В настоящее время обмен документами между хозяйствующими субъектами и физлицами постепенно переходит с бумажного на электронный. Система электронного документооборота имеет ряд преимуществ перед простой бумагой - она позволяет сэкономить время и увеличить эффективность принимаемых решений. СЭД может быть построена как внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет.
Что такое СЭД?
Доступ к документам ограничен теми пользователями, у которых есть ключ для входа в систему. Отсутствуют отсутствующие или потерянные документы. Улучшение качества предоставляемых услуг; он немедленно реагирует на запросы документов клиентов, может быть немедленно отправлен экземпляр этого документа или удаленному доступу к системе.
Все это означает увеличение производительности и улучшение управления. Короче говоря, реакция системы более гибкая и эффективная, что дает конкурентное преимущество компании. Управление электронными документами по-прежнему является относительно молодой технологией, которая включает в себя много переосмысления способа мышления и управления информацией. Все преимущества, которые влечет за собой реализация, в ближайшем будущем будут отличать те компании, которые являются конкурентоспособными.
Электронный документооборот - это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном установленном на законодательном уровне формате. Но чтобы такой документ обладал юридическим весом, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписью.
Управление электронными документами в ответ на новые условия информационной среды
- Из церкви Санчес, Иоланда.
- Проконсультировалось: 24 июля.
Электронный документооборот можно разделить на два больших вида - обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две системы в одну глобальную.
Использование электронного документооборота внутри компании требует приобретения необходимого программного пакета (платформы ЭДО), а также оборудования для его функционирования (сетевого оборудования, сервера и т. д.).
В целом, все технологии электронного документооборота отвечают за предоставление организациям приобретения, управления, хранения, совместного использования и управления. В нынешнем контексте, навязываемом парадигмой так называемых новых технологий для библиотечного дела и информатики, заметно увеличивается количество документов, доступных в цифровом формате; каждый день они генерируются, принимаются, отправляются и хранятся во все большем числе компаний любого типа в мире. Это потребовало создания рабочей области, которая в основном занимается обработкой документов, конвертированием традиционных документов в электронный формат, электронными публикациями и управлением автоматическими файлами.
Для того, чтобы произвести обмен документами между двумя компаниями необходим оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения работы с данными электронной подписью, хранит архив документов.
Внимание! Одним из таких сервисов является . Документы, полученные через него, являются юридически значимыми, если на них находится отметка от ЭПЦ обеих сторон документооборота.
С этой целью появилась индустрия систем электронного документооборота, прогресс которой за последние пять лет был обусловлен водоворотом, который был сопоставим с развитием общей технологии в последнее десятилетие. В целом, технологии электронного документооборота облегчают организации для получения, управления, хранения, направления и обмена электронными документами. Но что такое электронный документ?
Документ, электронный документ, электронное управление документами
Чтобы прийти к этой работе к выводу о том, что такое документ, необходимо отвлечься от огромных противоречий, порождающих эту концепцию во все времена среди специалистов информации. Следующее изложение будет основано на концепции Майкла Бакланда, которая определяет его как информационный контейнер, то есть, что позволяет организовывать, представлять и управлять информацией, связанной с конкретным фактом, человеком или темой. 1.
Преимущества и недостатки ЭДО
Основные преимущества
Электронный документооборот обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным:
- Упорядочивание делопроизводства - система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это будет происходить по порядку и автоматически;
- Отслеживание положения каждого документа - в любой момент времени можно будет узнать кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет его испортить или потерять. Удаленный случайно или специально документ все равно можно восстановить;
- Ускорение обработки документов - если отделы компании разбросаны по нескольким зданиям, то бумажный документ необходимо лично нести туда для согласования. При ЭДО необходимый документ попадает к работнику за доли секунды;
- Удобная работа с версиями - при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить кто и когда вносил в документ изменения;
- Круглосуточный удаленный доступ - при необходимости, доступ к системе ЭДО можно организовать через интернет с любого компьютера земного шара. Работник может работать с документами находясь в командировке, в отпуске или на больничном;
- Планирование работы - благодаря указанию даты создания и срока исполнения, можно планировать исполнение поступающих документов согласно очереди;
- Поиск документов - можно произвести поиск в общей базе документов по ключевым словам и выражениям;
- Экономия бумаги - нет необходимости распечатывать все документы в необходимом количестве.
Основные недостатки
Несмотря на явные достоинства, у систем ЭДО есть и недостатки, которые могут остановить фирму от внедрения.
Хотя это критерий, который обычно используется для практических целей, среди проанализированных он является наиболее общим. Не только примеры документов в соответствии с этим определением - это письмо, фотография, видео, отчет или любой другой контейнер информации, который имеет смысл и подлежит определенному контексту, который поддерживается на бумаге; также могут быть признаны в качестве документов скульптурой, музейными экспонатами, людьми, живыми животными или другим объектом, которые не связаны с бумагой, содержат информацию.
Хотя документ может использовать любой носитель для существования, он управляется как информационный блок независимо от его формата или носителя, в котором он хранится. Например, письмо, адресованное клиенту организации, может быть бумажным документом, файлом, созданным текстовым процессором, электронным сообщением или цифровым изображением печатного письма, но в любом случае оно всегда может быть обработано как сообщение от одного лица или учреждения другому, созданное для передачи определенной информации.
К ним относятся:
- Нужно затратить денежные средства на приобретение системы, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять до 100 тыс. руб.;
- После покупки длительное время занимает ее установка, внедрение и отладка;
- Необходимо провести обучение всех пользователей, которые будут в ней задействованы;
- Обеспечение безопасности системы - разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от проникновения извне;
- В штате фирмы должен быть администратор, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей;
- В целях сохранности информации необходимо выполнять резервное копирование базы с документами;
- Если ЭДО отсутствует у фирм-партнеров, необходимо обеспечить существование и электронной, и бумажной системы.
Функционал электронного документооборота
Любая система документооборота должна обеспечивать выполнение множества действий:
В частности, будет рассмотрен электронный носитель, поскольку он предлагает документ, особенно благоприятный для его генерации и использования, благодаря организации, представляющей ее информацию. Термин «электронный документ» является относительно новой концепцией и не менее спорным, чем предыдущий. Для целей настоящего исследования документ следует называть электронным, если он физически хранится в электронном устройстве или внешнем блоке хранения такого устройства, понятным без какой-либо дальнейшей обработки, за исключением отображения монитора или печатной страницы, Любой компьютерный файл, имеющий действительный контент для работы юниверса пользователей, сколь бы маленький он ни был, считается электронным документом.
- Работать с любыми видами документов - создавать их, оформлять, обрабатывать, регистрировать, контролировать их выполнение, согласовывать и т. д.;
- Организовывать потоки документооборота - определять маршруты внутри компании, разграничивать доступ между отдельными пользователями, предоставлять возможность работы с одним документом сразу нескольким лицам;
- Организовывать архив документов с возможностью их поиска, хранения.
Внимание! Электронный документооборот должен обеспечивать ту же возможность работы с документами, как и традиционный бумажный.
Примеры электронных документов включают изображения печатных документов, приносимых в цифровой формат, файлы с различным содержимым, созданные в электронном виде, такие как текстовые документы, таблицы, графики или презентации, отчеты, аудиофайлы и видео.
Если электронный документ считается определенной категорией документа, и любой документ может управляться лицом или организацией в соответствии с его интересами, мы можем ссылаться на управление электронными документами как на процесс создания, хранения и использования документов. электронные документы, включая их выбор, классификацию, сохранение, поиск, поиск, воспроизведение и распространение с электронных устройств.
Крупные развитые системы предоставляют возможности:
- Регистрации всех проходящих документов - входящих, исходящих, внутренних, с дальнейшим перенаправлением их к руководителю;
- Обеспечивать единый порядок работы с документами в каждом подразделении фирмы;
- Работать с документом как индивидуально, так и коллективно;
- Обмениваться документами между подразделениями и конкретными сотрудниками;
- Разграничивать доступ к документам;
- Использовать стандартные формы для всех документов;
- Контролировать, что согласование, исполнение и прочая работа с документом будет выполнена вовремя;
- Формировать отчетность - аналитическую, статистическую и т. д.;
- Организовывать архивное хранение с фиксацией даты и времени доступа к ним пользователей.
Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным?
После перехода на электронный документооборот в организации, первое время все равно не получится полностью отказаться от бумажных документов.
За последние 10 лет была запущена группа компаний по производству технологий хранения и управления электронными документами. Таким образом, были разработаны устройства с большими объемами и программами хранения информации, которые не только позволяют создавать электронные записи, содержимое которых направлено вокруг документов, но также эффективно хранить и извлекать их, то есть технологии, которые позволяют создавать и управлять электронный файл любой организации, а также предоставлять его своим сотрудникам и пользователям.
Физические технологии, которые поддерживают управление электронными документами, во многом зависят от крупных аппаратных компаний по всему миру. С другой стороны, группа компаний была посвящена исследованиям и публикации по этому вопросу, а также производству специализированного программного обеспечения. К ним относятся следующие.
Произойти это может по нескольким причинам:
- Не все контрагенты пользуются ЭДО;
- На предприятии уже существует множество бумажных документов, находящихся в архиве.
Тем не менее, существуют принципиальные отличия в работе с электронными и бумажными документами. К примеру, бумажный документ нужно распечатать и принести на подпись руководителю, в то время как электронный подписывается в самой системе. Бумажные бухгалтерские документы, отправленные контрагенту, могут потеряться на почте во время пересылки, в то время как электронные доходят до адресата.
Ключевые технологии электронного управления документами
Технологии управления электронными документами могут быть широко классифицированы в соответствии с этими категориями. Управление документами, Управление знаниями, «Обработка изображений», рабочие процессы, Системы хранения и управления.
Общие характеристики технологий управления электронными документами
Программное обеспечение для управления документами нацелено на решение очень распространенной проблемы в наши дни в организациях, поскольку трудно эффективно получать и управлять информацией без общей структуры, созданной с помощью компьютера, использования Интернета и интранет.Главным отличием работы с двумя типами документов является их хранение. Электронные документы сразу попадают в систему, где с ними могут работать все пользователи. Для бумажных документов должен все равно быть организован архив, где они будут храниться в упорядоченном виде. В то же время, после попадания в компанию бумажный документ должен быть отсканирован, и эта скан-копия должна быть загружена в систему для дальнейшей работы.
Эти компьютерные программы становятся инструментами, помогающими пользователям, работающим с документами, независимо от формата, в котором они были созданы. Программное обеспечение для управления документами позволяет организациям быстро и эффективно получать электронные файлы. Они позволяют связывать индексы с документами, чтобы описать их основные характеристики: тип документа, автора, приложение, с которым оно было создано, и другие, которые будут описывать их. Кроме того, эти системы позволяют хранить хранимую информацию об сделанных ревизиях и повышать безопасность.
Внимание! Таким образом, работа внутри компании все равно должна вестись только в электронном виде. Если приходит бумажный документ, то его видят только те, кто его получает или подписывает. В то же время, работа с электронной копией позволяет защитить оригинал от почти либо утраты, и позволяет работать с ним сразу нескольким пользователям одновременно.
Знание не является физическим и материальным субъектом, управление знаниями на самом деле не является продуктом, а процессом, способом связывания информации и опыта и предоставления доступного продукта всем работникам организации для что они выполняют свою работу более эффективным образом16. Его можно определить разными способами. Интересной концептуализацией может быть вопрос о Докулабах 17, который рассматривает это как отношение опыта коллектива, который формирует организацию и распределение этого опыта персоналу, указанному в нужное время; это процесс управления и обмена капиталом, который представляет знания членов организации.
Какие существуют программы ЭДО?
На рынке существует множество систем документооборота, у каждой есть свои достоинства и недостатки. Наиболее распространенные системы:
| Система | Особенности | Стоимость |
| Дело | Одна из крупнейших программ по ЭДО. Большая функциональность, простота и удобство использования. | От 11 до 13,5 тыс. руб. за одно рабочее место |
| Логика | Может использоваться в компаниях любого размера, легка в освоении, гибкая подстройка под пользователя | От 4900 до 5900 за одно место. |
| Евфрат | Считается самой продвинутой из систем, в поставку входит собственная система баз данных, легкий и приятный дизайн | От 5000 руб за рабочее место при развертывании на сервере организации, от 10000 руб. при размещении на оборудовании разработчика. |
| 1С:Архив | Полная интеграция с любыми продуктами 1С, возможность хранения любых файлов - текстовых, графических, видео и аудио. | От 12 до 57 тыс. руб. за всю программу. |
| DIRECTUM | Оптимальная система для малых и средних предприятий, можно совмещать электронные документы с бумажными. | От 7 тыс. руб. до 2 млн. руб. за лицензию |
| OPTIMA-WorkFlow | Новая система, которая только начинает активно развиваться. Есть несколько функций, уникальных для этой системы. | От 55 до 75 тыс. руб. за лицензию. |
Взаимодействие электронного документа с другими программами
Занимая свое место в электронной среде организации, система ЭДО должна во время работы свободно поддерживать другие бизнес-приложения, уже функционирующие в ней. К примеру, необходимо свободно обрабатывать бухгалтерские документы - счета-фактуры, акты, накладные, доверенности и т. д.
Рост источников информации, особенно тех, которые вызваны развитием Всемирной паутины, благоприятствует тенденции развития управления знаниями как дисциплины. Пользователи сталкиваются с большим объемом информации, чем могут обрабатывать ежедневно, что делает невозможным отличать действительно ценную и нецензурную информацию. Продукты, предлагаемые технологией управления знаниями, пытаются решить эту проблему; в них особое значение имеют информационно-коммуникационные технологии.
Основные возможности этих продуктов включают сбор информации, ее категоризацию, распределение ее по мере необходимости и сотрудничество с пользователями, чтобы упростить знание и устаревать. Термин «изображение» использовался для определения факта создания изображений в цифровом формате из печатных документов, а также связывания индексов, их хранения, извлечения и распределения их в виде электронных изображений оригиналов. Это эффективные системы электронного документооборота, которые конвертируют «удобочитаемые» документы, обычно бумажные, в «машиночитаемые» документы.
Кроме этого, система электронного документооборота должна работать со всеми согласованно, и оперировать одними и теми же данными. Поэтому необходимо, чтобы система могла поддерживать справочники, которыми пользуются в электронной среде, и умела обновлять данные в них.
Кроме этого, необходимо учитывать и работу с внешними данными - электронной почтой, торговыми площадками и т. д.
Технологии рабочего процесса или рабочего процесса предназначены для автоматизации определенных внутренних рабочих процессов внутри организации. Эти системы основаны на электронных версиях документов, которые перемещаются через различные отделы организации для консультаций или модификации различными членами организации, что создает новую концепцию работы в группах. 19.
Планирование планирования рабочего процесса обрабатывает процессы, автоматически отправляет документы в разные отделы и отслеживает статус документа на протяжении всего процесса. Одной из наиболее важных задач для всех систем, связанных с управлением электронными документами, является включение существующих документов в их фонды. По этой причине особое внимание уделяется разработке технологий конвертации документов в цифровой формат.
При выборе ЭДО необходимо обращать внимание на возможности ее взаимодействия с другими средствами и источниками данных, имеющимися на предприятии. Обычно, популярные, а потому активно развивающиеся системы, имеют в своем составе множество модулей для наиболее популярных программ - 1С, Парус, Oracle и многих других.
К примеру, электронный документооборот программы 1С может позволять прямо из нее формировать, принимать и отправлять электронные бухгалтерские документы, при этом подтверждая их квалифицированной подписью.
Система автоматизации документооборота , система электронного документооборота - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Основные понятия электронного документооборота
Основные принципы электронного документооборота
- Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
- Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
- Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
- Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
- Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
- Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Российские системы электронного документооборота
Проприетарные СЭД
СЭД оплачиваемые из бюджета
- СЭД для организаций-участников бюджетного процесса предоставляет Федеральное казначейство
Платные СЭД
См. также
- ECM (бизнес) - Системы управления информационными ресурсами предприятия
Ссылки
- Просто об электронном документообороте, бизнес-процессах и взаимодействии. Блоги. Обсуждения.
- Выбор систем автоматизации управления предприятием по критериям
Wikimedia Foundation . 2010 .
Смотреть что такое "СЭД" в других словарях:
СЭД - СЭДО система электронного документооборота техн. СЭД сводно экономический департамент фин. СЭД Система «Электронной демократии» http://e democratia.ru/ …
Система электронного документооборота автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой организации с целью обеспечения выполнения ее функций. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов
СЭД УД - система электронного документооборота и управления взаимодействием техн. Источник: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 Пример использования СЭД УД Directum … Словарь сокращений и аббревиатур
Полезные инструменты
