Кадровые документы - которые должны быть в организации, имеющей наемных сотрудников, - включают большой перечень различных наименований, регламентированных Трудовым кодексом РФ: начиная с документа, свидетельствующего о приеме на работу, и заканчивая общими распорядительными предписаниями, касающимися деятельности всей компании. Отсутствие их может иметь для фирмы негативные последствия.

Какие бывают кадровые документы?

Документы, которые должна иметь организация в своем распоряжении, можно разделить на следующие категории:

• документы индивидуального характера — регулируют трудовые отношения конкретного физлица и компании;
• документы общего назначения — включают информацию широкого диапазона, регламентирующую работу всех сотрудников в целом.

Обязательные кадровые документы индивидуального характера

К кадровым документам индивидуального характера относятся:

• трудовой контракт (форма ТД-1);

Об оформлении контракта см. в материале «Унифицированная форма № ТД-1 — трудовой договор» .

• распорядительный документ о приеме на работу / увольнении (формы Т-1 и Т-8 соответственно);

О применении формы Т-1 см. в материале «Унифицированная форма № Т-1 — скачать бланк и образец» .

• личная карточка работника (форма Т-2);

Шаблон данной формы можно найти в материале «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения» .

• приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5);

• распоряжение на оформление отпуска (форма Т-6).

Указанный вид документа представлен в материале «Унифицированная форма № Т-6 — скачать бланк и образец» .

Обязательные кадровые документы в организации общего назначения

Среди кадровых документов общего назначения выделяются следующие:

• штатное расписание (форма Т-3);

Ее шаблон вы найдете в материале «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)» .

ВАЖНО! При приеме сотрудника на работу его должность в трудовом контракте должна соответствовать штатному расписанию (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

• график отпусков (форма Т-7);

О графике и порядке его заполнения см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков» .

• приказ об увольнении работников (форма Т-8а);
• табель, на основании которого происходит контроль количества отработанных часов и расчета зарплаты (формы Т-12 и Т-13);

О форме Т-12 см. в материале «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец» .

Структура табеля Т-13 рассмотрена в материале «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец» .

• прочие нормативные документы:
• коллективный договор;
• по внутреннему распорядку;
• об оплате труда и премировании;
• о коммерческой тайне;
• журналы учета:
• трудовых книжек;
• контрактов;
• больничных листов.

ВАЖНО! Некоторые документы, обязательные в одной ситуации, могут не представлять такой же важности при других обстоятельствах. Так, например, если в контракте с сотрудником нет оговорки о коммерческой тайне, то соответствующее положение издавать нет необходимости.

Об особенности архивирования кадровых документов см. в материале «Какой срок хранения кадровых документов в организации?» .

Ответственность за отсутствие и ненадлежащее хранение кадровых документов

Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:

• Дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, максимальная мера по которой — увольнение.
• В соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.

ПРИМЕР: В ООО «Ландыш» была проведена проверка за 2017 год, в ходе которой выяснилось, что в кадровой службе компании нет штатного расписания за указанный период. ООО было привлечено к ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, в соответствии с которым предусмотрено следующее наказание:

• для должностных лиц —1 000-5 000 руб.;
• для компании — 10 000-50 000 руб.

Кроме того:

• ст. 13.20 КоАП наказывает на 300-500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
• ст. 5.39 налагает штраф в размере 1 000-3 000 руб. на ответственных лиц за непредставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.

В соответствии с УК РФ:

• ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
• ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.

О предусмотренных законом наказаниях см. в материале «С 01.01.2015 установлены штрафы за неоформление трудового договора или ГПД» .

Итоги

Каждая компания хочет вести достоверный учет. Это касается не только документов, отражающих хозяйственные операции, но и документов кадрового учета. В случае несоблюдения норм Трудового кодекса компания может столкнуться со штрафными санкциями, а в случае разглашения сведений из документов кадрового характера возможно даже применение уголовной ответственности.

Став частным предпринимателем, любой работодатель обязан вести трудовые взаимоотношения с сотрудниками, которые отражаются в кадровых документах. Вся эта документация в полном объеме должна храниться у юридического лица. Какая документация относится к кадровой, будет детально рассмотрено в этой статье.

Основное предназначение кадровых документов заключается в обеспечении прозрачности трудовых отношений. Учитывая такое назначение, кадровая документация, содержащаяся у юридического лица (ООО, ЗАО и т.д.), подчиняется определенным правилам, соблюдение которых гарантирует порядок и стабильность. С ее помощью администрации предприятия легче управлять персоналом. Благодаря этим документам обеспечивается более точная регламентация перечня обязанностей и прав, которые в полной мере отвечают всем требованиям заинтересованных в трудовых отношениях сторон.

Поэтому правильное оформление и ведение кадровой документации дает возможность частному предпринимателю адекватно, с точки зрения юридической стороны вопроса, выстроить взаимоотношения со всеми своими сотрудниками, а также избежать возникновения рисков при разрешении определенных трудовых споров. Не стоит забывать, что именно эта документация является предметом внимания сотрудников различных контролирующих органов. К ним относятся МВД, Пенсионный фонд, трудовая инспекция налоговой инспекции и др.

На данный момент бывает сложно определить полный список кадровой документации, необходимой для юридического лица (будь то ООО, ЗАО и т.д.). Окончательный перечень подобного рода документации определяется рядом факторов, к которым относятся:

• область деятельности юрлица;
• перечень условий труда;
• регион;
• личные пожелания работодателя.

Однако, несмотря на это, существует определенный список документов, которые являются обязательными и должны быть вне зависимости от вышеприведенных обстоятельств.

Обязательный список кадровых документов включает:

1. документацию по личному составу;
2. книги и журналы по учету;
3. нормативные акты;
4. распорядительную документацию.

Рассмотрим более детально каждый из них.

По личному составу

Данная группа документов оформляется вследствие исполнения кадровой службой своих прямых обязанностей. Подобная документация имеет определенную привязку к конкретному сотруднику и поэтому отражает всю специфику занимаемой им должности, профессии, результатов трудовой деятельности, условий принятия на работу и т.д.

• распорядительная документация;
• документы, которые подтверждают трудовую деятельность конкретного сотрудника;
• внутренняя и официальная переписка;
• расчетно-информационные документы;
• книги или журналы по учету и регистрации документации.

При этом все документы, причисляемые к каждой из приведенных групп, обладают определенной спецификой. Они предназначаются для конкретных целей и поэтому по-разному разрабатываются, вводятся в действие, а также утверждаются.

Все они максимально достоверно отражают имеющийся у работника трудовой стаж. Данное обстоятельство очень важно, так как любой вид стажа будет учитываться при расчете будущего пенсионного государственного обеспечения сотрудника, а также при назначении выплат, которые оформляются по ограниченной нетрудоспособности при сохранении рабочего места. Также с их помощью заносятся сведения о совместительстве.

К расчетно-информационной документации, которая содержит в себе учетные сведения индивидуальных данных каждого сотрудника, входят:

Здесь закрепляется вся информация, которая касается трудовой деятельности конкретного работника. Их форма унифицирована.

Наиболее часто в обязательный список кадровой документации, которая касается личного состава, входят:

1. трудовой договор;
2. штатное расписание;
3. правила, принятые для внутреннего трудового распорядка;
4. положения, разработанные для оплаты труда;
5. основания к приказам;
6. документация воинского учета;
7. документация образовательного плана (дипломы, сертификаты и т.д.);
8. документы, требуемые в пенсионном фонде;
9. приказы унифицированной, а также произвольной формы;
10. график отпусков;
11. должностные инструкции для сотрудников. В случае, если предприниматель не прописал их в заключенном трудовом договоре, но сделал только ссылку на определенную должностную инструкцию;
12. график, в котором указана сменность сотрудников. Нужен, если деятельность носит посменный характер;
13. список должностей, установленных для сотрудников, которые имеют ненормированный рабочий день;
14. положения и обязательства, разработанные для защиты личных данных;
15. договор о коллективной индивидуальной/полной материальной ответственности – нужен, если работают люди, несущие материальную ответственность.

В список кадровых документов, применяемых для личного состава, связанного со спецификой практической деятельностью, могут входить:

• нормы труда;
• документы, свидетельствующие о прохождении необходимых периодических/предварительных медосмотров;
• положения, содержащие информацию об охране имеющихся коммерческих тайн;
• положения о назначении премий, надбавок и т.д.

Вышеприведенный список не является окончательным и исчерпывающим, так как при формировании трудовых взаимоотношений между юридическим лицом и сотрудниками может возникнуть потребность в оформлении других типов документов.

Журналы и книги учета

Одними из важных кадровых документов, оформляемых юридическим лицом, (в частности ООО) являются книги и журналы по контролю и учету.

Они должны быть на предприятии для ведения учета всей кадровой документации: личных дел, удостоверений личности, трудовых книжек, различных приказов по кадрам и прочее.

Правильным считается только тот учет документации, при котором обеспечивается присвоение конкретного номера и имеется отметка о проведенной дате регистрации. Только таким образом они будут иметь юридическую силу. Юридическое лицо может использовать их в качестве аргументов при возникновении трудовых спорных вопросов.

При помощи журнала регистрации отдел кадров ведет учет следующих групп документов:

Форма ведения книг и журналов утверждается официальными органами. Хотя возможно и самостоятельная разработка организацией соответствующей формы.

Нормативные акты

Еще одним важным видом кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой частной организации, являются нормативные акты.

По действующему Трудовому кодексу России, в перечень необходимых для юрлиц нормативных локальных актов входят:

Именно эти акты в числе первых проверяются инспекторами сферы охраны труда. Некоторые нормативные акты могут входить и в перечень документации по категории «личный состав». Все зависит от специфики функционирования конкретного предприятия.

Распорядительные документы

Последними в списке, но не таковыми по значению, идут распорядительные документы. К ним относятся любые распоряжения, а также приказы от руководителя. Благодаря им он может реализовывать свои полномочия, направленные на обеспечение функционирования предприятия.

Распоряжения бывают двух типов:

1. выданные на основании деятельности предприятия. Сюда входят приказы, изданные по определенным производственным вопросам, порядок осуществления аттестаций, инструкции, выданные по делопроизводству;
2. выданные по личному составу. Сюда входят приказы, изданные при переводе/приеме/увольнении сотрудника, дисциплинарные взыскания/поощрения.

Первый тип охватывает работу организации в целом, а второй – сферу, непосредственно связанную с самой трудовой деятельностью сотрудников. Подобная документация ведется по типовой и обычной форме, которая утверждена действующим законом.

Оформив должным образом кадровую документацию, можно избежать множества проблем, как с собственными сотрудниками, так и с проверяющими государственными органами.

Видео «Как правильно заполнить кадровые документы»

На видео юрист рассказывает о том, как издать приказ о приеме на работу и как оформить личную карточку на работника.

8. Служба управления персоналом в современной организации: роль, функции, структура

9. Система управления персоналом в организации: проблемы формирования и развития

10. Функции управления персоналом: их иерархия и взаимосвязь

11. Методы управления персоналом и сравнительные характеристики их эффективности

12. Социально-психологические методы управления. Оценка эффективности их применения в современных условиях.

13. Экономические методы управления и цели их применения в организации

14. Административные методы управления: возможности и ограничения использования

15. Кадровая политика организации: содержание, виды, направленность, субъекты

16. Организационная культура как управленческая проблема или практика

17. Функции и структура организационной культуры как инструмент управления персоналом

18. Типы организационной культуры, их особенности и социально практическая значимость

19. Проблемы формирования, развития и поддержания организационной культуры

20. Планирование персонала, методы определения количественной и качественной потребности организации (фирмы) в персонале.

21. Анализ и проектирование рабочего места: понятие, этапы, методы

23. Отбор персонала: технология, методы

Этапы внешнего отбора кадров:

1. Поиск претендентов

24. Собеседование как основной метод отбора персонала: социально-психологические проблемы

Алгоритм подготовки интервью:

25. Маркетинг персонала как практическая деятельность служб управления персоналом

2 Принципа трактовки маркетинга персонала:

26. Современный рынок труда: понятие, функции, структура, проблемы и решения

27. Основные виды и формы занятости населения как проблема управления персоналом

28. Роль миграции населения в распределении трудовых ресурсов как проблема кадровой политики

29 Профессиональная ориентация персонала как вид деятельности в сфере управления персоналом (кадрового менеджмента)

1. Профориентационное обслуживание населения (профпросвещение, профинформация).

2. Профессиональное консультирование.

30. Адаптация персонала: формы, виды, социально- психологические проблемы

31. Программа адаптации работника: содержание, этапы, проблемы реализации

32. Профессиональное и личностное развитие персонала как задача службы управления персоналом организации

33. Трудовой потенциал организации, методы его оценки и развития

34. Социальная среда организации (возможности и проблемы для кадрового менеджмента)

35. Социально-психологический климат в организации (структурном подразделении) и методы его измерения и оценки и оптимизации

36. Отношения в трудовом коллективе – предмет социально-психологической компетенции руководителя

37. Социальная политика современной организации: понятие, методы оценки ее эффективности

38. Социальная ответственность организации в условиях рыночной экономики как управленческая проблема

39. Виды и формы обучения персонала: потребность, необходимость, эффективность

40 Стоимость рабочей силы и затраты на персонал как управленческая проблема

41. Оценка персонала: содержание оценки, ее субъекты, этапы оценки

42. Методы деловой оценки персонала, их социально-психологическая значимость и управленческая эффективность

Методы:

43. Требования федерального законодательства и локальных нормативных актов к проведению аттестации персонала в государственных органах и коммерческих организациях

44. Организационное поведение как проблема управления персоналом

45. Методы анализа и оценки организационного поведения: их соотношение и эффективность

46. Коммуникации в организациях: понятие, виды, структура коммуникационного процесса, его противоречия и барьеры

47. Управление изменениями в организации как кадровая проблема. Преодоление сопротивления переменам

Фазы и стратегия изменений

Сопротивление переменам.

48. Деловая карьера: понятие, виды, критерии успешности.

Критерии успешности:

49. Типы карьерного процесса, этапы карьеры. Природа и сущность карьеризма

1. По характеру протекания:

2. По степени устойчивости, непрерывности:

3. По возможности осуществления:

50. Планирование внутриорганизационной карьеры: необходимость и возможности

51. Система и методы стимулирования персонала в организации

52. Основные содержательные теории мотивации: предпосылки и следствия

53. Процессуальные теории мотивации их применение на практике

54. Принципы построения системы стимулирования персонала, механизм стимулирования, проблемы его формирования и развития

55. Стили руководства: понятие, виды, проблемы эффективности

56. Конфликты в организации: понятие, причины, классификация, проблемы диагностики.

57. Динамика конфликта и способы его завершения на разных стадиях

58. Управление конфликтами в организации: прогнозирование, разрешение, стили поведения, социально-психологические технологии

59. Роль руководителя в управлении конфликтами в организации: профессионально важные качества и способности

60. Переговоры как способ разрешения конфликтов, технология принципиального ведения переговоров

Технологии ведения переговоров.

I. Подготовительный этап:

II. Начало переговоров:

61. Оплата труда персонала: функции, структура, место в системе стимулирования персонала

62. Основные правила использования денежного вознаграждения в системе стимулирования персонала

63. Сравнительная характеристика форм оплаты труда и их значимость для управления персоналом

64. Состав фонда оплаты труда, особенности его формирования в государственных органах и бизнесе.

65. Премиальная система как инструмент стимулирования персонала: основные виды премий и их использование.

66. Доплаты и надбавки к заработной плате, виды и целевое назначение

67. Понятие и состав компенсационного пакета, его социальная значимость для работника

68. Понятие бюджетирования персонала и его основные этапы

Эффективность системы управления персоналом как проблема теории и практики.

Эффективность трудовой деятельности: понятие, методы повышения эффективности трудовой деятельности в сфере управления.

Высвобождение персонала. Аутплейсмент как современная технология высвобождений персонала

Групповая динамика, феномен групповой сплоченности и его использование в управлении персоналом

Проблемы и технологии формирования команды из персонала организации

Ролевое распределение в рабочей группе: ролевые отношения и конфликты, их природа и динамика.

Понятие лидерства и руководства: общее и частное, сравнительный анализ

Здоровье и безопасность труда персонала как проблема кадрового менеджмента

1.3. Система управления охраной труда должна предусматривать:

Кадровый аудит, его виды и методы проведения

Этапы проведения кадрового аудита

Особенности управления персоналом в Японии (общее и уникальное)

Американская модель управления персоналом (контекст глобализации)

82. Основные характеристики управления персоналом в странах Западной Европы

Современная практика управления персоналом в отечественных организациях: анализ проблем и тенденций

84. Разработка организационной структуры и штатного расписания организации: этапы и методы

Понятие трудового договора, виды трудовых договоров

Права и роль профсоюзов в организации

Глава II Закона о профессиональных союзах посвящена правам профсоюзов. В этом законе закреплены следующие права:

Трудовые споры и порядок их разрешения

Методы изучения затрат рабочего времени. Технология проведения фотографии рабочего дня

Правила подготовки и проведения служебных совещаний

Состав и содержание кадровой документации, основные документы, регламентирующие управление персоналом, как основа кадровой дисциплины

1. Состав и содержание кадровой документации, основные документы, регламентирующие управление персоналом, как основа кадровой дисциплины

Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов.

Основная функция кадровой документации это оформление и закрепление трудовых отношений.

В статье 15 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) установлено общее определение понятия «трудовые отношения», используемого в трудовом законодательстве:

«Трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором».

В соответствии с государственным стандартом понятием «документ» определяется как информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.

Информация, облеченная в форму документа, составляет основу управления . Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация являются материальным воплощением управленческих решений, придают им юридическую силу.

Можно сделать вывод о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Кадровое делопроизводство - это понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов

Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое).

По целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного состава работников , к которым относятся приказы:

О приеме на работу,

О переводе на другую работу,

О предоставлении отпуска,

Об увольнении,

Личная карточка работника и другие.

Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»«.

2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда:

Правила внутреннего трудового распорядка,

Положение о структурном подразделении,

Должностные инструкции,

Структура и штатная численность,

Штатное расписание.

В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299 (далее ОКУД) эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу:

Заявление о приеме на работу;

Контракт о назначении на должность;

Приказ о приеме на работу;

Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу:

Заявление о переводе на другую работу;

Представление о переводе на другую работу;

Приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы :

Заявление об увольнении;

Приказ об увольнении;

Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков :

График отпусков;

Заявление о предоставлении отпуска;

Приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений :

Представление о поощрении;

Приказ о поощрении;

Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий :

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:

1. Организационно-правовая документация:

Правила внутреннего трудового распорядка;

Штатное расписание;

Положение о структурном подразделении;

График отпусков;

Должностные инструкции.

2. Персональная документация :

Трудовая книжка;

Личное дело;

Личная карточка работника.

3. Договорная документация :

Коллективный договор (соглашение);

Трудовой договор.

4. Распорядительная документация :

Приказы по личному составу.

5. Учетная кадровая документация :

Учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации;

Документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом;

6. Информационно-справочная документация .

Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.

Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.

Перечислим основные нормативно-правовые и нормативно-справочные акты:

1. Федеральный уровень :

Конституция Российской Федерации;

Трудовой кодекс Российской Федерации;

Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральный закон от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»;

Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках»;

Постановление Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;

Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

- «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года;

Приказ Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;

ОКУД («Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299);

Постановление Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (далее ГОСТ Р 6.30-2003);

ГОСТ Р 51141-98;

ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411);

Приказ Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;

- «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года;

Постановление Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94» (далее ОКПДТР);

- «Общероссийский классификатор занятий. ОК 010-93», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №298;

- «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный Постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 1998 года №37;

Постановление Минтруда Российской Федерации от 9 февраля 2004 года №9 «Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;

Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утверждаемые Минтруда Российской Федерации;

Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации в сфере, отнесенной к компетенции Минздравсоцразвития Российской Федерации.

2. Нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации .

3. Локальные нормативно-правовые акты:

Правила внутреннего трудового распорядка;

Коллективный договор;

Штатное расписание;

Положение о должностной инструкции;

Положение о защите персональных данных работников;

Положение по оплате труда;

Положения о структурных подразделениях и другие.

Хотелось бы отметить, что обновление системы правовых отношений в обществе ведет к обновлению содержания и состава кадровых документов, так, например, в соответствии с действующим ТК РФ основанием возникновения трудовых отношений является трудовой договор, а не традиционный приказ работодателя о приеме на работу. Именно трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме на работу, а не личное заявление работника, как до сих пор считают некоторые работодатели.

Существует три способа регистрации документов:

• простейший - в журналах;
• более совершенный - с помощью картотеки;
• наиболее совершенный, удобный и быстрый - с помощью соответствующих компьютерных программ.

Организация имеет возможность выбрать наиболее приемлемый для себя способ регистрации документов.

Регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов, т.к. в случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда может не признать.

Все регистрационные журналы (как и книги учета) должны быть защищены от изъятий и вложений: страницы должны быть пронумерованы ручкой (не карандашом), журнал должен быть прошит и опечатан, заверен подписью руководителя организациии и ответственного за его ведение лица. Только в этом случае он может служить доказательством. Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:

• регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;
• организовать учет кадров и их движения (прием на работу, перевод, отпуск, увольнение);
• наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
• облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.

Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно должны вестись в организации

• Журнал регистрации трудовых договоров.

Кадровики, кроме того, иногда ведут отдельно журналы регистрации принятых и уволенных работников, каждый год начиная новую нумерацию, что позволяет быстро получить сведения о том, сколько работников было принято, уволено за год, сколько уволилось из принятых в текущем году.

• Журнал регистрации личных карточек.
• Журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся в организации).
• Журналы регистрации приказов (распоряжений).

Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах (вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов).

Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются по срокам хранения на два массива - «75 лет ЭПК» и «5 лет», кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно. При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения «75 лет ЭПК» (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: «приказ № 1-к» или «№ 5-л/с».

Приказы (распоряжения) со сроком хранения «5 лет» (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.) имеют регистрационные номера с другой буквой, например «о»: «приказ № 1-о».

Внутри каждого дела приказы (распоряжения) располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2) и т.д. с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).

• Журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, прогулах, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.п.).

Журналы учета на факультативной основе

На факультативной основе ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой. Такие журналы облегчают процесс урегулирования споров и разногласий.

Книги учета необходимы для того, чтобы фиксировать:

• сверхурочные работы;
• использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска;
• предоставленные работникам отгулы и т.д.

В любом из этих регистрационных журналов или книг рекомендуется дополнять возрастающий в течение года порядковый номер документа буквенным индексом.

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были предупреждены о наступлении определенных событий не позднее указанного в нем срока. Поэтому рекомендуется вести картотеку предупреждений (бумажную или электронную) о следующих событиях:

• об окончании срока испытания. Согласно ст. 71 ТК РФ увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня;
• об истечении срока трудового договора. В соответствии со ст. 79 ТК РФ работодателю необходимо предупредить работника об истечении срока трудового договора в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения;
• о ежегодных оплачиваемых отпусках. Согласно ст. 123 ТК РФ работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Для этого издается приказ о предоставлении ежегодного отпуска, а подпись работника об ознакомлении с ним и будет являться предупреждением.

Помимо этого, кадровик может сделать себе «напоминалочки» о любых других событиях (днях рождения работников, юбилейных датах и т.п.).

Организация сама решает, какие журналы ей необходимо вести, исходя из своих особенностей и потребностей.

Оформление регистрационного журнала

Прежде чем приступить к изготовлению обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала - вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф, а горизонтальное расположение используется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений.

Так, у Журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, поскольку в нем требуется отразить лишь сведения о работнике, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. А Журнал регистрации переводов работников лучше сделать в виде альбома, потому что в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы работника, старое и новое наименования его должности.

Для обложки лучше использовать плотную бумагу формата А4. На ней с помощью компьютера, печатной машинки или вручную пишут название организации, слово «журнал» или «книга» и наименование журнала (книги), ниже выделяют две строки для даты начала и даты окончания журнала (книги). Можно создать унифицированную форму и по ней делать обложки для всех журналов. Форма может быть, например, такой:

Далее необходимо разделить журнал на графы (лучше разграфить сразу все страницы). Чтобы защитить документ от изъятий и вложений, все страницы журнала нумеруют, журнал прошнуровывают и скрепляют печатью. Журнал заверяется подписью руководителя кадровой службы, заместителя генерального директора по работе с персоналом или генерального директора.

Внимание! Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заверяет только руководитель организации.

В журнале должно быть указано лицо, ответственное за ведение журнала, и должна стоять его подпись. Подпись можно поместить на обложке (лицевой или оборотной стороне), или на последней странице журнала, или на каждой его странице.

Если при заполнении журнала была допущена ошибка, исправление в него можно внести одним из следующих способов:

1. Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а ниже, в той же графе, делается правильная запись. В графу «Примечания» (если эта графа есть в журнале) вносится запись: «Исправлено в графе такой-то», а ниже ставится подпись с расшифровкой и дата по следующему образцу:

2. Если в журнале нет графы «Примечания», можно воспользоваться порядком, который применяется для исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку. В той же графе, где допущена ошибка, ничего не зачеркивается, ниже неверной записи пишется: «Запись за номером таким-то недействительна» и делается правильная запись.

Пока в учетном журнале не заполнены все страницы, он хранится у того работника, который его ведет. Когда все страницы журнала будут заполнены, на обложке ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации.

Полезные инструменты