Время от времени возникает необходимость внести изменения в приказ по основной деятельности. В этой статье рассмотрим на примере такие ситуации, разберем, чем отличаются друг от друга изменение, дополнение и отмена приказа, а также выясним, как именно вносятся изменения в приказ. Как всегда, будут примеры, а также ссылка на фрагмент вебинара по этой теме.

Приказ по основной деятельности

Вспомним: – это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в условиях единоначалия с целью донести до подчиненных свое управленческое решение. Или решения.

Приказ может содержать задачу с указанным сроком выполнения, например:

Инвентаризационной комиссии провести инвентаризацию до 10.03.2017.

Или задачу регулярного характера, например:

Назначить в филиалах Общества следующих работников:

Очевидно, что в первом случае приказ будет считаться «отработанным», то есть закрытым в делопроизводстве, уже 11 марта. При условии, конечно, что комиссия выполнит задание в срок. А во втором случае приказ не имеет срока выполнения и будет действовать, пока его не отменят.

Кстати: и первый, и второй приказ будут подшиты в одно и то же дело. Не нужно беречь регулярные приказы в отдельной папке, потому что они не закрыты делопроизводством. Не нужно также не сдавать на хранение папку приказов за год, потому что в ней есть такие незакрытые приказы. Все приказы по основной деятельности хранятся вместе, и после окончания года отправляются в архив.

Изменения в приказ

Чаще изменения вносятся в приказы второго вида: в те, которые озвучивают задания регулярного характера.

Изменения в приказ бывают трех видов:

• Изменение текста. Например, ответственной за хранение документов в филиале была секретарь Селиванова, но она ушла в декрет. На ее место временно приняли работника Медведеву. Нужно внести изменения в приказ «О назначении ответственных за хранение документов в филиалах», и заменить Селиванову на Медведеву.
• Дополнение текста. Например, в компании действует приказ «О создании экспертной комиссии». В ЭК входят главбух, начальники отделов кадров и делопроизводства. Но этого мало, потому что эти работники не могут оценить технические документы. Принимается решение принять в ЭК еще и директора по производству. Тогда текст приказа будет дополнен новым пунктом.
• . Например, в компании действовал приказ «О ведении делопроизводства». Написали Инструкцию по делопроизводству, и ее нужно утвердить и ввести в действие. Если мы просто введем ее, то в компании получатся два одинаковых ЛНА, причем разных по статусу, да еще и Инструкция будет новее и актуальнее, чем старый приказ. Приказ нужно аннулировать.

Что касается отмены ряда пунктов приказа, то вернемся к примеру с назначением ответственных за хранение документов филиалов. Допустим, компания изменила свою оргструктуру, и мелкие филиалы слились с более крупными. Нужно убрать из приказа пункты об ответственных из тех филиалов, которых уже не существует.

Конечно, могут быть еще и комбинации этих трех видов изменений. Бывают и такие приказы, которые одновременно надо и изменить, и дополнить, и частично отменить ряд пунктов. Но способы внесения всех видов изменений от этого не меняются.

Как внести изменения в приказ?

Изменения в приказ вносятся путем издания нового приказа. Оно оформляется и регистрируется в обычном порядке. Привожу примеры.

Изменение текста:

В связи с уходом в отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет секретаря Западного филиала ООО «АБВ» Селивановой Марии Петровны

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести следующее изменение в приказ от 17.05.2012 №52 «О назначении ответственных за хранение документов в филиалах»:

«1.1.4. в Западном филиале – Медведева Ирина Викторовна».

Дополнение текста:

В целях оптимизации процедуры проведения экспертизы ценности документов ООО «АБВ»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Дополнить приказ от 15.12.2015 «О создании экспертной комиссии» следующим пунктом:

«2.4. Директор по производству».

1. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Отмена приказа:

В целях регламентирования процессов делопроизводства ООО «АБВ»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Отменить приказ от 24.08.2013 «О ведении делопроизводства» с 01.03.2017.

(Этим же приказом можно утвердить и ввести в действие Инструкцию по делопроизводству).

Отмена отдельных пунктов приказа:

В связи с изменением организационной структуры ООО «АБВ» и объединением филиалов

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Отменить п.п. 1.1.1. и 1.1.3. приказа от 17.05.2012 №52 «О назначении ответственных за хранение документов в филиалах».
2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Регистрация изменяющих приказов

Приказы, изменяющие ранее изданные – это обычные приказы, в них нет ничего особенного. Регистрируются и хранятся они тоже в общем порядке. В частности:

1. Им присваиваются очередные номера. Если последний приказ был №245, то новый, изменяющий приказ, будет №246. Никаких «/1», «/а» и т.п. быть не должно.
2. Если приказ вносит изменения в приказ от прошлых лет, то это все равно приказ от этого года: приказ от 21.02.2017 №246 вносит изменения в приказ от 17.05.2012 №52, и ничего сверхъестественного в этом нет.
3. Изменяющий приказ подшивается в дело тоже в общем порядке, вслед за крайним приказом. Не нужно помещать его к кому приказу, который он изменяет, тем более за прошлые годы.
4. В заголовке к тексту приказа надо поставить ссылку на изменяемый приказ, например:

О внесении изменений в приказ от 17.05.2012 №52 «О назначении ответственных…»

5. В журнале регистрации в графе «Примечание» или в специальном поле регистрационной карточки изменяемого приказа ставится отметка. Даже если изменялся старый приказ за прошлые годы, крайне желательно поднять журнал и поставить такую отметку. Например:

Внесены изменения приказом от 21.02.2017 №246.

6. Тоже очень облегчает жизнь: найти изменяемый приказ и прямо на него приклеить стикер с такой же отметкой.

В ходе хозяйственной деятельности организации не редко, с течением времени, ранее изданные правовые документы требуют внесения корректив и изменений. Это может быть вызвано изменением штатного расписания организации, увольнения определенных ответственных лиц из организации, прием новых сотрудников и так далее. Для того, чтобы оформить вносимые изменения в нормативные документы руководитель должен издать приказ о внесении изменений в приказ, который требует изменений.

В ходе деятельности организации могут возникнуть ситуации, требующие внесения корректировок некоторые пункты действующего в настоящее время приказа, который был принят в ранее, при этом следует учитывать все имеющиеся факторы.

С юридической точки зрения в некоторых случаях лучшим решением может быть издание нового приказа, при этом действие старого документа необходимо отменить, основанием для этого будет приказ об отмене приказа.

На практике внесение изменений в приказ может быть оказаться весьма целесообразным вариантом, если это не противоречит нормам закона. Так если издается новый приказ, то с ним необходимо ознакомить всех затрагиваемых лиц в организации, а при изменении ранее изданного приказа можно осведомить об изменении лишь тех лиц, кого они касаются.

К подобным событиям, которые могут повлечь за собой необходимость внесения изменений в приказ могут относиться изменения в личных сведениях сотрудников, изменения в , смена должностных лиц в организации, вступление в силу определенных правовых актов, увольнение и прием новых сотрудников. Например, мог уволиться сотрудник ранее назначенный , в результате назначается лицо его замещающее.

Об изменении факторов, влияющих на работу организации и требующих корректив может быть сообщено руководителю по заявлению, либо по или . Эти документы могут быть предоставлены руководителями структурных подразделений, либо ответственными (заинтересованными лицами). Руководитель на основе изложенной информации изучает суть дела и выносит свое распоряжение для того, чтобы внести необходимые изменения в работу фирмы.

Вновь изданный документ должен быть завизирован руководителем и зарегистрирован в журнале (книге) регистрации приказов. Лица, попадающие под действия документа должны быть ознакомлены под роспись – это могут быть как отдельные сотрудники, так и весь коллектив в целом. Некоторые документы, которые не допускают внесения изменений, могут требовать издания новых документов взамен старым.

Законодательство не определяет сколько изменений в приказ может быть внесено, однако следует рационально подходить к данному вопросу. Так например, вносить изменения в приказ о внесении изменений довольно нелепо, да и может возникнуть путаница в таком порядке документов.

Поэтому все документы должны быть зарегистрированы в журнале регистрации приказов в хронологическом порядке с кратким указанием вносимых изменений, чтобы любой руководитель или сотрудник мог знать о том, какой из документов является актуальным на данный момент.

Скачать образец приказа о внесении изменения в приказ

Как составить приказ о внесении изменений в приказ

Данный документ не имеет специально утвержденной и разработанной формы, поэтому его следует оформлять на фирменном бланке организации содержащем ее наименование, полный адрес и реквизиты. Приказ также должен содержать сведения о дате его оформления и месте, документу должен быть присвоен очередной номер, в соответствии с хронологией регистрации их в журнале регистрации приказов.

Основной особенностью документа является то, что в его название необходимо названия сведения и реквизиты ранее изданного приказа, который подлежит корректировке. В преамбуле следует отразить причину вызвавшую необходимость внесения изменений, например, «В связи со сменой фамилии главного бухгалтера» или «в связи со сменой ответственного лица» и т.п.

В распорядительной части отражается новую и старую редакцию конкретного пункта, который подлежит изменению. В некоторых случаях можно внести дополнения к старой версии нормативного акта, например, в случае необходимости расширения круга обязанностей определенному лицу или увеличить полномочия и т.д. При необходимости вносится порядок действий, которые должно совершить определенные должностные лица после внесения данных корректив.

Если признается недействительной какая то часть документа, то это также отражается в документе, которым вносят коррективы, при этом должно быть назначено ответственное лицо, контролирующее и отвечающее за исполнения вводимых корректив. Ниже указывается основание, которое повлекло к изданию такого приказа, это может быть служебная или докладная записка, или же заявление ответственного сотрудника. Данный документ (или его ксерокопия) может быть приложен в качестве приложения.

Ниже приказ подписывается руководителем компании, при этом его личные данные и должность должны быть расшифрованы и указаны в тексте. Далее сотрудники должны быть ознакомлены с новым приказом под роспись в установленные сроки, при этом необходимо также расшифровать их ФИО, подпись и поставить дату подписания документа.

Если изменение нормативного акта связано с появлением нового работника, то имеет смысл ознакомить его с первоначальным документом, о чем также должна свидетельствовать его роспись. Это действие особенно важно, если незнание первоначального документа будет нарушать целостность картины. Указание о таком ознакомлении может быть выделено в отдельном пункте нового документа.

Нюансы

Если руководитель вносит какие-либо коррективы (изменяет, дополняет и т.п) в ранее утвержденный локально-нормативный акт, то на данном документе лучше всего ставить пометку о том, что он действует в новой редакции, с указанием реквизитом нового документа, чем делать запись об изменении.

При внесении большого количества дополнений и изменений в действующее положение их лучше всего будет оформить как приложение к приказу, а в самом тексте указать перечень корректировок со ссылкой на первоначальный документ.

Порядок внесения изменений в распорядительные документы и правила их оформления должны быть определены нормативно-методическими документами организации. Изменения в распорядительный документ могут вноситься двумя способами. Что это за способы и в каких ситуациях они используются? Составление заголовка к тексту документа о внесении изменений

Распорядительные документы создаются в деятельности каждой организации, и часто наступает момент, когда в силу самых разнообразных причин изданные ею распорядительные документы теряют свою актуальность и нуждаются в изменении. В зависимости от того, насколько значительными являются необходимые изменения, можно либо признать такие документы утратившими силу и издать вместо них новые по тем же вопросам, либо внести в документы требуемые исправления.

К системе распорядительной документации относятся издаваемые действующими на основе принципа коллегиальности органами управления постановления и решения , а также издаваемые в условиях единоличного принятия решений приказы, распоряжения и указания .

Внесением изменений в распорядительный документ считаются любые из следующих действий:

• замена слов, цифр в заголовке, тексте документа или в приложениях к нему;
• исключение слов, цифр, предложений из заголовка, текста документа или приложений к нему;
• исключение или признание утратившими силу структурных единиц документа (пунктов, абзацев и т. д.);
• дополнение заголовка, структурных единиц документа (пунктов, абзацев и т. д.) или приложений к нему в виде слов, цифр, предложений; дополнение документа структурными единицами (пунктами, абзацами и т. д.);
• изложение в новой редакции заголовка документа, его структурных единиц (пунктов, абзацев и т. д.) или приложений к нему и т. д.

Таким образом, внесением изменений в документ является не только замена в нем отдельных слов, цифр или целых предложений на другие, но и исключение из документа каких-либо элементов без замены, а также добавление новых элементов.

Порядок внесения изменений в распорядительный документ

Порядок внесения изменений в распорядительные документы и правила их оформления должны быть определены нормативно-методическими документами организации, при разработке которых следует руководствоваться требованиями, устанавливаемыми федеральным законодательством и законодательством субъектов Российской Федерации к процедуре внесения и оформлению изменений нормативных правовых актов. При разработке собственных нормативно-методических документов организации могут использовать, например:

• Регламент правительства Москвы (утв. постановлением правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП);
• Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов (направлены письмом Аппарата ГД ФС РФ от 18.11.2003 № вн2-18/490).

Основное правило, которое следует помнить при возникновении потребности в изменении распорядительного документа: внесение любых, даже самых незначительных, исправлений непосредственно в текст подписанного документа не допускается. Внесение изменений в распорядительные документы организации возможно только путем издания соответствующих документов.

Как правило, изменения в распорядительный документ вносятся документом такого же вида, т. е. в приказ изменения вносятся приказом, в распоряжение - распоряжением и т. д.

Так же поступают и в том случае, когда изменения вносятся не в сам распорядительный документ, а в утверждаемую им инструкцию, положение, перечень и т. п.

Изменения в распорядительный документ могут вноситься двумя способами:

1. Для этих целей может специально издаваться отдельный документ.
2. В распорядительный документ, издаваемый по какому-либо вопросу, могут включаться положения о внесении изменений в ранее изданные документы.

Первый способ, как правило, используется, если в документ вносятся множественные изменения либо изменить необходимо сразу несколько документов, относящихся к одному и тому же вопросу деятельности организации. Например:

В случае когда необходимость внесения изменений в ранее изданный документ обусловлена изданием нового распорядительного документа, положения о внесении изменений могут включаться непосредственно в разрабатываемый документ. Например:

Для нормативных правовых актов законодательством установлен порядок, в соответствии с которым разработка проекта документа о внесении изменений осуществляется непосредственно органом (структурным подразделением), подготовившим подлежащий изменению документ, либо по согласованию с данным органом (структурным подразделением). Такое положение, содержится, в частности, в Регламенте правительства Москвы (п. 3.2.1).

Использование аналогичного подхода к подготовке проектов документов о внесении изменений в распорядительные документы организации, несмотря на отсутствие подобных требований в законодательстве, также представляется целесообразным.

Составление заголовка к тексту документа о внесении изменении

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28) заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Исходя из данного определения, заголовок документа, посвященного внесению изменений в документы организации, должен отображать данный факт. При формулировании заголовка рекомендуется руководствоваться теми же правилами, которые установлены законодательством для нормативных правовых актов:

• независимо от конкретного содержания документа, т. е. независимо от того, какого рода изменения в ранее изданные документы организации он вносит (заменяет слова или цифры; исключает слова, цифры, предложения; излагает в новой редакции какие-либо структурные единицы документа и т. д.), начинать заголовок следует словами "О внесении изменений в..." (или "О внесении изменения в..." , если изменение одно), после которых необходимо указать вид документа, в который вносятся изменения, его дату и регистрационный номер, например:

• в случае когда разрабатываемый документ признает утратившим силу одну-две структурные единицы ранее изданного документа и никаких других изменений не вносит, заголовок начинается со слов "О признании утратившими силу. " (или "О признании утратившим силу ."), после которых указываются эти структурные единицы;
• в целях повышения информативности в заголовке документа о внесении изменений может указываться также и заголовок изменяемого документа;
• если изменения вносятся в два документа, в заголовке они перечисляются в хронологическом порядке, например:

"О внесении изменений в приказы от 11 августа 2010 г. № 57 и от 18 марта 2011 г. № 32";

• если разрабатываемый документ вносит изменения в три и более документа, заголовок должен формулироваться обобщенно, например:

"О внесении изменений в отдельные приказы в связи с утверждением Правил внутреннего трудового распорядка"

Перечисленные рекомендации следует соблюдать при составлении заголовков к тексту документов, создаваемых исключительно для внесения изменений в ранее изданные документы организации. В том случае, когда внесение изменений не является основной целью издания распорядительного документа и этому вопросу посвящены только некоторые его положения, заголовок должен выражать основное содержание создаваемого документа. Включать в заголовок информацию о том, что документ еще и вносит изменения в какие-либо документы, нет необходимости.

О требованиях к структуре и содержанию документа о внесении изменений читайте в следующем номере журнала.

И.Н. МЕЛЕЩЕНЯ, главный эксперт-методист консалтинговой группы "Термика"

Образец приказа об изменении приказа ищут не так часто, поскольку обычно такие документы готовят тщательно, выверяя каждое слово, чтобы потом не возникло проблем с налоговой или трудовой инспекциями. Но иногда в работе организации возникают обстоятельства, когда необходимо изменить заголовок, пункты или некоторые положения приказа. Среди самых распространенных случаев, когда необходимо издать приказ об изменении приказа, называют:

Изменения личных данных сотрудников организации (фамилии, места проживания, социального статуса и т.д.);
изменения обстоятельств у сотрудников организации;
изменения времени, места, обстоятельств и тому подобного, которые влияют на трудовые функции сотрудников;
изменения в нормативных актах и другой документации, на основании которой готовился приказ, а также иные обстоятельства.

Внести изменения в приказ , просто переписав его в соответствии с новыми обстоятельствами – не просто юридически неграмотно, но и наказуемо. Закон в таких случаях предусматривает возможность выдать новый приказ об изменении приказа.

В целом приказ об изменении приказа по части оформления мало чем отличается от оформления собственно приказа. Так, любой образец приказа об изменении приказа предложит вверху документа (по центру или слева) в шапке указать наименование предприятия, его организационно-правовая форма. Ниже по центру указывается вид документа, в данном случае «Приказ», его номер, а также дата и место издания приказа. Далее идет заголовок, в котором обозначается, в какой именно приказ вносятся изменения (также с указанием номера и даты изменяемого приказа).

Далее приказ об изменении приказа содержит преамбулу, в которой кратко раскрывается причина, по которой необходимо внести изменения в приказ в целом или в отдельные его пункты. После слова «Приказываю» идет распорядительная часть документа, в которой прописываются, какие именно положения предыдущего приказа должны быть изменены, а также указываются эти изменения. Здесь важно точно указать все предыдущие и новые имена, фамилии, должности и т.п. Если некоторые пункты предыдущего документа уже неактуальны, в новом они полностью дублируются до знаков препинания. Обязательно указывается, что в связи с новым приказом они утрачивают свою юридическую силу. Если это необходимо, приказ об изменении приказа может содержать пункты, в которых указываются имена, фамилии и должности ответственных за исполнение нового приказа лиц, а также действия, которые им необходимо для этого совершить.

В конце документ обязательно заверяется подписями руководителя предприятия и другими должностными лицами, которые упоминаются в документе. Все визы заверяются печатью предприятия. Содержание документа доводится до ведома сотрудников, а сам новый приказ по всем правилам подшивается в соответствующую папку. В дальнейшем его можно использовать как образец приказа об изменении приказа, если возникнет такая необходимость.

Необходимость внесения изменений в документы может быть вызвана различными причинами, обусловленными изменением обстановки, в которой принимался документ, новыми требованиями законодательства, реорганизацией системы управления и т.д. Внесения изменений могут потребовать противоречия и ошибки, выявленные в самом документе. В законодательстве нет каких-либо единых правил внесения изменений во все виды документов. В данном случае можно говорить только об общих подходах. Рассмотрим некоторые из них.

Где определен порядок внесения изменений в документы?

Порядок внесения изменений в документы описывается в рамках правил подготовки и оформления документов. По юридической терминологии – это правила подготовки и оформления правовых актов (нормативных правовых актов). В данном случае будем использовать эти термины как синонимы.

Вопросы внесения изменений в документы нашли отражение в нормативных и методических разработках, посвященных нормотворчеству, подготовке и оформлению правовых актов. В числе этих разработок, действующих на федеральном уровне, необходимо назвать:

• Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов (Государственная Дума, 2003 г.);
• Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009, в ред. от 17.03.2009).

Положения, касающиеся внесения изменений в документы, содержат законы о нормативных правовых актах и нормотворчестве, принятые во многих субъектах Российской Федерации.

Указанные вопросы освещаются в регламентах органов управления. Например, Регламент Правительства Москвы (утвержден постановлением Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП, в ред. от 05.05.2009) содержит подраздел «Внесение изменений в ранее принятый (изданный) распорядительный документ Мэра Москвы, Правительства Москвы и членов Правительства Москвы». Приложением к указанному регламенту являются Правила оформления распорядительных документов о внесении изменений.

Порядок внесения изменений в документы подробно описывается в инструкциях по делопроизводству. Так, соответствующие положения содержатся в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536) и разработанных на ее основе ведомственных инструкциях.

Федеральное законодательство и законодательство субъектов Российской Федерации содержат многочисленные законодательные и подзаконные акты, посвященные подготовке и оформлению отдельных видов документов. Частью требований, установленных этими актами, являются положения, посвященные внесению изменений в документы.

Какими документами вносятся изменения?

Положения, определяющие порядок внесения изменений в документы, обычно включают следующее общее правило: изменения в правовой акт вносятся правовым актом того же вида, каким принят (утвержден) изменяемый правовой акт . Это правило могут сопровождать оговорки, уточняющие, каким органом принимаются изменения, а также то, что законодательством может быть предусмотрен иной порядок внесения изменений. Например, в Законе Республики Мордовия от 21.02.2002 № 10-З «О правовых актах Республики Мордовия» (в ред. от 30.09.2008) содержится следующее положение: «Внесение изменений в правовой акт осуществляется путем принятия органом, принявшим правовой акт, в который вносятся изменения, правового акта того же вида, если иное не установлено законодательством Российской Федерации и Республики Мордовия».

Следует отметить, что не всегда изменения вносятся с помощью документов того же вида. Приведем пример.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации

(утверждена приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.06.2007 № 76)

4.2.6. Приказы Генерального директора Судебного департамента признаются утратившими силу или подлежат изменению только приказами Генерального директора Судебного департамента. Приказом Генерального директора Судебного департамента может быть установлен иной порядок внесения изменений в отдельные конкретные приказы.

Распоряжения Генерального директора Судебного департамента признаются утратившими силу либо подлежат изменению как приказами, так и распоряжениями Генерального директора Судебного департамента.

В данном случае решающее значение имеет юридическая сила документа, которым вносятся изменения. Поэтому более точными представляются формулировки, отражающие это обстоятельство. Например, в Законе Челябинской области от 30.05.2002 № 87-ЗО «О нормативных правовых актах Челябинской области» (в ред. от 29.11.2007) указано: «Внесение изменений в нормативный правовой акт области, признание его утратившим силу производится нормативным правовым актом области аналогичной юридической силы » .

Положение о том, что внесение изменений в правовой акт осуществляет орган, принявший правовой акт, также является слишком общим и нуждается в уточнении. Это связано с тем, что орган, принявший правовой акт, может быть ликвидирован или реорганизован. В качестве примера можно привести положение Закона Кабардино-Балкарской Республики от 03.08.2002 № 52-РЗ «О правовых актах в Кабардино-Балкарской Республике» (в ред. от 19.03.2009), отражающее это обстоятельство: «В случае ликвидации или реорганизации правотворческого органа вопросы об изменении, в том числе дополнении, приостановлении и прекращении действия правовых актов, принятых (изданных) данным органом, решаются правопреемником органа или вышестоящим органом либо органом, принявшим решение о ликвидации или реорганизации правотворческого органа».

Всегда ли нужен отдельный правовой акт о внесении изменений в документы? Внесение изменений в законодательные акты требует принятия отдельного закона о внесении изменений. В соответствии с Методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению законопроектов наличие в законопроектах, устанавливающих новое правовое регулирование, статей, содержащих внесение изменений в законодательные акты или их структурные единицы, не допускается. Исключение составляют законопроекты о федеральном бюджете на соответствующий год и законопроекты о средствах государственных внебюджетных фондов, в которых допускается наличие статей о приостановлении действия или о продлении действия законодательных актов или их структурных единиц.

Внесение изменений в подзаконные акты может быть проведено двумя путями. Если разрабатываемый документ влечет за собой внесение изменений в другие документы, эти изменения включаются в разрабатываемый документ или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Отметим, что Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009, не предполагают издания самостоятельного документа о внесении изменений. В данных Правилах определено, что одновременно с разработкой проекта нормативного правового акта должны быть подготовлены предложения об изменении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных актов или их частей. Положения об изменении или о признании утратившими силу ранее изданных актов или их частей включаются в текст нормативного правового акта.

Что считается внесением изменений в документ?

Разработки, посвященные подготовке и оформлению документов, как правило, освещают вопрос о том, что понимается под внесением изменений в документы. Так, в Методических рекомендациях по юридико-техническому оформлению законопроектов приводится следующее положение:

«Внесением изменений считается:

замена слов, цифр;

исключение слов, цифр, предложений;

исключение структурных единиц не вступившего в силу законодательного акта;

новая редакция структурной единицы законодательного акта;

дополнение структурной единицы статьи законодательного акта новыми словами, цифрами или предложениями;

дополнение структурными единицами законодательного акта;

приостановление действия законодательного акта или его структурных единиц;

продление действия законодательного акта или его структурных единиц».

В соответствии с Регламентом Правительства Москвы внесением изменений в распорядительный документ считается:

дополнение распорядительного документа структурными элементами (пунктами, абзацами, дефисами), приложениями, словами, цифрами;

замена слов, цифр;

изложение в новой редакции заголовка, констатирующей или мотивировочной части, структурного элемента (пункта, абзаца, дефиса), приложения;

исключение из текста распорядительного документа слов, цифр.

Следует обратить внимание на то, что под изменением документа понимается не только замена одних элементов другими, но и исключение этих элементов без замены, а также дополнение документа новыми элементами.

Наименование документа, которым вносятся изменения

Первое, на что хотелось бы обратить внимание, – это правомочность использования формулировки «внесение изменений и дополнений». Эта фраза весьма распространена в наименованиях и текстах документов, например: приказ Рособразования от 14 мая 2009 г. № 507 «О внесении изменений и дополнения в приказ Рособразования от 22 января 2009 г. № 20».

Данная формулировка используется и в Правилах подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации: «Изменения и дополнения, вносимые в нормативные правовые акты, прошедшие государственную регистрацию, подлежат регистрации в порядке, установленном настоящими Правилами».

На наш взгляд, такая формулировка не совсем корректна. Как было уже сказано, дополнение – это один из случаев изменения документа. Об этом говорят Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов. Это положение содержат многие нормативные правовые акты. Например, в Законе Республики Мордовия от 21.02.2002 № 10-З «О правовых актах Республики Мордовия» (в ред. от 30.09.2008) указано: «Независимо от конкретного содержания правового акта (независимо от того, имеются ли в тексте правового акта замена слов, цифр, исключение слов, цифр или предложений, исключение структурных элементов, новая редакция структурных элементов, дополнение новыми структурными элементами, дополнение структурных элементов новыми словами, цифрами или предложениями) наименование правового акта, изменяющего основной правовой акт, должно содержать слова: "О внесении изменений" (в соответствующем числе)».

Еще один существенный момент связан с тем, насколько полно в названии документа о внесении изменений должны указываться сведения о том, в какой документ и какие изменения вносятся. Здесь возникает дилемма. С одной стороны, более информативным является вариант, при котором указываются все элементы названия изменяемого документа: его вид, дата, номер, наименование. С другой стороны, длинные названия затрудняют систематизацию и поиск документов, неудобны при ссылках. Выходом здесь может быть только отказ от указания некоторых элементов названия изменяемого документа (даты, номера или наименования).

Анализ названий законов о внесении изменений в законодательные акты показывает, что на практике по рассматриваемому вопросу нет единого подхода.

Так, название изменяемого законодательного акта может указываться без даты и номера, поскольку само его название является достаточным для идентификации. Например: Федеральный конституционный закон от 7 мая 2009 г. № 1-ФКЗ «О внесении изменений в Федеральный конституционный закон "Об арбитражных судах в Российской Федерации"»; Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 30 апреля 2009 г. № 21-ЗАО «О внесении изменений в Закон Ямало-Ненецкого автономного округа "О местных референдумах в Ямало-Ненецком автономном округе"».

Вместе с тем на практике часто встречается и полное указание данных об изменяемом законодательном акте, например: Закон города Москвы от 22 апреля 2009 г. № 8 «О внесении изменений в Закон города Москвы от 20 июня 2001 года № 25 "О развитии образования в городе Москве"»; Закон Волгоградской области от 6 мая 2009 г. № 1877-ОД «О внесении изменения в Закон Волгоградской области от 3 мая 2006 г. № 1222-ОД "О Реестре должностей государственной гражданской службы Волгоградской области"».

В подзаконных актах при указании в названии сведений об изменяемом документе также возможны различные варианты.

Эти сведения могут быть приведены в полном объеме, например: постановление Правительства Республики Бурятия от 8 апреля 2009 г . № 119 «О внесении изменений в постановление Правительства Республики Бурятия от 28 января 2009 г. № 26 "Об утверждении Порядка формирования Резерва управленческих кадров Республики Бурятия"».

Может указываться вид правового акта, его дата и номер (без названия), например: постановление Правительства Российской Федерации от 26 мая 2009 г. № 451 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. № 914».

Последний из указанных вариантов, предусмотрен Правилами оформления распорядительных документов о внесении изменений, приведенными в Регламенте Правительства Москвы. В соответствии с этими Правилами в заголовке распорядительного документа «О внесении изменений в распоряжение (указ, постановление, приказ)...» указываются только дата и номер документа, в который вносятся изменения, название документа не указывается. Например: постановление Правительства Москвы от 19 мая 2009 г. № 436-ПП «О внесении изменений в постановление Правительства Москвы от 21 марта 2000 г. № 198».

В названии документа о внесении изменений могут быть указаны не только сведения о названии изменяемого документа, но и конкретные структурные единицы, в которые эти изменения вносятся, например: Закон Санкт-Петербурга от 15.014.2009 № 123-24 «О внесении изменения в статью 32 Устава Санкт-Петербурга ».

При этом количество указанных структурных единиц ограничивается. Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов содержат положение о том, что при внесении изменений в одну или две (не более) статьи законодательного акта наименование законопроекта целесообразно конкретизировать. Например: Федеральный закон от 7 мая 2009 г . № 84-ФЗ «О внесении изменений в статью 2 Федерального закона "О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера" и статью 2 Федерального закона "Об аварийно-спасательных службах и статусе спасателей"»; Закон Иркутской области от 8 мая 2009 г. № 23-ОЗ «О внесении изменений в статьи 5 и 6 Закона Иркутской области "Об административных комиссиях в Иркутской области"».

Закон Республики Мордовия от 21.02.2002 № 10-З «О правовых актах Республики Мордовия» (в ред. от 30.09.2008) содержит положение, распространяющее указанное ограничение не только на законы, но и на другие правовые акты. В нем указано: «При внесении изменений в одну или две статьи (один или два пункта) правового акта наименование правового акта о внесении изменений конкретизируется указанием на вид и номер изменяемого структурного элемента правового акта».

Достаточно сложным представляется формулирование названия правового акта, которым изменения вносятся не в один, а в несколько документов. Такие названия зачастую оказываются малоинформативными, например: Закон Астраханской области от 5 мая 2009 г . № 23/2009-ОЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Астраханской области»; постановление Фонда социального страхования Российской Федерации от 13 апреля 2009 г. № 92 «Об изменении некоторых актов Фонда социального страхования Российской Федерации».

В тех случаях, когда речь идет о внесении изменений в несколько правовых актов, в названии может быть указан основной из них, например: Федеральный закон от 7 мая 2009 г . № 91-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О содействии развитию жилищного строительства» и отдельные законодательные акты Российской Федерации».

В названии может быть также указана общая для изменяемых документов причина внесения изменений или тема (вопросы) например: Федеральный закон от 12 мая 2009 г. № 94-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с повышением представительства избирателей в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации»; постановление Правительства Российской Федерации от 26 мая 2009 г. № 449 «О внесении изменений в некоторые постановления Правительства Российской Федерации по вопросам досрочного назначения трудовой пенсии по старости».

В законодательстве, определяющем порядок внесения изменений в документы, содержится еще одно требование к названию документов о внесении изменений. Оно заключается в следующем: если в правовом акте одновременно со статьями о внесении изменений в правовые акты содержится статья (пункт) с перечнем правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, то наличие таких структурных элементов обязательно должно быть отражено в наименовании правового акта. Например: Федеральный закон от 9 апреля 2009 г. № 56-ФЗ «О внесении изменения в статью 825 части второй Гражданского кодекса Российской Федерации и признании утратившей силу статьи 10 Федерального закона "О введении в действие части второй Гражданского кодекса Российской Федерации"».

Структура и текст документов о внесении изменений

Изменения, как правило, вносятся только в основной правовой акт. Вносить изменения в основной правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт не допускается.

В преамбуле к правовому акту указываются основания, цели, причины внесения изменений, например: «В связи с кадровыми изменениями...», «В целях рационального расходования бюджетных средств...».

В соответствии с Методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению законопроектов законопроекты о внесении изменений в законодательные акты, а также законопроекты, содержащие перечни законодательных актов, признаваемых утратившими силу, имеют особую структуру статьи . Такие законопроекты:

• не имеют наименований статей;
• делятся на пункты, нумеруемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой, или на абзацы, не имеющие обозначений.

Пункты могут делиться на подпункты, обозначаемые строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой. Например:

Статья 1

Внести в Федеральный закон от… №… «Об…» (Собрание законодательства Российской Федерации, …, №…, ст. ….) следующие изменения:

1).........; (пункт 1)

2).........; (пункт 2)

3).........: (пункт 3)

а)..........; (подпункт «а» пункта 3)

б)..........; (подпункт «б» пункта 3)

4)......... . (пункт 4)

Текст правового акта, как правило, начинается со слов: «Внести в (указывается вид, дата, регистрационный номер и наименование документа, в который вносятся изменения) следующие изменения:…». Например: «Внести в Федеральный закон от 23 ноября 2007 года № 270-ФЗ «О Государственной корпорации "Ростехнологии"» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, № 48, ст. 5814) следующие изменения:…».

При внесении изменений в кодексы дата и номер не указываются. Например: «Внести в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 1, ст. 1; 2007, № 26, ст. 3089; № 31, ст. 4007) следующие изменения:…»

Вносимые в правовой акт изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы правового акта (начиная с наименьшей), в которую вносятся изменения. Например: «1) абзац второй части 4 статьи 34 после слов "частями 5 и 11 статьи 37" дополнить словами "и статьей 74.1"».

Если из текста документа исключаются (дополняются) отдельные слова, то в правовом акте, которым вносятся изменения, указывается, в каком месте текста (наименование, преамбула, статья (пункт), абзац, приложение и т.д.) исключаются (дополняются) слова, а сами слова указываются в кавычках.

Внесение изменений в документ в обобщенной форме (в т.ч. замена слов и словосочетаний с использованием формулировки «по тексту») не допускается. Каждое изменение должно быть оформлено отдельно с указанием конкретного структурного элемента правового акта. Внесение изменений в обобщенном виде допускается только в одну статью (пункт), пункт статьи, часть статьи (пункта) правового акта.

Если в тексте документа заменяются цифровые показатели (денежная сумма, площадь), то ранее указанные и новые показатели в тексте правового акта, которым вносятся изменения, указываются в кавычках.

При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин «цифры», а не «числа». Например: «цифры "12, 14, 125" заменить цифрами "13, 15, 126"».

При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин «слова». Например: «слова "в 50 раз" заменить словами "в 100 раз"».

Дополнение абзацами вносится только в конец соответствующего структурного элемента. При необходимости включить новый абзац между уже имеющимися абзацами дается новая редакция того структурного элемента правового акта, к которому относится абзац.

При исключении из нормативного правового акта разделов, подразделов, глав, статей, пунктов и подпунктов, а также при дополнении нормативного правового акта разделами, подразделами, главами, статьями, пунктами и подпунктами изменение нумерации последующих разделов, подразделов, глав, статей, пунктов и подпунктов не производится.

Внесение значительного числа изменений в правовой акт может осуществляться путем принятия его в новой редакции .

При внесении изменений в правовой акт путем принятия его в новой редакции не допускается изменение вида и наименования правового акта.

В Регламенте Правительства Москвы установлено, что распорядительный документ издается в новой редакции с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего документа в случаях, если:

• необходимо внести изменения, требующие переработки распорядительного документа по существу и не позволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных элементов;
• необходимо внести в распорядительный документ изменения, затрагивающие почти все его структурные элементы;
• сохраняют значение только отдельные структурные элементы распорядительного документа, причем частично;
• необходимо внести изменения в распорядительный документ, признанный утратившим силу в неотделимой части.

В Методических рекомендациях по юридико-техническому оформлению законопроектов, законах субъектов Российской Федерации и других разработках, устанавливающих порядок внесения изменений в документы, содержится следующее правило: при необходимости внести изменение в приложение, изложив его в новой редакции, текст новой редакции приложения включается в текст изменяющего правового акта, а не является приложением к нему.

Вместе с тем в ряде разработок последний вариант внесения изменений допускается. Например, его предусматривает Инструкция по делопроизводству в администрации Муниципального образования «Город Краснодар» (утверждена распоряжением главы Муниципального образования «Город Краснодар» от 11.07.2008 № 177-р, в ред. от 02.04.2009), в которой указано: «При необходимости внести изменение в приложение, изложив его в новой редакции, текст новой редакции приложения может включаться в текст изменяющего правового акта или являться приложением к нему».

Изменения документов в связи с техническими ошибками

В документах не должно быть ошибок. Над этим работают исполнители, за этим следят руководители. Во многих крупных организациях предусмотрено обязательное редактирование документов профессиональными редакторами. Приведем пример.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов

(утверждена приказом Минюста России от 25.06.2008 № 126)

20. В процессе согласования структурные подразделения Службы, ответственные за его проведение, осуществляют доработку проектов приказов (распоряжений), а также их обязательное редактирование в Управлении делопроизводства.

Проекты приказов (распоряжений), иных документов представляются на редактирование в отдел контроля исполнения документов Управления делопроизводства только полномочным обсуждать и вносить поправки в текст исполнителем с его визой. Редактор карандашом отмечает погрешности в текстах приказов (распоряжений), иных документов и вправе требовать от исполнителей исправления орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок, устранения нарушений правил оформления реквизитов, несоответствия положениям нормативных правовых актов в сфере управления и делопроизводства, а также иных замеченных им недостатков. Не допускается представление на подпись Директору и его заместителям приказов (распоряжений), иных документов без штампа и подписи редактора.

Оттиск штампа редактора «ОТРЕДАКТИРОВАНО» и его подпись помещаются на оборотной стороне каждого листа проекта приказа (распоряжения), второго экземпляра иных документов.

Однако полностью исключать возможность появления ошибок невозможно. Досадные описки бывают даже у самых опытных специалистов. Законодательство не предусматривает единых правил исправления технических ошибок. Такие правила принимаются для отдельных видов документов: бухгалтерских, регистрационных, статистических и т.д.

В нормативных правовых актах ошибки технического характера называются по-разному. Например, в четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации говорится об «очевидных и технических ошибках», в Гражданском процессуальном кодексе Российской Федерации (ГПК РФ) – об «описках и явных арифметических ошибках». Так, ГПК РФ включает статью «Исправление описок и явных арифметических ошибок в решении суда».

Извлечение

из Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации

Статья 200. Исправление описок и явных арифметических ошибок в решении суда"

[…] 2. Суд может по своей инициативе или по заявлению лиц, участвующих в деле, исправить допущенные в решении суда описки или явные арифметические ошибки. Вопрос о внесении исправлений в решение суда рассматривается в судебном заседании. Лица, участвующие в деле, извещаются о времени и месте судебного заседания, однако их неявка не является препятствием к разрешению вопроса о внесении исправлений в решение суда. […]

Надо сказать, что указанная статья работает. Примером ее применения может служить определение Верховного Суда РФ от 21.04.2005 № ГКПИ2004-1526.

Верховный Суд рассмотрел гражданское дело (№ 04-1526) по заявлению М. о признании недействующей и не подлежащей применению Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.04.2003 № 36. Прокурор, ознакомившись с решением, обратился в Верховный Суд с заявлением, считая, что в дате решения по данному делу допущена описка. В соответствии с имеющимся в деле решением оно постановлено 26 января 2005 года, что является явной опиской, поскольку дело было назначено и по нему постановлено решение 27 января 2005 года, что следует из определения о назначении дела к слушанию, извещений о вызове лиц в судебное заседание, протокола судебного заседания и других материалов дела. Верховный Суд, руководствуясь ст. 200 ГПК РФ, определил: заявление прокурора об исправлении описки в решении по делу № 04-1526 удовлетворить и в связи с этим считать датой данного решения 27 января 2005 года.

Орган управления может выявить как технические ошибки в документах, допущенные в его деятельности, так и ошибки в документах, сделанные ранее другими органами. Так, в ст. 28 Федерального закона от 24.07.2007 № 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости» (в ред. от 08.05.2009) проводится разграничение между «техническими ошибками в сведениях» и «кадастровыми ошибками в сведениях».

Извлечение

из Федерального закона «О государственном кадастре недвижимости»

Статья 28. Исправление ошибок в государственном кадастре недвижимости

1. Ошибками в государственном кадастре недвижимости являются:

1) техническая ошибка (описка, опечатка, грамматическая или арифметическая ошибка либо подобная ошибка), допущенная органом кадастрового учета при ведении государственного кадастра недвижимости и приведшая к несоответствию сведений, внесенных в государственный кадастр недвижимости, сведениям в документах, на основании которых вносились сведения в государственный кадастр недвижимости (далее – техническая ошибка в сведениях);

2) воспроизведенная в государственном кадастре недвижимости ошибка в документе, на основании которого вносились сведения в государственный кадастр недвижимости (далее – кадастровая ошибка в сведениях). […]

Следует отметить, что исправление технических ошибок в определенных случаях может причинить вред или нарушить законные интересы граждан и юридических лиц. В этих случаях исправления технических ошибок производятся по решению суда. Приведем пример.

Извлечение

из Федерального закона от 21.07.1997 № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним»

(в ред. от 08.05.2009)

Статья 21. Исправление технических ошибок, допущенных при государственной регистрации прав

[…] 2. В случаях, если существуют основания полагать, что исправление технической ошибки может причинить вред или нарушить законные интересы правообладателей или третьих лиц, которые полагались на соответствующие регистрационные записи, такое исправление производится по решению суда, арбитражного суда». […]

Если документ с техническими ошибками уже разослан

В регламенты органов управления и инструкции по делопроизводству включаются положения, связанные с ситуацией, когда технические ошибки выявляются в принятом и уже разосланном документе. Например, порядок действий в этой ситуации описан в п. 3.2.10.4 Регламента Правительства Москвы.

Извлечение

из Регламента Правительства Москвы

3.2.10.4. Замена отдельных листов разосланных распорядительных документов

Замена разосланных экземпляров распорядительных документов при обнаружении орфографических или технических ошибок может быть произведена только с разрешения руководства Аппарата Мэра и Правительства Москвы (руководства Департамента городского строительства города Москвы – по распоряжениям первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы об утверждении проектной документации строительства, реконструкции объектов капитального строительства, осуществляемого за счет средств бюджета города Москвы государственными заказчиками). При необходимости исправления (замены) одного или более слов производится замена полного листа распорядительного документа, при этом сохраняется нумерация страниц утвержденного распорядительного документа.

В этом случае Протокольный отдел Правительства Москвы (Департамент городского строительства города Москвы – по распоряжениям первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы об утверждении проектной документации строительства, реконструкции объектов капитального строительства, осуществляемого за счет средств бюджета города Москвы государственными заказчиками) оформляет заменяемый лист распорядительного документа следующим образом: на верхнем поле нового (изменяемого) листа делается надпись «Взамен разосланного» (при замене нескольких листов надпись делается на каждой странице) и указываются дата, номер и название распорядительного документа, в котором производится замена листов (при замене первой страницы – дату, номер и название указывать не обязательно).

Дело распорядительного документа (подлинник) дополняется заменяемым листом (листами).

Исправление ошибок, допущенных при официальном опубликовании документа

Ошибки могут быть допущены и при официальном опубликовании документа. Для их исправления требуется опубликование извещения о замеченных ошибках органа, издавшего документ, и подлинная редакция соответствующих положений. В законодательстве также устанавливаются сроки, в которые должна быть выполнена эта работа. Например, Закон Свердловской области от 10.03.1999 № 4-ОЗ «О правовых актах в Свердловской области» (в ред. от 24.04.2009) включает статью «Исправление неточностей, допущенных при официальном опубликовании правового акта Свердловской области».

Извлечение

из Закона Свердловской области «О правовых актах в Свердловской области»

Статья 105. Исправление неточностей, допущенных при официальном опубликовании правового акта Свердловской области

1. В случае, если при официальном опубликовании правового акта Свердловской области были допущены ошибки, опечатки, иные неточности в сравнении с подлинником правового акта Свердловской области, то в десятидневный срок со дня обнаружения ошибки, опечатки, иной неточности в том же издании должно быть опубликовано официальное извещение государственного органа Свердловской области, принявшего правовой акт (в отношении законов Свердловской области – Губернатора Свердловской области), об исправлении неточности и подлинная редакция соответствующих положений.

2. Исправление ошибок, опечаток и иных неточностей в подлинниках правовых актов Свердловской области осуществляется исключительно путем внесения соответствующих изменений в правовой акт Свердловской области, в котором имеются неточности.

Внесение исправлений в бухгалтерские документы

О внесении исправлений в бухгалтерские документы говорится в ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 03.11.2006).

Извлечение

из Федерального закона «О бухгалтерском учете»

Статья 9. Первичные учетные документы

[…] 5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. […]

Статья 10. Регистры бухгалтерского учета

[…] 3. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. […]

Более подробно об исправлении ошибок в бухгалтерских документах говорится в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 № 105, действует до настоящего времени).

Извлечение

из Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете

4. Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах

4.1. В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

4.2. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

4.3. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

4.4. В приходных и расходных кассовых ордерах исправления не допускаются. Порядок исправления ошибок в банковских документах устанавливается правилами Государственного банка СССР.

4.5. Порядок исправления ошибок в учетных регистрах в условиях ручной и механизированной обработки определен в соответствующих нормативных документах.

Внесение исправлений в нотариально удостоверяемые документы

В ст. 45 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (от 11.02.1993 № 4462-1, в ред. от 30.12.2008) установлено, что нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом.

В п. 4 Методических рекомендациях по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами Российской Федерации (утверждены приказом Минюста России от 15.03.2000 № 91) сказано о том, кто может вносить исправления в документы.

Извлечение

4. Если нотариально удостоверяемый документ подписывается лицами, исправления в нем оговариваются и подтверждаются подписями этих лиц, а также в конце удостоверительной надписи подписью нотариуса с приложением его печати. При этом исправления делаются так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном тексте.

Исправления, сделанные в тексте документа, который не подписывается лицами (например, свидетельство о праве на наследство), оговариваются только нотариусом и подтверждаются его подписью с приложением печати.

Если документ, подлежащий удостоверению или свидетельствованию, изложен неправильно или неграмотно, нотариус предлагает обратившемуся лицу исправить его или составить новый. По просьбе обратившегося лица документ может быть составлен нотариусом.

В данном случае можно привести пример из Инструкции о порядке совершения нотариальных действий главами местных администраций поселений и специально уполномоченными должностными лицами местного самоуправления поселений (утверждена приказом Минюста России от 27.12.2007 № 256, в ред. от 27.08.2008).

Извлечение

из Инструкции о порядке совершения нотариальных действий главами местных администраций поселений и специально уполномоченными должностными лицами местного самоуправления поселений

15. […] Например, если в тексте завещания исправлены слова «предметы обычной домашней обстановки и обихода» на слова «жилой дом», то исправление следует оговорить так: «Зачеркнутые слова «предметы обычной домашней обстановки и обихода» не читать, написанному «жилой дом» – верить.». Это исправление должно быть подписано завещателем (лицом, которое по просьбе завещателя подписало завещание) в присутствии должностного лица местного самоуправления, удостоверяющего завещание, и повторено в конце удостоверительной надписи перед подписью должностного лица местного самоуправления. […]

Внесение исправлений в трудовую книжку

Порядок внесения изменений в записи, сделанные в трудовой книжке, определен в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Следует обратить внимание на то, что в соответствии с указанной Инструкцией не все неправильные записи в трудовой книжке должны зачеркиваться.

Извлечение

из Инструкции по заполнению трудовых книжек

1.2. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера. […]

2.3. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

2.4. Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

А.Ю. Чуковенков,
канд. ист. наук, зам. директора Учебно-методического центра
документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис»

Кадры