Все мы люди, и все мы примерно в середине рабочего дня хотим есть. Если речь идет об офисе в бизнес-центре, эта проблема решается очень просто: небольшими группами, по несколько человек сотрудники идут в одно из множества близко расположенных заведений общепита, кто-то возвращается, кто-то уходит, работа офиса не прекращается. Как такового перерыва на обед, как правило, нет.

На заводах, с их огромным количеством сотрудников, пропускным режимом и линейно выполняемыми производственными операциями все не так. Весь цех должен организованно прекратить работу, быстро дойти до столовой и в ограниченное время пообедать. Требования к организации процесса очень серьезные. А там, где есть требования к упорядочиванию процессов и нужна экономия времени, логично процессы автоматизировать.

Сокращение времени обслуживания на кассе столовой

Кассир для каждого сотрудника выполняет две легко автоматизируемые операции:

• Идентификация всех блюд на подносе, подсчет общей суммы чека.
• Прием оплаты.

Первая операция лучше всего в столовых автоматизируется с помощью сенсорного экрана (тачскрина) с экранными кнопками. Тыкнули по "Супы", тыкнули по "Борщ" - строчка в чек добавилась, сумма чека автоматически посчиталась. Повторили нужное количество раз, получили общую сумму.

Со второй операцией все гораздо интереснее.

Обеды под зарплату, дотации на питание

Практически все крупные заводы так или иначе субсидируют питание сотрудников. Где-то просто низкими ценами в столовой, где-то талонами на питание, где-то просто бесплатными обедами. И здесь возникает проблема злоупотреблений. Как со стороны обедающих сотрудников, так и со стороны персонала столовой. А ведь часто бывает такое, что столовую сдают в аренду сторонней организации, для вполне логичного "отделения мух от котлет". Как контролировать такую столовую? Как убедиться, что затраты на субсидирование питания сотрудников не идут кому-то в карман?

Эта проблема имеет очень изящное решение. Все заводы имеют проходную и пропускную систему. У каждого сотрудника есть пропуск, на сегодня, как правило, это бесконтактная карта с rfid-чипом. СКУД (Система Контроля и Учета Доступа), установленная на проходной, отмечает время захода/выхода каждого сотрудника. Каждая карта уникальна и привязана к сотруднику.

Почему бы не использовать эти уже имеющиеся карты для идентификации в столовой?

Расчет в столовой по заводскому пропуску

На практике так и делается. В учетную систему столовой выгружаются данные о соответствии карт (пропусков) сотрудникам. И при расчете в столовой сотрудник просто подносит свой пропуск к считывателю, а система:

• Записывает стоимость обеда на сотрудника для дальнейшего вычета из зарплаты,
• или компенсирует фиксированную сумму ежедневной дотации (скажем, делает скидку на 60 рублей), если этот сотрудник сегодня еще не пользовался этой дотацией,
• или просто определяет, что это свой сотрудник, и он относится к категории, которой положена скидка на питание (скажем, 20%),
• или погашает электронный талон на питание, выданный на эту дату на этого сотрудника.

Важно, что каждая продажа привязана к конкретному сотруднику. В конце месяца в учетной системе столовой формируется отчет, "кто на сколько наел".

Бэк-офис, учет и анализ

Данные по продажам ежедневно загружаются из фронт-офиса и обрабатываются в учетной системе, например, "1С:Общепит" . На основе отчета по продажам блюда разузловываются до продуктов по рецептурам, продукты списываются. Получаем возможность контролировать остатки продуктов, для исключения злоупотреблений в этой части.

Система может иметь дополнительные функции. Например, контролировать индивидуальный месячный лимит для исключения ситуации "наел больше зарплаты". Анализировать время прихода в столовую сотрудников конкретных цехов для оптимизации обеденного времени с учетом производственных процессов. Выявлять промежутки времени с низкой или непомерно высокой нагрузкой на столовую.

У нас есть опыт интеграции учетной системы столовой с "1С:Зарплата и управление персоналом" . Данные о "проетых деньгах" за месяц автоматически учитываются при расчете зарплаты за месяц.

Какие нужны программы и оборудование?

Нужна POS-система на кассу. Желательно с сенсорным экраном, это очень ускоряет работу кассира. Ведь штрихкодирование применить в столовой невозможно. Количество блюд небольшое, достаточно разбить все блюда на группы, и тогда хватит 16 экранных кнопок в поле 4х4. Сначала выбирается группа, затем конкретное блюдо из этой группы. Два касания пальцем. Опытные кассиры пробивают блюда с такой скоростью, что это по-настоящему завораживающее зрелище.

На POS-системе должна быть установлена кассовая программа, позволяющая реализовывать сложную логику идентификации и обслуживания клиента. Мы рекомендуем АТОЛ:Frontol .

В качестве учетной ситемы, бэк-офиса, чаще всего используется "1С:Общепит" . С одной стороны это очень простая и привычная для бухгалтеров-калькуляторов система, с другой, она позволяет настроить логику и интеграцию с другими системами ровно так, как нужно конкретному предприятию.

Для чего необходима автоматизация столовой? Давайте разберём. Классическая формула столовой, кажется, всегда была такой: щедрый обед по расписанию, приятный ценник, быстрое обслуживание. В столовой по-прежнему демократично, но на рынок корпоративного питания сегодня выходят только профессиональные игроки, способные технично накормить целое предприятие.

Концепция столовой развивается, открываются евростоловые, в корпоративном сегменте обостряется конкуренция, растет средний чек. Отбор в высшую лигу проходит по двум критериям - скорость и качество обслуживания. И за оба отвечает автоматизация.

Принять заказ за 10 секунд

Одним из важнейших параметров при автоматизации столовой является скорость обслуживания гостей. 6-10 секунд - именно столько времени по версии «Трактира» должен тратить кассир на обработку одного заказа. Правильно настроенный интерфейс так оптимизирует бизнес-процессы, что меньше кассиров смогут обслужить больше посетителей.

Идентификация

«Трактиръ» поддерживает любые виды карт, в том числе и популярные проксимити-карты. Таким образом, свой электронный пропуск ваш сотрудник сможет использовать и для идентификации, и для расчета в столовой.

Быстрая интеграция учета в общую инфраструктуру предприятия

Мы доказали, что внедрение программы для ведения учета в столовой предприятия может пройти быстро и безболезненно. Как? С помощью двух составляющих. Первая - единая платформа 1С (средний и крупный бизнес в России, как правило, автоматизирован на решении «1С:Управление производственным предприятием»). Система учета в столовой Трактиръ, разработана именно на базе 1С. Вторая - открытый код «Трактира», который позволит быстро и дешево объединить данные в единое информационное поле.

НДФЛ

Если ваше предприятие частично или полностью оплачивает обеды своим сотрудникам, компенсацию за питание необходимо учитывать при расчете НДФЛ. «Трактиръ» обрабатывает и выгружает сведения об оплате в разные зарплатные решения. К примеру, «1С:Зарплата и учет персонала» и «1С:Управление производственным предприятием».

Таким образом, автоматизация столовой с применением программы «Трактиръ» позволит решить целый спектр задач по управлению и грамотному ведению учета в столовой, а также бесперебойно работать по нескольку лет, пробивая за год более миллиона чеков!

«Где поесть в перерыв?» — этим вопросом задаются сотни и тысячи людей, встречающий полдень на рабочем месте предприятия или в учебном заведении. И ответ, конечно же, находится — это столовая. Да-да, именно это советское наследие чаще всего спасает от голода наших занятых взрослых и загруженных наукой детей. Мы к ней привыкли, мы ее знаем и любим, но что делать — время диктует свои законы: сейчас вровень к вкусовым качествам пищи встает сервис и быстрота обслуживания. Решить эту проблему поможет автоматизация.

Автоматизация столовой в школе и на предприятии: зачем нужна и с чего начать?

Начнем с азов, задавшись вопросом: «А для чего все-таки такому удобному и привычному заведению, как столовая, нужны современные технологии?» Все просто.

Не секрет, что в не автоматизированной среднестатистической столовой предприятия, работающей по-старинке, учет ведётся в упрощенно-примитивном виде. Для маленькой столовой на 10 мест это, может быть, и удобно. Но если речь идет об одном их крупных предприятий или, к примеру, школе, с сотнями (а то и тысячами) голодных людей, с индивидуальными системами питания, дотациями, кредитованием… Сами понимаете – отследить все нюансы в этом случае очень сложно. С другой стороны, это благодатная почва для автоматизации.

Что уж говорить о скорости обслуживания в местах, где учёт ведётся по-старинке. Или – упаси господь! – злоупотреблениях: никакие записи в тетрадке, ведущиеся «на коленке» не обеспечат такую точность кассовых расчетов предприятия, как полноценная автоматизированная компьютерная система.

Автоматизировать учет можно по-разному

Как установить и начать пользоваться?

Все просто – достаточно позвонить по телефону. Специалисты РестоУчета уже много лет занимаются установкой и наладкой устройств автоматизации сферы общественного питания на самом высоком уровне. Благодаря этому процесс внедрения нашими специалистами полностью отработан, автоматизация предприятия «от и до» будет проведена с хорошей скоростью.

Помните — качественная организация труда нужна в любом месте. Польза от внедрения системы iiko станет осязаема уже в первое время после установки.

В наше время столовые получили право на «вторую жизнь». Столовая ассоциируется с качественной домашней кухней по недорогим ценам, но при этом, является достаточно выгодным объектом и занимает свою нишу в ресторанном бизнесе. Данный вид заведений требует особого подхода к организации рабочего процесса.

Важным фактором для привлечения постоянных и потенциальных клиентов в столовых является качество, цена и, конечно же, скорость обслуживания. Высоты этих показателей можно добиться с помощью грамотной организации бизнес-процессов и установки профессионального программного обеспечения, специализированного под нужды столовых.

Система автоматизации столовой - является комплексным решением и содержит модули автоматизации столовых . В комплексе со специализированным оборудованием, предоставляемым ГК ККС, возможно установить на объекте систему, отвечающую всем требованиям и спецификам данного типа заведения:

• Линия раздачи (оперативная работа кассира, возможность работать с разными типами меню, работа с карточками сотрудников фирм, работа с группами карт, работа с «горячими клавишами», оперативный просмотр предыдущего счет, не выходя из текущего и т.д.)
• Оперативная информация по работе всех касс предприятия, почасовые отчеты с касс, актуальное наличие на складах и производствах.
• Работа с большим количеством меню, по разным ценовым категориям, для разных типов питающихся.
• Работа с полуфабрикатами.
• Отчеты склада, производства.
• Собственный бухгалтерский и управленческий учет, специализированный на работу общепита.
• Для диетических столовых в системе организован модуль «Диет питание», позволяющий создавать меню на основе, существующих диет, и блюд, привязанных к диетам.
• Для автоматизации столовых в учебных учреждениях - составление норм на человека.

Система автоматизации столовой + оборудование = комплексное решение ККС

При автоматизации столовых необходимо учитывать, что без специализированного оборудования задача будет решена только «на половину». Т.к. скорость обработки счета клиента требует не только внимательности и профессионализма кассира, но и имеет высокие требования к скорости компьютерного оборудования, ГК ККС подобрали комплексное решение для качественной автоматизации столовых и подобных заведений общественного питания.

Программа для столовой - эффективный инструмент автоматизации

Современная программа для столовой – это инструмент, автоматизирующий управление, позволяющий владельцу увеличить прибыль за счет увеличения продаж и снижения затрат, в том числе хищений, завышенных списаний, завышенного ФОТ по причине отсутствия контроля.

Столовые, как бюджетный вариант питания, получили на сегодняшний день широчайшее распространение. У многих столовая ассоциируется с домашней едой и многие отдают предпочтение столовым, а не фастфуду. И для того, чтобы оптимизировать все процессы управления столовой и автоматизировать операции заказа, приготовления и продажи блюд необходимо использовать современную систему автоматизированного управления столовой . В основе такой системы стоит специальная программа для столовой – решение, обеспечивающее менеджеру доступ ко всем учетным данным.

Преимущества внедрения автоматизированной системы в столовой

Программа для столовой дает следующие преимущества:

• соответствие так называемому закону ФЗ54 – работа с онлайн-кассой;
• ускорение процесса обслуживания покупателей и минимизация очередей;
• снижение затрат за счет контроля;
• автоматизированное получения отчетности;
• автоматизация процесса расчета и заказа ингредиентов;
• точный расчет себестоимости приготовляемых блюд или так называемого foodcost;
• безналичный расчет с организациями за питание сотрудников.

Возможности управления столовой с помощью ПО

Стоимость продуктов в течение года часто меняется и для столовой очень важно контролировать себестоимость продукции, которая зависит от стоимости ингредиентов. Программа для столовой позволяет составить для каждого блюда калькуляцию и внести нормы закладки ингредиентов. На основании закупочных цен ингредиентов программа для столовой автоматически рассчитает себестоимость или фудкост готового блюда. Таким образом менеджер может контролировать колебания себестоимости и управлять ими путем замены ингредиентов или заменой планового меню.

Программа для столовой позволяет существенно ускорить процесс обслуживания на кассе благодаря использованию безналичных систем оплаты. В большинстве столовых основной наплыв посетителей происходит во время обеда и образуются очереди на кассе из-за того, что расчет наличными занимает слишком много времени. При использовании специализированной программы для столовой посетители столовой в этом случае на кассе предъявляют бесконтактную карту и оплата происходит мгновенно. Баланс карты может пополняться через специальные киоски самообслуживания или безналичным переводом от организации, которая оплачивает питание сотрудников.

Зная примерное количество питающихся, пользователь программы для столовой может рассчитать количество блюд, которые нужно приготовить. Программа автоматически на основании данных калькуляционных карт «разобьёт» блюда на ингредиенты и рассчитает необходимое количество ингредиентов. С учетом текущих остатков на складе легко сделать заказы ингредиентов поставщику.

Мощная система отчетов в программе для столовой поможет контролировать работу предприятия, в том числе все статьи расходов. Например, неправильное прогнозирование количества питающихся будет приводить к перерасходу ингредиентов и последующему списанию.

Демонстрация системы автоматизации столовой

Для получения предложения по автоматизации столовой и демонстрации всех возможностей данного модуля, необходимо обратиться в службу коммерческого отдела Группы компаний ККС .

Сотрудники отдела всегда будут рады помочь в организации грамотного бизнес-процесса на Вашем предприятии.

В чем отличие данного решения? Столовая относится к предприятиям быстрого питания и, в отличие, например, от ресторана, готовит блюда заранее, до того, как их реализует через «зону раздачи». В общем и целом, весь процесс автоматизации столовой заключается в автоматизации складского учета - цепочки учета продаж, выпуска блюд и списания продуктов со склада.

Для таких предприятий общепита важным условием эффективной работы является скорость обслуживания, потому что каждый день в обеденный перерыв в столовых создаётся пиковая нагрузка, особенно, если столовая расположена на проходном месте или зоне досягаемости крупных предприятий. На предприятиях общественного питания или в столовых, работающих по договору с крупными предприятиями, зачастую работают программы дотаций и спецпитания для работников, что повышает требования к учёту денежных средств на каждого конкретного клиента, одновременно обеспечивая высокую скорость кассовых расчётов, - говорит Васадзе Ольга Анатольевна, руководитель отдела внедрения и сопровождения компании «Пилот СПб».

Одним из основных минусов работы по старинке, без автоматизации технологических и учётных процессов, является склонность персонала к злоупотреблениям и хищениям продуктов и готовой продукции. Это характерно для заведений любого типа, любой формы собственности и размера.

Системы технологической и учётной автоматизации столовой должны обеспечить:

Высокую скорость обслуживания клиентов (конвейерное обслуживание);

Контроль оборотов средств и продукции;

Контроль действий персонала.

Особенности автоматизации столовых

При необходимости учёта по каждому клиенту столовой система автоматизации должна обеспечить персонализацию поступлений и затрат по каждому клиенту предприятия. Необходимо произвести идентификацию каждого клиента, привязку его взаиморасчётов к персональному счёту, экспорт данных в систему бухгалтерского учёта предприятия, которая производит окончательный расчёт с сотрудником, вычитая затраченные в столовой средства на питание из заработной платы. Если предприятием установлена система дотаций на питание или оплату питания в кредит, это тоже необходимо учесть в системе взаиморасчётов. В любой, даже самой совершенной системе автоматизации, обязательно следует учитывать возможность питания в столовой за наличный расчёт и по кредитной, или дебетовой, карте для командированных, прибывших на экскурсию на предприятие и других лиц, временно пребывающих по делам.

Важным фактором автоматизации столовой является исключение или минимизация негативного воздействия человеческого фактора:

Невозможность злоупотребления персонала;

Ускорение рутинных операций инвентаризации остатков;

Уменьшение ошибок планирования;

Обеспечение гибкой системы скидок и бонусов.

Специфика автоматизации столовой возникает в случае, когда предприятие предоставляет своим сотрудникам питание в кредит, талоны на питание или организует комплексные обеды и другие льготы. Несмотря на то, что принципы работы в общепите не особо отличаются друг от друга, автоматизация каждой столовой требует тщательного изучения специфики ее работы. Конечно, можно использовать стандартные универсальные системы автоматизации предприятий общепита с ущербом функциональности и удобства пользователя, но такой подход оказывается в корне неправильным. На основе анализа бизнес-процессов предприятия общественного питания разрабатывается схема построения системы автоматизации и этапы ее внедрения с целью сокращения производственных потерь и минимизации затрат.

Автоматизация корпоративного питания на базе системы автоматизации R-Keeper

Своим бурным развитием современный рынок услуг по организации корпоративного питания обязан в первую очередь увеличению степени «цивилизованности» в отношениях между работодателем и персоналом. Сейчас уже сложно себе представить, чтобы работодатель не задумывался о проблеме организации качественного корпоративного питания. Ситуация, когда сотрудники приходят на работу с бутербродами, безвозвратно уходит в прошлое.

Грамотная организация питания на предприятии становится основным аргументом в борьбе работодателя за привлечение квалифицированной рабочей силы.

Рассмотрим, как реализовывается учет при организации корпоративной столовой и насколько необходимы IT-решения в том или ином случае. Для этого выделим основные стадии, характеризующие «зрелость» организации питания на предприятии:

Стадия 1: Обустройство специально подготовленного для приема пищи помещения. Такое помещение имеется в компании любой численности. Исключение составляют организации, расположенные в бизнес-центрах. Само питание носит хаотичный неорганизованный характер. Как правило, помещение оборудовано чайником, кофеваркой и холодильником. Не редкость, когда помещение является многофункциональным и параллельно используется, например, для проведения деловых переговоров. Оставим в стороне вопросы санитарной и пожарной безопасности и подчеркнем лишь, что организация самого питания по-прежнему полностью отдана на усмотрение сотрудников. Средства автоматизации в таком случае не требуются.

Стадия 2: Централизованная организация постоянного горячего питания. На этой стадии в зависимости от размера организации и от наличия свободных площадей организуется либо собственная служба общепита, либо заключается долгосрочный договор со специализированной фирмой на оказание услуг по приготовлению и доставке пищи (кейтеринг).

Именно на данной стадии находится большинство коммерческих организаций численностью от 50 до 500 человек. Важно подчеркнуть, что на этой стадии система питания уже «выведена из тени» и имеет все необходимые сертификаты от лицензирующих органов, что в значительной степени подтверждает ответственность работодателя перед сотрудниками. На этой же стадии, как правило, внедряется система компенсаций, которая составляет от 50% до 100% от стоимости обеда. Основным фактором, осложняющим внедрение такой системы, является нежелание работодателя вкладывать деньги в автоматизацию учета. При этом работодатель по понятным причинам не хочет оплачивать льготное питание для нерезидентов, например – посетителей или сотрудников других организаций, расположенных по соседству. В связи с этим вводятся различные ручные методы индивидуального учета распределения обедов: от бумажных талонов до журнала учета, в котором приведен список сотрудников.

Стадия 3: Предприятие расценивает корпоративное питание не как обособленную непроизводственную функцию, а как одну из важных составляющих корпоративной среды. В этом случае процесс учета питания автоматизирован и интегрирован с другими процессами управления. Например, в качестве средства аутентификации сотрудника в системе учета питания используется его пропуск на работу. В случае, если предприятие имеет распределенную инфраструктуру и имеет несколько производственных площадок, на каждой из которых организовано питание, информация о количестве выданных порций собирается централизованно и организован постоянный анализ затрат на питание.

Принцип оплаты обедов по безналичному расчету (с помощью магнитных или бесконтактных карт) применяется почти во всех корпоративных столовых, автоматизированных на базе системы автоматизации R-Keeper . И, как показывает практика, его использование значительно увеличивает скорость обслуживания.

При этом удобно, когда платежными картами являются электронные пропуска, по которым сотрудники проходят на завод через систему контроля доступа. Если предприятие планирует компенсировать сотрудникам какую-то стоимость обеда в день, неделю или месяц, это тоже можно сделать автоматически. В свойствах карты устанавливается лимит суммы на день, неделю или месяц. Он равен денежному эквиваленту, в рамках которого работник может приобретать блюда в корпоративной столовой, расплачиваясь по карте. Например, можно указать, что сотруднику выделена дотация от предприятия в размере 90 руб. на день. Соответственно, если стоимость его обеда превысит эту сумму, он будет доплачивать наличными. Также деньги, превышающие лимит, могут быть удержаны из его заработной платы.

С помощью R-Keeper можно ограничить не только суммы, которые компенсирует предприятие, но и категории блюд. Т.е. сделать «бесплатными» обеды только из определенной части меню. Сотрудники будут дополнять свой рацион из другой части меню, доплачивая за это самостоятельно.

На базе «карточной» системы также можно устанавливать расписание для персонала – разделить проведение обедов в несколько смен. Тогда сотрудники из первой смены не смогут пообедать во вторую (их карточки в этот момент будут неактивны), это значительно уменьшит очереди в «часы пик». В этом смысле система очень гибкая - можно устанавливать расписание, к примеру, только по определенным рабочим дням и т.д. По каждой карте можно получать подробные и легко настраиваемые отчеты.

Отметим, что подобная система питания сотрудников на предприятии может быть организована как собственными силами, так и силами кейтеринговой компании. Если нет желания или возможности создавать на своих площадях кухню, то эту функцию можно доверить сторонней организации. При этом для реализации подобных проектов в любом случае привлекаются специалисты по автоматизации. Все вышеперечисленные возможности системы автоматизации: учет отпущенных порций, компенсация обедов из заработных плат и т.д. – будут доступны и реализованы специалистами в рамках технического задания на проект.

Подобные решения на базе R-Keeper установлены и работают в таких корпоративных точках общественного питания, как столовые при заводах Coca-Cola, Ford, TOYOTA, NOKIAN TYRES, WRIGLEY, BOSCH, VOLVO и многих других. На сегодня процесс организации корпоративного питания на этих предприятиях является полностью контролируемым и управляемым как в финансовом плане, так и в плане качества оказания услуги сотрудникам.

Журнал "Автоматизация и безопасность в сфере услуг" № 6, 2010

Документы