Совершаемых при ведении бизнеса в целом и построения системы продаж в частности, и рассказать об очередной распространенной ошибке, которая в подавляющем большинстве приводит к путанице в делах, поиску «крайних» и работе в режиме постоянных накладок, авралов и дедлайнов.

А именно об отсутствии или неверном распределении функций сотрудников .

Увы, до сих пор еще довольно часто встречаются ситуации, когда работа коммерческой организации строится по принципам: «все мы – одна семья», «кто может – тот и делает» или, как сказал великий вождь, «от каждого по способности». То есть все занимаются всем, а разделение по должностям, скорее, условное, лишь на бумаге. Которая, как известно, все стерпит.

Так, в компании одного из моих последних заказчиков консалтинга «штатными» являлись ситуации, когда маркетолог в качестве курьера мог отправиться на вокзал встречать партию отпечатанной полиграфической продукции, директор нередко выполнял работу маркетолога и составлял тексты новостей на сайт, офис-менеджер вел переговоры с подрядчиками, а банковскими оплатами и вовсе занимались «всем офисом».

Самое трудное в бизнесе – это заниматься своим делом. © Локар

Стоит ли говорить, что отсутствие грамотного распределения функций сотрудников (не только де-юре, но и де-факто) самым пагубным образом сказывается на стабильности и эффективности работы фирмы? Судите сами.

Во-первых, в ситуации, когда нет четкого закрепления за каждым отрезком работы только одного ответственного и работа передается «из рук в руки», как эстафетная палочка, неизбежно возникают «бесхозные» участки, за которые никто не отвечает. При этом срочные дела рискуют быть несделанными, а важная информация – утерянной. Попытки же найти «виноватого» как минимум «крадут» рабочее время руководителя, как максимум - остаются безрезультатными.

Шансы на выполнение работы обратно пропорциональны числу лиц, по долгу службы обязанных это делать. © Парадокс Кушнера

Во-вторых, из-за неравномерной загрузки персонала и постоянных «перекосов» из крайности в крайность по принципу «то густо, то пусто» возникают накладки и нестыковки по времени, когда одному работнику в один и тот же момент необходимо выполнить сразу несколько дел, в то время как другой может маяться от безделья, томно рассматривая в окно городской пейзаж.

В свою очередь, если какой-то сотрудник / отдел не успевает выполнить работу в срок (собрать информацию, посчитать, смонтировать, оплатить, заказать и т.д.), тормозится работа других подразделений фирмы, а в глобальном масштабе это может и вовсе привести к срыву заказа или проекта. Я уж не говорю про эмоциональное выгорание персонала, снижение качества выполнения работ и повышение количества допускаемых ошибок и брака из-за вынужденной деятельности в режиме постоянных авралов.

Всегда не хватает времени, чтобы выполнить работу как надо, но на то, чтобы ее переделать, время находится. © Закон Мескимена

И в-третьих, довольно распространено явление, когда обязанности сотрудника определяются не конечным результатом, который нужно получить на закрепленном участке работы, а исходя из набора «гениальностей» конкретного работника по принципу: «у него хорошо получается, а давайте теперь он будет делать еще и вот это». То есть функции должности складываются «исторически» и стихийно, «от человека».

В результате получается как в примере, который я приводила выше: офис-менеджер ведет переговоры с подрядчиками, а директор сочиняет статьи и рисует 3-D схемы. В оправдание такого «стихийно-исторического» подхода управленцы приводят аргумент, что «лучше и быстрее меня / него никто не сделает» и «это гарантия качества, что способствует удержанию клиентов». Поэтому так часто вместо решения финансовых, рыночных, производственных и прочих вопросов руководитель пытается «объять необъятное» и взвалить на себя чужую работу:

«Приходится работать как главному специалисту, продажником, а не управленцем», «Все беру на себя: заказы, бухгалтерия, мастер-классы, иногда сама торгую», «Занимаюсь текучкой, а не стратегией». © Из приватных разговоров владельцев бизнеса

Помимо того, что при таком «раскладе» становится непонятно, сколько же реально нужно платить управленцу, выполняющему работу рядового сотрудника, и рядовому сотруднику, выполняющему работу более высокой квалификации, так еще и возникают проблемы в случае увольнения одного из работников. Ведь довольно сложно найти «соискателя-близнеца», который бы обладал точно таким же набором «талантов», как и его предшественник:

У одной с дисциплиной, кассой, учетом - порядок, но мало продаж, у другой – наоборот, то что-то не сходится, то забыла записать, но продает хорошо. © Из приватных разговоров владельцев бизнеса

Мне это напоминает попытку втиснуть круглые колышки в треугольные отверстия. Как правило, после нескольких отчаянных попыток руководители пытаются заново «сложить паззл» и начинают снова перекраивать функции сотрудников. А это неизбежно приводит к очередным «косякам».

Хвост вытащит, а клюв увязнет; клюв вытащит - хвост увязнет. © Русская народная сказка «Журавль и цапля»

Как же правильно распределить функциональные обязанности персонала? Для заказчика, пример которого я приводила в статье (агентство по организации праздников), вопрос был решен следующим образом.

Для начала был проведен опрос персонала и по каждому работнику составлен перечень всех функций, которые он выполняет в течение рабочего дня, недели и месяца, а также тех, которые носят разовый характер. Далее были выделены и сгруппированы одинаковые по типу и сложности виды работ, требующие примерно одного и того же объема знаний, умений, навыков и схожих способностей. Следующим шагом определилось необходимое количество исполнителей для выполнения той или иной работы.

Так, выяснилось, что для качественной работы с подрядчиками необходимо не два, а три менеджера. При этом за каждым менеджером была строго закреплена зона его ответственности: первый отвечает за техническое оснащение проекта (свет, звук, пиротехника и т.д.), второй – за декорации, костюмы и реквизит, а третий должен обеспечить мероприятие актерами и прочими творческими коллективами.

Такой подход, кстати, здорово облегчил и решение кадрового вопроса на будущее: когда должностные обязанности однородны и правильно сгруппированы, гораздо проще на это место. Ведь даже при одинаковых, на первый взгляд, функциях, кандидаты на должность разных менеджеров должны обладать и разными способностями. Так, для менеджера по технической части важен математический склад ума (поскольку бОльшая часть его работы связана с замерами, чертежами и схемами), а вот менеджеру-декоратору необходимо обладать художественным вкусом и чувством стиля. Согласитесь, это не одно и то же.

Далее. Ввиду появления дополнительного сотрудника у офис-менеджера «забрали» работу с подрядчиками и «вручили» ему технические вопросы для организации мероприятия: заказ билетов, бронирование гостиниц, организация трансфера и т.д. (чем ранее занимались «всем хором»), а также поручили вести некоторые базы данных. Наконец-то стало понятно, чем в фирме должен заниматься маркетолог. С руководителя были сняты функции бухгалтера, маркетолога, технического менеджера и даже режиссера, и теперь у него появилось больше времени для выполнения собственно управленческих функций.

«А где командующий?» - «Командует!» © Из к/ф «Тот самый Мюнхгаузен»

А часть работ (потребность в которых возникает периодически, не на постоянной основе) вообще было решено отдать на аутсорс.

Перепоручайте другим то, что они сделают проще, лучше и дешевле. © Филипп Котлер

Итак, резюмируя вышенаписанное, можно с уверенностью утверждать, что грамотное распределение должностных обязанностей персонала позволяет:

• значительно сократить временнЫе потери и обеспечить своевременное выполнение работы в нужном объеме,
• свести к минимуму количество ошибок и повысить качество выполнения работ,
• снизить риск утери важной информации,
• легко проверять каждого работника и быстро находить ответственного,
• равномерно распределять работы между сотрудниками,
• справедливо выплачивать вознаграждение персоналу в соответствии с уровнем его квалификации и сложностью выполняемых работ,
• оперативно закрывать вакансии подходящими специалистами,
• облегчить труд руководителя и избавить его от участия в «латании дыр»,
• повысить эмоциональную удовлетворенность персонала своей работой.

Мой дом - моя крепость. Эти слова знакомы нам с детства. Для кого-то дом - это прежде всего стены. Стены есть, остальное приложится. Именно так рассуждают подчас. Другим людям важнее атмосфера дома. Тогда уже дом - это то место, где находится человек. А атмосферу своей жизни он переносит с собой. Такие люди очень гармоничны и способны обжить и сделать уютным любое пространство, где будут находиться они.

Как часто молодожёны мечтают об отдельной квартире - своём гнёздышке. Рисуют в своём воображении маленький рай и часто даже не подозревают о тех сложностях, которые могут возникнуть у новоиспеченных хозяев. Ведь мало кто на заре семейной жизни подходит к проблеме разделения обязанностей по дому настолько прагматично, чтобы в будущем избежать противоречий и конфликтов.

Так что же может вдруг произойти? Ведь ещё недавно молодой муж, стараясь сделать приятное своей возлюбленной, с энтузиазмом принимался мыть посуду и демонстрировал мужество, умело орудуя пылесосом. А молодая жена старалась порадовать его чем-то вкусненьким, начистить всё вокруг до блеска, чтобы ему было приятно. Куда же пропал их пыл, спросите вы?

Может, уже привыкли друг к другу и уже нет потребности производить приятное впечатление? Или, может, они уже не ценят друг друга так, как раньше, и эгоизм проявляется всё больше? Совсем не плохо помнить и заботиться о себе, ведь проблемы начинаются лишь тогда, когда интересы становятся взаимоисключающими.

Когда думаешь только о себе, действия другого воспринимаешь как должное. А ведь никто никому ничего не должен. Кто из нас родился ради того, чтобы надраивать полы или круглые сутки не отходить от плиты? Никто. Всё это прекрасно и замечательно лишь тогда, когда присутствует желание, энтузиазм или хотя бы уверенность, что это ценят.

Казалось бы, зачем человеку чьё-то одобрение? Живёт себе, ворошит тазики с бельём, гремит кастрюльками на кухне, вот и пусть занимается, нечего разводить антимонии. Ан нет, человеческая душа жаждет отклика, пусть не восторга и благодарности, а просто уверенности, что это видят.

Нет ничего обиднее, как принятие за должное той заботы, труда и времени, что уделяет жена своему мужу или муж своей жене. Ведь нужна-то порой самая малость, а получаешь в лучшем случае невольную гримасу по поводу чего-то несделанного.

К хорошему привыкают быстро, потом принимают это за должное, а дальше вниз по наклонной: недовольство, упрёки, скандалы. Почему практически ни один мужчина перед тем как упрекнуть или осудить свою женщину не поинтересуется, почему же она не сделала? И не спросит, может, ей помощь нужна, может, она устала от этой ежедневной, незаметной рутины, от вала нескончаемых дел. Она же живой человек, и смысл женской жизни в беготне с тряпкой по дому не заключается, как бы мужчины на этом не настаивали.

Я не о том, что нужно снять все домашние хлопоты с женских плеч. И даже не буду провозглашать лозунг "за равноправие в быту и чёткое разделение обязанностей по дому!" Я лишь хочу понимания вместе с миллионами женщин, которых гложет и убивает день за днём невыплаканная обида за несправедливость и непонимание.

Ведь это совсем не сложно - попросить сделать что-то для тебя с благодарностью. И здесь важна установка, что тебе вовсе не обязаны сказать "да". А ты не должен обижаться на такой ответ. Все взрослые люди могут и должны обслуживать себя самостоятельно, а не требовать этого от другого человека. У многих жён пропадает энтузиазм, как только перестают ценить их труд и начинают требовать, упрекать, манипулировать.

Порой идёт в ход даже шантаж. Начинаются рассуждения на тему "зачем я тогда женился" или "кто в доме хозяйка". К сожалению, наши мужчины часто путают понятие "жена" и "домработница". А ведь если задуматься, то это просто оскорбительно - однажды понять, что на тебе женились ради того, чтобы было кому стирать майки или готовить еду. А что - самому мужчине слабо? Или это недостойно мужчины - быть самостоятельной, зрелой личностью?

Союз двух взрослых людей подразумевает нечто другое. Эти двое живут вместе, если им интересно друг с другом, если их совместная жизнь приносит радость обоим. Да, от бытовых задач никуда не деться. Весь вопрос лишь в том, как же их решать. Практичные люди сразу договариваются, кто и что будет делать и как часто. Могут и расписание составить.

Идеалисты и романтики в первое время будут делать больше, чем способны постоянно, под влиянием эмоций, вдохновения и желания сделать что-то хорошее для любимого человека. Если они ещё и интроверты, то позже начнут копить в себе недовольство, что всё не так, как в их розовых мечтах. Этакие молчаливые мученики. Экстраверты начнут устраивать эмоциональные разборки и красноречиво выплёскивать своё недовольство. Эгоисты сразу расставят все точки над "и", дав понять, что это будешь делать ты и попробуй только не сделать вовремя... Авторитарные личности, а также сторонники домостроя, просто возьмут всё под свой контроль, и их мнение даже не обсуждается, по принципу "будет так, как я сказал(ла), и никак иначе". Ну, и конечно, альтруисты. Они возьмут большую часть забот на себя, так как им кажется, что они должны, обязаны, да и вообще им нетрудно...

Главное в семье - не терять интереса к жизни: оптимизм, энтузиазм, юмор, наконец. Нельзя позволить бытовым проблемам поглотить всё то прекрасное, что было на заре отношений. И не стоит кидаться в крайности. Ведь постоянный альтруизм одного из супругов явно подстёгивает другого этим воспользоваться. Во всём хороша мера, а уважать надо и себя, и партнёра.

Очень важно постараться сохранить лёгкость и радость в отношениях. Вечно жалующаяся, недовольная и обижающаяся жена, пилящая по поводу и без повода - это как камень на шее. Равно как и муж, только и знающий свои дела и заботы и не видящий ни жену, ни её вклада в их совместную жизнь. Жаль, не учат нас правильно строить отношения в семье, решать хозяйственные проблемы, создавать хороший психологический климат в доме. А пока каждый внедряет то, что пришло ему в голову, часто даже не подозревая о грядущих последствиях своих действий.

Что же предпринять, если в вашей семье имеются конфликты на бытовой почве и распределение обязанностей по дому больше не устраивает вас лично или вас обоих? Для начала стоит определить характер возникших проблем и модель бытовых отношений в семье.

Начнём с самого нетривиального случая, хотя в нынешнем мире количество таких случаев растет.

Бизнес-леди и "домашний пуся"

Если в вашей семье муж и жена как добытчики поменялись местами, следует внимательно отнестись к распределению обязанностей. Жена пропадает на работе, приносит основной доход в семью, но у неё совершенно не остаётся времени на ведение домашнего хозяйства. Работа у мужа менее напряжённая, да и доход оставляет желать лучшего. Зато он с удовольствием готовит, убирает и многое делает по дому.

Если муж встречает вас борщом и зажаренной курочкой - не забывайте усердно хвалить его и делайте это искренне. Дайте понять своему мужу, что очень цените его труд, что он особенный мужчина и заботливый хозяин. Не смейте шутить по поводу "домохозяйки" или "прислуги", вы этим оскорбите его чувства. Даже если муж не покажет вида, обида засядет глубоко и принесёт немало вреда вашим отношениям. И главное, не поленитесь хотя бы в один из выходных дней побаловать его блюдом собственного приготовления. Поухаживайте за ним. Пусть это будет дань уважения и немного "игра в хозяйку-жену", главное, он хоть ненадолго почувствует себя в привычном для мужчины качестве. И, безусловно, ему приятна будет ваша забота, показывающая, что вы понимаете и цените то, что он для вас делает постоянно. Не лишним будет подумать, что вы сама, несмотря на свой плотный график, могли бы делать для дома по будням. Даже если это будет мытье посуды после общего ужина и чтение книжки на ночь вашему ребёнку - тоже вклад в общее дело, и лучше, чем ничего. Конечно, в материальной зависимости жены от мужа нет ничего хорошего. Но и переоценка материального фактора в ущерб семейным взаимоотношениям, пренебрежение своими обязанностями жены и матери вряд ли может оправдать себя.

Хозяйка на посту и "вечный трудоголик"

Если вы больше не в силах единолично нести груз домашних дел на своих хрупких женских плечах, видимо, настала пора поговорить с вашим супругом об ином распределении обязанностей домашних обязанностей. Конечно, придётся считаться с тем, что ваш муж интенсивно работает вне дома, поэтому разделить домашние заботы строго пополам вряд ли будет разумно и выполнимо для него.

Многие мужья почему-то считают, что только они устают. Раз он отработал положенные часы, то дома имеет право вкусно поужинать, а потом прилечь или сесть в своё любимое кресло перед телевизором или с газетой. Усталость жены в расчёт не принимается. В любом случае, ваши предложения к мужу должны быть представлены в виде аргументов и чёткого плана, изложенного на бумаге. Это уже половина успеха для ваших переговоров. Главное - не давить на него и не ставить перед фактом. Тут важен и тон голоса, и ваше настроение. Будьте позитивны и подавайте все нововведения легко, с готовностью к компромиссу, с желанием сотрудничества, а не войны. Не бойтесь сказать своему мужчине: "Я хочу, чтобы ты это сделал для меня!" Если для него это не слишком обременительно, он откликнется на вашу просьбу. Только не надо его эксплуатировать. Он хочет, чтобы вы ценили его усилия и выигрывали от его талантов. Вам надо поддерживать равновесие между тем, что он делает для вас, и тем, что делаете вы для него.

Она - "электровеник", он - "ленивый кот"

Чем больше вы делаете для дома, для семьи, тем больше раздражения вызывает лежащий на диване детина, являющийся вашим законным супругом. Впрочем, могут быть варианты: сидящий у компьютера или вечно смотрящий телевизор.

Пожалуй, все мужчины убеждены, что любая женщина должна уметь готовить. Если он сам любит готовить - предоставьте ему такую возможность, даже если после этого придётся потратить немало времени на уборку. Мужчины не любят скандалов и по возможности стараются их избежать. Любого конфликта можно избежать по-разному. Нужно определить, в чём суть разногласий. Видимо, придётся пойти на взаимные уступки. Всегда можно поменяться обязанностями, если один из супругов, к примеру, категорически против мытья полов или глажки белья. Пусть тогда делает что-то другое, что для него не унизительно и не вызывает раздражения. Если ваш муж сделает что-нибудь приятное или полезное и вы хотели бы, чтобы это повторилось, реагируйте бурно и по-особому. Прыгайте от радости, целуйте его, бросайтесь на шею, приготовьте его любимое блюдо. И он обязательно повторит свой поступок. Пусть дело, которое вы доверили мужу, будет полностью его ответственностью. Если дело касается даже такой малости, как вынесение мусорного ведра, нужно набраться терпения, чтобы не схватить это ведро самой, чтобы выбросить. Вежливо напомните ему свою просьбу и дайте время на самостоятельное выполнение.

"Беззаботная стрекоза" и "хозяйственный муравей"

Ваша жена готова заниматься чем угодно, но только не домашними делами. То увлечённо болтает с подругами по телефону, то часами наводит красоту дома и в салоне, то занимается шопингом. А вы безуспешно пытаетесь приучить её заботиться не только о себе, но и о семье.

Необходимо поговорить с супругой серьёзно. Предложить с сегодняшнего дня взять часть обязанностей по дому на себя. Пусть это будут не общие фразы, а конкретные обязанности, которые вы ей озвучите. А ещё лучше запишите, это лишний раз подтвердит серьёзность ваших намерений. Дальше придётся терпеливо приучать её к новым обязанностям. И главное - не поддавайтесь искушению сделать в очередной раз то, что должна исполнить ваша жена. Будьте справедливы в распределении дел, обращайте внимание на то, кто из вас умеет делать конкретное дело лучше и больше предпочитает данное занятие. Главное - следите, чтобы все обязанности вновь не перекочевали к вам. Если чего-то не умеет - научите, тогда уже не последует соответствующей отговорки. Не забудьте поощрять супругу похвалой и знаками внимания. Взращивайте в ней самостоятельность, постепенно доверяя дела более сложные и ответственные, нежели те, к которым она привыкла. Не забудьте отметить её усилия и похвалить достижение в труде на благо семьи в кругу родных и друзей. Это тоже будет для нее стимулом и дополнительным бонусом в глазах близких людей, к чьему мнению она прислушивается.

50х50

В целом вы умеете договариваться между собой. И оба понимаете, что заботы по дому надо делить пополам, насколько это возможно. Другой вопрос, что иногда хочется забыть про равенство и часть своих дел передать супругу(е). Сделает раз, другой и привыкнет. Если придерживаться принципа справедливости, то вряд ли супруга обрадует переполнение чаши весов приличным довеском из домашних обязанностей, прижившихся уже на постоянной основе.

Жена могла выполнять эти дела временно, например, пока супруг болел, был больше загружен на работе, помогал с ремонтом своей матери и т.д. Или муж мог временно исполнять ряд обязанностей по дому, например, пока жена была беременна, ребёнок был маленький, она ухаживала за больными родственниками и т.д. Время шло, а забирать временные обязанности ваша вторая половина так и не собирается. Значит, пришёл черед для радикальных изменений в распределении дел. Необходим разговор, где будут обозначены причины, по которым ваш(а) супруг(а) может уже сам(а) выполнять эти определённые обязанности по дому. Если человек не желает идти навстречу без существенных на то оснований - следует действовать конкретно и необратимо. К примеру, раз и навсегда перестать гладить мужу брюки и выносить мусор. Тогда до него быстрее дойдёт, что это его обязанность и за него накопившиеся три пакета с мусором никто не вынесет. Аналогично и с приготовлением еды. Если супруга пришла с работы в надежде, что это опять сделаете вы, так и скажите ей: "Я готовил в прошлый раз, сегодня твоя очередь". Придётся потрудиться, прежде чем сесть за стол, зато не будет иллюзии, что кто-то будет готовить вместо неё, когда пришла её очередь. Конечно, иногда вы можете делать друг другу поблажки, особенно если вас об этом попросили. Главное, чтобы поблажки не были одностороннего порядка и не превратились в систему.

Домострой жив!

В вашей семье обязанности принято делить на типично женские и типично мужские. Убедить мужа делать что-то по дому - крайне сложно, все воспринимается в штыки. Жена перегружена заботами по хозяйству, необходимы перемены.

Для мужчины необходимо чувствовать себя нужным. Стоит использовать этот ключевой мотив при распределении дел по дому. Постарайтесь убедить своего благоверного, что никто лучше него не может отбить или разделать мясо. Ведь для этого необходима сила, и вообще, обработка мяса - поистине достойное мужское занятие, ведущее к первоистокам, когда мужчины охотились на мамонтов и добывали пищу кровью и потом. Пусть у вашего супруга формируется верная и значимая ассоциация. Или, к примеру, принести продукты из магазина - это действительно тяжело, и вам просто необходимо мужское плечо. Вы же хрупкая женщина, а вашему мужу это не составит большого труда... Кстати, поднимать тяжести противопоказано любой женщине, даже если она совершенно здорова. Мужчина же имеет другое строение тела, сильнее и может поднять гораздо больше, чем женщина. За хорошее отношение к вам мужа надо поощрять. Мужчины очень отзывчивы к похвалам. Слова - идеальная награда: сказать их можно в любое время, в любом месте и совершенно бесплатно.

Подведём итоги

В целом, труд в городском, домашнем хозяйстве отнимает от 3 до 5 часов в день. Вступление в брак существенно меняет бюджет времени женщины. На ведение дома в бездетной семье уходит 4 часа, а с появлением ребёнка - около 6 часов. Кроме того, много времени отнимает непосредственный уход за малышом, который, как правило, целиком ложится на плечи матери.

Многочисленные исследования свидетельствуют об интересном явлении, связанном с профессиональной активностью женщин: с выходом на работу они тратят на домашние дела на 40-50% времени меньше, чем домохозяйки. Это связано не с уменьшением объёма выполняемых работ, а с ограничением их продолжительности. Хорошо, если это связано с появлением помощников (например, бытовые услуги, муж, дети) и умелой организацией труда. А если нет?

Спешка чрезмерно перегружает психику, может привести к нервному истощению организма и чувству постоянной усталости. Не секрет, что многие успевают за счёт сна и отдыха. Отсутствие времени на отдых - самый большой вопрос для тех, кто занимается домашним хозяйством. Сокращает и облегчает домашний труд ручное и механическое оборудование, если оно исправно и приспособлено к нуждам данного хозяйства. Сократить время, предназначенное для приготовления пищи, поможет использование полуфабрикатов и готовых к употреблению продуктов.

Немаловажным является организация и распределение труда в домашнем хозяйстве. К сожалению, часто встречаются семьи, где ответственность за ведение домашнего хозяйства ложится исключительно на женщину; остальные члены семьи участие в домашних делах понимают не как обязанность, а скорее как помощь, оказываемую жене или матери. Равноправие женщин, обязательное на работе и в общественной жизни, с трудом проникает в семью, где обязанности всё ещё делятся на мужские и женские. Мужские - то есть единичные, выполняемые от случая к случаю (например, покупка хлеба, выбрасывания мусора, мелкий ремонт), и женские - все остальные.

Часто говорят, что домашний труд - лёгкий. Нет мнения более ошибочного. Научными исследованиями доказано, что нагрузка на организм при выполнении домашних занятий зачастую выше, чем во время работы на промышленном предприятии. Исследования показали, что только 24% замужних работающих женщин пользуются помощью мужей, причём непостоянной. Незначительна помощь и со стороны детей.

Обсуждение

Нужно просто жить с теми, у кого совпадают точка зрения с вашей по поводу быта...

Ну да, легче ругаться, скандалить, просить мужа мыть посуду, вместо того, чтобы завести себе приходящую помощницу-горничную, как было раньше, я понимаю. Дать жене почувствовать себя женщиной, а себя - настоящим мужчиной... Нет, наше общество никогда не дойдёт до этого, оно слишком тупо для успешной жизни. Так что продолжайте работать и выполнять обязанности горничной вместе с мужем, пока ваше утлое суденышко не разобьется о быт, как у тысяч других пар или пока вы не начнете жаловаться на "каторгу" так же, как все другие бабы.

03.12.2017 03:56:49, Ольга

У нас домашние обязанности распределены так. Я делаю всю убоку в квартире. Готовим с женой по очереди, у кого есть время. Гладит бельё жена. Нас такое распределение устраивает.

Много правильного, но и как то однобоко. И впрямь похоже на дресировку.

14.08.2008 13:24:15, Андрей

большая часть описанных в статье приемов очень напоминает дрессировку...

Много полезных психологических советов. Спасибо!
Я нашла для себя полезные моменты в каждой из описанных моделей отношений. Очень хорошо описано как всё бывает в начале отношений и во что выливается в итоге. Статистика тоже заинтересовала, мужикам бы почитать!

03.09.2007 19:32:36, Эльза Д.

На этапе планирования семьи мы с мужем договорились, что все будет делать по очереди. Только готовка - чисто моя обязанность, а глажка - его. Но жизнь вносит свои коррективы. появился ребенок. Естественно, муж весь день на работе, а я дома. Все текущие домашние дела постепенно перешли ко мне. У мужа конечно хватает обязанностей, тем более что у нас частный дом. Но мужские дела все таковы что их можно отложить на неопределенный срок. Недоделанная розетка может стоять месяцами, можно пользоваться удлиннителем (не удобно, но можно). И забор покосившийся в принципе может стоять довольно долго. а вот есть хотят все. Поэтому хочешь, не хочешь, если не осталось чистых тарелок и кастрюль, то надо мыть немедленно. То же касаемо одежда. Если вся грязная, придется стирать.

Бессмысленная статья, нагромождение пустых расхожих фраз.

01.09.2007 11:32:20, прочитала

Что захотелось сказать сразу?..
Елене не откажешь в наблюдательности и системном подходе к такой животрепещущей:) теме, как распределение семейных обязанностей. Современный подход, активный: если есть проблемы, то в них нужно
1.разбираться, пытаться проанализировать, понять
2. на основе п.1 ДЕЯТЕЛЬНО искать выход из них.
Изложение - ну не классики мы!!!... Не пишем, выверяя каждое слово-букву-запятую, годами... И читаем саму статью и мнения о ней сейчас, а не лет эдак через 50-200...
Вызвало сомнение, например, это: «Равноправие женщин, обязательное на работе и в общественной жизни…» Таки обязательное?.. 
Почему говорю о наблюдательности? Кто из нас прожил ВСЕ модели, описанные Еленой? Возможно, найдутся среди знакомых такие, кому пришлось побыть "электровеником" - в одном браке, но и "стрекозой" - в следующем, придя в третьем или четвертом:) к тому, что главное - любовь и понимание, что делать в семье нужно только то, что хочешь делать сам. :) Я сейчас не об эгоизме это. Я - о той атмосфере в семье, когда хочется. Хочется заботиться, хочется помогать, хочется вместе делать – о ЛЮБВИ... А когда ее нет – не знаю, видимо, каждый сам для себя выбирает, как жить дальше и с кем жить дальше. Но точно знаю, что «бороться», «защищать» - бессмысленно и не по-женски совсем 
Что следом? А вот такое:
«Женщина-хранительница очага! Мужчина-добытчик! И плоха та женщина, которая упрекает мужа за невымытую тарелку. Ну а если мужик лодырь и бездарь, тогда пардонс. Сами воспитали или забили бесконечными упрёками, что у него у бедненького руки-то на всё и опустились…» и все, что далее - приводит в состояние тихой грусти. Штампы-штампы-штампы… Первобытно-общинного строя, не ближе…  Есть и такое в жизни, наверное, до сих пор. Попыталась представить – вопросы сплошные…
Как быть женщиной, коль мужики забиты?
Кого и когда я лично исхитрилась «сами воспитали или забили»? Если уж и согласиться с этой фразой, то воспитали – мамы, а живут с «продуктами воспитания» – жены. Не нужно обольщаться, дрессировка ТАКОГО продукта на кофе и тапочки по утрам – это именно дрессировка, не воспитание. Наступает определенный возраст, и «продукт» неминуемо возвращается в детство. Да и как вообще взрослого, свободного человека можно воспитывать? (если предположить, что речь идет о воспитании мужа женой)?
И чего это мужчина вдруг стал «бедненьким»?
Защита – от кого? и т.д.
И от этого – не грусть уже, а печаль безмерная.    Сплошное разделение… И муж – прям песик какой-то… Короче, как у Жванецкого, когда он аристократов в изображении советских актеров описывает - ?«Не вызывает доверия»? – вроде штамп-«сюжет» такой правильный, а вот в то, что все так – не то что не верится, не приемлется никак.
И самый большой вопрос – как удалось автору целый мир вжать в несколько безапелляционных строк, совершенно не допускающих хотя бы еще нескольких моделей этого мира?... 

Я - тоже не классик, пишу прям на сайт, поэтому очень надеюсь, что была внятна и никого не обидела, не задела. :)
Тоже Елена

31.08.2007 17:09:33

Экая редкостная бредятина. 4 часа в день в бездетной семье на хозяйственные дела... Возможно, речь идет о черепахах с вырванными конечностями?

Р.С. На Руси женщины и дом держали, и в поле с грудными в перевязи на покос выходили. И на этом держалась наша Русь. Иностранщинкой попахивает это самое распределение обязанностей. Ну другой менталитет у нашего брата! Им заморцам не понять. Потому и нравятся им наши женщины. А мы дуры, вместо того, чтоб из своих сыновей настоящих мужчин взращивать,а из дочерей настоящих хозяек, всё на время, да на обстоятельства пиняем и на тех самых иностранцев посматриваем. Понесло меня.... могу без конца на эту тему рассуждать.

Женщина-хранительница очага! Мужчина-добытчик! И плоха та женщина, которая упрекает мужа за невымытую тарелку. Ну а если мужик лодырь и бездарь, тогда пардонс. Сами воспитали или забили бесконечными упрёками, что у него у бедненького руки-то на всё и опустились. Семья-это Дом. Дом-это крепость. Крепость-это Ваш с мужем и детьми внутренний мир, защита от внешнего мира. Внутренний мир - это тепло, уют, который создаём мы с Вами дорогие жёны! В такой мир Ваш стократ уставший муж будет тянуться с радостью, а на следующее утро с удовольствием и завтрак приготовит и кофе в постель принесёт в знак благодарности за Ваше внимание. Да тяжело! А кто говорил, что будет легко, когда под венец шли? Ну не должно быть так, чтобы мужики за нас полы, да посуду мыли. А если вдруг на них это снизойдёт, так хвалите и восхваляйте! С Вас не убудет, а мужу приятно и его на большие подвиги ради вас любимой потянет!

Какой слог, мамадарагая!!!

>>Такое "распределение" труда несправедливо и неверно. Необходимо формирование новой модели поведения, опирающейся на действительные потребности семьи и равные нагрузки. С этого следует начинать именно молодым супругам, потому что равное партнёрство, совместное участие как в развлечениях и отдыхе, так и в труде, несомненно, укрепляет узы, соединяющие двух человек.

а я убираться люблю:) и мне не обидно, что бОльшую часть делаю я. у мальчишек и у мужа есть свои обязанности и они их выполняют, хоть порой приходится подгонять:)
а вообще, чаще всего складывается так: кому мешает - тот и убирает (если не может заставить это сделать того, кто намусорил:)

Все, конечно, интересно, только я не понимаю чего такого надо делать дома по 4 часа в день! Ладно бы написали от 10-15 минут до 6 часов, было бы понятно, кому сколько надо, тот столько и тратит:) у меня на домашнее хозяйство уходит в среднем полчаса в день, если есть ребенок с уроками, то час, я не знаю чем надо еще заниматься 3 часа:) и потом, самый главный вывод забыли сделать, что жить надо с тем человеком, взгляды которого на быт совпадают с твоими, тогда ни объяснять, ни доказывать, ни стимулировать не надо будет..

Комментировать статью "Муж и жена - где чьи дела? Как распределить домашние обязанности в семье"

Жена и муж. Семейные отношения. Муж и жена - где чьи дела? Как распределить домашние обязанности в семье. А молодая жена старалась порадовать его чем-то вкусненьким, начистить всё вокруг до блеска, чтобы ему было приятно.

Обсуждение

можно же разделить обязанности. Муж - приборка, жена - готовка. Дети - вместе.

Да, а как такой вариант. Муж работает на 3 работах занимается воспитанием сыновей возит на секции. Готовит дома, очень вкусно лечит если дети заболели,а жена нечего не умеет и не знает и можно прожить без секса с ее слов

30.09.2018 07:07:40, Бред

Я поинтересовалась, какие обязанности мужья и жены берут на себя, а какие оставляют друг другу. Все мужчины заявили, что должны обеспечивать семью, а женщинам отвели забавную функцию "ублажать мужа ", иными словами - создавать климат в семье.

Обсуждение

у меня из обязанностей - только глажка белья и загрузка стиралки, т.к. я сама никого не подпущу к моей одежде с утюгом:) плюс я отвечаю за уют, красоту и спокойствие в доме, муж отвечает за электрику, технику, обеспечение семьи, постройку и ремонт, планирование путешествий:) все остальное пополам.. в зависимости от желания:)

Делаю все, что можно назвать женской работой. Готовлю, стираю (машинкой, конечно), убираю, вешаю белье, глажу, снимаю показания счетчиков. Раньше были дети, они помогали, сейчас дети учатся далеко от дома.
Муж выполняет всю мужскую работу и то, что я сделать его попрошу. Например, мусор вынесет. Может пропылесосить. Может картошку почистить, если дома. В мужскую же обязанность у нас входит поход в магазин.
Муж, как правило, готовит завтрак (яичницу, омлет и т.п.) и гуляет с собакой утром.

Права и обязанности в браке.. Жена и муж. Семейные отношения. 8...) я только сейчас начала задаваться этим вопросом. Что Я имею право потребовать/попросить от мужа и что обязана предоставить ему сама в ситуации не совсем идеального брака.

Обсуждение

Тут в каждой семье всё индивидуально. Не стоит полностью перенимать чью-то модель деления обязанностей. Может кто-т в семье с отвратным характером, но компенсирует это решение домашних хлопот и высоким заработком. А второй партнёр человек мягкий и покладистый, терпит и ничего особо не делает)

Мы делим обязанности поровну, на основании кто что больше любит или ненавидит делать. Даже посудомойку поделили - муж загружает, я выгружаю. И это потому что муж не любит сортировать и раскладывать чистую посуду по местам, а я не люблю копаться в грязной посуде.
Муж не любит резать салаты, но может приготовить и суп и мясо. Поэтому я всегда делаю его любимую окрошку (хотя сама ее не ем) и другие салаты, а он помогает мне с основным блюдом. Я не люблю мыть полы, он не любит вытирать пыль - соответственно. И так далее...
А главное не требовать ничего категорически, а уметь просить. Так чтоб муж не смог отказать. Или я например уже знаю, что муж не выполняет просьбы сразу. Ему нужно время. Я так и прошу "когда будет время, поточи ножи".А еще я знаю что он забывает постоянно, стараюсь мягко напоминать. Не так: "когда наконец будут поточены ножи?!", а "ой, а этот нож совсем не режет помидор. помнишь я тебя просила на прошлой неделе" (он: "ой забыл" и принимается точить).
И как таковых правил по обязанностям нет. В каждой семье они устанавливаются путем взаимовыгодных договоренностей. В каких то семьях все хозяйство тянет жена, потому что ей не сложно. А в других семьях скандал из-за невыкинутого мусора и непомытой чашки каждый день. И все эти разные семьи живут долго и по своему счастливо.

01.08.2014 14:44:33, вариант

На мой взгляд, конечно, это перебор. Наверняка, уже кто-нибудь написал,что вариантов, по сути, всего 3:
- М и Ж работают и хозяйство пополам,
- М работает и помогает вечерами и на выходных, Ж на хозяйстве,
- М и Ж работают, хозяйство где-то ещё (домработницы, любящие дедушки/бабушки),
- ещё бывает, что все не работают и ничего по хозяйству не делают, но последний раз я это встречала пару лет назад у родственников, которые содержали молодую студенческую семью.

В семье моих родителей папа делал всё, мотивация была простая как три копейки: я мужчина, я сильнее, я могу всё.
Когда у него было время (после работы и на выходных), папа мог и бельё стоять гладить, и посуду мыть. А уж влажная уборка по вечерам - вообще его хобби было. И готовил, и в магазин ходил, и починить дома почти всё сам мог.
И косичку папа мне по утрам заплетал, когда мама в больнице лежала. Две косички, правда, у него не получались:)
Мой старший брат тоже в семье по дому всё делает.
В семье моего мужа родители были разведены, и муж вырос в окружении любящих мама-бабушки-тёти. Со всеми вытекающими последствиями:) И ничего, после свадьбы шуршал как миленький - и с ребёнком помогал, и по дому. Пытался сначала выступить, что он, дескать, работает. Ну так и я работаю, и я не лошадь пахать ещё и в свободное от работы время. Так что у нас в семье практически всё поровну. Справедливо, однако:)

вопрос про обязанности. Бытовые проблемы. Семейные отношения. скажите мне, пожалуйста, у вас в семьях есть достаточно четкое распределение обязанностей между мужем и женой или все стихийно: кто свободен, тот и делает?

Обсуждение

есть конечно обязанности чисто мои, чисто мужа. но в целом все реально надо делать вместе. тогда будет лад в семье

Договариваться на многие годы вперед (тем более на словах) - _Б_Е_С_П_О_Л_Е_З_Н_О_

Будущего мужа надо стразу "тестировать" :-))) Например:
Поели, посуду в мойку сложили - "Помоешь, ОК? Я пока постельку нам постелю". Если рычит, что это не мужское дело - все ясно. Утром он уходит на работу, чмокаете в щечку и вручаете пакет с мусором - "Выброси, плиз". Если рычит, что опазывает - еще одна информация к размышлению.
В общем, опытным путем определяются границы, в которых он не возражает выполнять поручения по дому, и самой уже решать - устраивает Вас это, или нет. Причем ни от одного мужчины не стоит ждать, что он будет САМ видеть, что надо сделать. Максимум, что способен заметить обыкновенный муж - отсутствие чистых носков и горячего ужина. Необходимость работы по дому не замечает ни один. Так что заранее можно настроится на то, что бытовая техника под названием "муж" работает так же, как стиральная машина: все нужно сунуть в бараба... в руки, то есть, и элементарно доступным языком задать программу: выброси мусор, вымой тарелки, убери в ящик. После выполнения машина сама отключается и садится к телевизору с пивом.
Потому, что где вы видели, чтобы стиралка сама прибежала к вам и заверещала "Положи в меня белые вещи, цветное я уже выстирала и развесила"? Нигде. И вы ж на нее за это не обижаетесь, правда? Вот и от мужика ожидать того же абсурдно. ИМХО, если муж нормально реагирует на короткие и ясные просьбы принести это, купить по списку, выбросить мусор, отвезти ребенка - это _нормальный_ мужик.
А нам надо просто не взгребать на себя ВСЕ хозяйство. Делать столько, чтоб не падать от усталости, как лошадь ломовая, а руководить процессом бытового обслуживания. :-)

Муж и жена - где чьи дела? Как распределить домашние обязанности в семье. Как приучить мужа к чистоте? Чистка обуви или Обязанности в семье. Выйдя замуж я поняла что в понимании моего мужа обувь должна чистить жена (ТАК было в это семье (обувь чистила...

Обсуждение

У нас в городе обувь сильно не пачкается. Достаточно спец. губочкой протереть перед выходом. Если сильно испачкалась - себе и ребенку мою я, муж себе. Но и ему могу я помыть (напр. когда мою пол и вижу, что стоят грязные боты его). В семье мужа обувь мыла тетя (мамы у него нет). Т.е. он считает это женским делом. Я считаю, что мужское это занятие (изначально, мама меня так учила), но с годами супружества причисляю эту проблему к бытовым мелочам, на которые не стОит обращать внимания. Мудрею:)

Я как то против стандартных схем.. Он должен, она должна. Как получается, так обычно и делаем. Главное, что бы в семье мир.
Я сужу так, у нас ни одной ссоры не было, значит оба все делаем правильно:). Хотя.. тут наверное еще и в темпераменте дело.

На самом деле, я тоже не понимаю такой позиции. У мужа одни обязанности, у жены - права?
С другой стороны, если в семье не хватает денег
,и кто-то один может поднапрячься и заработать (неважно кто - муж, жена), а другой -нет, я бы поднапряглась.
Знаете, 12 часов работы продавщицей даже через день - это очень тяжело. Тем более на работе ей приходится,как вы сами сказали, улыбаться, улыбаться и улыбаться. Покуатель привередничает - стой, улыбайся. Хамит, матом ругается - ответить не моги. Требует жалобную книгу - улыбнись, подай.
Я сама периодически руковожу опросами, и знаю, как выматывается интервьюер, походивший 4-5 часов по квартирам. Да там столько чернухи накапливается, что от них животные дома шарахаются.
Поэтому плохой характер вашей жены - это, к сожалению, издерэжки профессии. Ей нужно расслабуху какую-нибудь после работы - бассейн, тренажерный зал. А где денег взять, если даже в кино сходить - проблема? Приходит домой - и видит нищету, картошку с макаронами на столе, одеть-обуть-намазаться - ничего нет.
Тяжко это все.

ЗНАКОМЬТЕСЬ: КЛЭР

Репортер из отдела новостей отраслевого журнала, Клэр, работая как динамо-машина, совершала чудеса. Она работала одна - не женщина, а нечто необыкновенное. Клэр откапывала злободневные истории из жизни компаний, находящихся в таком же беспорядке, как ее кудрявые темные волосы. Глаза девушки горели от постоянной жажды приключений, а губы всегда были готовы подарить широкую теплую улыбку.

Ее успехи росли. Руководству журнала так нравилось ее новаторство, что ей стали поручать все больше сложных заданий. Клэр очень радовалась такому признанию, но объем работы стал непомерно большим. Она стала пропускать сроки, забывать детали, терять документы. Помогите!!! Клэр подняла белый флаг перед своим руководителем. Больше она не могла терпеть.

Но руководитель не стал сокращать объем работы, а выделил ей двух помощников - работающих полный рабочий день ассистента и младшего редактора, чтобы она могла больше делать и значительно увеличить свой вклад в работу редакции журнала. Да! Что за возможность! Ее назначили руководителем своего собственного отдела, но… что ей делать с этими людьми? У Клэр не было опыта распределения работы между сотрудниками, ведь она никогда раньше не руководила людьми. Как ей разделить работу? Чего ожидать от своих новых сотрудников? Где взять время, чтобы подробно объяснять им задания или контролировать их работу? И потом, если у нее у самой трудности с выполнением обязанностей, как она может быть для них авторитетом?

Научиться эффективно распределять работу между сотрудниками - это очень важное звено в развитии карьеры. Как выяснила Клэр, шанс на продвижение и умение распределять обязанности между сотрудниками идут бок о бок.

Умение распределять - это мощное, но и очень сложное умение, причем обоюдоострое. Если все делается умело, растет продуктивность и собирается сплоченная команда. Но если что-то делать не так, пропадет больше часов, чем огнедышащий дракон смог бы уничтожить деревьев.

Немногие люди были обучены искусству эффективно распределять работу, еще меньшее количество научилось этому самостоятельно. Если вас выдвинули на должность менеджера, как Клэр, и дали одного помощника или попросили присмотреть за компьютерным консультантом, вам необходимо пройти боевое крещение. Вы предоставлены сами себе, чтобы решать, как и что распределять. Если вы слишком мало контролируете подчиненных, то можете засомневаться в своих способностях. Или вам кажется - никто не сделает это лучше меня. Или вас охватила тревога - что если еще кому-нибудь удастся добиться такого же успеха?

Девяносто процентов моих клиентов, обратившихся за помощью по поводу организации работы в офисе, просят помочь научиться распределять работу. Они уверены в потенциальной пользе этого навыка, но сбиты с толку и не знают, правильно ли все делают. Высокая скорость и давление окружающего мира, в котором мы работаем, делает правильное распределение обязанностей необыкновенно эффективным, но и чрезвычайно сложным. Это очень важный навык, которым вам надо овладеть. Распределение обязанностей - это навык, вызывающий затруднения по трем вопросам: время, задачи, доверие.

Вопрос времени. В нашем разрастающемся энергичном рабочем окружении нет времени на то, чтобы все делать самому. Нет времени объяснять, что необходимо делать, и нет возможности позволить людям делать ошибки. Как и Клэр, многие люди, остающиеся распределять обязанности, завалены множеством задач. Они вынуждены делить свое время между необходимостью контролировать других людей и выполнять свою независимую работу. Как вы пытаетесь установить здоровый баланс? Как следует поступать?

Вопрос задач. Что вы можете и должны распределять? Как вы определяете самое эффективное распределение обязанностей? Какие задачи, по вашему мнению, подходят для передачи другим людям, а какие вам всегда следует оставлять себе? Кого вы выбираете и как узнаете, что сотрудник справится с этой работой?

Вопрос доверия. Поручать работу - значит полагаться на кого-то еще, чтобы он выполнил задачу или несколько задач для вас. Эти отношения основываются на доверии. Чтобы возникло доверие, требуются смелость и старание. Если у вас нет привычки полагаться на других, если вы предпочитаете не доверять людям или вам кажется, что у вас все получится лучше, вы неохотно станете делиться работой с помощниками. Построение доверительных отношений особенно перспективно, потому что дает быстро изменяющийся состав действующих лиц на работе. Что если у вас более слабый коллектив сотрудников и все имеют меньше опыта, чем вы?

Знаете ли вы?

Опрос 1400 финансовых директоров из произвольно выбранных американских компаний, проведенный в 2002 году, по поводу того, какой метод управления временем они считают самым эффективным, показал, что:

38 процентов назвали распределение обязанностей;

37 процентов сказали, что надо эффективнее пользоваться преимуществами технологических методов;

15 процентов считают, что это сокращение времени, затраченного на собрания.

В чем состоит опасность того, что вы так и не научитесь правильно распределять обязанности? В том, что в один прекрасный момент вас может раздавить огромный объем работы, он не позволит двигаться вперед и в конце концов высосет из вас все силы, оставив вас измученным, издерганным и опустошенным. И для компании это значит снижение темпов роста. Работа начинает останавливаться, как на перегруженной трассе.

Эта глава поможет вам выйти из затруднительного положения и преодолеть стену, мешающую успешно применять распределение обязанностей. Вместо того чтобы упорствовать и отнимать время у себя и других, не лучше ли понять, что распределение большого объема работы - это лучший способ использования вашего времени, восполняющий вашу энергию.

Нижеследующие примеры больше сосредоточены на передаче обязанностей помощникам и людям, специально выделенным вам в поддержку, хотя этот принцип также успешно работает и в других направлениях (когда вы передаете часть работы коллеге, руководителю, консультанту или клиенту).

ОТКАЖИТЕСЬ ОТ ПРИВЫЧКИ ПОЛАГАТЬСЯ ТОЛЬКО НА СЕБЯ

Мы с Клэр приступили к распределению новых ролей для ее отдела, составив список обязанностей, которые могла на себя взять ее помощница Лайза. Моим первым предложением было, чтобы Лайза стала отвечать на телефонные звонки, предназначенные Клэр, что должно было сократить количество непредвиденных перерывов в работе, возникавших каждый раз, когда раздавался звонок.

Клэр колебалась, ей нравилась неофициальная атмосфера в офисе и имидж доступности, присущий ей, чему немало способствовал тот факт, что она всегда сама отвечала на телефонные звонки. Ей не хотелось, чтобы это выглядело таким образом, будто она прячется за спиной своего помощника. Но я убедила ее, что мы научим Лайзу отличать VIP-звонки, которые следует немедленно переводить на Клэр, а от остальных принимать сообщения.

Клэр усомнилась, сможет ли ее телефонная линия быть технически переоснащена, чтобы все звонки перевести на стол Лайзы. Не теряя времени, она решила вызвать инженера, чтобы тот прояснил ситуацию, и тут же стала записывать это в свой органайзер. Я остановила ее. «Почему бы не привлечь к этому Лайзу?» Клэр улыбнулась своей очаровательной улыбкой. Ей даже в голову не пришло попросить об этом Лайзу! Сэкономленное время: 45 минут на исследования; 1 час на телефонные разговоры в день.

Слишком самостоятельные люди не думают иерархически о работе. У них нет проблем с выполнением любого аспекта. Это замечательное качество до тех пор, пока вы не оказываетесь в цейтноте, сами того не осознавая. Сколько вы выполняете дел на постоянной, естественной для вас основе, которые мог бы взять на себя кто-нибудь другой, причем сделать так же хорошо?

Один врач, с которым я работала, всегда самостоятельно проводил подготовку к деловым поездкам, хотя у него были и опытный секретарь, и несколько сотрудников в приемной, которые с удовольствием помогли бы ему все организовать. Когда я его спросила, почему так происходит, он объяснил, что необходимо принимать так много решений (какую авиалинию выбрать, рейс, место, отель), а у него свои особенные вкусы, когда дело касается путешествий. Ему казалось, что быстрее будет сделать все самому, чем кому-то объяснять свои предпочтения. Тем не менее в пятнадцатиминутной беседе мне удалось раскрыть истинные причины, скрывающиеся за его мыслями, которые мы обозначили в письменных рекомендациях.

Полетные предпочтения: это должен быть утренний рейс, не раньше 10 часов утра, чтобы не попасть в пробку по дороге в аэропорт. Вечерние полеты - никогда не лететь последним рейсом на случай отсрочки или вообще отмены рейса. Нужно выбирать предпоследний или еще более ранний рейс.

Предпочитает сидеть возле прохода, так близко к носу самолета, как только возможно. Всегда просит место возле переборки или ближе к выходу.

Не любит летать на маленьких самолетах, если это частный рейс. Предпочитает вылететь раньше или позже, если возможно, реактивным самолетом.

Для коротких перелетов заказывает билеты на первый, второй и третий рейсы.

Предпочтения, касающиеся отелей: для некурящих, большая кровать, нижние этажи, так близко к лифту, как только возможно, чтобы избежать потери времени на переходы по длинным коридорам.

Записав эти предпочтения, его секретарь (или если она была занята, любой из сотрудников приемной) мог подготовить поездку или при самом минимальном его участии выбрать подходящий рейс. Сэкономленное время: 4 часа ежемесячно.

Может быть, трудно и не слишком удобно объяснять свои предпочтения, потому что вы частное лицо. Вас может смущать тот факт, что нужно делиться своими мыслями, потому что это слишком личное, как в случае с врачом, которому не очень нравилась идея, чтобы другие люди знали, что он предпочитает реактивные самолеты частным. Но подумайте, какого врача вы предпочли бы: тратящего по четыре часа в месяц на подготовку к поездке или уделяющего это время пациентам? У каждого есть своя идиосинкразия, и изменение самосознания стоит сэкономленного времени.

«Да, но… если это сделаю не я, работа будет выполнена не так хорошо»

Обычный возглас самоуверенных людей. В данном случае нельзя сделать однозначный вывод, потому что иногда это оказывается правдой. Есть быстрый способ проверить, в вас тут дело или в них.

Если вы работаете со штатом, унаследованным от предшественника (ни одного из сотрудников вы ни нанимали, ни обучали), или руководящий работник нанимает амбициозных, энергичных сотрудников, но совершенно не имеющих опыта работы, чтобы сэкономить деньги, - в этом случае может оказаться правдой, что вы единственный человек, который хорошо выполняет работу. (Дело в них!)

Но если вы никогда не были способны найти человека, соответствующего вашим стандартам (даже среди людей, которых вы сами нанимали и обучали), дело, скорее всего, в том, что ваше внутреннее противостояние, неверное восприятие действительности и завышенная требовательность вышли из-под контроля. (Дело в вас!)

ЗНАКОМЬТЕСЬ: ГЕРМАН

Герман, финансовый директор, своими силами добился продвижения от младшего сотрудника до старшего аналитика. Огромный скачок! Его главным препятствием был тот факт, что он никак не мог найти компетентного помощника. Действие в небольшом помещении рядом с его кабинетом напоминало сцену из телесериала «Мэрфи Браун» - каждые три-шесть месяцев там появлялся новый персонаж. «Я просто не знаю, как распределять обязанности», - признался он, добавив, что страдает от приступов беспокойства. Не имея возможности найти надежного человека, Герман выполнял всю работу сам - звонки, встречи, поиск документов, одновременно занимаясь миллионными счетами.

Мы помогли Герману составить перечень обязанностей, которые он мог переложить на плечи квалифицированного помощника. Ему нужен был организованный, проворный, сообразительный человек, который мог бы поддерживать его и помогать в выполнении многогранной работы. Мы подобрали кандидатов и предложили ему на выбор трех претендентов. Герман отказался от нашего лучшего кандидата и выбрал вместо этого гораздо менее опытного, более пассивного и, откровенно говоря, не слишком яркого претендента.

Почему он так поступил?

Ответ один - опасения.

Герману всегда казалось, что он держится зубами за свой успех. Хотя он всегда занимался клиентами сам, иногда ему приходило в голову, что они содрогнулись бы, узнай, насколько хаотично он работает. Его смущал и расстраивал беспорядочный стиль работы, поэтому мысль, что придет организованный и компетентный человек, казалась ему угрожающей. Он предпочитал работать один, чем рисковать тем, что кто-то заподозрит его в недостатке компетентности.

Через два месяца Герман мне позвонил. Новая сотрудница оказалась настолько некомпетентной, что совершенно не облегчила ему работу. Фактически, дела пошли даже хуже. Он тратил огромное количество времени, беспокоясь о том, что она там делает, исправляя ее ошибки. Нечему удивляться!

К счастью, удалось связаться с одной из бывших кандидаток, она была все еще заинтересована в этом предложении. При всех своих опасениях, что его «разоблачат» и «осудят», Герман все-таки рискнул (не без помощи наших уговоров!). Новая помощница работала потрясающе, и смогла наладить его ежедневную работу. Через две недели позвонил ликующий Герман: «Почему я не сделал этого раньше? Она - осуществившаяся мечта. Сообразительная, энергичная и вежливая! Мы так много сделали! И представляете, она считает меня очень профессиональным! Ни единого слова о кипах бумаг и беспорядке. Во всем разбирается, находит все, что нужно и решает проблемы. По ее инициативе мы разработали для нас систему, позволяющую избежать хаоса в делах».

Сохраните свое время для того, что вы делаете лучше всего, а остальные обязанности передайте другим.

Требуется немало смелости, чтобы эффективно распределять обязанности. Если вы не хотите передавать кому-то часть работы из опасения, что увидят вашу «не привыкшую к порядку» сторону, мужайтесь. Нет совершенных людей. Ваши ежедневные попытки спрятать свои недостатки не работают, хотя вы считаете, что это не так. Окружающие люди все видят, но они продолжают вас уважать за усердие и ум. Представьте себе облегчение (и прилив энергии), которое вы бы испытали, как только несколько задач, никак не получавшихся, наконец были бы вычеркнуты из списка ваших дел.

Возможно, это не в вашем характере - полагаться на кого-нибудь, кроме себя. Уверенность в себе - прекрасное чувство, пока не ударит вас исподтишка и не затормозит движение вперед на работе или в жизни. Расстаньтесь со старыми привычками и абсурдной верой в то, что только вы способны хорошо и правильно выполнить работу. Пришло время осознать, что другие люди могут предложить свежие, замечательные идеи. Фокус в том, что так же, как и вы, они ответственны и им нравится вносить свой вклад в общее дело.

«Да, но… я боюсь, что во мне перестанут нуждаться»

Ваше сопротивление передаче части обязанностей может быть вызвано опасениями, что вас могут заменить другим сотрудником. Если вы можете научить других делать то, что делаете вы, в вас больше не будет необходимости. Конечно же, есть обязанности, которые вам никогда не следует передавать. Цель передачи - освободить вас, чтобы вы могли полностью сконцентрироваться на самых своих важных задачах, и первым шагом будет определение, какие задачи вы никогда не передадите. Этот процесс вовсе не означает, что вы избавляетесь от работы, которую терпеть не можете, а делать будете только то, что вам нравится. Скорее, это уверенность в том, что работу выполняет самый подходящий человек. Уточните у руководителя название вашей должности, описание работы и должностных обязанностей. Что, по мнению компании, должны делать вы и только вы? В чем заключается ваш уникальный вклад?

Не передавайте следующие обязанности:

Задачи, которые вы выполняете лучше других;

Задачи, для выполнения которых достаточно опыта только у вас;

Задачи, решение которых направлено на значительное повышение прибыли компании, где особенно заметен ваш талант;

Задачи, решение которых доставляет вам удовольствие и придает особое значение вашей работе.

Теперь, когда мы определили, что вам всегда следует оставлять себе, чтобы поддержать высокое качество вашей работы, вернитесь к списку ваших дел. Достаточно много обязанностей вполне можно передать. Выделите задачи, являющиеся не лучшим использованием вашего времени. Какие из них занимают слишком много времени? С какими вы не так блестяще справляетесь? Вам следует принять решение о передаче тех задач, которые кто-то может сделать лучше или быстрее.

Все следующие обязанности можно передавать:

Задачи, отнимающие у вас силы и время, которые вы могли потратить на более важную деятельность;

Задачи, в выполнении которых, честно говоря, вы не так сильны;

Задачи, которые не входят в круг ваших должностных обязанностей;

Задачи, выполняемые вами по привычке или ради удовольствия… но они не являются лучшим использованием вашего времени.

Что касается вашей замены, то если вы будете эффективно распределять обязанности, вашей причастности к росту благосостояния компании ничего не грозит. Когда под вашим началом работают люди, сознание этого вынуждает вас быть лучше, а не слабее. Если вы действительно об этом думали, то, возможно, согласитесь, что потребность в вас совершенно не связана с тем, одну задачу вы способны решить или сразу несколько. Вас нанимали на работу на основе полной картины, включающей в себя способности, присущие только вам, идеи и опыт, с которым вы пришли. Вам необходимо верить в свои силы, знания, авторитет и способности. Итак, передавайте задачи, которые может выполнить кто-то другой, освободив себя для новых проектов.

«Да, но… мне доставляет удовольствие выполнение некоторых из этих задач!»

Этот довод очень часто приводят люди, которые пошли на повышение и теперь контролируют других сотрудников, но чувствуют дискомфорт, отказавшись от обязанностей, выполнение которых им очень нравилось. Представьте себе великолепного продавца, назначенного руководителем отдела, которому очень нравилось близко общаться с людьми. Нас всех тянет туда, где мы комфортно себя чувствовали и преуспевали.

Решение. Периодически позволяйте себе заняться старыми, знакомыми задачами, это придаст вам энергии (как стакан холодной воды в жаркий день), но не стоит делать из этого привычку, иначе вы затормозите свой рост (как и те люди, которым вы должны передать эти обязанности).

ПРАВИЛЬНО ПОДБИРАЙТЕ КАДРЫ

Раз уж мы пришли к выводу, что распределение обязанностей вам поможет, теперь необходимо перейти к следующему секрету успешного распределения работы - правильному подбору сотрудников. Наймете неподходящего человека - и вам придется тратить больше времени на объяснения, проверку работы и исправление ошибок, чем вы сэкономите.

Обратите внимание на три уровня квалификации сотрудников, которым вы намереваетесь передать часть обязанностей, чтобы правильно принять решение.

Высококвалифицированный специалист. Для передачи задачи кому-то, кто ее может сделать лучше или быстрее, чем вы, это идеальный сценарий. Он требует меньше забот с вашей стороны и экономит время. Если среди сотрудников вашей компании не найдется подходящего человека, поищите за пределами среди консультантов или опытных внештатных сотрудников.

Сотрудник, равный с вами по квалификации. Отдавая часть работы кому-то, обладающему такой же квалификацией, вы значительно снижаете объем времени, который необходимо потратить на объяснения и контроль за выполнением задачи, до минимума и получаете уверенность, что задание будет выполнено хорошо. Может случиться, что задача будет решена не так, как это сделали бы вы сами, но цель достигнута, а у вас высвободился значительный запас времени для решения гораздо более важных задач из вашего списка.

Начинающий сотрудник. Передать какие-то обязанности человеку, который гораздо менее подготовлен, чем вы, - это прыжок в неизвестность. Потребуются большие вложения вашего времени, но зато и отдача может быть значительной. Выберите кого-нибудь, кто только начинает, и можете создать из него верного помощника, который гордится привилегией быть выделенным из общей массы и чувствует благодарность за предоставленную возможность учиться. Его свежий подход поможет решить гораздо больше проблем, чем вам может показаться на первый взгляд, да и вы научитесь паре-тройке вещей.

Цель заключается в том, чтобы передать обязанности человеку, выбранному именно для этой работы, способному выполнить ее хорошо, вовремя и с минимальными затратами с вашей стороны. Есть еще две категории задач, которые можно передавать.

Нетворческие, постоянно повторяющиеся (составление регулярных отчетов, математические расчеты, ответы на телефонные звонки, работа с корреспонденцией, отправка писем, подтверждения о намерении посетить конференции и т. д.).

Специальные проекты, одноразовые или нечастые задачи (создание брошюры, внедрение новой инициативы, планирование мероприятия, разработка продукта, поиск и приобретение нового компьютера).

Ясность в этом вопросе поможет вам решить, стоит ли передача обязанностей ваших усилий. Почти всегда имеет смысл уделить время, чтобы записать на бумаге последовательные шаги выполнения повседневных задач и поучить кого-то еще. Время, потраченное вначале, вернется к вам годами свободного времени.

Для особых проектов продумайте разумность передачи. Если у вас уйдет больше времени на объяснение, чем на выполнение, и другой подобной работы в ближайшем будущем не предвидится, имеет смысл заняться этим самостоятельно. Но отбросьте лень, решая, передавать или нет задачу, чтобы ваше желание все сделать самому не было вызвано только тем, что вы не чувствуете в себе энергии кому-то объяснять его обязанности.

Какие повседневные задачи или требующие больших затрат времени проекты имеются в вашем расписании, и вы колеблетесь, стоит ли кому-то объяснять, что надо делать? Припомните, какие из них ждут своего часа до сих пор, потому что вы не смогли выделить для них время? Может быть, стоит поручить их вашему ассистенту, помощнику или приятелю-сослуживцу, которые могут сделать их для вас?

Прикидывая, какие задачи передать, задайте себе два вопроса:

1. Достаточно ли у этого человека способностей и квалификации, чтобы справиться с работой?

2. Есть ли у него мотивация к успеху?

Помните, что у вас всегда есть варианты: ведь существуют сослуживцы, помощники, ассистенты, консультанты, клиенты и даже руководители, которым можно передать кое-какие из ваших обязанностей. Каждый со своим кругом интересов, сильными и слабыми сторонами. Распределение обязанностей дает вам возможность построить и укрепить отношения.

ВОПРОС 1. ДОСТАТОЧНО ЛИ У ЭТОГО ЧЕЛОВЕКА СПОСОБНОСТЕЙ И КВАЛИФИКАЦИИ, ЧТОБЫ СПРАВИТЬСЯ С РАБОТОЙ?

Как вы определяете чью-то способность выполнить работу?

Не забывайте, что разные люди подходят для разных видов работы. Предлагаю вам несколько качеств, которые вы можете учитывать при оценке пригодности сотрудника для выполнения работы. Некоторые сотрудники процветают на выполнении постоянно повторяющихся задач (где однообразная работа и внимание к деталям имеют первостепенное значение), а другие больше приспособлены к разнообразной работе (люди, предпочитающие творческие проекты, обладающие навыками доведения проекта до конца и дальновидностью).

Определите связь между задачей и человеком, которому вы передаете задачу. Базируйтесь на том, что в прошлом ему удавалось делать с успехом. Замечаете ли вы в нем следующие отличительные черты:

Подгоняя задачу к сильным сторонам и стилю человека, вы скорее получите желаемого помощника, который возьмет на себя вашу работу и с успехом справится с ней.

ПОЛНОСТЬЮ ИСПОЛЬЗУЙТЕ ВОЗМОЖНОСТИ СВОЕГО АССИСТЕНТА

Ниже приведены общие участки работы, где вам может помочь ассистент. Во второй колонке обозначены основные функции, требующие способности следовать специальным инструкциям, которые любой начинающий сотрудник или квалифицированный, но не слишком уверенный в себе способен исполнить. Третья колонка описывает функции более высокого уровня, требующие большей рассудительности, которую может предложить более опытный, испытанный или компетентный ассистент. Эти задачи потребуют от вас времени на обучение сотрудника, но все-таки стоит испытать его.

Совет специалиста

«За годы работы я многое узнал о том, как распределять функции и даже как нанимать людей. Успешно работающие сотрудники могут сначала не показать своих знаний или не вписаться в ваши рамки таким образом, как вам бы этого хотелось. Но работники, имеющие положительную позицию, пришедшие к вам со словами: „Я хочу работать на вас, на вашу компанию. Я хочу этому научиться“, всегда станут успешными сотрудниками, потому что не просто выполняют работу, а испытывают голод к работе и учебе и могут заставить крутиться Землю. Они хотят получить необходимые навыки, и им действительно нравится то, чем вы занимаетесь, они полны энтузиазма начать работу».

(Руководитель офиса)

Ознакомьтесь с этим списком, чтобы наиболее полно использовать возможности вашего ассистента. Эти функции могут быть вам полезны. Я предлагаю начать с основных, а потом продолжайте увеличивать ответственность, поручая более сложные задания.

Ассистент. Телефонные звонки:

Начинающий сотрудник (требуется умение следовать инструкциям): Принимать полные сообщения, относящиеся к вашему отделу.

Квалифицированный специалист (требуется рассудительность и опыт): Фильтровать звонки и решать проблемы. Распределять информацию.

Ассистент. Почта и электронная почта:

Начинающий сотрудник (требуется умение следовать инструкциям): Сортировать по категориям, уничтожать лишнее. Собирать посылки. Печатать письма. Надписывать посылки. Отсылать факсы.

Квалифицированный специалист (требуется рассудительность и опыт): Разбирать и читать почту. Отвечать на письма в определенных ситуациях. В будущем отвечать на все письма. Делать наброски писем, редактировать черновики писем руководителя. Собирать необходимые материалы. Писать факсы.

Ассистент. Хранение материалов:

Начинающий сотрудник (требуется умение следовать инструкциям): Поддерживать в порядке материалов существующую систему. Класть вещи на свои места.

Квалифицированный специалист (требуется рассудительность и опыт): Модернизировать или создать систему хранения. Сортировать постпроектные материалы.

Ассистент. Расписание:

Начинающий сотрудник (требуется умение следовать инструкциям): Записывать назначенные мероприятия. Печатать списки дел. Подтверждать накануне согласие на присутствие. Организовывать перевозку. Получать инструкции. Бронировать места. Распечатывать маршруты.

Квалифицированный специалист (требуется рассудительность и опыт): Выбирать важные мероприятия и вносить их в расписание. Напоминать руководителю о датах и времени того или иного мероприятия. Подготавливать для руководителя необходимые документы и сводки. Напоминать руководителю о времени. Планировать собрания. Планировать время для работы над проектом. Помогать в делах.

Ассистент. Управление контактами:

Начинающий сотрудник (требуется умение следовать инструкциям): Устанавливать новые контакты. Неустанно следить за изменениями в информации.

Квалифицированный специалист (требуется рассудительность и опыт): Содержать в порядке базу данных, рекатегоризировать. Составлять стандартные письма для массовой рассылки.

Ассистент. Забота о клиентах и сотрудниках:

Начинающий сотрудник (требуется умение следовать инструкциям): Посылать поздравительные открытки ко дню рождения. Заказывать цветы, покупать подарки.

Квалифицированный специалист (требуется рассудительность и опыт): Писать благодарственные письма. Выполнять специальные просьбы. Вырезать и рассылать интересные статьи.

Ассистент. Отчеты, рукописи:

Начинающий сотрудник (требуется умение следовать инструкциям): Печатать под диктовку.

Квалифицированный специалист (требуется рассудительность и опыт): Составлять отчеты - требует навыков редактирования, знаний финансов и программного обеспечения. Просматривать рукописи.

Ассистент. Запасные части, оборудование:

Начинающий сотрудник (требуется умение следовать инструкциям): Иметь запасные детали. Вызывать и контролировать ремонтных работников.

Квалифицированный специалист (требуется рассудительность и опыт): Менять неисправные компьютеры. Искать продавцов и сбивать цены.

Ассистент. Маркетинг:

Начинающий сотрудник (требуется умение следовать инструкциям): Отсылать посылки. Компоновать полученную почту.

Квалифицированный специалист (требуется рассудительность и опыт): Контролировать выпуск проспектов. Оформлять почтовые материалы.

Ассистент. Собрания:

Начинающий сотрудник (требуется умение следовать инструкциям): Подтверждать присутствие участников. Заказывать освежающие напитки. Собирать материалы.

Квалифицированный специалист (требуется рассудительность и опыт): Подбирать важную информацию. Вести протокол. Посещать собрания вместо руководителя.

Ассистент. Проекты:

Начинающий сотрудник (требуется умение следовать инструкциям): Составлять расписание. Выполнять поручения.

Квалифицированный специалист (требуется рассудительность и опыт): Составлять маркетинговый бюджет. Проводить исследования.

ВОПРОС 2. ЕСТЬ ЛИ У ВАШЕГО КАНДИДАТА МОТИВАЦИЯ К УСПЕХУ?

Когда вы решаете, кому передать задачу, будь то повседневная или одноразовая работа, подумайте, что за мотивация у человека. Для некоторых стимулом является возможность учиться, а другие ищут возможность показать, чего они стоят. Для одних важен шанс повысить свою оценку, а других воодушевляет зарплата.

Совет менеджера. Так ли уж он на самом деле занят?

В тяжелые времена с недостаточным штатом сотрудников каждый может оказаться перегруженным работой. Но слишком уж часто мне приходится видеть менеджеров, выполняющих работу своих помощников, даже самые незначительные дела (например, договориться о бизнес-ланче), просто потому, что не хотят слишком навязываться. Когда кто-то, находящийся в вашем подчинении, говорит, что слишком занят, чтобы взять на себя или выполнить какое-то задание для вас, не мешало бы проверить, как он проводит время. Если вы заняты своей работой, очень просто забыть, что вы поручали сделать и сколько на это давали времени. Так ли уж он занят на самом деле или просто нерационально использует время?

Решение. Задайте следующие вопросы, если кто-то кажется слишком перегруженным работой и никак не может выполнить очень срочное задание, которое вы хотите ему передать.

Над чем вы работаете в настоящий момент?

Что я могу сделать, чтобы освободить немного ваше расписание для выполнения этого задания?

Именно эта задача, которой вы сейчас занимаетесь, отнимает так много времени? Как мы можем упростить ее выполнение?

Просмотрите его список дел, помогите расставить приоритеты, чтобы выделить время для нового задания. Но может случиться и так, что, просмотрев его список, вы измените мнение о важности задания и решите передать его кому-нибудь другому. Подозрительно неэффективных работников можно попросить неделю или две вести дневник, записывая, что они делают каждый день, чтобы выяснить, куда уходит время, и т. д.

Если вы дадите людям задачи, которые помогут им достичь своих целей, они захотят работать в вашей команде и будут это делать с отличными результатами, потому что почувствуют, что вы знаете их главный интерес.

РАЗДЕЛЕНИЕ ТРУДА

Целью передачи части обязанностей является четкое разделение труда - каждый человек должен иметь обозначенный круг обязанностей, за которые он полностью отвечает. Неопределенность создает между людьми недопонимание и не позволяет им определиться, что именно они должны делать. Как в волейбольной команде, когда кто-то передает мяч, но никто и шага не делает в его сторону, потому что думает, что подачу примет кто-нибудь другой.

Для того чтобы эффективно разделить работу между Клэр, помощницей Моникой и ассистенткой Лайзой, я попросила Клэр показать мне список всех дел, за которые отвечает ее отдел. Она сразу же мне его передала. Три большие исследовательские статьи и материал для трех ежемесячных колонок плюс развитие фонда талантливой молодежи среди писателей и продолжение поиска свежих идей.

Когда я спросила Клэр, что ее особенно волнует, чудесные глаза засветились: она заговорила о новых больших исследовательских проектах. У нее рождалась масса идей, ей хорошо удавалась роль специалиста по связям с общественностью. Именно новаторство подсказало ей, с чего начинать продвижение. Ее маленький штат сотрудников мог энергично взяться за дело, но в основе, конечно, лежала обязанность Клэр вести команду к воплощению идей.

Сначала она поинтересовалась, следует ли ей передавать кому-то исследования по этим вопросам, но потом объяснила, что именно во время фазы изучения вырисовывается будущий сюжет ее истории.

Мы составили план (рис. 7.1), где расписали, на чем должен сосредоточить свое внимание каждый человек и какими навыками он должен овладеть, чтобы справиться с этой работой. Логичность четкого разделения труда сняла с Клэр груз ежемесячного обдумывания того, кому какую работу поручать, и помогла избежать сомнений в том, кто отвечает за ту или иную обязанность.

Когда вы передаете задачи, до сих пор числившиеся за вами, у вас не только высвобождается время, которое вы можете потратить на их выполнение, но появляется еще и дополнительное пространство для новых идей. Клэр работала в бизнесе идей, и раскопки в ежедневно поступающей лавине почты часто приводили к созданию нового рассказа. Но сортировка почты отнимала столько времени, что очень часто она оставалась лежать нераспечатанной и неиспользованной. Клэр передала эту обязанность Лайзе, которая отбирала то, что ей казалось интересным, и коротко излагала содержание. В результате отдел получил возможность сделать гораздо больше за меньший промежуток времени и более энергично двигаться вперед к осуществлению своей миссии по обеспечению читателей интересными злободневными материалами. Сэкономлено времени: 2–3 часа ежедневно.

Рис. 7.1

ПЕРЕДАВАЙТЕ ОБЯЗАННОСТИ ПО ОДНОЙ

Поскольку передача обязанностей и контроль за их выполнением требуют времени, единственный способ сократить многочасовое объяснение, время, затрачиваемое на оценку и исправление ошибок - это передавать обязанности по одной. Особенно это разумно, когда вы толком не знаете способностей человека: гораздо легче их оценить, если вы концентрируетесь только на одном поручении. Например, сначала вам захочется посмотреть, как новая ассистентка следует инструкциям. Научите ее отвечать на телефонные звонки, посмотрите, как она справляется. Затем вы можете проверить ее организационные способности. Попросите ее переустроить кладовку и оцените результат. Этот поэтапный подход поможет и вам, и вашему помощнику не оказаться перегруженными работой. Начинать понемногу - это также хороший способ предоставить себе небольшую практику, пока у вас есть возможность поэкспериментировать с передачей обязанностей.

ЗАМЕДЛИТЕ ШАГ, ЧТОБЫ ВАС МОГЛИ ДОГНАТЬ ОСТАЛЬНЫЕ

Эффективная передача обязанностей требует четких инструкций, способности контролировать ситуацию и оценивать выполненную работу. Как вы доносите до человека то, что считаете важным, не оставляя возможности для двусмысленного понимания? Не ведете ли себя высокомерно? Как вы позволяете человеку ощутить чувство причастности к общему делу, объясняя, чего вы от него хотите? И если у вас осталась масса обязанностей, к выполнению которых вы стремитесь, откуда, черт возьми, вы берете время на объяснения, контроль и оценку работы вашего помощника?

Неважно, насколько вы спешите, очень важно замедлить свой шаг, чтобы вас могли догнать остальные. Это нелегко, потому что руководство людьми требует совершенно другого ритма, нежели выполнение вашей работы. Когда вы работаете над своими проектами, можно постоянно набирать обороты, сверхконцентрироваться, догонять предельные сроки, усердствовать сверх меры. Потом появляется кто-то, кому требуется дать задание или проинструктировать, ответить на вопросы, вложить в него немало сил и времени. Довольно трудно переключить скорость.

Но самая серьезная ошибка - это прибегать к методу «отдал и забыл», когда вы даете задание и не считаете нужным проверить работу сотрудника. Это обидно и деморализует сотрудника. Он легко может это интерпретировать таким образом, как будто вам совершенно все равно, что снизит его энтузиазм при выполнении следующего задания.

Ваши кандидаты будут чувствовать себя гораздо увереннее, когда вы будете обсуждать с ними проекты, контролировать их работу, даже помогать им быстро найти решение возникшей проблемы. Ваше внимание и затраченное время заставят вас уважать, именно в этот момент вы получите реальную власть и влияние. И сэкономите массу времени.

Младший редактор Клэр, Моника, должна была работать на три фронта: редактировать, писать и собирать идеи. Разделив таким образом работу, Клэр поручила Монике всего понемножку: в первые три дня привела девушку на собрание по поводу новых идей, дала ей письменное задание и небольшой отрывок для редактирования. Ей хотелось проверить способности Моники и дать ей возможность почувствовать себя членом команды. Несомненно, Клэр была в этот момент выше головы загружена работой, слишком о многом приходилось думать.

Я предложила Клэр торопиться медленно, начав с известной сильной стороны Моники - редактирования. Клэр могла посвятить 100 процентов своего внимания, чтобы оценить ее навыки. Давая возможность начать с того, что у человека хорошо получается, значит помочь ощутить успех в первый же день и сразу приобрести немного уверенности в себе. Если бы редактура (ее главная обязанность) Моники оказалась не на высоте, ничего страшного. Клэр в самом начале узнала бы, что девушка не подходит для этой работы, сэкономив время, необходимое для того, чтобы вложить его в другие навыки.

Совет специалиста

«Эффективный менеджмент - это построение отношений и желание людей общаться с вами. Даже если вы целый день сидите перед компьютером, все равно ваша работа руководителя зависит от отношений с людьми. Именно в этом секрет вашего успеха».

(Управляющий магазином)

Существует много способов сделать процесс обучения, объяснения, контроля и, если надо, исправления максимально эффективным.

Вот несколько ключевых элементов.

1. Четко определяйте конечную цель. Многие люди начнут с энтузиазмом заниматься делом, когда почувствуют, что вносят ценный вклад в достижение цели. Всегда обсуждайте цель каждой задачи в связи с тем вкладом, который вы вносите в осуществление больших целей отдела или компании.

Определяя цель, сделайте ее измеримой и конкретной. Не стесняйтесь давать инструкции и советы по методологии, но не следует ежеминутно диктовать, как это делать, сотрудник должен сам достичь цели. Привлекайте творчество и идеи членов вашей команды. Когда вы не даете людям достаточно пространства, чтобы внести свой вклад в работу, это действует деморализующе. Они чувствуют, что их покидает энергия, и начинают действовать как автоматы, а вы теряете шанс получить свежий подход к делу. Более того, позволяя человеку использовать свой собственный подход к выполнению переданной ему задачи, вы относитесь к нему с уважением и даете шанс выразить себя, что является сильнейшим стимулом.

Примеры четкого, сориентированного на цель руководства

«Нам нужно письмо на две страницы - теплое, понятное и персонифицированное».

«Нам необходимо решить это дело на собрании в пятницу. Будет трудно заставить всех присутствовать, но убедитесь, пожалуйста, что от каждого отдела будет хотя бы по одному лицу, принимающему решение».

«Наша цель - покупать различные принадлежности для работы на сумму не более 500 долларов ежемесячно. В процессе заказа принадлежностей убедитесь, что у нас их нет в запасе и что стоимость каждого предмета оправданна. Вы свободны выбирать продавцов, которые могут предложить более выгодные цены».

«Начальная цель этих исследований - добавить доверия к нашему предложению. Пожалуйста, включите выдержки как минимум из трех научных работ признанных, уважаемых отраслевых источников».

«Наша миссия заключается в ведении доброжелательного, позитивного диалога. Имея дело с унылым клиентом, необходимо позаботиться о том, чтобы он почувствовал себя лучше. Пожалуйста, сделайте все возможное, чтобы достичь этой цели».

Если вы хотите, чтобы задание было выполнено должным образом, не бойтесь озвучивать свои мысли.

В течение многих лет я работала дома и хранила свои материалы как в монодивизиональной компании специфическим методом, прибегая к системе цветовой кодировки картотеки с четкими ярлыками. Когда я перевезла свой кабинет в Эмпайр-стейт-билдинг и наняла дополнительный штат, мне казалось, что каждый сотрудник захочет иметь собственную систему хранения документов, поэтому я дала им свободу разработать свой способ обозначения.

Плохая идея!

Это была катастрофа! Ничего невозможно было понять, я ничего не могла найти. Вывод: во многих случаях гораздо мудрее следовать лозунгу «Творческая работа, четкий результат», но не колеблясь инструктируйте построчно, когда нужна согласованность. Особенно это касается повседневных задач - ответов на телефонные звонки, управление связями и т. д.

2. Определите сроки исполнения. Всегда сообщайте их сотрудникам. Не имеет значения, сколько места вы оставили своим сотрудникам для творчества, никогда не забывайте о сроках исполнения. Если вы забудете о них, другие приоритеты узурпируют внимание ваших подчиненных или у вас не останется времени на исправление работы, если возникнет необходимость.

Оставляйте достаточный запас времени на случай, если работа получится не так, как вы надеялись, чтобы внести исправления до реального срока. Иногда полезно дать работнику представление о том, что вы точно знаете, сколько времени должно занять выполнение задачи и почему вы даете ему на это больше времени. Сделайте пометку в своем органайзере, чтобы не забыть, когда надо завершить задачу.

3. Определите лимиты полномочий. Конкретизируйте, когда люди могут принимать самостоятельные решения, а когда нет. Продумайте, с какими препятствиями они могут столкнуться, и определите, какие проблемы они могут решать самостоятельно, а с какими идти к вам, потому что потребуется ваше вмешательство. Эти меры не позволят вашим сотрудникам зайти слишком далеко и, возможно, сбиться с пути.

Если вы знаете, что будет затруднительно обратиться к вам по причине деловой поездки или участия в собрании, дайте им немного самостоятельности, чтобы они не сидели над задачей, дожидаясь вас, и не прерывали вашу работу каждые пять минут, задавая вопросы. Снабдив их такими полномочиями, вы поможете выработке у них умения принимать решения, и покажете, что не сомневаетесь в их способностях.

4. Определите, как будет проходить завершение работы. Решите вместе, как будет происходить этот процесс. Хотите ли вы, чтобы сотрудники подходили к вам с вопросами по мере их возникновения или накапливали их, чтобы потом вы ответили сразу на все? Кто будет завершать работу? Когда? Какой способ связи предпочтителен (телефон, электронная почта или личные совещания)?

Предложения по завершению работы

Ежедневные или еженедельные отчеты. Ассистент или младший сотрудник могут держать вас в курсе развития, действий и завершения работы с помощью ежедневного отчета о том, что было сделано, следующих шагах, а также вопросов к вам. Это сводит к минимуму количество времени живого общения и очень эффективно, потому что вы находитесь в курсе происходящего и руководите своим сотрудником, не заглядывая ему через плечо. Вы можете даже отвечать ему по электронной почте, поместив свои комментарии в All Caps, чтобы облегчить ему переход от одного комментария к другому.

Пример ежедневного отчета для разработчика программного обеспечения

1. Исследовал программное обеспечение конкурентов.

2. Просмотрел отчет о жалобах на недостатки, объединил в список из двадцати основных жалоб.

3. Внес в расписание опрос целевой группы на следующий вторник.

4. Устранил неполадки при первоначальной загрузке программы.

6. Связался с отделом графики, чтобы попросить новую цветную схему.

Ежедневные или еженедельные совещания. Как альтернативу ежедневным или еженедельным отчетам можно проводить ежедневные или еженедельные совещания с вашим ассистентом или младшим сотрудником. Такие совещания имеют особенную ценность, если есть материалы, которые вы можете вместе просмотреть, почувствовав себя единомышленниками. Для большей уверенности, что вы подготовились к совещанию, попросите сотрудника, которому вы передали обязанности, заранее передать по электронной почте повестку дня, чтобы у вас были готовы ответы на все вопросы. Это тоже придаст уверенности вашему сотруднику в том, что его проблемы будут обязательно решены.

Простая повестка дня для еженедельного совещания

1. Сообщение о состоянии работы по текущим проектам.

2. Вопросы/проблемы/препятствия по текущим проектам.

3. Состояние проектов с точки зрения конечных сроков.

4. Развивающиеся проблемы.

5. Необходима ли дополнительная помощь?

Встречи в процессе работы для оценки состояния проектов. Для долговременных задач организуйте специальные встречи, чтобы контролировать прогресс в работе и ответить на вопросы, что не позволит сотруднику сбиться с пути или предотвратит его исчезновение с экрана вашего радара. Эти встречи также обеспечат вас возможностью отрегулировать курс развития задачи или проекта, если это необходимо.

ВЕРНИТЕ ЗАДАНИЕ НА ДОРАБОТКУ

Что произойдет, если задача, которую вы передали, выполнена недостаточно хорошо? Прежде всего, не удивляйтесь. Почти вся работа, которую вы передали, будет выполнена не идеально, по крайней мере на первых порах. К вам она может прийти, требуя незначительных поправок или капитальной переделки.

Важный вопрос: что вы, как человек, передавший свои обязанности, сделали? Это рискованный момент для самонадеянного человека, склонявшегося к мысли, что сам бы он сделал это быстрее и гораздо эффективнее. СТОП! Если требуется капитальная переделка, не стоит и говорить, что вы потратили бы немало своего времени и сил, осуществляя ее своими руками. Но даже если небольшая ошибка, которая может занять у вас, скажем, пятнадцать минут, чтобы ее исправить, повторится четыре раза в день, это уже отнимет у вас около часа.

Кроме того, взваливая все на себя, вы в глубине души хотите отказаться от помощника и укрепляете свое убеждение, что лучше вас никто не справится с этой работой. И еще один момент - вы демонстрируете сомнения в способностях человека, а это чрезвычайно деморализующий момент для каждого.

Вместо этого подумайте-ка, почему результат не оправдал ваших ожиданий. Возможно, ваши указания были недостаточно четкими? Или сотрудник сосредоточился на одной части задания за счет другой? А может быть, у него нет опыта и он еще учится? Не переоценили ли вы уровень его квалификации? Все возможно. Раз уж вы оба понимаете, что именно получилось неправильно и где, верните работу сотруднику и дайте ему возможность все исправить самому, установив срок, когда вы опять проверите работу.

Сначала отметьте, что человек делает хорошо, потом изложите в очень четкой, простой и дружелюбной форме, каким образом, вы думаете, он может улучшить свою работу в следующий раз. Не ждите быстрого прогресса. Это довольно длительный процесс. Ваша цель - добиться улучшения качества работы, не задевая чувство собственного достоинства сотрудника. Например:

Подготовить деловую поездку: «Все неплохо, но давайте зарезервируем места на поезд».

Набросок предложения: «Структура этого документа вполне приемлема, но вот тон в некоторых местах не совсем верный. Мы пытаемся установить необходимый баланс между…»

Организация собрания, конференции: «В следующий раз перед началом собрания вы можете объявить повестку дня, на случай, если кто-то забыл проверить электронную почту. Тогда мы будем знать, что все в курсе дела».

«Да, но… что если человек просто не подходит для той работы?»

Время от времени мы даем людям возможность попробовать делать что-то другое, и у них это не получается просто потому, что отсутствуют способности, как бы они ни хотели вам помочь и как бы вы ни нуждались в этой помощи. У этих людей наверняка есть другие полезные качества, необходимые для выполнения одной-двух определенных задач, а быстро обучиться они не могут.

Очень важно определить границы возможностей сотрудника по двум причинам. Во-первых, чтобы предотвратить затрату слишком большого количества времени на бесконечные исправления и, во-вторых, чтобы пощадить его чувство собственного достоинства. Один из лучших способов справиться с потенциально неприятной ситуацией - это перенаправить усилия сотрудника туда, где они могут принести пользу.

Одна из моих бывших клиенток была назначена на должность менеджера крупного книжного магазина. Она работала в новой должности уже около двух недель, когда заметила, что у одной из сотрудниц полностью отсутствовала тактичность при обслуживании клиентов. Самое плохое, что женщина обладала нормальной рабочей этикой и совершенно не осознавала свой недостаток. Ей казалось, что она очень хорошо ладит с людьми. К несчастью, она всегда разговаривала резко и бесцеремонно, и менеджера беспокоили разочарованные покупатели и падение продаж.

Решение. После серии дипломатических бесед эта женщина была переведена в заднюю комнату для осуществления контроля приема товара, и если кричала на кого-то, то это были парни из доставки Единой посылочной службы, а не посетители. У менеджера оказалось достаточно мудрости, чтобы перенаправить энергию сотрудника в другое, более подходящее русло, не задев чувство собственного достоинства и уверенности в себе, а такой работник всегда отличается высокой продуктивностью.

Умение правильно распределить обязанности сделает вас более продуктивным. Вы сможете заработать продвижение по службе и, Бог даст, будете в почете у своего руководителя. Все это замечательно, но запомните: правильное распределение обязанностей не только помогает сделать работу быстрее и лучше, но это и один из самых верных способов создания чувства товарищества и уважения между сотрудниками.

Клэр повысила свой уровень в распределении обязанностей. Большим прорывом для нее стало то, что она возложила на людей полную ответственность за выполняемые ими обязанности, освободив себя для концентрации на своих заданиях. Это избавило ее от беспокойства и отвлечения от главных задач. Совместная деятельность Клэр и двух ее сотрудниц крепла, и отдел оправдал ожидания (и надежды ее руководителя) на отличную работу, новаторские идеи и много заполненных журнальных страниц.

Итак, придется найти время, чтобы провести несколько совещаний один на один с вашими сотрудниками. Спросите, как у них идут дела, все ли в порядке в семье, что они делали в последние выходные, чем интересуются. Вас удивит, сколько вы сэкономите времени, потратив всего по несколько минут в день, чтобы укрепить отношения с людьми, работающими под вашим руководством. Каждый небольшой разговор, даже пятиминутный, дает вам обоим возможность понять друг друга на интуитивном уровне и установить атмосферу доверия и взаимопонимания, которая сделает вашу команду жизнеспособной.

Навык 7. Учитесь правильно распределять обязанности.

Как использовать навык?

Какие из стратегий «прими к сведению и двигайся дальше» вы намереваетесь использовать?

Отказаться от привычки полагаться только на самого себя.

Всегда подбирать лучшее соответствие между человеком и задачей.

Передавать по одной обязанности за один раз.

Четкий результат, творчество в процессе работы.

Замедлить шаг, чтобы вас могли догнать остальные.

Когда вы их намереваетесь использовать?

Что, по вашему мнению, будет самым серьезным препятствием для использования стратегий?

Как вы собираетесь преодолевать это препятствие?

Каков ваш личный результат овладения этим навыком?

Чтобы компания работала эффективно, обязательным условием является грамотное распределение должностных обязанностей между сотрудниками. Практический опыт организаций, которые осуществляют деятельность по подбору персонала, показывает, что многие бизнес-структуры не имеют четкого разделения труда между работниками и структурными подразделениями. В результате на вопрос, кто за что должен отвечать, нельзя получить четкий ответ.

При условии разделения труда можно расставить персонал на те участки работы, которые будут отвечать их личностным особенностям, соответствовать профессиональным и деловым качествам. Это в свою очередь не только поднимет работоспособность, но и увеличит трудовую отдачу сотрудников.

Оптимизация и рационализация разделения труда в компании возможна лишь при условии наличия соответствующих документов, которые будут регламентировать эту сферу взаимоотношений в трудовом коллективе. Одним из таких документов является приказ о распределении обязанностей между сотрудниками.

Разделение и кооперация труда

Разделение и кооперация труда – это те понятия, которые являются базисом для его организации. Именно с их помощью определяется место каждого сотрудника в трудовом процессе, распределяются функции и обязанности, устанавливаются требования к квалификации и качеству выполненной работы.

Разделение труда – это разграничение деятельности в ходе совместного производства или выполнения услуг. Если оно выполнено рационально, это значит, что трудящиеся расставлены по рабочим местам оптимально эффективно.

А это повышает не только результаты работы, но и их работоспособность, уровень удовлетворенности и заинтересованности, снижает утомляемость. Как результат – растет уровень профессионализма рабочих, снижаются затраты и улучшается качество работы.

На предприятии выделяют такие основные виды разделения труда:

Разделение труда и его кооперация – два неразрывно связанных понятия. Сложность кооперации определяется глубиной разделения труда. Под кооперацией понимается объединение разных работ и процессов для того, чтобы был достигнут конечный результат совместного труда. То есть это система отношений между исполнителями и подразделениями.

Отечественные предприятия применяют такие виды производственной кооперации:

• межцеховая;
• внутрицеховая;
• внутриучастковая.

Оптимальный вариант разделения и кооперации может быть выбран после анализа производственного процесса и его специфики, содержания работ, которые выполняются, степени загрузки рабочих мест, требований к качеству работы и иных критериев. Цель его внедрения – повышение эффективности труда.

Образец приказа о распределении обязанностей между сотрудниками:

Положение об отделах

Перед любой организацией стоит сложная задача – сформировать оптимальную внутреннюю структуру.

Между отделами должна быть налажена система взаимодействия и четко распределены сферы деятельности и функции. Все отделы должны иметь свое положение, которое является важным документом для кадрового делопроизводства и относится к локальным нормативным бумагам организации.

В нем определяется порядок, по которому создается подразделение, его структура и внутренняя организация, специфика взаимодействия с другими отделами и т.д.

В типовом положении обычно имеются такие пункты:

• общие положения;
• ключевые задания;
• ряд функций, которые выполняет конкретный отдел;
• права, которыми наделен руководитель;
• ответственность;
• внешние связи с другими подразделениями организации.

Особенности в небольших предприятиях

Большинству небольших компаний свойственно строить работу по принципу семейности, это означает, что при том, что обязанности распределены на бумаге, каждый сотрудник выполняет определенный участок работ на конкретном этапе рабочего процесса.

Как следствие – появление бесхозных запущенных участков работы, которыми никто не интересуется. Это приводит к накладкам, неравномерной загруженности работой и прочим неприятным ситуациям, в итоге приводящим к получению низких результатов труда.

Чтобы правильно распределить обязанности, нужно составить список дел, которые каждый выполняет в определенный период времени. Если выделить схожие работы, которые требуют приблизительно одинаковых знаний, возможно понять, какое количество исполнителей должно трудиться на каждом участке работы. Это позволит оптимизировать штат работников.

Делегирование ответственности

Хороший руководитель – это тот, кто способен вести за собой сотрудников. Его опыт и знания позволяют принимать решения, создавать благоприятный микроклимат в коллективе, что в конечно итоге приводит к высоким результатам. Не каждый, кто наделен властными полномочиями, является талантливым руководителем, способным принимать правильные решения и грамотно распределять обязанности.

Верное делегирование отдельной задачи помогает добиться достижения общих целей компании. Неверно поставленная перед исполнителем задача приводит к тому, что руководитель вынужден выполнять ее лично, а это не всегда возможно в силу различных причин. Правильный управленец тот, кто может добиться выполнения работы другими особами, а не взваливает все на себя.

За деятельность подчиненных всегда отвечает руководитель. Чтобы механизм работал исправно, с самого начала должны быть оптимально распределены права и обязанности. Существует две системы, по которым можно распределять обязанности: «елочка» и «матрешка».

В первом случае вышестоящий руководитель может пользоваться лишь частью прав и полномочий руководителя, который ему подчиняется.

Матрешка же – это система с множественным подчинением. При этом вышестоящий управленец полностью поглощает права и полномочия руководителя, который находится на ступень ниже. При этом выполнение новых более сложных задач сотрудниками дает им возможность расти и получать дополнительные навыки.

Нюансы в отделе бухгалтерии

Каждый вид финансовой деятельности предполагает, что им будет заниматься и нести за него ответственность, конкретный специалист.

В связи с этим бухгалтерия должна иметь следующих сотрудников (приведенный перечень не является исчерпывающим):

• главбух;
• его заместитель;
• бухгалтер по расчету заработной платы;
• кассир;
• ревизор;
• бухгалтер по основным средствам.

Главбух подчиняется непосредственно руководителю. Его должностные обязанности состоят в контроле всех финпотоков, соблюдении рациональности при использовании ресурсов компании, обеспечении целостности собственности организации и разработке стратегий, которые повысят уровень доходов.

На подобную должность может претендовать человек с высшим экономическим образованием, имеющий более 10 лет работы в бухгалтерии. Когда главный бухгалтер уходит в отпуск или болеет, выполнение его обязанностей ложится на плечи заместителя, который не только получает полномочия своего непосредственного начальника, но и будет нести ответственность, если допустит в работе промах.

Просто так без проверки уйти с предприятия главный бухгалтер не может. Это позволяет не взвалить всю ответственность на нового сотрудника, устроившегося в организацию. Уволиться работник сможет только после того, как будет проведена полная проверка и подбиты все итоги, а директор поставит подпись под соответствующим документом, тем самым удостоверив его правильность и законность составления.

Остальные специалисты выполняют одинаковые обязанности в своей узкой отрасли, а именно:

• Ведут и учет операций, связанных с . Это предполагает осуществление контроля основных средств и расходов, наблюдение за ходом продаж и производства, недопущение критических ситуаций в компании, которые будут связаны с .
• Контролируют бумаги, которые приходят с производства и проводят их сверку с имеющимися данными.
• Отражают информацию по проведенным операциям на соответствующих счетах учета.
• Составляют отчетность и калькуляцию по продукции, которая производится, для выявления мест, где появляются излишние затраты.
• Подготавливают и все необходимые для этого документы.

Дополнительно работниками этого отдела производится формирование базы, в которой хранится вся финансовая информация. Они отвечают за постоянное наблюдение за тем, как функционирует предприятие. Именно в их обязанности входит отслеживание того, чтобы параметры не выходили за пределы нормы в вопросах количество-качество, а также соблюдение плановых показателей.

Составление и образец приказа о распределении обязанностей между сотрудниками

Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками имеет следующую структуру:

• шапка, в которой указывается название компании, наименование документа, дата, когда он был составлен и его номер;
• в преамбуле указывается, о чем будет идти речь в бумаге;
• перечисляются нормативные документы, которые легли в основу издания приказа;
• в основной части указывается, каким образом распределяются обязанности между сотрудниками: их полномочия, направления деятельности, ответственность и права;
• документ подписывает руководитель компании;
• перечисленные в приказе сотрудники ставят свои подписи под документом в знак того, что они ознакомлены с бумагой.

Образец приказа можно найти на специализированных сайтах в Интернете. Составление подобного документа является обязанностью кадровика предприятия. Все проекты приказов до подписания согласовываются с руководителем компании.

Из года в год перед квартальным или годовым отчетом главбух задерживается на работе, а дома сидит за компьютером вечерами и по выходным. Но действительно ли так велик объем работы?

Руководители наравне с собственными обязанностями тянут работу своих же подчиненных. Причины бывают совершенно разные. Например, нерациональное распределение функций внутри коллектива. Главбух будет вынужден брать на себя дополнительную работу, если подчиненные не поспевают выполнять поручения. Или, возможно, работники не обладают достаточной квалификацией и им страшновато доверить даже рядовые задачи. И наконец, многие главбухи превращаются в нянек из-за своей почти маниакальной боязни потерять над коллективом власть.

Я расскажу, как добиться максимального результата, не тратя при этом лишнего времени.

Как с умом делегировать полномочия

Ответственность всегда несет только один человек - главбух. Но без налаженной системы делегирования полномочий и контроля невозможен эффективный рабочий процесс. Согласитесь, смешно даже предполагать, что главбух ежедневно будет перепроверять каждую операцию. Именно поэтому важно правильно распределить весь функционал отдела бухгалтерии между сотрудниками. Так, чтобы за участок отвечал конкретный человек.

Для начала нужно решить, сколько вам нужно заместителей. Здесь все зависит от объема и специфики работы. По общепринятым нормам один руководитель способен эффективно управлять в среднем пятью подчиненными. Поэтому если отдел насчитывает 10-12 человек, то у главбуха в идеале должно быть два зама.

Через своих заместителей нужно организовать оперативную работу на всех участках. А за собой оставьте генеральные, конфиденциальные и особо сложные задачи. По сути, вы не должны заниматься текущей работой. Всю функциональную нагрузку нужно переложить на рядовых сотрудников. Но только не в хаотичном порядке. Обязательно выработайте систему.

Ориентируясь на ежедневный объем банковских выписок, решите, скольким специалистам нужно поручить их проведение. В небольшой компании скорее всего будет достаточно одного работника. Если так, вам не придется каждый раз выяснять, кто разносит выписки по счетам. И в отделе будет порядок - вы и коллеги других подразделений достоверно знают, кто должен запросить у банка дубликат платежки, если какая-то из них затерялась.

Схожий подход нужно применять и к более проблемным участкам. Тут опять же все зависит от количества работы. Вот, к примеру, начисление зарплаты правильнее доверить двум-трем специалистам. Они будут самостоятельно распределять между собой обязанности по подсчету премий, больничных, отпускных и иных выплат. Шефство над этой группой поручите вашему заместителю по труду и заработной плате. Тогда не вы, а он будет проверять правильность начислений выплат.

И обязательно поручите заместителям перепроверять те бухгалтерские счета, которые ведут непосредственные исполнители. Если составлять баланс ежемесячно, то ошибки в работе будут выявляться сразу и не накопятся к концу отчетного периода. А значит, у отдела останется достаточно времени, чтобы их исправить.

Таким образом, в отделе будет сформирована система работы, при которой за каждую операцию несет ответственность конкретный сотрудник. Допустим, он ежемесячно отчитывается вышестоящему руководителю о проделанной работе. А тот в свою очередь докладывает вам, все ли в порядке на вверенных ему участках.

Кроме того, делегирование полномочий - это всегда верный способ мотивировать сотрудников. Поделив обязанности между всеми, вы предоставляете сотрудникам возможность отвечать за свои идеи и решения, а значит - самореализовываться.

Способы контроля подчиненных

Способ контроля	Трудозатраты руководителя	Возможности для подчиненного	Плюсы и минусы метода	Когда использовать
Постоянный	Руководителю нужно будет постоянно держать руку на пульсе	Возможна реализация амбиций работника под пристальным взглядом руководителя	Руководитель сможет корректировать ситуацию по мере продвижения к цели, работая сообща с подчиненным. Укрепляет неформальные связи в коллективе	Способ пригодится в момент обучения нового сотрудника
Периодичный	Придется тщательно наблюдать за подчиненными, но их самостоятельность будет выше, чем при постоянном контроле	Серьезный мотивационный фактор для подчиненных, которые нуждаются в наставничестве или поддержке	Этот вид контроля подходит для сотрудников с недостаточным опытом или низкой дисциплиной. Они работают самостоятельно, но с одинаковой преиодичностью отчитываются руководителю	Идеален для рутинных, повторяющихся процессов. Например, так удобно контролировать сотрудника, которому поручено проводить ежеквартальную сверку с контрагентами
По результату	Значительно экономит время руководителя, потому что работник должен выполнить задание самостоятельно от начала до конца	Максимальный стимул для профессионального развития сотрудника	Очень большой риск не получить результат к нужному сроку. Или же наоборот, если исход дела успешен - найти квалифицированного помощника	Таким способом лучше всего контролировать проверенных дисциплинированных сотрудников

Как лучше контролировать подчиненных

Для многих контроль - это непосредственное наблюдение за работой сотрудников, которое преследует единственную цель: найти промах и наказать. Но такими методами поддержать дисциплину и достичь результативной работы не получится. Так как же контролировать своих подчиненных, чтобы не стать тираном?

Успешным контроль может стать, если вы, как руководитель, своевременно поставили сотрудникам цели и обозначили приоритеты. То есть каждый работник четко понимает, какого результата от него ждут, каким образом его будут оценивать, что входит в зону его ответственности и полномочий. Заранее оговорите, какие решения он может принимать самостоятельно, а какие только после совета с вами. Обязательно нужно сказать и о сроках выполнения работы. После этого для каждого сотрудника можно выбрать необходимый способ контроля. Все они приведены в таблице (см. выше. - Примеч. ред. ).

Что вам самим мешает полагаться на подчиненных

О ЛЕКТОРЕ

Наталия Николаевна Шкурякова - профессиональный бухгалтер, бизнес-тренер, руководитель проекта «КПП для бухгалтера». После окончания Финансово-экономического университета работала главным бухгалтером и финансовым директором. Проходила стажировку в США и Великобритании. С 2001 года занимается проблемами повышения эффективности бухгалтерских служб и повышения компетентности главного бухгалтера как руководителя. Получила психологическое образование.

Возможно, вы остерегаетесь делегировать полномочия сотрудникам, ссылаясь на их недостаточную компетентность. Вспоминается негодование одного главбуха, который на мои советы отреагировал следующей репликой: «Да как же я могу без оглядки доверить своим подчиненным работу, если они до сих пор не в курсе, что мы должны оплачивать работнику первые три больничных дня, а не два». Опасение вполне оправданно. Но здесь нужно выяснить, почему ваши сотрудники допускают в работе такие критичные ошибки? Может быть, кадровые возможности подразделения не отвечают реальному объему поставленных задач? Тогда такое делегирование и самый строгий контроль не решат проблему. Набирайте еще сотрудников. Но порой достаточно по-другому организовать работу или просто сократить лишние незначительные функции. Кстати, в этом лучше всего помогут сами сотрудники, которые видят рабочий процесс изнутри и знают, без какой работы вполне можно обойтись. Ваша задача, как руководителя, все это исправить.

Чтобы профессионализм персонала держался на нужном уровне, раз в полгода заказывайте корпоративные семинары. Ведь чаще всего бухгалтеры пропускают изменение только из-за того, что не могут найти время для чтения периодики. Кроме того, регулярно проводите тестирование сотрудников. Да, снова остро поднимается вопрос времени. Но, согласитесь, лучше выяснить, какие ошибки бухгалтер допустил в тесте, чем исправлять их по факту.

Хуже всего, если отказ делиться полномочиями граничит со страхом обнаружить рядом с собой конкурента, соперника. Очень многие из нас боятся выпустить из-под контроля самые пустяковые операции, остерегаясь потери власти в целом. Давайте разберемся, почему же так происходит.

В первую очередь из-за неуверенности человека в своих силах и профессиональной компетенции. Во вторую - из-за отсутствия доверия к сотрудникам. Но, как мы уже выяснили, руководитель, который не верит в подчиненных, обречен тратить массу лишнего времени, перепроверяя каждый их шаг. Кроме того, в таком отделе всегда будет царить атмосфера недоверия и обиды. Ведь руководитель не осознает, что своими же руками создал самый неудобный формат работы и взаимоотношений внутри коллектива.

Недоверие руководителя мешает работникам реализовывать свои амбиции, раскрываться и совершенствоваться на работе. Да и вообще свободно чувствовать себя в кабинете каждый день.

Важно помнить, что делегирование полномочий - это не потеря контроля, а лишь передача его другим. В конце концов, зачем руководителю подчиненные, которые не могут его разгрузить?

И еще: не бойтесь признавать, что какую-то работу сотрудники могут выполнить лучше, чем вы. Это никак не опустит вас в глазах подчиненных. А напротив, поможет им чувствовать себя на своем месте и видеть интерес в профессии.

10 золотых правил контроля сотрудников

1. Предварительно оговорите с сотрудником, как вы будете его контролировать.

2. Контролируйте ответственных за участок, а не непосредственных исполнителей.

3. Перепроверяйте работу с установкой: ищу результат, а не ляпы.

4. Если по итогам проверки выяснилось, что все сделано правильно, хвалите подчиненных.

5. Старайтесь, чтобы критика подчиненных принесла положительные результаты.

6. Высказывая замечание, описывайте ошибку. Не нужно давать свою личную оценку.

7. Если работник не справляется, вместе решите, что ему может помочь.

8. Нельзя отчитывать подчиненных в присутствии третьих лиц.

9. Критикуйте сотрудников твердо, но старайтесь сохранять спокойствие.

10. Контроль не должен быть чрезмерным и нарушать спокойную атмосферу в отделе.

Закрытие ИП