На кого нужно представить справки 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ с признаком 1 представляется по каждому физлицу, которому ваша организация выплачивала доходы, кроме тех, кому вы выплачивали только доходы (пп. 1 п. 1 ст. 227, пп. 2 п. 1 ст. 228, п. 2 ст. 230 НК РФ, Письма Минфина от 07.03.2014 N 03-04-06/10185, ФНС от 02.02.2015 N БС-4-11/1443@):

По договорам купли-продажи;

По договорам, заключенным с ними как с предпринимателями;

В виде дивидендов (если ваша организация - АО). О том, как АО отчитываться в ИФНС по выплаченным физлицам дивидендам, читайте здесь.

Справку 2-НДФЛ с признаком 2 надо представить на тех физлиц, с доходов которых вы не смогли полностью удержать исчисленный НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ, Разд. II Порядка заполнения справки). Такая ситуация возможна, например, при вручении человеку, не являющемуся работником организации, неденежного подарка стоимостью больше 4000 руб. По этим же людям надо сдать и справку 2-НДФЛ с признаком 1 (Письма Минфина от 29.12.2011 N 03-04-06/6-363, от 27.10.2011 N 03-04-06/8-290).

Как заполнить раздел 1 справки 2-НДФЛ

В разд. 1 справки 2-НДФЛ указываются данные о вашей организации.

При этом в поле "Код по ОКТМО" и поле "КПП" указываются (разд. III Порядка заполнения справки):

Если физлицо получало доходы от головного подразделения организации - код ОКТМО и КПП организации;

Если физлицо получало доходы от обособленного подразделения (ОП) организации - код ОКТМО и КПП обособленного подразделения.

Как заполнить раздел 2 справки 2-НДФЛ

В разд. 2 справки указываются данные о физлице, по которому составлена справка.

В поле "Гражданство (код страны)" надо указать код страны, гражданином которой является физлицо. Этот код берется из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ). Например, по работнику - гражданину РФ надо поставить код 643.

В поле "Код документа, удостоверяющего личность" укажите код этого документа в соответствии со Справочником. Например, паспорту гражданина РФ соответствует код 21.

О том, как заполнить поле "Статус налогоплательщика", читайте здесь.

Общие правила заполнения разделов 3 - 5 справки 2-НДФЛ

Если в течение года вы выплачивали одному и тому же человеку доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, по этому человеку надо представить в ИФНС одну справку 2-НДФЛ, заполнив в ней отдельные разд. 3 - 5 для каждой из ставок НДФЛ (Разд. I Порядка заполнения формы 2-НДФЛ).

При отсутствии суммовых показателей в соответствующих полях справки проставляется ноль (Разд. I Порядка заполнения справки).

Какие коды доходов и вычетов надо указывать в справке 2-НДФЛ

Доходы и вычеты отражаются в справке по кодам, утвержденным Приказом ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@.

Самые распространенные коды доходов:

1010 - дивиденды;

2000 - заработная плата;

2010 - вознаграждение по гражданско-правовому договору на выполнение работ (оказание услуг);

2012 - отпускные;

2300 - пособие по временной нетрудоспособности;

2610 - материальная выгода от экономии на процентах за пользование заемными средствами;

2760 - материальная помощь (кроме матпомощи, выдаваемой в связи со смертью члена семьи, рождением ребенка, стихийным бедствием или иными чрезвычайными обстоятельствами);

4800 - доходы, для которых нет своих кодов. Например, сверхнормативные суточные, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении.

Самые распространенные коды вычетов:

114 - стандартный вычет на первого ребенка родителю (в одинарном размере);

115 - стандартный вычет на второго ребенка родителю (в одинарном размере);

116 - стандартный вычет на третьего и следующего ребенка родителю (в одинарном размере);

311 - имущественный вычет в размере суммы, потраченной на приобретение (строительство) жилья;

403 - профессиональный вычет по ГПД на выполнение работ (оказание услуг);

501 - вычет из стоимости подарков (до 4000 руб. в год);

503 - вычет из суммы матпомощи (до 4000 руб. в год).

Как заполнить раздел 3 справки 2-НДФЛ

В разд. 3 справки приводятся сведения:

О полученных физлицом доходах, облагаемых по конкретной ставке налога (13, 15, 30 или 35%);

О налоговых вычетах, которые применяются к конкретным видам доходов. К ним относятся, в частности, профессиональные вычеты и суммы, не облагаемые НДФЛ по ст. 217 НК РФ (разд. V Порядка заполнения справки). Стандартные, имущественные и социальные вычеты в разд. 3 не показываются.

Суммы доходов отражаются в разд. 3 справки в хронологическом порядке в разбивке по месяцам и кодам доходов. При этом суммы доходов показываются в том месяце, в котором соответствующий доход считается фактически полученным (разд. V Порядка заполнения справки). Например, если зарплату за декабрь 2015 г. работник получил в январе 2016 г., то ее сумму надо отразить в справке за 2015 г. в составе доходов за декабрь (Письмо ФНС от 03.02.2012 N ЕД-4-3/1692@). Ведь фактически полученным доход в виде зарплаты считается на последнее число месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Напротив тех сумм доходов, в отношении которых применены вычеты, указываются код вычета и его сумма.

Как заполнить раздел 4 справки 2-НДФЛ

В разд. 4 отражаются стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты, предоставленные физлицу (разд. VI Порядка заполнения справки). Такие вычеты могут быть предоставлены только налоговым резидентам РФ в отношении доходов, облагаемых по ставке 13% (кроме дивидендов) (п. 3 ст. 210 НК РФ). Если человек получал от вашей организации доходы, облагаемые по другим ставкам, или не является резидентом, то в суммовых полях этой справки надо проставить нули (разд. I Порядка заполнения справки).

Как заполнить раздел 5 справки 2-НДФЛ

В разд. 5 показываются:

Общая сумма доходов, отраженных в разд. 3 справки, облагаемых НДФЛ по ставке, указанной в заголовке этого раздела;

Общие суммы исчисленного и удержанного с этих доходов НДФЛ;

Общая сумма налога, перечисленного в бюджет.

При этом сумма НДФЛ, исчисленная с зарплаты за декабрь текущего года, всегда отражается в справке 2-НДФЛ за этот же год в полях:

- "Сумма налога исчисленная";

- "Сумма налога удержанная";

- "Сумма налога перечисленная".

Тот факт, что этот налог может быть удержан и перечислен в бюджет уже в следующем году, значения не имеет (Письма ФНС от 02.03.2015 N БС-4-11/3283, от 03.02.2012 N ЕД-4-3/1692@).

Кто подписывает справку

Справку подписывает руководитель организации либо любое должностное лицо, уполномоченное на это внутренними документами компании (например, приказом руководителя). В частности, справку может подписать главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер, отвечающий за расчет зарплаты.

Внимание! Если ИФНС обнаружит, что в справке 2-НДФЛ содержатся недостоверные сведения, на организацию будет наложен штраф в размере 500 руб. за каждую справку с ошибками (ст. 126.1 НК РФ, Письмо ФНС от 18.12.2015 N БС-4-11/22203@).

Пример заполнения справки 2-НДФЛ

Работник ООО "Альфа" Сидоров Петр Иванович - налоговый резидент РФ. Его ежемесячный оклад - 30 000 руб. В январе Сидоров написал заявление на "детский" вычет на первого ребенка.

В июле он болел, ему выплачено пособие по больничному в размере 3700 руб.

В сентябре Сидорову выплачена материальная помощь в размере 5000 руб. В декабре - премия по итогам работы за год в размере 15 500 руб. НДФЛ со всех доходов Сидорова удержан и перечислен полностью.

Справка о доходах за 2015 г. будет заполнена так.

Которые он должен предоставить в финансово-кредитное учреждение. Одним из обязательных документов в этом списке является справка по форме 2-НДФЛ.

Стоит более подробно рассмотреть, что представляет собой эта справка, какая информация в ней содержится и в каких еще случаях она может потребоваться.

Справка 2-НДФЛ - это документ, в котором содержится информация о доходах физлица и сумме перечисленного за него налога на доходы физических лиц. Данный документ чаще всего выдается работнику работодателем, который выступает в отношении него налоговым агентом.

Запросить данную справку могут такие организации и в следующих случаях:

1. Банки и другие финансово-кредитные учреждения - при оформлении заемщиком кредита, особенно на крупную сумму. Поскольку в справке содержится информация о доходах работника, на ее основании банк делает вывод о платежеспособности клиента.
2. Налоговая инспекция - при получении налогового вычета. Как известно, сумма вычета не может быть больше, чем сумма подоходного налога, уплаченного за работника за определенный период.
3. Пенсионный фонд - во время назначения и .
4. Органы социальной защиты - для принятия решения о назначении семье пособия как малоимущей.
5. Органы опеки - при усыновлении ребенка или установлении опеки над ним. Документ требуется для оценки уровня доходов потенциальных родителей или опекунов, а также для назначения им пособия.
6. Суд - во время назначения суммы алиментов, которые рассчитываются в определенном проценте от доходов.
7. Центр занятости - при оформлении и расчете .
8. Посольство - для оформления визы.
9. Другой работодатель - для оценки прежнего уровня заработной платы работника и назначения ему оплаты на новом месте.

Это далеко не весь перечень ситуаций, при которых может понадобиться эта справка.

Кроме этого, данные по форме 2-НДФЛ работодатель должен в установленные сроки сдавать в налоговую инспекцию.

Структура

Справка заполняется по установленной форме, утвержденной приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. Она включает в себя такие разделы:

Заголовок

В нем указывается номер документа (в соответствии с журналом регистрации), дата и год заполнения, а также код ИФНС и номер корректировки.

Раздел 1

Данные о налоговом агенте. Здесь указываются сведения о работодателе:

• наименование (для юрлица) или фамилия, имя и отчество (для физлица);
• телефон (желательно стационарный);
• код ОКТМО.

Раздел 2

Данные о физическом лице - получателе дохода. Этот раздел содержит информацию о конкретном работнике, на имя которого и составляется документ. В нем содержатся такие данные:

• дата рождения;
• адрес места жительства;
• серия и номер паспорт.

Все эти сведения должны полностью соответствовать данным паспорта, потому что в противном случае справка будет недействительной.

Раздел 3

Доходы, облагаемые по ставке. В этом пункте отображается информация по доходам, которые были получены работником за определенный период, а также указывается их код. В большинстве случаев данные предоставляются минимум за предыдущие полгода. Величина ставки налога, по которой идет расчет НДФЛ, чаще всего составляет 13%.

Раздел 4

Стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты. Этот раздел заполняется только в том случае, если за указанный период сотрудник пользовался какими-либо из предусмотренных в НК РФ налоговыми вычетами.

Раздел 5

Общие суммы дохода и налога. Здесь обобщается информация по суммам доходов и начисленным на них налогам. Данные этого пункта должны соответствовать информации из раздела 3.

Стоит учесть, что при указании сумм доходов и налога нужно указывать числа в рублях, без копеек, поскольку в бюджет налоги выплачиваются именно так.

Нюансы оформления и процедура получения

Справка подготавливается и выдается бухгалтерией работодателя по месту работы физического лица. При этот документ могут выдать работнику вместе с . Если этого не произошло, то он может обратиться за получением справки к бывшему работодателю даже после увольнения.

При обращении за справкой работник не должен сообщать работодателю, для каких целей он хочет получить этот документ. Однако в законодательстве не предусмотрено ответственности для работодателя за отказ от выдачи документа.

Справка может быть подготовлена как в электронном виде, так и на бумажном носителе. В первом случае она заполняется на компьютере и подписывается электронной подписью руководителя. Такой вариант оформления документа чаще всего используется, когда работодатель сдает справку в ИФНС.

Если документ оформляется для работника, то он обычно изготавливается на бумажном носителе. Помимо заполнения разделов справки максимально полной и точной информацией (в соответствии с документами), справка должна содержать такие обязательные реквизиты:

• подпись руководителя (или же главного бухгалтера, если он на это уполномочен);
• печать организации (ставится в нижнем левом углу, на специальном месте для печати).

Подпись делается синей ручкой и не должна закрываться печатью. Исправления в документе не допускаются - если была допущена ошибка, необходимо заполнить чистый бланк заново. На подготовку справки работодателю отводится 3 рабочих дня с момента обращения работника.

Срок действия

В законодательстве не установлен точный срок действия справки, поскольку оформляться она может по различным причинам. Например, если она требуется для получения налогового вычета, то могут понадобиться данные за три предшествующих года - именно за такой максимальный период можно получить вычет.

При оформлении справки для банка информацию о ее сроке годности также нужно уточнять в конкретном финансово-кредитном учреждении. Поскольку чаще всего банки требуют максимально новые данные, справка должна быть оформлена не позже, чем за месяц до обращения .

Также не установлено и требований по количеству обращений за справкой. Работник имеет право делать это неограниченное число раз, если она требуется ему для предоставления в определенные органы. Поскольку этот документ делается в течение небольшого срока, то с его получением и своевременным предоставлением по месту требования у работника не должно возникнуть никаких проблем.

Cправка 2-НДФЛ за 2016 год сдается по новой форме. Бланк и образец заполнения мы привели в статье. Справка 2-НДФЛ заполняется по каждому работнику, которому организация-работодатель выплатила доход за отчетный период. Если с этого дохода был полностью удержан НДФЛ - в справке необходимо указать признак «1».

В случае, если организация не смогла полностью удержать НДФЛ с доходов работника, справка 2-НДФЛ по нему представляется с признаком «2».

Ситуация, когда организация не смогла полностью удержать исчисленный НДФЛ возможна в том случае, когда уволившемуся сотруднику вручили подарок, стоимостью свыше 4 000 руб.

• Сервис « » сравнит две справки и найдет расхождения

Как заполнить первый раздел

В разделе 1 необходимо указать данные организации, выплатившей доход. А именно:

1. ОКТМО;
2. телефон;
3. наименование организации.

В случае, если работник получил доход от обособленного подразделения организации – указываются ОКТМО и КПП обособки.

Как заполнить второй раздел

В разделе 2 необходимо указать данные физического лица, по которому заполняется справка.

К ним относятся:

1. статус налогоплательщика;
2. дата рождения;
3. гражданство;
4. серия и номер паспорта;
5. адрес регистрации.

Для граждан РФ в графе «гражданство» проставляется код 643.

Код в графе «статус налогоплательщика» заполняется в зависимости от статуса:

• 1 – для налоговых резидентов РФ;
• 2 – для нерезидентов РФ;
• 3 – для ВКС (высококвалифицированных специалистов), не являющихся резидентами РФ;
• 4 – для участников программы по содействию переселению граждан РФ, проживающих за рубежом, и не являющихся резидентами РФ;
• 5 – для беженцев, лиц без гражданства, получивших временное убежище на территории РФ и не являющихся резидентами РФ;
• 6 – для иностранцев, осуществляющих трудовую деятельность на территории РФ на основании патента.

Как заполнить разделы 3 – 5

Разделы 3 – 5 заполняются по каждой ставке НДФЛ отдельно. Если работник в течение года получал доходы по разным ставкам – справка 2-НДФЛ на него представляется одна, но с несколькими разделами 3 – 5.

Если какие-то показатели для строк справки отсутствуют, в них необходимо проставить «0».

В разделе 3 указываются сведения о суммах дохода и о налоговых вычетах, которые были применены к нему. Как правило, это профессиональные вычеты.

Суммы полученных доходов указываются в хронологическом порядке и с разбивкой по месяцам и кодам доходов.

В 4 разделе необходимо отразить информацию о стандартных, социальных и имущественных вычетах. Это вычеты, которые могут быть применены в отношении доходов, полученных налоговыми резидентами по ставке 13 %.

В разделе 5 отражается общая сумма дохода, а также суммы исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ.

Бланк и образец заполнения

С 2016 года все организации, представляющие справки 2- НДФЛ (неважно – для работников или для ИФНС) должны использовать новую форму. Новая форма должна быть использована, даже справка составляется за предыдущие года.

Бланк новой формы 2-НДФЛ вы можете скачать на нашем сайте бесплатно.

Как заполнить справку с признаком 1

Порядок заполнения справки 2-НДФЛ за 2016 год утвержден тем же приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. В верхней части справки укажите год, за который отчитываетесь, порядковый номер, текущую дату и признак - 1. Поставьте номер ИФНС, куда вы представляете отчеты.

В разделе 1 укажите данные о вашей фирме. Обратите внимание, что если физлицо получало доходы от обособленного подразделения, в справке поставьте код ОКТМО и КПП этого подразделения. В других случаях укажите код и КПП по месту нахождения головной организации.

В разделе 2 запишите все необходимые данные о физлице. Чтобы узнать код страны, документа и прочие, воспользуйтесь справочниками, данными в приложениях к приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@.

Обратите внимание, что если вы выплачивали работнику доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, заполните на него несколько справок 2-НДФЛ. По одной – на каждую ставку. Например, доходы в виде зарплаты, премии, отпускных и больничных облагаются по ставке 13%. А с дохода в виде материальной выгоды нужно удерживать налог по ставке 35% (ст. 224 НК РФ).

В разделе 3 укажите доходы, которые получил работник за каждый месяц года. Если к доходу применяется вычет (кроме стандартных имущественных и социальных), поставьте рядом сумму вычета. А коды доходов и вычетов вы можете узнать из приказа ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

В разделе 4 запишите суммы предоставленных сотруднику стандартных, имущественных и социальных вычетов.

А в разделе 5 повторите общую сумму доходов. И укажите суммы начисленного, удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ.

Образец заполненной справки с признаком 1 смотрите далее.

Как заполнить справку с признаком 2

В верхней части справки укажите год, за который отчитываетесь, порядковый номер, текущую дату и номер ИНФС. Поставьте признак -- 2.

Разделы 1 и 2 заполните так же, как в справке с признаком 1.

А вот в разделе 3 вы укажете только тот доход, с которого вы не смогли удержать налог.

Соответственно в разделе 5 вы повторите сумму дохода. И поставите сумму начисленного и неудержанного налога. Образец заполненной справки с признаком 2 смотрите ниже.

Каждый работающий гражданин РФ не понаслышке знаком с понятием НДФЛ (налог на доходы физических лиц или же подоходный налог ), который ежемесячно сотрудниками бухгалтерии высчитывается с его заработной платы , премиальных вознаграждений и других доходов в пользу бюджета . За высчитанные с зарплат работников деньги бухгалтер несет ответственность и отчитывается перед налоговыми инспекторами . Для этих целей существует установленная форма 2 —НДФЛ . Наша инструкция поможет вам правильно заполнить эту справку и расскажет некоторые нюансы процесса .

2 —НДФЛ заполняют один раз в год для каждого работника индивидуально . В ней отображаются все налоговые вычеты с доходов работающих граждан за предыдущий год . К этим доходам относятся не только зарплаты и премии , но и выигрыши , подарки , материальная помощь , доходы от продажи имущества или сдачи его в аренду на договорной основе и т .п . Более подробно ознакомиться со всеми доходами , облагаемыми и не облагаемыми подоходным налогом , вы можете в статье 217 НК РФ .

В самом верху справки указываем год , в котором взимались подоходные налоги , дату заполнения и номер самой справки . В графе «признак » вставляем цифру 1 , если доходы за предыдущий год взимались, и цифру 2 , когда налог удерживать невозможно по каким —то причинам . А чтобы заполнить поле «в ИФНС (код )», нужно узнать индивидуальный код вашей инспекции , состоящий из 4 цифр , где первые две укажут ваш регион , а вторые две — код налоговой . Этот код можно узнать на сайте ФНС .

Теперь заполним информацию об агенте . Когда справку заполняет физическое лицо , то в пункт 1 .1 вносим только его ИНН , а если организация , то нужно внести КПП и ИНН этого предприятия . В пункте 1 .2 заносятся полные фамилия и имя с отчеством агента или название фирмы , можно в сокращенном виде . Код ОКТМО можно узнать на сайте ФНС . В пункте 1 .4 заносится номер телефона заполняющего справку , т .е . агента .

Во 2 пункт заносится информация о работнике , получившем доход . В специальные поля заносятся его ИНН , дата рождения , полное имя . В поле 2 .3 прописывается 1 , если работник — резидент РФ . В противном случае пишем цифру 2 . Узнать точный код стран можно . В поле 2 .6 прописываем код документа , на основании которого берутся сведения и заносятся в графу 2 .7 . В графе 2 .8 нужно вписать адрес регистрации работника как в паспорте . Графу 2 .9 заполняют если работник не резидент РФ .

Приступая к заполнению 3 части справки 2 —НДФЛ, указывается размер процентной ставки . В нашем случае она равна 13 %. Теперь заполняем таблицу . В столбец «месяц » вносим номер месяца , когда была совершенна выплата . Если в один месяц было получено несколько доходов , то их суммировать нельзя . Каждая выплата расписывается отдельно , а напротив присваивается соответствующий ей код дохода . Если производились вычеты , то их также нужно внести в таблицу , указав код и сумму .

Пункт 4 заполняется, если за год , за который отчитываются в справке 2 —НДФЛ, были получены какие —либо вычеты . Суммы всех вычетов заносят в таблицу 4 .1 и указывается их код . Если речь идет об имущественном вычете , то необходимо будет заполнить пункты 4 .2 , 4 .3 и 4 .4 .

Осталось заполнить последний пункт 2 —НДФЛ под номером 5 . В строке 5 .1 укажем общую сумму всех доходов за год . Строка 5 .2 должна содержать налоговую базу , которая является суммой дохода (строка 5 .2 ) уменьшенная на сумму всех имеющихся вычетов (таблица в пункте 4 .1 ). В 5 .3 впишем сумму налога , который высчитали , а в строке 5 .4 укажем сумму удержанного налога . С 2011 года необходимо заполнять строку 5 .5 , где проставляется сумма налога , которую уже перечислили в бюджет . Если когда —либо налоговым агентом была удержана большая или меньшая сумма налога , то это можно откорректировать с помощью строчек 5 .6 и 5 .7 .

Как видите , обладая сведениями о доходах , можно легко заполнить справку по форме 2 —НДФЛ самостоятельно , например , для того, чтобы получить единовременные или социальные вычеты , для назначения пенсии или для получения кредита . Еще проще можно заполнить эту справку , скачав специальную программу на сайте налоговой инспекции .

Отчетность за сотрудников