Вопрос о том, нужна ли печать на письмах и, если да, то то какие письма нужно заверять печатью, в практике работы возникает довольно часто. Его решение осложняется еще и тем, что в законе по этому поводу никаких четких указаний нет. В статье мы постарались дать полный ответ на эти вопросы, руководствуясь целесообразностью и здравым смыслом.

Из статьи вы узнаете:

Для чего ставится печать на письме или другом документе

Прежде, чем выяснять вопрос, нужна ли печать на письмах ,сначала необходимо уяснить, что она собой представляет. Это специальное приспособление с плоским основанием, выполненным из твердой резины. На слое резины вырезано зеркальное изображение оттиска печати предприятия или организации. Если этот слой покрыть специальным красящим веществом и прижать печать к листу бумаги, на нем появится ее точное отображение. Такие клише печатей являются, в некоторых случаях, обязательными реквизитами документов и ставятся на подпись лица, подписавшего документ, с целью подтверждения подлинности этой подписи и документа в целом.

Обратите внимание: Основные технические требования и описания формы и размеров печатей, а также правила размещения на них текста приведены в ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденном постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст.

Требования на уровне государственных, установлены только в отношении тех печатей, на которых имеется изображение герба РФ и, в том числе, гербов субъектов Федерации, муниципальных и сельских образований. В отношении печатей коммерческих структур таких общих для исполнения регламентов не существует. Поэтому если предприятие активно использует печать на исходящих письмах и других деловых документах для заверения подписей, целесообразно разработать локальный нормативный акт, которым будут регламентироваться такие вопросы, как:

• какие типы печатей используются в организации;
• порядок и правила использования оттисков разного типа печатей;
• как они хранятся и кто отвечает за их сохранность;
• порядок обновления печатей и их утилизации и т.д.

Какую ставят печать на письмах и документах

С учетом положений ГОСТ Р 51511-2001, все печать можно подразделить на три типа:

гербовые;

приравненные к гербовым;

К гербовым относятся все печати, на которых изображен герб Российской Федерации. Такие клише могут использовать только органы государственной власти, а также организации и учреждения, имеющие статус государственных или имеющие полномочия представлять государство. Государственные полномочия, например, имеют частные нотариальные конторы.

Приравненная к гербовой печать на письме может стоять в том случае, когда его отправителем является коммерческая организация. На оттисках таких клише модно увидеть фирменный логотип компании, ее эмблему или просто название. Если у частного предпринимателя имеется своя печать, она также имеет статус приравненной к гербовой. В этом случае вместо наименования предприятия по ее центру расположены фамилия, имя и отчество бизнесмена.

Гербовые и приравненные к ним печати на письмах и документах обязательно должны иметь круглую форму и содержать такие реквизиты организации, компании или ИП, как:

• индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН);
• номер свидетельства о государственной регистрации.

Обратите внимание: Недавно правительство инициировало принятие закона, которым отменяется обязательное наличие круглой, приравненной к гербовой печати, которая раньше была необходима всем юридическим лицам. Теперь, если предприятие такое клише в своей деятельности не использует, ему есть смысл оформить подтверждающее письмо об отсутствии печати, чтобы облегчить взаимодействие с банками и иными государственными структурами.

К простым относятся те печати, которыми пользуются отдельные структурные подразделения предприятий, а также те, что предназначены только для какого-либо одного вида документов. Их форма может быть любой - квадратной, круглой треугольной. Такие печати на официальных письмах и документах не ставятся - используют их для заверения копий, справок, пропусков и пр.

В таблице представлены некоторые виды документов и виды печатей, которые ставятся на них.

Наименование документа	Вид печати
Трудовые и гражданско-правовые договоры, соглашения к ним, договоры подряда	Приравненная к гербовой
Справки с места работы, в том числе о заработной плате, и характеристики	Простая печать (отдела кадров, бухгалтерии или структурного подразделения
Гарантийные и иные письма, в которых фиксируются факты, связанные с движением денежных средств	Приравненная к гербовой
Локальные нормативные акты работодателя	Приравненная к гербовой
Ходатайство о награждении сотрудника, грамоты и дипломы	Простая печать (структурного подразделения)
Трудовые книжки	Приравненная к гербовой

Место расположения печати на письме

Печать на официальном письме является подтверждением юридической значимости этого документа. Ее наличие и расположение установлено ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Обратите внимание: В текущем году этот регламент будет заменен ГОСТ Р 7.0.97-2016 , который вводится в действие уже с 1 июля.

В соответствии со стандартом, оттиск - обязательный реквизит, имеющий порядковый номер 25, располагается внизу документа, чуть ниже той строки, в которой указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ. Оттиск должен быть расположен так, чтобы частично перекрывать наименование должности, но не перекрывать собой подпись и фамилию подписавшего документ лица.

В некоторых случаях место, где ставят печать на письмах или иных документах, обозначено буквами «М.П.». Это предполагает, что оттиск должен быть поставлен прямо поверх этих буквенных обозначений.

Читайте также:

Какое письмо заверяется печатью

В соответствии с общим правилом, установленным ГОСТ Р 6.30-2003, печать , заверяющая подлинность подписи того должностного лица, которым подписан документ, ставится в трех случаях:

• на документах, удостоверяющих права предъявителя;
• на тех, которые фиксируют факты, связанные с движением денежных средств;
• в иных случаях, предусматривающих необходимость заверения подлинности подписи.

Четкого перечня документов, на которые ставится та или иная печать, законом не установлено. Но, если следовать рекомендациям вышеупомянутого ГОСТа, на письмо ставится печать, если оно:

1. является гарантийным;
2. подтверждает исполнение взятых ранее или принятие на себя новых обязательств по оплате;
3. устанавливает график поставок или, например, график поэтапной оплаты.

Нужна ли печать на официальном письме

Ранее, когда бланки организаций и предприятий изготавливались исключительно типографским способом и каждый из них имел свой регистрационный номер, действовало правило, согласно которому печать на письме, отпечатанном на бланке, не ставилась. За исключением писем, имеющих финансовое содержание, конечно. Но в настоящее время почти на всех предприятиях с целью экономии времени и средств бланки формируются в обычных текстовых редакторах, установленных на любом компьютере и распечатываются тут же на принтере. Особой сложности в том, чтобы подделать любой бланк нет.

Обратите внимание: Если письмо без печати и отпечатано на бланке, но имеются сомнения в его подлинности, необходимо связаться с организацией-отправителем по контактным телефонам указанным в шапке бланка и уточнить, отправляли ли они такой документ.

Имеет смысл составить локальный нормативный акт, которым будет регламентироваться порядок использования печатей на предприятии и будет четко прописано, какие письма нужно заверять печатью. Этим документом будет определен перечень деловых бумаг, в обязательном порядке требующих заверения, а также установлены правила в каких случаях и на каких документах будет ставится гербовая или приравненная к ней печать, а на каких - простая.

Ставить ли печать на сопроводительном письме

Сопроводительное письмо само по себе никакой информационной нагрузки не имеет. Этот вид деловой корреспонденции оформляется в виде вступительной части, как правило, состоящей из стандартной фразы-штампа: « При этом направляем вам;...» и нумерованного перечня с описанием каждого документа, вошедшего в пакет отправки.

Прямой необходимости ставить печать на сопроводительном письме нет, даже если в пакет документов входят какие-то деловые бумаги, имеющие характер финансовых и гарантийных обязательств, те же договоры, например.

Обратите внимание: категорически запрещается ставить печать на пустых бланках писем или чистых листах бумаги - это прямой путь к злоупотреблениям и мошенничеству.

Печать благодарственных писем

Как правило, для оформления благодарственных писем, особенно если они предназначены для торжественного вручения кому-то из работников, используются уже готовые типографские цветные бланки-открытки, а не стандартные бланки предприятия. В таком случае, есть прямой смысл поставить печать на подпись руководителя под благодарственным письмом.

Если же такое письмо отправляется в адрес заказчика, клиента или партнеров по бизнесу, для его оформления, как правил, используется типовой бланк организации. Если это так, нет необходимости ставить на таком благодарственном письме гербовую или приравненную к ней печать.

Всё ли мы знаем о коммерческом предложении и о том, как правильно его написать? Кажется, нет ничего проще: взять листок бумаги, черкануть в нем несколько красивых фраз о себе и о своих услугах, и отправить потенциальному клиенту. Но на деле оказывается все гораздо сложнее.

Многие из нас смешивают коммерческие предложения с , с информационными письмами или офертой. Предварительно надо хорошо разобраться в назначении каждого из них, обратившись хотя бы к Википедии, и уяснить для себя самое важное: коммерческое предложение надо писать и составлять уже после того, как выяснены потребности клиента. И в ответ на конкретные запросы уже отправляем конкретное предложение.

Поэтому ответ на вопрос — «Кому мы пишем?», решается сам собой. Конкретному Ивану Ивановичу или Ирине Петровне. Не забываем, что в остальных типах писем и предложений этот вопрос хорошо прорабатываем и думаем «Кому и в Каких ситуациях это нужно?».

Другими словами, сначала сегментируем своих потенциальных клиентов, и исходя из специфики деятельности клиента предлагаем решить именно его проблемы и задачи. Подробнее о сегментации клиентов можно узнать на очень мною любимом сайте системы «ТРИЗ-ШАНС», где вы найдете для себя много полезной информации не только о сегментации и коммерческом предложении.

С другой стороны, наши знания о различных видах писем и предложениях могут нам быть очень выгодны, так как не все в этом хорошо разбираются. Особенно секретари со своим «секретарским барьером».

На их излюбленную фразу «Пришлите свое коммерческое предложение», вы сможете проинформировать секретаря, что такое коммерческое предложение, и что к большому их сожалению, вы не сможете его прислать, так как еще не определены потребности в ваших услугах. Так что им придется ограничиться нашим уникальным торговым предложением. Что очень даже не плохо, если правильно его написать.

Важное! в коммерческом предложении:

1. Определяем нашу цель. Предположим, что целью составления КП является наше желание побудить клиента к покупке. Есть ли какие-то промежуточные цели? Давайте подумаем, возможно это:

• Предоставление необходимой и детальной информации для следующего контакта.
• Расчет стоимости заказа.
• Ответ на вопросы клиента.
• Информирование о новостях или проводимых мероприятиях.

Все эти моменты мы обязательно учтем, когда будем думать о содержании документа.

2. Оформляем наше предложение. Как правило, это не самая трудная задача, но до того, как наполнить документ содержанием, мы должны знать, как это нужно делать:

• Оформляем на фирменном бланке компании, на котором должен быть логотип, наименование компании и контактные данные.
• Заголовок предложения может быть созвучен сути нашего предложения. Писать «Коммерческое предложение» в заголовке не стоит. Лучше написать так: «Оформление и получение Разрешения Ростехнадзора»
• Используем фирменный шрифт.
• Выделяем важное жирным шрифтом или курсивом. Но не допускаем перебора.
• При необходимости используем элементы графики.
• Не используем сокращения.
• Адресуем конкретному получателю.
• Обращаемся к клиенты от имени компании, с позиции «МЫ».
• В конце письма указываем контакты, фамилию, имя и должность, у которого можно будет запросить подробную информацию.

Как написать коммерческое предложение правильно?

3. Наполняем содержанием. Эта задача немного посложнее, но я уверена, что мы с ней справимся.

1. Вспоминаем, что любое сочинение состоит из 3 основных частей: вступления, основной части и заключения. При написании будем следовать правилу: «Сначала сообщаем важное, затем полезное, затем интересное».

2. Вспоминаем, какие потребности и задачи клиента мы взялись решать с помощью наших товаров или услуг. Пишем про это в самом начале, после обращения к получателю. Это и будет нашим вступлением. Только не начинаем писать про себя, про то, какие мы славные и чем мы можем гордиться. Чтобы было понятнее, приведу пример: «Учитывая, что Ваша компания начинает работу в нашем городе, предлагая программное обеспечение предприятиям малого бизнеса, мы понимаем, насколько важным для вас будет привлечение клиентов именно в Вашу компанию…» Вариантов может быть огромное множество. Самое главное помнить правило: начинаем говорить о клиенте, и о том, что близко и знакомо ему.

3. В основной части необходимо сделать конкретное предложение с конкретными цифрами, фактами, таблицами, графиками и т. д. То есть то, о чем мы говорили с клиентом на словах, теперь описываем в коммерческом предложении для того, чтобы все расчеты были у клиента перед глазами. Но это должна быть подробная информация о том, как можно применить предмет, о котором идет речь. Возможно, будет необходимо указать характеристики продукта, о которых мы не упомянули в разговоре. Такая информация может содержаться в приложениях к данного документу. Описываем суть нашего предложения.

4. Именно здесь будет уместным дать информацию о нашей компании, которая убедит клиента в нашей компетентности, профессионализме и надежности.

5. Указываем порядок работы и условия сотрудничества по предстоящему договору. Ясность на начальном этапе — всегда является залогом доверительного отношения друг к другу, тем более, что это прописано на бумаге. Так мы сумеем продемонстрировать свой профессионализм и опыт.

6. Если нашим преимуществом являются цены, то об этом можно уверенно заявить в коммерческом предложении. Если предстоят какие-либо дополнительные расходы по ходу договора, то об этом нужно написать именно здесь.

По Федеральному закону от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контракт­ной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспе­чения государственных и муниципальных нужд» для определения цены контракта направляются запросы в организации. Запросы о предоставлении ценовой информации направляются заказчи­ком по электронной почте. Коммерческие предложения посту­пают ответными письмами. Заказчик направляет запросы с целью определения цены по конкурентным способам закупок.
Можно ли принимать ответы от организаций на фирмен­ных бланках, но без печати организации?

Согласно ч. 1 ст. 22 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муници­пальных нужд», начальная (максимальная) цена контракта и в предусмотренных указанным Законом случаях цена кон­тракта, заключаемого с единственным поставщиком, под­рядчиком, исполнителем, определяются и обосновываются заказчиком посредством применения одного или несколь­ких методов, перечисленных в данной части, из которых приоритетным, используемым по умолчанию методом явля­ется метод сопоставимых рыночных цен (анализа рынка). Каких-либо правил, касающихся документов, содержащих информацию, на основании которой выполняется расчет НМЦК, Законом № 44-ФЗ не установлено.

Методические рекомендации по применению методов определения начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщи­ком (подрядчиком, исполнителем), на основании ч. 20 ст. 22 Закона № 44-ФЗ утверждены приказом Минэкономразвития России от 02.10.2013 № 567. При этом следует иметь в виду, что Методические рекомендации лишь разъясняют воз­можные способы определения и обоснования НМЦК с применением методов, предусмотренных законом (п. 1.2 Методических рекомендаций). Они применяются с учетом особенностей рынков конкретных товаров, работ, услуг, закупаемых для обеспечения государственных или муни­ципальных нужд (п. 1.3 Методических рекомендаций). Поэтому они, как правило, носят именно рекомендатель­ный характер, что отражается в самих их нормах (см., напр., п. 3.3, 3.7 Методических рекомендаций). В частности, и в п. 2.1 Методических рекомендаций указано, что оригина­лы использованных при определении, обосновании цены документов, снимки экрана (скриншот), содержащие изо­бражения соответствующих страниц сайтов с указанием даты и времени их формирования, целесообразно хранить с иными документами о закупке, подлежащими хранению в соответствии с требованиями Закона № 44-ФЗ. Очевидно, что слово «целесообразно» не является эквивалентом слова «обязательно».

Отметим, что у полученного по электронной почте доку­мента не может быть в принципе оригинала (в общеприня­том смысле) «с синей печатью», поэтому полагаем, что реко­мендация хранить скриншоты относится и к документам, полученным по электронной почте. Хотя очевидно, что, в случае если такой документ занимает большой объем (много «экранов») или передан прикрепленным в электронном письме документом, открывающимся в интерфейсе служеб­ной программы, не показывающей связь с этим электрон­ным письмом, исполнение данной рекомендации может быть затруднительным. Поэтому полагаем, что само по себе использование заказчиком при расчете цены контрак­та копий коммерческих предложений, простых распечаток документов, полученных по электронной почте, не является нарушением законодательства. О принципиальной возмож­ности использования для определения НМЦК коммерче­ских предложений, полученных по электронной почте, сви­детельствует и правоприменительная практика (см., напр., постановление Восемнадцатого арбитражного апелляци­онного суда от 24.07.2014 № 18АП-6753/14). Требований же, согласно которым в целях определения НМЦК могут использоваться только коммерческие предложения, на кото­рых имеется печать, нормативные акты не содержат (в том числе и применительно к коммерческим предложениям на бумажном носителе).

Обращаем внимание, что правоприменительная практика по заданному вопросу на сегодняшний день не выработана, в связи с чем сказанное является нашим экспертным мне­нием. За официальными разъяснениями вы можете обра­титься в Министерство экономического развития РФ или Федеральную антимонопольную службу РФ.

Иван Морозов, Алексей Александров,
эксперты службы правового кон­салтинга ГАРАНТ

18.04.2016 1460

Коммерческое предложение должно быть индивидуальным и продающим. Составление коммерческого предложения, которое клиент воспримет как индивидуальное - процесс трудоёмкий: это и описание выгод для клиента, и загрузка прайс-листов, и проставление печати у руководителя.

Конечно, вы можете хранить шаблонные КП, быстро их редактировать и отправлять клиенту - но такой документ едва ли принесет пользу.

Или наоборот: вы долго создаете документ, корпите над ним, загружаете товары, относите на утверждение (и проходите всю бюрократическую волокиту) - но это занимает так много времени, что ваши конкуренты оказываются быстрее. И каким бы идеальным коммерческое предложение ни было, оно отправлено слишком поздно.

Давайте определимся, что же должно быть в идеальном КП?

• Шапка с данными ИНН/КПП, логотипом и контактами компании (телефонный номер, адрес электронной почты);Указание адресата письма или того лица, для которого оно предназначено;
• Наименование документа (собственно, должно быть указано, что это коммерческое предложение), дата составления и номер;
• Условия оплаты и срок действующего предложения. Отлично, если ваше КП содержит уникальные условия для клиента - так вы подчеркнете свой индивидуальный подход (как бы шаблонно это ни звучало). А любому понравится, когда предложение обращено к клиенту лично, а не составлено посредством Ctrl+C Ctrl+V;
• Выгоды. Портфолио и заслуги компании - это все, конечно, хорошо, но мы должны предоставить реальные преимущества, которые выделят вас среди конкурентов;
• Указание цены, фотографии и краткое описание - подробное описание списка товаров и услуг;
• Печать организации и ФИО и подпись ответственного лица. Создатели КП редко с этим заморачиваются, а зря -казалось бы, формальное подтверждение документа резко повышает доверие к нему;
• Контакты менеджера - лица, который взаимодействует с клиентом.

Выглядит внушительно, но что если автоматизировать процесс создания коммерческих предложений?

Создаем продающее коммерческое предложение

Команда Арт Проект разработала сервис генерации коммерческих предложений, который сделает процесс генерации КП намного проще.

Шаг 1. Создаем новое КП. Этап создания нового коммерческого предложения - единоразовый процесс. В дальнейшем вам все это проходить не понадобится.

Для начала указываем данные компании: наименование организации, реквизиты, веб-сайт - все это будет отображаться в шапке. Также хотелось бы упомянуть, что на этом же этапе мы указываем формат стоимости, в которой будут отображаться наши товары/услуги - с НДС или без НДС. В случае, если вы указываете с НДС, в последнем шаге при загрузке товаров/услуг система автоматически добавит процент налога к стоимости товара.

Шаг 2. Коммерческие предложения бывают горячими, бывают холодными. Мы не отправляем коммерческие предложения холодным методом (читайте «спамным») - и вам не советуем. А вместе с горячими КП нередко отправляется и счет - поэтому было предусмотрено автоматическое отправление счета вместе с самим коммерческим предложением. На этом этапе полностью указываем реквизиты вашей компании. Сумма и наименование счета указывается на последнем этапе генерации КП.

Шаг 3. В системе предусмотрено несколько шаблонов коммерческих предложений - емких и лаконичных.

Шаг 4. Редактируем информацию в шаблоне. В каждом блоке необходимо указать именно ваши данные, которые должны присутствовать в коммерческом предложении. Неотредактированные блоки выделяются красным.

Как только вы нажимаете на блок, открывается окно изменения содержания блока. Вам не придется каждый раз указывать все данные - указанная ранее информация (реквизиты, ФИО заказчика) вставляется в формате тегов. То, что вы не указывали ранее, проставляете рядом с идентичными тегами. Вы также можете создать собственный тег (кнопка «Создать новое динамическое поле»).

Следует отметить, что блоки при редактировании подстраиваются под размер содержимого - пусть шаблон одностраничный, вы можете сделать КП любого удобного размера. Но учтите - КП не должно быть более 1-2 страниц. У лиц, принимающих решения, обычно нет времени на пролистывание длинных коммерческих предложений. А информацию, которая ему нужна, минимальна.

Редактирование всех блоков типовое, за исключением подписи. Подпись хоть необязательный атрибут КП, но желательный - как мы говорили ранее, так повышается доверие к документу. Проставление подписи также автоматизировано. Вы можете прислать оттиск печати и подписи в техподдержку - тогда мы все сделаем сами. Также имеется функция «Я хорошо знаю Photoshop» (да, прямо так и называется) - на случай, если вы хорошо владеете графическими редакторами и сможете сделать подпись самостоятельно.

На этом закончился этап формирования визуального оформления КП.

Дальше дело за малым - создание и отправка самого коммерческого предложения. Но чтобы оформить полноценное КП, нам надо загрузить прайс листы - и здесь все предельно просто, и это мы осветим в наших следующих статьях:

1. Коммерческое предложение на товары и услуги: автоматизируем процесс загрузки прайс- листов в документ
2. Статистика, управление доступом и многие другие фишки сервиса генерации коммерческих предложений, которые увеличат продажи.

Генератор КП внедрен в движок Task-on и может быть интегрирован с вашим сайтом, интернет-магазином или уже настроенной CRM.

Справочники