С точки зрения отражаемых функций управления экономическая информация подразделяется на плановую, прогнозную, нормативную, конструкторско-технологическую, учетную, финансовую.

Важное значение, особенно при создании машинных информаци-онных систем, имеет подразделение информации в зависимости от степени стабильности на постоянную (условно-постоянную) и пере-менную. Первая остается без изменений или же подвергается незна-чительным корректировкам в течение более или менее длительного периода времени. Это различные справочные сведения, нормативы и расценки и т.п. Переменная информация отражает результаты выпол-нения производственно-хозяйственных операций, соответствует их динамизму и, как правило, участвует в одном технологическом цикле машинной обработки.

Обычно, если значение коэффициента стабильности не ниже 0,85 (К - 0,85), информационную совокупность принято считать условно-постоянной. Большую часть условно-постоянной информации при использовании вычислительной техники рекомендуется хранить на машинных носителях. При этом отпадает необходимость включать эти реквизиты в состав показателей первичного документа, за счет чего можно значи-тельно упростить их формы, сократить трудоемкость заполнения. Ис-пользование массивов условно-постоянной информации в технологии автоматизированной обработки данных обеспечивает повышение Дос-товерности результатной информации, позволяет дополнять ее необходимыми справочными сведениями и тем самым более углубленно и разносторонне охарактеризовать объект, процесс, явление.

Информационная технология решения задач включает следующие важнейшие процедуры, которые могут быть сгруппированы по функ-ционально-временным стадиям: сбор и регистрация информации, пе-редача ее к месту обработки, машинное кодирование данных, хране-ние и поиск, вычислительная обработка, тиражирование информации, использование информации, т.е. принятие решений и выработка управляющих воздействий.

Как правило, информация подвергается всем процедурам образования, но в ряде случаев некоторые процедуры могут пробовать. Последовательность их выполнения также бывает различной, при этом некоторые процедуры могут повторяться. Состав процент
преобразования и особенности их выполнения во многом зависят экономического объекта, ведущего автоматизированную обработка информации. Рассмотрим особенности выполнения основных процедур преобразования информации.

Сбор и регистрация информации происходят по-разному в различных экономических объектах. Наиболее сложна эта процедура в автоматизированных управленческих процессах промышленных предприятий, фирм и т.п., где производятся сбор и регистрация первичной учетной информации, отражающей производственно-хозяйственную деятельность объекта.

Особое значение при этом придается достоверности, полноте своевременности первичной информации. На предприятии сбор и регистрация информации происходят при выполнении различных хозяйственных операций (прием готовой продукции, получение и пуск материалов и т.п.). Сначала информацию собирают, затем фиксируют. Учетные данные могут возникать на рабочих местах результате подсчета количества обработанных деталей, прошедших: сборку узлов, изделий, выявление брака и т.д. Для сбора фактической информации производятся измерение, подсчет, взвешивание объектов, получение временных и количественных характеристик работы отдельных исполнителей. Сбор информации, как пра-виле, сопровождается ее регистрацией, т.е. фиксацией информации на материальном носителе (документе или машинном носителе). За-пись в первичные документы в основном осуществляется вручную, поэтому процедуры сбора и регистрации остаются пока наиболее трудоемкими. В условиях автоматизации управления предприятием особое внимание придается использованию технических средств сбо-ра и/регистрации информации, совмещающих операции количествен-ного измерения, регистрации, накоплению и передаче информации по каналам связи в ЭВМ с целью формирования первичного документа.

Функция управления

По функциям управления обычно классифицируют экономическуюинформацию. При этом выделяют следующие группы: плановую, нормативно-справочную, учетную и оперативную (текущую).

Плановая информация - информация о параметрах объекта на будущий период. На эту информацию идет ориентация всœей деятельности объекта.

Пример 4 Плановой информацией объекта бывают такие показатели, как план выпуска продукции, планируемая прибыль от реализации, ожидаемый спрос на продукцию, график проведения экзаменов и т.д.

Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные. Ее обновление происходит достаточно редко.

Пример 5 Нормативно-справочной информацией на предприятии являются:

• время, предназначенное для изготовления типовой детали (нормы трудоемкости);
• среднедневная оплата рабочего по разряду;
• оклад служащего;
• адрес поставщика или покупателя и т.д.

Учётная информация - это информация, которая характеризует деятельность фирмы за определœенный прошлый период времени. На основании этой информации бывают проведены следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан анализ хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному управлению работами и пр.
Размещено на реф.рф
На практике в качестве учетной информации может выступать информация бухгалтерского учета͵ статистическая информация и информация оперативного учета.

Пример 6 Учётной информацией являются: количество проданной продукции за определœенный период времени; среднесуточная загрузка или простой станков, выставленные в журнал оценки и т.п.

Оперативная {текущая) информация - это информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени. К оперативной информации предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени ее достоверности. От того, насколько быстро и качественно проводится ее обработка, во многом зависит, к примеру, успех фирмы на рынке.

Пример 7 Оперативной информацией являются:

• количество изготовленных деталей за час, смену, день;
• количество проданной продукции за день или определœенный час;
• объем сырья от поставщика на начало рабочего дня и т.д

3 Формы адекватности информации

Для потребителя информации очень важной характеристикой является ее адекватность.

Адекватность информации - это определœенный уровень соответствия создаваемого с помощью полученной информации образа реальному объекту, процессу, явлению и т.п.

От степени адекватности информации реальному состоянию объекта или процесса зависит правильность принятия решений человеком.

Пример 1 Вы успешно закончили школу и хотите продолжить образование по техническому направлению (программное обеспечение, к примеру). Поговорив с друзьями, вы узнаете, что подобную подготовку можно получить в разных учебных заведениях. В результате таких бесед вы получаете весьма разноречивые сведения, которые не позволяют вам принять решение в пользу того или иного варианта͵ ᴛ.ᴇ. полученная информация неадекватна реальному состоянию дел. Для того чтобы получить более достоверные сведения, вы покупаете справочник для поступающих в учебные заведения города и области, из которого получаете исчерпывающую информацию. В этом случае можно говорить, что информация, полученная вами из справочника, адекватно отражает направления обучения в вузах и помогает вам определиться в окончательном выборе.

Адекватность информации может выражаться в трех формах: семантической, синтаксической, прагматической.

Функция управления - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Функция управления" 2017, 2018.

- Управление карьерой как функция управления персоналом

В широком смысле карьера может рассматриваться как активное продвижение человека в освоении и совершенствовании способа жизнедеятельности, обеспечивающего его устойчивость в потоке социальной жизни. В узком смысле карьера - это субъективно осознанные собственные... .

- Профессиональное обучение и развитие работников как функция управления персоналом

Несоответствие квалификации персонала потребностям компании негативно сказывается на результатах ее деятельности. Развитие персонала является важнейшим условием успешного развития любой компании. Организация профессионального обучения является одной из основных... .

- Подбор и отбор работников как функция управления персоналом

Отбор персонала – это серия мероприятий и действий, осуществляемых предприятием или организацией для выявления из списка заявителей лица или лиц, наилучшим образом подходящих для вакантного места работы. Отбор персонала является одним из ключевых элементов кадровой... .

- Оценка персонала как функция управления персоналом

Основной вопрос оценки персонала – установление ее показателей, позволяющих определить соответствие работников предъявляемым требованиям. Все показатели можно условно разделить на три группы: результативность труда; профессиональное поведение; личностные качества. ... .

- Коммуникация как функция управления организацией.

Коммуникации в организации - это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязан­ностей или должностные инструкций. Внутренняя среда организации. Каждая организация имеет внутреннюю и внешнюю среды, в которых... .

- Тема 4. Планирование как важная функция управления проектами

- Мотивация как функция управления. Виды мотивации. Стимулирование

Мотивация - это процесс создания системы условий или мотивов, оказывающих воздействие на поведение человека, направляющих его в нужную для орг-ции сторону, регулирующих его интенсивность, границы, побуждающих проявлять добросовестность, настойчивость, старательность в... .

Вопрос 2.ВИДЫ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

Экономическую информацию принято подразделять, прежде всего,по следующим признакам:

· функциям управления ;

· месту возникновения (уровню управления).

Типичными функциями экономической информации являются следующие: планирование, нормирование, учет, анализ и регулирование.

Планирование – функция, посредством которой в идеальной форме реализуется цель управления. Плановая (директивная) информация включает в себя директивные значения планируемых показателей бизнес-планирования на некоторый период в будущем (пятилетка, год, квартал, месяц, сутки). Например, выпуск продукции в натуральном и стоимостном выражении, планируемые спрос на продукцию и прибыль от ее реализации и т. д.

Нормативно-справочная информация (НСИ) содержит различные справочные и нормативные данные, связанные с производственными процессами и отношениями. Это самый большой и разнообразный вид информации. Объем ее занимает до 50-60 % от общего объема циркулирующей на фирме информации. Примером НСИ могут служить: технологические нормативы изготовления деталей, узлов, изделий в целом; стоимостные нормативы (расценки, тарифы, цены); справочные данные по поставщикам и потребителям продукции и т. д.

Учет – функция, направленная на получение информации о ходе работы предприятия. Учетная информация отражает фактические значения запланированных показателей за определенный период времени. На основании этой информации может быть скорректирована плановая информация, проведен анализ деятельности организации, приняты решения по более эффективному управлению фирмой. В качестве учетной информации выступает информация натурального (оперативного) учета, бухгалтерского учета, финансового учета.

Анализ и регулирование – сопоставление фактических показателей с нормативными, определение отклонений выходящих за пределы допустимых параметров, установление причин отклонений, выявление резервов, нахождение путей исправления создавшейся ситуации и принятия решения по выводу объекта управления на плановую траекторию. Действенным инструментом для выявления причин отклонений является факторный анализ , а для поиска путей выхода из создавшейся ситуации – экспертные системы .

Виды экономической информации по уровням управления (месту возникновения) включает в себя входную и выходную информацию.

Входная информация – это информация поступающая в фирму (структурное подразделение) извне и используемая как первичная информация для реализации управленческих функций и задач управления.

Выходная информация – это информация, поступающая из одной системы управления в другую.

Одна и та же информация может являться выходной для одного структурного подразделения как ее потребителя, так и выходной – для подразделения ее вырабатывающего.

По стабильности :

переменная – разовая информация, возникающая в процессе фиксации на материальном носителе финансовых операций и хозяйственных фактов;

условно-постоянная – не меняется в течение некоторого периода (справочники, нормы и т.д.).

Для отнесения информации к тому или иному классу можно воспользоваться коэффициентом стабильности: ,

где V неи зм , V общ – соответственно объем информации (в символах, строках, байтах, битах и т. д.), который остается неизменным в течение некоторого периода, и общий объем информации. Принято считать, что при К ст > 0,5 информация является условно-постоянной. Например , в документе имеется 220 строк, среди которых 10 строк ежемесячно обновляется. Данный документ является условно-постоянным, так как его К ст = 0,95;

Кроме того, требуется выделять следующие виды информации:

Биржевая и финансовая информация – информация о котировках ценных бумаг, валютных курсах, учетных ставках, рынках товаров и капиталов, инвестициях, ценах. Источниками такой информации служат биржи и обслуживающие их специальные службы биржевой и финансовой информации. Коммерческая ценность подобной информации обеспечивается за счет ее полноты, точности и оперативности.

Статистическая информация – числовая экономическая, демографическая и социальная информация, которая предоставляется органами статистики (государственными и негосударственными) в виде динамических рядов, отчетов, оценок, прогнозов и т. п.

Коммерческая информация – адресно-реквизитные данные об отраслях, предприятиях и их ответственных сотрудниках (включая данные о направлениях деятельности, ассортименте выпускаемой продукции, ценах и т. п.). Источники данных – государственные и целый ряд негосударственных организаций, издающих различные подборки, каталоги.

Информация по коммерческим предложениям поступает от специализированных фирм – информационных торговых посредников.

Политические, экономические, военные и другие подобные новости интересны представителям разных социальных групп, в частности предпринимателям.

Нормативные правовые акты, в том числе: общехозяйственные акты –гражданское, арбитражное, налоговое право; акты, регламентирующие отдельные виды деятельности; нормативные и рекоменду­ющие документы по стандартизации – необходимы экономистам, бухгалтерам, юристам и многим другим специалистам и иным пользователям.

· 3.3. Функции управления

Под управлением понимают обеспéчение поставленной цели при условии реализации следующих функций: организационной, плановой, учетной, анализа, контрольной, стимулирования.

Управление – целенаправленный процесс, включающий в себя некоторые основные элементы, рассматриваемые как основные функции управления. В практике управления различают два вида функций управления.

Виды функций управления

· основные – весь комплекс обязательных работ, который подлежит неукоснительному выполнению в процессе реализации конкретной функции управления в определенной последовательности: прогнозирование; организация; планирование; мотивация; контроль; учет; анализ; подготовка и принятие управленческих решений

· конкретные – более обособлены, представляют собой самостоятельные области профессиональной деятельности. Именно на основе анализа конкретных функций формируют структуру управления, осуществляют подбор и расстановку кадров, разрабатывают системы информации, организации делопроизводства. Конкретные функции управления позволят четко определить, что, кому и когда делать. Выполнение конкретных функций в комплексе составляет процесс управления организацией (предприятием). Отсюда можно сделать основной вывод, что выполнение конкретных функций зависит от компетентности, гибкости, оперативности, предприимчивости менеджеров и, как следствие, успешное выполнение производственных заданий, качество работы и продукции, конкурентоспособность выпускаемого продукта.

Функции управления способствуют налаживанию и успешному функционированию всех подразделений действующей структуры управления по вертикальным и горизонтальным связям. Все функции управления можно разделить на внешние и внутренние; главные, основные и вспомогательные, полезные и вредные; неестественные; дублирующие. Функции вытекают из тех задач, которые решает структурное подразделение, например производственный отдел машиностроительного предприятия:

· установление тесных контактов с отделом исследований и разработок;

· подготовка новой продукции к запуску в производство;

· планирование приобретения оборудования и подготовка к работе;

· стимулирование развития инициативы работников к рационализации;

· анализ стоимости работ, использования ЭВМ и бюджета отдела.

Функция производственного отдела можно декомпозировать и определить подфункции:

· рациональное использование производственных мощностей, инструментов и приспособлений;

· определение норм времени на изготовление продукции;

· обеспечение качества работ;

· подготовка производственной документации;

· определение сумм капитальных вложений;

· разработка форм обслуживания потребителей продукции;

· разработка форм повышения квалификации и переподготовки кадров.

Эффективность системы управления зависит не только от четкого выбора методов, принципов и функций управления, но и факторов, способствующих повышению интенсивности процесса управления.

А. Файоль выделил пять функций управления: учет; анализ; планирование; контроль; регулирование, которые дают основу для анализа информационных систем.

Функция управления - учет

Учетная функция заключается в разработке или использовании уже готовых форм и методов учета показателей деятельности фирмы: бухгалтерский учет, финансовый учет, управленческий учет и т.п. В общем случае учет можно определить как получение, регистрацию, накопление, обработку и предоставление информации о реальных хозяйственных процессах.

Учет - процесс получения объективной информации о складывающейся на объекте ситуации путем сбора фактических значений параметров и их обработки по заданным алгоритмам. После доведения планов до исполнителя, часто оказывается, что предприятие отклоняется от плана. Причины могут быть разными: влияние среды, неточность и неверность исполнения, несовершенство самого планирования. Для того, чтобы вывести предприятие на плановую траекторию, нужно регулировать его деятельность. А для этого нужно собрать данные о работе этого предприятия. Сбором данных для формирования, отчетности занимается фаза учета. Учет использования ресурсов, учет выпускаемой продукции, учет выполнения внешних заказов, учет финансов и многие другие.

Данная функция управления предназначена для фиксации состояний объекта управления, получение полной информации об объекте в интересующем аспекте, а также формулировку целей, т.е. чего именно требуется достичь. Четко сформулированные цели играют важную роль в управлении и планировании. Цель – идеальное мысленное предвосхищение результата деятельности; желаемый результат, которого стремится добиться человек или целое предприятие, ставящие перед собой эту цель. Были сформулированы некоторые правила постановки целей: цели должны быть конкретными; реальными; гибкими и способными к корректировке; совместимыми; понимаемыми людьми.

Учет обеспечивает часть системы, управляющую информацией. Это самый трудный этап, т.к. его нельзя формализовать.

Анализ - функция управления

Анализ или аналитическая функция связана с изучением итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучением тенденций развития и т.п. Выполняется анализ разными специалистами в зависимости от сложности и уровня анализируемого объекта или процесса. Анализ результатов хозяйственной деятельности фирмы за год и более проводят специалисты, а на уровне цеха, отдела – менеджер этого уровня (начальник или его заместитель) совместно со специалистом – экономистом.

Анализ - процесс генерирования альтернатив на основании складывающейся на объекте ситуации и желаемых значений параметров, задаваемых на фазе "Планирование", с одной стороны, и постановка диагноза и выявление причин отклонения движения системы от заданной траектории, с другой стороны. На основе учтенных данных формулируются выводы о различных сторонах работы предприятия.

Планирование любой деятельности начинается с анализа ситуации, т. к. без результатов анализа невозможно определить, какие возможности и ресурсы имеются в наличии, какие материальные, финансовые, информационные, кадровые ресурсы понадобятся для реализации плана, сколько времени уйдет на его выполнение, являются ли затраты ресурсов приемлемыми, а также невозможно определить нужно ли планирование вообще и, следовательно, невозможно построить план.

После проведения анализа ситуации выявляются проблемы и свободные ресурсы. При составлении планов проблемы лягут в основу целей, а свободные ресурсы послужат средством к достижению этих целей.

Планирование - функция управления

Планирование (плановая функция) состоит в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач. Например, бизнес-план для всей фирмы, план производства, план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведения научно-исследовательской работы и т.п. на различные сроки (год, квартал, месяц, день).

Планирование - это ориентированный в будущее систематический процесс принятия решений, которое вырабатывается на основе целей, формулируемых вышестоящей организацией, и альтернатив, генерируемых на фазе "Анализ". В понятие "планирование" входит определение целей и путей их достижения. В экономике планирование деятельности предприятий осуществляется по таким важным направлениям, как сбыт, финансы производство и закупки. При этом, конечно, все частные планы тесно взаимосвязаны между собой. По мнению многих авторов, планирование – одна из важнейших функций управления.

Процесс планирования проходит в 4 этапа.

Этапы процесса планирования

· разработка общих целей;

· определение конкретных, детализированных целей на заданный,

· сравнительно короткий период времени;

· определение задач и средств их решения;

· контроль за достижением поставленных целей путем сопоставления плановых показателей с фактическими.

Планирование всегда ориентируется на данные прошлого, но стремится определить и контролировать развитие предприятия в перспективе, поэтому надежность планирования зависит от точности фактических показателей прошлого.

Технология планирования хорошо разработана и постоянно используется. Исходя из назначения и основных принципов предприятия, формулируются стратегические цели, указывающие, что делать в целом. Затем они конкретизируются до задач, а те - до конкретных заданий. Далее подсчитываются необходимые ресурсы: материальные, финансовые, кадровые, временные - и при необходимости пересматриваются задания, задачи и цели. В результате получают реально осуществимый план. Очень важно, что необходимы резервы на случай непредвиденных обстоятельств. Иногда отождествляют стратегическое и долгосрочное, тактическое и краткосрочное управление, но это не всегда верно.

Пример

Любая серьезная экономическая система стратегического управления должна включать в себя управляющую (информационную) подсистему, обрабатывающую и актуализирующую стратегическую информацию об инновационных мероприятиях, о состоянии рынков товаров, услуг и ценных бумаг, о ресурсном обеспечении, о финансовых условиях и критериях, о принципах и методах управления и др.

Результаты планирования часто оформляют в виде "бизнес-плана". Бизнес-план является одним из первых обобщающих документов обоснования инвестиций и содержит данные о виде и объемах выпуска продукции, характеристики рынков сбыта и сырья, потребность производства в земельных, энергетических и трудовых ресурсах, а также содержит ряд показателей, дающих представление о коммерческой, бюджетной и экономической эффективности рассматриваемого проекта и в первую очередь представляющих интерес для участников-инвесторов проекта.

Ясно, что реально используемые фирмами технологии планирования достаточно сложны. Обычно им занимаются специальные подразделения. Полезными оказываются математические методы планирования. В 1975 г. Нобелевскую премию по экономике получили советский математик Леонид Витальевич Канторович и американский экономист Тьяллинг Купманс (родился в Нидерландах). Премия была присуждена за разработку теории оптимального использования ресурсов, которая составляет важную часть математического арсенала плановика.

Функция управления - регулирование

Регулирование - формирование корректирующих управляющих воздействий, приводящих объект управления в желаемое состояние для реализации выбранного на фазе "Планирование" решения. Также, это подбор, анализ и оценка способов достижения поставленных целей. Анри Файоль считает, что управление, как регулирование, включает в себя и составление перечня необходимых действий, т.е. что конкретно нужно сделать, чтобы осуществить выбранный на предыдущем этапе вариант достижения поставленных целей.

Контроль - функция управления

Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером: контроль за выполнением планов, расходованием материальных ресурсов, использованием финансовых средств и т.д.

Контроль – это сравнение фактического состояния объекта с желаемым. На предприятии могут применяться следующие типы контроля.

Типы контроля

· организационные решения – связаны с реорганизацией предприятия, бизнес процесса. характерны тем, что происходят в течение долгого времени, достаточного для привлечения собственных экспертов и результаты обуславливают эффективность деятельности предприятия в целом.

· решение по планированию – эти решения принимаются чаще, чем организационные. Должны учитывать сложившуюся организацию бизнес процессов на предприятии. И во многом определяют те решения, которые будут приниматься на следующих уровнях.

· оперативные управленческие – в основном применяются для воздействия на объект управления с целью удерживания плановых показателей. Эти решения принимаются чаще.

Сколь бы хорошо ни были разработаны планы, они, как правило, не могут быть выполнены так, как были задуманы. Будущее нельзя абсолютно точно предсказать. Неблагоприятные погодные условия, аварии на производстве и на транспорте, болезни и увольнения сотрудников и многие другие причины нарушают планы. Эти нарушения, прежде всего, надо обнаружить с помощью системы контроля. Например, надо регулярно - раз в день, неделю или месяц - возвращаться к плану и выявлять нежелательные отклонения от запланированного. Есть два основных подхода к отклонениям:

Подходы к отклонениям

· решения, обусловленные технологией и планом работ - возврату на плановую траекторию развития. Для этого понадобятся дополнительные ресурсы - материальные, кадровые, финансовые. Иногда такие ресурсы создают согласно плану, заранее предвидя возможность осложнений. Но приходится мириться с тем, что в благоприятной обстановке такие ресурсы будут "простаивать"

· решения при появлении нештатных ситуаций (аварии, конфликты) - изменение плана. Намеченные рубежи заменяются на другие, реально достижимые в создавшейся обстановке. Возможность такого подхода зависит от того, насколько для предприятия важен план - является ли он "законом" или же только "руководством к действию", задающим желательное направление движения.

Контроллинг

Современным этапом последней функции является контроллинг. Контроллинг (control - руководство, регулирование, управление, контроль) - новая концепция управления, порожденная практикой современного управления предприятием. Согласно Файолю, "одной из основных причин возникновения и внедрения концепции контроллинга стала необходимость в системной интеграции различных аспектов управления бизнес-процессами в организационной системе (предприятии, фирме, банке, органе государственного управления и др.)". Контроллинг обеспечивает методическую и инструментальную базу для поддержки" (в том числе компьютерной) основных функций управления: планирования, контроля, учета и анализа, а также оценки ситуации для принятия управленческих решений".

Стимулирование или мотивационная функция – разработка и применение различных методов стимулирования труда подчиненных работников:

Финансовые стимулы – зарплаты, премия, акции, повышение в должности и т.п.;

Психологические стимулы – благодарности, грамоты, звания, степени, доски почета и т.п.

В последние годы в сфере управления стало применяться понятие "принятие решения" и связанные с ним системы, методы, средства поддержки принятия решений.

Принятие решения – целенаправленное воздействие на объект управления, основанное на анализе ситуации, определении цели, разработке программы достижения этой цели.

Структура управления любой организации делится на три уровня: операционный, функциональный и стратегический.

Организационная функция заключается в разработке организационной структуры и комплекса нормативных документов: штатного расписания фирмы, отдела, лаборатории, группы и т.д. с указанием подчиненности, ответственности, сферы компетенции, прав, обязанностей и т.п. чаще всего это излагается в положении по отделу, лаборатории или должностных инструкциях.

Разделение труда, которое трактуется как дифференциация, специализация трудовой деятельности, привело к выделению и существованию различных видов трудовой деятельности.

Функция управления является видом управленческой деятельности, характеризующимся обособленным комплексом задач и осуществляемым специальными приемами и способами. Функции должны иметь четко выраженное содержание, процедуру осуществления и структуру, в рамках которой завершается ее организационное обособление. Основными характеристиками функций управления являются следующие характеристики:

Однородность содержания работ, выполняемых в рамках одной функции;

Целевая направленность этих работ;

Обособленный комплекс выполняемых задач.

Различают общие (рис. 2.1) и конкретные (рис. 2.2) управленческие функции.

Общие функции , обязательные к исполнению в любой организационной системе: планирование, организация, мотивация, контроль, координация . Особенности общих функций управления: всегда применяются комплексно ко всему спектру управленческих действий, не зависят от объекта управления, имеют различный удельный вес в структуре деятельности руководителей различных уровней, между функциями нет жестких однозначных границ.

Конкретные (специфические) функции отражают специфику той или иной организационной системы. Конкретные функции возникают в результате наложения общих функций управления на специфику объектов управления, и их перечень зависит от перечня объектов управления, например, ресурсов, процессов и результатов. С этой точки зрения организация рассматривается как совокупность входов, выходов и процессов преобразования ресурсов на входе в результаты на выходе. В этом случае выделяются следующие конкретные функции управления:

- ресурсами. Организация в процессе своей деятельности использует ресурсы: материальные, трудовые, финансовые, информационные, технологические и др. Соответственно выделяются конкретные функции: управление запасами, управление финансами, управление персоналом и пр.;

- процессами . В организации протекает множество процессов, важнейшими из которых являются снабжение, производство и сбыт продукции. Соответственно выделяются функции: управление материально-техническим снабжением, управление сбытом, управление основным производством, управление вспомогательным производством и пр.;

- результатами . К результатам (выходам системы) относятся: прибыль, рентабельность, объемы производства и реализации, затраты, качество продукции и пр. Соответственно выделяются функции: управление качеством, управление производительностью, управление затратами и пр.

Управление предприятием – это набор функций, реализуемых в оп­ределенном порядке.

1. Планирование – выработка программы действий, которая послу­жит в дальнейшем основой формирования производственной системы или средством поддержания ее эффективного существования. Плани­рова­ние – интерактивный] процесс предварительного принятия решений (согласно концепции немецкого профессора Д. Хана) на основе системы взаимозависимых расчетных параметров производ­ства, определяющих цели предстоящей деятельности и средства их достиже­ния, способы и сроки выполнения работ. Планирование как функция управления рассматривается по уровню, времени, це­лям:

- стратегическое планирование – формирует систему решений, ох­ватывающих значительный период времени, относится к долгосроч­ному комплексному планированию, устанавливающему главные цели организации, способы и методы ее действия, порядок приобретения, распределения и использования ресурсов для достижения установлен­ных целей;

- тактическое планирование – процесс разработки дифференциро­ванных по исполнителям и по времени планов использо­вания ресурсов, определенных стратегическим планом, имеет характер среднесрочного и краткосрочного планирования.

Анализ функции планирования свидетельствует о том, что предпри­ятия составляют долгосрочные стратегические и краткосрочные опера­тивно-тактические планы (рис. 2.3). Планирование рассматривается как функция управления на высшем уровне руководства и осуществляется во всех звеньях управления в пределах компетентности, соответствующей уровню иерархии. Каждый уровень управления, осуществляя планирование своей деятельности на определенную перспективу, получает входную информацию из плана более высокого уровня данной системы и выдает информацию в каче­стве исходных данных для составления плана нижеследующего уровня. Задачи планирования:

Обеспечение целенаправленного развития организации;

Перспективная ориентация и раннее распознавание проблем развития;

Координация деятельности структурных подразделений и персонала;

Создание объективной базы для эффективного контроля;

Стимулирование трудовой активности персонала;

Информационное обеспечение работников организации.

Рис. 2.3. Схема соответствия уровней планирования уровням управления

Чтобы при планировании учесть возможные изменения во внешней среде, используют методы прогнозирования. Прогноз – это научное предвидение возможного состояния экономики, общества, организации в будущем. Прогнозирование представляет собой определенную систему вероятностной оценки характера изменений целей и путей развития объекта управления в сопряжении с материальными ресурсами. Прогнозы в бизнесе по сложным социально-экономическим проблемам разрабатываются, как правило, на долгосрочный и среднесрочный периоды. Чаще всего прогнозы используются в стратегическом планировании.

При планировании разрабатывается комплекс мероприятий, который определяет последовательность достижения конкретных целей с учетом наиболее эффективного использования ресурсов каждым производственным звеном. Крупные организации, как правило, планируют сверху вниз. Планирование осуществляется на высшем уровне управления и имеет характер директивы для низовых уровней управления. Высшее звено определяет цели, основные направления и главные хозяйственные задачи развития организации. На последующем уровне они конкретизируются с учетом возможностей следующего нижестоящего уровня. Планирование состоит из отдельных этапов и процедур их реализации, которые находятся в определенной логической связи и осуществляются в постоянно повторяющейся последовательности, образуя на предприятии специфический плановый цикл. Процесс планирования включает три этапа:

· постановку задачи планирования (включает формирование цели и анализ проблемы планирования);

· разработку плана (предусматривает формирование возможных вариантов решения проблемы планирования, прогнозирование возможных последствий их реализации для организации, оценку вариантов и принятие планового решения);

· реализацию планового решения (заключается в доведении решения до исполнителей в виде плановых заданий, нормативов, показателей).

2. Организация как функция менеджмента формирует структуру предприятия, совершенствует ее, разрабатывает режимы функционирования, создает механизмы адаптации к изменениям внешних и внутренних связей в системе управления. В рамках организационной структуры протекает весь управленческий процесс.

Структура организации – логически обоснованная система взаимоотношений уровней управления и функциональных областей, которая позволяет наиболее эффективно достигнуть цели организации. Функция организации направлена на создание необходимых условий для достижения поставленных целей. Основные задачи функции организации:

Формирование структуры организации исходя из размера предприятия, его целей, технологии, персонала и др.;

Установление конкретных параметров, режимов работы подразделений, отношений между подразделениями;

Обеспечение ресурсами (человеческими, материальными, финансовыми, информационными).

Организация как функция управления должна обеспечить соответствие существующей системы новым целям, установленным в плановых заданиях.

В случаях несоответствия создаются новые системы или реорганизуются старые в целях придания им качеств, необходимых для достижения поставленных целей. Основной показатель высокого уровня организации – быстрая реакция на изменение факторов внешней среды.

Организация обеспечивает предприятие всем тем, что необходимо для его благополучного функционирования: сырьем, оборудованием, деньгами, персоналом и т. п. С технической точки зрения основными элементами организации являются: капитал, рабочая сила, внешняя среда. В процессе производства организация преобразует первичные факторы, капитал и рабочую силу, окруженные внешней средой, в продукцию. Продукция используется окружающей средой, которая поставляет дополнительный капитал и рабочую силу как входы в цепи обратной связи (рис. 2.4).

Организация является также и социальной структурой и представ­ляет собой собрание многих социальных элементов. Организационная структура предприятия отражает основные свой­ства предприятия. Проект организации предприятия включает в себя ор­ганизационное планирование, в которое входят:

Определение видов требуемой производственной деятельности;

Распределение прав и обязанностей в соответствии с должностями и функциями, предусмотренными выбранной системой управления;

Обеспечение работников всех уровней системы управления инфор­ма­цией.

С помощью организационной структуры управления ру­ководитель предприятия осуществляет выполнение функций управле­ния в целях гармонизации деятельности всех подразделений. Выделяются две основных концепции организации управления:

· единовластие – владельцы собственности распоряжаются ею единовластно и могут вводить любые формы управления, не считаясь с мнением коллектива;

· партисипативное (соучастное) управление – в принятии стратегических решений значительную роль играет коллектив; каждый член коллектива имеет право знать финансовое положение, цели, высказывать свое мнение и предложения. Партисипативное управление дает организации значительное преимущество благодаря привлечению специалистов к принятию решений и в связи с тем, что оно является сильным мотивирующим фактором, так как сказывается на психологическом климате коллектива, вырабатывает чувства ответственности, причастности к общему делу, помогает самоутвердиться.

3. Контроль исполнения – состоит в проверке: все ли протекает со­гласно принятой программе, установленным организационным принци­пам и данным распоряжениям. Его цель – выявить допу­щенные ошибки для исправления и избежания их повторения в дальнейшем. По результатам контроля принимаются управленческие решения, направленные на выработку новых планов, реорганизацию производственной системы, активизацию и координацию ее деятельно­сти.

Решения, принятые в результате планирования, в процессе своего выполнения требуют оценки и корректировки в зависимости от изме­няющихся условий. Контроль исполнения и оценка выполнения решения являются основой качественного регулирования выполнения планов.

Процесс контроля складывается из следующих стадий:

Установления стандартов (критериев) оценки выполнения решений и прогноза их по­следствий. Стандарты – это конкретные цели, степень достижения которых поддается измерению. Стандарты устанавливают временные рамки выполнения работы и конкретные критерии, по которым оценивается работа. Критерии измеряются в количественных показателях (прибыль, объем продаж) или косвенных показателях (повышение степени удовлетворенности работой). Критерии оценки выполнения решений устанавливаются по затратам материальных ресурсов, рабочего времени, по количеству и качеству выполненных разработок;

Сбора информации о фактическом положении дел;

Сравнения фактического положения дел с прогнозом и оценкой выпол­нения планов в соответствии с установленными критериями. На этом этапе выполняются следующие действия: определяется масштаб допустимых отклонений, измеряются результаты, оценивается информация о достигнутых результатах, сравниваются результаты с установленными стандартами;

Корректировки (при необходимости) планов и критериев их выполне­ния, исправления процедур принятия решений, последст­вий реализации некачественных решений. На этом этапе руководитель определяет, какие действия следует предпринять: устранение отклонений, изменение стандартов или невмешательство в работу, если фактические результаты совпадают с установленными.

Контроль классифицируется по следующим признакам.

По уровням планирования:

· интегральный контроль – используется верхним уровнем управле­ния и предназначен для оценки развития предприятия в соответствии с долгосрочными перспективными планами в направлении достижения главных целей;

· контроль выполнения тактических планов вытекает из интеграль­ного контроля и осуществляется оценкой эффективности функциониро­вания подразделений предприятия с точки зрения затрат ресурсов для достижения установленных целей;

· оперативный контроль соответствует нижнему звену управления и обеспечивает выполнение оперативно-тактических планов подразделе­ний предприятия.

По времени:

· предварительный контроль – входной контроль всех видов ресурсов, осуществляемый до фактического начала работы, имеет цель: обеспечение необходимых условий для бесперебойной и качественной работы, используется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам;

· текущий контроль – контроль, осуществляемый на стадии хозяйственного процесса, направлен на совершенствование и координацию деятельности и имеет цель: своевременное выявление и по возможности устранение отклонений от заданных параметров, возникающих в ходе работы, осуществляется на основе обратной связи, представляющей собой получение данных о ходе процессов;

· заключительный контроль – контроль, осуществляемый после выполнения работы, имеет цель: формирование мотивационных вознаграждений, корректировка поведения руководителей, принимаемых решений, формирование планов на будущее на основе анализа полученных результатов.

По стадиям производственного процесса :

· входной контроль;

· операционный;

· контроль готовой продукции;

· контроль транспортирования и хранения.

По субъектам контроля : контроль, выполняемый менеджерами, контрольным мастером, отделом технического контроля, инспекторами контроля, государственными органами, международными органами.

По степени механизации :

· ручной контроль;

· механизированный контроль;

· автоматизированный контроль;

· автоматический контроль.

По способу получения и обработки информации :

регистрационный контроль;

· статистический контроль;

· расчетно-аналитический контроль.

По степени охвата :

· сплошной контроль;

· выборочный контроль.

По режиму :

· усиленный контроль;

· нормальный контроль.

Для сбора и оценки информации необходимы надежные каналы пря­мых и обратных информационных связей, ориентированных на соответ­ствующие уровни управления. Каждому уровню управления предпри­ятием должен соответствовать уровень планирования и контроля, обес­печиваемый соответствующей информацией. Чтобы контроль был эффективным, он должен обладать следующими свойствами:

Стратегической направленностью – отображать и поддерживать общие приоритеты организации;

Ориентацией на результаты – помогать организации в достижении целей и формулировать новые цели для обеспечения ее выживания в будущем;

Своевременностью – определять временной интервал контроля и обеспечивать возможность устранять отклонения прежде, чем они создадут проблему;

Гибкостью – приспосабливаться к происходящим изменениям;

Простотой – простые методы контроля более экономичны, обеспечивают лучшее понимание его целей и инструментов;

Экономичностью – затраты на проведение контроля не должны превышать создаваемые им преимущества.

Оценка системы контроля должна проводиться регулярно по определенным критериям: выполнению задач контроля (определение отклонений), экономичности контроля (оценка расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков), эффекту влияния на людей (отношение служащих к применяемой системе контроля).

4. Мотивация – процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей и целей организации. Мотивация рассматривается в двух аспектах:

Как психологический процесс, который активизирует поведение и создает побуждение, направленное на достижение определенной цели;

Создание причин и условий, побуждающих к эффективному труду с учетом потребностей, психологии и поведения.

Основные принципы мотивации:

Установление четких целей и задач;

Увязка результатов и вознаграждения;

Создание благоприятных условий для эффективной работы;

Единство моральных и материальных методов стимулирования;

Учет личных качеств работника;

Использование преимуществ положительных стимулов.

5. Координация представляет собой вид деятельности по согласованию и упорядочению объединенных общей целью и совместной деятельностью участников процесса таким образом, чтобы улучшить функционирование предприятия и сделать возможным его успех. Для обеспечения синхронизации деятельности и взаимодействия различных частей организации используется коорди­нация, которая гарантирует целостность и устойчивость организации. Чем выше степень разделения труда и теснее взаимозависимость подразделений, тем больше необходимость в координации. По своему характеру координационная деятельность бывает:

- превентивная – деятельность, направленная на предвидение проблем и труд­ностей;

- устраняющая – деятельность, предназначенная для устранения перебоев, возникающих в системе;

- регулирующая – деятельность, направленная на сохранение существующей схемы работы;

- стимулирующая – деятельность, направленная на улучшение деятельности системы или существующей организации даже при отсутствии кон­кретных проблем.

Эффективность координации напрямую зависит от уровня развития связи и уровня информационного обмена. Процесс передачи информации подразделяется на прямой: от руководителя к подчиненному и обратный: от подчиненного к руководителю. Координационная деятельность осуществляется с помощью оп­ределенных механизмов:

· неформальной непрограммируемой координации, которая строится на взаимопонимании, об­щих установках и психологических стереотипах, диктую­щих необхо­димость совместной согласованной работы и взаимодействия;

· программируемой безличной координации, которая использует стандартные ме­тоды и правила работы. Например, можно существенно сэкономить время, если установить способ решения часто повторяющихся проблем;

· индивидуальной координации, которая использует индивидуальный подход к каждому работнику;

· групповой координации, которая позволяет решать вопросы координации на совещаниях групп.

Для осуществления координации предприятия могут использо­вать один или несколько таких подходов (механизмов). На крупном предприятии используется авторитарный стиль управления, который характеризуется большей долей формализации, большей стандартизацией и делением на подразделения по технологии или функциям. Данный стиль предусматривает высокие иерархические структуры, небольшие зоны управляемости и значительную централизацию. Координация в этом случае осуществ­ляется по иерархии управления, на основе устава, процедур органи­зации и принятой стратегии.

Вышеуказанные функции управления взаимосвязаны (рис. 2.5), об­ла­дают взаимопроникающими свойствами и не осуществляются после­довательно, т.е. выполнение одной функции не прекращается до начала осуществления следующей функции.

Рис. 2.5. Схема соответствия уровней основных функций управления

Планирование проникает в про­цессы организации и контроля выполнения работ. Каждая функция управления оказывает влияние на другую функцию, и все они объеди­нены в единый процесс управления.

Кадры