Ключевые особенности оплаты командировочных расходов для организаций бюджетной сферы закреплены в Постановлении Правительства РФ № 749 от 13.10.2008. Данный НПА содержит не только основные определения, но и предельные лимиты на оплату затрат в служебных разъездах.

Определимся с понятием

Однодневная командировка — это направление специалиста компании для выполнения служебного задания в местность, откуда этот работник может возвращаться к месту жительства ежедневно (ст. 166 ТК РФ). Следовательно, к таким разъездам относят не только командировки, которые длятся всего один день, например, для сдачи отчетности в головное учреждение. Но и длительные поездки в места, которые находятся в доступной близости. Например, работнику выгоднее купить обратный билет до места жительства, чем арендовать гостиничный номер.

Отметим, что каких-либо ограничений на расстояния для признания поездок однодневными не установлено. Такое решение принимает руководитель, исходя из экономической целесообразности.

Как оформить

Командировка на 1 день (оформление) ничем не отличается от длительной поездки. То есть кадровый работник должен подготовить:

• (если компания использует документ в работе);

Командировка на один день: как оплачивается

Независимо от продолжительности служебной поездки за работником сохраняется его рабочее место и должность. Также наниматель должен выплатить ему его среднюю заработную плату. Следовательно, при однодневной оплатите:

1. Один среднедневной заработок, если СК выпадает на рабочий день.
2. Если СК приходится на праздник или выходной день, то оплату производите в соответствии с действующим трудовым законодательством, то есть среднедневной заработок в повышенном размере. Подробнее читайте в материале .

Помимо среднего заработка, оплатите работнику все траты, которые подтверждены документально. Например, оплата проезда, подтвержденная билетами. Также возместите траты, которые работник произвел с разрешения нанимателя.

Ограничения для оплаты командировочных расходов учреждение устанавливает самостоятельно. Причем такие показатели должны быть закреплены в отдельном локальном распоряжении руководства организации.

Как оплачивать суточные

Суточные при однодневных командировках в 2019 году оплачиваются в особом порядке. Недопустимо производить оплату в соответствии с порядком, который действует для длительных СК.

Так, чиновники установили, что размер выплат напрямую зависит от страны:

1. Зарубежная командировка 1 день: суточные 50 %. То есть если работник направлен за рубеж на один день, то ему оплатят 50 % от действующей нормы оплаты суточных в день.
2. Российская командировка одним днем: суточные не оплачивают! При однодневной СК по России работодатель не обязан оплачивать суточные.

Взамен суточных работнику могут быть возмещены иные расходы, произведенные в поездке. Например, траты на питание. Размер таких «замещающих» выплат не ограничены. Однако действуют исключения при налогообложении.

Чтобы не ошибиться, используйте памятку, как облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные при СК на один день.

Удерживать или нет налог на доходы с физических лиц с суточных при однодневной командировке - вопрос, который долгое время не имел однозначного ответа. В комментируемом письме Минфин России прислушался к мнению арбитражных судей и изменил свою позицию в пользу компаний. (ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 01.03.13 № 03-04-07/6189)

Скачать ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 01.03.13 № 03-04-07/6189

Возмещение командировочных расходов

Согласно статье 166 Трудового кодекса РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению компании на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работника в служебную командировку за ним сохраняется место работы (должность) и средний заработок, а также возмещаются расходы, связанные с поездкой (ст. 167 ТК РФ).

В частности, организация обязана компенсировать сотруднику (ст. 168 ТК РФ):

Расходы на проезд;

Расходы на наем жилого помещения;

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Также следует отметить, что суточные выплачиваются за каждый календарный день поездки. Например, если работник улетел в 22.00 сегодня, а вернется в 08.00 на следующий день, срок его командировки составит два дня, и соответственно суточные должны быть выплачены за это время;

Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Примером таких затрат можно назвать оплату услуг такси, телефонных переговоров, расходов, связанных с обменом валюты, и др.

Обратите внимание: перечень, порядок и размеры возмещения затрат, связанных со служебными коман-дировками, которые нужно возместить работнику, законодательством не ограничены; они определяются коллективным договором или локальным нормативным актом - приказом руководителя или положением о командировках.

НДФЛ с командировочных

Налогом на доходы физических лиц не облагаются все виды установленных действующим законодательством компенсаций, связанных с исполнением работником своих трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Это правило распространяется и на возмещение командировочных расходов, в том числе на выплату суточных

Правда, суточные освобождаются от НДФЛ не в полном размере, а в пределах лимита: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2,5 тыс. руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Положены ли суточные при командировке на один день?

Помимо Трудового кодекса оплата командировочных расходов регламентирована Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Пра-вительства РФ от 13.10.08 № 749. Данный нормативный документ не обязывает компанию выплачивать суточные, если работник возвращается домой в тот же день, когда он был направлен в командировку (п. 11).

Таким образом, сотруднику, направляемому в командировку сроком на один день, выплата суточных не положена (определение Верховного суда РФ от 26.04.05 № КАС05-151).

Значит, при направлении работника в командировку, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться домой, выплаты, именуемые суточными, с точки зрения трудового законодательства таковыми не являются.

Положение о том, что выплаты при однодневных командировках не являются суточными, следует соблюдать и в целях обложения таких выплат страховыми взносами. Органы контроля (ПФР и ФСС России) при проверках настаивают на обложении суточных, если они не признаются таковыми в смысле выплат, определенных трудовым законодательством. Что подтверждается судебной практикой не в пользу организаций (постановление ФАС Поволжского округа от 31.05.12 № А12-15578/2011).

Налог с суточных

Вместе с тем работнику могут возмещаться любые расходы, связанные со служебной командировкой, если они произведены с разрешения руководителя или предусмотрены локальными нормативными актами (ст. 167, 168 ТК РФ).

Денежные средства, которые выплачиваются работникам при их направлении в командировку на один день, хотя и не считаются суточными по трудовому законодательству, тем не менее представляют собой возмещение расходов, связанных с необходимостью выполнения трудовых функций вне места постоянной работы.

Поэтому такие платежи не могут быть признаны доходом или экономической выгодой работника, а значит, не должны облагаться налогом на доходы физических лиц. Именно такой, положительный для компаний, вывод сделал Президиум ВАС РФ в постановлении от 11.09.12 № 4357/12.

Стоит отметить, что до принятия этого постановления Минфин России полагал, что раз выплаты за один день командировки не соответствуют понятию суточных, то их следует облагать НДФЛ (письмо от 04.09.09 № 03-04-06-01/230).

Арбитражная практика по данному вопросу была неоднозначной. Некоторые арбитры поддерживали налоговиков (постановления ФАС Поволжского от 16.03.07 № А65-5696/06, Волго-Вятского от 31.10.06 № А82-6004/2004-27 округов), другие были на стороне компаний (постановления ФАС Московского от 03.04.12 № А40-73890/11-91-314, Западно-Сибирского от 02.09.11 № А70-10656/2010 округов).

В рассматриваемом письме представители ведомства согласились с мнением ВАС РФ и разрешили считать суточные за однодневные командировки прочей предусмотренной законом компенсацией и соответственно не удерживать с таких выплат НДФЛ.

Однако все же с небольшой оговоркой.

Минфин России указал, что такие выплаты должны нормироваться по аналогии с суточными. То есть освобождаться от налогообложения в пределах 700 руб. при нахождении в командировке на территории РФ и 2,5 тыс. руб. при нахождении в загранкомандировке.

Определение служебной командировки содержится в статье 166 ТК РФ. Это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Особенности направления работников в служебные командировки в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках).

Ни в Трудовом кодексе, ни в Положении о командировках не установлен минимальный срок, на который можно направить работника в командировку. Следовательно, если поездка совершается по заданию а в ходе нее работник выполняет служебное поручение, то ее можно назвать командировкой. Пусть даже она продолжается всего один день. Срок командировки работодатель определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Выплаты работнику

Командированному работнику полагаются определенные выплаты.

Общий порядок

Согласно статье 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему сохранение среднего заработка. Кроме того, сотруднику возмещаются (ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

Расходы по проезду;

Расходы по найму жилого помещения;

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Особенности однодневной командировки

Командировка на один день оплачивается работнику по среднему заработку, ему необходимо возместить расходы по проезду, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. То есть к ней будут применимы все те же правила, что и к обычной командировке.

А вот суточные за время однодневной командировки работнику не положены. Об этом говорится в пункте 11 Положения о командировках.

Должен ли работник ежедневно возвращаться из места служебной командировки домой, если есть такая возможность, — решение принимает в каждом конкретном случае (п. 11 Положения о командировках). Руководитель учитывает:

Дальность расстояния;

Условия транспортного сообщения;

Характер выполняемого задания;

Необходимость создания работнику условий для отдыха.

Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом. Затраты должны быть подтверждены соответствующими документами (п. 11 Положения о командировках). Правда, в этой ситуации командировка однодневной считаться уже не будет.

Что такое суточные

Как мы отметили выше, суточные — это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Однако законодатели не разъяснили, о каких именно расходах идет речь.

Трактовку понятия «суточные» можно найти, например, в Определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС05-151. В нем сказано, что законодатель связывает право на возмещение дополнительных расходов (суточных) не только с фактом выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, но, и с проживанием работника вне постоянного места жительства.

При этом, исходя из содержания статьи 168 Трудового кодекса, под проживанием понимается пребывание в жилом помещении, необходимость иметь которое обусловлена отсутствием у работника возможности возвращаться и проживать в жилом помещении по месту своего жительства.

В таких случаях на работодателя возлагается вытекающая из части 2 статьи 22 Трудового кодекса обязанность обеспечить бытовые нужды работника, связанные с исполнением им трудовых обязанностей, в частности создать работнику условия для отдыха в месте выполнения им служебного поручения.

На основе этих доводов судьи Верховного суда РФ подтвердили, что, поскольку работник может возвращаться домой из служебной командировки, суточные ему не положены.

Формально не суточные, но цели те же

Анализ судебной практики, разъяснений специалистов различных ведомств говорит о том, что и за однодневную командировку работникам выплачиваются определенные суммы, по своей сути напоминающие суточные. Практика показывает, что в подобных выплатах необходимость есть.

Бывают случаи, когда в организации при однодневной служебной командировке суточные заменяют оплатой питания. Так как нормами Трудового кодекса и Положения о командировках не предусмотрено возмещение расходов на питание, возникают разные мнения по этому поводу. Контролирующие органы считают, что оплату питания следует исключить из возмещаемых работнику расходов.

При этом суды в данном поддерживают работодателей, то есть считают, что возможна замена суточных оплатой питания (постановления ФАС Дальневосточного округа от 02.03.2006, 22.02.2006 № Ф03-А80/05-2/5074, ФАС Московского округа от 16.07.2007, 20.07.2007 № КА-А40/6799-07). Поясняя это тем, что работник направляется в командировку не по своему желанию, а по распоряжению руководителя. Он вынужден нести расходы на питание в ходе исполнения своих трудовых обязанностей. Важно правильно их чтобы избежать повышенной налоговой нагрузки.

Расчет налогов и взносов

Нужно ли начислять на суточные взносы, удерживать НДФЛ и учитывать при если командировка на один день?

Суть консультаций, судебных постановлений сводится к тому, что речь следует вести не о суточных, а об иных расходах, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.

Налог на прибыль

Недавно рассмотрел вопрос о возможности учета расходов на выплату суточных при расчете налога на прибыль.

В компании коллективным договором, а также положением о командировках работников организации на территории РФ предусмотрена выплата суточных по однодневным командировкам, которая в документах указана как «возмещение иных расходов, связанных со служебной командировкой». Уменьшают ли данные выплаты по однодневным командировкам налоговую базу по налогу на прибыль?

Специалисты ведомства что данные расходы можно учесть. Но не в составе командировочных, а в составе других расходов, связанных с производством и реализацией. Основание — подпункт 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Условием для учета данных расходов является то, что они закреплены локальным нормативным актом организации (например, коллективным договором) и подтверждены документально (ст. 252 НК РФ). Такие рекомендации приведены в письме Минфина России от 21.05.2013 № 03-03-06/1/18005.

Специалисты ведомства пояснили, что перечень расходов на служебные командировки, которые можно учесть при налогообложении прибыли, приведен в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. К ним относятся, в частности, суточные. Но за период однодневной командировки они не положены.

НДФЛ

С выплат работнику, который направляется в однодневную служебную командировку, НДФЛ удерживать не надо при условии документального подтверждения расходов. При отсутствии подтверждения понесенных расходов от налогообложения освобождается сумма в пределах 700 руб. в случае командировки в пределах Российской Федерации. Об этом говорится в письме Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189.

Специалисты финансового ведомства пояснили, что, если за однодневную служебную командировку не являются суточными, а относятся в соответствии со статьей 168 ТК РФ к иным расходам, связанным с командировкой, они учитываются в составе освобождаемых от НДФЛ доходов, так как являются компенсационными выплатами, связанными с исполнением работником служебных обязанностей. Данные выплаты не облагаются налогом в полном объеме при наличии документального подтверждения произведенных расходов.

При отсутствии документального подтверждения расходов указанные денежные средства освобождаются от НДФЛ в пределах 700 руб. за командировку на территории РФ и 2500 руб. за заграничную командировку. При этом в письме Минфина России сделана ссылка на постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12.

Страховые взносы

Специалисты РФ полагают, что суммы, выплачиваемые взамен суточных, облагаются страховыми взносами (письмо ФСС РФ от 02.07.2013 № 15-03-14/05-6357).

Но есть и другая позиция, основанная на логике рассуждений, приведенной выше. Иные расходы в командировке, произведенные с разрешения или ведома работодателя, не облагаются страховыми взносами, так как носят компенсационный характер (Определение ВАС РФ от 14.06.2013 № ВАС-7017/13).

В законодательстве РФ нет никаких ограничений по времени продолжительности служебной командировки, ни минимальных, ни максимальных. Командировки назначаются руководителем в соответствие с поручением и условиями для его выполнения.

Что такое командировка на один день

Однодневная командировка – это вынужденная служебная поездка работника по определенным делам компании в отдаленную от его места работы и проживания область сроком менее суток.

Поездка оформляется на такой срок только в том случае, если человек объективно сможет вернуться домой, проделав необходимую работу (выполнив служебное поручение в течение рабочего дня).

Однодневная командировка имеет несколько особенностей:

1. Момент отъезда работника по служебной надобности должен совпадать с моментом возвращения (не может быть превышения срока поездки, он равен 1 дню).
2. Сотрудник не возмещается расходы на проживания, т.к он возвращается домой.
3. Работник сохраняет за собой средний заработок на общих основаниях.

Управляющий определяет целесообразность возвращения в тот же день , учитывает следующие факторы:

• Расстояние от места работы до пункта назначения.
• Возможность выполнения служебного поручения за такой короткий срок качественно и в срок.
• Работа транспортных средств между местами.
• Организация сотруднику отдыха после выполнения задания и возвращения.

Как проводится оплата

Процедура расчета выплат командировочных средств закреплено в Постановлении No 749. Оплата суточных не будет производиться, если специалист имеет возможность вернуться в тот же день. Если сотрудник не сможет получить время на отдых, тогда руководитель принимает решение о выплате суточных. Руководство компании компенсируют затраты на транспорт, оплата происходит по билетам, чекам и другим подтверждающим документам.

Оформление однодневной командировки не имеет существенных отличий от более длительной поездки. Сотрудник после ознакомления с целью дает в письменной форме согласие или отказ.

При оформлении согласия необходимы такие документы: распоряжение работодателя о направлении в командировку, отчет о проделанной работе и авансовый отчет (дополнительно могут применяться командировочное удостоверение и служебное задания, эти два документа относятся к старой форме оформления).

Отчет о проделанной составляется не позднее чем через 3 дня после возвращения из служебной поездки. Авансовый отчет необходим для подтверждения выдачи денежных средств при возмещении командировочных затрат.

Если поездка запланирована в рабочие будни, то сотрудник гарантировано получает среднюю зарплату, а если на выходной, то выплачивается двойная сумма от средней заработной платы. Но следует учитывать, что двойной размер распространяется не на все сутки, в течение которой служащий находится за пределами своей местности.

Повышенный размер оплаты труда за работу в выходной и праздничный день рассчитывается как общая сумма часов, в течение которых специалист исполняет свои обязанности. Количество часов фиксируется заранее в приказе.

Главное отличие в том, что при командировке сроком — одни сутки по России, суточные не выплачиваются. Если поездка совершается заграницу компенсируется половина положенной суммы. Законодательством не обязывается, но и не запрещается выплата компенсации работникам за расходы на пребывание в чужой местности.

Обычно обязанность возвращения затрат на командировку прописывается в трудовом договоре или руководитель подписывает соответствующий приказ.

Чаще всего человеку выдается аванс на основные расходы, такие как:

• проезд до места назначения и обратно;
• затраты на проживание — все расходы по найму помещения для жилья возмещаются, когда с разрешения менеджера сотрудник остается после рабочего дня в месте командирования, после предоставления документов подтверждающих этот факт (чеки из гостиницы, договор на снятие жилья и т.д);
• другие расходы, средства на которые выплачиваются с разрешения управляющего (питание, общественный транспорт);

Основные правила при отправлении персонала в однодневную командировку (на 2018 год):

1. Администрация организации обязана издать приказ в унифицированной или свободной форме, соответствующей внутриорганизационному нормативному акту.
2. Сотрудник кадрового подразделения делает пометки в табеле (буквенный или цифровой код).
3. Происходит выдача денежных средств на оплату проезда и компенсацию суточных расходов.
4. После приезда (в течение 3-х рабочих дней) работник предоставляет все чеки, квитанции и прочие документы.
5. Если сотрудник для передвижения использует собственный транспорт, то необходимо составить маршрут и указать стоимость ГСМ.

Заключение

Хотя и однодневная командировка мало чем отличается от обычной, знать все нюансы по ее оформлению и общему содержанию необходимо. В данной статье была рассмотрена основная информация, которая поможет разобраться в данном вопросе более тщательно.

Считается ли поездка на один день служебной командировкой?

Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Порядок направления работников в служебные командировки регламентируется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, а также Инструкцией о служебных командировках в пределах, утв. СССР Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 (в части не противоречащей ТК РФ и Положению).
Согласно п. 3 Положения работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения).
Таким образом, как мы видим из анализа норм ТК РФ и Положения в действующем законодательстве отсутствуют нормы по ограничению минимальных сроков служебных командировок. Таким образом, работодатель вправе отправить работника для выполнения служебного поручения в командировку на любой срок, даже на один день.
Единственное, что необходимо здесь отметить, это то, что ввиду того, что продолжительность командировки не будет превышать сутки, ее оплата будет носить некоторые особенности.
Так, согласно п. 11 Положения работодатель вправе не выплачивать работнику суточные, если в этот же день работник имеет возможность вернуться домой. Таким образом, если командировка составляет один день, то получается, что работник имеет возможность вернуться домой в этот день, поэтому суточные ему выплачиваться в этом случае не будут.
Ранее п. 4 Инструкции также разрешалось не выписывать командировочное удостоверение, если работник должен был возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день. Однако в Положении данное право уже не закреплено. Поэтому, командировочное удостоверение в данном случае нужно оформить.


Открытие бизнеса