Расходный кассовый ордер (РКО). Форма КО-2 – это документ бухгалтерской отчетности, с помощью которого осуществляется выдача денежных средств из кассы предприятия (организации). Форма бланка унифицирована, утверждена на законодательном уровне Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 (в редакции от 03.05.2000), код по ОКУД 0310002. Оформление документа осуществляется в зависимости от порядка проведения кассовых операций на предприятии. Ордер заполняется в единственном экземпляре сотрудником бухгалтерии или иным уполномоченным на то лицом.

После заполнения, документ регистрируется (также, как и ) в журнале регистрации по форме № КО-3. Как правило, к расходному кассовому ордеру прилагаются документы, являющиеся основанием для выдачи средств. Однако, стоит отметить, что если на прилагаемых к ордеру документах стоит подпись руководителя, то на РКО она уже не требуется.

В заполнении расходного кассового ордера принимают участие несколько сотрудников предприятия, имеющие отношение к выдаче и получению денежных средств. Так, заполняя ордер, следует придерживаться следующей инструкции:

• поле «Организация» должно содержать наименование субъекта хозяйственной деятельности, а графа «Структурное подразделение» - его подразделения, выдавшего ордер. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк;
• в строках «Номер документа» и «Дата составления» проставляется номер ордера согласно журналу регистрации по форме КО-3, а также дата его составления в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• графа «Дебет» содержит код структурного подразделения, в котором осуществляется выдача денежных средств (при отсутствии такового – ставится прочерк), номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отображается расход средств из кассы, а также код аналитического учета по корреспондирующему счету (прочерк – если применение таких кодов в организации не осуществляется);
• строка «Кредит» отображает номер бухгалтерского счета, по кредиту которого осуществляется выдача денежных средств. Как правило, это счет 50 «Касса»;
• в поле «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются – ставится прочерк;
• строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги;
• строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, выдача материальной помощи и т.п.
• сумма выдаваемых средств отображается в строке «Сумма» и должна быть проставлена прописью. Если после проставления в строке остается свободное место, следует поставить прочерк;
• поле «Приложение» отображает реквизиты первичных документов, служащих основанием для выдачи средств из кассы.

После заполнения вышеперечисленной информации проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия с их расшифровками. Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое получает эти денежные средства. В строке «Получил» прописью указывается сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата получения и подпись этого лица.

После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы. Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой. Кассир предприятия обязан проверить документ на правильность составления и погасить приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты. После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия. При погашении перерасхода по , основанием выдачи денежной суммы по РКО из кассы служит отчет подотчетного лица.

Большинство хозяйствующих субъектов должны вести учет всех кассовых операций в соответствии с законодательством. Это означает, что операции по приходу и расходу денег в кассу должны соответствующим образом оформляться. Рассмотрим подробнее документальное оформление расходных операций по кассе, которое предполагает выписку бланка расходный кассовый ордер (РКО).

Расходный кассовый ордер (РКО) – это документ, на основании которого происходит выдача денег из кассы организации.

Его нужно выписывать всегда, когда осуществляется выдача из кассы наличных денег у хозяйствующего субъекта.

Обязательность его оформления предусмотрена нормативным документом ЦБ РФ. Освобождение от выписки этого документа получили только индивидуальные предприниматели, ведущие учет по упрощенной схеме.

К расходным операциям, на которые составляется расходник относятся:

• Выплата из кассы работникам сумм для финансирования хозяйственной деятельности в подотчет.
• Инкассация выручки и других наличных денег в банк;
• При выплате сотрудникам зарплаты деньгами из кассы, в том числе физлицам по договорам подряда;
• В других, предусмотренных законодательством случаях.

Порядок применения расходного ордера

При выдаче денег из кассы составляется РКО, для которого может применяться стандартизированная форма или же разработанный на ее основе с учетом существующей специфики деятельности предприятия бланк.

Выписку документа осуществляет специалист из бухгалтерии, кассир и другое должностное лицо, который в силу обязанностей должен заниматься оформлением данных документов.

Составлением расходников могут заниматься главный бухгалтер или руководитель самостоятельно. Кроме этого, приглашенный со стороны специалист может исполнять данные функции, но существует ограничение, согласно которому он не имеет права ставить свои росписи на документе. В этом случае визирование осуществляет руководитель фирмы.

Основанием для выплаты наличных денег является, в большинстве случаев, заявление сотрудников, являющихся материально ответственными лицами. В нем нужно обязательно отражать цель использования денежных средств, а также визу директора. Заявление не нужно составлять только в случае выплаты зарплаты сотрудникам.

Внимание! С 19 августа 2017 года по Указанию ЦБ РФ заявление на выдачу денег можно не оформлять, если существует приказ или иное распоряжение руководства фирмы о выплате наличных по определенным направлениям.

После первоначального составления документа, он передается в кассу, в которой кассир проверяет его правильность, наличие всех обязательных реквизитов, в том числе подписи руководителя.

Если при выписке расходника допущена ошибка, то вносить с него исправления нельзя. Необходимо заново произвести его выписку. Далее кассир фиксирует бланк в журнале регистрации.

Внимание! Перед фактической выплатой денег, кассир должен проверить личность получателя. Для этих целей он должен сверить данные указанные в РКО с предъявленным ему удостоверением личности. Кроме этого, работник кассы должен вписать в РКО основные реквизиты предъявленного документа.

После этого необходимая сумма, указанная в расходнике, вместе с ним передается получателю, который проверяет фактическое наличие денег, а после этого ставит свою визу в подтверждение получения наличности.

Затем РКО возвращается кассиру, который в подтверждение выдачи также проставляет свою подпись на этом документе, а также оттиск «Оплачено». Получателем денег может выступать доверенное лицо, в этом случае он должен предъявить еще и доверенность на право представлять интересы лица. При этом доверенность прикладывается к расходнику.

При завершении смены кассир должен представить в бухгалтерию отчет, к которому прикладывает все кассовые документы за день, в том числе и расходные.

Расходный ордер унифицированная форма КО-2 бланк 2018 года скачать

Расходный кассовый ордер образец заполнения в 2018 году

В том случае, когда расходный ордер оформляется в каком-то отдельном подразделении, то его название нужно внести в графу «Структурное подразделение». В противном случае здесь необходимо поставить прочерк.

Справа от названия находится графа, в которую нужно занести порядковый номер бланка, а затем и дату его оформления. Дату надо вписывать в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Дальше располагается таблица, в которую нужно занести информацию по бухгалтерскому учету операции - корреспондирующие счета по дебету и кредиту, код структурного подразделения (если он есть), счет аналитического учета.

бухпроффи

Важно! Счет по аналитическому учету надо заносить только в том случае, если они применяются на предприятии.

Последнее поле в этой таблице – «Код целевого финансирования». Это поле также необходимо заполнить только тогда, когда такие коды используются в компании.

В графу «Выдать» вносятся полные Ф.И.О. гражданина, которому передаются денежные средства. Сюда нельзя заносить название компании.

В графу «Основание» нужно записать причину, по которой выполняется выдача денег из кассы. Сюда можно занести, например, «Выдача зарплаты», «В подотчет», «На материалы» и прочее.

В графу «Сумма» записывается сумма операции прописью, оставшееся место в поле необходимо прочеркнуть.

В графу «Приложение» нужно записать сведения о документе, на основании которых выполняется выдача. Это могут быть реквизиты квитанции, заявления работника, платежной ведомости и т. д.

После этого на данном документе проставляют свою подписи руководитель компании и главный бухгалтер, которые проверяют правильность его оформления, а также дают разрешение на проведение операции.

В следующую графу кассир должен занести информацию о документе, который предъявил получатель - обычно им является паспорт.

После оформления всех необходимых полей, ордер также должен подписать кассир, выполнявший операцию.

Нюансы применения расходника

Когда по расходному ордеру выполняется выдача денег юридическому лицу (например, оплата за товар или материалы), то просто вносить его название как получателя нельзя.

В графу «Выдать» нужно записать Ф.И.О. работника фирмы-поставщика, который производит получение денежных средств. Либо, если все же необходимо указать название компании, то допускается запись следующего содержания: «ООО Фирма через Иванов А. А.». В графу «Приложение» в этом случае записывается реквизиты предъявленной доверенности.

Если расходник выписывается для сдачи наличной выручки в банк, то в графе «Выдать» нельзя записывать фразы типа «Выручка», «Сдача выручки» либо аналогичные. Здесь нужно указать Ф.И.О. ответственного работника, который производит это действие, а в графе «Приложение» – реквизиты объявления на сдачу наличности.

При выдаче работникам зарплаты можно оформить единый расходный ордер на всю сумму выплаты. В этой ситуации в графе «Выдать» записывается – «Работникам предприятия». В графу «Основание» записываются сведения о платежной ведомости. Поля ордера «По», «Получил» и «Подпись» нужно оставить незаполненными.

РКО относится к документам первичного учета кассовых операций. По нему осуществляется выдача наличных денежных средств из кассы. РКО формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем бюджетной организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства. В конце статьи вы сможете заполненный образец расходного кассового ордера скачать бесплатно.

РКО не должен содержать никаких исправлений, иначе он признается недействительным. Если же ошибка допущена, документ необходимо сделать заново в правильном варианте.

Обязанность применения формы КО-2 определяется Указаниями Банка России №3210-У от 11.03.2014. Для организаций государственного сектора такое требование закреплено приказом Минфина от 30.03.2015г. № 52н.

Скачать бесплатно расходно-кассовый ордер, бланк 2019 года

В соответствии с Постановлением от 18.08.1998 №88 расходный ордер должен быть унифицированной формы по ОКУД 0310002. Ниже вы можете скачать расходно кассовый ордер, бланк, распечатать его и использовать в работе.

Как выписать РКО

Основанием для расходования наличных денег, за исключением заработной платы, может быть:

• приказ руководителя о выделении средств для нужд организации;
• заявление сотрудника о выдаче подотчет денежных средств;
• выдаче наличных на командировочные расходы;
• выдача денег на материальную помощь сотруднику.

Наличные денежные средства выдаются из кассы по расходным кассовым ордерам.

По-лу-чив расходный ордер, кас-сир про-ве-ря-ет правильность заполнения (п. 6.1 Ука-за-ния):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя);
• соответствие сумм написанных цифрами и прописью, а также соответствие подтверждающим документам.

Перед выдачей наличных денег кассир должен запросить у получателя документ, удостоверяющий личность. После сверки с ним он вписывает в соответствующие графы реквизиты паспорта или другого документа. Затем передает денежные средства получателю. Тот должен их пересчитать и расписаться в расходном кассовом ордере.

Акцентируем внимание, что в Указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У были внесены изменения Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У, где сказано, что заявление работника может быть заменено распоряжением руководителя. А РКО может оформляться в электронном виде, с использованием электронной подписи.

Расходный кассовый ордер: пример заполнения

РКО заполняют сотрудники бюджетной организации, имеющие отношение к выдаче денежных средств. Выше вы смогли расходный кассовый ордер бланк скачать (Word) бесплатно.Теперь на примере разберем, как правильно заполнить его. Также в интернете можно найти сайты, которые предлагают заполнить онлайн расходный кассовый ордер и затем скачать или распечатать его.

Итак, разберем по шагам.

Шаг 1. Заполняем шапку

В строке «Организация» прописывается полное наименование организации, а графа «Структурное подразделение» — название подразделения, которое выдало РКО. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк.

ОКПО заполняется по данным, присвоенным органом статистики.

Номер документа указывается строго по порядку, в течение календарного года.

В строке «дата» указывается дата выдачи из кассы.

Шаг 2. Заполняем разделы «дебет» и «кредит»

Эти строки заполняются согласно утвержденному плану счетов учета.

В строке «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются, ставится прочерк.

Шаг 3. Вносим информацию о том, кому и зачем выданы деньги

Строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги.

Строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, на нужды организации и т.п.

В строке «Сумма» прописывается сумма прописью.

В строке «Приложение» вписываются сведения, которые послужили основанием для выдачи денег из кассы.

Шаг 4. Заполняем раздел с личными данными сотрудника, которому выданы деньги

Строка «Получил» заполняется собственноручно получателем. Он прописывает сумму прописью, дату и роспись в получении. Ниже требуется указать данные документа, который предъявлен для удостоверения личности.

В последней строке кассир или другой ответственный работник ставит свою подпись и расшифровку.

Шаг 5. Подпись руководителя

РКО подписывает главный бухгалтер и руководитель организации.

Расходный кассовый ордер: образец заполнения 2019 года

Как вести учет и сколько хранить

Учет РКО ведется в , а также в кассовых книгах. В журнал вписываются их порядковые номера РКО. Это нужно сделать после того, как на них поставит подпись главный бухгалтер или директор. Журнал должен храниться в бухгалтерии предприятия либо у директора.

Так же как и ПКО, РКО хра-нит-ся в те-че-ние 5 лет по пра-ви-лам, уста-нов-лен-ным ру-ко-во-ди-те-лем ор-га-ни-за-ции.

Расходный кассовый ордер - это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных денежных средств из кассы организации.

Форма расходного кассового ордера

Для расходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-2), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

В каких случаях заполняется форма расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняется, когда выдаются на руки наличные денежные средства в следующих случаях:

когда сдается в банк денежная выручка для перечисления на расчетный счет, тогда в строке «Основание» прописывается: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка»;

при выдаче денег под отчет (подразумевается использование наличности для осуществления предпринимательской деятельности сотрудником компании в целях данного предприятия) денежные средства выдаются по письменному заявлению получателя (подотчетного лица), документ составляется в произвольной форме, в нем указывается сумма средств к выдаче и период, на который она выдается;

при выдаче наличных денежных средств сотруднику компании для личного использования, например, или материальная помощь. В этом случае в строке «Основание» допустима формулировка - «Для личных нужд»;

когда необходимы наличные средства для нужд предприятия. В этом случае в документе необходимо указать конкретную цель для выдачи денег. В строке «Основание» можно указать: «Выдача денег для оплаты услуг» или «Наличные средства на приобретение товара».

Оформление расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер оформляет:

бухгалтер или другой работник (в том числе кассир), определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания распорядительного документа;

руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

При этом расходный кассовый ордер подписывает руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии - руководитель, кассир.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

Расходный кассовый ордер может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.

Если расходный кассовый ордер оформляется с применением технических средств, то его необходимо распечатать на бумажном носителе.

Расходный кассовый ордер оформляется всегда днем фактической выдачи денег.

Исправлений в расходном кассовом ордере не допускается.

Порядок заполнения расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняется в единственном экземпляре.

При заполнении расходного кассового ордера следует учитывать следующие моменты:

• поле «Организация» должно содержать наименование субъекта хозяйственной деятельности, а графа «Структурное подразделение» - его подразделения, выдавшего ордер. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк;
• в строках «Номер документа» и «Дата составления» проставляется номер ордера согласно журналу регистрации по форме КО-3, а также дата его составления в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация;
• графа «Дебет» содержит код структурного подразделения, в котором осуществляется выдача денежных средств (при отсутствии такового – ставится прочерк), номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отображается расход средств из кассы, а также код аналитического учета по корреспондирующему счету (прочерк – если применение таких кодов в организации не осуществляется);
• строка «Кредит» отображает номер бухгалтерского счета, по кредиту которого осуществляется выдача денежных средств. Как правило, это счет 50 «Касса» ;
• в поле «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются – ставится прочерк;
• в поле «Сумма, руб. коп.» - указывается расходуемая из кассы сумма цифрами;
• строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги;
• строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, выдача материальной помощи и т.п.;
• сумма выдаваемых средств отображается в строке «Сумма» и должна быть проставлена прописью. Сумма выдачи указывается прописью с начала строки с заглавной буквы в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. Если после проставления в строке остается свободное место, следует поставить прочерк;
• поле «Приложение» отображает реквизиты первичных документов, служащих основанием для выдачи средств из кассы.

После заполнения вышеперечисленной информации проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия с их расшифровками.

Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое получает эти денежные средства.

В строке «Получил» прописью указывается сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата получения и подпись этого лица.

После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы.

Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой.

Кассир предприятия обязан проверить документ на правильность составления и погасить приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты.

После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

При этом вносится запись о выданных деньгах в кассовую книгу (форма N КО-4).

Заполнение расходного кассового ордера при выплате заработной платы

При выдаче зарплаты наличными по расчетно-платежной либо платежной ведомости также нужно составлять расходный кассовый ордер.

При этом следует придерживаться следующего порядка:

РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;

в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.

На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию.

Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись.

И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам сумму, а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. При этом датой составления РКО будет дата закрытия ведомости, то есть последний день выдачи зарплаты.

Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книге.

Если зарплату в кассе получает только один работник или у в организации не много работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику.

В этом случае расходный ордер нужно оформлять уже по общим правилам - с указанием Ф.И.О. и паспортных данных работника и получением его подписи.

Также такой РКО должен будет подписать директор, ведь в этом случае расходный ордер служит еще и письменным поручением руководителя выдать зарплату из кассы.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Журнал регистрации кассовых документов КО-3 - предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций и применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров.

Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала.

Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая - для расходных (графы 5-8).

Штрафные санкции

Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных кассовых документов, к которым, в частности, и относится расходный кассовый ордер, может повлечь для налогоплательщика штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.

Так согласно этой статье грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.

При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, в том числе первичных кассовых документов.

Также отсутствие первичных кассовых документов у организации может стать основанием в отказе налогового органа признать указанные расходы организации в целях налогообложения прибыли или единого налога в соответствии с упрощенной системой налогообложения ( - доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов).

Сроки хранения расходных кассовых ордеров

Сроки хранения расходных кассовых ордеров составляют, как и для всех первичных документов, пять лет после отчетного года.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .

Расходный кассовый ордер: подробности для бухгалтера

• Организация наличных расчетов в автономном учреждении

  Производиться по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. Согласно внесенным изменениям вести кассовую... выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам. Выдача наличных для выплаты заработной... осуществляется по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям. При получении расходного кассового ордера (расчетно... при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных, подлежащую...

• Возврат денег покупателю при использовании онлайн-кассы

  Услуг. Раньше возврат оформлялся по расходным кассовым ордерам (далее - РКО) и...). Что касается необходимости оформления расходного кассового ордера (форма КО-2 утверждена... формирования приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров) целесообразно обратиться в Банк... расходными кассовыми ордерами 0310002 (далее - кассовые документы). Приходный кассовый ордер 0310001, расходный кассовый ордер 0310002 ... содержания: "6.6. Расходный кассовый ордер 0310002 может оформляться по окончании...

• Изменен порядок оформления кассовых операций и выдачи средств под отчет

  Приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001); расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002). Указанием № 4416- ... кассовому ордеру (ф. 0310001), расходному кассовому ордеру (ф. 0310002), оформленному на... 0310004) своей подписью. Приходные и расходные кассовые ордера (ф. 031001, 0310002), прилагаемые... форме. Аналогичная ситуация в отношении расходного кассового ордера (ф. 031002). Наличие подписи... с осуществлением деятельности юридическим лицом, расходный кассовый ордер (ф. 0310002) оформляется согласно: ...

• Внесены изменения в порядок ведения кассовых операций

  Должны оформляться отдельными приходными и расходными кассовыми ордерами. Заметим, что в связи... производиться по каждому приходному и расходному кассовым ордерам. При этом в Указании... выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам. Выдача наличных для выплат... по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям. При получении расходного кассового ордера (расчетно... при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных, ...

• Новый порядок кассовых операций и выдачи денег под отчет

  Кассовыми документами: приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера. С введением в силу поправок... кассовой книге. Оформление приходных и расходных кассовых ордеров Если кассир оформляет приходный кассовый... коснулись и расходных кассовых ордеров. Проверка кассиром наличие подписей уполномоченных лиц на расходном кассовом ордере, расчетно... , связанные с осуществлением деятельности компании, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительному документу юридического...

• Новшества в части кассовых операций

  Том, что приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, возможно, будут оформляться по окончании... такое предложение. В случае оформления расходного кассового ордера в электронном виде получателем наличных...

• Можно ли в расходнике напечатать сумму прописью в строке "Получил" или только собственноручно писать?

  Расходному кассовому ордеру 0310002 кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер... кассиром или выдача уже заполненного расходного кассового ордера, сформированного с использованием средств автоматизации... получателя денежных средств проставления в расходном кассовом ордере только личной подписи, положений, обязывающих... злоупотреблений, связанных с отражением в расходном кассовом ордере недостоверных данных. Каких-либо официальных...

• Разменный фонд в кассе организации: порядок и требования

  ... (центральной) кассы на основании расходного кассового ордера и ежедневный возврат остатка размена... обычном порядке - с оформлением расходного кассового ордера. Суды данный метод хранения... по каждому приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) ... качестве разменного фонда приходными и расходными кассовыми ордерами не оформлялись. Смотрите также... денежных средств кассиру подтверждается приказом, расходным кассовым ордером, вкладным листом кассовой книги. ...

• Проверка соблюдения кассовой дисциплины

  Кассовые ордеры (ф. 0310001); расходные кассовые ордеры (ф. 0310002); журнал регистрации... соответствие проставленных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества (при... По доверенности». Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной или платежной... наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру. Выявление фактов несоблюдения ограничений... , содержащейся в журнале регистрации расходных кассовых ордеров; проверку обоснованности включения лиц...

  71 50-1 15 000 Расходный кассовый ордер Отражена стоимость работ по заправке...

• Оформление возврата товара, проданного через ККТ

  Из кассы нужно на основании расходного кассового ордера с обязательным внесением записи о... из главной кассы организации составляется расходный кассовый ордер (форма КО-2 утверждена постановлением... должен осуществляться кассиром на основании расходного кассового ордера в соответствии с п.п...

• Выплата заработной платы третьим лицам

  ... » при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир проверяет также наличие подтверждающих... кассиром непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости...

Начиная с 2012 года проверкой соблюдения кассовой дисциплины занимаются налоговые службы. Как показывает практика, наличие нужных документов и их правильное оформление - залог успешных проверок. К денежным документам относится и расходный кассовый ордер. Помимо того, что он фиксирует выдачу денежных средств из кассы, РКО дополнительно является связующим звеном бухгалтерских проводок. Приведём образец правильного заполнения расходного кассового ордера и расскажем о нюансах его использования.

РКО - бланк для выдачи денег из кассы

В 2017 году оформлять бланки расходных кассовых ордеров (далее по тексту - РКО) обязаны только юридические лица (в т. ч. и ИП, если на него открыто юридическое лицо).

ИП без оформления юридического лица не обязаны заполнять бланки РКО, ПКО и вести кассовую книгу (такая привилегия введена с 01.06.2014).

Расходный кассовый ордер в законодательстве РФ называется так:

«Унифицированная форма № КО-2.
Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88»

Как правильно заполнить расходный кассовый ордер

Как отмечено выше, этот документ свидетельствует о выдаче денежных средств из кассы. Заполнить бланк КО-2 допускается вручную на отпечатанных бланках либо с помощью компьютерной техники (с обязательным выводом на бумажный носитель).

Особенности работы с наличными у ИП

На документе ставятся подписи трёх сотрудников: руководителя, главного бухгалтера и кассира. В некоторых организациях (ИП) должности могут совмещаться, например, руководитель может исполнять обязанности главного бухгалтера, бухгалтер исполнять обязанности кассира. В таком случае подписи ставятся согласно выполняемым обязанностям: главный бухгалтер расписывается и за себя, и за кассира; директор расписывается и за себя, и за главного бухгалтера (кассира).

Кассир при выдаче денег из кассы должен следовать пунктам инструкции. Перечислим моменты, на которые стоит обратить внимание:

• Кассир не имеет права выдать деньги без предварительных подписей директора и главного бухгалтера.
• Кассир обязан сверить документ (паспорт) лица, получающего деньги, с данными в «расходнике».
• Обязательно проверяется весь комплект документов, перечисленный в РКО.
• Стоит убедиться, что получатель денег внимательно пересчитал полученную наличность в присутствии кассира.

Только теперь кассир со спокойной совестью может поставить свою подпись в РКО о выдаче денег.

Если деньги из кассы выдаются по доверенности, то кассир обязан приложить к РКО заверенную копию доверенности.

РКО выписывается бухгалтерией в единственном экземпляре. Регистрация выданных РКО производится в специально журнале (форма КО-3).

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов обязателен для всех юридических лиц.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и других) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

Нужно ли ставить печать на расходном кассовом ордере

Проставлять печать (штамп) на РКО не нужно . Графы «Основание» и «Приложение» в заполненном бланке КО-2 подразумевают наличие документов с печатями. Таким образом, бланк РКО имеет полную юридическую силу без печати.

Учимся заполнять РКО: алгоритм для бухгалтера (таблица)

Поле	Что содержит
«Организация»	Наименование организации, оформившей РКО.
«Номер документа»	Порядковый номер расходного кассового ордера. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация.
«Дата составления»	Дата оформления расходного кассового ордера.
«Код структурного подразделения»	Код подразделения, из которого расходуются денежные средства. Имеет смысл заполнять это поле, если указано структурное подразделение.
«Корреспондирующий счёт, субсчет»	Дебетовый счёт бухгалтерской операции, формируемой на основании расходного ордера.
«Код аналитического учёта»	Объект аналитического учёта корреспондирующего счёта.
«Кредит»	Счёт по кредиту бухгалтерской операции, формируемой на основании ордера. Как правило, в данном поле указывается бухгалтерский счёт 50 - «Касса».
«Сумма, руб. коп.»	Расходуемая из кассы сумма цифрами.
«Выдать»	Лицо (Ф. И. О. полностью), которому выдаются наличные денежные средства.
«Основание»	Назначение использования выдаваемых денежных средств, например, на выплату зарплаты.
«Сумма»	Указывается с начала строки с заглавной буквы сумма выдачи прописью в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. Если сумма расхода номинирована в валюте «рубль» заменяется на наименование валюты.
«Приложение»	Перечень прилагаемых документов с указанием их реквизитов.
«Получил»	Сумма выданных денежных средств прописью. Поле заполняет лицо, получившее денежные средства по расходному кассовому ордеру. Сумма указывается с начала строки с заглавной буквы прописью в рублях и копейках.
«По»	Наименование, номер, дата и место выдачи удостоверяющего личность получателя документа.

Примеры заполнения РКО организацией

Выдача денег под отчёт

Выдача денежных средств под отчёт из кассы с оформлением РКО делается согласно правилам:

1. Выдавать деньги под отчёт сотруднику (либо другому лицу) только в случае полного отчёта по ранее взятым из кассы средствам;
2. Обязательное наличие заявления от подотчётного лица на выдачу денег на неотложные нужды, где сумма должна быть указана цифрами и прописью. Это заявление впоследствии прикладывается к РКО.

Выплата заработной платы из кассы предприятия

При выдаче заработной платы стоит придерживаться простой инструкции:

• предварительная подготовка необходимой денежной суммы и расчётной ведомости;
• перед выдачей денег сотрудник обязан расписаться в расчётной ведомости;
• подсчёт кассиром в присутствии сотрудника нужной суммы;
• выдача денег сотруднику;
• обязательная фиксация в расчётной ведомости выданной и депонированной сумм (при её наличии);
• выданная сумма отражается в бланке РКО (оформляется один на всю расчётную ведомость);
• все кассовые документы скрепляются и хранятся вместе.

Ошибки в РКО, как и в других кассовых документах, недопустимы. Исправление ошибок допускается только в виде правильно переделанного бланка КО-2.

Если ошибка замечена слишком поздно, и исправить её не представляется возможным (например, перепутан порядковый номер РКО), то вся надежда на срок исковой давности (3 года).

Можно ли править РКО

Перечислим типовые нарушения в оформлении РКО:

• выдача денег из кассы без должных подписей в бланке РКО (штраф 2–3 тыс. за каждый выявленный факт);
• незаверенная копия доверенности либо её отсутствие (штраф 2–3 тыс. на должностное лицо).

Если выявленный факт ошибки повлёк за собой снижение налоговой базы, то на виновное лицо выписывается штраф от 10 тыс. рублей.

Статья 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях и статья 120 Налогового кодекса РФ.

Актуально в 2016 году.

Образцы заполнения бланков РКО

При выплате заработной платы группе сотрудников оформляется один бланк РКО. В случае когда основание получения отличается у разных сотрудников, целесообразнее оформить разные РКО.

Кадры