Глава з информационное обеспечение ис
Структура экономической информации
Структура и содержание информационного обеспечения {ИО)
Понятие классификаторов и кодов экономической информации и технология их применения
Порядок разработки форм входных и выходных документов
Совершенствование документооборота в условиях создания ИС и применение электронного документооборота
Структура внутримашинного информационного обеспечения
Банк данных, его состав и особенности
Хранилища данных и базы знаний
3.1. Понятие информационного обеспечения, его структура
Информационное обеспечение (ИО) является важным компонентом автоматизированных информационных систем и напрямую связано с организационной структурой объекта и функциональными подсистемами ИС.
Информационное обеспечение предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта; служит основой для принятия управленческих решений.
Основой информационного обеспечения является информация. В теории машинной обработки информация рассматривается в отношении технологии ее преобразования в целях управления, т.е. как совокупность сведений, являющихся объектом сбора, передачи, хранения и обработки. Информация может быть зафиксирована в документах и на машинных носителях; является предметом и средством труда.
В качестве средства труда информация воздействует на объект управления с целью выработки управляющих решений. Как предмет труда информация является основой построения информационных технологий.
Структура экономической информации достаточно сложна и включает различные комбинации информационных структур, имеющих иерархическую структуру построения. На рис. 3.1 приведен пример иерархического построения информационной системы.
Информационная система экономического объекта
Информационная подсистема 1
Информационная подсистема 2
Информационная подсистема п
Информационный поток 1
Информационный поток 2
Информационный поток п
Информационный массив 1 (файл)
Информационный массив 2 (файл)
Информационный массив п (файл)
Информационное сообщение 1 (документ)
Знаки (цифры, буквы)
Знаки (цифры)
Рис. 3.1. Структура экономической информации
Логический подход к структуризации экономической информации позволил выделить следующие структурные единицы в зависимости от их функционального назначения: реквизит, показатель, документ, информационное сообщение, информационный массив (файл), информационная подсистема и информационная система. Рассмотрим функциональное назначение и роль различных структурных элементов в автоматизированной обработке.
Информационными единицами низшего уровня являются реквизиты и показатели, служащие основаниями для составления документов и хранения в памяти машины.
Реквизит - самая простая единица, состоит из знаков - цифр и букв, имеющих смысловое значение и не поддающихся дальнейшему делению. Реквизиты не однозначны по своему назначению и подразделяются на реквизиты-признаки, отражающие качественную сторону объекта, например наименование материала, и реквизиты-основания, отражающие количественную строку объекта, например количество материала, сумма, величина объема, длины и т.д.
 |
Реквизиты-признаки подлежат логической обработке (сортировке, группировке, поиску), реквизиты-основания - арифметической обработке. Сочетание одного основания и всех, относящихся к нему признаков, образует показатель - логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отражаемого явления.
Основываясь на этом определении видно, что в приведенном выше примере отражено два показателя.
Каждый показатель имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму.
Документ является составной единицей информации, включающей множество реквизитов и дающей определенные количественную и качественную (либо только качественную) характеристики объекта, процесса, явления.
Каждая экономическая задача характеризуется определенными формами документов и содержащейся в них системой показателей.
Документ отражается на бумажных носителях. Далее в памяти машины все однородные документы (информационные сообщения) формируются в информационный файл - основную структурную единицу хранения информации в памяти компьютера при автоматизированной обработке экономических задач.
Информационные файлы имеют различное функциональное назначение. Так, выделяют файлы условно-постоянной, переменной, входной, промежуточной, результатной, архивной и другой информации. Часть файлов используется только для обработки одной задачи, другие - для нескольких задач. Как правило, в автоматизированной обработке экономической задачи участвует большое число информационных файлов.
Например, при обработке финансовых операций, связанных с расчетами по кассе, создаются информационные файлы плана счетов, справочников подотчетных лиц, приходных кассовых ордеров и других документов, на основе которых формируется сводная отчетность: кассовая книга, журнал-ордер № 1 и др.
Совокупность различных информационных файлов, используемых для обработки какого-либо комплекса экономических задач (например, учета кассовых операций), организует следующую, уже довольно сложную, структурную единицу информации - информационный поток.
Как правило, создание ИС предусматривает автоматизированную обработку экономических задач различных функциональных подсистем. Например, в функциональной подсистеме «Бухгалтерский учет» автоматизированы финансово-расчетные операции, учет труда и заработной платы, учет ТМЦ, учет основных средств, учет производства, сводная отчетность, что позволяет выделить информационную подсистему «Бухгалтерский учет».
Выделение информационных подсистем в ИС зависит от вида деятельности объекта.
Так, например, в ИС предприятий и организаций выделяют функциональную подсистему «Бухгалтерский учет»; в ИС банка - «Операционный день банка».
Совокупность всех информационных подсистем объекта составляет структурную единицу информации высшего уровня - информационную систему, реализующую различные функции управления.
Создание информационных систем и информационных технологий требует организации и выделения специальной подсистемы - информационного обеспечения.
Основой информационного обеспечения является система показателей предметной области. Например, в бухгалтерском учете система показателей определяется различными участками учета, финансовой отчетностью; в банковской деятельности системы показателей связаны с расчетно-кассовым обслуживанием юридических лиц, кредитных, депозитных и валютных операций, вкладов частных лиц и др.
Понятие «Информационное обеспечение» появилось в 1970-х гг. в связи с внедрением ЭВМ в практику обработки экономических задач и с созданием автоматизированных систем управления (АСУ). Была разработана структура ИО, предполагающая деление ИО на внемашинное (система показателей, классификаторы и коды, документация, потоки информации) и внутримашинное (информационные массивы (файлы) в памяти ЭВМ и на машинных носителях).
В условиях применения персональных компьютеров для обработки экономических задач сохраняется преемственность ранее разработанных принципов создания ИО, но ориентир сделан на следующее:
организацию АРМ и активное участие пользователя в вычислительном процессе (децентрализованная обработка);
автоматическое формирование первичных документов персональным компьютером (безбумажная технология);
сетевую интегрированную обработку комплексов экономических задач предприятия (организации);
создание распределенной базы данных организации;
широкое информационно-справочное обслуживание пользователей;
электронный документооборот;
электронную почту, выход в Интернет.
Можно считать, что деление информационного обеспечения на внемашинное и внутримашинное является весьма условным, так как современная автоматизированная технология обработки экономических задач основывается в основном на информационных файлах, размещенных в памяти информационной системы компьютера. Происходит автоматическое создание первичных документов компьютером, в то время как ввод с бумажных носителей постоянно сокращается. Документооборот приобретает автоматизированную форму; маршрут их движения устанавливается машинной программой.
Структура информационного обеспечения включает:
систему показателей предметной области (например, показатели бухгалтерского учета, финансово-кредитной деятельности и др.);
системы классификации и кодирования экономической информации;
унифицированную систему документации, создаваемую ручным или автоматическим способом;
потоки информации с использованием различных вариантов организации электронного документооборота;
информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине на машинных носителях, имеющие различную степень организации (банк данных) и подлежащие автоматизированной обработке.
Назначение информационного обеспечения заключается в следующем.
1. Обеспечение организации представления информации пользователям для выполнения ими профессиональных задач по подготовке управленческих решений, а также создание условий работы-автоматизированным информационным технологиям.
Обеспечение взаимной увязки задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.
Создание эффективной организации хранения и поиска данных, позволяющей формировать данные для решения регламентированных задач, а также функционировать в режиме информационно-справочного обслуживания.
Состав информационного обеспечения определяется на стадии проектирования ИС при активном участии пользователей.
Основой его разработки служат данные анализа обследования информационных систем экономического объекта, в ходе которого определяется состав используемой документации, содержание базы данных, информационные связи комплексов экономических задач. Значительная роль при создании ИО отводится результатам постановки задачи, в ходе разработок которых пользователи определяют конкретный состав первичных и сводных документов, представляют их структуру, способы их составления и т.п. (см. гл. 2).
Проектирование ИО осуществляется в тесной связи с технологией автоматизированной обработки и программным обеспечением.
3.2. Классификаторы, коды и технология их применения
Автоматизированная обработка учетной и финансово-кредитной информации в условиях применения персональных компьютеров позволяет получать различные сводки, таблицы, ведомости, где информация расположена по каким-либо группировочным реквизитам-признакам, например по счетам бухгалтерского учета, клиентам, работающим и т.п. Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования этих группировочных реквизитов-признаков условными обозначениями, для чего используются различные классификаторы.
Классификатор - это систематизированный свод однородных наименований объектов, предметов, явлений по классификационным признакам (номенклатура) и их кодовых обозначений. Код - условное обозначение объекта цифровым или алфавитно-цифровыми знаками по определенным правилам, установленным системами кодирования.
Кодирование - процесс присвоения условных обозначений (кодов) позициям номенклатуры. Коды могут быть цифровыми, буквенными и комбинированными (примеры: цифровой код - 21325, буквенный - АБС; комбинированный - АБ180).
При обработке экономических задач на ПК часто применяют мнемокоды - условное короткое обозначение объекта. Например, в некоторых машинных программах мнемокодами закодированы названия документов, например, платежное поручение - ПП.
В ряде случаев машинная программа предусматривает автоматическое кодирование номенклатур, а также использование штрихкодов.
К кодам предъявляется ряд требований: они должны охватывать все номенклатуры, подлежащие кодированию; быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта (например, коды материалов, подразделений должны быть едиными для задач бухгалтерского учета, складского учета и материально-технического снабжения); отличаться стабильностью; иметь резерв свободных номеров (но не излишний, так как это может привести к увеличению значности кода); длина кодового обозначения должна быть минимальной.
Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов. С помощью кодирования выполняются основные функции, связанные с обработкой экономической информации: минимизация объема призначной информации при вводе ее в вычислительную систему по каналам связи; сортировка и поиск информации по ключевым словам; разработка сводных экономических отчетов по различным признакам; декодирование при переходе от кодов-признаков к их наименованиям при печати сводных экономических отчетов.
Систематизация экономической информации вызывает необходимость применения различных видов классификаторов: международных и действующих только на территории Российской Федерации. Международные классификаторы входят в состав Системы международных экономических стандартов (СМЭС) и обязательны для передачи информации между различными странами. К ним относятся, например, такие принятые ООН классификаторы, как Международная стандартная отраслевая классификация всех видов экономической деятельности (МСОК), Международная стандартная торговая классификация, классификация основных продуктов (КОП), классификация продовольственных и сельскохозяйственных организаций и др.
Классификаторы, действующие на территории Российской Федерации, входят в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК), созданную по постановлению правительства в 1970-х годах.
ЕСКК состоит из следующих групп классификаторов:
общероссийские классификаторы (ОК), разрабатываются в централизованном порядке и являются едиными для всей страны;
отраслевые, единые для какой-то отрасли деятельности;
региональные, единые - для данной территории;
локальные, составляются на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, банка, (коды табельных номеров, подразделений, клиентов и др.).
При обработке учетной и финансово-кредитной информации широкое применение находят общероссийские и локальные классификаторы.
Общероссийские классификаторы (ОК) - были переработаны в соответствии с требованиями рыночной экономики и государственной программой перехода РФ на Международную систему учета и статистики. В настоящее время их создано свыше четырех десятков.
Приведем примеры построения кодовых слов некоторых ОК, имеющих наибольшее применение при автоматизированной обработке учетной и финансово-кредитной информации.
ОКПО - ОК предприятий и организаций формируется органами государственной статистики путем присвоения кодовых номеров предприятиям, организациям, фирмам любой формы собственности. Кодовое слово состоит из трех блоков: 1 - регистрационный номер, 2 - наименование организации, 3 - ведомственная, территориальная и отраслевая принадлежность предприятия, организации, фирмы. Регистрационный номер (часть кодового слова) проставляется предприятиями и организациями в формах финансовой отчетности. Все три блока кодового слова используются органами государственной статистики для автоматического ведения ОКПО в электронном виде. Регистрационный номер состоит из восьми знаков; построен по комбинированной системе.
ОКВЭД - ОК видов экономической деятельности; (построен в соответствии с требованиями Европейского экономического сообщества - ЕЭС); кодовое слово шестизначное, включает пять признаков (класс, подкласс, группа, подгруппа, вид).
ОКФС - ОК форм собственности, двузначный, например: 10 - российская собственность, 20 - собственность иностранных государств.
ОКОПФ - ОК организационно-правовой формы включает двузначное кодовое слово. Например, код 65 - общество с ограниченной ответственностью; 67 - закрытое акционерное общество.
ОКУД - ОК управленческой документации. Объектом классификации являются общероссийские унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) РФ, входящие в унифицированную систему документации (УСД). Код состоит из семи знаков. Первые два знака указывают на принадлежность документа к определенной сфере деятельности. Например: 03 - первичная учетная документация (0315003 - приходный ордер); 04 - банковские документы; 07 - бухгалтерская отчетная документация (0700001 баланс).
ОКОГУ - ОК органов государственного управления - объектами классификации являются органы государственной власти и управления; код пятизначный.
ОКАТО - OK административно-территориального деления; кодовое слово включает восемь знаков. Объектами классификации являются республики, края, области, города, районы, округа, поселки городского типа, сельские населенные пункты.
ИНН - идентификационный номер налогоплательщика, является десятизначным; обозначает территорию, номер инспекции министерства по налогам и сборам (ИМНС), порядковый номер организации.
ОКОФ - ОК основных фондов, построен с учетом международной классификации отраслей и основных продуктов, имеет кодовое десятизначное слово.
ОКЕИ - ОК единиц измерения, построен на основе международной классификации единиц измерения Европейской экономической комиссии ООН (ЕЭК ООН). Единицы измерения в ОКЕИ разбиты на семь групп: меры длины, площади, объема, массы, технические единицы, единицы времени, экономические единицы (штука, тыс. штук). Код трехзначный, построен по серийной системе. Например, единица измерения в балансе, тыс. руб. имеет код 384.
К общероссийским классификаторам также относятся: ОКИН - ОК информации о населении; ОКУН - ОК услуг населению; ОКПДТР - ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов; ОКБ - классификатор валюты; ОКП - ОК продукции и др.
При регистрации предприятия (организации) в органах государственной статистики его включают в Единый государственный регистр предприятий и организаций (ЕГРПО) и присваивают коды по следующим классификаторам: ОКПО, ОКВЭД, ОКФС, ОКОГУ, ОКОПФ и ОКАТО. Присвоенные кодовые обозначения отражаются в первичной и сводной унифицированной документации предприятия и организации.
Система автоматизированной обработки банковской информации также предусматривает обязательное использование обозначений номенклатур кодовыми знаками. Наиболее сложным является код лицевого счета, структура которого с 1998 г. строится в соответствии с новым планом счетов и международным стандартом.
Указаниями Банка России рекомендуется сложная структура кода лицевого счета, построенная по комбинированной системе и включающая до 11 группировочных признаков. Значность кода составляет 20 знаков, которые включают: номер банковского раздела плана счетов (3 знака); номер счета первого порядка (2-3 знака); номер счета второго порядка (4-5 знаков); код валюты (6-8 знаков); защитный ключ (9 знаков); номер филиала, отделения банка (10-13 знаков); номер лицевого счета клиента банка (14-20 знаков).
При необходимости значность может быть расширена и до 25 разрядов.
Например, код лицевого счета клиента банка 40702810938170100653 имеет структуру:
4 - счет относится к разделу 4 плана счетов «операции с клиентами»;
07 - счет принадлежит негосударственному предприятию;
02 - счет принадлежит коммерческой организации;
810 ^ код валюты РФ (рубли);
9 - защитный ключ, обнаруживающий неправильность проставления кода в платежном поручении;
3817 - номер (код) отделения банка;
0100653 - лицевой счет коммерческой организации в данном банке.
Локальные коды составляются на номенклатуры, специфичные для данной организации. Сюда входит широкий круг номенклатур, используемых различными подразделениями и службами ее управления (сотрудники, подразделения, продукция и т.п.). Локальные коды должны быть едиными при решении различных экономических задач. Наряду со специалистами по информационной технологии в составлении классификаторов значительную роль играют экономисты-пользователи.
Кратко рассмотрим порядок составления локальных классификаторов, который включает два этапа. На первом этапе выполняется классификация информации, на втором - ее кодирование.
Классификация начинается с выявления номенклатуры объектов, предметов, подлежащих кодированию. При этом руководствуются реквизитами-признаками, которые используются для составления группировок, получения сводных таблиц и расчетов. По каждой номенклатуре составляется полный перечень всех позиций, подлежащих кодированию.
После составления классификации выполняется следующий этап - кодирование - процесс присвоения условных обозначений позициям номенклатуры. После согласования и утверждения работа по созданию классификатора считается завершенной.
Рассмотрим особенности методов кодирования. Кодирование информации производится по определенной системе - совокупности правил, определяющих построение кода. В настоящее время применяется несколько систем кодирования экономической информации, среди которых наибольшее распространение получили: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная. Выбор системы кодирования зависит от целого ряда факторов, главными из которых являют-ся количество выделяемых признаков в номенклатуре, число позиций в каждом признаке и степень устойчивости номенклатуры.
При построении порядковой системы все позиции номенклатуры кодируются по младшему признаку путем присвоения порядковых номеров без резерва. Поэтому порядковая система имеет ограниченное применение и используется при кодировании устойчивых однопризначных номенклатур.
По порядковой системе происходит автоматическое кодирование компьютером однопризначных номенклатур.
Серийная система дополняет порядковую, ею можно закодировать двухи более призначные номенклатуры. Каждой группе старших признаков номенклатур присваивается серия номеров, а каждая позиция младших признаков номенклатуры кодируется порядковым номером. Серийная система предусматривает резервные номера старших признаков номенклатуры.
При позиционной системе кодирования четко выделяется каждый признак и ему отводится один или несколько разрядов в зависимости от его значности. Затем каждый признак кодируется отдельно, начиная с 1, 01, 001 и так далее в зависимости от значности признака. Этот код обеспечивает автоматическое формирование в машине всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.
Комбинированная система так же, как и позиционная, предусматривает четкое выделение всех признаков номенклатуры. Но при этом каждый признак может кодироваться по любой системе: порядковой, серийной или позиционной. Комбинированная система более гибкая и широко применяется при решении экономических задач, поскольку обеспечивает автоматическое получение всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.
Кроме названных систем кодирования используются еще код повторения и шахматная система, имеющие ограниченное применение. В качестве кода повторения выступают номера конкретных номенклатур, например гаражный номер автомашины, номер склада и др. Шахматная система применяется для кодирования двухпри-значных номенклатур с устойчивой связью. Она строится в виде таблицы и напоминает позиционную систему.
Рассмотрим практические примеры использования некоторых кодов при компьютерном решении экономических задач.
Коды счетов бухгалтерского учета широко применяются как при ручной, так и при автоматизированной обработке. При существующей системе учета код счетов бухгалтерского учета (рабочий план счетов) может состоять из трех уровней: первый (два знака) означает балансовый счет; второй - субсчет; третий - аналитический счет, устанавливаемый на предприятии, организации.
В машинных программах автоматизированной обработки бухгалтерского учета встречаются различные подходы к построению кода аналитического учета. Как правило, структура кода отличается различным уровнем аналитичности и разной значностью. Программы позволяют вести учет по разным уровням аналитики (разным признакам), которые устанавливаются на конкретном предприятии, организации (фирме).
Построение кода счетов бухгалтерского учета (рабочего плана счетов) имеет большое значение в тех программах, которые не предусматривают локальной обработки отдельных участков учета, где весь учет выполняется на основании ведения журнала хозяйственных организаций, что характерно для небольших предприятий. Гибкая система построения кода позволяет при этом выполнять аналитические разработки с различной степенью детализации. Уровни аналитики - это те признаки, по которым группируются данные. Например, для счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» можно выделить два уровня: первый - для подразделения, второй - для табельных номеров. В данном случае аналитические сводки будут составлены в разрезе подразделений и табельных номеров. Для счета 10 «Материалы», например, можно выделить три уровня аналитики: первый - группа материалов (один знак), субсчет, установлен в плане счетов; второй - склад (один знак); третий - номенклатурный номер материалов (два знака).
Приведем пример построения кода краски масляной 108301 с учетом зависимости всех выделенных признаков:
номенклатурный номер масляной краски
склад строительных
материалов
субсчет строительных
материалов
балансовый счет «материалы»
Код многозначный, с выделением четырех признаков, построен по позиционной системе.
При оприходовании и отпуске материалов в первичном документе должны быть проставлены все эти коды. В этом случае при автоматизированной обработке будет обеспечено получение различных сводок синтетического и аналитического учета в разрезе выделенных признаков.
3.3. Штриховое кодирование и технология его применения в экономической деятельности
В технологии компьютерной обработки финансово-экономических задач значительное место уделяется вопросам автоматизированного ввода первичной информации. С этой целью в различных сферах деятельности (торговле, банковской системе, почтовых ведомствах и др.) используется информационная технология, основанная на использовании штрихового кодирования. С этой целью товары массового спроса снабжаются этикетками и ярлыками, на которых нанесен штрихкод, однозначно идентифицирующий товар и его производителя. В местах приемки и продажи товаров имеются технические средства - сканеры, позволяющие автоматически считывать этот код и вводить полученную информацию в компьютер для ее обработки, а также производить кассовые расчеты за проданные товары, что в конечном счете повышает эффективность управления.
Штриховой код представляет собой чередование темных и светлых полос разной ширины и основан на принципе двоичной системы счисления: широким линиям и широким промежуткам присваивается значение 1; узким - 0.
Наибольшее распространение для кодирования товаров в производстве и торговле получили следующие стандарты кодирования:
UPC (Uniform Product Code), принятый в США в 1973 г. для кодирования товаров в торговле;
EAN (European Article Numbering), созданный в Европе в 1977 г. на базе UPC: Европейская система кодирования, получившая статус Международной ассоциации EAN; используют многие страны мира.
Имеются и другие системы штрихкодов (UCC/EAN и др.). Стандарты кодирования EAN-8, EAN-13 и UCC/EAN нашли широкое применение в Российской Федерации (рис. 3.2).
Рис. 3.2. Пример построения кода EAN-8 (460 - код России, 0234 - код продукта, 1 - контрольное число)
В зависимости от значности выделяют, например, коды EAN-8, EAN-13, UPC-12, где цифры означают значность кода.
Структура кода EAN-8 представлена на рис. 3.2 и означает следующее:
Первые три знака - страна производитель товара, четыре следующих - продукт, последняя цифра - контрольная.
Структура 13-разрядного кода EAN-13 позволяет выделить уже больше признаков: страну, предприятие-изготовитель, наименование товара данного изготовителя, контрольное число.
При построении штрихкода может использоваться модифицированная, плавающая структура, когда, например, на страну отводится два или три знака, код предприятия - до шести знаков, код товара - до шести знаков.
Код страны присваивается Международной ассоциацией, например, США и Канада имеют коды - ООО, 010, 030, 040, 050; Франция - 300-370, Германия 400-430, Россия - 460-469. Код предприятия-изготовителя присваивается централизованно, коды товаров - децентрализовано предприятиями-изготовителями продукции, после решения о ее выпуске. Эти сведения заранее или вместе с товаром передаются потребителям, оптовым базам, магазинам, где имеется автоматизированная система.
Наиболее широко штриховое кодирование применяется при производстве и продаже товаров народного потребления, что позволяет автоматизировать учет производства и продажи товаров, повысить скорость и культуру обслуживания покупателей, вести оперативный учет поступающих и проданных товаров в каждом магазине, секции, на складе.
Основным объектом кодирования при производстве и торговле является товар. Его конкретная единица идентифицируется однозначно; товары, отличающиеся хотя бы по одному признаку (цена, масса, размер) должны иметь разные коды, так как только в этом случае можно производить автоматизированную обработку информации по каждому товару, ассортименту, однозначно определяя при продаже по коду цену.
Такую возможность кодирования дает код EAN, наиболее широко распространенный в торговле.
Торгово-оперативная деятельность предприятий розничной торговли складывается из совокупности взаимосвязанных процессов по закупке и завозу товаров, их приему, хранению и подготовке к продаже, реализации товаров, ведению финансовых операций, формированию товарного ассортимента на основе изучения покупательского спроса.
Поэтому большое значение придается внедрению технологии автоматизированной обработки с применением штрихкодов, обеспечивающей быстрый ввод информации в компьютер на всех участках движения товара и получение результатной информации в режиме реального времени.
Учет и анализ спросов, товарных запасов на всех этапах товародвижения позволяют своевременно повысить уровень управления в условиях рыночной экономики и жесткой конкуренции.
Осуществление компьютерной технологии с использованием штрихкодов и контрольно-кассовых аппаратов находит широкое применен ие в комплексных бухгалтерских, складских и торговых системах.
Наиболее мощным представителем является программа «БЭСТ-4», ориентированная на оптово-розничную торговлю, где реализована интеграция с различными кассовыми аппаратами, торговым оборудованием (электронными весами), сканерами для считывания штрихко-дов и термопринтерами.
Из других программных комплексов, реализующих технологию работы со штрихкодами можно назвать систему «Галактика» (контур «Розничная торговля»), «БЭСТ-магазин» и др.
Применение штрихкодов находит все большее применение в различных сферах деятельности.
В банковских документах штриховыми кодами можно кодировать организации и предприятия (ОКПО), номера счетов предприятия в конкретных банках, названия банков. При расчетах населения за коммунальные услуги также используются штрихкоды. Можно наносить номер счета на обложки сберегательных книжек. Штриховые коды могут использоваться и для идентификации почтовых адресов (вместо или вместе с существующими 6-разрядными стилизованными шрифтами). Важной сферой применения штрихового кодирования является полиграфия - отрасль, призванная обеспечить и печать самих штрихкодов. К печатной продукции относятся книги, брошюры, газеты, журналы и т.п.
Штрихкоды в ближайшее время найдут применение практически всюду, где необходима четкая идентификация наименований с целью их автоматического считывания, например, различная служебная документация на автомашину, денежные документы, сберкнижки, чековые книжки, кредитные карты, проездные билеты и др.
3.4. Документация и методы ее формирования
Выполнение функций управления тесно связано с преобразованием, анализом и оценкой информации. Основным носителем информации является документ - материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством юридическую силу.
Документ является средством осуществления подтверждения хр-зяйственных операций и широко используется для оперативного управления.
Например, данные накладной служат основанием для отгрузки продукции покупателям. Все операции банков (расчетные, кассовые, ссудные и др.) отражаются в бухгалтерском учете на основании денежно-расчетных документов. Последние поступают в учреждения банков от хозяйствующих субъектов (организаций) и содержат необходимую информацию о характере финансовых операций, прзволяющую проверить их законность и осуществить банковский контроль. Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет систему документации, ориентированную на выполнение определенных функций. Так, совокупность документов, используемых банком для управления денежным обращением, межбанковскими расчетами, кредитованием, образует банковскую документацию.
Совокупность документов, отражающих совершение хозяйственных операций на предприятии (организации), составляет бухгалтерскую документацию, распределенную по участкам учета: труду и зарплате, материалам, основным средствам и др.
В финансовых органах система документации служит для формирования бюджета, национального дохода и т.п.
От правильной и тщательно разработанной системы документации во многом зависит сокращение циклов обработки и своевременное получение всех необходимых данных о результатах производственно-хозяйственной деятельности организации.
Документы классифицируются по ряду признаков:
характеру информации: первичные и результатные;
отношению к объекту управления - входящие и исходящие;
сфере деятельности - плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.;
назначению - распорядительные, исполнительные, оправдательные, комбинированные;
способу использования - разовые и накопительные;
числу учитываемых позиций - однострочные и многострочные;
способу заполнения - вручную или при помощи средств автоматизации.
В бухгалтерском учете и финансово-кредитных органах принятые системы документации регулируются действующими едиными нормативными актами, правилами и инструкциями, разрабатываемыми Министерством финансов РФ, Федеральной службой государственной статистики, Центральным банком РФ.
Развитие информационных систем, предусматривающих обмен информацией между ними, потребовало унификации и стандартизации документации. Унификация документации была произведена в государственном масштабе в 1970-х гґ. постановлением Госкомитета стандартов «Унифицированные системы документации, используемые в АСУ», в котором определены требования к унифицированной системе документации (УСД), т.е. комплексу взаимосвязанных документов, отвечающему единым правилам и требованиям построения.
В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому документу присвоен код в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Например, платежному поручению - 0401060.
По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула ряд требований к документам, главное из которых - удобство компьютерной обработки информации.
Документация, действующая, в финансово-кредитных органах, является полностью унифицированной и обязательной для применения во всех организациях. Создание полностью унифицированной системы документации по всем участкам бухгалтерского учета пока не представляется возможным вследствие многообразия отраслевых форм и методик для некоторых участков учета. Образцы унифицированных документов содержатся в специальных альбомах.
При создании ИС на предприятии (организации) рекомендуется использование унифицированных форм документов, состав которых определяется в процессе проектных работ.
При составлении первичного документа соблюдаются все требования ГОСТ, касающиеся стандартной формы построения и приспособления к автоматизированной обработке. Расположение основных реквизитов в документе осуществляется в соответствии с ГОСТ по трем частям: заголовочной, содержательной (табличной) и оформляющей, в которых выделяют шесть зон (рис. 3.3).
Рис. 3.3. Формуляр-образец построения первичного унифицированного документа
В зонах размещаются следующие реквизиты: зона 1 - наименование предприятия (организации, структурног го подразделения), его почтовый адрес, банковские реквизиты;
зона 2 - код формы и гриф ее утверждения;
зона 3 - наименование и коды постоянных для документа реквизитов-признаков. Вверху документа выделяется рамка для проставления кодов. Для каждого реквизита отводится две клетки - для впечатывания типографским способом наименования реквизита-признака и его кода. Зона 3 обводится утолщенной линией, что свидетельствует о вводе реквизитов в ПК при вычислительной обработке;
зона 4 - название документа, дата составления;
зона 5 - табличная часть документа, содержащая наименования строк, граф и их значения. В таблице выделяют утолщенными линиями переменные реквизиты (признаки и основания), вводимые в ПК;
зона 6 - подписи юридических лиц, отвечающих за правильность составления документов, дата заполнения документа.
Изложенные требования связаны с порядком размещения данных документа в памяти машины и с повышением эффективности автоматизированной обработки.
При проектировании банковских первичных документов в основном соблюдаются требования, предъявляемые к унифицированной системе документации. Образец унифицированного банковского документа приведен на рис. 3.4.
Современная информационная технология предусматривает ввод данных с заполненных первичных документов в компьютер непосредственно пользователем путем набора данных на клавиатуре. Вначале формирование первичного документа происходит на экране дисплея, а затем в запоминающем устройстве (в базе данных) машины. Создается информационный файл однородных документов, используемый в дальнейшем для выполнения всех необходимых расчетов и составления сводных данных.
Для ввода первичных документов в ПК используются макеты ввода (рис. 3.5).
Макет определяет последовательность размещения данных первичного документа на экране дисплея. Он разрабатывается при составлении машинной программы и в разных программах может иметь различные варианты построения. Однако в любом случае переменные реквизиты вводятся вручную в отраженный на экране макет, а постоянные и справочные данные - автоматически. Одновременно осуществляется визуальный и машинный контроль на заполняемость реквизитов, их соответствие допустимым величинам, логический и арифметический контроль реквизитов, контроль по контрольным суммам. При обнаружении ошибочной записи на экране высвечивается диагностическое сообщение и записи подлежат корректировке.
Ордер - распоряжение №
о выдаче (погашении)
краткосрочного кредита
Рис. 3.4. Пример построения унифицированного банковского документа
В машине ведется реестр составленных документов. При желании имеется возможность напечатать документ в унифицированной форме (рис. 3.6).
Развитие средств вычислительной техники и методов программирования, использующих графический интерфейс, позволили по-новому подойти к созданию документов в компьютере, который по праву можно назвать электронным документом.
Электронный документ - структурированная копия первичного документа, отраженная в памяти машины и на экране дисплея. Электронный документ должен отвечать всем требованиям УСД; содержать все необходимые реквизиты в порядке, отвечающем требовав ниям компьютерной обработки. Наряду с текстовым содержанием
*Л» .ДОспий Onopduw -"прптчіпі Док/нмгы Хтенаи |""чг*ы wwow ґ*Т Сереж Скна "fcwsftb
применяется кодирование реквизитов-признаков, по которым ведется группировка информации. Вывод электронного документа на печать оформляется в соответствии с требованиями, установленными для документа, составляемого ручным способом.
Рис. 3.5. Пример построения макета для ввода приходных ордеров (1С: Бухгалтерия 7.7)
Технология обработки электронного документа предусматривает наличие в компьютере разработанных машинной программой макетов всех необходимых первичных документов. Перечень первичных документов содержится в «меню» программы (например, в программе «1С: Бухгалтерия» в функции «Документы»). При вызове соответствующего наименования документа на экране дисплея появляется макет документа, заполнение реквизитов которого осуществляется по-разному.
Рассмотрим процесс заполнения «Приходного ордера № 000026», отраженного на рис. 3.5. Номер документа заносится автоматически; дата выбирается из календаря; вид поступления, склад, поставщик, договор, наименование материала, единица измерения, цена - заполняются автоматически на основании ранее составленных справочников. Вручную проставляется только процент НДС и количество материала; графы «Сумма», «НДС» и «Всего» заполняются автоматически.
|
Единица измерения |
Количество |
Цена, руб. коп. |
Сумма без учета НДС, руб. коп. |
Сумма НДС, руб. коп. |
Всего с учетом НДС, руб. коп. |
Номер паспорта |
Порядковый номер по складской картотеке |
||||
|
наименование, сорт, марка, размер |
номенклатурный номер |
наименование |
по документу |
||||||||
|
Салфетки |
|||||||||||
|
Перчатки рез. |
|||||||||||
|
Губка для мытья посуды |
|||||||||||
|
Пленка пищевая |
|||||||||||
МИНИСТЕРСТВО ВЫСШЕГО И СРЕДНЕГО СПЕЦИАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ УЗБЕКИСТАН
ТАШКЕНТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ
УНИВЕРСИТЕТ
Факультет « Информационные технологии
и менеджмент»
Мусалиев А.А., Бегалов Б.А., Жиемуратов Т.П.
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
УЧЕБНО – МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ
Под редакцией академика С.С.ГУЛЯМОВА
ТАШКЕНТ – 200 7
| Введение…………………………………………………………………….. | 3 |
| 1. Информация и информационные ресурсы…………………………….. | 3 |
| 2. Состав, требования и аспекты описания информационного обеспечения…………………………………………………………………. | |
| 3. Структура и основные элементы информационного обеспечения….. | 9 |
| 4. Особенности и свойства экономической информации………………... | 13 |
| 5. Классификация экономической информации………………………….. | 15 |
| 6. Классификация постоянной информации……………………………... | 19 |
| 7. Составные единицы экономической информации…………………….. | 20 |
| 8. Система экономических показателей…………………………………... | 24 |
| 9. Операции обработки экономической информации……………………. | 25 |
| 10. Технологии баз данных………………………………………………… | 28 |
| 11. Организационно – методологический подход к разработке информационного обеспечения экономических информационных систем…… | |
| Литература………………………………………………………………….. | 35 |
Введение
Информационное обеспечение (ИО)- важнейший элемент экономических информационных систем и предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющееся основой для принятия управленческих решений. Любая информационная система не может работать без информации о состоянии управляемого объекта и внешней среды, без передачи информации о принятых управленческих решений. Перед информационным обеспечением стоит задача качественного обслуживания информацией пользователей системы, обеспечение эффективного функционирования потоков информации в процессе реализации функций управления, взаимодействия с внешними системами.
Информационное обеспечение (information support) осуществляет формирование по соответствующим правилам совокупности сведений, процедур накопления, хранения информации, а также ее использование при решении конкретных задач системы и представляет собой совокупность средств и методов организации данных в ИС.
1. Информация и информационные ресурсы
Понятие информации и информационных ресурсов. Понятия и нформация является фундаментальным научным понятиям, требующими точных формулировок и пояснений.
Термин информация происходит от латинского informatio, что означает разъяснение, осведомление, изложение. С позиции материалистической философии информация есть отражение реального мира с помощью сведений (сообщений). Сообщение - это форма представления информации в виде речи, текста, изображения, цифровых данных, графиков таблиц и т.п. В широком смысле информация - это общенаучное понятие, включающее в себя обмен сведениями между людьми, обмен сигналами между живой и неживой природой, людьми и устройствами.
Распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в следующем определении. Информация - новые сведения, позволяющие улучшить процессы, связанные с преобразованием вещества, энергии и самой информации.
Информационная система - организационно упорядоченная совокупность информационных ресурсов, информационных технологий и средств связи, позволяющая осуществлять сбор, хранение, поиск, обработку и пользование информацией.
Информационные ресурсы можно определить как весь имеющийся объем информации в информационной системе. Для страны - это будет информационные ресурсы страны, для организации - информационные ресурсы организации. Иначе говоря - это весь объем знаний, отчужденных от их создателя, зафиксированный на материальных носителях и предназначенный для общественного использования.
Информационные ресурсы - информация, банк данных, база данных в электронной форме в составе информационной системы.
Информационные ресурсы при их разумной организации и использовании выступают как эквивалент трудовых, материальных и энергетических ресурсов. К тому же информация - это единственный вид ресурса, который содействует наиболее рациональному и эффективному использованию и сбережению всех остальных ресурсов.
Информация, информационные ресурсы существовали всегда, но эти ресурсы из-за своей специфичности не рассматривались как экономическая категория, хотя информация всегда использовалось людьми для управления. Когда в результате развития общества, усложнения технологии и т.п., объем информации становился настолько большим, что его нельзя было переработать для управления, человечество всегда находило какое-либо решение. Появление иерархий управления, возникновение товарно-денежных отношений, создание вычислительных машин с этой точки зрения позволило преодолеть эти трудности в переработке огромных объемов информации для управления.
Одной из важнейших разновидностей информации является информация экономическая. Ее отличительная черта - связь с процессами управления коллективами людей организацией. Экономическая информация сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг
Информация, как разновидность ресурса . Информация обладает всеми признаками товара: наличием у нее потребительской стоимости (полезности, ценности) и стоимости (т.е. некоторых затрат общественного труда.
У информационных и вещественных объектов как товаров, есть и общие и различающие их свойства.
Эти объекты роднит с обычными изделиями и материальными ресурсами следующее: На них имеется потребительский спрос; они являются объектами собственности, т.е. ими можно владеть, пользоваться и распоряжаться; они имеют конкретных разработчиков (поставщиков); они имеют стоимость и соответственно цену; они могут поставляться на различных условиях.
Однако у информационных ресурсов и технологии имеется ряд принципиальных отличий, к числу которых относится:
- бесконечная тиражируемость, означающая их сохранение при неограниченном числе продаж;
практическая неуничтожаемость;
необходимость (за исключением общесистемных пакетов) индивидуальной адаптации к условиям конкретных пользователей;
обязательность авторского сопровождения поставляемых объектов;
возможность наложения различных ограничений не только по использованию, но и вторичному тиражированию;
сложность идентификации соблюдения авторских прав или прав поставщика;
множественность дублирующих объектов. В отличие от изделий, различные образцы которых могут выполнять сходные функции, информация может по-разному отражать одну и ту же реальность. Например, на торги могут быть предложены несколько вариантов итоговой информацию о размерах открытого месторождения в какой-нибудь продукции;
полезность косвенной информации; Так, например, информация о том, что есть такая информация, стоит довольно дорого;
обесцениваемость в результате пробного использования. Действительно, ознакомившись с данными и убедившись в некондиционности некоторых из них, правомерно отложить предложение о покупке. Однако заставить себя забыть или не использовать достоверные сведения из числа предложенных практически невозможно;
непредсказуемость котировки. Если изделия могут котироваться с некоторой ограничением динамикой (мгновенное исчезновение или возникновение спроса практически невероятно), то информация (но не технология) может мгновенно упасть в цене до нулевого уровня;
возможна взаимная антогоничность, а не просто конкурентность. Предложение на рынке одной информации может сделать на рынке неактуальной другую;
неопределенность некоторых или всех потребительских свойств;
предельно легкая транспортируемость и возможность избежать транспортных (в данном случае коммуникационных) повреждений;
физическая неснашиваемость, означающая наличие только морального старения или потери актуальности в фиксированный или неопределенный момент времени;
мгновенность передачи потребителю сведений и возможность получить подтверждение также в исчезающий малый период времени;
не всегда четкий период поставки не автоматически тиражируемой технологии;
постоянная готовность к поставке;
низкая идентифицируемость поставщика информационных данных и технологии, а также источников сведений и использование компонент технологий;
возможность сохранения конфиденциальности в отношении, как продавца, так и покупателя данных и технологии, а также самого факта продажи или не продажи.
качеству, т.е. по уровню удовлетворения информационных потребностей, определяемой ценностью (полезностью) информации;
выгодам, т.е. по повышению экономической эффективности в целом;
затратам, т.е. стоимостью информации, определяемая объемом информации.
1. Полнота . Полнота информации выражается в точном определении количественных и качественном параметров тех или иных сторон деятельности объекта и выработке адекватных или решений.
Неполнота информации может привести к ошибкам в принятии решений.
2. Достоверность допускает определенный уровень искажений как поступившей, так и результатной информации, при котором сохраняется эффективность принимаемых решений.
3. Доступность восприятия информации определяется скоростью восприятия данных в единицу времени. Поэтому данные представляются преимущественно в табличной форме, которая раскрывает не только смысл содержащейся информации, но и легко воспринимается.
4. Актуальность данных характеризует пригодность для реализации конкретной функции в определенный момент времени. Поэтому актуальность, своевременность и оперативность довольно близкие качественные свойства информации.
5. Своевременность означает поступление информации в удобное или назначенное время. Нарушение этого требования может обесценить информацию.
6. Точность означает ее правильность, степень ее детализации. Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями.
7. Оперативность отражает старение информации с течением времени и потери актуальности.
Несвоевременное поступление информации вызывает запаздывание в принятии решении, вследствие чего принимаемое решение не отвечает изменившейся обстановке. Чем оперативное информация, тем больше ее ценность. С течением времени информация стареет и ее ценность уменьшается.
Ценность информации быстро возрастает по мере увеличения степени точности или когда различие между сообщаемыми и фактическими результатами уменьшается. Более полная и достоверная информация обеспечивает правильное решение. Наиболее желаемая точность это та, когда ценность информации превышает расходы на ее получение.
Важное преимущество информационных систем состоит в том, что с ее использованием уменьшается время обработки. Существует понятие о минимальной, средней и максимальной давности информации. Минимальная давность равна половине отчетного периода плюс задержка в обработке; средняя - половина интервала между периодом обработки плюс задержка в обработке; максимальная - одному интервалу плюс половина отчетного периода.
Ценность информации уменьшается по мере увеличения задержки, с увеличением задержки информация может оказаться устаревшей и непригодной для принятия решений.
Информационную систему, немедленно реагирующую на любое отклонение, можно считать системой, действующей в реальном масштабе времени. Предполагается, что такая система получает, обрабатывает и передает данные с такой небольшой задержкой, что можно принять нужные меры немедленно.
По мере старения информации ее ценность для выработки решения падает до уровня, который достигается при информации меньшего объема. При получении дополнительной информации повышается роль принимаемых решений.
При уменьшении задержки в обработке информации, во-первых, решения могут приниматься раньше, во-вторых, ее содержание улучшится.
Для того, чтобы информация была полезной, она должна быть связана с решаемой в каждый момент времени проблемой; наличие только относящейся к делу информации позволяет пользователю принимать своевременные и более содержательные решения, так как он не тратит времени на поиск нужных ему факторов среди многих других. Если имеющееся информация не связана с вырабатываемым решением, то она не имеет ценности. Знание (или незнание) пользователем какой-либо части информации и действия, которые оказывается следствием этого, также являются важным фактором ценности информации.
2. Состав, требования и аспекты описания информационного
обеспечения
Состав информационного обеспечения. Информационное обеспечение АЭИС включает:
состав информации, т. е. перечень информационных единиц (сообщений), необходимых для решения комплексов задач в функциональных подсистемах ИС;
характеристики движения информации, т. е. количественные оценки объема и интенсивности информационных потоков, маршруты документов, схем документооборота, вероятностно – временные характеристики преобразования сообщений;
структуру информации и закономерности ее преобразования, т. е. правила построения сообщений в цепочки «вход – система – выход»;
характеристики качества преобразования информации, т. е. количественные оценки полезности, достоверности и своевременности информации;
способы преобразования информации, включая ее съем, доставку, распределение и обеспечение информацией комплексов задач и отдельных задач функциональных подсистем ИС.
способствовать реализации интегрированной обработки информации и принятию управленческих решений на основе экономико-математических методов и моделей, программ их машинной реализации в различных режимах;
представлять полную, своевременную и достоверную информацию для принятия решений с минимумом затрат на ее получение, накопление, поиск, обработку и передачу;
способствовать осуществлению диалога пользователя с ЭВМ, предусматривая для этого все необходимые средства и методы эффективного взаимодействия человека и ЭВМ;
осуществлять накопление и хранение информации путем создания автоматизированного банка данных;
обеспечить условия реализации функций управления за счет рационального использования всего информационного ресурса системы.
полнота отображения состояния управляемой системы и достоверности информации, как необходимой для решения задач, так и выдаваемой по запросам пользователей;
высокая эффективность методов и средств сбора, хранения, накопления, обновления, поиска и выдачи данных;
одноразовая регистрация и одноразовый ввод информации, и ее многократное и многоцелевое использование;
простота и удобство доступа к данным информационной базы;
ввод и накопление в информационной базе данных с минимума дублирования;
организация эффективной системы документооборота;
развитие информационного обеспечения путем наращивания данных и организации новых связей и проектирование более совершенных методов и способов обработки информации;
регламентация доступа к данным с различным уровнем доступа, а также времени хранения документированной информации.
Функциональный аспект описания ИО отражает его роль в решении различных задач ИС. Выделяют следующие функции ИО: слежения, памяти, обработки и распределение информации.
Функция слежения обеспечивает подготовку, передачу и прием информации для управления объектом. Причем, слежение может быть постоянным, периодическим, оперативным, запаздывающим и прогнозирующим.
Функция памяти связанно, прежде всего, с хранением информации в ИС и предполагает отбор, сортировку, размещение, обновление, поиск и выдачу информацию.
В функцию обработки информации входит логическое и арифметическое преобразование информации.
В функцию распределения информации входит избирательность доставки информации в системе по уровням иерархии управления, пользователям.
Структурный аспект описания ИО предполагает исследование формы и структуры хранения и преобразования информации в ИС и включает классификацию информации, систему показателей, информационный язык, документацию, структуру информационных массивов (файлов), язык общения с информационной системой.
Трансформационный аспект описания ИО рассматривает преобразование языка экономического управления по уровням управления и этапам движения информации от входа к выходу системы.
Методический аспект описания ИО. В его основе при создании АЭИС лежит осуществление следующих принципов:
методологического единства ИО, т. е. разработка ИО различных функциональных подсистем на основе единых методов;
информационной совместимости ИО, т. е. создание единой системы форм документов, классификаторов и кодов для всей системы;
типизация блоков ИО, т. е. построение аналогичных в функциональном и содержательном отношений частей ИО по единым типовым правилам на одном языке;
унификация обмена информацией, т. е. сокращение форм документов;
интеграция обработки информации, т. е. однократности ввода информации в систему при многократном ее использовании.
3. Структура и основные элементы информационного обеспечения
Структура информационного обеспечения. В теории автоматизированной обработки информации, ИО принято делить на: системы показателей данной предметной области (например, показатели бухгалтерского учета, финансово – кредитной деятельности и т. д.); системы классификации и кодирования; документацию; потоки информации-варианты организации документооборота; различные информационные массивы (файлы), хранящихся в машине и на машинных носителях и имеющих различную степень организации.
Ввиду сложности системы ИО, выделяются такие составляющие ее части, как внешнее (внемашинное) и внутреннее (внутримашинное) ИО.
Внешнее (внемашинное) информационное обеспечение представляет собой часть информационного обеспечения, включающая совокупность информационных сообщений, сигналов, документов, используемых при функционировании информационной системы в форме воспринимаемых человеком без применения средств информационных технологий.
В состав внешнего информационного обеспечения входит: система классификации и кодирования информации, система нормативно – справочной информации, документация (входная и выходная), а также система организации, ведения и хранения документации и внесения в нее изменений.
Системы классификации и кодирования информации (объектов, элементов данных) являются средствами формализованного описания данных, при этом осуществляется однозначная замена смыслового содержания компактным кодом. В первую очередь это относится к наименованиям технико-экономических показателей, документов, операции, продукции, предприятий и т. д.
Нормативно – справочная информация относится к условно – постоянной информации, характеризующих заданное состояние управляемых параметров производства к определенному моменту времени. К ней относятся плановые задания, производственные графики, нормативы трудоемкости изделий, а также нормы и нормативы и т. д.
Оперативная (входная) документация , отражая переменную (текущую) информацию характеризует состояние управляемых параметров производства в заданный момент времени (объем выпуска за текущий период, приход и расход материалов и т. д.), а также за некоторый период времени.
Входная информация представляет собой совокупность исходных данных, необходимых для решения задач. Вводимые в систему и хранимые в ней данные представляют отдельные значения параметров объектов, процессов или явлений в виде слов, буквенных обозначений, числовых величин, таблиц, графиков или в иной форме.
Источниками входных данных могут служить устные сообщения, рукописные материалы, документы и носители информации в форме пригодной для непосредственного ввода в ЭВМ. Исходные данные получают в обычных, для неавтоматизированной системы документах, написанных от руки, отпечатанных типографическим способом или на машинке с последующим переносом их на машинные носители информации и т. д.
Выходная информация, являясь результатом обработки входной информации (оперативной и нормативно – справочной) по определенному алгоритму предназначена для принятия решений по управлению производством.
К выходной информации относится информация, получаемая в результате решения задачи системы и предназначенная для непосредственного использования пользователем. Обычно выходная информация представляется в виде машинных документов. Документы делятся на группы по функциональному назначению с учетом целей, для которых они предназначены, частоты выхода документов и целесообразности их получения пользователями и т. д.
Группировка и расположение информации в документе определяется алгоритмом использовании этой информации.
Результатом решения задачи также является промежуточная информация, используемая при решении других задач.
Внутреннее (внутримашинное) информационное обеспечение , являясь частью информационного обеспечения, представляет собой совокупность используемых в информационной системе данных на машинных носителях, включающие входные, промежуточные и выходные массивы, образующих информационную базу, а также систему программ организации, ведения и доступа к данным. Внутреннее информационное обеспечение включает все массивы (файлы), необходимые для решения задач и обработки данных, а также программные средства записи, обновления массивов и поиска в них данных. В состав информационной базы входят:
нормативные и справочные данные, составляющие информационный базис системы;
текущие сведения, поступающие извне системы и требующие ответной реакции системы или влияющие на алгоритм выработки решений;
накапливаемые архивные и учетные данные, необходимые для управления экономической системой.
Контролируют входные данные и ведение информационной базы - программные средства. Под ведением информационной базы (массивов информации) понимают обеспечение хранения, накопление данных, своевременного исключения устаревших данных, внесения и контроля изменений.
Основные элементы информационного обеспечения также состоит из элементов внешнего и внутреннего информационного обеспечения.
Основными элементами внешнего
поток информации - группа сообщений в процессе ее движения в пространстве и времени в одном направлении, при условии, что у этих сообщений имеется источник и получатель;
реквизит – элементарное сообщение, дальнейшее расчленение которой невозможно без уничтожения семантического смысла сообщения; реквизиты подразделяются на признаки и основания;
реквизит-признак – часть сообщения, которая функционально предназначена для качественной характеристики описываемого объекта; признак позволяет проводить идентификацию объекта в определенном множестве сообщений;
реквизит-основание – часть сообщения, которая функционально предназначена для количественной характеристики описываемого объекта; физически основание- это числовая величина, получаемая в результате наблюдения, измерения или вычисления;
показатель- часть сообщения, которая описывает качественную и количественную сторону объекта, обладает информативностью и поэтому способна образовать документ. Показатель компонуется из реквизитов- признаков и реквизитов-оснований и состоит из одного признака – основания и одного или нескольких реквизитов- признаков, характеризующих основание и связанных с ними логическими отношениями. При обработке над реквизитами основаниями осуществляются арифметические операции, над реквизитами признаками – логические (сортировка, поиск, выборка и т. д.).
номенклатура - информационная совокупность, включающая все значения однотипных показателей;
документ - средство закрепления различными способами на специальном материале информацию о фактах, событиях, явлениях, объективной действительности и мыслительной деятельности человека;
кодирование – отображение дискретных сообщений в виде определенных сочетаний символов;
код – конкретное условное обозначение каждого наименования в данной номенклатуре;
документооборот - движение документов с момента их возникновения или получения до завершения исполнения или отправки;
система документации - совокупность документов создаваемых в процессе выполнения одной из функций управления.
Основными элементами внутреннего информационного обеспечения являются:
файл - это некоторое множество записей однородной структуры, предназначенные для решения задач;
запись – это набор полей определенного формата, объединенных по общему ключевому полю. Элементы записи обозначаются идентификаторами.
Носители информации. Функционирование экономических объектов отображаются системой экономических показателей, характеризующих все аспекты деятельности производства. Для их фиксации используются носители информации.
Носитель информации - это различные материалы, обладающие физическими свойствами (бумага, магнитные диски, оптические диски и др.), которые применяются для сохранения информации, т. е. любое материальное средство, на которое записывается (регистрируется) и с которого считывается информация.
Назначением носителей информации являются:
запись первичных данных;
подготовка исходных данных к обработке;
непосредственный ввод в компьютер подготовленных данных;
организация внешней памяти компьютера; фиксация результатов обработки данных.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
1. Документы внемашинной сферы ИО
Общая характеристика документов. Все документы характеризуются наименованием, отражающим содержание документа, и формой, определяющей структуру документа. Рассмотрим характеристику технико-экономических документов.
По характеру возникновения документы делятся на первичные, содержащие исходные данные, и производные, содержащие результаты обработки информации других документов. По роли в общей технологии обработки данных документы разделяются на:
Документы, используемые для первоначальной загрузки внутримашинной ИБ (нормативно-справочная и условно-постоянная информация);
Документы для ввода оперативной информации;
Извещения об изменении, периодически поступающие для корректировки ранее введенной информации и поддержания внутримашинной ИБ в актуальном состоянии;
Запросные документы, содержащие условия поиска данных, и документы, инициирующие выполнение задач.
Форма документов. Документы имеют постоянную часть, которая определяется формой (макетом, шаблоном). Форма документа отображает структуру информации, содержащейся в документе, и определяет состав, название и размещение реквизитов, входящих в документ. Для выявления структуры информации важны две части - заголовочная (шапка) и содержательная. Выделяют еще оформляющую часть документа (подпись и т.п.).
В шапке находятся код формы, название (вид) документа, дата заполнения, общие данные для всего документа.
Технико-экономическая информация чаще всего имеет дискретный характер, то есть может быть структурирована и представлена как совокупность структурных единиц информации:
Реквизит - составная единица информации (логически взаимосвязанная совокупность реквизитов) - документ.
Среди реквизитов различают реквизиты-признаки, содержащие качественные характеристики объекта, позволяющие выделить объект из множества различных объектов, и реквизиты-основания, содержащие количественную характеристику определяющие его состояние.
Семантический анализ реквизитов позволяет выявить функциональную зависимость реквизитов и выполнить на этой основе структурирование информации, которое дает возможность построить информационно-логическую модель предметной области и осуществить проектирование структуры базы данных.
Для наиболее распространенных видов документов могут использоваться унифицированные формы, включенные в унифицированные системы документации (УСД). Многие УСД используются для задач общегосударственных систем обработки и сопрягаются с единой системой классификации и кодирования (ЕСКК) технико-экономической информации.
Системы документации включают стандартные и технические условия, проектно-конструкторскую и технологическую, плановую, бухгалтерскую, финансовую, отчетно-статистическую документацию и др.
На промышленных предприятиях документация регламентируется по фазам управления: единая система конструкторской документации (ЕСКД) и единая система технологической документации (ЕСТД), система плановой документации и др.
Каждая система документации содержит перечень разрешенных для использования форм документов - формуляр-образец, на основе которого определяются формы документов, разрабатываются нормативные и методические материалы.
2. Информационные системы поддержки приятия решений
В любой информационной системе (ИС) в той или иной степени присутствуют Подсистемы (системы) Поддержки Принятия Решений (СППР, DSS (Decision Support System)).
СППР можно, в зависимости от данных, c которыми они работают, разделить на оперативные, предназначенные для немедленного реагирования на текущую ситуацию, и стратегические - основанные на анализе большого количества информации из разных источников с привлечением сведений, содержащихся в системах, аккумулирующих опыт решения проблем.
СППР первого типа получили название Информационных Систем Руководства (Executive Information Systems, ИСР). По сути, они представляют собой конечные наборы отчетов, построенные на основании данных из транзакционной информационной системы предприятия или OLTP-системы (On-line transaction processing), в идеале адекватно отражающей в режиме реального времени все аспекты производственного цикла предприятия. Для ИСР характерны следующие основные черты:
· отчеты, как правило, базируются на стандартных для организации запросах; число последних относительно невелико;
· ИСР представляет отчеты в максимально удобном виде, включающем, наряду с таблицами, деловую графику, мультимедийные возможности и т. п.;
· как правило, ИСР ориентированы на конкретный вертикальный рынок, например финансы, маркетинг, управление ресурсами.
СППР второго типа или предполагают достаточно глубокую проработку данных, специально преобразованных так, чтобы их было удобно использовать в ходе процесса принятия решений. СППР этого уровня может включать следующие компоненты:
1. информационное хранилище данных (Data Warehouse)
2. подсистему извлечения, преобразования и загрузки (импорта) данных (ETL - Extracting Transformating and Loading)
3. подсистемы анализа (OLAP и Data Mining).
Сравнительный анализ OLTP и систем анализа
|
Характеристика |
Требования OLTP |
Требования систем анализа |
|
|
Степень детализации хранимых данных |
Детализированные данные, затрагиваются отдельные записи |
Детализированные и обобщенные данные, выполняются запросы над большим количеством данных с применением группировок и агрегирования |
|
|
Качество данных |
Допускаются «грязные» данные из-за ошибок ввода |
Не допускаются ошибки в данных |
|
|
Формат хранения данных |
Разный формат данных в зависимости от приложений |
Единый согласованный формат хранения данных |
|
|
Избыточность данных |
Максимальная нормализация |
Допускается денормализация |
|
|
Время обработки обращений к данным |
Режим реального времени |
Допускается отклик через несколько минут |
|
|
Характер запросов к данным |
Регламентированные запросы |
Запросы к данным могут быть произвольными и заранее не оформлены |
|
|
Управление данными |
Возможность добавления, удаления, изменения данных |
Возможность добавления, данных |
Информация, на основе которой принимается решение, должна быть достоверной, полной, непротиворечивой и адекватной. В СППР второго типа традиционная технология подготовки интегрированной информации на основе запросов и отчетов стала неэффективной из-за резкого увеличения количества и разнообразия исходных данных.
Решение - концепция Хранилища Данных (Data Warehouse, ХД), которое выполняет функции предварительной подготовки и хранения данных для СППР на основе информации из системы управления предприятием (OLTP - системы), а также информации из сторонних источников, которые в достаточном количестве стали доступны на рынке информации.
Все данные в ХД делятся на три основные категории:
1. детальные данные
2. агрегированные данные
3. метаданные
Под аббревиатурой ETL -- extraction, transformation, loading, то есть извлечение, преобразование и загрузка, скрываются три основных процесса, используемые при переносе данных из одного приложения или системы в другие (плакат)
Использование собранных данных решается подсистемами анализа. Эти подсистемы могут основываться на следующих технологиях:
Регламентированные запросы (развиты еще до появления концепции БД);
Оперативный анализ данных;
Интеллектуальный анализ данных
ОLAP (Online Analytical Processing) - оперативная аналитическая обработка данных. Основная цель ОLAP - систем - поддержка произвольных (не регламентированных!) запросов пользователей аналитиков.
12 определяющих принципов OLAP сформулировал в 1993 г. Е. Ф. Кодд - "изобретатель" реляционных БД. Позже его определение было переработано в так называемый тест FASMI, требующий, чтобы OLAP-приложение предоставляло возможности быстрого анализа разделяемой многомерной информации.
Fast (Быстрый) - анализ должен производиться одинаково быстро по всем аспектам информации. Приемлемое время отклика - 5 с или менее.
Analysis (Анализ) - должна быть возможность осуществлять основные типы числового и статистического анализа, предопределенного разработчиком приложения или произвольно определяемого пользователем.
Of Shared (Разделяемой) - множество пользователей должно иметь доступ к данным, при этом необходимо контролировать доступ к конфиденциальной информации.
Multidimensional (Многомерной) - это основная, наиболее существенная характеристика OLAP.
Information (Информации) - приложение должно иметь возможность обращаться к любой нужной информации, независимо от ее объема и места хранения.
Data Mining- «добыча» данных. Это метод обнаружения в «сырых» данных ранее неизвестных, нетривиальных, практически полезных и доступных для интерпретации знаний, необходимых для принятия решений.
DM обеспечивает решение всего пяти задач -- классификация, кластеризация, регрессия, ассоциация, последовательность:
Классификация -- установление функциональной зависимости между входными и дискретными выходными переменными. При помощи классификации решается задача отнесение объектов (наблюдений, событий) к одному из заранее известных классов.
Регрессия- установление функциональной зависимости между входными и непрерывными выходными переменными. Прогнозирование чаще всего сводится к решению задачи регрессии.
Кластеризация -- это группировка объектов (наблюдений, событий) на основе данных (свойств), описывающих сущность объектов. Объекты внутри кластера должны быть «похожими» друг на друга и отличаться от объектов, вошедших в другие кластеры. Чем больше похожи объекты внутри кластера и чем больше отличий между кластерами, тем точнее кластеризация.
Ассоциация -- выявление зависимостей между связанными событиями, указывающих, что из события X следует событие Y. Такие правила называются ассоциативными. Впервые эта задача была предложена для нахождения типичных шаблонов покупок, совершаемых в супермаркетах, поэтому иногда ее еще называют анализом потребительской корзины (market basket analysis).
Последовательные шаблоны -- установление закономерностей между связанными во времени событиями. Например, после события X через определенное время произойдет событие Y.
Иногда специально выделяют задачу анализа отклонений -- выявление наиболее нехарактерных шаблонов.
Классификация используется в случае, если заранее известны классы отнесения объектов. Например, отнесение нового товара к той или иной товарной группе, отнесение клиента к какой-либо категории. При кредитовании это может быть, например, отнесение клиента по каким-то признакам к одной из групп риска.
Регрессия чаще всего используется при прогнозировании объемов продаж, в этом случае зависимой величиной являются объемы продаж, а факторами, влияющими на эту величину, могут быть предыдущие объемы продаж, изменение курса валют, активность конкурентов и т.д. или, например, при диагностике оборудования, когда оценивается зависимость надежности от различных внешних факторов, показателей датчиков, износа оборудования.
Кластеризация может использоваться для сегментирования и построения профилей клиентов (покупателей). При достаточно большом количестве клиентов становится трудно подходить к каждому индивидуально. Поэтому клиентов удобно объединить в группы - сегменты со сходными признаками. Выделять сегменты клиентов можно по нескольким группам признаков. Это могут быть сегменты по сфере деятельности, по географическому расположению. После сегментации можно узнать, какие именно сегменты являются наиболее активными, какие приносят наибольшую прибыль, выделить характерные для них признаки. Эффективность работы с клиентами повышается за счет учета их персональных или групповых предпочтений.
Ассоциации помогают выявлять совместно приобретаемые товары. Это может быть полезно для более удобного размещения товара на прилавках, стимулирования продаж. Тогда человек, купивший пачку спагетти, не забудет купить к ним бутылочку соуса.
Последовательные шаблоны могут быть использованы, например, при планировании продаж или предоставлении услуг. Например, если человек приобрел фотопленку, то через неделю он отдаст ее на проявку и закажет печать фотографий.
Для анализа отклонений необходимо сначала построить шаблон типичного поведения изучаемого объекта. Например, поведение человека при использовании кредитных карт. Тогда будет известно, что клиент (покупатель) использует карту регулярно два раза в месяц и приобретает товар в пределах определенной суммы. Отклонением будет, например, не запланированное приобретение товара по данной карте на большую сумму. Это может говорить об ее использовании другим лицом, то есть о факте мошенничества.
К базовым методам Data Mining, позволяющим решать перечисленные задачи относят:
Автокорреляцию;
Линейную регрессию;
Логистическую регрессию;
Нейронные сети;
Прогнозирование;
Деревья решений;
Ассоциативные правила;
Пользовательские модели;
Карты Кохонена;
3. Модели управления передачей, обработкой и хранением данных в информационных системах
Как правило, компьютеры и программы, входящие в состав информационной системы, не являются равноправными. Некоторые из них владеют ресурсами (файловая система, процессор, принтер, база данных и т.д.), другие имеют возможность обращаться к этим ресурсам. Компьютер (или программу), управляющий ресурсом, называют сервером этого ресурса (файл-сервер, сервер базы данных, вычислительный сервер...). Клиент и сервер какого-либо ресурса могут находиться, как в рамках одной вычислительной системы, так и на различных компьютерах, связанных сетью.
Основной принцип технологии "клиент-сервер" заключается в разделении функций приложения на три группы:
Ввод и отображение данных (взаимодействие с пользователем);
Прикладные функции, характерные для данной предметной области;
Функции управления ресурсами (файловой системой, базой данных и т.д.)
Поэтому, в любом приложении выделяются следующие компоненты:
Компонент представления данных
Прикладной компонент
Компонент управления ресурсом
Связь между компонентами осуществляется по определенным правилам, которые называют "протокол взаимодействия".
Компанией Gartner Group, специализирующейся в области исследования информационных технологий, предложена следующая классификация двухзвенных моделей взаимодействия клиент-сервер (двухзвенными эти модели называются потому, что три компонента приложения различным образом распределяются между двумя узлами):
Исторически первой появилась модель распределенного представления данных, которая реализовывалась на универсальной ЭВМ с подключенными к ней неинтеллектуальными терминалами. Управление данными и взаимодействие с пользователем при этом объединялись в одной программе, на терминал передавалась только "картинка", сформированная на центральном компьютере.
Затем, с появлением персональных компьютеров (ПК) и локальных сетей, были реализованы модели доступа к удаленной базе данных. Некоторое время базовой для сетей ПК была архитектура файлового сервера. При этом один из компьютеров является файловым сервером, на клиентах выполняются приложения, в которых совмещены компонент представления и прикладной компонент (СУБД и прикладная программа). Протокол обмена при этом представляет набор низкоуровненых вызовов операций файловой системы. Такая архитектура, реализуемая, как правило, с помощью персональных СУБД, имеет очевидные недостатки - высокий сетевой трафик и отсутствие унифицированного доступа к ресурсам.
С появлением первых специализированных серверов баз данных появилась возможность другой реализации модели доступа к удаленной базе данных. В этом случае ядро СУБД функционирует на сервере, протокол обмена обеспечивается с помощью языка SQL. Такой подход по сравнению с файловым сервером ведет к уменьшению загрузки сети и унификации интерфейса "клиент-сервер". Однако, сетевой трафик остается достаточно высоким, кроме того, по прежнему невозможно удовлетворительное администрирование приложений, поскольку в одной программе совмещаются различные функции.
Позже была разработана концепция активного сервера, который использовал механизм хранимых процедур. Это позволило часть прикладного компонента перенести на сервер (модель распределенного приложения). Процедуры хранятся в словаре базы данных, разделяются между несколькими клиентами и выполняются на том же компьютере, что и SQL-сервер. Преимущества такого подхода: возможно централизованное администрирование прикладных функций, значительно снижается сетевой трафик (т.к. передаются не SQL-запросы, а вызовы хранимых процедур). Недостаток - ограниченность средств разработки хранимых процедур по сравнению с языками общего назначения (C и Pascal).
На практике сейчас обычно используются смешанный подход:
Простейшие прикладные функции выполняются хранимыми процедурами на сервере
Более сложные реализуются на клиенте непосредственно в прикладной программе
На сегодня при создании ИС популярна концепция "тонкого клиента", функцией которого остается только отображение данных (модель удаленного представления данных). Данная концепция базируется на разработке компании MS Active Server Pages (ASP), основной целью которой является создание встроенных в Web-страницы серверных сценариев. Использование данной технологии позволяет использовать в стандартном тексте HTML-страниц фрагменты кода, которые будут выполняться непосредственно на Web-сервере. При этом пользователю будет представляться сформированная на основании приведенных действий ASP Web-страница.
В последнее время также наблюдается тенденция ко все большему использованию модели распределенного приложения. Характерной чертой таких приложений является логическое разделение приложения на две и более частей, каждая из которых может выполняться на отдельном компьютере. Выделенные части приложения взаимодействуют друг с другом, обмениваясь сообщениями в заранее согласованном формате. В этом случае двухзвенная архитектура клиент-сервер становится трехзвенной, а к некоторых случаях, она может включать и больше звеньев.
4. Основные понятия реляционной модели данных
информационный реляционный документ
Основу модели составляет набор взаимосвязанных таблиц, в которых хранятся данные.
Схема базы данных - набор заголовков таблиц, взаимосвязанных друг с другом
Заголовок отношения - заголовок таблицы - названия полей (столбцов) таблицы
Тело отношения - тело таблицы - совокупность значений для всех объектов реального мира, которая представлена в виде записей таблицы (строк таблицы)
Схема отношения - строка заголовков столбцов
Кортеж отношения - строка таблицы, однозначное представление объекта реального мира
Домен - множество допустимых значений атрибута
Степень отношения - количество столбцов отношения
Мощность отношения количество строк (КОРТЕЖЕЙ)
Целостность данных - это механизм поддержания соответствия базы данных предметной области. В реляционной модели данных определены два базовых требования обеспечения целостности:
ь целостность сущностей - каждый кортеж любого отношения должен отличатся от любого другого кортежа этого отношения (т.е. любое отношение должно обладать первичным ключом). Очевидно, что если данное требование не соблюдается (т.е. кортежи в рамках одного отношения не уникальны), то в базе данных может хранится противоречивая информация об одном и том же объекте. Поддержание целостности сущностей обеспечивается средствами системы управления базой данных (СУБД). Это осуществляется с помощью двух ограничений:
1. при добавлении записей в таблицу проверяется уникальность их первичных ключей;
2. не позволяется изменение значений атрибутов, входящих в первичный ключ.
ь целостность ссылок (ссылочная целостность).
Наряду с первичными ключами отношения имеют внешние ключи. Если отношение С связывает отношения А и В, то оно должно включать внешние ключи, соответствующие первичным ключам отношений А и В.
Условие ссылочной целостности ставит следующие проблемы проектирования БД:
ь возможно или невозможно появление во внешних ключах неопределенных значений (NULL-значения - значения атрибута для отсутствующей информации);
ь что произойдет при попытке удаления кортежей из отношения, на который ссылается внешний ключ. При этом существуют следующие возможности:
1. операция каскадируется - то есть удаление кортежей в отношении приводит к удалению соответствующих кортежей в связанном отношении;
2. операция ограничивается - то есть удаляются лишь те кортежи, для которых связанной информации в другом отношении нет. Если такая информация имеется, то удаление осуществлять нельзя.
ь что произойдет при попытке обновления первичного ключа отношения, на которое ссылается некоторый внешний ключ. При этом существуют следующие возможности:
1. операция каскадируется - то есть при обновлении первичного ключа происходит обновление внешнего ключа в связанном отношении;
2. операция ограничивается - то есть обновляются лишь те первичные ключи, для которых связанной информации в другом отношении нет. Если таковая информация имеется, то обновление сделать нельзя.
Нормализация - процесс проверки и реорганизации сущностей и атрибутов с целью удовлетворения требований к реляционной модели данных. Нормализация позволяет быть уверенным, что каждый атрибут определен для своей сущности, значительно сократить объем памяти для хранения информации и устранить аномалии в организации хранения данных. В результате проведения нормализации должна быть создана структура данных, при которой информация о каждом факте хранится только в одном месте. Процесс нормализации сводится к последовательному приведению структуры данных к нормальным формам - формализованным требованиям к организации данных. Известны шесть нормальных форм:
ь первая нормальная форма (1NF);
ь вторая нормальная форма (2NF);
ь третья нормальная форма (3NF);
ь нормальная форма Бойса - Кодда (усиленная 3NF);
ь четвертая нормальная форма (4NF);
ь пятая нормальная форма (5NF).
На практике обычно ограничиваются приведением данных к третьей нормальной форме. Нормальные формы основаны на понятии функциональной зависимости (в дальнейшем «зависимость»).
Функциональная зависимость - Атрибут В сущности Е функционально зависит от атрибута А сущности Е, если в любой момент времени каждому значению В соответствует ровно одно значение А. т. е. А однозначно определяет В.
Полная функциональная зависимость - Атрибут В сущности Е полностью функционально зависит от ряда атрибутов А сущности Е, если В функционально зависит от А и не зависит ни от какого подряда А.
Первая нормальная форма (1NF). Сущность находится в первой нормальной форме тогда и только тогда, когда все атрибуты содержат атомарные значения. Среди атрибутов не должно встречаться повторяющихся групп, т. е. несколько значений для каждого экземпляра.
Для приведения сущности к первой нормальной форме следует:
ь разделить сложные атрибуты на атомарные,
ь создать новую сущность,
ь перенести в нее все «повторяющиеся» атрибуты,
ь выбрать возможный ключ для новой сущности (или создать новый ключ);
ь установить связь от прежней сущности к новой, Первичный ключ прежней сущности станет внешним ключом для новой сущности.
Вторая нормальная форма (2NF). Сущность находится во второй нормальной форме, если она находится в первой нормальной форме, и каждый неключевой атрибут полностью зависит от первичного ключа (не должно быть зависимости от части ключа). Вторая нормальная форма имеет смысл только для сущностей, имеющих сложный первичный ключ.
Для приведения сущности ко второй нормальной форме следует:
ь выделить атрибуты, которые зависят только от части первичного ключа, создать новую сущность;
ь поместить атрибуты, зависящие от части ключа, в их собственную (новую) сущность;
ь установить связь от прежней сущности к новой.
Третья нормальная форма (3NF). Сущность находится в третьей нормальной форме, если она находится во второй нормальной форме и никакой неключевой атрибут не зависит от другого неключевого атрибута (не должно быть взаимозависимости между неключевыми атрибутами).
Для приведения сущности к третьей нормальной форме следует:
ь создать новую сущность и перенести в нее атрибуты с одной и той же зависимостью от неключевого атрибута;
ь использовать атрибут(ы), определяющий эту зависимость, в качестве первичного ключа новой сущности;
ь установить связь от новой сущности к старой.
5. Понятие и составляющие информационного обеспечения систем управления. Базы данных и знаний. Понятие и функции системы управления базами данных
Информационное обеспечение - это совокупность методов и средств по размещению и организации информации, включающих в себя системы: классификации и кодирования; унифицированные системы документации, рационализации документооборота и форм документов; методов создания внутримашинной информационной базы ИС.
Таким образом, сферы информационного обеспечения:
1. Внемашинная сфера (внемашинная информационная база и средства организации и ведения внемашинной информационной базы)
2. Внутримашинная сфера (внутримашинная информационная база и средства организации и ведения внутримашинной информационной базы)
Внемашинная информационная база служит источником формирования внутримашинной информационной базы. Наиболее важными вопросами подготовки внемашинного информационного обеспечения предметной области являются:
ь определение состава документов, содержащих необходимую информацию для решения задач пользователя;
ь определение форм документов и структуры информации (выявление структурных единиц информации и их взаимосвязей);
ь классификация и кодирование информации, обрабатываемой в задачах пользователя;
ь разработка инструктивных и методических материалов по ведению документов информации для обработки.
К средствам организации и ведения внемашинной информационной базы относятся:
1. Системы классификации и кодирования информации
2. Унифицированные системы документов
3. Инструктивные и методические материалы по ведению документов
К внутримашинной информационной базе относятся:
ь базы данных;
ь базы знаний;
ь отдельные невзаимозависимые массивы входных, выходных и промежуточных данных, хранимых на машинном носителе.
К средствам организации и ведения внутримашинной информационной базы относятся:
ь программные средства организации и ведения внутримашинной информационной базы (системы, основанные на концепциях база данных и баз знаний, программные средства ввода и контроля данных, сервисные средства копирования и архивирования, прикладные программы пользователя и т.п.);
ь технологические инструкции по ведению информационной базы на машинных носителях.
База данных - организованная совокупность данных, состоящая из связанных между собой данных об объектах некоторой предметной области, их свойствах и характеристиках.
База знаний - организованная совокупность знаний, относящихся к какой-нибудь предметной области, представленная определенной структурой.
Данные - информация фактического характера, описывающая объекты, процессы и явления предметной области, а также их свойства.
Знания описывают не только отдельные факты, но и взаимосвязи между ними. В компьютере знания должны быть представлены определенными структурами данных, соответствующими среде разработки интеллектуальной информационной системе. По своей природе знания делятся на декларативные и процедурные. Декларативные знания представляют собой описания фактов и явлений, фиксируют наличие или отсутствие таких фактов, также включают описания основных связей и закономерностей, в которые эти факты и явления входят. Процедурные знания - это описания действий, которые возможны при манипулировании фактами и явлениями для достижения намеченных целей.
Система управления базами данных (СУБД) - программное средство, предназначенное для организации и ведения логически взаимосвязанных данных на внешнем носителе, а также обеспечивающее доступ к данным.
Интеллектуальная информационная система основана на концепции использования баз знаний для генерации алгоритмов решения прикладных задач различных классов в зависимости от конкретных информационных потребностей пользователей.
К функциям СУБД относят следующие (к лекции по СУБД):
ь управление данными непосредственно в БД - функция, обеспечивающая хранение данных, непосредственно входящих в БД и служебной информации, обеспечивающей работу СУБД;
ь управление данными в памяти компьютера - функция, связанная в первую очередь с тем, что СУБД работают с БД большого размера. В целях ускорения работы СУБД используется буферизация данных в оперативной памяти компьютера. При этом пользователь получает только необходимую для его конкретной задачи часть БД, а при необходимости получает новую «порцию» данных;
управление транзакциями - функция СУБД, которая производит ряд операций над БД, как единым целым. Транзакция - это последовательность операций над БД, рассматриваемых СУБД как единое целое. Транзакция переводит БД из одного целостного состояния в другое.
ь управление изменениями в БД и протоколирование - функция, связанная с надежностью хранения данных, то есть возможностью СУБД восстанавливать состояние БД в аварийных ситуациях, например, при случайном выключении питания или сбое носителя информации. Для восстановления БД нужно располагать дополнительной информацией, по которой осуществляется восстановление. С этой целью ведется протокол изменений БД, в которой перед манипуляциями с данными делается соответствующая запись. Для восстановления БД после сбоя СУБД используется протокол и архивная копия БД - полная копия БД к моменту начала заполнения протокола.
ь поддержка языков БД - для работы с БД используется специальные языки, в целом называемые языками баз данных. В СУБД обычно поддерживается единый язык, содержащий все необходимые средства - от создания БД до обеспечения пользовательского интерфейса при работе с данными. Наиболее распространенным в настоящее время языком СУБД является язык SQL (Structured Query Language).
6. Понятие и составляющие информационной системы (ИС). Модели жизненного цикла ИС. Классы задач, решаемые ИС
Информационная система (в контексте управления) представляет собой коммуникационную систему по сбору, передаче, переработке информации для реализации функции управления
Информационная система (ИС), как правило, включает следующие компоненты:
1. функциональные компоненты;
2. компоненты системы обработки данных и знаний;
3. организационные компоненты.
Под функциональными компонентами понимается система функций управления - полный набор взаимосвязанных во времени и пространстве работ по управлению, необходимых для достижения целей управления.
Системы обработки данных и знаний предназначены для информационного обслуживания системы управления. Компонентами этой системы являются: информационное обеспечение, программное обеспечение, техническое обеспечение, правовое обеспечение, лингвистическое обеспечение.
Выделение организационной компоненты обусловлено особой значимостью человеческого фактора. Под организационными компонентами ИС понимается совокупность методов и средств, позволяющих усовершенствовать организационную структуру системы управления и управленческие функции.
Жизненный цикл ИС определяется как период времени, который начинается с момента принятия решения о необходимости создания ИС и заканчивается в момент ее изъятия из эксплуатации.
Под моделью ЖЦ понимается структура, определяющая последовательность выполнения и взаимосвязи процессов, действий и задач, выполняемых на протяжении ЖЦ. Модель ЖЦ зависит от специфики ИС и специфики условий, в которых последняя создается и функционирует.
К настоящему времени наибольшее распространение получили следующие основные модели ЖЦ: задачная модель, каскадная модель, спиральная модель.
При разработке системы "снизу-вверх" от отдельных задач ко всей системе (задачная модель) единый поход к разработке неизбежно теряется, возникают проблемы при информационной стыковке отдельных компонентов. Как правило, по мере увеличения количества задач трудности нарастают, приходится постоянно изменять уже существующие программы и структуры данных. Скорость развития системы замедляется, что тормозит и развитие самой организации. Однако в отдельных случаях такая технология может оказаться целесообразной:
Крайняя срочность (надо чтобы хоть как-то задачи решались; потом придется все сделать заново);
Эксперимент и адаптация заказчика (не ясны алгоритмы, решения нащупываются методом проб и ошибок).
Общий вывод: достаточно большую эффективную ИС таким способом создать невозможно.
Рассмотрим каскадную и спиральную модели:
Принято выделять следующие этапы ЖЦ ИС: анализ, проектирование, реализация, внедрение, сопровождение.
7. Каскадная модель ЖЦ Спиральная модель ЖЦ
Положительные стороны применения каскадного подхода заключаются в следующем:
ь на каждом этапе формируется законченный набор проектной документации, отвечающий критериям полноты и согласованности;
ь выполняемые в логичной последовательности этапы работ позволяют планировать сроки завершения всех работ и соответствующие затраты.
Однако, в процессе использования каскадного подхода обнаруживается ряд его недостатков, вызванных прежде всего тем, что реальный процесс создания ИС никогда полностью не укладывается в такую жесткую схему. В процессе создания системы постоянно возникает потребность в возврате к предыдущим этапам и уточнении или пересмотре ранее принятых решений. Для преодоления перечисленных проблем была предложена спиральная модель жизненного цикла, делающая упор на начальные этапы ЖЦ ИС: анализ и проектирование.
На этих этапах реализуемость технических решений проверяется путем создания прототипов. Каждый виток спирали соответствует созданию фрагмента или версии системы, на нем уточняются цели и характеристики проекта, определяется его качество, и планируются работы следующего витка спирали. Таким образом, углубляются и последовательно конкретизируются детали проекта, и в результате выбирается обоснованный вариант, который доводится до реализации.
Первым видом прототипов является модель системы в графическом виде (например, DFD-модели), доступном для понимания пользователями.
Вторым видом прототипов являются макеты экранных форм, позволяющие согласовать поля базы данных и функции конкретных пользователей.
Третьим видом прототипов являются работающие экранные формы, т.е. уже частично запрограммированные. Это позволяет опробовать программу в действии. Как правило, это вызывает новый поток замечаний и предложений.
В соответствии с этапами ЖЦ ИС можно выделить несколько категорий специалистов, обеспечивающих этот ЖЦ: системные аналитики, программисты, пользователи-специалисты в конкретной предметной области.
Задачи, решаемые ИС, можно свести к ряду типовых:
1. Управление - перевод и поддержание системы в требуемом состоянии;
2. Прогноз - определение будущего процесса по его прошлому и настоящему;
3. Оптимизация - нахождение решений, которые минимизируют или максимизируют определенный критерий качества при заданных ограничениях;
4. Классификация образов - определение принадлежности объектов к одному или нескольким предварительно определенным классам;
5. Кластеризация - разделение объектов на заранее не определенные классы по каким-либо признакам;
6. Аппроксимация функций - оценка неизвестной зависимости по экспериментальным данным.
Обработку данных реляционной модели можно реализовать методами реляционной алгебры.
Реляционная алгебра, определена Коддом и содержит 8 операций, разделенных на две группы:
1. Теоретико - множественные операции - объединение, пересечение, вычитание и декартово произведение.
2. Специальные реляционные операции - выборка, проекция, соединение, деление
Теоретико-множественные операции
Реляционный оператор представляет собой функцию с отношениями в качестве аргументов и возвращающую отношение в качестве результата.
R=f(R1, R2….. Rn)
В качестве аргументов в реляционные операторы могут быть проставлены другие реляционные операторы, подходящие по типу.
R=f(f1(R11, R21….. Rn1), f2(R21, R22….. R2n)….)
В силу этого реляционная алгебра является замкнутой.
Отношения называются совместимыми по типу, если они имеют идентичные заголовки, а именно:
1. отношения имеют одно и тоже множество имен атрибутов, т.е. для любого атрибута в одном отношении найдется атрибут с таким же наименованием в другом отношении.
2. атрибуты с одинаковыми именами определены на одних и тех же доменах.
Некоторые отношения не являются совместимыми по типу, но становятся таковыми после переименования атрибутов.
Оператор переименования R rename A1,A2,… as new A1, new A2…,
Например:
R rename student as starosta
Объединение
Объединением двух совместимых по типу отношений называется отношение с тем же заголовком, что и у R1 и R2, и телом, включающим все кортежи операндов, за исключением повторяющихся.
Синтаксис R1 union R2
Объединение
Операторы не передают результату никаких данных о потенциальных ключах.
Пересечение
Пересечением двух совместимых по типу отношений R1 и R2 называется отношение с тем же заголовком, что и у отношений R1 и R2, и телом, состоящим из кортежей, принадлежащих одновременно обоим отношениям R1 и R2.
Синтаксис
Вычитание
Вычитанием двух совместимых по типу отношений R1 и R2, называется отношение с тем же заголовком, что и у отношений R1 и R2, и телом, состоящим из кортежей, принадлежащих отношению R1 и не принадлежащих R2.
Синтаксис R1 minus R2
Декартово произведение
Декартовым произведением двух отношений R1(R11, R12, R13…) и R2(R21,R22,R23,…) называется отношение, заголовок которого является сцеплением заголовком отношений R1 и R2:
(R11, R12, R13… R21,R22,R23,…), а тело состоит из кортежей, являющихся сцеплением кортежей отношений R1 и R2
(r11, r12, r13… r21, r22, r23….), таких что (r11, r12, r13…) принадлежит R1, а (r21, r22, r23….) принадлежит R2/
Синтаксис R1 times R2
Мощность произведения равна произведению мощностей. Если атрибуты R1 и R2 имеют атрибуты с одинаковыми наименованиями, то перед выполнением операции декартового произведения такие атрибуты необходимо переименовать. Совместимость по типу не требуется.
Специальные реляционные операторы
Выборка (ограничение, селекция)
Выборку называют горизонтальным срезом отношения по некоторому условию.
Выборкой на отношении R с условием С называется отношение с тем же заголовком, что и у отношения R, и телом, состоящим из кортежей, значения атрибутов которых при подстановке в условие С дают значение ИСТИНА.
Обычно условие С имеет вид R11 R12, где принадлежит {=}, а R11 и R12 атрибуты отношения R или скалярные значения. Такие выборки называются - выборки.
Синтаксис R where C или R where R11 R12
Выборка R where стипендия >250
Проекция
Проекцией отношения R по атрибутам R1, R1, R1…Rn, где каждый атрибут принадлежит R, называется отношение с заголовком (R1, R2, R3…Rn) и телом, содержащим множество кортежей вида (r1,r2,r3,…rn). При этом дубликаты кортежи удаляются.
Проекцию называют вертикальным срезом отношения.
Синтаксис R
R[факультет]
Соединение
Обычно рассматривают несколько разновидностей операции соединения.
Общая операция соединения
Соединение
Экви-соединение
Естественное соединение
Наиболее важным из этих операций является операция естественного соединения. Так как остальные разновидности соединения являются частными случаями общей операции соединения.
Общая операция соединения:
Соединением отношений R1 и R2 по условию называется отношение
(R1 times R2) where C, где С представляет собой логическое выражение, в которое могут входить атрибуты отношений R1 и R2 и/или скалярные выражения. То есть, чтобы выполнить операцию соединения, необходимо выполнить последовательно операцию декартова произведения и выборки. Если в отношениях R1 и R2 имеются атрибуты с одинаковыми наименованиями, то перед выполнением соединения такие атрибуты необходимо переименовать.
Соединение
(R1 times R2) where R11R21 - -соединение отношения R1 по атрибуту R11 с отношением R2 по атрибуту R21. Записывают и
Какие экзамены должны быть сданы студентами, закончившими учебный год
R1[семестр <=2*курс]R2
|
Наименование |
||||||
|
Математика |
||||||
|
Философия |
||||||
|
Философия |
||||||
|
Математика |
||||||
|
Леонидов |
Математика |
|||||
|
Леонидов |
||||||
|
Леонидов |
Философия |
Экви соединение это соединение, когда есть равенство.
Естественное соединение
Пусть даны отношения R1(R11,R12,R13,..R1n,Z1,Z2,…Zn) и R2(Z1,Z2,…Zn, R21,R22,R23,..,R2m). Тогда естественным соединением отношений R1 и R2 называется отношение с заголовком (R11,R12,R13,..R1n,Z1,Z2,…Zn, R21,R22,R23,..,R2m) и телом, содержащим множество кортежей (r11,r12,r13,…r1n,z1,z2,z3,…zn, r21, r22,…r2m), таких что (r11,r12,r13,…r1n,z1,z2,z3,…zn) принадлежит R1, а (z1,z2,z3,…zn, r21, r22,…r2m) принадлежит R2
Синтаксис
Соединение производится по одинаковым атрибутам.
R1 join R2 join R3
У операции деления два операнда бинарное и унарное. Результативное отношение состоит из одноатрибутивных кортежей, включающих значения первого атрибута кортежей первого операнда-отношения, таких что множество значений второго атрибута совпадает со множеством значений единственного атрибута второго операнда-отношения.
Синтаксис R1 divideby R2
Для работы с БД, которые частично или полностью используют реляционную модель данных предназначен язык SQL. Язык разработан на основе реляционной алгебры и относится к непроцедурным языкам программирования (можно определить то, что необходимо выполнить, а не то как это сделать). Язык оперирует отношениями и в результате инструкций языка получается отношение.
Первый стандарт языка разработан в 1989 году Национальным институтом стандартизации США (ANSI). В 1992 году появилась версия SQL92, в 1999 году SQL3. Сегодня различают различные типы диалектов, расширяющие стандарт языка.
Существуют две формы языка:
Интерактивный - создание запросов в режиме диалога
Встроенный - инструкции языка, которые встраиваются внутрь программ, написанных на другом языке (например, при разработке приложений, обрабатывающих данные, расположенные в БД).
Рассмотрим интерактивную форму.
Типы команд языка
DDl- язык определения данных
CREATE TABLE, ALTER TABLE, DROP TABLE, CREATE VIEW, ALTER VIEW, DROP VIEW, CREATE INDEX, DROP INDEX
DML - язык манипулирования данными
INSERT, UPDATE, DELETE
DQL - язык запросов к данным
DCL - язык управления данными, либо команды администрирования данных
CREATE DATABASE, ALTER DATABASE, DROP DATABASE, GRANT (предоставление прав доступа для действий над заданными объектами БД), REVOKE (лишение прав доступа для действий над заданными объектами БД) и др.
Команды администрирования данных- предоставляют возможность аудита и анализа операций внутри БД. Могут использоваться при анализе производительности системы данных в целом.
START AUDIT, STOP AUDIT
Команды управления транзакциями - позволяют выполнить обработку информации, объединенной в транзакцию
COMMIT, ROLLBACK, SAVE POINT, SET TRANSACTION (назначение имени транзакции)
Процедурный язык
DECLARE, OPEN, FETCH, CLOSE, EXECUTE и др.
8. Структурная модель предметной области
Под моделью предметной области понимается некоторая система, имитирующая структуру или функционирование исследуемой предметной области и отвечающая основному требованию - быть адекватной этой области.
К моделям предметных областей предъявляются следующие требования:
· формализация, обеспечивающая однозначное описание структуры предметной области;
· понятность для заказчиков и разработчиков на основе применения графических средств отображения модели;
· реализуемость, подразумевающая наличие средств физической реализации модели предметной области в ИС;
· обеспечение оценки эффективности реализации модели предметной области на основе определенных методов и вычисляемых показателей.
Для реализации перечисленных требований, как правило, строится система моделей, которая отражает структурный и оценочный аспекты функционирования предметной области.
Структурный аспект предполагает построение:
· объектной структуры, отражающей состав взаимодействующих в процессах материальных и информационных объектов предметной области;
· функциональной структуры, отражающей взаимосвязь функций (действий) по преобразованию объектов в процессах;
· структуры управления, отражающей события и бизнес-правила, которые воздействуют на выполнение процессов;
· организационной структуры, отражающей взаимодействие организационных единиц предприятия и персонала в процессах;
· технической структуры, описывающей топологию расположения и способы коммуникации комплекса технических средств.
Для отображения структурного аспекта моделей предметных областей в основном используются графические методы, которые должны гарантировать представление информации о компонентах системы. Главное требование к графическим методам документирования -- простота. Графические методы должны обеспечивать возможность структурной декомпозиции спецификаций системы с максимальной степенью детализации и согласований описаний на смежных уровнях декомпозиции
основе различных методологий моделирования предметной области ИС лежат принципы последовательной детализации абстрактных категорий. Обычно модели строятся на трех уровнях: на внешнем уровне (определении требований), на концептуальном уровне (спецификации требований) и внутреннем уровне (реализации требований). Так, на внешнем уровне модель отвечает на вопрос, что должна делать система, то есть определяется состав основных компонентов системы: объектов, функций, событий, организационных единиц, технических средств. На концептуальном уровне модель отвечает на вопрос, как должна функционировать система? Иначе говоря, определяется характер взаимодействия компонентов системы одного и разных типов. На внутреннем уровне модель отвечает на вопрос: с помощью каких программно-технических средств реализуются требования к системе? С позиции жизненного цикла ИС описанные уровни моделей соответственно строятся на этапах анализа требований, логического (технического) и физического (рабочего) проектирования. Рассмотрим особенности построения моделей предметной области на трех уровнях детализации.
Объектная структура
Объект -- это сущность, которая используется при выполнении некоторой функции или операции (преобразования, обработки, формирования и т.д.).
На внешнем уровне детализации модели выделяются основные виды материальных объектов (например, сырье и материалы, полуфабрикаты, готовые изделия, услуги) и основные виды информационных объектов или документов (например, заказы, накладные, счета и т.д.).
На концептуальном уровне построения модели предметной области уточняется состав классов объектов, определяются их атрибуты и взаимосвязи. Таким образом строится обобщенное представление структуры предметной области.
Далее концептуальная модель на внутреннем уровне отображается в виде файлов базы данных, входных и выходных документов ЭИС. Причем динамические объекты представляются единицами переменной информации или документами, а статические объекты -- единицами условно-постоянной информации в виде списков, номенклатур, ценников, справочников, классификаторов. Модель базы данных как постоянно поддерживаемого информационного ресурса отображает хранение условно-постоянной и накапливаемой переменной информации, используемой в повторяющихся информационных процессах.
Функциональная структура
Функция (операция) представляет собой некоторый преобразователь входных объектов в выходные.
На внешнем уровне моделирования определяется список основных бизнес-функций или видов бизнес-процессов. Обычно таких функций насчитывается 15-20.
На концептуальном уровне выделенные функции декомпозируются и строятся иерархии взаимосвязанных функций.
На внутреннем уровне отображается структура информационного процесса в компьютере: определяются иерархические структуры программных модулей, реализующих автоматизируемые функции.
Структура управления
События вызывают выполнение функций, которые, в свою очередь, изменяют состояния объектов и формируют новые события, и т.д., пока не будет завершен некоторый бизнес-процесс.
На внешнем уровне определяются список внешних событий, вызываемых взаимодействием предприятия с внешней средой (платежи налогов, процентов по кредитам, поставки по контрактам и т.д.), и список целевых установок, которым должны соответствовать бизнес-процессы (регламент выполнения процессов, поддержка уровня материальных запасов, уровень качества продукции и т.д.).
На концептуальном уровне устанавливаются бизнес-правила, определяющие условия вызова функций при возникновении событий и достижении состояний объектов.
На внутреннем уровне выполняется формализация бизнес-правил в виде триггеров или вызовов программных модулей.
Организационная структура
Организационная структура представляет собой совокупность организационных единиц, как правило, связанных иерархическими и процессными отношениями. Организационная единица -- это подразделение, представляющее собой объединение людей (персонала) для выполнения совокупности общих функций или бизнес-процессов.
На внешнем уровне строится структурная модель предприятия в виде иерархии подчинения организационных единиц или списков взаимодействующих подразделений.
На концептуальном уровне для каждого подразделения задается организационно-штатная структура должностей (ролей персонала).
Подобные документы
Основные понятия и классификация систем управления базами данных. Модели организации данных. Проектирование реляционных баз данных. Основные особенности создания и использования баз данных для информационного обеспечения управленческой деятельности.
курсовая работа , добавлен 20.01.2013
Раскрытие понятий "информация", "данные", "знания". Описание внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения, систем показателей, классификации и кодирования. Изучение состава информационного обеспечения управления на конкретном примере.
курсовая работа , добавлен 26.09.2012
Состав и способы создания информационного обеспечения. Организация внутримашинного информационного обеспечения. Организация данных во внутримашинной сфере. Подразделение информационного обеспечения на внемашинное и внутримашинное. Компоненты базы данных.
контрольная работа , добавлен 24.04.2009
Структура и назначение внемашинного информационного обеспечения. Документы внемашинной сферы, их классификация и типовые формы. Логическая структура экономической информации и ее элементы. Операции по образованию дебиторской, кредиторской задолженности.
контрольная работа , добавлен 27.07.2009
Изучение особенностей информационного процесса обработки данных. Процессы, связанные с поиском, хранением, передачей, обработкой и использованием информации. Основные режимы обработки данных на ЭВМ. Организация обслуживания вычислительных задач.
реферат , добавлен 28.09.2014
Информационное обеспечение, система автоматизированного управления. Классификаторы технико-экономической информации, унифицированные документы. Этапы проектирования информационного обеспечения. Анализ методов и матрицы смежности информационного графа.
реферат , добавлен 29.10.2010
Современные системы управления базами данных (СУБД). Анализ иерархической модели данных. Реляционная модель данных. Постреляционная модель данных как расширенная реляционная модель, снимающая ограничение неделимости данных, хранящихся в записях таблиц.
научная работа , добавлен 08.06.2010
Методы организации процесса обработки информации; основные направления реализации внутримашинного информационного обеспечения. Принципы построения и эффективного применения технологий баз и банков данных как основных компонентов автоматизированных систем.
дипломная работа , добавлен 30.05.2013
Функции автоматизированной системы "Отдел аспирантуры". Проектирование реляционной модели и разработка SQL-кода базы данных. Анализ информационного обеспечения функций. Проектирования глобальной ER-модели. Спецификации локальных ограничений и правил.
курсовая работа , добавлен 01.04.2011
Сущность и характеристика типов моделей данных: иерархическая, сетевая и реляционная. Базовые понятия реляционной модели данных. Атрибуты, схема отношения базы данных. Условия целостности данных. Связи между таблицами. Общие представления о модели данных.
Лекция 4
Информационное обеспечение информационных систем
Понятие информационного обеспечения и его структура.
Внемашинное информационное обеспечение.
Внутримашинное информационное обеспечение.
Понятие информационного обеспечения и его структура
Понятие «Информационное обеспечение» появилось в 1970-х гг. в связи с внедрением ЭВМ в практику обработки экономических задач и с созданием автоматизированных систем управления (АСУ). Была разработана структура ИО, предполагающая его деление на внемашинное (система показателей, классификаторы и коды, документация, потоки информации) и внутримашинное (информационные массивы (файлы) в памяти ЭВМ и на машинных носителях).
Информационное обеспечение (ИО) является важным компонентом автоматизированных информационных систем и напрямую связано с организационной структурой объекта и функциональными подсистемами ИС.
Информационное обеспечение предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта; служит основой для принятия управленческих решений.
Выделяют несколько подходов к структуризации экономической информации, один из которых - логический - позволяет установить структурные элементы в зависимости от функционального назначения информации и ее особенностей.
Рассмотрим функциональное назначение и роль различных структурных элементов в автоматизированной обработке.
Информационной единицей низшего уровня являются реквизиты , из которых формируются более сложные структуры информации. Реквизиты отражают отдельные свойства объекта, включают в себя сочетание цифр или букв, имеющих смысловое содержание и не поддающееся дальнейшему делению. Буквенная информация может быть представлена в виде кодовых обозначений (например, код подразделения). При машинной обработке синонимами понятия «реквизит» являются «поле», «элемент», «атрибут», реквизиты не однозначны по своему содержанию и подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания . Реквизиты-признаки характеризуют качественную сторону объекта, а реквизиты-основания - количественную. Например, в качестве реквизита-признака выступает наименование подразделения и его код, а реквизиты-основания - количество работающих. Каждый документ включает любое число реквизитов-признаков и реквизитов-оснований.
Показатель - логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления.
Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа. В документах, как правило, содержится большое количество показателей. Даже в одной строке можно выделить несколько различных по структуре показателей. При организации базы данных показатели как единицы информации формируют ее содержание. Каждый показатель имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму. Система показателей определяет содержание управленческих документов и массивов. Например, система экономических показателей, представленная в балансе предприятия, в наряде на сдельную оплату труда и пр.
Система показателей устанавливается также в зависимости от уровня управления: корпорация, концерн, фирма, предприятие, организация, подразделение.
Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует информационное сообщение .
Группа однородных документов, объединенных по определенному признаку (например, отчетному периоду), составляет информационный массив (файл) . Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке. Запись информации в память ПК осуществляется по файлам, где выделяют файлы постоянной и переменной информации. Массивы по различным признакам могут объединяться в потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Отношение информации к той или иной функции управления дает основание выделить сложную структуру информации как информационную подсистему . Информационная система охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной единицей высшего уровня.
Таким образом, информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации - вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации.
Доверенности
