График отпусков - это локальный нормативный акт, который определяет порядок предоставления отпусков.

График отпусков утверждается руководителем предприятия.

В графике отпусков указываются сведения о времени предоставления оплачиваемых отпусков работникам всех отделов организации на предстоящий календарный год с разбивкой по месяцам.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

График отпусков дает право работникам на ежегодный отдых и помогает работодателю:

заранее оформить отпуск и своевременно выплатить в полном объеме, которые выдаются в срок не менее чем за три дня до начала отпуска в соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ;

в случае необходимости найти подходящую замену уходящему в отпуск работнику;

следить за своевременностью предоставления работникам отпусков и не допускать накопления неиспользованных дней отпуска.

Если у сотрудника есть неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие периоды работы, то за работником сохраняется право использовать эти отпуска.

Такие отпуска нанимателю надо включить в график отпусков на очередной календарный год либо предоставить их по соглашению с работником.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников под роспись.

Кроме этого работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска в срок не позднее, чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Порядок составления и утверждения графика отпусков

График отпусков составляется по унифицированной форме N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков должен быть утвержден в срок не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Как правило, работодатель получает от работников необходимую информацию о планируемых датах отпусков.

С учетом полученных сведений от работников составляется график отпусков.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике отпусков.

Кроме основных ежегодных оплачиваемых отпусков в графике также указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и поэтому были перенесены на следующий год.

Если в течение календарного года в организацию принят новый сотрудник, то такого сотрудника также нужно включить в график отпусков на текущий или следующий календарный год. Это можно сделать путем оформления дополнения к форме № Т-7.

При этом отпуска, в которые работники уходят без сохранения заработной платы, в графике отпусков не указываются, так как форма N Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения только ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год с разбивкой по месяцам.

В графике могут также указываться отпуска внешних совместителей.

Для этого работодателю нужно получить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы.

График отпусков оформляется следующим образом.

графа 1 – здесь должно быть указано наименование структурного подразделения.

графа 2 – здесь должна быть указана должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию.

В графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием.

графа 3 – здесь должны быть указаны ФИО работника.

графа 4 – здесь должен быть указан табельный номер. Данная графа заполняется, если в организации работникам присвоены табельные номера.

графа 5 – здесь должно быть указано количество календарных дней отпуска, который полагается работнику.

графа 6 здесь должна быть указана запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика графы 1 - 6 формы N Т-7 надо заполнить.

Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки.

В течение года в графе 7 указывают дату фактического начала отпуска.

Графы 8 и 9 заполняются в случае, если отпуск перенесён на другой период с указанием его предполагаемой даты.

В графе 8 надо указать документ, на основании которого отпуск был перенесён (например это может быть, приказ руководителя, если отпуск переносится в связи с производственной необходимостью, заявление работника).

А в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска.

Графа 10 заполняется, если:

в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);

работник был отозван из отпуска, и его часть будет перенесена на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);

отпуск был продлён (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В данной графе указывают также основания для отзыва из отпуска, продления или переноса отпуска.

В графе "Утверждаю" ставится подпись руководителя организации.

График отпусков утверждается на год.

В графе "Номер документа" указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов.

График отпусков должен быть составлен согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ в срок, не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, т.е. в середине декабря текущего года.

Дату составления графика отпусков необходимо указать в графе "Дата составления".

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и заверяется руководителем организации - работодателя.

С утверждённым графиком отпусков нужно ознакомить всех работников организации. Это можно сделать двумя способами:

дополнить форму № Т-7 графой 11 «С графиком ознакомлен (дата, подпись)» или «О времени начала отпуска извещён (дата, подпись)»;

приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Кроме этого, наниматель должен ещё раз в индивидуальном порядке сообщить каждому работнику о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели.

Для этих целей можно завести журнал извещения работников о времени начала отпуска.

Журнал извещения сотрудников составляется, как правило, на один месяц.

График отпусков является тем документом, который всегда проверяет , так как отсутствие графика отпусков нарушает права сотрудников и не позволяет работникам организации планировать свой отдых.

Если в организации отсутствует график отпусков, то в этом случае нанимателя могут оштрафовать или приостановить деятельность компании за несоблюдение трудового законодательства.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры" .

График отпусков: подробности для бухгалтера

• Проверяем график отпусков по сотрудникам на 2018 год

  Утвержденный график отпусков дополнительные оплачиваемые или неиспользованные отпуска сотрудников. Напомним, что график отпусков содержит... вносятся изменения в график отпусков. Необходимость внесения изменений в график отпусков может быть обусловлена... подпись. При получении выписок из графиков отпусков непосредственный руководитель ознакамливает подчиненных сотрудников... дней. * * * В заключение повторим, что график отпусков – документ, которым определяется очередность предоставления...

• Составляем график отпусков

  Учреждения 8». Порядок составления графика отпусков Отпуска работникам организации предоставляются, ... платы не отражаются в графике отпусков. График отпусков не только обеспечивает право... Создание документа «График отпусков» График отпусков в программе составляется с помощью документа «График отпусков» (раздел... Перенос отпуска» После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск... «Фактический отпуск» документа «График отпусков». В результате нажатия на ссылку...

• Имеет ли право работающий инвалид 3 группы на отпуск в удобное для него время, а не согласно графику отпусков?

  Определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом... работники независимо от содержания графика отпусков при наступлении определенных обстоятельств имеют... должен соблюсти работодатель при составлении графика отпусков, чтобы ежегодный оплачиваемый отпуск... устанавливающей обязанность работодателя при составлении графика отпусков учитывать пожелания работников, если эти... предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска вне графика отпусков, и по соглашению сторон...

• При формировании графика отпусков на следующий год должны ли быть отражены остатки неиспользованных отпусков сотрудников за прошлые периоды?

  Определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения... . 123 ТК РФ). Коль скоро график отпусков составляется на календарный год, а... могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо... взгляд, смысл письма несколько иной. График отпусков представляет собой план того, кто... , что работодатель обязан вносить в график отпусков при его составлении не использованные...

• Если работник не хочет идти в отпуск

  Определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом... сводный график. Составление проекта графика отпусков подразделения можно поручить руководителям этих... графиков кадровая служба составляет сводный график отпусков. Причем обязанность руководителей подразделений... уже составит единый график отпусков. Обратите внимание: При составлении графика отпусков следует учитывать... в ежегодном отпуске согласно утвержденному графику отпусков. Понятно, что привлечение к...

• Нюансы предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска

  Предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной графиком отпусков. Кроме категорий работников, нужно учитывать... в соответствии с очередностью, определенной графиком отпусков. Напомним, что форма названного... года. Ошибка 3. Отсутствие утвержденных графиков отпусков. Это нарушение трудового законодательства, ... . Например, если работодатель в графике отпусков без согласия работника зафиксирует разделение... применяются следующие способы: добавление в график отпусков графы, в которой работник...

• Можно ли отказать работнику в предоставлении отпуска по истечении 6-ти месяцев работы, если отпуск не предусмотрен графиком?

  Не предусмотрен графиком отпусков (работодателем не внесено изменений в график отпусков в отношении... не предусмотрен графиком отпусков (работодателем не внесено изменений в график отпусков в отношении... дополнений в график отпусков. На практике, когда возникает необходимость дополнить график отпусков данными... данного работника в график отпусков - при возникновении спора график отпусков может быть использован... работника во время, не предусмотренное графиком отпуском (смотрите разъяснения Роструда с...

• Можно ли выплатить сотрудникам денежную компенсацию за неиспользованные отпуска прошлых лет

  Нужно ли включать в график отпусков, прописано ли в положении и... предоставлены работнику либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, ... определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом... могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, ... , смысл письма несколько иной. График отпусков представляет собой план того, кто... что работодатель обязан вносить в график отпусков при его составлении не использованные...

• Можно ли отказать работнику воспользоваться ежегодным оплачиваемым отпуском, если он попросил его по истечении 6-ти месяцев непрерывной работы?

  Определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом... дополнений в график отпусков. На практике, когда возникает необходимость дополнить график отпусков данными о... графика*(2). Устанавливая обязательность наличия графика отпусков, закон не определяет при... отпуска данного работника в график отпусков - при возникновении спора график отпусков может быть использован... работника во время, не предусмотренное графиком отпуском (смотрите разъяснения Роструда с...

• Отпуск для совместителя

  Работника справку или выписку из графика отпусков с основного места работы нужно... : Нужно ли включать совместителя в график отпусков? Ответ: Этот вопрос Трудовым кодексом... из ст. 123 ТК РФ график отпусков является обязательным документом и для... нужным включать внешнего совместителя в график отпусков, он может спокойно этого не... совместительству придется вносить изменения в график отпусков. Вопрос: Может ли работник, находясь...

• О чем не стоит забывать кадровику в конце года

  Работе. Задача № 1: утверждаем график отпусков Согласно ст. 123 ТК РФ... определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом... РФ). Это значит, что график отпусков для них не является обязательным... числа работников все-таки составлять график отпусков. График отпусков – локальный нормативный акт, обязательный... о том, как составлять график отпусков, какие виды отдыха в... узнать из консультации « Пора составлять график отпусков ». Задача № 2: готовим статистическую...

• В каком месяце выгодно пойти в отпуск в 2019 году?

  То на 2019 год утвердить график отпусков нужно до 17 декабря 2018 ... составление с нарушениями требований законодательства) графика отпусков грозит компании штрафом: для должностных... типовой форме, могут не составлять график отпусков. Как рассчитываются отпускные? Порядок определения...

Составление графика отпусков – процедура для сотрудников хорошо знакомая и приятная. Поэтому обычно к этому процессу относятся просто как к привычному способу планирования времени отдыха на следующий год.

На самом деле процедура составления такого графика строго регламентирована и подлежит строгому контролю со стороны органов охраны труда. Если это не сделано строго в установленные сроки и в требуемом формате, работодатель рискует быть оштрафованным. Размеры штрафа – 30 000 — 50 000 рублей. Помимо этого, возможно и приостановление деятельности до 90 дней.

При отсутствии графика, штрафы предусмотрены не только для организации в целом, но и для должностных лиц, ответственных за составление. Директор и руководитель отдела кадров могут быть оштрафованы на 1 000 – 5 000 рублей.

Процедура и нюансы оформления

Для того, чтобы правильно составить график, как правило, применяется следующая последовательность действий . Сначала собираются сведения относительно пожеланий сотрудников о сроках отпусков.

Сотрудник отдела кадров составляет предварительный план, корректирует его в соответствии со служебной необходимостью, учитывает требования законодательства по этому вопросу. После этого проводится необходимое согласование у начальников подразделений, готовый график подписывает руководитель отдела кадров и направляется на согласование директору предприятия.

Согласно трудовому законодательству, обязательный ежегодный должен быть продолжительностью не меньше 28 календарных дней. В зависимости от внутренних положений организации, специфики отрасли и условий работы, это время может быть увеличено.

Дополнительные права сотрудников в плане отпуска можно поделить на две категории:

1. продолжительность отпуска;
2. возможности выбора его сроков.

Это сотрудники:

• У которых в закреплен ненормированный рабочие день. В этом случае отпуск должен быть увеличен минимум на 3 дня.
• Работники вредных и/или опасных производств. Им должно быть увеличено время отдыха в соответствии с нормами труда.
• Работающие в условиях крайнего севера;
• Подростки до 18 лет. Им предоставляется отпуск в 31 календарный день.

Работники, имеющие право на дополнительное время отпуска в связи с условиями труда, имеют право взять часть его в виде оплаты.

Но это возможно только для той части дополнительного отдыха, которая превышает семь дней, установленные законодательством как обязательный минимум для этого вида отпуска.

• Внешние совместители;
• Подростки до 18 лет;
• Беременные женщины, уходящие в ;
• Мужьям женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам, по их заявлению может быть предоставлен отпуск на то же время.

При этом максимальная продолжительность оплачиваемого отпуска законодательством не установлена, поэтому может быть произвольно увеличена на усмотрение работодателя или в соответствии со служебной необходимостью.

Заполнение формы Т-7

Для составления графика предусмотрено использование формы Т-7 . Законодательство не обязывает работодателя к ее использованию в неизменном виде, допустимо ее редактирование с соблюдением наличия всех необходимых полей.

Бланк графика отпусков по форме Т-7

Можно добавлять дополнительные колонки, которые требуются для удобства ведения графика, либо не использовать ненужные, например, поле для табельных номеров сотрудников, если такой практики на предприятии нет, и сотрудникам не присвоено табельных номеров.

Перед составлением графика необходимо заполнить шапку. В нее вносятся данные организации, ее наименование, должность и фамилия руководителя.

Далее следуют данные о самом документе. Это номер, дата составления и на какой год составлен график. По требованиям законодательства, график отпусков должен быть составлен и утвержден за 2 недели до начала того года, на который он составляется, поэтому следует учитывать, что датой составления не может быть указана дата, нарушающая эти сроки.

Поскольку график отпусков является сводным документом, составляемым в единственном экземпляре, то номер документа у него, как правило, 1, хотя это зависит от правил ведения делопроизводства, принятых на предприятии.

Часто для внесения корректировок в первоначальный вариант прибегают к составлению нового графика с измененными данными и, соответственно, присваивают ему следующий порядковый номер. Это не правильно, так как наличие двух и более действующих графиков отпусков на один календарный год запрещено .

На что следует обратить внимание для правильного составления графика отпусков рассмотрено в следующем видеоуроке:

1. Структурное подразделение – указывается название отдела согласно штатному расписанию.
2. Должность – пишется полностью, сокращения не используются.
3. Фамилия, имя, отчество – также указывается полностью.
4. Табельный номер – эта графа заполняется только если подобная практика используется в организации, и сотрудникам при трудоустройстве присваиваются табельные номера.
5. Количество календарных дней – указывается общее число календарных дней оплачиваемого отпуска, которые полагаются сотруднику. Если отпуск будет разбит на несколько частей, для каждой его части должна использоваться отдельная строка, в которой указывается число дней именно этой части отпуска. В одну строку записывается только непрерывный отпуск.
6. Запланированная дата – в нашем примере указаны даты начала и окончания отпуска. Это сделано только для удобства и наглядности, на самом деле можно указать только дату начала отпуска и из количества дней в соседней колонке уже будет очевидна дата окончания, поэтому ее можно и не писать.
7. Фактическая дата – заполняется в течение года, в момент фактического ухода сотрудника в отпуск.
8. Основание переноса отпуска – если в график вносятся изменения, необходим документ, на основании которого это допустимо сделать (это может быть заявление работника или приказ работодателя).
9. Дата предполагаемого отпуска – заполняется в течение года, если есть необходимость внесения изменений.
10. Примечание – используется для каких-либо пояснительных отметок, необходимых в графике.

Например, из нашего образца мы видим, что у главного бухгалтера Антонины Петровны по графику запланировано количество дней отпуска, отличное от стандартных 28 дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Поскольку этот факт требует пояснения, то в примечаниях мы видим, что по трудовому договору для Антонины Петровны предусмотрен ненормированный рабочий день (что дает право на минимум 3 дополнительных дня к отпуску), а также имеется неиспользованный отпуск за прошлый год в количестве семи дней.

Нюансы составления

Если привычная практика организации требует ознакомления сотрудника под роспись, то допустимо добавить к приведенному варианту дополнительные колонки. Например: «Подпись», «Расшифровка», «Дата ознакомления» и так далее.

Если внутри предприятия существует профсоюзная организация, то до утверждения график должен быть обязательно согласован с профсоюзом. Отметка о согласовании с ним может отсутствовать на готовом графике отпусков только в том случае, если такого объединения работников в организации нет.

Трудовое законодательство не обязывает работодателя согласовывать или иным образом предоставлять для ознакомления сотрудникам график отпусков в окончательном виде. Многие организации осуществляют ознакомление под роспись просто для того, чтобы получить подтверждение от сотрудников о том, что они согласны с предлагаемым вариантом и поставлены в известность о дате начала отпуска. На самом деле это не обязательно. Трудовой Кодекс требует от работодателя только сообщить сотруднику о начале отпуска за две недели до его начала и начислить отпускные не позднее, чем за три дня. Все остальное на усмотрение руководства организации.

Часто бывает, что в связи с производственной необходимостью в течение календарного года работнику нет возможности предоставить отпуск. Либо он был предоставлен, но потребовалось его прервать, и вызвать сотрудника на работу. В этом случае время неиспользованного отпуска должно быть предоставлено позднее по заявлению сотрудника.

Особо следует отметить, что недопустимо отсутствие отдыха у кого-либо из сотрудников в течении двух календарных лет. За это время обязательно нужно дать возможность сходить в отпуск хотя бы один раз и на срок не менее двух недель.

Оставшееся неиспользованным время отпуска за предыдущий год нужно включить в график на следующий год. В этом случае к числу дней за текущий год прибавляются те дни, которые остались от предыдущего и указываются в графике общей суммой. В поле для примечаний делается отметка о том, что имеется неиспользованный отпуск и указывается количество календарных дней, добавленных по этой причине.

Правила составления в программном обеспечении 1С ЗУП 2.5 изложены в следующем видеоматериале:

Внесение изменений в график

Форма составления графика допускает внесение в него изменений, для этого предусмотрены отдельные колонки, чтобы указать фактическую дату ухода сотрудника в отпуск и причину ее переноса.

Инициатором может выступать как работодатель, так и сотрудник.

Законодательство оставляет за руководством организации право корректировать время ухода сотрудников в отпуска, если первоначальный график нарушает эффективность работы. В таком случае изменения вносятся посредством приказа руководителя об изменении даты начала отпуска или даже о вызове сотрудника из уже начавшегося отпуска.

Если же изменения в графике требуются кому-то из сотрудников, то это оформляется посредством заявления на имя руководителя.

На основании этих документов вносятся корректировки в график, указывается дата фактического ухода сотрудника в отпуск и документ, послуживший основанием для его переноса.

Отдельно нужно обратить внимание на те случаи, когда сдвигается дата выхода сотрудника из отпуска. Причиной может послужить больничный, оформленный после ухода в отпуск или нерабочие праздничные дни, приходящиеся на время отпуска. В этом случае время отпуска сотрудника увеличивается, но изменения в график вносить не нужно, так как фактическая дата ухода не меняется, меняется только дата возвращения.

Время отпуска может быть разделено по желанию работника на несколько частей, но так, чтобы минимум одна из них не была менее двух недель.

Дополнительно нужно обратить внимание на то, что если в течении года отпускной стаж сотрудника более чем на 14 дней прерывался на административный отпуск без сохранения зарплаты или по неуважительным причинам, то это время вычитается из отпускного стажа.

Срок хранения для графика отпусков составляет один год с момента его окончания, то есть, он хранится в течении года, следующего за тем годом, на который он составлен.

График отпусков на следующий год необходимо утверждать не позднее чем за две недели до начала следующего года, то есть не позднее 17 декабря (ст. 123 ТК РФ). В текущем году эта дата выпадает на субботу, поэтому с графиком на 2017 год нужно управиться до 19 декабря
(ст. 14 ТК РФ). Однако оставлять эту задачу на последние дни не стоит.

Отсутствие графика отпусков, его утверждение в более поздние сроки или несоблюдение порядка его составления – это нарушение трудового законодательства (решение Свердловского областного суда от 01.09.2015 по делу № 72-974/2015, постановление Смоленского областного суда от 27.01.2014 № 4-«а»-545/2013, решение Новосибирского областного суда от 25.01.2011 № 7-12-2011).

За такое нарушение могут оштрафовать:

• организацию – на сумму от 30 000 рублей до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП);
• индивидуального предпринимателя – на сумму от 1000 до 5000 рублей.

А если пренебрежение графиком отпусков будет выявлено уже не первый раз, штраф возрастет:

• для организации – до 50 000–70 000 рублей;
• для ИП – до 10 000–20 000 рублей.

Но и без этого иметь утвержденный график отпусков – в интересах работодателя. Ведь он устанавливает время предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам на следующий год и обязателен как для работодателя, так и для сотрудников. То есть именно этот документ поможет избежать споров с работниками о времени предоставления отпусков. И даже если в штате всего 7–10 человек и кажется, что легко можно определиться, кто и когда пойдет в отпуск, договоренности всегда лучше фиксировать. А если законодательство требует утверждать график отпусков, то лучше это делать именно в такой форме.

Опросный лист и оптимальная очередность

Какого-либо особого порядка или универсального способа, как опросить работников о желаемом времени ухода в отпуск, нет. Как правило, в этих целях используется опросный лист в произвольной форме. В нем отражаются фамилия и должность каждого сотрудника, даты отпуска (или каждой части отпуска), дата заполнения опросного листа и подпись работника. Наличие такого документа при необходимости поможет подтвердить, что график отпусков составлен с учетом мнения работников.

Опросных листов может быть и несколько. Здесь нужно ориентироваться на численность штата и структуру организации. Если в организации есть подразделения, то опросные листы лучше формировать по таким подразделениям. Далеко не всех работников можно отпустить в отпуск одновременно без ущерба для работы, а лучше руководителя подразделения никто не знает,
кто из работников взаимозаменяем. Поэтому согласование пожеланий сотрудников с планом работы подразделения стоит оставить на его усмотрение. Но чтобы он мог установить оптимальную очередность отпусков, предоставьте ему информацию о работниках в его подразделении, которым работодатель просто обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время. В частности, это:

• работники моложе 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий
  ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 12 лет, равно как и одинокие мужчины, также имеющие двоих и более детей в возрасте до 12 лет (подп. «б» п. 3 постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 № 235; решение ВС РФ
  от 17.06.2014 № АКПИ14-440);
• работники, отозванные из ежегодного отпуска (в части сорвавшегося отпуска)
  (ст. 125 ТК РФ);
• почетные доноры России и СССР (п. 1 ч. 1 и ч. 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ).

Кроме того, есть категории работников, которые вправе взять отпуск в определенное время, и работодатель не может им отказать. Так, муж имеет безусловное право на отпуск в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ). Сотрудница – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). Внешний совместитель – одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ). Родитель (опекун, попечитель) несовершеннолетнего ребенка – для сопровождения его при поступлении в среднее или высшее учебное заведение, расположенное в другом регионе (если работодатель находится в районе Крайнего Севера или приравненной к нему местности) (ст. 322 ТК РФ).

Обратите внимание

Работодатель может, но не обязан, по желанию сотрудника разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части, причем одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Разделение отпуска на части должно быть указано в графике в виде отдельных интервалов.

На момент утверждения графика информации, что такие-то работники имеют право на отпуск в определенное время, может и не быть. Поэтому учитывать их при составлении графика можно так же, как обычно. А впоследствии, при поступлении заявления и подтверждающих документов от них, внести в график изменения.

Наконец, на момент составления графика отпусков в штате могут быть сотрудники, которые
на начало 2017 года еще не отработают полгода. Между тем право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ). Это не значит, что таких работников не нужно включать в график. Ведь не только установленные полгода, но и их рабочий год, до окончания которого им нужно предоставить отпуск, завершатся раньше окончания 2017 года. Но если вы не хотите предоставлять отпуск авансом, отсутствие шестимесячного стажа следует учесть при установлении очередности отпусков. Правда, это не касается следующих работников
(ст. 122 ТК РФ):

• женщин – в части отпуска перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• несовершеннолетних работников;
• работников, усыновивших ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
• работника, у которого жена находится в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

Таким сотрудникам работодатель обязан предоставить отпуск по их заявлению, даже если полгода непрерывной работы еще не истекли. Кроме того, другими федеральными законами могут быть предусмотрены иные случаи, когда работодатель обязан предоставить отпуск авансом.

Как составить и утвердить

Для составления графика отпусков можно использовать унифицированную форму № Т-7
(утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В то же время работодатель вправе разработать и собственную форму. Главное, чтобы в ней присутствовали все обязательные реквизиты первичного учетного документа (п. 2, 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

На момент утверждения графика в нем должны быть заполнены графы 1–6 (форма № Т-7).

В графе 1 указывается структурное подразделение, к которому относится работник. В графе 2 – его должность (специальность) согласно штатному расписанию. В графе 3 – фамилия, имя и отчество. В графе 4 – табельный номер.

В графе 5 нужно указать количество дней отпуска работника в календарных днях, на которые он имеет право в будущем году. Отдельной строкой оформляется информация о частях отпуска, если он разбивается.

Напомним, что по общему правилу, все работники имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск длительностью в 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но, например, ежегодный основной оплачиваемый отпуск несовершеннолетних работников составляет
31 календарный день (ст. 267 ТК РФ). Кроме того, отдельным категориям работников должны предоставляться дополнительные отпуска. В частности, лицам, занятым на вредных или опасных работах, а также тем, кто работает в режиме с ненормированным рабочим днем
или же трудится в «северных» компаниях (ст. 116–119, 321 ТК РФ).

В графике отпусков учитываются все дни отпуска – как основного, так и дополнительного.
Если у работника есть неиспользованные дни отпуска за прошлые периоды, их также нужно включить в график.

При этом даже если на календарный год, на который составляется график, попадают два рабочих года работника, рассчитывать количество дней отпуска пропорционально месяцам рабочих годов не нужно. По общему правилу отпуск предоставляется в полном объеме независимо от стажа. Пропорция рассчитывается только в двух случаях:

• при увольнении работника;
• при предоставлении дополнительного отпуска для лиц, занятых на вредных или опасных работах.

В полном объеме «вредный» отпуск предоставляется только при «вредном» стаже не менее
11 месяцев (ст. 121 ТК РФ; п. 8 Инструкции, утв. постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС
от 21.11.1975 № 273/П-20). В иных случаях он предоставляется пропорционально отработанному во вредных условиях времени (письмо Роструда от 18.03.2008 № 657-6-0).

Поэтому в графике отпусков нужно указать общее количество дней отпуска, на которые работник имеет право за свой очередной рабочий год.

В графе 6 указывается дата начала отпуска.

Обратите внимание

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с основным.

После того, как график составлен (заполнены графы 1–6), он передается на утверж­дение руководителю организации (ИП). Затем с утвержденным графиком под подпись нужно ознакомить работников. Для этого можно заранее предусмотреть в графике дополнительную графу или завести отдельную ведомость.

Графы 7–10 графика заполняются уже в течение года, на который он составлен, по мере предоставления отпусков.

В графе 7 указывается дата, с которой работник фактически ушел в отпуск.

В графе 8 отражается основание переноса отпуска, то есть реквизиты соответствующего приказа. В графе 9 – дата предполагаемого (перенесенного) отпуска в текущем или следующем году.

Графа 10 предназначена для примечаний специалиста, следящего за соблюдением графика отпусков. Она может содержать любую ознакомительную информацию, например, причину переноса отпуска, отметку об отзыве из него или сведения, за какой рабочий год предоставлен отпуск.

Так, первый рабочий год каждого работника берет отсчет с первого дня его работы. В зависимости от того, есть ли у работника исключаемые из отпускного стажа периоды, следующий рабочий год может начинаться в ту же дату или позже. Но в любом случае у каждого сотрудника свой рабочий год, который, как правило, не совпадает с календарным годом. Поэтому может получиться, что по графику в течение одного календарного года работнику будут предоставлены отпуска за два рабочих года. Отметку об этом стоит сделать в графе 10.

ПРИМЕР 1. «НАСЛОЕНИЕ» ОТПУСКОВ ЗА ДВА РАБОЧИХ ГОДА

Работник принят в штат 8 июля 2016 года. Первый рабочий год для него – 8 июля 2016 года – 7 июля 2017 года. Второй – 8 июля 2017 года – 7 июля 2018 года. Отпуск за первый рабочий год ему может быть предоставлен, например, в июне 2017 года, за второй – в ноябре 2017 года. То есть в 2017 году будет предоставлен отпуск за два рабочих года.

Другая ситуация – когда в график не попадает ни один отпуск. Тогда в графе 10 стоит сделать отметку, что отпуск за рабочий год, приходящийся на 2017 год, был полностью использован в прошлом году.

ПРИМЕР 2. СОТРУДНИК НА «НУЛЕВОМ» ОТРЕЗКЕ

Работник принят в штат 8 декабря 2015 года. Первый рабочий год для него – 8 декабря 2015 года – 7 декабря 2016 года. Второй – 8 декабря 2016 года – 7 декабря 2017 года.
Отпуск за первый рабочий год ему был предоставлен в июне 2016 года, а отпуск за второй рабочий год – в декабре 2016 года. В итоге, в графике на 2017 год отпуск работника предусмотрен не будет.

Как предоставить отпуск по графику

Чтобы предоставить работнику отпуск согласно графику отпусков:

1. Не позднее чем за две недели до начала отпуска вручите ему под подпись уведомление о начале отпуска (ст. 123 ТК РФ). Использовать можно как отдельные извещения, ознакомительные листы и ведомости, так и опять же сам график отпусков, заранее добавив в него две дополнительные графы для подписи и даты уведомления об отпуске
   (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
2. Оформите приказ о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6).
3. В табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13) обозначьте дни:

• ежегодного основного оплачиваемого отпуска – буквенным кодом «ОТ» или цифровым кодом «09»;
• ежегодного дополнительного оплачива­емого отпуска – буквенным кодом «ОД»
  или цифровым кодом «10».

1. Сделайте отметку об отпуске в разделе VIII личной карточки работника (форма № Т-2).

Как предоставить отпуск не по графику

Предоставлять работнику отпуск не по графику работодатель не обязан, если, конечно, речь
не идет о льготной категории работников и случаях, прямо установленных законодательством. Но при желании пойти навстречу работнику можно.

В любом случае для предоставления отпуска не по графику потребуются заявление работника о новых датах отпуска и приказ работодателя о переносе отпуска. Вносить изменения в график отпусков не надо. Им предусмотрены специальные графы для отражения таких сведений.

Аналогичным образом предоставляется отпуск тем работникам, которые были приняты в штат уже после утверждения графика отпусков и не включены в него. При этом в график отпусков данные о таких работниках не вносятся.

Эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению Оксана Доброва

Нужно ли составлять график отпусков? Зачем работодателю график отпусков? Ответственность за отсутствие графика отпусков. Право на отпуск. Отпускной стаж. Продолжительность отпуска. Пожелания работников.

До нового года необходимо составить и утвердить график отпусков. Как правильно его подготовить и какие моменты при этом следует учесть?

Согласно пункту 5 статьи 37 Конституции РФ каждому гражданину, работающему по трудовому договору, гарантируется ежегодный оплачиваемый отпуск. Очередность предоставления отпусков работникам одной организации определяется графиком отпусков (ч. 1 ).

к меню

СОСТАВЛЯТЬ ИЛИ НЕ СОСТАВЛЯТЬ ГРАФИК ОТПУСКОВ?

Во многих организациях график отпусков не составляют, работники уходят в отпуск по согласованию с руководителем. Эта практика нарушает права работника, поскольку он лишен возможности планировать время отдыха и организовать его наиболее эффективным образом. Иногда сотрудник вообще не может воспользоваться гарантированным правом на отдых в течение календарного года.

Зачем работодателю график отпусков

Составление графика отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и дает ряд преимуществ работодателю.

Во-первых , если отпуск предоставляется в соответствии с графиком, это позволяет заблаговременно его оформить и подготовиться к выплате отпускных. Они выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ).

Во-вторых , у работодателя при необходимости будет время найти замену уходящему в отпуск сотруднику.

В-третьих , график позволяет контролировать своевременность предоставления работникам отпусков. При условии его соблюдения у сотрудников не будут накапливаться не отгулянные отпуска.

В график НЕ нужно включать

1) Подрядчиков. Даже если договор длительный, такие работники не имеют права на ежегодный отпуск. Если включить подрядчика в график отпусков, это будет дополнительным поводом для трудинспекторов в трудовой.

2) Сотрудниц, которые весь 2018 год будут в декрете или отпуске по уходу за ребенком, в график можно не включать. Если в отпуске по уходу сотрудница работает неполный день, это не имеет значения. Ей все равно не положено два отпуска одновременно. Даже если мама решит прервать детский отпуск и взять ежегодный, в графике это можно не прописывать. Если отпуск заканчивается в 2018 году, уточните, будет ли женщина брать после детского отпуска. Если будет, пропишите в графике 28 дней сразу после окончания детского отпуска.

к меню

С ЧЕГО НАЧАТЬ

Прежде чем составить график отпусков, необходимо учесть:

• положения действующего законодательства РФ об отпусках;
• специфику деятельности организации (например, наличие вредных или опасных условий труда, дающих право на дополнительный отпуск, распределение штатных сотрудников по подразделениям, возможность взаимозаменяемости, планы развития (сворачивания) производства);
• пожелания работников.

ПРАВО на ОТПУСК

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ). Право на его использование у сотрудника возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя (ч. 2 ).

Нужно ли заявление на отпуск?

Обязаны ли сотрудники организации писать заявление на очередной ежегодный отпуск? Согласно ежегодный отпуск предоставляется работникам на основании графика отпусков и изданного в соответствии с ним приказа руководителя.

При наличии таких документов писать заявление необязательно. Однако существуют исключения для следующих случаев:

• в графике обозначен только месяц, в котором работник уходит в отпуск. В этом случае сотруднику необходимо написать в заявлении точную дату начала своего отпуска ;
• работник уходит в отпуск не по графику . При согласовании с администрацией организации на основании данного заявления должен быть изменен график отпусков.

Кроме этого, Трудовой кодекс обязывает писать заявление тем сотрудникам, которые имеют право на отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы.

ПРИМЕР 1.

Инженер Н.А. Гайкин приступил к работе 23 апреля 2008 го да. С какого дня он имеет право взять первый отпуск?

РЕШЕНИЕ. Право на отпуск за первый год работы возникнет у Н.А. Гайкина 23 октября 2008 года.

График отпусков составляется на очередной календарный год (с 1 января по 31 декабря) с учетом того, когда начался рабочий год каждого сотрудника. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время в соответствии с очередностью, установленной графиком (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).

ПРИМЕР 2.

Инженер Н.А. Гайкин, приступивший к работе 23 апреля 2008года, в 2008 году не воспользовался правом пойти в отпуск. В графике отпусков на 2009 год запланировано три отпускных периода для этого работника:
- с 12 января 2009 года - 28 календарных дней за 2008 год;
- с 16 марта 2009 года - 14 календарных дней за 2009 год;
- с 31 августа 2009 года - 14 календарных дней за 2009 год.

к меню

Правильно ли составлен график отпусков?

РЕШЕНИЕ. Неверным является предоставление отпуска за рабочий год, который еще не начался (его начало приходится на 23 апреля 2009 года), поскольку он предоставляется за отработанный, так называемый рабочий, а не календарный год.

Первый отпуск с 12 января 2009 года будет правомерно предоставлен за период с 23 апреля 2008 года по 22 апреля 2009 года.

Второй отпуск на 14 календарных дней с 16 марта 2009 года запланирован неправомерно, поскольку период, за который он предоставляется (второй рабочий год с 23 апреля 2009 года по 22 апреля 2010 года), к моменту начала отпуска еще не наступит. У работника не возникнет права на отпуск за второй рабочий год.

Отпуск с 31 августа на 14 календарных дней запланирован правомерно, поскольку в соответствии с трудовым законодательством отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время этого рабочего года.

Необходимо внести изменения в график отпусков и перенести дату начала второго отпускного периода на более позднее время (после 23 апреля 2009 года).

к меню

Отпускной СТАЖ

• отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин;
• отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными (опасными) условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).

Отпускной стаж влияет на момент завершения очередного рабочего года. Если работник, к примеру, брал длительный отпуск за свой счет, окончание рабочего года сдвинется на количество календарных дней, превышающее 14.

Если последний день рабочего года переносится на более поздний срок, количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, на которое может претендовать работник, изменяется. Если отпускной стаж не прерывается, то по истечении рабочего года сотрудник сможет отгулять 28 календарных дней. В противном случае ему полагается меньше отпускных дней. Как их рассчитать? Особой методики для этого не предусмотрено. На практике используется два варианта.

Первый вариант. Вначале нужно определить количество полных месяцев, которые включаются в отпускной стаж за определенный рабочий год. За каждый из них работнику полагается 2,33 дня отпуска (28 календ. дн. : 12 мес.). Сложность возникает при расчете дней отпуска, которые полагаются сотруднику за не полностью отработанный месяц рабочего года. В этом случае можно применить другой способ расчета.

Второй вариант. Он дает возможность более точно рассчитать количество дней отпуска, на которые работник имеет право в определенный момент. Расчет строится не на основе календарных месяцев, а исходя из календарных дней. Определяется количество календарных дней, приходящихся на отработанное в течение рабочего года время. В полностью отработанном рабочем году - 365 (366) календарных дней. За это время работнику полагается 28 календарных дней отпуска. Если в рабочем году были периоды, исключаемые из отпускного стажа, то сотрудник имеет право на меньшее количество календарных дней отпуска. Например, 326 календарных дней из 365 возможных, приходящихся на отработанное в рабочем году время, дают право на 25 календарных дней от пуска (28 календ. дн. : 365 календ. дн. x 326 календ. дн.). Рассмотрим пример.

к меню

ПРИМЕР 3.

К.С. Бубликов поступил на работу в ООО «Сласти» 2 мая 2007 года. В июне 2008 года он находился в неоплачиваемом отпуске продолжительностью 20 календарных дней.

С 2 мая 2009 года работник планирует уйти в отпуск. Необходимо определить, сколько календарных дней отпуска полагается работнику по состоянию на 1 мая 2009 года включительно, если отпуск за первый рабочий год он использовал полностью.

РЕШЕНИЕ. Первый рабочий год сотрудника закончился 1 мая 2008 года. За этот период он использовал ежегодный оплачиваемый отпуск в полном объеме.

Теперь нужно выяснить, когда закончится второй рабочий год. Если бы К.С. Бубликов не брал неоплачиваемый отпуск в 2008 году, второй рабочий год закончился бы 1 мая 2009 года. Но в данной ситуации рабочий год сдвинется на шесть календарных дней (20 календ. дн. - 14 календ. дн.). То есть 14 календарных дней отпуска за свой счет не исключаются из стажа. Таким образом, за период с 2 мая 2008 года по 1 мая 2009 года отпускной стаж сотрудника составит 359 календ. дн. (365 календ. дн. - 6 календ. дн.).

За один календарный день, приходящийся на отработанное время во втором рабочем году, сотрудник заработал 0,0767 дня отпуска (28 календ. дн. : 365 календ. дн.). Следовательно, за 359 календарных дней работнику полагается 27,54 календарного дня отпуска (359 календ. дн. x 0,0767 дн.). Фактически сотруднику можно предоставить 27 календарных дней отпуска, поскольку 0,46 дня (1 дн. - 0,54 дн.) к указанной дате он еще не заработал.

к меню

ПОЖЕЛАНИЯ сотрудников и Продолжительность отпуска, ОПРОСНЫЙ лист

Опросите сотрудников, когда они планируют отпуска

Чтобы заполнить график, сначала соберите со штатных работников информацию, когда они планируют отпуска в следующем году.

Запланировать ежегодные отпуска придется даже сотрудникам, которые собираются увольняться, уйти в декрет или в отпуск по уходу за ребенком.

Используйте опросные листы. В них попросите работников отразить, в какое время они хотят уйти в отпуск (образец ниже).

Примечание : Скачать в формате Word 32Кб

Если работники затрудняются выбрать период отпуска, то попросите их написать примерные даты. Нельзя оставлять в графике пустые строки. Позже работники смогут согласовать с руководством перенос дней отпуска.

Поясните работникам, какие дни отпуска им нужно запланировать в опросном листе.

Основные отпуска. У большинства работников ежегодный основной отпуск длится 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но некоторым сотрудникам, например инвалидам и несовершеннолетним, надо предоставлять больше дней. Так, отпуск несовершеннолетнего сотрудника составляет 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), а работника-инвалида - 30 календарных дней в год (ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ).

Предупредите сотрудников, что они могут разбить отпуск на части. Но хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Продолжительность отпуска, планируемого на следующий календарный год, зависит не только от даты возникновения соответствующего права и отпускного стажа. К рассчитанной продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска следует добавить не использованное работником количество календарных дней отпуска за предыдущий период.

Кроме того, необходимо учесть, что некоторые работники имеют право на дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116-119, 173- 176 и 350 ТК РФ). Согласно части 2 при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Это значит, что в графике от пусков указывается общая продолжительность оплачиваемого отпуска.

Дополнительные отпуска. Некоторые работники имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск. Его продолжительность зависит от категории работника (см. таблицу ниже).

к меню

Кто из работников имеет право на дополнительный отпуск

Работники	Минимальная продолжительность отпуска в год, календ. дн.
Сотрудники с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ)	3
Сотрудники с вредными и опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ)	7
Сотрудники Крайнего Севера (ст. 321 ТК РФ)	24
Врачи общей практики (постановление Правительства РФ от 30.12.98 № 1588)	3 *
Спортсмены и тренеры (ст. 348.10 ТК РФ)	4

* На дополнительный отпуск имеют право врачи общей практики, которые непрерывно трудятся в данной должности свыше трех лет.

Дополнительный отпуск, в отличие от основного, сотрудники вправе не отгуливать, а заменить компенсацией. Но даже если работник планирует взять компенсацию, попросите его указать в опросном листе дни дополнительного отпуска.

Неотгулянные отпуска за прошлые годы. Трудовой кодекс РФ не требует включать в график дни отпуска, не отгулянные в прошлые годы. Более того, удобнее такие дни в график не включать. Тогда вам не придется информировать каждого сотрудника, сколько дней он не отгулял. Оставшиеся дни работник не теряет, он может их отгулять по заявлению.

Проверьте опросные листы работников - все ли дни распределили сотрудники, верно ли разделили отдых на части.

Если работники ошиблись, то верните им опросные листы. Поясните, какие ошибки надо исправить.

к меню

ЛЬГОТНАЯ КАТЕГОРИЯ РАБОТНИКОВ выбирает ВРЕМЯ ОТПУСКА, специфика производства

Некоторым работникам работодатель обязан предоставить отпуск в любое удобное для них время (даже до истечения шести месяцев с начала работы у данного работодателя). Перечень таких лиц приведен в таблице на стр.1 , стр.2 .

Многодетным работникам можно брать отпуск в удобное для них время

Статья 257.1 ТК РФ

«Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков для работников, имеющих трех и более детей.
Работникам, имеющим трех и более детей в возрасте до двенадцати лет, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.».

Бесплатно вести кадровый учет и рассчитывать зарплату в веб-сервисе

КАК УЧЕСТЬ СПЕЦИФИКУ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ в ГРАФИКЕ ОТПУСКОВ

Как правило, работники хотят отдыхать летом или в начале осени. Но при составлении графика отпусков работодатель должен не только учитывать пожелания сотрудников, но и обеспечить непрерывную работу организации.

По этой причине руководитель вправе равномерно распределять от пуска работников организации в течение всего года. Он может установить, что в течение каждого месяца в отпусках может находиться не более 8,33% персонала (100% : 12 мес), либо применить иное основание распределения времени начала отпусков. Имеет смысл устанавливать некую очередность отпусков среди работников родственных профессий (должностей) одного подразделения, например среди продавцов магазина, специалистов отдела, рабочих одной специальности отдельного цеха (участка).

Учитываем пожелания работников

В некоторых случаях при подготовке графика работодатель имеет возможность учесть пожелания работников по поводу планирования отпуска.

Форма, в которой работники могут выразить свои пожелания относительно даты начала отпуска, разделения его на части и переноса, законодательно не установлена, поэтому кадровая служба решает этот вопрос самостоятельно. Можно попросить работника написать заявление с указанием предполагаемой даты начала отпуска в произвольной форме. Это удобно, когда в организации численность работников невелика (до 20 человек) (см. образец заявления ).

Непосредственный начальник работника должен поставить на заявлении свою визу.

В организации с большой численностью сотрудников удобнее составлять ведомость планирования отпусков по каждому подразделению. В ней нужно предусмотреть свободные графы, в которых работники могут изложить свои пожелания (см. образец ведомости ).

к меню

КАК составить ГРАФИК ОТПУСКОВ, Сроки, Образец скачать

График отпусков оформляют сотрудники отдела кадров. Если отдела кадров нет, то график может составить тот сотрудник, на которого возложены обязанности вести кадровый учет. Составляют этот документ на каждый календарный год. Причем подготовить его нужно за две недели до наступления этого периода. То есть, к примеру, график отпусков на 2017 год должен быть датирован не позже 16 декабря 2016 года (17 декабря – суббота). Об этом сказано в Трудового кодекса РФ.

График отпусков составляют по той форме, которая утверждена руководителем приказом к учетной политике. См. пример заполнения графика по унифицированной форме.

Не включайте в график лишние отпуска

В график отпусков включайте основной и дополнительные оплачиваемые отпуска по всем работающим сотрудникам. Но отпуска без сохранения зарплаты и некоторые оплачиваемые отпуска в графике не нужны. Например, и родам и по . Они не относятся к ежегодным оплачиваемым отпускам. Вписывать в график сотрудницу, которая с начала года находится в одном из таких отпусков, вообще не нужно. Если она захочет взять ежегодный оплачиваемый отпуск по окончании отпуска по уходу за ребенком, то компания обязана предоставить его независимо от очередности, предусмотренной графиком.

• временная нетрудоспособность работника, наступившая во время отпуска;
• исполнение работником во время отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы.

к меню

Вносим изменения в график. Для отражения переноса отпусков в текущем календарном году в форме № Т-7 используются графы 8-9.

Реквизиты приказа руководителя об изменении даты начала отпуска указываются в графе 8 «Основание переноса отпуска» графика.

Графу 10 «Примечание» работник кадровой службы заполняет если:

• в текущем году отпуск работнику не предоставлялся ();
• работник был отозван из отпуска и его часть переносится на следующий год (ч. 2 );
• отпуск работнику был продлен (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В этом случае в графе 10 сотрудник кадровой службы указывает основания для отзыва из отпуска, его переноса или продления.

к меню

Изменение графика отпусков по ИНИЦИАТИВЕ Работодателя

Очередность предоставления отпусков может изменяться и по инициативе работодателя, если, например, уход работника в отпуск в текущем рабочем году может отрицательно сказаться на работе организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Чтобы действия работодателя по изменению графика были правомерными, он должен:

• получить письменное согласие работников (ч. 2 ст. 125 ТК РФ) (см. образец заявления о согласии работника на перенос отпуска);
• издать приказ или распоряжение о перенесении отпусков (см. образец приказа ).

Обратите внимание:

работодатель обязан предоставить работнику неиспользованную часть отпуска в любое удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединить к отпуску за следующий рабочий год ().

А теперь рассмотрим пример заполнения графика отпусков на 2009 год.

ПРИМЕР 4.

В ООО «Пастораль» работает девять человек. При планировании отпусков на 2009 год специалист отдела кадров выяснил следующее:

• ни один из сотрудников организации права на дополнительный от пуск не имеет;
• работников, имеющих право на отпуск в любое удобное для них время, в компании нет;
• в связи с производственной необходимостью главный бухгалтер Е.А. Овечкина в 2008 году находилась в отпуске только 14 календарных дней;
• генеральный директор И.В. Пастухов и менеджер отдела телефонных продаж Е.Л. Кроликова решили разбить ежегодный отпуск на части, по этому их фамилии вписаны в график два раза.

В течение 2009 года:

• маркетолог А.Н. Горный во время отпуска заболел, на основании больничного листа его отпуск был продлен на пять дней;
• начальник отдела по обслуживанию клиентов И.Р. Баранов написал заявление о переносе отпуска по семейным обстоятельствам;
• экспедитор В.О. Ручьев был отозван из отпуска в связи с производственной необходимостью.

Выборного профсоюзного органа в ООО «Пастораль» нет, поэтому строка, в которой отражается его мнение, не заполняется. Дополнительная графа 11 в график не введена. Как график отпусков должен выглядеть в конце 2009 года?

РЕШЕНИЕ. Рассмотрим, как нужно заполнять график отпусков в течение года. Отметим, что работники ознакомились с датой начала отпусков, расписавшись в уведомлении. Этот документ сотрудник кадровой службы приложил к графику. График отпусков работников ООО «Пастораль» приведен в таблице .

к меню

Матери двух и более детей могут выбирать удобное время отпуска

Работницы, у которых два и более ребенка в возрасте до 12 лет, смогут выбирать время отпуска. Передвинуть в графике отпусков периоды отдыха таких сотрудниц никто не в праве. Постановление об этом ЦК КПСС от 22 января 1981 г. №235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей», утвердил Верховный суд России.

Согласно указанному Постановлению, работницы с детьми в возрасте до 12 лет имеют первоочередное право на получение ежегодного отпуска в летнее или другое удобное для них время, а также право на дополнительный отпуск по уходу за детьми без сохранения заработной платы продолжительностью до 2 недель (по согласованию с компанией). Такая норма закреплена также частью четвертой Трудового кодекса РФ.

к меню

НАРУШЕНИЕ графика отпусков

Если нарушение графика отпусков произошло по вине работника, и если в график отпусков лицом, ответственным за его составление, не были внесены изменения, работодатель может воспользоваться нормами .

Основанием привлечения к дисциплинарной ответственности является дисциплинарный проступок , то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

установлены виды дисциплинарных взысканий.

Привлечение к дисциплинарной ответственности является правом работодателя, а не обязанностью. Кроме того, за работодателем остается право выбора меры ответственности либо вообще отказ от наложения взыскания .

В целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда можно учесть средний заработок, сохраняемый на время отпуска, лишь при наличии в организации графика отпусков. Поэтому, если по графику отпусков у работника отпуск запланирован на одну дату, а фактически работник отгулял отпуск в другое время, организации скорее всего придется доказывать налоговым органам, что расходы на оплату труда действительно подтверждены документально.

к меню

Может ли администрация предоставлять отпуск в зимнее время два года подряд вопреки желания работника?

В общем случае учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков работодатель вправе, но не обязан. Исключение составляют пожелания отдельных категорий сотрудников (льготники). Если работодатель включает в график отпусков работника в первый рабочий год, то ему также придется учесть мнение работника, который вправе претендовать на отпуск по истечении шести месяцев работы ().

Таким образом, составлять график отпусков работодатель может без учета мнения сотрудников, за исключением льготных категорий. При этом, если впоследствии такие «исключительные» сотрудники изъявят желание уйти в отпуск в другие даты, нежели это предусмотрено графиком, работодатель обязан исполнить такое требование и предоставить отпуск по заявлению сотрудника.

к меню

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ и ШТРАФЫ за несоблюдение графика отпусков

Трудовой кодекс РФ не содержит специальных норм, регулирующих вопрос об ответственности за несоблюдение графика отпусков.

А вот наличие у работодателя графика отпусков является обязательным требованием законодательства в отношении порядка предоставления отпусков. На практике в силу разных причин графики отпусков нарушаются. Например, по производственной необходимости либо по желанию самого работника.

В этом случае трудовая инспекция может привлечь организацию к административной ответственности за нарушение законодательства о труде. В соответствии со нарушение законодательства о труде влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

к меню

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

1. 
   Право на первый отпуск возникает через 6 месяцев непрерывной работы. Отпуск за второй и другие годы можно взять в любое время года по графику отпусков.

Все трудящиеся люди обладают правом на оплачиваемый ежегодный отпуск. Но чтобы все работники одновременно не ушли в отпуска, необходимо спланировать отдых персонала.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Как в 2019 году оформить правильный отпускной график? До окончания текущего года в положенный срок необходимо оформить и утвердить отпускной график на следующий год.

При отсутствии этого документа трудовая инспекция может наложить на работодателя административное взыскание. Как отпускной график составляется правильно в 2019 году?

Общие аспекты

По ст.123 ТК РФ наличие отпускного графика нужно как для работодателей, так и для работников.

Многие организации не составляют отпускные графики, предоставляя сотрудникам брать отпуск по согласованию с руководством.

Но в такой ситуации нарушаются права работников. Становится невозможным планирование отдыха и его заблаговременная организация.

В некоторых случаях получить отпуск становится весьма затруднительно, особенно если уйти на отдых захочет сразу большая часть .

Одним из таковых выступает соблюдение работодателем установленного порядка предоставления положенных отпусков.

При отсутствии утвержденного графика трудовые инспекторы вправе оштрафовать виновное лицо.

Что это такое

График отпусков это специальное расписание ежегодных очередных отпусков, какие предоставляются с сохранением заработной платы и в обязательном порядке.

Посредством этого обеспечивается гарантированное пребывание на рабочем месте нужного количества персонала на период, когда часть работников отдыхает.

Как оформить график отпусков верно? Для составления расписания отдыха предусмотрены некоторые правила, какие должны непременно соблюдаться.

Так график должен утверждаться единожды в год. В течение года его можно изменять, но при этом существуют определенные ограничения.

Так корректировки вносятся только по строкам, если это обусловлено текущей необходимостью и подтверждено соответствующим .

Приказ должен согласовываться с администрацией организации и профсоюзом, при наличии оного.

При составлении графика отпусков необходимо учитывать пожелания сотрудников, оговаривая утверждаемые сроки. При этом непременно учитываются особенности рабочего процесса.

График по отпускам относится к документам, какие в первую очередь проверяются сотрудниками Рострудинспекции.

При отсутствии документа организации грозит административное наказание в соответствии с .

По общепринятым правилам при создании графика работодателем должно учитываться пожелание работника, хотя неукоснительным это не является.

Планируя отпуска, работодателю надлежит определить, какие отпуска отображать в графике, а какие нет. Также устанавливается, сколько отпускных дней положено тому или иному работнику.

Если же продолжает использоваться унифицированная документация, то график отпусков создается по форме Т-7. При этом на сотрудников всех структурных составляется единая общая форма.

В пятой графе формы отображается длительность ежегодного отпуска в календарных днях. Шестая графа содержит сведения о дате начала отпускного периода.

Дату завершения отпуска в графике отображать нежелательно, поскольку отпускной период может удлиниться за счет больничного или включения праздничных дней.

Распространенной является практика указания в графике только определенного месяца, без отображения конкретного числа. Можно ли не отражать дату начала отпуска?

Правомерность таких действий засвидетельствована Верховным Судом ().

При этом дата согласовывается с сотрудником. Но все же отсутствие точной даты чревато сложностями относительно заблаговременного извещения сотрудника.

Работник должен быть извещен о начале отпуска минимум за две недели, а об издании надлежащего приказа за три дня.

До какого числа нужно сформировать

Когда должен быть составлен отпускной график? По утвердить отпускной график необходимо не менее чем за две недели до наступающего календарного года.

Причем график до этого должен быть полностью согласован. Так на 2019 года отпускной график утверждается не позже 17.12.2016.

С составленным и утвержденным графиком знакомятся все сотрудники организации. Работодатель вправе самостоятельно выбрать порядок ознакомления.

Видео: находим ответ. Особенности составления графика отпусков

К примеру, можно каждого сотрудника попросить проставить свою подпись против даты утвержденного отпуска.

Также можно к графику приложить ознакомительный лист, в каком каждый работник укажет дату ознакомления и поставит свою подпись.

Если отпуск разделен на части

Не всегда положенный отпуск используется полностью. Это может обуславливаться как желанием работника, так и производственной необходимостью.

В этом случае допустимо делить отпуск на части (). Закрепляется такая договоренность разными способами.

Сотрудник может подать заявление о делении отпуска, а руководитель завизирует его визой «согласен». Также может составляться соглашение о делении отпуска.

На основании достигнутого согласования корректируется график отпусков. Когда отпуск разделяется на части, то в графике на одного сотрудника заполняется несколько строк.

В них отображается начало и длительность каждой отпускной части. Особого внимания заслуживает отпуск внешних .

Для них отпуск планируется наравне со штатными сотрудниками. Предварительно у совместителя запрашивается дата его отдыха по основному месту трудоустройства.

Независимо от указанных в графике дат совместитель обязан получить отпуск в то же время, что и отпуск по основному месту работы ().

Образец документа

Что же именно нужно отобразить в отпускном графике? Содержание будет примерно таким:

• список всех сотрудников, с какими подписан трудовой договор;
• число отпускных дней для каждого работника;
• предполагаемая дата начала отпускного периода;
• возможность деления отпуска на части.

В утвержденном графике в течение года отображаются такие изменения:

Часто задаваемые вопросы

Среди часто возникающих вопросов присутствуют такие как видоизменение графика при переносе отпуска, приеме новых сотрудников, вследствие производственной необходимости.

Так при переносе отпускной даты изменять отпускной график не надо. Достаточно внести дополнительную информацию в графы для примечаний.

При трудоустройстве новых сотрудников к утвержденному приказу создается приложение.

В нем на основании заявления от работника и надлежащего приказа утверждается отпускной график для нового работника.

При перенесении отпуска по производственной надобности от работника необходимо получить согласие и передвинуть отпуск приказом руководителя с внесением коррективов в действующий график.

Возможности 1С

Составить отпускной график можно на компьютере при помощи специального ПО. Например, посредством использования программы 1С «Зарплата и управление».

В данной программе предусмотрен документ «График отпусков». Расположен он в закладке «Кадры».

Процесс формирования будет таким:

Открыть журнал «График отпусков организации»	И кнопкой «Добавить» сформировать новый документ
В документе указать дату	И выбрать организацию
Кнопкой «Заполнить» сформировать табличную часть	Здесь можно использовать два варианта — «По управленческому графику отпусков», при наличии такового или по «Списку сотрудников»
При выборе сотрудников	Их данные автоматически подставляются в таблицу, даты отпусков указываются вручную
Заполненный документ можно распечатать путем создания печатной формы Т-7	Либо создания диаграммы, облегчающей процесс анализа отпускных периодов штатного персонала

Можно в 1С сформировать и приказ на отпуск. Для этого в закладке «Кадровый учет» выбирается документ «Отпуска». Затем добавляется новый документ в журнал «Отпуска организаций».

При помощи кнопки «Заполнить» выбирается «Заполнить по графику отпусков». При этом настраивается период, за какой заполняется документ.

В табличную часть документа сведения вносятся на основании составленного ране отпускного графика. Останется только распечатать документ и заверить подписью руководителя.

Надо ли малым организациям

В небольших организациях практикуется предварительный опрос работников о желаемом времени положенного отпуска.

Однако во избежание разногласий не следует ограничиваться устной беседой, желательно получить от каждого работника письменное согласие с датой утвержденного отпуска.

При этом нередко график не составляется, и сотрудники идут в отпуск по согласованию с руководством.

Но какой бы маленькой организация не была, отсутствие отпускного графика становится нарушением трудового законодательства.

Правила относительно наличия отпускного графика не зависят от величины предприятия и численности его штата.

Как составить на 14 дней

Отпуск может делиться на части. Делится отпуск по согласованию сторон. Количество частей отпуска законодателем не ограничивается.

Но при этом существует утвержденная норма, что при делении отпускного периода хотя бы одна из его частей должна составлять четырнадцать дней.

Таким образом, если стороны не против поделить отпуск, то в графике указываются по отдельности даты начала и завершения каждого отпуска.

При этом одна часть обязательно равна четырнадцати дням, а оставшаяся часть делится на столько частей, сколько решат стороны.

Важно, что работодатель не вправе поделить отпуск в одностороннем порядке. Независимо от длительности отпускной части в ней не учитываются выходные дни.

Бизнес идеи