На недавнем семинаре инспектор гит сказала, что при проведении проверок инспекция потруду будет штрафовать не за определенное нарушение, как факт вообще, а за каждыйдокумент, в котором оно найдено. Например не прописан дополнительный отпуск у сотрудниковс вредными условиями труда, значит за каждый договор в котором это нарушение найденобудет наложен штраф. Действительно ли это так и в каких нормативных документах этопрописано? Второй вопрос касается периода за который могут оштрафовать. Нам пояснили, что если задва месяца до проверки какое - то нарушение устранено, то оштрафовать за него не имеют права. Так ли это и какими документами подтверждается эта норма? Третий вопрос касается длящихся нарушений. Мы так понимаем, что это нарушение, которое неустранено. Например до сих пор не выплачен расчет при увольнении. Но нам пояснили, что еслидаже расчет выплачен, но это было сделано несвоевременно, то срока давности такое нарушениене имеет и за него накажут. Действительно ли это так? Четвертый вопрос по воинскому учету. Имеет ли право проверять его и наказывать за негоинспекция по труду? И пятый вопрос по порядку хранения трудовых книжек сотрудника. Обязателен ли несгораемыйсейф или достаточно железного ящика, закрывающегося на ключ?
Ответ
Ответ на 1 вопрос: На недавнем семинаре инспектор ГИТ сказала, что при проведении проверок инспекция по труду будет штрафовать не за определенное нарушение, как факт вообще, а за каждый документ, в котором оно найдено. Например, не прописан дополнительный отпуск у сотрудников с вредными условиями труда, значит, за каждый договор, в котором это нарушение найдено, будет наложен штраф. Действительно ли это так, и в каких нормативных документах это прописано?
Случаи, когда штрафы накладываются отдельно за каждый эпизод или каждого работника, в отношении которого выявлено нарушение, специально оговариваются в примечании к конкретной статье КоАП РФ. Например, ст. 18.15 КоАП РФ «Незаконное привлечение к трудовой деятельности в Российской Федерации иностранного гражданина или лица без гражданства»: согласно примечанию № 2 к настоящее статье, в случае незаконного привлечения к трудовой деятельности в Российской Федерации двух и более иностранных граждан и (или) лиц без гражданства административная ответственность, установленная настоящей статьей, наступает за нарушение правил привлечения к трудовой деятельности в Российской Федерации иностранных граждан и лиц без гражданства (в том числе иностранных работников) в отношении каждого иностранного гражданина или лица без гражданства в отдельности.
Ответ на 5 вопрос: И пятый вопрос по порядку хранения трудовых книжек сотрудника. Обязателен ли несгораемый сейф, или достаточно железного ящика, закрывающегося на ключ?
Необязателен.
Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, бланки трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться как документы строгой отчетности.
Как следует из п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105, бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Подробности в материалах Системы Кадры:
1. Ответ: Какая ответственность предусмотрена за нарушение порядка ведения воинского учета в организации
Иван Шкловец
За нарушение порядка ведения воинского учета предусмотрена административная ответственность ( Положения, утвержденного ).
Ответственность предусмотрена в отношении руководителя или сотрудника, ответственного за ведение воинского учета. Размер штрафов составляет:
- за неоповещение военкомата о приеме или увольнении гражданина, подлежащего воинскому учету, от 300 до 1000 руб. ();
- за ненаправление по запросу военкомата и органов местного самоуправления в установленный срок необходимых сведений о гражданах, обязанных состоять на воинском учете, от 300 до 1000 руб. ();
- за непредставление до 1 ноября (ежегодно) в военкоматы списков граждан мужского пола, которым в следующем году исполнится 17 лет, от 300 до 1000 руб. ();
- за неоповещение сотрудника о вызове (повестке) военкомата и необеспечение ему возможности своевременной явки в место, указанное военкоматом, от 500 до 1000 руб. ().
Наложить штраф за неисполнение обязанностей по воинскому учету могут военные комиссары ().*
Все нарушения в сфере воинского учета, за которые установлена административная ответственность, не относятся к длящимся. Срок привлечения к ответственности по ним не превышает двух месяцев со дня совершения ().
2. Ответ: Как организации хранить трудовые книжки
Иван Шкловец , заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет - то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме.
По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера. Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме.
3. Справочник: Административная ответственность за нарушение трудового и миграционного законодательства
Область нарушений:
Читайте подробнее о локальных нормативных актах ООО по этой ссылке.
| Вид нарушения | Наказание | Основание | Область нарушения |
| Организация, ее должностные лица распространяют информацию о свободных рабочих местах или вакантных должностях, содержащую ограничения дискриминационного характера |
Для должностных лиц - от 3000 до 5000 руб. Для организаций - от 10 000 до 15 000 руб. |
Публикация вакансий | |
| Организация, ее должностные лица или предприниматель нарушили законодательство о труде (если иное не предусмотрено ст. 5.27 или КоАП РФ) |
Для должностных лиц - штраф от 1000 до 5000 руб. Для предпринимателей - штраф от 1000 до 5000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток Для организаций - штраф от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток |
Трудовое законодательство | |
| Должностное лицо, не уполномоченное на это работодателем (например, начальник отдела), фактически допустило к работе сотрудника. При этом работодатель или его уполномоченный представитель отказались признать возникшие отношения трудовыми и заключить трудовой договор |
Для граждан (недолжностных лиц) - штраф от 3000 до 5000 руб. |
||
| Организация, ее должностные лица или предприниматель уклоняются от оформления трудового договора или ненадлежащим образом оформили трудовой договор, в том числе подменили трудовой договор гражданско-правовым |
Для должностных лиц - штраф от 10 000 до 20 000 руб. Для организаций - штраф от 50 000 до 100 000 руб. |
||
| Организация, ее должностные лица или предприниматель повторно нарушили законодательство о труде. Ранее нарушителя уже привлекали к ответственности за аналогичное нарушение по |
Для должностных лиц - штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до трех лет Для предпринимателей - штраф от 10 000 до 20 000 руб. Для организаций - штраф от 50 000 до 70 000 руб. |
||
| Организация, ее должностные лица или предприниматель повторно нарушили законодательство о труде. Ранее нарушителя уже привлекали к ответственности за аналогичное нарушение по ч. и ст. 5.27 КоАП РФ |
Для граждан - штраф 5000 руб. Для должностных лиц - дисквалификация на срок от одного года до трех лет Для предпринимателей - штраф от 30 000 до 40 000 руб. Для организаций - штраф от 100 000 до 200 000 руб. |
||
| Организация, ее должностные лица или предприниматель нарушили требования охраны труда, за исключением случаев, предусмотренных |
Для должностных лиц - штраф от 2000 до 5000 руб. Для предпринимателей - штраф от 2000 до 5000 руб. Для организаций - штраф от 50 000 до 80 000 руб. |
Охрана труда | |
| Организация, ее должностные лица или предприниматель нарушили установленный порядок проведения специальной оценки условий труда на рабочих местах или не провели ее вовсе |
Для должностных лиц - штраф от 5000 до 10 000 руб. Для предпринимателей - штраф от 5000 до 10 000 руб. Для организаций - штраф от 60 000 до 80 000 руб. |
||
|
Организация, ее должностные лица или предприниматель допустили работника к исполнению трудовых обязанностей при наличии медицинских противопоказаний или без прохождения в установленном порядке:
|
Для должностных лиц - штраф от 15 000 до 25 000 руб. Для предпринимателей - штраф от 15 000 до 25 000 руб. Для организаций - штраф от 110 000 до 130 000 руб. |
||
| Организация, ее должностные лица или предприниматель не обеспечили работников средствами индивидуальной защиты |
Для должностных лиц - штраф от 20 000 до 30 000 руб. Для предпринимателей - штраф от 20 000 до 30 000 руб. Для организаций - штраф от 130 000 до 150 000 руб. |
||
| Организация, ее должностные лица или предприниматель повторно нарушили требования охраны труда. Ранее нарушителя уже привлекали к ответственности за аналогичное нарушение по соответствующей части |
Для должностных лиц - штраф от 30 000 до 40 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до трех лет Для предпринимателей - штраф от 30 000 до 40 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток Для организаций - штраф от 100 000 до 200 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток |
||
| Работодатель или его представитель: - уклоняется от участия в переговорах о заключении, изменении или дополнении коллективного договора, соглашения; - нарушил сроки проведения переговоров; - не обеспечил работу комиссии по заключению коллективного договора, соглашения |
или штраф от 1000 до 3000 руб. |
П орядок ведения, учета и хранения трудовых книжек на практике постоянно вызывает споры. Учитывая, что именно трудовая книжка является подтверждением стажа сотрудника, все ошибки, связанные с ее ведением, не лучшим образом отражаются на работнике. Рассмотрим покупку, учет и хранение трудовых книжек, за которые ответственна чаще всего именно бухгалтерия.
Бланки трудовых книжек и вкладышей
Впервые трудовые книжки появились в 1919 г. в Москве и Петрограде. Однако уже в 1923 г. трудовые книжки были упразднены, т.к. их заменили удостоверения личности. А с 1926 г. стали действовать трудовые списки, в соответствии с которыми работникам выдавались справки. И только в 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца. С 1940 г. появился и вкладыш в трудовую книжку.
В прошлом веке можно было увидеть трудовую книжку колхозника и трудовую книжку старателя, также существовало еще 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик.
В настоящее время действуют новые бланки трудовых книжек и . Их формы утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Образцы трудовой книжки и вкладыша можно посмотреть в приказе Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках».
Защитный комплекс трудовой книжки включает в себя двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химические защиты - от вытравливания и для идентификации подлинности. На листы книжки нанесена гильоширная сетка, невидимая уф-краска, имеется ирисный переход и микротекст. Документ сшит защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов.
Порядок приобретения бланков
Работодатель всегда обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Это следует из п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила).
Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» (далее - Порядок).
Важно знать, что с 1974 г. трудовая книжка печатается исключительно на ГОЗНАКе.
Распространением бланков трудовых книжек занимаются юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Они предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков и документов. ГОЗНАК заключил соответствующие договоры и работает над выполнением заказов фирм, которые являются официальными распространителями трудовых книжек и вкладышей в них .
Работодатели покупают трудовые книжки и вкладыши к ним у изготовителя либо распространителя на основании соответствующих договоров (п. 4 Порядка).
К сведению
Свернуть Показать
В бухгалтерском учете покупку трудовых книжек и вкладышей в них отражают следующим образом:
Для целей налогообложения прибыли затраты на покупку трудовых книжек и вкладышей могут быть учтены согласно подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина России от 26.09.2007 № 07-05-06/242).
Административная ответственность
Несоблюдение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является административным нарушением, за что налагается штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- на должностных лиц - от 1000 до 5000 руб.;
- на предпринимателей - от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
- на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Назначаем ответственное лицо
По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил).
При этом работодатель приказом или распоряжением (см. Пример 1) назначает ответственное лицо по работе с трудовыми книжками (п. 45 Правил). Если в организации есть кадровое подразделение, то это, как правило, его руководитель. Если же такой структурной единицы нет, этим занимается бухгалтер.
Пример 1
Свернуть Показать
Не забудьте условие о работе с трудовыми книжками прописать в должностных обязанностях сотрудника (см. Пример 2).
Пример 2
Свернуть Показать
Учет трудовых книжек
Учет бланков трудовых книжек и вкладышей
Все бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил). За основу можно взять образец заявки на выдачу бланков, приведенный в Примере 3.
Пример 3
Свернуть Показать
Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил). Указанный акт оформляют в произвольной форме (см. Пример 4).
К сведению
Свернуть Показать
В бухгалтерском учете испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списывают с забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности»:
- Кредит 006 - списаны испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей в них.
Пример 4
Свернуть Показать
Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей, вносят в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (п. 41 Правил). Форма указанной книги приведена в приложении № 1 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Образец заполнения см. в Примере 5.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При этом следует указать суммы, полученные за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (п. 42 Правил). Данный отчет составляется в произвольной форме.
Пример 6
Свернуть Показать
К сведению
Свернуть Показать
К сведению
Свернуть Показать
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью либо опломбированы (п. 41 Правил).
Архивные сроки
Сроки хранения трудовых книжек и документов об учете трудовых книжек и вкладышей прописаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, установленных в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень). Речь идет о следующих периодах времени (п. 664, 686 и 695 Перечня):
- трудовые книжки, которые не были востребованы, - 75 лет;
- документы об учете трудовых книжек и вкладышей к ним - 3 года;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них - 75 лет;
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее - 5 лет.
В процессе принятия на работу нового сотрудника он должен предоставить в отдел кадров всю необходимую документацию, а уполномоченный сотрудник должен приять на хранение трудовую книжку и иные необходимые бумаги. В соответствии со ст.65 ТК РФ данный бланк является основным документом, фиксирующим трудовую деятельность конкретного гражданина. Он должен предоставляться работодателю при трудоустройстве. Если же данное предприятие является первым местом работы гражданина, то кадровик или ИП обязан согласно ст.65 ТК РФ оформить ему новую трудовую.
Трудовая книжка, как кадровый документ рассматривается в ст.66 ТК РФ. Данная норма закрепляет порядок ведения и оформления этого вида документов. Также в ней указано, что любой работодатель обязан оформлять на своих сотрудников трудовые, за исключением физлиц, которые не зарегистрированы в качестве ИП. В соответствии с данной статьей форма бланков документов, порядок из заполнения и учета определяется Правительством РФ. С данной целью были изданы Постановление №225 и Постановление №69, которые подробно описывают все необходимые процедуры, связанные с ведением и хранением книжек сотрудников на предприятии.
В этих нормативно-правовых актах указан и порядок оформления новых трудовых для сотрудников впервые устраивающихся на работу. Согласно ему приобретение пустого бланка производится работодателем, однако он имеет право вычесть его стоимость из первой зарплаты служащего.
С точки зрения законодательства, работник имеет право самостоятельно приобрести этот документ перед трудоустройством и принести его на фирму для заполнения. Однако специалисты отмечают, что сотрудники кадровой службы имеют права не принимать такой бланк, так как нет уверенности в соответствии его современным требованиям защиты. Кроме того предприятие ведет строгий учет приобретенных и выданных бланков трудовых, что также может вызвать проблемы при использовании «собственного» экземпляра документа нового сотрудника.
Есть ряд ситуаций в которых расходы, связанные с оформлением новой трудовой, возлагаются на предприятие и не могут быть делегированы им сотруднику. К ним относятся:
- Восстановление документа при массовой утере работодателем книжек своих сотрудников (п.34 Правил);
- Изготовление новых книжек по причине порчи бланков или вкладышей к ним, которая произошла не по вине служащего (п.38 Правил).
Вне зависимости от того, кто приобрел бланк книжки, она должна заполняться только кадровиком или руководителем, если такого сотрудника на фирме нет. Это относится и к индивидуальным предпринимателям, которые учитывая специфику осуществления хозяйственной деятельности, зачастую не имеют специалиста по кадрам.
На практике встречаются ситуации, когда работодатель пытается делегировать обязанность заполнения титульного листа самому трудящемуся. С точки зрения современного законодательства это недопустимо. Данные действия может совершать только работодатель или уполномоченный им сотрудник.
Ведение и хранение трудовых книжек в организации
Трудовые на любом предприятии могут храниться как в виде бланков, так и уже заполненных документов на действующих сотрудников фирмы. Порядок хранения пустых документов закреплен в п.42 Постановления «О трудовых книжках». Согласно данной норме они фиксируются как бланки строгой отчетности в приходно-расходной книге, которая должна вестись в организации. Соответственно с точки зрения законодательства они относятся к материальным ценностям предприятия.
Заполненная книжка является собственностью работника, но должна храниться на фирме в течение всего времени, пока он осуществляет на фирме трудовую деятельность. После увольнения она должна быть оформлена надлежащим образом и возвращена гражданину. Но где должна храниться трудовая книжка работника на предприятии?
Порядок учета и ведения данных документов закреплен в Правилах, являющихся частью Постановления №225. В соответствии с ними обязанность обеспечения сохранности трудовых и недопущения распространения информации возложена на работодателя. Также сотрудник, уполномоченный вести учет и хранение трудовых книжек в организации, несет ответственность за правильность их заполнения и соблюдение действующего законодательства при работе с документами.
Так как обязанность оформления и приобретения книжек лежит на работодателе, у него должны всегда храниться запасные бланки. Они являются его собственностью вплоть до момента, когда они заполняются данными нового сотрудника. После этого они должны быть списаны с баланса предприятия, о чем делается соответствующая отметка в приходно-расходной книге.
Учет движения книжек в пределах одного предприятия осуществляется с помощью специальной книги, форма которой также определена в Постановлении №69. Она ведется сотрудником кадрового отдела или иным служащим, на которого в установленном порядке была возложена данная обязанность. В книге учета трудовых и вкладышей к ни отмечаются все книжки сотрудников фирмы. Также тут указываются бланки и вкладыши вновь выданные взамен утраченных или испорченных.
Порядок хранения трудовых книжек в отделе кадров предусматривает необходимость обеспечения их сохранности, для чего оборудуется специальное место, защищенное от проникновения посторонних лиц. В качестве таких мест могут выступать специальные помещения, металлические шкафы, сейфы или ящики, которые имеют запирающийся механизм.
Кто отвечает за сохранность трудовых книжек
Ответственность уполномоченных лиц и руководства предприятия за сохранность книжек своих сотрудников и правильность их ведения закреплена в п.45 Правил. Необходимо отметить, что для назначения служащего ответственным лицом необходимо данные действия официально оформить. Для этого руководство предприятия издает приказ, в котором указывается кто и какой период времени будет выполнять данные обязанности. Если в организации нет кадрового сотрудника, то зачастую эти обязанности возлагаются на бухгалтера. Также с помощью приказа можно назначить ответственное лицо на период временного отсутствия основного сотрудника.
Служащий, который несет ответственность за трудовые книжки, обязан руководствоваться в своей деятельности Трудовым кодексом, Постановлениями и Правилами, регулирующими данную сферу. Необходимо понимать, что утеря или порча данных документов может иметь серьезные последствия для работника, предприятия и самого кадровика.
При необходимости восстановления документа (выдачи его дубликата), если утеря трудовой произошла не по вине её владельца, все расходы, связанные с этой процедурой, будет нести фирма. И это хорошо, если у сотрудника, чья книжка была утеряна это первое или второе место работы. А вот когда его стаж 5, 10 или 15 лет, он работал на различных предприятиях, часть из которых давно ликвидирована – тогда кадровика ждет огромный объем работы.
Потребуется связаться с теми фирмами, которые еще существуют и получить у них документ, подтверждающий, что конкретный гражданин у них работал и когда. Восстановление стажа сотрудника на ликвидированных предприятиях потребует оформления запроса в архив, обслуживающий район в котором эта фирма была зарегистрирована.
В случае, если ответственный сотрудник потерял пустые бланки, то он отделается только дисциплинарным взысканием и возмещением их стоимости. А вот в случае нарушения порядка ведения, хранения и учета заполненных книжек, он может быть привлечен к административной и даже уголовной ответственности.
Зачастую в таких случаях кадровика или иного лица, выполняющего его работу, привлекают к ответственности по ст.5.27 КоАП. Данная норма распространяется и на случаи, когда на предприятии отсутствует книга учета или движения трудовых и вкладышей, а также приходно-расходная.
Ст.5.27 КоАП предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере:
- От 1 до 5 тыс. рублей – при нарушении законодательства должностными лицами и физлицами, не зарегистрированными в качестве ИП (на вторых также может быть выдано предписание о приостановлении деятельности на срок до 90 дней);
- От 30 до 50 тыс. рублей – в отношении юр. лиц, также возможно приостановление их деятельности на аналогичный срок.
Если же нарушение было совершено повторно, то лицо может быть дисквалифицировано на срок до 3-х лет.
Необходимо учитывать, что ответственность за нарушение правил работы и хранения трудовых несет в первую очередь работодатель. Даже если действия были совершены уполномоченным лицом – к ответственности привлекут в первую очередь работодателя. При этом под данным понятием подразумевается не непосредственный руководитель фирмы (за исключением ситуаций, когда нарушителем является ИП), а само предприятие в целом, как юр. лицо.
Где и сколько хранить трудовые книжки?
Правила хранения трудовых книжек на предприятии предусматривают, что данные документы должны содержаться в специально оборудованных для этих целей помещениях или предметах. Если предприятие не слишком большое, то наиболее удобным вариантом станет приобретение сейфа.
Специалисты рекомендуют обращать внимание на сертифицированные модели имеющие ударо- и огне устойчивость. В таком случае при проведении проверки не возникнет вопросов о его соответствии для хранения документов строгой отчетности. Вид замка при этом не имеет значения, главное, чтобы запорный механизм был надежен.
Заполненные бланки хранятся на предприятии все время, пока сотрудник на нем работает. Но бывают ситуации, когда после увольнения он не получил документы и не дал согласия на их пересылку по почте. В таком случае срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет 75 лет. После завершения этого срока или при ликвидации предприятия руководство организации или кадровик оформляют специальный акт и сдают данные документы в местный архив.
Вопрос об отмене трудовых книжек был поднят еще в 2006 году, и с тех пор полемика продолжается. Замминистра здравоохранения и соцразвития РФ Александр Сафонов, например, считает, что трудовая книжка должна быть отменена и заменена трудовым договором, так как именно трудовой договор является самым эффективным методом защиты прав работника. Однако трудовая книжка все еще остается обязательным документом для предъявления при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ).
Из этого правила есть два исключения:
— когда трудовой договор заключается впервые, трудовую книжку оформляет работодатель;
— когда сотрудник поступает на работу на условиях совместительства, его трудовая книжка находится по основному месту работы.
В соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника.
Заводим и учитываем трудовые книжки правильно
Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Исключение составляют только работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями — они не вправе вести трудовые книжки на своих работников. Поэтому у работодателя должно быть в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
При выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работнику работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение документов.
Работодатель оплачивает бланк и/или трудовую книжку сотрудника:
— в случае массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки) (п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
— в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.
Несмотря на то что порядок оформления трудовых книжек и вкладышей в них без взимания платы с сотрудников Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 не предусмотрен, его можно практиковать, если создать такую возможность правилами внутреннего трудового распорядка организации.
Учет и хранение трудовых книжек
Ответственность перед государством и работником за надлежащую организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя*(6). В свою очередь, ответственность перед работодателем за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное должностное лицо.
Работодатель издает приказ (распоряжение) о назначении такого лица. Как правило, это сотрудник кадровой службы организации.
Приведем пример приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками.
МОУ «Средняя общеобразовательная школа N 34»
Приказ
О назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек
В целях совершенствования организации документационного обеспечения кадровой деятельности организации, обеспечения надлежащего порядка при работе с трудовыми книжками работников в соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек
Приказываю:
Назначить ответственным за работу с трудовыми книжками работников начальника отдела кадров О.А. Слепневу и возложить на нее организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.
Утвердить должностную инструкцию начальника отдела кадров от 08.08.2011.
Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Приложение: должностная инструкция начальника отдела кадров на двух листах.
Перед тем как приступить к работе с трудовыми книжками, лицу, ответственному за их ведение, необходимо:
— принять по соответствующему акту трудовые книжки работников, имеющиеся в наличии в кадровой службе;
— проверить наличие и правильность ведения книги учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — книга учета);
— проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников;
— проверить наличие в организации необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
Документы учета и регистрации трудовых книжек
Пункт 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек вменяет работодателю ведение книги учета. Ее отсутствие может стать для работодателя проблемой не только при проверке, проводимой государственной инспекцией труда, но и в случае обращения одного из работников в суд.
Книга учета должна вестись кадровой службой или другим подразделением организации, которое отвечает за прием и увольнение сотрудников.
В книгу учета вносятся сведения:
— о трудовых книжках, переданных в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу;
— о книжках, которые впервые оформленные работникам в данной организации;
— о вкладышах в трудовые книжки, выданных работникам в период работы в данной организации.
При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка, то есть вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится.
В книге учета обязательно должны быть указаны серия и номер трудовой книжки и вкладышей в нее, должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш, номер и дата приказа или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника на работу. Также при увольнении работника в книге учета должна стоять его подпись о получении трудовой книжки на руки и дата.
Если ранее книга учета в организации не велась, не рекомендуем заводить ее задним числом. Руководитель организации должен подписать докладную записку об отсутствии книги и завести документ начиная с даты обнаружения ее отсутствия в соответствии с требованиями п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
Книга учета имеет еще одну особенность, отличающую ее большинства учетных форм, — она заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц. Из-за этого вопрос о замене одной формы книги учета на другую решается иначе. Книгу учета, не соответствующую установленной форме, необходимо закрыть, пояснив причину прекращения ее ведения, а также указав общее количество зарегистрированных в ней трудовых книжек работающих. При этом данная книга должна храниться в организации на протяжении 75 лет, так как она содержит информацию не только о трудовых книжках ранее принятых работников, но и отметки о получении книжек уволившимися работниками.
Бухгалтерия организации должна вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее — книга бланков и вкладышей), куда ответственное лицо должно вносить сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с обязательным указанием серии и номера каждого бланка.
Формы указанных книг утверждены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек книга учета, а также книга бланков и вкладышей должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы. Заверение необходимо для исключения фальсификаций в записях, однако применение сургучной печати или пломб вызывает определенные трудности и неудобства при ведении книг. Законодательство не требует ставить на пломбе или сургучной печати оттиск реквизитов организации. Поэтому можно купить сургуч и самостоятельно скрепить прошитую книгу или же обратиться в любое почтовое отделение и за определенную плату скрепить сургучом прошитую книгу. Хотя практика работы кадровых служб показывает, что для заверения учетных форм и в кадровых службах, и в бухгалтериях используют оттиск мастичной печати организации, что представляется вполне оправданным.
Обратите внимание, что в книге учета должны быть зарегистрированы лишь те заполненные бланки книжек, которые перед этим были внесены в книгу бланков и вкладышей в бухгалтерии организации. Это легко может быть проверено при сравнении серий и номеров бланков, значащихся в обеих книгах. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях — иную ответственность.
Оформление трудовой книжки впервые
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой службы из бухгалтерии организации в установленном порядке.
До сих пор, несмотря на утвержденный Приказом Минфина РФ от 22.12.03 N 117н Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, встречаются случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить.
Поэтому хотелось бы еще раз напомнить, что приобретение бланка трудовой книжки самим работником данным порядком не предусмотрено и является его прямым нарушением. Работники кадровых служб не должны принимать к оформлению бланки трудовых книжек, приобретенные гражданами.
Следует обратить внимание на то, что при первичном оформлении трудовой книжки должен присутствовать сам работник. При первичном оформлении книжки в нее вносятся сведения о работнике.
Согласно п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек сведения о работнике указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике:
1) ФИО, дата рождения (число, месяц, год), образование, профессия, специальность. Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
2) образование, профессия, специальность. Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).
Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).
Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
Какие документы являются надлежаще заверенными или надлежаще оформленными, в Инструкции по заполнению трудовых книжек не поясняется, поэтому нужно применять общие правила. Обычно данные берутся из оригиналов документов. Если оригиналы утеряны, можно использовать дубликаты или копии. Дубликаты выдаются, как правило, теми же органами (учреждениями, организациями), которые имеют право выдавать оригиналы документов. Копии могут быть заверены нотариусом или иным лицом в соответствии с Основами законодательства о нотариате от 11.02.1993 N 4462-I.
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.
Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (или отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка.
Трудовые книжки ведутся на государственном языке РФ, а на территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может вестись и на государственном языке этой республики.
Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 26 марта 2012 года, в трудовой книжке делается запись: «26.03.2012».
Записи производятся аккуратно перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Записи производятся без сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п. Все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) .
В трудовую книжку вносятся:
— сведения о работнике;
— сведения о выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора;
— сведения о награждении за успехи в работе.
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек
В статье 2.4 КоАП РФ сказано, что должностное лицо несет административную ответственность в случае совершения им административного правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей. Совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители организаций, а также лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как должностные лица, если законом не установлено иное.
Размеры административных штрафов за нарушение законодательства о труде и об охране труда установлены ст. 5.27 КоАП РФ:
— для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
— для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ст. 5.27 КоАП РФ).
На сегодняшний день, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка. В соответствии с требованием трудового законодательства на работодателя возложена обязанность, при ведении кадрового делопроизводства , обеспечивать хранение и учет трудовых книжек на каждого работника, за исключением сотрудников принятых по совместительству. Также учету и хранению подлежат чистые бланки трудовых книжек и вкладышей.
С момента оформления трудового договора и до прекращения трудовых отношений с работником трудовая книжка, а также вкладыши в нее должны храниться в организации. Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
С целью учета трудовых книжек , а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Ключевые моменты хранения трудовых книжек
Трудовые книжки, в соответствии с приказом работодателя, могут вести бухгалтеры, секретари, менеджеры, или сам руководитель организации, если данные лица осуществляют прием и увольнение работников. Если руководитель ведет трудовые книжки сам, то этот приказ он издает в отношении себя.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности и должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 N 105).
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также обеспечение ими работодателей осуществляются в Порядке, утвержденном Приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н "О трудовых книжках".
В связи с тем, что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны иметь соответствующую степень защиты, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку возложено на Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков - Объединение "Гознак" Минфина России. Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку может осуществляться распространителями - юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным Объединением "Гознак".
При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель в соответствии с п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек взимает с него плату. При массовой утрате трудовых книжек работников предприятия вследствие чрезвычайных обстоятельств, а также при неправильном первичном заполнении трудовой книжки (вкладыша в нее) либо в случае их порчи не по вине работника стоимость бланков оплачивается работодателем.
Для получения таких бланков лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, необходимо направить в бухгалтерию организации соответствующую заявку (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Руководствуясь указанной нормой, по окончании каждого месяца ответственное лицо обязано отчитаться перед бухгалтерией:
- о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них.
Выдача трудовых книжек сотрудникам
В день прекращения трудового договора (ст. 84.1. Трудового кодекса) работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчеты. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель, осуществляя кадровое делопроизводство, обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Факт отправки уведомления должен быть подтвержден документально. До момента пересылки трудовая книжка хранится у работодателя.
По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.
Работодатель также обязан хранить трудовую книжку, в случае смерти работника. Она выдается под роспись на руки одному из родственников или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Трудовая книжка подлежит хранению у работодателя до востребования, если она не была получена работником или в случае смерти работника его родственниками (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 75 лет (ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов).
Декларация по УСН
