«Отсутствие внимания к сотрудникам ведет к безразличию с их стороны» — этот закон с каждым днем нашего времени становится все актуальнее. Именно поэтому, ежедневные собрания становятся серьезным инструментом менеджера, позволяющим решать поставленные цели для ресторана. Но в то же время, проведение эффективного собрания – это тяжелый труд и большое искусство. Нет ничего более разрушительного в работе с персоналом, чем хаотичные собрания «от случая к случаю», неподготовленный руководитель и скучающие сотрудники, вот что ждет такого руководителя.

Собрание — способ организованной коммуникации группы людей с целью принятия решений, обмена информацией и мнениями, определения направления деятельности, прояснения задач, подведения итогов, получения обратной связи, мотивации.

Опытный Руководитель знает, что Собрания создают организацию. С их помощью можно поддерживать связи внутри ресторана и проводить в жизнь принятые решения, сверять степень приближения к целям и разрушать барьеры между отделами и сотрудниками. Если Вы не проводите собрания в вашем ресторане, то возникает проблема слухов, которая приводит к разобщенности и неуверенности сотрудников в завтрашнем дне, а затем и к потере управляемости.

Качественно организованное и проведенное собрание позволяет:

• оперативно решить текущие задачи ресторана;
• мотивировать персонал на достижение результатов;
• сформировать развивающую среду в коллектив.

ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ ДО СОБРАНИЯ?

1. Систематизируйте собрания

Проводите собрания ежедневно или еженедельно. Самое важное в ваших собраниях то, что все знают: они начинаются в одно и то же время. НЕ ДОЛЖНО быть такого, чтобы на этой неделе собрание устраиваюсь в четверг без пятнадцати десять, в среду в девять сорок, а в пятницу ровно в девять. Они всегда проходят в одном и том же месте, в один и тот же час. Таким образом, сотрудники начинают рассчитывать на собрание. Они могут планировать свое время, это дисциплинирует коллектив. У сотрудников должна оформиться привычка ходить на собрания.

Начинайте всегда вовремя! Никогда никого не ждите – корабль уходит точно по расписанию. Только так вы сможете приучить всех собираться в срок.

1. Планируйте собрание

Собрание должно быть подготовлено заранее: показатели прошедшего дня/недели, задачи на сегодня/текущую неделю, акции и другая подобная информация.

1. Планируйте продажи

Ваша задача — устанавливать перед началом каждой смены, на ресторан и на сотрудника. Важно делать это каждый день для понимания сотрудниками своих конкретных целей исходя из ситуации по достижению плана ресторана.

1. Репетируйте

Руководитель знает, что он хочет сказать, но не продумал, как это эффективнее сделать? В результате – искажение информации, непонимание, лишние споры, неисполнение или некачественное исполнение решений и заданий.

Продумывайте тщательно, что Вы хотите добиться по каждому вопросу и как конкретно Вы это сделаете. Это занимает всего пару минут перед собранием. По возможности, проговорите текст сами себе или кому-то еще. Готовьтесь каждый раз – это сэкономит Ваше время и время участников.

Ч ТО НУЖНО СДЕЛАТЬ ВО ВРЕМЯ СОБРАНИЯ?

Эффективное собрание должно быть:

1. Простым

Говорите четко и просто. Убирайте лишние слова и витиеватые выражения. Это вызывает общее недовольство участников. Рассматривайте только насущные вопросы. Не повторяйтесь – делайте обобщения, ссылки. Визуализируйте информацию, о которой рассказываете – используйте флипчарт, презентации и т.п. Тогда не надо будет долго и нудно зачитывать, сразу можно переходить к анализу. Кроме того, по психологическим оценкам, до 55% людей — визуалы, и на слух воспринимают объемную цифровую информацию плохо.

1. Активным

Атмосфера собрания не должна быть тягостной, время собрания должно пролетать незаметно. Проводите обучение «Знаю сам – Научу другого». Всегда следите за настроениями людей. Быстро реагируйте на ситуацию.

1. Позитивным

Контролируйте ваш собственный настрой. Без этого никуда. Запомните главное правило проведения собрания: Сотрудники уйдут с собрания в том настроении, в котором Вы на него пришли.

Начинайте с позитивной информации (шутки, анекдоты, поздравления именинникам, представления новичков и т.д.) Только на этом фоне подаются планы работ на день и цели, которых необходимо достичь. Старайтесь разряжать обстановку, шутите. Пусть Ваши люди улыбнутся – и вопросы решатся быстрее

Признавайте и поощряйте успехи ваших коллег!

1. С вовлечением, интерактивно

На каждом блоке собрания вовлекайте участников вопросами. Следите за тем, чтобы спрашивать каждый день разных участников, чтобы у всех была возможность высказаться и получить внимание. Ведите собрание по такой процедуре: вопрос поставили, пояснили, обозначили ситуацию, участники высказались. Руководитель подвел итог, спросил: «Есть еще вопросы и мнения по данному пункту? Нет. Переходим дальше».

Как результат – все вовлечены и участвуют в решении вопросов.

1. Нацеленным на продажи

Каждое собрание должно быть подчинено задачам бизнеса.

Ставьте цели по продажам, придерживайтесь алгоритма:

• Скажите, ЧТО нужно сделать;
• Обсудите с сотрудниками, КАК это сделать? (определите конкретные инструменты достижения);
• Получите обратную связь от сотрудников о понимании задачи.

ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ ПОСЛЕ СОБРАНИЯ?

1. Проанализируйте ход собрания

Просмотрите еще раз план собрания. Прокрутите в голове, как Вы это делали, как реагировали сотрудники на ваши слова, что позволяло вовлечь участников и т. д. Определите для себя, что на следующем собрании Вы сделаете иначе.

2.Определить формы контроля

Отслеживайте выполнение принятых решений и поставленных задач. Если задача долгосрочная, поднимайте вопрос о ней на каждом собрании до ее решения. Запишите это в план собрания.

Индивидуальные планы продаж контролируйте каждые два часа, просто идите в зал и спрашивайте каждого продавца, каковы его успехи и что он собирается предпринять еще.

Напоследок, предлагаю Вам использовать в своей работе алгоритм проведения эффективного собрания. Он позволит систематизировать собственное выступление, оперативно управлять продажами, мотивировать сотрудников на достижение целей и работать с удовольствием.

Алгоритм проведения эффективного собрания:

1. Приветствие

Также возможно проведение легкой и веселой разминки для поднятия настроения у сотрудников.

1. Итоги предыдущего дня

Вспоминаем, какие цели ставились, озвучиваем какие результаты достигнуты. Возможен краткий «разбор полетов», т.е. какие действия позволили добиться результата и что необходимо изменить в своих действиях для достижения цели, если результат неудовлетворительный.

В этой статье поговорим о типичных ошибках , которые часто совершают руководители при организации и проведении собрания с персоналом . Собрание необходимо для быстрого доведения конкретных задач, для ускорения процесса принятия решений, дляобмена опытом и мнениями, обсуждение актуальных проблем, для оценки результатов работы и подведения итогов, для эмоционального воздействия на коллектив. Потребность в проведении собраний очевидна, но будет ли собрание эффективным, зависит только от руководителя.

Ошибка №1. Собрания проводятся нерегулярно.

Многие руководители испытывают неприязнь к проведению собраний, так как одни не знают, как правильно организовать процесс, другие считают,что проведение собраний неэффективная трата времени, так как сами не знают, какие цели можно достигать с помощью этого мероприятия.

Что в результате? Перед сотрудниками поставлены определенные задачи, они должны их решить и отчитаться на собрании, но собрание не проводится в назначенную дату, переносится и благополучно забывается. Затем снова ставятся какие-то планы, цели и опять никого подведения итогов. Сотрудники начинают понимать, что к намеченной дате можно не спешить.

Руководителю необходимо определить, какой вид собрания будет проводиться регулярно. Например, еженедельно для подведения итогов. Четко определить день недели, время и место проведения собрания. Дисциплинировать в первую очередь руководителю нужно себя, не под каким предлогом не переносить, и не опаздывать.

Ошибка №2. Руководитель не готов к собранию.

Готовясь к собранию, руководитель должен проанализировать результаты работы отдела за прошедшую неделю. У него должны быть индивидуальные результаты, результаты группы в целом, как решались первостепенные задачи, какие текущие проблемы будут обсуждаться на этом собрании, планы на следующую неделю.

Сотрудники должны так же готовиться к собранию, подготовитьотчет, заполнить необходимую форму.

Если руководитель не владеет информацией о работе своего отдела, ему стоит задуматься, в праве ли он занимать данную должность.

Плохой вариант, отложить собрание на час-два и начать готовиться, этим руководитель нарушает дисциплину,сотрудники, настроившись на собрание и запланировавна это время, те часы, которые руководитель готовится, проведут бесполезно и расслаблено.

Начало должно совпадать минута в минуту. У руководителя должен быть четкий план проведения собрания: отчеты сотрудниковотдела, анализ работы отдела в целом за неделю,обсуждение проблем,план на следующую неделю, новый проект, акция, назначение ответственныхлиц.

Ошибка №3. Руководитель первым высказываетсвое мнение по обсуждаемому вопросу.

Не стоит ждать после того, как руководитель высказал свое мнение, бурной дискуссии и обратной связи от сотрудников.Руководительвсе сказал, а умные сотрудники мнение руководителя не обсуждают, особенно в его же присутствии.

Нет ничего хорошего и в том, если руководитель совсем не высказывает свое мнение о сложившейся ситуации. Мнений может быть в этом случае много, но корректировать в правильном направлении обязан руководитель.Иначе у сотрудников может сложиться непониманиеситуации, а еще есть опасность в том, что сотрудники подумают, что руководителю безразлично, или у него нет собственного мнения.

На собрании сотрудники должны быть вовлечены в процесс, высказывать свое мнение, руководитель должен получить обратную связь.

Если собрание, это один большой монолог руководителя, нужноискать другие способы проведения, привлекать вести отдельные блоки других, не зачитывать цифры отчета за сотрудников, они должны сами отчитываться, сами объяснять,почему тот или иной результат. Отмечать лучших, журить отстающих.

Ошибка №4. Превращение собрания в «балаган».

Почему это может произойти?

Если руководительдопускает обсуждение помимо рабочих вопросов, личные и не относящие к повестке дня.

Вопросы, не относящиеся к повестке дня, обсуждаются после собрания, лично с тем сотрудником, ктозадал это вопрос. А если руководитель обсуждаете на собрании вопросы вообще не относящие к рабочему процессу, политику, сплетни, то не стоит и ждать дисциплины, онсам задает не формальныйтон собранию.

Нужно четко следовать повестке собрания, это так же дисциплинирует, да и сотрудникиточно знают, что, за чем следует, когда руководитель перескакиваете с темы на тему, сотрудники теряют нить происходящего, и интерес к происходящему.

Еслизатягивается собрание, то сотрудники просто устают и начинают отвлекаться, если не укладываетесь в отведенное время, нужно честно предупредить, что собрание будет на 20 минут дольше.

Если нет дисциплины постоянно,если руководитель не можете дисциплинировать на один чассвоих сотрудников,странно, что он руководитель.

Ошибка №5. Отсутствие анализа результатов проведенного собрания.

Один из этапов проведения собрания, это анализ.

Возможно, нужно скорректировать план собрания. Посмотреть, что может повысить эффективностьпроведения собрания. Какая динамика была на протяжении всего времени проведения. Были ли активны сотрудники в обсуждении проблем. Если нет, в чем причина?

Какие можно сделать выводы из данной статьи.

1. К собранию нужно готовиться!

2. Должен быть план проведения собрания.

3. Не допускать бессмысленной полемики.

4. Подводить итоги собрания, резюмировать обсуждаемые вопросы.

5. Анализироватьрезультаты собрания и учитывать в подготовке к следующему собранию сделанные выводы.

Надеюсь, данная статья поможет избежать типичных ошибок в проведении собраний с персоналом.

Не забудьте подписаться на новости сайта.

Желаю удачи!

Влад Хитров 25.12.2014

По роду деятельности мне приходилось сталкиваться с десятками различных компаний. И большинство из них объединяет одна управленческая проблема - неумение эффективно проводить собрания сотрудников. Значение "митингов" в современной компании сложно переоценить. Если рядовой сотрудник участвует как правило только в еженедельном собрании, что занимает максимум 3-5% его рабочего времени, то работа руководителя высшего звена состоит из общих встреч процентов на пятьдесят. Так что качество этих мероприятий - отнюдь не праздный вопрос. Что же надо сделать, чтобы собрания проходили максимально эффективно? Предлагаю 12 проверенных практикой шагов:

1. Систематизируйте собрания в вашей организации. Определите, какие встречи будут проводиться регулярно и подготовьте для каждого свой регламент. В регламенте опишите частоту (день недели, время) и место проведения, спектр решаемых вопросов, список участников собрания, процесс подготовки и формат итогового документа. Согласуйте регламент с руководителями. Ознакомьте участников собраний с соответствующими регламентами. Сводите к минимуму количество внезапных собраний. Частые экстренные встречи серьезно мешают текущей работе, создают нервозность обстановки и размывают важность общих мероприятий.
2. Разработайте форму отчета, по которой будут готовиться и докладывать участники. Сделайте все, для того, чтобы распечатанный отчет мог уместиться на листе формата А4. Не надо включать в отчет все имеющиеся данные. Будьте краткими. Обозначайте только действительно полезные типы данных.
3. У собрания должна быть цель. И лучше, чтобы этой целью было принятие решения. Простое информирование проще и разумнее сделать по электронной почте.
4. Готовьте участников к собранию. Не стоит приглашать менеджеров, которые не владеют необходимой для принятия решения информацией. Отправьте участникам собрания необходимые материалы с оценкой ситуации, предварительными выводами и предлагаемыми решениями заранее. Тогда на общей встрече вы гораздо быстрее перейдете к принятию решений (что и является целью любого качественного собрания).
5. При условии, что целью собрания является выработка решений (а это должно быть так в 95% случаев) , не приглашайте на на него более 10 участников (максимум 15). Дело в том, что любая группа может принимать эффективные решения только в том случае, если члены этой группы вовлечены в процесс и чувствуют определенную сопричастность. Если участник собрания не видит возможность повлиять на принятие решения, поучаствовать в дискуссии, высказать свою позицию, то он будет вести себя индифферентно, всем своим видом разваливая конструктивный тон общей встречи. Поэтому желание менеджеров позвать как можно больше людей на встречу вместо пользы принесет вред. Задача - грамотно и быстро принять решение, а потом донести это решение вниз (возможно с отдельным собранием менеджеров и управленцев уровня "минус 1"). Приглашайте только тех, кто может повлиять на повышение качества принимаемых решений.
6. Собрание должно проводиться под руководством модератора. Им может выступить руководитель или опытный фасилитатор. Основная задача модератора - следить за соблюдением регламента, за качеством дискуссии и соблюдением конструктивности диалога. Если собрание носит характер мозгового штурма, то лучше, чтобы модератором был не начальник, так как в его присутствии люди будут бояться себя проявлять.
7. Максимально сокращайте продолжительность собрания. Соблюдение регламента (модератор!) поможет вам в этом деле. Я сторонник того, чтобы еженедельное собрание укладывалось в 1 час. При этом я повсеместно наблюдаю, как вместо 1 часа на него каждую неделю тратится 3-4 и более часов! Неоправданная трата времени самых ценных сотрудников! Собрание должно начинаться и заканчиваться вовремя.
8. Разделяйте ответственность. Нельзя, чтобы ведущий (руководитель) сам делал и вступительное слово, и рассказывал о результатах работы, и утверждал решения, и управлял дискуссией. Какой тогда смысл в других людях на встрече? Назначьте ответственного модератора, хорошо знакомого с участниками встречи и разбирающегося в бизнесе компании. Это может быть руководитель отдела HR (лучше избегать модераторов от маркетинга или отдела продаж). Пусть руководитель сделает вступительное слово, обозначит регламент, основные вопросы на эту встречу и даст возможность участникам по очереди высказаться по вопросам собрания. Не желательно, чтобы руководитель высказывал свое мнение первым. Это демотивирует других участников. Но при этом он обязательно должен обозначить и свою позицию по обсуждаемому вопросу.
9. Избегайте публичных осуждений или наказаний сотрудников на общих встречах. Отведите под эти задачи время для личной встречи.
10. Фиксируйте принципиальные договоренности. Начинайте следующее собрание с того, чтобы проверить, выполнены ли договоренности прошлого собрания. И только после этого переходите к текущей работе по формату.
11. Поручите модератору подготовить отчет о встрече и разослать его всем участникам на следующее утро (как самый поздний срок).
12. Будьте настойчивы! Настройка любого процесса требует времени. По опыту могу сказать, что разработка и внедрение системы эффективных групповых процессов очень сложна. Это может занять у вас полгода или даже год. Менеджеры будут саботировать процесс. Много раз будет желание опустить руки, но не сдавайтесь! Путь к отличному результату проходит только через эффективный процесс!

Регулярные собрания в отделе продаж – важнейший инструмент управления менеджерами по продажам, пренебрегать которым не должен ни один начальник отдела продаж. Собрания могут быть еженедельными или ежедневными – зависит от специфики вашей работы. Но они должны быть регулярными и неизбежными и проходить не реже раза в неделю.

Ключевая функция регулярных собраний – подготовка ваших продавцов к продажам, обмен опытом, привнесение новых идей, приобретение новых навыков, настрой на победу и поднятие боевого духа.

Основная беда таких собраний – зачастую они превращаются в скучные посиделки, которые и начальник и подчиненные отбывают как некую повинность. Первый не знает что рассказать нового и проводит такие встречи просто потому что надо или начальство настаивает, а вторые не видя пользы относятся как к неизбежному злу, теряя во время такого времяпрепровождения настрой на результативную работу. В итоге – потеря драгоценного времени и бесплодная трата сил и эмоций.
Но собрания действительно необходимы. У вас нет выбора проводить или не проводить. Ответ один – обязательно проводить.

Вывод – вам нужно каждую неделю иметь хорошую тему для собрания и четко понимать, что нового Вы можете донести до своих продавцов для улучшения их работы. Это-то и является большой проблемой многих начальников отделов продаж.
Вы ни в коем случае не должны тратить впустую время своих продавцов, но и перегружать их информацией тоже неправильно. Вы должны четко соблюдать баланс между запланированной продуктивностью и комфортабельной обстановкой и атмосферой. Ключ к успеху в таком мероприятии – сделать его интересным, полезным и позитивным.

И сегодня я хочу предложить вам несколько подсказок, как сделать ваши регулярные собрания в отделе продаж более эффективными.

Заведите регламент и назначьте старшего , который будет строго следить за его соблюдением, чтобы встречи проходили в хорошем темпе и не затягивались на половину рабочего дня или не уходили в ночь, если вы проводите собрания по вечерам.

Хорошее начало – половина дела. Если вы начинаете собрание в 7-30 утра, чтобы успеть решить все вопросы до начала рабочего дня, предложите своим сотрудникам кофе, купите тортик или коробку конфет. Это никого не разорит, но создаст отличный задел – ваши сотрудники начнут встречу в хорошем расположении духа. И обстановка будет менее натянутой.

Обязательно уделяйте время тому, чтобы отметить успехи ваших продавцов прилюдно на собрании – поздравьте Иванова с выполнением плана, поаплодируйте всем отделом Сидоровой, потому что она наконец завершила сложную крупную сделку, которую вела несколько месяцев, отметьте Петрова за то, что он продал Иван Иванычу крупную партию вашего товара, хотя до этого никто не мог подйти к Иван Иванычу и близко, потому как это был самый капризный и несговорчивый клиент. Показывайте продавцам, что для вас ценны их успехи и поощряйте их добиваться новых побед.

Обязательно расскажите историю. Интересных историй из опыта продаж полно в запасе у каждого опытного продавца. Разумеется ваша история должна что-то иллюстрировать и нести какой-то практический смысл. Она должна быть позитивной и решать какую-то конкретную производственную задачу.

Пригласите на ваше собрание спикера со стороны. Это очень эффективный прием и он отлично работает. Сторонний человек всегда вызывает у сотрудников интерес и позволяет немного отвлечься от привычной рутины.

Кто может быть таким человеком?

Самый классный вариант — пригласите вашего постоянного клиента и пусть он расскажет, почему он покупает именно у вас, что ему нравится в вашем товаре и в вашей компании и ответит на вопросы ваших продавцов. Это придаст вашим сотрудникам огромной уверенности в продукте и в компании. Ведь нет ничего хуже сомнений в том, нужен ли кому-либо твой продукт. А таковые всегда возникают у продавцов, когда что-то начинает идти не так.

Приглашенной звездой на вашем собрании может быть не только клиент. Пригласите начальника производственного отдела, пусть расскажет о продукции, о том что нового ожидается в ближайшее время в продуктовой линейке, что делается для улучшения качества продукта. Если клиенты жалуются на продукт, пусть он выслушает эти жалобы от ваших продавцов.

Позовите финансового директора и пусть он расскажет о ценообразовании на продукт, который вы продаете, о структуре себестоимости, чтобы у продавцов было понимание, что высокая цена на продукт не следствие чьей-то жадности, а объективная реальность, основанная на рыночных факторах.

Позовите директора по маркетингу и пусть он расскажет какие маркетинговые мероприятия запланированы в компании для продвижения продукта, торговой марки и облегчения работы продавцам. Пусть поведает о конкурентных преимуществах вашего товара. Они как правило известны продавцам в общих чертах, но повторенье – мать ученья. Как показывает практика, напоминать о них продавцам никогда не лишне.

Позовите начальника отдела доставки, пусть расскажет о том, что происходит в его департаменте, пусть ответит на вопросы сотрудников, особенно если доставкой есть проблемы и есть нарекания клиентов.

Проведите читательский день: темой вашего собрания может быть обсуждение того, что ваши продавцы читают по профессии. Они ведь у вас читают профессиональную литературу? Надеюсь, мне не надо объяснять почему это необходимо? Вы должны контролировать этот вопрос, и собрание – отличный инструмент контроля. Они обязательно должны читать книги и журналы по продажам, чтобы повышать свой профессиональный уровень. И вот заданием к очередной вашей встрече может быть как раз следующее: каждый должен на встрече рассказать какой-нибудь один прием для продаж, который он вычитал в книге или журнале и использует или планирует использовать в работе. Во-первых, читать надо не просто так, чтобы потом все выветрилось из головы. Читать надо для того, чтобы применять. А если прочитал, да еще и другим рассказал, сами помните по школе, что такой урок усваивается лучше. Итак, пусть каждый предлагает какую-то свою фишку, вычитанную где либо и остальные обсуждают ее, находят плюсы и минусы. Это опять-таки командная работа, что очень неплохо.

Никто не отменял ролевые игры! Нет более полезного тренинга, чем инсценировка продаж, когда один сотрудник исполняет роль продавца, а другой – роль покупателя. А команда обсуждает потом ошибки и удачи..

Проводите мозговые штурмы. Пусть каждый придет на собрание со своей проблемой, с которой он столкнулся в процессе общения с клиентом, со своим возражением, на которое он не нашелся что ответить и поищите ответы коллективно.
Также можно провести мозговой штурм на тему – как нам продавать больше. Иногда в таких беседах рождаются неплохие идеи, стимулируйте своих продавцов творить и креативить, это в любом случае очень полезный навык.

Все готовы работать?

Да….

Прекрасно, идем и работаем!

Знакома ситуация?

Собрание смены является самым ценным элементом общения с Вашими сотрудниками. Вы получаете возможность мотивировать их, информировать о том, какие ключевые темы и вопросы необходимо решить сегодня и выслушать их идеи и предложения.

Основные цели собрания смены:

1. Повысить энтузиазм сотрудников, которые должны понимать конкретные цели, поставленные на данный день (мотивация на уровне личности);

2. Добиться успешной работы в команде (мотивация группы);

3. Увеличить объем продаж и уровень выручки, предоставляя безупречное качество обслуживания;

4. Постановка цели и определение конкретной задачи на смену. (Например, план на декабрь 2 000 000 рублей, план на день 64 516 рублей).

Способы, при помощи которых можно достичь заявленных целей собрания:

1. Мотивация сотрудников

2. Информирование сотрудников

3. Эффективное выслушивание сотрудников

Собрания

Они позволяют проводить непрерывное обучение, нацеленное на выполнение конкретных задач, не отводя на это много времени. Поэтому, можно говорить о наличии следующих преимуществ подобного способа.

Преимущества :

Для покупателя - улучшение атмосферы обслуживания.

Для персонала - возможность непрерывного обучения, повышение квалификации.

Для руководителя, директора магазина - улучшения взаимопонимания с персоналом, выявление потребностей сотрудников.

Для организации - формирование корпоративной культуры организации и командного духа ее сотрудников.

Стандарты проведения собрания смены

При проведении собрания смен необходимо следовать определенным стандартам, среди них следующие:

1. Структура собрания должна быть простой

2. Проверяйте на практике, как сотрудники усвоили информацию

3. Подводите итоги собрания

4. Прогнозируйте и эффективно решайте возникающие проблемы

5. Делайте заключительный обзор

Структура собрания должна быть простой

Приветствие – может быть разным, в зависимости от стиля ведения собрания управляющим. Основная цель приветствия, привлечь внимание всех сотрудников, а также это подходящее время проинформировать сотрудников о том, какой у Вас объем продаж в магазине на сегодняшний момент.

Вкратце сообщите им те основные вопросы , о которых Вы собираетесь говорить на сегодняшнем собрании. Т.о. Вы сделаете краткий обзор содержания Вашего собрания. Обзор должен быть обязательно коротким, например:

«Сегодня мы обсудим способы увеличения объема продаж и то, что мы будем делать в праздничные дни».

«Сегодня мы с вами повторим этап вступления в контакт с покупателем, так как он является одним из самых важных. Ведь именно на этом этапе клиент решает: хочет он с вами общаться или нет».

Основная часть собрания

В основной части проведения собрания Вы должны разъяснить сотрудникам каждый основной вопрос, при этом следует использовать эффективные способы изложения информации, чтобы сотрудники лучше запомнили основные пункты и общее содержание собрания.

Например : название темы – использование существующих возможностей для повышения продаж. Обсудите с сотрудниками, как можно улучшить качество обслуживания клиентов в период праздничных дней.

Используйте управляемую дискуссию . Попросите сотрудников предложить свои идеи, свои мысли по теме собрания. Запишите все варианты ответов.

Вопросы и ответы

На этом этапе Вы имеете возможность получить обратную связь от сотрудников. Они могут задавать Вам вопросы, которые относятся или нет к основным темам обсуждения. Предоставляя обратную связь и, задавая вопросы, Вы должны быть конкретны.

Например: Нужна ли Вам, какая либо информация по организации работы в праздничные дни?

Обзор

На данном этапе Вам необходимо кратко напомнить о том, о чем Вы говорили в течение всего собрания.

В конце собрания Вы должны сделать заключительный обзор целей, которые Вы установили на данную смену, чтобы сотрудники почувствовали их важность и чтобы Вы смогли убедиться, что эти цели понятны, конкретны и реально выполнимы . Обзор должен быть коротким, и он не должен добавлять новых идей. Будет лучше, если Вы будете задавать открытые вопросы по ключевым темам, которые обсуждались во время проведения собрания.

Например: «Ирина, расскажи нам, пожалуйста, что ты сегодня узнала о том, как можно улучшить обслуживание покупателей в период праздничных дней»

Подобный обзор поставленных целей также позволит убедиться Вам в том, что они:

реалистичны и конкретны , а также в том, что сотрудникам может понадобиться дальнейшее развитие или обучение в течение дня.

Заключение - призыв

Призыв к действию. Необходимо, как можно больше энтузиазма вдохнуть в сотрудников перед началом работы…

Возможные проблемы

Необходимо, чтобы Вы заранее планировали возможность возникновения, каких – либо проблем. Типичные проблемы, которые могут возникнуть во время проведения собрания смены, следующие:

• Неправильный выбор места проведения собрания. Вы должны выбирать место проведения собрания, которые лучшим образом подходили бы для разрешения вопросов, возникающих у Ваших сотрудников или обсуждения основных тем, подготовленных Вами к данному собранию. Например, если основной темой проведения собрания является качество обслуживания покупателей на кассе – проводите собрание возле ящика ККМ.
• Отклонение от темы обсуждения . Если Вы будете строго соблюдать структуру проведения собрания, то сможете избежать возможных отклонений от темы. Если отклонения все же произошли, Вы должны постараться вернуться к основной теме обсуждения. Например:
• «Светлана, это очень интересная мысль и мы ее обсудим завтра на собрании, а сейчас нам необходимо вернуться к тому, чтобы обсудить эффективные способы обслуживания нашего покупателя во время праздничных дней».
• Слишком много основных тем обсуждения . Если Ваши сотрудники будут перегружены информацией, то они будут в замешательстве и не смогут запомнить основные вопросы. Основных тем обсуждения в идеале должно быть не более 3-х. Если при обсуждении данной темы Вам необходимо использовать ролевую игру или демонстрацию какого- либо навыка или процедуры, то отведите на одно собрание только одну тему для обсуждения.
• Сотрудники, отстающие в своей работе от других . Вам не следует публично критиковать или ругать таких сотрудников. Сразу, после окончания собрания, обсудите проблему сотрудника с ним наедине.

Дорогие коллеги, мы надеемся, что данная статья будет для Вас полезна. Что Вам понравилось больше всего? Что захотелось применить? Напишите нам отзыв или оставьте интересующие Вас вопросы.

Отслеживайте новые статьи, получайте результат!

С уважением, команда Diamond-training

Открытие бизнеса