Бумажный документооборот изживает себя. Бумажные документы теряются у поставщиков, при доставке контрагенту, у клиента. Приходится распечатывать, подписывать и отправлять документы заново. Все это — время и деньги.
От перехода на электронный юридически значимый документооборот (ЭДО) многих останавливают лишь сомнения в том, что он будет обходиться дешевле бумажного; что получится адекватно и оптимально перевести бизнес-процессы в электронный вид; что это не будет стоить запредельных денег и ряд других вопросов. Надеемся, что этот материал ответит на них и станет стартовой точкой для перехода на ЭДО.
За последнее десятилетие практически каждая крупная промышленность инвестировала значительные средства в компьютеризацию. По сравнению с десятилетием назад, сегодня все больше американцев покупают авиабилеты и регистрируются на рейсах онлайн, покупают товары в Интернете и даже зарабатывают в Интернете в таких дисциплинах, как уход за больными, закон и бизнес, среди прочих.
Электронные системы учета здоровья могут трансформировать систему здравоохранения из преимущественно бумажной промышленности в та, которая использует клинические и другие информационные материалы, чтобы помочь поставщикам в обеспечении более высокого качества ухода за пациентами. Ответ на эти вопросы - цель этой статьи. Воздействие включает как преимущества, так и недостатки, и поэтому мы обсуждаем преимущества и недостатки, которые были выявлены исследователями и другими экспертами.
Сравним бумажные
и электронные документы
Ключевые вопросы на старте любого проекта: сколько стоит и что в итоге. Компаниям важно понимать, насколько дорого им обойдется внедрение ЭДО и на какой результат они могут рассчитывать. Сравним некоторые показатели.
Деньги Время
| Бумажный документооборот | Электронный документооборот | |
|---|---|---|
Себестоимость |
бумажного документа на 1 лист формата А4 — порядка 1,5 пакета бумажных документов, который в среднем составляет 6 листов формата А4 — 9 . | электронного документа любого объема — 0 пакета электронных документов любого объема — 0 . |
 Отправка |
почтой — от 40-60 курьером — дороже в разы, в большинстве случаев — более чем в 10 раз, в зависимости от подрядчика и точки назначения. | входящие бесплатно. Исходящие от 5 до 9 в зависимости от оператора ЭДО. Не зависит от географической удаленности. |
Архив |
помещения для архива, который постоянно прирастает, — цены на аренду зависят от площади и региона. | условия хранения электронных документов зависят от оператора ЭДО. СКБ Контур хранит документы бесплатно и бессрочно. |
| Бумажный документооборот | Электронный документооборот | |
|---|---|---|
Подготовка документов |
Распечатывание, подпись, проставление печатей на пакет документов — от одного до нескольких дней в зависимости от присутствия или отсутствия на рабочего месте лица, уполномоченного подписывать документы. При больших объемах исходящих документов их подготовке заняты все сотрудники бухгалтерии по несколько дней каждого месяца. | Подпись электронных документов уполномоченным сотрудником — несколько минут. Уведомления о новых документах ускоряют подписание, а массовые действия в системах ЭДО позволяют подписывать много документов «в один клик». Если есть облачный КЭП, то подписать документы можно с телефона или любого компьютера с выходом в интернет. |
Отправка |
В зависимости от точки назначения: почтой — от нескольких дней до двух недель; курьерской службой — от одних до четырех суток. | Вне зависимости от региона адресат получает документы через несколько секунд после отправки. |
Возврат подписанных экземпляров |
В зависимости от точки назначения: почтой — от нескольких дней до месяца; курьерской службой — от одних до четырех суток. | Не требует времени. Как только контрагент подписывает документ КЭП, обе стороны получают доступ к подписанному оригиналу документа. В Диадоке подписание входящего документа не тарифицируется. |
При документообороте 500 документов в год
вы сэкономите 22 250
При использовании бумажных документов ваши годовые затраты составят 25750 , тогда как при документообороте через Диадок — 3 500 .
В эту информацию включены демографические данные о пациенте, заметки о прогрессе, проблемы, лекарства, жизненно важные признаки, прошлая история болезни, иммунизация, лабораторные данные и радиологические отчеты. При постоянном росте медицинских знаний каждая из этих функций обеспечивает средства для обеспечения более безопасного и более эффективного лечения.
Компьютеризация этого процесса устраняет потенциально опасные медицинские ошибки, вызванные плохой перепиской врачей. Это также делает процесс упорядочения более эффективным, поскольку персоналу медсестер и аптек нет необходимости запрашивать разъяснения или запрашивать недостающую информацию из неразборчивых или неполных заказов.
Выбираем способ работы с ЭДО
Внедрение системы ЭДО в работу компании может занять очень разные промежутки времени и потребовать разных финансовых вложений. Это зависит от способа работы с ЭДО, который она выберет. Теоретически: все, что нужно для ЭДО — это интернет и КЭП. Практически же компании нужно решить, как именно в ней будет организована работа с электронными документами.
Пациенты обычно имеют данные, хранящиеся в различных местах, где они получают помощь. Это может включать в себя кабинет врача первичной медико-санитарной помощи, а также других специалистов-медиков, одну или несколько аптек и других мест, таких как больницы и отделения неотложной помощи. На протяжении всей жизни многие данные накапливаются в самых разных местах, все они хранятся в силосах. Исторически провайдеры полагаются на отправку факсов или рассылку друг другу соответствующей информации, что затрудняет доступ в режиме реального времени, когда и где это необходимо.
Веб-версия
Наиболее простой способ — это работа через веб-версию , которая доступна всем. Он не потребует никакого вмешательства в информационные системы компании, обмен документами с контрагентами происходит по принципу электронной почты. В этом случае компания платит только за отправленные документы.
Многие из этих исследований обсуждались в ранее опубликованных литературных обзорах, поэтому мы их суммируем здесь. Клинические результаты включают улучшение качества медицинской помощи, сокращение числа медицинских ошибок и другие улучшения в показателях уровня пациента, которые описывают уместность ухода. Наконец, социальные результаты включают в себя возможность более эффективно проводить исследования и улучшать здоровье населения.
Качество обслуживания определяется как «правильное решение в нужное время в нужное время и правильное лицо и получение наилучших результатов», а безопасность пациента определяется как предотвращение травм пациентов, которые предназначены для ухода помочь им. Необходимы дополнительные исследования для трех других компонентов: центрированность пациента, своевременность и справедливый доступ.
Модуль для 1С
Для пользователей 1С в Диадоке разработано типовое решение для наиболее популярных версий этой учетной системы: любой желающий может просто скачать модуль с сайта, установить у себя и работать с электронными документами из привычной программы.
С точки зрения общественного здравоохранения, придерживаясь этих рекомендаций, люди остаются здоровыми и снижают риск вспышек заболеваний в общинах. Они обнаружили 19% -ное увеличение использования антикоагулянтной профилактики при использовании компьютерных предупреждений, что привело к 41% -ному снижению риска тромбоза глубоких вен или легочной эмболии через 90 дней после выписки. Виллсон и др. Обнаружили значительную связь между компьютерными напоминаниями и профилактикой язвы у госпитализированных пациентов.
Выбираем способ работы с ЭДО
Они обнаружили 5% -ное снижение развития язв под давлением через 6 месяцев после внедрения компьютеризированных напоминаний, направленных на медсестер стационара. Другие аналогичные исследования показали сопоставимые результаты. Эффективность означает отказ от использования ресурсов, включая поставки, оборудование, идеи и энергию. Одной из таких форм отходов является избыточное диагностическое тестирование. Выполнение избыточных тестов является дорогостоящим и может привести к более ложноположительным результатам, что приведет к еще большему расходу.
Интеграция с другими учетными системами
Интеграция с другими учетными системами займет больше времени и обойдется дороже. Это зависит, во-первых, от учетной системы и ее конфигурации, во-вторых, от оператора ЭДО.
В Диадоке есть ряд разработанных интеграционных решений для Oracle, SAP ERP (сертифицированное решение), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Парус, Архив ЭЛАР, Архив Ensole. Также есть решения для интеграции на уровне программы -Коннекторы, API.
Они обнаружили, что компьютеризованные напоминания о предыдущих анализах крови значительно сократили долю ненужных повторных тестов. В других, не связанных исследованиях было обнаружено снижение на 18% тестов, предназначенных для медицинских визитов в отделение неотложной помощи, снижение на 27% избыточных лабораторных тестов уровней противоэпилептических препаратов у госпитализированных пациентов и 24% сокращение избыточных лабораторных тестов в больнице.
Аналогичное, более недавнее исследование в амбулаторных условиях показало, что компьютеризация привела к снижению частоты ошибок с 2% до 2%. Другие исследования пришли к выводу, что количество соответствующих заказов на лекарства, включающих уровни дозирования или частоту дозирования, может быть увеличено с использованием компьютеризированной системы. Эти повышения обычно происходят из-за плохо спроектированных интерфейсов системы, отсутствия обучения конечных пользователей или отсутствия системной интеграции.
Внедряем ЭДО пошагово
Внесите изменения в учетную политику
Пропишите в учетной политике возможность использования электронных документов, в частности, что первичные документы могут составляться в электронном виде и подписываться электронной подписью.
Многие из описанных исследований были сосредоточены на клинических результатах на уровне пациентов. Такие исследования проводились в клинических условиях, часто с использованием рандомизированного исследования исследований. Некоторые из них включают в себя более широкое использование тестов, сокращение кадровых ресурсов, предназначенных для управления пациентами, снижение затрат, связанных с запасами, необходимыми для хранения бумажных файлов, снижение расходов на транскрипцию и расходы, связанные с натягиванием диаграмм.
Это сокращение потенциально является результатом повышенной коммуникации между лицами, обеспечивающими уход, повышенной удобочитаемостью и полнотой записей пациентов, а также более строгого соблюдения клинических рекомендаций. Наличие данных о пациентах, хранящихся в электронном виде, увеличивает доступность данных, что может привести к более количественному анализу для более точного определения передовых методов, основанных на фактических данных. Кроме того, исследователи общественного здравоохранения активно используют электронные клинические данные, которые агрегируются среди населения для проведения исследований, которые приносят пользу обществу.
8 октября в рамках Делового форума «Защита интересов бизнеса» прошел круглый стол «Оптимизация работы с документами: облачные технологии и электронный документооборот». На заседании выступал коммерческий директор компании «Такском» Константин Головкин , который ответил на актуальные вопросы об ЭДО.
Переход на электронный документооборот
Что нужно сделать компании, которая решила перейти на электронный документооборот. Каков алгоритм действий, с чего начать?
Объединяя агрегированные клинические данные с другими источниками, такими как закупки внебиржевых лекарств и школьные пропуски, организации общественного здравоохранения и исследователи смогут лучше отслеживать вспышки болезней и улучшать эпиднадзор за потенциальными биологическими угрозами.
Согласно многим исследованиям, удовлетворение врача должно быть приоритетом в организациях здравоохранения, поскольку оно связано с улучшением качества медицинской помощи, улучшением поведения при назначении лекарств и усилением удержания в медицинской практике, особенно в районах с недостаточным уровнем обслуживания.
Первое, что нужно сделать – подумать, какие результаты компания хочет получить от электронного документооборота. Сейчас существуют два направления работы. Это документооборот B2G, то есть между предприятиями и госорганами. И B2B, то есть обмен бумагами между предприятиями. Что касается B2G – тут речь идет о подключении к сдаче отчетности по ТКС к необходимым госорганам для данного предприятия, в зависимости от специфики его деятельности. У нас все компании отчитываются перед налоговой инспекцией, перед ПФР, ФСС, предоставляют данные в Росстат.
Это ставит вопрос о том, можно ли обобщить многие из выявленных преимуществ на другие параметры ухода, которые не имеют аналогичных финансовых и людских ресурсов, или приверженность десятилетиям в отношении информационных технологий здравоохранения. Аппаратное обеспечение необходимо заменить, и программное обеспечение необходимо обновлять на регулярной основе. В общей сложности 91% этой стоимости было связано с заменой оборудования, оплатой обслуживания программного обеспечения и поддержкой, а также оплатой для сотрудников информационных систем или внешних подрядчиков.
Дальше все зависит от сферы деятельности – например, одна компания ведет торговлю алкогольной продукцией, другая, во время производства так или иначе оказывает воздействие на окружающую среду, третья фирма, занимающаяся страховыми услугами, рынком ценных бумаг и так далее. Надо смотреть, какие еще органы власти требуют отчетность. После того, как определен перечень ведомств, куда мы собираемся отчитываться, нужно смотреть на то, какие предложения может сделать оператор электронного документооборота. В зависимости от этого фирма выбирает соответствующий тарифный план. Далее заключается договор, оформляется необходимое количество электронных подписей, устанавливается необходимое программное обеспечение, проводятся семинары, обучающие работе с данным ПО. На этом собственно все – документооборот с госорганами имеет место быть.
Эта потеря производительности связана с конечными пользователями, которые изучают новую систему и могут потенциально привести к потерям в доходах. В одном исследовании, в котором участвовали несколько клиник по внутренней медицине, в первом месяце отмечалось снижение производительности на 20%, в течение второго месяца - 10%, а в третьем месяце - на 5%, при этом производительность возвращалась к первоначальным уровням. Это зависело от того, работали ли медики дольше на этом этапе или уменьшали посещаемость пациентов.
Хотя некоторые электронные данные защищены на 100%, жесткие требования, изложенные в новом законодательстве, затрудняют доступ к электронным данным ненадлежащим образом. Многие больницы и врачи применяют строгие меры, не допускающие санкций для сотрудников, которые ненадлежащим образом получают доступ к файлам.
- Расскажите подробнее про B2B?
В связи с вступлением в силу новой нормы с 1 января 2014 года всем без исключения пользователям ЭЦП необходимо будет обратиться в удостоверяющий центр для замены сертификатов ключей. Пока все виртуальные бумаги, подписанные действующим сертификатом, признаются документами, заверенными квалифицированной электронной подписью.
Кроме того, чрезмерная зависимость от технологий может стать проблемой для поставщиков, поскольку они становятся более зависимыми от нее. Организации должны обеспечить, чтобы базовая медицинская помощь все еще могла предоставляться в отсутствие технологии, особенно в периоды, когда время простоя системы может быть критическим.
Многие из преимуществ приносят пациенту и обществу в целом. Со временем поставщики и исследователи будут стремиться количественно оценить доходность, ожидаемую от этих инвестиций. Авторы не сообщают о конфликте интересов в этой работе. Дистанционное обучение в области сестринского дела: комплексный обзор опыта студентов онлайн-сестринских сестер с инструкцией по технологиям.
Это, как я уже сказал, второй тип обмена цифровыми документами. Его организовывают между хозяйствующими субъектами. Здесь все зависит от конкретного предприятия. Какого-то общего рецепта начала пересылки документов тут не существует. Есть ситуации, когда предприятие банально обязано перейти на электронный документооборот со своими контрагентами просто для того, чтобы выжить. Например: одна из крупных торговых сетей не так давно начала работать со своими поставщиками, обмениваясь исключительно цифровыми бумагами. Таким образом, фермеру, чтобы поставить свою продукцию в эту сеть, необходимо переходить на электронный документооборот.
Будут ли юридические школы проходить дистанцию? Аннотированная библиография по дистанционному образованию в области права. Медицинские практики все чаще разрешают онлайн-встречи. Четкость и полнота рукописных заказов врачей. Понятие «значимого использования» для электронных медицинских записей.
Способы обмена электронными документами
Эффект ввода компьютеризированного заказа врача и групповое вмешательство в предотвращение серьезных ошибок лечения. Влияние компьютеризированного ввода заказа врача на предотвращение ошибок при лечении. Национальный альянс за информационные технологии в области здравоохранения.
Преимущества ЭДО
А есть ли какая-то выгода от перехода на ЭДО для предприятий малого и среднего бизнеса? Создается впечатление, что пока реальную пользу «цифра» может принести только крупным организациям.
Для малого и среднего бизнеса переход на ЭДО сейчас сверхзадачей не является. Но присмотреться к нему, «пощупать», можно. Скорость документооборота – вот это будет преимущество. Но использование ЭДО – это не только взаимоотношения с контрагентами. Это и отношения с госорганами, и тут бизнесмены будут вынуждены переходить, вариантов.
Значение обмена медицинской информацией и функциональной совместимости. Систематический обзор: влияние информационных технологий здравоохранения на качество, эффективность и стоимость медицинской помощи. Изучение преимуществ электронных медицинских записей и связанных с ними технологий безопасности пациентов.
Анализ записей на базе компьютера: обзор литературы. Влияние компьютеризированного заказа на регистрацию врача и системы поддержки принятия решений в отношении безопасности лекарств: систематический обзор. Расходы и преимущества информационных технологий здравоохранения: новые тенденции из литературы.
Еще один очень важный момент, который должны помнить предприятия малого и среднего бизнеса – использование электронной подписи на торговых площадках, это способ для расширения бизнеса. С 2014-2015 годов 15 процентов госзаказа должно будет размещаться среди субъектов малого и среднего бизнеса. Сейчас происходит серьезная работа по привлечению этих компаний к выполнению госзаказа. И это реальный шанс расширить свое дело. Кто откажется получить контракт на 100–200 тыс. рублей с гарантированной оплатой?
Для малых компаний предусмотрены какие-то льготы при оплате услуг электронного документаоборота? Ведь многие организации не переходят на ЭДО еще из-за страха высоких тарифов.
Я сегодня на семинаре приводил пример: 995 рублей – полный комплекс услуг по документообороту с госорганами. Если посчитать стоимость проезда по Москве на общественном транспорте несколько раз в год в инстанции, куда нужно сдавать документы, да еще и в оба конца, то сумма расходов получится весьма близкая к стоимости, которую я озвучил.
Если бухгалтер не «дружит» с компьютером, возможно ли совершить ошибку? Вообще, насколько сложно работать с такими программами?
Существуют элементы форматного и логического контроля. Если нет злонамеренности при формировании документа, то промахнуться практически невозможно. Ну а если что-то делается специально или пользователь невнимателен – ни одна программа не застрахована, что человек вместо 1000 введет 1 000 000.
Цифровая подпись
Почему, по вашему мнению, переход на электронный документооборот пока не стал массовым? Что пугает компании?
Такое количество ЭЦП, применяемых сегодня, неудобно ни для удостоверяющих центров, ни для информационных систем, ни для пользователей. Надеюсь, что в течение 2014–2015 годов у нас появится единообразие, и количество подписей сократится.
А пугает ли на самом деле? Давайте посмотрим, у нас в 63-ем [Федеральный закон от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» – прим. ред.] законе сформулировано понятие о трех видах ЭЦП. Это электронная подпись простая, фактически это комбинация логина и пароля. Усиленная – это подпись с использованием криптозащиты. И электронная подпись квалифицированная, та, которая выдается аккредитованным удостоверяющим центром. 90 процентов людей в нашей стране пользуются логином и паролем. Либо в банкоматах, либо в соцсетях, либо в электронной почте. То есть можно сказать, что простой подписью пользуются практически все.
Что касается квалифицированной подписи, то она пока мало, где применяется. Но используется, например, на портале. И чем больше сервисов он сможет предоставлять, тем больше людей будут применять эту подпись. Ее применение ограничивает не столько боязнь людей, сколько отсутствие ресурсов, на которых ее можно использовать.
С корпоративным сектором все еще проще. Сейчас около половины предприятий пользуются системами электронной сдачи отчетности, и они все реализованы на электронной подписи. И в этих компаниях работают те же самые люди, которые вроде как боятся переходить на электронный документооборот. Так что этот страх, больше похож на миф, чем на реальность.
- Стоит ли ждать каких-то значимых изменений законодательства в области ЭДО?
Ведь многие сейчас говорят о несовершенстве правового поля в этой сфере… Я бы это не назвал несовершенством, это нормальный процесс становления законодательства. Фактически активному использованию электронной подписи у нас в России хорошо, если есть пять лет. Естественно, сформировать за такой период устоявшуюся нормативную базу с учетом развития технологий просто невозможно. Сейчас происходит планомерный процесс развития законодательства. Из того, что стоит ждать: это окончательное вступление 63-его закона об электронной подписи и отказа от 1-ого закона [Федеральный закон от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Эта норма утратила силу с 1 июля этого года – прим. ред.]. Закон, кстати, вполне адекватный, грамотный. Явных каких-то пробелов в нем не наблюдается. Он достаточно структурирован. Надеемся, что с его вводом снизится количество типов ЭЦП. Сейчас многие госорганы, информационные системы выдвигают свои требования к электронным подписям, не всегда находящиеся в русле законодательства.
Наличие такого количества ЭЦП неудобно ни для удостоверяющих центров, ни для информационных систем, ни для пользователей. Представьте, что у вас на брелке висит пять подписей, при этом надо помнить, что одна для налоговой инспекции, другая для торговой площадки, третья для Росреестра и так далее. Надеюсь, что в течение 2014–2015 годов у нас появится единообразие, и количество подписей сократится.
Полезные инструменты
