Фискальный накопитель - это чип памяти, который записывает данные о каждой продаже и одновременно отправляет их оператору фискальных данных. В свою очередь ОФД выступает промежуточным звеном между кассовым аппаратом и ФНС - он обрабатывает поступающую от вас информацию и передает ее в налоговую инспекцию. Таким образом, посредством фискального накопителя налоговая знает, какая сумма проходит через вашу кассу

В старых моделях ККМ отчетные данные для налоговой записывались на специальную электронную ленту, которую по истечении отчетного периода отвозили на проверку в подразделение ФНС. Сегодня вместо ленты нужно установить электронный чип регистратора. В отличие от ленты, на ФН помимо суммы сохраняется еще информация о товарах. Автоматическая передача сведений в налоговую облегчила жизнь как предпринимателям, так и налоговикам, экономя время и сводя к минимуму человеческий фактор в работе.

Еще одно существенное отличие фискального накопителя от электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ) - это возможность самостоятельной замены. Если сменить ленту мог только представитель центра технического обслуживания ККМ, то чип накопителя кассир может заменить своими силами, экономя средства организации.

На этом преимущества фискального регистратора не заканчиваются. Технически устаревшая лента имела ограниченный объем памяти, составлявший всего 4 Мб, которого катастрофически не хватало в больших магазинах с большим оборотом продаж. Из-за этого факта нередко приходилось менять ленту раньше завершения ее срока действия. Память фискального регистратора составляет 256 Мб, что ровно в 64 раза превышает объем ленты. С учетом того, что объем информации для чека нового образца также стал больше, следует, что ФН хватает примерно на 240 тысяч чеков. Магазину, который делает до 700 продаж за рабочую смену, объема хватит примерно на год.

Как выбрать фискальный накопитель: в чем отличия моделей

Существует два критерия, на которые нужно ориентироваться при выборе ФН: модель и срок ее действия.

Срок эксплуатации ФН

Существуют фискальные накопители с тремя разными сроками действия: 13 месяцев, 13/15 и 36. При выборе нужно отталкиваться от применяемой системы налогообложения и сферы бизнеса, в которой вы заняты. Стоит помнить, что указанный на ФН срок службы чаще номинальный и не всегда соответствует действительности. Правильно будет сказать, что написанное на коробке количество месяцев - это максимальный срок, который совпадает с действительностью только при условии небольших объемов продаж.

При общей системе налогообложения

Организации, работающие на ОСН, согласно закону, должны использовать накопители сроком не менее 13 месяцев. То есть теоретически вы можете поставить на кассовый аппарат ФН с любым сроком действия. Однако в инструкции по эксплуатации для ФН на 36 месяцев ИП или ЮЛ на ОСН не упоминаются, иными словами нет никакой гарантии, что чип прослужит вам в три раза дольше. Лучше всего приобрести накопитель на 13 или 13/15 месяцев, рассчитанные на ОСН.

Сфера услуг или торговля на спецрежиме

Организации, которые работают в сфере услуг, а также ИП на «вмененке», упрощенной системе налогообложения или патенте должны использовать в своей работе фискальный накопитель на 36 месяцев. Меньшие сроки работы ФН в этих режимах налогообложения не допустимы. Исключением служат лишь предприниматели, торгующие сезонными товарами, алкоголем или табачными изделиями.

Сезонная торговля и реализация подакцизных товаров

Предприниматели на специальных режимах налогообложения, которые торгуют алкогольными или табачными изделиями, могут использовать в работе фискальный накопитель вне зависимости от срока действия, такой ФН прослужит 410 дней, то есть немногим больше 13 месяцев.

Продавцы с сезонными товарами также могут установить на онлайн-кассу чип с любым сроком, и у них ФН прослужит ровно столько времени, сколько заявлено производителем устройства.

Те ИП, которым разрешено работать автономно, не подключая кассу к сети, могут выбрать накопитель на 13, 13/15, 36 месяцев. При этом ФН на 13/15 проработает 13 месяцев, а на 36 - чуть более 18 месяцев или 560 дней.

Магазинам с подакцизными товарами и автономным кассовым оборудованием подойдут накопители с любым сроком, но прослужат они все 410 дней.

Модель устройства

При выборе фискального накопителя обратите внимание на его маркировку: ФН-1 и ФН-1.1 - это и есть модель устройства. Модель фискального регистратора формирует разные виды кассовых чеков и используется в разных сферах бизнеса. В данный момент опубликованы три формата кассовых чеков (форматы фискальных документов или ФФД): 1.0. 1.05, 1.1. Налоговая служба анонсировала скорый переход на единый формат документации, которым станет 1.1.

Модель фискального накопителя ФН-1 можно использовать только с форматами 1.0 и 1.05, в то время как ФН-1.1 подходит для всех форматов. На формирование кассовых документов напрямую влияет модель фискального накопителя, а также программное обеспечение, установленное на контрольно-кассовую технику.

Предпринимателям, которые используют в работе модель ФН-1 на кассовых аппаратах с устаревшей прошивкой и передают фискальные документы в формате 1.0, до 1 января 2019 года нужно обновить программное обеспечение и прошивку ККТ и перейти на формат 1.05. Однако если ваша онлайн-касса работает с форматами 1.05 или 1.1, то менять ничего не нужно.

В продаже можно встретить еще одну модель фискального регистратора с маркировкой МГМ-ФН-1. Этот ФН является тестовым устройством, не предназначенным для эксплуатации. Модель используют разработчики программ для кассовых аппаратов для настройки и тестирования работы с использованием тестового оператора фискальных данных. МГМ-ФН-1 не формирует кассовые чеки и не передает данные в налоговую, поэтому для реальной работы не годится.

Почем нельзя купить ФН сразу на 36 месяцев

Многие предприниматели спрашивают: зачем покупать накопитель на 13 месяцев, если в продаже есть модели на 36 месяцев? Вопрос кажется резонным - почему бы не установить ФН сразу на три года. На практике оказывается, что сэкономить таким образом не удастся, поскольку срок, указанный на ФН редко соответствует действительности.

Другой нюанс состоит в том, что фактическая память у накопителей с разным сроком действия одинаковая. И хотя объем памяти внушительный, если у вас будет более 200 продаж за одну смену, на три года вам ее точно не хватит. В конечном итоге всегда оказывается, что купить ФН рекомендованного срока действия выгоднее и надежнее.

Как быть, если выбран неправильный фискальный накопитель

Рассмотрим на примере: вы на специальном налоговом режиме и должны поставить ФН сроком на 36 месяцев. Однако если вы по какой-либо причине используете чип на 13 месяцев, то пользуйтесь им до тех пор, пока не закончится место во встроенной памяти. Несмотря на то, что за это предусмотрен штраф, сама налоговая открыто заявляет, что обойти этот пункт закона можно. Достаточно перевести свою организацию на режим сезонной работы, для которого не обязательно наличие регистратора сроком в 36 месяцев. Дело в том, что закон не растолковывает понятие «сезонная работа», чем оставляет для предпринимателей лазейку.

Где можно купить подходящий фискальный накопитель

При покупке фискального накопителя учитывайте наличие у продавца сертификата. Выбранный накопитель обязательно должен числиться в реестре Федеральной Налоговой службы, иначе его использование автоматически приравнивается отсутствию ФН на вашей контрольно-кассовой технике. Чтобы избежать штрафов, покупайте кассовое оборудование только у проверенных продавцов.

Сертифицированный ФН вы можете заказать у компании «Калуга Астрал». У нас представлены фискальные накопители разного срока действия - от 13 до 36 месяцев, все они занесены в реестр ФНС и продаются с гарантией. Гарантийный срок на любую модель 12 месяцев. Обращаем ваше внимание, что в некоторых моделях онлайн-касс фискальный накопитель входит в комплектацию.

		ФН-1 на 13 мес. РИК	ФН-1.1 исполнение 3 на 13 и 15 мес. Автоматика	ФН-1 исполнение 2 на 36 мес. РИК	ФН-1.1 исполнение 4 на 36 мес. Инвента
		Срок использования
		410 дней	470 дней, есть ограничения в паспорте	1110 дней, есть ограничения в паспорте	1110 дней, есть ограничения в паспорте
		Поддерживаемые форматы фискальных данных
		ФФД 1.0 и 1.05	ФФД 1.0 , 1.05, 1.1	ФФД 1.0 и 1.05	ФФД 1.0 , 1.05, 1.1
СНО	Условия	Да - разрешено применять данный ФН при этих условиях для этой СНО Нет - запрещено применять данный ФН при этих условиях для этой СНО Да, но... - разрешено применять данный ФН при этих условиях для этой СНО, но есть ограничения по сроку использования (в днях)
ОСН
	Только ОСН	ДА	ДА	ДА, 1110	ДА, 1110
	Продакцизные товары	ДА	ДА, но 410	ДА, но 410	НЕТ
	Услуги	ДА	ДА	ДА, но 410	ДА
	Автономный режим	ДА	ДА, но 410	ДА, но 410	НЕТ
	Сезонные работы	ДА	ДА	ДА	НЕТ
	Платежные агенты (субагенты)	ДА	ДА	ДА	НЕТ
УСН, ЕСХН, ЕНВД, Патент
	В чистом виде	НЕТ	НЕТ	ДА	ДА
	Совмещение с ОСН	ДА	ДА	ДА, но 410	ДА
	Услуги	НЕТ	НЕТ	ДА	ДА
	Продакцизные товары	ДА	ДА, но 410	ДА, но 410	ДА, но 410
	Автономный режим	ДА	ДА, но 410	ДА, но 410	ДА, но 410
	Сезонные работы	ДА	ДА	ДА	ДА
	Платежные агенты (субагенты)	ДА	ДА	ДА	ДА

Операторы фискальных данных играют роль сборного пункта. Они принимают от разной контрольно-кассовой техники данные о расчётах и передают в налоговую. У оператора фискальных данных есть собственный центр обработки данных. ОФД может работать только при наличии лицензии ФСБ на работу с шифровальными средствами.

Покупатель оплачивает товар. Продавец пробивает чек на онлайн-кассе, и данные о продаже моментально записываются на фискальный накопитель и передаются по интернету оператору фискальных данных. ОФД передает в налоговую данные со всех касс.

Что нужно магазину для работы с ОФД?

• Договор с ОФД на обработку фискальных данных
• Интернет
• ККТ с фискальным накопителем и подключением к интернету

Контрольно-кассовую технику нужно будет зарегистрировать в личном кабинете на сайте ФНС. Для этого понадобится квалифицированная электронная подпись.

Как работает ОФД? Разбираем изменение 54 Федерального Закона

Посмотрим на примере. Покупатель приходит в магазин за пакетом молока. Кассир сканирует штрих-код с упаковки молока или набирает сумму на клавиатуре кассового аппарата.

Внутри ККТ (кассового аппарата) стоит фискальный накопитель. Он сохраняет чек, подписывает его фискальным признаком, формирует и отправляет пакет данных на сервер ОФД.

Оператор фискальных данных формирует ответный фискальный признак и посылает квитанцию, подписанную фискальным признаком, контрольно-кассовой машине. Когда фискальный накопитель зарегистрирует квитанцию, регистрация чека по новым требованиям завершится.

Затем оператор фискальных данных передаёт данные о расчётах в налоговую. Покупатель получает два чека: бумажный и электронный (на электронную почту или абонентский номер).

На чеках размещены QR-код и ссылка. Покупатель может отсканировать код камерой смартфона или перейти по ссылке. Покупатель попадёт на сайт сервиса проверки чеков. Там он проверит, чтобы зарегистрированный в ОФД чек соответствовал бумажному. Если суммы разные, покупатель может пожаловаться на магазин.

Электронный чек полностью заменит бумажный?

Электронный чек содержит ИНН магазина, названия товаров, сумму уплаченных налогов и всю остальную информацию. Но по просьбе покупателя продавец всё равно обязан выдать бумажный чек.

Как выглядят чеки нового образца?

Как формируется QR-код и ссылка?

Оператор фискальных данных предоставляет ККТ правила формирования QR-кода и ссылки. Контрольно-кассовая техника формирует QR, ссылку и печатает чек.

А если во время продажи отключится интернет?

У владельца магазина есть 72 часа, чтобы восстановить соединение. В противном случае ККТ перестанет работать.

Что такое фискальный накопитель?

Условно говоря, это ЭКЛЗ нового типа. Фискальный накопитель получает данные чека, обрабатывает их и подписывает фискальным признаком. Затем он отправляет данные чека и фискальный признак оператору фискальных данных. От ОФД фискальный накопитель получает квитанцию, подписанную фискальным признаком, и сохраняет данные чека.

То есть ЭКЛЗ больше не понадобится?

Да, фискальные накопители заменят ЭКЛЗ.

Где купить фискальный накопитель?

Сейчас известно, что ЭКЛЗ можно купить у изготовителя — компании Атлас-Карт. Ещё продажей ЭКЛЗ занимается компания Проксима . Список организацией которые занимаются продажей фискальных накопителей пока не утвержден.

Фискальный накопитель один навсегда?

Нет, его надо менять.

Организациям на общей системе налогообложения — раз в год. Организациям на патенте, ЕНВД и УСН — раз в 3 года.

Кто будет менять фискальный накопитель?

Как получить электронную подпись?

Электронные подписи оформляют удостоверяющие центры, аккредитованные Министерством коммуникаций и связи РФ . Чтобы оформить подпись, отнесите документы в удостоверяющий центр.

Физическим лицам:

• паспорт
• СНИЛС

Юридическим лицам:

• учредительные документы
• документ о внесении юрлица в ЕГРЮЛ
• свидетельство о постановке на учет в налоговую

Электронную подпись запишут на физический носитель, например USB-флешку. Стоимость услуги узнайте в удостоверяющем центре.

Что делать владельцу магазина для подключения к ОФД?

• Получить квалифицированную электронную подпись
• Заключить договор или контракт с оператором фискальных данных
• Провести в магазин интернет
• Установить в кассовый аппарат фискальный накопитель
• Зарегистрировать кассовый аппарат на сайте налоговой и получить регистрационный номер на сайте ФНС

Как зарегистрировать кассовый аппарат и получить номер?

Зайдите в личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. Получите регистрационный номер ККТ в личном кабинете. Фискализируйте кассу. ККТ отправит данные в налоговую службу через ОФД. Вы получите карточку регистрации в личном кабинете на сайте ФНС. Регистрация закончена.

Напоминаем, что для регистрации нужна электронная подпись.

Когда начнётся регистрация ККТ для передачи данных ОФД?

Добровольная регистрация ККТ — с 1 апреля 2016 года. Обязательная регистрация ККТ — с 1 февраля 2017 года. К 1 июля 2017 года все кассовые аппараты должны начать отправлять данные о расчётах в ОФД. Закон не подписан, сроки могут измениться.

Мне нужно покупать новый кассовый аппарат?

Нет, если ваша ККТ подключается к интернету и в корпус можно поставить фискальный накопитель, а внутреннее программное обеспечение работает с ФН и ОФД. Если эти возможности недоступны и производитель не станет выпускать комплект доработки, то придётся заменить контрольно-кассовую технику.

Какие кассовые аппараты подходят для работы с ОФД?

У ОФД есть как «железные», так и программные требования.

Требования к устройству:

• подключение к интернету
• место для фискального накопителя внутри корпуса
• печать QR-кодов и ссылок

Требования к программам:

• работы с фискальным накопителем
• работа с ОФД

Разработчики компании Дримкас предусмотрели отсек для фискального накопителя во всех моделях касс Viki и фискальных регистраторов Viki Print.

Программное обеспечение работает по протоколам обмена как между ККТ и ОФД, так и между ККТ и фискальным накопителем. Кассы Viki подключаются к интернету по сетевому кабелю или WiFi.

Я работаю по ЕНВД, кассу не использую. Что делать?

Сейчас — ждать. Правительство готовит проект постановления, где будут точно указаны виды деятельности для применения ККТ.

Что станет с ЦТО?

Обслуживание в ЦТО перестанет быть обязательным. Но контрольно-кассовую технику всё равно придётся ремонтировать. Стоит полагать, что разумные владельцы магазинов не откажутся от технической поддержки.

Надо ли заключать с ЦТО договор на обслуживание после внедрения ОФД?

В обязательном порядке — нет. Но договор с ОФД надо заключить в любом случае.

Может ли ЦТО стать оператором фискальных данных?

Да. Оператором фискальных данных может стать любая организация. Для этого надо иметь:

• Разрешение на обработку фискальных данных от ФНС
• Лицензию ФСТЭК на техническую защиту информации
• Лицензию ФСБ на разработку и производство криптосредств защиты
• Лицензию ФСБ на деятельность по защите данных
• Технические средства для обработки фискальных данных (на праве собственности)
• Технические средства для защиты фискальных данных
• Нежилое помещение в собственности или аренде

Более детальные требования к ОФД появятся после подписания закона.

Новые материалы про 54-ФЗ

ФН - криптографическое устройство, по своей величине сопоставимое с ЭКЛЗ и размещающееся внутри корпуса онлайн-кассы. Регистратор имеет пломбировку завода-производителя со своим уникальным номером, который позволяет определять наличие каждого конкретного фискального накопителя в реестре ФНС.

Внутренняя часть ФН содержит в себе множество всевозможных микросхем с прошивкой и блок для хранения сведений о совершаемых с применением кассы транзакциях. Несмотря на наличие одинаковых с ЭКЛЗ разъемов, просто вставить фискальный накопитель на место ЭКЛЗ и принять данные действия за модернизацию ККТ под 54-ФЗ, не получится. Обязательно приобретение специального комплекта, содержащего в себе не только оборудование, но и программное обеспечение.

В процессе функционирования фискальный накопитель собирает информацию и передает ее через интернет оператору фискальных данных (ОФД), где сведения хранятся на протяжении 5 лет и откуда отправляются в налоговую службу (по соответствующему запросу). В случае обрыва связи с интернетом на протяжении 72 часов ФН способен работать в автономном режиме, при этом продолжая принимать данные и печатать чеки. По прошествии этого времени при отсутствии интернета касса отключается.

Безопасное хранение и передача данных

Фискальный накопитель не просто собирает информацию о производимых с помощью онлайн-кассы операциях. Модуль шифрует входящие данные и только после шифрования передает или хранит их в виде зашифрованных сообщений.

Такой подход полностью исключает доступ нежелательных лиц к хранящимся на ФН сведениям. Надежность устройства подтверждается также наличием у него сертификатов ФСБ о соответствии требованиям к криптографическим средствам защиты фискальных данных.

После совершения транзакции ФН практически моментально отправляет информацию об операции в облачное хранилище оператора фискальных данных. При этом после подтверждения ОФД о получении чека вся информация с устройства стирается. В случае потери связи с интернетом данные хранятся в ФН на протяжении 30 дней. По истечение этого срока касса блокируется, однако информация, хранящаяся в ее памяти, сохраняется.

Требования, предъявляемые к ФН

Требования, которые предъявляются к фискальным накопителям, подробно описаны в статье 4.1 федерального закона 54-ФЗ (редакция от 03.07.2017). Основные из них:

• надежная защита информации;
• шифрование входящих фискальных документов и расшифровка передаваемых ОФД сведений о получении данных;
• возможность занесения информации о номере ККТ, данных пользователя и ОФД;
• формирование чека для каждой транзакции (фискального признака ФП);
• предотвращение создания ФП при продолжительности рабочей смены более 24 часов;
• хранение в своей памяти информации даже при отсутствии электричества;
• исключение изменения хранящихся в ФН сведений;
• создание документации для любой ККТ, занесенной в реестр ФНС;
• подготовка итоговых результатов о суммах расчетов и их текущем состоянии;
• наличие у ФН опломбированного производителем корпуса с индивидуальным номером;
• наличие таймера, устойчивого к сбоям и отключению электричества;
• наличие ключа фискального признака и сообщений длиной не менее 256 бит;
• возможность хранения данных на протяжении 5 лет после завершения срока службы онлайн-кассы;
• наличие у ФН паспорта с информацией о модели, заводском номере, изготовителе, сроке эксплуатации и прочими сведениями.

На протяжении 30 дней фискальный регистратор должен хранить в своей памяти без возможности корректировки отчеты о начале и окончании смены, о регистрации и изменении ее параметров, кассовые чеки (БСО) и подтверждение ОФД.

Реестр фискальных накопителей

Допуск фискального накопителя к применению производится только после регистрации устройства в государственном реестре. Просмотреть этот документ может любой желающий на официальном сайте Налоговой Службы.

Перечень включенных в реестр онлайн-касс регулярно обновляется. Документ включает в себя сведения:

• наименование фирмы-изготовителя;
• ИНН производителя;
• модель ККМ;
• модель ФН;
• функционирование кассы с автоматическими расчетами;
• работа кассы при осуществлении электронных платежей;
• функционирование ККТ при формировании бланков строгой отчетности;
• номер решения и дата включения ФН в реестр.

Срок действия фискального накопителя

Установленный законом срок действия фискального накопителя напрямую зависит от используемой индивидуальным предпринимателем или организацией системы налогообложения.

Так, срок действия ФН составляет 13 месяцев с момента регистрации устройства в налоговом органе для ИП и организаций, применяющих общую систему налогообложения, ведущих сезонную торговлю, реализующих медицинские и ветеринарные препараты, косметическую и парфюмерную продукцию, алкоголь и табак, а также совмещающих льготный режим налогообложения с ОСНО. Производить замену фискального накопителя через 36 месяцев после его активации необходимо организациям, использующим УСН, ПСН и ЕНВД.

В случае смены ОФД менять фискальный накопитель не нужно - достаточно произвести перерегистрацию. Допустимое количество процедур регистрации ФН - 12.

Установка фискального накопителя

Производители новой кассовой техники встраивают ФН в корпуса аппаратов, поэтому владельцам таких ККМ беспокоиться об установке фискального регистратора не приходится. Если же ККТ подлежит модернизации, или подошел к концу срок действия ФН, установка модуля может производиться тремя способами:

1. самостоятельно с применением инструкции к ФН;
2. в специализированном авторизованном сервисном центре АСЦ;
3. в центре технического обслуживания ЦТО.

В случае повреждения кассы в процессе самостоятельной установки фискального накопителя пользователь может лишиться гарантии на ККТ, поэтому лучше доверить внедрение ФН в кассу профессионалам. После монтажа ФН происходит его активация посредством формирования первого чека, данные которого уже должны быть занесены в регистрационную форму на сайте ФНС и ОФД.

Регистрация фискального регистратора

Регистрация ФН обязательна как для старой контрольно-кассовой техники, прошедшей процедуру модернизации, так и для новых ККМ, уже содержащих в своем корпусе фискальный регистратор. Регистрационный процесс делится на 3 основных этапа.

1. Указание модели и уникального заводского номера фискального накопителя в процессе регистрации онлайн-кассы в личном кабинете индивидуального предпринимателя или юридического лица. Если идентификатор ФН присутствует в базе реестра налогового органа, процедура пройдет успешно.
2. Заключение договора с ОФД (оператором фискальных данных) с указанием сведений о модели и заводском номере ФН для последующей передачи данных от кассы в ОФД.
3. Настройка кассы техническим специалистом с введением данных для корректного функционирования ККТ. После указания необходимых программных данных техническим специалистом производится печать первого Z-отчета №1 с проверочной суммой накопления в 1 рубль и 11 копеек. Данные об этом чеке передаются в ОФД, отправлять их в ФНС нет необходимости.

Преимущества и недостатки онлайн-касс с ФН

Современные предприниматели и организации уже опробовали полноценную работу по новым правилам и даже определили основные преимущества и недостатки использования ККТ с фискальными накопителями.

К плюсам онлайн-кассы с фискальным накопителем относятся:

• возможность зарегистрировать устройство через интернет без посещения налоговой инспекции;
• отсутствие необходимости в заключении договора с ЦТО (центром технического обслуживания);
• избавление от дополнительных проверок за счет обмена сведениями в режиме онлайн и автоматизированного анализа;
• возможность использования и самостоятельной замены ФН предпринимателями с ПСН, УСН, ЕСХН, а также компаниями, предоставляющими услуги.

Минусы, замеченные потребителями при использовании ФН:

• существенный расход денежных средств на приобретение устройства, обучение работы с ним кассиров;
• необходимость оплаты услуг ОФД, который будет производить обмен электронными данными.

Постоянный контроль со стороны органов налоговой инспекции и как следствие автоматическое уведомление ведомства обо всех возможных ошибках могут сильно напрягать современных предпринимателей, привыкших к свободе действий и самостоятельной отправке данных в установленные законом сроки.

Закон, принятый в июле 2016 года, внес коррективы в 54-ФЗ «О применении ККТ». Согласно изменениям, внесенным в законодательство, все коммерческие организации с 1.07.17 г. должны использовать фискальный накопитель для онлайн касс. Новая ККТ, расшифровывающаяся как контрольно-кассовая техника, должна передавать данные о продажах прямо в налоговую. Закон распространяется на все компании сферы розничной торговли, которые должны перейти на новую систему с июля 2018 года. С момента вступления закона в действие, использование старой кассовой техники является нелегальным и карается штрафом. Отсрочку получили:

1. Индивидуальные предприниматели на патенте и плательщики ЕНВД, которые могут изменить систему кассовых аппаратов до июля 2019 года.
2. Предприниматели, в работе которых не используются наемные сотрудники и не оформляются трудовые договора.

В список не вошли юридические лица на ЕНВД, работающие в розничной торговле и сфере общепита.

Что такое фискальный накопитель

Онлайн-касса – специальное оборудование, предназначенное для печати штрих-кодов и ссылок на чеках, отправки копий чеков в электронной форме оператору фискальных данных (ОФД) и самим покупателям. Корпус онлайн-кассы имеет встроенный накопитель и может легко взаимодействовать с аккредитованными ОФД. Фискальный накопитель (ФН) представляет собой флешку (чип памяти), записывающую информацию о продажах и отправляющую ее на ОФД. Последний обрабатывает данные и передает их в налоговую. ФН позволяет налоговой службе получать информацию о суммах, проходящих через кассу компании. Основные функции оборудования заключаются в:

1. Хранение чеков с операций по продаже.
2. Обработке информации и присвоение кодов каждому чеку для последующей их проверки.

Фискальные накопители для онлайн касс являются съемными устройствами, которые нужно покупать отдельно. Это обязательная замена для электронной контрольной ленты защищенной, используемой в ККТ старых образцов. Разъемы для подключения ФН и ЭКЛЗ являются одинаковыми, но они не взаимозаменяемы.

В чем разница онлайн кассы без ФН и с ФН

Старые модели кассовых аппаратов фиксировали данные о совершаемых финансовых операциях на электронную ленту, которую с определенной периодичностью компании, занимающиеся розничной торговлей, предоставляли в ФНС. Согласно современному законодательству, вместо ленты должен использоваться фискальный накопитель. Он позволяет:

1. Сохранять данные о сумме финансовых операций и информацию о проданных товарах.
2. Самостоятельно заменять ФН по истечении срока его службы, а не приглашать сотрудников центра технического обслуживания ККМ, как это было с электронными лентами.
3. Намного реже производить замену ФН, объем памяти которого равен 256 Мб, что превышает возможности ЭКЛЗ в 64 раза.
4. Производить около 240000 операций без замены фискального накопителя.

ФН – бюджетное решение для компаний розничной торговли, позволяющее пользоваться оборудованием в течение года при объеме продаж до 700 операций в день.

Важно! По истечении срока годности оборудования его нужно сразу заменять. Но старый ФН утилизировать нельзя. Все данные с него нужно передавать в налоговую, а само устройство надо хранить в течение 5 лет после окончания его эксплуатационного срока.

Как выбрать фискальный накопитель

Типы и модели фискальных накопителей, которые необходимо использовать в современных контрольно-кассовых машинах, указаны в официальном реестре ФНС. Все устройства обладают одинаковым функционалом, прописанным действующим законодательством. Различаются они по:

1. Сроку эксплуатации и вытекающей из него стоимости.
2. Версии поддерживаемых фискальных документов (ФФД).
3. Техническим параметрам, определяющимся производителем.

Последние подразумевают соответствие ФН требованиям конкретных режимов налогообложения, возможность обработки платежей при продаже определенных категорий товаров и услуг, эксплуатационный срок устройства.

Отличия фискальных накопителей по сроку их службы

Используемые сегодня фискальные накопители отличаются по сроку их эксплуатации и версии поддерживаемых ФФД (фискальных документов). Разрешенное оборудование можно разделить на три категории:

1. Устройства со сроком действия 13 месяцев, которые могут обрабатывать фискальные документы версий 1.0 и 1.05.
2. Накопители, рассчитанные на использование в течение 36 месяцев и предназначенные для работы с фискальными документами версий 1.0, 1.05, 1.1.
3. Устройства со сроком действия 15 месяцев при эксплуатации ККТ в обычном режиме и 13 месяцев при использовании контрольно-кассового аппарата в автономном режиме.

Согласно положениям 54-ФЗ, устройства с эксплуатационным сроком 36 месяцев, должны использоваться компаниями, работающими на УСН, ЕСХН, ЕНВД и ПСН.

ФН на 13 месяцев и более могут использовать:

1. Компании, занимающиеся розничной торговлей подакцизными товарами.
2. Хозяйствующие субъекты, работающие сезонно.
3. Предприниматели, сочетающие описанную выше систему налогообложения с общей.
4. Компании, в работе которых используется ККТ, работающая в автономном режиме.
5. Фирмы, выступающие в роли платежных агентов.

Компании, которые работают только на ОСН, могут выбирать любое оборудование, независимо от его срока службы.

Важно! Если предприятие должно по закону использовать фискальный накопитель со сроком службы 36 месяцев, а ККТ оборудовано устройствами с меньшими эксплуатационными параметрами, налоговая служба может применить к нему строгие штрафные санкции.

Попытка сэкономить и купить ФН на 36 месяцев (если по закону это допустимо), вместо 13 или 15, бесполезна. Важно, что законом пока никак не регулируется использование накопителей со сроком в 15 месяцев. Однако целесообразнее относить их к категории устройств на 13 месяцев. В отличие от последних, ФН на 15 характеризуются большим объемом памяти.

Сколько стоят фискальные накопители для онлайн касс

Цена фискального накопителя зависит от срока его службы, но выбирать оборудование нужно исходя из положений закона:

1. Стоимость устройства на 13 месяцев в среднем составляет 7-8 тысяч рублей.
2. Оборудование на 15 месяцев обойдется примерно в 8 тысяч рублей.
3. Фискальный накопитель, рассчитанный на 36 месяцев работы, стоит около 12-13 тысяч рублей.

После вступления закона в силу, ФНС может принимать против индивидуальных предпринимателей и компаний определенные санкции. Размер штрафа может составлять минимум 10 тысяч рублей или до 50% от общей суммы выручки за тот период, когда оборудование уже должно было использоваться. Размер штрафа для компаний может достигать 100% вырученной суммы и составлять не менее 30 тысяч рублей.

Также новым законодательством с июля предусмотрено введение штрафов за применение контрольно-кассовой техники при совершении фиктивных расчетов. Индивидуальные предприниматели за подобное нарушение могут быть оштрафованы максимум на 10 тысяч рублей, компании – на 40 тысяч. Под административную ответственность попадут и те, у кого информация о товаре в кассовых чеках не будет соответствовать действительности или передача данных в налоговую будет выполняться не вовремя. Штраф для ИП в таком случае может составлять до 50 тысяч, для компаний – до 100 тысяч рублей.

Термин "фискальный накопитель" является довольно новым. Он появился благодаря поправкам, которые были внесены в законодательство о контрольно-кассовой технике. Они вступили в силу с 1 июля 2017 года и полностью изменили требования к ККМ. Новые аппараты стали называть онлайн-кассами из-за их способности передавать данные через интернет. А эту способность они приобрели именно благодаря фискальным накопителям.

Современная альтернатива ЭКЛЗ

Фискальный накопитель (ФН) является элементом кассовых аппаратов нового образца. Его можно назвать мозгом ККТ, поскольку именно он запоминает всю фискальную информацию. Этот модуль стал заменой устаревшим ЭКЛЗ, которые сегодня уже не применяются. Накопитель не только взял на себя функции, ранее выполняемые электронной лентой, но и существенно их расширил. Главные задачи накопителя таковы:

• подпись и шифрование чеков;
• передача сведений о них через интернет;
• получение и проверка ответной информации;
• хранение данных о выбитых чеках без возможности корректировки;
• блокировка формирования чека, если в памяти накопителя содержатся непереданные данные, сформированные более 30 дней назад.

Как работает ФН

Чтобы фискальный накопитель взаимодействовал с налоговой службой, необходимо еще одно звено — оператор фискальных данных (ОФД). Это компания, которая обеспечит безопасную передачу сведений с накопителя на сервер ФНС. Данные передаются по протоколу информационного обмена, утвержденному налоговой службой. Взаимодействие между этими звеньями устроено следующим образом:

• фискальный накопитель фиксирует информацию о выбитом чеке;
• при наличии подключения к интернету он мгновенно передает данные в ОФД;
• оператор отправляет их на сервер ФНС и на email или номер телефона покупателя (если последний пожелал получить электронный чек);
• если связь с интернетом отсутствует, информация о выбитом чеке сохраняется в памяти накопителя.

Таким образом, благодаря фискальному накопителю налоговая служба получает информацию о выбитом чеке практически в момент его формирования. В случае же сбоя в работе интернета информация сохранится на накопителе. Как только связь будет восстановлена, данные будут переданы в ОФД, а далее — в ФНС. Так что продавцам беспокоиться не стоит — если интернет пропал, продажи останавливать не придется. Но важно, чтобы связь была восстановлена в течение 30 дней, иначе ФН будет заблокирован.

Модернизация ККТ

Любая модель современной кассовой техники оборудована накопителем фискальных данных. Но чтобы выполнить требования закона, необязательно обзаводиться новым аппаратом. Можно модернизировать уже имеющуюся кассу — это обойдется несколько дешевле. Производители фискальных накопителей позаботились о том, чтобы они имели тот же размер и тип соединения с аппаратом, что и ЭКЛЗ. То есть накопитель можно установить в корпус кассы вместо ленты. Кроме того, потребуется смена прошивки платы. Такие услуги предоставляют сервисные центры производителей ККМ.

Срок действия

Главный критерий выбора ФН — срок действия ключа фискального признака. Это период, в течение которого накопитель будет функционировать после его регистрации в ФНС. По общему правилу он составляет 13 месяцев. Однако компании и предприниматели, которые применяют налоговые спецрежимы, а также занимаются реализацией услуг, должны применять аппараты с фискальным накопителем, который действует 36 месяцев.

По истечении указанного срока ФН подлежит замене. Также было и с ЭКЛЗ, но при этом приходилось обращаться в сервисный центр. А вот ФН можно заменить собственноручно. После этого необходимо обеспечить его хранение в течение 5 лет. Вместе с накопителем следует хранить отчеты о его закрытии и об изменении данных регистрации ККТ.

Реестр накопителей

Налоговая служба ведет реестр фискальных накопителей, где перечислены разрешенные к продаже модели, их параметры и производители. Найти его можно на сайте ФНС. Пока в реестре всего 4 накопителя. Они устанавливаются на кассы нового образца либо предлагаются к продаже для замены или модернизации старых аппаратов. Три накопителя из реестра имеют срок действия 13 месяцев, а один — 36 месяцев. Также на сайте службы можно проверить приобретенный экземпляр фискального накопителя по заводскому номеру.

Блокировка

Если данные о чеках не будут передаваться в ОФД более 30 дней, накопитель заблокируется. Это значит, что касса не сможет выбивать чеки. Реализовать товар через такой аппарат не выйдет. Произойти это может из-за отсутствия интернета, поэтому важно всегда следить за работоспособностью канала связи.

Самое неприятное последствие этого — необходимость остановить реализацию товара. Однако ни сообщать в ФНС или ОФД, ни перерегистрировать и уж тем более менять накопитель не придется. Необходимо лишь устранить причину блокировки, то есть восстановить связь кассы с интернетом. После этого ФН разблокируется самостоятельно и вновь начнет передавать данные о выбитых чеках.

Бывает, что в компании есть резервная ККТ, которая используется лишь изредка. Например, в случае поломки основного аппарата или в качестве переносной кассы при доставке товара. Заблокируется ли ФН, если между формированием чеков пройдет более 30 дней? Об этом можно не волноваться. Блокировка происходит лишь тогда, когда в накопителе остался неотправленный чек. Если чек отправлен к ОФД, то блокировки не будет даже в случае использования кассы реже, чем 1 раз в месяц. Так что каждый раз после использования резервной кассы ее можно спокойно отключить, предварительно убедившись, что данные о продаже переданы в ФНС.

Можно ли обойтись без накопителя

Закон предусматривает освобождение от необходимости применять кассу при осуществлении определенных видов деятельности. Кроме того, до 1 июля 2018 без ККТ могут работать субъекты, которые платят ЕНВД или оказывают услуги населению, а также ИП на патенте. Однако некоторые из таких налогоплательщиков применяют кассы, несмотря на отсутствие обязанности. Могут ли они применять аппараты без фискального накопителя?

Наличие кассы с накопителем — требование закона о ККТ. Зарегистрировать технику старого образца в ФНС можно было до 1 февраля, а использовать — до 1 июля 2017 года. С этой даты применять старые аппараты на территории России запрещено. Поэтому если упомянутые выше субъекты работают с ККТ, то они должны применять кассовый аппарат с фискальным накопителем.

Существует еще послабление для торговых предприятий, которые находятся в населенных пунктах, отдаленных от сетей связи. Они также обязаны применять кассы с ФН, но могут не передавать фискальную информацию в ФНС. В этом случае касса будет использоваться в автономном режиме — информация будет сохраняться в памяти накопителя. Согласно действующему сегодня критерию, на эту льготу может рассчитывать населенный пункт, где проживает менее 10 тыс. человек. Перечень таких территорий должен быть утвержден региональными властями и опубликован на сайте местной администрации.

Итак, фискальный накопитель сегодня является незаменимым элементом ККТ. Он превращает обычную кассу в современный аппарат, который способен хранить данные в зашифрованном виде и передавать их в ФНС. Это должно упростить работу службы, обеспечить прозрачность отчетности и снизить нагрузку на бизнес в плане налогового контроля.

Онлайн калькуляторы