Как правильно сшивать кассовые документы за месяц. Документы кассовые: оформление, проверка, хранение. Порядок оформления первичных кассовых документов. Титульный лист содержит обязательные реквизиты

Центральным банком РФ установлено, что предприятия и организации должны вести надлежащий учет своих кассовых операций. Все бланки строгой отчетности должны быть подписаны главным бухгалтером и кассиром, отвечающим за движение денежных средств, а потом подшиты в кассовую книгу.

В кассовой книге хранятся вторые экземпляры всех бланков, которые являются точной копией бланков, хранящихся в папке «Отчеты кассира». Требования к кассовой книге такие же, как и к любому документу: у нее должен быть правильно заполнен титульный лист, она должна быть прошита. После того как все бланки строгой отчетности были сформированы по датам, их необходимо пронумеровать, начиная с цифры «1» и заканчивая цифрой, соответствующей последнему листу. Далее пачка бланков прокалывается шилом в двух местах, рядом с корешком книги. Через отверстия продевается суровая нитка, концы которой должны оказаться на задней части книги. Нить завязывается и оставляются концы такой длины, чтобы при наклеивании на них сверху небольшого листа бумаги, так называемой пломбы, они оказались под бумагой.


Право собственности на товар передается покупателю путем его поглощения и уплаты полной суммы, указанной в счете-фактуре. Товары зарезервированы для вас в течение 5 рабочих дней, начиная со дня, следующего за уведомлением о том, что заказ готов для вас.

Если вы выберете способ доставки пакета в руки чешской почты, цена почтовой оплаты и упаковки при покупке до общей стоимости чешского крон составляет 179 чешских крон. Если вы выберете личную подписку в Праге 4, вы будете платить товар наличными при получении товара.

Доплата за почтовую доставку взимается с предметов, перевозимых чешской почтой, и составляет 30 крон. Если вы выберете этот способ оплаты, вы получите всю необходимую информацию о платеже в своем письме вместе с подтверждением своего заказа: номер счета, включая банковский код, сумму платежа и символ переменной оплаты. При банковском переводе всегда указывайте свой номер заказа в качестве переменного символа.

Из белой бумаги вырезается прямоугольник размером 5 на 10 см и приклеивается сверху на завязанную нить. На этом прямоугольнике необходимо написать, сколько листов находится в книге, например: «Пронумеровано и прошито 50 листов». Ниже этой надписи должно быть написано: «Директор Иванов И.И.» и предусмотрено место для подписи директора. После того как руководитель поставит свою подпись, ее необходимо заверить печатью предприятия. Печать должна ставиться таким образом, чтобы часть ее оказалась на наклеенном листе, а часть — на задней части книги.


Кассовая книга прошивается для того, чтобы обеспечить сохранность первичных документов. Иногда недобросовестные сотрудники могут попытаться изъять или подменить документ, но прошивка книги, заверенная печатью, не позволит это сделать.

Ваш заказ будет отправлен, как только ваш платеж будет зачислен на наш счет и спарен в нашей учетной системе. Перед внесением платежа обязательно укажите правильный символ переменной в соответствии с информацией, полученной вами в электронном письме с подтверждением заказа. Если вы вообще не укажете символ переменной или указали неправильный символ переменной, мы не сможем определить ваш платеж и, следовательно, не отправим ваш груз.

Особенности оформления ПКО

Неспособность принять груз в почтовом отделении или другой транспортной компании, выбранной клиентом при заказе товара, считается серьезным нарушением Договора купли-продажи. В этом случае клиент обязан уплатить продавцу стоимость почтовых расходов, упаковки и всех других административных и других расходов, связанных с отправкой непроданной партии.

Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы. Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.

Рассмотрим основные виды кассовых документов (далее КД) и какие обязательные реквизиты они могут и должны содержать.

Гарантия на товары, продаваемые в электронной коммерции продавца, регулируется действующим и эффективным правовым порядком Чешской Республики. Стандартный гарантийный срок для продажи товара клиенту - потребителю составляет 24 месяца. Стандартный гарантийный срок на продажу товара клиенту - не потребитель 12 месяцев. Клиенты имеют возможность заключить специальный контракт с продавцом на определенные виды товаров для обеспечения расширенной гарантии сроком до 5 лет.

В случае дефекта товаров, на которые распространяется гарантия, клиент может связаться с продавцом или уполномоченным сервисным отделом для каждого типа продукта. Дефекты товаров не могут быть применены к посреднику. Квитанция или счет-фактура, а также гарантийный талон или гарантийная книжка являются гарантийным документом для гарантии.

Виды в зависимости от характера операций :

  • приходные;
  • расходные;
  • регистры учета, содержащие регистрационную и обобщенную информацию из первичных КД, перечисленных выше.

На законодательном уровне (постановление Комстата РФ №88), утверждены такие виды КД :

  • приходный кассовый ордер — № КО1 (далее по тексту ПКО);
  • расходный кассовый ордер — № КО2 (РКО);
  • кассовая книга — № КО4 (КК);
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — № КО3 (ЖР);
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — № КО5 (КВД).


Выделяют основные обязательные реквизиты документов, перечисленных выше , а именно:

Потребители должны проверять статус товаров, включая аксессуары в соответствии с прилагаемой накладной немедленно после получения и, в случае повреждения, сделать запись о повреждении товара в присутствии перевозчика. Перевозчик несет ответственность за ущерб во время перевозки, все товары застрахованы. На основании письменной записи заказчик получит разумную скидку или новый товар, когда событие повреждения будет заключено с перевозчиком. Подписывая заказчику доставку, клиент соглашается взять товар и подтвердить, что товар был правильно и своевременно доставлен.

  • название;
  • дата его составления;
  • наименование его составителя, проще говоря название организации/предприятия;
  • содержание операции;
  • количественные и денежные измерения операции;
  • должность лиц, совершивших и оформивших;
  • подписи лиц, упомянутых выше.

Основные требования к оформлению

В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.

В случае механического повреждения товаров, которое не было очевидно при доставке груза, клиент обязан потребовать товар в течение двух дней с момента получения товара. Последующие претензии в отношении механического повреждения товара больше не могут быть приняты из-за истечения срока страхования судоходной компании. Перед первым использованием товара клиент должен изучить условия гарантии, в том числе инструкции по эксплуатации в Чешской Республике, и тщательно следовать этим инструкциям. В случае неправильного использования товаров клиент несет ответственность.

Особенности оформления ПКО:

  • суть операции вносится в строчке «Основание»;
  • общая сумма НДС вписывается в строчке «В т.ч.» в цифровом выражении. Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;
  • данные о дополнительных подтверждающих документах (при наличии) вписываются в ПКО в строчке «Приложение».


Гарантия не распространяется на нормальный износ, вызванный его использованием. Если товар не соответствует договору купли-продажи, клиент имеет право доставить продавца бесплатно и без неоправданной задержки товара, соответствующего договору купли-продажи, путем ремонта товаров, обмена товаров и, если нет, клиент может потребовать разумную скидку на цену товара или выйти из договора. Это не тот случай, если клиент знал или знал о противоречии с договором купли-продажи, прежде чем товар был захвачен покупателем.

Титульный лист содержит обязательные реквизиты

Клиент имеет право обменивать товар только в том случае, если он несоразмерен из-за характера дефекта. Авторизованный сервисный центр решает сделать это посредством письменной оценки этого дефекта. В этом случае товары будут обмениваться на одну и ту же часть, или уже оплаченная сумма будет возвращена.

При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы :

  • наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;
  • строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
  • наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.


Вывод потребителя из договора. Потребитель может отказаться от договора купли-продажи письменно в течение 14 дней с момента получения товара. Если потребитель уходит из договора купли-продажи, он обязан вернуть товар неповрежденным со всеми принадлежностями и в оригинальной упаковке с оригинальной квитанцией на покупку, гарантийным талоном и инструкциями по использованию. Потребитель обязан доставить товар продавцу за свой счет. В случае несоблюдения этого обязательства и возможной потери груза потребитель теряет право на возмещение.

Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г. Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО. Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.

Кроме того, потребитель не может отправить какую-либо почту на адрес продавца с доставкой наличными, все такие отгрузки будут отклонены продавцом. В течение 14 дней с даты получения груза и, если товары находятся в полном порядке, включая все принадлежности, в оригинальной упаковке и включая все документы, Продавец выдает Возврат налога на ремонт для потребителя и отправляет его по адресу потребителя. Потребитель подтвердит это рукописной подписью и отправит обратно на адрес продавца. После получения должным образом одобренного Измененного налогового документа продавец передает соответствующую сумму на счет потребителя.

Что же касается штампа «Погашено»:

  • он проставляется на ведомостях, например, при выдаче по ним зарплаты сотрудникам;
  • может использоваться вместо «Оплачено», например, в случае утери штампа или его отсутствия по другой причине.


Непринятие партии не считается выходом потребителя из договора, но является серьезным нарушением договора. В таком случае потребитель обязан уплатить продавцу стоимость почтовой оплаты, упаковки и всех других административных и других расходов, связанных с отправкой непроданной партии.

Клиент добровольно предоставляет свою личную информацию Продавцу и соглашается с их обработкой, сбором, хранением и записями с целью заключения договора купли-продажи с продавцом и надлежащих правовых отношений между Клиентом и продавцом на основании Договора купли-продажи. Клиент добровольно предоставляет свои персональные данные и соглашается предоставить его третьим лицам в соответствии с условиями, изложенными ниже.

Существует 3 основных правила как оформить КК:

  1. Прошить.
  2. Пронумеровать. Суть: на каждом листе ставится нумерация (последовательный порядковый номер).
  3. Опечатать. Суть: необходимо указать сколько листов содержится в КК согласно проставленной нумерации и заверить данную надпись. Данная надпись ставится в конце книги и считается заверенной при наличии подписи директора и главбуха.


При использовании ПО важно

Продавец не предоставляет персональные данные, полученные таким образом третьим лицам, за исключением грузовых перевозчиков, только для надлежащей доставки товаров, приобретенных клиентом и их деловыми партнерами, и только для получения товаров, запрошенных клиентом. Личные данные предоставляются только в минимальной степени, необходимой для надлежащего выполнения заключенного договора купли-продажи между клиентом и продавцом.

Продавец является должным образом зарегистрированным администратором персональных данных. Персональные данные Клиента защищены от неправильного использования. Эти положения и условия являются неотъемлемой частью договора купли-продажи, заключенного между продавцом и клиентом. Эти Условия и положения доступны по вышеуказанному адресу электронной коммерции.

Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.

Само название отвечает на вопрос, для чего предназначена данная форма, а именно присвоение порядковых регистрационных номеров кассовым документам.

Все данные, опубликованные на веб-сайте электронной торговли, защищены действующим законодательством. Эта защита также может влиять на права других. Данные, опубликованные на этом веб-сайте, не могут быть скопированы и предоставлены третьим лицам без их согласия или согласия.

Перед планированием поездки ознакомьтесь с информацией, которая поможет вам выбрать наиболее подходящий отель и номер для вас, познакомиться с типами питания и дополнительными услугами, предоставляемыми в отелях. Кроме того, здесь вы найдете важную информацию, связанную с полетами, багажом, здоровьем поездок и правовыми нормами, касающимися определенных аспектов поездки.

Предполагает заполнение такой информации :

  • № ПКО/РКО, дата и сумма в российских рублях в цифровом выражении;
  • столбики «Примечание» заполняются, если в этом есть необходимость.

Заполнение КВД оправдано при наличии в штате организации должностей нескольких кассиров, в том числе старшего.


Перед отъездом вам необходимо убедиться, что у вас есть все необходимые документы для иностранных поездок: документ, удостоверяющий личность, проездные билеты, страховые полисы и т.д. Поездка в Мексику требует действительного паспорта с вами. Официальные и дипломатические паспорта не подходят для поездки в отпуск. Удостоверьтесь, что паспорт и другие документы не истекли. Обратите внимание, что паспорт страны, вступающей в силу, должен быть действителен в течение не менее 6 месяцев с момента окончания поездки.

Для получения дополнительной информации обратитесь в службу миграции вашей страны. Информация о полете и размещении печатается на одном листе, а все досье делится на две части: «копия для путешественников» и «фотокопия отеля». Пожалуйста, храните документы до возвращения со дня поездки.

Особенности оформления КВД :

  • отражается сумма, переданная старшим кассиром подчиненному работнику в строчке «Выдано» или «Сдано»;
  • в обязательном порядке проставляются подписи обоих лиц в строчках «Деньги получены».

Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:

Требования для ИП и ООО

Если паспорт утерян или поврежден, должен быть выдан обратный документ лица. Свидетельство о возврате предназначено только для возвращения в страну происхождения, поэтому невозможно переехать в другую страну. Расходы, понесенные в связи с выдачей свидетельства о возврате лица и возвратом в страну происхождения, а также расходы за дополнительное время, проведенные в иностранном государстве, оплачиваются самим туристом. Паспорт должен быть действителен не менее чем за 90 дней до даты выезда из Мексики, но рекомендуемый паспорт - 6 месяцев.

  1. Проставление подписей главбуха и кассира является обязательным.
  2. Обязательное наличие штампа на отрывной квитанции – «Оплачено».
  3. Печать (штамп) на РКО не проставляется, но обязательным является наличие подписи получателя.
  4. Оформление КД может быть как на бумаге, так и в электронном варианте.
  5. Электронный вариант документа оформляется с применением спец. техники (компьютера, принтера).
  6. Бумажный вариант заполняется вручную шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатной машинки.
  7. В пустых строках, не содержащих информацию, проставляется прочерк.

Главбух — ответственное лицо в вопросе составления КД. При его отсутствии, руководитель становиться лицом ответственным за оформление кассовых документов, которое осуществляют под его контролем.

В паспорте должны быть неиспользованные почтовые марки. Граждане Литовской Республики, а также требования к миграционным службам и вопрос о туристических картах могут различаться. За всю необходимую информацию обращайтесь в туристическое агентство или в дипломатические представительства и консульские учреждения соответствующей страны.

Во время поездки с несовершеннолетними необходимо соблюдать процедуру временного выезда ребенка в иностранное государство за пределами Шенгенской зоны, утвержденное Правительством Литовской Республики. У ребенка, путешествующего в поездке, должен быть действительный паспорт и другие документы, необходимые для поездки. Если ребенок путешествует в одиночку или с сопровождающим его лицом в государства, не являющиеся членами Шенгенского соглашения, согласие должностных лиц пограничного контрольного пункта Литовского должно предоставить согласие хотя бы одного родителя или опекуна и копию этого согласия.

Исправления в КД

Главное правило или требование к КД, которое следует выделить – это отсутствие исправлений в учетных регистрах.

КД не должны содержать исправления, помарки. На практике встречается внесение исполнителями правок в документ с применением корректирующих жидкостей. Такие действия не допускаются.

Рассмотрим основные варианты как могут быть внесены исправления в кассовые документы :

  1. Ошибку допустили в ПКО или РКО.

Запрещено вносить исправления каким-либо образом (вручную, зачеркиванием, замазыванием). Единственным решением в таком случае будет перечеркнуть ПКО/РКО с ошибками и составить новый. Испорченный (перечеркнутый) ордер подкладывается к отчету по кассе за день. Осуществлять операцию расхода или приема денег на основании испорченного документа запрещается.

  1. Допущена ошибка в Журналах или Кассовой книге.

Запрещено использование корректирующей жидкости, подчистки.

Допускаются исправления, внесенные следующим образом:

  • неверно внесенная надпись зачеркивается, так чтобы ошибочную надпись после этого можно было прочитать;
  • над зачеркнутой надписью вносятся исправления путем прописывания верной суммы или текста;
  • возле исправленного или на свободных полях документа проставляется надпись: «Исправлено» и обязательно подписывается всеми лицами, ответственными за ведение и формирование КД;
  • подписи расшифровываются, а также указывается дата внесенной правки;
  • исправления вносятся во все экземпляры.

Хранение КД

Организовывает и осуществляет процесс, определяет места хранения и утверждает порядок формирования и хранения кассовых документов в организации руководитель. Он должен обеспечить такие условия хранения, чтобы документы были в сохранности на протяжении всего срока, установленного законодательством.


Общие требования в части сроков хранения установлены в ФЗ «О бух. учете», согласно которому, первичные документы и регистры КД хранятся в архиве не менее 5 лет. По истечении установленного срока они могут быть уничтожены, но при условии, что по ним нет споров, действующих судебных разбирательств.

Следует отметить, что срок 5 лет считается от даты не создания документа, а от даты отчетного года, в котором они были сформированы.

Хранение может быть организовано как в архиве на предприятии, так и с привлечением специализированных фирм. Они осуществляют хранение на договорной и платной основе столько лет, сколько вам потребуется.

Выше упомянутым законом установлено, что при ведении кассовых операций в электронной форме — срок хранения электронных носителей также должен составлять столько же, как и бумажных — не меньше чем 5 лет. Исключением являются платежные ведомости, по которым получают зарплату работники. Они хранятся 75 лет.

Хранение КД должно осуществляться на основании следующих правил:

  1. Документы необходимо сшивать в разрезе каждого дня. Срок формирования сшива не позже следующего рабочего дня.
  2. Внутри сшива КД должны быть подобраны согласно такого порядка: по возрастанию номеров бухгалтерских счетов. В последовательности в первую очередь по Дт счета, а затем по Кт.
  3. Все листы сшива подлежат проставлению нумерации.
  4. При передаче в архив формируется опись с указанием количества и названия сшива КД, может проставляться статья, согласно утвержденной в организации номенклатуры.

Остались вопросы?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит индивидуальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму чуть ниже ↓ или воспользуйтесь онлайн-консультантом внизу-справа! →



Справочники