Введение …………………………………………………………………………………
1. Деловая бумага: ключевые понятия ……………………………………………...
2. Функции документа …………………………………………………………………
3. Типы документов ……………………………………………………………………
4. Разновидности управленческих документов …………………………………….
5. Основные свойства документа …………………………………………………….
6. Алгоритм составления деловых бумаг ……………………………………...........
7. Составление и языковое оформление отдельных видов документов…………
	7.1. Заявление………………………………………………………………………
	7.2. Доверенность………………………………………………………………….
	7.3. Автобиография ……………………………………………………………….
	7.4. Резюме ………………………………………………………………………...
	7.5. Служебная записка ……………………………………………………….......
Упражнения ……………………………………………………………………………..
Список использованной литературы ………………………………………………..
Приложение 1. Языковые модели деловых бумаг …………………………………
Приложение 2. Образцы резюме ……………………………………………………..
Приложение 3. Образцы служебных записок ………………………………………
Приложение 4. Образцы заявлений ………………………………………………….
Приложение 5. Общие правила употребления сокращений ……………………..
Список наиболее употребительных условных сокращений …….
Список наиболее употребительных аббревиатур ………………...

Введение

Культура речи предполагает адекватное речевое поведение в любой конкретной ситуации. Навыки делового общения как особой разновидности речевой деятельности включают в себя, помимо прочего, и умение правильно создавать и оформлять деловые бумаги. Значительное место формированию этих навыков отводится в рамках вузовских курсов «Русский язык и культура речи» и «Стилистика и литературное редактирование», поскольку одним из основных требований к современному специалисту является владение принципами составления документов и умение выбрать для этой цели соответствующие языковые средства.

Данные методические рекомендации, призванные помочь студентам в усвоении темы «Официально-деловой стиль», особенно раздела «Деловые бумаги», имеют ярко выраженную практическую направленность. В связи с этим мы ограничились лишь необходимым минимумом теоретических сведений об основных видах деловой документации и о принципах составления отдельных жанров официально-деловых бумаг.

Свою основную задачу мы видели в том, чтобы сформировать у студентов понимание сущности правил и алгоритмов составления и оформления текстов документов в соответствии не только с языковыми нормами, но и специфическими требованиями официально-делового стиля. Развитию соответствующих умений, необходимых при составлении и редактировании разного рода документов, способствуют включенные в методические рекомендации упражнения, предполагающие как анализ фактов языка и речи, так и самостоятельную работу по составлению документа.

Основное внимание уделено справочно-информационным документам (заявлению, автобиографии, доверенности, резюме, докладной и объяснительной запискам), которые, на наш взгляд, являются наиболее востребованными в любой профессиональной сфере. При характеристике резюме было учтено несколько факторов, в том числе настоятельная потребность у студента и выпускника вуза в овладении этим жанром, отсутствие унифицированного, общепринятого образца этой деловой бумаги и, наконец, сама специфика этого жанра, заключающаяся в совмещении черт документа, с одной стороны, и PR-текста, с другой стороны.

Теоретической базой для данных методические рекомендации явились сведения, содержащиеся в ГОСТе, в справочной и учебно-методической литературе.

Методические рекомендации адресованы в первую очередь студентам НГТУ, преподавателям лингвистических дисциплин, лицам, занимающимся организацией и управлением производства, а также всем желающим повысить культуру делового общения.

Отмеченные ниже особенности официально-делового стиля являются объективным фактом языка, их применение в текстах документов закономерно и закреплено традицией. Нарушением функционально-стилевой нормы считается использование не присущих деловому стилю языковых средств, которые противоречат требованию логичности, точности и краткости языка деловых бумаг и документов. Это прежде всего слова и фразеологизмы просторечно-разговорной и эмоционально- экспрессивной окраски.

В языке деловых бумаг и документов широко используются:

Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь - это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т. п.).

Нетерминологические слова , употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т. п.).

Имена существительные - названия людей по признаку , обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т. п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, работник милиции Савельева, профессор Емельянова и т. п.).

Отглагольные существительные . Среди них особое место занимают существительные с префиксом не- (неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т. п.).

Сложные отыменные предлоги , выражающие стандартные аспекты содержания (в целях., в отношении, в силу, по линии, в части и т. п.).
Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т. п.).

Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т. п.).

"Расщепленные" сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование и т. п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать и т. п.).

"Нанизывания" родительного падежа в цепочке имен существительных (...для применения мер общественного воздействия; ...в целях широкой гласности работы органов государственного контроля и т. п.).

Утверждения через отрицание , в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не возражает..., Коллегия не отклоняет..., Ученый совет не отвергает... и т. п.).

Страдательный залог при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется; предложение одобрено; документация возвращена и т. п.).
Действительный залог употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности (Завод "Электросталь" срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил соблюдение норм техники безопасности и т. п.).

1. Особенности языка и стиля служебных документов

Понятие служебный документ (деловая бумага) используется в административно-управленческой сфере общественной практики.

Язык служебных документов - это разновидность официально-делового письменного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.

Официально-деловой стиль - это стиль официального общения, деловой переписки, приказов, объявлений, документации, судопроизводства. Этот стиль -- самый замкнутый и консервативный в системе стилей. Для него характерны сухость и максимальная точность изложения мысли.

Для этого стиля характерно:

1)использование официальной лексики и фразеологии, которая практически не употребляется в других стилях: ультиматум, аннулировать, дипломатический корпус и т.п. Официально-деловому стилю нужны в определенной мере канцеляризмы. В лексике можно отметить также частое употребление сложных слов, которые экономнее, чем аналогичные словосочетания: судопроизводство, квартиросъемщик и т.п.Широкое использование отглагольных существительных: значение, решение, развитие; отыменных предлогов: на предмет, по линии, по истечении (срока) и т.п.

2)употребление сложных синтаксических конструкций: Сотрудники нашей фирмы приложили в истекшем году много усилий и творческой инициативы для увеличения суммы оборотного капитала, расширения деловых контактов, укрепления позиций в бизнесе, что привело к усилению нашего влияния на экономической и политической аренах.

3)употребление номинативных предложений: Вознаграждение за труд. Охрана труда.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, распоряжение, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

Краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

Объективность и достоверность информации;

Составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

Структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;

Широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Язык служебных документов имеет свои особенности: резкое, в сравнении с другими языковыми стилями, сужение диапазона используемых речевых средств; высокую степень повторяемости (частотность) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Эти особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т.д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

При составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

Полнота и своевременность информации. Основная задача составителя документа -- предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.

Нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения, который предусматривает изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации, т.к. автор действует от имени организации.

Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо.

Разумеется, это не означает, что стиль изложения в официальном тексте всегда должен быть абсолютно нейтральным. Так не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т. д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов.

Точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.). Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).

Лаконичность, краткость текста и четкость изложения, исключение второстепенных деталей и повторов, излишних подробностей немногословность и т. д.). Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.

Убедительность служебных документов достигается:

Наличием достоверной информации;

Наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий;

Логикой изложения;

Безупречностью формулировок в юридическом отношении;

Употребление устойчивых (шаблонных) словосочетаний (стандартных оборотов). Устойчивые словосочетания - это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов. Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность:

Адресатам - облегчить восприятие документов,

Создать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.

К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: контроль возлагается..., выговор объявляется..., должностной оклад устанавливается..., в связи co сложным положением..., в целях обеспечения..., в соответствии с Вашей просьбой..., считаем необходимым..., согласно приказу..., принимая во внимание..., допущены просчеты..., утвердить и ввести в действие..., сообщаем, что в период…, направляем на рассмотрение и утверждение, проверкой установлено, что и т. п.

Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми языковыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются, в частности, конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии) и т. п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации.

Ту же роль играют так называемые канцеляризмы: исходатайствовать, завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер), малоупотребительные в других стилях языка.

Ограниченная сочетаемость слов.

Правильно Неправильно

Вносить предложения Давать предложения

Предоставить кредит Выдать кредит

Обладать правом Владеть правом

Вступать в силу Входить в силу

Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают другую важнейшую особенность деловой речи -- высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. В качестве простейшего примера можно указать на абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.

Тексты, в основе которых лежит «естественная» связная речь, разумеется, имеют более сложную грамматическую организацию. Однако и в этом случае воспроизводимость отдельных языковых единиц оказывается значительно более высокой, чем в других разновидностях речи. Главная причина этого явления -- сознательная установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения.

Так, в документах, как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках).

При использовании терминов (а в деловом языке они распространены очень широко) не допускается искажение их формы или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п.

В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо -- составляется (не пишется) и направляется(не посылается), выговор -- объявляется, порицание -- выносится, оклад -- устанавливается и т.д.

Использование отглагольных существительных.

Правильно Неправильно

Оказать содействие Посодействовать

Оказать поддержку Поддержать

Произвести ремонт Отремонтировать

Употребление специальных терминов («решили», «постановили», «приказываю»);

Использование общепринятых сокращений. Это позволяет уменьшать объемы документов, ускорять восприятие информации. Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль - руб.); словосочетания (например, и так далее - и т д.). При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть понятны адресату, одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г.» и «г-ну»).

Использование универсальных слов с неопределенным значением;

Исключение из текста архаизмов («сего года», «при сем направляем»).

Правильно Неправильно

Продлить пролонгировать

объявление анонс

представить репрезентовать

Сопоставление деловых, научных, публицистических (газетных) и художественных текстов позволяет выделить и некоторые грамматические особенности официально-делового стиля:

1. Преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных). Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) -- определенно-личные:

В целях... необходимо выделить...; В случае... придется сократить...; Приказываю...; Обращаем Ваше внимание...

Из сложных предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкции типа:

выполнили договорные условия, что позволяет...

Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами.

В порядке надзора...; В связи с отказом...; ...по причине недоотгрузки материалов) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными. Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны.

2.Использование предложений с большим числом слов, что обусловлено:

1) распространенностью предложений. Очень часты, например, конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (обычно форм родительного падежа):

Назначение заместителя начальника цеха термообработки металла Т.Н. Николаева на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом предприятия;

2) обилием предложений с однородными членами (их число даже в линейно записанных фразах может достигать двадцати и более); крайним случаем сложных перечислений являются рубрицированные построения типа:

Постановляет:

1. Определить... а)... б)... в)...;

2. Организовать... а)... б)... в)...;

3.Назначить...,

причем каждая рубрика может быть любой сложности (включать однородные члены предложения, дополняться самостоятельными предложениями и т.д.); рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов.

На размеры предложений в деловом языке не очень влияет даже наличие или отсутствие в них обособленных оборотов. При этом активно используются только причастные обороты и обособленные дополнения с мотивирующими отыменными предлогами. Деепричастные обороты встречаются редко, причем обычно они представляют собой устойчивые конструкции типа:

исходя из...; принимая во внимание...; учитывая, что...

3. Активное использование страдательных конструкций типа:

представляется возможность..., комиссией было обнаружено...

и безличных форм, хотя в целом документ составляется, как правило, от третьего лица.

4. Использование нетипичных для других языковых стилей способов словоизменения, например развитие форм множественного числа у отвлеченных существительных. Весьма специфичны такие способы управления, как:

закончить строительством, принять с хорошим качеством, передать по принадлежности и т.п.

Несмотря на то, что подобные обороты встречаются в деловой речи довольно часто, по-видимому, их следует избегать, поскольку они не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления.

Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка -- и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящими как особый, функционально ориентированный тип языкового нормирования текстов, т. е. особый функциональный стиль.

Общая схема стандартизации деловой речи в целом достаточно проста: типовая ситуация -- стандартизованная речевая манера. Однако языковые средства, используемые деловой речью, достаточно многообразны: причем они отлично приспособлены для передачи весьма специфичной производственной, юридической, финансовой и административно-управленческой информации.

Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Кроме того, использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация (точнее, терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом.

Совершенно не правы те, кто видит в стандартизации деловой речи «обеднение» и даже «порчу» литературного языка. Плох не «канцелярит» как таковой -- напротив, его развитие соответствует общим закономерностям эволюции современного общества, например все большей автоматизации труда, внедрению компьютерных способов обработки, передачи и хранения информации. Плохо злоупотребление «кацеляритом» там, где он неуместен, -- в публицистике, в художественной литературе, в обиходном общении.

В языке деловых бумаг и документов широко используются

1. Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь – это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т.п.).

2. Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т.п.).

3. Имена существительные – названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т.п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, работник милиции Савельева, профессор Емельянова и т.п.).

4. Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т.п.).

5. Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в целях, в отношении, в силу, по линии, в части и т.п.). Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т.п.).

6. Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т.п.)

7. Сложные сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование и т.п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать и т.п.).

В составлении и оформлении деловой документации не последнее место занимает административный речевой этикет, некоторые элементы которого требуют особого внимания.

1. Наиболее распространенные формы обращения: Уважаемый…, или Уважаемый…! Следует помнить, что запятая после обращения придает документу (письму) будничный характер; знак восклицания указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение.

Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок.

2. Текстовое употребление слов: товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет свою специфику.

Слово товарищ, преимущественно употреблявшееся в нашей стране до 90-х годов, уже вытеснено словом господин, используемым в мировой практике. Слово гражданин применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношения.

3. В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо "я прошу" пишут "прошу". Вместо "я выполнил" пишут "мною выполнено". Однако нельзя сказать "мною решено". Правильно: "я решил". В целом местоимение "я" употребляется только в докладных и объяснительных записках.

4. Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением "он". Оно может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое оно составляется.

5. Следует учитывать, что служебные документы пишутся в нейтральном доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости и т.п. Разумеется, никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему административного речевого этикета. Только внутренний такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать выбор слов и выражений.

2.6. Некоторые правила правописания
в деловых документах

С прописной буквы пишутся все слова, кроме служебных, в названиях высших правительственных, государственных организаций и учреждений страны, а также важнейших международных организаций (Верховный Совет Российской Федерации, Организация Объединенных Наций).

С прописной буквы пишется первое слово в названиях центральных учреждений, общественных организаций (Министерство промышленности Российской Федерации; Федерация независимых профсоюзов России).

С прописной буквы пишется первое слово и собственные имена в названиях научных, учебных заведений, учреждений культуры, торговых и промышленных предприятий (Академия наук России; Музыкальное училище им. Гнесиных; Политехнический музей; Первый московский часовой завод). Если перед индивидуальным названием стоит определение, тоже индивидуальное, то оба слова пишутся с прописной буквы (Государственная Третьяковская галерея; Центральный Дом журналиста).

Деловые тексты часто включают в себя различные перечни, списки, которые требуют условных обозначений. Существуют определенные технико-пунктуационные правила рубрицирования текста документа.

Для обозначения частей перечней используются:

Высший уровень членения – прописные буквы (А, Б, В и т.д.) и римские цифры (I, II, III и т.д.);

Средний уровень членения – арабские цифры (1, 2, 3 и т.д.);

Низший уровень членения – арабские цифры со скобками (1) 2) 3) и т.д.) и строчные буквы со скобками (а) б) в) и т.д.).

После строчных букв и арабских цифр со скобками не ставится точка, а после прописных букв и римских цифр ставится точка(а). 1), А. 1.). При рубрицировании со скобками части текста отделяются либо запятыми, либо точками с запятыми (1)…; 2)…;). Точка ставится в конце рубрик (1. … 2).), оформленных без скобок.

В текстах документов не должно быть разнобоя в написании названий лиц, должностей, учреждений, географических названий, терминов и т.п. Не желательны и спонтанные (авторские) сокращения. В настоящее время стандартизированы следующие виды сокращения: почтовые сведения (г., обл., р-н, п.я., ст., отд. и т.п.); наименование должностей и званий (проф., член-корр., канд. техн. наук, зав., зам., и.о., пом. и т.п.); названия документов (ГОСТ, техплан, ТЗ, спецзаказ и т.п.); слово год (г., гг., 1996/97 отчетном году); денежные единицы (2000 руб., 80 коп., но 2000 р. 80 к.; 4 тыс., 6 млн.); текстовые обозначения (т.д., т.п., см., пр., напр., др., с., гл., с.г.).

Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными. Следует помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа. Чтобы не ошибиться в выборе сокращений, нужно пользоваться "Словарем сокращений русского языка" (М., 1969).

Названия географических понятий, промежутков времени, количественных определений и т.п. сокращают:

а) перед словом, к которому они относятся, например: оз. (озеро) Глубокое, г. (город) Орел;

б) после числительных, например, 8 тыс. (тысяч) станков, 10 млн. (миллионов) рублей.

Названия ученых степеней, званий или профессий могут сокращаться в тексте непосредственно перед фамилиями. Например: акад. (академик) Семенов, инж. (инженер) Кравцов.

Сложносокращенные названия, образованные из начальных букв, пишут прописными буквами (МГУ). В названиях, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые сокращения – строчными (НИИСтройдормаш-Научно-исследовательский институт строительного и дорожного машиностроения). По первым слогам (РОССЕЛЬМАШ).

Сокращенное слово должно иметь запас прочности, чтобы при расшифровке оно понималось однозначно. Например, вместо слова обязательство нельзя написать обяз. Или об-о, так как это может быть понято по разному (обязанности, обстоятельство и т.п.). Правильное сокращение этого слова: обяз-во.

Сокращение должно быть понятно всем, читающим документ. Поэтому при первом употреблении сокращения в тексте оно должно быть расшифровано в скобках, а затем быть представлено в сокращенном виде. Например: Российская академия государственной службы (РАГС), затем только РАГС.

Нельзя сокращать ключевые слова. Например, если в документе идет речь о командировке – это слово не сокращается.

Написание сокращений должно быть унифицировано в пределах одного текста. Например, нельзя обозначать одно слово район то буквой р., то слогом рай., то комбинацией р-н.

Внеклассное занятие для учащихся 8-10 классов

Составление деловых бумаг

Автор : Климешина Галина Васильевна,учитель русского языка и литературы, МБОУ "ООШ№3", г. АстраханьДанное занятие поможет учащимся углубить и расширить представления о видах деловых бумаг, а также расскажет о структуре и составлении различных документов

1.Почему этому не учат в школе?

Любой школьник знает, что главное в учёбе – это хорошо знать изучаемый материал: текст, теорему, правило, закон. Это же относится и к урокам русского языка. В школе и дома мы много пишем, работаем с текстом, сочиняем, подбираем материал. Но у нас ещё мало уроков на которых мы учимся составлять различные деловые бумаги. Кому – то, может быть, это покажется не главным, но я думаю, что каждый должен уметь составить заявление, написать объявление, оформить резюме. Без этого в современной жизни становится непросто.
Заявление понадобиться при приёме на работу, объявления нужны для того, чтобы найти что-то необходимое, а значит, без них тоже не обойтись, резюме всё больше становится востребованным на рынке труда при поиске работы и при приёме на работу. Таким образом, без знания оформления деловых бумаг не обойтись. Кроме того знания, полученные на уроках русского языка по орфографии и пунктуации, будут необходимы. Если каждый ученик это поймёт, то не будет относиться к предмету несерьёзно.
2 А) Виды деловых бумаг
Среди деловых бумаг различают письмо, приглашение, расписку, объявление, рекламу, справку, удостоверение, доверенность, заявление,
объяснительную записку, протокол, автобиографию, характеристику, резюме.
Не все данные виды и не всегда используются в жизни, однако знать их структуру необходимо каждому грамотному человеку.
Письмо бывает личным и служебным, служебные письма различаются на сопроводительные, открытые, письмо-сопровождение, письмо-просьба, письмо-ответ, письмо-напоминание, письмо-извещение, письмо-приглашение. К ним по структуре близки приглашения – письма, записки с просьбой принять участие в чём-нибудь, явиться куда-нибудь. Они бывают личные и служебные. Доверенность – письмо, удостоверяющее личность того, кому что- либо необходимо доверить. Эти документы также различаются по видам, могут быть личные и официальные, и по срокам действия – разовые и длительные.
Особенно часто человеку проходиться сталкиваться с деловым письмом при оформлении различных видов работ. Даже учащимся 5-8 классов не раз приходилось писать объяснительные, заявления, давать объявления, вести протокол классного собрания, оформлять резюме для конкурса и т.д.
Попробуем установить, как правильно, точно и грамотно оформлять данные документы.
Б) Правила оформления деловых бумаг. Приглашение Приглашение – письмо, записка с просьбой принять участие в чём-нибудь, явиться куда-нибудь. Бывают личные и служебные.
Структура пригласительного билета
Обращение
Точное, краткое изложение содержания приглашения
Указание места и времени проведения мероприятия
Наименование учреждения или фамилии лиц, ответственных за приглашение
Расписка
Расписка – документ с подписью, удостоверяющей получение чего-либо (денег, ценных вещей и документов).
Структура расписки
Наименование документа
ФИО, должность лица, дающего расписку
Наименование учреждения, предприятия (или лица), от которого получено что-либо
Наименование полученного с указанием количества и суммы
На основании чего получены ценности (документ, распоряжение, просьба и т.д.)
Подпись получателя
Дата составления расписки.
Объявление
Объявление – письменное и словесное извещение, заявка о каких-либо мероприятиях
Структура объявления
Время
Место
Наименование
Ответственный
Реклама
Реклама – 1.Информация о потребительских свойствах товаров и различных видах услуг с целью их реализации, создания спроса на них. 2. Распространение сведений о лице, организации, произведении литературы и искусства и т.д. с целью создания им популярности.
План рекламы
Лозунг (обращение, заголовок)
Информация
Призыв к действию
Адрес рекламодателей.
Справка, удостоверение
Справка - сведения о чём-нибудь, полученные после поисков ответа на запрос и т.п.
Удостоверение – документ, удостоверяющий что-нибудь.
Структура справки
Наименование документа
Дата выдачи и номер документа
Кому (иногда и кем) выдан документ
Текст документа
Подпись лица (лиц), выдавшего документ
Объяснительная записка
Объяснительная записка составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, фактов, действий или поступков работника по требованию руководителя, а в некоторых случаях по инициативе подчинённого. В служебной записке обычно излагается просьба или сообщение. Докладная записка – составляется тогда, когда надо о чём-то важном доложить или что-то объяснить своему начальнику или руководителю учреждения.
Структура объяснительной записки
Адресат (кому, где указываются должность, ФИО)
Наименование документа
Дата составления документа
Заголовок к тексту, раскрывающий содержание (если текст большой по объёму)
Содержание документа
Наименование должности, ФИО, подпись заявителя
Структура служебной записки
Кому (наименование должностного лица, его ФИО)
От кого (наименование должностного лица, его ФИО)
Что просят, о чём сообщают
Для чего и с какой целью
На основании чего
Дата и подпись подающего служебную записку

Структура докладной записки
Адресат (наименование должностного лица, его ФИО)
От кого (наименование учреждения или должностного лица с указанием его фамилии, инициалов. Если это лицо не является служащим данного учреждения или предприятия, то пишется подробный адрес)
Наименование документа
Содержание, система доказательств
Краткие выводы о намеченных мероприятиях или обязательствах выполнить задание, порученное к такому-то сроку, и т.д.
Дата и подпись составителя докладной записки
Доверенность
Доверенность – письменное полномочие, выданное от имени физического или юридического лица. Доверенный – действующий по чьей-нибудь доверенности, полномочию, доверенное лицо. Доверитель – лицо, выдавшее кому-нибудь доверенность.
Структура доверенности
Наименование документа
Адресат (должность, звание, ФИО)
Полное название доверяющего учреждения или лица (доверителя)
Срок действия доверенности
Что именно и откуда доверяется получить
На каком основании (название, номер и дата документов)
Дата и подпись того, кто даёт доверенность
Наименование должности ответственного лица, его подпись и печать учреждения, заверяющего подпись лица, выдавшего доверенность
Дата, когда эта подпись была заверена
Структура официальной доверенности
Ссылка на документы, согласно которым следует получить ценности
Образец подписи того лица, которое будет получать по этой доверенности, в некоторых случаях указываются номер и серия его паспорта
Гербовая печать
Заявление
Заявление – 1.Официальное сообщение в устной или письменной форме. 2. Письменная просьба о чём-нибудь.
Структура заявления
Наименование адресата (наименование учреждения или должностного лица с указанием его фамилии, инициалов. Эта часть заявления распола-гается по правой стороне листа). Наименование адресата не отделяется запятой от наименования подателя заявления и перед словом «заявление» тоже не требуется никакого знака (если не надо закрыть предшествующее обособление).
ФИО и должность (иногда указывается адрес) заявителя, которые пишутся в родительном падеже без предлога (эта часть тоже располагается по правой стороне листа)
Наименование документа (пишется с маленькой буквы посередине строки; после слова «заявление» ставится точка)
Текст просьбы с кратким её обоснованием (пишется с красной строки)
Подпись заявителя (пишется внизу справа)
Дата (ставится слева под текстом ниже подписи)
Протокол
Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Структура протокола
Вводная часть
Наименование – протокол №… .
Протокол чего (заседания, общего собрания, совета, совещания и т.п.)
Дата
Сведения о количестве присутствующих (ФИО присутствующих сотрудников и приглашённых, с указанием учреждения, которое они представляют, место работы и должность).
Фамилия и инициалы председателя и секретаря
Повестка дня (вопросы располагают в порядке их важности, сложности и предполагаемого времени обсуждения. Наиболее простые вопросы обычно указывают последними. Вопросы формулируются в имени-тельном падеже)
Основная часть
Кого слушали по первому вопросу (слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ печатаются прописными буквами на одной линии цифрой, обозначающей порядковый номер вопроса, с указанием после двоеточия названия вопроса, на следующей строчке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика (их обычно подчеркивают) а затем в форме прямой речи излагают содержание доклада)
Кто выступал в прениях и что говорил
Что по данному вопросу постановили. (Стиль протокольных решений – распорядительный, лаконичный, не допускающий двойного толкования)
Подписи председателя и секретаря собрания
Выписка из протокола
Выписка из протокола – копия части документа, которая выдается на руки и служит подтверждением определённых фактов, используемых в качестве юридического доказательства.
Структура выписки из протокола
Название организации
Дата проведения собрания (совещания, совета и т.д.)
Номер протокола
Рассматриваемый вопрос
Принятое по данному вопросу решение
Наименование лиц, подписавших протокол
Подпись секретаря или начальника секретариата, подтверждающего правильность выписки
Дата выдачи выписки
Печать
Автобиография
Автобиография – описание жизни.
Структура автобиографии
Наименование (заголовок) документа
ФИО
Дата рождения (число, месяц, год)
Место рождения (село, город, район, край, область, республика)
Родители (их полное имя отчество, чем занимаются)
Образование (когда, где и какую школу и другие учебные заведения окончил)
Прохождение службы в армии (для военнообязанных)
Трудовая деятельность (где, кем и когда работал и занимаемая должность в настоящее время)
Состав семьи (где и кем работают или где учатся члены семьи)
Поощрения, награждения (если имеются)
Подпись (справа)
Дата (слева)
Характеристика
Характеристика – 1. Описание характерных отличительных качеств, свойств и черт кого- или чего-нибудь. 2. Официальный документ с отзывом о служебной, общественной и другой деятельности кого-нибудь.
Структура характеристики
Название документа
ФИО, год и место рождения того человека. Которому даётся характеристика
Сведения об учёбе (службе, работе) (аргументированные)
Интересы, увлечения, способности
Работа над самообразованием, физическим и духовным развитием
Взаимоотношения в коллективе, с товарищами.
Выполнение общественно полезной работы
Вывод, пожелания
Цель составления характеристики
Подпись руководителя организации (предприятия, учреждения), где характеризуемый учится, проходит службу, работает
Дата
Печать
Резюме
Резюме – документ, в котором в краткой, но ёмкой форме изложены основные сведения об образовании, о профессиональном опыте, трудовой биографии и личных данных человека.
Структура резюме
ФИО
Общие данные кандидата (возраст, адрес проживания, контактные телефоны, семейное положение, сведения о детях)
Цель поиска
Сведения о полученном образовании (в обратном хронологическом порядке): названия и адреса средних школ, даты обучения в них, даты учёбы в высших учебных заведениях и получения профессии
Сведения о дополнительном образовании (в обратном хронологическом порядке): названия курсов, даты обучения, полученная специальность
(квалификация)
Трудовая биография (в обратном хронологическом порядке): дата работы в каждой должности, название фирмы, должность, краткое описание обязанностей, причина увольнения.
Личные интересы, увлечения кандидата (игра на музыкальном инструменте, увлечение искусством, конкретным видом спорта и т.д.)

Енвд