Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

1. Расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей. Расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в том же порядке, что и при направлении в командировку в пределах территории РФ.

2. Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории РФ возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективным договором или локальным нормативным актом. В аналогичном порядке возмещаются подтвержденные соответствующими документами расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств.

3. Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

4. Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории РФ осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

1) при проезде по территории РФ - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ;

2) при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

5. Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

1) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

2) обязательные консульские и аэродромные сборы;

3) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

4) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

5) иные обязательные платежи и сборы.

6. Возмещение иных расходов, связанных с командировками и произведенных работником с разрешения руководителя организации, в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

7. Работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с Федеральным законом от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством"*(16) .

8. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

9. По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:

1) авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

При этом следует учитывать особые правила оформления электронных билетов. Так, в п. 2 приказа Минтранса России от 8 ноября 2006 г. N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации"*(17) установлено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

КОММЕНТАРИЙ 1.

В части 1 комментируемой статьи указываются возмещения, связанные со служебными поездками, которые должен произвести работодатель работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (например, работа машинистов, проводников), а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера. К таким возмещениям отнесены: -

расходы по проезду; -

расходы по найму жилого помещения; -

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие); -

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Законодательством не установлены размеры по возмещению расходов, поэтому конкретный их размер определяется организацией самостоятельно при наличии финансовых возможностей.

При возмещении указанных расходов следует учитывать, что в ст. 264 НК РФ установлен порядок отнесения сумм возмещения командировочных расходов к расходам, связанным с производством и (или) реализацией при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации.

Расходы по проезду возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами. При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, возмещение, как правило, производится в размере минимальной стоимости проезда: -

железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда; -

водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения; -

автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 “О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета” установлены нормы расходов по найму жилого помещения: 550 руб. в сутки, а при отсутствии документов, подтверждающих расходы, - 12 руб. в сутки.

Это минимальные (гарантированные) нормы расходов. Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках за пределы РФ установлены приказом Минфина России от 04.03.2002 № 15н (в ред. от 01.01.2005). Для внебюджетных организаций с учетом их финансовых возможностей размер расходов может быть увеличен.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются только по фактическим расходам, которые должны быть подтверждены соответствующими документами.

Расходы по найму жилого помещения должны возмещаться и в том случае, когда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного места жительства, но при этом остается в месте направления (командировки).

Расходы по найму жилого помещения работниками в пределах установленных норм включаются в расходы, связанные с производством и (или) реализацией при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации, а за пределами этой суммы возмещаются за счет прибыли организации.

За период нахождения в служебной командировке работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками, включая время в пути, выплачивая суточные, при определении размера которых можно руководствоваться постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 (100 руб. в день).

При направлении работника за пределы РФ суточные по нормам, установленным для командировок за пределами РФ, выплачиваются со дня пересечения границы при выезде из РФ и до дня пересечения границы при обратном въезде в РФ, а за остальное время - по нормам, установленным для командировок в пределах РФ.

Это минимальные (гарантированные) выплаты. Суточные в большем размере могут устанавливаться за счет прибыли организации.

Часть 1 комментируемой статьи также предусматривает, что работники, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работники, работающие в полевых условиях или участвующие в работах экспедиционного характера, могут понести и иные расходы. Та часть расходов, которые производятся работником с разрешения или с ведома работодателя, подлежит возмещению. Эта норма означает, что обязательно должно быть получено разрешение работодателя на дополнительные расходы при нахождении в пути, при разъездном характере работы, а также при работе в полевых условиях или участии в работах экспедиционного характера работы, которые затем будут возмещены. 2.

В части 2 комментируемой статьи установлено, что размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в ч. 1 ст. 1681 ТК РФ, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Надбавка к заработной плате взамен суточных за каждый календарный день пребывания на месте производства работ может выплачиваться, например, рабочим, специалистам и руководителям, направленным для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ.

При исчислении указанной надбавки за неполный месяц рекомендуется вначале определить сумму надбавки за полный месяц. Затем эту сумму следует поделить на количество календарных дней в данном месяце и умножить на число дней пребывания работника на монтажных, наладочных и строительных работах в данном месяце.

Работники, откомандированные для производства монтажных, наладочных и строительных работ в другую организацию с их согласия и зачисленные в штат этой организации как уволенные с предшествующего места работы, не могут считаться находящимися в командировке и, следовательно, не пользуются правом на получение надбавки. Эти работники в связи с переездом в другую местность к новому месту своей постоянной работы имеют право на получение компенсаций, предусмотренных действующим законодательством.

В тех случаях, когда монтажные работы по плану предусмотрены на срок свыше 1 года, работникам, направляемым в установленном порядке для выполнения этих работ, необходимо выплачивать компенсации и предоставлять гарантии, предусмотренные законодательством.

Работников, командированных для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ на срок свыше двух месяцев, необходимо обеспечивать бесплатно общежитием. В случае предоставления командированному работнику в месте выполнения монтажных, наладочных и строительных работ жилой площади (в домах государственного жилищного фонда) эта площадь оплачивается самим командированным работником на общих основаниях. В случаях невозможности предоставления работнику, командированному на монтажные, наладочные и строительные работы, общежития или жилой площади в домах государственного жилищного фонда, расходы по найму жилого помещения должны возмещать по нормам, предусмотренным для служебных командировок в случае непредставления подтверждающих документов, счетов.

Выплата надбавки к заработной плате взамен суточных на монтажных, наладочных и строительных работах не производится:

а) работникам, принятым на месте производства монтажных, наладочных и строительных работ;

б) лицам, направленным на монтажные, наладочные и строительные работы в порядке перевода в другую местность на условиях, предусмотренных действующим законодательством;

в) за время нахождения в отпуске, а также за дни невыхода на работу по неуважительным причинам;

г) за время исполнения работниками государственных или общественных обязанностей вне места производства монтажных, наладочных и строительных работ;

д) работникам аппарата управления, командируемым для осуществления контроля за выполнением монтажных, наладочных и строительных работ.

За время нахождения в пути работникам выплачиваются суточные в размере установленной нормы суточных при командировках на территории РФ. Размер такой надбавки должен устанавливаться с учетом установленной нормы суточных при командировках на территории РФ.

При направлении работников на курсы повышения квалификации, находящиеся в другой местности, им оплачивается стоимость проезда на курсы и обратно, а также суточные за время нахождения в пути за счет командировавших их организаций в размере, установленном для служебных командировок (ст. 167, 168 ТК РФ).

На время обучения на курсах повышения квалификации слушателям должно предоставляться бесплатное проживание либо за счет учебных заведений, организующих обучение, либо за счет направившей их организации. Если обучение попадает на выходные и (или) праздничные дни, то на работников распространяется действие ст. 153 ТК РФ.

Мастерам производственного обучения профессионально-технических училищ, направляемым для руководства производственной практикой учащихся этих учебных заведений, выплачиваются компенсации, размер и виды которых зависят от продолжительности командировки.

Если мастер направляется для руководства производственной практикой учащихся в другую местность сроком до 2 месяцев, то ему выплачиваются компенсации, предусмотренные организацией для обычных служебных командировок, а на срок свыше 2 месяцев - взамен суточных выплачивается надбавка к заработной плате. Эту надбавку мастер получает со дня выезда с группой учащихся по день возвращения к месту постоянной работы (включая нахождение в пути).

Свидетели, потерпевшие, эксперты, переводчики и понятые, вызываемые к лицу, производящему дознание, следователю, прокурору или в суд для дачи показаний, заключений по уголовным и гражданским делам, для выполнения работы по переводам с одного языка на другой, имеют право на возмещение расходов по проезду к месту вызова и обратно. Суточные выплачиваются с учетом времени нахождения в пути.

Расходы по найму жилого помещения, понесенные свидетелями, потерпевшими, экспертами, переводчиками и понятыми, вызываемыми в органы дознания, следствия или в суд, находящиеся вне места их постоянного жительства, возмещаются в размере, не ниже установленного постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729.

Выплата суточных, расходов по проезду и найму жилого помещения в связи с явкой свидетелей, потерпевших, экспертов, переводчиков и понятых в органы дознания, предварительного следствия и в суд производятся вызвавшими их органами.

В необходимых случаях с разрешения органа, производящего вызов, могут быть оплачены дополнительные расходы.

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Комментарии к ст. 168.1 ТК РФ

1. В письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 29 августа 2006 г. N 03-05-01-04/252 изложен порядок налогообложения доходов физических лиц, выплат, направленных на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

2. Согласно комментируемой статье работники имеют право, а работодатели обязаны возместить все расходы, понесенные работником при выполнении им трудовой функции.

Понесенные расходы работника во время служебных поездок возмещаются в 4 случаях: если постоянная работа осуществляется в пути; имеет разъездной характер; осуществляется в полевых условиях; в экспедициях.

В трудовом договоре в разделе "Обязательные условия" должен быть указан характер работы.

3. Постановлением Минтруда России от 15 июля 1994 г. N 56 утв. Положение о выплате полевого довольствия работникам геологоразведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений Российской Федерации, занятым на геологоразведочных и топографо-геодезических работах.

В решении Арбитражного суда Красноярского края от 7 декабря 2005 г. N А33-17099/2005 сказано, что неустановление Правительством РФ размера выплачиваемых надбавок за разъездной и вахтовый методы работы не может являться основанием для лишения работников положенных им компенсаций, а налогоплательщика - льготы при начислении единого социального налога с указанных выплат.

4. Комментируемая статья устанавливает право на возмещение расходов и порядок его реализации. Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает понесенные расходы, связанные со служебными поездками:

по проезду;

по найму жилого помещения;

дополнительные, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Как видно, перечисленные компенсации повторяют компенсации, установленные при командировках. При дальнейшем развитии статьи целесообразно учесть имеющиеся отличия от командировки.

5. Коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами устанавливаются размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников. В перечисленных документах устанавливается перечень работ, профессий, должностей работников, которым возмещаются расходы. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором. Они должны быть не меньше фактически понесенных расходов.

Некоторые профессии предусматривают направление сотрудника в командировки с целью выполнения им трудовых функций. Организации, прежде чем направлять работника в служебную командировку, необходимо знать и принимать в учет требования действующего трудового закона. Нормативные акты, регламентирующие условия и требования к поездкам сотрудника в другой регион, содержат ряд гарантий для защиты работника.

Командировки сопряжены с переездами, перелетами, сотрудник должен разместиться в комфортных условиях и нормально питаться. Как в организациях регламентируются и оплачиваются расходы на командировку? Каков порядок возмещения сотруднику расходов? Рассмотрим эти вопросы подробно.

Понятие служебной командировки

Под служебной командировкой понимается направление сотрудника, по распоряжению его руководства, на конкретный срок, в другую местность, с целью выполнения работником профессионального задания. Служебными командировками признаются только поездки лиц, состоящих с работодателем в официально оформленных трудовых отношениях. Все иные правоотношения по поводу выполнения работ имеют свой механизм регламентирования перемещений и направления сотрудников в другую местность для выполнения работы, и не входят в понятие «служебная командировка».

Закон содержит требование об обязательности командировки для сотрудника, отказ от поездки без веских оснований признается нарушением трудовой дисциплины и влечет ответственность.

Однако, некоторые категории сотрудников освобождены от поездок в командировки или могут быть направлены в командировки только выразив свое письменное согласие. Такие ограничения действуют в отношении сотрудников в период их беременности, воспитания детей, или связаны с возрастом работника.

Поездки работников, суть работы которых состоит в разъездах, не признаются служебными командировками и оплачиваются по другим нормативам.

Виды расходов, связанных с командировкой

Поездка сотрудника по указанию работодателя, связанная с исполнением возложенного служебного поручения, предусматривает такие виды расходов:

на жилое помещение. Имеется ввиду наем той жилплощади, в которой работник будет проживать во время командировки. Работник может снять комнату, квартиру, или номер в гостинице. Такой вид расходов не предусмотрен, если между работником и организацией заключен договор о предоставлении бесплатного жилья на время командировки.
На проезд к месту исполнения поручения и обратно. Трудовое законодательство устанавливает возможность работника добираться до места исполнения поручения железной дорогой, водным транспортом, автомобильным транспортом, авиатранспортом. В рассматриваемый вид расходов включается размер стоимости и оформления проездных билетов.
На выплату суточных. Сюда относятся расходы, связанные с проживанием работника в командировке, не относящиеся к расходам на проезд и найм жилого помещения. Размер суточных определяется соглашением между работником и организацией. Налоговое законодательство допускает выплату суточных в размере 700 рублей в пределах РФ, не облагая их налогом, если суточные больше указанной суммы, она облагается НДФЛ.

В случае направления сотрудника в заграничную командировку, работодатель, кроме рассмотренных видов расходов, оплачивает подготовку документов работника, разрешающих выезд в другую страну, страхование для выезда в иностранное государство, провоз работником багажа, телефонные переговоры.

Порядок возмещения расходов

Организация, перед направлением работника в поездку, издает специальный приказ, на основании которого выделяется аванс в определенной сумме. Она может быть переведена на банковский счет работника, или выдана наличными средствами. После возвращения из поездки работник обязан отчитаться перед работодателем и предоставить информацию о тратах, с полным пакетом подтверждающих расходы документов.

Работодатель внутренними нормативными актами устанавливает порядок возмещения сотруднику расходов, связанных с командировкой. Организация может устанавливать особые требования к порядку возмещения расходов, если это не ухудшает положение работника. По общему правилу возмещение происходит в таком порядке:

расходы на жилье возмещаются работнику в полном размере, если работник предоставит документы, подтверждающие расходы.
Расходы на проезд возмещаются полностью, при условии подтверждения трат документами. При этом закон предусматривает проезд в купе поезда, в эконом-классе самолета, в каюте пятого класса на морском судне и второго на речном, в автотранспорте общего вида.
Суточные начисляются и выплачиваются за каждый день нахождения в служебной командировке. Выходные и праздничные дни тоже учитываются и оплачиваются. Работодатель обязан оплатить дни, которые работник проводит в пути к месту командировки и обратно. Если работник вынужденно делает остановку в пути, оплачиваются и дни остановки.

При однодневной командировке, связанной с перемещением на территории РФ суточные выплаты не предусмотрены, однако, работодателю не запрещено назначить их по своему усмотрению. Если выезд осуществлялся за пределы РФ, работнику полагается выплата половины суммы, действующей в отношении заграничных командировок.

Размеры возмещения расходов

Для работников государственных организаций Постановлением Правительства о возмещении расходов, связанных со служебными командировками, предусмотрены такие суммы возмещения:

расходы, связанные с наймом жилья - в размере потраченной суммы, но не больше 550 рублей, при условии подтверждения трат документами, если работник не предоставил подтверждающую документацию, ему начисляется 12 рублей.
Расходы, связанные с проездом - в размере фактически потраченной суммы, но не больше, чем стоят проездные документы. Если работник не может предоставить документы, связанные с транспортными расходами, ему оплачивается минимальная стоимость проезда в плацкарте, или в каюте десятого типа на морском транспорте и третьего на речном, или в общественном автобусе.
Суточные расходы выплачиваются в размере 100 рублей каждый день командировки.

В организации, не относящейся к государственной, размер суточных выплат устанавливается местными нормативными актами.

Какие расходы не подлежат возмещению

Приведенный список расходов, по мнению Министерства Финансов РФ, является закрытым. Исходя из этого любые расходы работника, не связанные со съемом жилья, проездом до места командировки и обратно, и превышающие установленную соглашением сумму суточных выплат, не возмещаются.

Например, работодатель не обязан оплачивать поездки работника на такси, или другом транспорте в месте командирования, посещение работником развлекательных заведений, телефонные переговоры, не связанные с рабочей деятельностью. Тем не менее, работодателю закон не возбраняет оплачивать любые расходы работника, находящегося в командировке, если об этом заключено соглашение.

РАЗМЕРЫ ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ СО СЛУЖЕБНЫМИ КОМАНДИРОВКАМИ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, РАБОТНИКАМ ОРГАНИЗАЦИЙ, ФИНАНСИРУЕМЫХ ЗА СЧЕТ СРЕДСТВ ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА

СО СЛУЖЕБНЫМИ КОМАНДИРОВКАМИ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ, РАБОТНИКАМ ОРГАНИЗАЦИЙ, ФИНАНСИРУЕМЫХ
ЗА СЧЕТ СРЕДСТВ ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА
Р.Б. ЛАММ, А.К. ЛАРИН
Р.Б. Ламм, руководитель Департамента финансирования государственного аппарата Минфина РФ.
А.К. Ларин, начальник отдела Департамента финансирования государственного аппарата.
Статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации определен перечень расходов, возмещаемых работнику в случае направления его в служебную командировку. В перечне поименованы расходы по проезду, найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Согласно названной статье Трудового кодекса Российской Федерации иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя, а также порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых из федерального бюджета.
Во исполнение статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации Правительством Российской Федерации принято Постановление от 2 октября 2002 г. N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета", которым установлены следующие размеры возмещения расходов:
а) по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки;
б) на выплату суточных - в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;
в) по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:
железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
воздушным транспортом - в салоне экономического класса;
автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);
при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда:
железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.
При этом возмещение расходов в размерах, установленных указанным Постановлением, производится организациями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки, либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание.
Расходы, превышающие установленные размеры, а также иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя) возмещаются организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также и за счет средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.
Вышеназванное Постановление вступает в силу с 1 января 2003 г. До указанного срока следует руководствоваться Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 6 июля 2001 года N 49н и Указом Президента Российской Федерации от 24 ноября 1995 г. N 1177 "О нормах расходов для федеральных государственных служащих на служебные командировки в пределах Российской Федерации".
В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации для организаций, являющихся плательщиками налога на прибыль и в которых к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы организаций на командировки, Правительство Российской Федерации 8 февраля 2002 г. издало Постановление N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".
1. Вопрос. Можно ли считать служебной командировкой поездку работников филиала для решения производственных и иных вопросов в головную организацию, находящуюся в другом городе?
Ответ. Служебная командировка связана с работой по трудовому договору и регулируется нормами трудового права: до 1 февраля 2002 г. - статьей 116 КЗоТ Российской Федерации, с 1 февраля 2002 г. - статьями 166 - 168 Трудового кодекса Российской Федерации.
Порядок командирования работников и оплаты за время пребывания в командировке определен Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР", изданной в соответствии с Постановлением Совмина СССР от 18 марта 1988 г. N 351 и действующей на территории Российской Федерации в части, не противоречащей действующему законодательству.
Согласно статье 166 Трудового кодекса Российской Федерации и пункту 1 указанной Инструкции командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации, находятся в другой местности, местом постоянной работы считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором.
Следует иметь в виду, что в служебные командировки на основании распоряжения руководителя могут быть направлены только работники данной организации (штатные (основные) и совместители), состоящие с ней в трудовых отношениях и оформленные в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Пунктом 3 Инструкции командировки работников в вышестоящие в порядке подчиненности организации осуществляются по вызову руководителя этой организации или по согласованию с ним.
Кроме того, оформление служебных командировок должно производиться в соответствии с положениями, предусмотренными Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (в редакции Федерального закона от 23 июля 1998 г. N 123-ФЗ и Федерального закона от 28 марта 2002 г. N 32-ФЗ).
Первичными учетными документами являются составленные на унифицированных формах, утвержденных Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 6 апреля 2001 г. N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты": N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку"; N Т-10 "Командировочное удостоверение"; N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении", и заполняемые с учетом требований, предъявляемых действующим законодательством к ведению бухгалтерского учета на территории Российской Федерации.
В случае выполнения всех вышеназванных положений при направлении работников по месту нахождения головного подразделения учреждения данная поездка может считаться служебной командировкой.
2. Вопрос. Какой срок установлен при командировании работников в пределах Российской Федерации?
Ответ. Срок командировки работников определяется приказом руководителя организации. Причем согласно установленному порядку (пункты 4 и 5 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР") срок командировки не может превышать 40 дней, а в органы власти Российской Федерации - 5 дней, не считая времени нахождения в пути, продление пятидневного срока пребывания допускается в исключительном случае с письменного разрешения руководителя этого органа управления.
Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.
В отдельных случаях более длительные сроки командировки могут устанавливаться Правительством Российской Федерации.
3. Вопрос. Как определяется фактическое пребывание в месте командировки?
Ответ. Фактическое время пребывания в месте командировки (пункты 6 и 7 вышеназванной Инструкции) определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.
Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие или учреждение для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.
Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
4. Вопрос. Как оплачиваются командировочные расходы при однодневных командировках и командировках, когда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства?
Ответ. При командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются. Если командированный работник по окончании рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при представлении документов о найме жилого помещения расходы по найму ему возмещаются в размерах, предусмотренных Приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. N 49н.
Вопрос о возможности ежедневного возвращения командированного работника к месту своего постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации, направившим работника в командировку, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха (пункт 15 Инструкции).
5. Вопрос. Можно ли считать служебной командировкой направление работников за пределы области для участия в спортивных мероприятиях?
Ответ. Служебная командировка связана с работой по контракту и регулируется нормами трудового законодательства. Определение служебной командировки дано в статье 166 Трудового кодекса Российской Федерации.
Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
При направлении работника в командировку ему должно быть выдано служебное задание, оформленное на унифицированном бланке, являющееся обязательным первичным документом, подписанным руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утвержденное руководителем организации или уполномоченным на то лицом.
По возвращении из командировки работник на том же бланке представляет краткий отчет о выполнении служебного задания и заключение о проделанной работе, подписанное руководителем структурного подразделения.
Сравнивая служебное задание и отчет о выполнении данного задания, можно определить направленность затрат предприятия, обоснованность включения командировочных расходов в затраты предприятия, принимаемые для целей налогообложения, только при условии их связи с производственным процессом предприятия.
Направление работников за пределы области может считаться служебной командировкой в случае соблюдения всех вышеназванных положений.
6. Вопрос. Какими документами регулируется вопрос возмещения федеральному государственному служащему командировочных расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов?
Ответ. Согласно Указу Президента Российской Федерации от 24 ноября 1995 г. N 1177 "О нормах расходов для федеральных государственных служащих на служебные командировки в пределах Российской Федерации" при направлении федеральных государственных служащих в служебные командировки им обеспечиваются:
а) выплата суточных в порядке и размерах, установленных законодательством Российской Федерации при командировании в пределах Российской Федерации;
б) приобретение проездного документа на все виды транспорта при следовании к месту командирования и обратно к месту постоянной федеральной государственной службы по установленным Указом нормам;
в) бронирование и наем номера в гостинице по следующим нормам:
- федеральным государственным служащим, замещающим высшую или главную государственную должность федеральной государственной службы, - по фактическим расходам, но не более стоимости двухкомнатного номера;
- федеральным государственным служащим, замещающим ведущую, старшую или младшую государственную должность федеральной государственной службы, - по фактическим расходам, но не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера.
В случае если в населенном пункте отсутствует гостиница, федеральному государственному служащему предоставляется иное отдельное жилое помещение либо аналогичное жилое помещение в ближайшем населенном пункте с гарантированным транспортным обеспечением от места проживания до места командирования и обратно.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.1997 N 490 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации" (в редакции Постановлений Правительства Российской Федерации от 02.10.1999 N 1104 и от 15.09.2000 N 693) предусмотрено, что договор на предоставление услуг заключается при оформлении проживания в гостинице. Физическое лицо получает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать:
наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей - фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);
фамилию, имя, отчество потребителя;
сведения о предоставляемом номере;
цену номера (места в номере);
другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.
При непредставлении работником по возвращении из командировки внутри страны документов, подтверждающих расходы по проживанию, необходимо руководствоваться нормами для оплаты жилого помещения, установленными Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 06.07.2001 N 49н.
Следует также иметь в виду, что согласно пункту 4 Указа руководители федеральных органов государственной власти или их аппаратов, иных государственных органов, образуемых в соответствии с Конституцией Российской Федерации, могут разрешать в отдельных случаях возмещать федеральным государственным служащим, замещающим ведущую, старшую и младшую государственную должность федеральной государственной службы, расходы, произведенные ими в служебной командировке, сверх норм, установленных настоящим Указом, но не выше, чем это предусмотрено для федеральных государственных служащих, замещающих высшую или главную государственную должность федеральной государственной службы.
7. Вопрос. Как оплачиваются суточные расходы на период нахождения командированного работника в стационарном лечебно - профилактическом медицинском учреждении по месту командировки?
Ответ. Согласно пункту 16 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" в случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства, но не свыше двух месяцев.
Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке.
За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.
ССЫЛКИ НА ПРАВОВЫЕ АКТЫ

"КОНСТИТУЦИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"
(принята всенародным голосованием 12.12.1993)
"КОДЕКС ЗАКОНОВ О ТРУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"
(утв. ВС РСФСР 09.12.1971)
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 21.11.1996 N 129-ФЗ
"О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ"
(принят ГД ФС РФ 23.02.1996)
"НАЛОГОВЫЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (ЧАСТЬ ВТОРАЯ)"
от 05.08.2000 N 117-ФЗ
(принят ГД ФС РФ 19.07.2000)
"ТРУДОВОЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" от 30.12.2001 N 197-ФЗ
(принят ГД ФС РФ 21.12.2001)
УКАЗ Президента РФ от 24.11.1995 N 1177
"О НОРМАХ РАСХОДОВ ДЛЯ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖАЩИХ НА
СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ В ПРЕДЕЛАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"
ПОСТАНОВЛЕНИЕ Совмина СССР от 18.03.1988 N 351
"О СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ В ПРЕДЕЛАХ СССР"
ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РФ от 25.04.1997 N 490
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСТИНИЧНЫХ УСЛУГ В
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"
ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РФ от 08.02.2002 N 93
"ОБ УСТАНОВЛЕНИИ НОРМ РАСХОДОВ ОРГАНИЗАЦИЙ НА ВЫПЛАТУ СУТОЧНЫХ ИЛИ
ПОЛЕВОГО ДОВОЛЬСТВИЯ, В ПРЕДЕЛАХ КОТОРЫХ ПРИ ОПРЕДЕЛЕНИИ НАЛОГОВОЙ
БАЗЫ ПО НАЛОГУ НА ПРИБЫЛЬ ОРГАНИЗАЦИЙ ТАКИЕ РАСХОДЫ ОТНОСЯТСЯ К
ПРОЧИМ РАСХОДАМ, СВЯЗАННЫМ С ПРОИЗВОДСТВОМ И РЕАЛИЗАЦИЕЙ"
ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РФ от 02.10.2002 N 729
"О РАЗМЕРАХ ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ СО СЛУЖЕБНЫМИ
КОМАНДИРОВКАМИ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, РАБОТНИКАМ
ОРГАНИЗАЦИЙ, ФИНАНСИРУЕМЫХ ЗА СЧЕТ СРЕДСТВ ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА"
ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госкомстата РФ от 06.04.2001 N 26
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ"
"АЛЬБОМ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО
УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ"
(формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001
N 26)
ИНСТРУКЦИЯ Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988
N 62
"О СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ В ПРЕДЕЛАХ СССР"
ПРИКАЗ Минфина РФ от 06.07.2001 N 49н
"ОБ ИЗМЕНЕНИИ НОРМ ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ НА
ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"
Финансы, N 12, 2002

Отчетность