Электронный документооборот (ЭДО) — это быстрый способ обмена информацией, основанный на использовании электронных документов с виртуальными подписями. Он уже давно завоевал признание в развитых странах мира, как эффективный инструмент оперативного ведения бизнеса.
Суть
Электронный документооборот между организациями - это совокупность процессов по созданию, обработке, отправлению, передачи, получению, сохранению, использованию и уничтожения документов. Все эти процессы выполняются после проверки целостности и подтверждения факта получения документов.
По меньшей мере два мероприятия по программе во время обмена должны касаться тем языкового обучения или швейцарской культуры. При подготовке проекта учитывайте следующие критерии отбора. Поездка должна быть организована между двумя или более языковыми регионами Швейцарии. Встречи могут быть организованы подряд или нет. Программа обмена должна содержать как минимум два момента, связанные с изучением языка или швейцарской культурой.
- Необходимо участие по крайней мере двух классов.
- Физическое собрание является обязательным.
- Межконфессиональные встречи имеют приоритет.
- Продолжительность: не менее двух дней.
Правила осуществления документооборота между юридическими лицами осуществляется по договоренности сторон. Обмен информацией осуществляется при помощи телекоммуникационных средств, а документы хранятся на электронных носителях. Срок хранения бухгалтерской информации не должен превышать тот, который установлен на законодательном уровне.
Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным?
Онлайн-форма доступна ниже, чтобы облегчить поиск партнера. Будут учитываться только фактические затраты. Вы найдете различные документы, которые помогут вам организовать обмен в правой колонке. После того, как вы завершили свой проект, вам будет предложено выступить с заключительным заявлением и отчет об обмене в форме электронной формы. После получения этих двух документов будет произведена выплата грантов.
К таким документам относятся
Электронное архивирование должно отвечать нескольким требованиям, чтобы облегчить доступ к архивам, обеспечить защиту документов, избежать технологического устаревания и обеспечить соблюдение действующего законодательства. Для этого есть несколько инструментов, доступных для компаний. Однако различия между инструментами не всегда кажутся ясными, когда они выполняют различные функции и дополняют друг друга.
Организации между собой могут обмениваться формальными и неформальными документами с подписями участников. В сфере предпринимательской деятельности это могут быть: накладные, соглашения, счета фактуры, договора, соглашения, приказы, уведомления, доверенности и т.д. Информация может передаваться в виде текстовых, табличных и графических файлов.
Это помогает улучшить обмен и манипулирование информацией внутри организации, создав несколько версий одного и того же документа. Он также предлагает возможность настроить рабочие процессы в соответствии с процессами проверки, например. Кроме того, он объединяет собственные правила управления учетными записями. Это позволяет сохранять, консультировать и возвращать бумажные документы или электронные данные с течением времени, гарантируя их целостность и долговечность.
Электронный сейф, пространство для хранения архивов
Как физический сейф, это ультра-безопасное пространство, предназначенное для защиты документов и предоставления им доказательной ценности. Он позволяет контролировать доступ и обеспечивает прослеживаемость и аутентичность архива, необходимые предпосылки для принятия электронного документа в качестве доказательств в суде.
Цель внедрения ЭДО
Предпосылкой к внедрению ЭДО могут быть:
- сокращение рутинной работы;
- снижение потери документов;
- «прозрачная» работа с документами;
- повышение исполнительской дисциплины - предоставление документов в указанные сроки и т. д.
Среди количественных целей можно выделить такие:
- Сокращение времени на обработку документа в 10 раз.
- Сокращение расходов на канцелярию в два раза.
Под термином «документы» понимаются все сертификаты и формы, используемые для обмена информацией и правового сертификата. Эти модули являются хорошо известными инструментами для обмена информацией о международной взаимопомощи. Так называемые аттестации - это документы, предназначенные исключительно для держателей полисов, так что они «имеют что-то в руке», так сказать. Таким образом, застрахованные лица заявляют о своем праве на получение пособий в другом государстве. Они не являются частью обмена данными между названиями, но формализуют этот процесс.
Электронный документооборот между организациями: как это работает
В соответствии с отечественным законодательством, электронный документооборот между организациями ведется по согласию двух сторон. Для обмена данными, необходимо, чтобы все участники были подключены к оборудованию одного оператора. Далее пользователю нужно отправить запрос на добавление в список контрагентов. После подтверждения запроса участники системы могут обмениваться данными.
Счет-фактура: отправляем и принимаем
Это скорее новый тип документа. Поэтому вы можете зарегистрировать застрахованного только с сертификатом без необходимости выпуска какого-либо другого документа. До сих пор ни одно государство не в состоянии обмениваться данными в электронном виде. В гибкости и прагматизме нельзя признать и принятие, и передачу соответствующей информации независимо от ее формы и структуры. Одним словом, на основе «хорошего сотрудничества» все, что разумно возможно, принято. В основном, даже информация на листе бумаги должна быть принята, если они полны и, безусловно, правдоподобны.
Модуль ЭДО должен будет выполнять такие функции:
- Приглашать контрагентов к обмену данными.
- Формировать адресную книгу.
- Интегрироваться с бухгалтерским ПО, например, 1С.
- Подписывать и шифровать документацию.
- Структурировать корреспонденцию.
- Отслеживать статусы писем.
Электронный документооборот между организациями осуществляется с помощью сертификатов. Подключение к серверу и аутентификация осуществляется через персональный цифровой сертификат. ЭЦП выдается каждому пользователю системы, хранится на электронном носителе Token и защищен ПИН кодом. Пользователь должен ввести свой логин, пароль к персональному кабинету. Только после этого он получит доступ к своим документам.
Абсолютным приоритетом является упрощение процесса взаимопомощи и, таким образом, способствование утверждению его прав на застрахованного. Управление считается гражданами провайдера доступа к государственному сектору в целом для достижения этой цели необходимо: Хорошая связь в офисе Хорошая связь между самими органами Хорошее общение с гражданами Предоставление услуг с точки зрения качества обслуживания Высокая доступность услуг в режиме онлайн. Обмен документами в городских районах Предметом решения является обеспечение электронного обмена документами между организациями, работающими в службе файлов электронных файлов, в определенном месте.
Инициировать процесс обмена может любой сотрудник организации, подключенный к системе. Прежде чем отправить документ контрагенту, его необходимо подписать в ЭЦП. Эта операция выполняется при помощи программы "Криптопро". Документ отправляется через ЭДО. Сотрудник контрагента получает уведомление о поступлении нового документа. Если он принимает его, то он также ставит ЭЦП. Если необходимо внести правки в документ, то создается его новая электронная версия. По завершении редактирования нужно сохранить все изменения при помощи ЭЦП. Затем документ с изменения отправляется контрагенту. В случае необходимости осуществляется электронное согласование информации.
Решение будет основываться на предположении, основанном на предположении, что все соответствующие документы записаны в системе подачи документов. Если документ является необходимость перехода к другому заселение офисного работника в системе записей выбирает сдаться так. «Партнер организации». Служба подачи отправляет журнал в транспортный модуль с центральным управлением и одновременно подготавливает физическую отправку.
Обмен документов в местечках Подачи службы принимающему офис взял из документов модуля транспорта, подготовленных для передачи и регистрирует его в качестве нового представления в отдел регистрации и офис может начать дело с документами, полученными. Обмен документами в городских районах.
Если необходимо в очередной раз внести правки, то вся процедура повторяется заново. Если претензий к новой версии нет, то документ уважается. Итоговым считается образец, подписанный двумя ЭЦП. Се версии документа хранятся на сервере и доступны для просмотра. Как только образцу будет присвоен статус действующий, внести поправки в документ не получится. Расстроенным договорам присваивается статус «Аннулирован». Вот как осуществляется электронный документооборот между организациями.
Каковы различия между стандартным электронным обменом данными и остальными электронными сообщениями? Как пользователи используют электронный обмен данными и каковы текущие тенденции в разных областях? Стандартный электронный обмен данными является глобально расширенным и незаменимым технологическим принципом для передачи и структурированной обработки организационных коммуникаций по целому ряду дисциплин. Это включает, в частности, электронные заказы, счета-фактуры, накладные, квитанции, прайс-листы, каталоги товаров, движения акций, профилирование запасов и другие документы.
Оборудование
Что нужно для электронного документооборота между организациями? Во-первых, необходимо выбрать оператора связи и установить специальное ПО для обмена информацией. Во-вторых, с каждым контрагентом, с которым организация намерена вести электронную переписку, нужно заключить "Соглашение об обмене электронными документами".
Внедрение электронного документооборота
Пользователи найдут как крупные компании с сверхнормативной компетенцией, так и небольшие отечественные производители. Автоматическая передача и обработка означает использование коммуникационных модулей, сетей передачи данных и механизмов преобразования для минимизации ручных ограничений в предстоящей передаче данных. Термин «электронное сообщение» рассматривается скорее как обмен любыми данными с помощью электронных средств, включая неструктурированные данные. Это электронный способ связи, который необязательно должен быть обеспечен возможностью автоматической обработки данных со стороны получателя.
Также необходимо установить сервер ЭДО, на котором будут храниться все документы. Это может быть как оборудование клиента, так и "облачное" хранилище. Доступ к данным системы извне осуществляется через приложение, которое устанавливается на оборудование сотрудников организации. Взаимодействие компьютеров с сервером осуществляется по протоколу HTTP с дополнительным шифрованием SSL 128. Доступ к документам осуществляется только через интерфейс приложения и после прохождения аутентификации.
Уникальные особенности включают электронный самообрисовку. Это важно, однако, только с точки зрения обработки счета получателя. В области электронного выставления счетов в настоящее время на европейском уровне проводятся мероприятия по гармонизации на европейском уровне. Часть гармонизации законодательства о местном электронном выставлении счетов также является обсуждением темы электронной подписи.
Его будущей поддержке способствовали крупные производители бухгалтерских и экономических систем. Благодаря этой поддержке, вероятно, небольшие компании смогут принимать счета в электронном виде с возможностью легкого импорта в систему без дополнительного ввода поставщика информационной системы, что может внести существенный вклад в дальнейшее развитие электронного выставления счетов. Процесс выставления счетов действителен в случае заказа, доставки, получения товаров и т.д. с точки зрения потока документов.
Проект ЭДО
Проект автоматизации процессов может длиться от нескольких месяцев до нескольких лет. Срок напрямую зависит от количества процессов, которые нужно автоматизировать, ресурсных и финансовых возможностей организации. Кратка схема внедрения ЭДО выглядит следующим образом:
- Создание рабочей группы.
- Формирование целей, сроков и бюджет проекта.
- Исследование существующих процессов.
- Разработать задания.
- Выроб системы ЭДО.
- Подписание договора на внедрение СЭД.
- Утверждение регламента работы.
- Наполнение справочников системы.
- Обучение персонала.
- Проведение предварительных испытаний.
- Издание приказа о внедрении СЭД.
- Доработка ПО и регламента работы.
- Запуск пилотного проекта.
- Полномасштабный переход к ЭДО.
Это еще больше эффективный инструмент для развития электронной коммерции, особенно для малого и среднего бизнеса. Нет необходимости обсуждать преимущества и полезность электронного способа общения между деловыми партнерами по сравнению с классической бумажной формой. Только десятая часть планирует сократить их размер в следующем году, при этом 41% логистических компаний и 22% фирм в пищевой промышленности даже рассматривают их увеличение. Это связано с более широким использованием информационных технологий.
Фирмы фактически убеждены в том, что нынешняя рецессия является значительным увеличением потребности в точной и своевременной информации, которая будет передаваться через предприятие через эффективные системы. Инвестиции планируется в ближайшем будущем увеличить на 41% от логистических компаний и 22% продовольственных компаний, 46% логистических компаний и 70% предприятий пищевой промышленности планируют сохранить объем инвестиций. Интересные выводы дали ответы на вопрос о необходимости совершенствования или внедрения информационных систем отдельных районов.
Ошибки внедрения ЭДО
В процессе автоматизации документов нужно уделить особое внимание процессам, в которых по закону требуется наличие бумажного носителя. Дублировать бумажный документ электронным нельзя. Это значительно замедляет процесс работы и вызывает негативное отношение к процессу автоматизации в целом. За выполнение двойной работы никто не доплачивает.
Наивысшим предпочтением для менеджеров компаний является обмен электронными документами. В настоящее время 96% предприятий пищевой промышленности используют этот способ упорядочения и выставления счетов за связь, и остальные четыре процента респондентов считают это. Лишь восемь процентов респондентов по логистике еще не должны контролировать логистические процессы. В настоящее время ведется реализация электронных списков доставки и электронных расписок, что подтверждает тенденцию улучшения качества обслуживания клиентов и общую эффективность процессов распределения.
В процессе внедрения нужно разработать новый регламент работы с документами, обучить персонал и только после этого заниматься полноценным внедрением. Добиться этого можно только если донести до сотрудников преимущества использования новых технологий.
Еще одна популярная ошибка - слабая проработка требований к СЭД. Если пользователям приходится работать в ненастроенной системе, то процесс ЭДО отличается от того, что принят в организации.
Как организовать хранение электронных документов?
Сама практика является отражением этих тенденций, в которых четко излагаются перспективы традиционного чешского производителя пива, который показал Якуб Фнжеш, экономический директор бернарской семейной пивоварни: Мы используем электронный обмен заказов и счетов-фактур в качестве рутинного вопроса.
Начинаем работать с ЭДО
Интернет - одна из самых прогрессивных передач. Его большое преимущество - отличная доступность и простота обслуживания. В прошлом Интернет считался неприемлемым средством для обмена электронными документами по причинам некоторых крайних ограничений. Одним из этих несоответствий был чрезмерно высокий риск с точки зрения обеспечения передачи данных. Основное различие - ответственность за общение. Преимуществом провайдера является также знание окружающей среды и требований контрагентов, которые могут отличаться в существующей стандартизации, как правило, в области специализации.
Электронный документооборот между организациями: плюсы и минусы
Преимущества:
- Сокращение расходов на пересылку оригиналов документов по почте.
- Экономия места для хранения документации. Она вся сохраняется в электронном виде.
- Простота использования. Отправка документа осуществляется с одного рабочего места. Быстрый поиск документа осуществляется по статусам (отправлен, получен, принят и т. д.).
- Мгновенная доставка. Вся отправленная информация попадает к адресату в течение нескольких секунд.
- Документ не может быть утрачен до истечения срока его хранения в системе.
Недостатки:
- Для использования оборудования необходимо приобрести лицензию, которая стоит немалых денег.
- Обмениваться данными чаще всего можно только между участниками одной системы.
- Электронный документооборот между организациями в 1С или при помощи любого другого ПО отличается от применяемой ранее схемы. С внедрением нового алгоритма у всех сотрудников возникнут вопросы по ведению работы.
- Техническая оснащенность. Перед внедрением ЭДО организации необходимо закупить технику и подготовить сотрудников к управлению новой системой.
- ЭДО осуществляется при помощи ЭЦП, срок действия которой составляет 1 год. Необходимо отслеживать и своевременно обновлять сертификаты. Также необходимо контролировать сроки действия сертификатов контрагентов, чтобы избежать проблем с налоговой.
Правовое регулирование
Какими нормативными актами регулируется электронный документооборот между организациями? Законодательство РФ включает ФЗ №63 «Об электронной подписи», правила предоставления документов в ФНС прописаны в приказе Минфина № ММВ-7-2/168. ЭДО между органиазциями осуществляется на основании приказа Минфина № 50н. Правила обмена первичными бухгалтерскими документами в электронной форме прописаны в приказе ФНС № ММВ-7-6/36@. Все операторы ЭДО в процессе деятельности должны руководствоваться приказом ФНС № ММВ-7-6/253@.
«СБИС»
Электронный документооборот между организациями «СБИС» дает клиентам такие преимущества:
- Отправлять документы можно любой организации, которая зарегистрирована на территории РФ. Если контрагент не является участником системы «СБИС», то сотрудник компании просто свяжется с представителем организации и вышлет на его e-mail приглашения для участия в системе. Сразу после подтверждения запроса обмен информацией между участниками будет осуществляться без посредников.
- Устанавливать ПО на компьютер не нужно. Достаточно иметь актуальную версию браузера и доступ в интернет.
- Для работы с данными не нужна специальная программа. Если отчет изначально готовится в стороннем ПО, например, 1С, то можно настроить интеграцию данных с системой «СБИС».
- Типовая форма документа не установлена. Можно отправлять текстовые, табличные файлы, изображения и т. д.
СКБ «Контур»
Один из первых разработчиков ПО в России также занимается поставкой оборудования, с помощью которого осуществляется электронный документооборот между организациями. «Контур» разработала систему Диадок, с помощью которой осуществляется обмен электронными документами. Особенностью системы является то, что доступ к данным можно получить, находясь заграницей. Специально для этой цели компания разработала тарифы в роуминге. При желании моно получить доступ к данным через API.
Что нужно?
Чтобы подключить ЭДО, организации необходимо купить:
- лицензионное ПО;
- сервер;
- провести обновление оборудования;
- обучить персонал;
- настроить и интегрировать СЭД для работы с внутренними приложениями.
Такие инвестиции необходимо осуществить, чтобы подключить электронный документооборот между организацией? Включение в расходы консультации техподдержки, обновления СЭД и ПО - второй этап инвестиций. Эти затраты придется оплачивать ежемесячно.
Вывод
На смену бумажному документообороту приходит электронный. Он не только сокращает расходы организации на ведение процессов, но и повышает эффективность бизнеса в целом. Чтобы ЭДО успешно функционировало, нужно четко сформулировать цели внедрения системы и правильно настроить оборудование.
Понятие «электронный документооборот » уже давно на слуху. Несмотря на то что говорят об организации электронного документооборота много, еще не все понимают суть процессов, происходящих в рамках ЭДО. В этой статье мы попытаемся простым языком донести всю важную информацию об автоматизированном процессе по работе с документами. Что следует сделать для начала обмена? Как построить работу с первичной документацией? Как сдавать отчетность в электронном виде? Ответы на самые актуальные и интересующие вопросы найдутся в серии наших статей.
Взгляд со стороны: как организовать электронный документооборот
Бухучет неразрывно связан с оформлением множества документов. Несмотря на то что традиции бумажного документооборота насчитывают многие десятки лет, настало время перейти на организацию электронного документооборота.
Давайте посмотрим, как выглядит ситуация со стороны. Во многих организациях внутренние бизнес-процессы уже автоматизированы посредством частичного или полного внедрения информационных систем. Конечно, деятельность предприятия не ограничена одними лишь внутренними процессами. Существует и внешнее взаимодействие – с различными подрядчиками и поставщиками, иначе – контрагентами.
Рассмотрим пример. Когда завершается та или иная хозяйственная операция, бухгалтер приступает к оформлению соответствующих документов. В их числе – акты выполненных работ. Бухгалтер вносит акты в учетную систему предприятия и в распечатанном виде высылает их контрагенту, оплачивая при этом почтовые или курьерские услуги. После того как акт поступает подрядчику, он его сканирует и вносит в систему. Что делает бухгалтер? Вручную проводит бумажный документ и включает его в архив. Удобна ли такая схема?
Ситуация складывается противоречивая. Оптимизируются только внутренние бизнес-процессы, внешние остаются без изменений. Тем временем именно за счет упрощения внешних процессов можно сократить затраты – временные и финансовые. Так, на доставку бумажной документации тратятся дни и даже недели, тогда как передача электронных аналогов выполняется в кратчайшие сроки – всего лишь за несколько минут.
О видах обмена
Допустим, вас привлекает организация электронного документооборота, и вы готовы присоединиться к электронному обмену документами со своим контрагентом. Можно выбрать любой из двух видов обмена.
- Вас интересует прямой обмен?
В таком случае сначала следует заключить соглашение с оператором и определить порядок выполнения процедуры. Когда обе стороны пользуются усиленной квалифицированной ЭП, соглашение не требуется. В других случаях без него не обойтись. Прямой обмен позволяет свести на нет оплату за передачу документов – их можно переслать бесплатно по e-mail. Но, к сожалению, не всю документацию можно отсылать таким образом. - Вы хотите отправлять и получать счета-фактуры (СФ) через оператора электронного документооборота (ЭДО СФ)?
Требуется лишь одноразовое подключение к сети оператора и присоединение к регламенту обмена, после чего вы можете беспрепятственно пользоваться функционалом сервиса. Благодаря широкому кругу своих возможностей – технологических, кадровых и правовых, оператор обеспечивает абсолютно легитимный обмен счетов-фактур и других документов в электронном виде.
Начинаем работать с ЭДО
Рассмотрим более подробно, как осуществляется процедура обмена. Для организации электронного документооборота вам нужно выполнить три простых действия:
- Первым делом вы подключаетесь к своему оператору.
- Покупаете сертификат электронной подписи и средство криптографической защиты (СКЗИ).
- При помощи оператора вы подключаете к сервису своих контрагентов (если в этом есть необходимость).
Выполнением прочих организационных моментов занимаются операторы ЭДО СФ. Главная задача для них – обеспечить пользователям комфортные условия работы.
Посмотрите ролик и оцение удобство работы в веб-клиенте Synerdocs.
Прим. ред.
Как происходит подключение?
Прежде всего, вам необходимо связаться с оператором и обсудить два момента: сколько будет стоить подключение и в какие сроки оно будет выполнено. Только после этого с оператором подписывается соглашение.
Регламентом называется документ, где подробно описаны задачи, решаемые сервисом, правила его работы и важные правовые моменты.
Получение сертификата ЭП и СКЗИ
Сертификат выдается в любом Удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию Минкомсвязи РФ (перечень аккредитованных УЦ). Нередко подобными центрами являются и операторы ЭДО СФ. Они предоставляют сертификаты через свою партнерскую сеть.
Несколько слов об электронной подписи (ЭП). Она представляет собой набор символов, записанный в определенном порядке. ЭП присоединяется к электронному документу и удостоверяет его подлинность. Существует три вида подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.
В Федеральном законе № 63 «Об электронной подписи» указано, что электронный документ , который заверен простой либо усиленной неквалифицированной ЭП, можно считать эквивалентным бумажному документу с реальной подписью.
Что касается документа с усиленной квалифицированной ЭП, то он считается аналогом бумажного документа с собственноручной подписью и печатью. Федеральная налоговая служба признает юридически сильными только те электронные документы, которые заверены квалифицированной подписью.
В для создания и проверки ЭП используется средство криптографической защиты информации (СКЗИ), которое представляет собой специальную программу для шифрования и расшифровки передаваемых данных.
О подключении контрагентов
Наладить организацию электронного документооборота можно только с теми контрагентами, кто подключен к сервису обмена. Конечно, подключены бывают далеко не все. Однако начать обмен электронными документами никогда не поздно. Иногда для принятия положительного решения в пользу ЭДО контрагентам требуется дополнительная мотивация. Со своей стороны, оператор ЭДО СФ готов предложить небольшой бонус в виде бесплатного или льготного обмена. Все вопросы по подключению контрагентов помогает решать непосредственно оператор ЭДО СФ, так как его заинтересованность в квалифицированной поддержке абонентов и подключении новых вполне очевидна.
Не имеет значения, услуги какого оператора ЭДО СФ использует ваш подрядчик. Вы можете быть подключены к разным операторам. На сегодняшний день многие ведущие компании внедряют и поддерживают технологию роуминга. Но учитывая тот факт, что пока технология пребывает в состоянии разработки, организовать взаимодействие с контрагентами возможно по-другому.
Один из вариантов – начать работу сразу с несколькими операторами ЭДО. Участникам обмена это не запрещено. Такой способ работы вы можете выбрать для себя, а можете предложить его своему партнеру (если это уместно).
Что делать, если вы и ваш контрагент используете разные сервисы, и ни один из вас не желает менять оператора? В такой ситуации оптимальным является второй вариант, когда вы вместе обращаетесь к своим операторам и предлагает им наладить обмен друг с другом.
Подведем итог
Давайте подведем итог. Прежде чем переходить на новый этап взаимодействия с контрагентами – обмен электронными документами, бухгалтеру следует помнить три детали. Первая – электронная подпись, желательно усиленная квалифицированная, которая наделяет документ юридической силой. Вторая деталь – оперативная и целостная доставка электронного документа, которую гарантирует оператор. Третья – чтобы начать пользоваться сервисом, необходимо присоединиться к регламенту, купить сертификат ЭП и СКЗИ. Остальные вопросы решит сам оператор.
Полезные инструменты
