Разнообразна. В каждой жизненной ситуации есть определенные нормы общения. В официальной сфере тоже существуют специфические нормы, которые иногда идут вразрез с общеязыковыми. Это особенность официально-делового стиля. Он сухой и пресный, все обороты в нем однозначны и постоянны.

Официально-деловой стиль: определение

Официально-деловой стиль - это стиль деловодства и законодательных актов, который формировался на протяжении многих лет. Его характерной особенностью считается постоянство в использовании одних и тех же слов и лексических оборотов.

Которого периодически встречает в своей жизни каждый человек, должен быть понятным и однозначным. К тому же все его жанры пишутся по одним и тем же шаблонам. Иногда, чтобы получить новый документ, достаточно просто переписать 2-3 слова.

Стилистические особенности

Как и любой другой, он имеет свои характерные признаки. Официально-деловой стиль в деловых текстах характеризуется точностью и однозначностью изложения, долженствующее-предписывающим характером, полной безличностью, отсутствием любым эмоциональных проявлений, стандартностью и стереотипностью.

Любой документ должен быть трактован только в одном ключе. Поэтому все изложенные в нем данные имеют однозначный характер, потому как иное означает неразбериху и беззаконье в любых делах.

Поскольку это стиль деловодства, он используется для регулирования официальной сферы жизни человека и общества. Все, что в нем излагается, должно быть беспрекословно исполнено.

Никакой личной характеристики или субъективных трактовок в документах не может быть. Поэтому официально-деловой стиль русского литературного языка допускает изложение личной информации только в незначительных документах типа заявления или объяснительной для аргументации необходимости того или иного действия.

Однозначность изложения трактует и высокую степень стереотипности. Она присутствует на всех уровнях стиля: от набора лексем до общей структуры всего документа.

Лексика стиля

Как и любой другой, официально-деловой стиль в деловых текстах использует стандартный для себя набор лексем и оборотов. В первую очередь это слова из отрасли официального общения: предписываю, разрешаю, уведомляю, истец, глава, закон и им подобные. В других стилях они используются значительно реже.

Второй характерной особенностью считается употребление постоянных выражений и штампов речи. Это делает любой текст предсказуемым, но в то же время совершенно однозначным: исходя из, принимая во внимание, в соответствии с .

Примечательно, что, невзирая на высокий уровень безличностности, в официально-деловом стиле допускается использование местоимений и глаголов первого лица. К сравнению, в научном стиле это совершенно не приемлемо.

И последняя особенность - это наличие сухой, немного устаревшей канцелярской лексики, которая в других стилях звучит неуместно и несколько комично: имеет место быть, находится в состоянии алкогольного опьянения, жидкость, внешне похожая на коньяк .

Синтаксические конструкции

По постоянству синтаксических конструкций каждый человек легко определит официально-деловой стиль. Примеры его хорошо известны каждому из школы. И наверняка не раз в жизни приходилось писать заявление или протокол.

На синтаксическом уровне в первую очередь отмечается наличие небольших конструкций, простых предложений, минимальное количество усложнений, таких как однородные члены предложения или вставные конструкции. Это диктуется необходимостью простоты и однозначности в понимании изложенной в документе информации.

На уровне текста наблюдается высокий уровень стандартизации его структуры. К примеру, каждое заявление начинается с шапки в верхнем правом углу, в которой указывается, кто и к кому обращается. Далее идет сам текст заявления, который заканчивается датой и подписью обращающегося. Верхний левый угол документа оставляется для наложения резолюции по данному заявлению. Такая же стандартизация характерна для всех остальных жанров.

Отрасли применения

Довольно большое распространение имеет встречаются любому человеку постоянно. Поэтому этот стиль разделен на несколько подстилей, в зависимости от отрасли применения.

Законодательные документы используются для формирования нормативно-правовой базы общества. Она предписывает правила, по которым должен жить каждый человек, подпадающий под влияние конкретно этого документа. Также в законодательных актах устанавливается наказание за невыполнение предписаний.

Юрисдикционная отрасль констатирует нарушение и назначает наказание за него. Здесь же находятся и и пересмотре дела в связи с определенными доказательствами или обстоятельствами.

Очень распространен административный официально-деловой стиль. Примеры таких документов даже изучаются в школьной программе. Сюда относятся документы, регулирующие деятельность отдельных организаций и их взаимодействие с отдельно взятыми личностями.

И последняя отрасль - дипломатическая. От правильности ведения документации в этой сфере зависят отношения между государствами. Одна неправильная запятая или слово может стать причиной глобального конфликта.

Жанры

На практике официально-деловой стиль речи примеры текстов имеет самые разнообразные. Назвать абсолютно все жанры в одной статье будет довольно проблематично. Поэтому остановимся на самых популярных из них, разделив их на группы в зависимости от отрасли использования.

К законодательным документам относятся закон, акт, решение, указ. Составляются они на высших уровнях власти специально подготовленными людьми.

В отрасли юристикции жанры официально-делового стиля в русском языке представлены приговорами, судебными решениями, кассационными жалобами, ордерами на обыск или задержание.

Административные документы - одни из самых распространенных. Сюда принадлежат заявление, автобиография, приказ, рекомендация, факс, телефонограмма, расписка и многие другие.

В дипломатии чаще всего используются договоры, пакты, соглашения, конвенции.

Деловодство

Уже немало сказано о том, насколько богат на жанры официально-деловой стиль. Примеры их использования встречаются постоянно. Это активный стиль, употребляемый повсеместно в повседневной жизни. Чаще всего простой человек сталкивается с ним в отрасли деловодства. При приеме на работу мы пишем резюме, автобиографию и заявление, подаем справки с предыдущего места работы.

В основном у всех этих документов примерно одна и та же структура. Начинаются они с указания автора, составившего этот текст, далее идет изложение материла, которое заверяется подписью и печатью, если таковая имеется.

Обобщение

В русской филологии официальный деловой стиль документа, языка, речи имеет активный характер использования. Он высоко стандартизован и имеет определенный набор слов и выражений, использующихся вопреки некоторым законам языка.

К примеру, тавтологии не являются стилистической ошибкой, поскольку способствуют однозначному пониманию, чего нельзя достичь использованием местоимений для более красивого литературного звучания.

Каждый человек в своей жизни обязан уметь пользоваться этим стилем, поскольку он регулирует взаимодействие личности с организацией, государством и всем правовым миром в целом.

В данной статье вы найдете информацию по работе с трудными письмами, которые нередко встречаются в деловом взаимодействии, а также увидите образцы деловых писем. Это письма, необходимость в написании которых возникает в ситуации нарушения деловых интересов: письмо-просьба и письмо-претензия.

Поскольку ситуация сама по себе является достаточно непростой, то и написание письма в такой ситуации является очень важным вопросом, в котором автору важно быть грамотным, вежливым, корректным, и в то же время, умеющим твердо отстоять свои деловые интересы.

Успешно решить сложности «трудных» писем помогают:

• Грамотная установка во взаимодействии: твердая, но корректная установка на партнерство
• Выбор уместного стиля письма (официально-делового или доверительно-делового
• Грамотное и логичное оперирование фактами

Образцы деловых писем.

(установка – партнерство, стиль — официально-деловой, убедительное оперирование фактами)

Уважаемые коллеги!

С целью принятия мер по обеспечению качества и надежности прибора КИП-12 в условиях эксплуатации, выпускаемого Институтом «Оптика» с 1992 года, обращаемся к вам со следующей просьбой: рассмотреть возможность о предоставлении Институту «Оптика» информацию о параметрах работы прибора в реальных условиях эксплуатации (подробности во вложении) . Присланные вами данные позволят институту собрать необходимую для аналитики информацию, провести мониторинг и будут способствовать более оперативному решению вопросов повышения качества и надежности работы прибора КИП-12.

Просьба сообщить в ответном письме о вашем решении по поводу оказания нам содействия. В случае необходимости дополнительной информации, требующейся вам для принятия решения, просьба также сообщить о ней в ответном письме.

С уважением,

Коллектив Технического бюро

Институт «Оптика»

Деловое письмо. Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — доверительно-деловой, убедительное оперирование фактами)

Уважаемые коллеги!

Мы очень заинтересованы в вопросах повышения качества и надежности работы прибора КИП-12, который мы выпускаем с 1992 года и который с 1995 года нашел прочное применение в работе вашей компании. Поэтому обращаемся к вам с данной просьбой.

Для повышения качества и надежности работы прибора КИП-12 нам необходимы подробные данные по работе данного прибора в условиях эксплуатации. В реализации этой задачи мы очень рассчитываем на вашу помощь и прямое участие. Учитывая долгосрочное и позитивное сотрудничество наших компаний, обращаемся к вам с просьбой – предложением: помочь нам в сборе и предоставлении статистической информации по работе прибора. Мы будем признательны, если вы найдете возможность собрать для нас статистику по заданным параметрам (подробности в приложении). Это позволит нам провести мониторинг эффективности работы прибора и оперативно принять меры по повышению качества и надежности его работы.

Пожалуйста, сообщите, готовы ли вы принципиально оказать нам содействие. Если для принятия решения вам необходимы дополнительные комментарии или у вас появились вопросы – мы готовы на них ответить.

Будем признательны вам за ответ.

С уважением,

Иван Иванов

Руководитель Технического бюро

Институт «Оптика»

Деловое письмо. Образец письма-просьбы и образец письма-претензии.

Письмо – просьба (установка – партнерство; стиль — доверительно-деловой; убедительное оперирование фактами)

Письмо – претензия (установка – партнерство; стиль — официально-деловой; убедительное оперирование фактами)

Уважаемый Андрей Иванович! Обращаемся к Вам с просьбой решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС. До настоящего момента у нас не было проблем во взаимодействии с вашей компанией, все прописанные в Контракте договоренности соблюдались. Мы уверены, что возникшую ситуацию еще можно скорректировать. Успешность проекта АБС крайне важна для нашей компании. Поэтому просим вас до 06.08.2010. сообщить информацию по отправке контрольных образцов. Надеемся, что ваш ответ прояснит возникшую ситуацию и снимет нашу обеспокоенность относительно успешности реализации проекта. С уважением,

Уважаемый Андрей Иванович! От лица руководства ОАО «Росстанс» обращаюсь к Вам в связи с необходимостью решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС. Вынужден сообщить, что эта ситуация вызывает у нас крайнюю обеспокоенность. Согласно условиям контракта № А-122 от 07.02.2010. п. 4.3. за 60 дней до начала плановой поставки продукции ООО «Стар» должно произвести в адрес ОАО «Росстанс» отправку контрольных образцов продукции, уведомив ОАО «Росстанс» о факте отправки. Согласно графику (Допсоглашение № 1 от 11.03. 2010. к Контракту № А-122 от 07.02.2010.), дата начала плановой поставки продукции – 01.10.2010. Срок отправки контрольных образцов – не позднее 02.08.2010. Сегодня – 04.08.2010. На настоящий момент нами не получено информации об отправке контрольных образцов. В этой ситуации способность ООО «Стар» выполнить взятые на себя обязательства вызывает у ОАО «Росстанс» серьезные опасения и вынуждает задуматься о применении штрафных санкций, предусмотренных п. 7.2. Контракта № А-122 от 07.08.2010. Для предотвращения этого предлагаем Вам в срок до 06.08.2010. проинформировать нас о ситуации с отправкой контрольных образцов продукции. С уважением,

Возьмите на заметку нашу информацию и мы уверены, что вопрос написания «трудных писем» для вас будет значительно менее трудозатратным.

Тамара Воротынцева

Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке :

Официально-деловой стиль
Виды писем
Орсаг Юлия Витальевна,
доцент кафедры общественных дисциплин,
кандидат педагогических наук,
начальник отдела качества образования
Вологодского филиала РАНХиГС

Официально-деловой стиль

Что такое стиль? Стили речи
Разновидности языка, используемые для общения в различных
сферах деятельности, называют стилевыми разновидностями языка,
или стилями.
Пять типовых ситуаций, требующих использования различных языковых
средств:
ситуация непринужденного повседневного общения на бытовые темы
связана с использованием разговорной речи;
в ситуации официального общения, связанной с установлением прав и
обязанностей человека-гражданина по отношению к другим гражданам,
организациям, государству, используют официально-деловой стиль;
ситуация общения на научные темы формирует научный стиль;
ситуация публичного (прилюдного) общения на общественно-значимые
темы связана с употреблением языковых средств публицистического стиля;
ситуация творческого общения, преследующая цель создать эстетически
совершенное речевое произведение, образует язык художественной
литературы.

Общая характеристика
официально-делового стиля
Официально-деловой стиль – стиль, обслуживающий сферу официальноделовых отношений, обеспечивающий общение между органами власти и
управления, организаций между собой и гражданами в процессе их
производственной, хозяйственной, юридической и иной деятельности.
Тип социальной деятельности коллектива, который обусловил
возникновение стиля, - управленческая деловая деятельность.
Функция стиля – регулировать правовые и деловые отношения между
гражданами, учреждениями и государствами.
Форма речи, характерная для стиля, - письменная (при этом существуют и
устные жанры, используются в процессе деловых переговоров, на совещаниях).
Основные свойства стиля – точность, полнота изложения, объективность
при подаче информации, неличный характер, стандартизированность,
логичность, долженствующе-предписывающий характер.
Для официально-делового стиля не является характерным разнообразие
речи. Выразительность отсутствует.

Подстили официально-делового стиля
законодательный, или юридический (язык законодательных и
нормативных правовых актов). Жанры: конституция, закон, указ,
постановление. Предельно обезличен, требует особой четкости
формулировок.
административно-канцелярский
(канцелярский
или
административно-деловой). Жанры: устав, приказ, договор, справка,
доверенность, расписка, характеристика. Реализует две основные функции:
информационно-содержательнуюю и организационно-регулирующую.
дипломатический
(язык
международных
документов,
международной переписки). Жанры: пакет, декларация, верительная
грамота, нота). Отличается усложненностью речевых структур и особой
значимостью формул речевого этикета.

Требования, предъявляемые к языку и стилю
документов
Нейтральный тон изложения – это норма делового стиля.
Управленческая информация является официальной. Из языка документов
исключаются слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской
(слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами, с суффиксами
преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).
Точность изложения обеспечивает однозначность восприятия текста,
исключает двусмысленность и недомолвки. Достигается употреблением
терминологической лексики, устойчивых языковых оборотов – «языковых
формул».
Ясность изложения определяется четкостью композиционной
структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и
четкостью формулировок.
Лаконичность (краткость) изложения текста достигается экономным
использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

Общие языковые характеристики








- употребление так называемой канцелярской лексики: место
жительства,
надлежащий,
препроводить,
нижеподписавшийся,
получатель, возмещение и др.;

активировать);

Общие языковые характеристики
административно-канцелярского подстиля
- употребление сложных предлогов: в связи, в соответствии, в целях, с
целью, на предмет, в ходе, в течение, в случае, по сравнению, в части;
- употребление существительных на –ние, -ение, исполнение,
неисполнение, признание, получение, избрание, осуществление;
- исключение диалектной лексики, просторечных слов;
- широкое использование существительных, называющих лиц по
признаку, обусловленному действием или отношением (заявитель,
получатель, усыновитель);
- преимущественное употребление неопределенной формы глагола по
сравнению с другими глагольными формами;
- использование конструкций с прямым порядком слов.

Общие языковые характеристики
административно-канцелярского подстиля
- широкое использование языковых клише – готовых словосочетаний,
языковых конструкций, повторяющихся в различных деловых текстах в
неизменном виде (представляем на рассмотрение и утверждение, просим
рассмотреть, на основании изложенного);
- широкое использование глагольно-именных словосочетаний (оказать
помощь вместо помочь; оказать поддержку вместо поддержать;
произвести расчет вместо рассчитать);
- употребление канцелярской лексики: надлежащий, препроводить,
нижеподписавшийся, получатель, возмещение и др.;
- широкое употребление терминов (реквизит, акт, визировать,
активировать);

10.

Новые тенденции в практике документной
коммуникации
1) Перенасыщение текстов документов иноязычными словами и
терминами (англоязычными словами), недавно пришедшими в русский
язык: лизинг, холдинг, кастинг, делегировать, пролонгировать,
позиционировать, бренд, презентация).
2) Случаи использования слов других языков в иноязычной графике:
e-mail.
3) Тенденция двуименного официального обозначения (имя и фамилия)
официальных лиц (Владимир Путин, Дмитрий Медведев).
4) Расширение арсенала этикетных средств. Пополнение этикетного
словаря Мы счастливы предложить Вам…, Имею честь сообщить Вам
(архаизм), Пользуясь случаем, шлем Вам свои самые добрые пожелания.
5) Усиление личностного начала (для налаживания контакта,
поддержании отношений). Надежные партнерские отношения, Успешное
(плодотворное) сотрудничество.

11.

Виды писем

12.

Деловые письма
Деловое письмо – обобщенное наименование различных по
содержанию документов, служащих средством общения между
учреждениями, между учреждениями и частными лицами.
Особенности:
составляется на специальном бланке;
должно быть посвящено одному вопросу (может рассматриваться два
и более вопросов, если они взаимосвязаны и по ним будет приниматься
одно решение);
не должно быть большим по объему;
составляется грамотно, аккуратно, без исправлений, кратко,
логически последовательно, содержательно, с точными и ясными
характеристиками и выводами;
содержит объективные сведения об излагаемых событиях фактах, в
необходимых случаях сопровождается разъясняющими и дополняющими
материалами.

13.

Деловые письма
Официальный характер переписки и этика делового общения требует
высокого
качества
изготовления
документов
с
использование
персонального компьютера, в частности:
единого стиля оформления;
ровной линии строк, букв, правильного размещения пробелов между
знаками, буквами, цифрами;
соблюдения установленных полей;
правильного расположения реквизитов: заголовка, адресата, подписи,
приложений;
одинаковых абзацных отступов.

14.

Деловые письма
Не рекомендуется текст письма:
начинать с названия организации (Министерство природных ресурсов не
считает возможным …), так как письма оформляются на бланках, где уже
обозначено название организаций. Начинать текст письма с названия
организации (автора) допускается в случаях, когда в конкретной ситуации
общения необходимо подчеркнуть значимость автора, его особую роль или
заинтересованность в решении вопроса.
начинать со ссылки на поступившее письмо-просьбу или запрос (На ваш
запрос от 12.04.2015 № 08-22/80 сообщаем, что), поскольку для записи
сведений о поступившем письме при ответе заполняется реквизит «Ссылка на
регистрационный номер и дату документа».
пересказывать содержание поступившего письма, поскольку у организацииавтора сохраняется копия письма. Исключение только являются письма-ответы
на обращения граждан, в которых необходимо изложить содержание
заявления, предложения или жалобы гражданина.

15.

Сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки
документов.
Основное содержание – информирование корреспондента о высылке ему
определенных документов, также может содержаться дополнительная
информация, поясняющая содержание материалов, которые составляют
приложение к сопроводительному письму.
Используемое начало: Представляем, направляем, высылаем.
Например, В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам;
В подтверждение нашей договоренности направляем Вам, На основании
соглашения направляем Вам, Согласно Вашей просьбе высылаем.
Обязательный реквизит сопроводительного письма – приложение
(указывается количество листов и количество экземпляров).
Например, Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Приложение: 1. Заявление соискателя на 1 л. в 1 экз.
2. Выписка из трудовой книжки на 2 л. в 1 экз.
3. Список опубликованных работ на 12 л. в 1 экз.

16.

Письмо-просьба
Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого получение информации,
услуг, товаров, инициирование действий, необходимых организации, автору.
Основное содержание – ситуация инициирования, вводная часть (события,
имевшие место), причина составления письма, просьба, вытекающая из ситуации.
Или: обоснование, описание, заключение.
Стандартные выражения: В соответствии с..(чем?) просим …; На
основании (чего?) предлагаем..; Согласно (чему?)…; Ссылаясь (на что?)....
Стандартные глаголы-просьбы: прислать, выслать, направить, сообщить,
подтвердить, предоставить, представить.
Используемое начало: В связи с … просим Вас рассмотреть вопрос,
обращаемся к Вам с просьбой, просим Вас предоставить информацию,
предлагаем Вам провести служебную проверку.
Например, В связи с тем, что служебные обязанности работников
администрации связаны с поездками по территории района, убедительно просим
Вас предусмотреть в бюджете района средства для приобретения автомобиля.

17.

Письмо-предложение
Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое с
предложением сотрудничества, участия в различных мероприятиях и
других ситуациях.
Особая задача – привлечь внимание, заинтересовать, побудить к
действию.
Начало письма с конкретного предложения, а не с обоснования
или объяснения причин.
Например: Предлагаем Вам продолжить начатую в прошлом году
совместную работу по обучению персонала…..В подтверждении нашей
договоренности предлагаем Вам..
Основное содержание: что именно предлагается, перечислить
наиболее важные условия, цель данного предложения. Если предмет
предложения нуждается в детализации, конкретизации, пояснении, то эта
информации излагается в приложении или второй части письма.

18.

Письмо-ответ
Письмо-ответ (согласие, отказ) – разновидность писем, являющихся
ответами на поступившую просьбу, запрос, предложение.
Смысловые части: обоснование, принципиальное согласие (не согласие) с
предложением, дополнительная информация.
Общие фразы: Сообщаем Вам, что…, Доводим до Вашего сведения, что….,
Информируем Вас о том, что ….., Согласны рассмотреть Ваши предложения..,
Считаем невозможным применение данных методов …, Надеемся, что это не
отразится на дальнейших …, Надеемся на дальнейшее взаимовыгодное
сотрудничество…
Не следует:
начинать текст фразой, указывающей номер поступившего запроса (ссылка на
дату и номер есть в реквизитах);
пересказывать в ответном письме содержание поступившего, связь
устанавливается с помощью заголовка текста.

19.

Письмо-сообщение
Письмо - сообщение, уведомление, извещение – письма,
направленные на информирование адресата о каких-либо событиях,
фактах, представляющих взаимный интерес (вызовы на совещания,
мероприятия).
Стандартные выражения писем-сообщений: Сообщаем Вам,
что…, Информируем Вас о том, что ….., Доводим до Вашего сведения,
что…., Считаем необходимым поставить Вас в известность, что…,
Ставим Вас в известность, что….
Письма-извещения, письма-уведомления: обычно начинаются
указанием даты, места, времени мероприятия. Уведомляем Вас о ….,
Уведомляем, что …

20.

Информационное письмо
Информационное письмо – деловое письмо, в котором сообщаются
адресату сведения официального характера (о свершившемся факте,
мероприятии и пр.). Письма носят типовой характер, большую рассылку.
В письмах содержатся отдельные положения законодательства или
иных актов, рекомендации, предложения по их применению, разъяснения.
Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до
двух-трех страниц.
Ранее это были «циркулярные письма» - письма, рассылаемые группе
адресатов в целях сообщениях какой-либо важной информации.

21.

Письмо-напоминание
Письмо-напоминание, письмо-требование – деловое письмо,
используемое в случаях, когда организация-корреспондент не
осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей
или принятых договоренностей. Письмо состоит из двух логических
элементов:
напоминания
о
выполнении
принятых
решений,
договоренностей и указания мер, которые будут приняты в случае
невыполнения.
Ключевые фразы письма-напоминания: Напоминаем Вам,
Вторично напоминаем Вам, Обращаем Ваше внимание на то, что….,
Ставим Вас в известность, что …, Считаем необходимым обратить
Ваше внимание на…
Ключевые фразы письма-требования: Требуем выполнить взятые
на себя обязательства, Срочно требуем выслать (предоставить,
перечислить, выполнить).

22.

Письмо-приглашение
Письмо – приглашение – деловое письмо этикетного характера,
особая разновидность письма-извещения. Отличается от письмаизвещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный
формат, цвет, дополнительные элементы.
Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу или
лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату:
Уважаемый господин Иванов!
Уважаемый Петр Михайлович!
Уважаемые господа!
В письмах-приглашениях могут использоваться следующие
выражения:
Приглашаем Вас принять участие в …
Просим Вас принять участие в ….
Имеем честь пригласить Вас…
Примите наше приглашение …

23.

Композиция делового письма
Композиция текста делового письма: последовательность смысловых
частей текста (обращение, вступление, аргументация, заключение).
С точки зрения композиции: простые и сложные (детальное описание,
анализ ситуации, мнений, доказательств).
Простые письма обычно состоят из одной-двух смысловых частей,
сложные письма – из трех и более.
Письмо, состоящее из одной части – это просьба без пояснения, напоминание без
преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности и прочее.
Письмо может состоять из двух смысловых частей: первая – обоснование (изложение
причин написания), вторая заключение (просьба, отказ, напоминание и пр.). Обоснованием в
письме может быть ссылка на документ (нормативный акт, распорядительный документ и
пр.) либо описание конкретных обстоятельств, сложившейся ситуации или формулировка
цели. Как минимум из двух композиционных частей должны состоять письма-отказы,
необходимо, чтобы отказ был обоснован.
К типу простых писем относятся сопроводительные письма, приглашения, извещения,
напоминания и др.

24.

Композиция делового письма
-
Сложные письма:
вступление, формулировка темы;
основная часть;
заключение.
Вступление – это формулировка темы письма, объясняющая причины или повод
написания.
Основная часть письма – смысловой центр, раскрытие темы, которая дается через
описание сложившейся ситуации, ее анализ. В этой же части письма приводятся
доказательства, позволяющие автору в заключительной части сделать вывод, высказать
предложение, мнение, сформулировать просьбу или отказ.
Заключение – это итог рассмотрения темы, представляющий собой вывод в виде
предложений, мнений. Требований, просьб, напоминаний и пр. Заключение обычно
начинается словом, являющимся ключевым в выводе (просим, предлагаем выполнить,
напоминаем о необходимости, сообщаем выводы комиссии, приглашаем принять участие,
рекомендуем и пр.). Если в заключении содержится отказ, он формулируется как
отрицание: не располагаем, не нуждаемся, не считаем целесообразным, не можем
обеспечить и пр.

25.

Речевой этикет делового письма.
Стандартные выражения для связи
содержательных аспектов письма.

26.

Выражения, подтверждающие получение письма, документов:
Сообщаем, что Ваше письмо получено нами, Подтверждаем получение
вашего письма.
Выражение благодарности: Благодарим вас за…, Заранее
благодарим за …, Признательны Вам за….
Выражения, объясняющие мотивы: В связи с тяжелым
экономическим положением, В соответствии с протоколом.., В ответ на
вашу просьбу, Учитывая социальную значимость объекта, По причине
задержки оплаты, Учитывая изменившуюся ситуацию.
Указания на цель: В целях выполнения распоряжения, В целях
повышения эффективности деятельности, Во исполнение Федерального
закона от.…№ .. «О..», Для согласования вопросов.

27.

Устойчивые языковые конструкции
Отправка
документов
или
материальных
ценностей:
Представляем Вам, Высылаем Вам, Возвращаем Вам … для (в связи с …).
Отказ и отклонение: Ваше предложение отклонено по следующим
причинам,
Вынуждены
отклонить
ваше
предложение
из-за,
Представленный вами проект не может быть принят (утвержден) по
следующим причинам, Ваше предложение не может быть нами принято
по причине, В связи с … вынуждены отклонить ваше предложение.
Подтверждение:
Подтверждаем
(получение,
согласие),
С
благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа, Организация
подтверждает согласие (предварительную договоренность), Заверяем Вас
в том, что готовы.
Извещение: Сообщаем Вам, что (совещание …состоится), Ставим
Вас в известность, что руководство приняло решение о (Ваше
предложение принято), Информируем, что мы не располагаем
интересующей Вас информацией.

28.

Устойчивые языковые конструкции
Выражение просьбы: Просим Вас, Департамент просит
предоставить данные, Просим предоставить более подробную
информацию, принять меры.
Интерпретация собственной позиции: Наши обращения по
данному вопросу не привели к положительным результатам, В связи с …
не можем направить, принять участие, Возражений против проекта не
имеем.
Интерпретация действий другой стороны: Взятые Вами на себя
обязательства до настоящего времени не выполнены, Сложившаяся
ситуация не способствует развитию наших отношений.
Заключительные слова: Надеемся, что наша просьба будет
выполнена, наши предложения будут встречены с пониманием, вопрос
будет решен положительно. Убедительно просим Вас решить вопрос
положительно, рассмотреть проект, дать заключение.

29.

Сожаление
Принцип применения знаков этикета – вежливость,
доброжелательность.
Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа,
задержки положительного решения, несогласия, предполагает
использование в начале ключевой фразы слов, выражающих
сожаление.
К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия.
К сожалению, проблемы с неплатежами не позволяют нам
воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время.
С сожалением вынуждены сообщить о невозможности….

30.

Речевые формулы делового этикета
Благодарность
В ответах на предложение, запрос, приглашение, поздравление,
своевременный ответ и прочее используются слова благодарности.
Благодарим Вас за своевременный ответ.
Благодарим Вас за предложение …
Позвольте выразить признательность за участие в …

31.

Речевые формулы делового этикета
Выражение чувств
Выражение лучших чувств: радости, надежды, уверенности,
одобрения, признательности – определяют тональность восприятия,
которая влияет на отношение адресата к сообщаемому.
С удовольствием приглашаем Вас принять участие в …
Имею честь пригласить Вас
Мы были бы рады видеть Вас
Мы надеемся, что Вы найдете время для …

32.

Речевые формулы делового этикета
Заключительные фразы письма
Заключительные фразы письма особенно важны для
закрепления положительных эмоций, которые должны поддерживать
деловое общение.
Заранее благодарим.
Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
Надеемся на дальнейшие взаимовыгодные и добрые отношения.
С удовольствием рассмотрим другие варианты.
С интересом ждем от Вас новых предложений.
Мы уверены в продолжении
реализации проекта…
взаимодействия
в
рамках

33.

Стандартные выражения для связи
содержательных фрагментов письма
Для связи аспектов и содержательных фрагментов писем
используют стандартные выражения:
Во-первых, во-вторых, в-третьих.
Прежде всего…Затем…В заключение…
Переходя к следующему вопросу…
Что касается вопроса о …
Учитывая все вышесказанное …
Исходя из вышесказанного…
В связи с необходимостью вернуться к вопросу о ….
Подводя итоги, необходимо подчеркнуть….
В заключение выражаем надежду на …
В заключение хотим напомнить Вам

Чтобы не грузить вас правилами написания официально-деловых текстов, сразу рассмотрим пару примеров. Пример делового текста 1. Отсрочка. Итак, деловой стиль – это среда официальных отношений. Поэтому информационная насыщенность текстов, написанных официально-деловым стилем, очень велика, хотя и сложна для восприятия.

Официально-деловой стиль создания текстов – это не только вещь полезная и нужная в повседневной жизни, но и прибыльная, если Вы занимаетесь копирайтингом. Такие тексты сейчас особенно в цене, и за них заказчики платят неплохие деньги.

Это актуально для всех, поскольку живем мы в бюрократическом обществе, где самое сильное слово имеют деловые бумаги. Допустим, Вы блоггер, и уличили другого блоггера в бессовестном воровстве Вашего контента. Как и любой другой стиль письма, официально деловой стиль имеет ряд присущих только ему характеристик.

Другие примеры текстов в деловом стиле

К Вам каждый день приходят горы писем. Разумеется, в Ваших же интересах, чтобы эти письма были как можно короче и как можно четче обрисовывали суть проблемы. Неважно, кто составляет текст – дипломат или плотник, профессор или дворник – в официально-деловом стиле индивидуальность не должна проявляться.

И так далее. Кроме того, официально-деловой стиль предполагает использование аббревиатур и терминов, характерных для той сферы, в которой он употребляется, без раскрытия их значений. Структура официально-делового стиля часто диктуется видами документов, в которых этот стиль используется.

Структура официального текста

Спасибо большое,всё сразу стало понятно) Даже лучше чем в учебниках. При желании его можно перенести и в интернет-магазины, но эффект будет уже не тот. Суть приема заключается в том, что на витрине возле товара устанавливается карточка с продающим описанием. Более того, именно этот прием стал ключевым в таких направлениях как сетевой маркетинг и финансовые пирамиды.

Творчество в деловой речи

Его суть в том, что Вы находите партнеров и предлагаете им порекомендовать Вас и Ваши товары/услуги. Текст для главной страницы сайта всегда приковывал к себе особое внимание, как со стороны SEO-специалистов, так и со стороны веб-райтеров.

Один раз - для себя, когда устраивался работать начальником отдела копирайтинга в рекламное агентство, а остальные - для друзей и знакомых. Копирайтер может быть либо фрилансером и работать на себя, либо работать в офисе в коллективе и получать фиксированную зарплату.

Наше руководство рассмотрело ваши условия и готово заключить с вами договор о намерениях и, в дальнейшем, договор о сотрудничестве. В марте текущего года наша компания заключила с вами договор на изготовление и установку пластиковых окон для оборудования офисных помещений.

Теперь можно познакомиться и с правилами. Итак, из примеров видно, что главное правило делового текста — сохранять деловую стилистику. В деловом тексте недопустимо применять эмоционально окрашенные выражения, просторечные обороты. Первое, что нужно помнить, приступая к написанию делового текста в официальном стиле — ваша задача как можно более кратко изложить суть того, что вы хотите написать.

Деловой стиль, примеры которого будут представлены в этой статье, так или иначе касается каждого члена общества. Он сопровождает нас в неизбежном повседневном общении с госу­дарством и общественными институтами. Деловая речь может быть направлена к человеку как гражданину своей страны. Она исходит от государства и носит предписы­вающий и официальный характер.

Примеры из рекламы настолько далеки от него, что в них остается только первоначальное его предназначение. Соответственно, расходятся и обозначенные здесь первый и второй типы деловой речи. Процесс формирования литературного язы­ка живой. На наших глазах происходят перегруппировки.

Разговорный стиль

Примеры, приведенные выше, показывают, что деловой стиль — понятие достаточно широкое. Если исходить из обязательности языковой однородности разно­видности литературного языка, то следует признать, что собственно деловой речью является лишь официально-деловой ее тип.

В деловой речи наблюдается предельная минимизация и, как следствие, однообразие языковых средств. Существование большого количества мелких жанров деловых бумаг не ведет к их варьирова­нию. Стремление к специализации и обособленности деловой речи ве­дет к облегченному обращению с законами глагольного управления.

Публицистический стиль

В неменьшей мере это затрагивает и именное управление. Отглагольные существительные, насыщающие деловую речь, весьма часто бывают искусственными и по форме, и по словообразо­вательной модели, и по значению. Таких слов и таких значений нет в толковых словарях современного русского литературного языка. Искусственными бывают и прилагательные. Официа́льно-делово́й стиль - функциональный стиль речи, средство общения (чаще письменного), в сфере деловых отношений: в сфере правовых отношений и управления.

Художественный стиль

Среди книжных стилей языка официально-деловой стиль выделяется своей относительной устойчивостью и замкнутостью. Поэтому все те речевые клише, которые упрощают и ускоряют деловую коммуникацию, вполне в ней уместны. Официально-деловой стиль - это стиль документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д.

Но не надо думать, что раньше совсем не использовался такой деловой стиль. Примеры встречались и в прошлом. Примерами документов этой разновидности официально-делового стиля могут служить приводимые ниже отрывки. Для текстов в деловом стиле принято использовать определённые слова, что чётко видно во всех приведённых примерах. В заключение следует отметить, что официально-деловой стиль один из самых коварных. Текст официально-делового стиля должен быть максимально сжатым: все четко, конкретно, по существу.

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

• Наименование.
• Адрес.
• Контактные телефоны.
• Сайт.
• Электронную почту.
• Логотип.
• Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

• Изучение вопроса.
• Написание проекта письма.
• Его согласование.
• Подписание.
• Регистрация.
• Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Ниже приведен пример написания делового письма - вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма - заключительной его части - представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

• Позицию адресата.
• Характер отношений.
• Официальность.
• Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «...Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)...». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

• Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
• Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
• Предметом общения является деятельность компании.
• Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
• Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

• Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
• Адресной, предназначенной конкретному адресату.
• Актуальной в момент написания письма.
• Достоверной и беспристрастной.
• Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
• Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

• Речь стандартизирована на всех уровнях - лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
• Тон написания - нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
• Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
• Лаконичность и краткость - без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
• Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
• Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
• Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
• Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
• Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
• Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

• Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
  (Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

• Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
• Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
  (Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

• Информационными.
• Инструктивными.
• Поздравительными.
• Рекламными.

Также бывают письма:

• Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

• Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
• Запросы.
• Извещения.
• Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

• Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
• Одинаковые языковые средства.
• Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
• Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

Открытие бизнеса