Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.
УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков
/Широков И.А./
«12» августа 2014 г.
Должностная инструкция секретаря
1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.
1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.
1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.
1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации
1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.
1.6. Секретарь обязан знать:
— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;
— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;
— Правила ведения делопроизводства;
— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;
— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;
— Основы организации трудовых процессов;
— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;
— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);
— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.
Функциональные обязанности
2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:
— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;
— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;
— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.
— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;
— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;
— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;
— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте - прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;
— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;
— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;
— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)
— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.
— Прием и отправка писем;
— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;
— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;
— Участие в общих собраниях и совещаниях;
— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.
Права
Секретарь обладает следующими правами:
3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в.ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);
3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;
3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;
3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;
3.5. Посещать курсы повышения квалификации;
3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.
Ответственность
Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:
4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;
4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;
4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;
4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;
4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.
4.6. Нарушение субординации.
Условия работы
5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;
5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.
Право подписи
6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.
СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов
/Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.
С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.
ФАЙЛЫ
1 файл
Для чего нужна должностная инструкция
Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.
Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.
Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря
Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.
Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:
- «Общие положения»,
- «Должностные обязанности»,
- «Права»,
- «Ответственность».
Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).
Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.
Составление должностной инструкции секретаря
Шапка
Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.
Со второй части начинаются основные разделы.
Общие положения
В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.
Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..
Обязанности секретаря
Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.
Права секретаря
Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.
Ответственность секретаря
В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.
Условия работы
В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы» , вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.
Право подписи
Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.
После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.
Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Секретаря 1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора организации. 1.3. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю Службы секретариата. 1.4. Секретарь относится к категории специалистов. 1.5. Основными задачами секретаря являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности организации. 1.6. На время отсутствия секретаря (болезнь, отпуск и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом руководителя организации, по представлению руководителя Службы секретариата. С момента назначения этого лица на должность секретаря, это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. 1.7. В своей деятельности секретарь руководствуется: - законодательными актами РФ; -нормативными документами, регулирующих деятельность организации; - положениями о функциональных подразделениях организации; - приказами (указаниями) руководства организации; - нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства; - регламентом о ведении документооборота; - положением о Службе секретариата; - настоящей должностной инструкцией. 1.8. На должность секретаря назначаются лица с высшим либо средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей. 1.9. Секретарь должен владеть вопросами: - организации работы с документами, составления документации; - организации управленческого труда; - применение средств вычислительной и организационной техники; - культуры труда и служебной этики; - охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты. Также секретарь должен знать: - действующие постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, - положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства; - структуру и руководящий состав организации; - организацию делопроизводства; - методы оформления и обработки документов; - архивное дело; - машинопись; - правила пользования приемно-переговорными устройствами; - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; - правила печатания деловых писем, с использованием типовых форм; - основы этики и эстетики; - правила делового общения; - правила эксплуатации вычислительной техники; - правила внутреннего трудового распорядка. 2. ФУНКЦИИ На секретаря возлагаются следующие функции: 2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам организации. 2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в Департаментах, отделах, службах организации. 2.3. Документирование деятельности совещательных органов (конференции, рабочие группы, совещания) 2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства организации.2.5. Регистрация получаемых, отправляемых и внутренних организационно-распорядительных
документов.
2.6. Контроль исполнения входящих, исходящих и внутренних документов.
2.7. Анализ состояния исполнительской дисциплины по документообороту и разработка мер по ее улучшению.
2.8. Учет объема документооборота организации.
2.9. Оформление, отправление исходящих документов.
2.10. Оформление входящих и внутренних документов.
2.11. Формирование дел, в порядке предусмотренном соответствующими нормативными документами организации.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ Секретарь должен:3.1. Вести регистрацию организационно-распорядительных документов, с использованием установленных регистрационных форм.
3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации. 3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству Организации. 3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение. 3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним заключения, в пределах компетенции. 3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности организации (телефон, факс и т. п.). 3.7. Вести прием посетителей. 3.8. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ. 3.9. Использовать РС (необходимо расшифровать) как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия. 3.10. Выполнять отдельные поручения руководства. 4. ПРАВА Секретарь имеет право: 4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам организации. 4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления. 4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции. 4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники. 4.6. Работать с документами, имеющих гриф "Конфиденциально". 4.7. Принимать решения в пределах своей компетенции. 4.8. Взаимодействовать с Департаментами, отделами, службами организации (руководителями, сотрудниками) по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству организации. 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Секретарь несет ответственность за: 5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия. 5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов. 5.3. Сохранность документации. 5.4. За нарушение требований по соблюдению условий доступа, использования документов, содержащих конфеденциальную информацию. 5.5.За разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально". 5.6. За неисполнение, нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией. 5.5. Некачественное выполнение работ по оформлению и тиражированию документов.
5.6. Невыполнение указаний и поручений руководства организации.
5.7. Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ, СВЯЗИ
Секретарь взаимодействует со всеми сотрудниками и руководителями Департаментов, отделов и служб организации по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности.
Обязанности секретаря руководителя очень разнообразны: планирование рабочего дня шефа, организация работы офиса, переговоры с клиентами и партнерами по заданию начальника, поиск и предоставление транспортных средств для руководителя и других сотрудников и служб, устройство встреч, как на территории офиса, так и в неслужебной обстановке, ведение документации и многие другие дела служебного характера. Кроме этого, босс может возложить на своего помощника и личные проблемы, например, отправлять поздравления (подарки, цветы) к праздникам не только в организации, с которыми сотрудничает фирма, но и родственникам. Поскольку рабочий день руководителя обычно ненормированный, то и секретарю часто приходится засиживаться на работе допоздна.
Чтобы стать начальнику незаменимым помощником, секретарь должен обладать такими личностными качествами, как готовность к работе, исполнительность, аккуратность, ответственность, деликатность, скромность, умеренная инициативность, умение запоминать и делать выводы. Невозможно занимать эту должность, не обладая навыками машинописи (200 уд./мин), делопроизводства, стенографии, хорошего знания ПК. Все эти умения приобретают самостоятельно по книгам и самоучителям (их существует великое множество), в процессе предыдущей работы или на курсах. Из профессиональных навыков также необходимы умение вести переговоры, грамотность и хорошее владение устной и письменной речью, потому что секретарю руководителя приходится фиксировать приказы, вести деловую переписку и т. п.
Если в обязанностях в основном преобладает работа секретаря-делопроизводителя, то требуется высшее лингвистическое образование, если же нужен именно помощник, то предпочтение отдают высшему образованию в отрасли специализации компании.
Очень большую роль играет психологическая совместимость, сходство характеров, а также умение секретаря держаться в тени. В эту профессию идут те, кого вполне устраивает положение помощника, правой руки. Порой, руководитель бывает несправедлив к своему секретарю, так как он чаще других попадает под горячую руку.
Однако хороший начальник и толковый опытный секретарь функционируют как один отлаженный механизм. Тому есть немало примеров, особенно это касается секретарей ученых или писателей. Многие известные люди начинали с секретарской должности.
Нельзя обойти стороной еще один деликатный вопрос: нерабочие отношения между начальником и его секретаршей. Чтобы не попасть в двусмысленную ситуацию, следует сразу присмотреться к потенциальному начальнику и, отправляясь на собеседование, одеться так, чтобы подчеркнуть свои деловые качества, а не внешние достоинства. Если вы не получите это место, следовательно, начальнику надо было от секретаря совсем другое, и вы удачно избежали проблем.
Устраиваясь на работу, необходимо подробно обсудить свои обязанности, а еще лучше - попросить должностную инструкцию. Часто наивность секретарей, большинство из которых - молоденькие девушки, плохо разбирающиеся в людях и в жизни, становится одной из причин неприятных последствий. Принимая и поощряя подарки, отвечая на ухаживания, поддерживая игривые разговоры и двусмысленные шутки, одеваясь в откровенные или вызывающие наряды, девушка часто неосознанно создает впечатление своей доступности. Поэтому, не умаляя вины любителей воспользоваться служебным положением, стоит все же предостеречь их от ошибочных шагов.
Хотя секретарь находится ближе всех к руководителю, его карьерный рост ограничен. Безусловно, из всякого правила бывают исключения, но особенно обольщаться не стоит.
В зависимости от набора требований, использования знания иностранных языков, опыта работы и функциональных обязанностей варьируется и зарплата: от 200 до 800 у. е. Имейте в виду, если в вакансии “личный помощник” указана зарплата больше 1000 у. е., с большой долей вероятности можно предположить, что это - сетевой маркетинг.
К основным функциям относят:
осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;
ведение делопроизводства;
организация приема посетителей Зиновьева Н. Б. Документоведение: учебно-методическое пособие. - С.75..
Секретарь руководителя должен в процессе своей деятельности:
осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;
принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия;
готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование;
организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;
выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;
осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;
вести контрольно-регистрационную картотеку;
обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе;
печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных;
организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдачу в архив;
копировать документы на персональном ксероксе Типовая инструкция секретаря руководителя. Банк должностных инструкций.=http//www/kadrovik.ru/.
Должностная инструкция секретаря должна предусматривать те обязанности, которые возлагаются на этого сотрудника в организации (ведь работа секретаря отнюдь не сводится к ответам на звонки и встрече посетителей). Давайте же разберемся, как составляется такая инструкция и что она должна содержать.
В чем состоят обязанности секретаря руководителя?
Сразу надо отметить, что секретари бывают разные. Так, в небольших организациях секретарь руководителя — это не только его личный помощник, но и, по сути, заведующий всем делопроизводством и канцелярскими делами. В крупных же компаниях и государственных органах секретарь может быть не только у начальника, но и у его заместителей. Это означает, что круг обязанностей работающих на этой должности может быть самым разным.
Некоторую ясность вносит КСД служащих, утвержденный Минтруда РФ в 1998 году. Согласно этому документу, секретарь руководителя:
- занимается техническим и организационным обеспечением работы руководителя;
- ведет делопроизводство, в частности регистрирует корреспонденцию, приходящую на имя руководителя, и передает по его распоряжению документы исполнителям;
- следит за тем, чтобы переданные на исполнение документы своевременно рассматривались;
- передает руководителю на подпись заявления, проекты приказов и другую документацию;
- организовывает переговоры по телефону;
- в отсутствие руководителя фиксирует поступающую информацию и доводит ее до сведения руководителя;
- ведет подготовку заседаний или совещаний, оформляет протоколы;
- организует прием посетителей и т. д.
В каждой конкретной организации для секретаря могут быть предусмотрены и иные обязанности — как предусмотренные КСД, так и не включенные в него. В частности, на секретаря могут быть возложены обязанности офис-менеджера: обеспечение офиса расходниками, вызов ремонтников и т. д. В данном случае КСД — это всего лишь минимум, на который нужно ориентироваться и который при этом можно дополнять.
Оформление должностной инструкции секретаря руководителя
Оформление , как и любого другого документа, должно производиться по правилам делопроизводства, в частности по ГОСТ Р 6.30-2003. По его нормам в этом документе должны присутствовать:
- название учреждения, для которого разработан документ;
- название документа («Должностная инструкция»);
- указание даты разработки и составления;
- номер регистрации по правилам внутреннего делопроизводства организации;
- указание места, где было произведено составление;
- отметка об утверждении;
- собственно заголовок и текст инструкции;
- отметка о том, есть ли приложения;
- отметки о внутреннем согласовании документа со службами и отделами внутри организации (обычно согласование производится с отделом кадров, юридической службой, финансовым отделом, хотя, если возникает такая необходимость, к согласованию могут привлекаться и другие подразделения).
Образец оформления такой должностной инструкции вы можете найти на нашем сайте.
Должностная инструкция секретаря референта — в чем отличие?
В некоторых организациях вместо обычного секретаря существует должность секретаря-референта. По сути, четко разграничить эти должности трудно, т. к. референт тоже может заниматься организационно-техническим обеспечением работы руководителя и выполнять иные секретарские обязанности. Соответственно, то, что сказано о должностной инструкции секретаря руководителя, во многом относится и к аналогичному документу для секретаря-референта.
Однако обычно работа референта подразумевает, что он является специалистом более высоко уровня. Проще говоря, если обычный секретарь просто распечатывает письма или распоряжения директора, то референт сам их готовит и лишь затем передает на подпись руководителю.
Должна подразумевать, что референт владеет не только делопроизводством, но и достаточно серьезно разбирается в той сфере, в которой работает предприятие. Обычно в обязанности референта дополнительно включают:
- подбор материалов, с которыми должно ознакомиться руководство;
- составление докладов по требуемым темам;
- консультирование руководства по вопросам, в которых референт является специалистом.
Как правило, от референта требуется обязательное наличие высшего образования и знание иностранных языков (как минимум английского). Фактически референт является помощником руководителя (но не заместителем, т. к. распорядительной властью в организации референт обычно не обладает).
Поскольку нормативными актами профессия референта не регулируется, в некоторых организациях так именуют обычных секретарей руководителя или его замов. Это приводит к некоторой путанице, но законом не запрещено. Поэтому при разработке инструкции секретаря-референта в качестве образца вполне можно взять и инструкцию обычного секретаря руководителя.
I. Общие положения
1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.
2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессионально образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению
4. Секретарь руководителя должен знать:
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия.
4.2. Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства.
4.3. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.
4.4. Организацию делопроизводства.
4.5. Методы оформления и обработки документов.
4.6. Архивное дело.
4.7. Машинопись.
4.8. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
4.9. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
4.10. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
4.11. Основы этики и эстетики.
4.12. Правила делового общения.
4.13. Правила эксплуатации вычислительной техники.
Секретарь имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
IV. Ответственность
Секретарь несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации .
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
|
Руководитель структурного подразделения | ||||||
|
(подпись) |
(фамилия, инициалы) |
|||||
|
СОГЛАСОВАНО: | ||||||
|
Начальник юридического отдела | ||||||
|
(подпись) |
(фамилия, инициалы) | |||||
|
С инструкцией ознакомлен: | ||||||
|
(подпись) |
(фамилия, инициалы) |
|||||
Новые квалификационные характеристики секретарей
Секретарь руководителя
Должностные обязанности.
Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.
Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авто-рам писем.
Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
Копирует документы на персональном ксероксе.
Должен знать:
постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
организацию делопроизводства;
методы оформления и обработки документов;
архивное дело;
машинопись;
правила пользования приемно-переговорными устройствами;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
основы этики и эстетики;
правила делового общения;
основы организации труда и управления;
правила эксплуатации вычислительной техники;
основы административного права и законодательства о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации.
Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.” Как видно из приведенной квалификационной характеристики к секретарю руководителя предъявляются достаточно высокие требования как к знаниям и умениям, так и к кругу выполняемых им работ. При этом предполагается свободное владение компьютерной техникой, самостоятельное составление по поручению руководителя документов, редактирование полученных проектов документов, ведение контроля за исполнением и т. д. Эти требования и круг обязанностей, включающие многие творческие виды работ, предопределяют необходимость высшего профессионального образования, но допускается и среднее профессиональное образование при наличии опыта работы. Высшее профессиональное образование дает сегодня специальность 061300 “Документоведение и документационное обеспечение управления”, а среднее профессиональное образование – специальность 0611 “Делопроизводство и архивоведение”. Учебных заведений, готовящих по этим специальностям, особенно по среднему профессиональному образованию, сегодня достаточно много. Квалификационные характеристики секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки в новой редакции имеют лишь незначительные редакционно-стилистические правки. К обязанностям добавлена подготовка документов для тиражирования на множительной технике, а также копирование документов на персональном ксероксе. Так как квалификационные характеристики секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки аналогичны и учитывая, что в первом номере журнала “Секретарское дело” за 1999 г. уже была приведена должностная характеристика секретаря-машинистки, в новой редакции процитируем квалификационную характеристику секретаря-стенографистки. Это даст возможность сравнить не только старую и новую редакции, но и требования к этим двум категориям работников.
Енвд
