Выбор методов исследования систем управления проводится на основе их предварительной классификации. Такой выбор может проводиться интуитивно, с применением формальных приемов и критериев. Например, в качестве критерия выбора метода исследования может быть использована точность оценок или другой важный с точки зрения целей исследования параметр при фиксированных ограничениях на финансовые или временные затраты.
Классификация - фундаментальный метод познания действительности, делящий объект исследования на определенные классы посредством выделения существенных признаков на основе выявления их гомогенности (однородности) и гетерогенности (разнородности). Такое выделение позволяет изучить исследуемый объект более глубоко и вникнуть в его сущность путем определения состава, свойств, внутренних и внешних связей, путей использования объекта исследования.
При проведении исследований выделяют:
Искусственные классификации: являются несущественные, вспомогательные признаки.
В исследованиях выделяют два вида классификации:
Деление общего: деление исследуемого объекта по определенному выделенному признаку на подклассы;
Разделение целого: из целого исследуемого объекта выделяются составные части по классификационному признаку .
Общий подход к выбору метода исследования системы управления состоит в том, что:
1) определяют цели исследования, включая ограничения на время их достижения, расход ресурсов, наличие необходимой аппаратуры, персонала;
2) устанавливают требования к результату исследования (прежде всего это полнота отражения свойств объекта исследования количественный или качественный результат, для количественного результата устанавливают точность и достоверность);
3) устанавливают наличие и тип (интуитивные, предметные, количественные) данных о системе управления, объекте, внешней среде (качество, функции, структура, параметры);
4) оценивают возможность получения дополнительных данных каждого типа в процессе исследований;
5) определяют круг (множество) методов, применимых при существующих и возможных данных;
6) из числа применимых методов отбирают подмножество методов, позволяющих достичь поставленных целей исследования. Такие методы исследования систем управления называют рациональными;
7) формулируют критерий - правило выбора наилучшего в определенном смысле (наиболее дешевого, быстрого, точного, дающего единицу результата при минимальных затратах и др.) метода из ряда рациональных;
8) вычисляют значение критерия для каждого из рациональных методов;
9) выбирают наилучший (оптимальный) метод .
Важнейшими при выборе метода и исследовании систем управления могут быть названы информационные условия. Необходимость измерений при исследованиях, вид, точность, достоверность информации и данных определяют:
Тип исследования и состав используемых методов (каждый из методов применим только при наличии определенного объема информации);
Точность и достоверность его результатов (они не могут быть выше, чем точность и достоверность исходных данных);
Затраты времени и финансовых средств на исследование, связанные с применения разных методов исследования при различной информационной базе исследования.
Информацией (по Винеру) считают данные, снижающие неопределенность в знаниях об объекте управления, его системе управления, внешней среде.
Информационные условия, в которых осуществляется такое исследование, разделяются на детерминированные (определенные), случайные, неопределенные.
Детерминированные или определенные условия имеют место тогда, когда точно известен результат каждого из альтернативных вариантов выбора.
Случайные условия имеют место тогда, когда представляется возможным определить вероятность появления каждого результата.
Неопределенные условия имеют место тогда, когда невозможно оценить вероятность потенциальных результатов.
Ситуацию, в которой происходит исследование систем управления, характеризуют следующие 3 основные черты:
1. Наличие цели. Необходимость исследования определяется наличием проблемы и диктуется существованием цели, которую нужно достичь для того, чтобы решить проблему.
2. Наличие альтернативных концепций исследования. Исследования проводят в условиях, когда чаще всего существует более одного способа такого исследования, или, иначе, несколько альтернатив достижения цели.
3. Наличие ограничивающих факторов. Практически всегда существуют факторы, ограничивающие методы .
Научное исследование - это один из видов познавательной деятельности, процесс выработки новых научных знаний, характеризуется полнотой, достоверностью, объективностью, доказательностью, точностью и определенной степенью новизны.
Исследование систем управления - это вид деятельности, направленный на развитие и совершенствование управления в соответствии с постоянно изменяющимися внешними и внутренними условиями. Научное исследование, как правило, проводится в предметных рамках определенного научного подхода с использованием группы научных методов. Теория и практика в научном исследовании неразрывны. Практика дает информацию, «ключ к размышлению», проблему, требующую решения, а теория располагает наработанным комплексом понятий, категорий и методов.
Методологический подход - система знаний, методов, понятийно-методическая база исследования, характеризующаяся определенным аспектом рассмотрения проблем. В рамках одного методологического подхода могут существовать ряд разных теорий, взглядов, положений, имеющих одну и ту же концептуальную основу исследования.
Общими методологическими подходами, используемыми для анализа подсистем управления, можно считать:
Рационалистический,
Поведенческий,
Системный,
Ситуационный,
Процессный,
Кибернетический,
Синергетический.
Метод исследования - это способ получения нового знания, непосредственный инструментарий, с помощью которого проводится исследование .
Объектом исследования в менеджменте является: предприятие, организация, система управления, процессы, т.е. непосредственно измеряемый качественными и количественными показателями реальный физический объект.
Предмет исследования - это система знаний, умений, навыков, методы, способы, факторы внешней и внутренней среды и процессы, происходящие в организации .
Основные виды исследований систем управления: маркетинговые, социологические, экономические, а также социально-экономические эксперименты, аудит как исследование, прогнозные и плановые исследования, отчетные, контрольные исследования, проектирование объектов испытаний, исследование качества продукции; исследования, проводимые в разных функциональных подсистемах менеджмента .
Системный подход - это направление научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной социально-экономической системы. Основными принципами системного подхода являются: целостность, структуризация, иерархичность построения, множественность. При системном подходе на основе маркетинговых исследований сначала исследуются параметры «выхода», товары или услуги. Затем определяют параметры «входа», т.е. исследуется потребность в ресурсах (материальных, финансовых, трудовых и информационных), изучается организационно-технический уровень системы, параметры внешней среды, параметры процесса. Преимущество системного подхода заключается в возможности комплексной оценки производственно-хозяйственной деятельности, эффективной организации процесса принятия решений на всех уровнях управления.
Системный анализ позволяет выявить целесообразность создания либо совершенствования организации, определить, к какому классу сложности она относится, выявить наиболее эффективные методы научной организации труда, которые применялись ранее. Системный анализ деятельности предприятия либо организации проводится в основном на ранних стадиях работ по созданию конкретной системы управления. Это обусловлено трудоемкостью проектных работ по разработке и внедрению выбранной модели системы управления, обоснованием экономической, технической и организационной ее целесообразности .
Группа методов планирования осуществляет разработку прогнозов, включает в себя методы экстраполяции, регрессивного анализа, построения сценариев, мозговой атаки, экспертных оценок, факторного анализа, формирования дерева проблем и решений и др .
Методы исследования представляют собой способы, приемы проведения исследований. Их грамотное применение способствует получению достоверных и полных результатов исследования возникших в организации проблем. Выбор методов исследования, интеграция различных методов при проведении исследования определяется знаниями, опытом и интуицией специалистов, проводящих исследования.
Всю совокупность методов исследования можно разбить на три большие группы:
Методы, основанные на использовании знаний и интуиции специалистов;
Методы формализованного представления систем управления (методы формального моделирования исследуемых процессов);
Комплексированные методы.
Первая группа - методы, основанные на выявлении и обобщении мнений опытных специалистов-экспертов, использовании их опыта и нетрадиционных подходов к анализу деятельности организации включают: метод «мозговой атаки», метод типа «сценариев», метод экспертных оценок (включая SWOT-анализ), метод типа «Дельфи», методы типа «дерева целей», «деловой игры», морфологические методы и ряд других методов.
Вторая группа - методы формализованного представления систем управления, основанные на использовании математических, экономико-математических методов и моделей исследования систем управления. Среди них можно выделить следующие классы:
Аналитические;
Статистические;
Теоретико-множественные, логические, лингвистические, семиотические представления;
Графические.
К третьей группе относятся комплексированные методы: комбинаторика, ситуационное моделирование, топология, графосемиотика и др. Они сформировались путем интеграции экспертных и формализованных методов.
Метод «мозговой атаки» («мозгового штурма») - метод, который позволяет при минимальных затратах времени найти множество решений, выдвигаемых участниками спонтанно, для поставленной проблемы.
Этот метод был разработан А. Осборном в 1953 г. Его также называют методом КГИ (коллективная генерация идей) или методом творческого решения проблем.
Данный метод применяется при поиске решений в недостаточно исследованной области, при выявлении новых направлений решения проблемы и при уничтожении недостатков в уже существующей системе.
При проведении метода «мозговой атаки» необходимо руководствоваться следующими правилами:
Существует запрет на критику выдвигаемых идей;
Предложенные идеи оцениваются после «мозговой атаки»;
Предпочтения отдаются комбинированным (соединение нескольких идей в одну) и усовершенствованным идеям (развитие уже высказанной идеи);
Участники «мозговой атаки» могут выступить несколько раз, но каждый раз должно высказываться не больше одной идеи для лучшего ее восприятия.
Достоинства метода «мозговой атаки» следующие:
Групповое мышление порождает на 70% больше новых ценных идей, чем сумма индивидуальных независимых предложений;
Тренирует умственные способности участников;
Дает возможность получить новые неожиданные видения рассматриваемой проблемы;
Позволяет с большим доверием относиться к выдвинутым идеям.
Метод «обратной мозговой атаки» похож на обычную «мозговую атаку». Главной особенностью данного метода является разрешение на высказывание критики. Во время проведения данного метода выявляются недостатки предлагаемых идей и предлагаются пути их устранения.
Метод «сценариев» - один из методов экспертных оценок, с помощью которого дается картина исследуемого объекта в будущем на основе сложившийся ситуации. При помощи данного метода определяются главные цели развития объекта исследования. Он способствует разработке решения проблемы на основе выявления всех возможных препятствий и обнаружения серьезных недостатков. Сценарии строятся на рассуждениях, на результатах технических или статистических анализов, характеристиках и показателях объекта исследования. Сценарий - описательный материал, необходимый для работы по развитию объекта исследования.
Составление сценария разделено на следующие этапы:
Формулировка вопроса;
Собирается и изучается вся базовая информация;
Выявляются все внутренние проблемы;
Формулируется точный вопрос исследования;
Определение сфер влияния - изучается влияние окружения на объект исследования;
Определение последствий - определяется уровень воздействия на объект исследования предложенных вариантов решения;
Принятие решения - на основе выбранного варианта решения вопроса исследования выбираются меры по претворению его в жизнь.
Для разработки сценариев привлекаются ведущие специалисты исследуемой области знаний, которые пользуются помощью специалистов по системному анализу при подготовке сценария.
Метод экспертных оценок - метод анализа и обобщении суждений и предположений с помощью экспертов. Данный метод используют, когда рациональные математические методы малоэффективны при решении проблем. Производится интуитивно-логический анализ проблемы с последующей количественной оценкой суждений и формальной обработкой результатов.
Решаемые проблемы могут быть условно разделены:
На проблемы, обеспеченные информацией;
Проблемы, по которым наблюдается недостаток информации.
Методы экспертной оценки применяют при решении следующих задач:
Составления перечня возможных событий в различных областях за определенный промежуток времени;
Определения наиболее вероятных интервалов времени совершения совокупности событий;
Определения целей и задач управления с упорядочением их по степени важности;
Определения альтернативных вариантов решения задач с оценкой их предпочтительности;
Альтернативного распределения ресурсов для решения задач с оценкой их предпочтительности;
Альтернативных вариантов принятия решений в определенной ситуации с оценкой их предпочтительности.
Процесс организации экспертизы может быть разделен на следующие этапы:
1) составление руководящего документа. В нем указываются основные положения проведения экспертизы: цели, задачи по ее выполнению, состав и обязанности рабочей группы и группы экспертов, ресурсы, необходимые для обеспечения работ, и сроки выполнения работ;
2) подбор рабочей и экспертной групп. Две группы принимают участие в проведении экспертизы:
Рабочая группа, которая состоит из организатора, специалиста - системотехника и технического работника;
Экспертная группа, т.е. группа, мнения экспертов которой станут основой принятия будущих решений;
3) разработка методики проведения опроса. На данном этапе определяются: место и время проведения опроса; задачи; форма проведения; порядок фиксации и сбора результатов; состав необходимых документов. В зависимости от имеющегося времени на проведение экспертизы, сложности рассматриваемой проблемы, участвующих специалистов можно выделить следующие формы проведения опроса:
Индивидуальный - максимально используются способности и знания каждого специалиста;
Групповой - позволяет экспертам обмениваться мнениями и на их основе скорректировать свою оценку. Но при данном методе опроса может проявиться сильное влияние авторитетов на специалистов;
Личный - опрос осуществляется при непосредственном контакте, например интервьюера и эксперта;
Заочный - одним из распространенных примеров данного метода опроса является пересылка анкет. Здесь нет прямого взаимодействия между интервьюером и экспертом;
4) оформление результатов работы. Осуществляется анализ результатов, полученных в результате проведения экспертизы, на основе которого составляется отчет. После обсуждения и утверждения полученных результатов итоги проделанной работы предоставляются заказчикам экспертизы.
При формировании экспертной и рабочих групп необходимо предъявлять следующие требования к экспертам:
Выдвигаемые экспертами оценки должны быть стабильными во времени;
При введении дополнительной информации экспертная оценка должна улучшаться, но она не должна принципиально изменяться от первоначально сформулированной оценки;
Эксперт должен быть признанным специалистом в изучаемой области знания;
У эксперта должен быть опыт участия в подобных экспертизах;
Мнения экспертов должны быть устойчивыми.
Устойчивость определяется характером ошибок, которые могут допустить эксперты во время проведения экспертизы. В связи с этим выделяют 2 вида ошибок:
Систематические, которые характеризуются устойчивым положительным или отрицательным отклонением от истинного значения;
Случайные, когда выдаваемые значения экспертов характеризуются большой дисперсией.
Синектика как метод исследования систем управления
Синектика (в переводе с греч.) - это сочетание разнородных, а иногда даже несовместных элементов. Метод «синектика»» как метод поиска новых решений предложил.
Основная идея данного метода состоит в том, что во время творческой активности при создании особых условий человек выдвигает неожиданные аналогии и ассоциации относительно исследуемой проблемы. Под творческий активностью понимается умственная деятельность в процессе решения проблем, результатом которой является художественное или техническое открытие.
Метод синектики имеет следующие особенности:
1) подход к принятию решению состоит в том, что выдвинутая идея - законченная, целостная мысль, автором которой является индивид, который ее высказал.
2) творческая активность синекторов обеспечивается тем, что группа влияет на творческую активность каждого синектора таким образом, что в процессе выдвижения новых идей индивиды пытаются превзойти самих себя, использовать нестандартные подходы принятия решений и взять на себя наибольшую часть трудностей;
3) отбор членов группы осуществляется при учете эмоционального типа индивида.
Метод синектики состоит из следующих этапов:
1) постановка задачи;
2) перевод задачи, «как она поставлена», в задачу, «как она понимается»;
3) выявление вопроса, вызывающего аналогии;
4) работа по поиску аналогий;
5) использование аналогий, среди которых:
Прямая аналогия;
Символическая аналогия;
Личностная аналогия;
Фантастическая аналогия;
6) поиск возможностей перевода найденных аналогий и образов в предложения по решению поставленной задачи .
Метод «Дельфи» - один из методов экспертных оценок, при помощи которого осуществляется быстрый поиск решений, среди которых выбирается наилучшее. Данный метод был разработан О. Хельмером и его коллегами, первоначально он был создан с целью научно-технического прогнозирования будущего. В основе его лежит принцип повышения уровня достоверности информации, получаемой от группы экспертов, т.е. коллективных экспертных оценок .
Метод «дерева целей» - метод, основанный на принципе разделения общей цели системы управления на подцели, которые, в свою очередь, делятся на цели нижележащих уровней. Данный метод играет важное значение при исследовании систем управления, так как деятельность организации сводится к достижению сформулированных целей. Необходимость использования данного метода обусловлена тем фактом, что «дерево целей» помогает получить устойчивую структуру целей, которая будет относительно стабильна на каком-то промежутке времени при происходящих изменениях.
«Дерево целей» строится при помощи осуществления 2 операций:
Декомпозиции - это операция выделения компонентов;
Структуризации - это операция выделения связей между компонентами.
Процесс построения «дерева целей» разбит на следующие этапы:
1) разработка сценария;
2) формулировка цели;
3) генерация подцелей;
4) уточнение формулировок подцелей (проверка независимости подцели);
5) оценка существенности подцелей;
6) проверка целей на осуществимость;
7) проверка элементарности подцелей;
8) построение дерева целей.
При построении «дерева целей» необходимо руководствоваться следующими правилами:
Каждая сформулированная цель должна иметь средства и ресурсы для ее обеспечения;
При декомпозиции целей должно соблюдаться условие полноты редукции, т.е. количество подцелей каждой цели должно быть достаточным для ее достижения;
Декомпозиция каждой цели на подцели осуществляется по одному -* развитие отдельных ветвей дерева может заканчиваться на разных уровнях системы;
Вершины вышележащего уровня системы представляют собой цели для вершин нижележащих уровней;
Развитие «дерева целей» продолжается до тех пор, пока лицо, решающее проблему, не будет иметь в распоряжении все средства для достижения вышестоящей цели.
Морфологические методы
Основная идея морфологических методов систематически находить все мыслимые варианты решения проблемы или реализации системы путем комбинирования выделенных элементов или их признаков.
В систематизированном виде морфологический подход разработан и применен впервые швейцарским астрономом Ф. Цвикки и долгое время был известен как метод Цвикки.
Отправными точками морфологического исследования Ф. Цвикки считает: 1) равный интерес ко всем объектам морфологического моделирования;
2) ликвидацию всех ограничений и оценок до тех пор, пока не будет получена полная структура исследуемой области;
3) максимально точную формулировку поставленной проблемы .
Причинно-следственный анализ
Причинный анализ является первичной попыткой научного анализа управленческих систем, характерной чертой которого выступает наиболее сильная связь между переменными, приводящая к качественному преобразованию одного элемента другим. Объектом причинного анализа выступает прочная устойчивая зависимость между двумя факторами, в которой один из факторов выступает способом изменения другого фактора х - а, х служит причиной а.
Главной целью причинного анализа является выявление цепочки причинно-следственной зависимости между переменными исследуемого процесса.
К основным задачам причинного анализа следует отнести:
Выявление наиболее характерных для данной проблемной ситуации показателей и определение характера их зависимости друг от друга. К ключевым показателям производственной системы обычно относят такие показатели, как объем производства, количество работников, объем заработной платы, объем продаж, издержки, прибыль.
Построение в группе отобранных показателей замкнутых контуров, назначение которых состоит в том, чтобы обеспечить условия равновесия между ключевыми показателями данной системы.
Достижение этих задач становится возможным при построении когнитивного графа, благодаря которому можно определить локальные участки управляемой системы с отрицательной обратной связью.
При анализе причинной зависимости следует принимать во внимание характер этой зависимости. В соответствии с этим выделяют два рода зависимости: прямая зависимость, обратная зависимость.
Существует набор точек, при которых одна ось зависит от другой. Прямой зависимостью выступает такая зависимость при которой рост (снижение) значений одного фактора вызывает рост (снижение) в значении другого фактора.
В значительной степени продуктивным в практике управления является использование матричных схем при определении причинных зависимостей между выявленными проблемами. Смысл этих схем заключен в коллективной оценке влияния одних проблем на другие, что дает возможность строить предположения об естественных тенденциях развития проблемных ситуаций и о порядке по их последовательной нейтрализации .
Оцененная по 5 - бальной системе причинно-следственная связь между актуальными проблемами организации позволяет при обсуждении составить исчерпывающее представление о существующих проблемах и их основных источниках, определив наиболее насыщенные в плане влияния на другие проблемы. Однако, при принятии окончательного решения руководитель должен учитывать массу других факторов, преимущественно внешнего плана, влияние которых вряд ли можно формализировать.
Порядок построения матричной схемы следующий. По горизонтали откладываются количественные зависимости между причинами и следствиями, оцененные с точки зрения степени прямого влияния.
Для определения приоритетов в очередности решения возникающих перед организацией проблем используется способ построения графа проблем. Диаметр круга графа выражает важность данной проблемы как причины появления других проблем, образуя основу для обоснования последовательности в решении ключевых проблем. Направленность причинной связи на этом графе фиксирует соединительная стрелка
SWOT-анализ
Классический SWOT-анализ предполагает определение сильных и слабых сторон в деятельности организации, потенциальных внешних угроз и благоприятных возможностей, а также их оценку в баллах относительно среднеотраслевых показателей или по отношению к данным стратегически важных конкурентов. Примером SWOT-анализа является составление таблиц.
S - сильные стороны в деятельности организации;
W - слабые стороны в деятельности организации;
O - потенциальные благоприятные возможности;
T - внешние угрозы.
Часто методика SWOT-анализа делает упор на методы определения и оценку S, W, O и T незначительной, а основное внимание уделяет формулированию конкретных стратегий и мероприятий на основании этих показателей.
Часто применяется методика, которая предполагает после определения S, W, O и T переход к составлению матрицы стратегии:
SO - мероприятия, которые необходимо провести, чтобы использовать сильные стороны для увеличения потенциальных возможностей организации.
WO - мероприятия, которые необходимо провести, преодолевая слабые стороны и используя представленные возможности.
ST - мероприятия, которые используют сильные стороны организации для того, чтобы избежать угрозы.
WT - мероприятия, которые минимизируют слабые стороны для того, чтобы избежать угрозы .
Введение
В условиях динамичности современного производства и общест венного устройства управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня не возможно обеспечить без исследования путей и возм ожностей этого развития, без выбора альтернативных направлений. Исследование управления осуществляется в каждодневной деятельности менеджеров и персонала и в работе специализированных аналитических групп, лабораторий, отделов. Необходимость в исследованиях систем управления продикто вана достаточно большим кругом проблем, с которыми приходится сталкиваться многим организациям. От правильного решения этих проблем зависит успех ра боты этих организаций.
Исследование систем управления имеет целью разработку долгосрочных мероприятий по совершенствованию организации, ее структуры, методов и моделей управления, и должно осуществляться на основе системного похода. Только тогда выводы, полученные в результате такого исследования, могут стать реальной основой для перестройки существующей системы управления. В то же время практика показывает, что многие предприятия до сих пор работают "по старинке" и не имеют в своем составе подразделений, направленных на собственное совершенствование.
Для того чтобы минимизировать риски и ущербы, а также своевременно повышать эффективность деятельности руководители должны постоянно исследовать и совершенствовать систему управления.
Говоря о практической значимости исследования систем управления, следует учитывать, что в условиях рынка практически каждый индивидуум в целях выживания и успешной деятельности вынужден чаще всего неформально проводить исследования систем управления, в той или иной сфере и мере, влияющих на его бытие.
Растут число методов исследований и объем знаний, накопленных в процессе исследований при разработке целей, маркетинге, менеджменте, прогнозировании, планировании, контроле и диагностике систем управления, теории и практике экспериментальных исследований, бухгалтерского учета и аудита.
Поэтому разработка методики исследования систем управления носит практическую значимость для развития экономики России в целом на теперешнем этапе ее развития, когда необходимо новое осмысление понятия менеджмента и его функций. Как известно, предметом и результатом процесса управления является информация. Именно поэтому данная тема является актуальной в современных условиях.
Предметом исследования являются виды исследования систем управления.
Целью моей курсовой работы является классификация и характеристика видов исследования систем управления.
Поэтому в рамках поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
Охарактеризовать систему управления как объект управления;
Рассмотреть основные подходы к исследованию систем управления;
Классифицировать исследования систем управления;
Охарактеризовать виды исследования систем управления.
Основная часть
Исследование системы управления
1.1 Система управления как объект исследования
Любая организация, вне зависимости от ее конкретного назначения, может быть описана с помощью ряда параметров, среди которых главными являются: цели организации, ее организационная структура, внешняя и внутренняя среда, совокупность ресурсов, нормативная и правовая основа, специфика процесса функционирования, система социальных и экономических отношений и, наконец, организационная культура.
Каждая организация имеет конкретную систему управления, которая также является объектом исследования. Исследовать систему управления можно только на основе выбранной научной концепции.
Система управления любой организации является сложной системой, созданной для сбора, анализа и переработки информации с целью получения максимального конечного результата при определенных ограничениях.
В настоящее время можно выделить, по крайней мере, пять типов системных представлений: микроскопическое, функциональное, макроскопическое, иерархическое и процессуальное. Структура системы управления представлена в приложении А.
Каждое из указанных представлений системы отражает определенную группу ее характеристик.
Микроскопическое представление системы основано на понимании ее как множества наблюдаемых и неделимых величин (элементов). Структура системы фиксирует расположение выбранных элементов и их связи.
Под функциональным представлением системы понимается совокупность
действий (функций), которые необходимо выполнять для реализации целей функционирования системы .
Макроскопическое представление характеризует систему как единое целое, находящееся в «системном окружении» (среде). Это означает, что реальная система не может существовать вне системного окружения (среды), а окружающая среда представляет собой ту систему, в рамках которой выбраны интересующие нас объекты.
Иерархическое представление основано на понятии «подсистема» и рассматривает всю систему как совокупность подсистем, связанных иерархически.
И, наконец, процессуальное представление характеризует состояние системы во времени.
Следовательно, система управления как объект исследования обладает следующими признаками: состоит из множества (по крайней мере, двух) элементов, расположенных иерархически; элементы систем (подсистемы) взаимосвязаны посредством прямых и обратных связей; система - это единое и неразрывное целое, являющееся целостной системой для нижестоящих иерархических уровней, имеются фиксированные связи системы с внешней средой.
Изучая систему управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем. К таким требованиям относятся: детерминированность элементов системы; динамичность системы; наличие в системе управляющего параметра; наличие в системе контролирующего параметра; наличие в системе каналов (по крайней мере, одного) обратной связи .
Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования органов управления. Рассмотрим подробно эти требования.
В системах управления детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы.
Вторым требованием системы управления является динамичность, то есть
способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.
Под управляющим параметром в системе управления следует понимать такой ее параметр (элемент), посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы - позволять выполнить данное поручение. Следовательно, условие наличия управляющего параметра можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.
Следующим, четвертым требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие в ней контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия.
Контроль субъекта управления предполагает курирование обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию контролирующего параметра в системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления .
Наличие прямых и обратных связей (пятое требование) в системе обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений.
Итак, мы рассмотрели требования, предъявленные к системе управления как объекту исследования. Что дает нам такое рассмотрение?
1. Рассматривая конкретную организацию как объект исследования, мы всегда должны фиксировать и сравнивать ее системные характеристики. Это позволяет лучше понять эту организацию и определить, к какому классу сложности она относится.
2. Чтобы совершенствовать систему управления с использованием
компьютерной техники, организационное проектирование необходимо доводить до
такого уровня, при котором обеспечивается четкость распределения обязанностей руководителей и исполнителей.
3. Необходима персональная ответственность руководителей и исполнителей. При проектировании системы управления нужно четко фиксировать, кто и что делает в системе управления, кто за что отвечает.
4. Необходима информационная проработка системы на уровне управленческих решений.
5. Исследование и проектирование должно быть непрерывным процессом. В системе управления необходимо предусматривать отдел или группу сотрудников, которые должны постоянно прорабатывать технологию подготовки новых решений, обусловленных новыми целями.
6. Должна существовать четкая документация, регламентирующая деятельность организации. Зачастую Положения об отделах, должностные инструкции не конкретны и не обеспечивают персональной ответственности при принятии управленческих решений.
Обеспечить эти требования возможно только на основании общей концепции исследования систем управления как систем принятия решений, так как конечным продуктом системы управления является управленческое решение.
Процесс исследования осуществляется в рамках управляемой системы и управляющих подсистем, следовательно, касается всех аспектов деятельности организации. Исследованию подлежат сильные и слабые стороны организации, процесс производства и сбыта (на предприятии), финансовое состояние, службы маркетинга, персонал, а также организационная культура.
Для анализа сильных и слабых сторон организации руководство предприятия должно оценить: обладает ли фирма силами, чтобы воспользоваться возможностями, и какие внутренние слабости могут осложнить будущие проблемы. Метод, который используется для диагностики внутренних проблем, называют управленческим обследованием. Данный метод основан на комплексном исследовании различных функциональных зон организации. Для целей стратегического планирования в обследование рекомендуется включить пять функциональных зон: маркетинг; финансы (бухгалтерский учет); производство; персонал; организационную культуру; имидж организации .
Методика анализа производственной зоны организации существенно
отличается от широко известной методики оценки организационно-технического уровня производства. Это отличие объясняется направленностью анализа на стратегическое управление и развивающиеся рыночные отношения.
Финансовое отношение организации во многом определяет, какую стратегию выберет руководство на будущее. Детальный анализ финансового состояния помогает выявить уже имеющиеся и потенциальные слабости организации.
При анализе маркетинговой деятельности выделяют ряд важнейших элементов исследования: доля рынка и конкурентоспособность предприятия; разнообразие и качество ассортимента товаров; рыночная демография; рыночные исследования и разработки; предпродажное и последовательное обслуживание клиентов; сбыт, реклама, продвижение товара.
Решение многих проблем современного предприятия зависит от обеспеченности как производства, так и управления квалифицированными кадрами. При исследовании кадрового потенциала анализируется кадровый состав организации на текущий момент и потребность в кадрах в будущем; компетентность и подготовка высшего руководства предприятия; система мотивации работников; соответствие персонала текущим и стратегическим целям и задачам.
Исследования в области организационной культуры и имиджа фирмы дают возможность оценить неформальную структуру организации; систему общения и поведения работников; последовательность предприятия в своей деятельности и достижении целей; положение предприятия по сравнению с другими организациями; способность привлекать высококвалифицированных специалистов.
Анализ внешней среды служит инструментом, при помощи которого разработчики стратегии контролируют внешние по отношению к организации факторы с целью предвидеть потенциальные угрозы и открывающиеся новые
возможности .
Угрозы и возможности могут проявляться в областях внешнего окружения, соответственно им группируются факторы, подвергаемые анализу.
При анализе экономических факторов рассматриваются темпы инфляции (дефляции), налоговые ставки, международный платежный баланс, уровень занятости населения, платежеспособность предприятий.
Анализ политических факторов дает возможность наблюдать современную ситуацию, учитывая: соглашения по тарифам и торговле между странами; протекционистскую таможенную политику, направленную против других стран; нормативные акты федерального правительства и местных органов власти, уровни развития правового регулирования экономики, отношение государства и ведущих политиков к антимонопольному законодательству, кредитную политику властей и т.д.
Рыночные факторы включают многочисленные характеристики, которые оказывают непосредственное влияние на эффективность работы организации. Их анализ позволяет руководителям разработать оптимальную стратегию организации и укрепить ее позиции на рынке. При этом исследуются демографические условия деятельности предприятия, уровень доходов населения и их распределение, жизненные циклы различных товаров и услуг, уровень конкуренции, доля рынка, занимаемая организацией и его емкость.
При анализе социальных факторов учитывают обостренные национальные чувства, отношение основной массы населения к предпринимательству, развитие движения в защиту прав потребителей, изменение общественных ценностей, изменение роли управляющих в производстве и их социальных установок.
Анализ факторов конкуренции, предполагает постоянный контроль со стороны руководства за действиями конкурентов. В анализе конкурентов выделяются четыре диагностические зоны: анализ будущих целей конкурентов; оценка их текущей стратегии; оценка предпосылок относительно конкурентов и перспектив развития отрасли; изучение сильных и слабых сторон конкурентов.
Контроль деятельности конкурентов позволяет руководству организации постоянно быть готовым к потенциальным угрозам .
Анализ международных факторов приобрел важное значение для
отечественных организаций после отмены государственной монополии на внешнюю торговлю. При этом отслеживается политика правительств других стран, направление развития совместного предпринимательства и международных отношений, уровень экономического развития зарубежных фирм-партнеров.
Анализ внешней среды, проведенный посредством исследования
рассмотренных групп факторов, облегчает руководству организации получить ответы на интересующие его вопросы: какие изменения во внешнем окружении воздействуют на текущую стратегию организации; какие факторы представляют угрозу для текущей стратегии организации; какие факторы представляют большие возможности для достижения общефирменных целей.
Проведение исследования осуществляется в следующих случаях: при совершенствовании системы управления действующей организации; при разработке системы управления вновь создающейся организации; при совершенствовании системы управления производственных объединений или предприятий в период реконструкции или технического перевооружения; при совершенствовании системы управлении вследствие изменения формы собственности .
Исследования выдвигают следующие задачи:
1. Достижение оптимального соотношения между управляемой и управляющей подсистемами (сюда входят показатели норм управляемости, показатели эффективности работы аппарата управления, сокращение затрат на управление);
2. Повышение производительности труда управленческих работников и рабочих производственных подразделений;
3. Улучшение использования материальных, трудовых, финансовых ресурсов в управляющей и управляемой подсистемах;
4. Снижение затрат на продукцию или услуги и повышение их качества.
В результате проведения исследований должны быть сформулированы конкретные предложения по совершенствованию системы управления организацией.
1.3 Основные подходы к исследованию систем управления
Выбор методологического подхода к исследованию оказывает самое существенное влияние на процесс его проведения и результативность, так как от этого во многом зависит направленность всех исследовательских работ. Большая часть изучаемых объектов – динамичные, внутренне взаимосвязанные объекты, взаимодействующие с внешней средой, поэтому одним из наиболее приемлемых подходов их исследования является диалектический.
Рассматриваемый подход предопределяет необходимость использования соответствующих принципов (приложение Б).
Принципы являются средством конкретизации подхода. Они, отражая практику успешного исследования, влияют на его результат, а также выступают в качестве опорных моментов в проведении исследования, критериев промежуточной оценки эффективности, ограничителей позитивного движения к истине и практической значимости .
В успехе любого исследования большую роль играют средства и методы его проведения. Диалектический подход реализуется и в методах исследования. Эти методы проявляются в способах разделения и соединения целого и части, главного и второстепенного, необходимого и случайного, статики и динамики, абстрактного и конкретного и т.д. (приложение В).
Процессный подход известен применительно к управлению в целом. Он рассматривает управленческую деятельность как непрерывное выполнение комплекса определенных взаимосвязанных между собой видов деятельности и общих функций управления (прогнозирование и планирование, организация и т.д.). Причем выполнение каждой работы общих функций управления здесь также рассматриваются в виде процесса, т.е. как совокупность взаимосвязанных непрерывно выполняемых действий, преобразующих некоторые входы ресурсов, информации и т.п. в соответствующие выходы, результаты (рисунок Г.1 приложение Г).
Технологически процессный подход к исследованию осуществляется последовательно, параллельно и последовательно-параллельно, однако наиболее жизнеспособным из названных подходов является последовательно-параллельный (рисунок Г.2 приложение Г).
В настоящее время для ряда целей исследования систем управления, обусловленных необходимостью быстротечного изменения управления, крайне важно оперативно провести работы и принять обоснованные управленческие решения. Такие цели могут справиться по мере возникновения непрогнозируемых проблем управления, требующих быстрого разрешения и связанных необходимостью срочного заключения контракта, проведением не в установленные плановые периоды работ по реструктуризации систем управления и т.п.
В этих случаях следует использовать ситуационный подход к исследованию систем управления. Сущность его заключается в оперативном изучении сложившейся ситуации и проведении исследовательских работ на основе использования преимущественно типовых процедур исследования и своего рода методов «моментальных фотографий» управленческой деятельности организации и ее отношений с внешней средой. Однако в любом случае тот или иной метод исследования должен определяться конкретной сложившейся ситуацией .
При использовании ситуационного подхода объектами исследования могут быть методы и стиль управления, стратегия развития организации, внутренняя и внешняя среда организации, подсистема управления качеством, затратами и др. Однако, в ряде возникших ситуаций объектом исследования может быть и система управления в целом.
Тесно взаимосвязанным с диалектическим подходом является функциональный подход. Его сущность состоит в рассмотрении исследуемой СУ или ее составляющих элементов только с позиций внешней среды. При этом исследуемая система управления представляется в виде «черного ящика». Это позволяет рассматривать отношения системы с другими системами и внешней средой абстрактно, не вникая в процессы, происходящие непосредственно в исследуемой системе. Именно поэтому все то, что отражает поведение и отношения таким образом представленной функционирующей системы, называют функцией, а подход функциональным. На практике функциональный подход может широко применяться при изучении экономических явлений, в том числе планирования, тенденций экономического развития, оценке акционерного капитала, изменения цен и т.п.
В основе интуитивного подхода к исследованию лежит ограниченное в объеме явное знание исследователя, что позволяет формировать познавательный процесс в большей части на безусловных рефлексах.
Системный подход - это такое направление методологии научного познания
и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной кибернетической социально-экономической системы.
В наиболее общем виде под системой понимается совокупность взаимосвязанных элементов, образующих определенную целостность, некоторое единство. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.
Комплексный подход предполагает учитывать при анализе как внутреннюю, так и внешнюю среду организации. Факторы - важные аспекты при анализе организаций и, к сожалению, учитываются не всегда. Суммируя сказанное, можно утверждать, что комплексный подход является необходимым условием при решении задачи анализа организации.
Для исследования функциональных связей информационного обеспечения систем управления используется интеграционный подход, суть которого в том, что исследования осуществляются как по вертикали (между отдельными элементами системы управления), так и по горизонтали (на всех стадиях жизненного цикла продукта). При таком подходе появляются более прочные связи между отдельными
подсистемами организации, более конкретные задания.
Применение интеграционного подхода создает условия для наилучшего осуществления стратегических задач на всех уровнях в системе управления; на уровне холдинга, отдельных компаний и конкретных подразделений .
Классификация исследований систем управления
2.1 Классификация исследований систем управления
Классификация методов исследований систем управления, ее цели и факторы позволяют целенаправленно осуществлять поиск и выбирать для практического применения метод исследования систем управления, наиболее соответствующий реальным условиям.
Изучать состав методов исследований систем управления также наиболее удобно в рамках их классификации.
Классификация методов исследования систем управления может быть иерархической или неиерархической.
В зависимости от предметной области могут быть выделены исследования геополитических, политических, социальных, экономических, технических, технологических, конструкторских систем управления, систем управления качеством продукции и др.
В зависимости от целей исследования могут быть выделены исследования по повышению целевой эффективности системы управления, снижению расхода ресурсов, снижению рисков или, что то же самое, повышению безопасности системы управления.
В зависимости от глобальности проблемы возможны комплексные (системные), специальные (частные) и сравнительные исследования систем управления.
В зависимости от степени научной новизны и масштаба влияния на знание принято выделять фундаментальные и прикладные исследования .
По виду управления могут быть выделены исследования стратегического, перспективного, текущего, оперативного управления и контуров, в которых они реализуются. Внедрение результатов таких исследований будет давать результат на различных временных отрезках. Исследования систем управления целеполаганием, маркетингом, менеджментом имеют свою специфику, связанную с их местом и ролью в процессе управления.
По соотношению периода работы системы управления и периода проведения исследования можно выделить: предшествующие исследования, исследования в реальном масштабе времени, последующие исследования систем управления.
По методологии проведения можно выделить: контрольные, диагностические, сравнительные, исследования соответствия, классификационные, распознавания образов и др.
По этапу обнаружения и решения проблемы выделяют контрольные, диагностические, классификационные и сравнительные исследования.
По характеру участия объекта исследования в воспроизводственном процессе выделяют следующие виды исследований:
Исследования материалов и элементов на прочность, вязкость, стойкость, ресурс и др.;
Экономические исследования причин и результатов деятельности;
Конструкторские и технологические (технические) исследования средств производства;
Социологические исследования производственных отношений и человеческого фактора.
Этапы жизненного цикла оказывают особое влияние на цели и задачи исследования систем управления .
На этапе прогнозирования и планирования параметров деятельности должны исследоваться гипотезы, модели, процесс моделирования, устойчивость результатов к ошибкам в исходных данных (робастность) и др.
На этапе принятия решения функциональная роль исследований определяется тем, что необходимо провести исследование полноты информации, на основе которой принимается решение, полноты перечня параметров оценки эффективности решения, реализуемости различных вариантов решений и др.
На этапе передачи решения (в том числе с возможностью кодирования и раскодирования) необходимо исследовать возможность искажений (шума и(или) помех), период времени прохождения решения до исполнителей (нередко решения поступают после того срока, к которому они должны быть исполнены), форму фиксации передачи решения (с учетом возможной ответственности за их
исполнение или неисполнение) и др.
На этапе восприятия и исполнения решения целесообразно исследовать правильность понимания решения, достаточность мотивации исполнителей, влияние на эффективность и результаты исполнения изменений в среде и др.
Исследования выполняют свою специфическую функциональную роль и при контроле, диагностике, прогнозировании и планировании систем управления и их эффективности .
При планировании исследования позволяют принимать решения относительно очередности, сроков действий, распределения ресурсов в процессе достижения поставленных целей.
По направленности на обнаружение одного из двух видов проблем организации исследования могут быть разделены на поисковые и нормативные.
По задачам исследований выделяют методы исследования механизма явлений или экстремальных исследований.
По форме ожидаемых результатов исследования могут быть качественными и количественными.
По виду используемых при исследованиях систем управления данных и информации, методических приемов могут быть выделены экспертные оценки и исследования, логические исследования, математическое моделирование и статистика.
По степени обязательности проведения исследования выделяют инициативные исследования и директивные (обязательные) исследования.
Классификация исследований систем управления играет важную практическую роль, так как она: позволяет устанавливать аналогию; выбирать метод исследования системы управления в определенных условиях; выдвигать гипотезы и прогнозировать возможности развития систем управления и др .
2.2 Социологические, прогнозные и плановые исследования
Современные организационно-производственные системы представляют собой интеграцию людей и машин. Поэтому социологические исследования - это необходимый элемент любого исследования систем управления. Они должны быть направлены, прежде всего, на выявление источников геополитических, политических особенностей и определяемых ими рисков, а также социальных рисков в системе управления, связанных с особенностями данной организации
Необходимо учитывать, что, так как роль человеческого фактора по мере усложнения технологий постоянно возрастает, возрастает и роль социологических исследований систем управления. Как и другие виды исследований, социологические исследования могут быть:
По периоду проведения относительно процессов в системе управления: предшествующими (прогнозными или плановыми), в реальном масштабе времени, последующими;
По отношению к исследуемой системе: внутренними и(или) внешними.
Социальные технологии - элемент технологий управления. Социальная технология – это совокупность способов, средств, квалификационных навыков в процессе преобразования ресурсов для обеспечения воспроизводства рабочей силы и приемлемого уровня социальных рисков в системе управления. Инструментами, используемыми в таких технологиях, являются администрирование, финансы, коммуникации и др. Манипулятивность и несоответствие социальных технологий уровню технологий науки и воспроизводства - источник повышенных социальных рисков системы управления .
Социологическим исследованием системы управления называется разновидность обществоведческих исследований, в которой рассматривают общество, коллектив, индивидуума как целостную социокультурную подсистему, влияющую на эффективность, затраты, риск системы управления, и используют специфические приемы сбора, обработки и анализа первичной социологической информации.
Социологические исследования систем управления могут быть комплексными и специальными, целевыми.
По глубине существующей проблемы можно выделить функциональные, структурные и параметрические социологические исследования систем управления.
Социологические исследования систем управления могут проводиться в
различных формах: обследование внешней среды системы управления; наблюдение; включенное наблюдение; экспертные оценки и анкетирование; построение сценариев развития и др.
При социологических исследованиях систем управления нужно помнить, что право определяет рамки социально дозволенного и предписанного поведения членов организации. Таким образом, оно предопределяет рамки возможных социологических исследований систем управления, социально-экономических экспериментов.
Проведение социологических исследований систем управления, не отвечающих правилам честных исследований, непринятие своевременных решений по результатам исследований или их неисполнение порождают социальные риски в деятельности организаций различных уровней вплоть до государства. Практика показала, что попытки уклониться от назревших в социальной сфере систем управления решений приводят к обострению проблемы .
Исследования показывают, что прогнозирование и планирование приносят пользу в управлении. Наблюдается тесная связь между успехом организации и планированием. Любая организация для выживания должна осуществлять: развитие, производство, управление.
Планирование не является отдельным одноразовым событием в силу двух причин. Во-первых, большинство организаций стремятся продлить существование как можно дольше и изменяют цели функционирования в соответствии с изменением внешних условий или состоянием элементов системы. Во-вторых, планирование должно осуществляться непрерывно в силу неопределенности будущего.
Прогнозирование-планирование представляет многоэтапный процесс раскрытия неопределенностей, связанных с внешней средой и состоянием ОПС. При исследовании роль прогнозирования и планирования неразрывно связана с ролью принятия решения. Выработка и принятие управленческих решений - узловая процедура цикла управления в деятельности предпринимателей и менеджеров всех уровней .
Исследования прогнозов и планов (в том числе последующие) могут дать
важную информацию о системе управлении, правильности действий лица, принимающего решения.
Связь решения и прогнозирования проявляется в том, что до принятия решения необходимо: получить информацию, обработать ее, провести анализ информации, представить информацию в удобной форме.
При прогнозном исследовании одновременно используют: гипотезы и экспертные оценки на базе интуитивных знаний; предметную информацию и логику; количественные данных и математические методы. Преобладание одного из видов информации или методов - еще не повод отрицать прогнозирование вообще.
С другой стороны, необходимо учитывать, что плановый характер решения порождает неопределенность в оценке последствий принимаемого решения и риски в управлении. Эта неопределенность связана с тем, что за период с момента получения информации до момента исполнения управляющего воздействия может происходить старение информации, на основании которой принималось решение, в частности, изменение функций, структуры, параметров объекта прогнозирования и(или) внешней среды. Кроме того, возможны неполнота знаний, ошибки в выборе метода (риски изучения), неправильный баланс в треугольнике «люди - цели - ресурсы» при менеджменте (риск действия) .
При исследовании необходимо провести анализ управленческого цикла, включающего: осознание проблемы, определение цели прогноза (плана), определение критериев оценки прогноза, прогнозирование и(или) планирование, принятие решений, распределение ресурсов, мотивацию участников процесса, практическую реализацию прогноза, контроль и оценку результатов. Этот цикл, назовем его «циклом прогнозирования при принятии решений». Его выполняют при: появлении рыночных возможностей или опасностей; ухудшении или улучшения работы элементов (отдельных производств).
Частота прогнозирования может быть связана с некоторым календарным периодом (один раз в год, квартал и т.д.). Но если высока опасность критического отклонения параметров от заданных значений или появления недопустимых значений параметров, то прогноз выполняется так часто, насколько это возможно.
Теперь рассмотрим вопрос о том, возрастает или убывает влияние
прогнозирования или планирования по мере повышения темпов научно-технического прогресса. Можно предположить рост этого влияния по мере повышения уровня и темпов научно-технического прогресса. Основанием для такого предположения может быть возрастание сложности объектов и систем управления по мере повышения уровня и темпов научно-технического прогресса. По той же причине одновременно снижается и эффективность чисто эвристических методов прогнозирования. Следовательно, в будущем роль прогнозирования и планирования может только возрастать .
2.3 Экспериментальные, экономические и функционально-логические прогнозные исследования
Эксперименты выполняют экономические роли по повышению эффективности систем управления, снижению уровня их риска и затрат. До тех пор, пока эксперименты были простыми как с теоретической точки зрения, так и в техническом воплощении, проектирование объектов испытаний и планирование экспериментов осуществлялось эвристически.
Некомпетентность персонала при планировании, проведении, обработке и анализе результатов испытаний или неразумное стремление снизить расходы на экспериментальную отработку товара могут породить гораздо больший ущерб, чем экономию, подорвать маркетинговую стратегию фирмы .
Проект экспериментальных исследований, испытаний товаров должен содержать: проект объекта (или номенклатуры объектов) испытаний; проект множества типовых условий испытаний; план испытаний; проект технологии испытаний (включая проект измерений параметров); проект обеспечения безопасности испытаний; перечень ожидаемых результатов.
Ограниченные, а тем более, масштабные эксперименты должны тщательно планироваться. Для обеспечения определенных свойств плана испытаний, а также минимизации затрат на испытания используют методы теории планирования эксперимента.
По предметной области представляется возможным выделить эксперименты
по исследованиям геополитических, политических, экономических, технических, технологических, конструкторских, производственных систем управления, а также систем управления продажами, качеством, надежностью и другое.
По иерархическому уровню подвергающихся испытаниям объектов испытания могут быть разделены на функциональные и параметрические.
Деление испытаний на функциональные и параметрические связано со свойством эмергентности (несводимости свойств целого к свойствам отдельных элементов) сложных систем. Необходимо заметить, что понятия функциональных и параметрических испытаний относительны, то есть при переходе на более высокий уровень иерархии функциональные испытания могут рассматриваться как параметрические и, наоборот .
По физическому составу объектов испытаний можно выделить: натурные (реальные) испытания объектов; полунатурные испытания объектов. Можно также выделить испытания физических и математических моделей, предметных, мысленных (интуитивных) моделей.
При исследованиях учитывают, что эксперименты с реальными объектами могут приводить к тяжелым последствиям. Поэтому во многих областях деятельности предпочитают проводить эксперименты не с натурными (реальными) объектами, а с полунатурными или математическими моделями.
В процессе исследования систем управления эксперименты могут проводиться в следующем порядке: мысленный эксперимент (верификация экспертом), математическое моделирование, полунатурное моделирование, натурные испытания реальных объектов.
При проведении последовательности все усложняющихся испытаний нужно уделить внимание обеспечению сравнимости результатов испытаний на различных этапах разработки. В противном случае часть информации будет потеряна, а эффективность затрат на испытания снижается.
Экономические исследования систем управления на основе финансового анализа, бюджетирования, данных бухгалтерского учета и аудита могут следовать за общенаучными и системными. Они носят частнонаучный характер и играют все большую роль. Это объясняется тем, что:
1) усложняются процессы проектирования, производства, продвижения, эксплуатации товаров и использования услуг;
2) возрастает число рыночных ситуаций и целей действий;
3) обостряется конкуренция, как на внешних, так и внутренних рынках;
4) растут темпы морального старения товаров и услуг, что повышает роль финансовых ресурсов, инновационной деятельности и их стратегического планирования .
Усложнение процессов проектирования, производства, продвижения, эксплуатации товаров и использования услуг приводит к дифференциации и выделению все новых методов управления (маркетинговое, конструкторско-технологическое, производственное, финансовое и др.).
В свою очередь такая дифференциация обостряет проблему системного использования этих методов управления для обеспечения максимизации финансового результата, завоевания конкурентных преимуществ и др.
Это повышает роль экономических исследований, финансового управления деятельностью организации.
Отражением этого является рост числа методов экономических исследований и, как следствие, необходимость их системного, взаимосогласованного применения в процессе исследования и повышения эффективности систем управления.
К экономическим исследованиям относят:
1) методы финансового анализа, бюджетирования, финансового и управленческого бухгалтерского учета, калькулирования, аудита применительно к задачам экономического исследования систем управления организациями;
2) методы оценки эффективности и управления бухгалтерским учетом и аудитом (как методы управления решением задач).
3) финансовый бухгалтерский учет как специальный метод экономических отчетных исследований состояния и результатов деятельности организации на конкретную дату;
4) управленческий бухгалтерский учет как метод исследования системы управления финансовыми показателями и результатами управления предприятием в процессе стратегической, перспективной, текущей, оперативной деятельности;
5) калькулирование как метод исследования системы управления затратами на предприятии;
6) аудит как метод исследования и верификации результатов бухгалтерских исследований и подтверждения достоверности, как данных, так и методик исследования.
Законы диалектики утверждают, что всякий универсальный закон развития объективного или духовного мира являются вместе с тем и законом познания, так как не только отражает реальность, но и предопределяет правильный подход к ее исследованию. Это положение позволяет рассматривать бухгалтерский учет и аудит одновременно и как виды систем управления организацией, и как методы исследования этих систем управления .
Возможность функционально-логистического прогнозирования появляется при наличии у прогнозиста предметной информации об объекте. К методам функционально-логического прогнозирования относят: прогнозный сценарий, функционально-логическое прогнозирование с использованием функционально-декомпозиционного представления ОПС.
Прогнозный сценарий используют в практике прогнозирования как самостоятельный метод прогнозирования, так и как прием, элемент прогнозирования с использованием других методов. Сценарий может быть элементом комплексной системы прогнозирования для определения прогнозного горизонта или условий, при которых необходимо корректировать прогноз.
Написание сценария - это метод, при котором устанавливается логическая последовательность событий с целью показать, как, исходя из существующих ситуаций, может шаг за шагом развиваться будущее состояние объектов. Сценарий обычно разворачивается в явно выраженных временных признаках (координатах). Эта способность существенна при прогнозировании в области социально-экономических проблем. При научно-техническом прогнозировании эта явная зависимость от времени не всегда обязательна .
Функционально-логическое прогнозирование позволяет качественно оценить степень развития или тенденции развития процесса или явления. Такое прогнозирование возможно при одновременном использовании знаковой модели и
функционально-декомозиционного представления объекта прогнозирования.
Объект управления может быть представлен некоторой знаковой моделью - перечислением множества параметров эффекта. Это множество параметров эффекта могут разбивать на подмножества: экономических характеристик, характеристик производственно-технологического базиса, социальных, психологических параметров. При этом критерий оценки объекта управления может формироваться посредством выделения одного из этих параметров в качестве максимизируемого. На область изменения других параметров накладывают ограничения.
В соответствии с диапазоном изменения этих параметров могут быть выделены несколько областей: развитого, предкризисного, кризисного, недопустимого состояний.
Генерация возможных управляющих воздействий может быть формализована в виде генерации функций цели в соответствующей таблице функционально-декомпозиционного представления. В левой части этой таблицы (теперь уже управляющих воздействий) следует записать условия (факторы), побудившие генерировать это воздействие, а в правой записывают цель, которую предполагается достичь этим воздействием.
Влияние управляющих воздействий на динамику параметров эффекта можно учесть, построив булеву матрицу воздействий. Столбцы этой матрицы соответствуют параметрам эффекта, строки - управляющим воздействиям из множества предлагаемых управляющих воздействий. В пересечении строки и столбца проставляют балл влияния от -5 до +5, при этом 0 соответствует безразличию (индифферентности) .
Аналогичные таблицы могут быть построены для скорости и ускорения изменения параметров эффекта. В этом случае становится возможным управление по первой и второй производным, т. е. обеспечивается формальная возможность управления тенденциями. Оценка балла влияния может разрабатываться с использованием соответствующих частных моделей или экспертным путем.
Наилучшими признаются те управляющие воздействия, которые улучшают все параметры эффекта (принцип Паретто). При анализе из множества параметров эффекта может, выделяться подмножество параметров, дальнейшее ухудшение которых недопустимо. Воздействия, их ухудшающие, исключают из дальнейшего рассмотрения в текущей ситуации.
Заметим, что после функциональных должны следовать структурные исследования систем управления. В таких исследованиях возможно использование: граф-дерева целей, структуры; блок-схем и сетевых графиков, построенных на основании сценария работы системы управления.
Заключение
Научно-техническая революция привела к росту значимости систем управления в воспроизводственном процессе на всех уровнях иерархии: государство, регион, холдинг, финансово-промышленная группа, организация.
Возрастающая важность и сложность исследования системы управления определяются развитием двух тенденций в реальной деятельности организаций:
Продолжающейся интеграцией функций развития, маркетинга, менеджмента и контроля в их деятельности;
Усложнением технико-организационной среды как системной совокупности методов и технических средств управления.
Технологии управления влияют на геополитическое положение, государственный строй, экономическую и социальную ситуацию в стране.
При этом все большее значение приобретают автоматизированные системы управления в реальном масштабе времени протекания процессов и иерархические распределенные системы управления. Наблюдается тенденция повышения степени автоматизации, а, следовательно, и формализации управленческого труда.
Одновременно увеличивается сложность и динамизм условий работы. Все большее распространение получают автоматизированные системы управления. Для того чтобы минимизировать риски и ущербы, а также своевременно повышать эффективность деятельности необходимо постоянно исследовать, совершенствовать автоматизированную систему управления бизнесом.
В рыночной экономике основным двигателем исследования систем управления является практическая проблема и необходимость ее решения на должном уровне для обеспечения выживания, развития бизнеса, общества в целом.
Поэтому в деятельности руководителей все большую роль играют: предшествующие исследования (прогнозные и плановые); исследования в реальном масштабе времени протекания процессов (контрольные, диагностические, сравнительные); последующие (отчетные, контрольные, диагностические, сравнительные) исследования систем управления. Наблюдается все большая интеграция функций управления, появляются управленческие специализации, отражающие эти интеграционные процессы. Например, появилась и развивается функция финансового менеджмента, управленческого бухгалтерского учета, а аудит все больше приобретает черты консалтинга и др. Организации среднего и малого бизнеса в первую очередь и все больше осознают и испытывают необходимость в специалистах широкого профиля, чем в узких специалистах.
В связи с ростом числа вариантов условий и ситуаций управления число методов исследований систем управления неуклонно увеличивается. Методы исследований процессов исследований (исследование управления методом решения задачи) при разработке целей, маркетинге, менеджменте, прогнозировании, планировании, контроле и диагностике систем управления, в теории и практике экспериментальных исследований, бухгалтерского учета и аудита могут вступать в противоречия и поэтому требуют структуризации и обобщения в рамках системного подхода.
Умение исследовать систему управления может быть признано важнейшей характеристикой профессионального уровня. Однако необходимость в проведении квалифицированных исследований сталкивается с тем, что рост многообразия систем управления и финансово-хозяйственных процессов в народном хозяйстве породили большое число методов исследования. Их число измеряется сотнями и десятками по отдельным направлениям. Это усложняет и проблемы выбора конкретного метода в реальной ситуации, и проблемы обучения этим методам.
Глоссарий
| № п/п | Понятие | Определение | |||
| 1 | Диалектика | Представляет собой учение о всеобщих связях явлений и наиболее общих закономерностях развития бытия и мышления | |||
| 2 | Интеграция | Объединение субъектов управления для усиления взаимодействия всех элементов системы управления конкретной организации | |||
| 3 | Исследование | Представляет собой процесс изучения какого-либо объекта и получение новых знаний | |||
| 4 | Исследование систем управления | Это вид деятельности, направленный на развитие и совершенствование управления в соответствии с постоянно изменяющимися внешними и внутренними условиями | |||
| 5 | Конкурентоспособность | Комплекс потребительских и стоимостных (ценовых) характеристик товара, определяющих его успех на рынке, т.е. преимущество именно этого товара над другими в условиях широкого предложения конкурирующих товаров-аналогов | |||
| 6 | Методология исследования | Это совокупность целей и исходных идей, путей, средств и методов изучения явлений | |||
| 7 | Наука | Это сфера человеческой деятельности, функция которой - выработка и теоретическая систематизация знаний о действительности; включает как деятельность по получению нового знания, так и ее результат - сумму знаний, лежащих в основе научной картины мира; обозначение отдельных отраслей научного знания | |||
| 8 | Подход к исследованию | Исходная позиция исследователя, определяющая выбор средств и методов исследования, пути и организацию его поведения | |||
| 9 | Процесс | Последовательная смена состояний в развитии чего-нибудь; развитие какого-либо явления | |||
| 10 | Рефлекс | (от лат. reflexus - отражение) – физиологическая ответная реакция организма на те или иные воздействия, осуществляющаяся через нервную систему | |||
| 11 | Система | Совокупность элементов, взаимосвязанных между собой для достижения какой-либо функции | |||
| 12 | Системный подход | Это такое направление методологии научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной кибернетической социально-экономической системы | |||
| 13 | Ситуация | Конкретные обстоятельства, которые оказывают влияние на систему управления в рассматриваемый момент времени | |||
| 14 | Управление | Функции системы, ориентированные на сохранение ее основного качества, либо на сохранение некоторой программы, которая должна обеспечить устойчивость функционирования (гомеостаз), достижение определенной цели. | |||
| 15 | Цель | Желаемый результат, выраженное количественно и качественно будущее состояние объекта управления, достижение которого обеспечит решение проблемы. | |||
| 5 | Кнышова, Е.Н. Менеджмент: учебное пособие / Е.Н.Кнышова. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. – 304 с. – (серия «Профессиональное образование»). – ISBN 5-8199-0106-1 (ФОРУМ), ISBN 5-16-001672-4 (ИНФРА-М). | ||||
| 6 | Кожекин, Г.Я. Организация производства: учебное пособие./ Г.Я.Кожекин, Л.М.Синица. – Мн.: ИП «Экоперспектива», 1998. – 334 с. - ISBN 985-6102-32-4. | ||||
| 7 | Коротков, Э.М. Исследование систем управления: Э.М.Коротков/ издательство: ДеКА, 2000 -336 с. – ISBN 5-89645-014-1. | ||||
| 8 | Мишин, В.М. Исследование систем управления: учебник для вузов / В.М.Мишин, изд-во: ЮНИТИ, 2008. – 527 с. – ISBN 978-5-238-01205-6. | ||||
| 9 | Организация производства на предприятии: учебник для технических и экономических специальностей ВУЗов / под редакцией О.Г.Туровца, Б.Ю.Сербиновского, Ростов-на-Дону, издательский центр «МарТ», 2002. – 464 с. - ISBN 5-241-00098-4. | ||||
| 10 | Пасюк, М.Ю. Организация производства и управление предприятием: учебно-методическое пособие / М.Ю.Пасюк, Т.Н.Долинина. – Мн.: «ФУАинформ», 2006. – 88 с. – ISBN 985-6721-19-9. |
| А | |
| Б |  |
Экономическая стабильность организации, ее выживаемость и эффективность деятельности в условиях рыночных отношений неразрывно связаны с ее непрерывным совершенствованием и развитием. При этом совершенствование организации должно осуществляться по принципу адаптации к внешней среде.
Сегодня четко прослеживаются факторы, определяющие необходимость постоянного совершенствования и адаптации организации. Это:
- рынок сбыта производимой или продаваемой продукции и вида услуг;
- рынок поставщика или рынок потребителя исходных материалов, энергии, товаров и услуг;
- финансовый рынок;
- рынок труда;
- окружающая природная среда.
Без учета этих факторов невозможно планировать стратегию развития. Поэтому успех любого предприятия или организации и возможность их выживания зависят от способности быстро адаптироваться к внешним изменениям. В постоянном стремлении поддерживать соответствие организации условиям внешней среды заключается принцип адаптивного управления. Он проявляется в динамичном освоении новой продукции, современной техники и технологии; применении прогрессивных форм организации труда, производства и управления, непрерывном совершенствовании кадрового потенциала.
В условиях динамичности современного производства и общества управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования тенденций и возможностей, без выбора альтернатив и направлений развития.
Система управления предприятиями должна отвечать современным рыночным условиям:
- обладать высокой гибкостью производства, позволяющей быстро менять ассортимент изделий (услуг). Это обусловлено тем, что жизненный цикл продукции (услуг) стал короче, а разнообразие изделий и объем выпуска разовых партий - больше;
- быть адекватной сложной технологии производства, требующей совершенно новых форм контроля, организации и разделения труда;
- учитывать серьезную конкуренцию на рынке товаров (услуг), в корне изменившую отношение к качеству продукции, потребовавшую организовать послепродажное обслуживание и дополнительные фирменные услуги;
- учитывать требования к уровню качества обслуживания потребителей и времени выполнения договоров, которые стали слишком высокими для традиционных производственных систем и механизмов принятия управленческих решений;
- учитывать изменение структуры издержек производства;
- принимать во внимание необходимость учета неопределенности внешней среды.
Это далеко не полный перечень проблем, с которыми приходится сталкиваться многим организациям. Для реализации их существует объективная необходимость в исследованиях, анализе существующего положения.
Различного рода нововведения проявляют себя на предприятиях в форме организационного совершенствования системы управления, что требует уточнения отдельных связей, параметров системы, применения более эффективных способов их реализации, повышения уровня надежности и т.д. Организационное совершенствование системы (ее подсистем или элементов) затрагивает уже не только отдельные связи, но и структуру управления в целом. А это, в свою очередь, требует установления и обеспечения новых связей, устранения излишних связей, существенного изменения функций управления и способов принятия управленческих решений.
Развитие и совершенствование предприятия базируется на тщательном и глубоком знании деятельности организации, что требует проведения исследования систем управления.
Дисциплина «Исследование систем управления» занимает важное место в Государственном стандарте по специальности «Менеджмент». Важность ее изучения продиктована настоятельной необходимостью построения таких организаций (предприятий, производственных объединений, корпораций, отдельных фирм), которые обеспечат выпуск высококачественной продукции (или услуги) в нужном объеме и ассортименте. Создать такую организацию без проведения исследований невозможно. Особую роль здесь играют исследования систем управления. Эта проблема была актуальной всегда, однако до недавнего времени она в большей степени решалась в рамках математических дисциплин, таких, как теория вероятностей, математическая статистика, логика, теория множеств и др.
Цель данного учебного пособия в том, чтобы показать, как можно проводить исследования системы управления на основе изучения всех ее характеристик: целей, функций, управленческих решений и структуры управления. Изучение таких характеристик позволяет познать и оценить сущность и тенденции развития системы управления любой организации, предвидеть ее возможности и перспективы, своевременно и оперативно ее совершенствовать.
Учебное пособие предназначено для студентов, обучающихся по специальности «Менеджмент», «Государственное и муниципальное управление», а также специалистов, занимающихся вопросами исследования и проектирования систем управления.
Глава 1. Роль исследования в развитии организации
1.1. Система управления как объект, исследования
В современном менеджменте рассматривается множество самых разных организаций, которые представляют собой «совокупность» людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения труда и распределения обязанностей. Это могут быть государственные учреждения, общественные объединения, научно-производственные объединения, частные предприятия.
Организации создаются для удовлетворения разнообразных потребностей людей в продукции либо услугах и поэтому имеют самое различное назначение, размеры, строение и другие параметры.
Такое разнообразие имеет большое значение при рассмотрении организации как объекта управления. Множество целей и задач, стоящих перед организациями разного класса сложности и разной отраслевой принадлежности приводит к тому, что для управления ими требуются специальные знания и искусство, методы и приемы, обеспечивающие эффективную совместную деятельность работников всех структурных подразделений.
Любая организация, вне зависимости от ее конкретного назначения, может быть описана с помощью ряда параметров, среди которых главными являются: цели организации, ее организационная структура, внешняя и внутренняя среда, совокупность ресурсов, нормативная и правовая основа, специфика процесса функционирования, система социальных и экономических отношений и, наконец, организационная культура.
Каждая организация имеет конкретную систему управления, которая также является объектом исследования. Исследовать систему управления можно только на основе выбранной научной концепции.
Прежде всего необходимо отметить, что концепция «системы» используется как средство для изучения характеристик объекта управления. Ценность этой концепции заключается в том, что она способствует более глубокому пониманию характеристик изучаемой системы и процесса функционирования организации как системы.
Любой вид управленческой деятельности связан с управлением людьми, объединенными в рамках предприятия в отделы, подразделения, службы и т.д. Следовательно, управленческая деятельность - это, прежде всего, управление социальными коллективами людей, которые должны рассматриваться как социально управляемые системы. В качестве социально управляемой системы может рассматриваться организация любого уровня: министерство, научно-производственное объединение, предприятие, цехи, холдинги и отдельные компании. Каждая из этих систем представляет собой самостоятельный объект исследования и имеет свои особенности.
Система управления любой организации является сложной системой, созданной для сбора, анализа и переработки информации с целью получения максимального конечного результата при определенных ограничениях (наличия ресурсов, например).
Говоря об управлении организацией, в частности предприятием, мы употребляем термин система. Например, производственная система, система материально-технического снабжения, система сбыта, различные обеспечивающие и обслуживающие системы. Почему? Прежде всего потому, что любой объект мы рассматриваем с точки зрения кибернетики и тем самым пытаемся понять его цели, из каких элементов он состоит, как он функционирует и в этом смысле мы рассматриваем любой конкретный объект, в том числе и предприятие как систему.
Как правило, представление объекта в виде системы всегда связано с некоторыми трудностями из-за наличия множества определений системы и трудностью выбора единого определения, целиком используемого при построении реальной системы управления.
В настоящее время можно выделить, по крайней мере, пять типов системных представлений: микроскопическое, функциональное, макроскопическое, иерархическое и процессуальное.
Каждое из указанных представлений системы отражает определенную группу ее характеристик.
Микроскопическое представление системы основано на понимании ее как множества наблюдаемых и неделимых величин (элементов). В принципе абсолютно неделимых элементов нет, однако в каждом конкретном случае проектирования системы элемент принимается неделимым. Структура системы фиксирует расположение выбранных элементов и их связи.
Под функциональным представлением системы понимается совокупность действий (функций), которые необходимо выполнять для реализации целей функционирования системы.
Макроскопическое представление характеризует систему как единое целое, находящееся в «системном окружении» (среде). Это означает, что реальная система не может существовать вне системного окружения (среды), а окружающая среда представляет собой ту систему, в рамках которой выбраны интересующие нас объекты. Следовательно, система может быть представлена множеством внешних связей со средой.
Иерархическое представление основано на понятии «подсистема» и рассматривает всю систему как совокупность подсистем, связанных иерархически.
И, наконец, процессуальное представление характеризует состояние системы во времени.
Следовательно, система управления как объект исследования обладает следующими признаками: состоит из множества (по крайней мере двух) элементов, расположенных иерархически; элементы систем (подсистемы) взаимосвязаны посредством прямых и обратных связей; система - это единое и неразрывное целое, являющееся целостной системой для нижестоящих иерархических уровней, имеются фиксированные связи системы с внешней средой.
Изучая систему управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем. К таким требованиям относятся:
- детерминированность элементов системы;
- динамичность системы;
- наличие в системе управляющего параметра;
- наличие в системе контролирующего параметра;
- наличие в системе каналов (по крайней мере, одного) обратной связи.
Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования органов управления. Рассмотрим подробно эти требования.
В системах управления детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы. Если в организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.
Вторым требованием системы управления является динамичность, т.е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.
Любые воздействия среды оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также могут появиться возмущения, которые стремятся разрушить ее «изнутри». Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд ответственных работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям следует отнести указы вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.
Под воздействием таких внешних и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям.
С целью обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения; система должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.
Под управляющим параметром в системе управления следует понимать такой ее параметр (элемент), посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.
При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы - позволять выполнить данное поручение. Следовательно, условие наличия управляющего параметра можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.
Несоблюдение данного требования, т.е. наличия управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так называемому волевому стилю руководства. Это требует четкой организационной структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.
Следующим, четвертым требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие в ней контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия.
Контроль субъекта управления предполагает курирование обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию контролирующего параметра в системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана важнейших работ курирует главный специалист по экономике. На уровне министерства такие функции осуществляют кураторы по определенным проблемам в управлениях. Любые управленческие решения в системе управления должны проходить только через элемент, выполняющий функции контролирующего параметра.
Наличие прямых и обратных связей (пятое требование) в системе обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений.
Итак, мы рассмотрели требования, предъявленные к системе управления как объекту исследования. Что дает нам такое рассмотрение?
- Рассматривая конкретную организацию как объект исследования, мы всегда должны фиксировать и сравнивать ее системные характеристики. Это позволяет лучше понять эту организацию и определить, к какому классу сложности она относится.
- Чтобы совершенствовать систему управления с использованием компьютерной техники, организационное проектирование необходимо доводить до такого уровня, при котором обеспечивается четкость распределения обязанностей руководителей и исполнителей.
- Необходима персональная ответственность руководителей и исполнителей. При проектировании системы управления нужно четко фиксировать, кто и что делает в системе управления, кто за что отвечает.
- Необходима информационная проработка системы на уровне управленческих решений.
- Исследование и проектирование должно быть непрерывным процессом. В системе управления необходимо предусматривать отдел или группу сотрудников, которые должны постоянно прорабатывать технологию подготовки новых решений, обусловленных новыми целями.
- 6. Должна существовать четкая документация, регламентирующая деятельность организации. Зачастую Положения об отделах, должностные инструкции не конкретны и не обеспечивают персональной ответственности при принятии управленческих решений.
Как же обеспечить эти требования? Как отмечалось выше, это возможно только на основании общей концепции исследования систем управления как систем принятия решений, так как конечным продуктом системы управления является управленческое решение. Концепция будет рассмотрена в гл. 3.
1.2. Исследование как составная часть менеджмента организации
Процесс исследования осуществляется в рамках управляемой системы и управляющих подсистем, следовательно, касается всех аспектов деятельности организации. Исследованию подлежат сильные и слабые стороны организации, процесс производства и сбыта (на предприятии), финансовое состояние, службы маркетинга, персонал, а также организационная культура.
Для анализа сильных и слабых сторон организации руководство предприятия должно оценить: обладает ли фирма силами, чтобы воспользоваться возможностями, и какие внутренние слабости могут осложнить будущие проблемы. Метод, который используется для диагностики внутренних проблем, называют управленческим обследованием. Данный метод основан на комплексном исследовании различных функциональных зон организации. Для целей стратегического планирования в обследование рекомендуется включить пять функциональных зон:
- маркетинг;
- финансы (бухгалтерский учет);
- производство;
- персонал;
- организационную культуру;
- имидж организации.
Методика анализа производственной зоны организации существенно отличается от широко известной методики оценки организационно-технического уровня производства. Это отличие объясняется направленностью анализа на стратегическое управление и развивающиеся рыночные отношения. В ходе анализа производящих функций акцент делается на следующие вопросы: может ли предприятие производить товары с меньшими издержками по сравнению с конкурентами; имеет ли доступ организация к новым материальным ресурсам; каков технический уровень предприятия; обладает ли предприятие оптимальной системой контроля качества продукции; насколько хорошо организован и спланирован процесс производства.
Финансовое отношение организации во многом определяет, какую стратегию выберет руководство на будущее. Детальный анализ финансового состояния помогает выявить уже имеющиеся и потенциальные слабости организации.
При анализе маркетинговой деятельности выделяют ряд важнейших элементов исследования: доля рынка и конкурентоспособность предприятия; разнообразие и качество ассортимента товаров; рыночная демография; рыночные исследования и разработки; предпродажное и последовательное обслуживание клиентов; сбыт, реклама, продвижение товара.
Решение многих проблем современного предприятия зависит от обеспеченности как производства, так и управления квалифицированными кадрами. При исследовании кадрового потенциала анализируется кадровый состав организации на текущий момент и потребность в кадрах в будущем; компетентность и подготовка высшего руководства предприятия; система мотивации работников; соответствие персонала текущим и стратегическим целям и задачам.
Исследования в области организационной культуры и имиджа фирмы дают возможность оценить неформальную структуру организации; систему общения и поведения работников; последовательность предприятия в своей деятельности и достижении целей; положение предприятия по сравнению с другими организациями; способность привлекать высококвалифицированных специалистов.
Сказанное выше относится к факторам внутренней среды организации. Однако проводимые исследования как составная часть менеджмента анализируют и факторы внешней среды организации.
Анализ внешней среды служит инструментом, при помощи которого разработчики стратегии контролируют внешние по отношению к организации факторы с целью предвидеть потенциальные угрозы и открывающиеся новые возможности. Анализ внешней среды позволяет своевременно спрогнозировать появление угроз и возможностей, разработать ситуационные планы на случай возникновения непредвиденных обстоятельств, разработать стратегию, которая позволит организации достигнуть целей и превратить потенциальные угрозы в выгодные возможности.
Угрозы и возможности могут проявляться в областях внешнего окружения, соответственно им группируются факторы, подвергаемые анализу.
При анализе экономических факторов рассматриваются темпы инфляции (дефляции), налоговые ставки, международный платежный баланс, уровень занятости населения, платежеспособность предприятий.
Анализ политических факторов дает возможность наблюдать современную ситуацию, учитывая: соглашения по тарифам и торговле между странами; протекционистскую таможенную политику, направленную против других стран; нормативные акты федерального правительства и местных органов власти, уровни развития правового регулирования экономики, отношение государства и ведущих политиков к антимонопольному законодательству, кредитную политику властей и т.д.
Рыночные факторы включают многочисленные характеристики, которые оказывают непосредственное влияние на эффективность работы организации. Их анализ позволяет руководителям разработать оптимальную стратегию организации и укрепить ее позиции на рынке. При этом исследуются демографические условия деятельности предприятия, уровень доходов населения и их распределение, жизненные циклы различных товаров и услуг, уровень конкуренции, доля рынка, занимаемая организацией и его емкость.
При анализе социальных факторов учитывают обостренные национальные чувства, отношение основной массы населения к предпринимательству, развитие движения в защиту прав потребителей, изменение общественных ценностей, изменение роли управляющих в производстве и их социальных установок.
Контроль за технологической внешней средой позволяет не упустить моменты появления в ней изменений, которые представляют угрозу самому существованию организации. Анализ технологической внешней среды должен учитывать изменения в технологии производства, конструкционных материалах, в применении вычислительной техники для проектирования новых товаров и услуг, в управлении, изменении в технологии сбора, обработки и передаче информации, в средствах связи.
Анализ факторов конкуренции, предполагает постоянный контроль со стороны руководства за действиями конкурентов. В анализе конкурентов выделяются четыре диагностические зоны:
- анализ будущих целей конкурентов;
- оценка их текущей стратегии;
- оценка предпосылок относительно конкурентов и перспектив развития отрасли;
- изучение сильных и слабых сторон конкурентов.
Контроль деятельности конкурентов позволяет руководству организации постоянно быть готовым к потенциальным угрозам.
Анализ международных факторов приобрел важное значение для отечественных организаций после отмены государственной монополии на внешнюю торговлю. При этом отслеживается политика правительств других стран, направление развития совместного предпринимательства и международных отношений, уровень экономического развития зарубежных фирм-партнеров.
Анализ внешней среды, проведенный посредством исследования рассмотренных групп факторов, облегчает руководству организации получить ответы на интересующие его вопросы: какие изменения во внешнем окружении воздействуют на текущую стратегию организации; какие факторы представляют угрозу для текущей стратегии организации; какие факторы представляют большие возможности для достижения общефирменных целей.
Таким образом, исследования как составная часть менеджмента организации - это совокупность методов организационного и технико-экономического исследования всех указанных выше факторов и системных характеристик конкретной организации. Поиск путей и методов совершенствования системных характеристик является основной целью исследований как составной части менеджмента.
К таким характеристикам с позиции общего менеджмента относятся:
- цели системы управления;
- функции управления;
- управленческие решения;
- структура управления.
В основу исследования как составной части менеджмента организации положены следующие принципы.
- системный подход, означающий исследование конкретного объекта как системы, включающей в себя все составные элементы или характеристики организации как системы, т.е. характеристики «входа», «процесса» и «выхода».
Сюда также включаются методы управления, технология управления, организационная структура, кадры управления, технические средства управления, информация. Рассматриваются связи объекта между элементами, а также внешние связи объекта, позволяющие рассматривать его как подсистему для более высокого уровня:
- функциональный подход, который означает исследование функций управления, обеспечивающих принятие управленческих решений заданного уровня качества при минимальных затратах на управление или производство;
- общегосударственный подход к оценке результатов управленческой деятельности и затрат на содержание аппарата управления;
- творческий коллективный подход для поиска наиболее экономичного и эффективного варианта совершенствования системы управления;
Проведение исследования осуществляется в следующих случаях:
- при совершенствовании системы управления действующей организации;
- при разработке системы управления вновь создающейся организации;
- при совершенствовании системы управления производственных объединений или предприятий в период реконструкции или технического перевооружения;
- при совершенствовании системы управлении вследствие изменения формы собственности.
Исследования как составная часть менеджмента выдвигают следующие задачи:
- Достижение оптимального соотношения между управляемой и управляющей подсистемами (сюда входят показатели норм управляемости, показатели эффективности работы аппарата управления, сокращение затрат на управление);
- Повышение производительности труда управленческих работников и рабочих производственных подразделений;
- Улучшение использования материальных, трудовых, финансовых ресурсов в управляющей и управляемой подсистемах;
- Снижение затрат на продукцию или услуги и повышение их качества.
В результате проведения исследований должны быть сформулированы конкретные предложения по совершенствованию системы управления организацией.
1.3. Характеристика исследования систем управления
Необходимость соответствия современной организации требованиям рыночной экономики вызывает потребность постоянного ее совершенствования, организационного развития. Базой организационных нововведений служит изучение деятельности организаций.
Исследование систем управления - это вид деятельности, направленный на развитие и совершенствование управления в соответствии с постоянно изменяющимися внешними и внутренними условиями. В условиях динамичности современного производства и общественного устройства управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования путей и возможностей этого развития, без выбора альтернативных направлений. Исследование управления осуществляется в каждодневной деятельности менеджеров и персонала и в работе специализированных аналитических групп, лабораторий, отделов. Иногда для проведения исследования приглашают консультационные фирмы. Необходимость в исследованиях систем управления продиктована достаточно большим кругом проблем, с которыми приходится сталкиваться многим организациям. От правильного решения этих проблем зависит успех работы этих организаций. Исследования систем управления могут быть различными как по целям, так и по методологии их проведения.
По целям исследований можно выделить практические и научно-практические. Практические исследования предназначены для быстрых эффективных решений и достижения желаемых результатов. Научно-практические исследования ориентированы на перспективу, более глубокое понимание тенденций и закономерностей развития организаций, повышение образовательного уровня работников.
По методологии проведения следует выделить, прежде всего, исследования эмпирического характера и опирающиеся на систему научных знаний.
Разнообразны исследования и по использованию ресурсов собственных или привлекаемых, по трудоемкости, продолжительности, информационному обеспечению, организации их проведения. В каждом конкретном случае, исходя из поставленных целей, приходится выбирать необходимый вид исследования. Исследование как вид деятельности в процессе управления организаций включает следующие работы:
- распознание проблем и проблемных ситуаций;
- определение причин их происхождения, свойств, содержания, закономерностей проведения и развития;
- установление места этих проблем и ситуаций (как в системе научных знаний, так и в системе практического управления);
- нахождение путей, средств и возможностей использования новых знаний о данной проблеме;
- разработка вариантов решения проблем;
- выбор оптимального варианта решения -проблемы по критериям результативности, оптимальности, эффективности.
В реальной практике все эти работы находятся в тесной взаимосвязи, характеризуя при этом степень профессионализма исследователей, конкретные цели и задачи их деятельности.
Проведение исследований и анализ любой конкретной системы управления как объекта необходимо, прежде всего, для обеспечения конкурентоспособности предприятия на рынке товаров (услуг), для повышения эффективности функционирования подразделений и организации в целом. Понять, как успешно и своевременно достигаются поставленные цели можно только с помощью исследования работы этих подразделений и конкретных исполнителей и руководителей.
Исследования необходимо проводить не только, когда организациям грозит банкротство или серьезный кризис, но и тогда, когда организации функционируют успешно и стабильно достигают определенных результатов. В данном случае своевременные исследования помогут удержать этот стабильный уровень работы организации, выяснить, что мешает, либо в большей степени стимулирует ее работу, чтобы желаемые результаты были еще лучше.
Необходимость проведения исследований продиктована еще и постоянно меняющимися целями функционирования организаций, что неизбежно в условиях рыночной конкуренции и постоянно меняющегося спроса потребителей.
Исследования необходимы как с научной, так и с практической точек зрения. С научной точки зрения исследование предполагает разработку и четкое формулирование методологии проведения исследований, с тем чтобы разработать фундаментальные теоретические положения. С практической точки зрения исследования должны уметь проводить конкретные люди (аналитики, проектировщики, сотрудники в отделах), следовательно, их необходимо вооружить конкретными знаниями, обучить различным методам проведения исследований, разъяснить, для чего это нужно и какие цели при этом достигаются. Необходимо объяснить главное: исследования проводятся с целью построения определенной (эталонной) модели системы управления, к которой должна стремиться организация.
Практика показывает, что специалисты, имеющие обычный опыт работы в научно-исследовательских или хозяйственных организациях, не обладают специальными знаниями для подобных исследований.
Таким образом, с практической точки зрения проведение исследований предъявляет определенные требования к составу и квалификации коллектива аналитиков и разработчиков.
Исследователи должны:
- иметь опыт работы в области управления конкретными производственными объектами;
- обладать знаниями современных методов и техники управления;
- обладать знаниями методов исследования операций и системного анализа;
- иметь способности к общению со специалистами различных уровней и профилей;
Кроме того, исследователи должны уметь систематизировать полученную информацию, инициировать новации в организации.
Выполнение этих требований определяет необходимость специального подбора и подготовки исследователей, поскольку от результатов их деятельности в значительной степени зависит эффективность работы предприятия. Подготовка таких специалистов осуществляется заблаговременно и сопровождается стажировкой исследователей в процессе разработки новой модели системы управления.
Исследование систем управления включает:
- уточнение цели развития и функционирования предприятия и его подразделений;
- выявление тенденций развития предприятия в конкретной рыночной среде;
- выявление факторов, обеспечивающих достижение сформулированной цели и препятствующих ей;
- сбор необходимых данных для разработки мероприятий по совершенствованию действующей системы управления;
- получение необходимых данных для привязки современных моделей, методов и средств к условиям конкретного предприятия.
В процессе исследования и анализа работы организации устанавливается роль и место данного предприятия в соответствующем секторе рынка; состояние производственно-хозяйственной деятельности предприятия; производственная структура предприятия; система управления и ее организационная структура; особенности взаимодействия предприятия с потребителями, поставщиками и другими участниками рынка; инновационная деятельность предприятия; психологический климат предприятия и др.
Краткие выводы
- Для успешной работы организаций в современных условиях необходимо периодически проводить исследования с целью совершенствования действующих систем управления.
- Проведение исследований осуществляется в соответствии с выбранной целью и в определенной последовательности.
- Исследования являются составной частью менеджмента организации и направлены на совершенствование основных характеристик процесса управления.
- При проведении исследований систем управления объектом исследования является сама система управления, которая характеризуется определенными признаками и подчиняется ряду требований.
Контрольные вопросы
- Что понимается под исследованием систем управления? Какие виды исследований вы знаете?
- Охарактеризуйте последовательность этапов проведения исследований.
- Почему исследование систем управления - составная часть менеджмента организации?
- Перечислите требования, предъявляемые к системе управления как объекту исследования.
- Назовите характеристики процесса управления, подлежащие исследованию.
Глава 2. Системный анализ в исследовании управления
2.1. Системный анализ - конструктивное направление исследования процессов управления
Системный анализ - это комплекс исследований, направленных на выявление общих тенденций и факторов развития организации и выработку мероприятий по совершенствованию системы управления и всей производственно-хозяйственной деятельности организации.
Системный анализ позволяет выявить целесообразность создания либо совершенствования организации, определить, к какому классу сложности она относится, выявить наиболее эффективные методы научной организации труда, которые применялись ранее.
Системный анализ деятельности предприятия либо организации проводится на ранних стадиях работ по созданию конкретной системы управления. Это обусловлено следующими причинами:
- продолжительностью и трудоемкостью работ, связанных с предпроектным обследованием;
- подбором материалов для проведения исследования;
- выбор метода исследования;
- обоснованием экономической, технической и организационной целесообразности;
- разработкой компьютерных программ.
Конечной целью системного анализа является разработка и внедрение выбранной эталонной модели системы управления.
В соответствии с главной целью необходимо выполнить следующие исследования системного характера:
- выявить общие тенденции развития данного предприятия и его место и роль в современной рыночной экономике;
- установить особенности функционирования предприятия и его отдельных подразделений;
- выявить условия, обеспечивающие достижение поставленных целей;
- определить условия, препятствующие достижению целей;
- осуществить сбор необходимых данных для проведения анализа и разработки мероприятий по совершенствованию действующей системы управления;
- использовать передовой опыт других предприятий;
- изучить необходимые сведения для адаптации выбранной (синтезированной) эталонной модели к условиям рассматриваемого предприятия.
В процессе системного анализа находятся следующие характеристики:
- роль и место данного предприятия в отрасли;
- состояние производственно-хозяйственной деятельности предприятия;
- производственная структура предприятия;
- система управления и ее организационная структура;
- особенности взаимодействия предприятия с поставщиками, потребителями и вышестоящими организациями;
- инновационные потребности (возможные связи данного предприятия с научно-исследовательскими и проектно-конструкторскими организациями);
- формы и методы стимулирования и оплаты труда сотрудников
Таким образом, системный анализ начинается с уточнения или формулирования целей конкретной системы управления (предприятия или компании) и поиска критерия эффективности, который должен быть выражен в виде конкретного показателя. Как правило, большинство организаций являются многоцелевыми. Множество целей вытекает из особенностей развития предприятия (компании) и его фактического состояния в рассматриваемый период времени, а также состояния окружающей среды (геополитические, экономические, социальные факторы).
Четко и грамотно сформулированные цели развития предприятия (компании) являются основой для системного анализа и разработки программы исследований.
Программа системного анализа в свою очередь включает перечень вопросов, подлежащих исследованию и их приоритетность. Например, программа системного анализа может включать следующие разделы:
- анализ предприятия в целом;
- анализ типа производства и его технико-экономическая характеристика;
- анализ подразделений предприятия, выпускающих продукцию (услуги) - основные подразделения;
- анализ вспомогательных и обслуживающих подразделений;
- анализ системы управления предприятием;
- анализ форм связей документов, действующих на предприятии, маршруты их движения и технология обработки.
Каждый раздел программы представляет собой самостоятельное исследование и начинается с постановки целей и задач анализа. Этот этап работы является наиболее важным, так как от него зависит весь ход проведения исследований, выбор приоритетных задач и в конечном итоге реформирование конкретной системы управления.
В табл. 2.1 показано, как могут быть увязаны конкретные цели и задачи анализа.
Как отмечалось выше, первостепенной задачей системного анализа является определение глобальной цели развития организации и целей функционирования. Имея конкретные, четко сформулированные цели, можно выявить и проанализировать факторы, способствующие либо препятствующие скорейшему достижению этих целей. Рассмотрим это на конкретных примерах.
Таблица 2.1.
Основные цели и задачи анализа предприятия
На рис.2.1 приведен пример структуризации выбранных целей функционирования предприятия.
Рис 2.1. Фрагмент дерева целей организации
Как видно из рис. 2.1, для реализации цели 1 «Повышение эффективности функционирования предприятия» необходимо реализовать как минимум три цели:
- 1.1. «Внедрение новой техники»;
- 1.2. «Совершенствование организации производства»;
- 1.3. «Совершенствование системы управления».
Выявив указанные подцели, необходимо исследовать и проанализировать факторы, способствующие их достижению. Рассмотрим их в табл. 2.2 и 2.3.
Следует иметь в виду, что для анализа организации на основе системы целей необходимо выявить и сформулировать совокупность всех целей функционирования на каждом уровне системы управления. В таком случае дерево целей будет наиболее полным. Главная задача такой структуризации заключается в том, чтобы довести цель до каждого конкретного подразделения и исполнителя. Это является залогом успешной реализации функциональной стратегии организации.
Таблица 2.2.
Факторы, способствующие достижению целей
Таблица 2.3.
Исследование факторов, препятствующих повышению эффективности производства и управления
В результате проведения системного анализа необходимо дать предложения по обоснованию целесообразности рационализации системы управления. На основе таких предложений выполняются следующие работы:
- Принимается решение о внедрении выбранной модели системы управления;
- Разрабатывается регламентирующая документация;
- Разрабатывается конечная схема процесса управления;
- Разрабатываются конкретные организационно-технические мероприятия по совершенствованию управления предприятием;
- Выбираются конкретные научно обоснованные методы управления;
- Формируется новая корпоративная культура.
2.2. Основные подходы в системном исследовании
Системный подход - это такое направление методологии научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной кибернетической социально-экономической системы.
В наиболее общем виде под системой понимается совокупность взаимосвязанных элементов, образующих определенную целостность, некоторое единство.
Рассмотрим основные принципы системного подхода (системного анализа).
- Целостность, позволяющая рассматривать одновременно систему как единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней.
- Иерархичность строения, т.е. наличие множества (по крайней мере двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня - элементам высшего уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере любой конкретной организации. Как известно, любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна подчиняется другой.
- Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами ее отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры.
- Множественность, позволяющая использовать множество кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.
Как отмечалось выше, при системном подходе важное значение приобретает изучение характеристик организации как системы, т.е. характеристик «входа», «процесса» и характеристик «выхода».
При системном подходе на основе маркетинговых исследований сначала исследуются параметры «выхода», т.е. товары или услуги, а именно что производить, с какими показателями качества, с какими затратами, для кого, в какие сроки продавать и по какой цене. Ответы на эти вопросы должны быть четкими и своевременными. На «выходе» в итоге должна быть конкурентоспособная продукция либо услуги.
Затем определяют параметры входа, т.е. исследуется потребность в ресурсах (материальных финансовых, трудовых и информационных), которая определяется после детального изучения организационно-технического уровня рассматриваемой системы (уровня техники, технологии, особенности организации производства, труда и управления) и параметров внешней среды (экономической, геополитической, социальной, экологической и др.). И наконец, не менее важное значение приобретает исследование параметров процесса, преобразующего ресурсы в готовую продукцию. На этом этапе, в зависимости от объекта исследования, рассматривается производственная технология, либо технология управления, а также факторы и пути ее совершенствования.
Таким образом, системный подход позволяет нам комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.
Комплексный подход предполагает учитывать при анализе как внутреннюю так и внешнюю среду организации. Это означает, что необходимо учитывать не только внутренние, но и внешние факторы - экономические, геополитические, социальные, демографические, экологические и др. Факторы - важные аспекты при анализе организаций и, к сожалению, учитываются не всегда. Например, часто социальные вопросы при проектировании новых организаций не учитываются либо откладываются. При внедрении новой техники не всегда принимаются во внимание показатели эргономичности, что приводит к повышению утомляемости рабочих и в итоге - к снижению производительности труда. При формировании новых трудовых коллективов должным образом не учитываются социально-психологические аспекты, в частности, проблемы мотивации труда. Суммируя сказанное, можно утверждать, что комплексный подход является необходимым условием при решении задачи анализа организации.
Для исследования функциональных связей информационного обеспечения систем управления используется интеграционный подход, суть которого в том, что исследования осуществляются как по вертикали (между отдельными элементами системы управления), так и по горизонтали (на всех стадиях жизненного цикла продукта).
Под интеграцией понимается объединение субъектов управления для усиления взаимодействия всех элементов системы управления конкретной организации. При таком подходе появляются более прочные связи между отдельными подсистемами организации, более конкретные задания. Например, управляющая система задает службам и подразделениям организации конкретные показатели их деятельности по качеству, количеству, затратам ресурсов, срокам и т.д. На основе выполнения этих показателей достигаются поставленные цели.
Интеграция по стадиям жизненного цикла продукта по горизонтали требует формирования единой и четкой информационной системы управления, которая должна включать, прежде всего, показатели качества и количества затрат по стадиям научно-исследовательской, конструкторской и технологической подготовки производства, а также показатели собственно производства, внедрения, эксплуатации и снятия изделия с производства.
Такая согласованность показателей по стадиям жизненного цикла продукта позволяет создать структуру управления, обеспечивающую оперативность и гибкость управления.
Интеграция по вертикали представляет собой объединение юридически самостоятельных организаций для наилучшего достижения поставленных целей. Это обеспечивается, во-первых, объединением усилий людей, т.е. синергетическим эффектом, во-вторых, созданием новых научно-экспериментальных баз, внедрением новых технологий и нового оборудования. Это, в свою очередь, создает условия для улучшения связей по вертикали между федеральными, муниципальными органами управления и отдельными организациями, особенно в производственной и социальной сферах деятельности. Такая интеграция обеспечивает наилучший контроль и регулирование в процессе реализации новых указов, постановлений и другой регламентирующей документации. Интеграция дает организациям дополнительные возможности для повышения их конкурентоспособности за счет расширения сотрудничества. Появляется более широкий простор для развития и внедрения новых идей, выпуска более качественной продукции, оперативность в реализации принятых решений.
Применение интеграционного подхода создает условия для наилучшего осуществления стратегических задач на всех уровнях в системе управления: на уровне холдинга, отдельных компаний и конкретных подразделений.
Сущность ситуационного подхода заключается в том, что побудительным мотивом к проведению анализа являются конкретные ситуации, широкий диапазон которых существенно влияет на эффективность управления. При таком подходе система управления в зависимости от характера ситуаций может менять любую из своих характеристик.
Объектами анализа в данном случае могут быть:
- структура управления: в зависимости от ситуации и на основании проведенных объемных расчетов выбирается структура управления с преобладанием либо вертикальных, либо горизонтальных связей;
- методы управления;
- стиль руководства: в зависимости от профессионализма, численности и личностных качеств сотрудников выбирается стиль руководства, ориентированный либо на задачи, либо на человеческие отношения;
- внешняя и внутренняя среда организации;
- стратегия развития организации;
- технологические особенности производственного процесса.
Маркетинговый подход предполагает проведение анализа организаций на основе результатов маркетинговых исследований. Главной целью при таком подходе является ориентация управляющей системы на потребителя, Реализация поставленной цели требует прежде всего совершенствования деловой стратегии организаций, цель которой обеспечить своей организации устойчивое конкурентное преимущество. Маркетинговый анализ призван выявить эти конкурентные преимущества и факторы их определяющие.
Как показала практика проведения исследований, к таким факторам относятся следующие:
- качество продукции или услуг;
- качество управления самой организации;
- маркетинговое качество, т.е. свойство товара соответствовать реальной потребности населения.
При этом важно учитывать конкурентную позицию, т.е. позицию исследуемой организации в отрасли на данный период времени, поскольку конкурентная борьба - мероприятие дорогостоящее, и рынок характеризуется высокими входными барьерами.
Таким образом, значение маркетингового подхода в том, чтобы обеспечить организацию всей необходимой информацией, знание которой позволит надолго удержать и сохранить свою конкурентную позицию в отрасли.
Инновационный подход основан на умении организации быстро реагировать на изменения, диктуемые внешней средой. Это касается внедрения нововведений, новых технических решений, неуклонного возобновления производства новых товаров и услуг для наилучшего удовлетворения потребностей рынка сбыта. Залог успешного функционирования любой организации в том, что она должна идти не только вровень с техническим прогрессом, но и опережать его.
Внедрение инноватики также требует проведения системного анализа, а именно возможностей организации для внедрения того или иного новшества. Процесс анализа при инновационном подходе весьма сложен и охватывает все стадии жизненного цикла продукта.
Рассмотрим эти стадии:
- Анализ возможности проведения научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ.
Здесь необходимо определить, располагает ли данная организация необходимыми финансовыми ресурсами, поскольку расходы на разработку инновационных идей и их внедрение все интенсивнее возрастают. Как правило, финансирование осуществляется инвестиционными компаниями, частными и государственными фондами, при этом финансируется определенный проект или новая научная идея. Финансирование осуществляется в несколько этапов: сначала прикладные исследования, затем опытные разработки и на заключительном этапе - финансирование массового производства. Поиск надежных финансовых инвесторов имеет немаловажное значение, поскольку наукоемкое производство таит в себе большую неопределенность. Многие нововведения не доходят до массового производства из-за того, что отвергаются рынком, и финансовый риск здесь достаточно велик.
На этой стадии также необходимо выяснить, имеется ли в команде исполнителей специальная группа людей, которая будет заниматься разработкой и реализацией инновационных проектов и какова их профессиональная подготовка. - Анализ возможности внедрения в производство результатов НИР и ОКР. Здесь необходимо определить техническую, организационную и экономическую целесообразность внедрения новой техники либо технологии.
- Анализ возможности вывода нового продукта на рынок. Особую роль здесь должен сыграть маркетинговый подход. Необходимо изучить требования рынка, характер продукции подобного типа, пользующейся спросом, определить, где она производится и в каком количестве.
Немаловажную роль играет и собственная конкурентная позиция. Именно на этой стадии анализа должна в наибольшей степени проявить себя деловая (конкурентная) стратегия организации, от которой зависит продолжительность жизни товара - от первых продаж до насыщения спроса и ухода с рынка
При инновационном подходе необходимо помнить: чтобы успешно конкурировать на рынке, необходимо дать возможность изобретателям создавать новые вещи, свободно творить и доводить свои изобретения до успешной реализации. Для этого команде изобретателей необходима определенная свобода творчества: право принимать решения и отвечать за конечные результаты. Управление организации должно быть направлено на поощрение инициативы и предприимчивости изобретений.
Сущность нормативного подхода заключается в следующем. Анализ любой системы управления с целью ее совершенствования связан с учетом совокупности важнейших нормативов, которыми руководствуется в своей деятельности аппарат компании. Это и установленные для каждой отрасли нормативы, например нормы управляемости и нормативы, разрабатываемые самими проектировщиками. (Положение об организации, должностные инструкции, штатное расписание и другие.) Нормативы могут иметь целевую, функциональную и социальную направленность. К целевым нормативам относится все то, что обеспечивает реализацию поставленных перед организацией целей. Это, прежде всего, показатели качества продукции, ресурсоемкость продукции, эргономические показатели, показатели надежности, а также технический уровень производства.
К функциональным нормативам относится качество и своевременность проработки планов, четкая организованность подразделений, оперативный учет и контроль, строгое распределение функциональных обязанностей в каждом структурном подразделении организации.
Нормативы в социальной сфере должны обеспечить оптимальные условия для специального развития коллектива. Сюда включаются показатели стимулирования и охраны труда, показатели обеспеченности всех сотрудников необходимыми техническими средствами для успешной работы. Сюда также относится необходимость систематического повышения профессионального роста, хорошая мотивация, правовые и экологические нормативы. Таким образом, нормативный подход при проведении анализа требует учета всей совокупности нормативов при управлении ресурсами, процессом и продуктом. Чем больше будет научно обоснованных нормативов по всем аспектам деятельности организации, тем скорее придет успех в достижении поставленных целей.
Целью поведенческого подхода является создание всех необходимых условий для реализации творческих способностей каждого сотрудника, для осознания собственной значимости в управлении организацией. Важное значение для менеджеров здесь приобретает изучение различных поведенческих подходов, которые рекомендует общий менеджмент и исследование возможности их применения в процессе анализа организации. Необходимо помнить, что человек - это самый важный элемент в системе управления. Удачно подобранная команда единомышленников и партнеров, способных понимать и внедрять идеи своего руководителя, - важнейшее условие экономического успеха.
Краткие выводы
- Для выявления специфики работы организаций и выработки мероприятий по улучшению производственно-хозяйственной деятельности применяется системный анализ.
- Главной целью системного анализа является разработка и внедрение такой системы управления, которая выбирается в качестве эталонной, в наибольшей степени соответствующей всем предъявленным требованиям оптимальности.
- Системный анализ носит комплексный характер и базируется на совокупности подходов, применение которых позволит наилучшим образом провести анализ и получить желаемые результаты
- Для успешного проведения анализа необходимо подобрать команду специалистов, хорошо знакомых с методами экономического анализа и организацией производства
Контрольные вопросы
- Дайте определение системного анализа.
- Какие работы должны выполняться при проведении анализа организации?
- Какие специалисты должны входить в состав группы по проведению анализа?
- Перечислите основные подходы в системном анализе и дайте их краткую характеристику.
- Назовите и охарактеризуйте основные принципы системного анализа.
Глава 3. Методологические положения исследования систем управления
3.1. Методология и организация исследования систем управления
Методология исследования систем управления основывается на разумной организации деятельности руководителей и менеджеров предприятия по рационализации системы управления. Она предполагает определение целей, предмета исследований, границ исследования, выбор средств и методов исследований, средств (ресурсов) и этапов проведения исследовательских работ.
Методология и организация исследования систем управления требует учета ряда системных характеристик, к которым относятся: потребность в исследованиях; объект и предмет исследования; ресурсы для проведения исследований; эффективность исследований; результаты исследований.
Раскроем эти характеристики.
1. Потребность в исследовании предопределяет масштаб и глубину исследования системных характеристик, реализация которых в наибольшей степени влияет на достижение поставленных целей.
2. Объектом исследований является система управления конкретной организации. Для ее изучения необходимо знать утвержденные схемы управления, должностные инструкции. Положение о подразделениях. Предметом исследования являются взаимоотношения между сотрудниками аппарата управления, а также между подразделениями, расположенными на разных уровнях системы управления. При этом предметом исследования является конкретная проблема (или комплекс проблем), решение которой требует проведения исследований. Среди этих проблем могут быть следующие:
- развитие структуры управления;
- мотивация персонала;
- мотивация техники и информационных систем управления;
- разработка управленческих решений;
- подготовка персонала и др.
Выбор основной проблемы организации, сдерживающей ее развитие, ее всестороннее исследование и анализ - это интуиция и мастерство, профессионализм менеджера и руководителя организации.
3. Ресурсы - это комплекс средств, обеспечивающих успешное проведение исследований. Это, прежде всего, материальные ресурсы, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, информационные ресурсы, технические средства, необходимые для обработки результатов, а также правовые документы, характеризующие объект исследования.
4. Эффективность исследований требует соизмерения затрат на проведение исследований и полученных результатов.
5. Результаты исследований могут быть представлены в различных формах. Это может быть новая модель системы управления, новые регламентирующие документы, скорректированные расчетные формулы, новая корпоративная культура.
С практической точки зрения методика проведения исследований, как правило, включает три основных раздела: теоретический, методический, организационный.
В теоретическом разделе определяются основные цели, задачи, предмет и объект исследования.
Методический раздел содержит обоснование выбора метода проведения исследований, сбора и обработки данных, анализ полученных результатов, способы их оформления.
Организационный раздел представляет, прежде всего, план проведения исследований, формирование команды исполнителей, распределение трудовых и финансовых ресурсов. Здесь же определяется и организационная форма проведения исследований, т.е. индивидуальные или коллективные исследования, исследования, проводимые внутренними или внешними специалистами. Выделяются специальные отделы, службы управления изменениями, целевые проектные подразделения, которые будут задействованы в проведении исследования систем управления.
При проведении системного анализа важное значение приобретает коллектив исполнителей. В состав группы по проведению системного анализа должны входить:
- специалисты в области системного анализа - руководители группы и будущие руководители проектов;
- инженеры по организации производства;
- экономисты, специализирующиеся в области экономического анализа, а также исследователи организационных структур и документооборота;
- специалисты по использованию технических средств и компьютерной техники;
- психологи и социологи.
В общем виде организацию проведения исследования можно представить следующим образом:
- подготовка исследования, т.е. разработка программы, определение единиц наблюдения, определение методов сбора информации, проведение пробного (пилотажного) исследования;
- сбор необходимой информации с учетом ее синтаксических, семантических и прагматических аспектов;
- подготовка информации к обработке;
- обработка информации и ее анализ;
- подготовка результатов исследования.
Сбор данных является основным этапом исследования.
Для этих целей используется ряд методов, среди которых наиболее эффективными являются:
- беседы со специалистами аппарата управления;
- изучение технико-экономических и статистических сведений о развитии производства рассматриваемого предприятия;
- изучение опыта развития родственных предприятий.
Особое значение в исследовании имеют беседы с персоналом аппарата управления, которые в короткие сроки позволяют получить сведения о положительных и отрицательных факторах в развитии объекта, проанализировать и обобщить эти данные, а также наметить конкретные направления работ. Во многих случаях сведения по определенной группе факторов легче и быстрее получить в ходе беседы с работниками предприятия.
Результаты анализа представляют на рассмотрение руководства предприятия или специальной экспертной комиссии. Обсуждение результатов целесообразно организовать с участием представителей всех подразделений системы управления. Итоги обсуждения фиксируют в специальном документе и используют при разработке текущих и перспективных планов развития предприятия или рассматриваемой организации.
С точки зрения организации проведения исследования можно выделить следующие формы:
- индивидуальные и коллективные исследования;
- исследования, проводимые внутренними или внешними специалистами;
- централизованная и децентрализованная организация;
- специальные отделы, службы управления изменениями, целевые проектные подразделения.
- привлечение специализированных консалтинговых организаций.
3.2. Разработка концепции исследования систем управления
Программно-целевое исследование систем управления требует создания конкретных организационных механизмов управления. Четкий организационный механизм необходим в условиях становления рыночных отношений в целях повышения эффективности управления. Любое сокращение аппарата управления, изменение его функций в конечном итоге должно быть регламентировано до такой степени, при которой обеспечивается персональная ответственность за принятие управленческих решений. Хозяйственный механизм определяется экономическими законами и практической деятельностью людей. Это означает, что трудно говорить об одинаковых механизмах в разных организациях, реализующих одинаковые цели. Как же выходить из такого положения, что положить в основу конструирования организационного механизма?
Под организационным механизмом понимается социально-управляемая система, обусловленная экономическими законами, наделенная соответствующими полномочиями, ресурсами, имеющая определенную структуру и позволяющая управлять коллективами людей путем принятия решений. Такое определение нацеливает аналитиков и проектировщиков систем управления на исследование «статики» и «динамики» механизма управления, под которыми соответственно понимается организационная структура управления и процессы выработки управленческих решений в рамках существующей структуры управления.
Практически организация управления - это система принятия решений, являющаяся фундаментом, на котором можно достаточно полно анализировать всю систему управления и обеспечивать оптимальные условия для принятия управленческих решений, от сбора исходных данных, исследования действующих организационных процедур и схемы принятия решений и до поиска путей совершенствования системы управления - результата решения.
Анализ такого рода всегда целесообразно проводить в начале работы, направленной на перестройку системы управления. Как показал опыт, анализ оказывается наиболее эффективным, если он содержит шесть этапов. Рассмотрим их подробнее.
На первом этапе производится обследование организации управления. Изучается вся документация, регламентирующая процесс управления, должностные инструкции, в которых в общем виде представлены сведения о работах, выполняемых в каждом подразделении, изучается существующая система управления подразделениями, производится сопоставление этих подразделений с функциями, изложенными в должностных инструкциях и Положениях. В результате выявляется степень соответствия управленческой практики ее модели (выявляется проблема) и, в случае необходимости, производится соответствующая корректировка. На этом этапе также необходимо выяснить и зафиксировать документально потоки информации, циркулирующие в каждом подразделении.
Второй этап - разработка организационных процедур принятия управленческих решений. На этом этапе составляется схема каждой организационной процедуры дается ее описание, формируется перечень документов, используемых в этой процедуре. При построении схемы организационной процедуры следует зафиксировать документы, действующие в процедуре, указать, откуда поступают эти документы, какими документами она завершается; для выполнения такой процедуры необходимы выходные документы данной процедуры.
Третий этап - выяснение взаимосвязей между процедурами принятия решений н построение блок-схемы принятия решений.
На четвертом этапе составляется схема принятия решений конкретных подразделений организации, в которой фиксируются уровни руководства, схемы действующих процедур принятия решений.
Разумеется, реальную схему принятия решении надо проверить - подвергнуть логическому анализу. В этом и состоит пятый этап работы, на котором на основе логики и здравого смысла предусматриваются все управленческие процедуры, выполняемые в подразделении, документация, необходимая для выполнения каждой организационной операции и хранящаяся на каждом уровне управления. Логический анализ схемы принятия решений позволяет судить об эффективности организации управления,
И, наконец, шестой этап - непосредственная разработка всей документации, которая регламентирует деятельность управленческого аппарата отдельного подразделения организации.
Остановимся кратко на задаче проектирования системы управления организаций.
Первостепенная задача - формирование его целей функционирования. Проблема формирования целей функционирования имеет принципиальное значение при проектировании организационных систем по многим причинам. Во-первых, потому, что по своей природе все реальные организации многоцелевые. Во-вторых, период действия целей функционирования различен, а следовательно, спроектировать организацию необходимо только исходя из целей, период действия которых сопоставим с периодом проектирования организации. В-третьих, проектирование организации управления под все цели функционирования слишком трудоемко, а следовательно, число целей функционирования должно быть по возможности ограниченным.
Выбор целей с помощью экспертных методов требует применения специальной методики. Прежде всего осуществляются оценка и выбор глобальных целей функционирования. Наиболее приемлемым с практической точки зрения способом оценки является анонимное анкетирование, так как оно обеспечивает наибольшую независимость суждений. Структуризация целей функционирования должна быть осуществлена путем исследования функций управления, реализующих конкретные цели на каждом уровне управления. Задача проектирования системы управления предполагает также моделирование управленческих решений, структуры которых мы выявили на стадии обследования.
Моделирование состава управленческих решений осуществляется для обоснования решений, которые должны приниматься в конкретном подразделении. Состав группы решений определяется количеством структурных подразделений. Оптимальность процесса подготовки управленческих решений достигается путем выявления и ликвидации отклонений в существующем процессе при сравнении его с нормативным процессом, обусловленным в некотором смысле идеальной моделью, выбранной авторами на предварительном этапе. В качестве такой модели можно с частичной доработкой использовать стандартную информационную модель, известную под названием модели Дейтча.
Моделирование правил работ исполнителей и руководителей в процедурах с помощью компьютерной техники является частью общего процесса формирования организационного механизма управления и распределения управленческих решений по уровням управления; определения оптимального числа исполнителей и руководителей, необходимых для подготовки и утверждения этих решений; определения перечня документов, необходимых для принятия управленческого решения, разработки документации, регламентирующей деятельность подразделения.
Моделирование правил работ исполнителей заключается в анализе процесса подготовки управленческого решения последовательно на всех уровнях управления, вплоть до принятия окончательного решения и осуществляется на основе информационной модели.
Методика моделирования правил работ исполнителей в процедуре рекомендуется для практического осуществления этапа «регламентации» в процессе формирования общей структуры управления. При моделировании структуры управления необходимо решать задачи моделирования функциональных групп управленческих решений и моделирование распределения решений по уровням управления для обеспечения разработки схем управления.
Формальная постановка задачи моделирования функциональных групп управленческих решений такова. Известен полный список управленческих решений, необходимых для реализации целей функционирования, а также их информационное обеспечение (документы, используемые для принятия управленческих решений). Часть документов является общими при подготовке различных управленческих решений. Известно также число функциональных групп управленческих решений, которые должны быть сформированы. Необходимо сформировать группы управленческих решений с таким расчетом, чтобы каждая из групп потребляла минимальное количество необходимых для подготовки решений документов. Задача решается на ЭВМ с использованием методов анализа и логики.
Распределение решений по уровням управления осуществляется с целью формирования групп решений, за подготовку которых несет ответственность руководитель соответствующего уровня управления. Задача оптимального распределения управленческих решений формируется следующим образом: для каждого выбранного уровня управления с учетом его загрузки и пропускной способности необходимо определить перечень управленческих решений, утверждение которых является компетенцией данного уровня управления. При этом каждый сотрудник должен принимать решения, соответствующие своей компетенции, и ему должен быть обеспечен такой режим работы, при котором все решения принимаются в оптимальные сроки. Задача решается последовательно для всех уровней управления.
Формирование схемы управления организации всегда основано на типовых схемах управления. В качестве типовой схемы в рамках предполагаемой концепции предлагается матрично-штабная схема управления. Формирование схемы управления предполагает распределение управленческих решений по уровням управления, расчет загрузки уровня управления для координационного, проблемного либо функционального уровня, что в результате обеспечит обоснование выбора типа структуры управления. Окончательный выбор варианта схемы структуры и все дальнейшие расчеты осуществляются в рамках выбранной структуры управления. На заключительном этапе разрабатываются документы, регламентирующие деятельность системы управления: положения о подразделении, должностные инструкции, правила работы исполнителей.
Итак, системная концепция совершенствования организационного механизма управления предполагает решение задач анализа системы управления как системы принятия решений и комплексного ее проектирования на основе выбранных качественных целей функционирования.
Решение задачи анализа системы управления предполагает исследование процесса управления и структуры управления на уровне управленческих решений. При решении задачи анализа ряд вопросов не рассматривается. Не обосновывается цель функционирования, состав решений определяется с помощью экспертов, не оценивается структура управления, т.е. не достигается комплексное проектирование системы управления.
Комплексное проектирование системы управления предполагает выбор целей функционирования, формирование состава решений, реализующих цели функционирования, процесс принятия решений (моделирование организационной технологии подготовки решения), формирование структуры управления, разработку документации, регламентирующей деятельность управления.
Достоинством предлагаемой концепции является то, что ряд этапов решается с помощью компьютерной техники, что упрощает системное проектирование. Решение указанных задач способствует лучшей организации управления и в результате повышению организованности управления и качества принимаемых решений.
3.3. Характеристика этапов проведения исследований
Любое исследование осуществляется в несколько этапов, последовательность которых можно выразить схемой, представленной на рис. 3.1.
Рассмотрим эти этапы.
На первом этапе необходимо выявить потребности в исследовании, проанализировать проблемы, стоящие перед конкретной системой управления, выбрать из них главную, определяющую важность и первостепенность проведения исследования. Для этого проблема должна быть четко сформулирована.
Под проблемой понимается несоответствие фактического состояния управляемого объекта (например, производства продукции) желаемому или заданному (запланированному). Именно в связи с отклонением от плановых (или нормативных) состояний, которое отмечается в определенный момент времени или прогнозируется на будущее, и возникают чаще всего проблемы в организациях. Но их источником может быть и изменение самих целей или нормативов. Например, если в результате анализа информации о продажах изделия руководство предприятия принимает решение о снятии его с производства и переключении на другой вид продукции, это может радикально изменить целевые установки всех подразделений, связанных с данными видами продукции. Менеджеры должны заново составить планы, найти и перераспределить ресурсы, организовать обучение персонала и т.д.
Рис. 3.1. Этапы исследования объекта управления
Совершенно очевидно, что введение изменений, требующих для реализации ресурсов и времени, должно быть обосновано анализом факторов, оказывающих воздействие на состояние и положение организации.
Совокупность факторов и условий, вызывающих появление той или иной проблемы, называется ситуацией, а рассмотрение проблемы с учетом воздействующих на нее ситуационных факторов позволяет описать проблемную ситуацию. Описание проблемной ситуации, как правило, содержит две части: характеристику самой проблемы (места и времени ее возникновения, сущности и содержания, границ распространения ее воздействия на работу организации или ее подразделений и ситуационные факторы, ведущие к появлению проблемы (они могут быть внешними и внутренними по отношению к организации).
Внутренние факторы в наибольшей мере зависят от самого предприятия. К ним относят: цели и стратегию развития, состояние портфеля заказов, структуру производства и управления, финансовые и трудовые ресурсы, объем и качество работ, в том числе НИОКР и т.д. Внутренние факторы влияют на систему управления и в значительной степени способствуют достижению стоящих перед ней целей. Поэтому изменение одного или нескольких факторов одновременно вызывает необходимость срочного принятия мер, направленных на сохранение равновесного состояния системы.
Например, если произошло изменение стратегического направления в развитии организации, необходимо определить, как это отразится на деятельности таких подсистем, как производство и выпуск новой продукции, управление персоналом и др. Иными словами, управляющая систем должна разработать план организационных мероприятий, направленных на достижение целей новой стратегии развития.
Внешние факторы в меньшей мере поддаются воздействию со стороны менеджеров организации, так как формируются внешней средой, в которой работает организация. В современных условиях эта среда характеризуется большой сложностью, динамичностью и неопределенностью, что существенно затрудняет учет внешних факторов при принятии управленческих решений. Внешние факторы оказывают различное влияние на работу организаций. Например, поставщики, потребители конкуренты, органы законодательного регулирования, кредиторы, другие организации и общественные институты, непосредственно связанные с той областью деятельности, которой занимается данная организация, оказывают прямое влияние на ее работу, характер возникающих проблем и их решение. В качестве примера можно указать на проблемы отечественных предприятий, возникшие в период разрушения прежней системы хозяйственных связей; изменились отношения между поставщиками и потребителями продукции. В ряде случаев это привело к остановкам производства, к кардинальному изменению ассортимента выпускаемой продукции, к поиску новых поставщиков. Изменение вкусов и приоритетов потребителей также вызывает множество проблем в организации, которая до этого ориентировала свое производство на удовлетворение одного вида потребностей. Надо ответить на вопросы: искать ли новые рынки сбыта; вводить ли новые виды продукции и услуг и т.д.
Еще одна большая группа внешних факторов, практически не поддающихся управлению менеджерам организации, но оказывающих на деятельность организации косвенное (опосредованное) влияние, которое необходимо учитывать. К этой группе факторов относят состояние экономики страны (или региона), уровень научно-технического и социального развития, социокультурную и политическую обстановку, существенные для данной организации события в других странах и т.д. Например, экономическое состояние страны (региона) воздействует на работу организации через такие параметры среды, как наличие капитала и рабочей силы, уровни цен и инфляции, производительность труда, доходы покупателей, правительственная, финансовая и налоговая политика и др. Так, инфляция приводит к сокращению покупательной способности и снижает спрос на продукцию, производимую организацией. Повышение уровня цен на продукцию сопряженных отраслей вызывает соответствующее увеличение затрат на производство в организации, следствие - рост цен на ее продукцию, что может вызвать «отток» определенной группы потребителей. При сокращении своих доходов покупатели изменяют состав и структуру потребления, что также оказывает воздействие на спрос. Уровень научно-технического развития в стране влияет на структуру экономики, на процессы автоматизации производства и управления, на технологию, с помощью которой производится продукция, на состав и структуру персонала организации и, что особенно важно, на конкурентоспособность продукции и технологий. Учет многочисленных и разнообразных факторов среды, выбор главных среди них и предвидение возможных изменений - сложнейшая задача, стоящая перед менеджерами.
Анализ ситуационных факторов позволяет рассмотреть проблему в связи с вызвавшими ее событиями и изменениями во внутренней и внешней среде и начать поиск решения.
Таким образом, определить проблему - значит установить границы системы, в пределах которой она рассматривается, уровень, на котором она должна решаться. Субъект, анализирующий ситуацию, определяет проблему в границах управляемой им системы. Однако важным для него является и представление, как система проявляет себя в системах и смежных системах и, главное, какое значение она имеет для суперсистемы, в которую данная (управляемая) система входит как элемент. Это обеспечивает увязку принимаемого решения с общими задачами и решениями вышестоящего звена управления, организацию интегрированного процесса решения данной проблемы.
При определении проблемы возникает чисто логическая трудность выделения причин и следствий. Перед менеджером в той или иной конкретной ситуации может возникнуть несколько проблем. Очень важно установить их иерархию, т.е. определить, какая из них главная, а какие - подчиненные или производные от нее. Определение главной проблемы позволит правильно сформулировать цель решения задачи.
Определение цели связано с ограничением направлений и средств ее достижения. Эти ограничения играют определяющую роль в выборе вариантов решения. По отношению к определенной системе ограничения можно разделить на общие и частные. Общие ограничения, накладываемые на функционирование данной системы, представляют собой объективные условия внешней среды или являются целями и понуждающими связями некоторой большой системы, для которой рассматриваемая система служит элементом (подсистемой). Иногда ограничения для данной системы являются проявлением нерешенных проблем в более общих системах.
Итак, на первом этапе проведения исследований анализируются проблемы и совокупность всех факторов, которые необходимо выявить и учитывать при решении проблем.
На третьем этапе необходимо выбрать методологию проведения исследования, под которой понимаем совокупность целей, методов, приемов управления при проведении исследования, а также подход менеджеров к принятию решений и учет традиций организации.
На четвертом этапе проводится анализ ресурсов, необходимых для проведения исследования. К таким ресурсам относятся материальные, трудовые, финансовые ресурсы, оборудование, информация. Анализ ресурсов необходим для успешного проведения исследования и достижения его результатов.
Пятый этап предполагает выбор методов проведения исследования с учетом имеющихся ресурсов и целей исследования. Подробно о методах проведения исследований будет сказано в гл. 4.
Шестой этап заключается в организации проведения исследований. Здесь необходимо определить порядок проведения исследований, распределить полномочия и ответственность и отразить это в регламентирующих документах, например в должностных инструкциях. Здесь же необходимо уточнить или определить технологию подготовки и утверждения управленческих решений при проведении исследований.
На седьмом (завершающем) этапе следует зафиксировать и проанализировать полученные результаты. Такими результатами могут быть отдельные рекомендации, новая модель системы управления, улучшенные нормы управляемости, более совершенные методики, способствующие оперативному и успешному разрешению проблемы. На этом этапе необходимо предварительно подсчитать эффективность исследований, т.е. соразмерить затраты на проведение исследований и полученные результаты.
Иногда процесс исследования конкретного объекта производится в соответствии с выбранной (рекомендуемой) моделью системы управления, часто называемой эталоном. Этапы проведения исследования в соответствии с эталонной моделью представлены на рис. 3.2.
Рис 3.2. Исследование объекта управления в соответствии с эталонной моделью
3.4. Источники получения сведений о деятельности организации
Основными источниками сведений о деятельности организации являются:
- различного рода документы - устав организации и другие регламентирующие документы; положения о функциях и обязанностях подразделений; должностные инструкции; другие описания системы (в отчетах, публикациях);
- сотрудники организации, описывающие ее деятельность в процессе бесед и опросов;
- непосредственные наблюдения специалистов-системщиков за процессом деятельности организации.
Однако ни один из указанных источников в отдельности не может обеспечить необходимой полноты и достоверности сведений о работе системы. Документы сравнительно быстро устаревают и не всегда отражают действительное состояние дел; сотрудники могут непреднамеренно (или умышленно) исказить существующее положение дел; наблюдение может оказаться искаженным случайными обстоятельствами. Поэтому на всех стадиях изучения обязательна интеграция методов получения информации о работе системы, их проверка, сопоставление сведений, полученных из разных источников, повторное возвращение к уже изученному процессу с целью исправления, корректировки ранее полученных сведений, детализации ранее не уточненных важных аспектов. Сопоставление сведений и выявление истинного состояния дел существенно облегчается при систематизации и группировке полученных сведений, формализации их представления.
Окончательно убедиться в полноте и правильности полученных сведений можно после того, как будет построена модель системы и проверена ее адекватность путем сопоставления с действующей системой.
Обычно изучение полезно начинать с документов, прежде всего рассмотрев структурную организационную схему. Если такой схемы нет, ее надо составить, для чего удобно использовать штатное расписание. Во многих случаях полезно на этой схеме указать вышестоящие и подчиненные организации и связи с ними.
Изучение, как правило, надо начинать с высших звеньев аппарата, последовательно переходя к низшим.
Документы, связанные с системой, можно разделить на следующие группы:
- официальные положения и инструкции, регламентирующие функции организации или подразделения и определяющие сроки и процедуры обработки информации и принятия решений;
- входные документы, возникающие вне системы;
- систематически обновляемые записи (массивы) в виде картотек или книг, используемые в процессе работы;
- промежуточные документы, получаемые и (или) используемые в процессе обработки данных;
- выходные документы.
После того как аналитик получил на основе документов общее представление об изучаемой организации или подразделении, он переходит к стадии опросов и бесед с сотрудниками.
Первый контакт с сотрудниками осуществляется с участием руководителя изучаемого подразделения, который сообщает сотрудникам цель проводимой работы, заинтересованность в ее проведении, наличие приказов или других официальных документов, на основании которых работа выполняется, говорит о необходимом содействии и сотрудничестве с разработчиками.
Сбор сведений путем опросов должен быть избирательным и целенаправленным. При решении некоторых задач и на первых этапах работы нужны обобщенные данные; для других задач и на более поздних этапах - детальные. Поэтому надо предварительно наметить круг интересующих вопросов, а после каждой беседы оценить полученные сведения и корректировать план дальнейших бесед.
Сбор сведений «вслепую», простое их коллекционирование приводит к накоплению подробных сведений, которые в дальнейшем практически не поддаются анализу и использованию.
Следует учесть, что получение и последующая обработка сведений является весьма важной, но в то же время и очень трудоемкой работой. Надо все время помнить, что изучение существующей системы не самоцель, а средство познания и требует соизмерять степень детализации данных и соответствующие затраты с возможной эффективностью.
Обследование и изучение, детализация сведений о системе могут продолжаться бесконечно, особенно если учесть, что система живет и развивается одновременно с обследованием и в конце обследования отличается от первоначального варианта. Поэтому очень важно вовремя завершить изучение организации. В процессе изучения необходимо выяснить не только как работает система, но и почему она работает именно так, а не иначе. Умение отбирать нужные сведения развивается по мере приобретения опыта.
Краткие выводы
- Системное исследование целесообразно проводить на основе выбранной методологии, которая представляет собой совокупность целей, методов и средств, необходимых для комплексного исследования.
- Важное значение при проведении исследований приобретает общая концепция, построенная на основе системы научных знаний в области управления, а также теории и практики организационного проектирования.
- Системная концепция предполагает комплексное проектирование систем управления, включающее выбор целей функционирования, формирование состава решений, реализующих выбранные цели, проектирование технологии подготовки управленческих решений, формирование структуры управления, разработку регламентирующей документации.
Контрольные вопросы
- В чем сущность методологии исследования систем управления?
- В чем сущность общей концепции исследования систем управления?
- Какое значение для анализа и проектирования организации имеет общая концепция.
- Назовите и поясните основные этапы общей концепции.
- Какое значение для проведения исследований имеют такие характеристики процесса управления, как, цели организации, функции управления, управленческие решения, организационная структура.
Арендный блок
Определение эффективности.
Эффективность это определение или нахождение вариантов проведения исследования, который кратчайшим путем ведет к успеху, т.е. характеризует целесообразность выполнения работ.
Под эффективностью в исследовании систем управления понимают соотношение показателей результатов исследовательских работ (или степень достижения целей исследования) и затрат ресурсов (финансовых, человеческих, временных) на его проведение.
Характеристика групп факторов эффективности ИСУ: исследовательский потенциал (методологическая готовность, наличие и структура ресурсов, организационные возможности), принципы потенциала использования.
Все факторы, характеризующие исследовательский потенциал управления, можно структурировать по трем группам: факторы методологической готовности, факторы наличия и структуры ресурсов и факторы организационных возможностей.
Методологическая готовность проявляется в наличии цели и миссии исследования. Здесь большое значение имеют интеграционные свойства цели, ее обоснованность, научный подход к формулированию и постановке, понимание и принятие цели исследовательской группой или всем коллективом фирмы. Миссия исследования рассматривается как доминанта его проведения, обеспечивающая последовательное движение к цели. Она помогает выбрать ограничения в движении к цели и приоритеты на каждом из этапов этого движения. Миссия должна отвечать на вопрос: зачем проводить исследования, реально ли достижение цели?
Методологическая готовность определяется также концепцией развития фирмы, разработанной с учетом цели и миссии. Это комплекс положений, отражающих тенденции развития фирмы. Концепция теснейшим образом связана с целью и миссией, ибо включает в себя и то и другое, кроме того, конкретизирует их, определяет ключевые положения программы исследования.
Эффективность многих видов исследования зависит от информационной базы его проведения. Чтобы видеть динамику процессов развития, проводить сравнительный анализ, определять тенденции, выбирать наиболее удачные решения, надо иметь необходимое количество накопленной информации. Эта потребность мотивирует систематическое проведение исследования.
Невозможно провести исследование, не пользуясь той или иной методикой моделирования и оценок процессов или явлений. Но методики бывают различными. Какими именно пользуются исследователи или менеджер, как разрабатываются собственные методики все это тоже характеризует методологический потенциал исследования.
Наконец, следует указать на возможности использования необходимых методов исследования. Эти возможности определяются их доступностью, наличием соответствующих технических средств, квалификацией исследователей.
Факторы методологической готовности действуют не только в определенном наборе и совокупности, но и в их соотношении и системности.
Следующая группа факторов исследовательского потенциала наличие, структура и использование ресурсов.
Любое исследование нуждается в ресурсах. Необходимы ресурсы персонала, экономические, материально-технические, информационные, ресурсы времени. Можно говорить и о фактологических ресурсах, которые отражают наличие необходимых фактов, возможностей их систематизации.
Ниже более подробно будет рассмотрено фактологическое обеспечение исследования и его отличие от информационного. Здесь лишь достаточно сказать, что информационные и фактологические ресурсы являются взаимодополняющими.
В исследовании необходимы различные ресурсы и в определенном их соотношении. Ресурсы могут и должны быть взаимозаменяемыми, но до определенных пределов.
Исследовательский потенциал управления включает организационные возможности его проведения. Они проявляются в наличии необходимой организационной культуры и типа организации. Важную роль играет также позитивный и негативный организационный опыт, позволяющий успешно выбирать тип организации и организовать исследование.
Всякая организация имеет определенную инфраструктуру, которая также влияет на проведение исследования.
Следует здесь назвать и такой фактор, как интеллектуальный потенциал менеджера или исследователя. Его можно отнести и к ресурсам, и к методологической готовности, но он играет важную роль и в реализации организационных возможностей. Организация исследования это организация интеллектуальной деятельности, и ее успех в значительной мере определяется интеллектуальным потенциалом исследователя.
Принципы определения эффективности: целевая направленность; комплексный подход; сопоставимость результатов; учет и анализ затрат на проведение исследования.
Определение эффективности исследования системы управления необходимо проводить по соответствующим правилам (принципам):
принцип целевой направленности;
принцип обязательного учета и анализа затрат на проведение исследования;
принцип комплексного подхода;
принцип сопоставимости результатов.
Основные виды эффектов: экономические; социальные; экологические; научно-технические.Эффект может быть как практическим, так и научным.
Научный эффект исследования - это результат исследовательской работы, определяемый в виде новых прибавочных знаний.
Практический эффект исследования - это результат исследовательской работы, оцениваемый как разность между достигнутым результатом и
затратами на его достижение.
Виды практических эффектов:
экономические (прибыль от внедрения изобретений; улучшение использования ресурсов - например, повышение производительности труда; уменьшение потерь от брака продукции и др.);
социальные (повышение степени удовлетворения потребностей работников; рост квалификационного уровня персонала; повышение безопасности продукции и услуг и др.);
экологические (уменьшение загрязнения окружающей среды - например, снижение выбросов в атмосферу вредных компонентов; уменьшение штрафов за нарушение экологических требований и др.);
Научно-технические (увеличение удельного веса новых прогрессивных технологий; рост количества зарегистрированных авторских свидетельств, научных публикаций и др.).
У нас самая большая информационная база в рунете, поэтому Вы всегда можете найти походите запросы
К данному материалу относятся разделы:
Стратегия предприятия, формирование стратегических целей предприятия
Виды стратегий: стратегии роста, развития, конкурентные стратегии
Стратегическое управление, стратегический потенциал организации
Инструменты выбора и обоснование стратегии
Типология управленческих решений
Модели и организация процесса разработки управленческого решения
Методы принятия решения
Приемы разработки и выбора управленческих решений в условиях неопределенности и риска
Подбор персонала и профориентация. Адаптация персонала
Подготовка, переподготовка и повышение квалификации персонала
Перемещения, работа с кадровым резервом, планирование деловой карьеры
Конфликты в коллективе
Сетевые технологии в управлении организацией
Системный анализ в исследовании управления
Эффективность исследования систем управления
Разработка беспроводного канала связи между микроконтроллером на вращающемся стенде и персональным компьютером
Дипломная работа. Цель работы - разработка устройства для обмена данными между микроконтроллером, расположенном на вращающемся стенде и персональным компьютером.
Правосубъектность хозяйственных партнерств
Правосубъектность крестьянского (фермерского) хозяйства. Правовое положение хозяйственных товариществ. Правовое положение обществ с ограниченной ответственностью
Психология массовой коммуникации
Средства массовой коммуникации СМК PR-коммуникации, масс-медиа. Социально-психологические механизмы воздействия МК. Теория социального научения.
Домкраты. Для монтажных работ применяют реечные, винтовые и гидравлические
Домкраты представляют собой переносные грузоподъемные механизмы незначительных размеров и массы. Их применяют для выполнения вспомогательных работ подъема оборудования или конструкций
Теория границ и аспекты этой теории, понятие границ в гуманитарных исследованиях
Курсовая работа. Цель данного исследования – это выявление общей тенденции развития теории о границах, выявление общих черт и проблем связанных с применением этих теорий.
Тема 16. Научная и практическая эффективность исследования
16.1. Понятие эффективности исследования. Исследовательский потенциал управления.
16.2. Научная и практическая эффективность исследования.
16.3. Параметры эффективности исследования.
16.4. Роль оценивания в исследовании систем управления.
16.5. Принципы оценивания исследования систем управления.
16.6. Виды оценки параметров управления.
16.1. Понятие эффективности исследования. Исследовательский потенциал управления.
Эффективность исследования - это определение или нахождение такого варианта проведения исследования, который кратчайшим путем ведет к успеху. Но это определение можно дополнить более точным.
Эффективность исследования - это одна из его характеристик, которая показывает как соотносятся затраты усилий (или ресурсов) на его проведение и результат (или степень достижения цели).
Все факторы, определяющие эффективность исследования, можно рассмотреть в двух группах: факторы исследовательского потенциала управления и принципы его использования.
Исследовательский потенциал управления.
Понятие исследовательского потенциала управления отражает возможности использования ресурсов и достижения поставленных целей. Ведь наличие необходимых ресурсов еще не ведет автоматически к эффективности. Использование ресурсов зависит и от их структуры, доступности, цели, по которой используются ресурсы, мотивации их рационального использования и пр. Все это в совокупности характеризует понятие исследовательского потенциала. Его величина и качество, его реализация также определяют достижение эффективности.
Все факторы, характеризующие исследовательский потенциал управления, можно представить по трем группам: факторы методологической готовности, факторы наличия и структуры ресурсов и факторы организационных возможностей.
Методологическая готовность проявляется в наличии цели и миссии исследования. Здесь большое значение имеют обоснованность цели, научный подход к ее формулированию и постановке, понимание и приятие цели исследовательской группой или вообще всем коллективом фирмы, интеграционными свойствами цели.
Миссия исследования рассматривается как доминанта его проведения, обеспечивающая последовательное движение к цели. Она помогает выбрать ограничения в движении к цели и приоритеты на каждом из этапов этого движения. Миссия должна отвечать на вопрос: зачем проводиться исследования, позволяет ли реальность достичь цель?
Методологическая готовность определяется также концепцией развития фирмы, разработанной по цели и миссии. Это комплекс положений, отражающих тенденции развития. Концепция теснейшим образом связана с целью и миссией, ибо включает в себя и то и другое, кроме того характеризует их конкретизацию, определяет ключевые положения программы исследования .
Большое значение имеет также опыт исследования. Систематическое проведение исследовательской работы способствует накоплению такого опыта и повышает потенциал эффективности исследовательской деятельности . Опыт экономит время, оберегает от ошибок и облегчает многие операции.
Многие виды исследования зависят от информационной базы его проведения. Чтобы увидеть динамику процессов развития, проводить сравнительный анализ, определять тенденции, выбирать наиболее удачные решения, надо иметь необходимое количество накопленной информации. Эта потребность стимулирует систематическое проведение исследования.
Невозможно провести исследование, не пользуясь той или иной методикой моделирования и оценок процессов или явлений. Но методики бывают различными. Какими из них обладают и пользуются исследователи или менеджер, как разрабатываются собственные методики это тоже характеризует методологический потенциал исследования.
Наконец, следует указать и на возможности использования необходимых методов исследования. Эти возможности определяются их доступностью, наличием соответствующих технических средств, квалификацией исследователей.
Факторы методологической готовности действуют не только в определенном наборе и совокупности, но и в их соотношении и системности.
Следующая группа факторов исследовательского потенциала - наличие и использование ресурсов.
Любое исследование нуждается в ресурсах. Необходимы ресурсы персонала, экономические, материально-технические, информационные, ресурсы времени. Можно также говорить и о ресурсах фактологических. Они отражают наличие необходимых фактов, возможностей их систематизации.
Далее более подробно будет рассмотрено фактологическое обеспечение исследования и его отличие от информационного. Здесь лишь достаточно сказать, что информационные и фактологические ресурсы являются взаимодополняющими.
В исследовании необходимы различные ресурсы и в определенном их соотношении. Ресурсы могут и должны быть взаимозаменяемыми, но до определенных пределов.
Исследовательский потенциал управления включает в себя и организационные возможности его проведения. Они проявляются в наличии необходимой организационной культуры и типа организации. Важную роль также играет позитивный и негативный организационный опыт, позволяющий успешно выбрать тип организации и организовать исследование.
Всякая организация имеет определенную инфраструктуру, которая также влияет на проведение исследования.
Следует здесь назвать и такой фактор, как интеллектуальный потенциал менеджера или исследователя. Его можно отнести и к ресурсам и к методологической готовности, но он также играет важную роль в реализации организационных возможностей. Организация исследования - это организация интеллектуальной деятельности, и она определяется в значительной мере интеллектуальным потенциалом исследователя.
В дальнейшем более подробно будут рассмотрены факторы оценивания, фактологического обеспечения исследования, мышления менеджера-исследователя, креативного образования менеджера, которое и определяет его интеллектуальный потенциал.
16.2. Научная и практическая эффективность исследования.
Научная эффективность исследования определяется приростом знаний в определенной области, имевшем место в результате исследования. Она может находить выражение в числе полученных в результате исследования патентов, авторских свидетельств , публикаций, рейтингах цитирования и др.
Для характеристики прикладных исследований чаще применимо понятие практической эффективности исследования .
Научная эффективность исследования превращается в практическую в процессе внедрения научных знаний, полученных при исследованиях. Внедрение результатов исследования - важный элемент развития общества, организационно-производственной системы.
В рыночной экономике основным двигателем прикладных исследований (а именно к таким относится большинство проблем исследования систем управления) является практическая проблема и необходимость ее решения на уровне, обеспечивающем конкурентоспособность.
Эффективное исследование - это исследование, достигающее поставленные цели за определенное время при том, что расход ресурсов, риски не превышают плановые объемы.
В более широком смысле эффективность исследования - это одна из его характеристик, которая показывает как соотносятся затраты усилий (или ресурсов) на его проведение и результат (или степень достижения цели).
Эффективность исследования зависит от факторов исследовательского потенциала управления. Исследовательский потенциал отражает возможности использования ресурсов и степень достижения поставленной цели.
Факторы исследовательского потенциала представлены тремя группами:
1) методология;
2) ресурсы;
3) организационные возможности.
Методологическая готовность исследовательского потенциала проявляется в наличии цели и миссии исследования, наличия концепций развития фирмы, опыта исследований и возможностей использования необходимых методов исследования, соответствующих технических средств.
Фактор ресурсов заключается в наличии необходимых ресурсов персонала, экономических, материально-технических, информационных, ресурсов времени.
Исследовательский потенциал управления включает в себя организационные возможности его проведения. Они проявляются в наличии организационной культуры и типа организации, интеллектуальном потенциале исследователей систем управления.
Эффективность исследования зависит от принципов его построения и осуществления .
Среди принципов следует назвать, прежде всего, принцип объективности . Согласно этому принципу, в любом исследовании необходимо искать объективные факторы, связи, зависимости. Это определяет успех исследования. Но использование данного принципа вовсе не означает, что надо исключить все субъективное. Многое в исследовании определяется интуицией, ее необъяснимым влиянием на поведение человека, на поиск истины. Принцип объективности это принцип соизмерения, сопоставления факторов с объективной реальностью, это возвращение к объективному, в конечном результате размышлений, анализа идей, мыслей, позиций.
Принцип системности - это принцип поиска и определения связей, целостности, сопоставления свойств, нахождения границ внутренней и внешней среды. Этот принцип позволяет концентрировать исследования на главном, оценивать связи, разграничивать их на внешние и внутренние, понимать свойство, как проявление целого в одном случае и как проявление отдельного - в другом.
Принцип последовательности требует проведения исследования по определенной, заранее разработанной технологии. В использовании этого принципа большое значение имеет ответ на вопрос: с чего начать и как двигаться к результату?
Принцип целеустремленности означает, что любое исследование должно иметь вполне определенную цель. Исследование - это не только разрешение возникшей проблемы, но и определение, к какой цели может вести это разрешение, в какой мере оно способствует достижению цели. Цель определяет выбор решений и последовательность их разработки, цель интегрирует деятельность в самых сложных ее вариантах: многоаспектность, совместное исследование, разветвленность исследования, сложность проблемы и т. д.
Принцип свободы мышления
определяет необходимость снятия ограничений в полете мысли, фантазии, воображения, идей.
Принцип управления мышлением предполагает, что мышление, как и всякий процесс, должно быть не спорадическим. Он ведет к эффективности исследования. Это может быть управление процессом индивидуального мышления или процессом групповой мыслительной деятельности.
Как и всякая деятельность, исследование строится на использование определенных ресурсов, величина и структура которых в значительной мере определяют его эффективность. Ресурсы нельзя использовать бездумно, но и стремясь получить необходимый результат, нельзя бездумно лграничивать исследования в необходимых ресурсах, отсюда возникает важный принцип гибкой экономии ресурсов. В некоторых исследованиях заранее очень трудно предусмотреть и рассчитать достаточно точно, сколько рессурсов понадобится для достижения необходимого результата. Поэтому расчет ресурсов надо делать с запасом, понимая, что и результат исследования не всегда достаточно предсказуем, иногда он может быть значительнее ожидаемого. Тогда и при перерасходовании ресурсов эффективность исследования будет все равно высокой.
Принцип качественной и количественной определенности исследования заключается в том, что, по возможности, исследования надо проводить, опираясь на количественные измерители параметров, показатели, но при этом не терять качество изучаемых явлений, т. е. совокупность тех свойств, которые определяют их суть и особенности.
Принцип фактологического обеспечения исследования заключается в том, что исследование необходимо строить на фактах и отбирать факты соответствующим образом. В этом основа и объективности исследования, и его успешности, а в конечном итоге и эффективности.
Принцип реализации креативного образования менеджера предполагает его оформление с помощью образовательных процессов, которое закрепляется и проявляется в практической деятельности и развивается в процессах исследования.
Принцип опоры на исследовательское мышление менеджера предполагает его развитие в практике управления и в проведении исследования. Исследование преследует цель не только найти удачное решение проблемы, но и научить менеджера мыслить эффективно, исследовательски, инновационно.
И еще один принцип следует добавить к этому перечню - принцип трудоемкости. Суть его заключается в том, что всякое исследование должно быть рассчитано по трудоемкости его проведения. От этого зависит и его организация, и рациональное использование всех ресурсов, а, следовательно, и эффективность.
При оценке эффективности исследования критерий эффективности определяют как количественное отражение степени достижения системой поставленных перед ней целей.
В управлении исследованиями удобней рассматривать критерий как правило выбора предпочтительного варианта решения из ряда альтернативных.
В соответствии с прогнозной эффективностью можно выделить следующие варианты решений по исследованию систем управления:
1) неэффективные, не позволяющие решить проблему;
2) рациональные, т. е. позволяющие решить проблему;
3) оптимальный вариант решения - вариант, позволяющий решить проблему исследования наилучшим в определенном критерием смысле образом построить наилучшую систему исследований в определенномкритерием смысле. Если неэффективных и рациональных решений может быть много, то оптимальное решение одно.
При исследовании сложной системы управления в силу ее многогранности критерий, как правило, является вектором. При этом задача оптимизации сложной системы является многокритериальной.
Критерий включает в себя в качестве компонентов параметры эффективности (эффекта).
16.3. Параметры эффективности исследования.
Параметр эффективности исследования - относительные значения наиболее важных параметров системы и(или) исследований, а также отношения таких параметров, которые позволяют оценить качество решения проблемы и достижение, поставленных перед системой целей. Например, параметром эффективности будет оценка соотношения одного и того же параметра (пусть это будет расход топлива) до и после внедрения результатов исследования. Они отражают степень прогресса в результате исследования и (или) эффективность расхода ресурсов, в частности денежных средств , в процессе исследований. Они позволяют выбирать предпочтительные варианты изменений в объекте или самого процесса исследования.
В качестве параметров эффекта исследования будем называть абсолютные значения изменений важнейших параметров, например, объем сэкономленного топлива в литрах, тоннах, рублях и т п.
При формировании параметров эффективности (или эффекта) при исследовании систем управления организационно-производственной системы наиболее часто используют; стоимость и (или) время создания; доход, прибыль (убытки) за фиксированный период и т. д.
При выборе состава параметров эффекта учитывают как то, ради чего создается система, так и цели исследования. Часто из двух исследовательских процессов, относящихся к одним и тем же объектам, и решающих одну и ту же задачу при равных ресурсах, более эффективным считают тот, который при прочих равных условиях приводит к достижению цели за более короткий интервал времени.
16.4. Роль оценивания в исследовании систем управления.
Одной из сложных и важных проблем исследования управления является оценка ситуаций, состояния, изменений, тенденций и пр.
Оценка - это установление наличия и степени проявления той или иной характеристики системы управления. Средством оценки является показатель. На оценках построены анализ, нормативное регулирование функционирования и развития, поиск и определение тенденций, изучение особенностей и существенных черт того или иного явления. Без оценок невозможны разработка и принятие управленческих решений, в том числе и решений по совершенствованию управления. Чем более точную оценку может провести менеджер или исследователь, тем больше вероятность успешного, рационального решения.
Оценки могут быть различными. Можно выделить оценки программно-тестовые и экспертные. Первые очень широко используются в настоящее время, когда существует компьютерная техника , открывающая в этом отношении очень большие возможности. Но многие характеристики можно оценить только на основе работы группы экспертов. Очень эффективно сочетание первого и второго.
Оценки также разделяются на коллективные и индивидуальные. В практике исследований используются как точные, так и приблизительные оценки. По процессным признакам существуют оценки эпизодические и периодические; по масштабам оцениваемых явлений выделяются оценки общие и локальные; по организации и методикам проведения существуют простые и сложные оценки. Последние всегда построены на специальных расчетах, агрегировании информации, построении синтетических показателей.
Выбор вида оценки имеет большое значение в достижении успеха исследования.
Для оценки необходимо:
· выделение объекта и предмета оценки;
· установление критериев оценки и шкалы измерения;
· построение процедуры и системы оценки;
· выбор средств и методов оценки;
· использование результатов оценки.
16.5. Принципы оценивания исследования систем управления.
Существуют определенные принципы оценивания, благодаря которым возможны адекватная оценка реальной действительности, глубокое понимание ситуаций, проблем, результатов или тенденций.
1. Принцип научности. В основе оценки всегда находятся методики ее проведения или осуществления. А они могут быть разными: можно оценивать на основе здравого смысла, богатого опыта, но можно строить оценку и на использования научных методов, математического моделирования, там, где это возможно. В этом случае и оценивать должен тот, кто знает предмет оценки, владеет ее методикой, способен подойти к ней с объективных позиций.
2. Важным дополнением этого принципа является также принцип целевого назначения. Оценка может проводиться вообще или быть ориентирована на некоторые предположительные результаты, но может иметь и ясную, конкретную цель. Можно оценивать, скажем, в целях стимулирования деятельности, группирования работников, нормирования работы, распределения финансовых средств и т. д. Целью оценки может быть и поиск путей развития, установление закономерностей, контроль тенденций.
3. Принцип разнообразия, полноты и системности. Очень часто подлежат оценке только те характеристики, которые известны, доступны, понятны, измеряемы. В результате такого подхода получается деформированная оценка, которая не дает полной картины события или ситуации, явления или проблемы. При проведении оценки очень важно учитывать связь характеристик, стремиться к их полноте, видеть разнообразие и достаточность.
4. Принцип критериальной определенности. Можно оценивать грубо, приблизительно, предварительно, но не бывает оценки без критерия. Критерий оценки - это точка отсчета, шкала измерений, это констатация специфики характеристики, подлежащей оцениванию. Чем точнее установлен критерий, тем объективнее и значительнее оценка. При проведении оценки недопустимо произвольное изменение критерия.
5. Принцип количественной определенности оценки. Оценивать можно в параметрах констатации качества, описания особенностей, но оценка может проводиться в количественных показателях, которые дают точную информацию и позволяют эффективнее оперировать оценками: сравнивать, синтезировать, улавливать изменения. В исследованиях систем управления необходимо, по возможности, стремиться к количественным оценкам. Но при этом нельзя отрицать, что в определенных обстоятельствах эвристические оценки могут быть богаче и полезнее. Количественные измерения нередко обедняют ситуацию.
6. Принцип сочетания оценки состояния и изменений. Чаще всего оценка является фиксацией состояния той или иной характеристики, фотографией остановившегося мгновения, констатацией степени проявления характеристики. Но в исследовании наиболее богатой информацией обладают оценки динамики, способные показать тенденции изменений, позволяющие предвидеть последствия. В конечном итоге необходимо сочетание того и другого.
7. Но оценка - это не просто установление и измерение тех или иных характеристик, это, помимо прочего, и деятельность исследователя или группы исследователей, работа экспертов, математиков, программистов. И это обстоятельство не может не быть отражено в принципах оценки.
8. Принцип независимости
заключается в том, что оценка должна быть отделена, насколько это возможно, от личностных отношений, служебной зависимости, амбиций и самолюбия. Она должна быть защищена от влияния заинтересованных лиц, доброжелателей или недоброжелателей.
Это достигается как посредством методики оценки, так и соответствующей организацией ее проведения.
16.6. Виды оценки параметров управления.
Оценки могут быть различными. В каждом конкретном случае исследователю приходится выбирать тот вид, который может быть наиболее приемлемым и эффективном. Этот выбор определяется как характером исследуемых проблем, так и возможностями оценивания. Специфика оценивания проблем управления заключается в том, что все они в конечном итоге связаны с деятельностью человека и его человеческими качествами. Многие параметры управления невозможно измерить достаточно точно, а некоторые даже вообще выделить и каким-либо образом отграничить. Поэтому многие оценки необходимо строить на статистическом анализе, либо использовать социометрические методы тесты и экспертные оценки.
1. По области и масштабам оценивания тех или иных ситуаций можно выделить оценки общие и локальные. Так проявляются и проблемы управления. Одни из них имеют общий характер, другие ограничены какой-либо областью деятельности. Методология исследования должна предусматривать различие этих видов.
2. Оценки могут быть простыми и сложными, в зависимости от того, предполагают ли они множество расчетов или построены на измерении первичной информации. В сложных оценках нередко случается нарушение валидности показателей, смещение акцентов актуальности и важности, потеря информации. Необходимо избегать таких случаев при конструировании показателей.
3. В оценках большую роль играет момент и продолжительность их проведения. По этому критерию можно выделить оценки эпизодические и периодические. Первые вызываются необходимостью конкретной ситуации, возникновением и обострением новых проблем, вторые систематическим исследованием управления, мониторингом качества.
4. Всякая оценка отражает потребность поиска и решения проблем и требует затрат определенных ресурсов. Поэтому можно дифференцировать оценки по критерию точности измерения параметров. Существуют оценки точные и приблизительные (грубые, предварительные, ориентировочные, порядковые). Вторая группа способствует экономии ресурсов при. поиске ведущих проблем. Но глубокий анализ и ответственные исследования необходимо строить на предельно строгих и точных оценках.
5. По организации оценивания можно выделить оценки коллективные и индивидуальные. Часто используется их сравнительный анализ. При этом необходимо учитывать параметры и коллектива, и личности - опыт, образование, квалификация, мотивы, социальность и пр.
6. Методика проведения оценки имеет ключевое значение в ее корректности. В исследовании управления часто используются два вида оценки - тестовая и экспертная. Не исключаются и их различные комбинации. Тестовая оценка может быть очень эффективной, но зависит от качества тестов, а успех экспертной оценки в значительной мере определяется принципами формирования экспертных групп и организации их работы.
7. По получению информации и методике ее обработки можно выделить также статистическую и нестатистическую оценку. Искусство исследования, помимо всего прочего проявляется и в выборе вида оценок в конкретных обстоятельствах.
Налоги и платежи
