Документооборот необходим каждой компании, и происходить он может в разном виде. Иногда этот процесс осуществляется как передача бумаг между директором организации и бухгалтером, а иногда представляет собой множество операций, связанных с электронными документами, т.е. так называемый Электронный Документооборот .

В больших компаниях документооборот требует значительных усилий, так как поддержание порядка в делах в подобных случаях представляет собой достаточно сложную задачу.

Для того чтобы обеспечить порядок в документации предприятия и повысить эффективность работы с бумагами, можно использовать систему документооборота электронного типа.

Приложение, которое называется ELMA: «Электронный документооборот» дает возможность выполнять хранение, регистрирование, поиск, визирование и наблюдение за действиями над документами в автоматическом режиме. Применение ELMA помогает заставить документы той или иной компании на самом деле работать.

Видео по системе управления бизнесом ELMA

Системы управления электронного типа отечественного происхождения часто

имеют громоздкий интерфейс, который пугает некоторых пользователей.

Приложение ELMA отличается простым в использовании и понятным

интерфейсом.

Данное приложение имеет обычный интерфейс файлового

хранилища, который подойдет даже пользователям без большого опыта

применения компьютеров.

Что касается дополнительных функций, то доступ к ним обеспечивается с помощью специальных кнопок и удобных меню. Такой подход дает возможность пользователю видеть только элементы, необходимые ему в работе. Остальные при этом остаются скрытыми, но в случае надобности могут стать доступными. Это позволяет освоиться в данной системе после нескольких раз ее использования.

Простой интерфейс не мешает существованию обширного функционала, обеспечивающего выполнение достаточно сложных работ связанных с документооборотом компании.

Описываемое приложение дает возможность организовать учет документооборота и усовершенствовать работу делопроизводителя, но не предполагает серьезных знаний пользователя в сфере электронного документооборота.

Ввод документов и их регистрация

Как ввод, так и регистрирование документов в этой системе производится очень просто, что достигается использованием хорошо понятного интерфейса. Он представляет собой мастер, который включает определенное количество шагов. Все что требуется для введения документа в систему это нужные реквизиты и прикрепление документа электронного типа.

Исходя из этих данных, система может создать карточку документа, на которой будет храниться вся информация, которая его касается. Если же есть необходимость произвести регистрацию, то нужно будет ввести определенные атрибуты регистрации. Все описываемые действия могут быть более простыми или более широкими, это зависит от особенностей настройки.

В системе все документы могут иметь сколько угодно версий файлов. В качестве текущего файла будет использоваться только одна версия, а все остальные будут устаревшими или черновыми вариантами. Такой подход позволяет на одной карточке сохранять всю имеющуюся информацию об изменениях документа. Также стоит заметить, что варианты документа, изменяющиеся в ходе обработки, согласования и многих других операций могут быть представлены в разных форматах. Большое количество версий одного документа дает возможность избавиться от проблем и от необходимости создания нескольких карточек.

Многие компании имеют дело с информацией, которая представлена в бумажном виде. При применении системы ELMA есть возможность вводить документы бумажного типа. Приложение, которое имеет название ELMA Агент, дает возможность в автоматическом режиме сохранять сканированные копии документов в системе документооборота компании. Это означает, что введение в систему документов бумажного типа не сложнее, чем введение их электронных аналогов. При этом на компьютере не потребуется устанавливать дополнительных программ и выполнять лишние действия, связанные с сохранением и сканированием.

Для того чтобы в ELMA можно было зарегистрировать документ, применяется инструмент под названием Канцелярия. Каждый документ в Канцелярии имеет свой регистрационный номер и оснащается специальной контрольной карточкой.

Архив документов электронного типа

В ELMA для всех имеющихся документов создается хранилище, которое называется электронным архивом. С помощью Архива можно очень быстро найти нужный документ, используя либо его название, либо некоторые реквизиты.

При этом каждый пользователь может ознакомиться исключительно с теми документами, к которым у него есть доступ. Если к каким-либо документам доступа нет, он не сможет их увидеть.

В Архиве у всех документов есть свои индивидуальные карточки, с помощью которых можно получить все необходимые данные – реквизиты, версии документа и различные виды деятельности с ним связанные.

Движение документов в компании

Системы, предназначенные для электронного документооборота, предоставляют отличную возможность для обеспечения деятельности, связанной с документами. Исполнители при этом осуществляют различные виды деятельности с документами в электронном виде.

Такой подход дает возможность добиться многих преимуществ, среди которых снижение времени, затрачиваемого на работу с документами, предотвращение утери оригиналов и ускорение ответа исполнителя в связи с поставленной задачей. Кроме того, в одно и то же время много людей могут выполнять те или иные действия с документами.

С помощью системы ELMA можно обеспечить передвижение документов в организации по путям различной сложности. От особенностей маршрута зависит, какие именно сотрудники будут иметь дело с документом и какие действия будут над ним производиться.

Маршруты электронных документов

ELMA обеспечивает достаточно гибкое управление передвижениями документов в организации. Для того чтобы проделать такие традиционные операции, как изучение документа, рассмотрение или согласование, достаточно нескольких щелчков. При необходимости параллельного выполнения задач, работа с документом может производиться несколькими пользователями в один и тот же момент. При таких условиях деятельности, система дает возможность простой совместной работы принимающих участие исполнителей.

Для обеспечения работ, имеющих отношение к документу, в приложении ELMA есть очень удобные инструменты. Исходя из данной начальником резолюции, можно создать список тех задач, которые имеют отношение к документу. Каждая задача при этом имеет конкретного исполнителя и время, за которое она должна быть исполнена. Все задачи, которые имеют связи с документом, соединяются с его карточкой. Это дает возможность выяснить, какие именно работы ведутся на данный момент по документу и их статус.

В том случае если компания применяет сложные маршруты для передвижения документов, она может использовать ELMA для моделирования. Оно делается с помощью удобного и хорошо понятного редактора, который имеет простой графический интерфейс.

Кроме того, есть возможность устанавливать маршруты различной сложности. При этом разработчик может применять самые стандартные операции и управлять особенностями маршрута с помощью Docflow. В процессе реализации этих маршрутов возможны изменения версии, регистрирование, изменение статуса и создание полностью новых документов. Все эти операции выполняются в автоматическом режиме.

Созданная один раз модель маршрута может применяться много раз, что дает возможность точного передвижения документов компании. Для того чтобы отправить документ по заранее установленному маршруту необходимо использовать его карточку.

Нужно лишь нажать пункт меню "Отправить по маршруту"

В процессе реализации маршрута можно увидеть, где именно документ сейчас находится и какого типа работа с ним производится. Эти данные можно просмотреть либо на карточке, либо в графическом изображении на карте. Производимая сейчас операция отмечается с помощью зеленой рамки.

Шаблоны электронных документов

Для того чтобы быстро создавать стандартные документы можно применять шаблоны. Они являются заготовками будущих документов. Определенные их участки включают в себя фрагменты, предназначенные для того, чтобы вставлять туда нужные данные (автоматически). Создание шаблонов под силу даже тем пользователям, которые совсем не разбираются в программировании.

На практике у компаний часто появляется необходимость создавать одинаковые документы. Как правило, при этом меняются только даты, фамилии и названия компаний. Если выполнять данные задачи вручную, на это уходит большое количество времени и увеличивается вероятность ошибок. В ELMA такая работа делается с помощью шаблонов.

Все что требуется от пользователя, это ввести информацию, которую нужно будет вставить в документ, все стальное система сделает автоматически.

Договорная работа

С помощью описываемого приложения можно выполнять много видов работ, связанных с документооборотом компании. Договорная работа представляет собой один из самых частых видов применения ELMA. Как правило, в нее входит выполнение различных задач, имеющих отношение к договорам компании.

В тех компаниях, которые не применяют электронный документооборот, договорная работа состоит из следующих этапов:

1. Создание договора по шаблону или исходя из ранее использованных договоров. Новые данные при этом вносятся менеджером вручную.

2. Проверка документа юристом. Менеджер должен передать договор в бумажном или в электронном виде.

3. Согласование договора с профильным начальником компании.

4. Подписание договора генеральным директором.

5. Регистрация документа в архиве компании. Этот шаг выполняется секретарем, и в различных компаниях он может сильно отличаться.

6. Договор попадает в руки тем людям, для которых он предназначен, выполняется контроль подписания.

У данного метода есть множество недостатков. Во многих организациях сложно проследить за местом нахождения документа и за деятельностью, которая в связи с ним проводится. Если же есть надобность внести в договор изменения, появляются сомнения по поводу актуальности данного его варианта. Кроме того, такой процесс согласования усложняет создание листа согласования, отображающего информацию о принятии решений по данному документу.

Договорная работа в ELMA: Электронный документооборот

В этом приложении реализация договорной работы выполняется при помощи маршрутов, которые легко изображать в виде графических схем. Большая часть всех действий при этом производится в автоматическом режиме. Те немногие операции, которые требуют участия пользователей, на схемах обозначаются прямоугольниками красного цвета.

По клику откроется полная карта

Создание договора

Перед отправкой документа по определенному маршруту производится его создание. Можно использовать уже готовый файл или сделать новый с применением шаблона.

После этого договор может быть отправлен по заранее указанному маршруту.

1. Первым шагом является согласование договора с юристом . В форме имеется постановка задачи и данные, касающиеся документа. Для просмотра карточки документа достаточно всего лишь щелкнуть мышью. В меню есть специальные операции под названием «Согласовать», «Отказать» .

2. Отправка профильному начальнику. Если документ не требует доработки, он отправляется юристом на согласование профильному начальнику компании. Юрист при этом указывает сроки, участников и оставляет комментарии. Согласование может осуществляться как по параллельной схеме, так и по последовательной.

3. Договор согласовывается профильным начальником. Это происходит по такой же схеме, что и согласование юристом. Лист согласования можно увидеть внизу страницы задачи. В нем можно узнать обо всех участниках, их решениях, комментариях и о времени выполнения задания.

4. Подписание договора генеральным директором. На данном этапе директор может ознакомиться со всеми версиями договора и выбрать одну из них для подписания. Он может воспользоваться операциями, имеющими названия «подписано», «не подписано» .

5. Регистрация. Подписанный договор регистрируется в Канцелярии компании. Делопроизводитель должен заполнить карточку документа. В журнал регистрации информация попадает в автоматическом режиме.

Там можно увидеть данные обо всех документах, которые были зарегистрированы.

6. Контролирование. Менеджер производит контроль операций, которые выполнены с договором контрагентом. После того как документ подписывается контрагентом, его маршрут заканчивается.

Как видим, приложение ELMA делает работу с договорами точной и лучше организованной.

Потеря документа при этом исключается, а начальник всегда может узнать, кто и какие действия производит с договором на данный момент.

В листе согласования, который создается после завершения процесса согласования, хорошо видно, кто и в какое время производил деятельность с документом.

Выбор системы документооборота всегда связан с общей стратегией развития компании. Для коммерческой организации логично руководствоваться в выборе целями, конкурентной средой, структурой, к которой компания стремится, а также ожидаемым экономическим эффектом от внедрения системы. Госучреждения, выбирая СЭД, акцентируют внимание на полноте учета решаемых организацией задач и их особенностях. В любом случае, есть большое количество факторов, которые нужно учитывать, даже если они напрямую не имеют отношения к предмету.

Цели внедрения системы документооборота, как правило, совпадают:

• оптимизация контроля исполнительской дисциплины;
• сокращение количества документов, потерянных при обработке;
• уменьшение времени согласования;
• уменьшение числа ошибок при работе с типовыми документами.

Поэтому требования к СЭД сводятся к выполнению следующих задач:

• перевод из «бумажного» в электронный вид процессов согласования документов и назначения задач, сокращение времени на обработку документов и поручений, возможность отслеживать ход работы с документом;
• автоматическое оповещение исполнителей о новых документах, контроль сроков обработки;
• организация электронного хранилища документов для быстрого доступа к ним, легкого поиска и сохранности документов, разграничение прав доступа к защищенным данным;
• автоматическое заполнение разных разделов типовых документов по существующим справочным данным;
• удобные средства контроля сроков исполнения задач и сводная отчетность для руководителя, простая интеграция с существующей почтовой системой;
• возможность удаленной работы в системе;
• формирование отчетности по документам, исполнителям, статусам документов и др.
• возможность интеграции с существующими в компании учетными системами (кадровыми, финансовыми, бухгалтерскими и системами управления производственной деятельностью).
• быстрое внедрение системы;
• стоимость установки и поддержки системы;
• простота развития системы;
• возможность использования программного обеспечения системы для решения дополнительных задач.

Есть также дополнительные критерии оценки, которые на сегодняшний день при выборе системы приобретают особое значение:

• наличие потокового ввода документов в систему, возможность работы со сканером;
• преднастроенный модуль управления договорами;
• планшетная версия;
• наличие мобильных клиентов.

Сравнение

На сегодняшний день в России существует огромное количество электронных систем документооборота. У каждой из них есть свои преимущества и недостатки. Вышеперечисленным критериям в той или иной степени соответствуют рассматриваемые нами решения: Docsvision, Directum и ELMA ECM+. Общая концепция этих систем состоит в объединении классической СЭД и решения по управлению бизнес-процессами компании. Преимущество электронного документооборота - в структурированном хранении и обработке документов. Цель применения BPM-систем - развитие процессов и повышение эффективности операционной деятельности. Совмещая эти возможности, современные системы электронного документооборота позволяют выйти за рамки классической канцелярии. Рассмотрим подробнее, какими средствами это достигается, и в чем состоит отличие выбранных систем по различным критериям.

Функциональность и возможности интеграции

Directum

Система Directum имеет расширенный каталог бизнес-решений. Преимуществом СЭД являются удобные функции напоминаний. В системе возможна настройка нумераторов, работа со штрих-кодовыми метками. Из качеств, влияющих на удобство работы, можно выделить следующие: предпросмотр вложенных файлов, файловые хранилища, широкий выбор заполненных справочников в базовой конфигурации, интерактивные мастера создания документов.

К недостаткам можно отнести отсутствие постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, невозможность применения дополнительных стилей в описи документа.

Docsvision

В Docsvision применяются дополнительные стили в описи документов, отображаются любые веб-страницы и настроенные отчеты внутри главного окна приложения. Кроме того, архивные документы перемещаются в отдельные таблицы базы данных. Пользователи могут выбирать вариант аутентификации. Применяется XSLT-преобразование к XML описанию регистрационной карточки.

Система ELMA имеет расширенную линейку бизнес-решений. В их числе представлен, собственно, модуль ECM+ , который включает в себя одновременно функции BPM-системы и классической СЭД. Есть также модуль Проекты+ - классический набор функций для планирования и взаимодействия в рамках проекта плюс возможности BPM-системы; приложение ELMA CRM+ - стандартный набор функций CRM и управление бизнес-процессами. ELMA имеет и свое KPI-решение .

Плагин для работы с MS Outlook есть и ELMA ECM+ и у двух других решений. Также система быстро интегрируется с 1С (поддерживаются все актуальные версии).

Документы в приложении могут иметь сколько угодно версий файлов, но только одна может быть актуальной/текущей. На карточку документа собирается вся история изменения его содержания, это защищает пользователей от повторения экземпляров карточки.

Система содержит удобные инструменты для полноценной работы по документу и контроляисполнительской дисциплины по задачам, касающимся этих документов.

Все изменения, вносимые в документ фиксируются на карточке.

Когда информация приходит в организацию в бумажном виде, СЭД от ELMA и приложение ELMA Агент автоматически сохраняют отсканированные документы.

Есть возможность просмотреть отчет по общей ситуации с исполнительской деятельностью по документообороту компании. Пользователю предоставлен ряд фильтров, он может формировать результаты так, как считает нужным.

ECM+ обладает широкими возможностями настройки и последующей донастройки - систему документооборота и контроль работ по документам можно сформировать по потребностям конкретного предприятия и его оргструктуры.

Есть возможность создания шаблонов документов. Их может создавать любой пользователь, даже не имеющий навыков в программировании.

Рис. 1. Документ, созданный из шаблона ELMA

В шаблон можно автоматически внести штрих-код для дальнейшего распознавания в системе при помощи сканера штрих-кодов.

Мобильное приложение для работы с функциями системы через планшетный компьютер есть у всех рассматриваемых систем. Все они: ELMA for iPad, приложения СЭД Directum и Docsvision позволяют обеспечить топ-менеджерам удобную работу с планшетов и мобильных устройств, когда они находятся вне офиса.

Интерфейсы

Directum

В данной системе интерфейсы всех режимов работы унифицированы, правила обработки документов и заданий настраиваются. В режиме замещения отмечается информативность. Возможно удаление карточки из текущего окна и создание новой. Работать с файлами можно онлайн в режиме check-in check-out, права доступа распределяются к отдельному файлу, каждый файл атрибутивно описывается. Хорошая информативность, прозрачность процессов. Есть предпросмотр вложенных файлов. Возможность для исполнителя настройки напоминаний. Добавление задания в календарь MS Outlook. Есть настраиваемые поисковые шаблоны и удобные механизмы фильтрации по колонкам списков.

Но наряду с этим есть и некоторые недостатки. К примеру, отсутствует возможность постраничного вывода элементов (в ОС Win32). Кроме того, настройки визуальных эффектов минимальны. Нет возможности локализации названий реквизитов на любых языках. Размер карточки не изменяется. При создании ссылок между электронными документами нельзя внести комментарии к ссылке (описание связи). В целом, интерфейс перегружен.

Рис. 2. Интерфейс Directum

Docsvision

В Docsvision можно применять преднастроенные темы, настраивать ленту команд, представлять отображения регистрационных карточек документов для каждой папки. Реализуются механизмы drag&drop, сквозные связи между документами визуализируются в виде дерева. Можно проводить групповые операции со ссылками и комментировать их. Карточки задания проектируются. Панель инструментов настраиваемая. Возможен полнотекстовый поиск из единой строки есть настраиваемые поисковые шаблоны, дизайн поисковых форм.

Рис. 3. Интерфейс Docsvision

При этом можно выделить следующие недостатки: отсутствует возможность автоматического вложения документа в задание. Не все операции поддерживают групповую обработку. Процессы непрозрачны, напоминания функционируют только при включенном MS Outlook.

Интерфейс ELMA ECM+ имеет вид стандартного файлового хранилища, поэтому пользователю не требуется даже опыт работы с подобными системами.

Рис. 4. Интерфейс ELMA

Интерфейс ввода и регистрации документов в системе тоже прост и понятен - он реализован в виде мастера, состоящего из нескольких последовательных шагов. При вводе документа в систему от пользователя требуется лишь указать необходимые реквизиты документа и прикрепить электронный документ. На основе этой информации система генерирует карточку документа со всей информацией о нем.

Внутренний портал системы содержит всю информацию по организации. Все необходимые инструменты для работы пользователя собраны в одном месте: задачи, календарь, лента сообщений, архив документов, веб-документы, отчеты.

В зависимости от настройки системы операции могут быть упрощены или, наоборот, расширены.

Функции поиска

Directum

В системе реализован полнотекстовый поиск по документам и реквизитам регистрационных карточек. Шаблоны поисковых запросов настраиваются по реквизитам регистрационных карточек. Загруженная опись документов фильтруется. Есть удобные функции настройки шаблонов поисков. Пользователь может создавать поисковые папки. Опись документов фильтруется по значениям колонок.

К отрицательным качествам относятся: невозможность распределения прав доступа к настроенным поискам; отсутствие настроенных поисков в веб-клиенте; невозможность создания сложных поисковых запросов. Также нет постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, применения дополнительных стилей в описи документа.

Docsvision

Docsvision поддерживает и создание сложных поисковых запросов с помощью XML, и распределение прав доступа к настроенным поискам.

Недостаток - медленная работа панели просмотра.

Документы приложения ELMA ECM+ собираются в единый электронный архив - хранилище документов. Поиск документов быстрый и удобный. Найти нужные документы можно не только по названиям, но и по заданным реквизитамкарточки документа или регистрационной карточки. При этом результаты поиска отображаются в строгом соответствии с правами пользователя на документы. Параметры поиска можно сохранить в формате фильтра, а в будущем быстро искать документы по этим параметрам.

Поиск работает как по названиям, так и по реквизитам. Результаты отображаются в соответствии с правами пользователя.

Недостаток: отсутствие полнотекстового поиска в документах.

Административные настройки

Directum

В системе можно вести организационно-штатную структуру сразу нескольких компаний. Информация о подразделениях и сотрудниках подробна и может быть расширена. Функции замещения (полное замещение/ассистент) реализуются с автоматическим созданием папок «входящие/исходящие». Создается фильтр по подстроке и бегущий поиск.

При этом стоит отметить, что отображение организационно-штатной структуры не наглядно, отсутствует возможность сортировки элементов в заданном порядке, создавать и заполнять справочники довольно трудно, отсутствует локализация записи справочников. Настройки внешнего вида и поведения регистрационных карточек минимальны.

Рис. 5. Внешний вид регистрационных карточек в системе Directum

Docsvision

Поддерживается ведение ОШС нескольких компаний. Реализуются функции замещения (постоянный/временный заместитель). Имеется фильтр по подстроке.

Недостатки отчасти те же: не наглядное отображение организационно-штатной структуры, отсутствие возможности сортировки элементов в заданном порядке, отсутствие возможности ведения истории справочника, отсутствие возможности создания типизированных справочников, отсутствие возможности создания иерархических справочников, отсутствие встроенного справочника «Номенклатура дел». Медленная работа конструктора.

Рис. 6. Справочник сотрудников в системе Docsvision

В едином окне могут объединяться несколько систем, организуя информационную систему подразделений крупной компании и качественный обмен информацией между системами подразделений.Можно следить за ситуацией в других филиалах организации. Пользователь получает всю необходимую информацию о внешней системе, не покидая своей страницы.

Текущее положение дел конкретного филиала отражается на отдельной главной странице с набором информационных портлетов. Удобно переключаться между страницами подразделений. Также можно получать информацию по исполнительской деятельности, узнавать текущие новости, просматривать документы, запускать выполнение бизнес-процессов.

Рис. 7. Настройка страниц филиалов в системе ELMA

Сводная информация по всем подразделениям организации доступна руководителю. Информация о подразделениях и сотрудниках также может быть расширена.

В специальном разделе «Замещения» назначаются замещения сотрудников - указывается, кто кого замещает, на какой срок и по какой причине. Замещения закрываются автоматически по завершении срока. Задачи по процессам автоматически переносятся на замещающего сотрудника. Система информирует о разовой задаче и о том, что данный сотрудник отсутствует, и предлагает выбрать исполнителем другого сотрудника.

Рис. 8. Настройка раздела «Замещение» в системе ELMA

В разделе «График отсутствий» отображается список сотрудников, которые отсутствуют на рабочем месте в течение определенного срока.

Моделирование бизнес-процессов

Directum

Система обладает удобными функциями моделирования. Доступна пошаговая отладка маршрутной схемы. В платформу решения встроен высокоуровневый язык программирования IS-Builder. Поддерживается создание скриптовых сценариев с использованием собственного API, создание собственных функций. Есть встроенный редактор отчетов на языке IS-Builder. Но в то же время количество базовых блоков недостаточное.

Рис. 9. Моделирование бизнес-процессов в системе Directum

Docsvision

Система имеет удобные функции моделирования и широкие возможности проектирования маршрутной схемы без применения программных средств. Доступна разработка собственных функций. У системы свое API, возможно создание скриптовых сценариев с его использованием, вызов веб-сервисов. Инструментальные средства - MS Reporting.

Рис. 10. Моделирование бизнес-процессов в системе Docsvision

Моделирование бизнес-процессов производится в удобном графическом редакторе «Дизайнер ELMA», имеющем простой и понятный графический интерфейс. В качестве языка для описания бизнес-процессов используется нотация BPMN 2.0 . Язык очень удобен для описания цепочек работ и содержит практически все необходимые примитивы. Проектированием бизнес-процессов может заниматься бизнес-аналитик без участия программиста. Механизм постоянного улучшения позволяет развивать модель управления в компании. Изменения в процессы вносятся на ходу, остановка системы не требуется.

Организовать движение документов в компании можно по маршрутамлюбой сложности. Маршрут документа определяет, через каких сотрудников организации пройдет документ, а также порядок и характер работ, которые с ним будут выполнять. Сама графическая модель бизнес-процесса строится путем перетаскивания мышью нужных блоков операций с палитры, затем операции соединяются переходами.

Рис. 11. Маршрут документа, описанный как бизнес-процесс, в СЭД ELMA

Безопасность данных и действий

Directum

Защитить данные в системе можно с помощью логина-пароля и учетных записей Windows. Возможно создание групп и ролей пользователей. Поддерживается дискретная и ролевая модель управления доступом. Можно выдавать полномочия и привилегии. Действует разграничение прав доступа на уровне папки, регистрационной карточки, файла, справочника. Есть возможность настройки передачи прав. Применяется шифрование и ЭЦП.

В свою очередь, распределение прав доступа к настроенным поискам невозможно, отсутствуют настроенные поиски в веб-клиенте, создание сложных поисковых запросов невозможно. Недостатком также является низкое быстродействие панелей просмотра.

В Docsvision доступно мандатное управление доступом. Разграничение прав доступа осуществляется на уровне папки, регистрационной карточки, файла, справочника. Есть также возможность настройки передачи прав. Применяется шифрование и ЭЦП.

С помощью логина и пароля зайти в систему ELMA может любой пользователь из любого места, где есть интернет. Вход в систему с помощью логина и пароля настроен по умолчанию для всех пользователей. Но е сть три основных способа защитить вход в систему ELMA:

• Доверенные устройства - при попытке входа с любого компьютера или мобильного устройства, не прописанного в списке доверенных, система выдаст сообщение о невозможности входа.
• Вход по Токену. Токен привязывается к учетной записи пользователя и будет соответствовать только ему. Зайти в систему ELMA можно из любого места, где есть интернет, но только при наличии специального устройства - Токена и зная его PIN-код. На Токен может быть записано несколько электронных ключей-контейнеров - для входа в разные системы, не только в систему ELMA, пользователю не нужно будет носить целую связку ключей.
• Вход по Сертификату осуществляется аналогичным образом. Пользователь, который хочет входить в систему ELMA по своему сертификату, привязывает его к своей учетной записи. Зайти по сертификату в ELMA можно только с конкретного рабочего места пользователя. Вход в систему по сертификату возможен только в браузерах Mozilla Firefox и Internet Explorer.
• Авторизация в ELMA может производиться по технологии Single Sign On (SSO). Для входа в систему можно использовать имя и пароль, с которым пользователь вошел в Windows.

В задачах согласования, подписания и при подписании версии документа может использоваться электронно-цифровая подпись. Никто другой, даже узнав пароль, не сможет за другого согласовать или подписать документ.

Права доступа на различные объекты системы настраиваются. Всё управление правами основано на ролях элементов оргструктуры и отдельных пользователей системы, процесс настройки заключается в графическом отображении должностей, отделов, подразделений и распределении ответственности (действий по задачам и документам).

Заключение

Все компании, выбирающие СЭД, сталкиваются с одной проблемой - долгое объединение приобретенной системы и существующих бизнес-процессов организации. Не многим удается с ходу встроить процессы документооборота в сквозные процессы компании. Это очень трудоемкое мероприятие, требующее времени, знаний и непрерывной коммуникации всех сотрудников, работающих с документами. Каждая рассмотренная система в той или иной мере благодаря своим функциям справляется с этой задачей. Если оценить результаты, то первое место по соответствию требованиям занимает приложение ELMA ECM+, второе заслуживает Directum, а «бронза» достается системе Docsvision.

#ИТобзор #Документооборот #Статьи #Электронный_документооборот

Это система управления бизнес-процессами. Она позволяет перейти от инструкций к автоматическому исполнению и контролю процессов и помогает управлять эффективностью деятельности компании. Механизм постоянного улучшения позволяет развивать модель управления в компании. ELMA представляет из себя платформу, которая содержит набор базовых функций. На основе платформы строится линейка продуктов ELMA.

Скриншот окна ПО (2015)

В версии 3.8 ELMA Outlook Plugin стал неотъемлемой частью Агента ELMA. Тем самым:

• сократились временные затраты на установку;
• исключаются ошибки при его установке;
• обеспечено взаимодействие MS Outlook с разделом системы ELMA "Работа с клиентами".

Как и прежде ELMA Агент помогает работать с личными сообщениями пользователя и электронными документами.

2016 ELMA ECM+ 3.9

• В разделе Документы появилась возможность использовать EQL-поиск, который позволяет создать фильтр даже с такими критериями, которые не заложены в базовом функционале настроек фильтра.
• В разделе Канцелярия был доработан механизм автоматической публикации номенклатуры, теперь публикация может осуществляться автоматически 1-ого января нового года, не нужно указывать определенную дату.
• Для простого и удобного моделирования процессов в Дизайнере ELMA появились новые блоки операций в разделе Документооборот.

Организация электронного документооборота

Электронная канцелярия

Электронная канцелярия автоматизирует обработку входящих и исходящих документов, регистрацию документов. Электронная канцелярия входит в состав приложения ELMA ECM+ и позволяет правильно организовать работу с электронными документами: движение, регистрация, хранение и поиск. При помощи электронной канцелярии можно контролировать ход исполнений поручений, просматривать решения руководства, а также быстро находить бумажные оригиналы документов

Управление договорами

Управление договорами позволяет перевести подготовку, согласование, хранение и обработку договоров и сопутствующих документов. Решение «ELMA: Управление договорами» предназначено для эффективной и комфортной работы с договорами на протяжении всего их жизненного цикла. Автоматизированные процессы создания, согласования, учета и поиска документов сокращают время работы с договорами в несколько раз.

ОРД и внутренние документы

Раздел Внутренние документы организует работу со служебными записками и организационно-распорядительной документацией на предприятии. Приложение ELMA ECM+ поддерживает весь процесс документооборота служебной записки, приказов и прочих видов внутренних документов: создание, согласование, регистрация, ознакомление, подписание, контроль исполнения и хранение в системе.

Служебные записки

Для работы с внутренними документами в системе ELMA обычно создается специальный процесс «Служебная записка», который обеспечивает полную автоматизацию всего цикла обработки служебных записок. Больше не нужно накапливать стопки бумаг, проходить длительные этапы согласования документов. Создание, регистрация, отправка адресатам, поиск документов — все автоматизировано и представлено в электронном виде.

Согласование счетов

Функция Согласование счетов автоматизирует согласование, оплату и хранение счетов. В системе ELMA ECM+ можно настроить автоматизированный процесс работы с заявками на оплату счетов. Такая организация позволяет своевременно реагировать и оплачивать счета. Все стадии согласования становятся прозрачными, контролируемыми и легкоуправляемыми. Реестр счетов способствует быстрому анализу платежей и построению отчетности.

Нестандартные документы

Для «нестандартных» документов и документопотоков с помощью системы документооборота можно быстро настроить базовые процессы, что позволит быстро перейти к электронному обмену документами внутри компании.

ELMA — это своего рода система, позволяющая управляющим компаниями создать достаточно эффективный процесс взаимодействия сотрудников и держать их работу под контролем, что приведет к улучшению продуктивности всей компании.

1. Из чего состоит ELMA.

Это специальные приложения, которые позволяют управлять компанией без трудностей. Они функционируют как все вместе, так и по отдельности.

Приложения ELMA:

• ELMA:Электронный оборот документов . Делает возможным ведение электронного оборота документов автоматически, и благодаря системе WorkFlow можно без проблем настроить систему, что бы она отвечала потребностям компании.
• ELMA:Управление показателями . Позволяет реализовать принципы целевого управления в компании, а также вознаграждение труда по результатам и объему выполненной работы. Введение непринуждённой форме позволит укомплектовать набор направленных показателей эффективности (КПЭ, KPI ), и урегулировать качественный и своевременный контроль за достижением плановых значений показателей в стратегии и целях компании – осуществление механизма BSC .
• ELMA:Управление бизнес-процессами . Осуществляет некую концепцию BPM (что значит Business Process Management ), благодаря которой можно строить податливые адаптивные информационные системы, а также решения, меняющиеся оперативно вместе с преобразованием бизнес-процессов в компании. Для их моделирования приложение работает по международному стандарту BPMN.
• ELMA:Управление проектами . Позволят без трудностей урегулировать управление проектной деятельностью компании. Вместе с управлением задачами, графиком проекта (или диаграммой по Ганту) и управлением целостного информативного пространства проекта, это приложение (ELMA: Управление проектами) позволяет управлять образцовыми бизнес-процессами и бюджетом без затруднений.
• ELMA:CRM . Это приложение — операционный CRM, отвечающий за процессы продаж (механизмы воронки продаж) и ведение архива взаимоотношений с контрагентами Вашей компании. Это приложение ELMA не стоит отдельно и входит в комплект в начальной постановке при приобретении любого из приложение ELMA.
• ELMA:Внутренний портал . Является корневой основой для всех приложений ELMA. Отдельно он не продается, а только входит в комплект с остальными приложениями ELMA.

Это приложение:

• организовывает структуру всей компании;
• управляет ее задачами;

Помимо этого, включает в себя календарь, ленту сообщений и веб-хранилище для документов.

2. Пакеты ELMA

• ELMA ECM. Оперативно управляет компанией, он состоит из следующих приложений «ELMA:Управления бизнес-процессами», «ELMA:Электронный документооборот» в его основе лежит «ELMA: внутренний портал»
• ELMA BPM SUITE. Организовывает управление процессами компании, базируясь на метрик показателях, исполняемых процессов, объединяет метрики процессов, мотивацию персонала и стратегию компании. Состоит из приложений «ELMA:Управления бизнес-процессами», «ELMA:Управление показателями» и также базируется на «ELMA: внутренний портал»

3. Система ELMA и ее архитектура

Набор программ, из которых состоит система ELMA:

• Дизайнер ELMA;
• Сервер ELMA;
• ELMA Агент.

Дизайнер ELMA . Приложение это, заранее подлежащее регистрации, инсталлируют на пользовательский компьютер сотрудника. Оно отличается удобным интерфейсом, с помощью которого можно запросто моделировать процессы и создавать конфигурации.

Сервер ELMA – исходный элемент системы, и для старта его работы требуется его сначала зарегистрировать. Он состоит из связанных в набор компонентов: веб-приложение, база данных, сервер конфигураций и сервер оповещений.

ELMA Агент . После установки на компьютер пользователя агент в режиме онлайн показывает оповещения, формируемые сервером для пользователя. Для начала работы регистрация абсолютно не обязательна, он может быть установлен на не ограниченное количество компьютеров организации, что является очередным плюсом системы.

Система ELMA осуществляет SOA-архитектуру и предоставляет все необходимые интерфейсы для системного расширения. ELMA дает старт любому бизнес-процессу, который был загружен из внешнего приложения и вызвать это приложение (поддерживание синхронных и не асинхронных вызовы).

4. Употребление системы ELMA

×

Ведущая компания «Элевайз » разработала уникальный способ процессного подхода на предприятии, при котором используется программный новый и эффективный продукт ELMA.

Он создан для компаний, настроенных на внедрение процессного подхода к управлению, расположение адаптивных бизнес-процессов (которые могут «оптимизироваться» для соответствия с условиями бизнеса и законодательства).

Для самостоятельного использования всех преимуществ процессов компании, он осуществляет первоначальный сбор информации, изучает поточную деятельность всего предприятия, находит потребности и вместе с его руководством определяет круг задач, которые следует решить. Как результат образуется список решаемых в процессе введения системы задач.

Далее он (продукт ELMA) изучает организационную структуру данного предприятия, и даёт определённые рекомендации по улучшению этой структуры. Её модернизация — важнейшая часть ее же организационного роста. Параллельно с этом наблюдается актуализация и приведение к фактическому виду штатного расписания.

Затем происходит полный анализ поточной деятельности предприятия. Цель этого анализа — отметить определенное количество бизнес-процессов для дальнейшей автоматизации. Как результат, получается сеть таких процессов, отражающая положение дел на предприятии на данный момент. Помимо этого, точно определяется сотрудническая ответственность за объем работы, который они выполнили. Это значительно повышает дисциплину при исполнении и управляемость персонала. Руководитель может видеть положение дел на предприятии таким, каким оно есть делать для себя конкретные выводы о работе каждого своего подчиненного.

После сформирования первичных моделей, вместе с руководством и главными ответственными исполнителями проходит сравнение полученных результатов и ожидания руководства.

На этом этапе как модель предпринимательской деятельности, так и порядок выполнения операций, в соответствии требованиям руководителей, могут быть подкорректированы. Зачастую это — расширенные совещания всего предприятия, на которых все ответственные исполнители вносят собственные предложения по усовершенствованию деятельности предприятия. Как результат – успешная деятельность организации.

Технические специалисты со своей стороны готовят развертывание решения у заказчика. Этот этап состоит из инсталляции на сервере и проверки работоспособности системы на пользовательских рабочих местах. Также устраняются крайние примечания и недостатки, недочёты в системной работе. Параллельно сотрудники заказчика учатся работать с программой и получают начальные знания в сфере бизнес-процессов.

5. Как результат работы системы ELMA, сотрудники:

1. более ответственно относятся к своим обязанностям, так как процессы регламентированы, они (сотрудники) отчетливо знают, что он должен сделать. Помимо этого, ELMA создает эффективный контроль над выполнением задач со боку руководства;
2. работают эффективнее при решении «типичных» задач, благодаря укомплектованию процессов компании и дисциплине;
3. экономят время на поиск необходимого им документа – теперь они доступны в «два клика»;
4. оперативно находят нужную информацию и самостоятельно принимают решения по причине быстрого доступа к документам и ясному осознанию ответственности в каждом бизнес-процессе;
5. новые сотрудники обучаются легче.

Кроме этого:

— уменьшается потеря информации во время передачи задач между сотрудниками и объем документооборота на бумаге;

Касса