Зачастую мы проводим на работе от 60 до 80 процентов своего времени. И, конечно же, весьма важно максимально грамотно распределять своё рабочее время, чтобы успевать выполнять всё и не задерживаться во вне урочное время, и, тем более, не брать задания домой. Ведь это чревато стрессами, непониманием, ссорами и, как следствие, жизнь начинает проходить мимо, ускользать безвозвратно. Так как же выжать максимум из рабочего времени?

Как организовать свою работу эффективно

Сперва нужно выяснить, что является препятствием, "прополоть сорняки". Это же даст возможность снизить стрессовые ситуации.

Не откладывать ничего "на потом".

Это важнейшее правило. Следуя, хотя бы ему во всём вы увидите, что все начинает делаться как-то само собой. Все задания выполняйте сразу по мере их поступления, тем самым вы не подставите никого, и постепенно станете своеобразным "локомотивом" рабочего процесса.

Анализ телефонных звонков.

Телефон стал неотъемлемой частью каждого из нас, но зачастую мы совершенно не контролируем время и важность телефонных разговоров, что может быть причиной нашей "неуспеваемости". Поэтому следует проанализировать ситуацию со звонками, проведя учёт телефонных разговоров примерно за один месяц.

Нужно рассортировать по следующим пунктам: дата и время, тип (входящий, исходящий), продолжительность, кто звонил, тема, периодичность, важность(от 0 до 10) и небольшой комментарий.

В результате полученной информации можно выделить наиболее важные и максимально сократить время, затрачиваемое на не имеющие отношения к работе переговоры. Но все делать трезво, без крайностей.

Не тратьте себя попусту.

Старайтесь концентрироваться на задачах, поставленных перед вами и не распыляйтесь на бесконечные просьбы коллег. Вы не всесильны. И ваше время и затраченные усилия никто не вернёт.

Порядок на рабочем месте.

Старайтесь держать рабочее место(компьютера это тоже касается) в порядке. Это позволит вам сэкономить время и нервы во время поиска важных документов и записей. Да и приятней будет работать, а для поддержания порядка нужно всего - ничего 10 минут в день и сразу класть вещи на свои места. Подготовьте пять папок, или коробок. Самую большую отведём папку под мусорную корзину, а остальные обозначим так "Архив", "До выяснения", "Чужие бумаги" и "Текущие задания". Рассортируем всё по местам, и теперь остаётся только поддерживать порядок и иногда перепроверять содержимое.

Самое сложное.

Руководителям любого ранга зачастую очень сложно делегировать, пусть даже немного, свои полномочия сотрудникам. Даже если они осознают, что таким образом значительно оптимизируют своё рабочее время и всеобщий процесс. Придерживаясь всего двух правил можно эффективно делегировать полномочия: первое - если есть необходимость делегирования - делайте это сразу, и второе - грамотно выбирайте исполнителя, излагая суть поручения четко, ясно, без двусмысленностей и каких-либо недомолвок, оговаривая сроки выполнения.

И, напоследок, старайтесь не попадать по информационный "пресс" - невозможно знать всё и обо всём. Акцентируйте внимание только на самом важном, фиксируя различными пометками и записями. Это позволит не держать в уме всё, лучше знать, где взять нужную в этот момент информацию, и то, как организовать свою работу, перестанет быть сложностью.

Большинство людей обычно работают не с максимальной производительностью, а в довольно расслабленной манере. Но если вы действительно заботитесь о результатах, а не просто стараетесь быть «занятым», нужно на все 100% включаться в работу и полностью отключаться после.

Здесь работает тот же принцип, что и с тренировками. Чтобы добиться максимальных результатов, лучше заниматься меньше, но интенсивнееEffect of exercise training intensity on abdominal visceral fat and body composition . , а потом обязательно выделить время на отдых и восстановление. Так же и с работой.

Лучшие результаты обычно приходятся на короткие интенсивные интервалы работы по 2–3 часа. Только в это время нужно полностью сосредоточиться и ни на что не отвлекаться.

Любопытно, но необычные решения чаще приходят в голову не тогда, когда мы сидим на работе, а когда мы «восстанавливаемся». Например, во время одного исследования только 16% опрошенных сказали, что творческие идеи посещают их на рабочем местеCharacterizing reflective practice in design . . Обычно новые идеи возникают во время отдыха или в дороге.

Пока мы едем на машине или идём по улице, внешние стимулы вызывают в нашем подсознании разные мысли и воспоминания. Мы перескакиваем с одной мысли на другую, находясь между прошлым, настоящим и будущим. В таком состоянии мозг устанавливает связи и подыскивает , которыми мы занимались до этого.

Так что, когда вы «работаете», будьте на работе. А когда «не работаете», не думайте о ней. Давая себе время на восстановление, вы сделаете даже больше, чем при непрерывном труде.

2. Не тратьте первые три часа впустую

Первые три часа после того, как вы начали день, - самое ценное время для продуктивности.

Во-первых, наш мозг (а именно его префронтальная кора) особенно активен и готов к творческой деятельности непосредственно после пробужденияMorning-evening variation in human brain metabolism and memory circuits . . Пока мы спали, наше подсознание работало, устанавливая временные и контекстуальные связи.

Во-вторых, после ночного отдыха у нас больше запасов энергии и силы волиThe Physiology of Willpower: Linking Blood Glucose to Self-Control . . А в течение дня сила воли истощается и мы испытываем усталость от принятия решений.

Мы часто слышим совет начинать утро с тренировки, но это подходит не всем. Кого-то интенсивная физическая нагрузка с утра может не зарядить энергией, а наоборот, оставить без сил.

Лучше всего для продуктивного начала дня сразу после завтрака потратить несколько минут на медитацию и записи в дневнике.

Запишите цели и планы на день, а также всё, что приходит вам в голову. Это поможет упорядочить мысли.

Потом приступайте к работе. Не заходите в социальные сети и в электронную почту, сразу беритесь за главное. Через три часа непрерывной работы мозгу потребуется перерыв. Теперь как раз идеальное время для занятий спортом. После тренировки ещё на несколько часов вернитесь к работе.

Конечно, не у всех есть возможность жить в таком распорядке. Главное, старайтесь следовать таким правилам.

• Чтобы больше успеть за утро, вставайте на несколько часов раньше обычного, а после обеда ложитесь подремать.
• Используйте правило «90 - 1», то есть первые 90 минут каждого рабочего дня занимайтесь своей .
• Планируйте все встречи и совещания на вторую половину дня.
• В первые три часа работы не проверяйте соцсети и почту. Утро нужно потратить не на потребление, а на создание чего-то.

3. Ведите сбалансированный образ жизни

Сбалансированная жизнь - это ключ к продуктивности.

То, чем вы занимаетесь вне работы, так же важно для продуктивности, как и то, что вы делаете непосредственно на рабочем месте.

Множество исследований подтверждают, что продуктивность повышается у тех, кто регулярно занимается спортом. Ведь мозг - это такой же орган, как и другие. А если весь организм здоров, то и мозг работает лучше.

Даже то, что мы едим, влияет на нашу способность концентрироваться на работе. А хороший сон вообще неотъемлемый компонент продуктивности (кстати, спаться будет гораздо лучше, если рано вставать и усердно работать).

Кроме того, многие психологи считают, что для продуктивности и творчества также необходима «игра». Психиатр Стюарт Браун, например, написал об этом целую книгу . Он убеждён, что игра положительно влияет на наше мышление, улучшая память и концентрацию, развивая математические способности, творческий подход к решению проблем и даже социальные навыкиThe cognitive benefits of play: Effects on the learning brain . .

4. Слушайте музыку на повторе

Психолог Элизабет Хельмут Маргулис считает , что прослушивание музыки на повторе помогает нам сосредоточиться. Когда мы слушаем одну и ту же песню, мы обычно «растворяемся» в ней, а это не даёт нам отвлекаться и витать в облаках (это полезно делать после работы).

Таким трюком пользуются, например, основатель WordPress Мэтт Мулленвег, писатели Райан Холидей и Тим Феррис. Попробуйте и вы.

Например, с помощью сайта Listen On Repeat можно на повторе слушать треки с YouTube. А на сайте Brain Music есть специальные подборки звуков для концентрации, медитации и отдыха.

Организация работы отдела продаж — это первое, что должен сделать руководитель отдела на новой должности. Он должен заняться организацией, чтобы работа в отделе продаж стала эффективнее и результативнее. О том, как это сделать, мы и поговорим.

Организация работы отдела продаж: основные задачи

На первом этапе организация работы отдела связана с определением готовности рабочих мест к производственному процессу, работоспособности техники, телефонных линий, состояния мебели, необходимого количества канцтоваров .

Если работа специалистов остановится из-за недостатка бумаги или сломанного стула, — это будет самая глупая причина, вероятность которой важно свести к нулю. Поэтому организационные вопросы должны быть решены в первую очередь, а необходимые расходы согласованы с руководителем организации. Если же подобная проблема случилась, она должна быть решена незамедлительно, а не затягиваться на несколько дней, а то и недель.

Менеджерам по продажам должно быть удобно. За это отвечает их руководитель, который обязан все организовать.

Если в отделе продаж работают мужчины, которые постоянно помогают кому-либо в организации что-либо привести, куда-то съездить — немедленно прекратите это!

Менеджер по продажам должен в первую очередь и приносить деньги компании, а не выполнять обязанности водителя, грузчика, курьера .

Для доставки или переноски грузов есть свои кадры c соответствующей квалификацией и уровнем оплаты. Занимаясь только продажами, отдел может значительно улучшить свои показатели, а организация — увеличить прибыль. Этот момент обязательно нужно учесть при эффективной организации работы отдела продаж.

То же самое можно сказать, если на продающих сотрудников возложены другие, не профильные обязанности. Это может быть продвижение сайта или создание базы данных — для этих задач есть свои специалисты, которые могут их решать с большим желанием и эффективностью.

Организация работы отдела включает создание входящего потока клиентов

Специалист больше 80% своего времени должен быть занят общением с клиентами. Лучше и эффективнее, если это будет входящий поток, так как его отработка требует меньших трудозатрат. Поэтому поделитесь своими идеями с отделом маркетинга или руководством, каким образом этот входящий поток организовать.

Если специфика работы сотрудников основана на исходящих звонках, доведите количество разговоров в час сначала до 15, а затем при необходимости до 20 (если много отказов). Если работник не будет каждый час ходить курить, пить кофе, посещать санузел, болтать с коллегами, он вполне может осилить эту цифру.

Еженедельные планы и собрания

Доводим до персонала личные еженедельные планы — организовываем все необходимое для выполнения плана — контролируем результаты работы на еженедельном собрании.

Каждый сотрудник должен знать свой план на месяц, неделю, день. Он должен знать, что с него спросят за выполнение этого плана. План обязательно должен быть персонализирован, иначе менеджеры не смогут ощутить личную ответственность за результат, а значит не будут замотивированы его показать. Список личных результатов на стене кабинета и его ежедневный мониторинг — отличный стимулятор для работы и конкуренции.

Когда вы только пытаетесь организовать работу отдела продаж, планирование лучше делать обширным, то есть указать необходимое количество новых клиентов, количество постоянных и обязательно запланированную сумму продаж.

Помимо ежедневного контроля для анализа и мотивации сотрудников необходимо проводить еженедельные собрания. Приведем советы для проведения эффективных совещаний с сотрудниками:

• Собрание должно состояться при любых условиях.
• Продолжительность собрания не должна превышать одного часа.
• Все вопросы для обсуждения должны быть запланированы и объявлены в начале собрания.
• Все вопросы должны быть решены во время обсуждения, ответственные зафиксированы на бумаге, строки установлены.

Деление менеджеров на опытных и не очень

Организовываем работу с сотрудниками по уровню квалификации — разному уровню формулировки целей — разному уровню контроля.

Обязательно нужно разделять руководство менеджерами с большим опытом, а также новичков, совсем недавно окунувшихся в море продаж.

Люди с опытом не потерпят чрезмерного контроля и давления, тем более от человека, пришедшего со стороны и, возможно, отлично знающего продажи, но не знакомого со всеми тонкостями работы. В этом случае, основная задача — убеждение.

Да, нужно найти подход, нужно быть немного психологом, однако это того стоит. Командное взаимодействие профессионального руководителя и опытных менеджеров по продажам может дать отделу новое дыхание.

Начинающие продавцы на начальном этапе работы требуют четких инструкций, доступного разъяснения целей, способов их достижения, да и просто обычной помощи и человеческой поддержки.

Однако в работе с новичками тоже есть свой плюс — вместе обучаетесь, вместе добиваетесь успехов, вместе проходите «огонь, воду и медные трубы». Через некоторое время образуется команда, которой по плечу любые цели.

Очень хорошо, когда молодые специалисты проходят обучение внутри отдела, в котором будут работать, благодаря системе наставничества. Причем очень важно, чтобы наставник был доброжелательно настроен и заинтересован в положительных результатах своего стажера. Такая форма обучения демонстрирует новичку практические способы решения рабочих моментов, на разгадку которых при самостоятельном обучении потребовалось бы длительное время и множество проб и ошибок.

Если в отделе много новичков, руководителю необходимо постоянно поддерживать обратную связь с коллегами, собирать информацию о всех сложностях, которые у них возникают, находить оптимальные решения, а затем проводить оперативные пятиминутки либо еженедельное обучение.

Эффективность обучения продажам обуславливается следующими правилами:

• регулярностью
• четкостью и конкретностью информации
• наличием домашнего задания
• проверке домашнего задания
• отработкой знаний на практике
• контролем применения новых навыков в работе
• итоговым экзаменом

Документирование своей работы

Не забывайте, что организация работы отдела продаж состоит в регулярном составлении отчетности о своей деятельности, иначе руководство может засомневаться в количестве и качестве вашей работы. Заведите себе привычку готовить еженедельные, ежемесячные, квартальные и годовые отчеты, даже если у вас эти отчеты не спрашивают, чтобы в любой момент по первому требованию вы могли их предъявить руководству.

Как правильно организовать работу , так чтобы у вас еще и осталось свободное время, в этом вам помогут ниже приведенные принципы.

1. Точное определение своих целей. Перед тем как начать что-то делать, нужно точно определить, что именно вы хотите сделать.
2. Сосредоточись на главном. Будет весьма полезным, если вы составите список дел, в соответствии с их срочностью и приоритетами.
3. Создайте стимулы. Человек конечное будет делать лучше, то, что ему нравиться.
4. Установите сроки. Возьмите на себя такое обязательство как, установка срока выполнения заданий.
5. Решительность. Начинать что-то делать нужно без сомнений, всегда двигаться дальше.
6. Научитесь говорить «Нет». Это вам поможет не отвлекаться на всякие не нужные разговоры и дела.
7. Контролируйте время, которое вы затрачиваете на всякие не нужные действия, ни как не относящиеся к работе.
8. Умейте слушать. Стоит внимательно отнестись к данной вам информации, для того чтобы вам лучше знать где, что, почему и когда происходит.
9. Откажитесь от повторов и шаблонов. Если вы используете какой-то определенный метод для успешной работы, то это не значит что он самый наилучшей. Спросите у других, как они делают свою работу.
10. Внимание к мелочам. Всякие досадные мелочи очень сильно выбивают из колеи. Если вы будете внимательно относиться к маловажным несущественным предметам и вещам, как в быту, так и в работе, то вы сможете сэкономить уйму времени и сил.
11. Полное использование времени. Как правило, свободное время, которое тратиться на ожидание или поездки, можно использовать на планирование и обдумывание дел.
12. Нестоит забывать похвалить человека, который кратко изложил вам всю суть проблемы.

Как правильно организовать работу и создать время для нее, вам помогут ниже приведенные два принципа.

1. Проблема психологической перегрузки состоит в создание большой кучи дел, с которыми как вам кажется, вы не сможете справиться. Но если вы структурируете их, то вы возьмете все под контроль и уменьшите нагрузку на ваш мозг.
2. Рассортируйте работу логически, в этом случаи вы сможете сделать ее более быстро и эффективно.
Для того чтобы правильно создать время нужно использовать важный принцип работы тайм-менеджмента. По этому принципу все дела делятся на: срочные и важные; важные, но не столь срочные; не очень важные, но срочные и не срочные и не важные.

Срочную и важную работу стоит выполнять в первую очередь. Не столь важные и не срочные можно отметить как долгосрочные задачи. Срочные, но не столь важные можно поручить любому другому сотруднику, а потом просто контролировать их выполнение. Не очень срочную и не столь важную работу можно перепоручить своему подчиненному и забыть про нее.

Как правильно организовать работу? Сортировка дел.

С любой поставленной перед вами задачей вы можете поступить так:

Выбросить ее. Если вы считаете, что данная задача не столь значима для вас, то без сомнений выбрасывайте ее.
- делегировать ее. Вы можете другому человеку поручить выполнение задачи. Но не стоит забывать, что вы можете намного больше времени потрать на ее объяснение, нежели выполнить ее самому.
- отложить ее. Если данную задачу вы должны выполнить сами, но она не считается срочной, то ее можно сделать позже.
- сделать ее. Все что нельзя выбросить, отложить или деллегировать, вы должны будете сделать сами.

Любой труд эффективен только в том случае, когда правильно организован. Для чего это необходимо и как это лучше сделать – вопрос, который долгое время обсуждается в среде не только профессиональных менеджеров, но и обычных сотрудников, желающих оптимизировать свою работу в целях достижения лучших результатов.

Для чего необходима правильная организация работы

Правильная организация работы - это возможность для человека, занятого любым видом деятельности, рационально расходовать свою жизненную энергию, оставляя часть сил для личной жизни, отдыха, общения. Одновременно, не теряет актуальности вопрос максимального использования всех возможностей и потенциала работника для достижения финансового успеха и реализации творческих и профессиональных задач. Положительное значение правильной организации труда определяется таким видом деятельности, при котором человек имеет возможность работать в одно и то же время, в привычной обстановке, чередуя активную умственную или физическую нагрузку с приемом пищи, отдыхом и восстановлением сил.

Залог хорошей работы – правильная ее организация

Только правильно организованное рабочее время поможет выполнить в срок всю намеченную работу, при этом позволит не только обратить на себя внимание и заслужить поощрение вышестоящего руководства, признание коллектива, но и получить повышение, моральную или материальную благодарность.

В этом могут помочь «золотые» советы, сформулированные успешными топ-менеджерами:

1. Не забывайте составлять план на будущую неделю. Сложные или наиболее важные дела постарайтесь наметить на начало рабочей недели. Выполнив задачу, вычеркните ее из списка – так вам будет более понятно, что еще предстоит реализовать.
2. От правильной организации рабочего места зависит 50% успеха. Порядок на столе, отсутствие лишнего, отработанного, отвлекающего вас от основного вида деятельности поможет вам сконцентрироваться и оперативно решать поставленные задачи. Очень важно, если у вас много работы и бумаг, иметь защитное настольное покрытие . Это защитит ваш стол от ненужных загрязнений и царапин, которые будут только раздражать. Если необходимо подобрать защиту для вашего стола, перейдите по ссылке http://www.slimpad.ru/nast-plansh/ . Еще следует помнить, что ваш лучший помощник – органайзер.
3. Планируйте свой рабочий день по времени, с учетом встреч, приемов пищи, перерывов и даже кофе-брейков. Все основное время уделите рабочему процессу.
4. Ставьте для себя реальные сроки (дедлайны) выполнения намеченных задач с учетом ваших умственных и профессиональных возможностей и физических сил. Старайтесь выполнять все вовремя. Если же вы справились раньше, сделайте себе небольшой подарок – потратьте освободившееся время на отдых.
5. Учитесь отказывать. Порой, вовремя сказанное слово «нет» спасало от банкротства крупные компании и финансовые учреждения. Ваша помощь сотрудникам может перейти в привычку, а затем в тягостную обязанность. Не стоит помогать в ущерб своей работе или свободному времени.
6. Учитесь слушать. Информированность – ключ к успеху. Необходимо также четко разделять полезные знания от «пустышек» - лишних разговоров, обсуждений коллег или сплетен, характерных практически для любого коллектива.
7. Будьте решительны. Вечно сомневающийся человек – проблема и для самого сотрудника, и для начальства.
8. Учитесь! Если ваша работа предполагает творческое начало, постарайтесь, хотя бы изредка отказываться от шаблонов и повторов. Если у вас в запасе достаточно времени – попробуйте новое решение, не пренебрегайте советами более успешных и опытных сотрудников.
9. Мелочи отнимают много времени. Не распыляйтесь. Ваше внимание должно быть сосредоточено на основной проблеме. Можно целый день точить карандаши или решать общественные проблемы, но ваша главная работа от этого не продвинется.
10. Будьте благодарны! Не забывайте говорить «спасибо» тем, кто помог вам даже незначительно.

Касса