Общие сведения об обосновании безопасности

В последнее время нас все чаще спрашивают, что такое «обоснование безопасности», зачем оно нужно, и как разработать этот документ. Давайте исходить из того, что обоснование безопасности ДОЛЖНО БЫТЬ при подтверждении соответствия! Причем раз Вы решили его создать, то давайте постараемся сделать это не просто красиво, а так, чтобы этот документ соответствовал своему определению, да и чтобы потом не было стыдно…

Итак, ЧТО ЖЕ ТАКОЕ обоснование безопасности» с точки зрения подтверждения соответствия ?

Термин «обоснование безопасности» (далее ОБ) в практике подтверждения соответствия был введен еще Постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2009 года № 753 «Об утверждении технического регламента о безопасности машин и оборудования», однако в Техническом регламенте Таможенного Союза ТР ТС 010/2011 , а затем и в , он получил несколько иной статус.

Определение осталось таким же и изложено в статье 2 ТР ТС 010/2011 (или в статье 4 ТР ТС 032/2013):

«ОБ» - документ, содержащий анализ риска, а также сведения из конструкторской, эксплуатационной, технологической документации о минимально необходимых мерах по обеспечению безопасности, сопровождающий машины и (или) оборудование (далее - просто машины) на всех стадиях жизненного цикла и дополняемый сведениями о результатах оценки рисков на стадии эксплуатации после проведения капитального ремонта .

В соответствии с пунктом 7 статьи 4 ТР ТС 010/2011 при разработке (проектировании) машины и (или) оборудования должно разрабатываться обоснование безопасности. Оригинал обоснования безопасности машин и (или) оборудования хранится у разработчика (проектировщика), а копия - у изготовителя машин и (или) оборудования и организации, эксплуатирующей машины и (или) оборудование .

Аналогичные требования присутствуют и в ТР ТС 032/2013 (см. статью 25) с небольшими поправками: согласно статьи 16 обоснование безопасности относится к технической документации, прилагаемой к оборудованию.

В соответствии с пунктом 17 статьи 5 ТР ТС 010/2011 для отремонтированных машин и (или) оборудования, не отвечающих требованиям проектной (конструкторской) документации, должны разрабатываться меры по обеспечению установленных в обосновании безопасности значений риска с учетом принятых в организации технологических процессов и системы контроля .

В отличие от уже недействующего российского регламента при проведении подтверждения соответствия машин и (или) оборудования (в виде или ) заявитель формирует комплект документов на машины и (или) оборудование, подтверждающий соответствие требованиям безопасности технического регламента, который включает обоснование безопасности. Т.е. если заявитель хочет получить документ, подтверждающий соответствие продукции требованиям ТР ТС 010/2011 или ТР ТС 032/2013, ему придется представить в Орган по сертификации обоснование безопасности. Вот Вам и ответ на вопрос ЗАЧЕМ, опять же с точки зрения подтверждения соответствия .

Хотя можно предположить, что этот документ может послужить хорошим аргументом в спорах между проектировщиком, изготовителем и владельцем машин.

И вот тут мы вплотную подошли к вопросу КАК . Пока в РФ не было документа, который бы предъявлял к ОБ какие-либо требования, мы рекомендовали нашим заказчикам брать за основу определение ОБ из регламента и перечень документов, указанный в приложении VII директивы 2006/42/ЕС «О машинах».

Мы не ставим задачей сравнение ОБ с техническим файлом (the technical file), приведенным в приложении VII Директивы 2006/42/ЕС. Лишь оговоримся, что технический файл является аналогом ОБ, и, исходя из нашего опыта, чаще всего он напоминает «сборную солянку» документов разного формата. Пожалуй, только немцы преподносят этот документ в красивом и удобочитаемом виде.

Но с 01.06.2012 ситуация в корне изменилась. В России был введен в действие ГОСТ Р 54122-2010 «Безопасность машин и оборудования. Требования к обоснованию безопасности», устанавливающий правила построения, изложения, оформления ОБ. Этот стандарт Приказом Росстандарта от 20 августа 2010 года № 3108 заочно вошел в Перечень документов в области стандартизации, в результате применения которых на добровольной основе обеспечивается соблюдение требований технического регламента "О безопасности машин и оборудования". В настоящее время Приказ Росстандарта № 3108 отменен, однако стандарт действует на территории РФ, и мы надеемся, что он будет внесен в Перечень стандартов к ТР ТС 010/2011.

Согласно ГОСТ Р 54122-2010 ОБ является документом, который разрабатывается проектировщиком (изготовителем) на машины и (или) оборудование. Допускается разрабатывать одно ОБ на несколько моделей/модификаций машин и (или) оборудование. ГОСТ Р 54122-2010 различает краткое ОБ и полное ОБ, которые отличается степенью детализации. Краткое ОБ носит декларативный характер и используется для подтверждения соответствия продукции. Полное ОБ в отличии от краткого включает результаты всех расчетов и испытаний, полный комплект конструкторской и эксплуатационной документации и используется при проведении процедур контроля и надзора.

Очевидно, что правила оформления ОБ относят его к конструкторской документации, поэтому этот документ взаимосвязан с другими документами, такими как расчеты, чертежи, паспорт, руководство по эксплуатации. Поэтому ОБ должно разрабатываться проектировщиком параллельно вместе с остальной документацией. И работая над ОБ, следует все время сверяться с руководством по эксплуатации и вносить туда при необходимости изменения.

В ОБ допускаются ссылки на различные документы (ОБ других машин, ТУ, стандарты и т.д.), при условии, что они полностью и однозначно определяют соответствующие требования и не вызывают затруднений в использовании ОБ. В этом случае их следует перечислить в разделе «Ссылочные нормативные документы».

• основные параметры и характеристики машины и (или) оборудования;


• общий подход к обеспечению безопасности при проектировании машины и (или) оборудования;


• требования к надежности машины и (или) оборудования;


• требования к персоналу/пользователю машины и (или) оборудования;



• требования к безопасности при вводе в эксплуатацию машины и (или) оборудования;


• требования к управлению безопасностью при эксплуатации машины и (или) оборудования;


• требования к управлению качеством при эксплуатации машин и (или) оборудования;


• требования к управлению охраны окружающей среды при вводе в эксплуатацию, эксплуатации и утилизации машины и (или) оборудования;


• требования к сбору и анализу информации по безопасности при вводе в эксплуатацию, эксплуатации и утилизации машины и (или) оборудования;


• требования безопасности при утилизации машины и (или) оборудования.

Состав разделов ОБ их содержание определяет разработчик в соответствии с особенностями продукции.

При необходимости ОБ, в зависимости от вида и назначения МО, могут быть дополнены другими разделами (подразделами) или в них могут не включаться отдельные разделы (подразделы), или отдельные разделы (подразделы) могут быть объединены в один.

Мы не станем переписывать здесь весь стандарт. Лишь попробуем обратить внимание на некоторые моменты.

Введение

В этом разделе следует ответить на вопросы, заданные в пункте 6.1 ГОСТ Р 54122-2010.

Основные параметры и характеристики машины и (или) оборудования

При заполнении этого раздела следует использовать сведения из технических условий, паспорта машины и т. д. . Для разработчиков так называемой «поднадзорной» продукции немного легче, т.к. в формах паспортов по Правилам Ростехнадзора имеются все указанные в пункте 6.2 ГОСТ Р 54122-2010 сведения.

Общие принципы обеспечения безопасности машины и (или) оборудования

В этом разделе (см. пункт 6.3 ГОСТ Р 54122-2010) следует описать общие мероприятия, произведенные проектировщиком для реализации принципов безопасности. Заранее скажем, что раздел трудный, поэтому приведем несколько примеров.

Например, для реализации принципов пассивной безопасности:

• указать документы, в которых четко определена область применения машины;
• указать о произведенных расчетах;
• указать конструктивные мероприятия по реализации принципов пассивной безопасности (например, что ограничена зона работ и грузоподъемность, предусмотрены блокировки, применены конкретные устройства безопасности и т.п.);
• перечислить мероприятия о предупреждении потребителя об оставшемся риске.

Например, для реализации принципов экологической безопасности изготовителем:

• указать о принципах выбора отдельных элементов и узлов (например, учитывая содержание вредных веществ в воздухе, уровень шума, излучаемого в пространство, уровень электромагнитных излучений и т.п.).
• определить максимально допустимый уровень внешнего шума от работы машины и сослаться на соответствующий протокол измерений.
• дать указания по замене и утилизации горюче-смазочных веществ, кислот и других вредных веществ.

Для учета недопустимого риска при эксплуатации нужно привести сведения об оборудовании машины ограничителем грузоподъемности (предельного груза и момента. Необходимо дать предупреждения о недопустимости использования не по назначению, например: кран нельзя использовать для подъема людей, подъемник – в качестве крана или транспортного средства и т.п.

Для реализации принципов эргономичности нужно указать особенности выбора и расположения системы управления машиной, о размерах и уровне освещенности рабочего места.

Необходимо указать, что при работе на высоте персонал должен использовать предохранительные пояса (ремни безопасности), указать места их крепления. При выполнении некоторых работ следует использовать защитные очки, каски и т.п.

При использовании жидкостей, применяемых в машине, нужно учесть риски при заполнении, использовании, восстановлении, утилизации и т.п.

Здесь важно разграничить ответственность между проектировщиком, изготовителем и потребителем. Очевидно, что на потребителя будет возлагаться ответственность за использование мер по уменьшению оставшихся рисков. Для надежной продолжительной работы машины важно, чтобы меры безопасности были простыми и не препятствовали рабочему процессу. В противном случае какое-либо недопонимание может привести к риску неправильной эксплуатации машины.

В случае применения комплектующих, на которые распространяется действие ТР ТС 010/2011, мы рекомендуем использовать ОБ их изготовителей (согласно той же статьи 4 ТР ТС), расчеты (при наличии). Это очень сильно облегчит составления ОБ производителям, которые занимаются просто сборкой машин из покупных комплектующих. Например, в случае сборки подъемника из рабочего оборудования одного производителя и автомобиля другого производителя. В этом случае приводятся ОБ на оборудование и автомобиль, а затем составляется ОБ на готовую машину, которое будет гораздо меньше по объему, если бы разрабатывалось с нуля.

Требования к надежности машины и (или) оборудования

Наряду со сведениями, которые необходимо указывать согласно пункта 6.4 ГОСТ Р 54122-2010 мы рекомендуем приводить некоторые данные из расчетов, группы классификации грузоподъемных машин и механизмов и т.п.

Необходимо выделить момент, при котором машина направляется в капитальный ремонт. Нужно уточнить состояние, при котором дальнейшая эксплуатация машины без капитального ремонта невозможна. Мы рекомендуем описать признаки предельного состояния машины и ее составных частей, при которых они должны направляться на капитальный ремонт.

Следует указать меры для обеспечения надежности, например: отдельные цепи управления могут быть дублированы, владелец должен регулярно проводить работы по техническому обслуживанию и техническое освидетельствование. Указать, что персонал, проводящий обслуживание, должен быть обучен и аттестован.

Можно уточнить, что должны быть установлены только оригинальные запасные части и только в специализированных сервисных центрах, привести список рекомендуемых масел и смазочных веществ, обеспечивающих эксплуатацию машины при разных температурах.

Необходимо обратить внимание на применение только поверенных средств измерений и аттестованного испытательного оборудования.

Часть этих требований должны быть приведены в руководстве по эксплуатации.

Требования к персоналу/пользователю машины и (или) оборудования

В этом разделе следует ответить на вопросы, заданные в пункте 6.5 ГОСТ Р 54122-2010.

Например, можно определить, что оператор, крановщик, машинист опасных машин должны быть не моложе 18 лет, быть обучены и аттестованы в порядке, установленном законодательством. В определенных случаях у них должно быть удостоверение установленной формы с фотографией, в котором указан тип работ или машины, к управлению которым он допущен.

Эти требования, включая ответственность, права и обязанности, должны быть также изложены в руководстве по эксплуатации.

Анализ риска применения (использования) машин и (или) оборудования

В пункте 6.6 ГОСТ Р 54122-2010 приведены основные требования к содержанию этого раздела. Проведение этого анализа может занять большую часть времени составления не только ОБ но и разработки всей документации, так как анализ риска на первоначальном этапе проектирования может внести существенные изменения в окончательный облик машины (оборудования).

Что такое ? Это изучение на предварительном этапе проектирования технических требований к машине, когда проектировщик фактически должен описать все «плохое», что может произойти с машиной на всех стадиях жизненного цикла (от начала проектирования машины до ее утилизации), определить, как часто это все может произойти, и какие последствия это вызовет, другими словами – идентифицировать опасности.

Затем проектировщик должен определиться, какими методами добиться устранения или хотя бы минимизации этого «плохого», и с учетом этого внести корректирующие и защитные меры в проект. После принятия защитных мер может случиться, что часть риска возникновения опасной ситуации останется. Это решается путем уведомления об этом пользователя (владельца), например: использованием предупреждающих наклеек, табличек, указанием, в том числе и в эксплуатационной документации, об обязательном техническом облуживании или осмотре и т.д..

Здесь хочется отметить, что анализ рисков проводится на основании обобщенного опыта и достигнутого уровня знаний, т.е. не возбраняется пользоваться не только стандартами или руководящими документами, но и научными трудами и расчетами. Не стоит пугаться терминов – количественный и качественный анализ рисков . Поверьте, если начнете оценивать риски машин и оборудования, к какому либо одному или комбинированному методу придете сами. Самое сложное, как оказалось правильно оформить документацию.

В стандартах ГОСТ Р ИСО 13849-1 и ГОСТ ISO 12100-2013 хорошо изложена теория, есть определения, приводятся несколько примеров.

Рекомендуем обратить внимание сначала на такой стандарт, как ГОСТ Р 53387-2009 «Лифты, эскалаторы и пассажирские конвейеры. Методология анализа и снижения риска». Как видно из названия в нем приведены примеры главным образом относящиеся к анализу рисков для людей, находящихся в лифтах, на эскалаторах и пассажирских конвейерах. Однако предлагаемые в этом стандарте процедуры анализа риска могут быть использованы также для анализа других видов рисков, таких как риски причинения ущерба имуществу или окружающей среде.

Затем уже можно вернуться к вышеупомянутым стандартам. В них приведены виды опасностей, события, приводящие к этим опасностям. При анализе рисков следует выделить те опасности, которые могут возникнуть с этой машиной на всех стадиях ее эксплуатации, а затем предусмотреть различные меры, позволяющие свести эти опасности к нулю, или, в крайнем случае, к минимуму.

В стандартах, аутентичных европейским нормам нового типа (например: ГОСТ Р 53037-2008 «Мобильные подъемники с рабочими платформами - Расчеты конструкции, требования безопасности, испытания», СТБ EN 12158-1-2008 «Подъемники строительные грузовые. Часть 1. Подъемники с доступной платформой» и др.), опасные факторы определены при помощи процедуры оценки риска и представлены в виде таблиц. Эти стандарты также содержат конкретные технические решения для реализации требований безопасности, что гораздо удобнее при проектировании машин.

Подход, используемый в стандартах серии ССБТ, а также в специальных стандартах, выпущенных еще в 80-х годах, был совершенно иной, поэтому на выявление опасностей может уйти больше времени. Рекомендуем использовать в качестве «шпаргалки» европейские нормы (например: EN 14439-2009 для башенных кранов, EN 12999-2009 для кранов-манипуляторов, EN 13000-2010 для стреловых кранов), не забывая про особенности отечественных норм.

В отдельной мы постарались привести несколько примеров различных решений по составлению анализа рисков.

Требования к безопасности при вводе в эксплуатацию машины

В соответствии с ГОСТ 25866-83 «Эксплуатация техники. Термины и определения» «ввод в эксплуатацию» − событие, фиксирующее готовность изделия к использованию по назначению, документально оформленное в установленном порядке. Причем, для специальных видов техники к вводу в эксплуатацию дополнительно относят подготовительные работы, контроль, приемку и закрепление изделия за эксплуатирующим подразделением».

В этом разделе согласно пункта 6.7 ГОСТ Р 54122 представляется информация об организации, объеме, последовательности и сроках наладочных работ и испытаний, осуществляемых при вводе в эксплуатацию машины или оборудования для всех элементов, важных для безопасности.

Например, следует ОБЯЗАТЕЛЬНО указать, чтобы перед вводом в эксплуатацию рабочий персонал тщательно изучил Руководство по эксплуатации. Можно добавить какие-либо другие указания, например: запрещенные операции, эксплуатационные ограничения.

Основные мероприятия при вводе в эксплуатацию зависят от особенностей машины, и могут содержать:

• установку машины в месте, удобном для работы, проверку несущей способности грунта или основания;
• включение блокировок или стопоров;
• особенности установки и выравнивания в различных плоскостях;
• обеспечение достаточного освещения рабочей зоны;
• особенности управления машиной;
• особенности окончания работ (например, опускание стрелы крана и складывание ее в транспортное положение).

Как правило, необходимо указывать, что перед первым вводом в эксплуатацию, а затем периодически машина должна быть испытана в определенном объеме. Программа или объем испытаний должен быть приведен также и в Руководстве по эксплуатации и быть понят потребителю. Следует указать места приведения записей о проверках и испытаниях, обращая внимание потребителя о возможных санкциях в случае их отсутствия. Например, изготовитель может лишить потребителя гарантии в случае отсутствия записей о пусконаладочных работах.

Требования к управлению безопасностью при эксплуатации машины и (или) оборудования

В этом разделе следует ответить на вопросы, заданные в пункте 6.8 ГОСТ Р 54122-2010.

Основные требования к управлению безопасностью при эксплуатации должны быть также приведены в Руководстве по эксплуатации. Это могут быть:

• указания по организации безопасной работы для владельца машины;
• перечень указаний по технике безопасности, которые должны быть изучены рабочим персоналом наряду с указаниями руководства по эксплуатации;
• специальные требования к персоналу;
• предупреждение владельца о том, что перед началом работы следует получить данные о взрывоопасности или пожароопасности окружающей среды;
• параметры окружающей среды, которые могут привести к аварийной ситуации, а также действия в случае возникновения аварийной ситуации;
• мероприятия, снижающие риски при установке машины на разных основаниях, при работе вблизи линий электропередач, для предотвращения загрязнения окружающей среды при эксплуатации машины;
• указания по периодическому осмотру, техническому обслуживанию и ремонту и т.п.

Требования к управлению качеством для обеспечения безопасности при эксплуатации машин и (или) оборудования

В этом разделе следует ответить на вопросы, заданные в пункте 6.9 ГОСТ Р 54122-2010.

Основные требования к управлению качеством для обеспечения безопасности при эксплуатации должны быть также приведены в Руководстве по эксплуатации. Это могут быть:

• указания по организации работ владельцем подъемника, направленные на обеспечение качества работ при эксплуатации подъемника;
• минимально необходимые требования к квалификации работников;
• указания о необходимости заполнения конкретных форм в Паспорте во время эксплуатации машины;
• перечень регулярных проверок во время технического обслуживания и проверок машины;
• указания о необходимости применения только поверенных средств измерений и аттестованных испытательных грузов при проведении технического обслуживания;
• указания о необходимости выявления неисправных устройств безопасности и их своевременной замене и т.п.

Требования к управлению охраны окружающей среды при вводе в эксплуатацию, эксплуатации и утилизации машины и (или) оборудования

В этом разделе следует ответить на вопросы, заданные в пункте 6.10 ГОСТ Р 54122-2010.

Меры по охране окружающей среды при вводе в эксплуатацию, эксплуатации и утилизации должны быть также приведены в Руководстве по эксплуатации. Это могут быть конкретные:

• указания о необходимости предотвращения попадания загрязняющих веществ в почву;
• сведения о необходимости утилизации масел, краски, ламп, кислоты, аккумуляторов в установленном законодательстве порядке;
• меры ответственности эксплуатирующего персонала по обеспечению экологической безопасности.

Требования к сбору и анализу информации по безопасности при вводе в эксплуатацию, эксплуатации и утилизации машины и (или) оборудования

В этом разделе следует ответить на вопросы, заданные в пункте 6.11 ГОСТ Р 54122-2010.

В дополнение мы рекомендуем разместить в эксплуатационной документации форму обратной связи с потребителем, а также указания о запрете на модернизацию, доработку, специальный ремонт (например, с применением сварочных работ) без согласования с изготовителем или проектировщиком.

Требования безопасности при утилизации машины и оборудования

В этом разделе следует ответить на вопросы, заданные в пункте 6.12 ГОСТ Р 54122-2010.

Дополнительно разработчик должен при необходимости дать указание о том, что перед отправкой на утилизацию машину нужно разобрать и детали рассортировать.

Разработчик должен привести перечень используемых в машине материалов, которые в процессе утилизации могут привести к возникновению рисков:

• металлы: конструкции и механизмы.
• пластмассы: прокладки, пояса, изоляция.
• электротехнические изделия: обмотки, электромагнитные клапаны и т.д.
• масла и смазки.

Разработчик может напомнить потребителю, что при разборке и утилизации компонентов машины следует соблюдать общие правила безопасности, а персонал, проводящий работы по утилизации, должен использовать соответствующие средства индивидуальной защиты персонала.

Мы надеемся, что информация, приведенная в этой статье, поможет Вам ориентироваться в тех вопросах, которые ставит стандарт ГОСТ Р 54122-2010. Приведенные нами примеры не являются абсолютными ответами, а служат лишь для удобства понимания содержания того или иного раздела.

Также обращаем внимание на отсутствие в нормативной документации требований о необходимости перевода обоснования безопасности на русский язык. Очевидно, что оно является документом, созданным на языке проектировщика (возможно изготовителя). Однако мы рекомендуем в таком случае добавлять к техническому файлу или обоснованию пояснительную записку на русском языке или на языке государства Таможенного Союза, если это требуется согласно законодательства. В такой записке можно привести перечень ссылок на вышеуказанные технические решения и указания.

О нас

Мы также предлагаем следующие виды услуг

Вы можете задать вопрос удобным для Вас способом, например, позвонив по телефону или отправив запрос по электронной почте, и в ближайшее время наши специалисты дадут Вам ответ

Часто обоснованию темы не придают большого значения, ошибочно полагая, что это просто формальность. Обоснование научной работы – важнейший этап ее написания.

Грамотное обоснование темы научного исследования значительно облегчает дальнейший процесс работы над диссертацией. Тщательное и подробное составление этого документа позволяет предварительно разобраться в исследуемой проблеме, определить пути ее решения, спрогнозировать результаты, которые должны быть получены.

Не стоит относиться к этому этапу работы как к просто формальности. Это фундаментальная основа всего научного исследования. Без соответствующей аргументации выбора области исследования диссертация не имеет смысла.

Как обосновать тему диссертации

Чтобы обоснование стало действительно хорошим заделом и помощником в дальнейшей работе, нужно ответственно подойти к его написанию.

В процессе обоснования необходимо провести подробный анализ информационных источников по теме, выяснить какие исследования уже проводились и определить степень изученности проблемы. Следует просмотреть имеющиеся по теме исследования авторефераты, научные статьи и монографии. Желательно изучить не только отечественные источники, но и зарубежные.

При этом необходимо выполнить конструктивную критику имеющихся исследований и предлагаемых в них разработок, и обосновать необходимость поиска новых актуальных и востребованных решений.

Основной упор следует сделать на доказательство полезности прогнозируемых результатов, на их востребованность в производстве и науке.

При составлении обоснования следует обращаться за помощью к научному руководителю. Затем обоснование обсуждается на заседании кафедры, а тема диссертации утверждается на ученом совете.

Этапы обоснования темы диссертации

Обоснование темы диссертации осуществляется в несколько этапов, каждый из которых должен быть продуман и грамотно оформлен.

Формулировка темы

Правильная формулировка темы исследования – залог ее успешного написания. Тема должна соответствовать Паспорту специальностей ВАК – это главный критерий правильности ее выбора и формулирования. Следует помнить, что в процессе написания диссертации тема может корректироваться. На начальном этапе формулирования темы основная задача – отразить новизну, предмет и цель проведения работы. При прочтении темы у читателя не должно остаться сомнений о содержании работы.

Актуальность темы

В части обоснования, где требуется доказать актуальность выбранной темы следует ответить на вопрос “для чего нужна данная диссертация?”. Уделять внимание необходимо не только практической ценности, но и востребованности именно научной проработки проблемы.

Определение цели и задач исследования

Цель работы отвечает на вопрос о том, каким способом будет достигнуто решение проблемы. Цель должна коррелировать с темой диссертации и органично исходить из актуальности.

Задачи работы составляются таким образом, чтобы стало ясно, после решения каких вопросов цель исследования будет достигнута.

Предполагаемая новизна исследования

Необходимо обозначить в чем будет заключаться инновационность проводимого исследования и его отличие от уже существующих работ.

Предполагаемая практическая значимость

В этом разделе указывается востребованность решения проблемы на практике, возможность использования результатов в производстве. Желательно уточнить где конкретно можно будет применить полученные разработки.

Пример обоснования темы магистерской диссертации

обновлено: Февраль 15, 2019 автором: Научные Статьи.Ру

Делопроизводством и архивом в организации занимается один специалист. В его обязанности входит, помимо ведения архива, регистрация, учет и контроль документов:

• исходящие письма (1219) (в скобках - показатели за 8 месяцев прошлого года);
• входящая служебная корреспонденция (1215);
• обращения граждан (510);
• распоряжения вышестоящих организаций (429);
• распоряжения руководителя (232);
• входящие телефонограммы (155).

Необходимо грамотно составить докладную записку руководителю учреждения и обосновать введение штатной единицы (бюджетная организация) или перераспределение обязанностей в отделе. Как это сделать?

Оценить трудозатраты можно на основании информации об общем объеме документов в организации и о количестве ежегодно создаваемых архивных дел, используя следующие государственные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления:

- «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти», утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26.03.2002 № 23;

- «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 25.11.1994 № 72;

- «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 10.09.1993 № 152.

У перечисленных норм есть ряд существенных достоинств. Прежде всего, они разработаны государственными органами на основе проведенных обследований, поэтому большинство руководителей организаций (как государственных, так и коммерческих) склонны воспринимать их всерьез. Во всех нормативах, помимо наименований выполняемых работ, приводится развернутое описание их содержания.

Пример

«Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти»

Наименование работы: обработка отправляемых документов

Содержание работы: Получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе, сортировка отправляемых документов по адресам и видам почтовых отправлений, проставление адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, маркировка конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковка писем для отправки на почту.

В этих нормативах приведены и методики расчета численности персонала ДОУ. Опыт показывает, что ими трудно воспользоваться, поэтому лучше провести оценку трудозатрат, основываясь на предложенных в государственных нормативах описаниях содержания выполняемых работ. Для этого нужно:

1. Выписать из нормативов те виды работы, которые выполняет сотрудник.

2. Проанализировать, соответствует ли содержание работы, перечисленной в нормативе, той работе, которая выполняется сотрудником.

Так, в приведенном выше примере в содержание работы включено «проставление адреса на конверте». Сейчас во многих организациях используются системы электронного документооборота, которые позволяют осуществлять данную операцию в автоматическом режиме. Если ваша система обеспечивает такую возможность, значит, трудозатраты на данный вид работы нужно будет корректировать в сторону уменьшения.

3. Подсчитать по нормативам трудозатраты и посмотреть, что получится. Желательно выполнить подобные расчеты для всех сотрудников подразделения. К сбору данных и выполнению расчетов можно привлечь самих сотрудников, особенно при составлении перечня выполняемых ими видов работ.

4. При расчете минимально необходимой численности персонала следует учесть возможность болезни сотрудников, используя для этого статистику выдачи больничных листов в вашей организации.

Свои аргументы можно усилить такими данными:

• Во многих наших организациях объем документооборота в среднем увеличивается за год на 15-30 %. Если в организации наблюдается такая тенденция, можно подготовить руководству прогноз на 2-3 года вперед и поставить вопрос об увеличении штатов с прицелом на будущее.
• Численность сотрудников службы ДОУ можно приблизительно оценить, исходя из общей численности персонала организации. В средних и мелких организациях штат службы ДОУ составляет примерно 2-3 % от общей численности работников.
• Еще один способ приблизительной оценки необходимого числа сотрудников для обслуживания архива организации - поделить количество хранящихся в архиве дел на 3000 (примерное среднее количество дел, обслуживаемых одним сотрудником архива). Если точное количество хранящихся дел неизвестно, то его можно оценить, измерив суммарную длину полок с документами и разделив полученную цифру в метрах на 0,025 м (среднестатистическая толщина дела - 2,5 см).

Приведенные выше цифры отражают практический опыт работы коммерческих организаций с большим объемом документов.

Вид работ	Число документов в месяц	Норма, часов на документ	Всего часов
Исходящие письма
Входящая служебная корреспонденция
Обращения граждан
Распоряжения вышестоящих организаций
Распоряжения руководителя
Входящие телефонограммы
Итого:

* П. 6.5 «Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти», взяты только пп. 1+2+3.

То есть получается, что если только работник не производит каких-то дополнительных операций с документами (взят случай самой простой обработки), то в месяц у него уйдет на эту работу около 40 часов (это менее 5 минут на документ). Аналогичным образом нужно скрупулезно подсчитать трудозатраты по остальным видам работы (контроль исполнения, работа с архивом и т.д.). Если загрузка работника превысит количество рабочих часов в месяце, то смело можно готовить докладную записку руководству.

• Современные руководители, как правило, хорошо понимают язык цифр и плохо воспринимают неконкретные жалобы на перегруженность. По возможности, нужно подготовить оценку дополнительных затрат организации (на расширение штатов и/или повышение зарплаты) и соотнести их с той отдачей, которая в итоге будет получена.
• На разговор с руководством лучше идти, имея на руках не только данные о загруженности персонала, но и конкретные предложения по перераспределению обязанностей. При обсуждении упор лучше делать не на необходимость разгрузить конкретного сотрудника, а на повышение эффективности работы с документами в организации, на возможный выигрыш для других служб и подразделений и т.п.
• Предложения руководству желательно оформить в виде служебной записки. Если руководитель их поддержит, то будет возможность сразу наложить резолюцию на готовый документ. В случае отрицательного решения останется документ, который может еще пригодиться в будущем.

Н.А. Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС»,
член Гильдии управляющих документацией и «ARMA International»

Экономическое обоснование является причиной, которая выступает побуждением для той или иной организации приступить к выполнению конкретного проекта. Это понятие включает в себя рассмотрение выгод, которые предприятие получит по результатам осуществления проекта. Кроме того, экономическое обоснование рассматривает различные альтернативы, а также анализирует проект с финансово-экономической точки зрения. Последнее позволяет оценить инвестиционную привлекательность проекта. Как написать экономическое обоснование? Пример - в этом материале.

Суть понятия

Экономическое обоснование напоминает тот анализ, который мы проводим, планируя какую-то серьезную покупку. Например, собственного автомобиля. Предположим, что на это приобретение мы можем выделить из семейного бюджета 35 тыс. американских долларов. Первым делом необходимо выяснить, какие именно автомобильные концерны производят автомобили интересующего нас класса. Потом мы определяемся с основными техническими характеристиками и согласовываем окончательную цену с компанией, которая реализует данную продукцию. Но и это ещё не всё. Как написать экономическое обоснование? Пример в вопросе выбора схемы оплаты.

В то же время может быть и другая ситуация, когда в первую очередь покупателя интересует общая сумма, которую придётся выложить за новый автомобиль. Особенно это актуально в ситуации, когда на окончательную цену влияет сумма процентов, если речь идёт о покупке в кредит. В таком случае целесообразно выбирать именно тот вариант, который предусматривает наименьшую процентную ставку. Ещё один путь — это поиск предложения с наименьшим ежемесячным платежом. Такое приобретение позволит растянуть выплаты на как можно большее время. При этом ежемесячная сумма такого платежа не будет сильно бить по карману. При осуществлении финансово-экономического обоснования внимание уделяется аналогичным аспектам.

Составляющие экономического обоснования

Не существует чётких правил документального оформления экономического обоснования. Главной его задачей, как и в случае с технико-экономическим обоснованием проекта, является определение материальных или нематериальных итогов его осуществления. Под материальными результатами подразумеваются те, которые можно измерить.

Ниже приведен перечень, дающий представление о тех материальных составляющих, которые имеют значение в процессе оформления финансово-экономического обоснования проекта. Будет кстати сказать, что не все из них нуждаются в обязательном документировании. Необходимость их фиксации на бумаге зависит от сложности проекта, стоимости и количества рисков для предприятия.

Материальные элементы экономического обоснования

Итак, к основным материальным компонентам экономического обоснования относятся экономия, уменьшение расходов, вероятность получения вспомогательного дохода, прирост принадлежащей предприятию доли рынка, удовлетворение потребителей и оценка потока денежных средств. Кроме материальных составляющих экономического обоснования, в нём должны присутствовать и нематериальные компоненты.

Нематериальные элементы экономического обоснования

В их числе могут оказаться вероятные, но не запланированные заранее затраты компании. Среди основных нематериальных элементов экономического обоснования можно выделить издержки переходного этапа, эксплуатационные затраты, трансформация бизнес-процессов, а также реорганизация, касающаяся сотрудников компании. Кроме того, к числу нематериальных составляющих экономического обоснования относятся повторяющиеся выгоды. Ещё как написать экономическое обоснование? Пример ниже.

Другие составляющие экономического обоснования

Следует подчеркнуть, что вместе с выгодами и оценкой потока денежных средств в ЭО необходимо уделить внимание альтернативным подходам и методам осуществления конкретного проекта на практике. Как написать экономическое обоснование? Пример в следующей ситуации.

Известно, что на рынке представлено большое количество производителей разных товаров. Однако каждый из них устанавливает свою цену для собственной продукции. Что выбрать? Вариант, который представляет собой готовое решение стоимостью 2 млн долларов США. Или альтернативное решение, которое предусматривает частичное приобретение у стороннего производителя и в какой-то мере использование своих ресурсов?

Собственно, аспекты именно такого характера зачастую приходится рассматривать при составлении экономического обоснования предприятия. Любой из предлагаемых вариантов должен включать перечисленные ранее материальные и нематериальные составляющие. В завершении экономического обоснования необходимо указать предложения и выводы. Кроме того, в него можно добавить дополнительные материалы.

Открытие бизнеса