Условия работы

Кнут и пряник, самый древний и пока что, самый работающий способ управления людьми. А может ли сама работа быть пряником? Конечно, при этом затраты могут очень быстро окупиться повышением производительности труда и отсутствием текучки персонала.

Премии, награды, ценные подарки и другие способы материального и нематериального стимулирования, конечно хороши. Но они дают дополнительные затраты. Кроме этого, люди быстро привыкают к поощрениям и начинают требовать их независимо от эффективности своей работы.

Условия труда могут помочь руководителю повысить мотивацию. Во-первых, на работе люди проводят достаточно много времени. По сути, офис, рабочее место, возможно, более основная среда обитания, чем дом. Во-вторых, производительность труда напрямую зависит от того, в каких условиях работают люди, насколько они чувствуют себя комфортно. Для ряда специалистов (программисты, инженеры, рекламисты, дизайнеры) обстановка на работе может оказывать сильное влияние на творческий процесс. В-третьих, через условия работы персонал проецирует отношение руководителя к работникам. Даже самый демократичный руководитель не получит звания "хороший", если он никак не озабочен теми условиями, в которых работает персонал.

Управление рабочим временем персонала

Время всё больше становится одним из самых дорогих ресурсов. В срок выполнить проект, затратить меньше времени, сэкономить время. К тому же время часто является оценкой трудозатрат сотрудников, их участия в результате.

Очень часто руководители, наблюдая за своими сотрудниками, думают о том, насколько эффективно используется рабочее время. Даже само по себе время серьёзный ресурс. Например, заказчик обратится в ту компанию, где его обслужат быстрее (и не обязательно на высоком уровне). Выполненный в сжатые сроки проект, позволяет взяться за другой проект, и на единицу времени получить больше прибыли. Также элементарно от времени зависит и использование ресурсов (электроэнергия, например). Во многих компаниях заработная плата начисляется исходя из отработанного сотрудником времени.

Некоторые виды работ имеют вспомогательные операции. Например, фирма оказывает ремонтно-строительные услуги. Закупка и доставка материалов на объект, в некоторых случаях, может занимать не меньше времени, чем выполнение работ. Или квалифицированный менеджер по сбыту (на обучение которого потратили деньги), вместо переговоров, активных продаж, вынужден большую часть времени вручную заниматься рассылкой, отправкой цен и т. п.

Понятно, что рано или поздно руководитель задастся вопросом эффективности использования времени, повышения производительности труда. Также фотография рабочего времени позволяет выявить возможности для автоматизации определённых операций, передачи их персоналу с низкой квалификацией и т. п.

Фотография рабочего времени это инструмент анализа. Он привлекателен тем, что не требует специальных знаний или программ. Всё, что понадобится, это ручка, тетрадь и пара дней.

Чтобы провести фотографию рабочего времени, достаточно отмечать, что делал сотрудник, сколько времени потратил. Можно отмечать и достигнутый результат. Например, сотрудник мог звонить в службу технической поддержки и не мог дозвониться туда в течение определённого времени.

Часто, для удобства внесения записей используют простую форму, пример в таблице.

После заполнения таблицы можно проанализировать полученные данные и установить узкие места, потери рабочего времени как по объективным, так и субъективным причинам.

Можно вести учёт времени постоянно, а можно периодически, время от времени. Или "фотографировать" отдельные промежутки рабочего дня, операции. Конечно, полный учёт времени даст больше информации.

Фотографию рабочего времени, в небольшой компании, руководитель может провести самостоятельно. В некоторых случаях сотрудник может делать отметки самостоятельно. Тогда у сотрудника должен быть стимул, заинтересованность в такой работе.

Оптимизация рабочего времени. Время это часто недооцененный ресурс. Сколько и на что его тратится, часто не понятно. Конечно, люди не роботы и не могут всё время работать, совершать трудовые подвиги. Небольшие паузы в течение рабочего дня даже приветствуются. Но если паузы затягиваются и рабочее время используется не эффективно. То стоит задуматься и предпринять решительные действия. Ведь потери времени напрямую связаны с потерей денег.

Управление временем или организация времени (англ. time manage -ment - тайм-менеджмент) - это технология организации эффективного использования времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем - это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.

Управлению временем помогают навыки, инструменты и методы, используемые при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает широкий спектр инструментов: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов.

Изначально управление временем относилось только к бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин распространился на личную деятельность.

Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время начала и время завершения проекта, т.е. определяет временной период на реализацию плана и достижение цели.

В управлении временем можно выделить следующие процессы: анализ, моделирование стратегий с учетом проведенного анализа, целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития, определение и формулирование цели. Эти работы хронометрируются, что позволяет в последующем скорректировать время на их разработку и реализацию. Данные хронометража фиксируются в виде «карточек проекта» (запись по параметрам различного характера показателей расходов времени на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе любых проектов или программ.

Рабочее время - время, затрачиваемое на выполнение работы, или время активного пребывания на работе, посвященное выполнению прямых служебных обязанностей. Реально рабочим временем считается время, отмеченное в табеле, то есть в документе учета времени нахождения на работе.

Для оценки использования рабочего времени используется коэффициенты использования и потерь рабочего времени.

Коэффициент экстенсивного использования рабочего времени:

Кэ = (Ф – Р)/Ф = 1 – Р/Ф , где

Ф - фонд рабочего времени, мин;

Р – регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

Коэффициент потерь рабочего времени, которые зависят от работников:

Кп = Пз/Ф , где

Пз – потери рабочего времени, зависящие от работника, мин.

Коэффициент потерь рабочего времени, которые обусловлены организационно-техническими причинами и не зависят от работника:

Кп = По/Ф , где

По – потери по организационно-техническим причинам, не зависящие от работников, мин.

Коэффициент затрат рабочего времени на отдых и личные потребности работников:

Кол = ОЛ/Ф , где

ОЛ – затраты времени работника на личные потребности (обеденный перерыв, производственная гимнастика, гигиена и т.п.), мин.

Аналогично можно проанализировать затраты времени работника на выполнение свойственных ему функций (Ксв), несвойственных ему функций (Кнсв), на выполнение творческих работ (Кт), организационно - административной работы (Коа) и т.п.

Руководители всех уровней при неправильном или неумелом распределении времени испытывают цейтнот и даже дефицит времени. На возникновение дефицита времени может повлиять и форс-мажорная ситуация. Дефицит рабочего времени – это нехватка временного ресурса, вызванная неправильной организацией работником своей деятельности, либо неграмотной организацией деятельности руководством, что приводит к спешке, затягиванию выполнения работ, заданий, некачественной работе, потерям в производстве, браку и т.д. и в конечном итоге существенно влияет на эффективность и результаты работы всей организации. Дефицит рабочего времени руководителей и исполнителей, являясь серьезной управленческой проблемой, ведёт к перегрузкам, стрессам, отсутствию порядка в действиях, слабой проработке вопросов.

Одним из методов совершенствования управления временем выступает анализ затрат рабочего времени руководителя организации и руководителей функциональных подразделений. Для выявления причин нехватки времени необходимо периодически проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней. Возникающий недостаток времени ослабляет позицию руководителя, снижает эффективность управления. Из признаков слабой/плохой организации времени следует выделить:

1) отсутствует четкое расписание работы на текущий день;

2) секретарь или помощник не знает распорядка дня своего руководителя, не знает, где он будет находиться в определенный момент рабочего дня;

3) отсутствие навыков работы с современными техническими средствами и программным обеспечением;

4) из-за чрезмерной занятости руководитель несвоевременно отвечает на деловые письма;

5) из-за нехватки времени в течение рабочего дня руководитель вынужден задерживаться на работе и/или завершать работу дома;

6) частые телефонные звонки и визиты посетителей не дают сосредоточиться на основной работе;

7) руководитель постоянно выполняет работу за своих подчиненных, поскольку ему кажется, что он сделает ее лучше;

8) руководитель не знает степень загруженности своих сотрудников;

9) большой поток рутинных дел не дает руководителю возможности заниматься основной работой;

10) отсутствие автоматизации управленческой работы и должного программного обеспечения;

11) работа в условиях постоянной спешки приводит к переутомлению.

Из наиболее характерных причин дефицита времени следует выделить:

1) бесплановость работы как результат работы не только самого руководителя, но и стиля работы всей организации;

2) несоответствие работника занимаемой им должности;

4) отсутствие личной миссии работника (что я могу сделать для организации, что могу получить, какими активами располагаю);

5) неумение контролировать свои потребности (в мыслях, питании, общении, выражении эмоций). Нет слова «хочу», есть слово «надо»;

6) собственное «Я» доминирует над коллективным;

7) слабая мотивация труда, приводящая к низкой производительности (зарплата давно не увеличивалась, долгое время нет повышения в должности) и к хроническому недостатку времени.

Планирование рабочего времени руководителя, специалиста и ведущих работников означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики вытекает, что при затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов. Более того, оперативное ежедневное планирование работы исполнителей позволяет увеличить производительность их труда на 25-30% и сэкономить время руководителя на регулирование процессов из-за непредвиденных нарушений, возникающих в процессе работы: из-за сбоев поставок сырья, перебоев в подаче электроэнергии, дорожных пробок, других транспортных проблем и непредвиденных факторов. Руководитель осуществляет регулярное (ежедневное) оперативное планирование работы исполнителей путем выдачи им заданий на очередной период (следующий день, неделю, месяц, квартал, год). Причем следует одновременно выдавать основные и дополнительные задания с фиксацией их выдачи. Это позволяет исполнителю в случае невозможности выполнения основного задания немедленно без потери времени перейти к выполнению дополнительного. Это экономит время исполнителя при переходе к другой работе и руководителя, который решает стоящие перед ним задачи, не теряя время на подготовку и выдачу нового задания.

Сегодня широко применяются принципы и правила планирования времени, позволяющие забыть, что такое цейтнот и/или дефицит рабочего времени. Для рационального использования своего времени руководителю необходимо, прежде всего, четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени. При планировании следует не забывать правила:

1) при составлении плана на день оставить 40% времени свободным, т.е. 60% времени отвести на плановые работы, 20 – на непредвиденные, 20% - на спонтанно возникающие (активный самоменеджмент);

2) необходимо постоянно фиксировать затраченное время, отмечая, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате руководитель, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее;

3) для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;

4) основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;

5) для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объем задач, с которым руководитель может реально справиться;

6) установить неприемные часы – это время для выполнения чрезвычайно важных заданий, позволяющее работать спокойно без каких-либо помех извне и с переключением телефона на секретаря, сотрудников или воспользоваться автоответчиком;

7) сверхважные дела решать утром;

8) совещания и заседания назначать за час-два до обеденного перерыва или до окончания рабочего дня для оперативного решения проблем и ухода от пустых разговоров;

9) минимизация числа собраний, совещаний и конференций;

10) корпоративный тайм-менеджмент позволяет оптимизировать время всех сотрудников и в конечном итоге способствует повышению эффективности деятельности всей организации;

11) установить приоритеты выполняемых дел по их важности;

12) все что можно делегировать – следует делегировать;

13) учитывать колебания уровня работоспособности.

Основой плана использования времени может служить перспективный план. С учетом этого долгосрочного плана составляют годовой план, который охватывает квартальные планы. Квартальные планы могут быть скоординированы с годовым планом и подразделены на месячные планы. Исходя из этого недельно-суточный план будет наиболее точным планом использования рабочего времени. План на рабочий день представляет собой важнейшую ступеньку в планировании рабочего времени, он постоянно контролируется и корректируется с учетом обстановки.

Сегодня используется несколько систем планирования времени: метод Альп, закон Парето, система АВС, метод Эйзенхауэра.

Упорядочивание планов дня с помощью метода «Альп» охватывает пять фаз:

1. Упорядочение заданий;

2. Оценивание продолжительности действий;

3. Резервирование времени (в соотношении 60:40);

4. Принятие решений по приоритетам и перепоручениям;

5. Контроль учета выполненного.

Очередность выполнения дел можно устанавливать с помощью принципа/закона Парето (в соотношении 80:20). Этот принцип позволяет сделать вывод в отношении использования рабочего времени: за первые 20% израсходованного времени достигается 80% результата. Оставшиеся 80% затраченного времени дают лишь 20% общего результата. Иначе, согласно закону Парето, лишь 20% всех дел (рабочего времени) приводят к 80% желаемого результата (Рис. 2.28).

желаемый результат

эффективное рабочее время

Рис. 2.28. Время и закон Парето

Установление приоритетов с помощью анализа ABC. Эта технология основана на том, что величина процентов наиболее важных и величина процентов наименее важных дел в сумме остаются неизменными. Все задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ ABC базируется на трех закономерностях:

1. Наиболее важные дела составляют 15% общего их количества, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%;

2. Важные задачи составляют 20% общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20%;

3. Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65% общего их количества, а их значимость равна 15%. (Рис.2.29).

Для использования ABC анализа необходимо следовать следующим правилам:

1) составить список всех будущих задач;

2) систематизировать их по важности и установить очередность;

3) пронумеровать эти задачи;

Таблица 2.3.

Установление приоритетности задач с помощью ABC-анализа

Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы:

1) срочные задачи повышенной важности. Их выполняет руководитель;

2) срочные задачи средней важности. Руководитель может делегировать их решение другим лицам;

3) менее срочные задачи меньшей важности. Руководителю необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам;

4) менее срочные задачи незначительной важности. Руководитель должен перепоручить их решение другим лицам.

Эффективно управлять, планировать и использовать рабочее время позволяют современные электронные системы, деловое программное обеспечение, электронные библиотеки. В частности, для юриста таким мощным подспорьем являются электронные справочно-правовые системы: Гарант, КонсультантПлюс. Руководитель, используя деловое программное обеспечение, имеет возможность осуществлять 1) оперативный контроль за бизнес - процессами с мобильного телефона, 2) планирование и управление ежедневными и проектными работами, 3) контроль исполнения сотрудниками правил трудового распорядка, 4) учет использования рабочего времени, 5) оперативные распоряжения и указания, 6) контроль выполнения поручений, 7) отслеживание потоков информации.

Любая задача должна быть выполнена в указанные временные рамки, то есть должны быть определены начало, окончание и затраченное время. К решению этой проблемы можно подходить индивидуально с помощью индивидуального планировщика и компьютерных приложений. Но подавляющее большинство индивидуальных планировщиков не содержат средств анализа и контроля затраченного времени. И следовательно, не являются полноценными средствами управления временем. Сегодня эффективно управлять временем позволяют новые возможности коммуникации с применением компьютерных технологий: электронная почта, обмен мгновенными сообщениями, форумы, доски объявлений, аудио- и видеоконференции. Широко применяются индивидуальные и корпоративные средства планирования времени. Однако использование средств общения и планирования в работе не всегда оказывается эффективным и оправданным с точки зрения управления временем. Основная проблема заключается в отсутствии их интеграции с системами управления документооборотом, деловыми процессами и проектами, учетными системами и главное – человеческий фактор.

Время – это важнейший необратимый ресурс, который приобретает особо важное значение в чрезвычайной ситуации и в период кризиса, тогда из ресурса оно трансформируется в приговор. Стоит упустить момент и может разразиться катастрофа. Основное правило в такой ситуации: действовать незамедлительно, принимать решения быстро, оставить тщательный анализ ситуации на более благоприятный период.

Важным пунктом в системе планирования работы руководителя является контроль за рациональным использованием рабочего времени, что дает ему возможность выявлять резервы для дальнейшего совершенствования своей работы и рационального использования рабочего времени. Для повышения эффективности использования рабочего времени руководителю следует 1) сформировать рабочие блоки с включением важнейших крупных и/или схожих по характеру заданий; 2) определить время для выполнения заданий; 3) установить и соблюдать приоритет выполнения всех видов работ; 4) выполнять лично только важнейшие и сложные дела и делегировать менее важные; 5) учитывать колебания уровня работоспособности.

Человек не властен над временем. Потраченное впустую оно не подлежит возврату. По тому, как руководитель использует время можно судить об уровне его профессионализма и культуры. При современном уровне коммуникаций, когда даже автомобиль руководителя превращен в офис на колесах, скорость принятия решений, в конечном счете, определяет успех бизнеса. Поэтому время является наиболее значимым личным ресурсом руководителя.

Контрольные вопросы

1. В чем заключается сущность управления?

2. Перечислите основные принципы управления.

3. Охарактеризуйте основные функции управления.

4. Планирование как общая функция управления.

6. Какие функции выполняет в организации система планов?

7. Почему стратегические планы составляют основу всей системы планов организации?

8. Какое значение имеет стратегическое планирование в новых условиях?

9. Сформулируйте определения таких понятий, как «миссия», «видение» и «цели организации» и чем объясняется их возрастающая роль.

11. Для чего используется классификация целей организации и какие критерии рекомендуется применять?

12. Принципы и содержание концепции управления по целям (результатам).

13. Какие этапы и элементы составляют содержание модели стратегического управления?

14. Какой анализ необходимо провести в процессе разработки стратегии организации?

15. Когда и для чего используется модель пяти сил М. Портера?

16. Какая связь существует между потенциалом организации и ее стратегией?

17. Какие подходы можно использовать для оценки факторов внутренней среды организации?

18. Какими принципами руководствуются организации при проведении структурных изменений?

19. Влияют ли размеры и темпы роста организации на содержание изменений?

20. Как организовать контроль в компании?

21. От чего зависит эффективность контроля?

22. Что представляет норма управляемости?

23. Как управлять временем и зачем надо им управлять?

Глава 3. Коммуникации в организации.

В прошлом столетии менеджеры в совершенстве научились руководить физическим трудом. В нынешнее время основной их задачей является владение искусством управлять интеллектуальным трудом работников компании. В этом менеджеру приходят на помощь различные инструменты. Как раз к ним и относится тайм-менеджмент в управлении персоналом.

Наши дни

В современном мире любой менеджер старается достигать поставленных целей с наименьшими затратами сил и временных ресурсов сотрудников, посредством грамотной организации всего рабочего процесса. Это и является основой . Острую потребность в правильном управлении временем обусловливает ряд факторов:

Быстрый темп жизни современных людей.
Нестабильное положение экономики на рынке.
Потребность в инновациях.
Рост самой компании.
Прочие факторы, которые связаны с функционированием компании.

В результате воздействия вышеприведенных факторов в организации растет количество задач, требующих решения, на сотрудников возлагается больше обязанностей, для выполнения которых они должны грамотно принимать решения и распоряжаться своим временем. В свою очередь, менеджеры должны дать работникам четкое осознание целей и задач, которые стоят перед ними, чтобы они могли использовать свое рабочее время с максимальной эффективностью.

Менеджеры должны дать работникам четкое осознание целей и задач, которые стоят перед ними, чтобы они могли использовать свое рабочее время с максимальной эффективностью.

Варианты

До того как реализовать на практике управление временем персонала, перед менеджером стоит задача выбрать стратегию, с помощью которой в компании наиболее эффективно будет осуществляться управление работниками. Различают две такие стратегии:

Стратегия принуждения.
Стратегия убеждения.

Антуан де Сент-Экзюпери сформулировал выражение, отражающее сущность этих двух стратегий: «Если ты хочешь построить корабль, не надо созывать людей, чтобы все спланировать, разделить работу, достать инструменты и рубить деревья, надо заразить их стремлением к бесконечному морю. Тогда они сами построят корабль». Когда используются обе эти стратегии, работа менеджера также различается и строится по разным принципам.

Принуждение

Первая стратегия заключается в использовании систем управления. Основной упор идет на грамотное построение работы всей системы в целом, а эффективное использование времени каждого отдельного сотрудника организовывается само собой.

За такое направление в сфере управления временем компании «отвечают» тотальное управление качеством, реинжиниринг бизнес-процессов, проектный менеджмент и прочие технологии.

Убеждение

Стратегия убеждения заключается в самостоятельной организации рабочего времени каждым сотрудником в отдельности, поскольку он не хочет расходовать понапрасну временные ресурсы.

Учитывая различия, можно понять, что эти принципы имеют место в различных ситуациях. Если в одной компании от работника хотят четкого выполнения поставленных задач и следования указаниям руководства, то максимально минимизировать затраты временных ресурсов поможет первый принцип. Это можно объяснить тем, что исполнительность и результаты работы каждого отдельного сотрудника компании зависят от функционирования всей системы организации и непосредственно от грамотного управления работниками.

Если же, напротив, от сотрудника требуется творческая инициатива и самостоятельный выход из различных ситуаций, возникающих по ходу работы, ответственность за совершенные действия – для достижения наибольшей эффективности применяется второй принцип.

Таким образом, можно сделать вывод, что для выполнения поставленной перед менеджером задачи организации рабочих процессов необходимо, в зависимости от характера работ, грамотно применить ту или иную стратегию управления. Следует осознавать всю важность использования тайм-менеджмента и положительное влияние его технологий на работоспособность сотрудников, превращающих их в активных деятелей.

Применяя технологии управлением времени, можно добиться достижения поставленных перед организацией и сотрудниками задач, продуктивности работы в выбранном направлении и улучшения эффективности работы всей компании в целом, повышения уровня ее адаптации, конкурентоспособности и скорости реагирования на происходящие изменения.

Применяя технологии управлением времени, можно добиться достижения поставленных перед организацией и сотрудниками задач.

В итоге

Грамотно построенный тайм-менеджмент помогает сотрудникам осознать, что попусту растраченное время является потерей не только для руководства, но, прежде всего, для них самих. Оно может ощутимо снизить уровень эффективности работы всей организации, и вследствие этого прибыль каждого работника в отдельности также снизится.

Управление временем или организация времени (англ. time management - тайм-менеджмент) - это технология организации эффективного использования времени и повышения эффективности его использования.

желаемый результат

эффективное рабочее время

Рис. 2.30. Время и закон Парето

Согласно закону Парето, лишь 20% всех дел (рабочего времени) приводят к 80% желаемого результата.

Управлению временем помогают навыки, инструменты и методы, используемые при выполнении конкретных задач, проектов и целей, который включает:

планирование,

распределение,

постановку целей,

делегирование,

анализ временных затрат,

мониторинг,

организация,

составление списков и расстановка приоритетов.

управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время начала и время завершения проекта, т.е. определяет временной период на реализацию плана и достижение цели.

В управлении временем можно выделить следующие процессы:

моделирование стратегий с учетом проведенного анализа,
целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития, определение и формулирование цели.

Эти работы хронометрируются, что позволяет в последующем скорректировать время на их разработку и реализацию. Данные хронометража фиксируются в виде «карточек проекта» (запись по параметрам различного характера показателей расходов времени на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе любых проектов или программ.

Рабочее время - время, затрачиваемое на выполнение работы, или время активного пребывания на работе, посвященное выполнению прямых служебных обязанностей

Коэффициент экстенсивного использования рабочего времени:

Кэ = (Ф – Р)/Ф = 1 – Р/Ф , где

Ф - фонд рабочего времени, мин;

Р – регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

Коэффициент потерь рабочего времени, которые зависят от работников:

Кп = Пз/Ф , где

Пз – потери рабочего времени, зависящие от работника, мин.

Кп = По/Ф , где

По – потери по организационно-техническим причинам, не зависящие от работников, мин.

Коэффициент затрат рабочего времени на отдых и личные потребности работников:

Кол = ОЛ/Ф , где

Руководители всех уровней при неправильном или неумелом распределении времени испытывают цейтнот и даже дефицит времени

Дефицит рабочего времени – это нехватка временного ресурса, вызванная

неправильной организацией работником своей деятельности,

либо неграмотной организацией деятельности руководством,

что приводит к спешке, затягиванию выполнения работ, заданий, некачественной работе, потерям в производстве, браку и т.д. и в конечном итоге существенно влияет на эффективность и результаты работы всей организации.

Дефицит рабочего времени руководителей и исполнителей, являясь серьезной управленческой проблемой, ведёт к перегрузкам, стрессам, отсутствию порядка в действиях, слабой проработке вопросов.

Одним из методов совершенствования управления временем выступает анализ затрат рабочего времени руководителя

Для выявления причин нехватки времени необходимо периодически проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней

Возникающий недостаток времени ослабляет позицию руководителя, снижает эффективность управления

Из признаков слабой/плохой организации времени следует выделить:

отсутствует четкое расписание работы на текущий день;

секретарь или помощник не знает распорядка дня своего руководителя, не знает, где он будет находиться в определенный момент рабочего дня;

отсутствие навыков работы с современными техническими средствами и программным обеспечением;

из-за чрезмерной занятости руководитель несвоевременно отвечает на деловые письма;

из-за нехватки времени в течение рабочего дня руководитель вынужден задерживаться на работе и/или завершать работу дома;

частые телефонные звонки и визиты посетителей не дают сосредоточиться на основной работе;

руководитель постоянно выполняет работу за своих подчиненных, поскольку ему кажется, что он сделает ее лучше;

большой поток рутинных дел не дает руководителю возможности заниматься основной работой;

отсутствие автоматизации управленческой работы и должного программного обеспечения;

работа в условиях постоянной спешки приводит к переутомлению.

Из наиболее характерных причин дефицита времени следует выделить:

бесплановость работы как результат работы не только самого руководителя, но и стиля работы всей организации;

несоответствие работника и занимаемой им должности;

неадекватная оценка своих способностей, скорости работы, результативности;

отсутствие личной миссии работника (что я могу сделать для организации, что могу получить, какими активами располагаю);

неумение контролировать свои потребности (в мыслях, питании, общении, выражении эмоций). Нет слова «хочу», есть слово «надо»;

слабая мотивация труда, приводящая к низкой производительности (зарплата давно не увеличивалась, долгое время нет повышения в должности) и к хроническому недостатку времени.

Планирование рабочего времени руководителя, специалиста и ведущих работников означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени

Из практики вытекает, что при затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов

оперативное ежедневное планирование работы исполнителей позволяет увеличить производительность их труда на 25-30% и сэкономить время руководителя на регулирование процессов из-за непредвиденных нарушений, возникающих в процессе работы

Сегодня широко применяются принципы и правила планирования времени, позволяющие забыть, что такое цейтнот и/или дефицит рабочего времени.

Для рационального использования своего времени руководителю необходимо, прежде всего, четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени.

При планировании следует не забывать правила:

при составлении плана на день оставить 40% времени свободным, т.е. 60% времени отвести на плановые работы, 20 – на непредвиденные, 20% - на спонтанно возникающие (активный самоменеджмент);

необходимо постоянно фиксировать затраченное время, отмечая, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате руководитель, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее;

для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;

основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;

для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объем задач, с которым руководитель может реально справиться;

установить неприемные часы – это время для выполнения чрезвычайно важных заданий, позволяющее работать спокойно без каких-либо помех извне и с переключением телефона на секретаря, сотрудников или воспользоваться автоответчиком;

сверхважные дела решать утром;

совещания и заседания назначать за час-два до обеденного перерыва или до окончания рабочего дня для оперативного решения проблем и ухода от пустых разговоров;

минимизация числа собраний, совещаний и конференций;

корпоративный тайм-менеджмент позволяет оптимизировать время всех сотрудников и в конечном итоге способствует повышению эффективности деятельности всей организации;

установить приоритеты выполняемых дел по их важности;

все что можно делегировать – следует делегировать;

учитывать колебания уровня работоспособности.

Сегодня используется несколько систем планирования времени:

метод Альп,

закон Парето,

система АВС,

метод Эйзенхауэра.

метод «Альп» охватывает пять фаз:

Упорядочение заданий;

Оценивание продолжительности действий;

Резервирование времени (в соотношении 60:40);

Принятие решений по приоритетам и перепоручениям;

Контроль учета выполненного.

принцип Парето (в соотношении 80:20)

Этот принцип позволяет сделать вывод в отношении использования рабочего времени: за первые 20% израсходованного времени достигается 80% результата. Оставшиеся 80% затраченного времени дают лишь 20% общего результата.

анализ ABC

величина процентов наиболее важных и величина процентов наименее важных дел в сумме остаются неизменными.

Все задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ ABC базируется на трех закономерностях:

Наиболее важные дела составляют 15% общего их количества, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%;

Важные задачи составляют 20% общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20%;

Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65% общего их количества, а их значимость равна 15%. (Рис.2.31)

Таблица 2.5.

Установление приоритетности задач с помощью ABC-анализа

Для использования ABC анализа необходимо следовать следующим правилам:

составить список всех будущих задач;

систематизировать их по важности и установить очередность;

пронумеровать эти задачи;

принцип Эйзенхауэра

Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач.

Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи

задачи подразделяются на четыре группы:

срочные задачи повышенной важности. Их выполняет руководитель;

срочные задачи средней важности. Руководитель может делегировать их решение другим лицам;

менее срочные задачи меньшей важности. Руководителю необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам;

менее срочные задачи незначительной важности. Руководитель должен перепоручить их решение другим лицам.

Эффективно управлять, планировать и использовать рабочее время позволяют

современные электронные системы,

деловое программное обеспечение,

электронные библиотеки.

В частности, для юриста таким мощным подспорьем являются электронные справочно-правовые системы: Гарант, КонсультантПлюс.

Руководитель, используя деловое программное обеспечение, имеет возможность осуществлять

оперативный контроль за бизнес - процессами с мобильного телефона,

планирование и управление ежедневными и проектными работами,

контроль исполнения сотрудниками правил трудового распорядка,

учет использования рабочего времени,

оперативные распоряжения и указания,

контроль выполнения поручений,

отслеживание потоков информации.

Стоит упустить момент и может разразиться катастрофа.

Основное правило в такой ситуации: действовать незамедлительно, принимать решения быстро, оставить тщательный анализ ситуации на более благоприятный период.

Кубань лето 2012 года – упущенное время и гибель людей и населенных пунктов

Для повышения эффективности использования рабочего времени руководителю следует

1) сформировать рабочие блоки с включением важнейших крупных и/или схожих по характеру заданий;

2) определить время для выполнения заданий;

3) установить и соблюдать приоритет выполнения всех видов работ;

4) выполнять лично только важнейшие и сложные дела и делегировать менее важные;

5) учитывать колебания уровня работоспособности.

Человек не властен над временем.

Потраченное впустую оно не подлежит возврату.

По тому, как руководитель использует время можно судить об уровне его профессионализма и культуры.

При современном уровне коммуникаций, когда даже автомобиль руководителя превращен в офис на колесах, скорость принятия решений, в конечном счете, определяет успех бизнеса

Поэтому время является наиболее значимым личным ресурсом руководителя.

Контрольные вопросы

В чем заключается сущность управления?

Перечислите основные принципы управления.

Приведите характеристику планирования как общей функции управления.

Какие функции выполняет в организации система планов?

Почему стратегические планы составляют основу всей системы планов организации?

Какое значение имеет стратегическое планирование в новых условиях хозяйствования?

Объясните значения понятий: «миссия», «видение» и «цели организации».

Для чего используется классификация целей организации и какие её критерии?

Объясните принципы и содержание концепции управления по целям (результатам).

Какие этапы и элементы составляют содержание модели стратегического управления?

Какой анализ необходимо провести в процессе разработки стратегии организации?

Когда и для чего используется модель пяти сил М. Портера?

Какая связь существует между потенциалом организации и ее стратегией?

Какие подходы можно использовать для оценки факторов внутренней среды организации?

Какими принципами руководствуются организации при проведении изменений?

Влияют ли размеры и темпы роста организации на содержание изменений?

Как организовать контроль в компании?

От чего зависит эффективность контроля?

Что представляет норма управляемости?

Как управлять временем и зачем надо им управлять?

Налоги и платежи