет о сооружении, строительстве, постройке чего-либо: построить дом, завод. Глагол возвести в соответствии со значением приставки воз- может употребляться только применительно к тому, что возвышается над чем-либо, поднимается вверх: возвести здание, стены. При употреблении глагола «возвести» нужно учитывать и то, что его не принято сочетать с существительными, называющими постройки служебного повседневно-обиходного назначения. Неправильно: возвести сарай, баню, следует: построить сарай, баню 7. Ошибки в использование фразеологизмов и устойчивых словосочетаний. Использование фразеологии в книжно-письменных стилях научном, официально-деловом имеет свои особенности. Для этих языковых стилей нехарактерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской. Напротив, стилистически нейтральные выражения в книжно-письменных стилях представлены очень широко. Часто, например, встречаются фразеологизмы, связанные с выражением оценки, но лишенные экспрессивности: оставляет желать лучшего, быть (находиться) на уровне чего-либо, узкое место о трудностях, недостатках в работе, на производстве; называть вещи своими именами высказывать истину. Многократно повторяющиеся административно-производственные ситуации находят свое отражение в ограниченном наборе речевых формул: В связи с указанием (распоряжением, требованием) министерства (главка, руководства) о...; В соответствии с достигнутой договоренностью (соглашением)..; В порядке оказания технической, производственной, материальной) помощи...; В связи с тяжелым положением, сложившимся... Они постоянно воспроизводятся в служебных документах. Приобретая устойчивый характер, они по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые словосочетания типа принять во внимание, довести до сведения. 26
27 Вопросы 1. Какие требования предъявляются к языку служебных документов? 2. Какие ошибки относятся к лексическим? 3. С чем связано использование иностранных слов в служебных документах? 4. Использование устаревших слов в текстах документов. 5. Употребление плеоназмов, паронимов, синонимов в служебных документах. 6. Использование устойчивых оборотов в официально-деловом стиле. Задания Задание 1. Укажите случаи нарушения традиционной контекстнолексической сочетаемости и искажения общепринятых значений слов. 1. Автор книги, автор конструкции, автор станка, автор проекта, автор инициативы, автор костюма, автор недоразумения. 2. Габариты изданий, габариты станка, габариты строительства, габариты спортсмена, габариты дороги, габариты роста. 3. География нефтедобычи, география туризма, география поиска, география достижений, география шелка, география гастролей, география рекордов. 4. Тяжелая индустрия, перерабатывающая индустрия, строительная индустрия, индустрия туризма, индустрия быта, индустрия сувениров, индустрия детской игрушки. 5. Повысить успеваемость, повысить знания, повысить успехи, повысить требования, повысить изучение спроса, повысить выпуск изделий. Задание 2. Исправьте предложения. 1. Современные линии набирают ритм. 2. Напарниками токарнофрезеровальных агрегатов стали тонкошлифовщики. 3. На первый план выступает развитие отделений коневодства, их обеспечение круглогодичными кормами. 4. Хороший лектор всегда увязывает свой разговор с практически- 27
28 ми задачами. 5. Подписан протокол о восстановлении консульских связей, прерванных разрывом дипломатических отношений между государствами. 6. Представленные хозяйствами мероприятия нуждаются в дополнительных обоснованиях и рабочей силе. 7. В школе оборудуются магнитофоны, с помощью которых ученики сумеют слушать иноязычную речь в образцовом произношении. Задание 3. Укажите ошибки, связанные с незнанием сочетаемости и значений слов. Исправьте предложения. 1. Долг агрегата трудиться на поле в течение полного светового дня, а если понадобится, полных суток, всего, изо дня в день, рабочего времени. 2. Золотая медаль была компенсацией за ее трудолюбие, отчаяние, гордость. 3. В ближайшее время на дорогах области предвидятся следующие климатические условия Премией отмечена плеяда новейших зубонарезных станков, представленных станкостроительным объединением. 5. Апробированные станки передаются на испытания в целях их массового изготовления. Задание 4. Раскройте скобки; выберите нужную форму. 1. Отечественные ученые (атомники атомщики) сторонники использования ядерной энергии только в мирных целях. 2. Один из главных пунктов увеличения производительности труда работников шахты (бережное бережливое) отношение к технике. 3. Приборы помогают установить, какие детали являются (бракованными браковочными). 4. На этом предприятии существуют (выборные выборочные) должности. 5. Решением жюри (дипломниками дипломантами) конкурса самодеятельных оркестров признаны Личными интересами никогда не (загородиться отгородиться) от общественных. 7. Регистрация (командированных командировочных) производится 28
29 в вестибюле. 6. В районах жилой (застройки постройки) комплексное благоустройство стало главным. 7. Чтобы добиться успеха, нужно (принять предпринять), (эффективные эффектные) меры. Задание 5. Укажите ошибки, связанные с употреблением паронимов. Исправьте предложения. 1. Нужны весомые аргументы, чтобы изменить традиционную технологию литья. 2. Контроль качества осуществляется методом выборной проверки изделий. 3. Желательное и достигнутое это разные грани развития личности. 4. На ряде предприятий сдерживаются сроки выполнения заказов. 5. В конечном счете никому и никогда не удается загородиться от жизненных проблем. 6. Процент браковочных деталей в бригаде минимален. Задание 6. Укажите случаи неправильного или стилистически не оправданного употребления заимствованных слов. Замените иноязычные слова, имеющие окраску книжности, общеупотребительными словами. Исправьте предложения. 1. Нечеткое поступление комплектующих узлов лимитирует работу в ремонтных мастерских. 2. Принятое решение следует квалифицировать по крайней мере как несвоевременное. 3. Дефекты в подготовке лекторов вскроются немедленно, как только они встретятся со слушателями. 4. В докладе были констатированы факты прямых нарушений регламента работы смесовых машин. Задание 7. Укажите случаи лексической несочетаемости. Исправьте предложения. 1. Заседания семинаров и кружков стали перерастать в периодически 29
30 созываемые совещания. 2. Недра Западной Сибири богаты залежами строительных материалов. 3. Просим разъяснить изменение оклада лицам, имеющим пятилетний педагогический рабочий стаж. 4. Что касается бассейна «Чайка», имеющего нужные для занятий с больными детьми условия, то лечебные группы и занятия в них до сих пор не восстановлены. 5. Каждое выступление, каждое упражнение гимнаст обязан разнообразить эмоциональной окраской. 6. В заключение состоялся рекорд в беге. 7. Известно, что некоторая часть зрителей страдает нетребовательными вкусами. Задание 8. Найдите фразеологические обороты. Отметьте случаи неправильного употребления фразеологизмов, определите характер допущенных ошибок. Исправьте предложения. 1. Решающее значение в распределении мест и в общем успехе пятиборцев играла стрельба. 2. Многим молодым управляющим коммерческими банками удалось выбить почву под ногами западных коллег. 3. Решение в крайней мере заставит некоторых задуматься. 4. Развитие области ставит в повестку вопрос об использовании в первую очередь местных гидроресурсов. 5. Как видно, бригадир давно махнул на те досадные неполадки, о которых говорилось. 6. Каждый нарушитель должен твердо усвоить, что ему не сойдет даже малейшее отступление от закона. 7. Нельзя упускать из вида и поля зрения вопрос о местных ресурсах. 8. Умение смотреть прямо в глаза фактов приходит с опытом. 3.2 Морфологические ошибки Морфологические ошибки, которые встречаются в текстах документов, можно систематизировать. Трудности, связанные с образованием и употреблением имен существительных, являющихся названиями лиц. Существительные, называющие 30
31 лиц по признаку профессии, должности, звания и т. п., как правило, образуют параллельные формы мужского и женского рода: учитель учительница, тракторист трактористка, пенсионер пенсионерка. При употреблении существительных женского рода, парных по отношению к словам мужского рода, необходимо учитывать следующее: а) как правило, основными обозначениями должностей и званий служат существительные мужского рода: бухгалтер, водитель, директор, комбайнер, секретарь и т. д. В официальных текстах предпочтение отдается им независимо от пола лица, обозначаемого существительным: Зачислить Г.Я. Иванову на должность лаборанта. Освободить Т.И. Иванову от исполнения обязанностей заведующего мастерской; б) многие существительные женского рода, образованные при помощи суффиксов ш(а), -их(а), -к(а), -ин(я), -иц(а), -ичк(а) (секретарша, дворничиха, птицеводка, геологиня, врачиха, географичка и др.), совпадая в значении с соответствующими формами мужского рода, имеют разговорную, а нередко и просторечно-жаргонную стилистическую окраску; в) если слова, зависящие от наименования должности, согласуются с этим наименованием в форме мужского рода и в тех случаях, когда речь идет о женщинах, текст приобретает строго официальный характер: главный технолог указал, преподаватель высоко оценил. Однако если фамилия женщины указывается в сочетании с названием должности или званием, то, естественно, подчиненные слова (обычно глаголы) согласуются с фамилией и употребляются в форме женского рода: Главный технолог завода Т.Г. Сергеева отметила; Заместитель декана Г.В. Павлова указала; г) употребление наименований лиц в форме женского рода оправдано в текстах, для которых указание на пол лица желательно, но не может быть выражено иными средствами: Успех российских баръеристок вполне закономерен; Объявлено выступление известной деятельницы правозащитного движения К. Кейтс; д) отступление от правил согласования определений. Если определение отно- 31
32 сится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория, универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте. Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа «директор завода Иванова», определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: наш начальник цеха Петрова, старший инженер Яковлева, новый лаборант Серова. Отступление от этого правила наблюдается в тех случаях, когда определение выражается причастием: выступившая на собрании заместитель директора доцент Сидорова; принимавшая участие в разработке проекта научный сотрудник Алексеева; е) ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных (в именительном падеже) в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные; Правильно Выводы комиссии обоснованы и справедливы. Решение об увольнении Иванова В.Г. незаконно. Неправильно Выводы комиссии обоснованные и справедливые. Решение об увольнении Иванова В.Г. незаконное. ж) при употреблении количественных числительных в деловых письмах, телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются. При этом изменяются все части сложных и составных числительных: до шестисот шестидесяти рублей, с шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями и т. д; Как уже отмечалось, в тексте количественные имена числительные обычно записываются цифрами. Поэтому, чтобы избежать возможных речевых ошибок в текстах, предназначенных для чтения или произнесения в официальной обстановке, наряду с цифровыми обозначениями следует давать их словесные 32
Додаток 2 до наказу Міністерства освіти і науки України від 08.12.2010 р. 1218 ПРОГРАМА зовнішнього незалежного оцінювання з російської мови Русский язык ФОНЕТИКА. ОРФОЭПИЯ. ГРАФИКА. ОРФОГРАФИЯ Звуки речи.
Лекция 1. Понятие о языковых стилях как функциональных разновидностях общенародного языка. Точность словоупотребления. Цель: ознакомить студентов с вопросами стилистической дифференциации языковых средств,
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ МЕЖДУНАРОДНЫХ ОТНОШЕНИЙ (УНИВЕРСИТЕТ) МИД РОССИИ» ПРОГРАММА ВСТУПИТЕЛЬНОГО ИСПЫТАНИЯ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ МЕЖДУНАРОДНЫХ ОТНОШЕНИЙ (УНИВЕРСИТЕТ) МИНИСТЕРСТВА ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ РОССИИ» ОДИНЦОВСКИЙ
РАБОЧАЯ ПРОГРАММА ИНДИВИДУАЛЬНЫХ И ГРУППОВЫХ ЗАНЯТИЙ ПО ПРЕДМЕТУ«РУССКИЙ ЯЗЫК» ДЛЯ 7 КЛАССА ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Рабочая программа ИГЗ по предмету «Русский язык» для 7 класса составлена в соответствии
Пояснительная записка Данная рабочая программа разработана в соответствии с законом «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.12г. 273-ФЗ; федеральным базисным учебным планом и примерными учебными
Наименование разделов и тем Содержание учебного материала, практические работы, самостоятельная работа обучающихся Объем часов Уровень освоения 1 2 3 4 Раздел 1. 10 ЯЗЫК И РЕЧЬ. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ СТИЛИ ЯЗЫКА
Аннотация рабочей программы учебной дисциплины «Стилистика» 1. Цели освоения учебной дисциплины Введение данного курса обусловлено тем, что знание стилистического подхода к использованию речевых средств
Составитель программы: языка и литературы кандидат филологических наук, доцент кафедры русского Кузьмичева Н.В 2014 г. Рецензент: кандидат филологических наук, старший преподаватель кафедры русского языка
О.Н. Соколова, Т.А. Акимочкина Документационное обеспечение управления в организации Рекомендовано УМО по образованию в области статистики и антикризисного управления в качестве учебного пособия для студентов
Слово основная единица языка. Отличие слова от других языковых единиц. Лексическое значение слова. Основные способы передачи лексических значений слов. Толкование лексического значения слова с помощью
Департамент социальной политики Администрации города Кургана муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение города Кургана «Средняя общеобразовательная школа 35» Рассмотрена на заседании методического
Теоретический минимум по русскому языку за 1 четверть 5 класс 1. Какие стили речи вам известны? 2. Что называется орфограммой? 3. Назовите 2 способа проверки правильности написания безударных гласных в
Требования по русскому языку разработаны для абитуриентов ВИЭСУ 2016 года, поступающих на бакалавриат на базе среднего общего образования. Требования составлены на основе федерального государственного
РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА по учебной дисциплине «РУССКИЙ ЯЗЫК И ЛИТЕРАТУРА» КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА Перед прохождением экзамена студентам техникума необходимо сдать контрольную
Российская Федерация Совет депутатов муниципальное образование Александровский сельсовет Александровского района Оренбургской области второй созыв РЕШЕНИЕ 08.09.2015 года 244 Об утверждении Положения «О
П/п Тема Тематическое планирование 9 класс Кол-во часов. Русский язык как развивающееся явление. 2. Р/р Официально-деловой стиль. 3. Р/р Русский язык язык художественной литературы. 4. Чтение и его виды.
СОДЕРЖАНИЕ. ПАСПОРТ РАБОЧЕЙ ПРОГРАММЫ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ... 3. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ... 4 3. УСЛОВИЯ РЕАЛИЗАЦИИ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ.. 3 4. КОНТРОЛЬ И ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТОВ ОСВОЕНИЯ УЧЕБНОЙ
Приложение 3.1. к образовательной программе основного общего образования Рабочая программа по русскому языку 7 класс базовый уровень на 2016-2017 учебный год Разработана: МО учителей русского языка и литературы
Исаков В.Б., Персональный сайт, 2011 Краткий справочник по оформлению актов федеральных органов государственной власти Цели проекта: изложить в систематизированном виде правила оформления актов федеральных
Дагестанский государственный университет народного хозяйства Кафедра английского языка Токтарова Наима Камаловна Перечень теоретических вопросов пo дисциплине «Русский язык» Направление подготовки 38.03.01
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ПРОФСОЮЗОВ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «АКАДЕМИЯ ТРУДА И СОЦИАЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ» БАШКИРСКИЙ ИНСТИТУТ СОЦИАЛЬНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ Кафедра Менеджмента и индустрии гостеприимства АННОТАЦИЯ К РАБОЧЕЙ
2 ПРОГРАММА ВСТУПИТЕЛЬНОГО ЭКЗАМЕНА ПО ДИСЦИПЛИНЕ «РУССКИЙ ЯЗЫК» На экзамене по русскому языку абитуриент должен показать: орфографическую и пунктуационную грамотность, знание соответствующих правил, а
8 КЛАСС (105ч, 3 часа в неделю 35 учебных недели) О языке (1ч) Русский язык в семье славянских языков. Речь (17 ч) Систематизация сведений о тексте, стилях и типах речи; расширение представления о языковых
Зовнішнє незалежне оцінювання 2013 року з російської мови 1 Зміст завдання та правильна відповідь Відповідність завдання Програмі зовнішнього незалежного оцінювання з російської мови Дефис между частями
Содержание 1 Область применения... 1 2 Нормативные ссылки.. 1 3 Термины, определения и сокращения... 2 3.1 Термины и определения. 2 3.2 Сокращения. 2 4 Общие положения... 3 5 Требования к построению и
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ МОСКОВСКАЯ БАНКОВСКАЯ ШКОЛА (КОЛЛЕДЖ) ЦЕНТРАЛЬНОГО БАНКА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ СОГЛАСОВАНО Заместитель директора Московской банковской школы (колледжа) Банка России М.В. Игнатьева
Аннотация к рабочей программе дисциплины ОДБ.01 РУССКИЙ ЯЗЫК Дисциплина входит в общеобразовательный цикл ППССЗ. Цели и задачи дисциплины Содержание программы «Русский язык» направлено на достижение следующих
1 1. Общие положения 1.1. Курсовой проект (курсовая работа) как форма текущей аттестации студентов является видом самостоятельной работы студентов, представляющей собой решение учебной задачи. 1.2. Основной
Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа 1» РАССМОТРЕНО УТВЕРЖДЕНО на заседании ШМО Методическим советом учителей русского языка МБОУ СОШ 1 и литературы
Критерии оценки орфографической грамотности В письменных работах учащихся встречаются неверные написания двух видов: орфографические ошибки и описки. Орфографические ошибки представляют собой нарушение
Способность самостоятельно проводить научные исследования, выполнять проектные работы, систематизировать и обобщать фактический материал; умение формулировать выводы и практические рекомендации по результатам
2 3 1. Цели и задачи дисциплины. Цель курса дать студентам системное представление о сущности, структуре, функциях и многообразии документов, составляющих основу документирования управленческой деятельности.
Планируемые результаты изучения учебного предмета В результате изучения русского языка в 6 классе ученик должен знать/понимать роль русского языка как национального языка русского народа, государственного
2. Смысловой анализ текста. От ученика требуется знание следующих тем: «Текст как речевое произведение», «Смысловая и композиционная целостность текста», «Анализ текста». 1. Внимательно и вдумчиво прочитайте
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ) Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение РС(Я) Якутский сельскохозяйственный техникум Методические указания и темы
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Новая форма экзамена (ГИА) является инструментом, позволяющим решать важнейшие проблемы, связанные с особой ролью экзамена в 9 классе в системе школьного образования. Вопервых, это
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА курс русского языка «Практикум по русскому языку. Подготовка к ОГЭ» предназначен для обучающихся 8 класса. Место предмета «Русский язык» в учебном плане ФГОС ООО для основного общего
Цель: Во исполнение приказа Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки от 29.05.2014 785 ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ ОФИЦИАЛЬНОГО САЙТА ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ В ИНФОРМАЦИОННО-ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННОЙ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА Улан-Удэнский колледж железнодорожного транспорта Улан-Удэнского института железнодорожного транспорта - филиала Федерального государственного бюджетного
КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ОРФОГРАФИЧЕСКОЙ ГРАМОТНОСТИ В письменных работах учащихся встречаются неверные написания двух видов: орфографические ошибки и описки. Орфографические ошибки представляют собой нарушение
Приложение к основной общеобразовательной программе основного общего образования Муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа пос. Новоколхозное» С О Г Л
Программа вступительных испытаний по русскому языку для поступающих в Волгоградский государственный медицинский университет Программа вступительных испытаний составлена в соответствии с примерными программами
È. Á. Ãîëóá ËÈÒÅÐÀÒÓÐÍÎÅ ÐÅÄÀÊÒÈÐÎÂÀÍÈÅ УЧЕБНИК И ПРАКТИКУМ ДЛЯ АКАДЕМИЧЕСКОГО БАКАЛАВРИАТА 2-е издание, исправленное и дополненное Ðåêîìåíäîâàíî Ó åáíî-ìåòîäè åñêèì îòäåëîì âûñøåãî îáðàçîâàíèÿ â êà åñòâå
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ ФГБОУ ВПО Уральский государственный лесотехнический университет Институт экономики и управления Кафедра менеджмента и внешнеэкономической деятельности предприятия Н.А.Комарова
Страница 2 из 8 1. Общие положения 1.1. Центр довузовской подготовки (далее по тексту Центр) федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Воронежский
Рабочая программа по учебному предмету «Русский язык» на уровне среднего общего образования (10 11 класс) 1. Планируемые результаты изучения предмета «Русский язык» на уровне СОО. В результате изучения
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Российский экономический университет имени
Приложение А СТО БТИ АлтГТУ 13.62.1.0370 2014 Методические указания к практическим занятиям Методические указания к практическим занятиям: «Индивидуальные задания», «Теоретические основы делопроизводства»,
Рабочая программа по русскому языку 7 класс Пояснительная записка Рабочая программа по русскому языку для 7 в класса составлена на основе -Закона об образовании -Федерального компонента Государственного
Практикум по русскому языку «Культура речи» Пояснительная записка Рабочая программа составлена на основе материалов по русскому языку с 5 по 9 классы. Данный практикум может быть использован на уроках
Зовнішнє незалежне оцінювання 2015 року з російської мови Правильні відповіді до завдань сертифікаційної роботи 1 Зміст завдання та правильна відповідь Відповідність завдання Програмі зовнішнього незалежного
Подготовка и оформление муниципальных правовых актов правовой департамент администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области Муниципальные нормативные правовые акты оформляются
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Министерство образования Омской области
Бюджетное профессиональное образовательное учреждение Омской области
«Омский государственный колледж управления и профессиональных технологий» (БПОУ ОГКУиПТ)
Отделение управления и гуманитарных наук
Курсовая работа
Язык и стиль служебных документов
Пивина Вероника Андреевна
Введение
1. Понятия о служебном документе. Место и роль служебного документа в управлении
1.1 Служебный документ
2.3 Редактирование, правка служебных документов
2.4 Типичные ошибки
Заключения
Приложение
Введение
Каждому из нас приходится составлять деловые тексты. При поступлении на работу мы пишем заявления о приеме, у многих возникает необходимость подготовить текст служебного письма, составить акт, оформить протокол или написать отчет.
Но чтобы правильно и быстро составить подобный текст, важно хотя бы в общих чертах знать особенности языка служебных документов и предъявляемые к нему требования. Невыполнение этих требований в лучшем случае затрудняет работу с документом, в худшем - лишает его практической и юридической значимости.
Документирование управленческой деятельности - основа делопроизводства и один из наиболее сложных вопросов, решаемых в процессе работы с документами. Большую роль играет словесное оформление решений, действий. Язык не влияет пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности.
Язык профессионального общения требует однозначности толкования основных ключевых понятий, выраженных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия.
Разновидность языка, используемая в той или иной сфере человеческой деятельности, называется языковым стилем.
Стиль - функциональная разновидность языка. Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии-основного компонента любого функционального стиля. На язык и стиль служебной документации распространяются законы составления текстовых документов с точки зрения так называемого официально-делового стиля речи. Этот стиль имеет свои специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка (научного, публицистического, художественного). Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной- сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью не допускать двусмысленности.
Исходя из вышесказанного мы можем сделать вывод, что тема исследования является актуальной, как с теоретической, так и с практической точек зрения.
Цель данной работы: выявить отличительные черты современного языка и стиля служебных документов.
1. Изучить понятие служебного документа. Определить место и роль служебного документа в управлении.
2. Дать краткую характеристику стилей современного русского языка. Выявить отличительные черты современного делового стиля языка, используемого для написания служебных документов.
Объект: служебные документы.
Предмет: язык и стиль служебных документов.
Структура работы: первая глава посвящена рассмотрению особенностей составления текста служебных документов и их функциям, а так же установлению места и роли служебных документов в управлении.
Во второй главе будут рассмотрены стили современного русского языка, выявлены отличительные черты современного делового стиля как стиля языка, используемого для написания служебных документов.
В ходе решения поставленных задач курсовой работы были использованы следующие методы исследования:
· анализ исследовательской литературы;
· сравнения;
· анализ и синтез;
· системный;
Практическая значимость: невыполнение требований языка служебных документов в лучшем случае может привести к затруднению работы с документом, а в худшем лишает его практической и юридической значимости. Поэтому, чтобы не оказаться в таком положении данная курсовая работа прояснит некоторые практические вопросы по данной теме.
1. Понятие о служебном документе. Место и роль служебного документа в управлении
1.1 Служебный документ
Рассмотрим определение служебного документа:
Служебный документ - это официальный документ, который используется в текущей деятельности организации. Документы называются служебными, т.к. они составляются от имени предприятия или учреждения и подписываются их полномочными представителями. В служебном документе должен использоваться официально деловой стиль. Этот документ должен быть кратким, последовательным, в нем должна присутствовать точность изложения фактов и принятых решений.
У служебного документа есть форма и элементы содержания. Форма служебного документа - это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной вязи. К элементам оформления относятся: наименование, различные адреса, даты, регистрационные номера и т.д.
Существует язык служебных документов, который должен удовлетворять следующим требованиям:
1. Соблюдение норм официально - делового стиля и современного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.
2. В качестве нормы нередко бывают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны и поэтому и предпочтительны. Например, при выборе вариантов типа "оказать помощь - помочь", "допускать ошибку - ошибаться" нужно учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.
3. Наличие слов, употребляющих в официальных документах, закрепившихся в административно - канцелярской речи.
4. Использование терминов и профессионализмов, в первую очередь юридических и бухгалтерский.
5. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания.
6. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений - предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.
А также служебные документы обладают следующими обязательными качествами:
Достоверность и объективность;
Точность, исключающая двоякое понимание текста;
Максимальная краткость, лаконизм формулировок;
Безупречность в юридическом отношении;
Стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;
Нейтральный тон изложения;
Соответствие нормам официального этикета, который появляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.
Служебные документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Главной особенностью композиции служебных документов является то, что к ней существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска документов, а также более активное использование персональной электронной вычислительной машины (ПЭВМ) в составлении служебных документов.
Виды служебных документов:
Служебная записка (приложение 1);
Докладная записка (приложение 2);
Заявление (приложение 3);
Акт (приложение 4);
Договор;
Трудовое соглашение;
Распоряжение.
Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:
1. По месту составления: внутренние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и частных лиц).
3. По форме: индивидуальные - содержание каждого документа имеет свои особенности, трафаретные - часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, типовые - созданные для группы однородных предприятий (все типовые и трафаретный документы печатаются типографичиским способом или на множительных аппаратах).
4. По срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и не срочные, для которых срок исполнения не установлен.
5. По происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.
6. По виду оформления: подлинные, графические, фотокинодокументы и т.д.
Функции служебных документов:
Любой документ многофункционален, т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующие значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.
Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Информацию, содержащую в документах можно подразделить на:
1. Респективную (относящуюся к прошлому).
2. Оперативную (текущую).
3. Перспективную (относящуюся к будущему).
Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и прочие.
Каждый документ имеет информационную емкость.
Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, её полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.
Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общество в целом, так и отдельных его членов. Документ так же сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить. Коммуникабельная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:
1. Документы, ориентированные в одном направлении (закону, указы, приказы, распоряжения и др.)
2. Документы двухстороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.)
3. Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технологический документ и др.).
4. Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.) Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.
5. Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время. В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а так же другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и т.д.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно финансовые документы (накладные, приходные ордера счетно-платежные требования и т.п.) Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.
6. Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Автор документа, как правило, наделяет его какой-то функцией, объективно же этот документ несет и иные функции и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется.
1.2 Место и роль служебного документа в управлении
В управленческой деятельности очень важно уметь владеть письменной речью, которая отражается в служебных документах. Служебные документы официально используются в процессе организации управления производственно-служебной деятельностью. Совокупность служебных документов, применяемых в определенной сфере деятельности и отражающих ее специфику систему служебной документации. Использование служебной документации и образует одну из основных форм организаторской деятельности.
Основным элементом служебной документации в управлении деятельностью практически любой организации является письменный документ, закрепляющий информацию средствами письменного языкового общения в соответствии с лексическими и грамматическими нормами государственного языка, государственных стандартов, ведомственных инструкций, а так же сложившимися традициями и установленным порядком делопроизводства в той или иной организации.
Итак, служебные документы являются важным элементом в управленческой деятельности. Для сотрудника, работающего в сфере делопроизводства очень важно знать особенности и функции служебных документов. Не зная особенностей и функций, процесс составления служебных документов может занять много времени.
2. Виды и краткая характеристика стилей современного русского языка. Отличительные черты современного делового стиля языка, используемого для написания служебных документов
2.1 Виды и краткая характеристика стилей современного русского языка
Стиль - это функциональная разновидность языка. Существует 5 видов стилей современного русского языка:
1. Научный стиль - функциональный стиль речи литературного языка, которому присущ ряд особенностей: предварительно обдумывание высказывания, монологический характер, строгий отбор языковых средств, тяготения к нормативной речи. Научный стиль характеризуется логической последовательностью изложения, упорядоченной системой связи между частями высказывания, стремлением авторов к точности, сжатости, однозначности при сохранении и насыщенности содержания. Логичность- это, по возможности, наличие смысловых связей между последовательными единицами (блоками) текста. Последовательностью обладает только такой текст, в котором выводы вытекают из содержания, они непротиворечивы, текст разбит на отдельные смысловые отрезки, отражающие движение мысли от частного к общему или от общего к частному. Ясность, как качество научной речи, предполагает понятность, доступность.
Под стили научного стиля:
1) научно-деловой;
2) научно-популярный;
3) научно-технический;
4) учебно-научный;
5) научно-публицистический.
2. Литературно-художественный - главной чертой стилистически художественной речи становится поиск специфики художественного текста, творческое самовыражения художника слова. Особенности языка художественной литературы в целом определяются несколькими факторами. Ему присуща широкая метафоричность, образность языковых единиц почти всех уровней, наблюдается использование синонимов всех типов, многозначности, разных стилевых пластов лексики. В художественном стиле (по сравнению с другими функциональными стилями) существуют свои законы восприятия слова. Значение слова в большей степени определяется целевой установкой автора, жанровыми и композиционными особенностями того художественного произведения, элементом которого является это слово: во-первых, оно в контексте данного литературного произведения может приобретать художественную многозначность, не зафиксированную в словарях. Во-вторых, сохраняет свою связь с идейно-эстетической системой этого произведения и оценивается нами как прекрасное или безобразное, возвышенное или низменное, трагическое или комическое.
Под стили литературно-художественного стиля:
1) поэтический;
2) прозаический;
3) драматургический.
3. Официально - деловой стиль - это арсенал лексических - словесных и грамматических средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбор слова и его формы, построение предложения - все эти приемы, с помощью которых автор теста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о его важности, о том, как следует реагировать на получение сообщения. Он охватывает международные отношения, юриспруденцию, военную отрасль.
Существуют следующие под стили официально- делового стиля:
1) законодательный (он используется в сфере управления государством);
2) административно - канцелярский (это ведение личных деловых бумаг организации);
3) дипломатический (проявляется на международном уровне).
Официально- деловой стиль применяется в таких документах как:
· Справка
· Объяснительная записка
· Заявление
· Инструкция
· Постановление
· Доверенность
· Законодательный акт
Многие черты в официально-деловом стиле, такие как, специфическая лексика, фразеология, синтаксические обороты придают ему консервативный характер. Отличительной чертой является наличие в нем многочисленных речевых стандартов- клише.
Общие черты официально- делового стиля:
1) сжатость, экономное использование языковых средств;
2) стандартное расположение материала;
3) широкое использование терминологии;
4) частное использование отглагольных существительных, отыменных предлогов;
5) повествовательный характер изложения.
4. Публицистический стиль - это функциональный стиль речи, который используется в жанрах: статья, очерк, репортаж, интервью и др.
Публицистический стиль служит для воздействия на людей через СМИ (газеты, журналы, афиша, буклеты). Он характеризует наличием общественно-политической лексики, логичностью, эмоциональностью, оценочностью, призывностью.
В нём широко используется, помимо нейтральной, высокая, торжественная лексика и фразеология, эмоционально окрашенные слова, употребление коротких предложений, рубленая проза, безглагольные фразы, риторические вопросы, восклицания, повторы и другие. На языковых особенностях данного стиля сказывается широта тематики: возникает необходимость включения специальной лексики, требующей пояснений. С другой стороны, ряд таких тем находится в центре общественного внимания, и лексика, относящаяся к этим темам, приобретает публицистическую окраску. Среди таких тем следует выделить политику, экономику, образование, здравоохранение, криминалистику, военные темы.
Под стили публицистического стиля:
1) информационные;
2) собственно публицистические;
3) художественно-публицистический.
Функции публицистического стиля:
1) информационная - это стремление в кратчайший срок сообщить людям новости;
2) воздействующая - это стремление повлиять на мнение людей.
5. Разговорный стиль - это функциональный стиль речи, который служит для неформального общения, когда автор делится с окружающими своими мыслями или чувствами, обменивается информацией по бытовым вопросам в неофициальной обстановке. В нем часто используется разговорная и просторечная лексика.
В разговорном стиле большую роль играют жесты, мимика, окружающая обстановка. Большую свободу в выборе эмоциональных слов и выражений обуславливает непринужденная обстановка общения.
Форма реализации - диалог, этот стиль чаще всего используется в устной речи. Разговорному стилю присуща функция обобщения.
2.2 Отличительные черты современного делового стиля языка, используемого для написания служебных документов
При составлении служебных документов большую роль играет правильный выбор слов, точно передающий смысл информации. Выбор слова и его формы, построения предложение - все это приемы, с помощью которых автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о его важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение. Для этого нужно помнить несколько основных правил лексики.
Очень важно грамотно использовать термины - слова или словосочетания, называющие специальное понятие из какой - либо области человеческой деятельности. Если вы будете сомневаться в том, что значения применяемых вами терминов понятны адресату, в тексте должна быть дана расшифровка. Выполняя расшифровку, необходимо воспользоваться словарем (например: толковым, терминологическим, иностранных слов и другие). Если вы не воспользуетесь словарем ваше, токование может оказаться неточным. Например, « в договоре предусмотрены форс - мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)»
Употребляя термины в деловой документации, необходимо предусматривать, что термин должен быль понятен и автору, и адресату, и при необходимости нужно раскрывать содержание термина, что можно сделать несколькими способами:
1) расшифровать;
2) дать официальное определение термина;
3) заменить термин общепонятным словом или выражением.
Расшифровка термина должна быть точной, ясной полной.
Одна из самых распространенных болезней официального стиля - плеоназм (излишество). Она заключается в том, что в словосочетании оказываются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова. Например:
· тонкий нюанс (существительное «нюанс» образовано от фр. Nuance - оттенок, тонкое отличие);
· форсировать ускоренными темпами (глагол «форсировать» образован от фр. Forcer - ускорять темп деятельности);
· в декабре месяца (декабрь не может быть ничем, кроме месяца);
· 375 тыс. рублей денег (в рублях исчисляются только деньги);
· прейскурант цен (в слове «прейскурант» есть французский корень prix- цена). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»;
· главная суть («суть»- это и есть главное) и т.д.
Однако некоторые плеонастические словосочетания вошли в обиход и приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. Например, «реальная действительность», «сообщение», «опыт», уточняют их значение.
Часто в служебных словарях встречается и тавтология - повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания. Эта стилистическая ошибка делает текст неблагозвучным и затрудняет его понимание. Например: польза от использования чего-либо; следует учитывать следующие факторы, адресовать в адрес. Такие словосочетания надо заменять другими без потерь смысла: «польза от применения чего-либо», «необходимо учитывать следующие факторы», «направить в адрес».
Готовя документ, необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. В языке существуют нормы сочетаемости.
Уточнить их можно по «Словарю сочетаемости слов русского языка». Некоторые типичные для деловой речи сочетания слов:
· приказ - издается
· должностной оклад - устанавливается
· выговор - объявляется
· порицание - выносится и т.д.
Особое внимание следует обратить на сочетание «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять местами их компоненты.
При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае термин употребляется только в одном из своих значений. Если одно и то же понятие обозначается несколькими терминами, возникает синонимия терминов.
Термины - синонимы имеют разное звучание, но совпадают по значению. Например, термины «анкета» и «вопросник». Они могут быть полными или частичными. При употреблении терминов- синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойства понятия необходимо обозначить, выделить в контексте.
Например, такие термины, как «договор», «контракт», «соглашение» различаются практикой употребления: в трудовом законодательстве многосторонние сделки называются договорами и др.
При работе с текстом следует различать паронимы - родственные слова, близкие по звучанию, но различные по значению и сочетаемости. Иногда подмена слова паронимом влечет за собой существенные искажения смысла. Особенно часто встречаются ошибки с паронимами:
Оплатить - заплатить (разница состоит в грамматической сочетаемости этих глаголов: слово «оплатить» требует прямого дополнения: «оплатить что-либо»; «заплатить» - косвенного: «заплатить за что-нибудь»).
Составители служебных документов нередко злоупотребляют сокращениями, не учитывая того, что это может затруднить процесс изучения документа.
Трудно догадаться, что аббревиатура потери означает потенциальные потери, что ЛУ на БВ - это линейный ускоритель заряженных частиц на бегущей волне. Подобная аббревиатура не допустима в деловом письменном обращении.
Правила аббревиации:
1. Сокращение не должно совпадать по форме с существующим словом, перекрещиваться с известной моделью словосочетания или совпадать с другим сокращением.
2. Сокращение должно быть обратным, т.е. таким, чтобы его можно было всегда развернуть в полное наименование, эквивалентом которого оно является. Однако это правило не распространяется на сокращения, которые уже стали самостоятельными словами.
3. Сокращения должны соответствовать нормам русского произношения и правописания.
В современном русском языке существуют три способа образования аббревиатуры:
1) по первым буквам слов, входящих в сокращение;
2) по начальным слогам слов, входящих в сокращение;
3) соединение одного или двух начальных слогов первого слова с полным вторым словом.
Типы аббревиатур:
· инициальные сокращения - сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие; они в свою очередь, подразделяются на:
ь Буквенные: МЧС, МП, КБ;
ь Звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭЦ;
ь Буквенно-звуковые (при чтении произносится по буквам, а другая часть по звукам): ГУВД, ТОО.
· слоговые сокращения - образованные из частей, слогов слов;
· частично сокращенные слова - образованные из части или частей слов и полного слова;
· телескопические сокращения - образованные из начала и конца составляющих слов.
Не меньшее значение при подготовке служебных документов имеет орфография.
Чаще всего составляющий документ испытывает затруднения в написании названий учреждений, организаций, предприятий. Необходимо запомнить, что в названиях высших правительственных, важнейших международных организаций все слова пишутся с прописной буквы. Например:
Организация Объединенных Наций.
В большинстве названий - первое слово с прописной:
Федеральная архивная служба России.
В названиях российских территориально-административных образований слова край, область, национальный округ, район пишутся со строчной буквы.
В составных названиях документов и памятников культуры с большой буквы пишется первое слово и все собственные имена:
Конституция Российской Федерации, Исаакиевский собор, храм Христа Спасителя.
Орфографические трудности вызывает правописание названий, связанных с собственными именами, что совершенно естественно, так как в этом разделе русской орфографии нет полного единообразия, и постоянно происходят изменения.
2.3 Редактирование правка служебных документов
Редактирование - (это проверка и исправление текста) - одна из важнейших этапов работы над документом.
Приступая к редактированию текста, важно отчетливо осознать, какие цели перед вами ставятся. Правка может быть как чисто стилистической, так и смысловой. В первом случае от редактора требуется в первую очередь безупречная грамотность, тонкое чувство слова. Во втором - наряду с этим основательное значение существа вопроса, владение фактическим материалом.
Официально - деловой стиль имеет свою специфику. Одно из основополагающих требований к языку служебных документов - точность, однозначность высказывания. И хотя обычно повторение одного и того же слова в пределах небольшого текста считается стилистической ошибкой, но это допустимо, если речь идет о повторении терминов. Специальная лексика обладает рядом особенностей, которые необходимо учитывать. Значение термина специфично, он чаще всего не имеет абсолютных синонимов и не может быть заменен другим словом без изменения сути высказывания. Поэтому не редко приходится делать исключения для текстов, насыщенных терминологией, и сохранять словесные повторы ради точности смысла.
Важные принципы редакторской правки:
· сохранение содержания документа неизменны;
· возможность доказать, что вмешательство в тексте необходимо;
· целостность и последовательность;
· четкость и аккуратность,
Редакторские функции считаются выполненными после того, как все сомнения разрешены и на полях документа остались только пометки, предназначенные для внесения исправлений.
Различают четыре основных вида редакторских правок (приложение 5);
· Правка - вычитка;
· Правка - обработка;
· Правка-переделка.
Документ, выправленный квалификационным редактором, должен:
· Быть идеально грамотным с точки зрения орфографии и пунктуации;
· Иметь оптимальный объем;
Строиться по законам логики;
2.4 Типичные ошибки
Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Составителям служебных писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употреблены в официально -деловой речи.
Составление текста служебных документов - это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковых компетенции. Нельзя научиться правильно писать документы, не зная особенностей официально - делового стиля. Современный русский язык накопил в сфере делового письменного общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными формами.
Заключение
В курсовой работе были выполнены следующие задачи:
1. Изучено понятие служебного документа. Определены место и роль служебного документа в управлении.
2. Показаны виды и однократная характеристика стилей современного русского языка. Выявить отличительные черты современного делового стиля как стиля языка, используемого для написания служебных документов.
Таким образом, цель данной работы - выявление отличительных черт современного языка и стиля служебных документов - достигнута.
В работе сделаны следующие выводы
Во-первых, для сотрудника, работающего в сфере делопроизводства очень важно знать особенности и функции служебных документов. Документы должны составляться и оформляться на основе правил изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Служебные документы составляют систему служебной документации, которая образует одну из основных форм организаторской деятельности.
Во-вторых, составление документов - это трудный и сложный процесс, который занимает много рабочего времени. Зная правила современного русского языка и отличительные черты официально-делового стиля документов, можно значительно уменьшить время на их подготовку.
Отличительными чертами современного делового стиля являются:
· грамотное использование терминов - слов или словосочетания, называющие специальное понятие из какой-либо области человеческой деятельности.
· знание основных правил грамматики, такие как использование пассива и безличных предложений, употребление деепричастных оборотов и другие.
· умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату.
служебный документ язык деловой
Список литературы и источников
1. Федеральный закон от 26 декабря 1995г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм. и доп. от 13 июня 1996г., 24 мая 1999г.).
2. Федеральный закон от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. от 23 июля 1998г.).
3. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 208 с.
4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 818 с.
5. Словарь сочетаемости слов русского языка. / Под. Ред. П.Н. Денисова, В.В. Морковкина. М., 1983
6. Составление и оформление служебных документов: Практическое пособие для коммерческих фирм/ Т.В. Кузнецова: ЗАО «Бизнес-школа», 1997.
7. Михалкина И.В. Соблюдение норм русского языка в официально-деловой переписке и служебных документах// Справочник секретаря и офис-менеджера 2012. - №4. - С. 61-67.
8. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
9. И.Н. Кузнецов. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. - М.: «Дашков и К о », 2007. - 520 с.
10. Н. Кушнаренко. Документоведение: Учебник. - Киев: Знания, 2008. - 459с.
11. Н.С. Ларьков. Документоведение: Учебное пособие. - М.: АСТ: Восток - Запад, 2006. - 427, с.
12. М.Ю. Рогожин. Делопроизводство. Курс лекций: учебное пособие. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. - 240 с.
13. К.Б. Гельман-Виноградов. Трудности научной трактовки понятия "документ" и пути их преодоления // Отечественные архивы. 2005. № 6.
14. А.С. Демушкин. Распознание подделок документов // Секретарь-референт. 2003. №4
15. Л.Н. Мазур. Бюрократические циклы российской государственности в XVIII-XX вв. и эволюция системы делопроизводства // 16.Делопроизводство. 2011. № 2.
17. В.Ф. Янковая. Подлинник, копия, дубликат // Секретарь-референт. 2005. № 11
Приложение 1
Образец оформление служебной записки
Приложение 2
Образец оформления докладной записки
Приложение 3
Образец оформления заявления
Директору ООО «Желание»
Степанову Г.Н.
Менеджера по продажам
Ларионова Василия Ивановича
Заявление
Прошу уволить меня с занимаемой должности по собственному желанию 19.09.2013 г.
Ларионова
Приложение 4
Образец оформление акта
Приложение 5
Виды редакторских правок
|
Вид правки |
Краткая характеристика |
|
|
Правка-вычитка |
Максимально близка к корректорской работе. Она представляет собой исправление орфографических и пунктуационных ошибок и опечаток. Такие исправления обычно не требуют согласования с лицом, подписывающим документ. |
|
|
Правка-сокращения |
Производится в двух основных случаях: Во - первых, когда необходимо любыми способами сделать документ короче; Во - вторых, когда в тексте содержится избыточная информация - повторы и «общие места». Редактор обязан устранить из документа общеизвестные факты, прописные истины, лишние вводные слова и конструкции. Важно, чтобы редактор хорошо ориентировался в материале и был в состоянии определить, настолько оправданно повторение одних и тех же слов и допустима ли их замена синонимами. |
|
|
Правка - обработка |
Представляет собой улучшение стиля документа. Устраняются ошибки и недочеты, связанные нарушением сочетаемости слов, не различением паронимов, использованием громоздких конструкций и т. д. |
|
|
Правка-переделка |
Применяется при подготовке к печати рукописей тех авторов, которые слабо владеют литературным языком. Правка-переделка широко используется в редакциях газет, особенно в отделах писем, так как материалы, присылаемые читателями, по разным причинам бывает трудно отправить в печать в том виде, в каком они поступили. |
Приложение 6
Примеры синтаксических ошибок
|
Вид ошибок |
Характеристика |
||
|
Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении |
В текстах служебных писем встречаются ошибки, свидетельствующие о том, что их составители не соблюдают порядок слов в русской письменной речи. |
В первом предложении содержится указание, к какому сроку ОАО выполнило заказ. Во втором предложении констатируется, что ОАО заказ выполнило. В третьем предложении указывается, какое ОАО выполнило заказ |
|
|
Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов |
Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные этические моменты. |
Неправильно: «Изучая проблемы городского транспорта, учеными были получены интересные результаты». Правильно: «При изучении проблем городского транспорта ученые получили интересные результаты» |
|
|
Неправильное использование предлогов |
В служебной письменной речи получили большое распространение словосочетание с предлогом и с зависимыми существительными в предложном падеже. |
Неправильно: «Директор завода отметил о важности поставленной проблемы». Правильно: «Директор отметил важность поставленной проблемы». |
|
|
Неправильное согласование в падеже |
Составители служебных документов часто допускают неправильное соглашение в падеже. Наиболее частым является неверное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного |
Неправильно: «Согласно Вашей просьбы…» Правильно: «Согласно Вашей просьбе…» |
Положение 7
Примеры морфологических ошибок
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Оформление бланка предприятия угловым и продольным способом согласно ГОСТ Р6.30-2003. Особенности написания делового письма и ответа на него, докладной и служебной записок. Пример оформления справок, акта, протокола, резюме и объяснительной записки.
контрольная работа , добавлен 09.05.2013
История развития и современное государственное регулирование делопроизводства. Оформление управленческих документов: реквизиты, бланки документов. Особенности языка и стиля служебных документов. Оформление организационных и распорядительных документов.
учебное пособие , добавлен 04.08.2010
Оформление реквизитов документов, заполняемые реквизиты бланка, согласование служебных документов. Виды бланков документов и оформление отдельных видов документов; образцы документов: приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, служебная записка.
контрольная работа , добавлен 17.12.2009
Порядок составления служебных документов: требования к тексту документа и его элементы. Текущее хранение документов: понятие номенклатуры дел, формирование и хранение дел. Информационно-справочные служебные документы - их виды, составление и оформление.
контрольная работа , добавлен 27.07.2008
Порядок набора письма, акта и справки на листе формата А4 с угловым расположением реквизитов штампа, правила оформления данных документов и их юридическая сила. Порядок составления докладной записки, приказа по личному составу, протокола, телефонограммы.
контрольная работа , добавлен 18.02.2011
Нормативно-правовая база делопроизводства, регламентация работы делопроизводственной службы. Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документов. Обработка входящих документов, характеристики формы регистрации. Оформление докладной записки.
контрольная работа , добавлен 03.04.2010
Систематизация документов на предприятии. Типовой формуляр приказа и виды приказов. Раскладка документов в дела. Части делового письма и их расположение. Основные требования к тексту письма. Составление и оформление заявления о переводе на другую работу.
контрольная работа , добавлен 11.07.2011
Документирование управленческой деятельности. Бланки документов, оформление их реквизитов. Подготовка и оформление основных видов документов. Оформление документов, содержащих коммерческую тайну. Особенности работы с документами в электронном виде.
презентация , добавлен 07.08.2013
Общие требования к текстам служебных документов. Правила использования лексических и графических сокращений и сложносокращенных слов в текстах официальных документов. Стандартизация некоторых принятых видов сокращений, написание дат в деловых документах.
реферат , добавлен 02.08.2013
Понятие о документах, их значение. Виды бухгалтерских документов на предприятии, их классификация. Учет формирования и использования амортизационного фонда. Состав и расположение реквизитов документов. Ошибки, допущенные при оформлении документов.
Открытие бизнеса
