В 2015 году изменился порядок оформления командировок. Разберемся в новшествах и в действующих правилах.

Командировочное удостоверение отменено

Процедура направления работников учреждений в командировки с 8 января 2015 года существенно упростилась. Больше не нужно оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. Такие изменения были внесены постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 года № 1595 в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение о командировках).

Исключено упоминание об удостоверении при оформлении командировок по странам СНГ и из постановления Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812 о порядке и размерах выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к ним (далее – Постановление № 812). При командировках в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, отметки о пересечении государственной границы России не делаются. Дата ее пересечения устанавливается по проездным документам (билетам) (п. 6 Постановления № 812). Ранее такая дата определялась строго по отметкам в командировочном удостоверении.

Сотруднику также больше не надо оформлять отчет о выполненной работе в командировке и представлять его работодателю в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки. Соответствующие поправки внесены в пункт 26 Положения о командировках. Однако требование о составлении авансового отчета осталось в силе.

Основание направления в командировку – приказ работодателя

Учреждение направляет сотрудника в командировку с целью выполнить служебное поручение вне места постоянной работы. Причем на определенный срок (п. 3 Положения о командировках). Напомю, что перед тем как принять решение о командировании сотрудника, работодатель выясняет, не относится ли работник к категориям лиц, которых в соответствии с законодательством запрещено направлять в служебные поездки. Такой запрет установлен в отношении:

беременных женщин (ч. 1 ст. 259 Трудового кодекса РФ);
работников, с которыми заключен ученический договор, в период его действия (если конечно поездка не связана с ученичеством) (ч. 3 ст. 203 Трудового кодекса РФ);
работников в возрасте до 18 лет (ст. 268 Трудового кодекса РФ).

Исключение из последней категории составляют:

творческие работники СМИ, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иные лица, участвующие в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений (перечень профессий и должностей творческих работников утвержден постановлением Правительства РФ от 28 апреля 2007 г. № 252);
спортсмены (ч. 3 ст. 348.8 Трудового кодекса РФ).

Обратите внимание: с 8 августа 2015 года решение о направлении сотрудника в командировку надо оформлять в письменной форме (п. 7 Положения о командировках). При этом в таком решении должно быть сказано о виде транспорта, на котором работник едет в служебную поездку (личный, служебный транспорт или транспорт, находящийся в собственности третьих лиц).

Отмечу, что большинство учреждений составляют такое решение в виде соответствующего приказа (распоряжения).

Примером может служить апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 22 апреля 2013 г. № 33-5682/2013. В нем была рассмотрена ситуация, когда командировка работника не была документально оформлена надлежащим образом. По возвращении из служебной поездки сотрудник узнал, что был уволен за прогул. Работодатель, в свою очередь, обосновал свой поступок следующим образом: приказ о командировании не оформлялся, необходимость в проведении переговоров отсутствовала. На основании этого арбитры решили, что увольнение сотрудника по такому основанию в этом случае правомерно. Аналогичное решение было вынесено Верховным судом республики Дагестан в отношении работника, выехавшего в командировку без надлежащего оформления и разрешения уполномоченного на то должностного лица (апелляционное определение от 10 сентября 2013 г. № 33-3315/13).

Документы, подтверждающие период командировки

Фактический срок, в течение которого работник находится в командировке, определяется по проездным документам. Сотрудник должен представить их по возвращении из служебной поездки. Если для передвижения он использовал личный транспорт (легковой автомобиль, мотоцикл), срок командировки должна подтвердить и прикладываемая к ним служебная записка. Однако этого требовал прежний порядок.

Во-первых, с 8 августа 2015 года служебную записку командированный сотрудник должен оформлять не только в случае использования личного транспорта. Теперь она необходима как для служебного, так и для транспорта, которым работник управляет по доверенности.

Во-вторых, если по каким-либо причинам у сотрудника отсутствуют документы на проезд, то срок командировки подтвердят документы по найму жилого помещения в месте командирования. Однако в этих документах должны обязательно быть реквизиты, предусмотренные пунктом 8 Правил предоставления гостиничных услуг, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490. Если же работник едет в командировку на машине, то он должен предоставить документы, подтверждающие его использование. Теперь в их числе маршрутные листы и иные документы, подтверждающие маршрут следования автомобиля (п. 7 Положения о командировках).

Что касается авиабилета, то его работник может приобрести и в бездокументарной форме (электронный билет). Тогда оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение билета, будут:

маршрут/квитанции электронного авиабилета (на бумажном носителе) – выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок, в которой указана стоимость перелета;
посадочный талон – он подтверждает перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Однодневные командировки

Сотрудник может быть направлен в командировку на любое количество дней, даже всего на один. Ведь срок командировки устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках).

Правомерна ли выплата суточных?

При направлении работника в командировку ему возмещаются (часть 1 статьи 168 Трудового кодекса РФ, абзац 1 пункта 11 Положения о командировках):

расходы на проезд;
расходы на наем жилого помещения;
дополнительные затраты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные затраты, произведенные сотрудником с разрешения работодателя.

На основании судебной практики рассмотрим, возможна ли выплата суточных при однодневных командировках. Например, Президиум ВАС РФ в постановлении от 11 сентября 2012 г. № 4357/12 отметил следующее. Работник, направляясь в однодневную командировку, в тот же день возвращается домой. Суммы, выплачиваемые ему в данном случае, суточными не считаются в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве. Однако их выплата не обусловлена конкретным количеством часов, в течение которых сотрудник находится в поездке. Если работодатель выплатил такие суммы при командировке, длящейся менее 24 часов, это законно. Ведь при служебной командировке сотрудник направляется в поездку по инициативе и в интересах работодателя. Поэтому и расходы на оплату «суточных» производятся в его интересах. Судьи пришли к выводу, что такие денежные средства представляют собой компенсационную выплату. С ее помощью возмещаются расходы сотрудника, связанные с необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. Таким образом, хотя подобные выплаты не называются суточными, командированный работник имеет на них право.

НДФЛ начислять не нужно

С «суточных» при однодневных командировках НДФЛ не удерживается, даже если работник вернулся из служебной поездки в тот же день, и в месте командировки не ночевал (постановление Президиума ВАС РФ от 11 сентября 2012 г. № 4357/12). Однако условием освобождения такой компенсации от НДФЛ будет наличие документов, подтверждающих расходы.

Минфин России в письме от 26 мая 2014 г. № 03-03-06/1/24916 согласился с такой позицией. Если учреждение приняло решение при направлении сотрудника в однодневную командировку выплачивать ему суммы взамен суточных, такие выплаты не облагаются НДФЛ в размерах, установленных пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. А именно:

700 руб. – при нахождении в командировке на территории РФ;

2500 руб. – при пребывании в служебной загранпоездке.

Как быть со страховыми взносами с суточных?

Суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно и иные командировочные расходы работников не облагаются страховыми взносами. Такая норма содержится в части 2 статьи 9 Федерального закона РФ от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ о страховых взносах.

В отношении выплат при однодневной командировке Минтруд России в письме от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242 объяснил следующее. Суточные при однодневных командировках формально не положены. Их выплата не может быть установлена локальным нормативным актом учреждения, так как это противоречило бы правовой природе суточных, установленной в части 1 статьи 168 Трудового кодекса РФ. Значит, взносы на такие выплаты при однодневных командировках надо начислять. Однако у судей на этот счет иное мнение. Чаще всего арбитры встают на сторону работодателей и приходят к выводу, что суммы, выплачиваемые взамен суточных при однодневной командировке, взносами не облагаются. Примером могут служить решение арбитражного суда Вологодской области от 27 января 2015 г. № А13-16795/2014, а также постановления ФАС Поволжского округа от 22 января 2013 г. № А65-27465/2011 и ФАС Северо-западного округа от 16 января 2014 г. № А56-14899/2013. В решении № А13-16795/2014 арбитрами были отклонены доводы ФСС России о том, что расходы работников не подтверждены документально, поскольку приказы на командировку, авансовые отчеты работников, содержащие основания выдачи денежных средств, были представлены.

Когда выплачивать средний заработок

Однодневную служебную поездку сотрудника, как и более длительную командировку, нужно оплачивать исходя из его среднего заработка (ст. 167 Трудового кодека РФ). При этом за период поездки средний заработок сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. В этот период включаются также дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки (п. 9 Положения о командировках).

Таким образом, если за дни командировки учреждение выплатит своему сотруднику зарплату, это будет противоречить действующему законодательству РФ.

Если командировка приходится на выходные дни

Средний заработок за дни нахождения работника в пути, приходящиеся на выходные, не сохраняется. Это не предусмотрено Положением о командировках (письмо Роструда от 20 июня 2013 г. № ПГ/5136-6-3). Суд Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в апелляционном определении от 14 июня 2012 г. № 33-2379/2012 отказал в удовлетворении исковых требований об оплате работы в выходные дни. По мнению арбитров, истец не представил соответствующих доказательств того, что работодатель, направив сотрудника в командировку, указал необходимость выполнения им трудовой функции непосредственно в выходные дни. Командированный сотрудник находился в пути в выходные и не выполнял какую-либо работу, поэтому такие дни не подлежат оплате в соответствии со статьей 153 Трудового кодекса РФ.

В письме от 5 сентября 2013 г. № 14-2/3044898-4415 Минтруд России также затрагивает вопрос оплаты дней отъезда, приезда и нахождения в пути в период командировки, приходящихся на выходные или праздники. Чиновники, указывают, что во время командировки средний заработок сохраняется за все дни, предусмотренные графиком работы командирующего учреждения, но из оплачиваемого периода исключаются выходные и нерабочие праздничные дни. При этом конкретные размеры оплаты времени, когда сотрудник находится в пути в указанные дни, устанавливаются коллективным договором учреждения, соглашением или локальным нормативным актом.

Однако по этому вопросу есть и иные выводы. Так, по мнению ФАС Дальневосточного округа, за работником сохраняется средний заработок за проведенные в командировке дни независимо от фактически отработанного в служебной поездке времени (постановление от 22 сентября 2010 г. № А59-183/2010).

Авиастроительный районный суд города Казани в решении от 14 октября 2013 г. № 2-2662/2013 рассмотрел ситуацию, когда день приезда сотрудника из рабочей командировки пришелся на субботу (выходной день). Согласно действующему законодательству, день приезда из командировки учитывается как рабочий. При этом трудовая деятельность за работу в выходной день оплачивается не менее чем в двойном размере (ст. 153 Трудового кодекса РФ). Кроме того, трудовое законодательство не запрещает сотруднику приезжать из командировки в выходной день. Поэтому суд постановил взыскать с работодателя, в частности, заработную плату за ту субботу.

Заринский городской суд Алтайского края в решении от 19 мая 2014 г. № 2-419/2014 рассуждал следующим образом. Выходные дни считаются одним из видов времени отдыха (ст. 107 Трудового кодекса РФ). В течение этого времени работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и может использовать его по своему усмотрению (ст. 106 Трудового кодекса РФ). Однако, находясь в служебной поездке в выходные дни, сотрудник не может распоряжаться ими по своему усмотрению как днями отдыха, а использует время в интересах работодателя, хотя и не привлекается в такие дни к работе.

Работник остался в отпуске в месте командировки

Иногда работник остается в месте командирования на выходные или нерабочие праздничные дни, дни отпуска либо выезжает к месту командировки до даты ее начала. Минфин России письмом от 12 сентября 2013 г. № 03-04-08/37693 сообщил, что в таком случае оплата организацией проезда работника от места проведения свободного времени до места работы обоснованна и не приводит к возникновению у работника экономической выгоды и базы для удержания НДФЛ. Правда, в письме сделана оговорка, что эти рассуждения верны лишь в случае незначительного расхождения между сроками командировки и поездки.

К примеру, сотрудник находился в командировке до 9 декабря. Согласно приказу по окончании командировки ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 10 декабря. Домой работник вернулся 20 декабря. ВАС РФ в определении от 26 июня 2012 г. № ВАС-7479/12 указал, что в этом случае сотрудник фактически находился в отпуске и оплата обратного авиабилета не связана с его возвращением из служебной командировки. Если работодатель все же оплатит такой билет, то с его стоимости необходимо удержать НДФЛ (письмо Минфина России от 8 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/47813).

Вадим Егоров - консультант по вопросам начисления зарплаты, социальных пособий и их налогообложения. Редакция журнала «

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Особенности направления работников в служебные командировки перечислены в Положении «Об особенностях направления работников в служебные командировки», которое утверждено постановлением правительства от 13.10.08 №749.

Из этой статьи Вы узнаете:

2. Какие документы нужно оформить для командировки сотрудника в 2015 году.

Обратите внимание, что с 8 января 2015 года постановлением Правительства РФ от 29.12.14 № 1595, отменены служебные удостоверения и служебные задания. Таким образом, при подготовке документов для отправки сотрудника в командировку использовать эти документы больше не нужно.

При направлении сотрудника в командировку работодатель обязан гарантировать работнику:

место работы;
средний заработок;
компенсацию расходов, которые связаны со служебной командировкой.

Такие обязанности работодателя установлены статьей 167 ТК РФ. Кроме того, в соответствии со статьей 168 ТК РФ, в случае направления в служебную командировку компания обязана возмещать работнику: расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства, а также иные расходы, произведенные работником, с разрешения или ведома работодателя.

Обратите внимание, что все гарантии и компенсации, которые связаны с направлением сотрудника в командировку и установлены Трудовым кодексом, действуют только в отношении сотрудников компании, которые заключили с работодателем трудовой договор.

Какими документами правильно оформить служебную командировку

Раньше, чтобы направить сотрудника в командировку нужно было пользоваться формами документов, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1. На сегодняшний день это постановление еще действует, но брать оттуда формы первичных документов не обязательно. Компания может их разработать сама. Мы же будем ссылаться на унифицированные формы. А использовать ли Вам их или разработать свои - решать Вам.

Обратите внимание, что с 8 января 2015 года служебное задание отменено постановлением Правительства РФ от 29.12.14 № 1595. Поэтому в 2015 году больше не нужно его оформлять.

Для того, чтобы направить сотрудника в командировку сначала нужно оформить «Приказ о направлении работника в командировку» по форме Т-9а. Строку, в которой содержится служебное задание нужно исключить.

Затем необходимо зафиксировать факт выбытия сотрудника в журнале учета командированных сотрудников. Он утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н. В этом журнале выбытия нужно заполнить: ФИО командированного работника, наименование организации, в которую командируется сотрудник, пункт назначения. Обратите внимание, что в связи с тем, что с 8 января 2015 года отменены командировочные удостоверения, то в строке о командировочном удостоверении нужно поставить прочерк.

Затем необходимо заполнить табель учета рабочего времени по формам Т-12 и Т-13. Дни командировки, в которые сотрудник отсутствует на рабочем месте, нужно заполнить кодом К. Если сотрудник в командировке трудился в свой выходной день, то в табеле учета рабочего времени нужно проставить сразу два кода: К и РВ . В соответствии со статьей 153 ТК РФ, работа в выходной день оплачивается в двойном размере.

После возвращения работника из командировки, бухгалтеру нужно составить авансовый отчет (форма АО-1) о суммах, которые были потрачены работником. Работник должен предоставить документы, которые подтверждают понесенные им расходы. Такими документами могут быть: чеки, приходные ордера, квитанции, договоры и т.д. Все это нужно приложить к авансовому отчету.

Какими документами подтвердить расходы и время фактического пребывания работника в командировке

После отмены командировочных удостоверений расходы, а также время фактического пребывания сотрудника в командировке нужно подтверждать проездными документами. Они должны быть предоставлены самим работником.

Если работник передвигался к месту командировки и обратно к месту работы на личном транспорте, то он должен составить служебную записку. В ней отражается фактический срок пребывания его в командировке. Служебная записка заполняется в произвольной форме. К ней сотрудник должен приложить документы, которые будут подтверждать использование им личного транспорта (квитанции, чеки, счета и т. д.). Служебная записка также прикладывается к авансовому отчету.

Итак, командировку сотрудника в 2015 году нужно оформить следующими документами:

Приказом о направлении сотрудника в командировку;
заполнить журнал учета командированных сотрудников;
заполнить табель учета рабочего времени;
составить авансовый отчет;
принять у сотрудника служебную записку (если он едет к месту командировки и обратно на личном транспорте).

Правительство Российской Федерации уже давно значительно упростило процедуру отправки работников в командировку. Как оформить командировку в 2015 году? Сейчас для бухгалтеров это стало на много проще, так как чиновники отменили ряд документов: отчет о командировке, служебная задача и командировочное удостоверение. В этой статье вы ознакомитесь с изменениями в командировочном документообороте, как это отражается на работе, как бухгалтера, так и кадровика.

Как было раньше

В постановлении № 749 от 13.10.08 Правительства РФ зафиксирован порядок оформления документов для командировки. И до недавнего времени данный документ предусматривал такой документооборот. В первую очередь оформлялось служебное задание, в котором указывалось место командировки, ее время и цель. На основе этого документа создавался приказ об отправке работника в командировку. Приказ служит основанием для составления командировочного удостоверения, в котором в дальнейшем указывались время (дата) реального прибытия и выбытия из пункта назначения. На обосновании приказа, бухгалтерия выдавала работнику под отчет финансы на проживание и проезд, суточные.

Сотрудник, по окончании командировки, за потраченные деньги должен отчитаться (подтверждающие документы и авансовый отчет), а также за исполнение работы (отчет о командировке и записи в командировочном удостоверении).

Каждый шаг командировочного, как видим, был зафиксирован документально, что полностью отвечало требованиям Федерального закона «О бухгалтерском учете». Отметим, что ст. 19 данного закона обязывает любое предприятие проводить внутренний контроль хозяйственно-финансовой деятельности для того, чтобы любой расход подтверждался документально. К тому же документы для налоговых целей не бывают лишними.

Сегодня же законодатель с одной стороны решил упростить работу предпринимателей, освободив их от части документальной волокиты. Но обязательств, которые установлены налоговым и бухгалтерским законодательством, никто при этом не аннулировал. Разберемся же, как оформить командировку в нынешнем году при сложившихся обстоятельствах.

Факты, требующие подтверждения

Как раннее уже говорилось, правительством было отменено 3 документа: отчет о командировке, служебная задача и командировочное удостоверение. В этих документах содержалась информация о том, на какое время, куда и зачем необходимо сотрудника отправить в командировку, а также подтверждал то, что работник действительно находился в месте командировки и реально выполнял свои обязанности.

Теперь, соответственно, эти события хозяйственной деятельности необходимо подтверждать уже иными документами.

Срок командировки

Срок командировки проще всего удостоверить – его видно в проездных документах. Поэтому командировочное удостоверение с отметками о прибытии и отправке, в этой части действительно лишнее. Факт, что всегда необходимо определять по проездным ведомостям, срок командировки подтверждается в Положении о командировках.

Единственная проблема, возникшая в связи с аннулированием командировочного удостоверения – как установить время командировки, если нет проездных документов? К примеру, сотрудник отправился в командировку на своем транспорте. В подобной ситуации срок командировки указывается сотрудником в служебной записке, также необходимо к записке приложить оправдательные документы (кассовые чеки, квитанции, счета, путевой лист и т.д.).

Цель командировки

Данный факт также раннее фиксировался в служебном задании. После того как документ отменили, суть командировки, задание, которое необходимо выполнить не на месте постоянной работы, непосредственно придется указывать в приказе о назначении в командировку.

Стандартная форма приказа об отправке в командировку, к сожалению, не содержит служебного задания. Следовательно, бухгалтеру необходимо составить и у руководителя утвердить дополненную, собственную форму такого приказа, при этом указать цель командировки. По мнению Роструда, не госпредприятия могут использовать формы учетных первичных документов, ими же разработанные самостоятельно.

Кстати, это право можно применить, если в организации по каким-либо причинам нужно сохранить полностью прежний документооборот по оформлению командировки. Предприятие имеет право оформлять и отчеты, и командировочные удостоверения, и служебные задачи. Применять можно как самостоятельно разработанные, так и унифицированные формы. В бухгалтерию обязательно отправлять копию такого приказа. Документ, где указана цель поездки, период командирования, место назначения, поможет бухгалтеру проверить авансовый учет гораздо быстрее.

Выполнение служебного задания

Если есть документ, в котором указано задание для работника, значит должен быть и документ, где ставится отметка о выполнении либо о не выполнении служебной задачи. Ранее таким документом являлся отчет, который рабочий естественно составлял на бланке служебной задачи. Сегодня его отменили, поэтому работодатель не обязан требовать формального отчета.

В этой части как оформить командировку, подход чиновников полнее логичен: ведь сотрудники о своей ежедневной деятельности в месте нахождения предприятия не составляют отчеты. Почему же работа за пределами офиса требует специального отчет? Поэтому если работодатель не потребовал любых объяснений от вернувшегося из командировки сотрудника, свидетельствует, что задание исполнено, так как этого требовалось. Но если не выполнена поставленная задача, то запускается стандартный механизм притягивания рабочего к дисциплинарной ответственности.

Проще говоря, отчет о командировке из простого документа превращается в экстраординарный. Такой документ составляется лишь в том случае, если задание выполнено не полностью, не качественно или же вообще не выполнено.

Документооборот по новым правилам

Как по новым правилам оформить командировку в 2015 году? Для начала руководителем издается приказ или же распоряжение о том, что нужно отправить в командировку сотрудника. В приказе сейчас указывается и цель командировки. Бухгалтерия, на основании распоряжения (приказа) выдает работнику под отчет денежные средства на проживание, на проезд и суточные. По возвращению сотрудник представляет подтверждающие документы и авансовый отчет, на их основании бухгалтерия производит окончательный расчет. Как видим, оформить командировку в 2015 году стало значительно быстрее и легче, чем в прошлые годы.

Учет командировок с 8 августа 2015 года: перечень документов снова изменился
Одобрены очередные изменения по командировочным документам. В начале 2015 года чиновники отменили командировочное удостоверение и ряд других документов. А командировку стали подтверждать проездными документами.

Но теперь помимо билетов подойдут и другие документы. Например, если работник потерял билеты на самолет, то командировку подтвердят счета из гостиницы. Такие изменения предусмотрены в новом постановлении Правительства РФ от 29 июля 2015 г. № 771. Документ опубликован 31 июля, а начнет действовать с 8 августа. С этой даты, если работник по каким-то причинам не может предоставить проездные билеты, поездку все равно можно доказать. А значит, списать без проблем расходы.

Приказ о командировке

Работник направляется в командировку на основании решения работодателя. В решении фиксируется срок, на который работодатель отправляет сотрудника в служебную поездку. Этот документ можно оформить в виде приказа.

Компании могут использовать для составления приказа унифицированную форму № Т-9. Но при желании этот бланк можно доработать: убрать лишнюю информацию, поменять название, дополнить важными сведениями. Например, в приказе лучше подробно описать, с какой целью сотрудник отправляется в поездку. А не просто ограничиться общей фразой «посещение организации…». Ведь несмотря на то, что служебное задание составлять больше не надо, письменное обоснование командировочных расходов пригодится на случай проверки.

Проездные документы

Рассмотрим сначала ситуацию, когда сотрудник предоставил билеты на проезд. С 8 января 2015 года компании, направляя сотрудника в служебную поездку, больше не должны оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. А срок поездки определяют по проездным документам.

Документы на проживание

Предположим, сотрудник потерял проездные билеты. Чтобы списать стоимость проезда в расходы, билеты надо восстановить. Но при этом без билетов теперь можно списать иные расходы на командировки. При условии, что сотрудник предоставил счет гостиницы или иной документ, подтверждающие проживание. Гостиничные документы подтвердят срок командировки.

Служебная записка

Работник, который был в командировке на личном транспорте — машине или мотоцикле, — должен сдавать в бухгалтерию служебную записку. Постановление № 749 не конкретизирует содержание служебной записки, которую должен составить сотрудник, ездивший в командировку на личной машине. Сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки. Важно помнить, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования.

Служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих налоговых расходов. А значит, должна содержать обязательные для первички реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). К ним относятся наименование и дата составления документа, название компании, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения — количество дней поездки, подпись работника. Также рекомендуем привести сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия.

Авансовый отчет

Работник, получивший деньги на служебную поездку, должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней с даты возвращения (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). К нему сотрудник должен приложить подлинники документов, подтверждающих расходы: квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки, билеты, посадочные талоны и т. д.

Журнал учета командированных работников

Новое постановление Правительства РФ № 771 отменило обязанность заполнять журнал работников, выезжающих в командировки. С 8 августа этот документ вести не понадобится.

Менеджеры часто ездят в командировки, поэтому вопрос о командировочных расходах для коммерческого отдела актуален всегда. Все, что нужно знать о командировочных расходах, а также какие изменения в этом вопросе ожидаются в 2016 году – подробно в нашей статье.

В этой статье вы прочитаете:

Какие изменения командировочные расходы претерпят в 2016-м году
Как рассчитать суточные командировочные расходы
Как производится оплата командировочных расходов
Как устанавливается сумма командировочных расходов
Какими документами командировочные расходы регламентируются

Командировочные расходы: изменения в 2016 году

По инициативе Министерства финансов РФ, предлагается лишить рядовых сотрудников суточных денежных средств по командировочным расходам. Ведомство предлагает такие изменения командировочных расходов с начала 2016-го года.

Лучшая статья месяца

Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.

Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.

Эксперты единогласно утверждают, что подобные изменения командировочных расходов приведут только к негативу. Ведь сотрудники не будут ездить в командировки, начнут отказываться. Это приведет к негативным последствиям для репутации компаний.

Но представители Министерства утверждают – благодаря этому решению удастся повысить общую прибыль организаций, с которых производится уплата налогов в федеральный бюджет, что благоприятно скажется на экономике страны.

Стоит учитывать, что изменения командировочных расходов, по инициативе Минфина, предполагают отмену данных выплат лишь для поездок внутри страны, а суточные при заграничных командировках сохранятся.

Что входит в командировочные расходы

Чтобы лучше понимать ситуацию, следует разобраться – чем является командировка по служебной необходимости. Этот термин, в соответствии с ТК РФ, предполагает определенный выезд работника за пределы места проживания – для решения служебных задач.

В соответствии с положениями законодательства, суточные командировочные расходы в 2016-м году будут включать:

– затраты на проезд к месту командировки, покупка билетов в обратную сторону;

– расходы на аренду жилья на месте командировки;

– выплата суточных – карманных денег работнику, которые ему нужны для различных нужд, в том числе для оплаты услуг связи;

– оформление разных документов.

Командировочные оплачиваются лишь для компенсации целевых издержек, а также должны подтверждаться соответствующими документами – включая чеки, специальные документы и пр.

Размер суточных командировочных расходов в каждой организации определяется согласно своим нормам – с учетом принятых норм на предприятии, значимости командировки, статуса сотрудника и множества прочих критериев.

Какая сумма командировочных расходов установлена на 2015 год

В российской практике установлен максимальный размер суточных командировочных в 2015-м году на уровне 700 рублей. Однако актуальным данное правило следует считать лишь для государственных компаний, выплачивающих для сотрудников командировочные из бюджетных средств. У частных организаций обычно есть право самостоятельно определять размер командировочных, которые оказываются выше установленных законом для муниципальных.

Для заграничных командировочных расходов сумма в сутки не должна быть более 2,5 тысяч рублей. Однако это также регламентируется лишь для государственных предприятий. У частных компаний есть право самостоятельно выбирать нужную сумму.

Но при определении собственных суточных сумм нужно учесть – если суммы будут выше установленных законом, потребуется уплата налога 13% на деньги свыше указанной суммы.

Законодательство не ограничивает минимальный размер командировочных расходов в 2016-м году. Но всё же бухгалтеры должны учитывать определенные ориентиры, основой сегодня становятся средние показатели следующего характера:

– суточные при командировках внутри своего региона равны 200-300 рублей;

– в другие регионы страны – 500 рублей;

– поездка заграницу по минимуму для предприятия обойдется в 1 тыс. рублей;

Как и ранее, для нормы возмещения командировочных расходов 2016-го года необходимо корректно оформить соответствующие документы. Без этого не удастся получить все полагающиеся средства.

Какие документы требовать для отчета за командировочные расходы

Руководителю сначала нужно опубликовать приказ, с прописыванием и обоснованием в нем необходимости командировочной поездки для сотрудника. Затем будет определен размер причитающихся суточных, прочих расходов, которые могут возникнуть в рамках поездки. Далее сотруднику будет выдано специальное командировочное удостоверение – с его помощью работник сможет документально подтвердить свое нахождение на работе. По завершении командировки сотрудник должен предоставить пакет документов:

– чеки на покупки;

– документы, которые удостоверяют расходы определенного характера, указанные в отчете.

Однако бухгалтерии необходимо понимание, что в гостинице с 3-разовым питанием могут не оплачиваться излишества сверх нормы – ведь ему и так предоставлены деньги на еду.

Если говорить о суточных командировочных расходах 2016 для зарубежных поездок, то здесь существуют некоторые отличия. К примеру, для возмещения затрат на аренду жилья необходимо предоставление загранпаспорта с отметкой о пересечении границы дважды.

Директор по производству: обязанности и требования к должности

Как рассчитать командировочные расходы

Установлен порядок расчета законодательством, производится таким образом:

определение суммы, начисляемой сотруднику как зарплату за последний год до поездки в командировку;
вычет из рассчитанной суммы разных выплат, не входящих в основной размер зарплаты – отпускные, больничные и пр;
корректировка сумм, которые сотрудник получил в виде разных премий;
вычисление числа дней, отработанных сотрудником по факту – вычитая из всего числа рабочего времени часов отсутствия по разным причинам;
полученная в итоге сумма заработка делится на число дней, в течение которых сотрудник был на рабочем месте. Исходя из этой цифры получается результат, начисляющийся работнику как командировочные выплаты.

Оплата командировочных расходов, облагаемых НДС

Оплата транспортных расходов. Затраты на проезд к месту командировки и в обратном направлении, к месту постоянной работы, возмещаются в размере стоимости проезда транспортом общего назначения (за исключением такси), в том числе уплату страховых платежей, по государственному обязательному страхованию, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов, также за использование постельных принадлежностей.

Возмещение расходов по найму жилого помещения. Оплата расходов по найму жилого помещения в полном размере производится сотруднику согласно подтверждающим документам. Не включаются размеры данной оплаты в доходы работника, следовательно, не производится начисление налогов с них. Не происходит начисление с данных сумм ЕСН и страховых взносов в Пенсионный фонд. Можно уменьшить свою налогооблагаемую базу на размер трат по оплате жилья.

Если сотрудник документально не смог подтвердить свои траты на оплату жилья, тогда предполагается возмещение денег по нормативам. Не предполагается обложение «нормативных» выплат в данном случае НДФЛ, не начисляются на них ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд.

Нужно также учесть, что не входят в число затрат по найму жилого помещения расходы за пользование саунами, мини-барами и другие соответствующие траты. Если они не были отдельно выделены в счете.

Суммы за питание и прочие личные услуги, которые включены в счета по найму жилья, подлежат оплате в счет суточных.

Расходы по найму жилья возмещаются в пределах установленных норм за каждые сутки без зачета перерасхода в отдельные командировочные дни, и по этой стране, и в других государствах.

Сотрудник при отправке в страны СНГ может сам выбирать для себя жилье, поскольку законодательно не ограничен выбор отеля, компания не должна производить возмещение расходов, которые связаны с наймом жилья, если цена данных услуг не была отдельно выделена в счете гостиницы.

Возмещение прочих расходов. При выдаче в качестве аванса дорожных и банковских чеков в зарубежной валюте с целью оплаты затрат, которые связаны с заграничным командированием, предполагается возмещение для работника комиссионных, которые удержаны при их обмене за наличную валюту.

У сотрудника есть право возмещения и прочих расходов, которые не включены в доход, облагаемый подоходным налогом, если связаны с выполнением задания работодателя.

Вместо суточных возмещение питания. Некоторые компании не производят выплату для сотрудников в командировке суточных, однако положениями внутреннего положения закрепляют собственную обязанность возмещать расходы по питанию работнику во время служебных поездок в полной сумме. Такую практику обычно используют «западные» компании.

В таких ситуациях, вероятнее всего, налоговики не разрешат учет суммы расходов на возмещение стоимости питания работника в командировке, при налогообложении прибыли. Также они данную сумму расценят как доход, который подлежит уплате НДФЛ.

По налогу на прибыль вряд ли удастся оспорить претензии со стороны налоговиков. Поскольку компания добровольно решила возместить расходы на питание сотрудника в командировке, хотя такая обязанность законодательно не устанавливается.

В случае с НДФЛ предполагается другая ситуация – с направлением сотрудников в командировку по инициативе работодателя. Соответственно, именно он должен нести затраты на питание в кафе-ресторанах в силу выполнения трудовых обязанностей. Поэтому под определение «дохода» по статье 41 НК РФ возмещение расходов на питание не подпадает.

Какие делать проводки по бухучету командировочных расходов

Командировка по России. Выдача командировочных для сотрудника под отчет из кассы. Аванс, предоставленный сотруднику, отражается проводкой в учете.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 – наличные средства, которые выданы сотруднику с целью оплаты командировочных затрат.

ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 51 – перечисление денежных средств на специальный карточный счет.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 – учет суммы аванса, который работнику выдан с целью оплаты командировочных издержек.

У сотрудника после возвращения из командировки есть 3 дня для отчета о потраченных финансовых средствах. Он должен предоставить отчет с пакетом документов, которые подтверждают затраты. Также необходим отчет о выполнении командировочного задания.

Итак, ситуация после отчета будет следующей: или сотрудник останется должен организации, или будет перерасход. В частности, предположим – потрачено сотрудником меньше средств, чем предполагалось до командировки. У него в таком случае будут 3 рабочих дня для возврата остатка – наличными в кассу компании.

Посмотрим теперь, как указанные операции будут отображены в учете бухгалтерией:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 – наличные деньги предоставлены сотруднику с целью оплаты командировочных трат.

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 71 – сдан авансовый отчет;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71 – получение неизрасходованных средств от сотрудника.

Если противоположный случай, в частности, во время командировки было потрачено больше предоставленного аванса, то ситуация складывается иначе. Ведь закон не закрепляет срок, за который нужно погашение компанией задолженности перед сотрудником. Поэтому такой порядок нужно закрепить во внутреннем документе компании. В этом случае будет гораздо проще рассчитаться с сотрудником. Можно перечислить средства на личный банковский счет сотруднику.

Если планируете компенсацию через зарплатную карту, нужно помнить – необходимо проверить, что в договоре с банком прописана возможность начисления на карту не только заработной платы, но также прочих выплат.

Работника направили в загранкомандировку. Аванс для иностранной командировки может выдаваться и в рублях, и в зарубежной валюте. Однако нужно помнить – работник может оплатить рублями затраты лишь в данной валюте.

Если планируете выдачу аванса в иностранной валюте, его нужно перечислить в безналичном порядке.

Для удобства можно выдать сотруднику корпоративную карточку в рублях и иностранной валюте. Либо деньги будут переведены ему в иностранной валюте для иностранных расходов в безналичном порядке. Здесь достаточно отправить средства на личный счет сотрудника, с оформлением справки о валютной операции.

Для принятия к учету средств в иностранной валюте, следует для начала их пересчитать в рубли, сделав запись о рублевой оценке в учете. Осуществляется пересчет лишь по курсу ЦБ РФ на дату операции. Понимается под данной датой день, когда ушли деньги с валютного счета компании. Всё зафиксировано в банковской выплате.

В частности, рассмотрим ситуацию – работник отправляется в продолжительную командировку, в течение которой курс валюты претерпел изменения.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 52 – перечислено на командировочные расходы сотрудника.

Вырос курс евро. Возникшая курсовая разница отражается следующей записью:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы» – отражение курсовой разницы.

Записывается сумма утвержденных расходов проводкой:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 71 – отражение расходов подотчетного лица.

Как минимизировать командировочные расходы

1. Определите стратегические принципы организации командировок

Основное – получение максимальной отдачи за счет нахождения сотрудников в командировках. Должны устанавливаться следующие приоритеты – эффективная работа во время поездки, с быстрым возвращением в офис. Поэтому более предпочтительны авиаперелеты, а не железнодорожные поездки, несмотря на больший размер трат. При поездке в поезде стоит покупать лишь билеты в купе, чтобы обеспечить комфорт для сотрудников.

Нужно заранее определить основные планы сотрудников компании во время командировки, делая их по возможности насыщеннее. Маршрут следует рассчитывать таким образом, чтобы каждый работник за время поездки обеспечил выполнение максимума работы. Компания может помочь сотруднику, делая его командировку эффективнее, если обеспечит не только корпоративную сотовую связь, но также мобильный Интернет.

Другое важное обстоятельства – не должны пострадать рабочие процессы, пока сотрудник будет находиться в командировке. Поэтому следует максимально безболезненно выстраивать взаимодействие, установив «график отсутствий» на страницах корпоративного портала.

2. Ведите виртуальные переговоры

Если потребности в физическом присутствии сотрудника во время переговоров нет, можно воспользоваться вариантом с виртуальными переговорами. Для этого сегодня доступны разные эффективные технологии. Теперь участие в командировках не будет зависеть от государственных границ, стоимости авиаперелетов, расстояний и пр.

3. Назначьте ответственного

Отвечает за организацию командировок в компании офис-менеджер. Ему предстоит заниматься планированием поездок, подбором времени отправления, заказом наиболее экономичных билетов, гостиниц, оформлением виз.

При этом не отстраняется от процесса подготовки и сам сотрудник. Если планируется командировка в другую страну либо в очень отдаленный регион страны, сотрудник сам может выяснить прогнозируемую погоду, с изучением местных особенностей, подготовкой плана перемещений, карт и пр.

Благодаря этому будет лучше представлять ситуацию, комфортнее ощущая себя непосредственно на месте.

Главное для планирования командировки – по возможности раньше сообщить офис-менеджеру о планируемой поездке, с оформлением заявки. Подаваться заявка может через корпоративный электронный портал компании.

Оптимально будет подавать заявку за 2 недели до поездки. Порой из-за разных форс-мажоров приходится оформлять заявку за пару дней до поездки.

В таком случае несомненное преимущество заключается в наличии человека, который владеет всеми нужными контактами и соответствующей информацией – для быстрой и качественной подготовки поездки.

Определите лимит расходов на командировку

Андрей Медведев , генеральный директор, «Промышленные силовые машины», Москва

Действуют в нашей организации такие лимиты для командировки по территории страны. Суточные командировочные расходы устанавливаются на отметке 1500 рублей, с оплатой отеля максимум 5 тыс. рублей в сутки.

Практика подтверждает, что это средние издержки тарифы, которых достаточно менеджерам для комфортных ощущений, не выходя за разумные рамки.

С учетом данной информации и числа необходимых деловых поездок, и формируется бюджет нашей компании на командировочные поездки. Мы не урезаем количество командировочных поездок – количество, достаточное для нашей деятельности. Потратили в 2012-м году для проведения командировок 0.2% годового оборота организации в 1.6 миллиарда рублей.

4. Контролируйте расходы и отчетность

Руководителю нужно обеспечивать контроль поездок работников, обоснованности трат. Сотрудникам необходимо осознавать список обязательных документов для отчета о своей командировке. В положении о командировках нужно закрепить, где указываются лимиты поездок, также общий порядок их оформления.

Введите стандарты доступного сервиса

Юлия Кутина , исполнительный директор, Ассоциация бизнес-туризма, Москва

Тревел-политика является обязательным условием эффективного управления корпоративными поездками. Обычно в каждой компании закреплена документально статья уровня суточных, варьироваться который может в зависимости от должности специалиста и направления деловой поездки.

Рекомендую идти дальше и в тревел-политике фиксировать допустимые лимиты затрат на деловые поездки, жестко регламентируя верхнюю границу цены в отеле, класс гостиницы, размер представительских затрат и прочее. Подобные стандарты должны быть едиными для всех уровней, чтобы избежать проблемы демотивации.

Снижаем расходы на командировку руководителя

Ян Заяц, заместитель генерального директора по развитию корпоративного бизнеса, Travel Management Consulting

Современный бизнес сложно представить без командировок, несмотря на развитые телекоммуникации. Благодаря оптимальному распределению ресурсов удается снизить тревел-бюджет.

Следует, в первую очередь, сформировать регламент деловых поездок. Полезным он будет даже при условии, если сотрудники в поездки отправляются лишь несколько раз в год. Необходимо закрепить в документе правила проживания, планирования тревел-бюджета.

Допустимые затраты нередко зависят от должности специалиста. У топ-менеджеров есть возможность полета в самолетах класса премиум, проживая в 5-звездочных гостиницах. Для средних менеджеров действуют более экономичные варианты.

Может быть и другой вариант – устанавливая ограничения на бюджет поездки, и уже с учетом этой суммы будут определяться условия проживания и пр.

Информация об авторе и компании

Андрей Медведев , генеральный директор, «Промышленные силовые машины», Москва. Окончил Ярославский государственный университет им. П. Г. Демидова (факультеты информатики и вычислительной техники и экономический). Работал в ТД «Автодизель» ведущим специалистом отдела продаж и заместителем начальника отдела маркетинга. Один из инициаторов создания в 2005 году инжиниринговой группы «Промышленные силовые машины». ГК «Промышленные силовые машины» специализируется на инжиниринге и производстве специального оборудования на базе дизельных двигателей. Основана в 2005 году. Штат - 300 сотрудников. Официальный сайт -www.powerunit.ru.

Юлия Кутина, исполнительный директор, Ассоциация бизнес-туризма, Москва. Ассоциация бизнес-туризма - независимое объединение корпоративных покупателей тревел-услуг. Партнер Ассоциации корпоративных управляющих деловыми поездками (ACTE) и немецкой Ассоциации бизнес-туризма (VDR). Сотрудничает с ведущими поставщиками бизнес-тревел-услуг. Официальный сайт -www.businesstravelrussia.ru

Ян Заяц , заместитель генерального директора по развитию корпоративного бизнеса, Travel Management Consulting. Travel Management Consulting (TMC) – один из лидеров российского рынка делового туризма. Компания предлагает своим клиентам профессиональное решение комплекса задач, связанных с организацией бизнес туров и деловых поездок.

Справочники