С этого года предприятия, среднесписочная численность которых более 100 человек, представляют декларации в электронном виде. Отметим, что на практике такие показатели, как средняя, среднесписочная численность работников, используют и для заполнения форм статотчетности. Причем пока не определишь один показатель, не рассчитаешь и другой.

Определяем среднесписочную численность работников

Этот показатель определяется на основании ежедневного учета списочной численности работников. В свою очередь, его рассчитывают исходя из списочной численности за каждый календарный день по данным табеля учета рабочего времени.

В списочную численность работников включаются наемные специалисты, работающие по трудовому договору и выполняющие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работающие собственники предприятия, получающие зарплату в данной организации.

Отсутствующие специалисты, которых включают в списочную численность

Имейте в виду: в списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по определенным причинам. Перечень таких причин приведен в пункте 88 Правил.

В частности, учитываются работники:
- находящиеся в служебных командировках;
- отсутствующие из-за болезни (причем только те, кто получил лист нетрудоспособности);
- заключившие трудовой договор с организацией о выполнении работы на дому (надомники);
- находящиеся в учебном отпуске с сохранением полностью или частично зарплаты;
- находящиеся в ежегодных и дополнительных отпусках;
- имеющие выходной день (согласно графику работы) за переработку времени при суммированном учете рабочего времени за работу в выходные или праздничные (нерабочие) дни;
- находящиеся с разрешения администрации в отпуске без сохранения зарплаты по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам.

Кого не учитывают при определении показателя

Прежде всего не учитываются при расчете показателя работники, не включаемые в списочную численность. Их перечень приведен в пункте 89 Правил. Но, кроме этого, следует помнить, что не все работники, входящие в списочную численность, принимаются во внимание при расчете среднесписочной численности. К таковым относятся:
- женщины, которые находятся в отпусках по беременности и родам;
- лица, находящиеся в отпусках в связи с усыновлением ребенка, в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;
- работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находящиеся в дополнительном отпуске без сохранения зарплаты.

Рассчитываем показатель

Среднесписочная численность работников за месяц определяется суммированием списочной численности работников за каждый день месяца (с 1-го по 30-е или 31-е число, а для февраля - по 28-е или 29-е число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и делением этой суммы на число календарных дней месяца.

При этом численность работников списочного состава в выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день.

Пример 1

Рассчитаем среднесписочную численность работников предприятия за февраль 2008 года по данным, приведенным .

Среднесписочная численность в феврале 2008 года составляет (показывается в целых единицах):
3258 чел. : 29 = 112 чел.

Среднесписочная численность работников за период, превышающий месяц, определяется следующим образом.

Вначале рассчитывают среднесписочную численность за каждый месяц периода. Затем суммируют все полученные среднесписочные и делят на количество месяцев в периоде.

Например, при расчете среднесписочной численности работников за год суммируют среднесписочную численность работников за все месяцы отчетного года. Сумму делят на 12.

Если предприятие работало неполный отчетный период, то показатель определяют путем суммирования среднесписочной численности за месяцы работы в отчетном периоде и деления полученной суммы на количество месяцев в отчетном периоде. Такой же порядок применяется и для предприятий с сезонным характером работы.

Особенности определения показателя при занятости неполный рабочий день

Если в штате предприятия состоят работники, которые трудятся неполный рабочий день, в списочной численности они числятся как целые единицы за каждый календарный день, включая нерабочие дни недели.

Но при расчете среднесписочной численности они учитываются пропорционально отработанному времени.

Для расчета среднесписочной численности работников в этих случаях предусмотрено два способа.

При прямом способе для определения показателя следует:
1) исчислить общее количество человеко-дней, отработанных работниками. Для этого общее число отработанных человеко-часов в отчетном месяце делится на продолжительность рабочего дня исходя из продолжительности рабочей недели;
2) средняя численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость определяется путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце.

При упрощенном способе необходимо:

1) неполное рабочее время разделить на продолжительность рабочего дня;

2) частное умножить на количество отработанных таким работником дней за месяц;

3) полученный результат разделить на количество рабочих дней в месяце.

Исключение составляют работники, для которых законодательством предусмотрена сокращенная рабочая неделя (например, лица в возрасте до 18 лет; женщины, которым предоставлены дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка; инвалиды I и II групп). Они учитываются в среднесписочной численности работников как целые единицы.

Средняя численность работников

Отметим, что средняя численность работников предприятия складывается из:
- среднесписочной численности работников;
- средней численности внешних совместителей;
- средней численности работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

Как определить первый показатель, мы рассмотрели выше .

Два следующих показателя рассчитываются точно так же, как и среднесписочная численность работников. Причем показатель по внешним совместителям исчисляют согласно методике расчета среднесписочной численности работников, работавших неполное рабочее время, то есть пропорционально отработанному времени. А по «договорникам» работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия договора.

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1. Допустим, что на предприятии работают еще два внешних совместителя и три «договорника».

Один внешний совместитель работает по 4 часа в день, а второй - по 3 часа. Договор первого «договорника» длится с 4 по 15 февраля (10 календарных дней), второго - с 14 по 29 февраля (16 календарных дней), а третьего - весь месяц (29 календарных дней).

Средняя численность первого внешнего совместителя за февраль составит 0,5 (4 ч: 8 ч), второго - 0,375 (3 ч: 8 ч). Средняя численность двух совместителей - 0,875 чел. (1 чел. x 0,5 + 1 чел. 5 0,375).

Вклад первого «договорника» в среднюю численность составит 0,345 (10 дн. : 29 дн.), второго - 0,552 (16 дн. : 29 дн.), третьего - 1. Средняя численность «договорников» в феврале равна 1,897(0,345 + 0,552 + 1).

Средняя численность всех работников за февраль составит (определяется в целых единицах):112 чел. + 0,875 чел.+ 1,897 чел. = 115 чел.

Для чего нужен показатель среднесписочной численности

Его рассчитывают для следующих целей:
- определения необходимости подачи отчетности в электронном виде;
- признания в составе прочих расходов для целей налогообложения прибыли средств, направленных на цели, обеспечивающие социальную защиту инвалидов;
- расчета доли прибыли, перечисляемой в региональные бюджеты по местонахождению обособленных подразделений предприятия;
- подтверждения права на применение «упрощенки» (подп. 14 п. 3 ст. 346.12 Налогового кодекса РФ);
- освобождения от налога на имущество в отношении активов, используемых для производства и (или) реализации (п. 3 ст. 381 Налогового кодекса РФ);
- заполнения расчетной ведомости № 4-ФСС РФ и № 4а-ФСС РФ;
- заполнения годовой статистической формы № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности»;
- определения квоты для приема на работу инвалидов (ст. 21 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в РФ») и в других случаях.

Когда нужен показатель средней численности

Его рассчитывают для:
- подтверждения права на применение «упрощенки» (подп. 15 п. 3 ст. 346.12 Налогового кодекса РФ);
- заполнения статистической формы № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников»;
- заполнения квартальной статистической формы № ПМ «Сведения об основных показателях деятельности малого предприятия» и в других случаях.

Расскажем, что такое и где используется средняя численность работников, как рассчитать ее.

Средняя численность работников для целей статистического учета и налогообложения рассчитывается значительно реже, чем ее составная часть - среднесписочная численность . Однако этот показатель не менее важен. Все случаи, когда производится расчет средней численности, приведены в таблице ниже.

Сказано в пунктах 83-89 постановления Росстата от 03.11.2004 № 50. Так, средняя численность работников складывается из среднесписочной численности работников, средней численности внешних совместителей и средней численности лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера.

Средняя численность внешних совместителей

Средняя численность, списочный состав внешних совместителей исчисляется так же, как и средняя численность сотрудников, работающих неполный рабочий день, - пропорционально отработанному времени.

Учтите: работник, оформленный в одной организации как внутренний совместитель, учитывается в списочной численности работников организации как один человек (целая единица).

Пример. В ЗАО «Ника» работают четыре внешних совместителя. Данные о том, сколько часов и дней в январе отработали данные сотрудники, приведены в таблице ниже.

Нормальная продолжительность рабочего дня составляет 8 часов. В январе 2007 года 17 рабочих дней. Определим среднюю численность совместителей ЗАО «Ника».

Воспользуемся упрощенным способом расчета средней численности не полностью занятых работников. Для этого рассчитаем, как учитываются работники в отработанные дни:

• Н.Л. Иванова - 0,5 чел. (4 чел.-ч: 8 ч);
• Д.Ю. Сидорова - 1 чел. (8 чел.-ч: 8 ч);
• Р.О. Сергеев - 0,38 чел. (3 чел.-ч: 8 ч);
• Н.Д. Алехин - 0,31 чел. (2,5 чел.-ч: 8 ч).

Теперь определим общее количество отработанных человеко-дней: 0,5 чел. х 17 дн. + 1 чел. х 8 дн. + 0,38 чел. х 17 дн. + 0,31 чел. х 17 дн. = 28,23 чел.-дн.

Средняя численность совместителей составляет: 28,23 чел.-дн. : 17 дн. = 1,66 чел.

Средняя численность лиц, работающих по договорам ГПД

Средняя численность лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера, за месяц исчисляется в том же порядке, что и среднесписочная численность работников . Другими словами, такие работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия гражданско-правового договора независимо от срока выплаты вознаграждения.

За период с начала года до отчетной даты и за год средняя численность подрядных работников определяется путем суммирования средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев.

Обратите внимание: если сотрудник, состоящий в списочном составе организации, заключил с ней договор гражданско-правового характера, он учитывается только в списочной численности один раз как целая единица.

Обратите внимание: средняя численность работников, как рассчитать которую указано выше, не включает индивидуальных предпринимателей (даже заключивших с организацией договор ГПХ и получивших вознаграждение за выполненные работы и оказанные услуги), а также лиц несписочного состава, не имеющих с организацией договоров ГПХ.

Пример. Воспользуемся условиями предыдущего примера и предложим, что в январе 2007 года ЗАО «Ника» заключило с тремя работниками договоры гражданско-правового характера:

• 9 января с И.И. Старостиным. Срок действия договора - до 26 января 2007 года включительно;
• 10 января с Н.Р. Алексеевым. Срок действия договора - до 28 февраля 2007 года;
• 12 января с Р.О. Илюшечкиным. Срок действия договора - до 31 марта 2007 года.

В табице ниже отражена списочная численность подрядных работников в январе 2007 года. Определим среднюю численность сотрудников, работающих по договорам гражданско-правового характера.

В январе 31 календарный день. Суммарная численность подрядных работников - 62. Их средняя численность равна: 62 чел.-дн. : 31 дн. = 2 чел.

Дата		Дата	Списочная численность сотрудников, чел.
1 января (нерабочий праздничный день)	0	14 января (воскресенье)	3
2 января (нерабочий праздничный день)	0	15 января	3
		16 января	3
3 января (нерабочий праздничный день)	0	17 января	3
		18 января	3
4 января (нерабочий праздничный день)	0	19 января	3
		20 января (суббота)	3
5 января (нерабочий праздничный день)	0	21 января (воскресенье)	3
		22 января	3
6 января (суббота)	0	23 января	3
7 января (нерабочий праздничный день)	0	24 января	3
		25 января	3
8 января (выходной день)	0	26 января	3
9 января	1	27 января (суббота)	3
10 января	2	28 января (воскресенье)	3
11 января	2	29 января	2
12 января	3	30 января	2
13 января (суббота)	3	31 января	2
ИТОГО			62

Расчет средней численности работников

Теперь рассмотрим, как рассчить среднюю численность работников всей организации. Формула для расчета выглядит так:

Пример. Продолжим примеры 1 и 2. Допустим, среднесписочная численность работников ЗАО «Ника» в январе 2007 года составляла 52,3 чел. Напомним, что среднюю численность совместителей мы рассчитали в примере 1. Она равна 1,66 чел. А средняя численность подрядных работников (согласно условиям примера 2) - 2 чел. Определим среднюю численность работников ЗАО «Ника» в январе 2007 года.

Средняя численность работников за месяц определяется путем суммирования данных о среднесписочной численности, средней численности совместителей и средней численности работников, выполнявших работы по гражданско-правовым договорам.

КАК РАССЧИТАТЬ СРЕДНЮЮ ЧИСЛЕННОСТЬ РАБОТНИКОВ?

Средняя численность отличается от среднесписочной тем, что включает внешних совместителей и работников по .

Среднюю численность за год, квартал и любой другой период больше месяца рассчитывают на основе средней численности за каждый месяц этого периода. Например, средняя численность в январе - августе - 23 человека, а в сентябре - декабре - 27. Тогда средняя численность за год - 24,33 ((23 чел. x 8 мес. + 27 чел. x 4 мес.) / 12 мес.). Результат округляем до целых - 24 чел.

Чтобы рассчитать среднюю численность за месяц, к работников прибавьте среднюю численность внешних совместителей и среднюю численность работников по ГПД п. 77 Указаний .

Среднюю численность внешних совместителей считайте по формуле п. 82 Указаний :

Количество рабочих часов в месяце посмотрите в производственном календаре . В отработанные включайте и рабочие дни, приходящиеся на отпуска и больничные. За каждый такой день посчитайте столько же часов, сколько человек отработал в последний день перед отпуском или больничным. Результат округлите до десятых п. 82 Указаний .

Пример. Расчет средней численности внешних совместителей

Два внешних совместителя работают по 3 часа в день 5 дней в неделю. В июне 2017 г.:

Один из них отработал все рабочее время - 21 день;

Второй полностью отработал только 3 дня, а остальные был в отпуске.

Количество часов, отработанных внешними совместителями за июнь, - 126 часов (3 ч/дн. x 21 дн. + 3 ч/дн. x 21 дн.).

Средняя численность внешних совместителей - 0,75 человека 126 ч / 168 ч . Результат округляем до десятых - 0,8 человека.

Среднюю численность работников по ГПД считайте , как и среднесписочную численность работников по трудовым договорам. Предпринимателей не учитывайте пп. "б" п. 80 , п. 83 Указаний .

Пример. Расчет средней численности работников по ГПД

В июне 2017 г. в организации по договору подряда работал 1 человек. Срок действия договора - с 25 мая по 16 июня включительно.

Численность работников по ГПД:

К числу основных показателей деятельности компании можно отнести сведения о среднесписочной численности работников. Данный расчет производит либо бухгалтер, либо работник отдела кадров. Списочная численность необходима при составлении отчетов в ПФ, налоговую, Росстат, ИФНС и т. д. Кроме этого, в начале каждого года хозяйствующие субъекты должны сдавать отчет. Рассмотрим, как рассчитать среднесписочную численность работников.

Среднесписочная численность это показатель числа работников компании, которые были в ней заняты, посчитанный в среднем за определенный период.

Согласно действующим нормам закона рассчитывать этот показатель должны все хозяйствующие субъекты. Это не только организации, но и предприниматели, которые являются работодателями.

Отчет о среднесписочной численности необходимо отправлять также и недавно зарегистрированным субъектам. Для них законом предусмотрен особый период – не позже 20 числа месяца, следующего за месяцем регистрации общества в налоговой. Также они сдают данный отчет вместе со всеми в определенные сроки. Это значит, что среднесписочная численность для вновь созданных организаций представляется дважды.

Эти данные необходимы при расчете налогов, других показателей, например, размера среднемесячной заработной платы. Кроме этого среднесписочная численность является критерием, который разграничивает хозяйствующие субъекты при сдаче ими отчетов в налоговую и внебюджетные фонды.

Важно! Индивидуальные предприниматели у которых нет наемных работников освобождены от сдачи данной отчетности начиная с 1.01.2014 года.

Куда предоставлять и способы отправки отчетности

Существующие регламенты определяют, что среднесписочная численность должна сдаваться индивидуальными предпринимателями по месту их регистрации, то есть жительства, а организации – по месту нахождения. Если фирма имеет структурные подразделения, то отчитываться она должна в общем за всех сотрудников, в том числе занятых в филиалах и обособленных отделениях.

Данный отчет может заполняться в ручную или с использованием специализированных программ и интернет-сервисов.

Представлять его в налоговую инспекцию можно:

• Путем непосредственного вручения инспектору бумажного документа – при этом подавать нужно два бланка, на одном из них ответственное лицо ставит отметку о получении и возвращает ее представителю компании;
• Способом отправления отчета на бумаге почтой с описью вложения;
• С помощью электронного документооборота - для этого в компании должна быть ЭЦП и программа по ЭДО.

В зависимости от региона расположения фирмы ИФНС может попросить представить вместе с бумажным документом его электронную копию.

Сроки сдачи отчета среднесписочной численности

Еще раз отметим, что отчетность предоставляется как уже действующими, так и новыми организациям. Сроки предоставления отчетности следующие:

• Для вновь организованных организаций (ИП сюда не входят)- не позднее 20-го числа месяца, следующего за тем, в котором была осуществлена .
• Для действующих организацией и предпринимателей , у которых есть работники сведения предоставляются 1 раз в год – до 20 января года, следующего за отчетным.
• При ликвидации ООО или закрытии ИП данную отчетность необходимо предоставь до установленной даты снятия с учета или ликвидации.

Как рассчитать среднесписочную численность работников

К расчету данного показателя нужно подходить ответственно в связи с важностью, которую он имеет для проверяющих органов. При его расчете надо использовать данные , е и сотрудников компании, предоставлении и т. д.

Многие специализированные программы, если в них вносить все необходимые данные, среднесписочную численность могут рассчитать автоматически. Но специалисту фирмы желательно все же знать методику расчета этого показателя

Определение численности на каждый день в месяце

Сначала нужно узнать число полностью занятых сотрудников на фирме. В рабочие дни это значение равно количеству людей, с которыми подписаны трудовые соглашения, включая тех кто в командировках и на больничном.

При этом в данном объеме не учитываются:

• Внешние совместители;
• Работники с договорами подряда;
• Сотрудницы в декретном отпуске или по уходу за малышом;
• Работники в учебном отпуске без оплаты;
• Сотрудники, которые согласно договору работают неполный день или неделю. При этом те, для кого сокращенное время работы закреплено законом (к примеру, занятые на местах с вредными условиями) в расчете учитываются;

Важно! Количество работников в выходной день считается таким же, как в последний перед ним рабочий день. Это значит, что уволенный в пятницу сотрудник участвует в расчете в субботу и воскресенье. Компании, у которых не заключено ни одного трудового контракта ставят за расчетный месяц «1», принимая в учет своего руководителя, даже если он не получает зарплаты.

Помесячный расчет численности сотрудников с полной занятостью

Это число определяется как сумма численности полностью работающих сотрудников за каждый день месяца, разделенная на количество дней в месяце:

Чм=(Д1+Д2+…+Д31)/Кд , где:

• Д1 , Д2 … – количество рабочих на каждый день месяца;
• Кд - число дней в месяце.

Пример. В с 1 по 17 марта в компании работало на полный день 15 сотрудников. 18 марта был , таким образом общая численность до конца месяца составила 16 человек.

Получим: (15 чел. * 17 дней + 16 чел. * 14 дней) / 31 = (255+224)/31 = 15,45 полученный результат не округляем.

Расчет средней численности частично занятых сотрудников

Сначала нужно рассчитать общее количество часов, которые выработали работники, занятые не полный день. При этом дни, проведенные в отпуске или на больничном считаются по количеству часов, отработанный в последний день, предшествовавший этому событию.

Затем определяется среднее число таких сотрудников. Для этого общая сумма отработанных ими за месяц часов делится на произведение количества дней работы в месяце и количества рабочих часов в день.

Чн=Чс/Рч/Рд , где:

• Чс - общее количество часов за месяц, выработанных частично занятыми сотрудниками;
• Рч - количество рабочих часов в день, в соответствии с продолжительностью рабочей недели, которая установлена в компании. Так, если используется 40-часовая неделя, то ставится 8 часов, 7,2 часа ставится при 32-х часовой неделе, 4,8 часа ставится, если длительность недели составляет 24 часа;
• Рд - число дней работы в месяце, в соответствии с календарем.

Пример. Сотрудница в марте месяце отработала 24 дня из всего месяца на полставки. При продолжительности 8 часов это составило по 4 часа в день.

Расчет: 24 дня*4 часа в день/ 8 часовая неделя/ 24 = 96 / 8 / 24 = 0,5. полученный результат не округляется.

Расчет средней численности всех сотрудников за месяц

Для определения общей численности нужно сложить среднюю численность полностью занятых и частично занятых работников. Итоговое значение округляется согласно математическим правилам - больше 0,5 вверх, а меньше - отбрасывается.

Чс = Чм+Чн , где:

• Чм - Полученное количество полностью занятых сотрудников за месяц;
• Чн - Полученная численность частично занятых сотрудников за месяц.

Пример. Возьмем исходные данные выше описанных примеров, где работали сотрудники за март месяц.

Расчет: 15,45 + 0,5 = 15,95

Расчет средней численности за год

После того, как количество было посчитано за каждый месяц, определяется средняя численность за весь год.

Для этого складываются значения всех 12 месяцев, и полученное число делится на 12. Итоговая цифра снова округляется в большую или меньшую сторону.

Чг = (Чс1+Чс2+…+Чс12)/12 , где

• Чс1 , Чс2 … – полученная средняя численность за каждый месяц.

Если компания была зарегистрирована в течение года и не отработала весь период, то итоговая сумма все равно делится на 12.

Помимо годовой, для некоторых отчетов надо определять квартальную численность в среднем. Она производится в аналогичном порядке, только итог сложения показателей за квартал делится на три.

Пример расчета среднесписочной численности работников организации

В данном примере у нас отсутствуют частично занятые работник. Все работают на полную ставку.

Расчетный месяц	Исходные данные (количество работников)	Расчет показателей
Январь	с 01 по 31.01.2015 года – 16 человек.	16
Февраль	с 01 по 25.02 2015 года - 17 человек; с 26.02 по 28.02.2015 – 18 человек.	Так как с 1-го по 25 февраля, 25 дней в компании было 17 человек и 3 дня – с 26 по 28 февраля – 18 человек, получим: (17*25 +18*3) / 28=17,1
Март	с 01.03 по 31.03.2015 – 18 человек.	18
Апрель	с 01.04 по 30.04.2015 – 18 человек.	18
Май	с 01.05 по 04.05.2015 года -18 человек; с 05.05 по 31.05.2015 года - 17 человек.	Так как с 1 по 5 мая было 18 человек, а с 5 по 31 мая 17 сотрудников, получим: (4*18+27*17)/31=17,1
Июнь	с 01.06 по 30.06.2015 года - 17 человек.	17
Июль	с 01.07 по 31.07.2015 года - 17 человек.	17
Август	с 01.08 по 31.08.2015 года – 16 человек	16
Сентябрь	с 01.09 по 30.09.2015 года - 16 человек.	16
Октябрь	с 01.10 по 25.10.2015 года – 16 человек; с 26.10 по 31.10.2015 года – 17 человек

Отчетность