Учет рабочего времени сотрудников - это ведение табеля, контроль за присутствием служащих на производственном месте с помощью механических и электронных устройств. Поговорим о том, как организовать такой контроль на предприятии.

Положение об учете рабочего времени

Положение — документ, который фиксирует в организации распределение времени труда для каждого работника и учитывает как рабочие, так и выходные дни. Также в нем отражаются выявляемые нарушения, за которые работника привлекают к ответственности дисциплинарного характера.

Составлением табеля, в котором будет отражаться режим и учет рабочего времени, занимается назначенное руководителем лицо — табельщик. Он несет ответственность за соблюдение требований к оформлению табеля и достоверность фиксируемых в нем данных.

В обязанности табельщика входит следующее:

• разработка графиков сотрудников;
• фиксирование прихода на работу и ухода;
• соблюдение сотрудниками определенного работодателем регламента и нормо-часов;
• проверка документов, которые предоставляет работник в качестве уважительной причины своего отсутствия (больничный, повестка в суд и т. д.);
• сообщение работодателю о нарушениях трудовой дисциплины, допущенных сотрудниками.

С Положением, в котором фиксируется учет рабочего времени, табельщик должен быть ознакомлен под подпись. В противном случае будет считаться, что его не ознакомили с возложенными на него обязанностями. См. ниже образец (скачать документ можно в конце статьи).

Виды учета

Существуют два вида учета использования времени труда: сплошной и метод отклонений. Сплошной метод еще называют поденный. Методом отклонения также называют еженедельный учет. Оба вида используются для оптимизации работы в организации в зависимости от ее специфики.

Поденный учет используется в организациях с одинаковой продолжительностью смен. Использование такого вида табелей помогает фиксировать отработанные работником часы и избежать переработок отдельными сотрудниками.

Кроме того, такой способ позволяет учесть права и интересы сотрудников льготной группы, которым устанавливается индивидуальная продолжительность рабочего дня, согласно статье 94 ТК РФ (несовершеннолетние до 16 и до 18 лет, инвалиды, спортсмены, педагоги и так далее).

Еженедельный учет применяется в отношении работников с гибким графиком, у которых разная продолжительность работы каждый день по итогам недели составляет норму. Такой способ используется при особой специфике работы организации или по договоренности с работником.

Суммированный учет времени труда

Порядок введения суммированного контроля рабочего времени устанавливается ст. 104 ТК РФ в тех случаях, когда ни один из других способов не может применяться (например, при круглосуточном, посменном режимах или при скользящем графике).

Основаниями для его применения является право складывать отработанные в разное время часы для соблюдения нормы выработки, но за более длительный период. Главным условием суммирования работы является выполнение по итогам подсчета часов нормы труда.

Часто такую форму применяют при скользящем рабочем графике. Локальными актами организации устанавливается период, в рамках которого контролируются часы работы сотрудников, который, несмотря на различные временные рамки занятости, в совокупности даст усредненную сорокачасовую норму.

Суммированный учет рабочего времени: примеры расчета

Оклад сотрудника: 20 000 рублей.

Для определения почасовой ставки необходимо размер оклада умножить на число месяцев в году и разделить на количество рабочих часов в году: 20 000 × 12 / 1973 = 121, 64 рублей (почасовая ставка).

Определение размера заработной платы будет рассчитываться, исходя из количества отработанных часов, умноженного на почасовую ставку.

Методы осуществления контроля

Любая система учета рабочего времени будет успешно применяться при правильном выборе методов контроля со стороны работодателя. Выбор способа контроля зависит от специфики деятельности организации, дисциплинированности сотрудников, корпоративной этики, финансовой позиции организации и соотношения доходов и затрат.

Наиболее применяемыми методами являются следующие: пропускной режим (турникеты, журнал), контроль за посещаемостью со стороны непосредственных руководителей, возложение обязанности на самих работников (составление отчета о проделанной за день работе), использование видеокамер и специального программного обеспечения.

Табель

Учет рабочего времени при ненормированном рабочем дне, как и при нормированном, должен производиться путем заполнения табеля. Он заполняется вручную табельщиком (при большом штате сотрудников — в электронном виде). Записи вносятся ежедневно.

После заполнения табель передается для ознакомления руководителю, а затем расчетной группе для начисления заработной платы согласно отработанной норме. Чаще всего записи для сохранности создаются и в бумажном, и в электронном видах.

Выглядит табель так:

Ответственность работодателя

В связи с тем, что учет рабочего времени на 2019 год, как и на предыдущие годы, является обязанностью организации, а не правом, отвечающие за его ведение могут быть привлечены к ответственности административного типа за несоответствие заполненных данных действительности.

Статьей 5.27 КоАП РФ определено, что организация, нарушающая трудовые нормы, может быть привлечена к ответственности в виде штрафа на сумму 50 000 рублей. Повторные нарушения наказываются жестче.

Работу по учету времени труда сотрудников является важной и сложной задачей, позволяющей оптимизировать работу организации, улучшить дисциплину и повысить доходы, поэтому работодатели также строго следят за выполнением табельщиком своих обязанностей.

Каждая организация должна грамотно вести контроль времени труда сотрудников, так как от этого зависит их заработная плата и успешная работа самого предприятия.

Учёт рабочего времени ведётся с помощью табеля. По этому документу можно определить количество отработанных часов, нормативы рабочего времени, заполнить бухгалтерскую документацию. Статья 91 ТК РФ обязывает работодателей заводить на каждого сотрудника такой документ и заполнять его по мере работы. Существует инструкция заполнения и образцы табеля учёта на 2017 год.

Форма и назначение учётного документа по Трудовому Кодексу РФ

Табель необходим для фиксирования рабочих часов сотрудника. Различают две унифицированные формы учётного документа: Т12 и Т13. Также допускается разработка собственных форм в пределах компании. Это основа для начисления заработной платы.

Применяются для учёта времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчёта оплаты труда, а также для составления статистической отчётности по труду.

Основные функции табеля:

1. Ежедневный учёт отработанного времени. Контроль соблюдения требований действующего трудового права.
2. Фиксирование данных о рабочем времени каждого трудящегося.

В соответствии с количеством рабочих часов начисляется заработная плата и составляется отчёт для отдела статистики.

Штрафы: кто несёт ответственность

За отсутствие этого документа предприятие может быть привлечено к административной ответственности. В такой ситуации ответственному должностному лицу грозит увольнение.

Если на предприятии не выделили время, чтобы оформить табель, трудовая инспекция назначит штраф 10 000 р. Если табель заполнен, могут учитываться ошибки. Некорректный документ подлежит исправлению.

За нарушение регламента заполнения назначают штраф в сумме до 50 000 р. Возможно также административное наказание. Эта мера принуждает предприятие простоять без работы до 90 дней.

Способы заполнения табеля трудового времени

Присутствие или отсутствие на рабочем месте каждого штатного работника фиксируется методом сплошной регистрации. Такой подход используется, если количество отработанных часов в разные дни отличается.

Если количество рабочих дней неизменно, то применяется второй метод. С помощью этого подхода можно регистрировать отклонения: неявки, сверхурочная работа, опоздания.

Титульный лист

Такая информация подставляется автоматически при условии заполнения табеля с помощью специализированных программ на ПК.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13.

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1

На титульном листе есть перечень условных обозначений. Это общепринятые коды, которые используются при заполнении всех форм табеля учёта.

Правильный образец: как оформить документ

Рассматриваемый учётный документ готовится в одном экземпляре. Используется для ведения бизнеса, в том числе ИП.

По истечении месяца табель подписывают руководители всех уровней (главный и начальник отдела или сектора), а также ответственный работник-кадровик. После оформления табель направляется в бухгалтерию.

Составление и оформление отчёта в бюджетных структурах

На государственных предприятиях/учреждениях используют форму 0504421. Это документ, где фиксируются отклонения в использовании рабочих часов. Формируется за два дня до наступления периода учёта. Все отклонения в конце месяца нужно суммировать и передать в бухгалтерию.

Как заполнить электронный аналог

Табель может составляться в интерфейсе специализированной программы. Самый простой вариант - таблица Excel. Также существуют интегрированные решения на базе информационной системы предприятия.

Заполняется отчёт автоматически на основе данных о работе. Такую форму табеля легче корректировать.

Как заполнить табель учёта рабочего времени - видео

Заполняем документ при сдельной оплате труда работника: инструкция

Сдельная система предполагает начисление оплаты труда в зависимости от объёма выполненной работы. Для этого ведётся табель учёта рабочего времени и учёт выработки по каждому сотруднику.

Особенности учёта при сдельной оплате:

1. Труд может измеряться в часах. Например, работа учителей, преподавателей, водителей и др. В такой ситуации в табеле указывают время работы.
2. В остальных случаях ставится отметка «Я» или «01». Последняя строка документа не заполняется.
3. Праздничные дни оплачиваются отдельно. Размер выплаты описывается в коллективном договоре.

Расшифровка условных обозначений и кодов: «ночные», выход вместо отгула и пр.

Применяются кодовые обозначения, установленные Госкомстатом РФ по форме Т12. Расшифровка описана на титульном листе образца.

• Я - работа в дневное время;
• В - работа в праздники и выходные;
• Н - ночная смена;
• РВ - присутствие на рабочем месте в выходной день;
• С - сверхурочная работа;
• Б - дни временной потери трудоспособности (больничный лист);
• К - дни в командировке;
• ОТ - дни планового отпуска;
• ОЗ - отпуск за свой счёт;
• У - отпуск на обучение в учебном заведении;
• НН или ЗО - отсутствие на работе по неизвестным причинам;
• ПР - прогулы. Не путать с отгулом, который можно утверждать с руководством официально.

При необходимости, когда недостаточно указанных выше кодов, допускается разработка на предприятии дополнительных обозначений.

Основные ошибки

Табель необходимо заполнять с учётом законных требований. Ошибки и неточности исключены. Наиболее часто встречаются следующие погрешности:

1. Не указана должность сотрудника. Недостаточно указать только ФИО, нужно обязательно занести в графу наименование занимаемой позиции в компании.
2. Выходной или праздничный день ошибочно обозначен как рабочий.
3. Некорректная длительность предпраздничного дня. Такой рабочий день обычно сокращён. Необходимо вместо 8 часов отмечать 7.

Как должно учитываться совмещение должностей

Учёт времени работника-совместителя имеет некоторые особенности. Отмечается фактическое время отработки. Протяжённость работы за день отмечается в табеле Т12 в строке внизу, в графах 4 и 6, или в Т13 во 2 и 4 строках. При внутреннем совместительстве время работы отражается отдельно по каждой занимаемой работником должности.

Стандартная форма для заполнения табеля учёта работы командированного

Отработанное время командированных фиксируется в табеле формы Т12. В графе ставится буквенное обозначение «К» или цифровое «06». Отмечаются только дни, часы не конкретизируются.

Правило использования разных форм табеля

На основании ст. 7 и 9, компания, занимающаяся коммерческой деятельностью, может разрабатывать дополнительные формы фиксации рабочего времени, более приемлемые для специфики предприятия. Бюджетные организации предпочитают следующие формы табельного учёта:

1. Табель для расчёта зарплаты (Ф №0504421).
2. Учёт, предназначенный для последующей автоматической обработки информации (Ф №0301008).

Формы Т12 и Т13 имеют идентичные реквизиты согласно инструкции по составлению табельного учёта.

Как должен составляться отчёт: регламент

Документ заполняется следующим образом:

1. Вверху заполняется наименование предприятия или учреждения, а также отдела или сектора (если есть необходимость).
2. Заполняется точная дата составления документа и его номер.
3. В графу «Отчётный период» заносятся данные за все дни данного срока.
4. В 1 разделе ставится порядковый номер.
5. 2 и 3 графы заполняются сведениями о штатных сотрудниках на основании их личных карточек.
6. В 4 и 6 колонки вносятся коды, соответствующие затратам времени, отработанного за каждый рабочий день учётного периода.
7. 5 и 7 графы предназначены для получения промежуточных результатов за полмесяца: ячейка вверху заполняется количеством фактических рабочих дней, внизу - отработанные часы. Это позволяет сделать предварительный анализ.
8. Графы с 8 по 17 заполняются по истечении месяца.
9. Число отработанных дней и часов заносится в 14 и 16 графы.
10. Причина возможной неявки отмечается соответствующим кодом в 15 графе.
11. 17 графа служит для отражения количества нерабочих дней (выходных и праздников).
12. Следующие графы (вторая часть табеля) с 1 по 55 графу заполняют бухгалтерские работники.

Ответственность за ведение и утверждение

В связи с отсутствием чётких требований по табельному учёту, на предприятии устанавливается собственный порядок ведения кадровой документации. На принятие решения влияют различные факторы: финансовые, кадровые и организационные возможности компании.

По требованиям ч.4 ст.91 ТК РФ, ведение табеля возлагается на работодателя. Это означает, что руководство вправе назначить конкретного сотрудника для ведения этой формы учёта.

Обязанности фиксируются в должностной инструкции или в трудовом контракте на основании изданного руководителем приказа. Такие действия регламентируются в ст.8, 57, 91 ТК РФ.

Если численность штата в организации составляет от 1 до 5 человек, отдельная должность по ведению табеля не предусматривается. Не всегда целесообразно поручать обязанности табельщика одному из сотрудников. Это требует повышения квалификации и лишних расходов. Как правило, на небольшом предприятии табель ведёт сам руководитель. Если организация насчитывает более 30 человек, учёт отработанного времени ведёт отдельный сотрудник кадровой службы. Иногда допускается совмещение обязанностей.

Ответственность за осуществление табельного учёта иногда поручается бухгалтеру или секретарю.

Как вести учёт времени

В компаниях с большой численностью штата применяются следующие варианты ведения учёта:

1. Централизованное проведение табелирования. На предприятии выделяется несколько работников-табельщиков, основные обязанности которых заключаются в проведении табельного учёта отработанного времени каждого сотрудника.
2. Децентрализованное. В этом случае каждое подразделение компании имеет своего табельщика. Подписывать табель может начальник структурного подразделения. Это право осуществляется по доверенности от руководителя либо утверждается соответствующим приказом.

Специфика работы предприятия часто не позволяет передавать право подписи главного руководителя начальнику структурного подразделения. Это провоцирует нарушение трудового законодательства, которое может быть обнаружено при проверке контролирующими органами.

Рекомендация: перед делегированием полномочий следует убедиться, что учредительные документы компании не запрещают подобную передачу. Если ограничения существуют, право подписи останется за руководителем головного предприятия.

«Командировочный» учёт: как учитывать рабочие часы, если сотрудник в командировке

Проконтролировать работу сотрудника, находящегося в другом городе, невозможно. Однозначных требований к учёту времени трудовое право не предъявляет. В подобных случаях рекомендуется самому сотруднику вести учёт собственного рабочего времени.

Составление учётного документа - это дополнительная обязанность, которая должна фиксироваться в должностной инструкции. За выполнение этого задания полагается доплата.

Здесь должен сработать моральный аспект. Работник должен быть честным и не допускать приписок рабочего времени. Насколько он правдив, сможет определить руководитель. Оцениваются результаты работы сотрудника и степень его эффективности.

Как долго может храниться документ, в т.ч. на вредных предприятиях

На основании п.281 Перечня документов о деятельности предприятия, табель учёта рабочего времени подлежит хранению не менее одного года.

С другой стороны, этот документ является основанием для начисления налогов. Такие «бумаги» хранятся до четырёх лет согласно кодексу (пп.8 п.1 ст.23 НК РФ).

Кроме того, табель является первичным документом для платы труда. А значит, его следует хранить не менее пяти лет (ст.17 ФЗ «О бухгалтерском учёте»). Таким образом, табель хранится не менее 5 лет.

Если сотрудник работает во вредных/опасных условиях, то получает льготы при начислении пенсии. Тяжёлый труд на предприятии имеет вероятные негативные последствия для здоровья и жизни человека. Соответственно, в таких условиях табель хранится 75 лет.

Табель учёта рабочего времени содержит основные сведения, которые используются для расчёта и начисления зарплаты. Каждая графа, в которую заносится то или иное условное обозначение, должна иметь документальное подтверждение (приказ, лист временной нетрудоспособности, различные справки, уведомления, удостоверения). Чтобы избежать ошибок при заполнении, ответственный за ведение учётного документа должен быть предельно внимательным, иметь специальные знания. Грамотное ведение табеля обеспечивает правильное начисление зарплаты сотрудникам. Это исключает трудовые споры и штрафы.

С праведливая система оплаты труда строится на основе точного учета рабочего времени. Важно не только подсчитать, сколько часов сотрудник посвятил профессиональной деятельности, но и зафиксировать в документах. Документальное оформление учета рабочего времени служит основой для начисления заработной платы, а в случае возникновения споров именно верное оформление документов поможет компании защитить свои позиции перед трудовой инспекцией или в суде.

Требования к документам, например, табелю учета рабочего времени и методике заполнения, закреплены в законодательстве. На практике бумажные формы документов уже почти не заполняются, а кадровый документооборот ведется в специальных программах.

Нормативно-правовая база

Разнообразные аспекты организации документального оформления учета рабочего времени определяются нормами Трудового кодекса Российской Федерации. Согласно закону, вести учет рабочего времени персонала - обязанность работодателя. Кодекс предусматривает две формы учета:

• нормальный, дневной или недельный , когда продолжительность рабочего времени в течение недели не должна превышать 40 часов, а для отдельных категорий работников может устанавливаться сокращенный режим, например, для подростков - 24 часа в неделю, на предприятиях с вредными условиями труда - 26 часов;
• суммированный , когда основой для повременного учета служит месячный лимит рабочих часов; применяется при посменной работе.

Формы и порядок заполнения документов, а также частные вопросы регулируются нормативными актами Министерства труда и социальной защиты. За соблюдением установленного порядка следит Федеральная служба по труду и занятости. В случаях грубого нарушения требований документального оформления учета использованного рабочего времени надзорную функцию выполняет прокуратура, которая вправе вынести предписание в адрес работодателя. Вопросы, которые не нашли отражения в нормативных документах, могут решаться в судебном порядке.

Организация труда и заработной платы

Заработная плата служит основным средством мотивации работников, стимулом работать более эффективно и качественно. В основе многих систем мотиваций лежит механизм повышенной оплаты сверхурочно отработанного времени.

В терминах закона заработная плата - это совокупность вознаграждений, которые получает сотрудник за выполнение трудовых функций. Согласно законодательству, зарплата должна выплачиваться в денежных формах. Для этого предприятию требуется создать зарплатный фонд. Это общая сумму, которая распределяется между сотрудниками в зависимости от количественных показателей труда. Натуральная оплата труда, принятая в период перестройки экономики, сегодня практически исключена из трудовых отношений.

Начисление заработной платы невозможно производить без учета личного состава. Трудовое законодательство предусматривает целую систему документов по учету персонала. Кадровый учет начинается с подписания контракта и оформления приказа о приеме на работу. В контракте учитываются такие значимые параметры, как срочность или бессрочность контракта, права и обязанности работника и нанимателя, режим рабочего времени (нормированный или ненормированный), продолжительность отпуска. На основе контракта (трудового договора) руководитель организации или обособленного подразделения издает приказ. В приказе указывается должность, режим рабочего времени (полный или сокращенный рабочий день), другие значимые параметры.

После официального оформления и подписания контракта на сотрудника заводят личную карточку, где указывается табельный номер работника. В дальнейшем личный номер будет ставиться во всех документах, имеющих отношение к работнику.

Табельная система является одним из основных механизмов учета рабочего времени. Отработанное время отражается в документе утвержденной формы N Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы».

Табельный учет предполагает отражение всех фактов соблюдения и нарушения трудового распорядка, в том числе опозданий и задержек на рабочем месте. На практике в табеле учета рабочего времени чаще всего указываются только полностью отработанные дни и периоды на бюллетене. Это связано с тем, что система оплаты труда, установленная Трудовым кодексом, не дает возможности учитывать опоздания как основание для неначисления или снижения заработной платы.

Работодателям рекомендует вести учет рабочего времени с внедрением системы электронных пропусков, которые фиксируют фактический период нахождения сотрудника на работе. Это позволяет использовать повременную схему оплаты труда. Однако на практике все расчеты ведутся на основе предположения о полностью отработанном рабочем дне или смене.

Табель ведет уполномоченный сотрудник кадровой службы или бухгалтерии. Данные в табель заносятся на основании информации из документов, к которой относятся больничные листы, приказы об убытии в командировки, о предоставление отпуска, о выполнении государственных и общественных обязанностей, например, исполнении обязанностей присяжного заседателя. Если табель учета рабочего времени ведут в электронной форме, в конце месяца его необходимо распечатать и заверить подписью руководителя. Отсутствие документов в бумажном виде - достаточное основание для замечания при проверке.

Периоды, когда работник не исполняет обязанности, также требуют грамотного документального оформления. Например, на время болезни необходимо оформить листок учета нетрудоспособности в установленном порядке. Если предприятие, цех или отдельна линия простаивают, правоотношения оформляются приказом о простое, и зарплата начисляется в меньшем размере.

Законное применение к сотруднику мер дисциплинарной ответственности за прогулы или опоздания требует оформление отдельных документов, в частности актов комиссии, подтверждающей отсутствие на рабочем месте. Важно: российское законодательство не дает возможности использовать данные документы как основание для перерасчета заработной платы в сторону уменьшения, допустимо снижать только премиальную часть.

Понятие рабочего времени

Рабочее время - это период, который определяется как отрезок между начальным и конечным моментами, установленными трудовым распорядком. Работник обязан выполнять рабочие функции в течение рабочего времени с перерывом на обед. Законодательство не позволяет сокращать период рабочего времени, установленный договором и правилами внутреннего распорядка, на любые промежутки, когда работник отсутствует на рабочем месте, например, перекуры, посещение врача, присутствие на собраниях трудового коллектива. У работодателя нет законных основания, чтобы отражать подобные перерывы в табеле учета рабочего времени и на этом основании уменьшать оплату труда. Законодательство устанавливает стабильную 40-часовую рабочую неделю, которую нельзя произвольно сокращать. Исключения допустимы, если в компания применяет суммированный учет рабочего времени, или в случае, когда нормальная продолжительность увеличивается (не более чем до 40 часов в неделю) с выплатой работнику денежной компенсации, устанавливаемой отдельным приказом руководства. Порядок изменения продолжительности рабочего времени закрепляется отраслевыми соглашениями и коллективными договорами. Письменное согласие работника - обязательно условие.

Суммированный учет рабочего времени

Если работник систематически перерабатывает или трудовой ритм нельзя четко распределить на рабочую неделю или на количество смен, Трудовой кодекс разрешает вводить суммированный режим учета рабочего времени.

Эта система применяется, например, для врачей, которым устанавливается 36-часовая рабочая неделя в связи с тяжелыми или вредными условиями труда. Если норма часов будет отработана за две смены, привлекать к работе в дальнейшем сотрудников будет невозможно. Для учета переработок необходимо устанавливать определенный период, в течение которого в табеле работника отмечается фактическое время, проведенное на дежурстве. Как правило, в качестве периода расчета используется месяц. Стандартным периодом для учета является неделя, за которую допускается отработать максимум 40 часов. Для специалистов, которые работают в условиях повышенной сложности и тяжелых условий труда, устанавливается сокращенная рабочая неделя.

Применение суммирования рабочего времени позволяет устанавливать для отдельных сотрудников «льготные» режимы учета. Период учета желательно согласовать с трудовым коллективом. Если существует практика заключения коллективных договоров, то выбранный период учета должен быть указан в договоре с учетом мнения представительного органа трудового коллектива. Введение суммарного учета практикуется редко, поскольку немного предприятий работают в ритме, который предполагает регулярные переработки сверх установленного для смены времени.

Существует несколько правил, определяющих возможность использования механизма суммированного учета в компаниях и организациях, которые в целях соблюдения законодательства сочли это необходимым:

• Суммированный учет рабочего времени может вводиться для коллектива и отдельных сотрудников при условии, что доказана целесообразность введения.
• Вводить суммированный учет рабочего времени допускается только в том случае, если режим работы сотрудников не предполагает стабильного соблюдения недельного количества отработанных часов.
• Условие об использовании суммированного учета обязательно должно быть отражено в трудовом договоре или дополнительном соглашении.
• Работников необходимо под подпись знакомить с приказами руководства компании о применении суммированного учета рабочего времени.
• В течение смены или недельного периода учета рабочего времени переработки в совокупности не должны превышать 4 часов; годовая норма переработок не должна превышать 120 часов общего времени, проведенного на работе сверх положенного по Трудовому кодексу.

Введение суммированного учета использования рабочего времени обязывает работодателя оплачивать переработки. Отказ платить сверхурочные противоречит действующему законодательству. Притом важно оформлять согласие с сотрудника и документировать каждый час переработки. Иначе, если переработки будут зафиксированы другими способами, это может быть расценено как нарушение статьи 99 Трудового кодекса.

Документальное оформление суммированного учета рабочего времени

Для документирования фактически отработанных часов в режиме суммированного учета использованного рабочего времени необходимо применять график учета, формы которого есть в бухгалтерских и кадровых программах. При составлении графика сотрудники кадровых служб должны учитывать два важных обстоятельства:

• вне зависимости от продолжительности смены для сотрудника должен быть предусмотрен обеденный перерыв, продолжительность которого может варьироваться в промежутке от получаса до двух часов;
• превышение количества часов за учетный период возможно только в случае оформления переработки как работы за пределами нормального рабочего времени, с условием письменного согласия работника и издания соответствующего приказа работодателя.

Сверхурочная работа и требования к ее документированию

Согласно статье 99 Трудового кодекса, сверхурочной считается работа за пределами нормальной продолжительности рабочего дня. Сверхурочная работа при суммированном учете рабочего времени определяется как работа сверх установленного количества рабочих часов за учетный период.

Закон разрешает сверхурочную работу в несколько ситуация:

• если существует угроза порчи имущества, причинение ущерба жизни или здоровью людей;
• если необходимо восстановить механизмы, нерабочее состояние которых приведет к простоям значительных групп работников;
• если требуется продолжить работу при неявке сменщика в случаях, когда рабочий процесс не может прерываться и работодатель должен принять незамедлительные меры по замене работника.

Обязательным требованием при привлечении работника к сверхурочным работам является оформление его письменного согласия. Без оформления письменного согласия разрешается привлечение к сверхурочной работе только для устранения последствий катастроф.

Сверхурочная работа должна быть отражена в табелях учета рабочего времени. При системе оплаты труда, когда часы, отработанные за пределами рабочего времени, учитываются в мотивационной части, время необходимо фиксировать в табелях.

Оформление простоев

Простой, как достаточно частое явление в кризисные периоды, требует особенно тщательного документального оформления. Это позволяет избежать конфликтов, связанных с отказом работодателя оплачивать время простоя, которое оплачивается в размере минимум 2/3 установленной заработной платы или тарифной ставки. Проблема в том, что действующее трудовое законодательство не содержит обязательных требований к оформлению простоев, что приводит к частым ошибкам при составлении документов.

Перечень причин простоя строго ограничен и включает переоборудование цеха, установку оборудования, катастрофы и ряд других. Однако отсутствие заказов, например, не может служить основанием для объявления простоя. В любом случае причины должны быть оформлены приказами руководства компании и другими документами, позволяющими установить обоснованность простоя. В документах необходимо указать причины и период простоя, а также должности и фамилии сотрудников, в отношении которых объявлен простой. Только тогда работодатель получает законное право оплачивать вынужденно нерабочий период по пониженной ставке.

Программные решения для учета рабочего времени

Иногда табельного учета рабочего времени недостаточно. Например, при проектной деятельности важно, сколько конкретно времени сотрудник посвящает работе над определенными проектами. Некоторые системы мотивации построены на раздельном учете. В подобных ситуациях предприятия устанавливают программные продукты с возможностью учитывать временные отрезки по различным параметрам и генерировать необходимые отчеты.

Модули, предназначенные для ведения табеля учета рабочего времени, встроены в основные бухгалтерские программы. Существуют отдельные платные и условно бесплатные программные решения, в том числе набирающие популярность облачные сервисы. Преимуществом программы или сервиса будет предустановленный стандартный набор документации, необходимый для учета рабочего времени.

Для подсчета рабочих часов подойдет любая из нескольких десятков простых приложений, которые регистрируют время, проведенное за компьютером. Определять время, затраченное на конкретные проекты, на достижение конкретного результата, способны более сложные системы, например, CRM-системы или .

Учет рабочего времени является гибким механизмом мотивации работника, и использование современных программных продуктов делает инструмент более удобным и эффективным.

Научим правильно вести учет рабочего времени сотрудников в условиях любого режима работы - от пяти- или шестидневной недели с фиксированными выходными до гибкого графика и ненормированного рабочего дня.

Из статьи вы узнаете:

Учет рабочего времени - одна из ключевых обязанностей работодателя. Администрация любого предприятия, независимо от сферы деятельности и формы собственности, должна фиксировать точное количество отработанных сотрудниками часов и дней. Это необходимо для правильного расчета заработной платы, документального обоснования расходов на персонал и соблюдения законодательно установленных норм продолжительности рабочего времени .

Нормирование времени позволяет распределить часы работы и отдыха таким образом, чтобы работник успевал полноценно отдыхать. Отсутствие переработок и полноценный отдых - факторы, благодаря которым эффективность труда остается стабильно высокой, а риск развития профессиональных заболеваний снижается.

Скачайте документы по теме:

Нормирование и учет рабочего времени в 2017 году

Понятию рабочего времени и связанным с ним нормам посвящена вся 15 глава Трудового кодекса РФ. Согласно ст.91 ТК РФ, рабочим временем считается период, в течение которого сотрудник исполняет свои должностные обязанности в соответствии с условиями трудового договора, правилами внутреннего трудового распорядка и другими нормативными актами работодателя. Сюда же относятся перерывы для обогрева и отдыха или кормления ребенка и некоторые другие периоды, напрямую не связанные с выполнением трудовой функции.

Нормальная продолжительность работы составляет 40 часов в неделю. При этом особенности производственного графика - будь то пятидневка, шестидневка или работа с «плавающими» выходными днями - не имеют особого значения. Любое превышение нормы расценивается как переработка.

Особые режимы рабочего времени

Наряду с общей недельной нормой выделяют особые режимы работы - сокращенное и неполное рабочее время (ст.92 и 93 ТК РФ). Сокращенная неделя считается нормой для отдельных категорий работников, поэтому никак не влияет на размер зарплаты. Сотрудник, которому в соответствии с его физиологическими, возрастными и другими особенностями установлен такой режим, получает полный должностной оклад. Законодательством предусмотрена сокращенная продолжительность рабочего времени для:

инвалидов I и II групп (не более 35 часов в неделю);

педагогов, медиков и представителей ряда других профессиональных групп.

Неполный рабочий день или неделя - совершенно иное по своей сути явление. В отличие от сокращенного режима, здесь прослеживается прямая пропорциональная зависимость между оплатой труда и количеством отработанного времени или выполненным объемом работ. Режим неполного дня (недели) устанавливается либо по договоренности между сторонами трудового договора, либо по закону. Согласно ст.93 ТК РФ, гарантированное право на труд в таком режиме имеют:

• беременная женщина;
• один из родителей, попечителей или опекунов ребенка в возрасте до 14 лет (если ребенок - инвалид, возрастной ценз сдвигается до 18 лет);
• сотрудник, ухаживающий за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Получив заявление о желании работать неполный день или неделю от представителя любой из вышеперечисленных категорий, работодатель обязан предоставить ему такую возможность. При этом трудовые права работника никак не ограничиваются. Он все так же сохраняет право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск , исчисление стажа в обычном порядке, получение премий на общих основаниях и т.д. В трудовой книжке переход на неполное время работы не отражается.

Табель учета рабочего времени

Учет рабочего времени в 2017 году чаще всего ведется методом сплошной регистрации явок и неявок на работу в первичном учетном документе - табеле. Используя такой метод, работодатель фиксирует все часы и дни (смены), отработанные сотрудниками. В качестве альтернативного метода применяется регистрация отклонений. В этом случае отмечаются не все дни и часы подряд, а только факты несоблюдения нормального графика (неявки, простои, опоздания, прогулы, периоды временной нетрудоспособности и т.д.).

Важно: обязательно отмечайте в табеле учета рабочего времени каждый час, отработанный в неурочное время или сверх нормы (переработки, вызовы на работу в выходные и нерабочие праздничные дни). Детали - в статье «Как учесть и оплатить ».

Ответственность за ведение табеля учета рабочего времени в больших организациях, как правило, возлагается на отдельного специалиста - табельщика. В маленьких компаниях с небольшим штатом обязанности табельщика может выполнять секретарь, кадровик или любой другой работник, в должностной инструкции которого прописана данная функция.

Как заполнять табель учета рабочего времени

Для начала нужно определиться с выбором формы. В бюджетных организациях используется типовая форма №0504421 (согласно приказу Минфина России №52н от 30.03.2015г. и указаниям Госкомстата России, утвержденным постановлением №1 от 5.01.2004г.). Коммерческие организации вправе разработать бланк табеля самостоятельно или воспользоваться одной из предложенных Госкомстатом унифицированных форм - Т-12 или Т-13. Бланки незначительно отличаются друг от друга. Форма Т-12 используется при ручной обработке данных, форма Т-13 - при автоматизированной.

Важно: в 2017 году учет рабочего времени можно вести исключительно в электронном виде, заверяя данные электронной цифровой подписью и не прибегая к бумажным носителям. Для этого необходимо отразить условие об электронном учете в локальном акте об учетной политике организации (ст.8 федерального закона №402-ФЗ от 6.12. 2011г.).

Затем выбирается способ заполнения - сплошной или путем регистрации отклонений. Второй вариант подходит только предприятиям с одинаковой продолжительностью рабочих дней (смен). При заполнении табеля используются цифровые или буквенные коды.

Система кодировки может быть как стандартной, так и разработанной работодателем для внутреннего пользования. Каждый код обозначает определенное событие, например:

• Я (01) - явка, продолжительность работы в дневное время;
• Н (02) - продолжительность работы в ночное время;
• С (04) - сверхурочная работа;
• НН (30) - неявка по невыясненным причинам;
• Б (19) - больничный с назначением пособия;
• В (26) - выходной или нерабочий праздничный день;
• К (06) - служебная командировка;
• ПК (07) - повышение квалификации с отрывом от производства;
• ПР (24) - прогул;
• Р (14) - отпуск по беременности и родам;
• ОЖ (15) - отпуск по уходу за ребенком до трех лет;

По завершении учетного периода табель проверяется, заверяется подписями ответственных лиц и передается в бухгалтерию. Заполненные табели хранятся в организации не менее пяти лет, поскольку относятся к категории первичных учетных документов, применяемых в целях оплаты труда (ст.17 федерального закона №129-ФЗ от 21.11.1996г.). Документы со сведениями о персонале, работающем во вредных или опасных условиях, хранятся не менее 75 лет (п.586 «перечня», утвержденного приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010г.). Чтобы досконально разобраться в теме, ознакомьтесь со статьей «Правила и сроки ».

Учет рабочего времени сотрудников – одна из прямых обязанностей работодателя, позволяющая определить норму труда и правильно рассчитать заработную плату. Точный учет отработанных рабочих часов позволяет руководству поддерживать в коллективе трудовую дисциплину и внутренний распорядок в организации.

Обратите внимание: основным документом, содержащим сведения об отработанном времени каждого сотрудника – это Табель учета рабочего времени.

Виды учета отработанного времени

Формы учета рабочего времени:

1. Поденный. Особенность этой разновидности учета – равная продолжительность рабочего дня (не более 40 ч. в неделю). Является наиболее распространенной учетной формой, при которой сотрудники трудятся на «пятидневке» или «шестидневке». Если по определенным обстоятельствам работник вынужден задержаться или продолжить выполнение работы в выходной (праздничный) день, то оплата рассчитывается по тарифам, установленным для сверхурочной работы. Как оплачивается сверхурочная работа по Трудовому кодексу, можно узнать из статьи .
2. Понедельный. Особенностью этой разновидности учета является установление единой продолжительности рабочей недели (не более 40 ч.), но длительность рабочего дня (смены) может существенно варьировать.
   Главное условие – суммарно отработанное время в продолжение недели не должно превышать установленную для данной категории работников. По такой схеме выполняют трудовые функции сотрудники по сменному и гибкому рабочему графику.
3. Суммированный. Его особенностью является то, что он устанавливается при невозможности распределить рабочее время на одинаковые по продолжительности рабочие дни (смены) или недели. Суть этой формы учета заключается в выделении конкретного учетного периода (не более 1 года, см. ст. 104 ТК РФ) – месяца, квартала и др. При этом отработанное сотрудником время не должно выходить за рамки средней нормы (40 ч. в неделю). Применяется при вахтовом методе, сезонных работах и др.

Перечисленные виды учета рабочего времени могут применяться работодателем при выполнении им своих обязанностей по своевременному и точному внесению часов, отработанных конкретным сотрудником, в Табель.

Информация о суммированном учете рабочего времени представлена в следующем видеоматериале

Способы учета рабочего времени

Существует несколько методов, посредством которых производится учет отработанного времени. К ним относится:

1. Контроль времени прихода и ухода сотрудников. Осуществляется назначенным ответственным лицом (к примеру, вахтером), отчитывающимся перед руководством.
2. Надзор за рабочим процессом. Способствует рациональному использованию рабочего времени, обеспечивает сведение временных отлучек сотрудников от рабочего места к минимуму.
3. Самостоятельная отчетность работников. Сотрудники самостоятельно отмечают количество выполненной работы и сдают отчеты руководству.

Кроме основных, существуют и другие методики – видеонаблюдение и специальное программное обеспечение, записывающее действия работников (для сотрудников офиса).

Учет рабочего времени нужен для того, чтобы сотрудники соблюдали : приходили в положенное время и находились на рабочем месте в течение рабочего дня, а также вовремя возвращались с обеденного перерыва и оканчивали работу.

Заполнение Табеля учета

Учет рабочего времени по ТК РФ производится в Табеле учета рабочего времени. В нем подлежат указанию следующие сведения:

• отработанные каждым сотрудником рабочие часы;
• прогулы и опоздания;
• больничные отпуска;
• преждевременные уходы с рабочего места;
• переработки сверх установленной нормы и др.

Табель передается в бухгалтерию для расчета заработной платы. Работодатель на его основании может приять решение о применении дисциплинарного взыскания к работнику или о его увольнении (например, при прогуле).

Формы ведения

Главное правило, предъявляемое к Табелям учета рабочего времени – это точная фиксация отработанных работником часов.

Существует несколько способов его ведения:

• Письменный. Информация о каждом из сотрудников фиксируется на бумажном носителе (специальный журнал можно приобрести или заказать).
• Электронный. По форме он не отличается от бумажной версии, но заполнение граф осуществляется на компьютере.

Стоит отметить: сотрудников, ответственных за ведение Табеля учета, необходимо под роспись ознакомить с положением об учете рабочего времени.

Выбор конкретного способа ведения Табеля зависит от пожеланий работодателя. Некоторые кадровые специалисты ведут одновременно письменный и электронный Табель, что гарантирует высокий уровень сохранности вносимых сведений.

Итак, контроль и учет рабочего времени сотрудников – это прямые обязанности работодателя, осуществляемые им посредством Табеля учета рабочего времени. Если возникают сомнения в правильности расчета заработной платы, то сотрудник может потребовать предъявления сведений, на основании которых был осуществлен подсчет.

Мы готовы ответить на возникшие вопросы - задавайте их в комментариях

Бизнес идеи