О нелегкой судьбе физических лиц, совмещающих различные должности, поймал себя на мысли, что внедряя электронный документооборот электронную цифровую подпись, мы, как говаривал наш незабвенный премьер министр, как обычно «хотели сделать как лучше, а получилось как всегда». Вместо одной собственноручной подписи получили целый ворох цифровых. Понятно, что электронная цифровая подпись - это результат «скрещивания» подписи, как идентификатора физического лица, и «печати» юридического лица (название организации, должность, полномочия). Возможно, этот «компот» есть результат западного подхода к делопроизводству, когда большинство документов часто имеют только подпись и не имеют печати, и когда существует делегирование (или изначальное разделение) полномочий, и официальный документ подписывается тем сотрудником, который отвечает за данный вопрос, а не обязательно первым лицом.

Но применительно к отечественной практике, нельзя ли, чтобы все было отдельно, в смысле «мухи отдельно - котлеты отдельно»? Это я про подпись и печать. Давайте немного пофантазируем, что было бы в этом случае…

Электронная цифровая подпись. ЭЦП выдается гражданину тем же органом, что и паспорт или уполномоченным данным органом удостоверяющим центром. При этом в реквизитах ЭЦП присутствуют только реквизиты физического лица (фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес регистрации, возможно, некоторые биометрические данные). Гражданин может использовать эту ЭЦП для подписания любых электронных документов, вне зависимости, выступает он как физическое лицо или представитель юридического лица. Скажу сразу, что что-то подобное сейчас пытаются сделать в одной из прибалтийских стран, на базе цифрового идентификатора личности.

Электронная цифровая печать. Сознательно не использую термин «ЭЦП юридического лица», хотя правильнее сказать именно так. На мой взгляд, термин «ЭЦП юридического лица» себя немного дискредитировал: подобная конструкция использовалась в системах «банк-клиент» до принятия закона об ЭЦП. Были еще попытки возрождения данного «артефакта» в виде законопроектов - различных вариантов закона «Об ЭЦП», вызвавшие сразу бурю протеста со стороны юридической братии. Самым безобидным заголовком статей было «ЭЦП юридического лица - подарок рейдерам». Так вот, эта электронная цифровая печать выдается организации органом, регистрирующим данную организацию или кому данная организация (я говорю про государственные и муниципальные органы) подчиняется. Или уполномоченным данным органом удостоверяющим центром. Самое главное отличие цифровой печати от цифровой подписи юридического лица - цифровая печать не может существовать без цифровой подписи лица, подписавшего данный документ. Не понятно? Все же просто… Сидит себе такой директор целой группы компаний в одном лице в своем кабинете, «перебирает» на экране компьютера документы, подписывает их, прикладывая к считывателю свою пластиковую ID-карточку и вводя пин-код. При этом он совершенно не задумывается, какую ЭЦП тут надо использовать, ибо ЭЦП у него всего одна. А уже секретарь или главный бухгалтер, что и так владеет всеми печатями и ключами от сейфов, ставит на документ нужную цифровую печать. Все, как говорится, в лучших традициях отечественного документооборота. Красота, да и только! Да и контрагенты данного юридического лица, видя на электронном документе знакомую «подпись» и «печать», не будут ломать голову, имело ли лицо право подписывать подобный документ.

Предвижу сразу вопрос: а как же совместимость с заграницей? А что, сейчас наши ГОСТовские ЭЦП сильно совместимы с их RCA аналогами? Тем более что есть идея развивать сервисы третьей доверенной стороны (ТДС) - службы, которая будет заниматься подтверждением ЭЦП в электронном документе при трансграничном обмене документами, что-то вроде «электронного нотариуса».

Если серьезно, данный подход, привнося призрачное удобство, имеет все же ряд недостатков. Сейчас, получив документ, подписанный ЭЦП, мы можем в режиме off-line, никуда не обращаясь, узнать хотя бы должность подписанта, посмотреть его полномочия (это я про OIDы). Естественно, если нам этой информации недостаточно, мы можем навести справки, равно как и поступили бы при получении бумажного документа. Также, при прекращении лицом своих полномочий его сертификат подписи по всем правилам должен быть отозван, и этот факт так же легко может быть проверен. Но главная, на мой взгляд, опасность, заключается в том, что при компрометации ключа злоумышленник получает доступ ко всем системам электронного документооборота своей жертвы. Нарушается базовый принцип безопасности - «не клади все яйца в одну корзину».

А вы как считаете?

Любая документация предназначена для фиксирования тех или иных событий. Просто изложенная на бумаге информация не имеет юридической силы. Чтобы «бумага» стала документом, ее необходимо закрепить подписью и печатью. Несколько десятилетий назад на смену обычной была создана система электронного документооборота (СЭД). Она собирает, хранит и обрабатывает огромное количество важнейших актов. Как решается в данном случае вопрос с заверением ЭДО? Особых изменений в данной области не произошло. Появились электронная печать и подпись.

Проблема перехода от стандартного формата отечественного делопроизводства к принципиально новому – стратегически важный вопрос для государства. С начала 2014 года финансовая отчетность хозяйствующих субъектов в налоговую инспекцию сдается исключительно в электронном виде. Организация может перейти на любую из существующих систем электронного обмена данными, которых за последние годы на территории Российской Федерации появилось большое количество.

Они подразделяются на две крупные группы:

• локальные;
• международные (глобальные).

Первые предназначены для использования внутри конкретных организаций. Вторые – для поддержания работы всемирной системы информационного обмена данными.

Именно СЭДО дали толчок для создания первых инструментов электронной коммерции. Несмотря на то, что мы живем в век стремительного развития компьютерных технологий, многие люди не имеют представления о том, что такое электронные системы документооборота, что собой представляет цифровая подпись и как сделать электронную печать.

Чем и как заверяется электронная документация

Довольно часто всплывает вопрос о том, как вставить печать и подпись в pdf. Для решения данной задачи можно воспользоваться специальным инструментом под названием «Штамп», который имеется в Adobe Acrobat. Печать в этом случае будет применена к PDF-документу без каких-либо дополнительных манипуляций в одно мгновенье.

Следует отметить, что изображение в виде печати или подписи может быть создано самостоятельно или выбрано из перечня предопределенных. В целом наложение печати на документ с форматом PDF является не таким уж сложным процессом, как это кажется на первый взгляд. К тому же есть возможность создать динамический штамп, который будет получать все необходимые сведения из персонального компьютера и панели «Личные сведения», которая находится в диалоговом окне под названием «Установки». Пользователю это дает отличную возможность указать не только имя печати, но также её дату и время проставления. Сам инструмент, как правило, отображается на панели под названием «Аннотация».

• Чтобы решить задачу, связанную с тем, как вставить печать в pdf вам следует открыть «Комментарии» и перейти в «Аннотации».
• Кликните на «Штампы» и среди показанного перечня пунктов кликните на «Показать палитру…».
• Чтобы вставить в документ пдф нужный вариант, вам следует щелкнуть на инструмент с одноименным названием, и в открывшейся палитре выберите конкретную категорию, после чего сам штамп.
• Щелкните по странице документа, где нужно разместить изображение в виде печати. Также вы можете перетащить прямоугольную область с помощью указателя мыши для того, чтобы определить, где будет размещена будущая печать и какого размера она будет.
• В том случае, если в параметрах с личными сведениями вы не указали конкретное имя, в таком случае перед вами отобразится диалоговое окно с настройками личных сведений, где вам следует вписать любое интересующее вас имя.

Если вы хотите изменить внешний вид и местоположение изображения, то для этого вам необходимо выполнить одно из следующих действий, воспользовавшись инструментом под названием «Рука» или «Выделение»:

• Для перемещения поставленной печати просто воспользуйтесь одним из вышеназванных инструментов и перетащите ее на новое место.
• Для удаления только что поставленного изображения в виде печати, кликните по нему правой кнопкой мыши и нажмите на «Удалить».
• Для изменения размеров штампа щелкните по нему, после чего потяните за маркер, появившийся на углу.
• Чтобы изменить цвет заметки, которая всплывает около штампа или значение ее непрозрачности, кликните правой кнопкой мыши по нему, после чего выберите пункт «Свойства». Перейдите на вкладку «Внешний вид» и установите необходимые значения.

Если вам понравился один из штампов и вы решили добавить его в список избранных, то для начала выберите с помощью «Рука»/«Выделение» пометку штампа. После этого кликните на инструмент «Штамп» на панели «Аннотации» и нажмите на пункт, подразумевающий добавление текущего штампа в перечень избранных.

Как создать штамп?

Если подходящего штампа в виде печати среди загруженных в программу Adobe Acrobat файлов нет, то вы можете создать его самостоятельно. Для этого вам нужно лишь выполнить его вставку. К тому же вставленная печать будет иметь все те же характеристики, которыми обладают другие штампы.

Для начала найдите подходящую печать на одном из электронных документов, после чего решите задачу о том, как вырезать его – воспользуйтесь для этого любым графическим редактором. Либо вы можете скачать бесплатно любые подходящие печати с тематических веб-ресурсов. Если файл печати уже готов, то выполните следующие действия:

• Откройте панель «Аннотации», после чего перейдите в «Штампы» и кликните по пункту, открывающему палитру со штампами.
• Кликните на «Импорт», после чего выберите пункт «Файл».
• Далее вам остается выбрать в меню или ввести собственную категорию, присвоив добавляемой печати наименование. После этого кликните на «Ок».

Вставляем печать и подпись с помощью специальной программы

Кроме всего вышеописанного следует добавить, что для добавления печати в файл с форматом PDF вы можете скачать и установить программное обеспечение PDFSign. В этом случае вам будет достаточно открыть нужный файл, нажать на кнопку добавления печати/подписи и расположить ее в нужном месте. Таким образом, печать с помощью такого ПО добавляется в несколько кликов. Преимущества этой программы заключаются в быстрой подписи документов, возможности сохранения в PDF-формате, печати документа из самого ПО и работе с любыми изображениями, где есть возможность масштабирования.

Наложение печати и подписи с помощью виртуального принтера

Еще один простой способ поставить печать в документ и сохранить его в ПДФ формате — это .

Итак, предположим у вас есть набранный в Word договор, на который необходимо поставить подпись, преобразовать в PDF и отправить по электронной почте.

• Сканируем документ, с которого мы в графическом редакторе вырежем область с подписью
• Вставляем вырезанное изображение в наш договор и подгоняем его размер
• Нажимаем печать документа и в качестве принтера выбираем виртуальный принтер, который должен быть заранее установлен
• Выбираем место на диске для сохранения ПДФ договора