04.05.2017, 17:20

Недавно принятый работник договорился с директором об отпуске. Нужно издать приказ на отпуск авансом. Образец такого приказа был бы очень кстати. Поможем кадровику составить нужный документ, обратив внимание, в частности, на графу «за период работы». Ведь именно определение рабочего года традиционно вызывает вопросы у кадровых специалистов.

В графе «за период работы» нужно указать рабочий год

Отпуск – дело решенное, можно подготавливать приказ. На практике организации используют форму №Т-6 (№Т-6а) или модификации на ее основе. Ведь в настоящее время унифицированные документы больше не обязательны для использования, и компания может разработать собственные бланки.

Одно из сложных мест в приказе об отпуске – это раздел, посвященный периоду работы. Итак, каким образом заполнить данную графу, если сотрудник только устроился? Понятно, что нужно указать рабочий год сотрудника (подробнее об этом см., « »). Однако что же указывать, если сотрудник не отработал и одного месяца.

Действуем по общему правилу

Заполняя графу «за период работы», нужно придерживаться общего правила, и отражать рабочий год полностью, даже если сотрудник его еще не отработал.

Например, работник устроился в компанию 6 марта 2017 года. По согласованию с директором с 17 апреля он идет в отпуск на 14 дней. Заполняя приказ, кадровый специалист в графе «за период работы» указал рабочий год сотрудника: с 6 марта 2017 года по 5 марта 2018.

За каждый официально отработанный месяц сотрудник зарабатывает 2,33 дня полноценного оплачиваемого отдыха. Таким образом, за год работы накапливается 28 отпускных дней. Это минимальные показатели, которые могут увеличиваться в зависимости от особенностей трудовой деятельности. Воспользоваться ежегодным оплачиваемым отпуском можно только после шести месяцев непрерывной работы. В трудовом праве существует понятие отпуска авансом – это право использования дней отдыха, которые сотрудник будет отрабатывать в будущем.

Законодательство о предоставление сотруднику отпуска авансом

В законодательстве отсутствует единое пояснение, но на практике считается, что отдых, полученный авансом, это возможность использования оплачиваемого отпускного периода до того, как завершится текущий календарный год. Такая практика допускается законодательством и широко применяется в организации работы предприятий.

Предоставление отпусков авансом осуществляется с учетом следующих принципов:

• период отпуска засчитывается в общий трудовой стаж;
• продолжительность отдыха не менее 2 недель.

ВНИМАНИЕ! Работодатель может отказать в предоставлении предварительного отдыха и оспорить такое решение не получится.

Кому нельзя отказать в предоставлении отпуска авансом

В Трудовом кодексе обозначен перечень лиц, которым запрещено отказывать в праве предварительного отпуска. К таковым относятся:

• несовершеннолетние сотрудники;
• опекуны младенца возрастом до 3 месяцев;
• сотрудницы, ожидающие оформления больничного по беременности и родам;
• родители двоих и более детей;
• участники ВОВ;
• совместители;
• военнослужащие и их супруги.

Если руководство обязывает представителя одной из этих категорий отработать положенный срок, а затем подавать заявление, то оспорить такое решение можно путем направления жалобы в КТС ().

ВНИМАНИЕ! Факт предварительного использования права на отдых должен в обязательном порядке фиксироваться в . Для этого предусмотрена специальная графа под номером 10.

Какие виды отпусков не могут быть предоставлены авансом

Работодатель учитывает риски того, что служащий может досрочно прекратить контракт, так и не отработав положенное время, а также оценивает последствия временного отсутствия лица для производственной эффективности.

Авансом можно получить только дни ежегодного оплачиваемого отпуска. Для отпусков по учебе, за свой счет, по такая возможность не предусмотрена. Запрет утвержден Трудовым кодексом и распространяется на все категории работников, независимо от имеющихся льгот. Кроме того, не может быть предоставлен отпуск авансом за следующий год.

Условия предоставления отпуска при неполном отработанном периоде

Реализация этого права возможна только с учетом следующих условий:

• инициировать отдых авансом может лишь сам работник;
• разрешение руководителя;
• внеочередные дни не отображаются в графике отпусков;
• отпускные выплачиваются в полном объеме.

Если руководство фирмы отказывает в выплате, то у сотрудника есть право оформить отдых без сохранения заработной платы.

Расчет отпускных

Сумма отчислений зависит от рабочего времени, прошедшего после трудоустройства. При этом в учет принимаются только те месяцы, которые уже отработаны. Алгоритм расчета следующий:

• подсчет общей суммы прибыли за прошлые 12 месяцев (если срок работы в этой организации меньше, то считается меньший срок);
• полученная сумма делится на количество отработанных дней;
• результат умножается на число отпускных суток.

В формуле учитываются неотработанные дни. Получение выплат доступно за фактически отработанное время и за будущие периоды.

Пример расчета

Иванова устроилась на предприятие 4 февраля. 14 июня этого же года обратилась к руководству фирмы с заявлением о предоставлении полноценного, оплачиваемого отпуска продолжительностью 28 суток. Служащий отдела кадров провел следующие расчеты:

1. 4 – количество полных отработанных месяцев.
2. 4 * 2,33 (отпускные дни засчитываемые за один месяц) = 9 (накопленные сутки).
3. 28 – 9 = 19 (дни, предоставляемые авансом).

Директор удовлетворил заявление, и приказ был передан бухгалтеру, проведшему следующие подсчеты:

1. 26 000 + 28 000 + 31 000 + 29 000 = 114 000 (совокупный доход за 4 месяца).
2. 114 000 – 13% = 99 180 (заработная плата после вычета налога).
3. 99 180 / 114 = 870 (размер отпускных за один день).
4. 870 * 28 = 24 360 (полный размер оздоровительных выплат).

Таким образом, Иванова получила отпускные начисления в размере 24 тысячи 360 рублей.

Порядок предоставления отпуска

Процедура оформляется по алгоритму:

• получение соответствующего заявления от работника, что подтверждает его желание уйти на преждевременный отдых (руководство фирмы не может принудить служащего к этому);
• на заявлении должна быть проставлена резолюция директора, позволяющая оформить отдых авансом;
• подготовка и передача приказа в кадровый отдел фирмы для реализации;
• расчет денежных выплат согласно описанным выше правилам.

Подавать заявление нужно минимум за 10 дней до даты начала отпускного периода.

Образец заявления

Обязанность рассчитать отпуск ложится на работника кадровой службы. Служащий сверяется с датой трудоустройства лица, а также сведениями об использовании дней отдыха на текущий момент. Бухгалтерия, в свою очередь, уполномочена формировать размер отпускных с учетом того, что сумма за сутки, предоставленные авансом, будет позже удержана из заработной платы.

Подавая заявление на оформление отдыха авансом, трудящийся гражданин должен понимать тот факт, что ему придется добровольно вернуть предприятию часть денежных выплат, а именно ту сумму отпускных выплат, которые еще не были заработаны в текущем году.

ВНИМАНИЕ! Если гражданин отказывается добровольно компенсировать затраты фирмы, то деньги будут взысканы в принудительном порядке.

Удержание за неотработанные месяцы при увольнении не будет осуществляться, только если контракт расторгнут по причине

Всем ведомо о том, что ежегодные отпуска всегда зарабатываются, а не даются просто так. Все календарные отпуска распределяются по времени, по каждому сотруднику и сводятся в одном графике. Но бывают случаи, когда требуется уйти на отдых раньше положенного срока, тогда не всегда становится понятным, предусматривает ли закон возможность взять отдых за неотработанные еще дни.

Оказывается, что статьей 122 Трудового Кодекса (далее – ТК РФ), определяется положение о предоставлении отпуск авансом только после того, как человек на предприятии проработает положенный срок. Для правильного оформления требуется знать, есть ли риски для работника либо

Как рассчитываются неотработанные дни, идущие в счет отпуска

Чтобы рассчитать удержания с работника, нужно сначала определить расчетный период – количество тех дней, которые были отгуляны подчиненным, но еще не отработаны.

Для этого просто берут стандартный период времени, который приходится на ежегодный отпуск по закону и разделить на количество месяцев в году: 28 / 12 = 2,33 дня.

Если же сотрудник, к примеру, отработал всего лишь 10 месяцев, то тогда расчет будет давать следующие результаты: 27 дней – (2,33 х 10 месяцев) = 3,7 дней.

На полученные дни нужно умножать сумму отпускных (1550 руб. х 3,7 дней = 5735 руб.), и будет получаться будущий долг работника (5735 руб.), который он может либо отработать, либо уплатить работодателю деньгами.

Удержания при предоставлении отпуска авансом

Право работодателя удержать с работника сумму задолженности из-за получившихся неотработанных рабочих дней по причине преждевременного ухода в отпуск, дается ст.137 ТК РФ, а также Правилам об очередных либо дополнительных отпусках, которые были утверждены НКТ СССР №169 от 30.04.30г, действующие до сих пор.

Несмотря на то, какова получилась сумма задолженности за рабочий год, общими Правилами нельзя удерживать с работника суммы в размерах больших, чем 20%. Это прописано в ст.138 ТК РФ. Когда не хватает денег, чтобы полностью покрыть долг работника перед предприятием, тогда возможный вариант выхода может быть договоренность между работодателем и работником.

Иногда работник может согласиться какое-то количество дней исполнять свои должностные обязанности, чтобы отгулянный отпуск был полностью отработан. И только после этого работодатель может дать свое согласие на его увольнение, подписать заявление. Тем не менее, работник может и отказать, не исполнить просьбу работодателя отработать дни, тогда подчиненному нужно либо оплатить деньгами свою задолженность, либо его к этому принудят через суд.

Судебное учреждение в данном случае иногда будет на стороне работодателя, и полученный отгулянный отпуск увольняющемуся сотруднику придется как-то компенсировать – отрабатывать или платить. Но иногда суд может решить дело в пользу работника.

Если уже совсем не получится никаким образом вернуть долг от работника, то тогда, чтобы не потерпеть ущерб из-за налогов, можно просто переждать время для списания должным образом долга.

Списывать нужно его как безнадежную задолженность, которая включена должна быть во внереализационные расходы. Об этом говорится в ст.391 и 392, а также подпункта 2 пункта 2 ст.265 НК РФ. Есть случаи, при которых никаким образом удерживать денежные суммы нельзя. К ним относятся увольнения следующего порядка:

• когда подчиненный отказался переводиться на другую работу по состоянию здоровья или по иным причинам, предусмотренным законом (п.8 ст.77 или ст.73 ТК РФ);
• в период ликвидации предприятия (п.1 ст.81 ТК РФ);
• в периоды сокращения штатов (п.2 ст.81 ТК РФ);
• когда меняется собственник предприятия, компании и приходится увольнять людей (п.4 ст.81 ТК РФ);
• предоставление беременной отдыха ;
• увольнение в связи со службой в армии (п.1 ст.83 ТК РФ) и другие случаи, описываемые в статьях трудового законодательства.

Взять оплачиваемый отпуск можно только после того, как будет отработано подчиненным 6 месяцев. Или же по предварительной договоренности с работодателем – можно идти в ежегодный отпуск раньше, даже если вы еще не отработали полгода.

Если работник собирается после отпуска увольняться, то с его выходного пособия, либо заработка будет удержана сумма отпускных. Но не во всех случаях это делается. Если работник не хочет платить, тогда должен отработать отгулянные дни, а затем увольняться.

Вопрос:

Рабочий год работника начинается с 14 января по 14 января. Работник уже отгулял отпуск полный за период с 14 января 2015 года по 14 января 2016 года. Может ли работник взять отпуск за будущий год, если новый рабочий год с 14 января 2016 года по 14 января 2017 года еще не начался. Судя по статье 122 нет запретов предоставления отпуска авансом. Или может ли взять несколько календарных дней в счет будущего отпуска.

Ответ:

Трудовой Кодекс Российской Федерации не содержит норм, запрещающих предоставление оплачиваемого отпуска авансом. Эксперты по трудовому праву придерживаются точки зрения, что предоставление работнику оплачиваемого отпуска авансом является правом, а не обязанностью работодателя. Ниже в ответе будут приведены выдержки из консультаций экспертов по данному вопросу (консультации см. в приложении к ответу).

Согласно ст.122 Трудового Кодекса РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно.

ст. 122, «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 13.07.2015) {КонсультантПлюс}

Как видно из данной нормы, законодатель не ставит в зависимость отработки полного рабочего года для того, чтобы получить оплачиваемый отпуск. Другими словами, не исключается возможность предоставления в одном календарном году двух отпусков за разные рабочие годы.

Вместе с тем отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется. Исходя из этого можно сделать вывод, что, если у работника наступило право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска за следующий рабочий год, оснований для отказа в предоставлении отпуска не имеется. А если не наступило такое право, то считаем, что обязанности работодателя предоставлять отпуск за следующий рабочий год, право на который в настоящее время не наступило, не имеется.

{Вопрос: У работника жена находится в отпуске по беременности и родам. В связи с этим он написал заявление с просьбой о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска. Может ли работодатель отказать в предоставлении такого отпуска, если в 2014 г. работник уже использовал свой отпуск? (Консультация эксперта, 2014) {КонсультантПлюс}}

Так как работница уже использовала ежегодный оплачиваемый отпуск в текущем рабочем году в январе, право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска перед беременностью и родами ею утрачено. Обязанности по предоставлению отпуска авансом у работодателя нет, однако он вправе предоставить такой отпуск.

{Вопрос: ...Работница принята на работу с 01.07.2013. Очередной отпуск ею использован полностью в январе 2014 г. Можно ли на основании справки о беременности предоставить ей отпуск за будущий период перед отпуском по беременности и родам в августе 2014 г.? (Консультация эксперта, 2014) {КонсультантПлюс}}

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

Из указанных положений ТК РФ можно сделать вывод, что право работника на использование отпуска до начала рабочего года, за который он предоставляется, не предусмотрено.

Таким образом, если работница в рассматриваемой ситуации просит предоставить ей отпуск за следующий рабочий год (когда текущий рабочий год не закончился), то, на наш взгляд, в указанном требовании следует отказать.

{Вопрос: Работница, использовавшая ежегодный основной оплачиваемый отпуск за текущий рабочий год, обратилась к работодателю с требованием предоставить ей отпуск по беременности и родам, а перед ним - ежегодный оплачиваемый отпуск за следующий год. Обязан ли работодатель выполнить указанное требование? (Консультация эксперта, 2015) {КонсультантПлюс}}

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, август 2015 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.сайт).

В российском трудовом законодательстве термина «отпуск авансом» нет. В ст. ТК РФ прописано, что право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют сотрудники, проработавшие на предприятии не менее полугода. Однако «по соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до истечения шести месяцев». Это значит, что новые сотрудники все же могут отдохнуть досрочно, если руководитель даст свое согласие. Надо сказать, что есть категории сотрудников, которые имеют законное право уйти в отпуск, не проработав эти полгода. Это женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, работники, не достигшие 18-летия; работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев.

После отработанного в организации года сотрудник может оформить отпуск в любое время рабочего года согласно утвержденному графику. Рабочий год для каждого определяется индивидуально, его отсчитывают с первого дня трудоустройства в организации. При этом ТК РФ не уточняет, сколько именно времени должен отработать сотрудник с момента предыдущего основного отпуска. Более того, в Правилах об очередных и дополнительных отпусках говорится, что при составлении графика работнику может быть предоставлен отпуск до наступления у него права на этот отпуск. Поэтому ситуация отдыха «авансом» за следующий год и для сотрудников со стажем вполне допустима.

Учебные отпуска и отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком нельзя взять «авансом». Разрешение на такой отпуск дается только при предъявлении документа-основания.

Дела бумажные

Оформить отдых «авансом» не составляет труда. Для сотрудников-новичков выстраивается простая и понятная цепочка: заявление — виза руководителя — приказ — начисление отпускного пособия. Для давно работающих сотрудников процедура начинается с графика отпусков.

Пособие начисляется согласно общим правилам, исходя из сумм среднемесячного заработка (ст. ТК РФ). Выплачивается оно полностью за весь предоставляемый отпуск, вне зависимости от количества дней, которые на тот момент «заработал» сотрудник.

Увольнение и удержание

Сложности возникают, когда сотрудник отгулял отпуск в счет очередного отпуска и решил уволиться до окончания рабочего года, в счет которого его отпустили на отдых. Ведь выплаченные ему деньги — это аванс за предстоящую работу в организации. Это значит, что организация имеет полное право удержать эту сумму из его заработной платы (ст. ТК РФ).

Из этого правила есть несколько исключений. Нельзя вычесть из зарплаты «авансовые» отпускные в случае, если причиной увольнения стало:

• сокращение штата сотрудников организации, индивидуального предпринимателя;
• ликвидация организации или прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем;
• смерть работника или нанимателя — физического лица;
• отказ работника от перевода на другую работу по состоянию здоровья, подтвержденного медицинскими документами и пр.

Все эти причины не зависят от воли работника, он не должен погашать задолженность перед работодателем, если увольняется не по своей вине и не по собственному желанию.

Обратите внимание, что бухгалтер при подобных вычетах должен руководствоваться ч. 2 ст. 137 ТК РФ — именно в ней речь идет об удержаниях за неотработанное время. Ошибочно будет вычет из зарплаты производить по ст. ТК РФ, которая ограничивает разовую сумму удержания в пределах 20 % от суммы выплаты. Эта статья распространяется только на зарплату.

А если денег не хватает?

Может сложиться ситуация, когда полагающейся сотруднику последней выплаты не будет хватать на погашение задолженности перед организацией. Это значит, что организация несет убытки. Сумму ущерба можно взыскать с бывшего работника через суд.

Делать это или нет — выбор работодателя (ст. ТК РФ: «Работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника»). Прямых запретов Трудовой кодекс не содержит.

Существует, впрочем, и иная точка зрения. Ее сторонники оперируют ст. 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках , в которой говорится, что работодатель не должен взыскивать деньги в судебном порядке, если «фактически при расчете не смог произвести его вовсе или частично».

«К сожалению, ни Минздравсоцразвития России, ни Минтруд России не дают официального разъяснения двоякой норме трудового законодательства. Считаю, что ссылаться на «Правила об отпусках» в данном случае неправомерно, они действительны только в той части, что не противоречит ТК РФ (ч. 1 ст. ТК РФ). Приоритет ТК РФ над иными нормативными документами установлен ст. ТК РФ», — делится своим мнением руководитель проектов по управлению персоналом компании СКБ Контур Ирина Савельева.

Оптимальным в данной ситуации видится вариант предложить увольняющемуся сотруднику добровольно погасить задолженность перед работодателем.

Подводя итоги, хочется отметить, что трудовое законодательство предусматривает возможность оформить отпуск в счет очередного отпуска и для новых сотрудников, и для тех, кто работает давно. Однако надо помнить, что в трудовом законодательстве понятие «отпуск авансом» недостаточно регламентировано, а значит работник и работодатель должны искать компромиссы, чтобы избежать возможных трудовых споров.

Отчетность