Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора, представленных в нашей статье, помогут бухгалтерам справиться с постоянно растущими и не дающими им покоя подотчетными суммами. Переходим к их подробному изучению.

Как грамотно обнулить подотчет директора?

Подотчет директора, как и любого другого подотчетного сотрудника, можно в любом объеме списывать на уменьшение налога на прибыль (относить на расходы по УСН) и при этом не платить с него НДФЛ и/или взносы в бюджет. Но такое возможно при условии, что выданный подотчет тратится только на нужды фирмы, а бухгалтерия своевременно получает документы, подтверждающие целевое использование подотчетных сумм (кассовые и товарные чеки, накладные и т. п.).

Предположим, что по Дт 71 на конец очередного месяца накопилась сумма, выданная директору под отчет, в размере 700 000 руб. Оправдательные документы и авансовые отчеты под эту сумму отсутствуют и их появление маловероятно.

Если действовать по правилам НК РФ, то эта сумма должна быть учтена как доход директора с уплатой по ней следующих налогов и взносов:

• НДФЛ — 91 000 руб. (700 000 × 13%);
• страховые взносы — 211 400 руб. (700 000 × ).

Итого в бюджет с полученного директором дохода придется заплатить 302 400 руб.

К уменьшению по налогу на прибыль можно поставить сумму в 911 400 руб. (700 000 + 211 400). Значит, налога на прибыль к уплате будет меньше на 182 280 руб. (911 400 × 20%).

В целом с подотчетной суммы в 700 000 руб. вы заплатите налогов и сборов на сумму 120 120 руб. (302 400 - 182 280). А если у организации нет прибыли, то придется все 302 400 руб.

Рассмотрим теперь, сколько же налогов надо будет заплатить, если применить иные способы обнуления подотчета.

Способ 1. Начисление дивидендов

Кто может применять : организации, у которых по итогам отчетного периода есть прибыль.

: после окончания квартала, полугодия или года составляем протокол учредителей и справку о начислении промежуточных (или годовых) дивидендов. Проводим следующие операции:

: 91 000 руб. (НДФЛ). Страховые взносы уплачивать не нужно (письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985). На уменьшение налога на прибыль дивиденды поставить нельзя (п. 1 ст. 270 НК РФ).

ВАЖНО! Выплачивать дивиденды наличными могут только ООО и только из сумм, которые не являются выручкой от реализации товаров, услуг (п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У). Например, из возвращенных подотчетных сумм. В АО выплата дивидендов должна производиться строго в безналичной форме (п. 8 ст. 42 закона «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

Совет : при начислении и выплате дивидендов не забывайте про сроки.

Способ 2. Начисление компенсации за использование имущества директора

Кто может применять : ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета : составьте обоснованный расчет размера компенсации за использование имущества директора, расходы по которому можно учесть в деятельности фирмы. Например, его автомобиля. Для этого запросите у директора документы, показывающие, сколько он тратит на обслуживание своего авто в год (месяц, квартал). Затем оформите от имени директора заявление на компенсирование расходов по использованию автомобиля и впишите в него рассчитанную сумму по обслуживанию машины. В бухучете фиксируете следующие операции:

Сумма налогов и взносов к уплате : 0,00 руб. НДФЛ и страховые взносы уплачивать не нужно. Но только при условии достаточного документального обоснования выплаты компенсации за имущество (ст. 188 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ). На уменьшение налога на прибыль траты на компенсацию за использование личного транспорта можно отнести только в размере от 600 до 1 500 руб. в месяц (постановление Правительства РФ «Об установлении норм расходов на компенсацию за использование личного транспорта» от 08.02.2002 № 92).

Совет : размеры компенсации должны быть реальными, т. е. соразмерными с рыночными. При оформлении документов следите за тем, чтобы в них отсутствовало слово «аренда». С доходов, полученных директором от аренды имущества, придется платить НДФЛ.

Способ 3. Начисление материальной помощи

Кто может применять : ограничений нет, но этот способ подойдет лишь при списании маленьких сумм подотчета — до 4 000 руб. за 1 год. Далее покажем на цифрах почему.

Процедура обнуления подотчета : сформируйте от имени директора заявление на выплату материальной помощи. В бухучете отметьте следующие операции:

Сумма налогов и взносов к уплате : 300 672 руб. (НДФЛ, взносы). Не облагается НДФЛ и взносами только материальная помощь в размере до 4 000 руб., выданная в пределах 1 года. На уменьшение налога на прибыль выплаченную матпомощь ставить нельзя (п. 23 ст. 270 НК РФ).

Совет : ознакомьтесь с особенностями обложения материальной помощи НДФЛ и взносами в наших статьях:

• .

Способ 4. Договор займа

Кто может применять : ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета : подготовьте договор о предоставлении директору беспроцентного займа с автоматической пролонгацией. В бухучете отметьте следующие операции:

Операция			Сумма, руб.
Возврат подотчета (фиктивный)
Выдача займа (фиктивная)
Ежемесячный НДФЛ по доходам директора в виде материальной выгоды от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, письмо Минфина от 27.06.2016 № 03-04-06/37295)			= (700 000 × 2/3 × 10% [ставка рефинансирования]) / 365 × 30 (количество дней в месяце) × 35% (ставка НДФЛ)
Уплата НДФЛ за месяц

Сумма налогов и взносов к уплате : 1 342,46 руб. в месяц или 16 333,33 руб. в год (700 000 × 2/3 × 10% × 35%). Взносы с материальной выгоды не уплачиваются.

Совет : злоупотреблять этим способом не надо, так как выданный заём тоже нужно будет когда-то возвращать. Возможен и такой вариант: списать сумму предоставленного займа на расходы фирмы после истечения срока исковой давности. Но здесь есть свои нюансы.

О подробностях читайте в статье .

Способ 5. Личные расходы директора

Кто может применять : ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета : попросите директора принести кассовые и товарные чеки, накладные, полученные при покупке им имущества в личное пользование или получении услуг. Отберите из них те, которые можно отразить в расходах фирмы (канцтовары, мебель, отделочные материалы, ремонтные работы и др.). Составьте по ним авансовый отчет. В бухучете отметьте следующие операции:

Операция			Сумма, руб.
Отражение расходов на основании авансового отчета	10, 20, 26, 41, 44, 91

Сумма налогов и взносов к уплате : 0,00 руб. Некоторые личные расходы директора вполне подойдут на роль расходов по основной деятельности фирмы. А значит, их можно поставить на уменьшение налога на прибыль.

Совет : тщательно соотносите произведенные траты с деятельностью организации. Например, чек из ветеринарной клиники не совсем подойдет для фирмы, занимающейся строительством домов.

Итоги

При обнулении крупных подотчетов директора не следует применять какой-то 1 способ и списывать всю сумму за 1 день. Избегайте ситуаций, когда на расчетный счет фирмы или в ее кассу возвращается полная сумма выданного ранее подотчета. Особенно если она была выдана в крупных размерах и на вполне достижимые цели. Нужно, чтобы хотя бы часть этого подотчета была потрачена. В противном случае не исключена вероятность начисления НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному использованию подотчетных средств.

Оптимальный вариант обнуления подотчета — равномерно на протяжении нескольких месяцев (возможно и лет) списывать подотчет всеми предложенными выше способами.

Несмотря на то что существует немало возможностей обнуления подотчета, мы настоятельно вам советуем бороться с практикой неконтролируемой траты денежных средств руководством с помощью языка цифр и наглядного представления убытков, которые несет фирма в связи с действиями директора. Для этого следует периодически составлять расчет налогов, связанных с подотчетными суммами, в 2 сравнительных вариантах: если директор отчитывается по подотчетам и если он не делает этого. Этот расчет представляйте директору в качестве предложения по оптимизации налогообложения (в данный расчет можно ввести и другие статьи, кроме подотчета, чтобы ваши действия не воспринимались руководителем назидательно). Таким способом постепенно можно добиться своевременного предоставления документов по выданным подотчетам и не допустить дальнейшего нарастания неподтвержденных подотчетных сумм.

Подотчетное лицо утратило кассовый чек, предъявив авансовый отчет без него. Может ли принять бухгалтер подобный документ? Какие последствия ожидают организацию в случае позитивного решения? Ответы на эти и иные вопросы мы будем обсуждать в этой статье.

Какой документацией возможно оправдать оплату?

Ситуация, когда подотчетное лицо утратило кассовый чек, знакома многим практикующим бухгалтерам. Принять к бухгалтерскому и налоговому учету затраты, которые не подтверждаются документально, нельзя. Об этом говорят нормы налогового кодекса (статья 252 НК России) и закона от 06.12. 2011 № 402-ФЗ (статья 9) «О бухгалтерском учете». Первичная документация должна включать обязательные реквизиты, которые предусмотрены пункт 2 ст. 9 закона 402-ФЗ. Помимо этого, затраты, которые не подтверждены первичкой, нельзя учитывать в программе при вычислении прибыли (письмо УФНС по столице от двенадцатого апреля 2006 г. № 20-12/29007).

Как заработать на командировке?

Отчетные документы командированным, официальный чек гостиницы за проживание.

При осуществлении операций с наличкой, все юридические лица и ИП (кроме случаев, которые предусмотрены п. 2, 3, 5–7 ст. 2 закона «О применении ККТ») выдают чековый лист ККТ или БСО покупателю.
Чековый лист ККТ (БСО) считается первичной учетной документацией, который отпечатан с использованием специально предназначенного автоматизированного оборудования или же созданный в электронном виде в момент расчета между клиентом и продавцом.
Документация должна включать информацию о расчете, а также обязательные реквизиты, которые предусмотрены пунктом 4.7 закона 54-ФЗ. Впрочем, действующий закон не говорит о том, что чек ККМ считается единственной первичной документацией, которая подтверждает фактическое израсходование средств, а налоговое законодательство не регламентирует списка таких подтверждающих бумаг. Таким образом, если подотчетник предъявил другую подтверждающую документацию, к примеру: акт исполненных работ, товарный чек и накладную, а также другие документы, которые оформлены в соответствии с законодательными нормами, то она может быть принята к учету.
Пример № 1
Работнику Никитину О. А. выдали 83 548 руб. на покупку продукции от поставщика за наличку. Он сдал на склад товары, что подтверждает приходная накладная, которая подписана заведующим склада. Авансовый отчет с документацией - ТТН, ТОРГ-12, квитанции к ПКО, счета-фактуры были отданы бухгалтеру. А кассовый чек потеряли.
Проверяя авансовый отчет, бухгалтер попросил у поставщика акт сверки, который подписан. В нем отражалась сумма оплаты. Авансовый отчет приняли у сотрудника.
Труднее окажется ситуация, когда потерялся полный пакет подтверждающей первичной документации.
Что предпринять в случае, когда потерялся полный пакет подтверждающей документации?
В таком случае плательщик налогов имеет право воспользоваться одним из 3-х вариантов:
1. Если работник фактически предъявил закупленную продукцию, а саму документацию потерял, то такие расходы принимаются на основании бумаг, которые косвенно подтверждают понесенные затраты (пункт 1 статья 252 НК России).
Впрочем, имеется риск спора с налоговой службой и необходимости отстоять свое право в суде.
В таком случае необходимо прикрепить к авансовому отчету такие документы:
Объяснительную записку сотрудника с указанием количества продукции, даты покупки, денежной суммы и места действия, а также с перечислением причин потери документации.
Второй экземпляр квитанции к ПКО, товарной накладной, копию листа книги кассира и (или) z-отчета кассира за день покупки, которые должны быть заверены, акт сверки, иными словами, копии и вторые экземпляры документов, косвенно или прямо подтверждающих факт покупки.
Пример № 2
Офисному работнику выдали 1 340 руб., чтобы закупить канцтовары. Сотрудник сдал канцелярию, а первичка была утеряна, в связи с этим, написал объяснительную записку. Бухгалтерия попросила у продавца копию z-отчета кассира, второй экземпляр товарной накладной и акт сверки. Подотчетная сумма отражалась во всей документации, авансовый отчет приняли.
2. Чтобы минимизировать налоговые риски, возможно принять косвенно подтвержденные затраты к бухгалтерскому учету за счет чистой прибыли учреждения, не учитывая их при расчете прибыли, которая облагается налогом.
ВАЖНО! В случае, если подтвердить затраты документальным образом не получается, то сумма, которая выдана в подотчет, будет считаться доходом работника. С нее нужно удерживать НДФЛ и взносы по страхованию.
Пример № 3
Программисту фирмы «Флагман» выдали 5 380 р., чтобы он оплатил услуги интернета для фирмы. Он произвел оплату 4 980 р. и комиссию 400 р. посредством терминала. Впрочем, когда заполнял авансовый отчет, понял, что чек терминала потерялся.
Сотрудник написал объяснительную записку, указал дату, место и потраченную денежную сумму, а также обстоятельства утери чека. Бухгалтерия попросила акт исполненных работ, а также акт сверки у интернет-провайдера. В документации отражалась сумма 4 980 р. Для того, чтобы не возник спор с налоговой службой, директор организации принял решение учесть затраты в счет чистой прибыли фирмы, а комиссионную сумму включить в доход работника.
Бухгалтерия удержала НДФЛ в сумме 52 руб. (400 × 13%) и рассчитала страховые взносы в размере 136 руб. (5,1% - ФФОМС, 26% - часть по страхованию, 2,9% - взносы по страхованию на случай временной потери трудоспособности, а также в связи с материнством).
3. Вычесть сумму, которая выдана в подотчет, из зарплаты работника.
Если работник не предъявил документацию или косвенно не подтвердил целенаправленное использование денежных средств, предприятие имеет право требовать возврата подотчетных сумм. Избрав этот метод, работодатель избавляет себя от необходимости уплаты налогов. К подобному мнению пришли судьи в приказе № 13510/12 от 05.03.2013 ВАС РФ.
Пример № 4
Руководителю ООО «Мериада» на протяжении 2015 г. выдавались денежные суммы в подотчет на покупку ГСМ. Впрочем, когда пришло время предоставления авансового отчета, документации он никакой не предъявил и подотчетные средства не возвратил. Во время проверки налоговая служба перенаправила всю сумму в доходы сотрудника, и рассчитала НДФЛ. Суд в таком вопросе занял сторону проверяющих.
Заключение
Принять или отклонить авансовый отчет у сотрудника, который потерял чек ККМ, - решать исключительно работодателю. Приняв затраты к учету без документации, которая подтверждает факт покупки, учреждению придется отстаивать свое право на суде.

Может ли подотчетное лицо отчитаться накладной и чеком, если в одном чеке и накладной, в сумме есть еще использование денег, не для организации?

Ответ

Законодательство не запрещает принять у сотрудника чек, где есть личные покупки подотчетника. На основании этого чека и других оправдательных бумаг отражайте в учете только те товары, которые работник приобрел для нужд компании.

Сумма затрат, которую вы отразите в учете, не будет совпадать с общим итогом по кассовому чеку. Чтобы у проверяющих в связи с этим не появились вопросы, попросите подотчетника сразу дать письменные объяснения о расхождениях. Образец -- см. ниже.

В объяснении подотчетник пусть перечислит, какие товары он приобрел для себя, их общую стоимость. Этот документ пригодится вам впоследствии — когда инспекторы будут проверять расходы. Если сотрудник к тому моменту уволится, без записки будет сложно объяснить расхождения между чеком и суммой в учете.

Авансовый отчет. Предупредите сотрудника, что ему необходимо отчитаться лишь по расходам компании. То есть личные покупки в авансовом отчете упоминать не требуется. Ведь их сотрудник приобрел на собственные деньги. Напомним: авансовый отчет можно составить по унифицированной форме № АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55). Но можно также применять бланк, разработанный в компании.

Накладная, товарный чек или иная первичка. Не забудьте проверить, что в первичке есть все обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ

Налоговики против изменения порядка уплаты НДФЛ работодателями

В последние годы неоднократно появлялась информация о разработке законопроектов, авторы которых хотели заставить работодателей платить НДФЛ с доходов своих работников не по месту постановки на учет работодателя-налогового агента, а по месту жительства каждого сотрудника. Недавно ФНС высказалась резко против подобных идей.

Счет-фактура: строку «идентификатор госконтракта» можно не заполнять

С 01.07.2017 года в счетах-фактурах появилась новая строка 8 «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)». Естественно, заполнять этот реквизит нужно лишь при его наличии. В противном случае эту строку можно просто оставить пустой.

Определение суммы «детских» вычетов больше не вызовет трудностей

Чаще всего работники обращаются к работодателю за получением вычета по НДФЛ на детей. И хорошо, если у работника только один ребенок. А если их, к примеру, четверо и двое из них уже совершеннолетние, то у бухгалтера может возникнуть вопрос, в каком размере предоставить «детский» вычет. На помощь в подобной ситуации придет наш новый .

Штраф за представление пояснений по НДС не по установленной форме можно оспорить

Налогоплательщики, обязанные сдавать НДС-декларацию в электронном виде, и пояснения к ней в ответ на требования налоговиков должны направлять по ТКС. Существует утвержденный формат для таких электронных пояснений. Но как следует из недавнего решения ФНС, даже если пренебречь установленным форматом, штрафа быть не должно.

Содержание журнала № 21 за 2012 г.

На вопросы отвечали эксперты Л.А. Елина, Н.А. Мартынюк, Е.А. Шаронова

Подотчет и наличные расходы

Понятно, что никому не хочется, чтобы налоговики при проверке авансовых отчетов отказали в принятии того или иного расхода. Но хотя бухгалтеры и инструктируют своих работников о том, как должны быть оформлены документы при наличных расчетах, все равно случаются ситуации, когда подотчетник приносит «не такой» документ. Вот и возникают вопросы: можно ли принять к вычету НДС только по чеку ККТ, нужна ли печать на товарном чеке? Ответы на эти и другие вопросы вы узнаете из второй части отчета об интернет-конференции, проведенной на сайте audit-it.ru в конце сентября.

Только товарный чек вмененщика подтверждает одновременно и приобретение, и оплату

Участник nata31.10_1983@ mail.ru

Можно ли учесть расходы, которые подотчетник подтвердил только товарным чеком?

: Есть категории продавцов, которые не должны применять ККТ, например плательщики ЕНВД. Они вправе вместо чека по требованию покупателя выдавать документ, содержащий такие реквизит ып. 2.1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее - Закон о ККТ) :

• номер и дата;
• наименование и ИНН продавца;
• наименование, количество, цена товаров;
• должность, фамилия и инициалы лица, выдавшего документ, и его личная подпись.

То есть товарный чек вмененщика одновременно подтверждает и приобретение, и оплату товарно-материальных ценностей. И на основании такого документа можно учесть расходы в целях налогообложени яПисьма Минфина от 06.09.2012 № 03-11-11/272 , от 19.01.2010 № 03-03-06/4/2 .

В то же время однозначно сказать, что имеющийся у вас документ выдал именно плательщик ЕНВД, нельзя. Ведь на товарном чеке, как правило, не указывается, что продавец применяет вмененку. Поэтому налоговики могут сказать, что нет документа, подтверждающего оплату расходов.

В случае спора с ними вы можете использовать такие аргументы:

• НК РФ не обязывает покупателя проверять налоговый статус продавца. Так что запрашивать, например, копию выданного ИФНС уведомления о постановке на учет в качестве вмененщика не нужно;
• НК РФ не называет в качестве обязательного документа, подтверждающего произведенные расходы, именно чек ККТ.

Вместе с тем имейте в виду, что если в товарном чеке нет вышеуказанных реквизитов, то необходим еще и чек ККТп. 1 ст. 2 Закона о ККТ . Без него расходы лучше не учитывать.

Без счета-фактуры принимать к вычету НДС опасно

Участник victor314

Куда деть НДС, выделенный в кассовом чеке, при отсутствии счета-фактуры?

: Плательщики НДС, использующие приобретенные по такому чеку товары (работы, услуги) в облагаемой НДС деятельности, могут выбрать один из вариантов действий.

НАПОМИНАЕМ ПОДОТЧЕТНИКУ

Если в кассовом чеке на приобретенные товары (работы, услуги) выделен НДС, нужно потребовать у продавца счет-фактуру.

ВАРИАНТ 1. Принять к вычету. Еще в 2008 г. ВАС решил, что по чеку ККТ с указанным в нем НДС можно принять налог к вычет уПостановление Президиума ВАС от 13.05.2008 № 17718/07 . Но такой подход приведет к спору с налоговиками. Ведь, по мнению контролирующих органов, для того чтобы предъявить к вычету НДС по товарам, приобретенным за наличный расчет, организации нужно имет ьп. 7 ст. 168 НК РФ ; Письма Минфина от 03.08.2010 № 03-07-11/335 , от 15.06.2010 № 03-07-11/252 , от 09.03.2010 № 03-07-11/51 :

• кассовый чек с суммой НДС, выделенной отдельной строкой;
• счет-фактуру.

ВАРИАНТ 2. Включить НДС в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг). Это наиболее распространенный на практике вариант. Логика у бухгалтеров такая: раз к вычету НДС принимать небезопасно, значит, его можно учесть в стоимости купленных товаров. Ведь это - невозмещаемый расход, непосредственно связанный с приобретением товаров (работ или услуг).

Однако налоговики и здесь могут увидеть ошибку. Они считают, что п. 2 ст. 170 НК РФ содержит исчерпывающий перечень случаев, когда НДС может быть учтен в стоимости приобретаемых товаров (работ, услуг). И в нем нет такого основания, как невозможность принятия НДС к вычет уПисьмо УФНС по г. Москве от 20.05.2011 № 16-15/049561@ .

ВАРИАНТ 3. Не учитывать входной НДС при налогообложении. То есть не принимать его к вычету и не включать в расходы при исчислении налога на прибыль. Это - самый безопасный и в то же время самый невыгодный для организации вариант.

Поэтому каждая организация сама решает, какой именно вариант учета входного НДС она выберет.

Под отчет можно выдать деньги только сотруднику организации

Участник dmb2003

Какая ответственность грозит фирме, если она выдает в подотчет суммы лицам, не являющимся сотрудниками? Фирма применяет УСНО 6%.

: Подотчетным лицом может быть только работник организаци ип. 4.4 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П . В вашем случае речь идет не о подотчете, а о гражданско-правовых отношениях с лицами, не являющимися работниками вашей организации.

Определить, что именно представляют собой выданные физлицам деньги, можно, только проанализировав суть ваших с ними отношений.

Так, к примеру, если с человеком заключен гражданско-правовой договор, вы можете выдать ему аванс под закупку материалов для выполнения предстоящих работ или услуг.

Если у вас оформлены агентские отношения или отношения комиссии, в рамках которых физлицо приобретает для вас какие-либо товары или материальные ценности, вы также можете выдать ему аванс под предстоящее выполнение данного ему поручения.

Ответственность собственно за выдачу денег неработникам не установлена. Однако все же штраф за нарушение порядка ведения кассовых операций возможен, если физлицо от вашего имени покупает у сторонних организаций (предпринимателей) какие-либо товары (оплачивает работы/услуги) и сумма оплаты превышает 100 000 руб. по одному договору. Ведь в таком случае вы превысите лимит расчетов наличным ич. 1 ст. 15.1 КоАП РФ ; Указание ЦБ от 20.06.2007 № 1843-У .

При этом применяемый вашей организацией режим налогообложения никакого значения не имеет.

Подотчетные деньги можно «выдать» и на зарплатную карту

Участник Дания

Можно ли деньги, выданные в подотчет, отправлять с расчетного счета на зарплатную карту?

: Ни в одном нормативном акте запрета на это нет.

Но зато есть два Письма ЦБ РФ (выпущенных в разное время), в которых высказаны различные точки зрения по этому вопросу.

Так, в Письме 2006 г. сказано, что выдача денег под отчет путем безналичного перечисления на счета сотрудников не предусмотрен аПисьмо ЦБ от 18.12.2006 № 36-3/2408 . То есть под отчет сотрудникам нужно выдавать только наличку из кассы.

А уже в 2008 г. ЦБ, ссылаясь на свое Положение об эмиссии банковских кар тПоложение ЦБ от 24.12.2004 № 266-П , делает вывод, что перечень операций, которые физические лица могут проводить по своим картам, открытый. И этот вопрос решает сама организаци яПисьмо ЦБ от 24.12.2008 № 14-27/513 . Так, в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (например, приказе, положении о командировках) может быть предусмотрена возможность перевода денег на командировочные расходы на банковские карты сотруднико вст. 168 ТК РФ .

Но если раньше некоторые банки руководствовались Письмом ЦБ 2006 г. и устанавливали запрет на перечисление подотчетных денег на зарплатные карты работников в договоре с организацией на открытие и обслуживание этих карт, то теперь они это уже не делают. Ведь в этом Письме ЦБ ссылался на старый Порядок ведения кассовых операци йутв. Решением Совета директоров ЦБ от 22.09.93 № 40 и старое Положение о правилах организации наличного денежного обращени яутв. ЦБ от 05.01.98 № 14-П , которые с этого года уже не действую тУказание ЦБ от 13.12.2011 № 2750-У .

А на днях Минфин выпустил Письмо, в котором он даже рекомендует перечислять подотчетные суммы на зарплатные карты работнико вПисьмо Минфина от 05.10.2012 № 14-03-03/728 . Но чтобы налоговики и сотрудники ФСС и ПФР не расценили перечисленные на карту работника суммы как зарплату и не доначислили НДФЛ и страховые взносы, при перечислении средств указывайте в назначении платежа «на командировочные расходы» или «на хозяйственные нужды». Подтверждением того, что работник не потратил деньги на личные нужды, будет его авансовый отчет (форма № АО-1) с приложенными к нему подтверждающими документами.

Печать организации на чеке ККТ не нужна

Участник Лидия Лучинина

Достаточно ли на кассовом и товарном чеках штампа «Оплачено» или обязательна печать организации?

: Перечень реквизитов, которые обязательно должны быть в чеке ККТ, приведен в п. 4 Положения по применению ККМутв. Постановлением Совмина - Правительства от 30.07.93 № 745 . И ни штамп «Оплачено», ни печать организации там не поименованы. Так что на кассовом чеке они не нужны. Чек ККТ и без этих реквизитов будет подтверждать оплату.

Теперь что касается товарного чека. Четкого перечня реквизитов, которые должны быть в товарном чеке, нет. Поэтому на нем вполне может стоять и печать организации-продавца (что чаще всего и бывает на практике), и штамп «Оплачено». Но имейте в виду, что товарный чек со штампом «Оплачено» не приравнивается к чеку ККТ и не заменяет егоп. 4 Положения по применению ККМ, утв. Постановлением Совмина - Правительства от 30.07.93 № 745 . Так что налоговики не примут у вас расходы по такому товарному чеку, если у вас нет чека ККТ.

Единственный случай, когда товарный чек может подтверждать оплату, это если его выдал плательщик ЕНВД.

С предпринимателем лучше рассчитываться по безналу

Участник Галина62

Мы рассчитываемся с ИП, оказывающими нашей организации транспортные услуги, наличными. Какой вариант оформления правильный? Вариант 1: наличные деньги выдаются в подотчет нашему сотруднику, ИП выписывает нам квитанцию к ПКО, сотрудник прикладывает квитанцию к авансовому отчету. В бухучете делаются проводки: Дт счета 71 – Кт счета 50, Дт счета 60 – Кт счета 71. Вариант 2: наличные выдаются непосредственно ИП, мы оформляем расходный кассовый ордер, где указываем паспортные данные ИП, и он расписывается в нем. В учете делаются проводки: Дт счета 60 – Кт счета 50.

: Предприниматель при получении наличных денег за транспортные услуги, оказанные юридическим лицам, должен выдать чек ККТ (если только ИП не применяет вмененку)пп. 1 , 2.1 ст. 2 Закона о ККТ . Таким образом, выдача предпринимателем квитанции к приходному кассовому ордеру - это нарушение порядка ведения кассовых операций.

А у вашей организации при отсутствии чека ККТ, выданного предпринимателем, могут быть проблемы с подтверждением расходов.

Также вам следует помнить о предельной сумме расчетов наличными между организациями и (или) предпринимателями по одному договору (100 000 руб.)п. 1 Указания ЦБ от 20.06.2007 № 1843-У ; п. 2 приложения к Письму ЦБ от 04.12.2007 . Превышение этого лимита грозит и вам, и предпринимателю большим штрафо мст. 15.1 ,

А чтобы вообще избежать проблем с подтверждением наличных расходов, лучше выплачивать предпринимателю деньги безналично. К примеру, перечислять их на его банковский счет (банковскую карту).

Вносимые работником в кассу наличные можно тратить на что угодно

Участник Альфия

Организация оплатила с расчетного счета обучение сотрудника с условием, что он возместит эти затраты в течение полугода. Сотрудник в течение 6 месяцев вносит денежные средства в кассу организации. Эти деньги организация направляет на хознужды, погашение займа. Насколько это правомерно? Организация применяет УСНО с объектом «доходы». Не будут ли внесенные сотрудником деньги являться доходами при УСНО?

: Расходование таких наличных на любые цели, в том числе и названные вами, правомерно. На погашение займа нельзя расходовать только наличную выручк уп. 2 Указания ЦБ от 20.06.2007 № 1843-У . А в вашем случае возвращаемые работником суммы выручкой не являются, ведь это не плата за что-то, что вы ему продали.

Теперь по второму вопросу. Есть вероятность, что налоговики расценят эти суммы как доходы, облагаемые налогом при УСНОПисьмо Минфина от 02.03.2010 № 03-04-06/2-19 . Но это требование можно попытаться оспорить, ссылаясь на то, что возвращаемые работником деньги не являются для организации экономической выгодо йст. 41 НК РФ . То есть придется доказывать, что деньги были предоставлены работнику в заем.

Так что, если вы и спорить не готовы, и налог с возвращаемых денег платить не хотите, оформите оплату обучения как целевой беспроцентный заем работнику. Суммы возвращаемого займа в доходах на УСНО не учитываютс яподп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 , подп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ . А НДФЛ с экономии на процентах будет ощутимо меньше налога при УСНО со всей возвращаемой работником суммы.

Подотчетное лицо потеряло кассовый чек и представило авансовый отчет без него. Принимать ли бухгалтеру такой документ? Какие последствия ждут компанию в случае положительного решения? Ответы на эти и другие вопросы обсудим в данной статье.

Какими документами можно оправдать оплату?

С ситуацией, когда подотчетное лицо потеряло кассовый чек, сталкиваются многие практикующие бухгалтеры. Принять к налоговому и бухгалтерскому учету расходы, неподтвержденные документально, нельзя. Об этом гласят нормы налогового законодательства (ст. 252 НК РФ) и закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ст. 9). При этом первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ. Кроме того, неподтвержденные первичкой расходы нельзя учесть в базе при расчете прибыли (письмо УФНС по Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).

При совершении операций с денежной наличностью все юридические лица и ИП (за исключением случаев, предусмотренных пп. 2, 3, 5-7 ст. 2 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ) обязаны выдать чек ККТ или БСО покупателю (п. 2 ст. 1.2 закона 54-ФЗ).

Чек ККТ (БСО) — первичный учетный документ, отпечатанный с применением специально предназначенной автоматизированной техники или же сформированный в электронной форме в момент расчета между продавцом и клиентом.

Документ должен содержать данные о расчете, а также обязательные реквизиты, предусмотренные п. 4.7 закона 54-ФЗ. Однако действующее законодательство не говорит о том, что чек ККМ является единственным первичным документом, подтверждающим факт расходования средств, а налоговый кодекс не устанавливает перечня таких подтверждающих бумаг. Следовательно, если подотчетник предоставил иные подтверждающие документы, например: товарный чек, акт выполненных работ, товарную накладную и прочие бумаги, оформленные в соответствии с нормами законодательства, то они могут быть приняты к учету.

Пример 1

Сотруднику Никитину О. А. было выдано 83 548 руб. на закупку товаров от поставщика за наличный расчет. Товары он сдал на склад, о чем свидетельствует приходная накладная, подписанная кладовщиком. Авансовый отчет с приложением документов — ТОРГ-12, ТТН, счета-фактуры и квитанции к ПКО — передан в бухгалтерию. При этом кассовый чек был утерян.

При проверке авансового отчета бухгалтер запросил у поставщика подписанный акт сверки. Сумма оплаты в нем была отражена. Авансовый отчет был принят у работника.

Образец заполнения авансового отчета см. в статье .

Сложнее обстоит дело в ситуации, когда утерян весь пакет подтверждающих первичных документов.

Что делать, если утерян весь пакет подтверждающих документов?

В данном случае налогоплательщик может выбрать один из 3 вариантов:

1. Если сотрудник фактически предоставил закупленные товары, а сами документы потерял, то такие затраты можно принять на основании бумаг, косвенно подтверждающих понесенные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Однако есть вероятность спора с налоговиками и необходимости отстаивать свою позицию в суде.

В данном случае понадобится приложить к авансовому отчету следующие бумаги:

• Объяснительную записку работника с указанием даты покупки, количества товара, суммы и места действия, а также с описанием причин утраты документов.
• Дубликат квитанции к ПКО, товарной накладной, заверенную копию листа книги кассира-операциониста и (или) z-отчета кассира-операциониста за день покупки, а также акт сверки, то есть копии и дубликаты документов, прямо или косвенно подтверждающих факт покупки (постановление ФАС Московского округа от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2 по делу № А40-106307/09-4-729, постановление ФАС Поволжского округа от 31.07.2008 по делу № А06-7444/07).

Пример 2

Офис-менеджеру было выдано 1 340 руб. на закупку канцтоваров. Канцелярию работник сдал, а первичку потерял, в связи с чем написал объяснительную записку. Бухгалтер запросил у продавца дубликат товарной накладной, копию z-отчета кассира-операциониста и акт сверки. Подотчетная сумма фигурировала во всех документах, и авансовый отчет был принят.

1. С целью минимизации налоговых рисков можно принять косвенно подтвержденные расходы к бухучету за счет чистой прибыли компании, не учитывая их при подсчете налогооблагаемой прибыли.

ВАЖНО! Если же подтвердить расходы документально не получится, то выданная в подотчет сумма будет считаться доходом сотрудника. С нее необходимо удержать НДФЛ, а также страховые взносы.

Пример 3

Программисту компании «Флагман» было выдано 5 380 руб. на оплату интернета для компании. Он оплатил услугу в размере 4 980 руб. и комиссию в сумме 400 руб. через терминал. Однако при заполнении авансового отчета обнаружил, что чек терминала утерян.

Работник написал объяснительную записку с указанием даты, места и потраченной суммы, а также обстоятельств утери чека. Бухгалтер запросил акт выполненных работ и акт сверки у провайдера. В документах фигурировала сумма в 4 980 руб. Чтобы не спорить с налоговиками, руководитель предприятия решил учесть расходы за счет чистой прибыли организации, а сумму комиссионных включить в доход сотрудника.

Бухгалтер удержал НДФЛ в размере 52 руб. (400 × 13%) и рассчитал страховые взносы в сумме 136 руб. (26% — страховая часть, 5,1% — ФФОМС и 2,9% — страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством).

1. Удержать сумму, выданную в подотчет, из заработной платы сотрудника.

Если сотрудник не представил документов или косвенного подтверждения целевого расходования средств, организация вправе потребовать возврата подотчетных сумм. Выбрав данный способ, работодатель избавит себя от необходимости оплаты налогов. К такому мнению пришли судьи в постановлении ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12.

Пример 4

Директору ООО «Мериада» в течение 2015 года выдавались суммы в подотчет на закупку ГСМ. Однако по истечении срока представления авансового отчета документов он никаких не предоставил и подотчетные денежные средства не вернул. В результате проверки налоговики переквалифицировали всю сумму в доходы работника и рассчитали НДФЛ. Суд в данном вопросе поддержал проверяющих (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.06.2014 № А26-5684/2013).

Итоги

Принимать или не принимать авансовый отчет у сотрудника, потерявшего чек ККМ, — решать только работодателю. Приняв расходы к учету без документов, подтверждающих факт покупки, предприятию придется отстаивать свою позицию в суде.

Касса