Итак, вы нашли интересующую вас вакансию секретаря, направили на желаемую должность свое резюме и сопроводительное письмо, и вас пригласили на собеседование. Что дальше? Как вести себя на собеседовании и как пройти интервью это, пожалуй, самые главные вопросы на данном этапе. В этой статье мы поделимся с вами своими наблюдениями о собеседовании секретаря. Эти рекомендации помогут вам не только на собеседовании секретаря, но и при прохождении интервью на другие должности.

Как правило, помимо квалификаций, которые ожидаются от будущего сотрудника, у работодателя чаще всего имеется некая «картинка» о том, что представляет из себя идеальный кандидат на позицию. И хотя знание определенных техник и правил прохождения интервью, безусловно, повысит ваши шансы на получение желаемой должности, но не является гарантией. Причин непрохождения интервью может быть несколько: от ваших ошибок на интервью до банального «картинка не совпала».

Отказ не всегда является прямым следствием вашей недостаточной квалификации или ошибок. Поэтому, несмотря на то, что на собеседовании нужно раскрыть ваши таланты по возможности полно, относитесь к этому как к игре, в которой возможен как выигрыш, так и проигрыш.

Собеседование секретаря обычно проводится в несколько этапов. Сначала проводится собеседование с менеджером по персоналу. Первичное собеседование секретаря может проводиться по телефону или лично. Далее вы можете пообщаться с директором по персоналу и потом с президентом компании. Или наоборот, сначала с непосредственным начальником (если это не президент или директор), а потом с директором по персоналу. Также очень вероятны тесты, как профессиональные, так и психологические.

К любому собеседованию секретаря необходимо подготовиться. Важно понимать, что интервью – это процесс двусторонний. Собеседование секретаря – не экзамен, от которого будет зависеть ваша оценка. Не только вас оценивают, но и вы оцениваете компанию на предмет того, насколько вам хочется в ней работать. Поэтому подготовка к собеседованию нужна, главным образом, для вас.

Первое, что необходимо сделать после получения приглашения на собеседование секретаря – это зайти на сайт компании. Отправляться на собеседование в компанию, не изучив о ней информации – недопустимо, хотя на нашей практике проведения собеседований секретаря (да и не только) таких случаев было много, но не всегда успешно. Это не всегда напрямую связано с тем, что сотрудник не почитал информацию на сайте, но может быть связано с отсутствием интереса к компании, и это может проявиться в любой другой момент.

Итак, читайте информацию на сайте: чем занимается компания, какова ее миссия, каковы ее цели, как компания планирует развиваться дальше. Некоторые компании даже публикуют приоритеты своей кадровой политики и возможности для роста сотрудников. Изучайте это все! Не пожалеете. На самом деле, чем больше такой информации на сайте компании, тем лучше для вас.

Для того, чтобы пройти интервью, после того, как вы изучите основные направления деятельности компании, еще раз тщательно просмотрите описание должности, на которое вы подавали свое резюме. Очень часто на собеседовании задается вопрос о том, что в данной вакансии вас привлекло больше всего. В ответ – тишина. Ничего не привлекло. Подалась куда попало, лишь бы податься. Такое отношение к себе и к своей будущей работе неприемлемо. Отмотайте назад и начните снова.

Возьмите блокнот и запишите вопросы, которые у вас возникли: о компании, о должности, об обязанностях.

Большую роль в том, как пройти интервью, имеет то, как вы будете одеты на интервью. Первое впечатление имеет значение. Оденьтесь в деловом стиле и будьте аккуратны и ухожены.

Постарайтесь никогда не опаздывать на интервью. Это очень важно. Если вы живете в мегаполисе с его вечными пробками, рассчитайте время так, чтобы учесть стояние в пробках. Бывают ситуации, когда вы едете на интервью, но случается какая-то форс-мажорная ситуация, и вы все-таки опаздываете. Посыпать голову пеплом не стоит, просто позвоните человеку, с которым вы встречаетесь, извинитесь и предупредите об опоздании. Но если вас пригласят на следующий тур собеседований, вы должны прийти вовремя. Хоть на полдня раньше приезжайте, но приезжайте вовремя.

Кстати, если вы приехали на собеседование секретаря слишком рано, не стоит идти в компанию и тут же докладывать о своем прибытии. Погуляйте где-нибудь. Если компания расположена в бизнес-центре, посидите в холле, почитайте. Оптимальное время прихода на интервью – за 15-20 минут до начала, если не оговорено иное.

Если вас встретили, показали, где повесить одежду,пригласили сесть, в офисе нормальная деловая обстановка и хороший микроклимат, то это хороший знак. Кстати, если вам предложили чай или кофе – не отказывайтесь, разве что вы действительно ничего не хотите.

Итак, вы на собеседовании секретаря. Как пройти интервью? Прежде всего, помните о том, что невозможно выучить наизусть вопросы, которые вам зададут. Поэтому и не тратьте свое время на это. Все равно у вас могут спросить то, чего вы никак не ожидаете.

Примерная (!) структура интервью может выглядеть так: первая пара минут – знакомство, беседа на отвлеченные темы. Далее – ваш краткий рассказ о себе, затем вопросы интервьюера к вам, его рассказ о должности и в конце – ваши вопросы.

Когда интервьюер просит вас рассказать о себе –имеется в виду, что нужно рассказать о своем профессиональном опыте. Начните рассказ о своем последнем месте работы. Далее сориентируетесь по ходу беседы.

Как вести себя на интервью? Наиболее оптимальный вариант – вести себя на интервью непринужденно. Это может быть непросто, особенно, если вы начинающий специалист, который беседует с директором по персоналу или директором компании. Часто произвольно или нет, но кандидат в секретари на интервью нервничает.Постарайтесь представить, что это все-таки не экзамен, а диалог. Ваш интервьюер – это ваш партнер, с которым вы просто беседуете. Ведь интервью – это не допрос в гестапо, это просто беседа. Если вы сильно зажметесь, то впечатление будет только хуже. Но если все-таки у вас не получилось быть спокойными и вы трясетесь на интервью как осиновый лист, вы можете просто сказать: «извините, я немного волнуюсь». Грамотный интервьюер в таком случае попытается что-нибудь сказать, чтобы разрядить обстановку. Или по меньшей мере, поймет вас.

Как еще вести себя на интервью? Ведите себя на интервью уверенно. Это возможно, если вы справились с предыдущей задачей. Вы ведь уверены, что справитесь с будущими обязанностями, правда? Так покажите это. Но покажите это путем демонстрации спокойной уверенности. Высокомерное поведение неприемлемо. Во-первых, оно указывает не об уверенности в себе, а наоборот, о неуверенности, замаскированной таким способом. Уверенный в себе человек не бывает высокомерным, запомните это. Реальное или напускное высокомерие – гарантия, что на работу вас не возьмут.

Ваша задача на собеседовании секретаря – представить свои профессиональные навыки таким образом, чтобы работодатель увидел, что вы наилучшим образом справитесь с возложенными на вас обязанностями. Если вас спрашивают, умеете ли вы делать то-то и то-то, и вы действительно умеете, то не скромничайте. Интервью – не место для кокетства и ложной скромности. Если вы не расскажете о вашем опыте, умениях, достижениях, то интервьюер никогда об этом не узнает.

Чего нельзя говорить на интервью? На интервью нельзя врать. Если требуется знания Excel на хорошем уровне, а вы и на базовом-то не знаете, будьте честны с интервьюером. Ведь вам же там работать потом.

Скажите, что в настоящий момент у вас есть хорошее теоретическое представление о работе с программой, но вы очень легко обучаетесь, и с радостью изучите программу на требуемом уровне в короткие сроки. Если это будет единственное, чего вам будет не хватать, чтобы занять позицию, возможно, работодатель все-таки примет вас на работу (с условием, что вы все-таки программу выучите).

То же самое нельзя применить, например, к знанию иностранного языка. Все знают, что быстро его изучить нельзя.

На собеседовании секретаря нельзя говорить о проблемах. Нельзя плохо отзываться о коллегах и предыдущем работодателе. Иначе ваш потенциальный работодатель подумает, что и о его компании, и нем самом вы вот также будете всем говорить.

Вас обязательно спросят о причинах ухода с прежней работы и поиска новой работы. Если вы работаете на текущей должности больше года и меняете работу, то оптимальный вариант – сказать, что вы хорошо справлялись со своими прежними обязанностями, работа вам нравилась, но в какой-то момент времени вы почувствовали, что можете достичь большего, а таких возможностей на старой работе у вас нет. В других случаях смотрите по обстоятельствам. Если вас сократили, то так и скажите, это нормальная причина. Сложнее всего, если у вас был большой (более года) перерыв в трудовой деятельности или вы проработали всего пару месяцев и уже ищете новую работу. Но и в этой ситуации можно найти грамотное тому объяснение.

Если вас спросят, как вы можете описать (или оценить) вашего начальника (коллег), ни в коем случае не говорите об их недостатках. Лучше скажите что-то типа: «мой начальник – замечательный профессионал, у которого можно многому научиться». Ведь это так и есть, правда? Даже если ваш бывший начальник – тиран и самодур, все равно вам есть, чему поучиться.

На собеседовании секретаря могут спросить о ваших недостатках. Делается это не для того, чтобы вы начали критиковать себя. Таким образом может проверяться то, как вы реагируете на стрессовые обстоятельства. Расскажите о каком-нибудь своем недостатке, который выглядит больше как достоинство. Например: «Я люблю помогать коллегам. Иногда это влияет на мои непосредственные обязанности и приходится задерживаться на работе, что возможно, не очень хорошо».

Вас могут спросить о готовности к переработкам. В данном вопросе нужно быть осторожными. Часто все зависит от должности, на которую вы проходите собеседование. Если это помощник руководителя, то переработки у вас могут быть очень часто. Для секретаря на ресепшн и ассистента отдела хронические переработки менее вероятны. Ваша задача – повернуть разговор так, чтобы не высказывать своего отношения к переработкам, а чтобы интервьюер вам сам о них рассказал. К примеру, вам задали вопрос, готовы ли вы к переработкам. Скажите что-нибудь очень нейтральное, типа «в принципе, готова». И потом ненавязчиво спросите о том, как часто ожидаются переработки. И слушайте.

Как правило, количество переработок уже определено для должности. А вы, придя с собеседования секретаря домой, подумайте и решите, нужно ли это вам. Говорить о переработках лучшеуже на последующих интервью с вашим непосредственным начальником, ведь именно он лучше всего об этом знает. Только не говорите на интервью о том, что вы категорически против переработок! Этого никто не любит. Но для себя решите, насколько это вам нужно. Дело в том, что случайные переработки во время закрытия проектов, подготовки годовой отчетности, приезда делегации и других авральных ситуаций неизбежны, и я думаю, что это не будет для вас проблемой. Но вот если вам придется каждый день задерживаться на работе на 2-3 часа (даже если это оплачивается) – подумайте, действительно ли вы к этому готовы. Вы сейчас согласитесь, чтобы получить работу, а потом пожалеете. Потому что выяснится, что из-за этого вы не сможете нормально общаться с вашим ребенком, ваш муж забыл, как вы выглядите, да и вообще вся жизнь у вас стала вращаться только вокруг вашей работы. Вы действительно к этому готовы?

И еще один момент. Он может быть для вас очевидным, если вы уже имеете опыт работы секретарем, но для новичков скажу: на собеседование секретаря никогда не приходите с мамой, мужем или кем-то еще. Ваша мама не должна направлять за вас резюме в компанию или от вашего имени в компанию звонить. Вы – профессионал, вы – взрослый человек, именно этого от вас ждут. Детишки, которые приходят на собеседование секретаря с мамой,пройти интервью не смогут. Нужно сначала подрасти.

И наконец, в конце интервью вас спросят: «Есть ли у вас какие-нибудь вопросы?». Настал ваш звездный час. Задайте столько вопросов, сколько вы хотите задать. Даже если их десять. Внимательно слушайте ответы – именно сейчас вы получаете важнейшую для себя информацию, которая поможет вам решить, хотите ли вы работать именно в этой компании.

Плохо будет, если у вас вообще нет вопросов. Кстати, немаловажно узнать, какие возможности для профессионального развития есть в компании. Старайтесь не задавать закрытых вопросов типа «Есть ли в компании возможности для профессионального развития?». Спрашивайте «Какие возможности для профессионального развития есть в компании?». Лучше использовать формулировку «профессиональное развитие», а не «карьерный рост».

Настороженно стоит отнестись на собеседовании секретаря к вопросам типа: «Насколько вы амбициозный человек?» и подобным. Амбициозность – далеко не приоритетное качество секретаря. Человека с кучей амбиций могут искать по разным причинам. В том числе и чтобы навалить на него кучу лишней работы. Если вас спросят что-то подобное, ответьте нейтрально, но вывод для себя сделайте.

Обязательно задайте вопрос о том, как будет оцениваться ваша работа. Если на собеседовании секретаря у вас возникнет хотя бы малейшее сомнение в том, что оценивать вашу работу будут именно по вашим профессиональным достижениям, продолжать собеседоваться в данной компании не стоит.

Когда спрашивать о зарплате и льготах? В любом случае, не в лоб и не сразу. В некоторых случаях (поиск работы через кадровое агентство, собеседование с менеджером по персоналу), вам интервьюер может сам об этом рассказать. А может и не рассказать, а вместо этого спросить: «А каковы ваши зарплатные ожидания»? В агентстве по персоналу можно говорить о ваших ожиданиях сразу. В компании это делать следует не сразу, а ближе к концу интервью, причем если вы видите, что вашей кандидатурой заинтересовались. Если вам зададут вопрос раньше, скажите что-то общее, типа «это пока не определено до конца, будет зависеть от круга обязанностей, возможностей проявить себя, социального пакета и т.д.» В общем, уклонитесь от прямого ответа. Иначе произведете впечатление человека, которому все равно, где и кем работать и кроме денег вас вообще ничего не интересует. Работодателю это будет весьма неприятно, и скорее всего, пройти интервью вы не сможете и должность секретаря не получите.

Перед тем, как говорить о зарплате, мы рекомендую вам изучить уровень зарплат для специалистов вашей квалификации и опыта. Часто секретарь долго не может получить работу именно из-за завышенных ожиданий по зарплате.

Раз обо мне упоминали, напишу Вам, хотя судя по прочитанному, Вы не хотите ничего воспринимать и просто развлекаетесь. Во-первых, сколько Вам лет и какой опыт образования и работы у Вас за плечами? Сколько языков хотя бы на разговорно-переводческом уровне Вы знаете? Умеете ли ОЧЕНЬ быстро и всплепую печатать на русском и латинском шрифте? Знаете ли деловой этикет? А психологию общения в коллективе? Знаете ли досконально работу отдела кадров, хотя бы начальную бухгалтерию (1С), ну, естественно, делопроизводство в полном объеме (обязательно в электронном виде)? Сможете улаживать конфликты, раздобыть любые нужные сведения за 5 минут, быть в курсе всех событий в стране и мире, делать пресс-релизы, общаться с сильными мира сего без страха и упрека??? :-)))))) сейчас не могу всего вспомнить. У меня, естественно, высшее образование, немецкая спецшкола (неплохой уровень владения языком), двухгодичные курсы английского, курсы секретарей-референтов и бухгалтеров с валютными операциями (институт Наталии Нестеровой). Начинала работать инженером в ОКБ по косм. исследованиями, ушла в референты по домашним обстоятельствам:-))))) Жалею? Знаете, по разному. И не потому, что я ЛИЧНОСТЬ:-)))) (а в этом никто не сомневается:-))))) ни на работе, ни дома), а потому, что сил и энергии во мне гораздо больше, чем даже требуется для этой несомненно непростой профессии. Тот, кто может добиться успеха в работе секретаря, может добиться всего:-)))) и это не домыслы. Потому что столько знаний, терпения и разностороннего образования нет практически ни в одной профессии. Удастся стартовать дальше - вперед, нет - ничего ужасного не вижу. Да, я работала в разных компаниях: начинала после декрета в маленькой фирме, где от секретаря генерального стала зав. канцелярией за три месяца, потом сидела в приемной президента очень крупной фирмы, затем без проблем нашла работу в не менее известной и крупной фирме опять в приемной генерального, сейчас - более свободная и более обширная работа, в "дочке" небезизвестной корпорации... Зарплата достойная, очень приличный соцпакет, что для одинокой матери немаловажно. Рассуждать, имея за спиной "опору" - очень легко. А оставшись с ребенком на руках многие лишаются вообще разума и чувства собственного достоинства... Рассуждения о "подавалке-давалке" лишены разумности в силу некомпетентности данного человека. Девочки в мини-юбках на рынке референтов и помощников уже лет 5 не котируются, их берут "типа новые русские" для плотских утех. При приеме на работу девушка вполне может определить и уровень конторы и характер работы. Если Вы не способны отличить фирму с перспективой и отличными условиями от дешевки - то, сорри, о какой работе идет речь? Курсы секретарей мне лично не дали ничего, я получила только бумажку, т.к. язык и слепую машинопись, компьютер, этикет я знала и до этого, а мой внешний вид (и надеюсь сейчас) был вполне на уровне:-))))) Никакого неуважительного отношения к себе (кроме отдельных людей без образования и понятия о современных профессиях) не замечала, наоборот:-))))) дружба с помощником генерального - выигрыш в лотерею, не каждому повезет:-)))) Что-то я разулыбалась. Просто эта дискуссия кроме улыбки ничего вызвать не может. Это как человек, постоянно ездящий по заграницам, не может втолковать туристу-теоретику, в чем прелесть той или иной поездки... Да, задавайте вопросы, если смогу - помогу. 20.06.2001 10:47:38, Ket

Извините за бестактность: сколько Вам лет? Просто, во многих компаниях важен возраст и внешний вид. В большинстве, надо сказать, на позицию секретаря. Я устроилась на работу референтом-переводчиком без опыта (вернее, у меня был опыт 5 месяцев в другом городе оператором ПК). К предыдущим постам: все данные проверяли, так что врать (извините, приукрашать)))) не надо - согласна с Татьяной. И еще: есть определенные тенденции при приеме на работу секретаря, которые надо учитывать. Например:
- низкая з/п ($400-450), нет опыта, внешность не имеет значения, потому что секретарь сидит в "будке" или закрытом офисе, где не бывает посетителей, отсутствие деффектов речи (так называемых "говоров" в том числе), граммотное письмо, потому что все обязанности концентрируются на телефоне и переписке;
- более высокая з/п ($500-600), есть опыт от полу-года, внешность не имеет значения по тем же причинам, граммотность обязательна;
- средний уровень з/п ($700-800), опыт от года, знание иностранного языка приветствуется, приятная внешность, потому что, как правило, уже берут на ресепшн или в приемную, где есть посетители, переписка уже на 2-х языках, вся оргтехника и знание каких-либо специфических программ, например для создания презентаций и т.д
- уровень з/п выше среднего ($900-1500), опыт более года, иностранный обязательно, переписка на 2-х языках, телефонные переговоры с иностранными клиентами или поставщиками, приятная внешность (потому что все чаще приглашают на позицию личного помощника руководителя или секретаря ген.директора) и т.д.
- высокая з/п ($1600-2500), опыт работы на АНАЛОГИЧНОЙ позиции от 3-х лет, знание уже (как правило) 2-х языков (один - в совершенстве, другой - базовый), про внешность уже не говорю, потому что ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО берут к руководителю в крупную компанию+ВСЕ секретарские обязанности.
- ну, очень высокая (для секретаря) з/п ($ 2600-3500) - извините, как правило, интим.
Так вот. Секретарь сейчас - одна из самых востребованных должностей. Ищут себе секретарей ВСЕ, кому не лень. И личных, и на офис, и с переводческим уклоном, и с уклоном в сторону менеджера по продажам или менеджера по общению с клиентами... Вобщем, видимо, нужно критически подходить к себе и выбирать ту компанию, в которой вы реально могли бы чувствовать себя на высоте.
Я все к тому, что когда я первый раз устраивалась на работу в Москве (а было это в течение первых 3-х недель моего здесь пребывания - то есть нашла я работу очень быстро и без отказов), то работала по обязанностям на з/п в $1200, а получала 700 по ЦРБ... Потому что не было опыта. Но я согласилась на эту з/п, потому что реально осознавала, что пока на большее не могу рассчитывать. Сейчас я "догнала" этот зарплатный уровень, по прошествии года. Да, опыт многое значит, как и все остальное, что было указано выше (внешность, иностранный и т.д).

Инструкция

На вакансию секретаря-референта обычно приглашают девушек и женщин самого разного возраста. Прекрасно, если у соискательницы уже есть опыт подобной работы, но многие компании согласны обучить новую сотрудницу самостоятельно. Желательно будет иметь диплом о высшем образовании. Если такого диплома нет, понадобится сертификат об окончании курсов секретарей-референтов.

Обязательным требованием для работы секретарем-референтом является отличное знание офисной техники и основных компьютерных программ, а желательным будет знание иностранного языка хотя бы на среднем уровне. Конечно же, чем серьезнее компания, в которую соискатель подает резюме, тем выше будут требования и строже проверка.

Для того, чтобы найти открытые вакансии на секретарей-референтов, не потребуется много времени. Информация о таких вакансиях есть на сайтах, посвященных поиску работы, в газетных объявлениях, на ресурсах компаний. Однако нужно учесть, что многие руководители ищут не просто очередного безликого работника, а своего личного секретаря, поэтому и выбирать такого человека будут очень тщательно. Да и самой соискательнице будет проще работать с тем начальником, который ей понравится, ведь работа будет проходить непосредственно с этим человеком на протяжении длительного времени. Чтобы найти такого работодателя, нужно хорошо потрудиться.

Для начала представьте, в какой компании вы хотели бы работать, какой должен быть у нее офис, какие из обязанностей вы бы хотели выполнять, а от каких предпочли бы отказаться. Искать компании нужно именно по тем требованиям, которые вы зададите для поиска. Кроме того, нужно грамотно составить резюме, описать свой опыт работы и должностные обязанности в других компаниях, место учебы, выгодно представить для работодателя преимущества найма именно вашей кандидатуры, чтобы резюме не затерялось среди десятка других.

Но важнее всего будет пройти собеседование, потому что секретаря-референта обычно нанимают после небольшого конкурса и просмотра кандидатов. Если ваше резюме сыграло свою роль, вас пригласили на собеседование, нужно подготовиться к нему заранее. Обязательно продумайте ответы на возможные вопросы: о ваших сильных и слабых сторонах, о том, почему вы хотите занять именно эту должность, что умеете делать.

Для собеседования постарайтесь выбрать образ, который мог бы стать одновременно и запоминающимся, и эффектным, и деловым. Не переусердствуйте с цветовой палитрой, вполне возможно, что у компании строгий дресс-код, но все же выберите достаточно стильный наряд. Ведь секретарь-референт - это лицо компании. И это лицо должно быть прекрасно во всех отношениях.

Отношение к работе секретарем у всех разное. Одни воспринимают данную профессию несерьезно, а другие, напротив, придают ей слишком большое значение. Но ясно одно: сегодня секретарь должен не просто готовить кофе и распечатывать документы – потребуется выполнять более ответственную и сложную работу, соблюдать правила, установленные в компании и постоянно совершенствоваться. Женский сайт Charla предлагает вам поговорить об обязанностях секретаря и о перспективах данной профессии.

Безусловно, в зависимости от специфики работы фирмы и даже от предпочтения руководителя требования к секретарю могут меняться. Например, для кого-то очень важно, чтобы офис-менеджером работала эффектная блондинка. Пусть даже она не оканчивала курсы секретарей и вообще не умеет пользоваться ксероксом, но при этом у нее длинные ноги, приятная улыбка, и это поможет привлечь постоянных клиентов. И наоборот, внешность будущего секретаря может не играть первостепенной роли для директора банка – ему важно, чтобы кандидатка быстро принимала решения, готовила вкусный кофе и вовремя подшивала документы в папку.

Что касается требований относительно возраста, то здесь, действительно, предпочтение отдается более молодым соискательницам. Отчасти из-за того, что они выглядят более презентабельно, отчасти по той причине, что женщине после 40-ка уже не так просто бегать по коридорам с ворохом бумаг или осваивать новые компьютерные программы. Хотя, как уже упомянул , каждый руководитель предъявляет свои требования к будущему секретарю.

Наиболее часто требования к кандидаткам звучат следующим образом:

1. Свободное владение иностранным языком (чаще всего, английским).

2. Высшее образование (желательно по профилю или хотя бы лингвистическое, но иногда на работу берут и после курсов секретарей).

3. Знание основ делопроизводства (умение работать с документацией, вести деловую переписку).

4. Возраст примерно от 22 до 30 лет (в зависимости от специфики компании здесь могут быть исключения, но секретарь возрастом от 35 лет – редкость).

5. Навыки работы с компьютером и компьютерными программами (эти знания тоже часто получают на курсах секретарей).

6. Умение пользоваться оргтехникой (принтером, сканером и т.д.).

7. Высокая скорость набора текста на компьютере.

8. Внешняя привлекательность.

9. Навыки делового общения.

10. Опыт в ведении переговоров и организации .

Что нужно для того чтобы вас приняли на работу?

Если вы находитесь в поиске подходящей вакансии секретаря, очень важно трезво оценить собственные силы. Например, можете ли вы с уверенностью сказать, что умеете работать в программах Microsoft Word? Не просто набирать текст, а составлять таблицы, диаграммы, отправлять электронные сообщения. Если нет, то нужно идти на курсы секретарей, где всему этому обучают. Кстати, на занятиях также можно узнать о культуре делового общения, правилах работы с документами и даже секретах эффективного сотрудничества с руководителем. Очень важно, чтобы секретарь обладал такими качеств, как организованность, стрессоустойчивость, заинтересованность в работе, порядочность, точность, пунктуальность, грамотность, зрительная память, высокий уровень интеллекта, правильная дикция, культура речи и т.д. Только в этом случае обязанности секретаря выполнимы.

Немаловажное значение придается и знанию иностранных языков, поскольку большинство компаний сотрудничают с зарубежными фирмами. Сегодня практически от всех кандидаток требуется знание английского языка – это воспринимается как само собой разумеющееся дополнение к квалификации секретаря. При этом английский у кандидатки должен быть не на уровне школьной программы – необходимо владение бизнес-лексикой, как минимум, на уровне Intermediate, а то и выше. Некоторые курсы секретарей включают в себя уроки иностранных языков, но, если у вас есть возможность, лучше посетить специальные занятия, где вы сможете выучить или как следует подтянуть английский, немецкий, французский и другие языки.

Еще один немаловажный аспект, который влияет на обязанности секретаря – знание корпоративной культуры и делового этикета. Еще пару десятков лет тому назад вопросам, кто первым должен подать визитку, как приветствовать посетителя, или как должна садиться женщина, не уделяли особого внимания. Времена изменились, и сегодня секретарь должен знать о тех неписаных правилах, которые существуют в компании и деловом мире. На курсах секретарей об этом тоже рассказывают. Однако не поленитесь прочесть специальную литературу самостоятельно – узнаете много нового.

И, конечно же, претендуя на должность секретаря, нужно правильно одеваться. Именно в этой профессии существует такая особенность, как . И это не только колготки в летнее время и туфли-лодочки каждый день. Например, секретарю нельзя надевать на работу:

Одежду, которая полностью оголяет руки;

Слишком короткие и узкие юбки (оптимальная длина – до середины колена);

Глубокое декольте на платьях и блузах;

Одежду из кружевных, блестящих тканей;

Наряды, которые плотно облегают фигуру;

Одежду в цветочек или с ярким рисунком;

Наряды с обилием бахромы, меха, перьев, страз, бантов;

Чересчур прозрачные блузы, сквозь которое можно увидеть нижнее белье;

Кроссовки, обувь с открытой пяткой или носком.

Конечно же, прическа и макияж тоже должны быть неброскими, чтобы в целом создавался образ уверенной и интеллигентной женщины, грамотного специалиста в своей сфере.

Не правы те, кто думают, что у секретаря нет никаких перспектив. Если вы будете работать усердно, не поленитесь время от времени повышать свой профессиональный уровень на курсах секретарей, вполне вероятно, что у вас появится возможность претендовать на повышение или смену рода деятельности. Удачи!

Отчетность за сотрудников