Печать – важная ценность для любого учреждения, все зависимости от того, каким оно является – государственным, коммерческим и т.д. Поэтому необходимо строго следить за ее перемещением, хранением и использованием.

Основной штамп организации должен храниться у директора или руководителя. Для учета и хранения вспомогательных штампов учреждения, приказом назначается ответственный за это сотрудник, который обязан вести учет штемпельных материалов учреждения в специальном журнале. Назначаются они приказом или распоряжением руководителя. Одним из документов, регулирующих передвижение штампов, является акт приема-передачи.

Составление акта приема-передачи печати

Составление такого рода документа производится для оформления факта приема — передачи этой важной материальной ценности учреждения и составляется несколькими лицами. Оформление может быть в произвольной форме, но обязательно опираясь на нормативные документы.

Поскольку в любом учреждении, как правило, регулярно используют акт передачи , образец наверняка уже имеется. Необходимые формальности при составлении такого акта приема передачи печати организации:

• Указать ФИО и должность лица, сдающего ТМЦ
• Указать ФИО сотрудника, принимающего ТМЦ
• Причина, по которой передаются товарно-материальных ценностей
• Период времени, на который возлагаются полномочия
• № приказа или распоряжения, согласно которому осуществляется передача
• Обязательно поставить образец передаваемого штемпельного изделия

После оформления документа, он обязательно должен быть подписан руководителем или директором и заверен оттиском. После этого акт передачи печати организации вступает в законную силу. Теперь за сохранность и надлежащее использование вверенных ценностей отвечает сотрудник, на которого возложена такая ответственность. Храниться такой документ должен в течение 3 лет, во избежание спорных ситуаций и различного рода недоразумений.

Шаблоны документов упростят вашу работу и сэкономят время. Шаблоны каких документов должны быть в организации? Обычно создаются шаблоны для документов, которые часто используются: писем, приказов, распоряжений, протоколов, служебных записок. В качестве примера создадим шаблон приказа по основной деятельности. Шаблоны приказов и распоряжений не отличаются по составу и расположению реквизитов. Поэтому на основе шаблона приказа можно создать шаблон распоряжения.

Какие требования нового ГОСТа нужно учитывать для шаблонов

При оформлении реквизитов шаблонов мы будем руководствоваться рекомендациями ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ), который вступает в силу 1 июля 2018 года. Основные рекомендации ГОСТа, которые пригодятся для создания шаблонов. В приложениях В6 и В7 ГОСТ Р 7.0.97-2016 приведены образцы оформления приказов и распоряжений. Состав реквизитов приказа для оформления шаблона:
– Эмблема (02);
– Наименование организации – автора документа (05);
– Наименование вида документа (09);
– Дата документа (10);
– Регистрационный номер документа (11);
– Место составления (издания) документа (13);
– Заголовок к тексту (17);
– Текст документа (18);
– Подпись (22).

Полужирным шрифтом можно выделить реквизиты «Адресат», «Заголовок к тексту», «Подпись», а также фрагменты текста

Задайте размеры полей документа по правилам ГОСТа:
левое поле – 20 мм (для документов со сроком хранения более 10 лет – 30 мм), правое поле – 10 мм, верхнее поле – 20 мм, нижнее поле – 20 мм. Для этого на вкладке «Разметка страницы» нажмите кнопку «Параметры страницы». В открывшемся диалоговом окне задайте параметры полей и нажмите «ОК».

Оформите заголовочную часть. Поместим заголовочную часть приказа в таблицу. В таблице мы разместим следующие реквизиты: «Эмблема», «Наименование организации – автора документа», «Наименование вида документа», «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Место составления (издания) документа».

Добавьте таблицу из четырех строк и трех столбцов. В первой строке объедините ячейки и по центру разместите эмблему организации. Под эмблемой в этой же строке через 1 междустрочный интервал укажите полное наименование организации и в скобках краткое, если оно есть. Во второй строке объедините ячейки, прописными буквами укажите вид документа и выделите его полужирным шрифтом. Реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» располагаются на одной строке. Разместите их в третьей строке таблицы, в левой и правой ячейках соответственно. Реквизит «Место составления (издания) документа» разместите строкой ниже (рис. 1).

Рис. 1. Заголовочная часть приказа с видимыми границами таблицы

Сделайте границы таблицы невидимыми. Для этого кликните правой кнопкой мыши по таблице и нажмите «Границы и заливка...». Выберите тип «Нет» и нажмите «ОК». Аналогичным способом в таблице ниже можно разместить реквизит «Подпись».

Добавьте поля форм для переменных реквизитов. Теперь добавим несколько полей форм для переменных реквизитов и зададим параметры их заполнения. Формы удобно использовать в шаблонах документов – можно задать определенный формат для их заполнения, а также защитить данные от удаления.

Обратите внимание!

Регистрационный номер документа может быть цифровым или буквенно-цифровым

Активируйте вкладку «Разработчик», так как именно на ней расположены необходимые опции для работы с формами, но по умолчанию она активна не во всех версиях MS Word. Кликните мышкой по вкладке «Файл», далее – «Параметры». В открывшемся окне «Параметры Word» нажмите команду «Настроить ленту». Далее настройте ленту «Основные вкладки»: поставьте галочку в поле «Разработчик» и нажмите «ОК».

Теперь установите курсор в то место в документе, где вы хотите разместить реквизит, – например, в ячейку реквизита «Дата документа». На вкладке «Разработчик» в блоке «Элементы управления» нажмите кнопку с подсказкой «Инструменты из предыдущих версий». На появившейся панели «Формы предыдущих версий» нажмите кнопку «Поле (элементы управления формами)» (рис. 2). Добавленное поле формы будет выглядеть как серый прямоугольник.

Рис. 2. Панель «Формы из предыдущих версий»

Мы добавили форму «Текстовое поле». В текстовом поле может быть обычный текст, число, дата, время и даже формулы. Теперь зададим параметры этой формы. Дважды щелкаем мышкой по полю формы. Откроется диалоговое окно «Параметры текстового поля» (рис. 3). Поскольку эта форма для заполнения реквизита, то тип данных указываем «Дата», а формат даты – dd.MM.yyyy, по правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016 . Далее ставим галочку «разрешить изменения» – тогда специалисты, которые будут работать с шаблоном, смогут заполнять поля после того, как мы ограничим редактирование. Об этом речь пойдет позже. Нажимаем «ОК». Теперь в это поле можно внести только дату арабскими цифрами.

Рис. 3. Диалоговое окно «Параметры текстового поля»

Чтобы заполнить «Регистрационный номер документа», вставляем текстовое поле аналогичным способом. Но параметры этого поля будут несколько иными. Выберите тип данных «Обычный текст», а в поле «Текст по умолчанию» укажите, какую именно информацию необходимо внести в это поле. Нажмите «ОК». Теперь поле при наведении на него мышки будет выглядеть так: . Таким же образом добавляем поля для реквизитов приказа «Заголовок документа», «Подпись» и задаем соответствующие параметры.

Осталось добавить реквизит «Текст документа». Для этого реквизита мы используем другую форму – «Форматированный текст». Это поле удобно тем, что в него можно вносить текст, состоящий из нескольких абзацев. Мы разобьем реквизит на несколько полей: поле для заполнения констатирующей части приказа и поле для заполнения распорядительной части. На вкладке «Разработчик» в блоке «Элементы управления» нажмите кнопку «Элемент управления содержимым “Форматированный текст”» (рис. 4). Поле будет выглядеть следующим образом: Место для ввода текста .

Рис. 4. Диалоговое окно «Свойства управления содержимым»

Задайте параметры этого поля – для этого кликните по нему мышкой и на вкладке «Разработчик» в блоке «Элементы управления» нажмите кнопку «Свойства». Откроется диалоговое окно «Свойства элемента управления содержимым». Задайте параметры поля и нажмите «ОК» (рис. 4).

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», поэтому мы его внесем в шаблон текстом без использования полей форм, так как это слово остается неизменным. Окончательный вариант шаблона приказа (рис. 5).

Рис. 5. Шаблон приказа

Акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью и тем более индивидуальные предприниматели не обязаны иметь печать (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ ). В то же время, документ, скрепленный печатью, в глазах большинства пользователей вызывает большее доверие, а потому использование печати до сих пор достаточно распространено.

Если организация решает использовать печать, сведения о ее наличии должны содержаться в уставе (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ , п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ ). В общем случае правом использования печати в организации обладает единоличный исполнительный орган. Обычно это генеральный директор. Особенно это касается основной, так называемой «гербовой» печати организации. Но поскольку организации, в которых предусмотрено применение печати, используют ее на многих учетных и кадровых документах (например, на товарных накладных или трудовых договорах), то обычно изготавливаются несколько печатей (например, «для договоров» или «для накладных»), которые затем передается для использования в соответствующие структурные подразделения с назначением лиц, ответственных за сохранность печатей. А как составить акт приема-передачи печати?

Обеспечиваем контроль за движением печати в организации

В целях избежания использования печати не по назначению, в организации необходимо обеспечить контроль за ее наличием и движением. Особенно это актуально в тех случаях, когда печатей несколько. Для этого в организации может вестись журнал учета печатей, в котором регистрируется каждый изготовленный экземпляр печати, приводится образец его оттиска, указываются назначение печати и место ее хранения, а также обстоятельства выбытия печати. В этом же журнале можно предусмотреть место для подписи лиц, которым изготовленная печать была первоначально выдана.

Факт использования печати и обязанность по обеспечению ее сохранности могут предусматриваться в трудовом договоре с работником или его должностной инструкции.

В том случае, когда печать, используемую руководителем организации или иным ответственным лицом, необходимо передать другому сотруднику, целесообразно составить акт приема-передачи печати. Пример акта приема-передачи печати (образец) скачать можно по приведенной ниже ссылке.

Составляем акт приема-передачи печати

Акт приема-передачи печати или штампов организации составляется в произвольной форме. В нем указывается основание, в связи с которым печать передается (например, увольнение ответственного за печать работника или его очередной отпуск), сведения о сотруднике, который печать передает, и сотруднике, ее принимающем. Можно указать также реквизиты приказа или иного распорядительного документа, на основании которого был составлен акт приема-передачи печати. Оттиск передаваемой печати нужно тоже привести в акте. Для подтверждения права нового работника использовать печать руководитель может выдать ему соответствующую доверенность, реквизиты которой можно также дополнительно отразить в акте.

Составляется акт приема-передачи печати обычно в двух экземплярах - для сдатчика печати и ее получателя. Скрепляется приемо-сдаточный акт подписями указанных в нем лиц.

Приведем для акта приема-передачи печатей и штампов образец его заполнения.

Составление акта приема-передачи печати происходит тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.

Кто обязан пользоваться печатями

Печать в некотором роде является пережитком прошлого, тем не менее, ее использование носит широчайшее распространение. Она в ходу у самых разных представителей бизнеса, а также в государственных структурах.

ФАЙЛЫ

С 2016 года юридические лица, т.е. коммерческие компании, независимо от рода их деятельности и принадлежности к малому, среднему или крупному бизнесу не обязаны пользоваться печатями и штампами. Норма по их применению может быть закреплена в учетной политике предприятия сугубо на добровольной основе. Что касается индивидуальных предпринимателей, то на них обязанность применять печати или штампы в работе никогда не накладывалась, поэтому наличие печати у ИП всегда было признаком собственного волеизъявления.

Зачем нужен акт приема-передачи печати

Печать на любом предприятии – объект особо охраняемый, за ее содержание и сохранность, как правило, отвечает один конкретный человек: либо директор компании, либо сотрудник, назначенный на это особым распоряжением руководства. Часто для хранения печати рекомендуют использовать специальный сейф, с доступом ограниченного круга лиц.

При помощи печати визируется документация фирмы, причем зачастую важность бумаг значения не имеет – это могут быть какие-то ежедневные рутинные документы или же ценные договоры и контракты. Без специального оттиска, который обычно содержит реквизиты организации и иногда какие-то секретные обозначения (такая маркировка используется для защиты печатей и штампов от подделки) тот или иной документ не будет считаться действительным, именно поэтому организации стремятся ограничить доступ к печатям. Соблюдение определенных мер безопасности позволяет также избежать попадания печатей и штампов в руки мошенников и прочих нечистоплотных граждан, а значит и использования их в корыстных или каких-то иных злонамеренных целях.

Печать, конечно, можно передать и без составления акта, но в случае, если произойдет какое-то нештатное, выходящее за рамки закона событие с применением печати, установить и доказать виновность того или иного лица будет крайне затруднительно.

В каких случаях используется акт приема-передачи

Чаще всего перемещение печати от одного работника предприятии к другому происходит по трем причинам.

1. Временное отсутствие ответственного лица на рабочем месте (больничный, командировка, отпуск и т.п.).
2. Назначение нового ответственного лица руководством компании (например, в связи с увольнением прежнего или же утраты к нему доверия).
3. Печать может передаваться в пользование другой компании для заверения документов от лица ее держателя.

Кто составляет акт

Данный документ составляется от имени двух сторон . Одной из них выступает человек в ведении которого находилась печать до ее передачи, а второй – тот, кому она, собственно, передается. Оба эти сотрудника должны заверить акт своими подписями.

Правила составления акта

На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати. Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов.

В акте обязательно должно быть указано:

• наименование компании — владельца печати,
• должности и ФИО бывшего ответственного за ее хранение сотрудника
• и того, которому она передается,
• нужно отразить причину передачи,
• дату, до которой печать переходит в другие руки,
• поставить оттиск печати,
• подписи обоих сотрудников.

С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому.

Правила оформления акта

Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере.

Документ создается в трех экземплярах :

• один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,
• второй поступает во владение будущему ответственному лицу,
• третий передается в компанию.

После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).

1. В начале документа посередине строки пишется его наименование (с коротким обозначением сути) и номер по внутреннему документообороту.
2. Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
3. Далее фиксируется собственно сам факт приема-передачи. Здесь необходимо указать:
   • полное наименование компании (в соответствии с учредительными бумагами),
   • повод, послуживший обоснованием для процедуры передачи печати,
   • должность, фамилию-имя-отчество того, от кого она переходит,
   • должность, фамилию-имя-отчество того, кому она поступает.

   В этом же абзаце нужно вписать,

   • на основании каких документов действуют сотрудники
   • и ссылку на приказ или распоряжение, послужившее основанием для перемещения печати.
4. Ниже нужно поставить оттиск этой печати, а также написать, на какой срок она передается (это может быть какая-то конкретная дата или же бессрочный период).
5. В завершение бланк должен быть заверен автографами обоих сотрудников с расшифровками подписей.

На любом из коммерческих либо государственных предприятий, а также в любой организации печати и штампы нужно особо контролировать. Их необходимо доверять одному лицу, которое в состоянии нести ответственность за хранение и использование этих важных инструментов, отслеживать их перемещение, а также осуществлять контроль за соблюдением формальностей, касающихся надлежащего их применения.

Одним из документов, на основании которых осуществляется перемещение материальных ценностей, служит акт приёма-передачи печатей и штампов. Находящиеся в распоряжении одного должностного лица, печати и штампы могут переходить во временное пользование другого должностного лица, работающего в данной организации.

Как составить акт

Акт создаётся для того, чтобы задокументировать процесс приёма-передачи этих инструментов делового оборота. Каждая организация обеспечивает составление акта приёма-передачи в произвольной форме, а, точнее, она уже разработана и регулярно применяется. Однако хотя акт составляется, учитывая основные требования, у него имеются специфические особенности, являющиеся следствием того, что этот внутренний документ необходим, чтобы соблюдать общеустановленные правила.

Образец и пример акта приема-передачи печати

При составлении акта очень важно соблюдать все формальности. К одному из главных пунктов этого документа относится внесение фамилии, имени и отчества, а также должности сотрудника, у которого передающиеся материальные ценности были на ответственном хранении. Дальше указывается причина, послужившая основанием для передачи ТМЦ (это может быть отпуск, командировка или снятие должностного лица с занимаемой должности).

Кроме того, в акте должны содержаться сведения о должностном лице, которому передают штампы и печати на период отсутствия их основного держателя. Очень важно также точно указать период времени, в течение которого этими ценностями будет распоряжаться другое должностное лицо.

После завершения оформления акта приёма-передачи этот документ необходимо заверить передаваемой печатью. Обязательный атрибут составленного документа – подпись руководителя предприятия (организации), которая подтверждает передачу имущества.

Должностное лицо, на которое возложили ответственность за распоряжение штампами и печатями, отвечает за надлежащее их использование. Во избежание спорных ситуаций, хранение акта приёма-передачи осуществляется в течение трех лет.

(Размер: 25,0 KiB | Скачиваний: 7 167)

Полезные инструменты