Процесс управления — это воздействие на объект с целью изменения его состояния или формы.
Система управления
делится на две подсистемы: управляемую и управляющую.
Управляющая подсистема
выполняет функции управления производством. Она включает в себя аппарат управления со всеми работниками и техническими средствами. Управляемая подсистема
осуществляет различные функции управления. В нее входят цеха, участки, бригады.
По функциональному признаку система управления подразделяется на подсистемы:
- техническую (машины и оборудование);
- технологическую (ряд процессов, стадий производства);
- организационную;
- социальную (единство социальных отношений);
- экономическую.
Система управления включает:
- структурно-функциональную подсистему (реализует принцип единства структурных и функциональных элементов системы);
- информационно-поведенческую подсистему (обеспечение действий необходимой информацией);
- подсистему саморазвития (принцип самостоятельности, независимости развития отдельных элементов).
Субъект управления
Назначение субъекта управления — обеспечить свойство управляемости системы в целом.
Управляемость — способность системы воспринимать управляющее воздействие и реагировать на него соответствующим образом.
Субъекты управления — центры активности, центры ответственности.
Субъект управления — это руководитель, коллегиальный орган или комитет, осуществляющий управленческое воздействие. Руководителем может быть как формальный, так и неформальный лидер коллектива. В свою очередь, субъект управления может быть и объектом у правления (для вышестоящих руководителей).
Главная цель функционирования субъекта управления — выработать управленческое решение, которое обеспечивает эффективность функционирования системы в целом.
Цели субъекта управления рассматриваются на 2 уровнях:
- на интегративном уровне — субъект управления функционирует для того, чтобы привести систему к поставленным перед ней целям, поэтому степень достижения целей системы в целом является критерием эффективности функционирования субъекта управления;
- на локальном уровне (на уровне самой системы).
Требования к субъекту управления:
- субъект управления должен реализовывать закон необходимого разнообразия (количественная сторона);
- система управления должна иметь все те свойства и характеристики, которые присущи кибернетической системе (данные требования характеризуют качественную сторону):
- единство;
- целостность;
- организованность;
- эмерджентность.
- субъект управления должен быть принципиально активным, который знает цели, знает пути их достижения и постоянно генерирует функции. Принципиально активная система состоит из активных элементов;
- система управления должна быть всегда центром ответственности;
- субъект управления должен быть законопослушным;
- субъект управления должен быть более высокого социально-культурного уровня по отношению к внешней среде, чтобы быть способным адекватно реагировать на воздействие внешней среды и влиять на развитие этого уровня;
- субъект управления должен иметь более высокий по отношению к объекту творческий и интеллектуальный потенциал.
В составе субъекта управления при рассмотрении аспекта элементов необходимо выделить следующие подсистемы:
- система целей управления;
- функциональная модель системы управления;
- структурная модель;
- информационная модель;
- модель коммуникаций (системы отношений);
- модель эффективности;
- механизм управления;
- операционная (технологическая) модель.
Объект управления
Объектом управления является социально-экономическая система и процессы, которые в ней протекают.
Объект управления
— это отдельная личность или группа, которая может быть объединена в какое-либо структурное подразделение и на которую оказывается управленческое воздействие. В настоящее время всё больше распространяется идея партиципативного менеджмента, т.е. такого управления делами организации, когда в разработке и принятии наиболее важных решений участвуют все члены организации, в том числе и рядовые. В этом случае объекты управления становятся его субъектами.
Процесс управления в организации
Процесс управления — это определенная совокупность управленческих действий, которые логично связываются друг с другом, чтобы обеспечить достижение поставленных целей путём преобразования ресурсов на входе в продукцию или услуги на выходе системы.
Процесс управления — это совокупность действий, связанных с выявлением проблем, поиском и организацией выполнения принятых решений.
Все процессы управления делятся на две группы:
- постоянные процессы — представляют собой функциональные области человеческой деятельности по достижению текущих целей;
- периодические процессы — это активная форма управления, вызванная непредвиденными ситуациями и требующая выработки оперативных управленческих решений.
Основные этапы процесса управления изображены на рисунке.
Создание и этапы процесса управления определяют его элементы:
Цель — каждый процесс управления осуществляется для достижения конкретного результата, цели. Цели в процессе управления должны иметь операционный характер и трансформироваться в конкретные задачи. Они являются ориентиром для конкретизации использования необходимых ресурсов.
Ситуация — представляет собой состояние управляемой подсистемы.
Проблема — это несоответствие фактического состояния управляемого объекта желаемому или заданному.
Решение — представляет собой выбор наиболее эффективного воздействия на существующую ситуацию, выбор средств, методов, разработка конкретных управленческих процедур, осуществление процесса управления.
Стадии процесса управления:
- постановка конкретной цели;
- информационное обеспечение;
- аналитическая деятельность — это совокупность операций, связанная с оценкой состояния управляемого объекта, поиском путей улучшения существующей ситуации;
- выбор вариантов действий;
- реализация решений;
- обратная связь — осуществляет сравнение полученного результата от реализации решения с целью, ради достижения которой осуществлялся процесс управления.
Механизм менеджмента
Управление в организации осуществляется с помощью механизмов управления. Экономический механизм решает конкретные проблемы взаимодействия в реализации социально-экономических, технологических, социально-психологических задач, возникающих в процессе хозяйственной деятельности.
Механизм управления — это подсистема системы управления, назначение которой обеспечить свойство управляемости системы в целом.
Составляющие:
- методология (закономерности, принципы, политика, правила);
- органы, принимающие решения;
- исполнительные органы;
- выбранная точка воздействия;
- метод воздействия;
- защитные механизмы, которые встраиваются в любую систему (саморегуляторы);
- инструменты воздействия;
- обратные связи;
- центры ответственности и центры контроля;
- формы проявления влияния.
Экономический механизм менеджмента состоит из трёх уровней:
- внутрифирменное управление;
- управление производством;
- управление персоналом.
Внутрифирменное управление :
- маркетинг;
- планирование;
- организация;
- контроль и учёт.
Принципы внутрифирменного управления:
- централизация в управлении;
- децентрализация в управлении;
- сочетание централизации и децентрализации;
- ориентация на долгосрочные цели развития;
- демократизация управления (участие работников в высшем звене управления).
Управление производством :
- проведение НИОКР;
- обеспечение развития производства;
- обеспечение сбыта;
- выбор оптимальной организационной структуры управления.
Управление персоналом :
- принципы подбора и расстановки персонала;
- условия найма и увольнения;
- обучение и повышение квалификации;
- оценка персонала и его деятельность;
- формы оплаты труда;
- взаимоотношения в коллективе;
- вовлечение работников в управление на низовом уровне;
- система мотивации труда работников;
- организационная культура фирмы.
Методы воздействия в менеджменте
Менеджмент рассматривает методы управления как совокупность различных способов и приёмов, используемых администрацией фирм для активизации инициативы и творчества людей в процессе трудовой деятельности и удовлетворения их естественных потребностей.
Главная цель методов менеджмента — обеспечение гармонии, органического сочетания индивидуальных, коллективных и социальных интересов. Особенностью методов как инструментов практического управления является их взаимосвязь и взаимообусловленность.
Методы менеджмента могут быть:
- экономические;
- организационно-распорядительные;
- социально-психологические.
Экономические методы воздействуют на имущественные интересы фирм и их персонала. В их основе лежат экономические законы общества, рынка и принципы вознаграждения за результаты труда.
Организационно-распорядительные методы базируются на объективных законах организации совместной деятельности и управления ею, естественных потребностях людей в определенном порядке взаимодействовать между собой.
Организационно-распорядительные методы делятся на три группы:
- организационно-стабилизирующие — устанавливают долговременные связи в системах управления между людьми и их группами (структура, штаты, положения об исполнителях, регламенты деятельности, концепции управления фирм);
- распорядительные — обеспечивают оперативное управление совместной деятельностью людей и фирм;
- дисциплинарные — предназначены для поддержания стабильности организационных связей и отношений, а также ответственности за определенную работу.
Социально-психологические методы
представляют собой способы воздействия на социальные и психологические интересы фирм и их персонала (роль и статус личности, группы людей, фирм, психологический климат, этика поведения и общения и т.д.). Они состоят из социальных и психологических и должны соответствовать морально-этическим и социальным нормам общества.
Функции управления
Функция управления — это вид трудовой деятельности человека, направленный на уравновешивание состояния организации с внешней средой, вступая при этом в систему управленческих отношений.
По этим признакам можно выделить две основные группы функций управления:
- общие функции управления — это функции, которые определяют вид управленческой деятельности независимо от места её проявления;
- конкретные функции — это функции, которые определяют направленность труда человека на конкретный объект. Они зависят от организации, направлений её деятельности. Конкретные функции управления возникают в результате горизонтального разделения труда.
К общим функциям управления относятся:
- планирование;
- организация;
- координация;
- мотивация;
- контроль.
Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей. Планирование — это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации для достижения общих её целей.
Назначение планирования как функции управления состоит в стремлении заблаговременно учесть все внутренние и внешние факторы, обеспечивающие благоприятные условия для нормального функционирования и развития предприятий (подразделений), входящих в фирму. Эта деятельность опирается на выявление и прогнозирование потребительского спроса, анализ и оценку ресурсов, перспектив развития хозяйственной конъюнктуры.
Организовать — значит создать некую структуру. Существует множество элементов, которые необходимо структурировать, чтобы организация могла выполнять свои планы и тем самым достигать своей цели.
Поскольку в организации работу выполняют люди, другим важным аспектом функции организации является определение того, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным людям задания и полномочия или права для использования ресурсов организации. Эти субъекты делегирования принимают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей.
Координация как функция менеджмента представляет собой процесс, направленный на обеспечение пропорционального и гармоничного развития различных сторон (технических, финансовых, производственных и других) объекта управления при оптимальных для данных условий трудовых, денежных и материальных затрат.
По способу осуществления координация может иметь вертикальный или горизонтальный характер.
Координация по вертикали приобретает значение субординации — подчинение функций одних компонентов другим, а в менеджменте — служебное подчинение младших старшим, что основывается на нормах служебной дисциплины. Задача вертикальной координации — организация эффективной связи и сбалансирование структурных подразделений и их работников различных иерархических уровней.
Горизонтальная координация состоит в обеспечении сотрудничества руководителей, специалистов и других работников подразделений, между которыми нет отношений подчинения. В результате достигается согласованное единство взглядов на общие задачи.
Мотивация — процесс побуждения себя и других к действию для достижения общей цели. Руководитель всегда должен помнить, что даже прекрасно составленные планы и самая совершенная структура организации не имеют никакого значения, если кто-то не выполняет фактическую работу организации. Поэтому задача данной функции заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и согласно плану.
Контроль — это процесс обеспечения того, чтобы организация действительно достигала своих целей. Обстоятельства могут заставить организацию отклониться от основного курса, намеченного руководителем. И если руководство окажется неспособным найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов, прежде чем организации будет нанесён серьёзный ущерб, достижение целей будет поставлено под угрозу.
Что такое управление и какие системы управления существуют? На каких моделях и принципах основывается процесс управления производством, бизнесом и предприятием?
Добрый день, дорогие читатели! Вас приветствует постоянный автор бизнес-журнала «Хитёр Бобёр» Эдуард Стембольский!
Пришла пора поговорить о том, какое значение в успешной коммерческой деятельности имеет управление (людьми, финансами, организацией в целом).
Данная статья будет полезна тем, кто занимается коммерцией и управляет собственным делом, кто хочет оптимизировать собственное время, а также всем, кто просто желает расширить свой кругозор в этой теме.
1. Что такое управление – общий обзор понятия
Рассмотрим это понятие в самом широком смысле.
Управление – это целенаправленное влияние на объект с целью его стабилизации или изменения в соответствии с поставленными задачами.
Необходимость в управлении производством возникла, скорее всего, сразу после возникновения последнего. С увеличение масштабов производственной деятельности человека управление развилось в прикладную науку: появились определенные принципы управления и его модели.
В более узком смысле управление есть деятельность, направленная на координацию работы коллектива и отельных его представителей в процессе производства товаров и оказания услуг.
Такая деятельность связана с организацией согласованных действий в масштабах компании и регулированием отношений индивида и предприятия.
Функции управления – эффективное использование рабочей силы и ресурсов для увеличения доходов производства и его развития. Научная база теории управления стала формироваться около 100 лет назад. Родоначальником теории управления считается инженер Фредерик Тейлор (США), основоположник научной организации трудовой деятельности.
На пустом месте управление не возникает: всегда нужен объект или процесс, которым нужно управлять.
Например
Художник, когда пишет картину, сам по себе является и управленцем и орудием производства, а его работа представляет собой неделимый и единый процесс.
А вот, скажем, производство автомобиля состоит из огромного числа процессов, каждый из которых имеет смысл исключительно в том случае, если он подчинён конечной цели и скоординирован с другими процессами. Управление бизнесом невозможно без управления персоналом – это взаимосвязанные понятия, в которые в том числе входит .
2. Теория управления – устройство, процессы, системы
Теория управления – наука, изучающая принципы и методы контроля и координации различных систем или объектов. В социально-экономических системах данная наука использует различные приёмы регулирования деятельности групп людей (наций, региональных объединений, всего мирового сообщества).
Объекты управления могут быть следующими:
- группы людей;
- организации;
- предметы и механизмы;
- финансы;
- информация;
- коммуникации.
В качестве объекта приложения сил можно рассматривать даже самого себя : человек вполне способен научиться более эффективно управлять своим временем, поведением, эмоциями и деловыми качествами.
Во многом теория управления связана с понятием «менеджмент», но имеет при этом более общие задачи и не всегда связана с бизнесом и коммерцией. , мы уже более подробно рассказывали в одной их предыдущих статей.
Система управления имеет вертикаль и горизонталь.
Объяснить это проще можно на примере управления предприятием: вертикаль представлена директором, заместителем, начальниками отделов и бригадирами, горизонталь – директорами по персоналу, снабжению, продажам.
Взаимодействие вертикальных и горизонтальных структур представляет собой сложную систему, которая при стабильном функционировании усиливает и ускоряет производственный процесс, а не тормозит его. Существуют специальные инструменты и методы управления, регламентированные должностными инструкциями, штатным расписанием и прочими документами.
Процесс управления – совокупность определенных видов деятельности, направленных на развитие организации и достижение стоящих перед ней целей.
Для данного процесса характерна непрерывность, циклическая повторяемость отдельных фаз (сбор информации, обработка, принятие решений и их выполнение), постоянное развитие.
3. ТОП-7 популярных видов управления
Ниже рассмотрим самые популярные из них.
Вид 1. Государственное и муниципальное управление
Государственное управление представляет собой деятельность структур государственной власти, направленную на воплощение в жизнь определенного политического курса страны.
Такой вид деятельности осуществляется должностными лицами – чиновниками и представителями законодательной власти.
Существует несколько подходов к государственному управлению:
- правовой;
- политический;
- управленческий.
Согласно правовому подходу , высшими ценностями госуправления выступают права граждан. При таком подходе госслужащий подчинен не столько непосредственному начальству, сколько Конституции страны и принципам правового государства.
Политический подход предполагает максимально полное воплощение в жизнь «воли народа». Служащие аппарата при таком подходе должны быть подчинены текущим интересам граждан, а органы исполнительной власти должны представлять собой социальное общество в миниатюре.
В управленческом подходе основные ценности – это эффективность, экономичность и практичность. Характерным признаком такого подхода выступает применение термина «государственный менеджмент» как синонима государственного и экономического управления. Такая модель практикуется, в частности, в Новой Зеландии, Канаде, ряде европейских стран.
Муниципальное управление – воплощение госуправления на местах, имеющее целью повышение уровня жизни локальных групп населения. Муниципальные органы не создают законов, а следят за их выполнением, а также управляют собственными службами и предприятиями.
Вид 2. Управление производством
Руководство предприятия обычно само определяет, какой будет схема управления производством. Бесперебойное функционирование компании напрямую зависит от строго соблюдения иерархии. Первое лицо компании обязано не только разбираться в структуре производства, но и грамотно подбирать представителей вертикальной цепи управления.
В широком смысле управлять производством – значит, вести его к завоеванию рынка с минимумом затрат и максимумом эффективности. При этом моральное (и материальное) удовлетворение должны получать все участники процесса, включая рядовых сотрудников.
Современные методы управления производством основаны на таких принципах, как:
- ориентация на постоянное улучшение функциональных и эстетических качеств продуктов и услуг;
- ответственность за результаты деятельности всех участников управленческого процесса;
- эффективная мотивация персонала;
- снижение значимости бюрократических механизмов;
- курс на экологическую чистоту производства и рациональное отношение к ресурсам и отходам.
Такое устройство управления носит название «процессного» и ориентировано преимущественно на бизнес-процессы, направленные не просто на получение стабильного дохода, но и на удовлетворение клиентских потребностей.
Вид 3. Стратегическое управление
Такое управление всегда ориентируется на человеческий потенциал как на основную ценность и движущую силу организации.
Стратегический менеджмент ориентирует производство на актуальные потребительские запросы и предполагает гибкость и готовность к постоянным изменениям в структуре и устройстве организации. Этот вид позволяет организации развиваться и выживать в конкурентных условиях.
Вид 4. Оперативное управление
Еще его называют операционным.
Ежедневное управление компанией, основанное на принятой стратегии. Такой вид управления предполагает разработку тактических целей и определённых планов действий.
Другими словами, это логическое продолжение стратегического управления. Лица, ответственные за ситуационное управление, должны разрабатывать конкретные шаги и действия для достижения долгосрочных целей.
Цель оперативного управления – реализация повседневных планов и коррекция деятельности при отклонении от их исполнения.
Вид 5. Управление финансами
Целенаправленный процесс перераспределения денежных ресурсов между субъектами финансовой системы. Субъекты финансового управления – специальные службы и органы (финансовый аппарат). Синоним данного понятия – финансовый менеджмент.
Управлять можно финансами предприятия, компании, личными финансами. Контроль денежных ресурсов – важнейшая отрасль экономического управления. На государственном уровне управление денежными потоками осуществляет Министерство Финансов.
Вид 6. Управление персоналом
Управление людьми (персоналом) – основополагающее понятие современной экономики. Данный вид деятельности отвечает за наём, развитие, ротацию, мотивацию и обучение персонала организации.
Долгосрочная задача управления персоналом – достижение целей предприятия, увеличение его прибылей посредством использования труда и таланта своих сотрудников.
В современном бизнесе такая деятельность имеет несколько целевых направлений:
- достижение лояльности потребителей;
- уменьшение издержек;
- рентабельность предприятия.
Если раньше отношения между работодателем и работником регулировались жестким регламентом, то сейчас в большинстве организаций создаётся атмосфера сотрудничества и взаимопонимания.
Рядовые работники компании полностью вовлекаются в процесс достижения целей фирмы. В идеале интересы сотрудников должны совпадать с интересами самой компании. Ответственность за человеческие ресурсы лежит на кадровых работниках, руководителях вертикального уровня.
Эффективное управление персоналом включает следующие пункты:
- Составление производственных планов и грамотных должностных инструкций;
- Подбор персонала с целью формирования дружного коллектива;
- Анализ и контроль качества работы;
- Разработка программ повышения квалификации;
- Аттестация сотрудников;
- Обучение персонала;
- Мотивация сотрудников – начисление премий, продвижение по службе.
В современной литературе, посвященной теории и практике успешного бизнеса, вместо понятия «управление персоналом» часто употребляется термин «HR-менеджмент».
Более наглядное представление об управлении персоналом даёт следующая таблица:
Вид 7. Управление рисками
Управление рисками – другое название риск-менеджмента, процесс принятия управленческих решений, направленных на снижение возможности возникновения нежелательных ситуаций в процессе производственной деятельности.
Лица, отвечающие за управление рисками, должны работать с информацией, составлять прогнозы и рассчитывать возможные изменения прибылей организации, связанные с различными факторами влияния.
4. Разбор важных принципов и моделей управления бизнесом и организацией
В конце прошлого века традиционный метод управления бизнесом по инструкциям уступил место управлению по целям, ценностям и социальным потребностям. Однако принципы управления в целом остаются неизменными со времени их формулировки основателем классической школы управления Анри Файолем.
Эти принципы таковы:
- Разделение труда.
- Единство руководства.
- Принцип иерархии.
- Принцип справедливого вознаграждения.
- Принцип дисциплины и приоритет общественных интересов.
А теперь рассмотрим, как воплощаются данные принципы на практике.
Разделение труда – естественный способ производить большее количество продукции лучшего качества, прилагая минимальные усилия. То есть усилия сотрудника направлены на меньшее число объектов, что позволяет ему совершенствовать свои умения, не отвлекаясь на посторонние задачи.
Наглядный пример
Управление сельским хозяйством в Нидерландах, где каждый фермер имеет узкую специализацию и занимается своим делом. Одни выращивают определенные виды овощей, уделяя основное внимание качеству, а не количеству продукции, другие отвечают за хранение урожая, третьи – за его транспортировку. Правительство при этом четко обозначает задачи сельскохозяйственной отрасли и оказывает фермерам посильную финансовую поддержку.
Единство руководства обозначает на практике подчинение конкретной организации только одному руководителю. Цели и долгосрочные планы компании также должны разрабатываться единым штабом. Двойные приказы и неопределенность целей всегда являются источником конфликтов и напряжения в коллективе.
Принцип иерархии – это создание эффективной цепи вертикального управления организацией. Приказы, идущие из «генштаба», должны пройти через каждого руководителя, прежде чем достигнут необходимого уровня. На практике это означает осведомлённость всех вертикальных руководителей о внедрении на производстве конкретных приказов и планов руководства.
Принцип дисциплины обеспечивает стабильные отношения между руководством и наёмными сотрудниками. За невыполнение работниками определенных договором отношений начальство вправе применять санкции и меры дисциплинарной ответственности. Общие интересы в конфликтных ситуациях должны преобладать над личными.
Пример
Неплохой сотрудник часто является на рабочее место с опозданием, оправдываясь семейными или бытовыми проблемами. Начальству следует обязательно применить к такому работнику санкции, иначе это навредит общему корпоративному духу.
Современные модели управления бизнесом можно представить в виде наглядной схемы:
Управление компанией будет более продуктивным, если придерживаться следующих рекомендаций:
- Цените собственных сотрудников. Руководитель компании Panasonic Коносуке Мацусита часто повторял, что цена предприятия равна ценности его персонала. Всегда делитесь со своими сотрудниками информацией: чем больше они знают, тем лучше понимают свои функции.
- Стимулируйте и мотивируйте своих работников. Премии и поощрения сотрудников не разорят компанию, а наоборот, укрепят её позиции и поднимут корпоративный дух.
- Думайте о клиентах, стараясь опережать их желания. Инвестируйте деньги организации в долгосрочные цели и прогнозы потребительского спроса.
- Никогда не плывите по течению. Главноестараясь не отставать от конкурентов и копируя их модели ведения бизнеса. Ищите свой собственный уникальный путь.
- Умейте выстраивать приоритеты. Управляя компанией, руководство ежедневно решает десятки важнейших дел. Крайне важно осознавать степень их важности и не уделять слишком много сил и энергии локальным задачам. Ими должны заниматься заместители, начальники отделов и линейные менеджеры. Руководитель компании должен уметь планировать и уделять основную часть своей работы приоритетным и долгосрочным задачам.
Другими словами, эффективный руководитель должен грамотно совмещать ситуационное управление со стратегическим, уметь делегировать задачи представителям вертикальной цепи и мотивировать своих подчиненных, а также создавать команду.
6. Что значит управление собственной жизнью – секреты от Питера Друкера
Питера Друкера называют основоположником современного менеджмента. В ходе многолетних наблюдений этот ученый пришёл к выводу, что отличные специалисты и профессионалы в своей области редко становятся успешными руководителями.
Причина проста: управление – совершенно особенный вид деятельности, результативность которого напрямую зависит от индивидуальной эффективности человека.
Друкер доказал, что эффективность – не есть чисто врожденное качество, ей можно научиться и её можно развить, используя практические методики. В своей книге «Эффективный руководитель» Друкер подробно рассматривает 5 методов выработки навыков продуктивного поведения.
Вкратце они выглядят следующим образом:
- Управление временем: нужно знать, на что расходуется ваше время, и систематически трудиться над контролем времени.
- Установка на результат: концентрация на глобальных достижениях за рамками конкретных задач. Процесс выполнения работы – дело сотрудников, а не руководителя.
- Развитие собственных сильных сторон и стимуляция талантов подчиненных. Не следует зацикливаться на своих недостатках и слабостях.
- Умение принимать правильные решения. Эффективный руководитель должен выработать определенную систему – алгоритм необходимых шагов, приводящих к нужному результату.
- Расстановка приоритетов: грамотный руководитель всегда знает, какие задачи основные, какие – второстепенные.
Особое внимание в книге уделено «хронофагам» - ежедневным делам и стереотипам поведения, пожирающим ваше личное время. В Сети можно найти фрагменты данного труда и ознакомиться с ними детально.
Фишками и секретами делится Алекс Яновский - известный менеджер и предприниматель:
Если вы просмотрели видео, то поняли принципиальную разницу между самореализацией менеджера, предпринимателя и специалиста. А кем бы хотели стать вы согласно данной классификации?
Напишите, что думаете об этом в комментариях к статье.
7. Заключение
Друзья, давайте подведем итоги.
Теперь вы знаете что такое управление, лучше осведомлены о его функциях, задачах и методах. Надеюсь, что мои советы помогут вам достичь практических целей в деле управления бизнесом, группами людей, собственной жизнью и личным временем.
Если данная статья натолкнула вас на какие-то идеи или мысли, смело высказывайте их в комментариях и отзывах!
Всего вам самого доброго!
Сегодня практически каждый специалист должен обладать навыками менеджера. Современные темпы не позволяют нам расслабляться ни на минутку – ни в личной жизни, ни, тем более, на работе. Так в чем же таится секрет управления? Структура этой науки довольно проста, но иногда абстрактные понятия поставят в тупик даже высококлассного профессионала.
Разберемся с одним из основополагающих элементов менеджмента – организационной структурой. Ведь от того, как построена цепочка передачи информации, во многом зависит успех всего предприятия.
Что такое структура организации
Возможность достижения поставленных целей и эффективность взаимодействия с окружающей средой в большой степени зависят от иерархии подчинения, которой придерживаются в конкретной организации. Другими словами, структура управления – одна из важнейших составляющих успеха предприятия.
Что же мы подразумеваем, говоря об этом? Во-первых, упорядоченность взаимосвязанных подразделений фирмы. Во-вторых, ориентацию на решение поставленных задач. К сожалению, этого добиться иногда очень сложно в силу того, что нестабильность внешней среды требует гибкости от предприятия. А структура управления подразумевает довольно тесные и жесткие рамки.
Поэтому современному руководителю приходится искать компромисс между тоталитаризмом и демократией в управлении. Поскольку рациональные методы довольно стабильны, просты и понятны, они не требуют гениальности от сотрудников, занимающих те или иные должности. С другой стороны, гибкость новаторского управления дает возможность качественнее реагировать на динамику макросреды.
Связи подразделений организации
Все более усложняющиеся экономические взаимосвязи требуют создания новых принципов построения систем управления, которые позволят раскрыть потенциал каждого сотрудника и направить его способности на достижение общих целей. Именно поэтому вопросы реорганизации предприятий становятся все популярнее.
Структура управления как категория менеджмента представляет собой некий каркас системы. Она отражает взаимоотношения субъектов и объектов руководства. Связи в организации строятся не только по принципу вертикали. Порой гораздо важнее оказываются горизонтальные возможности получения информации теми или иными подразделениями, поскольку в этом случае минимизируется время на передачу сообщения и получение ответа.
Вертикальные связи – это степень и уровень подчинения, а горизонтальные – согласование действий сотрудников разных отделов, их прямое общение.
Разделение труда
Взаимодействие подразделений может носить линейный или функциональный характер. Линейная структура системы управления предполагает, что потоки информации сходятся к управляющим, которые единолично отвечают если не за деятельность всей компании, то за свое подразделение. Функциональные связи объединяют сотрудников в подсистемы по принципу общности выполняемых операций.
Разнообразие трудовой деятельности вносит коррективы в организацию каждого конкретного предприятия. И все же специалисты в области менеджмента выделяют некоторые общие черты, свойственные всем фирмам. Прежде всего, это касается разделения труда на простые операции и определения степени ответственности каждого сотрудника.
От уникальности предприятия к типичности организации
Горизонтальная структура системы управления появляется в результате выделения всех специфических задач. Для достижения конкретных целей эту работу кто-то должен корректировать, значит, появляется вертикаль управления. Собственно, когда руководство отделяется от самой деятельности, возникает иерархия подчинения (разделение труда).
Выполнение своих обязанностей, в принципе, возможно в любой организационной форме. Важно, чтобы эта форма наилучшим образом подходила к содержанию и методам деятельности компании.
В жизни структура управления принимает вид нескольких вполне определенных систем взаимосвязей. При всем разнообразии операций можно по пальцам пересчитать действительно важные отличительные закономерности.
Линейное управление
Линейная структура управления построена таким образом, что каждый менеджер корректирует все виды деятельности своих подчиненных. Главные достоинства такой организации – простота и единоначалие. А вот недостаток ее заключается в том, что руководитель должен быть иллюстрацией к поговорке «и швец, и жнец, и на дуде игрец…». Узкая специализация современного бизнеса практически не оставила места таким управляющим и, соответственно, такой организационной структуре.
Функциональные подразделения – залог эффективной работы
Функциональная структура управления характеризуется созданием отделов, которые специализируются на выполнении четко ограниченных задач и обязанностей. Чаще всего разделение происходит по направлениям деятельности фирмы (производство, маркетинг, сбыт и т.п.).
Преимуществами такого руководства является узкая специализация, уменьшение дублирования операций и потребления ресурсов, оперативное реагирование руководства на любые изменения. Но при этом есть и недостатки: заинтересованность в собственном успехе может разбалансировать деятельность всего предприятия.
При необходимости внутри каждого подразделения используется линейная подчиненность. Такая модель нередка в современной системе. Функционально-линейная структура управления применяется для того, чтобы избежать усложнений коммуникативных процессов в относительно стабильных внешних условиях при небольшой номенклатуре производства и преобладании стандартных управленческих проблем.
Международные корпорации
Глобализация экономических взаимоотношений требует перестройки не только от западных компаний. Функциональная структура управления модернизируется, выделяются крупные производственные подразделения, которые вполне могут существовать автономно. Такие хозяйствующие субъекты называются дивизионами.
Организационно структура управления позволяет концентрироваться на продукте, целевом потребителе или отдельном регионе. За счет этого предприятие легче реагирует на динамику внешней среды. Еще одним плюсом данной системы является упрощение и облегчение коммуникаций. Но не обошлось и без «ложки дегтя»: дублирование некоторых функций и даже простых операций ведет к удорожанию конечного продукта на рынке.
Подстроиться под условия макросреды
Регламентировать и загнать в общие рамки все производственные операции становится сложнее. Неопределенность внешних факторов и темпы их развития требуют применения адаптивных структур. С их помощью можно создавать временные подразделения, нацеленные на решение задачи в существующих условиях макросреды.
Зарубежные компании еще в конце 80-х годов XX века разработали модели, получившие названия "матричная" и "проектная структура управления предприятием". Они характерны формированием временного руководства на местах при осуществлении важнейших общих вопросов менеджмента в главных офисах корпораций.
Временные рабочие группы
Суть проекта заключается в том, что в одну группу набираются наиболее квалифицированные для выполнения поставленной задачи сотрудники разных сфер жизни. После выполнения работ такая организация распускается, а каждый исполнитель оказывается свободным для поиска новых проектов. Примером такой компании может выступать театральная труппа, созданная для постановки антрепризы.
Матричная структура управления организацией, в отличие от проектной, привлекает сотрудников одной компании для реализации намеченного. Главным недостатком такой системы оказалось одновременное подчинение исполнителей двум начальникам: с одной стороны, есть руководитель временного проекта, а с другой – начальник функционального подразделения, в котором постоянно числится конкретный сотрудник. Несмотря на это, матричная структура позволяет более гибко подходить к вопросам решения текущих задач.
Как провести модернизацию
И снова о глобализации мирового производства. В современных условиях, когда стратегии фирмы направлены на диверсификацию производства, расширение производственно-хозяйственных операций, проникновение на международные рынки, необходимо, чтобы структура управления организацией была гибкой и относительно простой.
Увеличение количества филиалов, например, ведет не только к повышению административных затрат, но и к удлинению каналов коммуникации. Такие компании практически обречены в сравнении с фирмами, руководство которыми осуществляется из одного центра. Однако от структурной дифференциации никуда не денешься. Специалисты в области консалтинга рекомендуют выделить следующие параметры перестройки системы:
- четко определить сферу ответственности каждого автономного подразделения с целью разгрузки центральных органов управления корпорацией;
- перейти к использованию количественных параметров контроля деятельности подразделений;
- улучшить мотивацию сотрудников фирмы.
Структура управления предприятием находится в существенной зависимости от состояния внешней среды. Поэтому специалисты рекомендуют не использовать шаблоны при построении собственных систем, а искать оптимальные решения в каждом конкретном случае.
На что обращать внимание при создании организационной системы
Для построения системы очень важно изучить характеристики внешней среды. Необходимо четко определить факторы прямого воздействия и полноценно описать те, которые оказывают опосредованное влияние. Что же касается внутренних взаимосвязей фирмы, то здесь следует корректно разделить объекты и субъекты управления.
Важнейшее значение для формирования системы имеют цели, принципы и методы выполнения работ. Организационная структура управления предприятием существенно зависит от характеристик и требований рынка.
Особое значение приобретает необходимость разделить деятельность не по горизонтали, а по вертикали. Именно это формирует сложность взаимоотношений и определяет степень ответственности каждого сотрудника.
К факторам опосредованного воздействия чаще всего относят технологию, персонал и оборудование. Эти параметры влияют лишь организационно – структура управления не меняет сути, но может быть модифицирована в силу уникальности одного из них.
Скольких людей дать в подчинение
Важнейшим фактором, который оказывает влияние на вид организации, оказывается норма управляемости. От нее зависит и численность сотрудников в каждом отделе, и число подразделений, и количество уровней управления. Начиная с детских садов, где для каждого возраста определено количество малышей на одного воспитателя, и заканчивая спортивными соревнованиями, на которых каждой стране выделена квота числа участников, мы на протяжении всей жизни заняты подсчетом нормы управляемости. Раздутый штат, равно как и неукомплектованность персонала, приводит к сбоям в работе всей системы. Именно на таких нормах количества населения на одного инспектора строится структура государственного управления.
Приходится признать, что решение, казалось бы, элементарной задачи распределения работ по уровням и степени ответственности зависит от комбинации множества факторов. Это цели и объем работ, наличие информационных технологий и степень коммуникативности каждого сотрудника, личность руководителя и т.д. В итоге приходит понимание, что умение сформировать действующую и эффективную организационную структуру – это искусство.
Как известно, процесс целенаправленного воздействия на систему, обеспечивающий повышение ее организованности, достижение того или иного полезного эффекта, называется управлением .
Понятие «управление» трактуется в научной литературе по-разному. В узком смысле, применительно к социально-экономическим системам, управление - это целенаправленное воздействие на коллективы людей для достижения поставленной цели.
Цель - это желаемое состояние функционирования и развития системы управления. Она составляет основу проектирования, функционирования и развития социально-экономической системы. При выполнении своих функций органы управления используют определенные методы.
Методы управления - это способы и приемы воздействия на коллективы людей в процессе управления. Они подразделяются на экономические, организационно-административные и социально-психологические . Каждая из этих групп формирует следующие механизмы управления:
· экономические - это совокупность инструментария (методы управления) и средств (экономические рычаги), обеспечивающие эффективность функционирования системы;
· организационные - это совокупность инструментария (методы управления) и средств (законы, постановления и нормативные правовые акты);
· социальные - инструментарием являются социально - психологические методы управления, средства формируются на основе межличностных отношений в коллективе.
В процессе управления системой необходимо руководствоваться принципами управления .
Принципы управления - это правила, которыми органы управления должны руководствоваться при осуществлении своих функций.
Функции управления - это виды деятельности, с помощью которых субъект управления воздействует на управляемый объект.
Функции подразделяются на основные (планирование, организовывание, координирование (регулирование), мотивирование (стимулирование), контролирование) и конкретные управленческие действия (финансы, маркетинговая деятельность, заработная плата и т.д.).
Вне функций управления нельзя спроектировать организационную структуру управления . Анализ функций составляет основу для установления объема работы по каждой функции, определения численности управленческих работников и, в конечном счете, проектирования самой структуры и организации аппарата управления.
Управление, как и любая другая деятельность, должно быть хорошо организовано на научной основе. В научной литературе встречается понятие
- «организация» как система и
- «организация» как процесс.
Понятие «организация» как процесс (на наш взгляд, правильнее употреблять глагольную форму «организовывание ») - это совокупность способов и приемов, обеспечивающих согласованность действий в процессе управления.
Процесс организовывания выделяется как особая категория и рассматривается наряду с процессом управления . Оба эти процесса рассматриваются как взаимосвязанные и обусловливающие друг друга. Результаты процесса управления будут эффективны при успешном организовывании процесса управления.
Организовывание управления эффективно только тогда, когда носит комплексный характер, т.е. охватывает не отдельные участки и стороны, а все факторы, влияющие на систему.
Процесс управления - это логическая последовательность управленческих действий, сочетающихся и взаимодействующих между собой операций, этапов, стадий и процедур и представляющих единство действий работников аппарата управления, которые основаны на функциональном процессе разделения труда и на определенной технологии.
В процессе управления должны постоянно выявляться недостатки, устранение которых приведет к эффективной оптимизации системы управления.
Операция - это простейший вид управленческих действий .
Процедура отражает порядок подготовки, рассмотрения, обсуждения, выполнения ряда последовательных и параллельных операций в процессе управления.
Этап - качественная характеристика содержания процесса управления, а стадия - его временная характеристика .
Технология управления - это система знаний о способах и критериях, обеспечивающих эффективность процесса управления .
Процесс управления, как уже отмечалось, представляет собой совокупность действий, характерных для отдельных его операций, этапов, стадий. Особенностью процесса управления является то, что он носит цикличный характер. Поэтому исследования процесса управления целесообразно проводить по циклам управления .
Управленческие циклы в практической деятельности обычно накладываются друг на друга. Таким образом, функционирование системы управления можно представить как одновременное протекание множества циклов управления.
Цикл - это совокупность этапов и стадий процесса управления, составляющих кругооборот в течение определенного промежутка времени . Он представляет собой логическую последовательность специфических управленческих действий, направленных на решение определенной, четко сформулированной проблемы. Эта последовательность на основе сущности отдельных видов действий формализуется в строгую совокупность этапов. Они характерны и обязательны для всех циклов управления независимо от их важности, масштабности и продолжительности.
Полный цикл управления включает следующие этапы:
· выявление проблемы.
(Проблема - это противоречия, возникающие между запланированным и фактическим состоянием функционирующей системы управления);
· сбор и обработка информации.
(Информация - сведения об изменении состояния системы, об явлениях и процессах, вызывающих возникновение определенной проблемы и снижающих уровень неопределенности наших знаний о данной системе. Информация выступает в процессе управления в качестве сырья и конечного продукта переработки сведений, сообщений и данных);
· постановка цели;
· выработка и принятие управленческих решений.
(Решение в процессе управления представляет собой развернутый во времени логико-мыслительный, эмоционально-психологический, организационно-правовой акт, выполняемый руководителем в пределах своих полномочий единолично или коллегиально (с привлечением специалистов). Решение выступает в качестве продукта деятельности органов управления и носит творческий характер);
· реализация решений (их выполнение);
· контроль за реализацией;
· координация за выполнением управленческого решения.
Центральное звено, как в цикле управления, так и в процессе управления в целом, - это управленческое решение . Оно является главным средством целенаправленного воздействия, на основе которого создаются предпосылки для эффективного функционирования системы управления.
Обобщая выше сказанное, можно сказать, чтосистемами управления называются системы, в которых протекают процессы управления.
С.Л. Оптнер считает управление целью обратной связи. «Обратная связь «воздействует» на систему. Воздействие есть средство изменения существующего состояния системы путем возбуждения силы, позволяющей это сделать [Оптнер С.Л. Системный анализ для решения деловых и промышленных проблем: Пер. с англ. –М.: Советское радио, 1969.].
Действия обратной связи могут превзойти действия существующего входа системы в зависимости от места, времени, формы, интенсивности, содержании и длительности воздействия. Тот, кто решает проблему, должен вмешиваться в существующее состояние (ситуацию), чтобы выполнить свою цель.
При всем многообразии форм воздействия их можно разделить на два класса:
1) воздействия - изменения , приводящие к деградации, разрушению системы , уменьшению степени ее организованности , и
2) воздействия - изменения , соответствующие развитию системы, увеличению степени организованности.
Э.А. Смирнов считает, что «процесс организации отражает количественные и качественные изменения объекта управления на всех его фазах, этапах и стадиях. Если изменений нет, то нет и самого процесса» [Смирнов Э.А. Основы теории организации: Учебное пособие. –М.: Юнити, 1998.].
Следовательно, специалист или руководитель, разрабатывающий решение, должен позаботиться о рациональном наборе воздействий, чтобы добиться устойчивого процесса и достигнуть поставленной цели.
Понятиесистемы управления впервые было введено в теории автоматического управления. Так, в сборнике рекомендуемых терминов по теории управления, система управления определена как «система, состоящая из управляющего объекта и объекта управления» [Теория управления. Терминология: Сборник рекомендуемых терминов. Вып. 107. –М.: Наука, 1988.]. Например, автомобиль и водитель, самолет и его автопилот, командир и подразделение и т.д.
Система управления как объект исследования обладает следующими признаками :
Состоит из множества (по крайней мере двух) элементов, расположенных иерархически;
Элементы систем (подсистемы) взаимосвязаны посредством прямых и обратных связей;
Система - это единое и неразрывное целое, являющееся целостной системой для нижестоящих иерархических уровней, имеются фиксированные связи системы с внешней средой.
Система управления организацией представляет собой множество взаимосвязанных элементов (звеньев), составляющих единое целое, реализующих процесс управления для достижения поставленных целей. Взаимосвязь элементов системы управления отражена на рис. 2.4. Дадим определения основных элементов.
Концепции управления - научные модели менеджмента (идеи, школы, учения, парадигмы), используемые для построения системы управления организацией. В XX столетии было разработано значительное количество научных концепций управления, наиболее значительными из которых являются:
· научное управление трудом и классическая административная школа (10-30-е годы);
· школы человеческих отношений и поведенческих наук (30-50-е годы);
· теория принятия решений и количественный подход (50-60-е годы);
· системный и ситуационный подходы к управлению (50-60-е годы);
· теория стратегий, инноваций и лидерства (70-90-е годы);
· теория устойчивого развития и глобального «менеджмента без границ» (80-90-е годы).
Цель - это идеальное, мысленное предвосхищение результата деятельности человека. Цель является непосредственным мотивом, направляющим и регулирующим человеческую деятельность. Содержание цели зависит от объективных законов действительности, разных возможностей человека и применяемых средств для достижения цели. Различают стратегические (глобальные) и тактические (локальные) цели.
Критерий достижения цели - количественный показатель, определяющий меру или степень оценки достижения цели по сравнению с другими возможными вариантами (альтернативами). Критерий всегда имеет количественную оценку и направлен, в зависимости от показателя, на минимизацию или максимизацию состояния системы.
Миссия (от англ. mission - «видение») - четко выраженная глобальная цель существования организации. В ней обычно декларируется цель и принципы работы организации, определение самых важных отличительных особенностей продукта, отношение к потребителю и конкурентное положение на рынке.
Философия организации - это совокупность внутрифирменных принципов и правил взаимоотношений рабочих и служащих, своеобразная система ценностей и убеждений, воспринимая добровольно или в процессе воспитания всем персоналом предприятия. Можно сказать проще - это «моральный кодекс поведения на предприятии».
Принципы управления - основные исходные положения теории управления, применение которых позволяет осуществлять эффективное управление и достигать результатов с минимальными затратами ресурсов. Принципами управления являются централизация и децентрализация, единоначалие и коллегиальность, отраслевой и территориальный подходы, материальное и моральное стимулирование труда, планомерность и научность, лояльность к работающим, разделение прав и ответственность и т.д.
Закономерности управления - повторяющиеся существенные связи явлений в системе управления, неразрывно связанные с деятельностью персонала и проявляющиеся в виде тенденций, определяющих основную линию развития организации. Закономерности управления включают главные экономические законы возрастания относительных издержек, сокращающейся предельной полезности, падения нормы прибыли, убывающей отдачи и доходности, убывающей производительности труда и капитала и др. Наряду с ними используются специфические законы менеджмента: оптимальной нормоуправляемости, синергии, самосохранения, развития и упадка, композиции и пропорциональности и др. Вместе с тем закономерности управления находятся в стадии научного обоснования как специфические законы.
Персонал управления. Термин «персонал» объединяет составные части трудового коллектива предприятия. К персоналу мы относим всех работников, выполняющих производственные или управленческие операции и занятых переработкой предметов труда с использованием средств труда.
Информация управления - совокупность сведений (данных, сообщений), устраняющих неопределенность знаний и получателей сообщений, передаваемых устным, письменным, аудиовизуальным и электронным способом по различным каналам связи и используемых персоналом для выработки управленческого решения. В сфере управления наибольшее распространение получили документальные и электронные формы представления информации.
Техника управления представляет собой взаимосвязанный комплекс технических средств (сбора и регистрации, передачи, ввода, накопления, обработки, вывода, отображения и размножения информации), предназначенный для механизации и автоматизации информационных процессов в системе управления производством с целью выработки рациональных решений.
Процесс (технология) управления имеет два самостоятельных значения:
Как наука (раздел менеджмента), которая изучает алгоритмы переработки информации и выработки решений, осуществляемых персоналом с помощью технических средств;
Как технология, представляющая собой целенаправленную последовательность операций управления, результатом которых является принятое и реализованное решение. Процесс (технология) управления моделируется с помощью сетевого графика процесса управления, оперограмм и органиграмм решения задач и технологических карт процесса управления.
Решение управленческое - акт деятельности менеджера, ведущий к разрешению проблемы и тем самым определяющий нормальное функционирование или развитие социально-экономической системы; заключительный этап процесса управления, превращающий его в импульс трудовой деятельности, целенаправленности и согласованности совместных действий людей. Процесс принятия решения включает постановку цели, сбор информации, подготовку проектов решения, согласование, принятие решения, исполнение и контроль.
Функции управления - особый вид управленческой деятельности, продукт процесса разделения и специализации труда, представляющие собой часть процесса управления, выделенные по определенному признаку. Выделяют основные функции (планирование, организовывание, координирование, мотивирование, учет и контроль) и конкретные (предметные) функции, например, управление персоналом. Обычно выделяются 20-25 конкретных функций управления.
Структура управления. Система управления является важнейшей частью организации и имеет сложную взаимосвязанную структуру. Системный анализ позволяет рассматривать ее как взаимосвязь структур, выделенных по различным признакам.
Методы управления - способы осуществления управленческих воздействий на персонал для достижения целей управления производством. Существуют административные, экономические, социально-психологические методы , которые различаются способами воздействия на людей.
Административные методы базируются на власти, дисциплине и взысканиях и известны в истории как «метод кнута».
Экономические методы основываются на правильном использовании экономических законов производства и по способам воздействия известны как «метод пряника».
Социально-психологические методы базируются на способах мотивации и морального воздействия на людей и известны как «метод убеждения».
Регламенты управления - это совокупность правил, определяющих порядок деятельности государственного органа, предприятия, учреждения и организации. Существующие регламенты организации разделяются по признакам на общесистемные (устав, договор учредителей, правила внутреннего трудового распорядка и т.д.) и элементные (персонал, информация, техника, процесс и др.) и представляют собой комплекс нормативных документов по регулированию отдельных направлений деятельности.
Организация труда управления - совокупность научных правил и действий, ведущих к образованию взаимосвязей между частями управленческого труда и его совершенствованию. В 20-х - 60-х годах получила широкое распространение как НОТ. Включает такие компоненты, как организация рабочего места, целевое и индивидуальное планирование, техника личной работы сотрудников и нормирование труда.
Эффективность управления - один из основных оценочных показателей управления. Различают экономическую эффективность, определяемую посредством сопоставления результата (экономии) и затрат на его достижение и социальную эффективность, которая позволяет изменить социальный эффект (стимулы мотивации, психологический климат, поведение людей, отношение в коллективе и др.). Существуют различные подходы к оценке эффективности, исходя из конечных результатов производства, количества, качества и сложности труда, исследования социально-психологического климата в коллективе.
Изучая систему управления как объект исследования, необходимо выделять требования , предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем. К таким требованиям относятся:
детерминированность элементов системы;
динамичность системы;
наличие в системе управляющего параметра;
наличие в системе контролирующего параметра;
наличие в системе каналов (по крайней мере, одного) обратной связи.
Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования органов управления. Рассмотрим подробно эти требования.
В системах управления детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы. Если в организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.
Вторым требованием системы управления является динамичность, т.е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.
Любые воздействия среды оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также могут появиться возмущения, которые стремятся разрушить ее «изнутри». Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд ответственных работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям следует отнести указы вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.
Под воздействием таких внешних и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям.
С целью обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения; система должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочениясостояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.
Под управляющим параметром в системе управления следует понимать такой ее параметр (элемент), посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.
При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией , а условия работы - позволять выполнить данное поручение. Следовательно, условие наличия управляющего параметра можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.
Несоблюдение данного (третьего) требования, т.е. наличия управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так называемому волевому стилю руководства. Это требует четкой организационной структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.
Следующим, четвертым требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие в ней контролирующего параметра , т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия.
Контроль субъекта управления предполагает курирование обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию контролирующего параметра в системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана важнейших работ курирует главный специалист по экономике. На уровне министерства такие функции осуществляют кураторы по определенным проблемам в управлениях. Любые управленческие решения в системе управления должны проходить только через элемент выполняющий функции контролирующего параметра.
Наличие прямых и обратных связей (пятое требование) в системе обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений.
Развитие системных понятий и их использование в управлении связаны с созданием кибернетики как науки об управлении, о связи и переработке информации (1950-х гг.). Кибернетика, как утверждал А. Берг, открывает единство процессов управления, где бы они ни происходили, ибо все они характеризуются точной количественной мерой - уменьшением энтропии. Как только исследуемый объект отображается в виде упорядоченного множества элементов или подсистем, связанных между собой потоками информации, говорят, что объект представлен в виде кибернетической системы. Вообще говоря, кибернетическая система представляет собой абстракцию сложной системы под информационным углом зрения, и эта абстракция служит основным средством изучения систем управления.
Созданные на основе принципов кибернетики типы систем управления выступают основополагающими образами, которые по аналогии с архетипами управления поведением, введенными П. Сенге [Сенге П.М. Пятая дисциплина: искусство и практика самообучающейся организации: пер. с англ. М.: Олимп-Бизнес, 1999.] в теорию управления, можно считать архетипами систем управления.
Под архетипом понимают высшую ступень абстракции в типизации систем, благодаря которой системе придается определенный статус, характеризующий уровень развития знаний и умений в сфере управления. Архетип отражает принцип и контур управления посредством информационных потоков и является «визитной карточкой» системы управления.
По мнению Фрейдиной Е.В. на основе таких принципов управления как «черный ящик», обратная связь, взаимодействие системы с внешней средой можно выделить основные архетипы систем управления начиная от простейшей модели «жесткого» управления и заканчивая моделью рефлексивного управления [Фрейдина Е.В. Исследование систем управления: учеб. пособие / под ред. Ю.В.Гусева.- М.: Изд-во «Омега-Л», 2008.].
Архетип I - система с разомкнутым контуром управления, или система управления только с прямой связью. Такие системы реализуют заложенный в них алгоритм управления, «не интересуясь» реакцией на результаты труда.
Механизм входа осуществляет управление входными потоками согласно нормам, стандартам и правилам, механизм выхода - мониторинг и контроль выходных потоков. Конструкцию архетипа разомкнутой системы автор назвала архетипом «жесткого» управления.
Архетип II - система управления с замкнутым контуром управления, образуемым посредством обратной связи (см. рис. 2.4.).
Здесь механизм входа реализует и алгоритм «жесткого» управления, и алгоритм корректирующих действий, определяемых «силой» обратной связи, зависящей от меры несоответствия полученных результатов ожидаемым (плановым) и установленной механизмом выхода.
Механизм выхода выполняет функцию контроля и корректирования текущей ситуации в системе. Следует отметить, что источник обратной связи - это множество параметров, наблюдаемых (измеряемых) на выходе системыв каждый элементарный период, характеризующий текущее состояние системы. В практической деятельности несоответствия разделяют на существенные и несущественные и разрабатывают алгоритмы управления по отклонениям , использующие целевую функцию минимизации отклонений.
Архетип III -система управления с адаптацией (архетип адаптивного управления). Особенность архетипа - это образование в системе с замкнутым контуром управления дополнительного механизма адаптации, основное назначение которогосвязано с выбором способа управления из множества допустимых вариантов управления, способствующих приближению системы к планируемой траектории функционирования. Наличие механизма адаптации объясняется следующим.
Во-первых, интенсивность принятия решений по адаптации значительно меньше, чем по управлению отклонениями.
Во-вторых, сложная система представляет собой композицию из локальных подсистем, и механизм адаптации работает в режиме «переключения» по этим подсистемам. Например, подключаем склад готовой продукции для ее поставки потребителям, вводим в работу резервное оборудование, выходим с продукцией на новый рынок и т.д.
Архетип IV - система управления, реализующая алгоритм оптимального управления, создаваемый на основе системы знаний. Такой класс систем управления автор назвала архетипом оптимального управления .
По определению, данному академиком Д.А. Поспеловым, подобные конструкции называются модельными системами управления . По аналогии с предыдущим архетипом получаем систему управления с замкнутым контуром, в которой к существующим механизмам выхода и адаптациидобавляется подсистема знаний , содержащая модельное и алгоритмическое представление знаний об объекте, используемых в алгоритме управления. Информация в новом механизме непрерывно обновляется, уточняется и пополняется, т.е. ведется управление системой знаний по всем законам теории информации.
Архетип V - рефлексивные системы управления, обладающие основополагающими знаниями об объекте и управлении этим объектом (архетип рефлексивного управления).
Этот класс систем характеризуется вводом специального элемента, интерпретатора для перестройки и самоорганизации моделей и алгоритмов знаний, основная задача которого заключается в распознавании воздействий внешней среды и подготовке ответной реакции объекта управления.
Такие действия осуществляются с помощью специальных процедур, реализуемых в интерпретаторе, таких как выделение причинно-следственных цепочек, обнаружение закономерностей, идентификация факторов и т.п. Кроме того, в интерпретаторе реализуются и специальные вычислительные процедуры , позволяющие строить статистические модели с целью их использования в подсистеме знаний.
В рефлексивных системах механизм входапоглощает механизм адаптации,а источником нетрадиционных, новых знаний выступает комплекс подсистемы знаний, механизма адаптации и нового элемента - интерпретатора. Системы управления этого архетипа - наукоемкие и служащие образами современного управления сложными системами.
Разработанные на основе принципов кибернетики и теории автоматического управления архетипы являются главными показателями, по которым можно судить о потенциальном качестве управления.
Система управления
Понятие и содержание системы управления.
Элементы системы управления.
Процесс управления.
Технология управления.
I . Все сферы управления между собой объективно взаимосвязаны, поскольку управление представляет собой системное образование. Поэтому любые изменения в каком-либо элементе или звене управления вызывают соответствующие изменения во всех других его составляющих. Так, например, отсутствие необходимых деловых качеств ведет к некачественному выполнению функций, использованию неэффективных методов и несоблюдению рациональных принципов управления. В результате цели в той или иной мере не реализуются. Точно также любой элемент системы управления функционирует в рамках общей системы.
Система управления – это определенная совокупность элементов, свойства которых подбираются исходя из характера целей и принципов управления тем или иным объектом.
Понятие «система управления» шире, чем понятие «структура управления», отражающее лишь конструкцию субъекта управления, поскольку «система управления» является комплексной категорией теории управления и включает в себя ряд основополагающих категорий. Комплекс основных компонентов понятия «система управления» представлен на рис. 13.1. Структура управления организациями в течении какого-то периода времени остается неизменной (статичной), а процесс управления постоянно изменяется (динамичен), тем не менее меду ними непрерывно существуют организационные связи (кинематические). Без такого промежуточного воздействия, которое материализуется с помощью организационных связей, взаимосвязь структуры и процессов управления может оказаться неорганичной и разорванной.
В процессе функционирования систем управления осуществляется управленческая деятельность. Цели управления выступают в качестве системообразующего элемента. Исходя из методологии, это означает, в целом, что целям должна соответствовать вся система управления и каждый элемент в отдельности. Кроме этого, любой элемент системы также должен соответствовать каждому из остальных. Система управления формируется людьми – субъектами управления для реализации поставленных целей, однако имеет объективный характер, поскольку базируется на законах и принципах. Содержание управленческой деятельности предполагает следующий состав системы управления:
Рис. 13.1. Содержание понятия «система управления».
С у = Ц у + П у + Ф у + М у + ОС у + П у + Т у + Т* у + И у ,
где: Ц у - цели управления объектом;
П у - принципы управления;
Ф у - функции управления;
М у - методы управления (способ осуществления функций
управления);
ОС у - организационная структура управления;
П у - персонал управления (аппарат управления);
Т у - техника управления;
Т* у - технология управления;
И у - информация, используемая при выполнении управленческих
Система управления обладает рядом характерных особенностей, независимо от их природы и назначения:
Решающую роль в сохранении целостности системы принадлежит информационным связям. Без обмена информацией между элементами такие системы не могут функционировать и сохранять свою целостность;
Системы способны переходить в различные состояния в соответствии с управляющим воздействиями. При этом переход не может осуществляться мгновенно, а требует некоторого времени.
Существует некоторое множество допустимых линий поведения системы (стратегии), из которых выбирается наиболее предпочтительная. Если возможности выбора линий поведения нет, то управление практически отсутствует.
Для системы управления характерны определенные структуры (конструкции), отражающие контуры управления;
Системы являются открытыми, т.е. воздействие среды на них и их на внешнюю среду может иметь самые различные природу и последствия;
Процесс функционирования систем характеризуется целенаправленностью. Если цель не определена, то управление становиться бессмысленным.
II . Любая организация является сложной социальной системой, состоящей из двух элементов - управляющего и управляемого (см. рис. 13.2.). Будучи подсистемой организации в целом, управляющий элемент одновременно сам представляет весьма сложное образование.
Структурно система управления состоит из управляющей и управляемой подсистем , (границы между ними весьма условны), в единстве образующих субъект управления, а также механизма их взаимодействия, включающего совокупность полномочий, принципов, методов, правил, норм, процедур, регламентирующих порядок осуществления управленческих действий по отношению к объекту управления . Системный подход требует рассматривать субъект и объект управления как единое целое и во взаимосвязи с внешней средой.
Рис. 13.2. Состав элементов системы управления.
Под управляющей подсистемой системы управления понимают ту ее часть которая вырабатывает, принимает и транслирует управленческие решения, обеспечивает их выполнение.
Под управляемой понимают ту, которая их воспринимает и реализует на практике.
В условиях иерархичности управления большинство его звеньев, в зависимости от конкретной ситуации, могут принадлежать то к управляющей то к управляемой подсистеме.
Во главе управляющей подсистемы находится ее направитель (центральное звено), персонифицирующий управленческие воздействия. Он может быть индивидуальным (руководитель) или коллективным (совет директоров акционерного общества).
В состав управляющей подсистемы включаются также меха низмы ее воздействия на управляемую - планирование, кон троль, стимулирование, координация и пр.
К управляемой подсистеме относятся элементы объекта уп равления , которые воспринимают управляющее воздействие и преобразуют в соответствии с ним поведение объекта, а также механизм взаимодействия этих элементов (личные интересы, цели работников, их взаимоотношения и т.п.).
Обычно управляющая подсистема по масштабу меньше управляемой и сложность ее ниже; но она более активна, динамична. Управляемая же подсистема, наоборот, обладает большой инерционностью, на преодоление которой обычно требуется немалая энергия. Эта система преломляет управленческие решения в соответствии со своей спецификой, что во многом обусловливает эффективность их реализации.
Если управление имеет официальный характер, то его субъект организационно и юридически оформляется в виде должности или совокупности должностей, образующих подразделение управления (управленческий аппарат ). В противном случае субъектом может быть отдельный человек, или группа людей, не связанных формально с теми или иными должностями. Главное здесь состоит в том, что субъект управления генерирует решения, регламентирующие функционирование объекта управления.
От субъекта управления необходимо отличать субъекты управленческой деятельности - живых людей, в которых персо нифицируются управленческие отношения - руководителей и сотрудников аппарата.
Для того, чтобы взаимодействие между управляющей и управляемой подсистемами было эффективным необходимо выполнение ряда условий.
Во-первых , они должны соответствовать друг другу. Если такого соответствия не будет, их окажется трудно «состыковать», они не смогут понять друг друга в процессе работы, а следовательно и реализовать свои потенциальные возможности. Легко представить себе, например, такой случай, когда человек, сам по себе умный и способный, становится руководителем в той области деятельности, которую себе плохо представляет. Понятно, что решения, принимаемые им, окажутся малопонятными для подчиненных, и последние не смогут трудиться с необходимой отдачей.
Более того, управляющая и управляемая подсистемы должны быть совместимыми друг с другом , чтобы их взаимодействие не порождало негативных последствий, которые могли бы привести к невозможности выполнять ими свои задачи. Так, если руководитель и подчиненный не будут совместимыми психологически, то рано или поздно между ними начнутся конфликты, которые окажут самое негативное влияние на результаты работы.
Во-вторых , в рамках единства управляющая и управляемая подсистемы должны обладать относительной самостоятель ностью . Центральное звено управления не в состоянии предусмотреть все необходимые действия в конкретных ситуациях из-за удаленности от места событий, незнания деталей, интересов объекта и его возможных психологических реакций, особенно в непредвиденных обстоятельствах. Поэтому принятые наверху решения не могут быть оптимальными.
В-третьих, управляющая и управляемая подсистемы должны осуществлять между собой двустороннее взаимодействие , основанное на принципах обратной связи, определенным образом реагируя на управленческую информацию, полученную от другой стороны. Такая реакция служит ориентиром для корректировки последующих действий, которые обеспечивают приспособление субъекта и объекта управления не только к изменению внешней ситуации, но и к новому состоянию друг друга.
В-четвертых , как управляющая, так и управляемая подсистемы должны быть заинтересованы в четком взаимодействии; одна - в отдаче необходимых в данной ситуации команд, другая - в их своевременном и точном исполнении.
Возможность субъекта управлять, обусловлена готовностью объекта следовать поступающим командам.
Подобная ситуация возникает в том случае, когда личные цели участников управленческого процесса будут совпадать и одновременно соответствовать целям объекта управления. Поэтому, возможность достижения ими своих целей должна находиться в прямой зависимости от степени достижения целей объекта управления, вытекающих из его потребностей.
Перечисленные факторы должны обеспечить управляемость объекта, характеризуемую степенью контроля, который управляющая подсистема осуществляет по отношению к нему через управляемую.
Управляемость проявляется как реакция подчиненного, управляемого объекта субъекта или системы управления в целом на управляющее воздействие . Она может иметь форму выполнения соответствующих требований, бездействия, противодействия, формальных действий, то есть характеризуется готовностью к выполнению требований руководства и сотрудничеству. Управляемость зависит от таких обстоятельств, как знания и опыт персонала, соответствие типа управления условиям внутренней и внешней ситуации, достаточность полномочий руководителя, социально-психологический климат.
В рамках системы управления между ее управляющей и управляемой подсистемами существуют самые разнообразные связи: непосредственные и опосредованные; главные и
второ степенные ; внутренние и поверхностные; постоянные и времен ные; закономерные и случайные. Через эти связи осуществляется действиемеханизма управления, под которым понимается совокуп ность средств и методов воздействия на управляемый объект в целях его активизации, а также мотивов поведения персонала как его важнейшего элемента (интересов, ценностей, установок, устремлений).
Механизм управления должен соответствовать целям и за дачам объекта, реальным условиям его функционирования, предусматривать надежные, сбалансированные друг с другом методы воздействия на объект, и иметь возможности для со вершенствования.
Система управления должна быть эффективной , что предполагает: оперативность и надежность, качество принимае мых решений; минимизацию связанных с этим затрат времени; экономию общих издержек и расходов на содержание аппарата управления, улучшение технико-экономических показателей основной деятельности и условий труда, долю работников управления во всем персонале организации.
Онлайн калькуляторы