В каждой организации трудовая деятельность регулируется приказами и распоряжениями руководителя. При этом во многих компаниях распространена практика, когда разработка приказов поручается именно секретарю (личному помощнику). В данной статье мы рассмотрим, какие правила оформления приказов при этом необходимо соблюдать.

Из данной статьи вы узнаете:

• правила оформление приказа;
• состав реквизитов приказа;
• как избежать ошибок при составлении приказа.

Каждый секретарь обязан знать правила и требования к оформлению различных документов. Особенно это актуально, когда речь заходит о документации, регламентирующей деятельность компании и ее сотрудников. Учитывая тот факт, что секретарям довольно часто приходится заниматься контролем исполнения документов, он должен знать, что данный документ оформлен по всем правилам. Именно правила оформления приказов мы и обсудим более подробно.

Оформление приказа

Прежде чем заняться вопросом оформления приказов, сначала разберемся в их классификации. Приказ является основным распорядительным документом в организации. Для удобства принято делить приказы на две группы: по личному составу и остальные. Соответственно, приказами по личному составу занимается кадровая служба (как правило), а остальными (по основной деятельности) - руководитель организации. В нашем материале условно речь пойдет о приказах, которые не касаются личного состава, так как отношение последних к делопроизводству является не таким явным.

Отметим, что для оформления приказа необходимо использовать бланк для особых видов документов с соответствующим наименованием. Также следует заметить, что текст приказа делится на две части: констатирующую и распорядительную. Первая часть служит обоснованием и указанием причин, которые послужили основой приказа. Вторая - самим приказом (распоряжением), повествующем об изменениях, нововведениях и т.д. При наличии нескольких пунктов в распорядительной части приказа следует каждый нумеровать арабскими цифрами и начинать с новой строки. При этом необходимо указывать, ответственное лицо, которому поручается исполнение. Должность, фамилия и инициалы исполнителя указываются в дательном падеже (начальнику юридического отдела Иванову С.С. ).

Реквизиты приказа

Состав реквизитов приказа регламентирует ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно данному стандарту, приказ должен содержать следующие реквизиты.

Постоянные реквизиты «единого» бланка:

• эмблема (03);
• наименование организации (06);
• наименование вида документа (08) (ПРИКАЗ).

Переменные реквизиты «единого» бланка:

• дата (09);
• регистрационный номер (10);
• место составления или издания документа (12);
• заголовок (17);
• текст (19);
• отметка о наличии приложения (20);
• подпись (21);
• визы (23).

Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «о чем?». Например, «Об изменении графика работы», «О смене тарифных планов» и т.д.

Ошибки в приказах

Достаточно часто при оформлении приказов возникают ошибки, связанные с большим количеством требований к оформлению. Ниже мы рассмотрим наиболее распространенные.

ПРИКАЗЫВАЮ:

2. Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда:

2.1. Рабочие совещания проводить не реже 1 раза в неделю. Внеплановые – по мере необходимости.

2.2. Вопросами деятельности Комиссии являются:

Анализ текущего состояния штатного расписания в разрезе по категориям персонала;

Соотношение должностей (профессий) работников, предусмотренных штатными расписаниями учреждений, с профессиональными квалификационными группами и квалификационными уровнями.

Комментарий : в приведенном примере п. 2.1 должен быть сформулирован иначе: «проводить рабочие совещания не реже одного раза в неделю, внеплановые – по мере необходимости»; содержание п. 2.2 по своему характеру не для приказа. Информация, изложенная в п. 2.2, должна содержаться в другом документе, например, в положении о комиссии. Пример: пункт распорядительной части в приказе о создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда.

ПРИКАЗЫВАЮ:

3. Комиссии в своей работе рекомендуется иметь в виду, что заработная плата работников (персонала), устанавливаемая в соответствии с новой системой оплаты труда, не может быть меньше заработной платы, выплачиваемой работникам в соответствии с трудовым договором до введения новой системы оплаты труда, при условии сохранения объема должностных обязанностей работников (персонала) и выполнения ими работ той же квалификации.

Комментарий: пункт приказа сформулирован как рекомендация. Чтобы данное положение приобрело предписывающий (директивный) характер, его нужно изложить следующим образом:

3. Комиссии исходить из положения, что заработная плата работников (персонала)…

Комментарий: в приказах не должно быть неконкретных положений, положений общего характера, не влекущих определенных действий, например:

1.5. Усилить контроль за условиями труда медицинских работников.

Чтобы данное положение приобрело конкретный характер, чтобы поручение могло быть поставлено на контроль, данный пункт должен быть сформулирован иначе, например:

1.5. Руководителям лечебно-профилактических учреждений в срок до (дата) привести условия труда медицинских работников в соответствие с нормативными документами по труду и охране труда.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.

Все приказы, издаваемые в организациях, делятся на две группы: приказы по основной деятельности и по личному составу. Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.

Приказы по основной деятельности связаны с решением основных задач управления: организация работы трудового коллектива, финансирование, отчетность, снабжение и другие производственные вопросы.

Приказ является основным распорядительным документом, издаваемым руководителем организации, и при его составлении следует соблюдать требования к четкости формулировок и обоснованности излагаемых фактов. Соблюдение этих требований обеспечивает юридическую полноценность документа, его оперативное исполнение, правильное и всестороннее решение обозначенных в нем вопросов.

Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для приказов. Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении приказа используются следующие реквизиты: дата; регистрационный номер; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; визы.

Рассмотрим каждый из реквизитов приказа.

Заголовок приказа включает в себя предлог «О» («Об») и отглагольное существительное в предложном падеже: «О проведении аттестации руководителей и специалистов»; «О внедрении стандартных форм документов»; «О создании экспертной комиссии»; «Об утверждении должностных инструкций работникам отдела кадров».

Текст приказа обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и принципы издания приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается с абзаца словами «в соответствии», «в связи», «в целях», «во исполнение» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа излагаются в форме предложений с глагольными существительными, которые согласуются с этими словами. Обычно используются существительные в творительном или родительном падеже «в соответствии со статьей ТК РБ…», «в связи с введением новой системы оплаты труда…»

Если приказ издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа: «В соответствии со статьей 25 Закона Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»…»; «Основание: статья 103 ТК РБ».

Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа по основной деятельности начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от 0-го положения табулятора (от границы левого поля), без кавычек и без разрядки. В конце слова ставится двоеточие. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.

Текст предписываемых в распорядительной части приказа действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия излагаются по пунктам.

Каждый пункт приказа строится по схеме: исполнитель (конкретное должностное лицо или структурное подразделение указывается в дательном падеже); предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме; срок исполнения (рекомендуется указывать на отдельной строке).

Если одному или нескольким исполнителям предписывается выполнить ряд действий с разными сроками исполнения, то в пункте (пунктах) указывается исполнитель (исполнители), а в подпунктах - предписываемые действия и сроки исполнения.

В тексте приказа следует избегать неконкретных выражений, таких, как «улучшить», «усилить», «принять меры» и т.п.

Распорядительная часть приказа заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, которому поручается контроль за исполнением документа или его пунктов.

Для этого используется устойчивое выражение: «Контроль за исполнением приказа возложить на…». Структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, указывается в винительном падеже. Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, это значит, что контроль за исполнением приказа будет осуществляться руководителем, издавшим приказ. Формулировки, типа «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой», не допускаются.

В случае издания приказа, отменяющего положения ранее изданного распорядительного документа или некоторых его пунктов, в последнем пункте такого приказа дается ссылка на соответствующий отменяемый документ или его пункты: указывается дата этого документа, его индекс и заголовок. При оформлении таких пунктов применяется устойчивый речевой оборот: «Признать утратившим силу… приказ директора предприятия от 21.10.2001 № 155 «О создании тендерной комиссии».

В приказ не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения...». Перечень должностных лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с распорядительным документом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, либо оформляется на оборотной стороне последнего листа документа.

При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен.

Если исполнение пунктов приказа возлагается на разные структурные подразделения организации (должностные лица), то для более оперативного их исполнения и удобства в работе исполнителей обычно изготавливаются копии такого приказа либо делаются выписки из него. При большом тираже список адресатов прилагается к приказу в виде самостоятельного документа (реестра).

Особенностью оформления приказов является то, что отметка о наличии приложения в них как отдельный реквизит не оформляется. Указание на наличие приложения приводится непосредственно в тексте и может заключаться в скобки, например: «согласно приложению», «(см. приложение)», «по прилагаемой форме» (если приложение одно), «(приложение 1)», «(приложение 2)» (если приложений несколько). Распорядительная часть приказа в этом случае может быть оформлена следующим образом.

Проекты приказов подлежат визированию заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект приказа исполнитель, то есть представитель структурного подразделения, в котором он был подготовлен. Проекты приказов в обязательном порядке согласовываются с юридической службой организации.

Все виды согласования проставляются на последнем листу первого экземпляра проекта приказа.

Как правило, приказ подписывает руководитель организации, а в его отсутствие - первый заместитель.

Датой приказа является дата его подписания. Дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания.

Индекс (регистрационный номер) приказа - это его цифровое обозначение, проставляемое при регистрации. Номер располагается на одной строке с датой. Регистрационным номером приказа является его порядковый номер в течение делопроизводственного года. В большинстве случаев он совпадает с календарным.

К регистрационному номеру приказов по основной деятельности буквы не добавляются.

Приказ вступает в силу с момента подписания, если иной срок не указан в тексте. В большинстве случаев приказ действует до его отмены или пока не истечет срок его действия, изначально определенный в тексте.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на нижнем поле первого листа приказа и, как правило, включает слова «В дело» , подпись работника, исполнившего документ, и дату. Эта отметка проставляется по исполнении всех пунктов приказа, после чего он подшивается в дело.

Похожая информация.

Закрытое акционерное общество «Апрель»
ЗАО «Апрель»

ПРИКАЗ

Об изменении фамилии в учетных документах
В связи с вступлением в брак экономиста планово-экономического отдела Суховой П.П. и сменой фамилии на Ильину,-

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. До 05 марта 2009 г. изменить во всех учетных документах ЗАО «Апрель» фамилию экономиста планово-экономического отдела Суховой Полины Павловны на фамилию Ильина.
2. Настоящий приказ довести до сведения бухгалтерии для внесения изменений в лицевой счет Суховой (Ильиной) и в расчетные документы.

Основание: личное заявление Суховой П.П., копия свидетельства о заключении брака от 15 февраля 2009 г. № 445788123, паспорт 64 55 № 123889.

Генеральный директор Ольховский Р.И.Ольховский

Юрисконсульт Миронов О.И. Миронов
26.02.2009

Главный бухгалтер Шевелева И.Ю. Шевелева
26.02.2009

Начальник отдела кадров Петрова А.М. Петрова
26.02.2009

ОАО «Маяк»

ПРИКАЗ

О назначении комиссии.

В связи с окончанием установки и наладки системы видеонаблюдения,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить инвентаризационную комиссию по проверке наличия и установки имущества и оборудования системы видеонаблюдения в следующем составе:
Председатель комиссии – заместитель директора Сафонов Ю.В.;

члены комиссии – старший администратор Соболев Н.И.,
системный администратор Шишкин А.А.,
кладовщик Коткова М.В.

2. Провести полную инвентаризацию видеооборудования в срок до 20 февраля 2009 года.
3. Ведущему специалисту по электронно-техническому обеспечению Щербакову Ю.И. предоставить акты установки видеооборудования с приложением схем.
4. Результаты проверки доложить актом к 25 февраля 2009 года.

Генеральный директор Ступина М.Ю. Ступина

С приказом ознакомлен:
Подписи лиц, указанных в приказе

Закрытое акционерное общество «Парус»
ЗАО «Парус»

ПРИКАЗ

Об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника

В целях замещения временно отсутствующей работницы - старшего товароведа отдела сбыта Власовой О.Д., находящейся в отпуске по беременности и родам, в порядке статей 602 и 151 Трудового кодекса РФ,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С 19 февраля 2009 г. и до выхода на работу Власовой О.Д. временное исполнение ее обязанностей, согласно должностной инструкции старшего товароведа, возложить на товароведа того же отдела Токареву Людмилу Алексеевну с ее письменного согласия.
2. Установить, что обязанности временно отсутствующей работницы Токарева Л.А. будет выполнять в пределах своего рабочего времени наряду со своей основной работой.
3. Установить Токаревой Л.А. доплату за временное замещение в размере 5 000 (пяти тысяч) рублей.
4. Уведомить Токареву Л.А., что в случае досрочного отказа от дополнительной работы она должна предупредить об этом генерального директора в письменной форме не позднее, чем за три рабочих дня.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителя отдела
кадров Боровикова А.Ю.

Основание: дополнительное соглашение к трудовому договору от 01 марта 2004 г. № 10.
Приложение: должностная инструкция старшего товароведа

Генеральный директор Малиновский С.Н. Малиновский

Начальник отдела кадров Боровиков А.Ю. Боровиков
12.02.2009

Главный бухгалтер Косарева Г.И. Косарева
12.02.2009

С приказом ознакомлена: Токарева Л.А. Токарева
12.02.2009

Открытое акционерное общество «Турист»
ОАО «Турист»

ПРИКАЗ

Об отзыве из отпуска Гончаровой И.М.

В связи с необходимостью присутствия на работе переводчика Гончаровой И.М. во время
партнерского визита представителей компании Rivera.ltd из Великобритании

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Отозвать из отпуска переводчика Гончарову Ирину Михайловну на срок с 25 марта
по 27 марта 2009 г. включительно.
2. Предоставить Гончаровой И.М. неиспользованную часть отпуска три календарных
дня в любое удобное для нее время или по ее желанию присоединить к отпуску за следующий рабочий год.
3. В связи с отзывом из отпуска внести необходимые сведения в график отпусков от
13 декабря 2008 г. № 1 и в табель учета рабочего времени за март месяц 2009 г.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителя отдела
кадров Устинову Е.Е.

Основание : уведомление Гончаровой И.М. об отзыве из отпуска с ее письменным согласием от 12 марта 2009 г. № 11.

Генеральный директор Воробьев А.В. Воробьев

Начальник отдела кадров Устинова Е.Е. Устинова 20.03.2009

С приказом ознакомлена:
Гончарова И.М.Гончарова

ВАРИАНТ

Открытое акционерное общество «Мария»
ОАО «Мария»

ПРИКАЗ

О перемещении работника в другое структурное подразделение

В целях равномерного распределения производственной загрузки работников и в связи с получением крупного заказа на изготовление автомобильных чехлов от ЗАО «Круиз»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Переместить закройщицу цеха № 1 Петракову Марину Федоровну в цех № 2 без изменения трудовой функции на срок до выполнения заказа.
2. С настоящим приказом ознакомить Петракову М.Ф. под роспись.

Генеральный директор Ступина М.Ю. Ступина

Инспектор по кадрам Романова Л.Б. Романова
05.02.2009

С приказом ознакомлен:
_______________ М.Ф.Петракова

(ОАО «Маяк»)
ПРИКАЗ
19 марта 2009 г. № 17-л/с
Москва
О предоставлении другого дня отдыха
Парамонову Е.Р. в связи с возвращением из командировки в выходной день
В связи с тем, что ведущий инженер опытно-конструкторского отдела Парамонов Е.Р. вернулся из командировки из ООО «Весна» (г. Екатеринбург) в выходной день (в субботу, 17 марта 2009 года в 14:30),
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Предоставить Парамонову Евгению Романовичу вместо 17 марта другой день отдыха (отгул) в течение марта месяца 2009 г. в любой рабочий день по выбору работника.
2. Внести в связи с этим необходимые сведения в табель учета рабочего времени за март месяц 2009года.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителя отдела кадров Славину Д.И.
Основание : командировочное удостоверение от 12.03.2009 № 21 с отметкой о выбытии из 000 «Весна» 17.03.2009, авиационный билет «Екатеринбург-Москва» с отметкой о прибытии в Москву 17.03.2009 в 14:30.
Генеральный директор Таранов Л.Ю. Таранов
Начальник отдела кадров Славина Д.И. Славина
19.03.2009

С приказом ознакомлен:
Парамонов Е.Р. Парамонов
19.03.2009

Открытое акционерное общество «Маяк»
(ОАО «Маяк»)
ПРИКАЗ
«21» февраля 2010 г. № 17-л
г. Самара
О внесении изменений в организационную структуру, численный состав и штатное расписание предприятия
В целях совершенствования организационной структуры, оптимизации численного состава организации, -
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать с 01.06.2010 в ОАО «Маяк» управление организационно-правовой и договорной работы на базе организационного, юридического отделов и группы по работе с заказчиками и подрядчиками. Установить предельную численность состава управления организационно-правовой и договорной работы на 2010 год - 32 должностные единицы, в том числе:
1.1. Администрация управления - 2 штатные единицы.
1.2. Организационный отдел - 10 штатных единиц.
1.3. Юридический отдел -10 штатных единиц.
1.4. Отдел договорной работы - 10 штатных единиц.
2. Начальнику отдела кадров к 01.03.2010 во взаимодействии с председателем аттестационной комиссии организации представить предложения по перемещению работников, указанных в п. 1, структурных подразделений, их доукомплектованию, а также кандидатуры на должности начальника управления и его заместителя. Обратить особое внимание на соблюдение законности при рассмотрении вопросов, связанных с перемещением и в особенности с увольнением работников, должности которых в связи с указанными организационными изменениями подлежат сокращению.
До 01.04.2010 во взаимодействии с заместителем генерального директора по управлению и главным бухгалтером обеспечить внесение необходимых изменений в действующую организационную структуру, численный состав и штатное расписание ОАО «Маяк».
3. Ввести в действие с 01.06.2010 уточненную организационную структуру, численный состав и штатное расписание предприятия (проекты соответствующих документов представлены в приложениях № 1-3 к настоящему Приказу).
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя генерального директора организации.
Приложение: по тексту, на 8 листах.
Директор личная подпись А. А. Агафонов
Юрисконсульт личная подпись Е. В. Кашина
Начальник отдела кадров личная подпись Д. Е. Жукова

Приказа об утверждении графика отпусков и плана командировок работников предприятия. Открытое акционерное общество «Маяк»
ПРИКАЗ
«17» декабря 2010 г. № 123-л
г. Самара
Об утверждении графика отпусков и плана командировок работников предприятия на 2011 год.
В целях надлежащей организации работы по предоставлению ежегодных оплачиваемых отпусков работникам предприятия, их направлению в служебные командировки, -
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить график отпусков работников ОАО «Маяк» на 2011 год (приложение № 1 к настоящему Приказу).
2. Утвердить план служебных командировок работников организации на 2011 год (приложение № 2 к настоящему Приказу).
3. Начальнику отдела кадров во взаимодействии с заведующим канцелярией до 30.12.2010 обеспечить подготовку выписок из указанных в пп. 1 и 2 настоящего Приказа и их оперативное доведение до сведения начальников структурных подразделений под роспись.
4. Начальникам структурных подразделений довести до сведения подчиненных (в части касающейся) сроки предоставления очередных оплачиваемых отпусков, направления в служебные командировки на 2011 год.
Предложения и ходатайства о внесении изменений в графики отпусков и план командировок, утвержденные на 2011 год настоящим Приказом, направлять в исключительных случаях начальнику отдела кадров не позднее чем за 5 рабочих дней до планируемой даты предоставления отпуска или направления в служебную командировку, а в безотлагательных случаях - немедленно. Иметь в подразделениях резерв работников для направления в служебные командировки взамен заболевших, выбывших и т.п.
5. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя директора организации.
Приложение: по тексту, на 4 листах.
Директор личная подпись А. А. Агафонов
Юрисконсульт личная подпись Е. В. Кашина
Начальник отдела кадров личная подпись Д. Е. Жукова

Вариант

Приказ о подготовке противопожарных мероприятий

Открытое акционерное общество «Маяк»
ПРИКАЗ

г. Самара
О дополнительных мерах по обеспечению пожаробезопасных условий эксплуатации объектов, зданий и сооружений ОАО «Маяк» в летний период 2010 года

В связи с наступлением летнего периода для обеспечения пожаробезопасных условий эксплуатации объектов, зданий и сооружений ОАО «Маяк» согласно Правилам пожарной и технической безопасности в Российской Федерации (ППБ-01-93), -
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Заместителю директора по административно-хозяйственному и материально-техническому обеспечению принять дополнительные меры по созданию и поддержанию пожаробезопасных условий эксплуатации объектов, зданий и сооружений организации в предстоящий летний период. Перечень мер отразить в проекте плана, который после согласования с заинтересованными сторонами представить мне на утверждение к 01.06.2010.
2. Назначить ответственными за обеспечение пожаробезопасных условий эксплуатации объектов, зданий и сооружений ОАО «Маяк» должностных лиц согласно прилагаемой схемы закрепления территории предприятия (приложение № 1 к настоящему Приказу).
3. Должностным лицам, поименованным в приложении № 1 к настоящему Приказу, до 01.06.2010 в пределах участков закрепленных территорий своей властью определить ответственных за обеспечение пожаробезопасных условий эксплуатации в каждом рабочем помещении и на прилегающей к ним вспомогательной (технической, хозяйственной и проч.) территории. Списки ответственных вести в рабочих тетрадях по форме, указанной в приложении № 2 к настоящему Приказу.
Ответственным за обеспечение пожаробезопасных условий эксплуатации в рабочих помещениях и на прилегающей к ним вспомогательной территории:
3.1. Разместить на информационных досках схемы эвакуации на случай пожара, схемы размещения средств пожаротушения, списки пожарных расчетов, инструкции о порядке действий на случай пожара, номера телефонов для вызова пожарной команды.
3.2. Иметь в рабочих помещениях (на прилегающей к ним вспомогательной территории) исправные средства пожаротушения, укомплектованные аптечки, мешки для выноса документов, несгораемые чехлы (кожухи) для укрытия особо ценного имущества и техники.
3.3. До 05.06.2010 провести 2-часовые инструктивно-методические и практические занятия с работниками, выполняющими возложенные на них обязанности, в соответствующих рабочих помещениях и (или) на прилегающей к ним вспомогательной территории. В ходе занятий отработать порядок эвакуации на случай пожара, разъяснить правила применения средств пожаротушения, определить маршруты выноса и места складирования эвакуируемых документов, имущества, техники.
4. Начальнику нештатной пожарной команды предприятия:
4.1. До 25.05.2010 проверить и привести в готовность к применению на случай пожара все имеющиеся средства пожаротушения, противопожарную и пожарно-охранную сигнализацию, при необходимости подать заместителю директора по АХМТО заявку на доукомлектование указанными средствами по форме, указанной в приложении № 3 к настоящему Приказу.
4.2. В период с 25.05 по 05.10.2010 обеспечить действенный, систематический контроль за исправностью систем автоматической пожарной защиты, содержанием в надлежащем состоянии системы противопожарного водоснабжения, наличием и состоянием первичных средств пожаротушения, путей эвакуации и соблюдением противопожарного режима на объектах, в зданиях и сооружениях предприятия.
4.3. До 01.06.2010 проверить наличие и при необходимости разместить на дверях основных и запасных выходов соответствующие указатели, а также таблички с фамилиями ответственных за пожарную безопасность в каждом рабочем помещении (на основании данных, полученных от начальников структурных подразделений).
4.4. До 05.06.2010 провести с составом нештатной пожарной команды 4-х часовую внеплановую тренировку. В ходе тренировки практически отработать основные вопросы наиболее эффективного применения средств пожаротущения, а также порядок взаимодействия с городской пожарной командой.
5. Секретариату во взаимодействии с начальниками структурных подразделений до 05.06.2010 обеспечить распространение среди работников ОАО «Маяк» прилагаемой Памятки о мерах пожарной безопасности (приложение № 4 к настоящему Приказу).
6. На период с 25.05 по 05.10.2010 категорически запретить в рабочих помещениях и на прилегающей к ним вспомогательной территории:
6.1. Курение, за исключением мест, указанных в приложении № 5 к настоящему Приказу.
6.2. Пользование открытым огнем.
6.3. Пользование неисправными нагревательными, осветительными и иными электроприборами (в том числе чайниками, микроволновыми печами, кипятильниками и т. п.).
6.4. Производство сварочных и иных аналогичных работ без соответствующего разрешения главного инженера и начальника нештатной пожарной команды.
6.5. Загромождение выходов из рабочих помещений и маршрутов эвакуации.
6.6. Использование не по предназначению средств пожаротушения.
7. Начальникам структурных подразделений лично и через своих подчиненных ежедневно контролировать соблюдение пожаробезопасных условий эксплуатации в пределах закрепленной территории. Результаты контроля фиксировать в рабочих тетрадях по форме, указанной в приложении № 6 к настоящему Приказу.
Виновных в нарушении пожаробезопасных условий эксплуатации привлекать к ответственности своей властью, а при повторных нарушениях - представлять виновных к привлечению к ответственности властью старших начальников.
8. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя директора по АХМТО.
Приложение: по тексту, на 24 листах.
Директор личная подпись А. А. Агафонов
Юрисконсульт личная подпись Е. В. Кашина
Начальник отдела кадров личная подпись Д. Е. Жукова

Вариант

Приказ об организации контроля за исполнением документов

Открытое акционерное общество «Маяк»
ПРИКАЗ

г. Самара
О дополнительных мерах по организации контроля исполнения документов предприятия

В целях совершенствования документационного обеспечения управления ОАО «Маяк»,-
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Заместителю директора по общим вопросам во взаимодействии с заведующим канцелярией до 15.08.2010 разработать и, по согласовании с заинтересованными сторонами, представить мне на утверждение проект плана дополнительных мер, направленных на оптимизацию системы контроля за исполнением документов в организации. При разработке проекта плана руководствоваться положениями Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по ДОУ (Минтруд РФ, 1995), Типовой инструкцией по делопроизводству (утверждена приказом Минкультуры РФ от 08 ноября 2005 г. № 536), Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2007 г.).
В проекте плана предусмотреть:
1.1. Мероприятия по повышению эффективности функционирования системы контроля исполнения документов организации.
1.2. Мероприятия по дополнительной профессиональной подготовке работников ОАО «Маяк», ответственных за осуществлением контроля исполнения документов.
1.3. Мероприятия по материально-техническому, финансовому и иным видам обеспечения для надлежащего функционирования системы контроля исполнения документов.
1.4. Разработку Инструкции по контролю исполнения документов в структурных подразделениях.
1.5. Разработку инструкций для работников, ответственных за организацию систематического контроля исполнения документов (взамен действующей), уделив особое внимание совокупности действий, обеспечивающих своевременное, полное и качественное исполнение документов или предписываемых ими действий.
2. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя директора по общим вопросам.
Директор личная подпись А. А. Агафонов
Юрисконсульт личная подпись Е. В. Кашина

Все приказы, издаваемые в организации, относятся к распорядительным документам, и их можно разделить на 3 основные группы:

Приказы по основной деятельности;

Приказы по административно-хозяйственным вопросам;

Приказы по личному составу.

К приказам по личному составу относят приказы о приеме на работу, переводе (перемещении) на другую работу, увольнении, поощрении, предоставлении отпуска, командировании, наложении дисциплинарного взыскания и др.

Нормативные акты, регламентирующие требования к оформлению приказов

Законодательством установлены единые требования к составлению и оформлению приказов всех видов. Они закреплены в Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция), Государственном стандарте Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Госкомстандарта РБ от 21.12.2004 № 69 (с датой введения 01.07.2005) (далее - СТБ 6.38-2004), и Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

Особенности оформления приказов по личному составу

Пунктом 23 Инструкции предусмотрено 2 вида бланков для использования. Это бланк для письма и общий бланк (для всех видов организационно-распорядительных документов). Бланки разрабатываются в соответствии с СТБ 6.38-2004. На общий бланк при изготовлении конкретного документа (приказ, распоряжение, указание, протокол и др.) наименование его вида наносят с помощью технических средств. Название вида документа печатают прописными буквами без разрядки (ПРИКАЗ). При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на 2 языках название документа печатается на 2 языках (ЗАГАД ПРИКАЗ) (п. 45 Инструкции).

Поля документа

При оформлении приказа по устоявшейся делопроизводственной практике используют бланк на стандартном листе бумаги формата А4 (210х297 мм) (п. 24 Инструкции) с соблюдением полей: левое - 30 мм; правое - не менее 8 мм; верхнее и нижние - не менее 20 мм (п. 20 Инструкции).

Бланки документов разрабатывают на основе продольного или углового расположения реквизитов, а сами реквизиты - центрованным или флаговым способом (пп. 27, 28 Инструкции).

Пример 1

Форма общего бланка с угловым расположением реквизитов на одном языке

(эмблема)

Наименование организации

Название вида документа

______________ № ____________

Место составления или издания

Пример 2

Форма общего бланка с продольным расположением реквизитов на одном языке

Государственный герб Республики Беларусь

(эмблема)

Наименование вышестоящей организации

Наименование организации

Наименование структурного подразделения

Название вида документа

№ ____________

Место составления или издания

Пример 3

Форма общего бланка письма с продольным расположением реквизитов на 2 языках

Государственный герб Республики Беларусь

(эмблема)

Найменне вышэйстаячай арганізацыі Наименование вышестоящей организац

(эмблема) Найменне арганізацыі Наименование организации

Найменне структурнага падраздзялення Наименование структурного подразделения

Назва віду дакумента Название вида документа

______________ № ____________

Месца складання або выдання Место составления или издания

Пример 4

Форма бланка приказа с угловым расположением реквизитов флаговым способом на одном языке

Государственный герб Республики Беларусь

(эмблема)

Наименование вышестоящей организации

Наименование организации

______________ № ____________

Место составления или издания

Негосударственным органам и организациям негосударственной формы собственности право помещать изображение Государственного герба РБ на бланках документов может быть предоставлено Президентом или в установленном им порядке.

Текст приказа и его заголовок

При составлении приказа в обязательном порядке необходимо указать краткий и емкий заголовок, точно передающий смысл приказа, который не берется в кавычки и не закрывается точкой (п. 54 Инструкции).

Если приказ по личному составу касается одного работника, то в заголовок выносят фамилию и инициалы работника: «О приеме на работу Давыденко И.П.», «О командировании Стрельникова А.Н.» и др.; если группы работников, но по одному основанию - приказ будет иметь общий заголовок: «О приеме на работу», «О предоставлении трудовых отпусков» и др.; если приказ по личному составу объединяет несколько действий (прием и увольнение; прием, перевод и увольнение и т.п.), заголовок будет носить общий характер: «По личному составу».

Текст распорядительного документа (приказа), как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей (п. 99 Инструкции). В констатирующей части излагают цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. В приказах по личному составу основание издания документа указывают в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, его указывают в конце текста.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов. В приказах по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагают в следующей последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.

Расставляем пункты в приказе

После распорядительного слова с новой строки с соблюдением абзаца прописными буквами печатается фамилия работника (п. 90 Инструкции), на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами - имя, отчество и остальной текст приказа.

Каждый приказ по личному составу должен иметь основание. При приеме на работу основанием являются заявление работника о приеме на работу и трудовой договор (контракт), в других случаях - соответствующие документы (заявления, докладные записки, документы аттестационной комиссии и др.). Каждый пункт приказа может иметь одно или более оснований. Их указывают после этого пункта и нумеруют арабскими цифрами с точкой. Если несколько пунктов приказа издаются по одному основанию, то его допускается указывать в конце текста.

Слово «Основание» печатается от нулевого положения табулятора (без абзаца), а относящаяся к нему информация - столбцом через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере) (пп. 87, 88 Инструкции). После слова «Основание» ставится двоеточие.

Датирование приказа

Датой приказа является дата его подписания (п. 46 Инструкции).

Дата подписания приказа, даты в тексте, в других его реквизитах (виза согласования, ознакомления) оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются 2 парами арабских цифр, разделенными точкой, год - 4 арабскими цифрами - «25.12.2011».

Следует обратить особое внимание, что даты приема, перевода и увольнения указывают в приказах по личному составу без предлога «с», а крайние даты при указании периодов - с применением предлогов «с» и «по».

Для придания юридической силы документу необходим еще один реквизит - «Подпись». В п. 57 Инструкции определено, что данный реквизит состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и расшифровки подписи (вначале указываются инициалы, затем фамилия на уровне последней строки наименования должности без пробелов).

Наименование должности следует печатать от нулевого положения табулятора (без абзаца). При этом к наименованию должности (директор, ректор и др.) принято добавлять видовое наименование организации (например, ректор института, директор фабрики и т.п.). Все приказы издаются на основе единоначалия, поэтому имеют одну подпись - руководителя или другого лица, имеющего право издания приказов (как правило, заместителя руководителя).

Пример 5

Реквизит «Подпись»

Директор магазина И.И. Кожич

Внутренне согласование приказа оформляют путем визирования его проекта. В п. 61 Инструкции указано, что реквизит «Виза» включает в себя наименование должности, собственноручную подпись, расшифровку подписи лица, визирующего документ, и дату визирования.

Пример 6

Реквизит «Виза согласования»

Начальник отдела кадров

Серова И.И. Серова

Несколько иначе оформляется виза ознакомления работника с приказом по личному составу. Она включает слова «С приказом ознакомлен(а)», подпись работника, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату. Указывать должность работника в визе ознакомления не нужно, так как она обозначена в тексте приказа. Если приказ по личному составу касается 2, 3 и более работников, то запись об ознакомлении с приказом формулируется во множественном числе: «С приказом ознакомлены», после чего ставится двоеточие.

При подготовке приказа по личному составу возможно заранее впечатать необходимый шаблон виз согласования и ознакомления (необходимые наименование должности и инициалы, фамилию работника, согласующего приказ; инициалы и фамилию работника, которого необходимо с этим приказом ознакомить). И работникам останется лишь собственноручно расписаться в установленном месте и проставить дату.

Пример 7

Шаблон реквизита «Виза ознакомления» (нескольких работников)

С приказом ознакомлены: Подпись А.И. Петрова

Подпись С.Ф. Щупиков

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра. При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования: сначала визы согласования, а затем ознакомления. При отсутствии свободного места визы оформляют на обороте последнего листа документа или на отдельном листе.

Присвоение приказу буквенного индекса

В образцах приказов по личному составу регистрационные индексы дополнены буквенным индексом - «к» и «л». Возникает вопрос: почему у приказов одной группы документов регистрационные индексы различаются?

В подп. 142.3 п. 142 Инструкции установлено, что распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства РБ установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно.

Для приказов о приеме, перемещении, переводе, увольнении, поощрении, премировании, длительных (более месяца) и зарубежных командировках установлен срок хранения 75 лет; приказов о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках - 3 года (Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38).

ЭТО ВАЖНО! Регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный буквенным индексом «к» - для приказов 75-летнего срока или «л» - для приказов 3-летнего срока хранения (подп. 142.4 п. 142 Инструкции).

Образцы приказов смотрите в рубрике

«Полезная документация» на

с. 21-24 журнала.

Наталья Новик, специалист по кадрам, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Приказы относятся к распорядительным документам фирмы . Виды приказов в организации делятся только на два типа – по основной деятельности и по личному составу. Вместе с изменением трудового законодательства претерпело изменение и отношение к применению некоторых форм документов, в том числе и приказов. Так что, можно теперь не применять принятые формы Т-1, Т-2 и т.д.? Как их систематизировать, хранить и менять форму сейчас разберёмся.

Немного истории

Вплоть до конца 2010 года законодателями скрупулёзно собирались статистические данные по всем видам деятельности, на основании которых разрабатывались формы приказов. Основные документы, связанные с трудовыми отношениями, индексированы литерой «Т» .

С начала 2013 года унифицированные формы документов, которые обязаны были применять все делопроизводители, утратили свой титул обязательности . Но актуальными они быть не перестали, ведь зачем изобретать новые виды или формы документов, если есть уже адаптированные под каждый вид деятельности? Можно либо пользоваться уже принятыми, либо утвердить свои формы документов.

То есть можете уже без опаски применять произвольные формы приказов вместо утверждённых ранее, но суть они должны отражать чётко.

Классификация приказов по видам и срокам хранения

Во всех организациях приказы делятся на два вида :

• по основной деятельности;
• по личному составу (или по персоналу).

Каждый вид можно разбить ещё на несколько подкатегорий, но тут всё зависит от направления компании.

Дабы не перегружать себя лишними делами, утверждайте только те формы, которые действительно вам нужны, ничего лишнего.

Приказы по основной деятельности можно разделить:

• на общие по организации;
• по отделам;
• по хозяйственной или административной деятельности.

А по личному составу приказы можно разбить на такие виды:

• о приёме;
• переводе;
• увольнении;
• по дисциплине;
• об отпусках.

И, чтобы не теряться в бумагах, приказы нужно индексировать . Индексы вы можете применять любые, но чаще всего приказу задают индекс по первой букве его объекта. Например, приказы о приёме индексируются буквой «П», об увольнении – «У» и т.п. После индекса ставится его регистрационный номер . Приняли первого работника в этом году, номер его приказа будет 1-п; у второго 2-п. Так они и будут располагаться и в деле (в папке с приказами), и отражаться в журнале регистрации.

Классификация приказов по срокам хранения зависит от их видов. Почти все приказы по персоналу должны храниться 75 лет! Такой срок, по мнению законодателей, необходим для уточнения в любой момент стажа, а поэтому правильного расчёта пенсии. Сроки, например, такие:

• приказы о приёме, переводе, увольнении – 75 лет;
• по основной деятельности – 1 год;
• об отпусках, командировках – 5 лет;

Соответственно и журналы учёта приказов хранятся столько же . Перечень документов велик, поэтому часть его для примера можете .

Как оформить приказ

Если вы не хотите пользоваться принятыми формами, а разработать свою, или адаптировать унифицированную под себя, нужно придерживаться правил. Согласно Инструкции ФТС, приказы должны содержать :

• название фирмы;
• дату и номер приказа;
• заголовок (например, «Об утверждении штатного расписания»);
• текст;
• подпись директора;
• отметки о согласовании или ознакомлении;
• отметка об исполнителе (обычно пишется мелким шрифтом внизу страницы).

При этом нужно иметь в виду:

• сначала пишется преамбула (это изложение событий, в связи с которыми и издаётся приказ. Можно начать словами «во исполнение» или «в целях». Если основание приказа – другой документ, например, соглашение о переводе на другую работу, то указывается его название, номер и дата);
• затем идёт слово «приказываю»;
• готовится распорядительная часть (должна содержать требование. Если оно не одно, нужно разделить их на пункты или подпункты);
• одним из пунктов распорядительной части будет перечисление исполнителей приказа;
• последний пункт – данные о том, кто будет контролировать исполнение приказа;
• если документ отменяет действие другого документа, то должен включаться пункт об этом. Например такой: «Признать утратившим силу….»;
• все согласования и ознакомления оформляются так: подпись, должность, расшифровка, дата;
• подпись директора оформляется так: должность, личная подпись, инициалы, фамилия;
• проекты приказов обязательно согласуются с юристом;
• если затронута финансовая составляющая, то с главбухом тоже нужно приказ согласовать.

После того, как по вышеуказанным правилам вы составили проект приказа, согласуйте его и утверждайте директором. По этому плану вы будете готовить остальные приказы.

Внимание!

Важно : в унифицированных приказах по персоналу нет ни преамбулы, ни констатирующей части. Поэтому, если будете утверждать свою форму таких приказов, об этом не забудьте.

Как регистрировать приказ

Прежде чем начать регистрацию, удостоверьтесь, что начальство одобряет вашу форму. Унифицированную форму утверждать не надо, она Госкомстатом уже утверждена.

Для начала в журнале регистрации приказов ставим номер и дату, основание и название приказа. Если приказ по личному составу, то и фамилию, и должность сотрудника пишем.

Оформляем сам приказ – вносим все данные, которые нужно вносить . К приказу подкалываем основание, например, заявление. Если заявления у вас в другом деле хранятся, то к приказу нужно подшить копию заявления . Хотя, чтобы не перегружать дела, всё же не заводите лишних папок.

Приказ подписываем директором и указанными в нём лицами. После этого документ помещается в дело, а копии раздаём всем заинтересованным. Если документ по персоналу, то его копию отправляем в личное дело работника .

Выписка из приказа

Иногда проверяющие ГИТ или прокуроры требуют предоставить какой-то приказ. Если документ касается нескольких работников, а вопрос рассматривается только в отношении одного, то можно сделать выписку.

Выписка из приказа – это, по сути, выдержка из распорядительной части приказа, но по назначению – отдельный документ . Вот как оформляется выписка ():

• полностью копируется шапка и преамбула приказа, его номер и дата (только слово «Приказ» заменяют на «Выписка из приказа»);
• в распорядительную часть переносится только нужный фрагмент;
• указывается должность, инициалы и фамилия подписавшего приказ (без личной подписи!);
• выписка заверяется (словом «Верно», дата, подпись, должность и печать).

К сведению

Так как виды приказов в организации различаются, то и выписки будут различаться. Отдельного дела под выписки можно не заводить, регистрируйте их в исходящей документации.

Енвд