При замене ЭКЛЗ старой на новую в какой срок необходимо подать заявление в ИФНС?
Замена ЭКЛЗ: порядок действий 2016 не урегулирован законом. У компаний замена ЭКЛЗ часто вызывает трудности. Порядок действий мы подробно разобрали.
Замена ЭКЛЗ порядок действий 2016 законодательно не урегулирован. Точно установленного срока для подачи заявления в налоговую нет, однако заявление лучше будет подать одновременно с уведомлением ЦТО о замене ЭКЛЗ.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Ситуация: Замена ЭКЛЗ порядок действий 2016
ЭКЛЗ нужно заменять в следующих случаях:
- при заполнении памяти ЭКЛЗ;
- по истечении установленного срока эксплуатации ЭКЛЗ (независимо от степени заполнения памяти);
- при перерегистрации ККТ;
- при неисправности блока ЭКЛЗ (ремонт ЭКЛЗ как в составе ККТ, так и вне ККТ не допускается).
Работы, связанные с заменой ЭКЛЗ, могут выполнять только поставщики и ЦТО. Самостоятельно менять ЭКЛЗ организации (предприниматели) не вправе. Об этом сказано в пункте 3.1 Методических указаний, утвержденныхпротоколом ГМЭК от 25 июня 2002 г. № 4/69-2002 .
Организация (предприниматель) обязана своевременно информировать ЦТО о необходимости замены ЭКЛЗ в случаях, перечисленных выше (п. 10 Положения, утвержденного решением ГМЭК от 6 марта 1995 г. № 2/18-95).
Порядок замены ЭКЛЗ законодательно не урегулирова*. По разъяснениям финансового ведомства, до принятия нормативных актов по этому вопросу следует руководствоваться временными разъяснениями налоговой службы.
Если производится замена ЭКЛЗ порядок действий 2016 следующий:
- уведомить ЦТО за месяц до истечения срока;
Если ККТ выдала сообщение о заполнении памяти ЭКЛЗ более чем на 90 процентов, нужно немедленно:
- уведомить об этом ЦТО;
- направить гарантийное письмо-заявку в ЦТО на установку и активацию новой ЭКЛЗ.
Перед тем как заменить ЭКЛЗ, необходимо:
- снять краткий отчет за период с момента активации ЭКЛЗ до последней закрытой смены;
- снять итоги текущей смены;
- провести закрытие архива в соответствии с эксплуатационной документацией ККТ.
При этом в налоговую инспекцию нужно представить:
- заявление о регистрации ККТ (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). В нем указывается заводской номер нового блока ЭКЛЗ, а также номер действующего паспорта ККТ (до утверждения нового образца паспорта ККТ), а при отсутствии паспорта ставится прочерк (письма ФНС России от 3 апреля 2012 г. № АС-4-2/5537 и от 21 марта 2012 г. № АС-4-2/4767);
- карточку регистрации ККТ, на которой будет меняться ЭКЛЗ;
- форме № КМ-4 ;
- техническое заключение ЦТО о причине замены ЭКЛЗ;
- акт по форме № КМ-2 , заверенный печатью ЦТО (составляется в двух экземплярах). В акте должны быть отражены показания контрольных счетчиков до замены ЭКЛЗ. Акт по форме № КМ-2 заполняется в присутствии налоговых инспекторов (указания , утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 , письмо ФНС России от 20 сентября 2011 г. № АС-4-2/15390).
Если происходит замена ЭКЛЗ порядок действий 2016 и документы следующие:
- паспорт ККТ. При этом в графе «Особые отметки» должна быть указана дата замены и активации ЭКЛЗ с указанием ее регистрационного номера;
- дополнительный лист к паспорту ККТ с отметкой об активации ЭКЛЗ;
- акт ввода ЭКЛЗ в эксплуатацию;
- журнал по форме № КМ-8 .
Перечисленные документы оформляет ЦТО, проводивший замену ЭКЛЗ, и передает их организации (предпринимателю) для представления в налоговую инспекцию.
После проверки документов налоговая инспекция возвращает их организации (предпринимателю). Одновременно инспекция должна вернуть:
- карточку регистрации ККТ с отметкой об активированной ЭКЛЗ;
- журнал кассира-операциониста по
ЭКЛЗ, или электронная контрольная лента защищенная, представляет собой составной необходимый элемент контрольно-кассового устройства . Предназначена для сбора и хранения данных, свидетельствующих об выполненных операциях на кассе. В случае налоговой проверки этот элемент дает возможность просмотреть отчеты о совершенных операциях.
ЭКЛЗ подобна фискальной памяти , но отличается от нее энергетической автономностью и способностью фиксировать отдельный операционный шаг на кассе. Электронная контрольная лента защищенная заносит и осуществляет хранение данных на электронных носителях, которые невозможно извлечь снаружи. ЭКЛЗ производит генерацию криптографического проверочного кода (КПК).
Условия генерирования этого кода являются секретными, что не дает возможности выполнить расшифровку. КПК присутствует на каждом чеке в виде неповторимого .
Благодаря этой ленте моно получить истинную информацию о выручке , исключая сокрытие доходной части и уменьшения налоговых выплат. Информация, хранящаяся на ЭКЛЗ, не подлежит форматированию, поэтому налоговые органы могут облагать налогом всю реально полученную выручку.
Устройство ЭКЛЗ представлено тремя составляющими :
- Процессор по коммуникации, который отвечает за принятие данных и внесение их в архивную базу, а также за обмен с иными устройствами.
- Криптографический сопроцессорный элемент, который формирует криптографический проверочный код особой уникальности.
- Архивный модуль, в котором осуществляется хранение информации, поступившей на ЭКЛЗ, и криптографический код.
Процесс работы ЭКЛЗ состоит из следующих этапов :
- Выполнение операции на с последующим формированием чека.
- Данные чека передаются ЭКЛЗ.
- ЭКЛЗ сохраняет полученную информацию и передает кассовой технике криптографический код для проверки (цифровая подпись).
- Занесение данных в архив.
- После окончания смены ЭКЛЗ сохраняет итоговый результат.
Криптографический код на чеке свидетельствует о принадлежности данного чека к определенному кассовому устройству. Это облегчает процедуру налоговой проверки предоставляемых чеков.
В случае принятия чеков с ККМ, не прошедших регистрацию, можно обратиться в налоговую организацию с целью экспертизы чеков. Сотрудники налоговой службы идентифицируют КПК, а именно криптографическую кодовую запись конкретной кассы.
Предоставляемая информация
ЭКЛЗ может предоставить по любому запросу такие данные :
- отчет о законченных сменах за необходимый период времени;
- отчет о законченных сменах применительно к номерам смен;
- итог по финансам в конце смены (по номеру смены);
- любой чек или отчет;
- проведение всех операций в нужную смену;
- итоговый отчет после активизации ленты.
Порядок замены
Законное использование ЭКЛЗ основано на пункте 10 Положения о порядке продажи, технического обслуживания и ремонта контрольно-кассовых машин в Российской Федерации. В этом пункте прописаны порядок и условия заблаговременной замены блока.
Существуют ситуации, когда необходимо производить замену:
- Память блока заполняется более чем на 90% . Если на чеке выводится информация о заполненной памяти, то нужно начать этап замены блока, иначе, после полного заполнения устройство заблокируется.
- Окончание периода эксплуатации фиксирующего устройства . Устройство рассчитано на годовой период службы, не зависящий от заполнения памяти. После истечение 12 месяцев дается гарантированное время работы (1 месяц), предполагающее выполнение замены. А также начать замену можно ближе к сроку 12 месяцев.
- Возникновение неполадок и проблем при работе . При обнаружении неисправностей или прекращения работы требуется незамедлительно подать обращение в организацию, занимающуюся техническим сервисным обслуживанием. Эксплуатация кассового устройства, на котором неправильно работает ЭКЛЗ, строго воспрещена.
- Оформление кассового аппарата на другого владельца . При смене собственника ККМ нужно произвести замену электронной ленты внепланово, так как предполагается новое движение средств.
15 июля 2016 года произошла редакция Федерального Закона №54 «О применении контрольно-кассовой техники» . Согласно новой редакции должна быть выполнена замена контрольно-кассовой техники на онлайн-кассы. Такие онлайн-устройства содержат накопитель, собирающий и передающий сведения о проведенных финансовых действиях в налоговые органы. ЭКЛЗ же не обладает функцией сообщения информации по сети.
Исключением для выполнения этих условий являются организации, осуществляющие налогообложение по патентной системе или ЕНВД. Для них предусмотрена замена с 01.07.2019.
Возможен вариант модернизации кассового аппарата специальным доработанным комплектом, изготовленным производителем кассовой техники. Потом следует заключить соглашение с оператором фискальных данных о передаче чековой информации в налоговую службу.
Регистрация кассового оборудования на 2018 год проходит в онлайн-режиме. Чеки, предоставляемые покупателям, можно представлять в распечатанном виде или отправлять по электронной почте.
Срок, когда нужно выполнить замену ЭЛКЗ, прописан в паспорте от блока ЭЛКЗ или на чековом документе активации новой ленты. А также при приближении срока окончания (за 3-4 месяца) на чеках выводится предупреждающая информация о скорейшей замене.
Сроки действия
Период действия ЭЛКЗ составляет 12 месяцев . Когда это время пройдет, устройство может осуществлять обычные операции в течение месяца, который дается на выполнение смены блока.
Если возникает ситуация продажи кассовой техники, то период действия соответственно уменьшается . Это связано с перерегистрацией ЭЛКЗ на нового владельца.
Регистрационный номер ЭЛКЗ указывается в паспорте, а именно на дополнительном листе к паспорту. Этот номер ставится, когда осуществляется первоначальная регистрация устройства.
ЭКЗЛ, производимые ООО «Инновационные системы»
Научно-производственное объединение «Инновационные системы» занимается разработкой, изготовлением и поставкой ЭКЛЗ-Р. Электронная лента, выпущенная этой компанией, отвечает всем требованиям Федерального закона №54.
ЭКЗЛ-Р считается наиболее технологичным продуктом среди сменных накопителей фискальной памяти. Информация, выдаваемая ЭКЗЛ-Р:
- отчетные данные по учетным показателям в определенную дату или смену;
- отчетные данные по итогам смены в указанную дату;
- итоговый отчет при процессе активизации устройства;
- итоговый расчет по выбранной смене;
- по номеру криптографического кода чековые данные;
- контрольную ленту по указанной смене.
Компания дает возможность провести модернизацию ЭКЗЛ-Р за короткий период времени .
- производит трансляцию криптографического кода в кассовое устройство в автономном режиме и совместно с контрольной лентой;
- архивные данные хранятся в течение 5 лет;
- снятие суточных расчетных данных для занесения в память;
- производит трансляцию в или иной внешний прибор нужную информацию, которая служит основой для формирования отчетов.
ЭКЗЛ-Р, изготавливаемая НПО «Инновационные системы», позволяет применять ее в кассовом оборудовании российских или иностранных изготовителей. Например, АМС, Феликс, Элвес, Миника, Меркурий и другие.
НПО «Инновационные системы» поставляет свою продукцию во все регионы страны не только оптом, но и в розницу.
Установка ЭКЛЗ в кассовый аппарат Меркурий представлена на данной инструкции.
→ Замена ЭКЛЗ: последовательность действий
Также современные ККМ оборудованы ЭКЛЗ. Термин «ЭКЛЗ» расшифровывается как «электронная контрольная лента защищенная».
Основное предназначение ЭКЛЗ: дополнять фискальную память ККМ, фиксировать каждый чек / операцию. Данные, записываемые в ЭКЛЗ, шифруются: «открутить» пробитый ранее чек не получится.
Фотография ЭКЛЗ
фотографии
Сроки замены ЭКЛЗ
ЭКЛЗ рассчитана на работу в течение 13 месяцев с момента активации. Если в течение 13 месяцев с момента активации был пробит только один чек ЭКЛЗ все равно заблокируется и потребуется ее замена. За 2-3 месяца ККМ начнет выдавать системное сообщение: «ЭКЛЗ близка к заполнению». Выдавать это сообщение ККМ будет при снятии X- и Z-отчетов, распечатывая сообщение в самом начале кассовой ленты.
Процедура замены ЭКЛЗ
Итак, пришло время менять ЭКЛЗ. Как выглядит процедура замены ЭКЛЗ?
Все операции по обслуживанию ККМ выполняет Центр технического обслуживания и ремонта кассовых аппаратов (далее ЦТО), с которым у Вас должен быть заключен договор.
Самое сложное при замене ЭКЛЗ это выбрать время.
В среднем, на замену ЭКЛЗ требуется день. И в этот день у Вас в офисе кассир не сможет принимать наличные денежные средства (кассовой машины не будет на месте). Если ККМ несколько то проблема снимается (сначала будет замена ЭКЛЗ на одной машине, потом на другой). А если ККМ только одна в офисе? Можно выбрать утро пятницы или утро понедельника то время, когда у Вас меньше всего клиентов.
Итак, Вы выбрали день. Вы обращаетесь в свой ЦТО с просьбой провести замену ЭКЛЗ в удобное для Вас время. ЦТО выделяет механика, который будет проводить замену, выставляет счет на оплату.
В среднем, стоимость замены ЭКЛЗ в Москве составляет порядка 9500 рублей.
Счет оплачен, механик выделен, время с ЦТО и с ИФНС согласовано, поехали.
Замена ЭКЛЗ. Шаг 1 едем в ЦТО
Везем ККМ с блоком питания (если он есть) в ЦТО.
Помимо ККМ, берем с собой документы:
карточка регистрации контрольно-кассовой техники
журнал кассира-операциониста (КМ-4)
журнал учетов вызова технического специалиста ЦТО (КМ-8)
паспорт версии с дополнительным листом
паспорт старой ЭКЛЗ (которая пока еще в ККМ)
паспорт ККМ (именно паспорт, а не руководство)
оригинал последнего Z-отчета
копию последнего Z-отчета в трех экземплярах
доверенность на замену ЭКЛЗ для ИФНС
фотографии
В офисе ЦТО механик, после ознакомления с ККМ, подготовит следующие документы:
техническое заключение о причине замены ЭКЛЗ
акт по форме КМ-2 в трех экземплярах
Замена ЭКЛЗ. Шаг 2 едем в ИФНС
Вы берете документы (которые привезли с собой и которые Вам дали в ЦТО) и направляетесь в ИФНС. Можно захватить еще коробку конфет.
Сотрудник ИФНС (девушка или парень) бегло просматривает документы и ставит штамп на всех трех актах КМ-2. Обычно механики просят позвонить в этот момент в ЦТО, сообщить, что все прошло нормально и ИФНС дала добро на замену.
После Вашего звонка механик приступает к замене ЭКЛЗ, а Вы едете в офис ЦТО.
В этом случае на замену ЭКЛЗ у Вас уйдет половина дня. Если же не звонить в ЦТО из налоговой, то к замене ЭКЛЗ механик приступит после того, как Вы приедете к нему в офис и покажете ему акт КМ-2; на замену ЭКЛЗ уйдет целый день.
Замена ЭКЛЗ. Шаг 3 возвращаемся в ЦТО
Приезжаете в офис ЦТО. ЭКЛЗ уже заменена в ККМ.
Вам дают новый паспорт ЭКЛЗ.
Вы расписываетесь с том, что приняли на ответственное хранение старую ЭКЛЗ.
Вам дают новый Z-отчет на 1 рубль 11 копеек (1,11) (этот Z-отчет пробивает механик ЦТО для тестирования новой ЭКЛЗ).
Могут дать распечатку об активации новой ЭКЛЗ.
ККМ уже можно пользоваться. Забираете все документы и едете к себе в офис.
Передаете заждавшемуся кассиру ККМ с новенькой ЭКЛЗ и направляетесь в ИФНС.
Замена ЭКЛЗ. Шаг 4 завершающий визит в ИФНС
Да, да в ИФНС надо побывать два раза.
Сотрудник ИФНС:
еще раз бегло просматривает документы и ставит штамп на всех трех актах КМ-2 и возвращает Вам два акта (один забирает себе)
расписывает на обороте карточки регистрации ККМ о вводе новой ЭКЛЗ
ставят печать в журнале учетов вызова технического специалиста ЦТО (КМ-8)
Замена ЭКЛЗ. Шаг 5 конец
Вы, уставшие, но веселые, едете в офис.
И начинаете отсчитывать 13 месяцев до новой замены ЭКЛЗ.
Один из двух актов КМ-2 Вы потом вернете в ЦТО (это не срочно, можно вернуть, когда к Вам придет механик для планового осмотра ККМ).
Старая ЭКЛЗ хранится у Вас 5 (пять) лет.
Порядок по замене электронной контрольной ленты защищенной следующий:
1 вариант: Механик берет на себя всю работу по осуществлению регистрационных действий по замене ЭКЛЗ по месту нахождения кассового аппарата (работа происходит по доверенности, для ИП - нотариально заверенная и заверяется за счет клиента).
11.000 рублей. В стоимость входит Блок ЭКЛЗ, работы по замене блока, оформлению документов для налоговой инспекции.
2 вариант: Практически ничем не отличается от предыдущего, за исключением того, что разрешение клиент получает сам (все операции происходят на территории заказчика, а разрешение получается в налоговой инспекции).
Стоимость данной услуги составляет - 9.000 рублей. В стоимость входит Блок ЭКЛЗ, работы по замене блока.
3 вариант: (Пожалуй наиболее продолжительный по времени). А именно:
Клиент приезжает в офис с аппаратом и документами на аппарат, а именно (журнал учета вызовов технических специалистов КМ - 8, формуляр "паспорт", паспорт версии с дополнительным листом, карточка регистрации и последний Z - отчет с аппарата). Фирма заполняет акты по последнему Z отчету, снимается краткий отчет по ЭКЛЗ с аппарата.
Клиент едет с этими документами в свою налоговую инспекцию и получает разрешение на замену блока ЭКЛЗ. Возвращается в офис, оплачивает ЭКЛЗ - от 8.000 рублей (за наличный расчет, либо по безналу по заранее выставленному счету). После этого меняется ЭКЛЗ, заполняются все документы (КМ - 2 "паспорт", паспорт версии с дополнительным листом, журнал учета вызовов).
Оформляется акт передачи ЭКЛЗ на хранение клиенту (старое ЭКЛЗ возвращается на хранение клиенту). После всех этих действий, клиент предоставляет документы в налоговую инспекцию для оформления замены ЭКЛЗ. После этого касса готова к работе.
Стоимость данной услуги составляет - от 8.000 рублей. В стоимость входит Блок ЭКЛЗ, работы по замене блока.
Формуляр "паспорт"
Паспорт версии с дополнительным листом
Карточка регистрации
Последний Z - отчет с аппарата
Журнал кассира операциониста
Бизнес идеи
