Недавно мы в MakeRight.ru с удовольствием прочитали книгу «Scrum. Революционный метод управления проектами» Джеффа Сазерленда. О чем она? В двух словах - о том, как организовать слаженную командную работу.
Начав внедрять элементы скрама на практике, мы пришли к выводу, что идеи книги действительно работают.
Революционный ли это метод, как указано в названии? Не знаем. Но, возможно, те, кто не читал книгу и не знаком с методикой, почерпнут для себя ряд полезных идей из нашего саммари (краткого изложения). Итак…
Что такое Scrum. Суть методики
«Порвите свои визитки. Избавьтесь от званий и титулов, от руководителей и иерархических структур. Дайте людям свободу делать то, что они считают правильным, и возможность нести за это ответственность. Результаты вас поразят ».
Те, кто занимается управлением проектами, да и просто управлением, хорошо знают, насколько сложно организовать слаженную командную работу. Из-за отсутствия слаженности постоянно нарушаются планы, происходит отставание от графика, бюджет проекта раздувается, деньги и время утекают сквозь пальцы, задачи разных подразделений дублируются, люди спорят и не помогают друг другу, хотя, казалось бы, их усилия направлены на достижение одной цели. Кроме того, заказчики часто бывают неудовлетворены окончательным вариантом созданного продукта.
Методика Scrum, которую разработали Джефф Сазерленд и Кен Швабер, призвана решить все эти проблемы. Scrum - это противоположность классическому поэтапному подходу, применяемому к реализации проектов. Методику Scrum взяли на вооружение многие компании как из технологических отраслей, откуда она сама родом, так и из традиционных и даже некоммерческих. Подход, лежащий в основе методики Scrum, можно применять в разных видах деятельности, в которых требуется коллективная работа.
Важными характеристиками Scrum является ее гибкость и ориентированность на клиента, так как она предполагает его (клиента) непосредственное участие в процессе работы.
Scrum не требует внедрения каких-либо дорогостоящих инструментов. Схему методики Scrum вкратце можно описать следующим образом:
- Для начала необходимо выбрать «Владельца продукта» - человека, обладающего видением того, что вы собираетесь создать или достигнуть.
- Затем нужно собрать «Команду», в которую войдут люди, непосредственно выполняющие работу. Они должны обладать навыками и знаниями, которые помогут воплотить идею владельца продукта в жизнь.
- Нужно выбрать «Скрам-мастера» - того, кто будет следить за ходом реализации проекта, обеспечивать проведение коротких собраний и помогать команде устранять препятствия на пути достижения цели.
- Приступая к работе, нужно создать максимально полный список всех требований, предъявляемых к продукту или цели. Пункты этого списка должны быть расставлены по приоритету. Список носит название «Бэклог продукта». Он может развиваться и изменяться на протяжении всего срока реализации проекта.
- Участники команды должны оценить по своей системе оценок каждый пункт на предмет сложности и затрат, которые потребуются для его выполнения.
- Затем участники, скрам-мастер и владелец продукта должны провести первое скрам-собрание, на котором они запланируют спринт - определенное время для выполнения части заданий. Продолжительность спринта не должна превышать один месяц. За каждый спринт команда нарабатывает определенное количество баллов. Команда должна постоянно стремиться к тому, чтобы превзойти в новом спринте количество наработанных баллов за предыдущий спринт, то есть ее цель - постоянно превосходить свои собственные результаты - «наращивать динамику производительности».
- Чтобы все участники были в курсе состояния дел нужно завести скрам-доску с тремя колонками: «Нужно сделать, или бэклог»; «В работе»; «Сделано». На доску участники клеят стикеры с заданиями, которые в процессе работы поочередно перемещаются из колонки «Бэклог» в колонку «в работе», а затем в «сделано».
- Ежедневно проводится скрам-собрание. По выражению Джеффа Сазерленда «это пульс всего процесса Scrum». Суть его проста - ежедневно, на ходу, пятнадцать минут на то, чтобы все дали ответы на три вопроса: «Что ты делал вчера, чтобы помочь команде завершить спринт?», «Что ты будешь делать сегодня, чтобы помочь команде завершить спринт?», «Какие препятствия встают на пути команды?».
- По завершении спринта команда делает его обзор - проводит встречу, на которой участники рассказывают, что сделано за спринт.
- После показа результатов работы за спринт участники проводят ретроспективное собрание, на котором обсуждают, что команда делала хорошо, что можно сделать лучше, что можно улучшить прямо сейчас.
Недостатки традиционного подхода к управлению проектами
Как отмечает автор книги Джефф Сазерленд, у традиционного подхода к реализации проектов в виде каскадной модели, предполагающей поэтапное продвижение к цели, имеется масса недостатков. Весь процесс идет очень медленно, часто возникают непредсказуемые трудности и, более того, нередко бывает, что исполнитель создает продукт, который абсолютно не удовлетворяет заказчика.
Каскадная модель предполагает использование диаграмм Ганта - графиков, на которых обозначаются этапы работы и время на их выполнение. Ход проекта детально размечается и отражается каждый шаг работы. Предполагается, что каждая фаза проекта последовательно переходит в другую, - это и есть принцип каскада.
Изображение с сайта www.quickiwiki.com
«С распространением в 1980-е годы персональных компьютеров стало проще создавать разные затейливые диаграммы - и делать их по-настоящему комплексными - они превращались в подлинные художественные произведения. Весь ход проекта детально размечен. Каждый отдельный шаг. Любая стадия. Всякая дата поставки. Действительно, диаграммы Ганта производят глубокое впечатление. Существует лишь единственная проблема: они всегда неправильны - без исключения ».
Почему? Как отмечает Джефф Сазерленд, Генри Гант придумал такие диаграммы еще в 1910 году. Они получили широкое распространение в Первой мировой войне. Однако, «каждый, кто изучал историю этой войны, знает, что ни подготовка кадровых ресурсов, ни система организации никогда не были ее сильными сторонами. Мне не дано понять, почему концепт времен Первой мировой войны становится-де-факто аналитическим инструментом проектирования и применяется даже в XXI веке. Мы отказались от принципов позиционной войны, но каким-то образом ее „окопные“ организационные идеи остаются популярными и по сей день».
В современных условиях эта схема неуместна и похожа на модель Политбюро ЦК КПСС, которое «верило» отчетам, которые оно получало накануне крушения Советского Союза и которые имели мало общего с реальным положением дел.
«Сегодня, как и в те годы, отчеты продолжают быть важнее действительности - а ведь они, судя по всему, призваны ее описывать, - но если вдруг всплывут несоответствия, то виновным назначают реальность, а не диаграмму ».
Планы рассыпаются в прах. Альтернатива - это Scrum
В планах есть необходимость, но по убеждению Джеффа Сазерленда, следовать им крайне глупо, потому что при столкновении с реальностью все красивые таблицы и графики рассыпаются в прах. Поэтому так важно привнести в работу возможность изменений, открытий и реализации новых идей, что и происходит в Scrum. Применяя эту методику, можно на самом раннем этапе устранить ошибки, так как в Scrum работа ведется короткими циклами - спринтами, а также поддерживать постоянную связь с заказчиком, что исключает создание ненужного ему продукта.
Слово scrum («схватка») автор позаимствовал из игры в регби. Оно «обозначает метод командной игры, позволяющий завладеть мячом и вести его дальше по полю, а для этого нужны слаженность, единство намерений и четкое понимание цели. „Схватка“ представляет собой идеальную модель полного взаимодействия игроков ». И это именно то, что требуется для успешной командной работы.
Изображение с сайта brendanmarsh.com
В отличие от традиционного подхода, предполагающего подконтрольность и предсказуемость, составление планов, таблиц и диаграмм, которые никогда не работают, методика Scrum дает возможность в четко обозначенные и непродолжительные циклы (спринты) добиваться поставленных целей.
«Каждый спринт планируется предварительно на специальных встречах. Участники оценивают, какой объем работ, на их взгляд, они смогут сделать, скажем, в течение следующих двух недель. Из списка задач, расставленных по приоритетам, они выбирают очередные единицы работы, предназначенные для выполнения, записывают их на стикеры, которые приклеивают на стену. Группа решает, сколько единиц работы они в состоянии выполнить за предстоящий спринт.
На завершающей стадии спринта участники снова собираются вместе и показывают друг другу, чего удалось достичь за время совместной работы. Они смотрят, сколько единиц работы, занесенных на стикеры, действительно доведены до конца. Не все удается выполнить? Значит, для этого спринта было отобрано слишком много задач. Бывает наоборот - недостаточное количество задач. В данном случае важно другое: у группы развивается чувство собственной скорости ».
Когда все участники поделятся своими результатами работы, команда начинает разбирать все, что было сделано за спринт, но делая упор не на обсуждение продукта, а на то, каким образом он делался. «Как улучшить сотрудничество в следующем спринте? Что препятствовало в последнем спринте? Из-за чего мы продвигаемся не так быстро, как хотим?» - вот вопросы, которые они ставят перед собой ».
Такой подход позволяет всем участникам эффективно взаимодействовать как с заказчиком, так и друг с другом, понимать правильность своего направления, соответствие последующей работы поставленным задачам, учитывать выявленные в спринте ошибки.
Как отмечает Джефф Сазерленд, благодаря использованию Scrum, группы учатся добиваться «сверхэффективности», поднимая свою производительность на триста или четыреста процентов.
Философия scrum
В методике Scrum нашло свое отражение увлечение автором книги японскими боевыми искусствами. По его словам, в Японии к «Scrum не относятся как к сиюминутной причуде. Японцы расценивают Scrum как подход к решению вопросов, как образ действий, как способ существования бытия - в общем, как образ жизни. Когда я обучаю людей этой методике, я часто рассказываю о своем многолетнем опыте занятий японским боевым искусством айкидо ».Общее у айкидо и Scrum то, что ими можно овладеть лишь в процессе работы, когда «ваше тело, ваш разум и ваш дух соединяются в единое целое через постоянную практику и стремление к совершенству. Занимаясь айкидо, мы постигаем понятие сюхари (Shu Ha Ri) - это одновременно и концепция боевых искусств, и показатель уровня мастерства».
Суть командной работы в Scrum
Scrum - это, прежде всего, командная работа. Автор выделяет три характеристики лучших коллективов:- непрекращающийся поиск совершенства;
- автономность - способность к самоорганизации;
- многофункциональность. Наличие разных специалистов и культура взаимодействия и взаимопомощи.
Какого размера должна быть команда? Джефф Сазерленд рекомендует малочисленные группы - около семи человек. Он приводит данные, что если группа состоит из более чем девяти человек, то скорость ее работы падает.
Кроме того автор напоминает о «законе Брукса»:
«Если проект не укладывается в сроки, то добавление рабочей силы задержит его еще больше ».
Главный в команде - это скрам-мастер. Его обязанность - обеспечивать короткие собрания, их открытость, помогать группе идти сквозь помехи, которые мешают работе, вести команду по пути постоянного совершенствования «и регулярно искать ответ на вопрос «Как нам делать еще лучше то, что мы уже делаем хорошо?».
Нет мультизадачности
Автор предостерегает от мультизадачности - на самом деле ее нет, наш мозг не может выполнять два действия одновременно, он просто переключается между задачами, а общее время выполнения каждой из них увеличивается по сравнению с тем, если бы мы выполняли их поочередно. Методика Scrum предполагает, что нужно поочередно выполнять все задачи, а не «сбалансированно вести пять проектов одновременно».«Действуя традиционным методом, то есть пытаясь делать все и сразу, группа завершит свои три проекта до конца июля. Если группа подойдет к делу, вооружась гибкой стратегией, например, Scrum, и будет работать поочередно над каждым проектом, минимизируя затраты времени и сил на переключение контекста, она сможет закончить все к началу мая ».
Никаких переработок
Уставшие сотрудники становятся более рассеянными и хуже выполняют свою работу. Недостаток энергии ведет к тому, что люди принимают больше импульсивных и неверных решений, и снижается их эффективность.«Этот феномен окрестили „истощение эго“. Идея заключается в том, что принятие любого решения требует от вас энергетических затрат. Это странный вид истощения - вы не чувствуете физического утомления, но ваша способность принимать взвешенные решения снижается. Что на самом деле меняется, так это наш самоконтроль - наша способность быть дисциплинированными, вдумчивыми и просчитывать последствия ».
Вывод: в нерабочее время отдыхайте, полностью отдалитесь от работы, заряжайтесь приятными впечатлениями.
«Методология Scrum подразумевает, что те, кто применяет ее, перестают измерять свою работу только часами. Часы отражают лишь затраты. Измеряйте лучше результат. Кого волнует, сколько кто-то потратил времени на то, чтобы что-то сделать? Единственное, что имеет значение, - как быстро и качественно это было сделано ».
Суть работы - поток
Scrum помогает попасть в «поток» - состояние наивысшей концентрации, когда вы делаете то, что нужно, не затрачивая на это усилий, не заставляя себя и не подгоняя. Автор считает, что главное для успешной работы - достичь и управлять этим состоянием. «В своей работе вам нужно достичь главного - управления потоком, не требующего никаких усилий. В боевых искусствах или медитативных практиках мы достигаем чувства единения в движении, которое не требует усилий, - это энергия, беспрепятственно текущая сквозь нас. Когда вы смотрите на великих танцоров или певцов, то чувствуете, как они покоряются этой энергии. К достижению такого состояния мы должны стремиться в нашей работе».Как его достичь? За состоянием потока стоит внутренняя дисциплина.
«Не должно быть ни одного движения впустую ».
Скрам и счастье
Люди хотят быть счастливыми. Но Джефф Сазерленд уверен, что счастье - это не бездеятельное прозябание, а яркая, насыщенная и активная жизнь. Скрам вносит свой вклад в счастливую жизнь, так как помогает плодотворно работать и действовать.В конце каждого спринта участники устраивают ретроспективное собрание, на котором рассказывают о своих работах и перемещают рассмотренные задачи в колонку «Сделано», а потом обсуждают, что хорошо, а что можно улучшить. Они находят основную помеху и думают, как ее устранить в следующем спринте. Это и есть решение проблемы непрерывного совершенствования.
«Анализируя только показатели производительности, вы никогда не узнаете о будущем снижении темпа, пока ситуация не выйдет из-под контроля. Но если вы внимательно следите за индексом счастья и замечаете его падение в коллективе, то сразу отмечаете будущую угрозу, даже при условии, что производительность продолжает расти. Вы предупреждены о проблеме и собираетесь с нею разобраться как можно быстрее ».
Элементы скрам
Спринты
Как уже отмечалось выше, в начале спринта и для обеспечения открытости и наглядности, нужно завести специальную доску и поделить ее на три колонки: «Бэклог»; «В работе»; «Сделано». Перед каждым спринтом члены команды наклеивают в колонку «Бэклог» стикеры с задачами, которые, по их мнению, они могут выполнить за спринт. В течение спринта, любой член команды, взявшись за задачу, переклеивает стикер из раздела «Бэклог» в колонку «В работе». После выполнения задачи - в колонку «Сделано». Таким образом, каждый видит, над чем сейчас работают другие участники.
Изображение с сайта nyaski.ru
Однако есть важное замечание - «ничто не переносится в колонку „Сделано“ до тех пор, пока эта часть проекта не будет опробована клиентом».
«Еще один важнейший аспект спринта: как только команда утверждает список требований, задачи из этого списка „блокируются“. Никто не имеет права их менять или вносить добавления ».
Автор рекомендует это из-за того, что любое вмешательство замедлит работу команды.
Ежедневные собрания
Суть в том, чтобы они проводились стоя, каждый день, в одно и то же время, их длительность не превышала пятнадцать минут и на них участники задавали одни и те же три вопроса: «Что ты делал вчера, чтобы помочь команде завершить спринт?», «Что ты будешь делать сегодня, чтобы помочь команде завершить спринт?», «Какие препятствия встают на пути команды?».Делайте до конца
В Scrum важно научиться чувствовать ритм команды. Наихудший вариант - когда по завершении спринта что-то остается сделанным наполовину. Уж лучше вообще тогда не начинать это дело.«Израсходованы ресурсы, силы, время, деньги, но полностью функционирующий продукт не получен ».
Планирование в Scrum
Как происходит процесс планирования в Scrum? Для начала нужно составить список всех вещей, которые влияют на вашу цель. После этого расставить их по приоритетности. В случае если вы не будете укладываться во временные и финансовые рамки, тогда вы легче сможете исключить последние пункты списка.Что делать потом? Каждый пункт списка нужно оценить на предмет того, сколько на его выполнение уйдет сил, времени и других ресурсов. Каким образом производить оценку? Автор предлагает шкалу относительных оценок. Например, можно сравнивать задачи «в собаках». Эта проблема - такса или ретривер? А может быть, дог?
Но в любом случае удобнее установить числовые значения. Например, «Такса - единица; дог - тринадцать; лабрадор стал пятеркой, а бульдог - тройкой ».
Автор также предлагает использовать интересную методику покер планирования. Ее суть - каждому участнику процесса планирования дается колода карт с числами Фибоначчи - 1, 3, 5, 8, 13 и так далее. Каждый пункт списка, единица работы, которая должна быть оценена, выкладывается на стол. «Затем каждый участник группы берет ту карту, число на которой, по его мнению, соответствует объему необходимых усилий, и кладет ее на стол рубашкой вверх. Затем все одновременно открывают карты. Если расхождение не больше чем на две карты (скажем, пятерка, две восьмерки и тринадцать), команда просто их складывает, берет среднее арифметическое (в данном случае 6,6) и переходит к следующей задаче. Помните, мы говорим об оценках, а не о жестких планах. И оценках небольших фрагментов проекта. Если расхождение получается более чем на три карты, тогда те, кто положил карты с самым большим и самым маленьким значением, объясняют, почему они так считают. Затем проводится еще один раунд покера планирования. В противном случае они лишь усреднят оценки, что сделает результаты слишком приблизительными».
Требования - это истории
Для того чтобы успешно и понятно для всех сформулировать список требований к продукту и составить бэклог, в Scrum применяется неординарный подход. Вместо простого списка заданий составляются пользовательские истории - короткие сюжеты, в которых содержатся пожелания пользователей конечному продукту.«Представьте, что вы составляете „пожелание пользователя Amazon.com“. Пробный вариант выглядит так: „Мне как потребителю нужен крупнейший в мире магазин книг, где я могу купить любую книгу в любое время“.
Это описание вполне отвечает характеру Amazon, но история получилась слишком расплывчатой, чтобы с ней можно было что-то сделать. Нужно фрагментировать нашу историю. Сделать ее действительно очень конкретной и функциональной. Приведу несколько образцов пользовательских историй, которые вы можете написать, имея в виду книжный интернет-магазин:
- Как потребителю мне удобно искать книги по жанрам, чтобы быстро найти те, которые я люблю читать.
- Как потребитель я, отбирая книги для покупки, хочу класть сразу каждую в корзину.
- Как управляющий по выпуску новой продукции я хочу иметь возможность отслеживать покупки наших клиентов, чтобы быть в курсе, какие книги им можно предлагать.
Пользовательская история должна быть завершенной, независимой от разных обстоятельств, реализуемой на практике. Эти критерии говорят о готовности истории. Также важно, чтобы историю можно было оценить на предмет ее выполнимости.
Как планировать спринт
В Scrum процесс планирования происходит в начале каждого нового спринта и так и называется - «планирование спринта».«Все собираются вместе, просматривают список пользовательских историй, которые уже стоят в очереди на выполнение; выясняют, какое количество задач может взять на себя каждый участник группы; тщательно взвешивают, смогут ли они за этот спринт довести до полной готовности отобранные задания; смогут ли продемонстрировать заказчику сделанные единицы работ и показать ему готовые функции продукта; смогут ли сами себе в конце спринта сказать, что они со всем справились ».
После этого команда дружно произносит: «Вперед!» - и принимается за работу
Но что такое работа? Рутина, обязаловка? С точки зрения скрам, работа - это история. Что это значит? Это означает, что вам следует представить человека, которому нужно то, что вы делаете; потом то, что это такое, и, наконец, зачем людям это нужно.
Командам нужно хорошо узнать свою динамику - сколько работы она может выполнить за один спринт. Это поможет ей работать разумнее и устранять все помехи на своем пути.
«Динамика x время = результат. Узнав, насколько быстро вы продвигаетесь, вы сможете понять, когда окажетесь на финише ».
Открытость во всем
Скрам предполагает прозрачность всех действий и процессов.Это выражается в доске с тремя колонками, к которой имеют доступ все участники команды.
«Секретность - яд. Ничто не может держаться в тайне. Все должны знать всё, включая финансовые данные. Запутывание следов нужно только тем, кто ищет собственной выгоды ».
Расстановка приоритетов
Эту диаграмму нужно иметь в виду каждому предпринимателю. Суть работы заключается в поиске золотой середины - сбалансированной концепции между тремя крайностями:
- Вы выдвигаете на первый план то, что вы можете предложить. Тогда возникает риск сделать никому ненужный продукт;
- Вы ориентируетесь на рынок. Тогда вас могут опередить или уничтожить конкуренты;
- Ваше главное стремление - большие продажи. Тогда вы рискуете выпустить на рынок посредственный продукт.
Бэклог
Как уже отмечалось, бэклог в скраме - это список требований и функций продукта, упорядоченный по степени важности задач. Он может содержать и сотни заданий или несколько.«Смысл составления бэклога представляет создание максимально полного перечисления требований, предъявляемых к функциям продукта. На самом деле никто и не собирается выполнять подряд каждый пункт, но такой документ, содержащий все, что в принципе могло бы быть включено в концепцию проекта, всегда должен находиться под рукой. Некоторые требования отбираются в первую очередь ».
Как правильно расставить приоритеты?
«Для этого нужно выяснить, какие пункты списка:
- имеют самое большое значение для хода работ над проектом;
- важнее всего для заказчика или будущего потребителя;
- принесут максимальный доход;
- проще всего осуществить».
Джефф Сазерленд отмечает, что важно помнить в списке всегда есть задачи, которыми вы никогда не сможете заняться. Вам необходимо выбрать те, которые приносят максимальную пользу при минимальном риске.
Владелец продукта
В скраме предполагается три роли: скрам-команда - исполнители конкретных проектов; скрам-мастер - это тот, кто следит за ходом проекта и помогает команде решать проблемы, и владелец продукта - тот, кто решает вопросы концепции продукта и составляет бэклог.«Скрам-мастер и команда отвечают за то, каков будет темп их труда и как быстро они закончат проект. Владелец продукта ответствен за то, чтобы результативная командная работа превратилась в результат, приносящий прибыль ». Владельцу продукта необходимо отлично знать рынок и у него должны быть полномочия для принятия решений.
Это может быть слишком большой зоной ответственности для одного человека, поэтому на больших проектах может работать бригада владельцев продукта.
Минимизация рисков в скраме
Так как в скраме предусмотрена пошаговая сдача проекта, то это способствует минимизации рисков. Это помогает быстрее показывать клиенту продукт и получать от него обратную связь.«Методология Scrum полезна бизнесу тем, что быстро отвечает на вопрос: сможем ли мы заработать деньги, если сделаем то или иное? »
Вам не нужно тратить огромные средства перед тем, как понять, что-то не работает.
Как внедрить Scrum прямо сейчас
Джефф Сазерленд советует начать со сбора команды и составления бэклога. Нужно составить концепцию своего продукта и начать дробить его на задания. Не обязательно все требования сразу вносить в бэклог - можно выделить на это неделю. «Пока члены вашей команды проводят ежедневные собрания на ходу и первые спринты, вы сможете за это время составить довольно объемный бэклог, чтобы было чем занять команду на несколько спринтов вперед. Не забывайте почаще в него заглядывать, потому что команда начнет ускорять темп и будет выполнять больший объем работ, чем вы планировали в самом начале ».
После этого составьте предполагаемый план действий: задайте вопросы: что вы можете осуществить на ближайшие несколько месяцев? Что хотите добиться к концу года? «Важно помнить, что это всего лишь стоп-кадр, так что не стоит слишком увлекаться планированием, просто набросайте варианты. Вы не составляете договор, обязательный к исполнению, а просто записываете собственные мысли, чего вам удастся достичь через какое-то время. Поверьте, картина изменится. Возможно, даже радикальным образом ».
О нас
Мы рассказываем о ключевых идеях из лучших книг жанра нон-фикшн. В нашей
Недавно мы в MakeRight.ru с удовольствием прочитали книгу «Scrum. Революционный метод управления проектами» Джеффа Сазерленда. Начав внедрять элементы скрама на практике, мы пришли к выводу, что идеи книги действительно работают.
« Порвите свои визитки. Избавьтесь от званий и титулов, от руководителей и иерархических структур. Дайте людям свободу делать то, что они считают правильным, и возможность нести за это ответственность. Результаты вас поразят » .
Что такое Scrum. Суть методики
Те, кто занимается управлением проектами, да и просто управлением, хорошо знают, насколько сложно организовать слаженную командную работу. Из-за отсутствия слаженности постоянно нарушаются планы, происходит отставание от графика, бюджет проекта раздувается, деньги и время утекают сквозь пальцы, задачи разных подразделений дублируются, люди спорят и не помогают друг другу, хотя, казалось бы, их усилия направлены на достижение одной цели. Кроме того, заказчики часто бывают неудовлетворены окончательным вариантом созданного продукта.
Методика Scrum, которую разработали Джефф Сазерленд и Кен Швабер, призвана решить все эти проблемы. Scrum - это противоположность классическому поэтапному подходу, применяемому к реализации проектов. Методику Scrum взяли на вооружение многие компании как из технологических отраслей, откуда она сама родом, так и из традиционных и даже некоммерческих. Подход, лежащий в основе методики Scrum, можно применять в разных видах деятельности, в которых требуется коллективная работа.
Важными характеристиками Scrum является ее гибкость и ориентированность на клиента, так как она предполагает его (клиента) непосредственное участие в процессе работы.
Scrum не требует внедрения каких-либо дорогостоящих инструментов. Схему методики Scrum вкратце можно описать следующим образом:
- Для начала необходимо выбрать « Владельца продукта» - человека, обладающего видением того, что вы собираетесь создать или достигнуть.
- Затем нужно собрать « Команду» , в которую войдут люди, непосредственно выполняющие работу. Они должны обладать навыками и знаниями, которые помогут воплотить идею владельца продукта в жизнь.
- Нужно выбрать « Скрам-мастера» - того, кто будет следить за ходом реализации проекта, обеспечивать проведение коротких собраний и помогать команде устранять препятствия на пути достижения цели.
- Приступая к работе, нужно создать максимально полный список всех требований, предъявляемых к продукту или цели. Пункты этого списка должны быть расставлены по приоритету. Список носит название « Бэклог продукта» . Он может развиваться и изменяться на протяжении всего срока реализации проекта.
- Участники команды должны оценить по своей системе оценок каждый пункт на предмет сложности и затрат, которые потребуются для его выполнения.
- Затем участники, скрам-мастер и владелец продукта должны провести первое скрам-собрание , на котором они запланируют спринт - определенное время для выполнения части заданий. Продолжительность спринта не должна превышать один месяц. За каждый спринт команда нарабатывает определенное количество баллов. Команда должна постоянно стремиться к тому, чтобы превзойти в новом спринте количество наработанных баллов за предыдущий спринт, то есть ее цель - постоянно превосходить свои собственные результаты - « наращивать динамику производительности» .
- Чтобы все участники были в курсе состояния дел нужно завести скрам-доску с тремя колонками: « Нужно сделать, или бэклог» ; « В работе» ; « Сделано» . На доску участники клеят стикеры с заданиями, которые в процессе работы поочередно перемещаются из колонки « Бэклог» в колонку « в работе» , а затем в « сделано» .
- Ежедневно проводится скрам-собрание . По выражению Джеффа Сазерленда « это пульс всего процесса Scrum» . Суть его проста - ежедневно, на ходу, пятнадцать минут на то, чтобы все дали ответы на три вопроса: « Что ты делал вчера, чтобы помочь команде завершить спринт?» , « Что ты будешь делать сегодня, чтобы помочь команде завершить спринт?» , « Какие препятствия встают на пути команды?» .
- По завершении спринта команда делает его обзор - проводит встречу, на которой участники рассказывают, что сделано за спринт.
- После показа результатов работы за спринт участники проводят ретроспективное собрание, на котором обсуждают, что команда делала хорошо, что можно сделать лучше, что можно улучшить прямо сейчас.
Недостатки традиционного подхода к управлению проектами
Как отмечает автор книги Джефф Сазерленд, у традиционного подхода к реализации проектов в виде каскадной модели, предполагающей поэтапное продвижение к цели, имеется масса недостатков. Весь процесс идет очень медленно, часто возникают непредсказуемые трудности и, более того, нередко бывает, что исполнитель создает продукт, который абсолютно не удовлетворяет заказчика.
Каскадная модель предполагает использование диаграмм Ганта - графиков, на которых обозначаются этапы работы и время на их выполнение. Ход проекта детально размечается и отражается каждый шаг работы. Предполагается, что каждая фаза проекта последовательно переходит в другую, - это и есть принцип каскада.
« С распространением в 1980-е годы персональных компьютеров стало проще создавать разные затейливые диаграммы - и делать их по-настоящему комплексными - они превращались в подлинные художественные произведения. Весь ход проекта детально размечен. Каждый отдельный шаг. Любая стадия. Всякая дата поставки. Действительно, диаграммы Ганта производят глубокое впечатление. Существует лишь единственная проблема: они всегда неправильны - без исключения » .
Почему? Как отмечает Джефф Сазерленд, Генри Гант придумал такие диаграммы еще в 1910 году. Они получили широкое распространение в Первой мировой войне. Однако, « каждый, кто изучал историю этой войны, знает, что ни подготовка кадровых ресурсов, ни система организации никогда не были ее сильными сторонами. Мне не дано понять, почему концепт времен Первой мировой войны становится-де-факто аналитическим инструментом проектирования и применяется даже в XXI веке. Мы отказались от принципов позиционной войны, но каким-то образом ее „ окопные“ организационные идеи остаются популярными и по сей день» .
В современных условиях эта схема неуместна и похожа на модель Политбюро ЦК КПСС, которое « верило» отчетам, которые оно получало накануне крушения Советского Союза и которые имели мало общего с реальным положением дел.
« Сегодня, как и в те годы, отчеты продолжают быть важнее действительности - а ведь они, судя по всему, призваны ее описывать, - но если вдруг всплывут несоответствия, то виновным назначают реальность, а не диаграмму » .
Планы рассыпаются в прах. Альтернатива - это Scrum
В планах есть необходимость, но по убеждению Джеффа Сазерленда, следовать им крайне глупо, потому что при столкновении с реальностью все красивые таблицы и графики рассыпаются в прах. Поэтому так важно привнести в работу возможность изменений, открытий и реализации новых идей, что и происходит в Scrum. Применяя эту методику, можно на самом раннем этапе устранить ошибки, так как в Scrum работа ведется короткими циклами - спринтами, а также поддерживать постоянную связь с заказчиком, что исключает создание ненужного ему продукта.
Слово scrum (« схватка» ) автор позаимствовал из игры в регби. Оно « обозначает метод командной игры, позволяющий завладеть мячом и вести его дальше по полю, а для этого нужны слаженность, единство намерений и четкое понимание цели. „ Схватка“ представляет собой идеальную модель полного взаимодействия игроков » . И это именно то, что требуется для успешной командной работы.
Изображение с сайта brendanmarsh.com
В отличие от традиционного подхода, предполагающего подконтрольность и предсказуемость, составление планов, таблиц и диаграмм, которые никогда не работают, методика Scrum дает возможность в четко обозначенные и непродолжительные циклы (спринты) добиваться поставленных целей.
« Каждый спринт планируется предварительно на специальных встречах. Участники оценивают, какой объем работ, на их взгляд, они смогут сделать, скажем, в течение следующих двух недель. Из списка задач, расставленных по приоритетам, они выбирают очередные единицы работы, предназначенные для выполнения, записывают их на стикеры, которые приклеивают на стену. Группа решает, сколько единиц работы они в состоянии выполнить за предстоящий спринт» .На завершающей стадии спринта участники снова собираются вместе и показывают друг другу, чего удалось достичь за время совместной работы. Они смотрят, сколько единиц работы, занесенных на стикеры, действительно доведены до конца. Не все удается выполнить? Значит, для этого спринта было отобрано слишком много задач. Бывает наоборот - недостаточное количество задач. В данном случае важно другое: у группы развивается чувство собственной скорости » .
Когда все участники поделятся своими результатами работы, команда начинает разбирать все, что было сделано за спринт, но делая упор не на обсуждение продукта, а на то, каким образом он делался. « Как улучшить сотрудничество в следующем спринте? Что препятствовало в последнем спринте? Из-за чего мы продвигаемся не так быстро, как хотим?» - вот вопросы, которые они ставят перед собой » .
Такой подход позволяет всем участникам эффективно взаимодействовать как с заказчиком, так и друг с другом, понимать правильность своего направления, соответствие последующей работы поставленным задачам, учитывать выявленные в спринте ошибки.
Как отмечает Джефф Сазерленд, благодаря использованию Scrum, группы учатся добиваться « сверхэффективности» , поднимая свою производительность на триста или четыреста процентов.
Философия scrum
В методике Scrum нашло свое отражение увлечение автором книги японскими боевыми искусствами. По его словам, в Японии к « Scrum не относятся как к сиюминутной причуде. Японцы расценивают Scrum как подход к решению вопросов, как образ действий, как способ существования бытия - в общем, как образ жизни. Когда я обучаю людей этой методике, я часто рассказываю о своем многолетнем опыте занятий японским боевым искусством айкидо » .
Общее у айкидо и Scrum то, что ими можно овладеть лишь в процессе работы, когда « ваше тело, ваш разум и ваш дух соединяются в единое целое через постоянную практику и стремление к совершенству. Занимаясь айкидо, мы постигаем понятие сюхари (Shu Ha Ri) - это одновременно и концепция боевых искусств, и показатель уровня мастерства » .
Суть командной работы в Scrum
Scrum - это, прежде всего, командная работа. Автор выделяет три характеристики лучших коллективов:
- непрекращающийся поиск совершенства;
- автономность - способность к самоорганизации;
- многофункциональность. Наличие разных специалистов и культура взаимодействия и взаимопомощи.
На многофункциональности стоит заострить внимание особо. Автор приводит пример многофункциональной команды из спецназа - группу « Альфа» (команда « А» ). Каждая такая « команда „ А“ сформирована таким образом, чтобы все ее члены были разносторонними мастерами боевой подготовки, что позволяет им выполнять операции от начала до конца. Бойцы спецназа постоянно проводят обучение взаимозаменяемости по нескольким специальностям. Команда должна быть уверена, что если убьют обоих медиков, то, скажем, специалист по связи сможет оказать первую медицинскую помощь раненому товарищу. Существенная особенность, отличающая работу спецназа от действий„ обычных“ армейских сил, заключается в том, что „ зеленые береты“ самостоятельно выполняют и сбор разведывательных данных, и планирование операций. В их практике не допускается передача эстафетной палочки от одного подразделения другому - ведь именно в таких „ швах“ таится слабое место, из-за которого возникают ошибки » .
Какого размера должна быть команда? Джефф Сазерленд рекомендует малочисленные группы - около семи человек. Он приводит данные, что если группа состоит из более чем девяти человек, то скорость ее работы падает.
Кроме того автор напоминает о «законе Брукса»:
« Если проект не укладывается в сроки, то добавление рабочей силы задержит его еще больше » .
Главный в команде - это скрам-мастер . Его обязанность - обеспечивать короткие собрания, их открытость, помогать группе идти сквозь помехи, которые мешают работе, вести команду по пути постоянного совершенствования« и регулярно искать ответ на вопрос « Как нам делать еще лучше то, что мы уже делаем хорошо?» .
Нет мультизадачности
Автор предостерегает от мультизадачности - на самом деле ее нет, наш мозг не может выполнять два действия одновременно, он просто переключается между задачами, а общее время выполнения каждой из них увеличивается по сравнению с тем, если бы мы выполняли их поочередно. Методика Scrum предполагает, что нужно поочередно выполнять все задачи, а не « сбалансированно вести пять проектов одновременно» .
« Действуя традиционным методом, то есть пытаясь делать все и сразу, группа завершит свои три проекта до конца июля. Если группа подойдет к делу, вооружась гибкой стратегией, например, Scrum, и будет работать поочередно над каждым проектом, минимизируя затраты времени и сил на переключение контекста, она сможет закончить все к началу мая» .
Никаких переработок
Уставшие сотрудники становятся более рассеянными и хуже выполняют свою работу. Недостаток энергии ведет к тому, что люди принимают больше импульсивных и неверных решений, и снижается их эффективность.
« Этот феномен окрестили „ истощение эго“ . Идея заключается в том, что принятие любого решения требует от вас энергетических затрат. Это странный вид истощения - вы не чувствуете физического утомления, но ваша способность принимать взвешенные решения снижается. Что на самом деле меняется, так это наш самоконтроль - наша способность быть дисциплинированными, вдумчивыми и просчитывать последствия» .
Вывод: в нерабочее время отдыхайте, полностью отдалитесь от работы, заряжайтесь приятными впечатлениями.
« Методология Scrum подразумевает, что те, кто применяет ее, перестают измерять свою работу только часами. Часы отражают лишь затраты. Измеряйте лучше результат. Кого волнует, сколько кто-то потратил времени на то, чтобычто-то сделать? Единственное, что имеет значение, - как быстро и качественно это было сделано» .
Суть работы - поток
Scrum помогает попасть в « поток» - состояние наивысшей концентрации, когда вы делаете то, что нужно, не затрачивая на это усилий, не заставляя себя и не подгоняя. Автор считает, что главное для успешной работы - достичь и управлять этим состоянием. « В своей работе вам нужно достичь главного - управления потоком, не требующего никаких усилий. В боевых искусствах или медитативных практиках мы достигаем чувства единения в движении, которое не требует усилий, - это энергия, беспрепятственно текущая сквозь нас. Когда вы смотрите на великих танцоров или певцов, то чувствуете, как они покоряются этой энергии. К достижению такого состояния мы должны стремиться в нашей работе» .
Как его достичь? За состоянием потока стоит внутренняя дисциплина,
« Не должно быть ни одного движения впустую» .
Скрам и счастье
Люди хотят быть счастливыми. Но Джефф Сазерленд уверен, что счастье - это не бездеятельное прозябание, а яркая, насыщенная и активная жизнь. Скрам вносит свой вклад в счастливую жизнь, так как помогает плодотворно работать и действовать.
В конце каждого спринта участники устраивают ретроспективное собрание, на котором рассказывают о своих работах и перемещают рассмотренные задачи в колонку « Сделано» , а потом обсуждают, что хорошо, а что можно улучшить. Они находят основную помеху и думают, как ее устранить в следующем спринте. Это и есть решение проблемы непрерывного совершенствования.
« Анализируя только показатели производительности, вы никогда не узнаете о будущем снижении темпа, пока ситуация не выйдет из-под контроля. Но если вы внимательно следите за индексом счастья и замечаете его падение в коллективе, то сразу отмечаете будущую угрозу, даже при условии, что производительность продолжает расти. Вы предупреждены о проблеме и собираетесь с нею разобраться как можно быстрее» .
Элементы скрам
Спринты
Как уже отмечалось выше, в начале спринта и для обеспечения открытости и наглядности, нужно завести специальную доску и поделить ее на три колонки: « Бэклог» ; « В работе» ; « Сделано» . Перед каждым спринтом члены команды наклеивают в колонку « Бэклог» стикеры с задачами, которые, по их мнению, они могут выполнить за спринт. В течение спринта, любой член команды, взявшись за задачу, переклеивает стикер из раздела « Бэклог» в колонку« В работе» . После выполнения задачи - в колонку « Сделано» . Таким образом, каждый видит, над чем сейчас работают другие участники.
Изображение с сайта nyaski.ru
Однако есть важное замечание - « ничто не переносится в колонку „ Сделано“ до тех пор, пока эта часть проекта не будет опробована клиентом» .
« Еще один важнейший аспект спринта: как только команда утверждает список требований, задачи из этого списка „ блокируются“ . Никто не имеет права их менять или вносить добавления » . Автор рекомендует это из-за того, что любое вмешательство замедлит работу команды.
Ежедневные собрания
Суть в том, чтобы они проводились стоя, каждый день, в одно и то же время, их длительность не превышала пятнадцать минут и на них участники задавали одни и те же три вопроса: « Что ты делал вчера, чтобы помочь команде завершить спринт?» , « Что ты будешь делать сегодня, чтобы помочь команде завершить спринт?» , « Какие препятствия встают на пути команды?» .
Делайте до конца
В Scrum важно научиться чувствовать ритм команды. Наихудший вариант - когда по завершении спринта что-то остается сделанным наполовину. Уж лучше вообще тогда не начинать это дело.
« Израсходованы ресурсы, силы, время, деньги, но полностью функционирующий продукт не получен» .
Планирование в Scrum
Как происходит процесс планирования в Scrum? Для начала нужно составить список всех вещей, которые влияют на вашу цель. После этого расставить их по приоритетности. В случае если вы не будете укладываться во временные и финансовые рамки, тогда вы легче сможете исключить последние пункты списка.
Что делать потом? Каждый пункт списка нужно оценить на предмет того, сколько на его выполнение уйдет сил, времени и других ресурсов. Каким образом производить оценку? Автор предлагает шкалу относительных оценок. Например, можно сравнивать задачи « в собаках» . Эта проблема - такса или ретривер? А может быть, дог?
Но в любом случае удобнее установить числовые значения. Например, « Такса - единица; дог - тринадцать; лабрадор стал пятеркой, а бульдог - тройкой » .
Автор также предлагает использовать интересную методику покер планирования. Ее суть - каждому участнику процесса планирования дается колода карт с числами Фибоначчи - 1, 2, 3, 5, 8, 13 и так далее. Каждый пункт списка, единица работы, которая должна быть оценена, выкладывается на стол. « Затем каждый участник группы берет ту карту, число на которой, по его мнению, соответствует объему необходимых усилий, и кладет ее на стол рубашкой вверх. Затем все одновременно открывают карты. Если расхождение не больше чем на две карты (скажем, пятерка, две восьмерки и тринадцать), команда просто их складывает, берет среднее арифметическое (в данном случае 6,6) и переходит к следующей задаче. Помните, мы говорим об оценках, а не о жестких планах. И оценках небольших фрагментов проекта. Если расхождение получается более чем на три карты, тогда те, кто положил карты с самым большим и самым маленьким значением, объясняют, почему они так считают. Затем проводится еще один раунд покера планирования. В противном случае они лишь усреднят оценки, что сделает результаты слишком приблизительными » .
Требования - это истории
Для того чтобы успешно и понятно для всех сформулировать список требований к продукту и составить бэклог, в Scrum применяется неординарный подход. Вместо простого списка заданий составляются пользовательские истории - короткие сюжеты, в которых содержатся пожелания пользователей конечному продукту.
« Представьте, что вы составляете „ пожелание пользователя Amazon.com“ . Пробный вариант выглядит так: „ Мне как потребителю нужен крупнейший в мире магазин книг, где я могу купить любую книгу в любое время“ .Это описание вполне отвечает характеру Amazon, но история получилась слишком расплывчатой, чтобы с ней можно было что-то сделать. Нужно фрагментировать нашу историю. Сделать ее действительно очень конкретной и функциональной. Приведу несколько образцов пользовательских историй, которые вы можете написать, имея в виду книжный интернет-магазин : Как потребителю мне удобно искать книги по жанрам, чтобы быстро найти те, которые я люблю читать. Как потребитель я, отбирая книги для покупки, хочу класть сразу каждую в корзину. Как управляющий по выпуску новой продукции я хочу иметь возможность отслеживать покупки наших клиентов, чтобы быть в курсе, какие книги им можно предлагать. Вот профессионально сделанные пожелания пользователя, характер которых группа должна принять во внимание » .
Пользовательская история должна быть завершенной, независимой от разных обстоятельств, реализуемой на практике. Эти критерии говорят о готовности истории. Также важно, чтобы историю можно было оценить на предмет ее выполнимости.
Как планировать спринт
В Scrum процесс планирования происходит в начале каждого нового спринта и так и называется - « планирование спринта» . « Все собираются вместе, просматривают список пользовательских историй, которые уже стоят в очереди на выполнение; выясняют, какое количество задач может взять на себя каждый участник группы; тщательно взвешивают, смогут ли они за этот спринт довести до полной готовности отобранные задания; смогут ли продемонстрировать заказчику сделанные единицы работ и показать ему готовые функции продукта; смогут ли сами себе в конце спринта сказать, что они со всем справились » .
После этого команда дружно произносит: « Вперед!» - и принимается за работу
Но что такое работа? Рутина, обязаловка? С точки зрения скрам, работа - это история. Что это значит? Это означает, что вам следует представить человека, которому нужно то, что вы делаете; потом то, что это такое, и, наконец, зачем людям это нужно.
Командам нужно хорошо узнать свою динамику - сколько работы она может выполнить за один спринт. Это поможет ей работать разумнее и устранять все помехи на своем пути.
« Динамика x время = результат. Узнав, насколько быстро вы продвигаетесь, вы сможете понять, когда окажетесь на финише» .
Открытость во всем
Скрам предполагает прозрачность всех действий и процессов.
Это выражается в доске с тремя колонками, к которой имеют доступ все участники команды.
« Секретность - яд. Ничто не может держаться в тайне. Все должны знать всё, включая финансовые данные. Запутывание следов нужно только тем, кто ищет собственной выгоды» .
Расстановка приоритетов
Эту диаграмму нужно иметь в виду каждому предпринимателю. Суть работы заключается в поиске золотой середины - сбалансированной концепции между тремя крайностями:
- Вы выдвигаете на первый план то, что вы можете предложить. Тогда возникает риск сделать никому ненужный продукт;
- Вы ориентируетесь на рынок. Тогда вас могут опередить или уничтожить конкуренты;
- Ваше главное стремление - большие продажи. Тогда вы рискуете выпустить на рынок посредственный продукт.
Бэклог
Как уже отмечалось, бэклог в скраме - это список требований и функций продукта, упорядоченный по степени важности задач. Он может содержать и сотни заданий или несколько.
« Смысл составления бэклога представляет создание максимально полного перечисления требований, предъявляемых к функциям продукта. На самом деле никто и не собирается выполнять подряд каждый пункт, но такой документ, содержащий все, что в принципе могло бы быть включено в концепцию проекта, всегда должен находиться под рукой. Некоторые требования отбираются в первую очередь» .
Как правильно расставить приоритеты? « Для этого нужно выяснить, какие пункты списка:
- имеют самое большое значение для хода работ над проектом;
- важнее всего для заказчика или будущего потребителя;
- принесут максимальный доход;
- проще всего осуществить » .
Джефф Сазерленд отмечает, что важно помнить в списке всегда есть задачи, которыми вы никогда не сможете заняться. Вам необходимо выбрать те, которые приносят максимальную пользу при минимальном риске.
Владелец продукта
В скраме предполагается три роли: скрам-команда - исполнители конкретных проектов; скрам-мастер - это тот, кто следит за ходом проекта и помогает команде решать проблемы, и владелец продукта - тот, кто решает вопросы концепции продукта и составляет бэклог.
« Скрам-мастер и команда отвечают за то, каков будет темп их труда и как быстро они закончат проект. Владелец продукта ответствен за то, чтобы результативная командная работа превратилась в результат, приносящий прибыль » . Владельцу продукта необходимо отлично знать рынок и у него должны быть полномочия для принятия решений.
Это может быть слишком большой зоной ответственности для одного человека, поэтому на больших проектах может работать бригада владельцев продукта.
Минимизация рисков в скраме
Так как в скраме предусмотрена пошаговая сдача проекта, то это способствует минимизации рисков. Это помогает быстрее показывать клиенту продукт и получать от него обратную связь.
« Методология Scrum полезна бизнесу тем, что быстро отвечает на вопрос: сможем ли мы заработать деньги, если сделаем то или иное? »
Вам не нужно тратить огромные средства перед тем, как понять, что-то не работает.
Как внедрить Scrum прямо сейчас
Джефф Сазерленд советует начать со сбора команды и составления бэклога. Нужно составить концепцию своего продукта и начать дробить его на задания. Не обязательно все требования сразу вносить в бэклог - можно выделить на это неделю. « Пока члены вашей команды проводят ежедневные собрания на ходу и первые спринты, вы сможете за это время составить довольно объемный бэклог, чтобы было чем занять команду на несколько спринтов вперед. Не забывайте почаще в него заглядывать, потому что команда начнет ускорять темп и будет выполнять больший объем работ, чем вы планировали в самом начале» .
После этого составьте предполагаемый план действий: задайте вопросы: что вы можете осуществить на ближайшие несколько месяцев? Что хотите добиться к концу года? « Важно помнить, что это всего лишь стоп-кадр , так что не стоит слишком увлекаться планированием, просто набросайте варианты. Вы не составляете договор, обязательный к исполнению, а просто записываете собственные мысли, чего вам удастся достичь через какое-то время. Поверьте, картина изменится. Возможно, даже радикальным образом » .
О нас
Мы рассказываем о ключевых идеях из лучших книг жанра нон-фикшн. В нашей библиотеке более сотни бестселлеров, в том числе и тех, которые еще не изданы на русском.
Подписывайтесь на наш телеграм-канал , чтобы быть в курсе всех последних новинок бизнес-литературы, а также эксклюзивных материалов из нашей библиотеки.
Современное образование не стоит на месте и постоянно развивается, особенно с приходом тотального капитализма. Поначалу пришел обычный менеджмент, а затем он начал развиваться стремительными темпами, предлагая все новые технологии и разработки. На данный момент можно использовать огромное количество самых разных методологий, которые позволяют эффективно управлять людьми и целыми компаниями, процессами и незначительным отделом, каждая технология имеет свои особенности и уникальные возможности. Scrum - методология, которая появилась сравнительно недавно и получила сразу огромное признание, так как дала возможность руководителям правильно сочетать ресурсы времени и работников, а также временные промежутки, что стало причиной высокого показателя эффективности и развития. Правда, организовать данную методологию не так легко, поэтому стоит уже сейчас ознакомиться с первоначальной информацией по ней. Стоит сразу отметить, что вся наша информация имеет исключительно теоретический характер, а идеальное владение Scrum возможно исключительно при практическом применении.
Что такое Scrum?
Scrum (методология) - это универсальная система которая позволяет при минимальном затрачивании ресурсов получать необходимый эффект. Данная технология применяется во время разработки информационных систем управления или во время создания программного обеспечения, также данная методология используется во время разработки крупных игровых проектов, рассчитанных на постоянных онлайн-пользователей. Стоит отметить, что ни в теории, ни в практике данный метод нельзя использовать для производства и иерархической системы управления. Дело в том, что если разбирать технологии, которые входят в Scrum, то можно заметить, что в большинстве случаев персонал уравнивают между собой, идут постоянные обсуждения проектов и дальнейших действий. Ключевым понятием является проект, на который и рассчитана данная технология. Именно под разработку продуктов с дальнейшей поддержкой и постоянными обновлениями рассчитана эта методология.
Зачем она нужна?
Scrum - методология, позволяющая правильно формировать ресурсы и максимально использовать потенциал команды. Именно благодаря ей руководители могут держать ситуацию под контролем, в максимально короткие сроки находить новые идеи, которые в дальнейшем реализуются и предоставляются пользователям. Благодаря данной системе удобно собирать крупицы идей у всех своих подчиненных и составлять из них цельную идею. Кроме того, такой метод позволяет регулярно собирать информацию о проделанной работе, выбирать и определять слабые звенья, которые тянут компанию или команду вниз. Кроме того, эта методология удобна тем, что позволяет правильно распределять ресурсы без каких-либо определенных правил и установок, то есть действовать в зависимости от ситуации. Главным отличием является правильное распределение времени, практически каждый шаг, каждое высказывание и собрание персонала - все имеет определенный отведенный для него промежуток времени. Благодаря данным технологиям и появилось такое понятие, как логистика времени, основанное на правильном распределении ресурсов.
Где она применяется?
Scrum - методология, которая применяется в топовых компаниях мира, которые занимаются разработкой цифровой продукций и распространяют ее в основном через интернет. К таким компаниям можно отнести крупных разработчиков игровых проектов, создателей различных программных обеспечений и даже Apple, где каждое мнение сотрудника оценивается, как золото. Что касается производства и тяжелой промышленности, то там такая технология не прижилась, так как имеются неподъемные ресурсы, огромное количество персонала и большое влияние внешних факторов. В случае с цифровой разработкой успех зависит скорее от маркетинга и успеха, нежели от политики, экономики и прочих факторов влияния. Даже простые команды стартаперов используют данную технологию и работают как одно целое звено, что позволяет им добиваться невероятных успехов.
Технология Agile
Scrum является ветвью основы технологии, которую мы с вами рассматриваем. Но если обычный Scrum представляет компании как иерархию и только иногда создает ситуации для равных прав, то новое дополнение к ней исключает все возможные разделения, так как его основа заключается в единстве. Говоря простым языком, в таких случаях команды предоставлены сами себе, без верхушки власти и надзирательства. Agile Scrum - это самоуправляемая команда, где все равны и нет боссов, где каждая идея ценится и обсуждается, где все решается путем совместного голосования. Думаете, что таких компаний нет? Вы ошибаетесь, так как примеров полно, особенно в Японии. Также такой методологией пользуются некоторые отделы Также стоит отметить, что в случае использования Agile Scrum создается атмосфера полного доверия и понимания, именно при таких условиях видно, кто действительно одержим идеей достичь успеха, а кто просто числится в компании.
Технология Meetings
Теперь стоит рассмотреть еще одну ветвь методологии, которая теперь будет рассчитана на повышение эффективности и увеличение положительного эффекта от работы. При использовании данной технологии команда активно занимается логистикой времени и четко определяет свои цели и задачи. Scrum Meetings позволяет избавиться от всего лишнего и заняться четкими целями, которые необходимы не только компании, но и персоналу. При таком методе очень часто проводят еженедельные собрания, сначала выслушивают идеи и предложения, затем голосуют за то, какие из них убрать. Все что остается, попадает под пункт «Для реализации» и уже потом все ресурсы и мощности направляются на достижение именно той задачи, которая, собственно, и была выбрана. Также Scrum Meetings позволяет правильно распределять свободное время, которое соотносится с трудоспособностью персонала. Именно такой глубокий анализ и сопоставление позволяют добиться хороших результатов.
Технология Demo
Также стоит отметить, что эта методология имеет ряд способов, которые позволяют оценить результат или проанализировать его, также имеется возможность заранее представить модель конечного результата, что позволит понять, как именно должен будет выглядеть продукт. Demo Scrum - это и есть способ, который используется в данной методологии. Он позволяет визуально и функционально представить, как должен выглядеть конечный результат, чтобы персонал отчетливо понимал, над чем работает. Такой род мотивации порой дает отличный результат, так как конечный продукт порой вдохновляет работников, и они работают в полную силу. Кроме того, Demo Scrum позволяет заранее понять, а возможно ли создать продукт, как он будет выглядеть, понравится ли это окружающим. В общем, провести комплексный преждевременный анализ результата, который позволяет рассмотреть возможные ошибки и заранее внести необходимые коррективы в свою работу.
Технология Retrospective
И последний момент, касающийся нашей технологии, относится к проводимым встречам, которые также носят свои наименования. Retrospective Scrum - встреча, которая позволяет все обсудить в дружеской беседе, она обеспечивает свободную критику и легкую отчетность о проделанной работе. То есть проводится неформальное собрание, где все в дружеской обстановке обсуждают все, что было сделано и что нужно изменить. Также персонал докладывает о проделанной работе и объясняет, почему не получилось добиться того или иного результата, не опасаясь увольнения или выговора. Retrospective Scrum позволяет персоналу сплотиться и быть более искренним по отношению к себе и окружающим. Благодаря этому можно получать максимально подробную и достоверную информацию, ознакомиться со скрытыми проблемами, которые имеются в коллективе, и постараться их решить совместными усилиями.
Где обучают?
Вот собственно и все, что нужно знать о данной методологии. Она имеет огромное количество самых разных ветвей, способов и методов, которые пополняются с каждым разом, исходя из опыта новых и старых компаний, которые использовали Scrum как основу управления. Теперь осталось понять, а где изучается Scrum (методология). Тренинги, обучение имеют важное значение, так как позволяют познакомиться с основой управления и научиться ею пользоваться. Но как мы говоривали выше, чтобы максимально эффективно владеть ею, необходимо постоянно практиковать свой уровень готовности, поэтому проведение теоретических мероприятий может вызывать споры. Но от этого никуда не деться, поэтому приходится смириться с тем, что имеется. На данный момент Scrum (технологию) рассматривают в высших учебных заведениях и активно преподают люди, занимающиеся коллективным обучением и профессиональным продвижением. Найти и обучиться данной технологии можно в крупных городах и столицах различных стран Европы, Америки и Азии. В России эта методология только начинает получать свое развитие и уже имеет хорошие результаты в своем продвижении.
Что может дать?
Scrum - методология управления проектом, которая может дать опыт контроля и правильного владения ситуацией в различных компаниях. Внедрять ее нужно только после тщательного анализа компании и персонала. Руководители неохотно идут на подобную практику и эксперименты, поэтому помимо знаний и практики вы должны уметь правильно предоставлять данные, уметь оказывать положительное влияние и просто доказывать необходимость использования методологии. В остальном все зависит исключительно от вас и вашего стремления к знаниям и умениям.
C понятием Scrum сталкивается всё больше людей, отдалённых от работы над крупными и не очень проектами в области информационных технологий.
В связи с этим возникает необходимость в пояснении значения этого термина.
И многие узнавшие, что скрывается за ним, начинают углубляться в изучение данной методики командной работы над единым проектом.
Мы рассмотрим, по какой причине управление работой команды разработчиков пошло своим путём, отделившись от классического менеджмента, и начало использоваться во многих других отраслях человеческой деятельности со схожим отношением к организации трудового процесса.
Историческая справка
Альтернатива менеджменту – Scrum появилась благодаря компьютерам и совместной работе нескольких человек или команд над единой задачей.
Компьютеризация производств позволила автоматизировать и упростить ведение бизнеса.
Однако внедрение техники в бизнес требовало специализированного программного обеспечения.
Время его появления в странах бывшего CCCP выпало на первые постсоветские годы, когда многие студенты, инженеры, электронщики, конструкторы и прочие специалисты остались без работы и начали переходить в молодую и перспективную отрасль– ИТ.
В это время и появился так называемый альтернативный менеджмент – Agile, где на одном из первых мест стояли личностные качества каждого участника проекта.
После образовался основанный на принципах Agile Scrum – его понимали все, кто пользовался, потому как всё просто.
Интересующиеся спортом, в частности регби, неоднократно слышали это слово. В регби под ним понимается схватка игроков вокруг мяча. Если в спорте люди разделены на две враждующие команды, действия коих основаны на необходимости завладеть мячом и т. д., то в бизнесе, сколько бы групп людей ни было, все они работают на достижение единой цели.
- базовых идей Agile;
- подробностей текущего проекта.
Подробнее о зарождении методологии управления группами людей, объединённых единой целью, можете прочитать в книге «Scrum - революционный метод управления проектами», написанной Джефом Сазерлендом.
Что это такое
В общем под термином скрывается гибкая ничем не ограниченная концепция разработки программного обеспечения любого рода с применением практик, теоретических знаний и принципов Скрам.
Методика подразумевает не столько снижение объема ненужных операций, повышение отдачи и быстродействия команды, сколько:
- увеличивает управляемость;
- повышает контроль над работой подчинённых;
- даёт возможность контролировать любой из этапов рабочего процесса;
- вносить изменения в вектора целей и проводить корректировки;
- с огромной точностью предвидеть результат работы.
И это касается любого из этапов проекта.
Популярность и необходимость в методологии, при условии правильного подхода, удачно подобранного коллектива и умелого управленца вызваны понижением быстродействия на 150-200%.
И это невероятный результат, учитывая, что иные методики снижают скорость работы значительнее. Не всегда ведь быстрота выполнения задачи положительно сказывается на её результате (-ах).
Строитель может быстро заложить фундамент и, получив оплату, исчезнуть. А гарантирует ли он, что дом на этом фундаменте будет стоять как надо и вообще будет возведён?
В Scrum, ради повышения управляемости, контроля и предсказуемости выполнения проекта тратится от четверти до половины потенциала команды.
И во многих случаях это оправданно, хотя бы потому, что более совершенная методика, если и существует, в массы не вышла.
Кто есть кто
В Скрам есть три равноправные стороны, без одной из которых ничего не будет:
- Product Owner;
- Development Team или Scrum Team;
- Scrum Master.
Product Owner (PO) – заказчик, лицо или фирма, которая ставит задания и корректирует их в случае необходимости, он может расставлять приоритеты в задачах, сроки демонстрации результата и платит за него.
Это может быть, как владелец проекта, которому нужен продукт, так и лицо, его представляющее.
Обычно в PO есть перечень необходимых заданий с расставленными приоритетами и история их выполнения и корректировки.
Scrum Master – посредник между заказчиком и коллективом, занимающимся обеспечением надлежащего результата.
Задачи человека – организовать рабочий процесс команды, порой подобрать её из претендентов, следить за качеством, точностью и сроками реализации задуманного.
Также он обязан обеспечивать членов команды всем необходимым для решения задачи, устранять возникающие препятствия, помогать отстающим, обучать тех, кому не хватает опыта, подсказывать, порой демонстрировать эффективность на собственном примере и мотивировать людей.
Development Team – разработчики, специалисты каждый в своей области, умеющие работать в коллективе.
Именно они трудятся над получением результата.
Согласно официальной документации (документу, где описана методология его непосредственными авторами), группа исполнителей обязана выполнять следующие требования или максимально стремиться к этому:
- в целом иметь все навыки, знания и опыт (а при частичном недостатке обзавестись ими), необходимые для выпуска готового к употреблению продукта, который удовлетворит заказчика;
- нести коллективную ответственность за каждый этап работы – делают все вместе, а потому за недоработки, отставание от графика, ошибки и т. д. отвечают все вместе;
- обладать самоорганизацией – не все функции по управлению лежат на скрам мастере, даже он не может указывать работникам, как техническое задание преобразовать в необходимый результат.
В официальной документации, что касается численности группы разработчиков, она должна состоять из 5-9 человек.
Если их будет больше, это отрицательно сказывается на слаженности, требует значительных затрат на принятие решений, коммуникации, снижает ответственность за отклонения от задания.
Исходя из идеологии и практики, группы из 2-3 человек повышают риск не справиться с работой (если сотрудники молодые, должного опыта и знаний не хватает, полагаются друг на друга) и уменьшают объем работы, который бы сделала группа крупнее в расчёте на одного человека.
Как выглядит рабочий процесс
Пришло время разобраться с терминами, благодаря которым методика существует, а вышеперечисленные люди умело её эксплуатируют в бизнесе.
Начнём из спринта (Sprint) – это временной интервал, данный команде для внедрения в жизнь указанного перечня заданий.
Обычно это время определяется группой разработчиков единожды и находится в пределах, если проект не масштабный и не совсем мизерный по объему, 1-4 недель плюс-минус несколько дней.
После этого не изменяется, а на каждый спринт даются одинаковые бэклоги (в идеале).
На самом деле интервал может быть совершенно любым, и не всегда определяться командой трудяг.
Backlog – список всех работ, общий ежедневник и отчёт. Их может быть несколько для разных этапов разработки.
Бэклогов различают пару типов:
- Product Backlog – полный перечень заданий с их приоритетностью, выполнение которых позволит получить необходимый результат по окончании работы;
- Sprint Backlog – перечень заданий, определённый командой и согласованный с заказчиком (владельцем) или же предложенный им в одностороннем порядке, которые следует реализовать в ближайшее время (спринт). Они берутся из Product B
Планирование спринта – собрание, где присутствуют все три стороны, участвующие в Scrum’е. Может быть организован в любой момент, но обычно происходит перед выполнением работы.
На планерке владелец озвучивает цели, расставляет приоритеты, определяет временные интервалы для осуществления тех или иных бэклогов.
Команда оценивает свои силы и предложенные условия, сопоставляет их и высказывается.
Как правило, с оценкой того, что из желаемого в отведённые сроки может быть сделано, если не появятся преграды, какие низкоприоритетные задачи из текущего их перечня лучше перенести на следующий этап, чтобы не нарушить сроки.
Спринты должны иметь чётко определённую цель и должным образом мотивироваться при условии её достижения.
До окончания планировки список заданий должен быть готовым.
Как правило, он не меняется, но динамика жизни и рынка часто требует нарушения правил.
Daily Scrum – собрания, организовываемые по статуту каждый день, что не всегда реально.
На них каждый из работников отчитывается перед сотрудниками и/или руководителем проекта о:
- том, что им лично было сделано для достижения результата вчера;
- планах на сегодняшний день (иногда несколько ближайших дней) и способах их достижения;
- препятствиях, которые появились в процессе работы и способах их устранения.
Цель ежедневных собраний (летучек):
- выявление текущего состояния проекта и прогресса;
- определение настроя команды в целом и каждого из её представителей;
- поиски источников препятствий для их устранения;
- групповая выработка решений, которые изменят подход, если того требует ситуация.
В завершение спринта проводятся так называемые Sprint Retrospective и Sprint Review .
Цели: определение и оценка результативности командной работы в прошлом спринте, прогноз ожидаемой отдачи в будущем на основе прежнего опыта и поставленных задач, выявление факторов, которые могут отрицательно повлиять на успех спринта.
Здравствуйте, дорогие друзья!
Предлагаю вашему вниманию рецензию на книгу Scrum. Революционный метод управления проектами Джеффа Сазерленда
от издательства МИФ.
Джефф Сазерленд - советник венчурного фонда OpenView Venture Partners и глава компании Scrum. В 1993 году он создал методику Scrum и в 1995-м формализовал ее вместе с Кеном Швабером. Сегодня эта методология используется во всем мире.
Особенности подхода SCRUM:
Существует два подхода:
- каскадный , при котором, по мнению автора, выбрасываются на ветер сотни миллионов долларов, и зачастую он так ни к чему и не приводит. Принцип каскадного метода изображен на рисунке:
- новый:
«когда обязательства выполняются меньшими силами, в короткие сроки и с низкими затратами, а итоговый продукт отличается отменным качеством и обеспечивает высокую производительность».
Давайте рассмотрим структуру книги и остановимся на самых ярких моментах, которые мне запомнились больше всего.
1. Структура книги очень простая : 9 глав, вступление и послесловие в формате приложений, где дается краткая инструкции, как легко внедрить подход SCRUM в свою систему управления проектами.
2. В конце каждой главы краткое резюме всего изложенного. Это очень помогает структурировать информацию и более глубоко ее воспринимать.
3. В книге много интересных жизненных историй , которые делают процесс чтения ярким и интересным))
На страницах книги Джефф Сазерленд рассказывает свою историю: как жизнь подвела его к созданию такой системы управления проектами. Рассказывает о самых ярких моментах сотрудничества с ФБР и крупнейшими компаниями мира.
5. Джефф Сазерленд акцентентирует внимание на важный аспект - формирование своего мнения , чтобы не быть подверженным влиянию чужого. В рамках этого вопроса, он раскрывает два понятия эффектов:
Каскадный эффект,
Эффект ореола, или гало-эффект.
Один из хороших методов, чтобы не подвергнуться внешнему влиянию – это дельфийский (анонимный).
Для иллюстрации этого подхода автор приводит много интересных историй. Некоторые из них вдохновят вас развитие интеллекта и многоуровневого мышления.
6. В своей книге глубоко отражен вопрос работы над стратегическими целями
:
- сколько времен нужно на выполнение той или иной задачи вашей команде,
- есть ли четкая стуктура и план действий для проработки основных вопросов компании,
- какова длинамика производительности и мн.др.
Автор делится одним из самых действенных инструментов построения успешного бизнеса - "история пользователя". Суть его заключается в создании алгоритма для минимализации трудозатрат при достижении цели: предоставлении заказчику той информации/товара , которая ему необходима.
7. Джефф Сазерленд уделяет внимание также и вопросу создания определенной атмосферы в коллективе, которая будет способствовать как внутреннему росту каждого сотрудника компании, так и компании в целом.
Главная идея заключена в счастье:
Что на текущий момент является самым важным и для каждого члена группы, и для всей группы,
- что они считают наиболее важным для своей компании.
Автор рекомендует ознакомиться с этой диаграммой каждому предпринимателю. Концепция ее заключается в том, что не нужно акцентировать внимание только на одном из сегментов , они должно полноценно взаимодействовать друг с другом. Как это сделать - Джефф Сазерленд подробно описывает в своей книге.
9. Пошаговый план выпуска продукта.
И в заключении хочу остановиться на одном из главнейших вопросов для любого предпринимателя при создании товаров и услуг. Это риски, стоимость.
Уверена, книга станет для вас одной из самых ярких среди других, посвященных теме управления проектами, и вдохновит вас на создание новых возможностей для выведения вашего бизнеса на новый более серьезный уровень на рынке.
На этом, дорогие друзья, хочу завершить свою рецензию словами автора:
Желаю вам новых высот, друзья, и удивительных открытий!
Книга «SCRUM
Революционный метод управления проектами» Джеффа Сазерленда поможет вам осуществить ваши давние мечты
. В ней вы найдете всё, начиная от алгоритмов построения успешного бизнеса, заканчивая аналитическими тезисами секрета успеха крупнейших компаний мира.
Приятного чтения, друзья!
Бесплатно прочитать начало книги можно на сайте издательства «Манн, Иванов и Фербер»
Приобрести книгу можно labirint.ru и на ozon.ru
Ниже в комментариях напишите, знакомы ли вы с концепцией Джеффа Сазерленда. Что в его подходе вам понравилось больше всего?
Енвд
