В списке обязанностей работодателя есть следующий пункт: ведение учета времени, которое по факту отработал каждый сотрудник. Данное требование об учете времени основывается на том, что написано в . При отсутствии документа с этими сведениями актуальными станут ответственность и меры наказания в виде штрафа, которые могут применить в трудовой инспекции.

Однако,это больше относится к табелю.

Распоряжение о ведении журнала учета рабочего времени

Журнал оформляется немного для других целей. Он нужен, чтобы постоянно был обеспечен контроль за явкой числящихся работников на их рабочие места. В данном локальном документе будут отражаться и часы ухода, и часы прихода. Если же человек допускает прогулы, то применять к нему меры, вытекающие из правил трудовой дисциплины предприятия и конкретного подразделения, можно на основании данных из этого нормативного локального акта.

Внедряется система такой фиксации рабочего времени после того, как будет издано распоряжение генеральным директором компании. Кроме самого факта существования нового правила, в нем будет указано, кто является ответственным за ведение этого документа.

На практике встречаются три случая:

• сам руководитель (на очень небольших предприятиях);
• руководитель конкретного отдела;
• сотрудник из отдела кадров.

К последнему варианту склоняются большинство работодателей. Еще одни отличия между компаниями по вопросу ведения журнала относятся к тому, как часто он заполняется. Существует ежедневный, еженедельный и суммированный учет.

Приказ о ведении журнала учета рабочего времени сотрудников — образец

Путем написания приказа журнал и табель не только создаются, но таким же образом в них вносятся изменения. С образцом подобного приказа можно ознакомиться далее.

В обычном приказе работодатель распоряжается в одном из пунктов о введении правила о составлении и заполнении данного документа. В другом пункте выбирается ответственное лицо. Поправки могут быть вызваны различными факторами.

Например, при вредных условиях или при ненормированном графике структура этого документа может быть особой. Поэтому данное решение подтверждается написанием и изданием распоряжения.

Обязателен ли журнал учета рабочего времени?

Сам журнал учета рабочего времени во вредных условиях труда или в обычных условиях обязательным не является. Хотя в ТК РФ и упомянута обязанность по отслеживанию за рабочим временем работников, но для этого может быть достаточно и табеля Т-12.

Необходимость данного документа на каждом предприятии определяется ее руководителями.

Правила ведения журнала графика работы

Правила зависят от того, по какому графику работает каждый работник. В любом случае выбирается определенный период, за который подводится итог. Считается, что максимальным сроком для контроля при суммированном учете является один год, а при вредных условиях труда – три месяца.

Как оформить журнал графика работы?

Для оформления сегодня может быть использован либо ручной, либо печатный вариант. Ручной остается более традиционным – в нем каждый работник подтверждает внесенные записи личной подписью. Такие журналы продаются практически во всех типографиях. Также для этого варианта можно просто распечатать стандартные листы с расчерченной таблицей и сшить их.

Электронная версия подразумевает использование специального программного обеспечения. Благодаря ПО в любой момент автоматически можно сформировать отчетность по интересующему руководителя периоду. Современное ПО позволяет внедрить контроль за временем по специальным электронным пропускам и картам, которые выдаются работникам.

Журнал учета рабочего времени — образец

Первый лист в этом виде документации является титульным. Кроме самого наименования, на данном листе указывается, когда был начал журнал и когда окончен.

Основная часть документа приведена в виде таблицы. Первая колонка в этой таблице дата. Далее идет время прихода на рабочее место, после чего указывается ФИО самого сотрудника. После этого записывается время его ухода и в следующем поле подсчитывается, сколько всего часов он провел на рабочем месте. Этот же работник ставит подпись напротив записей о себе.

Отдельная колонка отведена под примечания, которые может вносить лицо, отвечающее за заполнение этого бланка.

ПРИКАЗ

Рабочие смены, командировка и отпуск (очередной, учебный) - за счет средств работодателя;

Больничный лист - за счет средств фонда социального страхования ;

Отпуск без сохранения заработной платы и прогул – оплате не подлежат.

В случае болезни или отпуска работника, норма часов рассчитывается путем сложения всех рабочих дней, попавших в промежуток времени с начала отчетного месяца по день ухода работника в отпуск (на больничный) или со дня выхода работника из отпуска (с больничного) по последний день календарного месяца.

Фактически отработанное время

Под фактически отработанным временем понимаются все периоды, нахождения сотрудника (работника) на рабочем месте в соответствии с утвержденными графиками дежурств, расписаниями занятий и прочих мероприятий, организация которых осуществляется на основании приказов или иных письменных распоряжений учреждения.

В сумме все периоды за отчетный месяц составляют фактически отработанное рабочее время.

Необходимо отметить, что в случае привлечения работника (сотрудника) в свободное от службы время на усиление службы, тушение пожаров, ликвидацию ЧС или последствий аварии, в обязательном порядке должна быть произведена запись в книге службы о включении данной категории л/с в боевой расчет, с указанием периода времени в котором работник (сотрудник) был задействован.

Во всех случаях, отметки о пребывании работника (сотрудника) на рабочем месте фиксируются в табеле учета рабочего времени и учебных журналах.

Праздничные дни и их учет при подсчёте сверхурочных часов

Согласно статье 112 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) (в редакции Федерального закона от 23 апреля 2012 года N 35-ФЗ) нерабочими праздничными днями в Российской Федерации являются:

Суммированный учет рабочего времени

Когда по условиям производства (работы) в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников (включая работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда) ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, в соответствии со ст. 104 ТК РФ допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не превышала нормального числа рабочих часов.

Для учета рабочего времени работников (сотрудников), занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, куда входит работа или служба на оперативных должностях ГПС, в соответствии со статей 104 ТК РФ и коллективным договором для личного состава дежурных смен (караулов) установлен учетный период – квартал .

Именно за этот период времени работник должен отработать нормальное число рабочих часов. Но, если фактически работник (сотрудник) отработает больше времени, то это время будет являться сверхурочной работой.

Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается.

Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка.

Подсчет рабочего времени производится по окончании учетного периода, т. е. по состоянию на первое число следующего месяца за учетным периодом.

Сверхурочная работа

Согласно ст. 99 ТК сверхурочная работа – это работа, выполняемая работником по инициативе работодателя, за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени - сверх нормального числа рабочих часов за учетный период.

В соответствии со ст. 152 ТК РФ сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы - не менее чем в двойном размере. Конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу могут определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. По желанию работника (сотрудника) сверхурочная работа, вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного оплачиваемого времени отдыха, но не менее и не более времени, отработанного в указанный период.

В случае работы сотрудника (работника) в нерабочие праздничные дни, оплата рабочего времени производится в двойном размере, поэтому при подсчете сверхурочных часов, часы за работу в праздничные дни вычитаются от общей суммы сверхурочных часов.

Кроме того, в соответствии со ст. 99 ТК - привлечение работодателем работника к сверхурочной работе, без его согласия допускается в следующих случаях:

1) при производстве работ, необходимых для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия;

2) при производстве общественно необходимых работ по устранению непредвиденных обстоятельств, нарушающих нормальное функционирование централизованных систем горячего водоснабжения , холодного водоснабжения и (или) водоотведения, систем газоснабжения , теплоснабжения , освещения, транспорта, связи;

3) для выполнения работ или при производстве работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

При этом продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

Необходимо отметить, что ФГКУ «__ отряд ФПС по _______________ краю» создан в целях обеспечения пожарной безопасности , предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций на территории ________________ края и его основной задачей является тушение пожаров и проведение аварийно-спасательных работ на территории ________________ гарнизона пожарной охраны в границах ________________ городского округа (устав о ФГКУ «__ отряд ФПС по ________________ краю», Федеральный закон «О пожарной безопасности в РФ» от 21.12.94 г., Постановление правительства РФ «О ФПС ГПС» № 000 от 20.06.05 г.), поэтому для привлечения личного состава подразделений ГПС на участие в тушении пожаров и ликвидации чрезвычайных ситуаций или последствий аварий и стихийных бедствий, усиление службы караулов для обеспечения пожарной безопасности на обслуживаемой территории с последующим переводом дежурства личного состава на трех и двух сменный график несения службы, а так же проведение тренировок по сигналам ГО или мобилизационной готовности, Правительством Российской Федерации установлен иной порядок, т. е. без письменного уведомления и без согласия работника.

Вместе с тем, время привлечения работника к работам выходящим за время дежурных суток, так же подлежит обязательному учету и оплате как сверхурочная работа, но не более 30 час. за учетный период (квартал).

Подсчет сверхурочных часов производится по окончании учетного периода. При этом оплата за сверхурочные часы, производится работнику в следующем месяце за учетным периодом. Оплата часов за 4 квартал, производится в декабре отчетного года, одновременно с выплатой заработной платой (денежного содержания) за декабрь.

При оплате сверхурочных часов по итогам работы за год (т. е. 4 квартал), оплата сверхурочных часов производится с учетом разницы до 120 час., поэтому она может составлять и более 30 час. за учетный период.

Работа в выходные и праздничные дни

В соответствии со статьей 111 ТК РФ всем работникам предоставляются выходные дни. При пятидневной рабочей неделе работникам предоставляются два выходных дня в неделю, а при суммированном учёте рабочего времени, согласно графика выходов. Работа в выходные и праздничные дни запрещена, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Согласно ст. 153 ТК РФ работа в выходные и праздничные дни оплачивается не менее чем в двойном размере. Конкретные размеры оплаты за работу в выходные и праздничные дни могут определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. По желанию работника (сотрудника), работавшего в выходной и нерабочий праздничный день, ему может предоставляться другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Кроме того, в соответствии со 113 ТК - привлечение работников к работе в выходные и праздничные дни, без его согласия допускается в следующих случаях:

1) для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия;

2) для предотвращения несчастных случаев , уничтожения или порчи имущества работодателя, государственного или муниципального имущества;

3) для выполнения работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

В нерабочие праздничные дни допускается производство работ, приостановка которых невозможна по производственно-техническим условиям (непрерывно действующие организации), работ, вызываемых необходимостью обслуживания населения.

Во всех остальных случаях, а именно привлечение работников (сотрудников) на работу в выходные и праздничные дни (дежурство ответственных должностных лиц, служебная подготовка, участие в соревнованиях по профессиональному мастерству), допускается только на основании приказа начальника учреждения и письменного уведомления и согласия работника (сотрудника).

Время привлечения работников к работам в их выходные или нерабочие праздничные дни, подлежат обязательному учету и оплате в двойном размере одновременно с выплатой заработной платы работникам за месяц, в котором осуществлялось привлечение.

Предоставление дополнительных оплачиваемых дней отдыха

за сверхурочную работу

Под дополнительным днем отдыха - понимается дополнительное время отдыха по инициативе сотрудника (работника) с разрешения работодателя, предоставляемое за ранее сверхурочно отработанное время, которое является оплачиваемым работодателем.

Дополнительное оплачиваемое время отдыха за сверхурочную работу, предоставляется работнику (сотруднику) в безусловном порядке по его желанию, но с учетом интересов службы на основании письменного заявления работника (сотрудника), согласованного в установленном порядке с начальником подразделения и соответствующего приказа начальника учреждения доведенного до работника (сотрудника) под роспись.

Дополнительное время отдыха может быть предоставлено работнику только в том случае, если норма отработанных часов за учетный период (квартал) превышает 24 часа.

Вместе с тем, данное время может быть и оплачено согласно ст. 152 ТК РФ за данный учетный период, но не более 30 час.. Остальные часы сверх указанной нормы, подлежат (24 час. и более) предоставлению работнику (сотруднику) в виде дополнительного оплачиваемого времени отдыха в периоде следующем за учетным.

Дополнительные дни отдыха предоставляются работнику в любое время по его желанию, в следующем квартале за учетным периодом. Дополнительные дни отдыха за четвертый квартал текущего года, предоставляется работнику не позднее 1 квартала следующего за учетным периодом. При этом, вновь образованные часы переработки могут суммироваться с предыдущими часами только по окончанию нового учетного периода.

Заявление (рапорт) на предоставление отгула подается работником (сотрудником) по команде заблаговременно, но не менее чем за одну дежурную смену до дня отдыха.

В исключительных случаях (смерть или болезнь близкого родственника, пожар или иное стихийное бедствие), по согласованию сторон дополнительный день отдыха может быть предоставлен немедленно.

Кроме того, дополнительный день отдыха может быть взят работником только на конкретную смену, которая была определена графиком выходов. Т. е. если у работника в соответствии с графиком выходов на 24 августа была установлена дежурная смена и у него за второй квартал имеется переработка более 24 час., то он может взять на эту смену день отдыха. При этом, день отдыха должен быть оплачен в одинарном размере. Вместе с тем, списание из переработки сверхурочных часов должно быть произведено в размере предоставленного времени отдыха, но ни менее и не более.

В целях недопущения переработки нормы часов, руководителями подразделений разрабатываются графики выходов личного состава дежурных караулов. Основной задачей которых, является планирование рабочего времени подчиненного состава. В данных графиках, по согласованию сторон может быть запланирована с учетом интересов службы конкретная дата дополнительного дня отдыха работника.

Примерные расчеты рабочего времени

Пример 1. В январе 2014 г. работник отработал неполный месяц, т. к. с 28 января он ушел в очередной ежегодный отпуск. В результате у работника вышло 6,5 смен, т. к. одна переходящая дежурная смена с декабря на январь и 6 полных по 24,5 час., каждая. При этом две с половиной смены (31.12 на 01.01 и две смены 4 и 8 января), выпали на праздничные дни, и их оплата подлежит в двойном размере. Так же в указанный период у сотрудника было 2 занятия по служебной подготовке в неурочное время.

1. Определяем фактически отработанные часы сотрудником (работником) в январе 2014 г.:

8,5час.+(6 дн.*24,5час.)+(2час.+3час).=160,5 час.

где: 8,5час. - неполные сутки, переходящие с одного месяца на другой. В отчетном месяце в табеле может ставиться запись как в начале месяца – 8,5 час., так и в конце 16 час., при этом вместо 8,5час., может ставиться 6 час.. Это связано с тем, что 8,5час, и 16 час., ставятся только в переходящую смену с месяца на месяц, при условии, что эта смена выпадает на праздничный день. Во всех других случаях в табеле ставится 2 час. и 6 час. соответственно;

(6дн.*24,5 час.) - полные дежурные сутки за месяц;

(2час.+3час.) – часы, в которые сотрудник привлекался на занятия и прочие мероприятия (тушение пожаров, проведение АСР и т. д.), в свободное от службы время;

160,5час. - фактически отработанные часы сотрудником (работником) в отчетном месяце.

2. Определяем количество сверхурочных часов за январь 2014 г.:

160,5час.-136 час.-(8,5час.+2смены*24,5 час.)=-33 час.

где: 160,5час. – фактически отработанные часы за январь;

136час . – норма часов на январь;

(8,5+2смены*24,5 час.) – праздничные часы, подлежащие оплате в двойном размере;

33час. – сверхурочные часы за январь 2014 г..

Первый квартал

ЯНВАРЬ

ФЕВРАЛЬ

МАРТ

январь

февраль

март

Количество дней

Календарные

Выходные, праздники

Рабочее время (в часах)

40-часов. неделя

36-часов. неделя

24-часов. неделя

Пример 2: находился на рабочем месте весь учетный период , т. е. 22,5 смены, из которых 3 смены праздничных. Необходимо определить количество сверхурочных часов за учетный период?

8,5час.+22смены*24,5час+(6дн.*4час).=571,5час.

где: 8,5час. – переходящая смена с декабря на январь;

22 смены – количество фактически отработанных полных смен;

24,5час. – количество отработанных часом за смену;

(6дн.*4час.)

571,5 час. – фактически отработанные часы в учетном периоде за первый квартал 2014 г.

2. Определяем сверхурочные часы за учетный период:

571,5час. – 454час. – (8,5час.+24,5час.+24,5час.)=60час.

где: 571,5час. – фактически отработанные часы в учетном периоде;

454час. – норма часов на учетный период по производственному календарю;

(8час.+24час.+24час.)

60час.

3. Определяем норму часов для предоставления работнику дополнительного времени отдыха:

60час.-30час.=30час .

где: 60час.

30час. – часы подлежащие оплате как сверхурочные;

30час. – часы подлежащие представлению работнику в виде оплачиваемого времени отдыха.

Необходимо отметить, что из 30 час. в качестве дополнительного оплачиваемого времени отдыха, работнику может быть предоставлено только 24 часа, остальные 6 час. подлежат переносу на следующий учетный период, т. к. работнику может быть предоставлен отгул только на дежурную смену, а не на ее часть.

Пример 3: В первом квартале 2014 г. норма часов составляет 454 час. при этом, работник находился на рабочем месте не весь учетный период , т. е. не 22 смены, а всего лишь 18,5 смен, т. к. с 17 марта он ушел в очередной отпуск. В данном периоде две с половиной смены выпали на праздничные дни.

1. Определяем фактически отработанное время в учетном периоде:

8,5час.+18смен*24,5час+(5дн.*4час).=469,5час.

где: 8,5час. - переходящая смена с декабря на январь;

18смен – количество фактически отработанных смен;

24,5час . – количество отработанных часов за смену;

(5дн.*4час.) – количество часов на служебную подготовку и пр.;

469,5час . – фактически отработанные часы в учетном периоде за первый квартал 2014 г.

2. Определяем норму часов на учетный период:

136час.+159час.+(8дн.*8час.+7час.)=366час .

где: 136час. – норма часов за январь;

159час. – норма часов за февраль;

(8дн.*8час.+7час.) – норма часов на март. 7 час.- работа в предпраздничный день;

366час. – норма часов на первый квартал учетного периода.

3. Определяем сверхурочные часы за учетный период:

469,5час. – 366час. – (8час.+24,5час.+24,5час.)=46,5час.

где: 469,5час. – фактически отработанные часы в первом квартале учетного периода;

366час . – норма часов на первый квартал 2014 г.;

(8час.+24час.+24час.) – часы, отработанные в праздничные дни в учетном периоде;

46,5час. – сверхурочные часы, отработанные в учетном периоде.

4. Определяем норму часов для предоставления работнику дополнительного времени отдыха:

46,5час.-30час.=16,5час .

где: 46,5час. – сверхурочные часы, отработанные в учетном периоде;

30час . – часы, подлежащие оплате как сверхурочные;

16,5час. – часы, подлежащие представлению работнику в виде оплачиваемого времени отдыха.

Пример 4: Работник в 2014 года находился на дежурстве - 1,5,9 мая, а с 13 мая он ушел в очередной отпуск. Соответственно норма часов для данного работника считается не та, что была за месяц т. е. 151 час., а рассчитывается путем сложения рабочих дней по производственному календарю, расположенных в промежутке времени с 1 по 12 мая. В данном случае, согласно производственного календаря в указанный промежуток времени попадают пять рабочих дней, это такие как 5,6,7,8, и 12 мая. Причем 8 мая был предпраздничным днем, и он был укорочен на один час. Соответственно данный рабочий день считается ни как 8, а как 7-ми часовой рабочий день.

		2014 г .
Понедельник						Выходные и праздничные дни 12
Вторник						Норма часов 151
Среда
Четверг							Дежурство в праздничный день
Пятница							Предпраздничный день
Суббота
Воскресенье							Выходной день

4дня*8час.+1день*7час.=39час.

где: 4дня*8час.+1день*7час. – количество дней и часов, которые входят в состав рабочего времени. Берутся из производственного календаря;

39час.

2.Определяем, сколько фактически часов отработал работник. В данном случае суммируются все рабочие смены (1, 5 и 9 мая):

3смены* 24,5час.+3час.=76,5час.

где: 3 смены

24,5час. – количество часов, отработанных в дежурную смену;

3час.

76,5час

2смены*16час.=32час.

4.Определяем количество сверхурочных часов за май:

76,5час.-32час.-39час.=5,5 час.

где: 76,5 час.

32час. – количество праздничных часов, подлежащих оплате в двойном размере;

39час. – норма часов работника на май;

5,5час . – сверхурочные часы за май.

Пример 4: Работник находился в очередном отпуске в период с 26.07 по 31.08.14 г. и у него перед уходом в отпуск образовались сверхурочные часы. Необходимо произвести расчет рабочего времени.

1.Определяем норму часов для данного работника за отработанный период в июле:

19дней*8час.=152час.

где: 19дней*8час. – количество рабочих дней и часов, которые входят в состав рабочего времени. Берутся из производственного календаря;

152час. – это и будет в данном случае норма часов для работника на июль.

2.Определяем, сколько фактически часов отработал работник.

6смен* 24,5час.+3час.+3час.=153час.

где: 6смен – количество смен, которые дежурил работник;

24,5час.

3час.+3час. – время привлечения работника к работе в неурочное время (пожар, занятия и т. д.);

153час . – фактически отработанные часы за конкретный период.

4.Определяем количество сверхурочных часов за июль:

153час.-152час.=1час.

где: 153 час. – фактически отработанные часы в отчетном периоде;

152 час. – норма часов работника на июль;

1час . – сверхурочные часы за июль.

5.Определяем норму часов для данного работника за отработанный период в сентябре:

19дней*8час.=152час.

где: 19дня*8час. – количество дней и часов которые входят в состав рабочего времени. Берутся из производственного календаря;

152час. – это и будет в данном случае норма часов для работника на май.

6.Определяем, сколько фактически часов отработал работник.

7смен* 24,5час.=171,5час.

где: 7смен – количество смен которые дежурил работник;

24,5час. – количество часов отработанных в дежурную смену;

171,5час . – фактически отработанные часы за конкретный период.

7.Определяем количество сверхурочных часов за сентябрь:

171,5час.-152час.=19,5час.

где: 171,5 час. – фактически отработанные часы в отчетном периоде;

152 час. – норма часов работника на сентябрь;

19,5час . – сверхурочные часы за сентябрь.

8.Определяем количество сверхурочных часов за учетный период:

1час.+19.5час.=20,5час.

где: 1час. – сверхурочные часы за июль;

19,5час. – сверхурочные часы за сентябрь;

20,5час. – сверхурочные часы за учетный период.

Составление приказа о суммированном учете рабочего времени происходит тогда, когда на предприятии периодом учета времени, проведенного работниками на рабочем месте, является не один день, а более длительный период.

В каких случаях применяется суммированный учет

На большинстве предприятий и организаций учет рабочего времени ведется по стандартной схеме - ежедневно и составляет 8-ми часовой рабочий день или 40-ка часовую рабочую неделю соответственно.

Но в некоторых случаях продолжительность рабочего дня определяется индивидуально, в зависимости от самых разных факторов: загруженности предприятия, особенностей условий труда работника и т.п.
При таком гибком графике, когда устанавливать точную длительность смены нецелесообразно, руководство принимает решение о суммированном учете рабочего времени .

Иными словами сотрудник работает по собственному режиму: например, в понедельник отрабатывает 6 часов, во вторник - 9, в среду - 10 и так до конца недели. В результате его рабочее время к концу недельного периода должно равняться стандартным 40 часам, как и положено по закону.
В приведенном примере рассматривался суммированный учет рабочего времени, равный одной неделе.

Точно также в качестве периода учета может быть выбран месяц, квартал, полугодие или год (при этом год - максимальный период учета).

Кому можно назначать суммированную меру учета

Суммированный учет может быть назначен как какому-то конкретному работнику предприятия, так и группе сотрудников, структурному подразделению или компании в целом. Решение руководство принимает, опираясь на возможности и потребности организации.

Важное условие лишь одно – общее количество времени, проведенного сотрудниками на работе, не должно превышать или быть ниже обычной, установленной в законе продолжительности рабочего времени, т.е. переработка или недоработка недопустимы.

Следует отметить, что вводить суммирование без согласия работника нельзя. Для того, чтобы все было выполнено по закону, с сотрудником, в отношении которого будет проводиться такой учет, нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (если, конечно, в нем не было такого пункта изначально).

Для введения суммированного учета в организации издается соответствующий приказ.

Кто формирует документ

Приказ о суммированном учете рабочего времени пишется от лица руководителя предприятия любым его подчиненным, уполномоченным на составление распорядительной документации. Обычно это начальник или специалист отдела кадров, секретарь, юрисконсульт и т.п.

Важно , чтобы после составления приказ передавался на визирование директору фирмы – без его личной подписи он не будет являться действительным и в случае чего его легко можно будет оспорить в суде или при помощи инспекции по труду.

Как обосновать

Абсолютно все приказы, выпускаемые в компании должны иметь под собой какую-то почву, т.е. основание и обоснование. В данном случае в качестве основания можно сослаться на 104 статью Трудового кодекса РФ, отметив ее отдельным пунктом, а в качестве обоснования указать причину, по которой руководство приняло решение ввести суммированный учет.

Важные моменты при составлении приказа

На текущий момент нет стандартного, единого для всех образца данного приказа, так что работодатели могут писать его так, как они его себе представляют. Также может быть использован шаблон, утвержденный внутри фирмы.

Документ должен содержать ряд определенных данных:

• дата, номер, место создания;
• полное наименование предприятия;
• сама суть распоряжения, т.е. информация о периоде суммированного учета;
• перечислить кого именно будет касаться эта мера;
• указать основание для его написания и обоснование (причину составления);
• назначить ответственных за исполнение приказа работников (указать их должности и ФИО).

В тех случаях, когда к документу прикладываются какие-то дополнительные бумаги, то их тоже нужно отметить. При необходимости в бланк можно включить и иные сведения.

Главные нюансы оформления

Оформление документа, равно как и его информативная часть, полностью отдается на усмотрение директора предприятия. Допустимо написание приказа как на простом чистом листе А4 или А5 формата, так и на фирменном бланке организации, в печатном виде или от руки (шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета, но ни в коем случае не карандашом).

Следить нужно только за тем, чтобы приказ был завизирован подлинной подписью руководителя организации или лица, уполномоченного на удостоверение таких бумаг (при этом использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанный каким-либо способом, недопустимо).
Кроме этого, с приказом должны быть ознакомлены работники, ответственные за его исполнение и те, в отношении кого он написан – их подписи свидетельствуют о том, что они ознакомлены с распоряжением.

Строгой необходимости проштамповывать бланк приказа печатью на сегодняшний день нет: штемпельные изделия могут использоваться только тогда, когда данное правило прописано в локальных нормативно-правовых актах организации. В общем порядке, относимом, в том числе и к юридическим лицам, печати и штампы к применению уже необязательны.

Приказ обычно пишется в одном оригинальном экземпляре, но при определенной надобности могут быть сделаны и его дополнительные копии (например, для кадровика и бухгалтера).

После выпуска приказа

После того, как приказ будет издан и все упомянутые в нем работники с ним ознакомятся, на основании него начинается новый суммированный учет рабочего времени.

На весь период действия приказ должен быть подшит с остальной распорядительной документацией в отдельную папку, которую необходимо держать в месте с ограниченным доступом. После того, как актуальность документа пройдет, его следует отдать в архив организации, где он должен храниться период, установленный по закону (но не меньше трех лет) или срок, прописанный во внутренних актах компании.

Издаем приказ о назначении ответственного за ведение табеля: образец 2018

Для учета нужен табель

Для целей кадрового учета в организациях ведется табель учета рабочего времени. В этом документе учитывается время, фактически отработанное каждым сотрудником организации. На основании табеля рабочего времени персоналу начисляется заработная плата. На практике организации и индивидуальные предприниматели обычно используют форму №Т-12 (№Т-13), хотя учетный табель можно разработать самостоятельно (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письма Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Табель учета рабочего времени заполняет сотрудник, уполномоченный на это приказом. Обычно это работник отдела кадров. Однако в крупных организациях табель по каждому структурному подразделению может вестись отдельно. В таком случае ответственного сотрудника за ведение табеля в каждом подразделении также назначает руководитель (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Для заполнения табеля разработаны специальные условные обозначения – коды, которые нужно применять, если организация использует унифицированные типовые формы табеля учета рабочего времени, а именно (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1):

• табель учета рабочего времени по форме №Т-12;
• табель учета рабочего времени по форме №Т-13 для автоматизированной обработки данных.

Составляем приказ

Руководителем организации, на которого законом возложена обязанность по ведению учета отработанного сотрудниками времени, назначается ответственный за ведение табеля рабочего времени. Приказ по организации закрепляет сделанный директором выбор.

Назначив сотрудника, который будет вести учет рабочего времени и заполнять табели, нужно не забыть включить данную функцию в заключенный с ним трудовой договор (ст. 57 ТК РФ).

Лицом, ответственным за ведение табеля, может быть сотрудник кадровой службы, бухгалтер или секретарь. Отметим, что в крупных организациях ведение табелей может быть делегировано представителям структурных подразделений компании: как руководителям, так и специально назначенным сотрудникам структурных подразделений.

Добавим, что вместо приказа о назначении ответственных за ведение табелей закрепить данную функцию за работником можно в другом локальном акте организации, например, в Положении о структурном подразделении. Главное, чтобы назначенные сотрудники расписались в том, что ознакомлены с распоряжением руководства.

Форма приказа на ведение табеля учета рабочего времени акционерного общества (2018) не отличается от аналогичного документа для общества с ограниченной ответственностью.

Составляя приказ на ведение табеля учета рабочего времени, нужно не забыть установить срок, в который ответственный сотрудник (ответственные сотрудники) должен представить табель в бухгалтерию для расчета заработной платы. Это поможет минимизировать возможность конфликтных ситуаций между ответственными за табели и бухгалтерами.

Специально для читателей наши специалисты подготовили приказ об ответственных за ведение табеля учета рабочего времени (образец 2018).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

blogkadrovika.ru

Приказ по ведению табеля учета рабочего времени

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

Номер документа Дата

О порядке ведения табеля учета рабочего времени
При ведении табеля учета рабочего времени в структурных подразделениях Общества

ПРИКАЗЫВАЮ:

Руководствоваться следующими правилами:

1. Табель ведется в течение месяца руководителем структурного подразделения.

2. В графах 4,5 и 6 табеля каждому дню месяца соответствуют 2 строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т.п.) В нижней строке записывается количество часов по ним. Условные буквенные обозначения отработанного и неотработанного рабочего времени приведены на титульном листе формы № Т-12.

3. Включение в табель и исключение из него работников производится на основании документов по учету кадров (приказов о приеме на работу, приказов о расторжении срочных трудовых договоров).

4. В конце месяца производится подсчет общего количества отработанных дней и часов. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, дни больничных, командировок, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе.

5. В конце месяца заполненный табель подписывает руководитель структурного подразделения, начальник отдела кадров. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.

6. Ответственность за ведение табеля рабочего времени возложит на руководителей структурных подразделений Общества.

7. Довести приказ до руководителей структурных подразделений под подпись.

Делопроизводство

Как составить приказ о введении суммированного учета рабочего времени?

Суммированный учет рабочего времени может быть установлен для всей организации в целом или для отдельных сотрудников. И в том, и в другом случае это должно быть оформлено соответствующим образом, т. е. посредством определенной документации.

Общая информация

Трудовой Кодекс предусматривает определенную длительность трудового времени для различных категорий работников. Ее рассчитывают на основании нормы трудового времени за день или неделю.

Если производственный процесс не укладывается в дневную или недельную длительность трудового времени, вводится суммированный учет. Методика нередко используется для учета непрерывности или сезонного характера работ (например, в медицинских организациях, на производстве и т. д.).

Перед введением суммированного учета в Правила внутреннего распорядка нужно внести корректировки:

• Указать специфику работы и описать процедуру введения (часть 3 статьи 104 ТК РФ), при этом обязательно учитывается мнение членов профсоюзного органа (статьи 190, 372 ТК РФ).
• В самом трудовом договоре также прописываются условия специального режима учета трудового времени (статья 57 ТК РФ).

Непосредственный перевод на суммированный учет оформляется приказом руководства.

В документе указывается:

• список сотрудников, в отношении которых вводится учетная система;
• как будет оплачиваться работа;
• длительность учетного периода;
• лицо, на которое возлагается обязанность по разработке графика работ.

Итак, составление приказа – один из этапов перевода на суммированный учет.

В целом алгоритм действий следующий (статья 74 ТК РФ):

• издание приказа о внедрении суммированного учета;
• утверждение перечня должностей, в отношении которых применяется система;
• корректировка Правил внутреннего распорядка;
• уведомление работников о внедрении учета, ознакомление с документацией под расписку;
• подписание с сотрудниками дополнительных соглашений к трудовому контракту;
• утверждение нового рабочего графика (вводится соответствующим приказом), ознакомление с ним под роспись;
• организация учета рабочего времени.

В каких случаях требуется документ?

Суммированный учет обычно устанавливается для следующих категорий сотрудников:

• работающих посменно;
• трудящихся в разные периоды с различной нагрузкой (например, в одни дни задействовано больше персонала, в другие – меньше);
• работающих по гибкому графику.

Также существует несколько категорий трудящихся, для которых по закону должен быть установлен суммированный учет.

Сюда входят:

• летные экипажи гражданской авиации;
• водители;
• рабочие, занятые на добыче драгоценных металлов и камней;
• работающие по гибкому графику.

Основания для составления

Закон не вводит никаких ограничений касаемо внедрения суммированного учета (статья 104 ТК РФ). На такую систему могут перейти любая фирма или ИП, при условии отклонения длительности трудового времени от установленной нормы сорокачасовой недели (часть 1 статьи 104 ТК РФ).

Суммированный учет может применяться для конкретных работ или должностей. Тем не менее, приказ в любом случае должен содержать объективные причины для этого.

Порядок соблюдения трудового режима содержится в главе 16 Трудового кодекса. Подробная информация о суммированном учете рабочего времени представлена в статье 104.

Одно из оснований введения суммированного учета – круглосуточное оказание услуг или ведение работ. Причиной также может служить эффективная эксплуатация оборудования.

Согласно Трудовому Кодексу, основанием введения суммированного учета является отсутствие возможности в организации установления нормальной продолжительности:

• часов в рабочей неделе;
• дней в месяце или квартале;
• прочих по продолжительности периодов в году.

Кто принимает решение?

Решение о введении суммированного учета принимает непосредственно руководитель организации.

При этом сама процедура внедрения системы осуществляется совместно с кадровой службой, участие в процедуре иногда принимает профсоюзный орган.

Правила оформления приказа о суммированном учете рабочего времени

Документ должен быть оформлен соответствующим образом, т. е. содержать конкретную информацию касаемо условий труда для работников, в отношении которых ведется суммированный учет.

Основные разделы и форма

Конкретная форма приказа законом не установлена, однако большинство организаций использует схожие шаблоны составления документа.

Приказ обязательно должен отражать следующие сведения:

• длина смены;
• время начала и окончания рабочего дня;
• периодичность чередования смен;
• число смен в сутки и т. д.

Трудовой Кодекс не дает указаний касаемо составления документа на определенный срок, однако логическая составляющая обязывает руководство иметь четкий учет трудового времени, продолжительности смен, времени начала и завершения рабочего дня.

Про особенности рабочего времени подростков читайте тут.

Как установить ненормированный рабочий день? Узнайте здесь.

Образец приказа может выглядеть так:

Пример приказа о введении суммированного учета рабочего времени

Внедрение суммированного учета может отразиться на заработной плате.

Систему вводят по причинам, касающимся изменений организационных либо технологических условий труда (статья 74 ТК РФ). Именно поэтому документ издается как минимум за два месяца до предстоящих изменений, те же сроки установлены и для ознакомления работников.

Все сотрудники, которых касается приказ, оформляют согласие с положениями документа под роспись.

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Переход на суммированный учет рабочего времени - оформление приказа

Законодательными актами предусмотрен целый ряд способов контроля рабочего времени. Руководство каждого предприятия или организации может по своему усмотрению определить тип учета трудового времени. Выбор способа учета важен, поскольку он непосредственно влияет на эффективность расходования денег, позволяет регулировать сами рабочие процессы в целях оптимального использования трудовых ресурсов.

Одной из форм организации трудовой деятельности является суммированный учет. Как правило, он вводится решением работодателя, но в некоторых случаях требуется согласие рабочего коллектива.

Как написать приказ о суммированном учете рабочего времени?

Переход на суммированный учет рабочего времени возможен в любое время. Издание указанного распорядительного акта происходит:

• При создании новой организации. Работодатель имеет законное право выбрать именно такую систему учета переработки и оплаты за нее. При имеющемся профсоюзном органе следует согласовать переход на суммированную форму с ним, подробно изложив все особенности системы, которые будут введены. А представители коллектива могут предлагать собственные варианты. Их следует обсуждать с работодателем;
• При реорганизации компании или бюджетного учреждения введение данной системы тоже не редкость. Как правило, введение нового порядка выплат и определения переработки происходит для оптимизации труда. Ведь это дает возможность снижать расходы и привязывать выплаты за труд к его конкретным результатам или объему проделанной работы. По мнению многих работодателей, такая система существенно повышает эффективность труда и делает оплату более обоснованной;
• В ходе текущей деятельности может быть принято решение о введении указанной системы, что позволит в спокойных условиях проверить ее эффективность.

При этом, в каждом из перечисленных случаев введение формы осуществляется только при помощи создания отдельного организационно-распорядительного акта, то есть приказа. Это необходимо сделать за 60 суток до вступления изменений в силу.

Положение о суммированном учете рабочего времени

В указанном распорядительном акте следует отражать ряд существенных обстоятельств. Их надо описать более подробно:

• Перечень работников, переходящих на новую форму расчета труда и выплат за него. При этом нужно указывать конкретную фамилию сотрудника и его должность полностью, без сокращений и аббревиатур;
• Надо подробно описать систему выплат за исполнение своих обязанностей. То есть, нужно включить сведения о необходимом объеме работы, принципах и методах ее оплаты;
• Продолжительность временного отрезка, который будет отчетным. По результатам именно такого отрезка времени и будет осуществляться выплата за исполнение служебных обязанностей;
• Следует еще и определить сотрудника, на которого возлагаются задачи по созданию конкретного графика труда.

Все указанные положения нужно расписывать очень подробно, предусматривая все вероятные ситуации. Иначе велика вероятность возникновения споров и конфликтов., которые будут дезорганизовывать деятельность компании и приводить к убыткам.

Суммированный учет рабочего времени в выходной день

Суммированный учет включает понятие переработки и устанавливает особенности оплаты за превышение нормы. Оплата переработки возможна, когда среднее время, проведенное на рабочем месте, больше восьми часов.

Особенности данной системы касаются и оплаты переработки работнику:

• Спецификой данной формы отношений сотрудника и работодателя является установление конкретного временного отрезка, который принимается за отчетный;
• Указанное выше условие труда объясняет периодические выходы сотрудника на службу в течение выходных и прочих нерабочих дней. Это не является результатом исполнения сотрудником приказа работодателя. Такие выходы связаны с необходимостью выполнения текущей работы;
• Если сотрудник трудится по пятидневному графику, то и суммированный учет включает обязательный отдых в выходные дни. Соответственно, выплата за работу в данное время должна производится в двойном объеме. Ведь в таком случае предполагаемой обязанности работать на выходных в штатном режиме у сотрудника нет.

Это значит, что при суммированном учете времени в нерабочие периоды оплата зависит от специфики конкретного приказа, а также от самой работы.

Образец приказа о переходе на суммированный учет рабочего времени

Помимо описанных выше обстоятельств, нужно отразить последовательность действий работодателя:

• Начинается процесс с оформления распорядительного акта;
• Отдельным актом нужно определить список должностей, которые будут работать по форме суммированного учета;
• Следует подкорректировать правила внутреннего распорядка. Они должны быть изменены в соответствии с новой суммированной формой оплаты рабочего времени;
• Затем нужно сообщить о нововведении и ознакомить персонал под роспись с распоряжениями.

При этом необходимо соблюдать требования закона об обязательном информировании персонала о введении новой системы.

Приказ об оплате переработки при суммированном учете рабочего времени

Факт переработки устанавливается кадровой службой по завершению отчетного отрезка времени. Данный факт надо зафиксировать в соответствующем распорядительном акте – приказе. Он не только отражает саму переработку, но и содержит указание на конкретные суммы, подлежащие к оплате. Их рассчитывает бухгалтерия на основании сведений о работе сверх нормы. Выплаты привязываются с среднему доходу сотрудника.

• Интернет-магазин "Хистори-Маркет" Учебное пособие «Водитель электропогрузчика» Автор: Алексеев А.В. Подписано в печать 01.06.2014 Формат 60х90/16. Усл. печ. л. 13.5. Тираж 500 экз. 145 стр. Издательство: ООО «Хистори оф Пипл» 150014, […]
• Специальность «Право и организация социального обеспечения» к колледже Доля выпускников, желающих сменить учебное заведение после 9 класса, в 2015 году составляла 25%, к 2016 она выросла до 33%. Еще 15% будущих специалистов всерьез […]
• Конституционный суд РФ: функции, структура, основные принципы деятельности Конституционный Суд РФ – судебный орган конституционного контроля, самостоятельно и независимо осуществляющий судебную власть посредством конституционного […]
• Закон Пермской области от 28 февраля 1996 г. N 416-67 "Об административно-территориальном устройстве Пермского края" (с изменениями и дополнениями) Закон Пермской области от 28 февраля 1996 г. N 416-67 "Об административно-территориальном […]
• Налоги и налогообложение. Шпаргалка. В шпаргалке в краткой и удобной форме приведены ответы на все основные вопросы, предусмотренные государственным образовательным стандартом и учебной программой по дисциплине «Налоги и […]
• Законы ману даты Законы Ману - древнеиндийский сборник предписаний религиозного, морально-нравственного и общественного долга (дхармы), называемый также "закон ариев" или "кодекс чести ариев". Манавадхармашастра - одна из двадцати […]

.

В организации любые действия, направленные на изменение режима или условий работы (включая баланс рабочего времени), сопровождаются оформлением соответствующей документации. В качестве их основных образцов служат приказы. В зависимости от специфики таких актов к нему могут прилагаться отдельные документы и постановления. В иных случаях все вносимые коррективы могут отражаться в самом приказе, с указанием на то, в какие документы они вносятся. Введение суммированного учета рабочего времени также сопровождается изданием отдельного приказа.

О том, как оформляется, в свою очередь, приказ об изменении режима рабочего времени, и образец его заполнения можно найти в статье по ссылке .

Переход на суммированный учет рабочего времени

Введение суммированного учета рабочего времени регламентируется статьей 104 ТК РФ . Она указывает, что введение подобного графика актуально в тех случаях, когда в силу специфики производства дневная или недельная норма труда не может соблюдаться в регулярном порядке.

Часто такое введение используется при сменном графике труда . Его суть заключается в установлении определенной нормы на более длительный период. Законодательство допускает максимальный расчет норматива на один год, однако для работы с вредными или опасными веществами он должен составлять не более трех месяцев.

Расчет по квартальном периоду используется чаще всего. Для этого принимают во внимание календарные три месяца, по которым и осуществляют расчет рабочего времени . Такое планирование учитывает при этом прогнозируемый баланс — тот период фактических дней, которые рассчитываются в соответствии с производственным календарем.

Главный аспект который необходимо учитывать при расчете суммарного норматива — количество часов не должно превышать положенный законодательством лимит. К примеру стандартная неделя допускает 40 часов, количество смен — пять. Соответственно график предполагает восьмичасовой день. Восемь часов умножаются на количество трудовых дней в учитываемый период.

Результат становится нормой выработки. Вне зависимости от того, есть ли недоработки или перевыполнения дневной или недельной нормы в течение данного срока, расчет ведется от суммарного значения.

Приказ о переходе на суммированный учет рабочего времени

Приказ о введении суммированного учета рабочего времени является основным актом который вносит коррективы в существующие документы. Особенно актуальны два из них:

• коррективы вносятся в Правила внутреннего распорядка — указывается специфика труда, основания для изменения графика и процедура введения с указанием на мнение профсоюза;
• в трудовой договор также вносятся изменения, при необходимости составляется дополнительное соглашение.

В самом образце приказа о введении суммированного учета рабочего времени должны быть указаны следующие аспекты:

• перечень работников, для которых вводится суммарный норматив;
• порядок оплаты трудовой деятельности;
• срок, который учитывается как суммарный;
• лица, которые назначаются ответственными за разработку графика и внедрение системы в действие.

Акт оформляется по общим правилам ведения документации. При необходимости в него могут быть включены дополнительные аспекты, необходимые для расчета.

Порядок действий при издании приказа о введении суммированного учета

В соответствии со статьей 74 ТК РФ порядок внесения изменений в работу сотрудников имеет определенную процедуру. Одним из основных шагов является предварительное уведомление об изменениях. В случае несогласия с ними, работнику предоставляются другие вакансии на предприятии. Если они ему не подходят, оформляется процедура увольнения.

В итоге порядок действий предполагает следующие шаги:

• издание приказа о введении суммированного учета рабочего времени;
• внесение изменений в соответствующий перечень должностей с переводом их на новый график;
• внесение правок во внутренние образцы документации, учитывающие график работы;
• направление письменного уведомления работникам и получение их согласия;
• составление и подписание дополнительных соглашений к трудовым договорам;
• издание отдельного приказа о введении нового графика труда .

Далее решаются все организационные моменты, касающиеся нововведений. Это проведение краткого инструктажа по новому расписанию, внесение корректив в табель учета и личные карточки, расчет по начислению заработной платы.

Приказ о сверхурочной работе при суммированном учете рабочего времени

Часто у работодателя возникает вопрос, каким образом при суммированном учете рабочего времени привлекать работника к сверхурочной работе. указывает, что сотрудник может быть привлечен к переработке отдельным приказом. Однако суммарный расчет количества часов обычно не учитывает отдельные переработки.

В этом вопросе существуют расхождения во мнении, следует ли издавать такой образец документации. Законодательство не регулирует данный нюанс. Однако специалисты полагают, что издание приказа о сверхурочной работе актуально в тот момент, когда количество часов за указанный расчетный период уже было выработано.

К примеру за квартал работник должен отработать 480 часов. Отдельно по дням и неделям у него имеются как перевыполнения, так и недоработки. Первые в этом случае обычно не подлежат регламентированию.

Однако если он полностью выполняет норму к примеру за две недели до конца расчетного периода, то привлечение его к дальнейшей работе, уже сверхурочной, должно быть документально закреплено. В этом случае создается основание для дальнейшей оплаты за переработку.

Приказ об оплате переработки при суммированном учете рабочего времени

При суммированном учете рабочего времени приказ на оплату переработки может составляться в отдельном порядке. Однако соответствующая информация может быть прописана и в акте о привлечении к сверхурочному труду. При его составлении в образец вносится пункт об оплате данной работы.

Издание отдельного акта об оплате актуально в том случае, если в Правилах внутреннего распорядка и в трудовом договоре данная информация не указана. Учитываются также и те случаи, когда указание отличается от фактического начисления.

К примеру по внутренним нормативам переработка рабочего времени оплачивается в полуторном размере. Однако в связи с экономической ситуацией данное значение приходится уменьшить до стандартной нормы. В этом случае направляется уведомление сотруднику, если он согласен с данным положением, то оформляется соответствующий образец документа.

Приказ о назначении ответственного за ведение табеля рабочего времени – важная бумага, которая обеспечивает выполнение организацией Трудового кодекса в полном объеме.

ФАЙЛЫ 2 файла

Работодатель обязан знать и учитывать, сколько времени сотрудник фактически выполняет свои обязанности в течение месяца. Для начисления зарплаты эта информация критически необходима. Для выполнения этого функционала составляется табель рабочего времени.

Кто назначается ответственным

Если работников в организации достаточно много, то ведение табелей становится достаточно трудоемким занятием. Приказ существует для того, чтобы возложить эти обязанности на одно или несколько лиц.

Это может быть кадровик, бухгалтер, заведующий или любой другой сотрудник, в обязанности которого будет входить прописывание важных моментов. Часто ответственность за это делят между собой несколько работников.

Бывают случаи в крупных учреждениях, когда на этот функционал выделяется отдельный сотрудник – табельщик. Он в централизованном порядке ведет табели всех сотрудников. Но законом не запрещен и иной вариант. При нем каждое подразделение решает этот нюанс самостоятельно, поделив обязанность составления и ведения табелей между своими кадрами.

Кем утвержден

Приказ предусматривает учет требований, перечисленных в Постановлении Госкомстата №402 от 4.12.12. Именно оно подробно прописывает, какие моменты должны присутствовать в табелях учета рабочего времени коммерческих предприятий. Для бюджетных же организаций есть специальная форма под номером 0504421. Не обошлось и без Трудового кодекса. Ст. 91 предусматривает издание этой бумаги.

Составные элементы приказа

Документ заполняется от имени руководителя и состоит из шапки, основной и завершающих частей. Вверху прописываются организация, ее контакты, место издания и дата.

Основные данные содержатся в средней части. В ней первым делом указываются причины издания этого приказа. Варианты возможных причин:

• самая простая – «В целях организации учета рабочего времени»;
• более конкретизированная формулировка звучит как «В связи с необходимостью своевременного учета рабочего времени»;
• «С целью получения данных об отработанном времени для расчета оплаты труда»;
• «Для сбора (составления) статистической отчетности по труду» и т.д.

В целом целеполагающий момент в приказе не является жизненно важным. В электронной версии документа, например, он вообще отсутствует. Но его наличие свидетельствует об ответственном подходе руководителя. После слова «приказываю» обычно располагается несколько пунктов. Иногда – один. И они содержат информацию о:

• ФИО назначаемого или назначаемых;
• его должности или должностей (начальник отдела, бухгалтер, секретарь и пр.);
• дате начала исполнения приказа;
• общем ответственном, если табельщиков больше двух;
• ФИО и должности того, кто будет осуществлять контроль выполнения этих обязанностей.

Если табеля учета рабочего времени заполняются децентрализовано, то логично назначить на эту работу лиц, которые непосредственно находятся рядом с работниками или несут за их действия ответственность.

Завершают информативную часть подписи всех назначенных лиц и руководителя (с печатью и датой).

Если речь идет о крупной компании, то приказом руководитель может указать лишь подразделение, а не отдельного работника. Позже на месте меньшему начальнику нужно будет определиться с конкретным человеком для выполнения этой работы.

Что предстоит заполнять

Назначенные приказом ответственные лица обязаны будут заполнять документы форм Т-12 и Т-13. Документация заполняется как в бумажном, так и в электронном варианте. Причем во втором случае цель издания может и не прописывается. Этот момент упускается из виду как непринципиально важный.

Где регистрируется

Приказ, а точнее, его номер и дата издания, заносятся в журнал регистрации приказов по личному составу. За неимением такового — в журнал приказов по основной деятельности. В любом случае по Трудовому кодексу хранятся такие журналы 75 лет.

Внимание! В соответствующей конкретному приказу графе должны стоять подписи руководителя и всех назначенных для выполнения этого функционала работников.

Если регистрация (присвоение номера) происходит в системе электронного документооборота организации, то такой документ тоже будет иметь юридическую силу. Хотя опытные бухгалтеры и кадровики все равно для надежности выносят большинство данных в бумажный вид, не слишком доверяя капризной технике.

Куда еще вносятся данные

Помимо приказа, информация о новых обязанностях должна содержаться в трудовых договорах или должностных инструкциях тех лиц, которые назначаются. Это становится ясно из 8 и 57 статей Трудового кодекса.

Распространенные ошибки при написании

При судебных спорах часто возникает принципиально важная необходимость в установлении точной даты подписания и вступления в силу того или иного приказа. Таким образом, упускать из виду датировку нельзя ни в коем случае. Это касается как шапки приказа, так и его основной части, с датами, с которых конкретное лицо отвечает за ведение табелей учета рабочего времени.

Еще один нюанс — подпись руководителя. Для вступления в силу приказа о назначении ответственного за ведение табеля рабочего времени без нее не обойтись.

Если решение о назначаемом работнике принимал, например, руководитель отдела одного из структурных подразделений организации, то составляется два отдельных документа. Они имеют связь.

1. Первый – заверяется подписью главного руководителя организации и возложением обязанностей по заполнению на отдел целиком.
2. Второй – с распоряжением начальника отдела и его подписью.

Оба документа должны быть зарегистрированы и иметь юридическую силу. Только тогда руководитель одного из структурных подразделений получает обозначенные полномочия.

Открытие бизнеса