Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
В разделе 71 Закона перечисляется неполный перечень этих условий. Например, принципы технологической нейтральности и взаимозаменяемости средств массовой информации гарантируют, что заявление о правонарушении или форме, требуемой законом, может быть произведено независимо от среды.
Применяются ли наши законы к сообщениям, сделанным с использованием документов, основанных на информационных технологиях. Законы теперь применяются к любому документу, независимо от среды, законы могут конкретно требовать использования определенного носителя для определенных транзакций или для производства определенных документов, но если в уставе ничего не указано применяются принципы закона.
Подобные документы
Описание системы работ внешних и внутренних документов в организации. Контроль за исполнением документов: виды, цель, этапы исполнения и уровни. Принципы организации внутреннего документооборота. Мониторинг использования системы управления документами.
курсовая работа , добавлен 09.12.2012
Описание технологических процессов обработки документной информации. Исследование правил и форм регистрации документов. Контроль за исполнением документов. Информационно-справочная работа. Специализированные программы автоматизации документооборота.
Имеет ли требование письменного документа использование бумажной поддержки?
Требование писать не следует путать с использованием поддержки бумаги, но теперь письменный документ можно найти на любом носителе. Это понятие документа, которое связывает эту информацию с носителем. Средства массовой информации, которые несут информацию, являются взаимозаменяемыми, и запись больше не определяется так, что она касается только технологий, основанных на использовании бумаги.
Эта концепция была выдвинута Комиссией Организации Объединенных Наций по международной торговле. Функциональная эквивалентность обеспечивается законом, когда все процессы, механизмы или объекты, способные выполнять данную функцию, имеют эквивалентный статус.
контрольная работа , добавлен 25.06.2014
Централизация операций по приему документов. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Обработка исходящих документов.
контрольная работа , добавлен 22.08.2013
Согласно закону, любой объект, в котором информация делится и структурирована, осязаемым или логическим образом в соответствии с носителем, несущим его, и понятным в виде слов, звуков или изображений, представляет собой документ, или вопрос, который его составляет. Функциональная эквивалентность для таких процессов, как подпись, также называется процессом, который состоит из создания «персональной маркировки» и «обычно используется» для связывания лица с документом или формирования проявления согласия последней.
Нет, если конкретное положение закона не навязывает определенную технологию или среду. Закон закрепляет общий принцип свободы людей выбирать средства массовой информации. Предел этой свободы выбора средств массовой информации может исходить только из закона: либо он требует исключительного использования конкретной среды или технологии, либо ограничивает возможности выбора. выбора поддержки зависит от того, соблюдает ли этот выбор нормы права, в частности те, которые предусмотрены в Гражданском кодексе.
Положение о службе делопроизводства, согласование, подписание и утверждение документа. Понятие документооборота и его основные этапы, прием и первичная обработка документов. Контроль за исполнением документов и информационно-справочная работа.
анализ книги , добавлен 04.08.2010
Краткая характеристика деятельности ООО "Новая городская инфраструктура Прикамья". Организационная структура Пермского отделения сбыта. Движение входящих, исходящих и внутренних документов фирмы. Общий порядок регистрации документации на предприятии.
Статья 29 гласит, что ни одно лицо не может требовать от какого-либо лица получения определенного носителя или технологии для передачи или получения документа, если это прямо не предусмотрено законом или соглашением. Свобода выбора средств массовой информации может ограничиваться только законом. Либо закон требует исключительного использования конкретной среды или технологии, либо закон ограничивает возможности выбора. Конкретные законы могут потребовать использования конкретной среды или технологии, поскольку свобода выбора средств массовой информации подчиняется условию соблюдения правовых норм, в частности условий, предусмотренных Гражданским кодексом.
отчет по практике , добавлен 19.12.2013
Изучение документов, подлежащих обязательному контролю. Типовые сроки исполнения документов. Исследование автоматизированной системы контроля исполнения документов. Современные технологии обеспечения управления и программы автоматизации документооборота.
контрольная работа , добавлен 08.04.2013
Кроме того, отдельные лица могут согласиться использовать конкретную среду по контракту, поэтому выбор, сделанный по соглашению, является обязательным для со-контрагента. Но прежде чем говорить подробно о процессах, давайте посмотрим. Основные принципы и словарный запас, процесс рассматривается как «набор взаимосвязанных или взаимодействующих действий, которые преобразуют входные элементы в выходные элементы».
При определении процессов в организации часто возникает вопрос о том, сколько нам нужно углубить и сколько действий нужно учитывать в процессе. Например, производство может рассматриваться как процесс, состоящий из множества видов деятельности, но если мы углубимся, мы можем увидеть каждый из семинаров, например, как отдельные процессы. Все зависит от необходимости и желания контролировать деятельность.
Основные направления деятельности управляющей компании, организационные документы предприятия. Организация документооборота: прием, отправка и регистрация документов, контроль исполнения. Классификация и систематизации документов, формирование дел.
отчет по практике , добавлен 16.12.2015
Проблема совершенствования документооборота является одной из наиболее актуальных в современном документоведении. С плохой организацией документооборота связывают многие недостатки в документационном обеспечении управления (ДОУ).
Независимо от объема процесса, действия выполняются в определенной последовательности, а выходные элементы процесса являются входными элементами других. Требования. Модель специфична для каждой организации и обычно показана в Руководстве по качеству. Система управления качеством.
Общие требования - общие системные требования. Процессы в организации и в системах должны быть одинаковыми, поэтому воспользуйтесь способностью модуля разрабатывать различные тематические исследования и варианты. Требования к документации. Кроме того, необходимо иметь записи для эффективного управления процессами в организации.
Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В 30-е годы этот термин употреблялся уже достаточно широко. Первое нормативное определение понятия было зафиксировано в ГОСТ 16487-70: "Документооборот - движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки".
Требование стандарта состоит в том, чтобы идентифицировать их как СМК и, соответственно, управляться. Если ваша статья была полезной, поделитесь ею с вашей любимой социальной сетью! . Служба подачи заявок является одной из ключевых компетенций факультета. Иногда дезинформация простых «доказательств» некоторых документов должна фактически представлять собой всеобъемлющую запись всех документов, как цифровых, так и аналогичных.
Но сегодня это не будет теория работы службы записи. Как же мы должны выполнить эти обязательства, особенно для технических партий? Хорошо помнить, что служба подачи действительно охватывает все документы, включая такие документы, как счета-фактуры, контракты или протоколы заседаний и собраний. И на самом деле законодательные обязательства не подрываются. Для того, чтобы обязательства были выполнены, две вещи могут быть отнесены к Вселенной.
Документооборот является составной частью ДОУ, цель которого - информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации. ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документационное обеспечение которых как процесс включает три составляющих: информационную поддержку решений, то есть обеспечение принимаемого решения информацией (документами), документирование решения и контроль за его выполнением. Основными узлами этого процесса являются: получение исходной (инициирующей) информации, постановка цели (задачи), поиск необходимой информации (справочная работа), выработка решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату), контроль за исполнением решения.
Подумайте об этом в архитектуре
Архитектура ошибочно упоминается как чисто информационная проблема, и это способ управлять и оптимизировать бизнес или услуги. Архитектура приложения часто сокращается только на костях, представляющих отдельные информационные системы, и между ними несколько коктейлей. Но архитектура - это не только красочные кости на графиках. Архитектура должна быть в первую очередь продуманной и продуманной.
Практически каждая архитектура имеет встроенный принцип идентичности, такой как использование запатентованного сервера с идентификаторами, используемыми для подписки на компьютеры. Хотя удостоверение личности не забыто, в документах и документах разные.
ДОУ, ориентированное на принятие и контроль исполнения решений, позволяет взглянуть на динамику движения документов, участвующих в этом процессе, как на документооборот. Таким образом, под документооборотом понимается движение комплексов (кортежей) документов. В состав кортежей входят: документы, инициирующие решения, используемые при их выработке и фиксирующие их принятие (или сами решения), документы, направляемые для исполнения и сообщающие о результатах исполнения. Документооборот, рассматриваемый как результат, будет представлять собой совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроль за их исполнением.
Особенно важно то, что находится в крайнем случае, и оно часто добавляет ивы не только к старшим рабочим и архитекторам. И тогда они могут попасть в неприятности, когда кто-то справедливо заявляет, что они не выполняют службу записи должным образом. Всегда верно, что они должны быть квалифицированы и зарегистрированы в системе, соответствующей требованиям. Поэтому одной из самых болезненных проблем является не только установление вышеуказанных принципов, но прежде всего их реализация на практике.
Тем не менее, невозможно повесить глаза на потрясающие системы над ним. Безопасно хранится легко отслеживается в текущей версии с историей изменений. . Документы поступают по почте, электронной почте или просто появляются на столе. Вы можете обрабатывать их с минимальной энергией и временем.
Следовательно, совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота, можно определить понятием "документопоток". К документопотоку относятся документы, инициирующие решения, фиксирующие решения и др. Исследовать документопотоки имеет смысл в пределах общего документооборота.
Возможность исследования документооборота учреждения обусловлена тем, что деятельность любого учреждения достаточно жестко регламентирована как по уровням принятия решений, так и по кругу рассматриваемых вопросов. Управленческий процесс, включая стадии сбора, анализа и обобщения информации, подготовки и принятия решения, организации исполнения решения, завершается контролем за его исполнением. В ходе контроля происходит движение информации по каналам обратной связи от объекта управления к субъекту - информации о поведении объекта в соответствии с программой, заложенной в решении. Документооборот является одним из средств осуществления процесса ДОУ, в ходе его и совершается "оборот" документов (информации).
В автономном режиме документы могут быть обработаны, а затем синхронизированы. Веб-доступ позволяет пользователям работать с документами в соответствии с их правами доступа. Это отличная поддержка командной работы. Таким образом, можно разделить проектные документы с внутренней и внешней командой и полностью отказаться от обменов электронной почты штормов и десятки версий документов.
Гибкость и адаптивность
Обе команды работают с одним документом, и все уверены, что они работают с правильной версией документа. Чрезвычайно быстрый поиск Основные принципы работы понятны за несколько минут управления системой Простое администрирование системы.
Интеграция с существующими системами
Получение важных документов всегда неприятно. Точно так же, когда они попадают в руки несанкционированного доступа. Просто регулируемая система прав гарантирует, что только те, кто имеет доступ к информации, могут ее получить.Документооборот составляет часть системы ДОУ и выполняет, по существу, функции системы коммуникации в учреждении. Поэтому цели его функционирования и совершенствования должны соответствовать целям функционирования и совершенствования ДОУ, которые заключаются в максимально возможном приспособлении системы к условиям ее функционирования. Это позволяет обеспечивать систему управления качественной документной информацией в сроки, оптимальные для принятия и выполнения управленческих решений.
Управление версиями и история треков
Защита от удаления документа сложной системы прав пользователя команды поддержки сотрудничества, включая сотрудничество с внешними командами вне офиса автоматической информации об изменениях ключевых документов Возможности электронной подписи документов. Обеспечить работу с правильной версией Возможность отслеживать изменения документа или восстанавливать версию документа. Возможность работать в автономном режиме режиме, в том числе возможность целевого выделения файла для редактирования веб-интерфейс с поддержкой других платформ публикации документов для Ваших клиентов или партнеров, чтобы получить доступ к Интернету для планшетов и смартфонов. Автоматическое управление версиями документа. . Мы подробно познакомим вас с системой и приведем ее в жизнь.
В соответствии с этим цель документооборота - обеспечение движения кортежей документов в процессе ДОУ, а задача совершенствования документооборота - организация такого движения, которое бы наилучшим образом обеспечивало достижение системой ДОУ ее целей.
Важное значение для изучения документооборота имеет знание параметров документооборота (качественных и количественных).
Мы будем там, если вам нужна помощь или совет. Мы посетим вас и покажем вам, как это работает на практике. Нам не редко приходится часами смотреть на огромное количество контента, собранного в поисках единственного важного, которое теоретически должно появляться на экране после нескольких щелчков мыши. Чем дольше мы смотрим, тем больше разочарований и гнева в нас, потому что наша база или Интернет настолько хорошо организованы. Но ведь мы не можем найти то, что нам нужно?
Люди тратят много времени на создание, совместное использование, поиск или обновление контента. Мы отфильтровываем почту, папки с дисков, осуществляем серфинг в Интернете, а не всегда время, и результат нашей работы удовлетворительный. Это относится как к развлекательному контенту, так и к тем, которые более важны, полезны и, следовательно, к документации, которую используют большинство организаций. Эта документация необходима в компании, но неэффективное управление не только приводит к разочарованию персонала, но также приводит к ошибкам, задержкам и недоразумениям, которые обычно превращаются в финансовые потери.
К качественным параметрам документооборота относят характеристику документооборота в зависимости от используемой системы информационного обеспечения: автоматизированного типа, традиционного, смешанного; разделение документооборота на входящие, исходящие и внутренние докумен-топотоки; основные характеристики документооборота как пространственно организованного процесса: маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота. К качественным также относятся и те параметры, которые характеризуют особенности наполнения системы информацией: состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направленность движения документов, периодичность документопотока.
Что делать, чтобы избежать хаоса в документации? Лучше всего проверить, полезен ли какой-либо из документов, проходящих через компанию - извне или из сотрудников. Те, кто положительно оценит нашу оценку, должны быть надлежащим образом разделены и заархивированы. Если документация в подразделении отвечает за человека, создавшего его, мы, технические писатели, можем облегчить жизнь, используя системы управления документами. Идея заключается в том, чтобы минимизировать время, затрачиваемое на поиск и обработку информации, и тем самым увеличить время, которое мы можем потратить на создание дополнительной документации или более эффективную работу.
К количественным параметрам документооборота относят показатели его объема и времени протекания. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период (год, квартал, месяц, день). Помимо объема документооборота, устанавливают "удельный вес" каждой группы документов или документопотоков, определяют "плотность" документопотока - объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени. Выделяют и такие параметры, как "физический объем" конкретного документа, размер его текста.
К временным характеристикам документооборота относят "продолжительность документооборота", то есть скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Эта характеристика понимается еще и как время, затрачиваемое на маршрут прохождения документа. Временные характеристики могут являться временем полного цикла обращения документа в учреждении или временем прохождения на выбранных отрезках пути, стадиях управленческого процесса.
Элементом традиционного описания документооборота служит отдельный документ, поэтому объем документооборота определяется по совокупности документов, связанных единством времени и места появления в системе.
Поскольку документооборот - это и процесс, и результат, его параметрами должно быть время, затрачиваемое на движение кортежа в процессе информационного обеспечения документирования и исполнения управленческих решений, его маршрут, состав и количество использованных и созданных документов. Анализ документооборота по названным параметрам позволит получать объективные данные о его состоянии.
Документооборот можно рассматривать как отражение связей, возникающих в процессе управления, как атрибут функционирования этих связей, осуществляемых с помощью документальной информации. В то же время это отражение определенной организационной структуры аппарата. Чем больший объем документов использует в своей деятельности аппарат управления, тем выше должна быть общая организованность аппарата. Однако в организации документооборота многих учреждений еще имеется ряд нерешенных вопросов, препятствующих совершенствованию управленческого труда. Вследствие того, что порядок движения дел в учреждении продуман недостаточно, многие документы проходят далеко не самый прямой и короткий путь, ряд операций с ними дублируется, а некоторые из них при более тщательном рассмотрении вообще оказываются ненужными. О несовершенстве организации документооборота говорит хотя бы тот факт, что время ожидания документом своего рассмотрения нередко во много раз превышает время работы с ним, занимая большую часть от общего срока исполнения.
В этом плане рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность.
Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути, без петель, возвратных перемещений. Для выполнения этого требования очень важно создать для всех документопотоков наиболее целесообразную технологию обработки, последовательность выполнения операций. Этому поможет построение схем документооборота, маршрутных и технологических карт на управленческую документацию. Необходимо также продумать пространственное расположение структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих мест. Наиболее простой форме движения потоков документов соответствует линейное расположение структурных подразделений. Неправильно, например, когда руководство учреждения размещается в одном конце здания, а канцелярия, связанная с руководством интенсивным обменом документов, - в противоположном (канцелярия, как правило, располагается в середине линейной структуры). Прямоточности способствует также такое расположение рабочих мест, когда стол сотрудника, осуществляющего предварительное рассмотрение и распределение документов, находится рядом со столом сотрудника, регистрирующего документы.
Как правило, в аппарате управления мы сталкиваемся со сложным потоком документов. Пропускная способность всей цепи определяется пропускной способностью слабейшего звена (инстанции), причем оно может оказаться на любом уровне иерархической системы, независимо от назначения инстанции и операций, выполняемых на этом участке работы. Например, задержка потока документов может быть в том случае, если перегружены работой исполнители, машинописное бюро и др. Для укрепления слабейшего звена необходимо предусмотреть один из вариантов его разгрузки: ответвление потока документов от основной цепи, введение дублеров, механизация производимых работ.
Принцип непрерывности в документообороте - это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Этот принцип несовместим с "залеживанием" документов, их скоплением в одной инстанции. В этих целях рекомендуется разработка перечня документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства, когда часть поступающих документов, минуя руководство, передается на исполнение непосредственно в структурные подразделения.
Этот принцип предполагает прежде всего равномерную загрузку сотрудников в работе с документами, требует устранения или уменьшения перерывов в процессах труда и документооборота.
Несвоевременное получение информации, содержащейся в документе, влечет за собой несвоевременное выполнение работы по нему, вызывает задержку всех последующих работ.
Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов, подчинение наиболее приемлемому ритму движения. Этот принцип тесно смыкается с принципом непрерывности: движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения.
Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа. Параллельное выполнение отдельных операций значительно ускоряет как документооборот, так и исполнение документа в целом.
Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов. Возможности обслуживающих подразделений (как основных, так и вспомогательно-технических) должны соответствовать их потребностям. Несоблюдение этого требования приводит к появлению "узких мест" (диспропорций) в документообороте, когда одни каналы перегружены, а другие - недогружены.
Одно из общих требований в организации документооборота - экономия в движении документов. Например, вместо непосредственного перемещения документов содержащуюся в них информацию передают по телефону или другими средствами оперативной связи. Действительно, зачем требовать, чтобы в канцелярию учреждения приносили после исполнения документ, который будет подшит в делах того или иного структурного подразделения? Для того, чтобы сообщить данные об итогах его исполнения? Об этом можно сообщить по телефону и сделать соответствующую отметку в регистрационной карточке либо передать экземпляр карточки с необходимыми отметками в канцелярию. Иногда в практике на документах пишут резолюции типа: "Прошу переговорить", "Прошу зайти ко мне", адресуемые тому или иному работнику. А ведь проще, быстрее и экономичнее вызвать в таких случаях работника по телефону и дать ему необходимые указания, не пуская документ в фактически излишний документооборот.
Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях - направлении, распределении, согласовании, подписании и др. - необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работников. Выполнение этого правила способствует сокращению пути движения документов, устранению ненужных операций, освобождает руководителей учреждений от решения второстепенных вопросов.
Превышение должностным лицом или другим работником полномочий при тех или иных действиях с документами, также как их невыполнение, приводит к созданию излишних документов, прохождению излишних инстанций, не вызываемых деловой необходимостью, излишним согласованиям, утверждениям и другим действиям, затрагивающим документооборот.
Значительное влияние на документооборот оказывает существующая структура и функции учреждения, формы и методы управленческой деятельности. Поэтому оперативному прохождению и исполнению документов, помимо чисто делопроизводственных причин, препятствуют организационные недостатки, отсутствие четкого разграничения обязанностей между должностными лицами, недостаточная определенность функций некоторых учреждений и их отдельных структурных частей.
Все рассмотренные принципы взаимообусловлены, хотя и имеют самостоятельное значение. Если процесс документооборота построен на основе соблюдения данных требований, имеются все предпосылки для оптимизации управленческого труда и делопроизводства.
Превышение должностным лицом или другим работником полномочий при тех или иных действиях с документами, также как их невыполнение, приводит к созданию излишних документов, прохождению излишних инстанций, не вызываемых деловой необходимостью, излишним согласованиям, утверждениям и другим действиям, затрагивающим документооборот.
Значительное влияние на документооборот оказывает существующая структура и функции учреждения, формы и методы управленческой деятельности. Поэтому оперативному прохождению и исполнению документов, помимо чисто делопроизводственных причин, препятствуют организационные недостатки, отсутствие четкого разграничения обязанностей между должностными лицами, недостаточная определенность функций некоторых учреждений и их отдельных структурных частей.
Все рассмотренные принципы взаимообусловлены, хотя и имеют самостоятельное значение. Если процесс документооборота построен на основе соблюдения данных требований, имеются все предпосылки для оптимизации управленческого труда и делопроизводства.
Касса
