Язык делового документа сложился в сфере управления в последние 100-150 лет. Его определяют как официально- деловой. В результате длительного развития в официально- деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают наиболее эффективным образом фиксацию управленческой информации.

Основными чертами официально- делового стиля считаются:

Нейтральный тон изложения;

Лаконичность и краткость текста;

Точность, ясность выражения мысли.

Нейтральный тон изложения является нормой официального делового письма, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов до минимума. Из языка делового документа исключаются, например, слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской: междометия, слова с суффиксами преувеличения и т.д.

Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

Особые требования при изложении текста предъявляются в отношении точности, ясности выражения мысли. Содержание документа должно быть передано максимально точно. Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, приведённого в документе, и автором текста и его адресатом.

Требования точности изложения достигается употреблением специальной терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием уточнений, дополнений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов.

Терминология, которая используется в управленческой документации вообще- это прежде всего отраслевая терминология, отражающая содержание той области деятельности, которой касается документ, кроме того, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.

Специфика делового стиля характерна ещё рядом особенностей.

В письме, например, не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным. Если слова и выражения типа «пресс- секретарь», «электронная почта» приняли устойчивое обозначение в языке, то слова «санирование» вместо «оздоровление», «пролонгировать» вместо «Продлить» ещё не получили право на широкое употребление.

Особенностью делового языка является употребление слов с «универсальным» значением, таких как, например, «слабо», «недостаточно». Употребление таких слов позволяет дать общую оценку ситуации с целью последующей выработки конкретных мероприятий по исправлению сложившегося положения.

Ещё одна специфическая особенность делового языка- ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограниченной возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами.

Особенностью делового стиля являются также широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (формул). Наличие их в деловом языке- следствие чёткой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.

Языковые формулы, отражая устойчивые элементы делового стиля, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Деловое (или служебное) письмо - обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Основным признаком, по которому деловые письма из всех видов управленческой документации выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты.

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения в сфере делопроизводства. Обращение содержит в себе последовательную смену информационных процессов - передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение.

Что касается языка, то тексты писем составляют на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

К числу основных средств фиксации деловой информации относятся ручные пишущие средства, пишущие машины, диктофонная техника и печатающие устройства персональных компьютеров.

В качестве носителей информации находят применение носители на бумажной основе (несветочувствительные), микроносители визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, магнитные ленты,), носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи, СD-диски и др.). Следует подчеркнуть, что основным носителем деловой информации в делопроизводстве пока является бумага. Опрос многих фирм США в 1994 г показал, что в этих фирмах 92 % информации хранится на бумаге, 5 % - в микрофильмах, 2 % - на магнитной ленте и 1 % - на дисках 1 .

Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов - реквизитов.

Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста.

Любая организация постоянно получает корреспонденцию, работа с которой входит в должностные обязанности секретаря. От того, насколько правильно и быстро сотрудник секретариата умеет обрабатывать входящую корреспонденцию зависит скорость принятия решений по некоторым документом, успешность заключения различных сделок, а также и репутация самой компании. Именно поэтому сегодняшняя статья будет о разновидностях деловой корреспонденции.

Из статьи вы узнаете:

В любой компании обработка входящих документов входит в должностные обязанности секретаря. При этом речь идет не только о бумажной корреспонденции, но и об электронных письмах. Поэтому очень важно уметь разбираться во всех тонкостях работы с корреспонденцией, а также уметь различать ее по важности. Давайте рассмотрим данный вопрос более подробно.

Скачайте документы по теме:

Что подразумевает деловая корреспонденция

Как правило, к деловой корреспонденции относятся все письма, поступившие на адрес компании. Это может быть как электронный адрес, так и обычный почтовый. Главной задачей секретаря в работе с входящей корреспонденцией является необходимость уметь правильно рассортировать корреспонденцию, исходя из важности информации. К примеру, ко входящей корреспонденции относятся как письма от контролирующих органов, так и новости от ваших партнеров о скидках и специальных предложениях. Не исключено, что второе письмо в определенных случаях будет содержать более интересную информацию и даже определенную выгоду, однако, именно письмо из контролирующих органов будет более приоритетным. Оно может содержать информацию об изменении в сроках предоставления отчетной документации, что является, по сути своей, очень важной информацией, пусть и не примечательной на первый взгляд. Из этого вытекает необходимость уметь разбираться в видах деловой корреспонденции.

Поступающие письма можно классифицировать по содержанию:

• письма, содержащие какое-либо требование, просьбу, предложение, жалобу, т.е. письма-запросы, требующие каких-либо действий или принятия решений;
• письма-ответы на направленные вами инициативные документы;
• справочно-информационные письма.

На данный момент существует три возможных способов получения деловых писем: посредством почты, электронным способом и курьерской доставкой. Понятно, что в данном случае самыми важными будут считаться письма, доставленные с помощью курьера. Такую корреспонденцию необходимо незамедлительно регистрировать и передавать руководителю организации, либо сотруднику, который уполномочен в данном вопросе.

Письма, полученные стандартной почтовой доставкой, также могут содержать очень важную информацию, поэтому их также необходимо регистрировать в день принятия. Как правило, данным способом доставляются документы, отправленные контролирующими органами. Спам в таких письмах встречается довольно редко, за исключением листовок и буклетов рекламного содержания.

Правила работы с деловой корреспонденцией

Основным правилом в работе с корреспонденцией является необходимость обработки ее в день поступления. Данное нехитрое правило позволит вам оперативно обрабатывать поступающие документы, вовремя их регистрировать и передавать по назначению и не допустит пропажи важных деловых бумаг.

Кроме того, если ежедневно осуществлять работу с корреспонденцией по графику и в определенное время, то это позволит правильно организовать рабочий процесс. К примеру, если вы будете осуществлять обработку деловых писем до обеденного перерыва, то после можно заняться передачей писем по назначению и их согласованием. Таким образом, сотрудники компании, получившие документы на согласования уже будут знать, в какое время им ждать документы.

Следующее немаловажное правило заключается в обязательной регистрации деловой корреспонденции, содержащей важную информацию. После того, как вы отберете важные письма, их следует зарегистрировать в журнале учета входящей корреспонденции или с помощью РКК (регистрационно-контрольная карточка). Более того, на данный момент существуют различные электронные приложения, используемые для регистрации входящей корреспонденции.

Тема 15. Классификация деловой корреспонденции и общие требования к деловым письмам

Деловая переписка

Навык работы с документами (в том числе их чтения) позволяет лучше понять, как нужно готовить письменные документы. Действительно, если вы хотите написать письмо с предложением, которое прочтет лицо, принимающее решение, то полезно задуматься, что необходимо предпринять, чтобы при знакомстве с вашим письмом получатель пошел по наиболее выгодному для вас пути.

Общий принцип составления делового письма можно представить в виде схемы: внимание, интерес, просьба, действие. Здесь фактически используется тот же принцип, что и в устной презентации: вы сначала должны привлечь внимание и возбудить интерес читателя письма, а затем уже обратиться к нему с просьбой или предложением. Аналогом заключения устного выступления в письме служит указание, какое действие должен предпринять читатель письма, если его заинтересует содержащаяся в письме информации. Чем подробнее будет описание необходимых действий, тем больше шансов, что письмо достигнет своей цели.

Большинство деловых писем пишется с целью реализовать или предложить что-либо. Правильно написанное письмо ничем не отличается от добротного рекламного объявления. Существуют особые правила составления писем, цель которых - привлечь внимание адресата и стимулировать его к действию. Правильно составленные деловые письма и записки строятся по одной схеме:

· Начальные строки привлекают внимание, следующие одно или два предложения пробуждают интерес читателя,

· в следующих двух абзацах высказывается просьба.

Работа над более объемными документами, к которым относятся аналитические обзоры, отчеты, меморандумы и др., имеет несколько иную структуру. Подготовка таких документов требует больше времени, поэтому и подготовительная работа над документом оказывается иной.

Начинать эту подготовку целесообразно не с написания плана, как это делает большинство людей, а с «листа со­ображений». Действительно, бессмысленно работать над планом, когда еще не накоплены критическая масса сообра­жений, материалов, идей, которые должны лечь в основу документа. Поэтому чистый лист, озаглавленный «Сообра­жения к...», и есть начало работы. Сюда можно записывать (не заботясь о последовательности) все, что приходит в голову в связи с темой, которую предстоит осветить. Чаще всего вы сами ощутите, что необходимый объем материала накоплен, и можно приниматься за его упорядочение. Вот тогда-то и следует набросать план документа.

Как и устное выступление, объемный документ должен состоять из трех основных частей. Правда, смысловая на­грузка этих частей оказывается иной. Вступление обычно посвящается постановке проблемы; документ трудно чи­тать, когда не понимаешь, какую задачу поставил перед собой его автор. Основная часть документа должна раскрыть логику рассуждений, а заключение - содержать выводы. Ввиду большей скорости чтения «про себя» письменный документ обычно позволяет более подробно обосновать точку зрения, предложение и т.д. Деловая переписка

Деятельность делового человека невозможно представить без работы с документами. Подсчитано, что на составление служебных документов и работу с ними у некоторых категорий работников аппарата управления тратится от 30 до 70 % рабочего времени.

Служебная переписка является важной частью делового этикета, «общением в миниатюре». Она способствует установлению прочных связей с потребителем, улучшению взаимосвязи различных служб, а также увеличению оборота предприятия, фирмы.

Джен Ягер в своей книге «Деловой этикет» отмечала, что качество делового текста складывается из четырех составляющих: мысли, внятности, грамотности и корректности.

При составлении делового письма необходимо соблюдать следующие требования:

Исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое хочет передать, и точно знать, как это выразить в понятной, сжатой и доступной форме;

Письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать двусмысленностей. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. Фразы должны легко читаться, нежелательно использование большого количества причастных и деепричастных оборотов;

Письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом его текст надо разбить на абзацы, в каждом из которых затрагивается лишь один аспект данного вопроса;

Письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным;

Письмо должно быть написано в нейтральном тоне, нежелательно употребление метафор и эмоционально-экспрессивных фраз;

Объем делового письма не должен превышать двух страниц машинописного текста;

С точки зрения грамматики деловое письмо должно быть безупречным, так как орфографические, синтаксические и стилистические ошибки производят плохое впечатление и действуют на адресата раздражающе;

Деловое письмо должно быть корректным, написано вежливым тоном.

При деловой переписке следует помнить, что восприятие письма зависит не только от содержания, но и от конверта и бланка фирмы. Почтовая бумага должна быть хорошего качества, а цвет бумаги - светлым: белым, светло-серым, кремовым и т. п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака), а в некоторых случаях - имя и фамилия сотрудника и, может быть, его должность. Кроме того, деловые письма могут быть выполнены и на обычной почтовой бумаге. Вопрос о том, целесообразно ли дать сотруднику право пользоваться бумагой, где указаны не только название фирмы, но и фамилия и должность сотрудника, решается руководством организации.

Специалист в области делового письма американец Р. Теппер полагает, что правильно составленные деловые письма строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или два предложения пробуждают интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя действовать.

В учебнике «Психология и этика делового общения»* (* Психология и этика делового общения / Под ред. В. Н.Лавриненко. - М., 1997.-С. 237.) приводится пример делового письма, составленного по данной схеме.

Внимание: «Уважаемая (ый) _________________________

Я хочу сообщить Вам нечто важное (интересное)»

Интерес: «Мы (я) предлагаем Вам то, что может существенно улучшить Вашу жизнь...»

Просьба: «Нам требуется помощь людей, готовых вложить хотя бы... в благородное, патриотическое дело...»

Действие: «Мы призываем Вас присоединиться к тысячам добрых людей...»

Помните, что просьбу нужно формулировать так, чтобы у адресата выбор вариантов был ограничен, поскольку чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха. Употребление стандартизированных словесных оборотов не только позволяет исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости.

Наиболее часто в деловой сфере используются следующие виды деловых писем.

1. Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу.

2. Письмо-заявление об уходе.

4. Письмо-отказ.

5. Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.п.).

6. Письмо-напоминание.

7. Письмо-уведомление.

8. Письмо-благодарность.

Деловое письмо должно всегда подписываться от руки. Вопрос об отправке письма по факсу или в конверте почтой решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых партнеров. На все письма следует обязательно давать ответ, даже если он отрицательный или вызывает затруднения, при этом нужно выдерживать сроки ответа.

Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между организациями, существует и внутриорганизационная переписка .

Письмо должно быть лаконичным;

Обязательно должна проставляться дата;

Письмо не должно содержать клеветнических измышлений;

Должна быть разборчивая подпись.

Можно сформулировать и определенные рекомендации относительно оформления текста документа. Прежде всего, его необходимо хорошо структурировать. Длинные абзацы, многостраничные параграфы, отсутствие выделений в тексте - все это затрудняет чтение, поскольку требует большей концентрации внимания. Однако следует помнить, что все хорошо в меру. Параграфы, состоящие из двух строк, - это уже недостаток, который приводит к фрагментарности восприятия. Полезно помнить и о том, что многие люди хорошо воспринимают визуальную информацию, поэтому рисунки, графики, схемы также облегчают знакомство с материалом.

Корреспонденция, о которой мы будем вести речь в данной курсовой работе, является средством передачи информации на предприятии. Одним словом, в данной главе раскрывается общее понятие термина «деловая корреспонденция» или «официальная корреспонденция».

Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу, и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.

К деловой корреспонденции можно отнести доклад, отчет, справку, сводку, служебное или сопроводительное письмо и т.д. Их разновидности:

· Письмо-запрос

· Письмо-напоминание

· Просьба

· Извещение

· Телеграмма

· Телефонограмма

Деловое письмо - одно из средств обмена информацией и оперативного управления разнообразными процессами деятельности организаций и учреждений.

При всем многообразии письменного делового общения его инициатор решает типовые задачи. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые модели, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания.

Виды и разделение корреспонденции по ее функциональному воздействию представлены в Таблице 1.

Таблица 1. Распределение корреспонденции по ее функционированию

Функция деловой корреспонденции	Тип деловой корреспонденции
Информирование	Ш Служебная записка Ш Сопроводительное письмо Ш Письмо-сообщение
Побуждение	Ш Распоряжение Ш Указание
Придание юридического статуса чему-либо	Ш Договор Ш Доверенность
Инициирование, поддержание отношений	Ш Справка Ш Гарантийное письмо Ш Письмо-справка Ш Письмо приглашение
Выражение предупреждения, требования, отказа	Ш Письмо-напоминание Ш Письмо-ответ

Виды регистрации и учета корреспонденции

За время организации учета входящей и исходящей корреспонденции на предприятии данный процесс изменялся, развивался соответственно техническому прогрессу, и в итоге принял тот вид, который доступен каждому пользователю ПК - справочно-информационные системы или автоматизированные Журналы ведения документооборота. Но для того, чтобы приступить к изучению этих автоматизированных систем, необходимо ознакомиться и с другими способами регистрации и учета входящей и исходящей корреспонденции, проследить этапы эволюции данного процесса.

Методы регистрации и учета входящей и исходящей корреспонденции:

1. Бумажный метод.

Как правило, вся информация о входящей и исходящей корреспонденции фиксируется вручную на бумаге (специально отведенных бланках и формах). Указывается имя (название организации) и адрес отправителя/получателя, дата, номенклатура и серийные номера. Преимущество данного метода заключается в его дешевизне и простоте, но если даже за год отмечается более 20 регистраций, то поиски необходимой информации о той или иной регистрации многократно усложняются. Так же следует учитывать износ бумаги, сроки ее хранения и ведение документоотчета по архивам.

2. Электронный ручной метод.

Аналог бумажному методу, с той лишь разницей, что вместо бумаги используются документы Word или Excel. Ведется заполнение электронных таблиц и форм, ведется отчетность. Этот метод так же не является затратным, он легок и прост в эксплуатации, но и у него есть свои минусы. Работнику, ведущему отчетность необходимы начальные знания ПК. У этого метода отсутствует всякое резервирование данных и опять же, поиск необходимой информации может вызвать затруднения. Так же, если произойдет сбой работы ПК или ПО информационные архивы могут потеряться или повредиться без возможности восстановления, резервные же копии необходимо регулярно обновлять и в этом так же есть свои неудобства.

3. Электронный автоматический метод.

Это системы электронного документооборота (СЭД), ориентированные на внесение, хранение и поиск документов (корреспонденции), и отображение всего технического процесса жизненного цикла документа. Данные информационно-технические системы так же называют Журналами автоматической регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Данные системы радикально упрощает жизнедеятельность всего предприятия, так как регистрация и учет всей корреспонденции происходит на полной автоматике, без вмешательства человеческих ресурсов.

Уважаемые посетители сайта www.сайт! На этой странице вы найдёте материалы по следующим темам: Виды деловых писем. Правила оформления делового письма в Великобритании и США. Структура делового письма. Деловая переписка с англоязычными партнерами. Письмо в деловом общении. Части делового письма. Современное деловое письмо в англоязычном деловом общении. Как оформить деловое письмо. Обращение в деловом письме. Требования к оформлению деловых писем (деловые письма на английском языке).

Виды деловой корреспонденции

Деловое письмо, пересылаемое по почте, «бумажное» письмо, длительное время было единственным видом деловой корреспонденции, поэтому многие отождествляют понятия «деловое письмо» и «деловая корреспонденция». С приходом в нашу жизнь интернета появились и новые виды деловой корреспонденции, самым распространенным из которых стало электронное письмо (e-mail). Кроме того, в понятие «деловая корреспонденция» входят сегодня факсы (faxes), и так называемые служебные сообщения (memos).

Итак, основные виды деловой корреспонденции включают:

1) деловые письма (пересылаемые по обычной почте (snail-mail))

2) служебные сообщения (деловые записки)

4) деловые электронные письма

Деловое письмо в англоязычном деловом общении

Оформление делового письма: блочный формат

Блочный формат – самый распространенный формат для написания деловых писем сегодня. Все части письма (адрес получателя, приветствие, тема письма, сообщение письма, формула прощания, подпись автора) расположены от левого края страницы и не имеют отступов. Поскольку первые строки абзацев текста сообщения письма не имеют отступов от края страницы, между абзацами оставляют по одной чистой строке, чтобы отделить один абзац от другого. Адрес отправителя содержится на фирменном бланке письма. Яркой характеристикой этого делового стиля является также открытая пунктуация, т.е. отсутствие ненужных точек и запятых. Это делает структуру письма более четкой и прозрачной. Этот наиболее удобный из существующих форматов деловых писем в последние годы завоевывает все большую популярность, особенно с развитием электронных средств коммуникации. К блочному формату прибегают в каждодневной, наименее формализованной переписке.

Выбор блочного формата «говорит» о современности автора письма, компании, в которой принят данный формат, о некотором отступлении от традиционных шаблонов и формализма в деловом общении. Подавляющее большинство писем, отправляемых по факсу или по электронной почте в Великобритании и США имеют именно такой формат.

См. пример оформления делового письма в блочном формате (на английском языке):

Оформление делового письма: модифицированный формат

В отличие от писем блочного формата, в письмах модифицированного формата место и дата написания, заключительная часть и подпись отправителя обычно располагаются от центра строки по направлению к правому краю страницы. Модифицированный формат английского делового письма в каждодневной переписке используется так же часто, как и блочный формат. Данный формат сохраняет свою популярность благодаря традиционному расположению частей письма наряду со сравнительной простотой исполнения письма. Текст сообщения письма не имеет отступов и организован в виде блоков, отделенных друг от друга пустыми строками, как и в блочном формате.

См. пример оформления делового письма в модифицированном формате (на английском языке):

Оформление делового письма: полу-блочный формат

Полу-блочный формат отличается от модифицированного формата тем, что первая строка каждого нового абзаца текста сообщения письма имеет отступ, который обычно составляет пять пробелов. Полу-блочный формат является наиболее официальным из перечисленных форматов и несет печать традиционности и торжественности. Письма, выполненные в полублочном формате, отличаются от модифицированных писем тем, что в них первые строки абзацев текста сообщения имеют отступы от левого края страницы и между абзацами текста сообщения нет пустых строк. Такой формат деловых писем принят в русскоязычной деловой корреспонденции.

См. пример оформления делового письма в полу-блочном формате (на английском языке):

Составные части делового письма

Дата. Дата должна быть приведена полностью. Для Великобритании характерен следующий формат даты: день/месяц/год, запятые не используются (пример: 12 June 2012). В некоторых других странах используется следующий формат даты: месяц/день/год, причем после дня часто ставится запятая (пример: June 12, 2012).

Адрес в деловом письме

Имя и адрес получателя должны находиться на разных строках. Имя получателя нужно указывать в точности так, как он подписывает свои письма. Например, если получатель подписывается Douglas Parson, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Писать Mr D Parson не следует.

Специальные пометки в деловом письме

Если письмо имеет конфиденциальный характер, это обычно указывается в отдельной строке над адресом. Эту пометку можно делать с помощью символов верхнего регистра или подчеркивания.

Приветствие (обращение) в деловом письме

Если в адресе письма вы указали имя получателя (а не просто название компании), то необходимо начать письмо с личного приветствия (обращения). Пример: Dear Mr Smith (Dear James, Dear Miss Hastings, Dear Margareth)

Если письмо адресовано организации, а не конкретному человеку, то следует использовать более формальное приветствие (обращение): Dear Sirs.

Если письмо адресовано руководителю отдела или организации, чье имя вам неизвестно, то следует использовать следующую форму обращения: Dear Sir or Madam

Концовка делового письма

Обычно письмо заканчивают, используя вежливую концовку. Самые распространенные варианты концовок: Yours faithfully (используется только в сочетании с обращением Dear Sir/Sirs/Sir or Madam) и Yours sincerely (используется в сочетании с личными обращениями).

После концовки нужно пропустить 4-5 строк, чтобы оставить место для подписи.

Если письмо за отправителя должен подписать кто-то другой, то обычно перед именем отправителя пишут for или pp. PP - это сокращенно per procurationem, что означает «от имени» кого-либо.

Yours faithfully

Открытие бизнеса